Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Inköp & Supply Management 5 p
Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59
E-mail: [email protected] alt [email protected]
onsdag den 28 oktober 20092
Kort om Effso
Effso utvecklar Inköpsorganisationer
genom att:
• Hjälpa till med rekrytering
• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar
• Träna befintlig personal genom workshops
• Tillhandahålla en verktygslåda
• Stå för drift av inköp av indirekt material
Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP
Agenda
1. Presentationer av lärare och studenter
2. Kursintroduktion.
3. Introduktion
inköp grunder
onsdag den 28 oktober 20094
Kurslitteratur.
• Lennart Rosell, Inköpsteknik – Praktisk handbok för effektivare inköp
• Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,– kap 1-5.
• Håkansson & Gadde – Professionellt Inköp
• Effso – Toolbox (www.effso.se)
onsdag den 28 oktober 20095
.
Andra bra informationskanaler.
onsdag den 28 oktober 20096
Offentlig upphandlingwww.konkurrensverket.se.
Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbundwww.silf.se Studerandemedlem.
International Federation for Purchasing and
Materials Managementwww.ifpmm.org
Researching, Developing, Networking and Sharing
Innovation and Best Practice in Purchasing
Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com
Andra intressanta sidor.
• CAPS www.capsresearch.org
• APICS www.apics.org
• CIPS www.cips.org
• ELA www.elalog.org
• IPSERA www.ipsera.org
• ISM www.ism.ws
onsdag den 28 oktober 20097
Ladda hem
• http://tools.effso.se/html/allmant.html
På Effsos hemsida finns ”Tools” där man kan hitta en hel del information om Inköp
Agenda
1. Presentation
2. Kursintroduktion.
3. Introduktion inköp grunder• Grund
• Historik.
• Vad är inköp?
• Några begrepp – introduktion till van Weele.
• Inköps kontaktytor.
• Introduktion till en inköpsorder.
onsdag den 28 oktober 20099
Inköp Grunder
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Fundera på vad NI anser att INKÖP är?
Inköp Grunder
• Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna
• Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen
• Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT sker
Inköp Grunder
• Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt
• Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar
• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)
Inköp Grunder
• Inköp kan omfatta 15 – 90 % av kostnadsmassan
• Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)
Inköp Grunder
• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”
• Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal – Beställning)
• Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad
• Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen – då det inte finns en allmängiltig definition
Inköp Grunder
• Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation”
• Inköp finns även berört i ISO 9001
Inköp Grunder
• Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund” Ofta uttolkas det som ”Från leverantörens leverantör in till vår organisation” (Inköp och ”Inbound logistics”)
• Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas
Inköp Grunder
• Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband
• Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen – affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet)
• Inköps bidrag kan vara att ”få mer för pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att ”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)
Inköp Grunder
Inköp som religion
• En Gud – Kraljic
• Många profeter
– A van Weele (NL)
- Björn Axelsson (SWE)
19
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial
impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
20
Value
RiskCost
Purchasing 3 tasks (Van Weele)
Risk management:- Single vs multiple sourcing
- Performance based contracting
- Buyer dependence- Supplier dependence
- Financial position- Proprietary knowledge
Traditional agenda of procurement is gradually changing…
1
Materials cost reduction:- Purchasing savings
- Doing more with less- Agressive sourcing- Contract management
Value improvement:- Business orientation- Improving customer value proposition
- ESI in NPD
- Alliance management
2
Source: A van Weele,
Inköp Grunder
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vad är Inköps arbetsuppgifter?
onsdag den 28 oktober 2009www.logistikprogrammet.org
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
Internal
customer
Avgöra
Produkt
spec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leverans
hantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
Inköp Grunder
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vilken typ av verksamhet är Inköp?
(Administration, Teknik, Affärer)
Agenda
1. Kursintroduktion.
2. Introduktion inköp grunder• Grund
• Historik.
• Vad är inköp?
• Några begrepp – introduktion till van Weele.
• Inköps kontaktytor.
• Introduktion till en inköpsorder.
onsdag den 28 oktober 200925
onsdag den 28 oktober 200926
Gustav Vasa som inköpare
”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder
att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar.
Detta mitt påbud haven I ej förkommit!
Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap
någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan
å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter
mina önskningar”
Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora
på 1500-talet
Gustav Vasa (ca 1496-1520)
Kort historisk återblick
• The early years 1850-1900.– Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas.
Rapporterar till VD.
• Growth of Purchasing Fundamentals (1900 – 1939).– Rutiner och processer – fokus på råmaterial.
• The war years (1940 – 1946).– Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse.
• The quiet years (1947 – mid 1960s).– Inköpsavdelning ett nödvändigt ont…..– Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning.
• Material Management (mid 1960s to mid 1970s).– Planering, inköp och lager samorganiseras.– Leverantör på armlängds avstånd. Prisfokus.
onsdag den 28 oktober 200927
Kort historisk återblick forts.
The global era (mid 1970s to 1999).
Ökad teknisk komplexitet – specialisering.
Fokus på kärnverksamhet – outsourcing.
Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar.
Globalisering.
Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning.
Mindre produktionsbatcher.
Flera produktvarianter.
Krav på kortare ledtider från leverantör.
Koordinering av inköpsaktiviteter genom www.
Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse.
Intergrated Supply Chain Management (2000 - ).
Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk.
Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång.
Närmare och öppnare samarbete med leverantörer.
Fortsatt utveckling av möjligheterna via www.
onsdag den 28 oktober 200928
onsdag den 28 oktober 200929
Inköp i offentlig verksamhet- KORT INTRODUKTION OCH HISTORIK -
”En global jättemarknad på lika villkor för
alla som vill vara med” Källa: ”Information från Mekanförbundet Nr 15
Regler från 1800-tal – styr militär upphandling.
1952 upphandlingskungörelse – svenska varor före
utländska
1973 upphandlingskungörelse – fortsatt relativt
protektionistisk
1986 upphandlingsförordning – införande av GATT avtal
1994 LOU, lagen om offentligt upphandling
EU:s regler införlivades i svensk rätt.
http://www.nou.se/
Agenda
1. Kursintroduktion.
2. Introduktion operativt inköp.• Historik.
• Vad är inköp?
• Några begrepp – introduktion till van Weele.
• Inköps kontaktytor.
• Introduktion till en inköpsorder.
onsdag den 28 oktober 200930
Vad är inköp?
Exempel på definition:
”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en
externfaktura”
onsdag den 28 oktober 200931
onsdag den 28 oktober 200932
Inköps roll (Björn Axelsson)(hur?)
Rationaliseringsrollen (extern fokus)
Löpande aktiviteter för att minska organisationens
kostnader.
Utvecklingsrollen (extern/intern fokus)
Utnyttja leverantörens kunskap i produkt/tjänst utvecklingen
Strukturrollen (extern/intern fokus)
Val som en / flera leverantörer
Val av geografisk lokalisering
=> ger långsiktiga konsekvenser
=> vill vi stärka/motverka trender och dess konsekvenser?
Rationaliseringsrollen
Tre huvuduppgifter1. Prisreduktion.
a) Välja de produkter/leverantörer som är billiga.
b) Välja de billigaste funktionella lösningarna
2. Hålla ned indirekta kostnader vid anskaffning.a) Specifikationsarbete.
b) Kvalitetskontroll
c) Rationalisering i flöden tex. reduktion av olika lager, JIT. Eller informationsflöden, prognos, order, faktura etc.
3. Hålla ned egna produktionskostnader genom att minska resursförbrukning och/eller öka värdeskapande.a) Stillestånd /produktionsstopp pga bristande leveransäkerhet
b) Utveckling/konstruktionskostnader.
onsdag den 28 oktober 200933
Utvecklingsrollen
1. Bevaka att olika tekniska möjligheter hos leverantörerna utnyttjas i den interna FoU verksamheten
a) passivt, ger seriell utvecklingsaktivitet
b) aktivt ger parallell utvecklingsaktivitet och tidsbesparing
2. Intressera leverantörer för att utveckla produkter som företaget behöver för att medverka i utvecklingsprocesser.
3. Tillsammans med andra interna funktioner driva utvecklingsprojekt i samarbete med leverantörer
onsdag den 28 oktober 200934
Struktur- och nätverksrollen
onsdag den 28 oktober 200935
1. Åtgärder för att öka, behålla eller minska
antalet tänkbara leverantörer.
2. Åtgärder för att påverka
leverantörserbjudandenas
standardiseringsgrad.
3. Aktiviteter för att identifiera, följa och bevaka
tendenser med avseende på
leverantörsstrukturens utveckling
Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation
Passiv (då)
• Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar
• Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny.
• Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas.
• Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer.
onsdag den 28 oktober 200936
Aktiv (nu)• Söker själv upp leverantörer för att
finna de bästa resurserna.• Informerar om egna behov och
önskemål och ”skapar” lösningar tillsammans med leverantörer.
• Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling.
• Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik
Inköp Grunder
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen?
Purchasing (SCM) position and impact on business
SCM position
Bottom lineimpact
HighLow
Low
High
DuPont-modellen
Material-
kostnader
Lönekostnader
Övriga
kostnader
Summa
kostnader Vinst-
marginal %
Försäljnings-
intäkter
Vinst före finan-
siella kostnader
Avskrivningar
Vinst före
avskrivningar
Ränteintäkter
Försäljnings-
intäkter
Omsättnings-
tillgångar
Likvida medel
Fordringar
Lager + PIA
+ förråd
Totalt
kapital
Anläggnings-
tillgångar
Försäljnings-
intäkter
Kapitalomsätt-
ningshastighet
Räntabilitet på
Totalt kapitalX
/
/
-
+
+
+
+
+
+
-
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
onsdag den 28 oktober 200941
Inköps påverkan på ett företags
lönsamhet (varför?)
Sales
Revenues
Contribution
Margin
Variable
Cost
Fixed
Costs
Operating
Profit
Sales
Profit
Margin (%)
Accounts
receivable
Inventories
Production
In Process
Current
Assets
Machines
Building
Real estate
Intangible
Assets
Permanent
Assets
+Total
Assets
Turnover
Rate
Market
Cap.
Return on
Assets (%)*
onsdag den 28 oktober 200942
Inköp av produkt eller tjänst
Sex typfall av inköp
1. Utrustning
2. Komponenter
3. Råvaror och material
4. Förnödenheter
5. Tjänster
6. Utveckling
onsdag den 28 oktober 200943
Utrustning
• Används ofta under lång tid.
• Ofta en relativt betydande investering.
• Ofta komplex med service utbildning och
reservdelsfrågor.
• Organiseras ofta i projektform
• Kan upphandlas i form av kapacitet.
• Investering ger möjligheter men innebär ett
vägval och en begränsning.
onsdag den 28 oktober 200944
Komponenter
• Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås
till dörr
• Funktion det centrala.
• Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc.
• Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion
– std / icke std etc.
onsdag den 28 oktober 200945
Råvaror och material
• Insatsvaror som bearbetas i olika stadier.
• Barrskog till pappersmassabruk. Och
pappersmassa till pappersbruk.
• Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna
på att hantera och anpassa flöden.
• Ofta central upphandling men med deltagande
från produktion och mtrlhanteringsexperter.
• På en internationell marknad kan valuta vara ett
problem.
onsdag den 28 oktober 200946
Förnödenheter
• Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl
etc.
• Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög
tillgänglighet.
• Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp.
onsdag den 28 oktober 200947
Tjänster
• Kan vara;
•Transporttjänster
•Resor
•Logistikuppdrag
•Bemanning
•Underhållstjänster, servicetjänster,
•Management konsulting
•Driftsövervakning, IT-support
•Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering
•Banktjänster, finansiella tjänster
•Försäkringstjänster
• Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och
ofta löper över tid.
• Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.
Det går att urskilja två inriktningar på
leveranser av tjänster, resultatinriktade
och resursinriktade leveranser.
I en resultatinriktade leverans garanterar leverantören att ett visst resultat ska levereras. Det
kan exempelvis vara ett konstruktionsuppdrag med ett visst väldefinierat slutmål. I en
resursinriktade leverans ställer leverantören endast en resurs med viss egenskap till
förfogande utan någon särskild garanti för resultatet som resursen bör ge upphov till. Exempel
på rent resursorienterade leveranser kan vara rena bemanningsuppdrag eller hyra av en
maskin. Samma typ av tjänst kan vara både resultatinriktad som resursinriktad helt beroende
på köparens behov.
Utveckling
• Teknik som man inte själv behärskar
• Andra specialistområden som man avser inkludera i sina produkter
• Problemområden ”IPR” och kvaliten
Agenda
1. Kursintroduktion.
2. Introduktion operativt inköp.• Historik.
• Vad är inköp?
• Några begrepp – introduktion till van Weele.
• Inköps kontaktytor.
• Introduktion till en inköpsorder.
onsdag den 28 oktober 200950
Semantik
• Purchasing
• Procurement
• Supply Management
• Sourcing
• Category Management
• Inköp
• Upphandling
• Anskaffning
• Supply Chain
• Value Chain
• Buying
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
onsdag den 28 oktober 200952
Internal
customer
Avgöra
Produkt
spec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leverans
hantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
Taktiskt v/s strategiskt inköp
Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat.
En tankemodell är att se på tidsfaktorn:
Operativt 0 - 0,5 år
Taktiskt 0,5 - 2 år
Strategiskt 2 år >
onsdag den 28 oktober 200953
54
Value
RiskCost
Purchasing 3 tasks (Van Weele)
Risk management:- Single vs multiple sourcing
- Performance based contracting
- Buyer dependence- Supplier dependence
- Financial position- Proprietary knowledge
Traditional agenda of procurement is gradually changing…
1
Materials cost reduction:- Purchasing savings
- Doing more with less- Agressive sourcing- Contract management
Value improvement:- Business orientation- Improving customer value proposition
- ESI in NPD
- Alliance management
2
Source: A van Weele,
Effectiveness/Cumulativesavings
Purchasingcoordination
Transactionalorientation
Commercialorientation
Internalintegration
Externalintegration
Value chainintegration
FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS
DECENTRALISED CENTER-LED
Time
Purchasing and Supply development
Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002
Effectiveness/Cumulativesavings
Purchasingcoordination
Transactionalorientation
Commercialorientation
Internalintegration
Externalintegration
Value chainintegration
FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS
DECENTRALISED CENTER-LED
TimePublicutilities
Pharma
Financialservices
Food &beverages
Telecom
Consumerelectronics
Automotive
Retailers
Focus
Activities
Dilemmas
•Serve the Factory
•Clerial•Orderprocessing
•Initial purchasing•Control ofpurchasing expenditure
•Reduce cost
•Commercial•Tendering•Negotiating•Approvedsuppliers list
•Supplier basemanagement
•Savings thoughsynergy
•Commercial•Contracting•Globalsourcing
•Contractmanagement
•Ethics
•Total cost ofownership
•Cross functionalbuying teams
•Systemsintegration
•Vendor rating•Performancebased contracts
•Communicationand informationinfrastructure
•Supply chainoptimization
•Outsourcing•EDI/Internet•E-commmerce•Cost models
•Social resistance
•Total CustomerSatisfaction
•Customer drivenactivities
•Contract manufacturing•Supplier development•Global supplier network
•Internationlaization•HRM
Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002
Purchasing and Supply development
Agenda
1. Kursintroduktion.
2. Introduktion operativt inköp.• Historik.
• Vad är inköp?
• Några begrepp – introduktion till van Weele.
• Inköps kontaktytor.
• Introduktion till en inköpsorder.
onsdag den 28 oktober 200957
Kommunikation med leverantör
onsdag den 28 oktober 200958
Administrativt utbyte av information
Köpare Säljare
Offertförfrågan
Offert
Beställning
Ordererkännande
Orderändring
Leveransplan - JIT
Faktura
Leveransbesked
Lager rapporter
Pris/artikeldata
Betalning/kontoställning
Kommersiell tvist
Exempel på funktioner som inköp arbetar
med i en större organisation.
onsdag den 28 oktober 200959
Planering
Logistik
Marknad
Försäljning
Transport och skeppning
Produktion och lager
Ekonomi
Internleverantörer
Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.
Kvalitet
Ledningsgrupp.
Inköparens kontaktmönsterFrån 1978, Håkansson & Wootz
onsdag den 28 oktober 200960
Kontakt med leverantör som procentuell del av total
arbetstid:
Kontakt med leverantör 21 %
Kontakt internt 45 %
Annat arbete (utan kontakt) 34 %
Repetition
Inköp Grunder
• Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna
• Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen
• Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT sker
Inköp Grunder
• Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt
• Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar
• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
Semantik
• Purchasing
• Procurement
• Supply Management
• Sourcing
• Category Management
• Inköp
• Upphandling
• Anskaffning
• Supply Chain
• Value Chain
• Buying
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
67
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial
impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
Frågor?
• Vad är Inköp?
• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?
• Övrigt?
Slut Introduktion och Grunder