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QUE QUEREMOS
DCI-20210 de septiembre de 2019
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL - Artículo 9° Ley 1474 de 2011
MAYO - AGOSTO 2019
Séptima Dimensión Control Interno
DIMENSION 7
Control Interno ••• 1 Línea de Defensa(Gerentes Públicos)
'~~f -/.....) .
2 Línea de Defensa(Jefes de Planeación)
Línea Estratéqica .»
Componentes:1. Ambiente de Control2. Evaluación del Riesgo3. Actividades de Control4. Información y Comunicación5. Actividades de Monitoreo
3 Línea de Defensa(Oficinas de control interno)
La Oficina de Control Interno presenta y publica el informe pormenorizado del estado delSistema de Control Interno de la Universidad, teniendo en cuenta y en acatamiento a lasdisposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, "por la cual se dictan normasorientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos decorrupción y la efectividad del control de la gestión pública".
El informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo Estándar de Control Interno-MECI, modificado dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, como laséptima dimensión del mismo y actualizado en los siguientes cinco componentes:
1. Ambiente de Control
Incluye las directrices de la alta Dirección con el fin de implementar y fortalecer el Sistema deControl Interno.
La Universidad consigna el compromiso con los principios y valores de la Institución en elCódigo de Ética vigente, P-DS-C01 - Versión: 8 de 26 de noviembre de 2018.
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El Código de Buen Gobierno se encuentra vigente y consignado en el P-DS-C02 - Versión: 20del 28 de septiembre de 2017, el cual contiene la orientación estratégica de la UPTC, laspolíticas de buen gobierno para la Administración y Dirección de la Universidad, principiosuniversitarios, políticas para la dirección de la Universidad, políticas en relación con losórganos de control, políticas administrativas y de gestión, así como la administración del códigodel buen gobierno el cual contiene el Comité, la Resolución de controversias y Promotor delCódigo de Buen Gobierno.
Mediante Resolución N° 005 de 2019, se modifica el manual específico de funciones y decompetencias laborales de la Universidad.
Mediante Acuerdo No. 059 de 2019, "por el cual se aprueba el Plan Estratégico de Desarrollo,de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, período 2019-2030"
Durante el segundo cuatrimestre se continuó con la construcción del Plan de DesarrolloInstitucional 2019-2022, el cual se aprobó mediante Acuerdo No. 060 de 2019. Actualmentese está estructurando el plan de acción correspondiente a los procesos del nivel estratégico,táctico y operativo.
El día jueves 27 de junio, la administración de la Universidad celebró el día del servidor públicocon el objetivo de fortalecer los valores de honestidad, respeto, compromiso, diligencia yjusticia.
El departamento de talento humano invitó a participar activamente de las siguientesactividades de capacitación:
- Conferencia en Motivación personal y laboral, dictada por Jorge Duque Linares- Capacitación RENTA, dictada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de
Tunja (DIAN)- Capacitaciones en seguridad vial, en los temas de: primer respondiente y atención a
víctimas de accidentes de tránsito, Ley 1696 de 2013 y manejo defensivo- Capacitación Educación Financiera
En temas relacionados con calidad de vida laboral, se ha realizado la intervención en temasrelacionados a pausas activas mentales.
En cuanto a lo relacionado con la política de racionalización de trámites, la Universidadestableció el plan anti trámites para la vigencia 2019, el cual tiene como objetivo mejorar laparticipación ciudadana y la transparencia a través de la simplificación, estandarización,eliminación, optimización y automatización en la Universidad, al cual se podrá acceder a travésdel siguiente enlace:http://www.uptc.edu.co/export/sítes/default/geI/2019/plan antitramites 19.pdf
2. Evaluación del Riesgo
Este componente atañe a lo relacionado con la identificación, evaluación y gestión de eventospotenciales, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.
Con el objetivo de impedir, prevenir y combatir la aparición de hechos de corrupción en laUniversidad se ha establecido el plan anticorrupción y de atención al ciudadano para el año
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2019, el cual tiene como propósito gestionar el riesgo de corrupción y realizar un monitoreo alos controles establecidos, además de contribuir a las políticas del gobierno nacionalorientadas al fortalecimiento de los mecanismos de control y mejoramiento de la gestiónpública en la entidad. A través de los talleres de evaluación de la gestión, cada proceso realizael análisis correspondiente para evaluar los controles y su eficacia, obtener informaciónadicional que permita mejorar la valoración del riesgo, e identificar riesgos emergentes, entreotros.
En relación con los riesgos operativos, la Universidad cuenta con un Sistema deAdministración del Riesgo, mediante el cual cada proceso realiza el análisis, identificación yvaloración del mismo, se determinan controles y como resultado arroja un mapa de riesgoresidual. Este sistema permite realizar el análisis de las estadísticas, así como, el seguimientoa riesgos, controles, mapas inherentes, mapas residuales y cumplimiento de accionesplanteadas por cada proceso. La Dirección de Control Interno brinda acompañamiento yasesoría en la metodología de administración del riesgo y realiza la evaluación y seguimientode dichos mapas.
Además, se realizó el seguimiento a los riesgos operativos con corte al 30 de junio de 2019,con el objetivo de evaluar la actualización de los mismos y la determinación de los controlespor parte de cada proceso.
3. Actividades de Control
Este componente hace referencia a la implementación de controles para dar tratamiento a losriesgos.
El Sistema Integrado de Gestión está constituido por 25 procesos, distribuidos de la siguientemanera:
Tres (3) EstratégicosNueve (9) misionalesDoce (12) de apoyoUno (1) de Evaluación Independiente.
En la siguiente tabla, se consolida la actualización de los procedimientos, manuales y planes,correspondiente para el segundo cuatrimestre de 2019:
NIVEL PROCESO PROCEDIMIENTO
Comunicación P-CP-P08 Realización y emisión de programas, cuñas yPública, rutinas, Versión: 2
P-DS-P04 Elaboración y control de documentos. Versión: 13
ESTRATÉGICO P-DS-P07 Evaluaciones medicas ocupacionales, Versión: 13Direccionamiento
del SIG P-DS-P14 Reporte de incidentes y/o accidentes ambientales,Versión: 4
P-DS-P22 Requisitos para solicitudes ambientales. Versión: 1
MISIONAL Educación Virtual D-EV-P02 Producción audiovisual. Versión: 3
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Gestión deServicios de
Extensión
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E-SE-P04 Utilización de bienes de la granja y jardín botánico.Versión: 11
E-SE-P19 Para la suscripción, ejecución, seguimiento y controlde convenios nacionales Versión: 5
APOYO
Servicios Docente A-SDA-P01 Procedimiento servicios docente asistenciales.Asistenciales Versión: 6
Gestión Electoral, A-ED-P04 Sistema de quejas reclamos y sugerencias. Versión:Documental y de 15
Peticiones
A-US-P01 Afiliación y registro de novedades. Versión: 15
Unidad de A-US-P03 Recepción y liquidación de incapacidades. Versión:
Servicios de Salud 13- Unisalud A-US-P04 Reconocimiento de reembolsos. Versión: 9
Gestión deRecursos
Informáticos
Gestión deLaboratorios
A-RI-L02 Plan de gestión del servicio. Versión: 10
A-GL-M04 Manual de calidad del instituto para la investigacióny la innovación en ciencia y tecnología de los materiales(INCITEMA). Versión: 10
A-GL-M06 Manual de perfiles y responsabilidades del institutopara la investigación y la innovación en ciencia y tecnología delos materiales (INCITEMA). Versión: 6
A-GL-P10 Estimación de la incertidumbre de la medición.Versión: 7
A-GL-P15 Revisión de solicitudes ofertas y contratos. Versión:5A-GL-P17 Confidencialidad, imparcialidad y protección de lainformación. Versión: 9
A-GL-P18 Control metrológico balanza analítica para loslaboratorios de extensión. Versión: 6
A-GL-P19 Aseguramiento de la calidad para los laboratorios deextensión. Versión: 7
A-GL-P21 Trabajo no conforme. Versión: 6
A-GL-P22 Revisión por la dirección para laboratorios. Versión:5
A-GL-P25 Personal de laboratorio de extensión. Versión: 4
A-GL-P30 Determinación de metales en aguas residuales porespectrofotometría de absorción atómica. Versión: 5
A-GL-P33 Control de datos para laboratorios acreditados enNTC:ISOIIEC 17025:2005. Versión: 2
A-GL-P36 Manejo, Operación y Digestión de muestras enhorno digestor por microondas CEM MAR S 6 Versión: 3
A-US-P05 Actualización y recaudo de aportes. Versión: 7
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A-US-P08 Recepción y auditoría de cuentas médicas. Versión:11
A-US-P09 Autorización de medicamentos y procedimientosambulatorios no incluidos en el plan de beneficios en salud.Versión: 10
A-US-P10 Referencia y contra referencia Versión: 12
Gestión deContratación
A-GC-P01 Compras y servicios. Versión: 7
A-GC-P02 Elaboración, control y ejecución del plan decompras Versión: 2
A-GC-P03 Ajustes al plan de compras. Versión: 2
A-GC-P05 Egreso de bienes del almacén. Versión: 2
A-GC-P06 Administración de inventarios. Versión: 2
A-GC-P07 Selección de contratista en caso de invitaciónpública. Versión: 4
A-GC-P11 Invitación privada. Versión: 4
EVALUACiÓN EvaluaciónIndependiente
V-EI-P03 Procedimiento auditoria interna. Versión: 27V-EI-P04 Corrección, acción correctiva y preventiva. Versión:29
V-EI-P06 Rendición de informes. Versión: 5
V-EI-P07 Acompañamiento y asesoría. Versión: 2
De la misma manera, se realizó la actualización de algunos instructivos, formatos y guíassegún lo requerido en cada caso.
4. Información y Comunicación
Este componente verifica que las políticas, directrices y mecanismos de consecución,procesamiento y generación de datos satisfagan la necesidad de los grupos de interés
La Universidad cuenta con el Departamento de Tecnologías de la Información yComunicaciones, el cual establece en el mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión,los manuales, políticas y demás aspectos documentales que direccionan las actividades deeste proceso, principalmente está el manual de políticas de seguridad de la información,manual del sistema de gestión de seguridad de la información y el plan de gestión del servicio,los cuales están orientadas en la mejora continua de los servicios.
En cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, la Universidad hareconocido la información como un activo vital, por lo cual ha centrado los esfuerzos en laseguridad de la información y lograr su protección, con el objetivo de preservar laconfidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información que manejan losprocesos a fin de proporcionar un ambiente de control y seguridad adecuados.
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El Departamento de TICS, establece estrategias de comunicación para dar a conocer aspectosrelevantes a la comunidad universitaria y a las demás partes interesadas, principalmente através de envío de correos masivos y publicación en banners.
Por otro lado, la Universidad cuenta con el Sistema de recepción de quejas, reclamos ysugerencias a través del cual se pone a disposición el esquema de Atención al Ciudadano, elcual tiene como propósito la implementación de los mecanismos de participación ciudadanagarantizando que los usuarios y los clientes reciban atención a sus requerimientos conamabilidad, oportunidad, eficiencia y calidad, suministrando información relacionada con lagestión de la entidad, funciones, servicios y actuaciones.
De acuerdo con el informe trimestral publicado por el sistema de quejas, reclamos, ysugerencias para el periodo comprendido entre el 1 de abril y el 30 de junio, se presentaron1254 requerimientos, distribuidos en el mencionado informe de la siguiente manera:
Peticiones: 12Quejas: 4Reclamos: 14Consultas: 1222Seguimiento: 1Felicitaciones: 2
En el siguiente link de encuentra el procedimiento para presentar requerimientos, losprotocolos de atención al ciudadano, el esquema de atención y todo lo relacionado con laparticipación ciudadana por medios electrónicos.http://www.uptc.edu.co/quejasreclamossugerencias/medios.html
Es importante resaltar que a través del link de trasparenciahttp://www.uptc.edu.co/gel/transparencia , la universidad facilita el acceso a la información quegenera de interés público.
5. Actividades de Monitoreo
Dentro del cuatrimestre, acuerdo a lo establecido en el Programa Anual de Auditoría para elaño 2019, se realizaron las siguientes auditorías:
- Auditoría combinada al Sistema Integrado de Gestión en las normas NTC ISO9001:2015, NTC ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007, NTC ISO 20000-1:2012 y NTCISO 27001: 2013. Como resultado de la auditoría interna combinada al SistemaIntegrado de Gestión, se envía los informes a cada líder de proceso, quienes deberánestablecer el plan de mejoramiento correspondiente para subsanar las noconformidades y las oportunidades de mejora resultado del ejercicio de auditoría, loanterior enfocado en la mejora continua de los mismos.Laboratorio Clínico de la Clínica Veterinaria Manual de Buenas Practicas deLaboratorio para registro ante el ICA
- Aplicativo e-Kogui
La oficina de Control Interno realizó el informe de planes de mejoramiento producto deauditoría interna, en el cual se encuentra la validación de cumplimiento de las acciones
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programadas por cada proceso. En el siguiente cuadro se presenta el total de las actividades,cumplidas, en ejecución y vencidas:
AUDITORIA TOTAL CUMPLIDAS EN VENCIDASACTIVIDADES EJECUCiÓN
Área de fluidos INCITEMA 36 9 27 OCombinada al Sistema Integrado de Gestión 28 22 6 52018Combinada al Sistema Integrado de Gestión 46 45 1 Ofase ACombinada al Sistema Integrado de Gestión 61 59 2 2fase B
Combinada al Sistema Integrado de Gestión 176 174 2 2
Auditoría a Contratación 2017 18 16 2 2
Auditoria E-Kogui 2019 5 2 3 3
Auditoria externa TüVRheiland 2018 24 9 15 7
Comisiones de estudio y año sabático 2017 15 14 1 1Gestión de Convenios Interadministrativos 17 15 2 22017
Auditoria Derechos de Petición 2019 8 O 8 O
Facultad de Estudios a Distancia 2017 13 11 2 2
ISO/lEC 17025:2005 INCITEMA 17 15 2 OLaboratorio Clínico - Clínica Veterinaria 11 10 1 12018
Mejoramiento de procesos UPTC 2016 56 55 1 1
Mejoramiento de procesos UPTC 2018 20 16 4 4
Mejoramiento de procesos UPTC 2019 4 3 1 O
Movilidad Académica de Estudiantes 2017 2 1 1 1
Auditoria externa 2016 67 65 2 2
Auditoria externa 2017 fase I 15 14 1 O
Auditoria externa 2017 fase II 36 34 2 2
Auditoria externa 2018 8 7 1 1
Plan Estratégico de Seguridad Vial 13 5 8 5
Sistemas de Gestión ISO 27001 e ISO 13 3 10 1020000-1
Talento Humano 2018 5 1 4 O
TOTAL 714 605 109 53
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De esta manera se presenta el informe pormenorizado del estado del Sistema de ControlInterno en la Universidad Pédagógica y Tecnológica de Colombia, correspondiente alcuatrimestre mayo - agosto de 2019.
La información adicional que se requiera se puede solicitar al correo electró[email protected].
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