Udredning af det medico-tekniske område - Hospitalsenheden Vest

Marts 2012

Dato 17.04 2012

Jesper Riis Jensen /

Henrik. G. Iversen

Tel. +45 78 43 85 41 /

+45 30 17 38 26

henrik.g.iversen@vest.rm.dk

Sagsnr.

Hospitalsenheden VestLedelsessekretariatet

Gl. Landevej 61

DK-7400 HerningTel. +45 7843 0000

post@vest.rm.dkwww.vest.rm.dk

1

Indholdsfortegnelse

1.0 Indledning.....................................................................................2

1.1 Den Medicotekniske funktions udvikling......................................................2

1.2 Organiseringen af det medicotekniske område i Region Midtjylland ................3

1.2.1 Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland ......................................................4 1.2.1.1 Det medicotekniske område..................................................................... 4 1.2.1.2 Opgavefordeling på det medicotekniske område ......................................... 4

2.0 Udredningen..................................................................................5

2.1. Medicoteknisk afsnit, HEV........................................................................5

2.2: Økonomiske nøgletal ..............................................................................6

2.3 Organisatorisk dækning samt aktivitetstal for MTA.......................................7

3.0 Fremtidig organisering ................................................................12

3.1 Regional model med faglig specialisering og geografisk spredning (central

model)....................................................................................................... 12

3.2 Decentral model med integration i det almentekniske område (nuværende

model)....................................................................................................... 16

4.0 Anbefaling, hvilken model skal anvendes i DNV Gødstrup ...........19

5.0 Proces og tidshorisont for implementering af anbefalinger.......20

6.0 Øvrige anbefalinger .....................................................................20

7.0 Bilag ............................................................................................22

Bilag 1: Kommissorium................................................................................ 22

Bilag 2: Beskrivelse af det medicotekniske funktionsområde............................. 24

2

1.0 Indledning Hospitalsenheden Vest (HEV) har som enhed igennem en længere periode haft som en meget væsentlig udfordring at sikre budgetmæssig balance. Med regnskabet for 2011 samt budget-lægningen for 2012 tyder meget på, at HEV bevæger sig mod en balancesituation, hvor kra-vet er, at der skal præsteres mere for mindre uden dette påvirker kvaliteten negativt. Ikke desto mindre er der fortsat et stort behov for løbende at identificere og effektuere mulige rationaliseringsgevinster. På den baggrund har hospitalsledelsen ultimo 2011 nedsat en arbejdsgruppe, som skal belyse den medicotekniske funktion i enheden med henblik på eventuelle rationaliseringsgevinster. Arbejdsgruppen har hospitalsdirektør Henning Vestergaard som formand og består derudover af:

• Afdelingsleder Teknisk Afdeling, Thorkil Vandborg, HEV • Afsnitsleder Medicoteknik René Edslev, HEV • Afdelingschef Frank Neidhardt, Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland • Servicechef Klaus Bergulf, Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland • Ledende oversygeplejerske Hanne-Birgit Falkesgaard, Røntgenafdelingen, HEV • Ledende oversygeplejerske Else Folmer, Anæstesiologisk Afdeling, HEV

Gruppen sekretariatsbetjenes af Økonomi samt Strategi & Plan, HEV. Baggrunden for evt. at kunne rationalisere på området bunder i, at den medicotekniske funk-tion i Hospitalsenheden Vest er forankret lokalt i Teknisk Afdeling, og derved kan der eventu-elt høstes stordriftsfordele ved i større eller mindre omfang at indgå i et partnerskab/fusion med Indkøb og Medicoteknik på regionalt plan. Medicoteknisk afsnit i Hospitalsenheden Vest udgøres af en normering på 11 personer (inkl. en afsnitsleder), fordelt på 2 ingeniører, 3 kliniske medicoteknikere og 6 medicoteknikere som både beskæftiger sig med medicotekniske opgaver og almen tekniske opgaver. Udover nor-meringen er der som regel 2 lærlinge i afdelingen. Lønbudgettet andrager ca. 4,8 mio. kr. ekskl. udgifter til lærlinge / elever. Medicoteknisk afsnit er fordelt på 2 matrikler, henholdsvis Herning og Holstebro. Gruppens kommissorium fremgår af bilag 1. Med baggrund i denne rapport vil arbejdsgruppen slutteligt komme med en anbefaling i for-hold til eventuelle ændringer i den nuværende organisering af den medicotekniske område i Hospitalsenheden Vest. 1.1 Den Medicotekniske funktions udvikling Den medicotekniske funktion er et relativt ungt specialefelt indenfor det danske sundhedsvæ-sen affødt af en voldsom sundhedsteknologisk udvikling. Funktionen arbejder med medicinsk teknologi, der ikke længere er veldefineret, men som er forudsætningen for mange undersø-gelses- og behandlingsmetoder. Begrebet medicinsk teknologi og varetagelsen heraf skal der-for ”tænkes bredt”, og kan som følge heraf bedst defineres som: metoder, processer, teknik og apparatur der anvendes til undersøgelse, behandling og pleje af patienter. Den medicotekniske funktion voksede oprindeligt ud af hospitalernes tekniske afdelinger, da det sundhedsteknologiske udstyr udviklede sig fra mekanik til elektronik. Formålet var pri-mært vedligehold og reparation af det elektroniske udstyr i de kliniske afdelinger. Siden er udviklingen gået mod stadig mere højteknologisk og komplekst udstyr. Dette har ikke alene stillet større krav til medicoteknikeren/ingeniørens tekniske kompetencer, men også større krav om indsigt i udstyrets kliniske anvendelse. Udviklingen går derfor nu mod, at medico-

3

teknikeren/ingeniøren i højere grad bliver det kliniske personales sparringspartner. Udstyret er efterhånden blevet så avanceret i både teknologi, funktion og betjening, at der i stigende grad er brug for højtuddannede og specialiserede medicoteknikere/-ingeniører til at hjælpe med at tage hånd om teknikken, for at det kliniske personale har mulighed for at fokusere på patientens tarv. Medicoteknikeren/ingeniøren har dermed udviklet sig fra at være driftsteknisk apparaturspe-cialist med fokus på reparation og vedligehold, til i langt højere grad at være teknologispecia-list indenfor et smalt klinisk område. Dette med en central rolle i forbindelse med rådgivning, indkøb, undervisning, integration, kvalitetssikring, optimering samt forskning og udvikling. En udvikling der må forventes at fortsætte, ligesom efterspørgslen på medicotekniske ydelser fortsat vil være stærkt stigende. Det er derfor vigtigt, at der skabes grundlag for, at den me-dicotekniske funktion til stadighed kan udvikle sig med teknologien og de nye anvendelses-muligheder i klinikken. Denne udvikling har slået igennem og understøttes i dag af uddannelsessektoren. På forskel-lige ingeniøruddannelser uddannes der således nu civilingeniører i blandt andet biomedicinsk teknik og sundhedsteknologi, hvor man kombinerer lægens og ingeniørens traditionelle kom-petencer. Parallelt hermed blev der i 1998, på baggrund af Sundhedsstyrelsens rådgivnings-gruppe vedrørende den medicotekniske funktion i sygehusvæsenet, fastsat en vejledning om et 3-årigt postgraduat uddannelsesforløb til klinisk ingeniør. Formålet hermed var at sikre, at personer der arbejder med medicotekniske opgaver har tilstrækkelig uddannelse til at vareta-ge og udvikle disse. Endelig har det medicotekniske miljø i Danmark selv sørget for, at det nu er muligt at gennemgå et 2-årigt postgraduat uddannelsesforløb til klinisk medicotekniker. Den medicotekniske funktion er veldefineret i Sundhedsstyrelsens redegørelse fra 1994. Heri beskrives syv kerneområder:

1. Medicinsk teknologivurdering 2. Forvaltningsmæssige opgaver 3. Indkøb og administration 4. Kliniske funktioner 5. Fagtekniske opgaver 6. Undervisning og instruktion 7. Forskning og udvikling

Beslægtede områder til den mediciotekniske funktion hvor der til et tæt samarbejde er bl.a. i forhold til: Klinisk IT (eks. PACS, RIS, PDM-systemer og EKG-databaser), ansvarlig fysiker på det røntgendiagnostiske område (eks. apparaturteknisk sikkerhed, kvalitetssikring samt do-sisoptimering) samt det nuklearmedicinske og stråleterapeutiske område (eks. SPECT/CT, PET/CT og CT simulatorer). Der henvises i øvrigt til bilag 2 for en mere udførlig beskrivelse af det medicotekniske funkti-onsområde. 1.2 Organiseringen af det medicotekniske område i Region Midtjylland Med dannelsen af Region Midtjylland fulgte ambitionen om et sundhedsvæsen og dermed en sygehusbehandling i verdensklasse. Udviklingen går blandt andet mod færre indlagte på ho-spitalet, øget ønske om ”homecare” og tættere samarbejde med primærsektoren. Desuden en markedsgørelse og dermed et mere konkurrencepræget sundhedsvæsen. Endelig er forskning blevet en ambition på alle regionens hospitaler og ikke kun på Universitetshospitalet. Den medicotekniske funktion skal kunne matche dette høje ambitionsniveau i forhold til at kunne levere alle facetter af det medicotekniske funktionsområde til alle regionens hospitaler. Desuden ses et øget behov for gennemsigtighed, overblik, tværgående prioritering samt klar-hed over behovet for/udnyttelsen af apparatur. Endelig er der et betydeligt potentiale for fælles indkøb både regionalt og nationalt, hvilket betyder, at de medicotekniske leverandører orienterer sig mod stadig større markeder samt

4

en større specialisering. Resultatet heraf er blandt andet, at leverandørernes serviceorganisa-tioner vil blive samlet i større enheder. En udvikling vi allerede ser i dag, hvor service i bedste fald samles på nordisk plan. Dette betyder, at den medicotekniske funktion selv må kompen-sere herfor ved at opbygge egen ”1.- line servicefunktion” på specialiserede områder. Hvis dette skal kunne lade sig gøre, kræver det en ”kritisk masse” af medicoteknikere og ingeniø-rer, der er fagligt smalle, men som dækker geografisk bredt. På det medicotekniske område rummer regionaliseringen helt overordnet det ”kendte” di-lemma mellem på den ene side fordele/ulemper ved centralisering/decentralisering samt på den anden side fordele/ulemper ved faglig specialisering/generalisering. 1.2.1 Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland I forbindelse med etableringen af Region Midtjylland, blev Medicoteknisk Afdeling i det tidlige-re Århus Amt etableret som Medicoteknisk Afdeling for hele Region Midtjylland.1 Efterfølgende blev det i forbindelse med omstillingsplanen besluttet at fusionere Medicoteknisk Afdeling med Indkøb og Logistik, som blev til regionens afdeling for Indkøb & Medicoteknik. Afdelingen ledes i dag af en afdelingschef med reference til direktionen, og derudover 5 sekti-onsledere. (se bilag 3 for organisationsplan og ydelsesbeskrivelser for de enkelte sektioner). Indkøb & Medicoteknik har i alt ca. 85 årsværk, hvoraf 20 årsværk er indtægtsdækkede stil-linger samt 25 årsværk, der er finansieret via en kvoteordning. 1.2.1.1 Det medicotekniske område Det medicotekniske område består i dag af Medicoteknisk Afdeling (Indkøb & Medicoteknik), placeret ved Aarhus Universitetshospital, Skejby samt de medicotekniske funktioner placeret i forbindelse med de tekniske afdelinger på Hospitalsenheden Horsens, Vest, Midt og Regions-hospitalet Randers. Herudover er der enkelte specialeområder på Aarhus Universitetshospital, der har medicoteknisk kompetence direkte på afdelingen. Det drejer sig om stråleterapien, det nuklearmedicinske område samt PET-centret. Endvidere dækker Indkøb & Medicoteknik ansvarlig fysikerfunktionen dækkende Aarhus Uni-versitetshospital samt Hospitalsenheden Horsens, Regionshospitalet Randers samt delvist Hospitalsenhed Midt, mens ansvarlig fysikerfunktionen dækkende Hospitalsenheden Vest samt delvist Hospitalsenhed Midt er placeret på Regionshospitalet Viborg. Ansvarlig fysiker-funktionen for bekendtgørelserne indenfor nuklearmedicin og onkologi er placeret lokalt på specialeafdelingerne. Ressourcemæssigt er bevilling til anskaffelser placeret hos Indkøb & Medicoteknik, mens mid-ler til servicekontrakter, reservedele, reparationer, vedligehold og lignende er indeholdt i det enkelte hospitals driftsbudget. 1.2.1.2 Opgavefordeling på det medicotekniske område Indkøb & Medicoteknik varetager en lang række tværgående funktioner i regionen samt funk-tioner for enkelte hospitaler. Det drejer sig blandt andet om:

- Rådgivning omkring det medicotekniske område til det administrative og politiske ni-veau

- Indsamling af ønsker til anskaffelser via puljer til medicoteknisk udstyr - Rådgivning af hospitalsledelser i forbindelse med prioritering af apparaturønsker - Udarbejdelse af forslag til prioritering af de medicotekniske anskaffelser samt frem-

læggelse for Lederforum for Økonomi (LFØ) - Varetagelse af store anskaffelser af medicoteknisk udstyr for samtlige hospitaler - Varetagelse af tværgående anskaffelser

1 Der blev ikke i den forbindelse foretaget en nærmere udredning af området. Det har tidligere været nævnt i organisationsplanen for Region Midtjylland, at der skulle foretages en sådan udredning.

5

- Varetagelse af anskaffelse af mindre medicoteknisk udstyr for samtlige hospitaler - Økonomistyring og anlægsregnskabsaflæggelse for puljebevillingen - Forskning og udvikling - Undervisning - Implementering af nyt udstyr på Aarhus Universitetshospital samt delvist på Regions-

hospitalet Randers samt Hospitalsenhederne Horsens og Midt - Servicering af medicoteknisk udstyr på Aarhus Universitetshospital samt delvist på Re-

gionshospitalet Randers samt Hospitalsenhederne Horsens og Midt - Forhandling og indgåelse af tværgående servicekontrakter - Indgåelse af servicekontrakter i forbindelse med anskaffelse af nyt udstyr - Indgåelse af servicekontrakter for Aarhus Universitetshospital samt delvist på Regi-

onshospitalet Randers samt Hospitalsenhederne Horsens og Midt - Ansvarlig fysikerfunktion for det diagnostiske område for Aarhus Universitetshospital,

Regionshospitalet Randers, Hospitalsenheden Horsens og delvist Hospitalsenhed Midt. De medicotekniske funktioner på regionshospitalerne/hospitalsenhederne varetager blandt andet følgende funktioner:

- Servicering af hospitalets medicotekniske udstyr - Implementering af nyt udstyr - Indkøb af mindre medicoteknisk udstyr efter aftale med Indkøb & Medicoteknik - Deltagelse i alle større projekter omkring anskaffelse af medicoteknisk udstyr til hospi-

talet - Indgåelse af servicekontrakter for hospitalets udstyr, medmindre der er indgået tvær-

gående servicekontrakter eller der indgås servicekontrakt i forbindelse med anskaffel-se af udstyret.

2.0 Udredningen 2.1. Medicoteknisk afsnit, HEV Medicoteknisk afsnit er et afsnit under Teknisk Afdeling, som udgøres af en normering på 11 personer, fordelt på 2 ingeniører, 3 kliniske medicoteknikere og 6 medicoteknikere, som både beskæftiger sig med medicotekniske og almentekniske opgaver. Medicoteknisk afsnit er fordelt på 2 matrikler, henholdsvis Herning og Holstebro. Med en til-nærmelsesvis ligelig fordeling. Ud fra basen der mødes ind på, køres der mellem matriklerne for gensidig hjælp ved vakancer, kursus- og mødeaktivitet ect., hvor der opstår en hasteop-gave. Medicoteknisk afsnit har en devise om, at afsnittets bedst kvalificerede mand på områ-det varetager opgaveløsningen, under hensynstagen til den responstid og de (lov)krav der er forbundet med opgavens karakter. Afsnittet er semiopdelt2 i kompetenceklynger i forhold til varetagelsen af de primære opgaver vedr. medicoteknik, hvilket kan opgøres på følgende måde (ca. en tredjedel af ressourcerne anvendes til almen tekniske opgaver):

- Røntgen, Nuklearmedicin, KAG, stråleterapi, ultralyd og MR – ca. 3 mand - Overvågningsudstyr - ca. 1 mand - Dialyse (herunder også hjemmedialyse) - ca. 2 mand - Anæstesi, skopi og OP udstyr - ca. 2 mand - Laboratorieområdet – ca. 1 mand - Projektarbejde, mindre indkøb (pulje 1 og 3), Intern uddannelse, DDKM arbejde, do-

kumentationsarbejde, klinisk rådgivning ect. – 1 mand

2 Semiopdelt skal forstås som, at ressourcen angivet for det givne område ikke nødvendigvis er dedikeret 100 % til opgaven, men sagtens kan have andre foki også. Eksempelvis kan en dialysemand have en aktie i laboratorieområdet også. Til ovenstående er det vigtigt at stadfæste, at fordelingen er et udtryk for de kompetencer afsnitslederen råder over gennem sit personale, men at normeringerne ikke kan disponeres som fulde normeringer til medicoteknisk aktivitet, da det som beskrevet i pkt. 2.3, er nødvendigt at praktisere er overlap til det tekniske område for, at Teknisk Afdeling kan oppebære de opgaver der tilgås.

6

- Ledelse, projektarbejde, DNV arbejde, apparaturpuljer, klinisk rådgivning ect. – 1 mand.

Af andre opgaver som Medicoteknisk Afsnit beskæftiger sig med kan blandt andet nævnes:

- Varetagelse af mindre teknisk medicoteknisk udstyr - Vejledning og rådgivning om korrekt brug af udstyr - Vedligehold og reparationer af kroniske patienters udstyr - Mindre opgaver i forbindelse med indkøb af udstyr under pulje 1 og 2 - Forvaltning af servicekontrakter på områderne røntgen, nuklearmedicin samt KAG - Stråleterapien: Opstart af acceleratorer - Varetagelse af opgaver for Teknisk Afdeling.3

2.2: Økonomiske nøgletal Medicoteknisk udstyr: Der foreligger et dokument indeholdende en oversigt over antallet af og værdien af det eksi-sterende udstyr i HEV. Værdien er opgjort som et kvalitativt økonomisk estimat. Fordelingen (værdien) på specialer er som følger:

- Dialyse- og laboratorieområdet er der for ca. 45 mio. kr. udstyr - På det billeddiagnostiske område er der for ca. 216 mio. kr. udstyr - DKE-, OP- og overvågningsområdet er der for ca. 124 mio. kr. udstyr - Af almen medicoteknisk udstyr er der for ca. 16 mio. kr.

Værdien af det eksisterende medicotekniske udstyr i HEV andrager i alt ca. 400 mio. kr. sva-rende til genanskaffelsesprisen. Servicekontrakter: Medicoteknisk afsnit er ikke inde over enhver servicekontrakt, idet beslutningen og retten til at tegne kontrakter ligger hos de enkelte afdelingsledelser. På Røntgenområdet tegnes der primært fulddækkende kontrakter på CT og MR skannere. På KAG området tegnes der ser-vicekontrakter med udvalgte reservedele. På nuklearmedicinsk område tegnes der primært kontrakter uden reservedele. Servicekontrakternes ordlyd er typisk baseret på vedligehold med oppetidsgaranti. Hertil kan komme en variation over, om der er reservedele inkluderet. Hvor der vurderes, at nedbruds-kontoen kan bære risikoen, tegnes der ikke med reservedele. På de store enheder, hvor en reservedel typisk kan koste 0,5-1,5 mio. tegnes der også typisk reservedelsdækning. Nedenstående tabel viser en oversigt over udgifter til servicekontrakter på de kliniske ser-viceområder (Nuklearmedicin, røntgen, klinisk biokemi og KAG)4. Derudover er der en drift-sikringsaftale på det endoskopiske udstyr svarende til ca. 2,35 mio. kr. Servicekontrakter 2011 (kr.) Afdeling Udgift Anæstesiologisk 174.379 Nuklearmedicinsk 644.288 Kl. Biokemisk 750.205 Røntgen 5.053.026 Medicinsk 303.048 Olympuskontrakt 2.346.204 I alt 9.271.150

3 Jf. afsnit 2.3.2 Almentekniske opgaver vedr. yderligere uddybning. 4 Tallene dækker over et øjebliksbillede gældende alene for 2011, da der ikke tages højde for apparatur under garanti etc.

7

Note: Eksklusiv software Drift- og vedligehold: Udgifterne til drift og vedligehold er estimeret i nedenstående tabel, dog indeholder estima-terne både udgifter til teknisk og medicoteknisk udstyr.5 Estimerede udgifter i 2011 til drift og vedligehold af udstyr (kr.) Anæst. Nuk.med KBA Røntgen Med. Afd. Samlet Rep./service 163.822 136.206 374.636 931.582 209.786 1.816.032 Reservedel 102.052 231.943 375.447 59.407 1.615.371 2.384.220 Total 265.874 368.149 750.083 990.989 1.825.157 4.200.252 Note: Opgørelsen er inklusiv udgifter til teknisk udstyr Derudover anvendes der skønsmæssigt ca. 5 mio. kr. årligt til nedbrud af medicoteknisk ud-styr. 2.3 Organisatorisk dækning samt aktivitetstal for MTA Et timeforbrug på afdelingerne eksisterer ikke, idet aktiviteten sker gennem forventningsaf-stemninger og løbende justeringer afhængigt af ”presset” på afdelingerne. Tilgangen er dy-namisk frem for statiske kvoter. Ydelsesbeskrivelserne og servicemål ligger indlejret i forventningsafstemningerne med afde-lingerne og HL, eksempelvis beskrevet i Budget og Udviklingsaftalen (BUA). Det medicotekniske personale varetager samtidigt flere opgaver af almenteknisk karakter. 2.3.1 Medicotekniske opgaver: Beskrivelse af nedenstående er baseret på fordelingen af personer på funktionsområder. Efterfølgende tal er ligeledes baseret på en tidsstudieanalyse fra 2008 samt de vedligeholds-data, der er oparbejdet i forbindelse med DDKM (risikoanalyser og øget fokus på vedlige-hold). Medicoteknisk afsnit hjælper til med at indkøbe noget af det udstyr, som anskaffes via pulje 3. Opgavemængde afhænger af, hvilke emner der ligger på puljen. Derudover forsøger medico-teknisk afsnit at speede indkøbsprocessen op på emner der ligger under udbudsgrænsen, såfremt dette er aftalt med I & M. Til begge disse opgaver bruges der i alt ca. 200 timer årligt, med majoriteten på pulje 3 (ca. 85 %). I forbindelse med regionale emner så som dialysen hvor MTA, HEV er store aktører, bydes der ind med hjælp til det regionale udbudsarbejde. Samtidig pågår der lokal support til den regio-nale enhed i forbindelse med anskaffelser af udstyr, hvor lokal knowhow vurderes nødvendig. Det være sig på røntgenområdet, skopiområdet ect. Der bruges ca. 200 timer på dette om året. Der pågår henover året en dialog i Medicoteknisk Afsnit omhandlende udstyr og dets tilstand. Emnerne bliver samlet op til brug for prioritering af udstyret, når puljeansøgningerne sættes i spil. Opgørelsen i tid er derfor ikke entydig, men et estimat på tidsforbrug fra afsnitslederen ligger på ca. 2 dage. Herudover anvendes tid af planlæggeren og afdelingslederen i Teknisk Afdeling. Tidsforbruget er skønnet til ca. 18 til 20 arbejdsdage for planlæggeren og 5 dage for afdelingslederen. Opgaverne der løses er:

5 Udgifter til reparationer og vedligehold er estimeret, da det pga. aktuel konteringspraksis er vanskeligt at danne et præcist overblik.

8

- Årlig indkaldelse af ansøgninger - Klargøring af materiale til prioritering af ønskerne for cheflægen og efterfølgende fore-

læggelse af sag for Hospitalsledelsen - Ca. 2 årlige økonomiopfølgninger i samarbejde med Indkøb og Medicoteknik - Interne opfølgninger på økonomi/indkøb - Styring af nedbrudspuljen.

Såfremt der i det medicotekniske projektarbejde opstår almentekniske emner varetager me-dicoteknikeren både den medicotekniske og den almentekniske interesse. Der pågår ikke deciderede undervisningsforløb fra medicoteknisk afsnits side. Her trækkes der på leverandørerne. I stedet er der fokus på instruktion i korrekt håndtering af udstyret, hvilket er en daglig del af teknikernes arbejde. Et forsigtigt estimat er ca. 30 minutter om dagen. I forbindelse med DDKM har der været en del udarbejdelse af dokumentation til opfyldelse af kravene. Opgaven har været løst ved at udskyde alt, hvad der kunne udskydes, og den pri-mære del af arbejdet er blevet udført af afsnitslederen og ingeniøren. Det efterfølgende arbejde med DDKM med en ren medicoteknisk vinkel ligger på ca. 7 timer ugentligt. Dvs. ca. 320 timer. Med hensyn til medicotekniske UTH´er, er der ca. 1-2 registrerede hændelser pr. år. Der bru-ges ca. 7 timer pr. hændelse. Medicoteknisk afsnits personale efteruddannes primært i forbindelse med apparaturindkøb, men der satses også på ledelsesuddannelse, klinisk medicotekniker uddannelsen og projekt-ledelse. Et estimat vil være på ca. 30 uger i alt. Arbejde forbundet med røntgenbekendtgørelsen er fordelt over 3 personer i HEV. Der er en fysiker på konsulentbasis fra Viborg, en kvalitetsradiograf i Røntgenafdelingen og afsnitslede-ren ved medicoteknisk afsnit, som står med ansvaret for det elektriske og mekaniske vedli-gehold på udstyr, der ikke er under en vedligeholdskontrakt. Dokumentationsarbejdet i denne rolle samt vurderingsarbejdet forbundet med blybeskyttelse i bygningerne tager ca. 3 dage pr. år. Der er i medicoteknisk afsnit udarbejdet en skabelon for en medicinsk teknologivurdering, dette foranlediget af hospitalsledelsens behov. Teknologivurderingen bruges mere som et beslutningsredskab end som ”en rigtig” medicinsk teknologivurdering. Den har været brugt en enkelt gang til at skabe synlighed omkring fordele/ulemper i forhold til en afdelings over-vågningsudstyr. Udarbejdelsen af skabelonen var en opgave i den kliniske medicotekniker uddannelse, hvorfor tiden til denne ligger delvis indlejret i tidsforbruget til denne uddannelse. Alt i alt bruges der ca. 7 timer om året på anvendelse af skabelonen. Årligt tidsforbrug (NB: Der er alene tale om kvalitative estimater) Vedligehold Reparationer Akut* og haste Dialyse 385 timer 770 timer 202 timer Overvågningsudstyr og terapi 1220 770 timer 202 timer Billeddiagnostik UL, MR, Udefoto, C-buer, knoglerum, gennemlysning, CT, SPECT/CT, gamma-kamera, knoglemineral, PET/CT, mam-momater, orthopantomografer, kardio-logisk intervention og stråleterapi

500 timer 770 timer 750 timer

Operation og anæstesi 730 timer 1030 timer 500 timer

9

Laboratorium 250 timer 250 timer 200 timer Modtagekontroller og registrering 150 timer (estimat baseret på pulje 1 og 2 emner) Indkøb og udbudsdeltagelse rent medicoteknisk

350 timer

Projektarbejde rent medicoteknisk 150 timer Instruktion** 125 timer Efteruddannelse 1110 timer Røntgenbekendtgørelsesarbejde 20 timer Medicinske teknologivurderinger 7 timer DDKM og UTH´er af ren medicotek-nisk karakter

335 timer

Effektiv medicoteknisk aktivitet i alt 10596 timer

* Inklusiv first line ** 45 uger om året med 30 minutters aktivitet om dagen på området Support til hjemmerespiratorpatienter og hjemmedialysepatienter er ikke beskrevet. 2.3.2 Almentekniske opgaver: NB: tallene i tabellen er blevet revideret i forhold til tidligere materiale, grundet en Teknisk Chefs fratræden, hvor en mængde af dennes opgaver er overgået til den medicotekniske le-der. Endvidere er der nu blevet afsøgt, hvor meget tid den medicotekniske ingeniør faktisk bruger af tid på projekter, der i andre tekniske afdelinger i regionen er klart defineret som almentek-niske opgaver. Samtidigt er normeringstimerne sat til 1646 timer i stedet for 1630 timer, idet der som afsæt kun er udtaget ferie og søgnehelligdage fra bruttotiden for et årsværk. Der bliver på intet tidspunkt kalkuleret med den sygdomsstatistik som Teknisk Afdeling har eftervist ved BUA møderne. DNV arbejdet udgør ca. 1-2 måneders arbejde om året af forskellig karakter. Intensiteten er meget varierende, og er ikke taget med i nedenstående tabel. Nedenstående tabel viser den samlede normering i medicoteknisk afsnit forbrugt på fælles anliggender og almentekniske områder i Teknisk Afdeling. Position Opgave Skønnet forbrug i årsværk. Afsæt = 1646 timer.

(ekskl. 3 % sygdom, inkl. ferie + søgne / hellig-dage)

1 Medusa driftsopgave 1,00

2 Revalidering 0,29 3 Vagtordning, herunder også dagvagt 1,12 4 A/V udstyr 0,32 5 Implementering af udstyr, og håndtering af rokader i

bygningerne 0,63

6 Vandanlæg 0,15 7 Ledelse af teknisk karakter 0,73 I alt 4,24

10

Medusa Opgavens indhold I Teknisk Afdeling er der udpeget en administrator, samt en superbruger til håndtering af registreringssystemet Medusa. Programmet bruges både i forhold til bygnings- og apparatur-håndtering. Både administratoren og superbrugeren er medarbejdere fra den medicotekniske funktion. I forbindelse med opgaven udføres der oprettende tiltag, oplæring i brug af databa-sen for kunder, såvel som internt, samt arbejde med regional driftsoptimering og standardi-sering. Tidslig indhold Opgaven skønnes at være 1 årsværk inkl. mødeaktivitet, kurser osv., og vil i de kommende 2-3 år mindst være på dette niveau. Revalidering Opgavens indhold Teknisk Afdeling har prioriteret revalideringsopgaven i forhold til autoklaverne, i samarbejde med en af Århus’ Tekniske Afdelinger, idet der er stillet krav til en skærpet kvalitetssikring i den danske kvalitetsmodel (DDKM). Teknisk Afdeling er i gang med at drøfte vækstpotentialet på dette område, idet dekontami-natorer og svejsemaskiner m.v. også er et efterspurgt område. Teknisk Afdeling har sat 2 mand på opgaven. 1 fra den medicotekniske funktion og 1 fra den tekniske funktion. Idet manden fra den tekniske funktion udgør en vigtig del af grundstammen for udarbejdelse af kvalitetssikringen i teknisk afsnit, deltager han kun med 30% af sin tid på opgaven. De reste-rende 70% tilfalder den medicotekniske funktion. Tidslig indhold Teknisk Afdeling står for revalidering af 16 autoklaver. Revalidering af en autoklave tager 1 uge. På den medicotekniske side svarer normeringen til 13 ugers arbejde inkl. uddannelse og undervisning = 0,24 normering. Vagtordning, herunder også dagvagt Opgavens indhold Teknisk Afdeling har en vagtordning for HEV, hvor blandt andet 3 medicoteknikere, samt le-deren for det medicotekniske afsnit, indgår i. Vagtordningen er etableret på en sådan vis, at udkald bliver hensat til afspadsering. Pr. 20/10 2011 har de 3 medicoteknikere optjent 471 timer til afspadsering, hvilket må for-ventes optjent på det tekniske område, såfremt medicoteknikerne ikke indgår i opgaven. Herudover skal også indkalkuleres det, der formås at blive afspadseret, hvilket svarer til ca. 100 timer pr. måned. Dagvagtordningen indeholder ugentlige kontroller, herunder bundblæsning af kedler på sterilcentralen og kontrol af lægevagttelefoner. De 3 teknikere varetager opgaver af almenteknisk karakter i denne forbindelse, svarende til 30 min. pr. gang i et 8 mands rul = 90 dage = 45 timer. Hertil kommer mødeaktivitet (blandt andet i forbindelse med dokumen-tation og vagtoptimering), samt kursusaktivitet, i alt 3 uger om året samlet set = 111 timer. Tidslig indhold Optjent afspadsering + formået afspadsering i forhold til vagtordningen udgør aktuelt 1,02 årsværk. Dagvagtordningen udgør normeringsmæssigt 0,03 årsværk. Kursusaktivitet og mø-der = 0,07 årsværk. A/V udstyr Opgavens indhold Medicoteknikken fejlfinder og/eller udfører reparationer i forbindelse med på antenneanlæg, konferenceudstyr og fjernsyn. Opgaven har trods den simple teknologi en ”her og nu” karakter, idet mange mennesker er afhængige af apparaturets funktionsdygtighed.

11

Tidsligt indhold Denne del tager samlet set ca. 6 dage pr. måned at håndtere for hele HEV svarende til 0,32 årsværk. Implementering af udstyr i bygningerne Opgavens indhold Medicoteknisk afsnit deltager i implementering af udstyret for at sikre, at de bygningsmæssi-ge, forsyningsmæssige og lovgivningsmæssige forhold bliver opfyldt. Opgaverne er blandt andet logistikbetragtninger/udstyret ind og ud af huset, arbejdsmiljø, lysforhold, strøm-, ven-tilations- og køleforhold, udstyrets statik på bygningen, EMC betragtninger osv. Samtidigt varetager de medicotekniske medarbejdere opgaven i forbindelse med support ved indkøb og implementering af OP-lejer, OP-lamper, ophængte skopisøjler osv. Disse opgaver er typisk andre steder placeret i det almentekniske område. Tidsligt indhold Afsnitslederen bruger ca. 10 timer pr. måned på implementering af udstyr i bygningerne = 0,07 årsværk. Ingeniøren bruger ca. 70 timer pr. måned på indkøb og implementering af ud-styr, samt projekthåndtering ifm. rokader, af almenteknisk karakter = 0,49 årsværk. Hertil kommer diplomlederuddannelsen til projektleder, der er fundet nødvendig, for at øge kompetencen på området i Teknisk Afdeling, i alt 3 uger om året samlet set = 0,07 årsværk. Vandanlæg Opgavens indhold Medicoteknisk afsnit servicerer dialyseafdelingens vandanlæg. Her ses der blandt andet på ledningsevnen og hårdhed i vandet, og der påfyldes koncentrater, salt o.l. Samtidigt skiftes der forfiltre og udføres kemisk rens på anlægget. Årseftersyn og reparationer foretages lige-ledes af det medicotekniske personale. Tidsligt indhold Almindeligt vedligehold og reparation svarer til 24 dage om året. Skift af forfiltre og kemisk rens af anlæggene svarer til 8 dage om året. Årseftersyn svarer til 2 dage om året. I alt svarer aktiviteten til 34 dage om året = 0,15 årsværk. Ledelse Opgavens indhold Snitfladen med resten af Teknisk Afdeling er ikke til stede på ledelsesplanet. Den medicotek-niske leder har ligesom de andre ledere i Teknisk Afdeling et samlet ansvar for afdelingens funktionsdygtighed. Lederen for det medicotekniske afsnit arbejder ud over sit kerneområde derfor også med følgende opgaver for hele Teknisk Afdeling:

- Kvalitetskoordinator; det vil sige arbejder med TAK, e-Dok dokumenter, hjemmeside m.v. og har arbejdet med opgørelser osv. i LMU

- Patientsikkerhedsnøglefunktionen, samt sikkerhedsleder for hele Teknisk Afdeling - Ledelse for det administrative område - Ledelse for revalideringsteamet - Vagtledelse (døgnvagtfunktion) - Driftsledelse i Teknisk Afdeling, blandt andet generel arbejdsoptimering og arbejdsmil-

jø. - Projektleder i forhold til implementering af udstyr - herunder bygningsmæssige for-

hold. - Deltagelse i hygiejnerådet for Teknisk Afdeling.

12

Tidsligt indhold Praktisk arbejde Kvalitetskoordinationsarbejdet udgør ca. 20 dage om året = 148,0 timer. Patientsikkerheds-nøglefunktionen samt sikkerheds- og arbejdsmiljøleder udgør ca. 20 dage om året = 148,0 timer. Ledelse af det administrative område udgør ca. 6 dage om året = 44,4 timer Ledelse af revalideringsteamet udgør ca. 8 dage om året = 58,4 timer. Der bruges ca. 6 timer om året på MUS i forhold til ovenstående medarbejdere. Vagtledelsen udgør 3 måneder pr. år som standby og praktisk håndtering udgør ca. 200 timer pr. år (45 min pr. opkald i gennem-snit). Driftsledelsesdelen for Teknisk Afdeling som helhed udgør ca. 5 uger pr. år = 185 timer. Mødeaktivitet i forbindelse med ovenstående emner udgør ca. 15 % inkl. kørsel = 101 timer. Afdelingsledelsesmøder og afdelingsmøder inkl. kørsel (ekskl. Afsnitsmøder og funktionsle-dermøder) = 171 timer pr. år. Deltagelse i hygiejnerådet udgør ca. 24 timer inkl. kørsel. I forhold til ovenstående emner samt i forhold til lederudviklingsaktivitet er der kursusaktivi-tet svarende til ca. 3 uger årligt = 111 timer. I alt udgør afsnitslederens bidrag til hele Teknisk Afdelings aktivitet en normering på 0,73 årsværk.

3.0 Fremtidig organisering 3.1 Regional model med faglig specialisering og geografisk spredning (central model) Beskrivelse af modellen i forhold til DNV Gødstrup På basis af tidligere vurderinger af den medicotekniske servicefunktion i forbindelse med DNU-projektet, herunder udredning af tidligere faktisk forbrug sat op imod fremtidige for-ventninger på de forskellige kliniske fagområder, og under hensyntagen til den fysiske af-stand og supportmulighederne fra Indkøb & Medicotekniks (I&M) fællesfunktion, er der her beskrevet et forslag til en model for den medicotekniske servicefunktion på DNV Gødstrup. Væsentlige elementer, der skal tilgodeses, når der skal udarbejdes en model, er emner som nærhed, mulighed for vidensdeling samt hurtig respons og mulighed for at trække på en backup funktion. Derfor arbejdes der udfra en model med decentrale værksteder placeret tæt ved de kliniske afdelinger, som trækker mest på de medicotekniske ressourcer. De decentrale værksteder indrettes med flex-arbejdspladser, hvor bemandingen kan skifte efter faktisk ressource- og kompetencebehov. Alt sammen understøttet af medarbejdere på Indkøb & Medicotekniks centrale del. Erfaringen viser, at der af hensyn til arbejdsmiljøet max. bør være 3 værkstedspladser direkte sammen, men at dette til gengæld også giver mulighed for at skabe gode arealer og luft til at kunne servicere udstyret foruden mulig vidensdeling. I DNU er der valgt at indplacere to decentrale værksteder (hver med 2 gange tre medarbej-dere) og et dialyseværksted (2 medarbejdere). Endvidere er der plan om at etablere et min-dre værksted for håndtering af scoper og kuvøser i nærhed af den eksisterende kvinde/barn-afdeling (2-3 medarbejdere). I forbindelse med værkstedspladserne er der tilknyttet et mindre fælleskontor for 1. line-specialister, der ikke til dagligt har behov for en værkstedsplads, men primært arbejder via PC eller telefon, foruden direkte ude i afdelingerne i forbindelse med reparationer, vedlige-hold, undervisning mv. I DNU er der her til hvert decentralt værksted tilknyttet 2 faste samt 2 flexpladser i et fælles kontor. Set i forhold til størrelse og udstyrsmængder, antal specialer og den forventede klyngeopde-ling, samt idéen om at etablere mindre multi-servicerum i nærheden af afdelingerne, så vil et

13

første udkast til et setup på DNV være, at man søger at etablere et enkelt medicoteknisk ser-viceværksted svarende til et decentralt værksted på DNU, samt tilsvarende et dialyseværk-sted med depot i tilknytning til dialysen. Herved vil der blive mulighed for at betjene dialysen med 1-2 medarbejde, og de øvrige afsnit med 4-6 værkstedsmedarbejdere og 2-4 1.line-medarbejdere på det billeddiagnostiske område. Denne løsning forudsætter, at der på en række specielle områder som CT- og MR-scannerområdet også sættes 1. line-service op i form af tilkald til ”flyvende” specialister, som også servicerer andre hospitalsenheder. Disse vil i lighed med medicoingeniører og teknikere på indkøbs- og projektområdet benytte sig af flexpladserne i de givne situationer. Alt sam-men bidragende til vidensdeling og kompetenceopbygning i regionen. Endvidere skal der ses på en etablering af depoter til midlertidig opbevaring af udstyr samt et depot for reservedele i tilknytning til det medicotekniske værksted, alternativt se på, om der kan etableres tilstrækkelig reolplads ved evt. at udvide værkstedsrummet lidt. I det videre forløb er der brug for en yderligere drøftelse af den aktuelle logistik på området, da denne har betydning for bl.a. placering og størrelse af depoter samt ikke mindst flytningen af apparatur mellem afdeling, værksteder og depoter. Der pågår endvidere drøftelser om evt. at etablere fællesværksteder i regionen på nogle spe-cifikke områder, på samme vis som der er etableret fælles service af anæstesiudstyr i Viborg hos Hospitalsenhed Midt. Dette kunne give anledning til en revurdering af pladsforholdene, men den foreslåede disponering anses umiddelbart at være så fleksibel, at en evt. service-funktion for andre hospitalsenheder vil kunne etableres. I forbindelse med arbejdet hen i mod DNV, hvor I&M har den bygherremæssige rådgivnings-funktion på det medicotekniske område, er det helt nødvendigt med et så tæt samspil som muligt mellem de medarbejdere, der forestår den medicotekniske funktion i Hospitalsenheden Vest (HEV) og de medicotekniske rådgivere i I&M, der projekt- og rådgivningsmæssigt skal føre denne del af projektet igennem. Denne kontakt skabes bedst ved den centrale model, hvorved der sikres et fælles ejerskab til projektet og en entydig ledelsesmæssig forankring. Betydning for brugerne: Det medicotekniske fagområde har såvel et udviklingsmæssigt, et rådgivningsmæssigt og et drifts-/servicemæssigt perspektiv over for klinikken. Dette medfører en stor udfordring for at sikre både den rette kompetence og samtidig nærhed til klinikken. For en række typer af ud-styr er udfordringen med at opbygge den rette kompetence og fastholde denne, at der skal være et tilstrækkeligt volumen i opgaverne og et vidensmiljø for den enkelte medarbejder for at muliggøre dette. I&M har derfor valgt, at der arbejdes med udgangspunkt i en organisering, hvor medarbej-derne har deres ledelsesreference i en sektion, der har fokus på det funktionsmæssige f.eks. servicesektionen. Samtidigt indgår medarbejderne i en apparatur specifik gruppe sammen med de rådgivende medicoingeniører og de Ph.d.-studerende fra andre sektioner for at sikre vidensdeling på tværs af hele det medicotekniske fagområde dækkende lige fra forsknings- og udviklingsopgaver, anbefalinger omkring udskiftning af udstyr, optimering af brugen af udstyret og dets vedligehold, over samspil omkring modtagelse, test og idriftsætning af ud-styr. På denne måde er der skabt en kritisk masse, der giver grundlag for at have fagligt meget smalle specialister, som driftsmæssigt arbejder med en 1. line-service, der ofte enten er i stand til via remote service eller direkte fremmøde at genetablere driften ved et nedbrud eller gå direkte til leverandørernes specialister for at afdække den givne problemstilling og få ef-fektueret den rette handling. Endvidere medfører dette setup, at klinikken kan trække på specialister, som kan vejlede om optimeringer, indgå i applikationstræning, protokoludvikling m.v. På nuværende tidspunkt dækker I&M på denne måde store dele af det billeddiagnostiske område i den østlige del af regionen.

14

På enkelte områder er mængden af udstyr og omfanget af den forebyggende vedligehold af et sådant omfang, at det er nødvendigt løbende at vurdere og optimere på den nære service. Derfor har I&M en række decentrale værkstedsfunktioner på det enkelte hospital, der udover værkstedsfunktionen også fungerer som akut beredskab i dagtimerne, hvor der er mest pres på i klinikken. Dette dog med en stadig fokus på at optimere apparaturparken eksempelvis med backup udstyr, så en evt. nedetid minimeres og tilsvarende reparationer og vedligehol-delse optimeres rent planlægningsmæssigt. I praksis disponeres de decentrale ressourcer således, at medarbejderne i I&M primært ar-bejder ud fra samme hospitalsenhed, men indgår i afløsningen af medarbejdere på andre ho-spitalsenheder inden for samme faggruppe, og dermed i eksempelvis projektsammenhænge, i ferieperioder og ved sygdom dækker hinanden. For enkelte medarbejdere er der også tale om lidt på skift at møde op på de enkelte steder afhængigt af ressourcebehovet i en given perio-de. Al medicoteknisk udstyr, som serviceres af I&M, er kendetegnet ved at det er mærket med I&M’s apparaturmærkningsmærkat med et unikt ID-nr. Udstyret er endvidere registret i appa-raturregistreringssystemet Medusa, hvor al historik for udstyret registreres. Alle kliniske en-heder har adgang til dette system. Det betyder, at hvis de kliniske brugere konstaterer fejl eller mangler på et udstyr, der ønskes anden medicoteknisk service, eller man ønsker at kas-sere et udstyr, så kontaktes I&M enten ved at lave en elektronisk rekvisition i Medusa eller ved at ringe på I&M’s servicetelefonnr. Henvendelsen visiteres af I&M’s servicekoordinator, som opretter et servicejob, og tildeler dette til den bedst egnede tekniker samt sørger for at der ageres akut, såfremt der er brug for det. Overføres ovennævnte regionale model til HEV vil det på baggrund af den udredte apparatur-park være nødvendigt, at der i perioden frem til indflytning i DNV er bemandet 2 decentrale værksteder, et i Herning og et i Holstebro. Opdelt efter og med organisatorisk tilknytning til I&M’s faglige grupper vurderes det, at en kvalificeret løsning af driftsopgaven kræve følgende kompetencer/ressourcer:

- DOB (diagnose, operation, behandling) 2 medarbejdere - MAU (monitorering, anæstesi, ultralyd) 2 medarbejdere - Dialyse/laboratorie 2 medarbejdere - Billeddiagnostisk (røntgen) 1 medarbejder

Endelig er der udredt en række opgaver, som ved valg af den regionale model umiddelbart vil kunne henføres til I&M’s opgave som regionsdækkende fællesfunktion, og dermed overflyttes som marginale ydelser. Det drejer sig om følgende på det medicotekniske område:

- line servicesupport på det billeddiagnostiske område af I&M’s specialister. - Ledelsesfunktionen - Rådgivning vedrørende indkøb og udbud - Det løbende arbejde med puljerne, herunder udskiftningsplaner - Arbejdet med DDKM, risikovurderinger, instruktioner, UTH og MTV - Arbejde omkring service- og driftssikringsaftaler - LMU arbejde, herunder sikkerhedsledelse. - Implementering af nyt udstyr.

Beskrivelse af modellens effekter på servicekontrakter, vedligehold, reservedele o.l. På de områder, hvor service og vedligehold ikke varetages ”in-house”, gør det at have fagligt smalle specialister ansat, at servicekontrakter kan nøjes med at omfatte forebyggende vedli-gehold. Dette udgør normalt 25-40 % af kontraktprisen for en såkaldt fulddækkende kontrakt, der er inkl. reservedele og servicetimer. Ved fejl og nedbrud er 1.-line funktionen med til at sikre, at leverandøren sender den rette specialist med de rette komponenter, hvis ikke det er noget, man selv kan løse gennem dia-logen med leverandørens specialist. Det har vist sig i praksis, at dette medfører væsentligt

15

færre besøg fra serviceleverandørerne, og at problemet løses ved leverandørens første besøg, da nødvendige komponenter så er fremskaffet fra deres centrale lagre ude i Europa. De faglige specialister vil endvidere kunne deltage i servicemøder med leverandørerne, kvali-ficere og udfordre rimeligheden i fremsendte fakturaer, sikre at der ikke betales forskelligt for ens ydelser, indgå i regionale partnerskabsaftaler, afklare behovet for service- og vedligehol-delseskontrakter samt medvirke til at indhøste regionale stordriftsfordele. Tanker om arbejdsdeling med den øvrige del af regionen. Den regionale model vil medføre, at HEV i langt højere grad vil få gavn af I&M’s kontaktflade i og udenfor regionen. Det drejer sig bl.a. om kontakt med RM-IT vedr. vores samarbejdsflader, Sundhedsplanlægning vedr. anlægs- og investeringsplanlægning, herunder de medicotekniske apparaturpuljer og etablering af det telemedicinske center, Koncern HR vedr. arbejde med procesoptimering, Regional Udvikling vedr. OPI-samarbejde, Bygningskontoret vedr. udarbej-delse af designguides til de nye hospitalsbyggerier, Præhospitalet vedr. teknisk bistand, Kon-cern Økonomi vedr. f.eks. anlægsbevillinger og ILM, Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø i.f.m. udbud og en lang række kliniske afdelinger i forbindelse med forsknings- og udviklingsprojek-ter. Udover dette er lederen af I&M afdelingschef og del af koncernledelsen og har således mulig-hed for at deltage i Lederforum for Økonomi, Strategisk Sundhedsledelsesforum, Administra-tivt Sundhedsledelsesforum m.m. Som følge heraf har I&M en række koncerndækkende ”til-lidsposter” og er bl.a. systemejer på det regionale apparaturregistreringssystem Medusa, er projektejer af Midtlogistik-projektet, sidder i Agenda 21 styregruppen, sidder i styregruppen for den nye markedsplads, sidder i styregruppen for Videokonference samt for styregruppen for Telepsykiatriprojektet. Endelig kan det nævnes, at I&M også har en stor kontaktflade udenfor regionen. Det gælder til Danske Regioner, til de andre regionale indkøbschefer, til det juridiske netværk i regioner-ne, til logistik gruppen, til de andre regionale medicotekniske chefer, til Nordmedtek, som består af de medicotekniske chefer i Norden, til de nordiske indkøbschefer, til diverse uddan-nelsesinstitutioner og til flere videnskabelige selskaber. Snitflade til det almentekniske område: En overgang til den regionale model vil betyde en adskillelse af det medicotekniske og det almentekniske område. Opdelingen vil ske ud fra apparaturtyper, så det er klart for de klini-ske brugere, hvem man skal henvende sig til, når der er behov for hjælp og lignende. En til-svarende opdeling har fungeret uproblematisk på Aarhus Universitetshospital i mange år, men selvfølgelig med et tæt professionelt samarbejde i forbindelse med anlægsprojekter, når der f.eks. skal implementeres nyt udstyr, ved driftsproblemer m.v. Konkret vil der i forhold til de udredte opgaver, som i dag varetages med udgangspunkt i HEV medicoteknisk afsnit, være en række opgaver, der fortsat bør varetages i Teknisk Afdelings regi. Det drejer sig om følgende:

- Medusa arbejde i.f.m. det almentekniske - Revalidering - Vagtordning, herunder også dagvagt. - AV-udstyr - Implementering af udstyr og rokader i bygninger. - Vandanlæg. - Ledelse af teknisk karakter.

16

3.2 Decentral model med integration i det almentekniske område (nuværende model) Teknisk Afdelings medicotekniske organisationsforslag ved DNV-Gødstrup Ved DNV-Gødstrup vil der være færre kvadratmeter, som skal udgøre grundlag for minimum et let øget optag frem mod år 2020, svarende til 0,5 %.6 Derudover vil aldersprofilen i den vestlige del af regionen tegne sig i retning af en ældre befolkning, i forhold til den faktuelle nutidige sammensætning. Det vil uden tvivl betyde et øget pres på specielt ambulatorierne og billeddiagnostikken, som følge af geriatriske betingelser. Det betyder for den måde Teknisk Afdeling, herunder medicoteknisk afsnit, tænker om DNV-Gødstrup, at man er nødt til at ændre på sin nuværende profil, og retænke sin organisering. Organiseringens fokus Igennem hele efterfølgende forslag til fortsat organisering af medicoteknikken under Teknisk Afdeling, er der lagt en linje over til DNV-Gødstrups vision og målsætninger. Budskabet er således, at modellen sikrer effektive og patientsikre forløb, under den tilstrækkelige kvalitet. Det er ikke missionen at jagte større kvalitet end nødvendigt, idet dette er en meget omko-stelig affære. Teknisk Afdeling holder fast i såvel den apparaturtunge del, som det mindre udstyr med stort volumen. Grunden herfor er at det, ud over effektiviteten og produktiviteten, øger mulighe-den for at indgå som partner indenfor forskning, og er et element, der vil hjælpe med til, fort-sat at kunne tiltrække kvalificeret personale. Medicoteknisk Afsnit på vejen mod DNV-Gødstrup På vejen mod et nyt stort hospital, vil der komme mange opgaver, som vil forløbe bedst gen-nem lokal knowhow og tilstedeværelse. Eksempler kan være:

- At holde mest muligt af det eksisterende udstyr i live, for derigennem at kunne indkø-be nyt til DNV-Gødstrup, gennem optjeningen på de puljer, der så ikke tages af i for-løbet. Dvs. at strategien ville kunne være, at man kun køber udstyr, når det eksiste-rende bryder ned, de sidste 5 år. Det vil til gengæld betyde flere reparationssager, hvilket ikke taler for reduktion af mandskab som minimum indtil DNV-Gødstrup er helt på plads.

- At holde apparaturdatabaserne ajour i forhold til udstyrets tilstand, for derigennem at kunne hjælpe til, at der købes det strengt nødvendige først, lige inden DNV-Gødstrup åbnes.

- At hjælpe til med at overdrage lokal driftsviden til projektorganisationen - At hjælpe til med at skabe en helhedsløsning i forhold til flytningen af udstyr (fag-

grænseminimering i kraft af sammenkoblingen til Teknisk Afdeling) - At hjælpe til med at belyse og løse kendte problemstillinger, der kendes i dag og syn-

liggøres på vejen mod DNV-Gødstrup, eks. overvågningscentralers manglende evne til at kommunikere sammen eller ultralydsproblematikken vedr. specialisering, bestyk-ning, opgaveglidning osv.

Medicoteknisk Afsnits organisering i DNV-Gødstrup Hvilke opgaver varetages ved DNV-Gødstrup Den lokale medicotekniske funktion ser sine kernefunktioner i forhold til:

- 1. line-hjælp ved nedbrud, specielt hvor der på baggrund af dette opstår flaskehalse eller store potentielle patientsikkerhedsbriste

- De kliniske hjælpefunktoner (Røntgen, nuklearmedicin og laboratorieområdet) - Ambulatorie- og OP funktioner. Da demografien viser de tegn det gør, og DNV-

Gødstrups fodprintet er som det er, vil der være behov for skærpet fokus på disse funktioner

- Hvor der kan opstå store komplikationer ved nedbrud, eks. sengeafdelingernes over-vågningssystemer

6http://www.rm.dk/files/Regional%20udvikling/Analyser%20og%20publikationer/analyseteam/demografi_velstand.pdf

17

- Innovationsfokus, der her skal forstås som fokus på det privat/offentlige samarbejde, teknologiske arbejdsoptimeringsmuligheder, tværdisciplinær teknologiudvikling eks. på endoskopiområdet, hvor software, teknisk og medicoteknisk udstyr smelter sammen og herigennem øger den samlede kvalitet

- Controllerfunktion, forstået som stakeholder af de tekniske og medicotekniske service-kontrakter for hospitalsenheden. Dette vil skabe sammenhæng kontrakternes ordlyd, som følge af den lokale knowhow, og kontrakterne vil blive tunet ind i forhold til Tek-nisk Afdelings mulige niveau af understøttelse, der oftest vil være noget over 0 ud-gangspunktet, qua kompetencerne i afdelingen

- Undervisning i anvendelse af mindre udstyr - Vedligehold og reparation af udstyr, hvor det kan betale sig.

Derudover vil enheden forsøge at udfordre leverandørerne på deres installations- og nedtag-ningspriser (LEON betragtning), gennem egen projektorganisering. Normeringen vil skulle finansieres gennem projekterne. Funktionen vil stadigt oppebære det sociale uddannelsesansvar, som det er Teknisk Afdelings tradition at have gjort gennem mange år. Hvad er fravalgt? Medicoteknikken vil udgå af den tekniske vagt. Baggrunden for det, er at der optjenes så me-get afspadsering, at det går ud over understøttelsen af driftseffektiviteten. Der vil for så vidt indkøb angår, ikke længere blive supporteret fra den lokale funktion. I&M´s kompetencer på dette område er i dag så stor, at det om 5 år slet ikke giver mening at den lokale enhed indgår i processen. Samtidigt vil der på dette tidspunkt ikke blive udarbejdet lokale udskiftningsplaner, idet resten af processen ligger hos I&M. Det regionale arbejde i forbindelse med DDKM, vil ikke længere indgå i opgaveporteføjlen. Der sættes her fuldstændigt lid til, at de lokale forhold bliver anskuet i udarbejdelsen af poli-tikker, retningslinjer og instrukser. Hvad vil der foregå samarbejde om? Hjemmerespiratorer og hjemmedialyse er et område, som læner sig op af kronikerområdet, hvilket afhængigt af de organisatoriske strømninger, vil blive søgt et samarbejde om, alterna-tivt blive helt afskrevet. Kvalitetssikringen af det billeddiagnostiske udstyr bør være underlagt et regionalt samarbejde, men udgå fra de lokale enheder. Herigennem kan servicekontrakternes økonomiske forhold minimeres, og der kan skabes en ensartet metode for kvalitetssikringen, herunder peges der også på MR og UL. Teknisk Afdeling ser gerne, at den regionale enhed underviser klinikken i brugen af komplekst udstyr, hvor kompetencen er hertil. Den lokale funktion kan ikke oppebære denne rolle (har aldrig ydet den), da normeringen er for lille til at varetage den fulde funktion her. Teknisk Afdeling vil gå efter fortsat at minimere behovet for kompetenceoverlap på matriklen, og gå efter et koordineringssamarbejde med vores medicotekniske kollegaer i regionen, som vil kunne hjælpe med at komme ud over perioder med vacancer, ferie, kursusaktivitet osv. Normeringsmæssige og apparaturmæssige forudsætninger Position Normeringsbehov Bemærkninger

A 1 Leder Leder med ansvar i både tekniske og medicotekniske discipliner som i dag.

B

1 Controller/kvalitetsmand Ændret fokus i Teknisk Afdeling, hvor controllerfunktionen varetager kon-traktporteføljen for afdelingerne. Kvali-tetsdelen indeholder databasevedlige-hold og øget fokus på sterilcentralen.

18

C 2 Ambulatorie- og OP folk

D 3 Billeddiagnostiske folk (inkl. stråleterapi opstart og KAG funktion)

Folkene varetager værkstedsreparatio-ner af udstyr mellem deres primære aktiviteter

E

2 Laboratorie- og dialysemænd Profilen ændres fra i dag at have 2 de-dikerede dialyseteknikere, til også at skulle varetage laboratorieområdet, hvilket er et øget fokus på sidstnævnte.

F

2 overvågning og terapi folk Har primært fokus på vedligehold. Hjælper derudover sengeafdelingerne i forhold til eks. overvågningsudstyr, ku-vøser osv.

Der bliver med andre ord i fremtiden brug for alle 11 mand. Overlappet i forbindelse med re-sten af Teknisk Afdeling udgør ca. 3 mand. I normeringen er der indarbejdet en mulighed for understøttelse af udvidet åbningstid, og der er taget med i betragtningen, at der vil komme en øget slidprofil på udstyret. Normeringen forudsætter derudover kun en let øget udstyrs-mængde. Fordele ved organiseringen i Teknisk Afdeling Klinikken vil opnå en øget grad af ”sundhedstjek” i forhold til servicekontrakternes opfyldelse og tilpasning til de lokale forhold. Dette har vist sig faktuelt gennem Teknisk Afdelings indsats i forhold til de kontrakter, der varetages for klinikken allerede i dag. Samtidigt vil Teknisk Afdeling også opnå viden om, hvilke kontrakter der er, og derigennem kunne hjælpe til at reducere økonomi og ordlyd på baggrund af hel eller delvis deltagelse i målopfyldelsen af servicebehovet. Klinikken vil få fordel af, at der altid er lokal kompetence til stede, som kan gribe ind og hjæl-pe, når der opstår hasteproblemer med det tekniske/medicotekniske udstyr. Responstiden er ganske få minutter. Der er en hurtig og funktionel buffer gennem medicoteknikken, med kendskab til huset, når Teknisk Afdelings øvrige mandskab er under massivt pres. Medicoteknikken behøver ikke bru-ge tid på formalia i situationer, hvor der er behov for en fælles medicoteknisk og teknisk løs-ning. Den tekniske indsigt om installationer, bygninger o.l. som høstes fra Teknisk Afdeling udgør stor værdi for helhedsløsningsanalyser. Der opnås en dybdegående forståelse for de lokale driftsforhold, hvilket kan være med til at forstå og fejlfinde på et højere niveau, eks. elektromagnetisk interferensforhold (EMI). Teknisk Afdelings arbejdstidsprofil vil ændre sig fra et fast tidspunkt til arbejdstider med overlap på spidsbelastningstidspunkterne. Det vil gøre, at Teknisk Afdeling vil fremtræde med en udvidet åbningstid, herunder også i forhold til den medicotekniske disciplin. Slutkommentarer På områder hvor det kan vise sig, at der er økonomi i at insource opgaver, er Teknisk Afde-ling åben for at tage arbejdet, alternativt indgå i et samarbejde. Der hvor Teknisk Afdeling ikke kan stå mål med en konkurrenceudsættelse, ej heller formå at matche det afdelingen bliver målt op imod, afgiver afdelingen uden problemer opgaven og ressourcen. Det er vigtigt at fortælle, at den teknologiske udvikling på det nuklearmedicinske område vil skulle prioriteres normeringsmæssigt inden for en kortere årrække, men en lokal kompetence, grundet blandt andet behovet for en accelerator og de multimodalitetsbehov der fremstår. Det er derfor ikke usandsynligt at behovet kort tid efter DNV-Gødstrups åbning vil afsted-komme behovet for en ekstra ressource på det billeddiagnostiske område.

19

I takt med robotteknologiens indtog på de operative områder, vil der skulle overvejes, om denne teknologi skal understøttes af teknisk/medicoteknisk kompetence. Med det pres der vil blive lagt på en robot, vil det blive nødvendigt, at have en lokal repræsentant til stede, idet oppetiden skal være absolut maksimal (opnormering på ”ambulatorie- og OP” området). Teknisk Afdeling er åben for at indgå i en depotordning, hvor medicoteknikken står for udle-vering og kontrol af tilbagevendt udstyr. Dog skal 2 ting undersøges nærmere inden en sådan beslutning tages. Hvad er totalomkostningsperspektivet i et sådan logistisk setup, og hvordan vil risikoprofilen se ud i opgaven (MTV analyse). En depotordning vil som minimum kræve en ekstra medicoteknisk mand. Afhængigt af det kliniske behov for hjælp til forsknings setup og dataopsamling, vil der skulle opnormeres med en teknisk/medicoteknisk ressource. Der er et omverdens ønske om at få synliggjort/sat snitflader mellem teknikken og medico-teknikken, hvilket ligger Teknisk Afdeling meget fjernt. For Teknisk Afdeling handler det om at levere en samlet ydelse. Teknisk Afdeling ved at behovet kan svinge fra det ene øjeblik til det andet, og afdelingens operationelle strategi er, at vi som samlet personale hele tiden for-søger at fokusere der, hvor der opnås størst effekt gennem afdelingens tilstedeværelse. Hvis kaldet går på en dysfunktionel projektor i et lokale med 100 deltagere, skal det medicotek-niske personale derfor også deltage i opgaveløsningen, såfremt det vurderes, at de har størst sandsynlighed for at løse problemet hurtigst muligt.

4.0 Anbefaling, hvilken model skal anvendes i DNV G ødstrup På baggrund af ovenstående fremstilling og beskrivelse af de 2 modeller er arbejdsgruppen nået frem til nedenstående anbefaling til den fremtidige organisering af det medicotekniske område i Hospitalsenheden Vest. Gruppen har haft som målsætning for arbejdet, at der ønskes opnået besparelser via rationa-liseringsgevinster samt stordriftsfordele samtidig med forbedret kvalitet og serviceniveau. På den baggrund anbefaler arbejdsgruppen, at den fremtidige organisering af den medicotek-niske funktion i Hospitalsenheden Vest bør følge principperne i den regionale model med fag-lig specialisering og geografisk spredning. Som følge heraf vil opgaverne på det medicotekniske område i Hospitalsenheden Vest overgå til Indkøb og Medicoteknik. Den fremtidige opgavevaretagelse vil ske samtidig med, at kvali-tet og service tilstræbes forbedret. Med den anbefalede model opnås en samlet årlig besparelse på ca. 2. mio. kr., da modellen foreskriver, at flere opgaver kan samles i centrale funktioner, hvorved der kan opnås øget anvendelse af specialviden, rationaliseringsgevinster og stordriftsfordele vurderet til ca. 1 mio. kr. Desuden forventes det, at der kan opnås besparelser på servicekontrakter, da modellen i højere grad gør det muligt at minimere antallet af fulddækkende servicekontrakter. Besparel-sen herved er skønnet til ca. 1 mio. Anbefalingen vil endvidere medføre, at bl.a. følgende opgaver på det medicotekniske om-råde samles og overtages af Indkøb og Medicoteknik:

- Personaleledelsesfunktionen - 1. line servicesupport på det billeddiagnostiske område af I & M's specialister - Rådgivning vedrørende indkøb og udbud - Det løbende arbejde med puljerne, herunder udskiftningsplaner - Arbejdet med DDKM, risikovurderinger, instruktioner, UTH og MTV - Arbejde omkring service- og driftssikringsaftaler - LMU arbejde, herunder sikkerhedsledelse. - Implementering af nyt udstyr. - Controlling af bl.a. servicekontrakter

20

- Registrering af medicoteknisk apparatur m.v. i Medusa.

5.0 Proces og tidshorisont for implementering af a nbefalinger Processen i forhold til gruppens anbefaling er:

1. Anbefalingen forelægges LMU i Teknisk Afdeling, Hospitalsenheden Vest og LMU i Ind-køb og Medicoteknik inden 1. maj 2012.

2. Anbefalingen forelægges på afdelingsledermødet i Hospitalsenheden Vest 23. april

2012. Her vil evt. høringssvar fra de 2 LMU-møder indgå.

3. Anbefalingen forelægges HMU i Hospitalsenheden Vest 10. maj 2012. Her vil evt. hø-ringssvar fra de 2 LMU-møder og afdelingsledermødet indgå.

4. Hospitalsledelsen, Hospitalsenheden Vest forelægges gruppens rapport og anbefaling

samt evt. høringssvar fra de 2 LMU-møder, afdelingsledermødet og HMU og træffer en beslutning vedr. den fremtidige organisering af det medicotekniske område i Hospi-talsenheden Vest 22. maj 2012.

5. Hospitalsledelsen indstiller beslutningen til direktionen, Region Midtjylland.

6. Den indstillede beslutning skal evt. i RMU 27. juni, 2012 (er aktuelt uafklaret).

Vælger hospitalsledelsen og direktionen at følge gruppens anbefaling, skal der efterfølgende udarbejdes en implementeringsplan.

6.0 Øvrige anbefalinger Håndtering af budgettet til drift og vedligehold. Midler til finansiering af servicekontrakter, reservedele m.v. kan enten placeres på afdelings-niveau eller på HL-niveau. På HL-niveau disponeres midlerne af den medicotekniske enhed. I & M anbefaler, at midlerne placeres på HL-niveau. En central pulje vil kunne fungere som en intern ”forsikringsordning”, således at den enkelte afdeling ikke ser sig ”presset til”, at skal indgå fuldt dækkende servicekontrakter for at forsik-re sig mod store reservedels- eller serviceudgifter i et enkelt år. Ordningen vil kunne være medvirkende til samlet set at reducere hospitalets udgifter til servicekontrakter. Samtidig kan det medvirke til at opnå en ensretning af serviceniveauet på tværs af hospitalet, og sikre en mere ensartet og faglig bred opfølgning på servicekontrakterne. En central pulje, der disponeres af den medicotekniske enhed, kan således være med til at give sikkerhed for, at der er servicekontrakter i det rette omfang på det medicotekniske ud-styr. Herudover vil det kunne lette afdelingerne for en del af det administrative arbejde, da det i mange tilfælde vil være medicoteknikere, der i dialog med den enkelte afdeling træffer afgørelse om, hvorvidt indkøb af reservedele eller service er nødvendigt og bestiller dette, og efterfølgende forestår al fakturahåndtering m.v. En sådan samling af bestilling og betaling et sted vil give et forbrugsvolumen og et samlet overblik, der vurderes at stille både hospitalet og regionen i en bedre forhandlingsposition i forbindelse med indkøb, tegning af servicekontrakter m.v. Den beskrevne ordning har fungeret i en årrække på det tidligere Skejby Sygehus, og er ved at blive implementeret på hele Aarhus Universitetshospital. Erfaringerne fra Skejby har vist,

21

at det på trods af en stigning i den samlede apparaturpark, har været muligt at holde udgif-terne til service, reservedele m.v. i ro.

22

7.0 Bilag Bilag 1: Kommissorium

Udredning af organiseringen af Medico-teknik i Hospitalsenheden Vest Baggrund Hospitalsenheden Vest har som enhed igennem en længere periode haft som en meget væsentlig udfordring at sikre budgetmæssig balance. Med budgetlægningen for 2012 tyder meget på, at Hospitalsenheden Vest bevæger sig mod en balancesituation. Ikke desto mindre er der fortsat stort behov for løbende at identificere og ef-fektuere mulige rationaliseringsgevinster. Dette ikke mindst fordi der er en risiko for, at Region Midtjylland vil udmelde besparelser som følge af ej ud-møntede besparelser i Omstillingsplanen. For det andet har de gennemførte omfattende budgettilpasninger og sparerunder efterladt Hospitalsenheden Vest og herunder afdelingerne uden væsentlige frie ressourcer til strategiske initia-tiver. I Hospitalsenheden Vest er den medicotekniske funktion forankret i Teknisk Afdeling, mens funktionen i andre dele af Region Midtjylland er organiseret anderledes Uddrag fra omtale af Indkøb og Medicoteknik på regionens hjemmeside:

Medicoteknisk afsnit i Hospitalsenheden Vest består af i alt 11 faste medar-bejdere samt dertil op til 2 lærlinge. Lønbudgettet andrager ca. 4,8 mio. kr. ekskl. udgifter til lærlinge / elever. Som udgangspunkt er det hospitalsledelsens forventning, at der også på dette

Dato 09.11.2011

Poul Michaelsen

Tel. +45 2137 5007

Poul.michaelsen@vest.rm.dk

Side 22

Hospitalsenheden VestLedelsessekretariatet

Gl. Landevej 61

DK-7400 HerningTel. +45 7843 0000

post@vest.rm.dkwww.vest.rm.dk

23

område kan konsolideres og skabes stordriftsfordele som minimum på en 25 % - 75 % logik sva-rende til Omstillingsplanens logik. Udredning Hospitalsenheden Vest ønsker at udrede, om og hvordan en regionsbaseret organisering på det Medicotekniske område også i Hospitalsenheden Vest kan afstedkomme en besparelse for Hospi-talsenheden Vest som minimum på 50 % af de nuværende driftsudgifter uden tab af kvalitet og service ift. de kliniske afdelingers samt hospitalsledelsens behov. Udredningen vil konkret skulle …

• Beskrive et forslag til alternativ organisering og snitflade på det Medicotekniske område i Hospitalsenheden Vest, som med fordel kan tage sit afsæt i erfaringerne fra bl.a. Århus Universitetshospital, RH Randers og RH Horsens

• Belyse områderne: o Servicekontrakter o Indkøb.

• Synliggøre hvordan Hospitalsenheden Vests behov for beslutningsstøtte og service på det medicotekniske område kan sikres ved en sådan regionsbaseret organisering,

o Idet der sondres mellem ”first-level-support” og øvrige støttefunktioner o Idet niveauet for first-level-support særskilt kan benchmarkes med øvrige hospitaler

• Påpege eventuelle behov for at overføre medarbejdere og budgetmidler fra Hospitalsenhe-den Vest til Indkøb og Medicoteknik ved en sådan alternativ organisering

• Estimere sparepotentiale for Hospitalsenheden Vest Proces og deltagere Der nedsættes en arbejdsgruppe med det formål at besvare ovenstående. Arbejdsgruppen er frit stillet ift. at vælge arbejdsform og – processer. Gruppen kan i den sammen-hæng vælge at gøre brug af benchmark-analyse som metode. Det kan ligeledes være relevant at gennemføre studiebesøg på hospitaler, som er omfattet af den regionsbaserede løsning. Udredningen udarbejdes af en arbejdsgruppe sammensat som følgende:

• Hospitalsdirektør Henning Vestergaard (formand) • Afdelingsleder Teknisk Afdeling, Thorkil Vandborg • Afsnitsleder Medicoteknik René Edslev • 2 Repræsentanter fra Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland

o Afdelingschef Frank Neidhardt, Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland o Servicechef Klaus Bergulf, Indkøb og Medicoteknik, Region Midtjylland

• 2 repræsentanter fra kliniske afdelinger med kundeperspektiv o Ld. oversygeplejerske Hanne-Birgit Falkesgaard, Røntgenafdelingen o Ld. oversygeplejerske Else Folmer, Anæstesiologisk Afdeling

• Gruppen sekretariatsbetjenes af Økonomi samt Strategi & Plan Udredningen iværksættes december 2011 med forventet afrapportering medio februar 2012.

24

Bilag 2: Beskrivelse af det medicotekniske funktionsområde

Beskrivelse af det medicotekniske funktionsområde Den medicotekniske funktion er et relativt ungt specialefelt indenfor det danske sundhedsvæsen affødt af en voldsom sundheds-teknologisk udvikling. Funktionen arbejder med medicinsk teknologi, der ikke længere er veldefineret, men som er forudsætningen for mange undersøgelses- og behandlingsmetoder. Begrebet medicinsk teknologi og varetagelsen heraf bør derfor ”tænkes bredt”, og kan som følge heraf bedst defineres som metoder, processer, teknik og apparatur, der anvendes til undersøgelse, behandling og pleje af patienter. Den medicotekniske funktion voksede oprindeligt ud af hospitalernes tekniske afdelinger, da det sundhedsteknologiske udstyr udviklede sig fra mekanik til elektronik. Formålet var primært vedligehold og reparation af det elektroniske udstyr i de kliniske afdelinger. Siden er udviklingen gået mod stadig mere højteknologisk og komplekst ud-styr. Dette har ikke alene stillet større krav til medicoteknikeren/-ingeniørens tekniske kompetencer, men også større krav om indsigt i udstyrets kliniske anvendelse. Udviklingen går derfor nu mod, at medicoteknikeren/-ingeniøren i højere grad bliver det kliniske perso-nales sparringspartner. Udstyret er efterhånden blevet så avanceret i både teknologi, funktion og betjening, at der i stigende grad er brug for højtuddannede medicoteknikere/-ingeniører til at hjælpe med at tage hånd om teknikken, for at det kliniske personale har mulighed for at fokusere på patientens tarv. Medicoteknikeren/-ingeniøren har med andre ord udviklet sig fra at være driftsteknisk apparaturspecialist med fokus på reparation og vedligehold, til i langt højere grad at være teknologispecialist inden-for et smalt klinisk område. Dette med en central rolle i forbindelse med rådgivning, indkøb, undervisning, integration, kvalitetssikring, optimering samt forskning og udvikling. En udvikling der må forven-tes at fortsætte, ligesom efterspørgslen på medicotekniske ydelser fortsat vil være stærkt stigende. Det er derfor vigtigt, at der i regio-nen skabes grundlag for, at den medicotekniske funktion til stadig-hed kan udvikle sig med teknologien og de nye anvendelsesmulighe-der i klinikken. Denne udvikling har slået igennem og understøttes i dag af uddan-nelsessektoren. På forskellige ingeniøruddannelser uddannes der

Dato 17. april 2012

Sagsbehandler:Frank Neidhardt/jea

Frank.Neidhardt@stab.rm.dk

Sagsnr.:

Side 24

25

således nu civilingeniører i blandt andet biomedicinsk teknik og sundhedsteknologi, hvor man kombinerer lægens og ingeniørens traditionelle kompetencer. Parallelt hermed blev der i 1998, på baggrund af Sundhedsstyrelsens rådgivningsgruppe ved-rørende den medicotekniske funktion i sygehusvæsenet, fastsat en vejledning om et 3-årigt postgraduat uddannelsesforløb til klinisk ingeniør. Formålet hermed var at sikre, at personer der arbejder med medicotekniske opgaver har tilstrækkelig uddannelse til at vareta-ge og udvikle disse. Endelig har det medicotekniske miljø i Danmark selv sørget for, at det nu er muligt at gennemgå et 2-årigt postgraduat uddannelsesforløb til klinisk medicotekniker. Den medicotekniske funktion

Den medicotekniske funktion er veldefineret i Sundhedsstyrelsens redegørelse fra 1994. Heri beskrives syv kerneområder:

1. Medicinsk teknologivurdering 2. Forvaltningsmæssige opgaver 3. Indkøb og administration 4. Kliniske funktioner 5. Fagtekniske opgaver 6. Undervisning og instruktion 7. Forskning og udvikling

Ad. 1 Medicinsk Teknologi Vurdering (MTV)

MTV handler om at sammenfatte den eksisterende viden om den medicinske teknologis klini-ske anvendelsesområde, effektivitet og sikkerhed og sammenligne den med andre kendte metoder. De medicinsk teknologiske muligheder indenfor forebyggelse, undersøgelse og be-handling er næsten ubegrænsede. Der er derfor vigtigt, at der sker en systematisk vurdering af enhver ny teknologis sundhedsmæssige og samfundsmæssige nytte i forhold til de ressour-cer, som den beslaglægger. Herunder f.eks. behov for organisatoriske forandringer, konse-kvenser for arbejdsmiljø og uddannelse for de ansatte, træk på hjælpeafdelinger, psykologi-ske, sociale og økonomiske konsekvenser for patienterne, etiske/juridiske problemstillinger m.v. MTV er et værktøj til at få belyst en lang række af disse elementer, før indførsel af ny en teknologi eller ændringer i en bestående. Medicinske teknologier har erfaringsmæssigt en række afledte konsekvenser, som beslutningstagerne kan have svært ved at gennemskue. En i sig selv ikke afskrækkende bevilling kan derfor vokse uforudset. Ad. 2 Forvaltningsmæssige opgaver

Den medicotekniske funktion bør indgå i rådgivning, planlægning og styring på regionalt ni-veau. Herved kan der blandt andet sikres en gennemsigtighed på et økonomisk tungt område, og skabes grundlag for at høste stordriftsfordele, standardisering, effektiviseringer, videno-verførsel, aktiviteter relateret til EU-direktiver, rådgivende funktion for offentlige instanser m.v. Den medicotekniske funktion bør ligeledes indgå i rådgivning, planlægning og styring på hospitalsniveau og medvirke til at skabe et fælles service- og vedligeholdelsesniveau, fælles niveau for apparaturteknisk patient- og personalesikkerhed, prioritering af anskaffelser, op-følgning på utilsigtede hændelser, akkreditering m.m. Ad. 3 Indkøb og administration Som skrevet indledningsvis bør begrebet medicinsk teknologi og varetagelsen heraf ”tænkes bredt”, og kan som følge heraf bedst defineres som metoder, processer, teknik og apparatur, der anvendes til undersøgelse, behandling og pleje af patienter. Langt de fleste patienter kommer i deres kontakt med sygehusvæsenet, således også i kontakt med medicinsk tekno-logi. Det er derfor vigtigt, at der sker en langsigtet planlægning for anskaffelse og anvendelse af medicinsk teknologi, hvilket blandt andet indebærer koordinerede og standardiserede an-skaffelser i overensstemmelse med de kliniske behov. Af administrative og sikkerhedsmæssi-ge årsager er det desuden nødvendigt med registrering af apparaturdata samt kendskab til og efterlevelse af nationale og internationale bestemmelser gældende for området.

26

Den medicotekniske funktion kan med sin teknologiske viden samt indsigt i den kliniske an-vendelse heraf, forestå udarbejdelse af EU-udbud, fællesindkøb, indkøbsaftaler, servicekon-trakter, samarbejdsaftaler m.m. Endelig er der grundet kompleksiteten og størrelsen af spe-cielt de tværgående indkøb et stort og stigende behov for projektledelse med tilstrækkelig organisatorisk og økonomiske kompetence. Både til projekter på de enkelte hospitaler, som involverer mange afdelinger, men også til at styre projekter på tværs af hospitalerne i regio-nen. Ad. 4 Kliniske funktioner De kliniske funktioner handler om at være teknisk sparringspartner for det kliniske personale. Funktionerne omfatter bistand ved diagnostiske og terapeutiske procedurer, hvor brug af me-dicoteknisk ekspertise er nødvendig. Desuden at der altid sker en medicoteknisk faglig vurde-ring af patient- og personalesikkerhed i relation til apparaturets anvendelse samt udarbejdel-se af forslag til sikker anvendelse heraf. Det være sig vejledning i forbindelse med betjening af apparaturet eller f.eks. retningslinjer i forbindelse med desinficering og rengøring, så smit-teoverførsel undgås. Endelig er der rådgivning ved indretning og installation, afdækning af fejl i den kliniske anvendelse af udstyret, afhjælpning/forebyggelse af utilsigtede hændelser, medvirke til optimal udnyttelse af udstyret, indhentning af viden om, hvilket udstyr der virker bedst i forbindelse med forskellige kliniske procedurer m.m.

Ad. 5 Fagtekniske opgaver

De fagtekniske opgaver dækker over varetagelsen af den tekniske drift af det medicotekniske udstyr. Apparaturteknisk patientsikkerhed, sikker teknisk drift og kvalitetssikring er her nøg-leord. Til opgaverne hører reparation og vedligeholdelse, modtagekontrol, elsikkerhed, instal-lationsopgaver, integrationsopgaver, registrering og logning af stamdata/historik i udstyrets levetid, udarbejdelse af risikovurderinger samt programmer for forebyggende vedligeholdelse, kontrol og kalibrering, kontinuerlig vurdering af medicoteknisk apparatur med henblik på tidspunkt for udskiftning, omplacering eller kassation, rekvirering af og opfølgning på ekster-ne tjenesteydelser, vurdering af servicekontrakter, remote service/ fjerndiagnostik, registre-ring og udredning af fejl samt uheld ved anvendelsen af medicoteknisk apparatur, teknisk sparringspartner/samarbejdspartner for hospitalernes tekniske afdelinger og for regionens IT-afdeling. Varetagelsen af de fagtekniske opgaver på kvalificeret vis er helt afgørende for et veldrevet hospital, og giver samtidig den nødvendige baggrund for kvalificeret/effektivt at kunne indgå i rådgivning og planlægning både på hospitals og på regionalt niveau. I forbin-delse hermed bør det overvejes, i hvor stor grad man ønsker at realisere den økonomiske fordel, som der ligger i at indlicitere flere fagtekniske opgaver og dermed, hvor ”drifts-tung” den medicotekniske funktion skal være. Ad. 6 Undervisning og instruktion

Til dette punkt hører løbende undervisning og instruktion af klinisk personale i korrekt og sik-ker anvendelse af bestående og nyt apparatur. Dette bidrager væsentligt til sikring af kvalite-ten i patientbehandlingen, og systematisk undervisning/instruktion mindsker risikoen for fejl og ulykker. Gennem undervisning og instruktion på den kliniske afdeling får medicoteknike-ren/-ingeniøren desuden en unik viden/erfaring samt forståelse for den kliniske anvendelse af udstyret, som blandt andet kan benyttes, når der skal laves kravspecifikationer ved indkøb af nyt udstyr, når mulige fejlkilder skal afdækkes m.v. Til undervisning og instruktion hører også anvisning af relevant tidssvarende medicoteknisk faglitteratur samt undervisning i medicoteknik ved kompetencegivende uddannelser indenfor sundhedssektoren. Ad. 7 Forskning og udvikling

Forsknings- og udviklingsopgaver bør oplagt være en del af den medicotekniske funktion i sygehusvæsenet. Ikke som en konkurrent til den universitetsbaserede grundforskning, men i stedet som et supplement. Der er med andre ord et potentiale for i højere grad at anvende den medicotekniske viden og erfaring i forbindelse med implementering af resultater fra den universitære grundforskning, således at disse kan finde klinisk anvendelse til gavn for patien-terne, men så sandelig også i forbindelse med kliniske og egne forsknings- og udviklingspro-jekter samt ved varetagelse af mere praktiske udviklings- og tilpasningsopgaver. Endelig kan/vil den medicotekniske funktion kunne spille en væsentlig rolle i forbindelse med tekno-

27

logioverførsel mellem sygehusvæsenet og erhvervslivet. Sidst men ikke mindst selv eller sammen med innovative kliniske afdelinger vil det være muligt at indgå udviklingskontrakter med medicotekniske leverandører, hvilket efterhånden er nødvendigt/hensigtsmæssigt ved anskaffelse af ny avanceret teknologi. Forsknings- og udviklingsopgaver har traditionelt haft svære kår i den medicotekniske funkti-on på grund af et konstant voksende pres på primært de fagtekniske og de indkøbs- og ad-ministrative opgaver, som har fået karakter af ”brød og smør” opgaver. Udover ovennævnte muligheder/fordele er forsknings- og udviklingsopgaver vigtige for den medicotekniske funktion, fordi de medvirker til at have/holde ”front-end” viden til gavn for de andre opgaver, der skal løses. Men også for at ændre/udvikle det medicotekniske miljø fra at arbejde erfaringsbaseret til at være et lærende/evidensbaseret miljø. Andre beslægtede områder: Klinisk IT

Da Sundhedsstyrelsen i 1994 beskrev den medicotekniske funktion var der ikke meget fokus på det, som vi i dag kan kalde Klinisk IT. F.eks. er PACS (Picture, Archive and Communication Systems) i løbet af en forholdsvis kort årrække gået fra at være et afdelingsspecifikt lagringssystem af røntgenbilleder, til at være et regionalt system som kan rumme andre former for billeder som f.eks. ultralyd og endoskopiske billeder. Den tekniske udvikling af PACS har betydet, at en væsentlig del af et PACS-system i dag er blevet ren IT såsom netværk, lager, servere m.v., hvilket er kernekompetencer hos regionens IT-afdeling. Den medicotekniske funktion har dog en væsentlig rolle i forbindelse med integration af de modaliteter, som skal lagre billeder i PACS samt kvalitetssikring i forbindelse med den kliniske anvendelse af de billeder, som skal lagres/hentes. Det samme gælder for andre områder som fx RIS (Radiologisk Informations System), PDM-systemer (Patient Data Management), EKG-databaser, dataopsamling m.m. Områder, hvor den medicotekniske funktion, som følge af sin viden om og forståelse for den kliniske anvendelse af systemerne/applikationerne naturligt, bør involveres.

Ansvarlig fysiker på det røntgendiagnostiske område Røntgenområdet er et af de få områder, som indtil nu er blevet reguleret nationalt i form af en bekendtgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Det er dog forventeligt, at der i fremtiden vil blive lavet tilsvarende nationale og internationale regulativer vedrørende andet medicoteknisk ap-paratur. Ovennævnte bekendtgørelse kræver, at der er tilknyttet en ansvarlig fysiker til alle de røntgendiagnostiske anlæg, som er omfattet heraf. Opgaverne er mangfoldige, men ved-rører hovedsageligt apparaturteknisk sikkerhed, kvalitetssikring samt dosisoptimering. Opga-verne er således tæt forbundet med den medicotekniske funktions opgaver vedrørende blandt andet indkøb, fagtekniske opgaver samt forskning og udvikling. Den ansvarlige fysikerfunkti-on kan derfor naturligt placeres i den medicotekniske funktion. (Dette er anledningen til at der i omstillingsplanen er lagt op til at dette skal ske, men på den måde, det med udgangs-punkt i afdækning af de nuværende forskelligheder i hhv. den østlige og vestlige del af regio-nen findes optimalt i en overordnet betragtning). Det nuklearmedicinske og det stråleterapeutiske område. Det nuklearmedicinske og det stråleterapeutiske område er reguleret af bekendtgørelser fra Sundhedsstyrelsen, der er meget sammenlignelige med bekendtgørelsen på det røntgendiag-nostiske område. Traditionelt har begge områder været supporteret af fysikere/ingeniører ansat lokalt på de kliniske afdelinger, da de indgår direkte i patientbehandlingen. Det faktum, at flere af de billeddiagnostiske modaliteterne nu ”smelter sammen” (f.eks. SPECT/CT, PET/CT og CT simulatorer), benytter de samme arbejdsstationer, indgår i den samme appara-turpulje, skal integreres op mod de samme lagringssystemer m.v., gør, at der er behov for et tæt samarbejde med den medicotekniske funktion. Sammenhæng mellem opgaverne i den medicotekniske funktion

28

Som beskrevet ovenfor er opgavespektret for en medicoteknisk funktion både bredt og dybt, og der er en logisk sammenhæng mellem de forskellige opgaver i det medicotekniske funkti-onsområde. Hermed menes, at for at løse en opgave effektivt og kvalificeret kræver det en tilsvarende bredde og dybde i kompetencerne samt blandt andet data, viden, kontaktflade til samarbejdspartnere, lokalkendskab m.m. Kompetencer/viden som opnås gennem varetagelse af de andre opgaver. Et eksempel herpå er et større indkøbsprojekt: Inden et indkøbsprojekt bevilges, er der typisk en række forvaltningsmæssige opgaver (udredninger, prisoverslag, beslutningsgrundlag m.v.), der skal udføres. Herefter arbejdes der ud fra en MTV tankegang for at overskue projektet og få det planlagt. Kravspecifikation og leveringsomfang beskrives i samarbejde med klinikerne på baggrund af den viden og erfa-ring, som medicoingeniøren blandt andet har opnået gennem varetagelsen af de kliniske funktioner indenfor specialet. Udvælgelse af apparaturet sker efterfølgende blandt andet på grundlag af medicoingeniørens viden om ”front-end” teknologi som følge af deltagelse i forskning og udviklingsprojekter indenfor specialet, samt medicoteknikerens erfaringer med blandt andet apparatur/leverandør i forbindelse med løsning af tilsvarende fagtekniske opgaver. Udbudsmateriale, købskontrakter m.v. udformes på grundlag af erfaringer med andre indkøbs- og administrationsopgaver. Endelig installeres udstyret, og der ydes un-dervisning og instruktion til afdelingen i forbindelse med indkøring, optimering og kvali-tetssikring. Den medicotekniske funktion tager således konstant afsæt i de kliniske funktioner og forsøger gennem en vedvarende udvikling at tilpasse kompetencer og metoder til de kliniske opgaver og behov. Dette er en endeløs dynamisk proces, som er illustreret ved følgende figur:

Har antallet af apparaturenheder samt deres værdi en betydning for organiseringen af den medicotekniske funktion?

Der findes ikke en komplet fælles registrering af det medicotekniske udstyr i Region Midtjyl-land. På Århus Universitetshospital er der registreret 14.400 enheder (ekskl. udstyr til stråle-terapi, udstyr på PET-Centret samt nuklearmedicinske scannere). Dette udstyr er økono-misk/antalsmæssigt fordelt som vist på nedenstående kurve. Tilsvarende undersøgelser er lavet på Fredericia Sygehus samt Odense Universitetshospital med et sammenligneligt resul-

29

tat. Der er derfor grund til at antage, at en fordeling af det medicotekniske udstyr økono-misk/antalsmæssigt gældende for hele Region Midtjylland vil følge samme kurve.

Ovenstående viser, at 72 % (ca. 10.000) af de registrerede enheder repræsenterer en selv-stændig værdi på mindre end 30.000 kr., men at de tilsammen kun udgør 11 % af den sam-lede apparaturværdi. Sætter man den nedre grænseværdi til 100.000 kr., viser kurven, at der kun er 11 % af de registrerede enheder tilbage (svarende til 1600 enheder), men at disse udgør 75 % af den samlede værdi.

Anlægges et økonomisk perspektiv kan man derfor fristes til at konkludere, at man udeluk-kende bør beskæftige sig med store højteknologiske apparater/anlæg til stærkt specialiserede områder. Erfaringen viser dog, at alle patienter og stort set alt personale kommer i kontakt med det, man kan kalde ”småudstyr”, hvoraf en del nemt kan forvolde megen skade. Tænk blot på sprøjte-, smerte- og andre infusionspumper, defibrillatorer, el-kirurgiske skæreappa-rater, EKG-apparater og meget andet. Den store mængde af daglige medicotekniske driftsop-gaver ligger her, hvorfor det vil være fornuftigt med en lokal bemanding hertil.

For en god ordens skyld skal det også nævnes, at det desværre er blandt dette ”småudstyr”, at vi ser de fleste utilsigtede hændelser. Det bør derfor understreges, at hvis denne del af apparaturparken er vel vedligeholdt og standardiseret, samt at der i øvrigt er nem adgang til udstyret samt undervisning og instruktion, vil man kunne undgå megen frustration, mange fejlmeldinger eller deciderede uheld. Området har traditionelt ikke haft meget ledelsesmæssig opmærksomhed, men der er på regionalt plan et potentiale for en mere rationel drift, samkøb, fordele ved at have udskiftningsudstyr på ”lager” samt øget fokus i form af f.eks. tema-investeringspuljer.

Hvilke udfordringer står det medicotekniske område overfor? Med regionaliseringen fulgte ambitionen om et sundhedsvæsen og dermed en sygehus-behandling i verdensklasse. Udvikling går bl.a. mod færre indlagte på hospitalet, øget ønske om ”homecare” og tættere samarbejde med primærsektoren. Desuden en markedsgørelse og dermed et mere konkurrencepræget sundhedsvæsen. Endelig er forskning blevet en ambition på alle regionens hospitaler og ikke kun på Universitetshospitalet.

0

2

4

6

8

10

12

14

16

> 0 > 30 > 50 > 70 > 100

Grænseværdi * 1000

Antal enheder * 1.000

Grænseværdi kr * 1.000 > 0 > 30 > 50 > 70 > 100Antal enheder * 1.000 14,4 4 3 2,3 1,6Samlet værdi * 1.000.000 912 815 776 737 680Redution i antal enheder 0 72% 79% 84% 89%Værdireduktion 0 11% 15% 19% 25%

Antal enheder

Kr.

30

Den medicotekniske funktion skal kunne matche dette høje ambitionsniveau i forhold til at kunne levere alle facetter af det medicotekniske funktionsområde til alle regionens hospitaler. Desuden ses et øget behov for gennemsigtighed, overblik, tværgående prioritering samt klar-hed over behovet for/udnyttelsen af apparatur. Endelig er der et betydeligt potentiale for fælles indkøb regionalt/nationalt, hvilket betyder, at de medicotekniske leverandører orienterer sig mod stadig større markeder samt en større specialisering. Resultatet heraf er blandt andet, at leverandørernes serviceorganisationer vil blive samlet i større enheder. En udvikling vi allerede ser i dag, hvor service i bedste fald samles på nordisk plan. Dette betyder, at den medicotekniske funktion selv må kompensere herfor ved at opbygge en egen ”1.- line servicefunktion” på specialiserede områder. Hvis det-te skal kunne lade sig gøre, kræver det en ”kritisk masse” af medicoteknikere og ingeniører, der er fagligt smalle, men som dækker geografisk bredt.