Integració SAP - Documentum

ELS NOSTRES VALORS: Qualitat professional, Equip, D esenvolupament i Compromís

Direcció de Sistemes d’Informació

Sant Boi, 18 de Novembre de 2010

INDEX

1. Presentació del Consorci Sanitari Integral

2. Objectiu del projecte

3. Avantatges d’utilitzar un Gestor Documental

4. Fonts de dades4. Fonts de dades

4. Organització de la informació a Documentum

5. Consulta d'històries clíniques a Documentum

6. Explotació de dades

Presentació del CSI: Els nostres centres

Hospitals:• Hospital Sant Joan Despí Moisès Broggi • Hospital General de l'Hospitalet • Hospital Sociosanitari Hospitalet • CAI Hospital Dos de Maig

Atenció Primària:• CAP Collblanc • CAP La Torrassa • CAP Sagrada Familia• CAP Sagrada Familia• CAP Gaudí

Residències i Centres de dia:•Residència Francisco Padilla•Residència Collblanc

Centres de Rehabilitació

Servei d'Atenció Domiciliària

Centre de Serveis Compartits

Presentació del CSI: Sistemes d’Informació

• Gestió econòmico – logística: SAP R3

• Hospitals:• SAP ISH i SAP ISH/Med• Departamentals (Documentum, Innovian, Servolab, Cache,

Synapse, Trace Master, ...)• Universe

• Atenció Primària : OMI-AP

• Residències: Aegerus

• Centres de Rehabilitació: SAP ISH i ISH/Med

• Servei d'Atenció Domiciliària : GESAD

OBJECTIU

Punt de partida:

�Carpetes d’Històries a paper�H.C. Informatitzada a SAP�Documentació de sistemes pre-SAP

OBJECTIU

Punt de partida:

�Carpetes d’Històries a paper�H.C. Informatitzada a SAP�Documentació de sistemes pre-SAP

Unificar tota la documentació clínica

OBJECTIU

Punt de partida:

�Carpetes d’Històries a paper�H.C. Informatitzada a SAP�Documentació de sistemes pre-SAP

Hospital sense papers ( amb pocs papers)

Unificar tota la documentació clínica

OBJECTIU

L’objectiu del projecte era disposar un repositori per la documentació clínica integrat amb la Historia Clínica del pacient.

� Introduir la documentació des dels equips de digitalitzaciórespectant la organització documental de la Historia Clínica del Pacient

� Catalogar i organitzar tota la informació digitalitzada

� Recuperar des de SAP la Historia Clínica del Pacient.

� Deixar de moure paper (Arxiu � Servei de digitalització)

� Accés a la HC des de qualsevol centre del CSI

AVANTATGES D’UTILITZAR UN GESTOR DOCUMENTAL

Implantació d’una solució ECM (contingut empresarial unificat) global per a tots els Centres del CSI

� Emmagatzemar qualsevol tipus de contingut electrònic: ofimàtica, imatges, emails, informes, etc

� Disposar d’un repositori de contingut únic per a tota la � Disposar d’un repositori de contingut únic per a tota la organització que garanteixi els principis de escalabilitat, fiabilitat i seguretat

� Proporcionar eines per a que sigui fàcilment integrable i interoperable amb altres sistemes (API, WebServices, CMIS, etc)

� Proporcionar serveis horitzontals : Seguretat, Auditoria, Cicle de Vida, BPM, Cerques, etc

FONTS DE DADES

En el CSI actualment es contemplen 4 fonts de dades:

� HC Paper - Digitalització dels documents de les HC en suport paper

� Programes de gestió anteriors (Universe / Caché ) - Carrega de totes les HC dels antics programestotes les HC dels antics programes

� DVDs Digitalitzats - Carrega de les HC de l’arxiu passiu dipositades en DVDs

� Interfícies - Carrega de documents de resultats generats per programes integrats amb SAP

FONTS DE DADES - ESTRUCTURA

DETALL IMPORTACIÓ DE DADES

Abans de digitalitzar es realitza internament el següent procés:

Documentum

Existe la HC en

documentum?

SiActualización

automática HC

digital

No

NIVELL PACIENT NIVELL EPISODI

Documentum

Existe la HC en

documentum?

SiActualización

automática HC

digital

No

Documentum

Existe el episodio en

documentum?

Si

No

Existe la HC en

SAP?

No

El sistema no

permitirá

digitalizar

SAP

Recuperación

datos

demográficos

Documentum

Creación

automática HC

digital

Existe la HC en

SAP?

No

El sistema no

permitirá

digitalizar

SAP

Recuperación

datos

demográficos y

datos episodo

Documentum

Creación

automática HC

digital

Existe el número de

Episodio en SAP?

SiSi

No

Dades recuperades de SAP: Nº HC, nom pacient, 1er cognom, 2º cognom, nom i cognoms (concatenats), data naixement i CIP

Dades recuperades de SAP : Les mateixes que en el cas anterior més, servei, diagnòstic principal, data inici i data final

FONTS DE DADES – DIGITALITZACIÓ HC PAPER

El procés de digitalització es realitza

Equips multifuncionals

Pantalla tàctil

Dades demogràfiques s’importen a Documentum automàticament des de SAP.

FONTS DE DADES – MIGRACIÓ UNIVERSE / CACHÉ

• S’utilitza el mateix procediment per a migrar les dades dels dos programes

• S’extreu la informació d'ambdós sistemes i es generen els documents per a cadascú dels registres existents

Nombre Atributo Obligatorio? Nombre Atributo Obligatorio?

Número HC Si Tipo de documento Si

Nombre paciente Si Número episodio No

Primer apellido Si Tipo episodio NoPrimer apellido Si Tipo episodio No

Segundo apellido NoDiagnóstico principal

No

Nombre y apellidos (junto)

No Centro Si

Fecha de nacimiento No Fecha inicio No

CIP No Fecha final No

Carpeta Si Fecha realización No

Agrupador No Ruta a la imagen Si

Servicio No

FONTS DE DADES – IMPORTACIÓ ARXIUS DIGITALS

• Existència documentació en format digital. (p.ej exploracions

complementaries)

• Utilització de la acció de “Importar” del Gestor Documental.

• Aquest procés requereix la mateixa indexació que per a la documentació en paperen paper

FONTS DE DADES – INTERFICIES PROGRAMES EXTERNS

• Es genera en una carpeta específica un arxiu amb una identificació unívoca de la petició de la prova.

• Aquests resultats pugen al gestor documental mitjançant un procés automàtic i proporciona una URL de accés.

• La URL de accés s’enllaça amb el botó de SAP corresponent a la petició.

ORGANITZACIO DE LA INFORMACIÓ

• La plataforma permet emmagatzemar de manera estructurada la documentació de les Histories Clíniques.

• La estructura de carpetes es personalitzable segons els criteris mèdics i de normativa de la comissió els criteris mèdics i de normativa de la comissió d’històries de la organització.

• Un cop definida la estructura de carpetes es crea de forma dinàmica segons s’incorpora la documentació i te un manteniment fàcil

ORGANITZACIO DE LA INFORMACIÓ

Exemple de estructura a Documentum

ORGANITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

També ens permet disposar d’atributs que permeten catalogar i indexar la documentació del Gestor Documental

ORGANITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ - FUSIONS

• La fusió es realitza a SAP i s’informa a Documentum

• Un procés automàtic mou la informació en el gestor documental

• Es crea en cada document traspassat un atribut per a la data • Es crea en cada document traspassat un atribut per a la data de fusió, un pel nº de HC fusionada i un check on s’indica si prové o no d’una fusió.

HC 1

Informe 1Informe 2

HC 2

Informe 3Documento1

Fusionar

HC 2

Informe 1Informe 2Informe 3

Documento1

Proceso automático

CONSULTA D'HISTÒRIES CLINIQUES

Existeixen diverses formes de consultar la informació en el Gestor Documental:

Des de SAP:

• Historia clínica digitalitzada• Accés a resultats de una interfície

Webtop:

• Accés a tot el arxiu de pacients.

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – ACCÉS SAP

Es permet l'accés des de SAP a tota la historia digitalitzada del pacient seleccionat i la navegació pels documents.

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – ACCÉS SAP

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – ACCÉS SAP

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – HC DIGITALITZADA

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – MIGRACIÓ

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES - RESULTATS

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – INFORME D’ALTA

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – CURS CLÍNIC

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – CURS CLINIC

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – SAP INTERFICIES

Es permet l'accés al document de resultats seleccionat, però no es permet navegació per la resta de documents de la historia digitalitzada.

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – SAP INTERFICIES

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES

CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES - WEBTOP

Es una aplicació web del gestor documental per accedir a tot l’arxiu de pacients.Aquest accés està destinat a usuaris avançats d’arxiu o documentació.Les accions possibles depenen dels permisos assignats a cada rol.En aquests moments en el CSI tenim 3 tipus d’usuaris: arxiu, documentació, iadministrador.

EXPLOTACIÓ DE DADES

El gestor documental disposa també d’una eina de cerques avançades que permet la localització i explotació dels documents emmagatzemats en el sistema.

INTEGRACIÓ SAP - DOCUMENTUM

MOLTES GRÀCIES !!!