1

Kearsipan

Tugas dan Azas-azas Kearsipan

Iis Andriyani

SMK

XI

Nama : .................................................. Kelas : .................................................. Jurusan : .................................................. Sekolah : ..................................................

2

Kearsipan

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas

tersusunnya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” yang berjudul Tugas dan Azas

Kearsipan dengan harapan dapat digunakan sebagai modul untuk siswa Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) dasar program keahlian bisnis dan manajemen.

Materi utama yang dibahas dalam modul ini adalah pengertian kearsipan, fungsi

kearsipan, jenis sistem kearsipan, dan azas-azas kearsipan.

Dengan di terapkannya kurikulum 2013 dalam proses pembelajaran, menjadikan

proses pembelajaran berpusat pada peserta didik (student centered). Pembelajaran kurikulum

2013 diselaraskan berdasarkan pendekatan model pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan

belajar peserta didik di era sekarang yaitu model pembelajaran berbasis peningkatan

keterampilan proses sains.

Penyajian modul untuk Mata Pelajaran “Kearsipan” ini disusun dengan tujuan supaya

peserta didik dapat melakukan kegiatan mengarsipkan berkas-berkas yang ada di perkantoran,

dengan demikian para peserta didik diarahkan untuk dapat mempraktekkan kegiatan

mengarsipkan berkas-berkas secara mandiri.

Penyusun menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung

terselesaikannya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” kelas XI untuk Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK), dan penyusun mengaharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan modul ini.

Penyusun juga mengharapkan semoga modul ini bermanfaat bagi pembacanya.

Malang, November 2016

Iis Andriyani

3

Kearsipan

DAFTAR ISI

Cover

Kata Pengantar ......................................................................................... 2

Daftar Isi ................................................................................................... 3

BAB 1 Pendahuluan ...............................................................................

A. Latar Belakang ...................................................................... 5

B. Kompetensi Inti ...................................................................... 5

C. Kompetensi Dasar ................................................................. 5

D. Indikator Hasil Belajar .......................................................... 5

E. Materi Pembelajaran ............................................................. 5

BAB 2 Paparan Isi Materi ......................................................................

A. Sejarah dan Pengertian Arsip ................................................ 6

B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan ........................................ 9

C. Tugas – Tugas Kearsipan ...................................................... 16

D. Azas – Azas Kearsipan ......................................................... 23

BAB 3 Penutup ......................................................................................

A. Ringkasan ............................................................................. 25

Daftar Pustaka .......................................................................................... 38

4

Kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip

dan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik.

Beberapa alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Dalam rangka

mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita

nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar

Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri

bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan

diselamatkan oleh negara;

Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta

mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang

sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh

suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; Dalam menghadapi

tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan

khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas

pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;

Ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan

kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-

undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang

tersendiri. Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum

bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari

pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit

oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara.

5

Kearsipan

B. Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk

memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

C. Kompetensi Dasar

3.11 Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan

D. Indikator Hasil Belajar

Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu:

1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan beserta azas-

azasnya

2. Memahami tugas-tugas kearsipan

3. Mempresentasikan apa saja tugas-tugas kearsipan

E. Mata Pembelajaran :

1. Sejarah dan pengertian arsip

2. Sejarah dan pengertian kearsipan

3. Tugas-tugas kearsipan

4. Azas-Azas Kearsipan

6

Kearsipan

BAB II

PAPARAN ISI MATERI

A. Sejarah dan Pengertian Arsip

1. Sejarah Arsip

Arsip sudah dikenal mulai masa berkembangnya peradaban Sumeria dan

Babilonia, suatu komunitas kekuasaan di lembah sungai Eufrat dan Tigris pada

sekitar 3000 tahun Sebelum Masehi, dan dikenal dengan tradisi transaksi

perdagangan pada lempeng tanah liat (clay tablet). Dan bukti tertua pengelolaan

arsip ditemukan di kota Nippur, Babylon.

Di Indonesia sendiri arsip mulai berkembang sejak zaman kolonial

Belanda. Bangsa Inggris yang berkuasa di Indonesia antara tahun 1816 (seagian

hinga 1826) memperkenalkan sitem kearsipan Inggris Raya dan bangsa Belanda

yang berkuasa hingga tahun 1942. Diantaranya adalah sistem Kaulbach untuk

arsip dinamis dan sistem Van der Chijs untuk arsip statis. Bahkan dalam sistem

kearsipan modern Republik Indonesia, pengaruh sistem kearsipan Belanda masih

terasa kental digunakannya buku manual Belanda Manual for the Arrangement

and Description of Archives di dalam pengelolaan arsip statis di ANRI (Arsip

Nasional Republik Indonesia).

2. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu

archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi

perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu

sendiri. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali

atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang

digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu

mudah digunakan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai

perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1. Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

7

Kearsipan

Arsip adalah:

a. Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven

strukken), piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte

(akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register),

dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

c. Bahan-bahan yang harus diarsipkan

2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam

rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan

swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

3. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th

1979

a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan

b. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah

atau dokumen

c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan

menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

4. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;

a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan

swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan

organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan

secara permanen bagi suatu keperluan.

8

Kearsipan

b. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip.

Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan

istilah archival intsituation (kantor arsip).

5. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film,

rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala

macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara

penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai

bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan,

keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau

kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang

terkandung di dalamnya.

6. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,

terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip

adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut

warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:

disimpan secara berencana dan teratur

mempunyai sesuatu kegunaan, dan

dapat ditemukan kembali secara tepat.

7. Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang

diselenggarakan di Jakarta 28 Februari sampai 2 Maret 1957

merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:

a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena

pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter(documentaire

handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan

dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

9

Kearsipan

b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan,

penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-

surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke

dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan.

Setelah mempelajari arsip secara etimologi dari beberapa sumber diatas,

maka dapat disimpulkan bahwa:

Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas,

foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain

dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga

pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut

sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali

dengan cepat dan tepat.

Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai tiga

aspek, yaitu:

a. Naskah atau kumpulan naskah

b. Gedung tempat penyimpanan arsip, dan

c. Organisasi (kegiatan pengelolaan)

B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan

1. Sejarah Kearsipan

Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia

Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada

masa itu apresiasi dan kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan

(manuskrif) sudah dimulai dikenal dikalangan masyarakat Yunani Kuno arsip

disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000 SM)catatan tertulis dalam bentuk

Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil Kerajaan Mesir di Afrika

Utara dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam bahasa Belanda,

Jerman dan Perancis yang berarti kertas.

10

Kearsipan

Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain

yaitu mengunakan Kulit Penyu dan tulang belulang binatang kemudian

perkembangan terjadi sekitar tahun 2000 SM alat tulis yang dipergunakan yaitu

Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada lembaran-lembaran suasa

juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya waktu kala itu

belum terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut adalah

beberapa penemuan beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda,

fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang menceritakan masa prasejarah dimasa

lampau.

Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles,

Aeschylus, Euripides bahkan Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan

dibacakan saat dia membela diri di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan

ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor pertandingan Olimpiade

pada zaman itu ditulis pada Papirus. Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789

yang menuntut kebebsasan, persamaan dan persaudaraan terasa pengaruhnya

diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi Individu mulai dipopulerkan,

maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip secara nasional

bernama Archives National pada tanggal 12 September 1790 di Perancis,

Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal 14 Agustus 1838 Public Record Office,

kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen Rijksarchief dan Amerika Serikat

tanggal 19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”.

Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia

Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan

Kutai di Kalimantan Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa

Sangsekerta dan Huruf Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang

dibentuk menurut selera para Raja, tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti,

kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan menulis kepada para putra raja dan

kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa meninggalkan bukti pada

masa pemerintahanya, yang terdiri dari :

11

Kearsipan

Letak Kerajaan

Silsilah keturan kerajaan,

Napak Tilas Raja,

Adat istiadat kerajaan serta

Kepecayaan yang dianut saat itu.

Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman

penguasa kerajaan di Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis

dalam bahasa jawa kuno dan bahasa nusantara lainnya terangkum dalam

perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin, hikayat, talibun, dll, koleksi

tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di

Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda

Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan

awal mula kedatangannya sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi

bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie) diterima dengan baik tanpa

ada kecurigaan apapun, namun dalam perkembangannya penguasa kerajaan

dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik Belanda yang berhasil

memecah belah kerajaan-kerajaan di Indonesia. Menginjak tahun 1784 VOC

mengalami kemunduran disebabkan oleh perubahan dalam pola-pola

perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para

pegawainya dan salah urus segala segi administrasi termasuk masalah

kearsipannya.

Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda

termasuk di wilayah Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung

oleh Napoleon Bonaparte, delapan tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu

Louis Bonaparte yang menguasai negeri Belanda mengirim Marsekal Herman

Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-1811),

selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia

secara otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami perubahan,

12

Kearsipan

dimana dahulu administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis

administrasi yang statis menjadi terbuka.

Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811,

selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas

Stamford Reffles sebagai Gubernur Jendral di Jawa (1811-1816), selama Inggris

di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan Perancis di Indonesia tidak

mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah

perdagangan dan industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah

administrasi dan ilmu pengetahuan di Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil

karyanya yang berjudul “History of Java” dan Penemu bunga Refflesia Arnoldi

(bunga Bangkai) di Bengkulu.

Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia

Belanda, disanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala

bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdangan dan perintah-

perintah lainnya, begitu pula daerah-daerah diluar jawa, dan masing-masing

daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena

bersifat Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur Jendral mengeluarkan

Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal

14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh wilayah

Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum

tahun 1830 ke Batavia.

Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara

dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan

kebijakan selanjutnya tehanda wilayah Hindia Belanda, menindak lanjuti hal

tersebut Gubenur Jendral di Batavia dibentuklah “Landsarchief” pada tanggal 28

Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa suatu lembaga kearsipan disbuah

tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah

ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan

Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa

13

Kearsipan

Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu

pengetahuan.

Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan

memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der

Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang

menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-karyanya

Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811.

Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah :

1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah

2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda

3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda

4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang

Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang

sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan

peninggalan arsip, karena Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah

militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh

Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk

mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran

sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan

Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo.

Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional

Republik Indonesia sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa

Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh

sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang.

Sejarah Kearsipan setelah Tahun 1945

14

Kearsipan

Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa

angin baru dalam pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang

termasuk lembaga kearsipan nya,lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah

RI dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan Kementrian Pendidikan

Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama Arsip Negeri.

Tahun 1947 lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas,

kepemimpin ia berlangsung sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik

indonesia Serikat (RIS) terbentuk, setelah berlangsung pengakuan kedaulatan

Belanda terhadap Indonesia tanggal 27 Desember 1949 melalaui perjanjian

Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis lembaga kearsipan

diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan

ditempatkan kembali dibawah kementerian PP dan K, sementara itu segala

peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi

Algemeen Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930.

Tugas Arsip Negeri RIS

Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.

Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip

Pemerintahan, Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang

mempunyai arti sejarah.

Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps)

No.19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional,

keluarnya Prps ini menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional

yang tidak hanya penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru

(dinamis).Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut

sistem maupun aspek SDM kearsipan melalui usaha :

Pengaturan penyelenggaraan kearsipan

Pendidikan kader ahli kearsipan

Penerapan kontrol/pengawasan

15

Kearsipan

Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan

Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll.

2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan

kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah

kegiatannya.

1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The

Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh

warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib

menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan,

sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan

setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan

warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata

cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-

warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat

ditemukan kembali secara tepat.

2. Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan

tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara

sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu

dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu

rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman

untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan

16

Kearsipan

lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara

cepat.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau

pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu

sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan

cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

4. Menurut Maulana (1974:18)

Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan

dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi

individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah

ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan

lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang

terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

5. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)

Kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat

menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3

unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan

penemuan kembali.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau

proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan

menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,

penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

C. Tugas – Tugas Kearsipan

1. Penciptaan Arsip

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records

creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar,

rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi

management.

2. Pendistribusian Arsip

17

Kearsipan

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah

penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-

kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan,

pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.

Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi

ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di

Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi

dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.

Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam

organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan

pendistribusian warkat yaitu :

a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka

pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit

Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan

di Unit Kearsipan.

b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi,

maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit

Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi

operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah

(Unit Kerja).

c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan

sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian

warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di

setiap Unit Kerja bertanggung jawab

3. Penyimpanan arsip

Prosedur Penyimpanan Arsip

a. Pengumpulan warkat

Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan

pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.

b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan

18

Kearsipan

Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari

pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian,

file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa

di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.

c. Penetapan indeks

Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan

peraturan yang berlaku.

d. Pemberian kode warkat

Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di

belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.

e. Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode

yang telah di tetapkan.

f. Penyimpaanan dan penataan warkat

Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing

berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai

ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip

antara lain:

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

2. Sistem Masalah ( Subject Filing System)

3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

4. Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)

5. Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

19

Kearsipan

Menentukan jenis surat yang di butuhkan

Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya

dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar

arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan

out foldernya.

Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi

kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai

tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan

pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting

dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih

berlaku di instansi-instansi diantaranya:

a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat

perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam

pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-

masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari

sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan

untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti

penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai

kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan.

Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan,

pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

20

Kearsipan

Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah

cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau

dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya.

Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk

disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan

tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan

tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat

pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk

menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi

dan untuk keperluan legal tertentu.

5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :

Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau

terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus

dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus

mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang

penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan

kertas, dan percikan air.

Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang

tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis.

Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena

langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai,

dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan

untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat

diletakkan disela-sela arsip.

Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau

siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan

merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain.

Dipasang tabung pemadam kebakaran.

21

Kearsipan

Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima

dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga

peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas

angin.

Pengamanan arsip

Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di

dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu

diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan

peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar

dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk

pada ruang tempat penyimpanan arsip.

6. Penyusutan Arsip

Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip

a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:

Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit

kearsipan di lingkungan suatu

instansi/lembaga/kantor/organisasi.

b. Penyerahan arsip

Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan

instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor

arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu

menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau

22

Kearsipan

lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai

kembali statusnya.

Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada

kantor arsip nasional Republik Indonesia.

Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor

arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing

instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang

retensinya di bawah 10 tahun.

a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip,

yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka

penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing

instansi/lembaga/kantor/organisasi.

b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak

dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-

arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan

maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak

berhak.

7. Pemusnahan Arsip

Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat

dilakukan dengan Cara :

a. Pembakaran

Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah

arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan

dengan sempurna (sudah jadi abu)

b. Pencacahan

Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama

sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara

23

Kearsipan

pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap,

tidak harus selesai pada saat itu.

c. Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan

menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas

tumpukan arsip.

D. Azas – Azas Kearsipan

Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat

masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau

gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa

pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu

atap atau tidak, volume surat yang besar,

jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

1. Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip

dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus

menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.

Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip

akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.

Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di

masing-masing unit.

2. Asas Desentralisasi

24

Kearsipan

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan

disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang

ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan

sistem kearsipan yang diinginkan.

Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelemahan asas Desentralisasi:

Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk

menangani arsip.

Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain

untuk menyimpan arsip.

3. Asas Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan

memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas

desentralisasi.

25

Kearsipan

BAB III

PENUTUP

A. Ringkasan

Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,

maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan

disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan

secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah

dan cepat.

Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor

oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan,

penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan

sistem yang baik dan proses benar benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman

dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada

pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara,

juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan

organiasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan

pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau

perusahaan yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono, 1992 : 21).

Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu

sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig.

Wursanto, 1989 : 12). Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan

dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga

daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan dan pemidahan serta pemusnahannya.

Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi

menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan

baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat dan

26

Kearsipan

tepat. Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar

terhadap kearsipan. Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang

Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai : 1). Naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan

pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2). Naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Kantor Arsip Daerah, 1996 : 10).

Penumpukan arsip itu terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor

seperti kurangnya jumlah Sumber Daya Manusia yang menangani bidang

keasipan, kurangnya perhatian atau atensi dari pimpinan, kurangnya dana yang

dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang

dalam bidang kearsipan.

27

Kearsipan

BAB III

LATIHAN DAN TUGAS

Uraian:

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip !

2. Jelaskan apa yang dimaksud kearsipan !

3. Jelaskan pengertian asas sentralisasi, desentralisasi dan asas gabungan !

4. Sebutkan kelebihan dan kekurangan asas sentralisasi dan asas desentralisasi !

5. Sebutkan dan jelaskan cara-cara pemusnahan arsip !

Praktik

Membentuk kelompok yang beranggotakan 4 orang untuk membuat contoh kartu

indeks, kartu tunjuk silang, dan lembar pinjam arsip, serta membuat ringkasan

kegunaan dari ketiga kartu ini dan mempresentasikannya didepan kelas bersama

kelompoknya.

Tugas Portofolio

Membuat ringkasan apa yang dipahami oleh siswa mengenai kearsipan dan

membacanya di depan kelas.

28

Kearsipan

BAB IV

PENILAIAN

Teknik penilaian:

a. Aspek sikap

Penilaian Sikap Religius (K.D.1.1)

No. Nama

Siswa

Aspek yang dinilai

Jumlah

Nilai

Memulai

Kegiatan

dengan Doa

Mengakhiri

Kegiatan

dengan Doa

Mengagungkan

Nama Tuhan

Saat Melihat

Obyek yang

Beragam

Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak

1.

2.

3.

4.

5.

Jumlah

Keterangan :

Ya = 1 Tidak = 0

Nilai =

29

Kearsipan

Lembar pengamatan Sikap

No Aspek yang Diamati 4 3 2 1

1 Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan

proses pembelajaran

2 Menunjukkan rasa peduli dengan

mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis

terhadap masalah-masalah yang

dikemukakan dalam hubungan masyarakat

dalam menangani pekerjaan kantor

3 Menggunakan kata-kata yang tidak

menyinggung perasaan orang lain

4 Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan

tugas

Nilai =

SKOR INDIKATOR

4 Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan

3 Sering berperilaku sesuai yang diharapkan

2 Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan

1 Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan

b. Aspek pengetahuan

Instrumen penilaian pengetahuan

N

o

Contoh

Instrumen Kunci jawaban

Sko

r

1 Jelaskan apa

yang dimaksud

dengan arsip !

Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah

berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film,

rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen

lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat

20

30

Kearsipan

atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/

perorangan yang mempunyai kegunaan yang

disusun menurut sistem tertentu untuk

mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan

kembali dengan cepat dan tepat.

2. Jelaskan apa

yang dimaksud

kearsipan !

kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses

pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,

penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu,

menemukan kembali dengan cepat dan tepat,

penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan

pemusnahan arsip.

20

3 Jelaskan

pengertian asas

sentralisasi,

desentralisasi

dan asas

gabungan !

Asas Sentralisasi adalah

penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan

dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus

menangani tentang arsip.

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip

dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke

masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan

dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi

dengan kebaikan asas desentralisasi.

20

4 Sebutkan

kelebihan dan

kekurangan

asas sentralisasi

Keuntungan asas Sentralisasi:

Pengawasan akan lebih

efektif dan efisien.

20

31

Kearsipan

dan asas

desentralisa

Penghematan dalam biaya,

alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

Jika dalam waktu bersamaan

tiap unit membutuhkan arsip

akan kesulitan terpenuhi

dalam waktu cepat.

Prosedur di pusat belum

tentu sama dengan yang ada

di masing-masing unit.

Keuntungan asas Desentralisasi:

Tiap unit yang ada

dalam organisasi bebas

menerapkan sistem kearsipan

yang diinginkan.

Pengawasan arsip tiap-tiap

unit lebih mudah.

Kelemahan asas Desentralisasi:

Pimpinan unit sedikit

kehilangan waktu karena

untuk menangani arsip.

Tidak dapat menghemat

tenaga, alat maupun sarana

lain untuk menyimpan arsip.

5 Sebutkan a. Pembakaran 20

32

Kearsipan

dan

jelaskan

cara-cara

pemusnaha

n arsip !

Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat

dilakukan apabila jumlah arsip yang

dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran

harus dilakukan dengan sempurna (sudah

jadi abu)

b. Pencacahan

Arsip yang sudah dicacah berujud

potongan-potongan kertas yang sama sekali

tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang

bersangkutan. Cara pemusnahan dengan

mencacah arsip dapat dilakukan secara

bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.

c. Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah

memusnahkan arsip dengan menuangkan

bahan kimia yang digunakan (biasanya soda

api) di atas tumpukan arsip.

a. Aspek keterampilan

Membentuk kelompok yang beranggotakan 4 orang untuk membuat contoh kartu

indeks, kartu tunjuk silang, dan lembar pinjam arsip, serta membuat ringkasan

kegunaan dari ketiga kartu ini dan mempresentasikannya didepan kelas bersama

kelompoknya.

.

Jawab

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang

disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu

indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm.

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat

penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu

33

Kearsipan

dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan dan berukuran

12.5 cm X 7.5 cm.

Lembar pinjam arsip digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut:

a) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

b) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu

pengembalian arsip yang dipinjam

c) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

d) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang

tidak dikembalikan.

e) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Skor :

Skor perolehan

91 – 100 : Nilai A

80 – 90 : Nilai B

65 – 79 : Nilai C

40 – 64 : Nilai D

0 – 39 : Nilai E

34

Kearsipan

Instrumen Penilaian Keterampilan

Indikator : Menyajikan hasil pengamatan, mengidentifikasi dan mengkomunikasikan hasil diskusi kelompok.

No.

Nama Siswa

ASPEK PENILAIAN

Jumlah

Nilai

Merumuskan

Pertanyaan

Melakukan

Pengalaman Menafsirkan data Mengkomunikasikan

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1

2

3

4

5

35

Kearsipan

Aspek yang dinilai Penilaian

1 2 3

Merumuskan pertanyaan Tidak merumuskan pertanyaan Perumusan pertanyaan dengan

bantuan guru

Perumusan pertanyaan dilakukan

mandiri (indivudual/ kelompok)

Melakukan pengamatan Tidak mengamati Pengamatan teliti tetapi masih

mengandung interpretasi lain

Pengamatan teliti dan tidak

mengandung interpretasi

Menafsirkan data Tidak menafsirkan Melakukan analisis tetapi tidak

mengaitkan antar variabel

Melakukan analisis mencoba

mengaitkan antar variabel

Mengkomunikasikan Secara lisan Lisan dan tertulis Memadukan secara tertulis dan

lisan

36

Kearsipan

Penilaian : Rumus nilai =

x 100 %

Skor:

0 – 25 nilainya sangat kurang

25 – 50 kurang

50 – 75 cukup

> 75 baik

37

Kearsipan

Tugas Portofolio

Mengumpulkan dan mendokumentasi Arsip dan Kearsipan

INSTRUMEN PENILAIAN PORTOFOLIO

Matapelajaran : Kearsipan

Durasi Waktu : 4 x 45 menit

Nama Peserta didik :

Kelas/ Semester : X / 1

No KI/KD/PI Waktu

MACAM PORTOFOLIO

Jumlah

Score Nilai

Ku

ali

tas

Ran

gk

um

n

Mak

ala

h

Lap

ora

n

Pen

gam

ata

n

Lap

ora

n

Ek

sper

imen

1

2

3

Catatan:

PI = Pencapaian Indikator

Untuk setiap karya peserta didik dikumpulkan dalam satu file sebagai bukti

pekerjaan yang masuk dalam portofolio.

Skor menggunakan rentang antara 0 -10 atau 10 – 100

38

Kearsipan

Daftar Pustaka

Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung:Titian Ilmu

Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta :BumiAksra