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1
IMPLEMENTACIÓN MANUAL PROCESOS CONTABLES EN EL ÁREA FINANCIERA DE
JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA S.A.
DIANA PAOLA TORRES BECERRA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BUCARAMANGA
2018
2
IMPLEMENTACIÓN MANUAL PROCESOS CONTABLES EN EL ÁREA FINANCIERA DE
JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA S.A.
DIANA PAOLA TORRES BECERRA
TUTOR: SANDRA MARCELA ESPITIA
CONTADORA PÚBLICA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BUCARAMANGA
2018
3
4
Contenido
TABLA DE ILUSTRACIONES ...................................................................................................... 6
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 7
OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 8
Objetivo general ........................................................................................................................... 8
Objetivos específicos .................................................................................................................... 8
DEFINICIONES .............................................................................................................................. 9
RECIBO DE CAJA ................................................................................................................... 9
FACTURA DE VENTA ........................................................................................................... 9
CHEQUE .................................................................................................................................. 9
COMPROBANTE DE EGRESO ............................................................................................. 9
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD ................................................................ 9
METODOLOGÍA .......................................................................................................................... 10
ANÁLISIS DE LA EMPRESA...................................................................................................... 12
Datos generales de la empresa .................................................................................................... 12
Cultura Organizacional ............................................................................................................... 13
Misión ..................................................................................................................................... 13
Visión ...................................................................................................................................... 13
Constitución Legal ......................................................................................................................... 14
El objeto social de la empresa es: ........................................................................................... 14
ORGANIGRAMA ...................................................................................................................... 15
Productos y Servicios ................................................................................................................. 16
MARCO TRIBUTARIO ................................................................................................................ 17
REVISIÓN PRELIMINAR: ....................................................................................................... 17
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 17
Mapa de Procesos ....................................................................................................................... 18
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES APUESTAS LA PERLA .......................... 19
CONTABILIDAD ...................................................................................................................... 19
TESORERIA .............................................................................................................................. 25
BITACORA ................................................................................................................................... 36
CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 39
Bibliografía ..................................................................................................................................... 40
FORMATOS .................................................................................................................................. 41
ANEXOS ........................................................................................................................................ 44
6
TABLA DE ILUSTRACIONES
1 MODELO PHVA ........................................................................................................................ 10
2 DEFINICIONES PROCESO PHVA .......................................................................................... 11
3 PTO DE VTA .............................................................................................................................. 12
4 ORGANIGRAMA ...................................................................................................................... 15
5 MAPA DE PROCESOS .............................................................................................................. 18
6 CICLO CONTABLE ................................................................................................................... 38
7 FORMATO CUADRE DE CAJA ............................................................................................... 41
8 FORMATO RELACION DE GASTOS ..................................................................................... 42
9 SOPORTE RECEPCION DE BASE PARA CAJA .................................................................... 43
7
INTRODUCCIÓN
Toda empresa en ejercicio de su objeto social se encuentra expuesta a diferentes tipos de riesgos,
que en el caso de materializarse pueden llegar a representar pérdidas para la organización.
Dada la importancia que representa los procesos, el recurso humano, la tecnología y la
infraestructura; las entidades y los órganos de vigilancia y control han decidido implementar
sistemas que permitan establecer políticas, procedimientos y controles que les permiten a las
empresas mantener de forma organizada cualquier tipo de información.
Atendiendo a lo expuesto anteriormente, con el presente trabajo de grado se buscar
fortalecer el área contable de la organización, generando confiabilidad, trazabilidad integridad y
disponibilidad de la información.
Como estudiante y Contadora en formación busco que la información que surja del presente
trabajo sea desarrollada, implementada y divulgada a todo el personal de la organización
8
OBJETIVOS
Objetivo general
Diseñar un manual de procedimientos para el proceso de Contabilidad de Apuestas La Perla
basado en las mejores prácticas relacionadas con documentación y seguridad de la información,
contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad.
Objetivos específicos
Realizar la descripción narrativa de los procedimientos pertenecientes al Proceso
Contable de Apuestas la Perla.
Garantizar el cumplimiento de las mejoras prácticas en la documentación de los procesos.
Identificar y documentar oportunidades de mejoras a cada procedimiento, garantizando se
realicen actividades de control para mitigar el impacto económico ante la materialización
de riesgos.
9
DEFINICIONES
RECIBO DE CAJA
Documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de dinero que tenga la
empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Este documento contabiliza un debito a
la cuenta caja y el crédito de acuerdo al concepto del pago recibido.
FACTURA DE VENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
CHEQUE
Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
"beneficiario".
COMPROBANTE DE EGRESO
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los
gastos que se realizan en una empresa o negocio.
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual
se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento
10
METODOLOGÍA
La metodología utilizada para el desarrollo del presente trabajo se basa en un enfoque por
procesos el cual permite establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, mantener el sistema.
El desarrollo del presente trabajo se basa únicamente modelo PHVA cuyo fin es establecer la
política, los objetivos, procesos y procedimientos de seguridad pertinentes para gestionar el
riesgo y mejorar la seguridad de la información, con el fin de entregar resultados acordes con las
políticas y objetivos globales de una organización, tal y como se ilustra a continuación1:
1 MODELO PHVA
1 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 27001
11
2 DEFINICIONES PROCESO PHVA
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ANÁLISIS DE LA EMPRESA
Datos generales de la empresa
Razón Social: JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA .S.A
Nombre Comercial: JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA.S.A
Número de Identificación Tributaria (NIT): 900.137.771-4
Dirección: CALLE 37 N 15-43 LOCAL 10 EDF. COLSEGUROS
Teléfono: 6526262
3 PTO DE VTA
13
Cultura Organizacional
Misión
JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA S.A. Es una empresa constituida para comercializar
productos y servicios, contribuyendo con el progreso de la comunidad a través de la
transparencia, aportes para la salud y generación de empleo, teniendo como principios la
eficiencia, la honestidad, el cumplimiento, la innovación y la calidad humana, para brindar
seguridad y solidez en la prestación de servicios y la confiabilidad en nuestros productos.
Visión
JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA S.A. se proyecta como la empresa líder en servicios,
ofreciendo los mejores y más confiables productos del mercado en la búsqueda de la satisfacción
de nuestros clientes con el uso de los avances tecnológicos y la actitud proactiva de talento
humano. Variedad de productos
14
Constitución Legal
El objeto social de la empresa es:
15
ORGANIGRAMA
4 ORGANIGRAMA
16
Productos y Servicios
17
MARCO TRIBUTARIO
REVISIÓN PRELIMINAR:
Se procede a realizar una revisión a la compañía JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA S.A con el
fin de conocer la metodología utilizada de procesos implementados, por medio de revisión de
documentos y entrevistas con las personas pertinentes al área contable.
JUSTIFICACIÓN
Para toda organización es indispensable la normalización y estandarización de las actividades que
a diario se desarrollan y que en conjunto forman los procesos de cada empresa. Es por ello que
entidades de vigilancia y control han desarrollado e implementado un conjunto de normas que
ajustadas a las buenas prácticas permiten desarrollar e implementar sistemas de gestión y control
para la estandarización de procesos.
Partiendo desde la base de la estrategia definida por la Alta Dirección de Apuestas de Perla, la
cual define los procesos misionales y de apoyo de la organización, se realiza el presente trabajo
de grado, el cual busca se unifiquen los criterios y actividades que se desarrollan dentro del
proceso de gestión contable, con el fin de controlar y mitigar las consecuencias de no contar con
políticas claras para el manejo de la información contable de la organización, fuente fundamental
en la toma de decisiones administrativas y financieras.
Como entrega del presente trabajo se definirán procedimientos alineados a la estrategia y
políticas de gestión documental de Apuestas La Perla para el proceso de gestión contable.
18
Mapa de Procesos
5 MAPA DE PROCESOS
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES APUESTAS LA PERLA
CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO DE CAUSACION O REGISTRO CONTABLE
PROCEDIMIENTO Registro
OBJETIVO
Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales de la
empresa; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o
desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda copra o venta de la empresa
DEFINICIONES
Registro contable: El término registro o asiento contable hace referencia al
ingreso de información que se realiza en los libros de contabilidad a fin de
construir una bitácora de todos los movimientos económicos realizados por un
ente, bien sea persona natural o jurídica. En términos generales un registro
contable es la representación de las transacciones que involucran el
movimiento de los recursos del ente.
El registro contable responde al principio de partido doble; lo cual significa
que toda transacción debe guardar en la memoria contable, tanto la destinación
como la procedencia del recurso.
Factura: Las facturas de venta son un instrumento que sirve como constancia
para el vendedor y para el comprador de la operación realizada. Describe en
ella lo que se ha comprado y por ende vendido, y el precio pagado. En este
caso el hecho descrito es la operación de compraventa. Se deben consignar en
ella los datos personales del comprador y del vendedor, sus domicilios y sus
condiciones respecto a las cargas impositivas. Se deben también dejar
anotados los datos de los productos o servicios vendidos (cantidad, descripción
de los mismos para identificarlos, precio unitario y precio total). También debe
aclararse las condiciones de venta (si es al contado o a crédito, pagadero con
cheque, en efectivo, con tarjera de crédito o débito, si es al por mayor o por
menor). Al emitir facturas el comerciante se obliga al pago de impuestos por el
importe facturado.
Causación: Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el
cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su
equivalente.
Hecho Económico: Es cualquier actividad u operación monetaria que realice
la empresa.
20
DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
-Causación
de compras
-Se reciben las facturas por compras y servicios
(Proveedores); por parte de la secretaria de
Gerencia y/o Asistente de Auditoria. Los días
martes.
ASISTENTE
CONTABLE
Cuando se trata de servicios o arriendos se
puede recibir cualquier día a la semana
-Causación
de ventas
-ventas
de
chance:
Se debe descargar del sistema azar
todas las ventas de chance a una
carpeta creada en C, de la cual
llevamos esta información y lo
gravamos en el aplicativo contable.
ASISTENTE
CONTABLE
-servicio
de
recaudo
de
terceros
Se realiza una conciliación teniendo
en cuenta información suministrada
por AZAR , pagos realizados,
contra información suministrados
por los terceros
Se genera una factura por servicios
de recaudo teniendo en cuenta
acuerdo en contrato con cada cliente
al cual le suministramos el servicio.
-Revisión
Por
contadora
Las Facturas Causadas son pasadas a la
contadora a más tardar el día miércoles en la
tarde para la revisión y aprobación
CONTADOR
PUBLICO
-Aprobación
y orden de
pago
Las facturas son aprobadas por gerencia o
subgerencia el da la fecha y orden de pago.
GERENTE O
SUBGERENTE
21
CONTROL DE REGISTROS.
Nombre Archivo
Activo Ubicación
Archivo
Inactivo
Firmas de aprobación Vigencia N.A 5 años
Consecutivo de numeración en notas
contable
vigencia contabilidad 5 años
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACION
PROCEDIMIENTO CONCILIACION
OBJETIVO
-conciliación bancaria: Llevar un control exacto de los movimientos
realizados en las cuentas bancarias de la entidad y cotejar las anotaciones
que figuran en el extracto bancario con el libro banco para determinar el
origen de las diferencias, si las hay.
- Conciliación recado para tercero: Definir las actividades del
procedimiento conciliaciones, referente a la confrontación de los registros
en libros auxiliares y de los registros de terceros.
El procedimiento se desarrolla en la oficina de contabilidad.
ALCANCE
Inicia: Recepción de información de tesorería, libro y extracto bancario
mensual
¿Qué hace?: Recepcionar la información de tesorería, libro y extracto
bancario mensual. Hacer la confrontación de los registros en libros y en
extractos. Determinar las diferencias y hacer ajustes. Determinar partidas
conciliatorias del mes. Hacer revisión y ajustes a la conciliación bancaria.
Aprobar la conciliación bancaria por el contador público.
Termina: Aprobación de la conciliación bancaria por contador público y
revisor fiscal.
DEFINICIONES
LIBRO DE CONTABILIDAD: Estructuras que sistematizan de manera
cronológica y normativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y
operaciones que afectan la situación y la actividad de la entidad
EXTRACTO BANCARIO: Reporte del movimiento de la cuenta que
expide la entidad bancaria, por periodo mensual.
CONCILIACION BANCARIA: Confrontación de registros entre el libro
de bancos y el extracto bancario.
PARTIDAS CONCILIATORIAS: Registros en libros o en extractos
bancario que no se puedan conciliar y sobre los cuales se deben adelantar
una labor de depurar, hasta llegar a su identificación.
22
CONTROL
ESTADISTICO DEL
PROCEDIEMIENTO
Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del
procedimiento del control interno.
HISTOGRAMAS Para mostrar comportamientos bancarios.
HOJA DE
CALCULO:
Registrar la información contable de la entidad.
DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
CONCILIACION
BANCARIA
Recopilar información de contabilidad
y extracto bancario mensual: se recibe
dentro de los 15 primeros días del
siguiente mes.
Asistente contable Hacer la confrontación de los registros
en libros y extractos: En forma manual
en la hoja de cálculo de Excel se inicia
el cruce de lo registrado en libros y
extracto bancario.
Determinar las diferencias y hacer
ajustes. Determinar partidas
conciliatorias del mes: Son registros
que no cruzan en libros y en bancos,
debido a falta de identificación y
soporte.
Hacer revisión y ajuste a la
conciliación bancaria: Se revisan las
partidas conciliatorias resultantes y se
cruzan nuevamente con extractor, Si
se identifican partidas que se pueden
cruzar se hacen los ajustes. Si no se
pueden cruzar se da por aprobado la
conciliación inicial.
Contador publico
Aprobar la conciliación bancaria por
contador Publico
Contador publico
Archivo: se imprime conciliación final
y aprobada y se guarda en carpeta de
conciliaciones.
Contador publico
Se imprime informe por parte del
sistema AZAR, donde nos detalla el
recaudo para terceros por producto
Asistente contable
23
CONCILIACION
PRODUCTOS DE
TERCEROS.
Hacer confrontación con información
suministrada por el tercero, en forma
manual en una hoja de cálculo de
Excel.
Determinar las diferencias; se debe
suministrar soportes o pedir.
(Dependiendo donde está la
diferencia) y realizar los respectivos
ajustes. En caso de
no haber diferencias se archiva la
conciliación. Y se genera factura de
venta, teniendo en cuenta valor de
comisión por recaudo en cada contrato
con terceros.
PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION Y PAGO DE IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO presentación y pago de impuestos
OBJETIVO
Pagar oportunamente y correctamente las obligaciones con entes de control de
los impuestos de JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA S.A, con el fin de no
incurrir en sanciones o multas que representen pérdidas económicas y una mala
imagen de la empresa.
ALCANCE
aplica al pago de todas los impuestos de JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA
S.A.
DEFINICIONES
IMPUESTO: Es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias
en favor del acreedor tributario) regido por derecho público.
Unidad de Valor Tributaria o UVT: Es una unidad de medida de valor, que
tiene como objetivo representar los valores tributarios que se encontraban
anteriormente expresados en pesos.
Retención del IVA: La retención en la fuente del impuesto sobre las ventas es
un mecanismo de control creado por la ley de racionalización tributaria, cuyo
objetivo es facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre las
ventas.
24
Régimen Simplificado: Las personas naturales comerciantes y los artesanos,
que sean minoristas o detallistas, los agricultores y ganaderos que realicen
operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y
cuando cumplan con la totalidad de unos requisitos.
Retención en la fuente: No es un impuesto, sino un mecanismo de recaudo
anticipado de un impuesto.
La retención en la fuente, lo que hace es recaudar un impuesto en el momento
en que ocurre el hecho generador del mismo, en el momento en que nace, en la
fuente misma del impuesto y de allí su nombre
Retención de Industria y Comercio Ica O Reteica. Impuesto de industria y
comercio (Ica) es un gravamen, considerado impuesto directo, de carácter
municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se
realice en la jurisdicción del respectivo municipio.
INFORMACION EXOGENA: Es el conjunto de datos que las personas
naturales y jurídicas deben presentar a la DIAN periódicamente, con plazos
distintos dependiendo de las características del contribuyente, sobre las
operaciones con clientes o usuarios, de sus productos o servicios.
GENERALIDADES
LOS IMPUESTOS QUE SE PAGAN SON:
1)Retención en la Fuente a título de Renta ( mensual)
2)Retención en la fuente a título de Ica ( mensual)
3)IVA(bimestral)
4)Retención Industria y comercio (anual)
5)Impuesto a la renta ( anual)
* Información Exógena.
DESARROLLO
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
IDENTIFICAR
FECHAS DE
PAGOS DE
IMPUESTOS
Se Identifica las fechas de pago de impuesto
y se establecen controles de recordatorio. Las
fechas son establecidas por la DIAN y son
publicadas a finales del año tributario
anterior
CONTADOR
PREPARAR
DECLARACIONES
DE IMPUESTOS
Se listan los libros auxiliares y movimientos
de cada cuenta con el fin de consolidar y
preparar el valor de declaración de los
impuestos.
25
REVISAR LIBROS
AUXILIARES Y
MOVIMIENTOS
CONTABLES
Mediante una muestra aleatoria se procede a
revisar los libros auxiliares y movimientos de
cada cuenta confrontándolas con los
documentos físicos (Notas contables,
Facturas, entre otras).
PUBLICO
CARGAR
INFORMACION A
LA
PLATAFORMA
DIAN
Se ingresa a la plataforma de la DIAN y se
cargan los borradores de las declaraciones
REVISAR
INFORMACION
DE LAS
DECLARACIONES
Se revisa los auxiliares, el borrador que se
imprime de la plataforma confrontándolo con
los documentos. En caso de presentarse
algún hallazgo se devuelve a revisión por
parte del contador para su respectivo ajuste
contable.
REVISOR
FISCAL
PAGAR
IMPUESTO
Se realiza el pago de la declaración de
impuesto mediante tesorería, a través de
cualquier medio de pago ya sea cheque,
transferencia o efectivo.
TESORERIA
ARCHIVAR Se archiva los soportes de Pago de impuestos
junto a su respectivo anexos. ASISTENTE
CONTABLE
TESORERIA
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
OBJETIVO Establecer los lineamientos para cumplir con los compromisos de pago a los proveedores de
Juegos y Apuestas La Perla S.A
ALCANCE El procedimiento inicia con la transmisión de las facturas a Asistencia de Auditoría, y finaliza
con el pago de las facturas propiamente dicho
26
DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
INICIO N/A N/A
1. Transmisión de
facturas a Asistencia
de Auditoría
Se revisa el monto de
la factura. Si es menor
a $2.000.000, se
remite a Gerencia
General. Si es mayor o
igual a $2.000.000, se
devuelve a
Contabilidad.
N/A Asistente de Auditoría
2. Elaboración de
cheques
Contabilidad elabora
los cheques para el
pago de facturas con
monto mayor o igual
a $2.000.000, y los
transmite a Gerencia
General.
Consecutivo de
cheques Contador
3. Aprobación de
facturas por
Gerencia General
Gerencia General
revisa todas las
facturas de compra
que llegan a la
empresa para su
aprobación. En el
caso de las facturas
con monto mayor o
igual a $2.000.000,
firma los respectivos
cheques.
Luego, Gerencia
General le pasa las
facturas a su
asistente, quien las
Relación de
Facturas
Entregadas
Asistente de Gerencia
27
remite a Tesorería.
4. Recepción y
contabilización de
facturas por parte de
Tesorería
Tesorería recibe las
facturas, y a
continuación procede a
contabilizarlas.
Comprobante de
Egreso Auxiliar Contable
5. Pago de facturas
Existen dos formas de
hacer el pago:
5.1. Si el proveedor
viene a cobrar: se
le entrega el
comprobante y el
dinero / cheque al
cajero, quien es el
encargado de
dárselo al
proveedor.
5.2. Si hay que ir a
donde el
proveedor / o al
banco: se le
entrega el
comprobante y el
dinero / cheque al
mensajero, quien
se desplaza a
donde se
encuentre ubicado
el proveedor, o
hasta el banco
designado por
éste, para realizar
el pago.
Comprobante de
Egreso Cajero / Mensajero
FIN N/A N/A
28
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA Y EJECUCION DE PAGOS
OBJETIVO Verificar los ingresos y los egresos con el fin de controlar el flujo de caja diario
ALCANCE Este procedimiento Inicia con la recepción del dinero del área de caja y culmina con la
presentación de la planilla cuadre de caja para la presentación
DESARROLLO
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE
1.
TRAZABILIDAD FINANCIERA
Previo al proceso, se consolidan los movimientos
financieros de todos los cajeros, durante el día en el
formato “Cuadre General de Caja”
CUADRE DE
CAJA
F-GF-02
Tesorero
2.
ENTREGA DE DINERO Y SOPORTES
Cada cajero es responsable de hacer entrega del
dinero y los soportes contables ya sea por ventanilla
o por depósito en la caja fuerte (Varía según el
turno)
NOTA:
El dinero debe entregase clasificado por
denominación
Tirilla de cuadre
de cajero
(AZAR)
Cajero
3.
VERIFICACIÓN FINANCIERA
Una vez se tengan los soportes y el dinero, se
procede a ejecutar la verificación, la cual se hace
por medio de las contadoras de monedas y billetes.
.
Tirilla de cuadre
de cajero
(AZAR)
Auxiliar de recaudo
4.
CUSTODIA DE DINERO
El dinero se custodia en la caja fuerte, brindando
seguridad y protección al mismo.
N/A Tesorero
5.
ACTUALIZACIÓN FINANCIERA
Se actualiza el formato “Cuadre de caja” con los
saldos previamente verificados.
CUADRE DE
CAJA
F-GF-02
Tesorero
6.
PROVISIONES DE CAJA
El tesorero distribuye las provisiones a los
diferentes cajeros de turno y a los escoltas y
recolectores que a su vez entregan las bases a
SOPORTE
RECEPCION
BASE PARA
CAJA
F-GF-05
Tesorero
29
puntos que están ubicados
7.
PAGOS VARIOS
Se efectúan los diferentes pagos de acuerdo a las
obligaciones reportadas (facturas, servicios,
proveedores, etc.)
Facturas Tesorero
8.
MOVIMIENTOS DE PAGOS
Se alimenta el formato de “Relación de gastos” para
conocer el saldo final del cuadre de caja.
Relación de
Gastos
F-GF-04
Tesorero
30
4. FLUJOGRAMA
Si
Verificación Financiera
Actualización financiera
Provisiones de caja
Trazabilidad financiera
Entrega de dinero y soportes
Custodia de dinero
Pagos varios
Movimientos de pago
FIN
Inicio
31
PROCEDIMIENTO: PAGO DE CHANCE Y GANA DIARIO
OBJETIVO Establecer los lineamientos para cumplir con los compromisos de pago con los proveedores
de Juegos y Apuestas La Perla S.A.
ALCANCE El procedimiento inicia con el aprovisionamiento de caja, y termina con el pago del premio al
ganador.
DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
INICIO N/A N/A
1. Aprovisionamiento de caja
Esta tarea se hace de acuerdo a la
cantidad de personas que vengan
a reclamar sus premios. Tesorería
entrega el dinero al cajero de
manera periódica, ya que los
cajeros están capacitados para
pagarles tanto a proveedores
como a ganadores de premios.
Reporte de Entrega de
Base a Cajeros (Sistema
AZAR)
Jefe de Tesorería
2. Solicitud de datos al ganador
Cuando el premio es menor a
$250.000, se le solicita al cliente
que coloque su información
personal al respaldo del tiquete:
nombre, cédula, dirección y
teléfono (se le solicita la cédula
cuando no está registrado en la
base de datos).
Cuando el premio es mayor o
igual a $250.000 y menor a
$500.000, el procedimiento es
igual que en el anterior caso; y
adicionalmente, se escanea el
tiquete y se sube la imagen al
Sistema AZAR.
Cuando el premio es mayor o
igual a $500.000, el
procedimiento es igual que en el
anterior caso; además de que le
solicita fotocopia de la cédula al
150% y del tiquete ganador. Se
Formato de
Identificación de
Ganadores de Premios
Formato de
Autorización de Datos
Personales
Fotocopias de datos
personales
Cajero
32
procede a que el ganador
diligencie el Formato de
Identificación de Ganadores de
Premios, y el Formato de
Autorización de Datos
Personales.
3. Paso por filtros
Todos los premios pasan por dos
filtros, en los cuales se revisa
que el tiquete esté en buen
estado, y cuya información
concuerde con la del Sistema
AZAR:
Filtro 1: Departamento de
Escrutinio
Filtro 2: Cajeros
En el caso de premios mayores o
iguales a $500.000, existe un
tercer filtro, el cual es realizado
por Dirección Operativa.
Procedimiento de
Escrutinio
Formatos de Escrutinio
(revisar)
Tiquete escaneado
Formato de
Identificación de
Ganadores de Premios
Formato de
Autorización de Datos
Personales
Fotocopias de datos
personales
Departamento de
Escrutinio
Cajeros
Dirección
Operativa
4. Pago del premio al ganador
El cajero ingresa al sistema
AZAR, a la opción “premios”.
Allí se ingresa la cédula del
ganador, y a continuación se
efectúa la orden de pago,
liberando el premio, para su
entrega al ganador.
En el caso del chance, los pagos
menores a $20.000.000 (valor
neto), son realizados en efectivo.
Los pagos iguales o mayores a
dicha cifra, son realizados en
cheque, el cual es entregado al
usuario.
Formatos de
Autorización de Uso y
Manejo de Datos
Fotocopia del tiquete
ganador
Premio en estado
pagado en el sistema
AZAR
Cajeros
FIN N/A N/A
33
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SUPER ASTRO Y DEPORTIVAS
OBJETIVO: Establecer los lineamientos para cumplir con los compromisos de pago con los proveedores
de Juegos y Apuestas La Perla S.A.
ALCANCE El alcance va desde el aprovisionamiento de caja hasta el pago del premio al ganador o la
entrega de documentos de fiducia (cuando el premio es superior a $6.000.000).
DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
INICIO N/A N/A
5. Aprovisionamiento de caja
Esta tarea se hace de acuerdo a
la cantidad de personas que
vengan a reclamar sus premios.
Tesorería entrega el dinero al
cajero de manera periódica, ya
que los cajeros están
capacitados para pagarles tanto
a proveedores como a
ganadores de premios.
Reporte de Entrega
de Base a Cajeros
(Sistema AZAR)
Jefe de Tesorería
6. Solicitud de datos al ganador
Cuando el premio es menor a
$250.000, se le solicita al
cliente que coloque su
información personal al
respaldo del tiquete: nombre,
cédula, dirección y teléfono (se
le solicita la cédula cuando no
está registrado en la base de
datos).
Cuando el premio es mayor o
igual a $250.000 y menor a
$500.000, el procedimiento es
igual que en el anterior caso; y
adicionalmente, se escanea el
tiquete y se sube la imagen al
Sistema AZAR.
Cuando el premio es mayor o
igual a $500.000, el
procedimiento es igual que en
el anterior caso; además de que
le solicita fotocopia de la
cédula al 150% y del tiquete
Formato de
Identificación de
Ganadores de
Premios
Formato de
Autorización de
Datos Personales
Fotocopias de
datos personales
Cajero
34
ganador. Se procede a que el
ganador diligencie el Formato
de Identificación de Ganadores
de Premios, y el Formato de
Autorización de Datos
Personales.
7. Paso por filtros
Todos los premios pasan por
dos filtros, en los cuales se
revisa que el tiquete esté en
buen estado, y cuya
información concuerde con la
del Sistema AZAR:
Filtro 1: Departamento de
Escrutinio
Filtro 2: Cajeros
En el caso de premios mayores
o iguales a $500.000, existe un
tercer filtro, el cual es
realizado por Dirección
Operativa.
Cuando el premio es igual o
mayor a $1.591.000, se
diligencia de manera adicional
el formato de Su Red (Formato
de Corredor Empresarial).
Procedimiento de
Escrutinio
Formatos de
Escrutinio (revisar)
Tiquete escaneado
Formato de
Identificación de
Ganadores de
Premios
Formato de
Autorización de
Datos Personales
Fotocopias de
datos personales
Formato de
Corredor
Empresarial (Su
Red)
Departamento de
Escrutinio
Cajeros
Dirección Operativa
8. Revisión de si el valor del
premio supera el máximo
autorizado para ser pagado
por La Perla
El cajero, con tiquete en mano,
entra al sistema AZAR, y revisa
si el premio es igual o mayor a
$6.000.000. Si es el caso, el
pago del premio se realiza a
través de fiducia; de lo
contrario, será pagado por el
cajero.
N/A Cajeros
9. Pago del premio al ganador
(cuando es menor a
Formatos de
Autorización de Cajeros
35
$6.000.000)
El cajero ingresa al sistema
AZAR, a la opción “premios”.
Allí se ingresa la cédula del
ganador, y a continuación se
efectúa la orden de pago,
liberando el premio, para su
entrega al ganador.
Uso y Manejo de
Datos
Fotocopia del
tiquete ganador
Premio en estado
pagado en el
sistema AZAR
Formato de
Corredor
Empresarial (Su
Red) (si aplica)
10. Entrega de la documentación
de fiducia para pago de
premios mayores o iguales a
$6.000.000
Al ganador se le entrega una
serie de documentos, con el fin
de que se dirija al Banco de
Occidente, 24 horas hábiles
después, para realizar el
respectivo cobro del premio.
Los documentos son:
Formato de Corredor
Empresarial (Su Red),
diligenciado por el ganador
del premio.
Fotocopia de su cédula
ampliada al 150%.
Fotocopia del tiquete
ganador.
Boucher generado por el
sistema AZAR (este
documento lleva un PIN).
Tiquete ganador original.
Formatos de
Autorización de
Uso y Manejo de
Datos
Dos fotocopias de
la cédula
ampliadas al 150%
Fotocopia del
tiquete ganador
Boucher generado
por el sistema
AZAR
Premio en estado
pagado en el
sistema AZAR
Formato de
Corredor
Empresarial (Su
Red) (si aplica)
FIN N/A N/A
36
BITACORA
La contabilidad es una función técnica de negocio responsable de registrar, reportar y analizar la
información financiera. Los propietarios de pequeños negocios utilizan la contabilidad para
determinar la rentabilidad de las operaciones de su empresa. A medida que las pequeñas
empresas continúan creciendo y expandiéndose, los procesos y procedimientos de contabilidad
podrían ser necesarios para mantener la información financiera de la compañía. Estos
generalmente se basan en el ciclo contable básico. El proceso contable describe cómo fluye la
información financiera a través de una empresa y qué individuos son responsables de la
información.
Identificar transacciones
Identificar transacciones u otros eventos financieros es el inicio del ciclo contable. Los
propietarios de negocios utilizan documentos escritos para rastrear la información específica
relativa a las transacciones financieras. Estos documentos clasifican las operaciones y suelen
incluir información específica acerca de acontecimientos económicos. Los propietarios también
utilizan esta información para tener un registro histórico de las transacciones comerciales. Una
vez que cada transacción esté identificada y clasificada, la información se registra en el libro
mayor de la empresa.
Registrar transacciones
El registro de las transacciones es el proceso físico del ingreso de datos financieros en el libro
mayor de la empresa. Las pequeñas empresas pueden utilizar libros de contabilidad manuales o
automáticos en sus operaciones comerciales. La contabilidad manual requiere que los dueños
mantengan varios libros de papel para registrar transacciones financieras. Los programas de
37
contabilidad proporcionan a los propietarios un proceso electrónico para el registro de las
operaciones y el mantenimiento de la información financiera. El registro de las transacciones
puede exigir a los propietarios que preparen asientos de diario basándose en documentos de
transacciones financieras.
Preparar reportes y balances
La salida final del ciclo contable es la preparación de informes y estados financieros. Estos
informes y estados proporcionan a los propietarios información acerca de la eficiencia y la
rentabilidad de las operaciones comerciales. Los dueños a menudo utilizan dicha información
para tomar decisiones para mejorar el rendimiento operativo. Los dueños también pueden utilizar
esta información para obtener financiamiento externo para el crecimiento y la expansión de la
empresa.
Procedimientos de gestión
Los procedimientos contables generalmente dictan qué individuos son responsables de la
información financiera o contable. Las empresas más pequeñas o familiares por lo general no
requieren de estos procedimientos. Las organizaciones más grandes pueden contratar a varios
individuos para manejar la información financiera y moverla a través del ciclo contable. Los
procedimientos de gestión delinean quién es responsable de recopilar datos financieros y cómo la
información se incluirá en el libro mayor.
Procedimientos de conciliaciones
Los procedimientos de conciliación aseguran que toda la información financiera esté
debidamente registrada en el libro de contabilidad de una empresa. Los propietarios pueden
también requerir conciliaciones cuando revisan información financiera interna contra las facturas
38
de proveedores, estados de cuenta bancarios y otros documentos externos. Los procedimientos de
conciliación aseguran que toda la información los negocios o financiera sea correcta y que los
informes financieros incluyan información precisa y válida.
Procedimientos de revisión
Los procedimientos de revisión son una parte importante del proceso de contabilidad. Los dueños
implementan estos procedimientos para asegurar que la información financiera preparada por los
empleados sea correcta. Las organizaciones más grandes con departamentos de contabilidad
comúnmente utilizan un controlador o supervisor de contabilidad para revisar el trabajo de un
empleado. Este proceso de revisión puede descubrir errores y requerir cambios antes de la
publicación de información financiera a los propietarios del negocio.
6 CICLO CONTABLE
39
CONCLUSIONES
Se espera con la entrega del presente trabajo, contribuir al cumplimiento de los objetivos
estratégicos de Apuestas La Perla, pues basados en un modelo de gestión por procesos, se
mitigan las posibles pérdidas que se puedan dar por la materialización de riesgos, los cuales
pueden ser controlados a través del conocimiento pleno del proceso y la aplicación de controles
necesarios.
En ésta documentación además de una estandarización de procesos, se involucra tiempos
máximos para la ejecución de actividades, evitando reproceso que afecten la consecución directa
del objetivo de cada uno.
Además de la descripción narrativa del proceso, se elaboraron flujo gramas identificando
actividades claves para cada proceso.
Como conclusión general la estandarización de procesos, genera valor agregado al desarrollo de
actividades de Apuestas La Perla aportando al cumplimiento de los objetivos de corto y mediano
plazo.
40
Bibliografía
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Legis Editores S.A.
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7334: http://www.produccioncientificaluz.org/index.php/redieluz/article/view/19429
41
FORMATOS
7 FORMATO CUADRE DE CAJA
MOVIMIENTO DEL DIA: OFICINA:
SALDO DIA ANTERIOR SALIDAS DE EFECTIVO
Más: 1. Por pago de premios:
RECAUDOS Chance
1. Por Ventas del día: Superastro
Chance Premios Loterias
Deportivas Premios las Deportivas
Superastro Premios redencion promocional
Giros red mia Premios otras oficinas
Recaudos ESSA Sub-total salidas por premios pagados: 0,00
Recaudos Telebucaramanga 2. Por pago de facturas y cuentas:
Recaudos Acueducto Servicios Públicos
Recaudos Vanguardia Arriendos
Recaudos Betplay Devoluciones por diferencias
Recaudos La colina y esperanza Otras facturas y gastos sin nota contable-autorizados
Recaudos Credicenter Otras facturas y gastos con nota contable-autorizados
Recaudos Payu Pago de Nóminas
Soat Otros ahorro vendedores - Provisiones
Giro seguro Sub-total salidas por pago de facturas y cuentas: 0,00
Recaudo colpensiones 3. Por pago de giros
Otros (Sobrantes , Rollos y Talonarios) Giros red mia
Sub-total recaudos por ventas del dìa: 0,00 Sub-total Pagos de Terceros 0,00
2. Por Cartera 4. Por traslados a oficinas:
Deportivas Envios en efectivo a otras oficinas Florida-Giron
Superastro Envios a otras oficinas mediante consignac. y/o giros
Venta minutos Sub-total salidas por traslados a oficinas: 0,00
Loterias 5. Por préstamos y anticipos:
Paquetigos Préstamos o anticipos a promotores y vendedores
Recargas Préstamos o anticipos a empleados
Otros (Multa vendedoras-Comunicación celular) Otros préstamos o anticipos
Sub-total recaudos por otros conceptos: Sub-total salidas por pago de préstamos y antic: 0,00
3. Por Recaudo de Terceros 6. Por consignaciones:
Consignaciones en cuentas corrientes y de ahorro
Sub-total salidas por consignaciones realizadas: 0,00
Sub-total recaudos de Terceros 0,00 7. Por traslados internos:
4. Por traslados recibidos de otras oficinas Base a cajeros para pago de premios
Traslado desde Florida,Pcta, Giron Vales o recibos transitorios autorizados
Sub-total recaudos por traslados desde otras oficinas: 0,00 Sub-total salidas por traslados internos: 0,00
TOTAL EFECTIVO DISPONIBLE ANTES DE PAGOS: 0,00 TOTAL SALIDAS DE EFECTIVO DEL DÌA: 0,00
Distribuciòn del efectivo al finalizar el dìa: SALDO EN CAJA AL FINALIZAR EL DÌA: 0,00
Billetes
Monedas
Cheques (autorizados previamente)
Faltante en caja
Total: 0,00 0,00
Elaborado por:
F.A: 05/08/2018
CUADRE DE CAJA
GESTIÓN FINANCIERA
CODIGO: F-GF-02
VERSION: 05
42
8 FORMATO RELACION DE GASTOS
NRO COMP NOMBRE Y APELLIDOS
TOTALES: 0,00
CODIGO: F-GF-04
VERSION: 04
F.A: 05/08/2018
OFICINA : FECHA:
CONCEPTO VALOR
RELACIÓN DE GASTOS
GESTIÓN FINANCIERA
43
SOPORTE RECEPCIÓN DE BASE PARA
CAJA
CODIGO: F-GF-05
GESTIÓN FINANCIERA
VERSION: 01
F.A: 05/08/2018
9 SOPORTE RECEPCION DE BASE PARA CAJA
FECHA:
VALOR: $
VALOR EN LETRAS:
Yo _______________________________________ confirmo que recibí la suma representada
en letras, destinada para base de caja.
______________________________
RECIBE CONFORME
44
ANEXOS
- CAMARA DE COMERCIO JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA
- RUT JUEGOS Y APUESTAS LA PERLA
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46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
