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Gerenciamento de aquisições em projetos
Implantação do ERP Microsoft Dynamics AX Módulo de Contas a Receber
São Paulo – FGV Paulista – GEEP T41
Sobre a equipe
Curso
MBA Gestão Estratégica e Econômica de Projetos
Turma
FGV Paulista – Turma GEEP T41
Integrantes
Alexandre Rodrigues Bosco
Hélio Fonseca
Sobre o projeto
Somos uma consultoria especializada na área de tecnologia da informação
atuando principalmente na implantação de sistemas integrados de gestão
empresarial.
Nesse projeto estaremos implantando o módulo de contas a receber do ERP
Microsoft Dynamics AX em uma grande seguradora localizada na cidade de São
Paulo.
O projeto possui o objetivo de proporcionar ao cliente um controle financeiro
mais eficaz e diminuir os riscos operacionais envolvendo os processos de
cobrança.
EAP do projeto
Projeto de implantação do Microsoft Dynamics AX - Módulo de Contas a receber
Planejamento
1.1 - Levantamento de requisitos
1.2 - Planejamento do escopo
1.3 - Planejamento do cronograma
1.4 - Planejamento dos custos
1.5 - Planejamento das aquisições
Preparação
2.1 – Infraestrutura do projeto
2.1.2 – Montagem do ambiente de homologação
2.1.1 - Compra do servidor de
homologação
2.1.3 - Compra do servidor de produção
2.1.4 – Montagem do ambiente de
produção
2.2 – Treinamentos das áreas
empresariais
2.2.1 - Treinamento da área atuarial
2.2.2 - Treinamento da área financeira
2.2.3 - Treinamento de infraestrutura
Desenvolvimento
3.1 - Customização do software de
gestão
3.1.1 - Especificação técnica da
customização
3.1.2 - Codificação da customização
3.1.3 - Testes de desenvolvimento da
customização
3.2 - Integração com o software de
gestão
3.2.1 - Especificação técnica da integração
3.2.2 - Codificação da integração
3.2.3 - Testes de desenvolvimento da
integração
Implantação
4.1 - Instalação do software de gestão
4.2 - Simulação de Implantação
4.3 - Preparação para implantação
4.4 - Execução da implantação
4.5 - Acompanhamento após implantação
Encerramento
5.1 - Elaboração de plano de
manutenção
5.2 - Documentação do software de
gestão
5.3 - Elaboração de lições aprendidas
5.4 - Aceite das entregas do projeto
5.5 - Plano para próximos módulos
Pacotes de trabalho MAKE Pacotes de trabalho BUY
Critérios Make Or Buy
Item Critério Justificativa
1 Capacidade técnica O foco da consultoria é a implantação de softwares ERP. Mas para esse projeto existirão adequações de infraestrutura a serem realizadas no cliente nas quais a consultoria não é especialista.
2 Restrição de prazo O prazo para execução desse projeto é bem restrito e através da terceirização, as adequações de infraestrutura podem ser realizadas em paralelo com as outras tarefas do projeto.
3 Fornecedores confiáveis A consultoria possui uma base de fornecedores de hardware para softwares ERP muito abrangente e confiável que já é comumente utilizada em outros projetos.
4 Equipe do projeto A equipe para esse projeto é bem reduzida contando com apenas três consultores envolvidos na gerência do projeto e quatro consultores voltados para a implantação do software ERP.
5 Segurança da informação O cliente desse projeto possui uma área de segurança da informação bastante rígida, por isso é necessário bastante conhecimento da equipe de infraestrutura para cumprimento das regras de segurança.
6 Treinamento especializado A consultoria não é especialista em treinamentos de infraestrutura como configurações de hardware, cabeamentos de rede, configurações de roteadores e outros itens necessários.
7 Documentação O cliente exige entrega de toda a documentação necessária após a finalização do projeto, incluindo documentação de uso e manutenção do software ERP e de todo o hardware instalado.
Mapa das aquisições
Concorrência Item a ser contratado Ref. EAP Vendor List Cronograma Orçamento Crit. Make/Buy
RFQ-01 Compra do servidor de homologação 2.1.1 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 10/01/2016 R$ 70.000,00 1, 2, 3, 4
RFQ-01 Montagem do ambiente de homologação 2.1.2 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 15/02/2016 R$ 10.000,00 1, 2, 3, 4
RFQ-02 Compra do servidor de produção 2.1.3 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 26/01/2016 R$ 120.000,00 1, 2, 3, 5
RFQ-02 Montagem do ambiente de produção 2.1.4 IBM, Dell, Lenovo, Altatech 15/03/2016 R$ 15.000,00 1, 2, 3, 5
RFQ-03 Treinamento de infraestrutura 2.2.3 HP, Altatech, IBM, Pentare 05/04/2016 R$ 5.000,00 1, 6, 7
EAP revisada (aquisições)
Projeto de implantação do Microsoft Dynamics AX - Módulo de Contas a receber
2 - Preparação
2.1 – Infraestrutura do projeto
2.1.1 – Compra do servidor de
homologação
2.1.2 – Montagem do ambiente de
homologação
2.1.3 - Compra do servidor de produção
2.1.4 – Montagem do ambiente de
produção
2.2 – Treinamentos das áreas
empresariais
2.2.3 - Treinamento de infraestrutura
RR – Registro de Riscos
Item Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta
1
Servidor adquirido não atender as especificações
técnicas necessárias ao funcionamento do software
de gestão.
Averiguação do cumprimento das especificações técnicas
obrigatórias em contrato. PLAN; ESP; PQ.
2
Instalações de insfraestrutura do cliente não serem
suficientes para a execução dos trabalhos do
fornecedor.
Realização de adequações na infraestrutura do cliente
antes do início dos trabalhos de instalação do fornecedor. PLAN; ESP.
3 Fornecedor não possuir permissão para acesso ao
ambiente do cliente para execução dos trabalhos.
Solicitação de permissão de entrada prévia para as áreas
de segurança predial e segurança da informação. PLAN; ESP.
4 Fornecedor não possuir capacidade técnica para
execução das atividades contratadas.
Análise de outros serviços prestados anteriormente pelo
fornecedor; Multa contratual. PQ; SEL; CONT.
5
Atraso na entrega dos serviços contratados devido
ao não cumprimento dos prazos estabelecidos em
contrato.
Inclusão de folgas no cronograma do projeto prevendo
possíveis atrasos; Multa contratual. PLAN; SEL; CONT.
Aquisição escolhida
EAP Item 2.1.3 - Compra do servidor de produção
EAP Item 2.1.4 - Montagem do ambiente de produção
Pertencentes à RFQ 2
Declaração de Trabalho
A declaração de trabalho deverá contemplar os seguintes itens:
• Especificação técnica dos servidores a serem adquiridos;
• Cronograma de execução dos serviços de instalação e configuração dos servidores;
• Qualidade dos equipamentos que devem ser usados nas instalações;
• Horários disponíveis para entrada no cliente e execução dos serviços;
• Mapa predial com a localização do datacenter para verificação de viabilidade;
• Formas de pagamento negociáveis com a consultoria;
• Informações técnicas da infraestrutura de hardware e rede disponível no cliente;
• Regras de segurança a serem adotadas adentrando o prédio e o ambiente do cliente;
• Documentação necessária que deve ser disponibilizada após o término dos serviços;
• Prazos de garantia, manutenção e suporte exigidos.
Critérios Eliminatórios
Para a condução das aquisições foram adotados os seguintes critérios eliminatórios:
1 - Empresa com no mínimo seis anos de existência.
2 - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS.
3 - Comprovação de capacitação técnica dos funcionários.
4 - Comprovação de cumprimento da legislação trabalhista.
5 - Adoção de práticas internas de sustentabilidade e responsabilidade social.
Critérios Classificatórios
Para a condução das aquisições foram adotados os seguintes critérios classificatórios:
1 – Histórico de outros serviços de instalação de servidores bem executados.
2 – Maior disponibilidade de funcionários para execução das atividades no cliente.
3 – Comprovação de certificação Microsoft na instalação de servidores para ERPs.
4 – Fornecedor estar situado ou possuir filial dentro da região da Grande São Paulo.
5 – Preço cobrado pelas atividades estar dentro do previsto no planejamento de custos.
Divulgação dos Critérios
A consultoria opta pela divulgação dos critérios de seleção, devido aos fatores abaixo:
1 – Não prejudicam o andamento do processo seletivo de fornecedores.
2 – Favorece a transparência do processo seletivo aplicado pela consultoria.
3 – Beneficia os fornecedores envolvidos para que possam se adequar em outros processos.
4 – Fornece agilidade para a execução do processo seletivo por mitigar diversas dúvidas.
Sistema de Pontuação
Item Critério Descrição Peso
1 Localização do Fornecedor Preferência por fornecedores localizados na cidade de São Paulo ou
na Grande São Paulo. 10%
2 Prazo de execução dos serviços Preferência por fornecedores que consigam concluir os serviços
antes ou até a data planejada no cronograma. 30%
3 Histórico técnico Preferência por fornecedores que tenham um bom histórico de
outros serviços prestados no mesmo ramo. 20%
4 Garantia oferecida Preferência por fornecedores que ofertem uma garantia acima do
esperado no serviços prestados. 10%
5 Preço e forma de pagamento Preferência por fornecedores que negociem formas de pagamento
facilitadas para a consultoria. 30%
Documentos de Aquisição
A forma de seleção dos fornecedores será realizada através do processo de:
RFQ – Request For Quotation
Esse modelo de processo atende as necessidades da consultoria e do cliente perante o
fornecedor devido ao escopo dos trabalhos necessários já estarem bem definidos. Dessa
forma é possível limitar as diferenciações que podem ocorrer entre as diversas propostas e
permitir o enfoque do processo seletivo em fatores como preço cobrado e tempo de
execução. Juntamente com a RFQ serão incluídas uma Carta Introdutória e a Declaração do
Escopo do Projeto.
Envio do Convite
O envio do convite determinado para o processo seletivo desse projeto será:
Carta
O envio do convite será realizado através de carta encaminhada diretamente aos
fornecedores designados pela consultoria. Essa forma de convite foi escolhida devido a
formalidade que é repassada ao fornecedor. Além disso será disponibilizado um canal de e-
mail para acompanhamento dos fornecedores.
Tipo de Contrato
O tipo de contrato adotado para as aquisições desse projeto será:
PG – Preço Global
Esse tipo de contrato atende as necessidades da consultoria e do cliente perante o
fornecedor, devido ao escopo das aquisições do projeto estarem muito bem definidos tanto
em relação à especificação técnica dos servidores que são necessários, quanto aos
trabalhos de instalação e configuração a serem realizados nas instalações do cliente. Com o
contrato de preço global a consultoria pretende também transferir para o fornecedor, o
ônus dos riscos envolvidos
Condução das aquisições
Inicio
Fim
RFQElaboração RFQ
Vendor List
Carta Convite
Reunião c/ Cliente
Avaliação das Propostas
Recebimento das Propostas
Critérios Eliminatórios
Critérios Classificatórios
Fornecedor Selecionado ?
Negociação c/Fornecedor
Reunião c/ Fornecedor
Revisão da Proposta
Aplicação de critérios de pontuação
Fornecedor aprovado ?Elaboração do
Contrato
Reunião c/ Jurídico
Assinatura do Contrato
Atualização de Documentos do Projeto
Comunica recusa da Proposta
Comunica recusa da Proposta
Sim
Não
Sim
Não
Fiscalização das Aquisições
Item Nome Descrição
1 Acompanhamento das atividades Será disponibilizado um funcionário da equipe de projeto para o acompanhamento diário das atividades e para auxiliar a equipe do fornecedor.
2 Reuniões com a equipe do fornecedor Semanalmente, será realizada uma reunião com equipe do fornecedor para a análise do andamento das atividades, verificação de dúvidas e mudanças que venham a ocorrer.
3 Controle integrado de mudanças Será disponibilizado pela consultoria um sistema de controle de mudanças afim de agilizar o processo de gestão de mudanças e a implementação de correções.
4 Homologação dos serviços executados Após a conclusão de cada instalação dos servidores adquiridos, serão executados testes recomendados pela Microsoft para validação da instalação e performance do servidor.
5 Relatório de andamento das atividades A equipe do fornecedor deverá disponibilizar semanalmente um relatório das atividades executadas durante a semana que será encaminhado ao gestor do projeto.
Controle das aquisições
Inicio
Fim
Reunião de início dos trabalhos
Comunicação p/ os
stakeholders
Acompanhamento da execução dos
trabalhosSolicitação de mudança ?
Formaliza solicitação de
mudança
Aprovação do gerente do projeto ?
Atualização dos Documentos do
Projeto
Escopo/Cronograma/
Custos
Atualização do cronograma
Reunião de monitoramento dos
trabalhos
Cumprimento do cronograma ?
Comunicação p/ os
stakeholders
Execução dos trabalhos concluída ?
Revisão do ContratoRevisão dos Trabalhos
Arquivamento da Solicitação
Revisão do ContratoRevisão dos Trabalhos
Validação das Entregas
Entregas aceitas ?
Formalização dos Aceites
Sim
Não
SimSim
Sim Não
NãoNão
Não
Sim
Encerramento das aquisições
Inicio
Fim
Homologção das aquisições
Recomendações Microsoft
Reunião de Encerramento
Elaboração do Termo de
Encerramento
Ata de reunião
Critérios de Homologação
Aprovação das Homologações ?
Encerramento do Contrato
Comunicação stakeholders
Elaboração de Licões aprendidas
Atualização dos documentos do
projeto
Revisão do ContratoRevisão dos Trabalhos
Sim
Não
Plano de Gerenciamento das Aquisições
1 – Finalidade do documento;
2 – Matriz de responsabilidades;
3 – Planejamento das aquisições;
4 – Descrição das aquisições;
5 – Métricas de qualidade;
6 – Lista de fornecedores;
7 – Critérios de seleção;
8 – Lista de documentos;
9 – Cronograma das aquisições;
10 – Riscos envolvidos;
11 – Condução das aquisições;
12 – Controle das aquisições;
13 – Encerramento das aquisições;
14 – Critérios de homologação.
O PGA (Plano de Gerenciamento das Aquisições) será organizado da seguinte forma:
OBRIGADO!
