ICD-10-TM for PCU

Implementation in Thailand

POLAWAT  Witoolkollachit, MD., M.Sc.(IT-M)

Deputy director Tak Public Health office and

Bureau of Policy and Strategy

Ministry of Public health

WANSA PAOIN, MD.,Phd.

Faculty of Medicine, Thammasat University

ICD Implementation in Thailand

1950 ICD-7 for mortality statistics

1963 ICD-8 1980 ICD-9 1994 ICD-10 2005 ICD-10-TM (ICD-10 Thai Modification)

Level of Health Service Providers

Center and Provincial Hospitals

Primary Care Units (PCUs)

University Hospitals

(Teaching Hospital 500-2000 bed)

Community Hospitals

Primary Care Unit (PCU)

4

Front liner health providers 10,068 PCUs across the

country Provide preventive care and

primary medical care 3-5 employees/PCUs Nurses, health workers and

public health professionals NO DOCTOR !!!

619 Public’s Clinics in Bangkok

First evaluation of ICD-10 coding quality in Primary care Unit

Conducted in 2007 Bureau of policy and Strategy , Ministry of

Public Health collected individual patient data coded in ICD-10 from every PCU in the country

Error rates 70-90% Most common type of error = Invalid code Second common type = Incorrect code

when recheck with diagnosis

Cause of error analysis round 1

No ICD books available in PCUThey use local Diagnosis Name =

ICD List

No training on ICD-coding for PCU staffThey ‘ve just select something in

the list.

รายการรหั�สโรคที่��พบบ�อยในโรงพยาบาลบ�านหันองหัมาว้�อชื่��อโรค รหั�สDiarrhea A09Diabetes mellitusE14.9Thrombosed HemorrhoidI84.0PneumoniaJ18.9Bronchitis J40Laceration woundT14.1Fracture femurS72.9etc.

Training of PCU staff

Feedback from participants ICD full version is too complicated and

too heavy !! We will hardly found cases to use those

codes!! We have common patients with diarrhea, pharyngitis, diabetes mellitus, hypertension etc.

Give me 2-3 copies of ICD book set!! Give me more people to do ICD coding !!

ICD-10-TM for PCU project

Make ICD-10-TM easier for use in PCU Reduce number of codes by analysis past usage and

choose some codes that represent common diseases found in PCU

Eliminate complexity Dagger – Asterisk system

Hide and seek feature ( Chapter XIII site codes, etc.)

Confusing code description C00.9 Lips, unspecified

Should be C00.9 Malignant neoplasm of lip

Non user friendly words and symbols E14.9 Unspecified Diabetes Mellitus

Simplified ICD-10-TM Delete Category header together with some specific

code

Become A00.9 Cholera

Simplified ICD-10-TM

Reduce index terms

Include Self Directed Training book (How to code ICD-10-TM for PCU) in the book set

ICD-10-TM

Original ~35,000 codes 401 pages of

index Dagger –

asterisk system

Additional codes (option)

Complex words and symbols

PCU version ~ 1,900 codes 123 pages of

index No complicated

features No additional

coding Simple words

Implementation of ICD-10-TM for PCU

Testing of beta version July 2009 Finished first version August

2009 1st phase Implementation

September - November 2009

2nd phase Implementation 2010 3rd phase Implementation 2012

3 rd Phase Development in Tak Province

Coding Quality Audit Jan 2013 Problem Identification, Analysis Feb

2013 Intervention March – April

2013 Re Audit June 2013 Continuous Improvement July 2013

Tak Province

21

Tak province

ตาก

Area 16,406.65 Km2. Distance to Bangkok 426 Km. - Border between Thai and Myanmar560 km.- Population 523,956 people

22

Tak Mapแม�ฮ่�องสอน

เชื่�ยงใหัม�ล�าพ�น

ล�าปาง

ส!โขที่�ย

ก�าแพงเพชื่ร

นครสว้รรค#

อ!ที่�ยธาน�กาญจนบ!ร�

Myanmar

ที่�าสองยาง

แม�ระมาด

บ�านตาก

แม�สอดพบพระ

ว้�งเจ�า

เม�องตาก

สามเงา

อ! �มผาง

แม�ระมาด

9 Districts

Coding Quality Audit Jan 2013

District Name

Coding Error

A เมื�อง 58.44%

B แมื�สอด 57.20%

C

แมื�ระมืาด 46.11%

D บ้�านตาก 39.90%

E วั�งเจ้�า 52.64%

F

ท่�าสองยาง 52.05%

G สามืเงา 39.90%

H พบ้พระ 46.92%

I อ��มืผาง 50.46%

Type of Coding Errors

A Incorrect Code (Compare to diagnosis word)

B No diagnosis word to support the code

C Ambiguous Code (Silly Codes)

(e.g. L02.9 Skin Abscess unknown location)

D Incomplete Code (Loss of Final Digit)

E Use External Cause as Principal Diagnosis

F Code with Too much Digit (e.g. M130005)

G Use ICD code instead of diagnosis word

NameNo Date Symptom

Diagnosis ICD

Audit

Result

Error

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 1

30/4/2556

ก�อนมืาขอร�บ้ยาเด�มื อาการท่� วัไปปกต� ขอร�บ้ยาก�นชั�ก ยาหมืดวั�นท่� 29/4/56

Epilepcy G40.9

G40.9 ü   Error A

14

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 2

30/4/2556

2 วั�นก�อนมืามื�อาการคั�นบ้ร�เวันหลิ�งมื�อ แลิะน�&วัมื�อท่�&ง 2 ข�างเคัยได�ร�บ้ยามืาแลิ�วั ท่าแลิ�วัอาการด�ข'&น ขอร�บ้ยาต�อ

ห�ด B86.9

B86.9 ü   Error B

9

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 3

30/4/2556

2วั�นก�อนมืามื�อาการปวัดศี�รษะ ปวัดต�นคัอ เน� องจ้ากไมื�ได�นอน จ้ากการเตร�ยมืงานศีพญาต�

Headache R51.0

R51.0 ü   Error c0

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 4

30/4/2556

เชั�าน�&ต� นข'&นมืามื�ข�&ตาส�เหลิ�อง เปลิ�องตาข�างขวัาจ้'งมืาสอ.

eye pain H57.1H57.1     Error

d0

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 5

29/4/2556

ขอวั�ดคัวัามืด�น ไมื�ได�ท่านยะ 3

วั�น จ้+าศี�ลิ na Z01.3xxx   b Error

e0

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 6

25/4/2556

ไมื�มื�บ้�นท่'กอาการแต�บ้�นท่'กในแบ้บ้บ้�นท่'กการตรวัจ้ร�กษาผ-�ป.วัยคัวัามืด�นแท่น

naE78.9

I10 Z13.1

xxx   b Error f 0

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 7

22/4/2556

NCD (คั�ดกรอง NCD) naR03.0 Z13.1 Z13.8

xxx     Error g

0

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 8

18/4/2556

NCD (คั�ดกรอง NCD) na Z01.7xxx     Sum 23

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 9

17/4/2556

ร�บ้วั�คัซี�น na

Z00.1 Z24.6 Z01.2 Z27.1 Z24.0 Z24.4

xxx   a

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 10

17/4/2556

ร�บ้วั�คัซี�น na Z00.1xxx   a

เฉลิ�มืพระเก�ยรต� 11

19/4/2556

10 นาท่�ก�อนมืาส�งกะส�บ้าดท่�องแขนซี�ายยาวั 4 cm ลิ'ก 0.3

cm มื�เลิ�อดซี'มื

Cut wound

Z23.5 S51.1 W27.0

2

S51.1 W27.9

9

  a

Intervention Re Training Adopted new coding guideline Re Assessment

Coding Quality Audit June 2013

District NameCoding

Error PreJune Error

A เมื�อง 58.44% 84.91%

B แมื�สอด 57.20% 33.58%

C แมื�ระมืาด 46.11% 35.83%

D บ้�านตาก 39.90% 33.08%

E วั�งเจ้�า 52.64% 35.50%

F ท่�าสองยาง 52.05% 33.06%

G สามืเงา 39.90% 36.50%

H พบ้พระ 46.92% 20.68%

I อ��มืผาง 50.46% 49.29%

Continuous Improvement Plan

Set audit team in each district Conduct audit every 3 months Identified root cause Selective correction to

individual level Next external audit Jan 2014

Conclusion ข�อเสนอแนะเชั�งพ�ฒนา Opd implementation

In each opd level มื�หมือ ไมื�มื�หมือ

Thank you for your attention