Guia Sistema Integrado de Gestion

Guía SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1

SALU

DO

Teniendo en cuenta que actualmente, en el Ejército Nacional se aplican los sistemas: sistema gestión de calidad (SGC) y sistema de desarrollo administrativo (SISTEDA), en forma paralela, para la definición de objetivos estratégicos, el desarrollo de los procesos, procedimientos, el control y seguimiento para asegurar su cumplimiento, actividades que se realizan aisladamente, se emite la presente cartilla guía para facilitar la comprensión e integración de estos sistemas en todos los niveles de la organización.

Esta guía tiene como finalidad, facilitar el cumplimiento de los subsistemas, componentes y elementos del MECI, los requisitos del SGC y las políticas del SISTEDA, en forma sencilla y unificada, mediante la ejecución eficiente de los procesos, procedimientos y actividades de acuerdo con las normas establecidas, por cuanto estos sistemas son complementarios y se fundamentan en el ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), por lo tanto, no se puede concebir el control, la calidad y el desarrollo administrativo, como sistemas independientes, dado que su adecuado funcionamiento busca la optimización de los recursos, el cabal cumplimiento de la misión asignada y la satisfacción del cliente.

Es imperioso entender que todo sistema de gestión tiene factores claves de éxito, como son las acciones y/o conductas de cada miembro de la organización y que éstas inciden sustancialmente en la capacidad de cada dependencia, jefatura o unidad a todo nivel, para lograr las metas y objetivos propuestos.

El control interno y la calidad no son una carga adicional para las personas, por el contrario, son herramientas que facilitan el desarrollo de los procesos, procedimientos y que ayudan a la acertada toma de decisiones para cumplir con los deberes, funciones y responsabilidades, acorde con la constitución y las normas legales vigentes.

Es así como cada uno de los miembros del Ejército Nacional somos parte activa e importante de los sistemas de control interno, gestión de calidad y desarrollo administrativo, donde todos debemos participar, a través de la ejecución de nuestras actividades diarias con eficacia, eficiencia, y efectividad, orientadas al cumplimiento de la misión institucional, plan estratégico, plan de acción y políticas de comando, para fortalecer la imagen de la Fuerza, aportando de esta forma al progreso y desarrollo de la Nación.

Por lo anterior, se requiere que los Comandantes en los diferentes niveles del mando, fomenten el empleo y funcionamiento integral de los sistemas de control interno, gestión de calidad y desarrollo administrativo, dado que éstos son complementarios y no se deben percibir solo como requerimientos legales y documentales, por cuanto son sistemas activos que debidamente articulados, facilitan la construcción de una cultura de transparencia, integridad y mejoramiento continuo, que garantiza el logro de los objetivos institucionales.

General SERGIO MANTILLA SANMIGUELComandante del Ejército Nacional

modelo estándar de control interno (MECI),

1Saludo

INSPECCIÓN GENERAL DEL EJÉRCITO

2TA

BLA

DE C

ONTE

NIDO

Tabla de Contenido

Objetivos

Marco Normativo

Conceptualización

Interrelación MECI-SGC-SISTEDA

Funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión en el Ejército

Casuística

Beneficios

3

5

7

16

28

57

61

Saludo

Tabla de contenido

1

2

3


OBJE

TIVO

S

Fortalecer la comprensión del Sistema Integrado de Gestión SIG, para facilitar su aplicación.

Brindar una herramienta de sensibilización para la aplicación integral de los sistemas de gestión y control existentes en la fuerza.

Definir los elementos fundamentales del Sistema Integrado de Gestión (MECI - SGC- SISTEDA).

Conocer la interrelación del MECI - SGC - SISTEDA.

Contribuir a la toma de decisiones mediante eladecuado funcionamiento del SIG

Objetivos

4


MAR

CO N

ORM

ATIV

O CONS

TITU

CIÓ

N P

OLÍT

ICA

Art. 189

Decreto 4110 de 2004Por el cual se reglamenta la Ley 872/2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

Decreto 4485 de 2009Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública.

Decreto 3622 de 2005Por medio del cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo.

Decreto 1599 de 2005adopta el Modelo Estándar de Control Interno - MECI

SCI-MECILey 87 de 1993

Sistema de Control Interno

Marco Normativo

SGCLey 872 de 2003

Sistema de Gestión de la Calidad

SISTEDALey 489 de 1998

Capítulo IVSistema de Desarrollo

Administrativo

Art. 209

Art. 269

Art. 78

DOCUMENTOSRELACIONADOS

5


MAR

CO N

ORM

ATIV

O

Principios

a) Enfoque hacia el cliente

AUTO

CONTROL

AUTO

REGULACIÓN

AUTO

GESTIÓN

b) Liderazgo

c) Participación activa de los servidores públicos

d) Enfoque basado en procesos

e) Enfoque del sistema para la

gestión

f) Mejora continua

g) Enfoque basado en hechos y datos

para la toma de decisiones

h) Relaciones mutuamente beneficiosas

i) Coordinación, cooperación y articulación.

j) Transparencia

G C S NS TO CI GPI P C 1N 0I 0R 0P

OIP SI C MN EI

CR

IP

6CO

NCEP

TUAL

IZAC

IÓN

Definiciónde un

Sistema Integrado

Estructura del Modelo

Estándar de Control

interno (MECI)

Estructura del Sistema de Gestión de

Calidad (SGC)

Interrelacióndel

MECI,SGC Y SISTEDA

Estructura del Sistema de desarrollo

administrativo (SISTEDA)

Relación delSIG con

el quehacerinstitucional

Marco Conceptual

SIGSistema Integrado

de Gestión


7


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

N

La Entidad como Sistema de Gestión

El enfoque sistémico, analiza a las organizaciones como sistemas sociales que interactúan entre sí, cuya dinámica y constante movimiento permiten su interrelación; su funcionamiento se fundamenta en la realización y control de actividades coordinadas que incluyen diversos elementos .

POLÍTICAS

OBJETIVOS

ESTRATEGIASESTRUCTURA

ORGÁNICA

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DESARROLLO TECNOLÓGICO

SISTEMA DE

GESTIÓN

Cumplimiento de los objetivos de la

entidad

Satisfacción del Cliente y partes

interesadas

PLANES, PROGRAMAS

Y PROYECTOS

8


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

NConceptualización

SISTEMA DE GESTIÓNConjunto de actividades que,

interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten

definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades

públicas.

SISTEMAInteracción mutua que se establece entre los

elementos que componen un todo y conducen al logro de

objetivos

GESTIÓNConjunto de acciones

que permiten interrelacionar cada uno de los elementos, con el

fin de dirigir las organizaciones

9


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

N

Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tiene por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen (Modelo Estándar de Control Interno, Gestión de calidad, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros). (Fuente: MANUAL DE CALIDAD DEL EJÉRCITO).

El SIG lo conforman los sistemas implementados en el sector público, para procurar que la Administración Pública sea más cercana al ciudadano y cumpla los fines propuestos, con eficacia, eficiencia y efectividad.


de Gestión

MECI

SGCSISTEDA

Modelo Estándar

de Control Interno

Sistema de Desarrollo

Administrativo

Sistema de Gestión

de Calidad

10


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

NDefinición de los Sistemas de Gestión

SGC

SISTEDA

Modelo o herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo en las entidades.

Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración pública, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.

Modelo o herramienta de control que permite establecer, determinar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno - SCI en las entidades y agentes obligados para lograr el cumplimiento de la función administrativa y objetivos institucionales.

MECI

11


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

N

Finalidad General de los Sistemas de Gestión

FINALIDAD INTEGRADA:Orientado al cumplimiento

de los objetivos institucionales y

contribución a los fines esenciales del Estado, con

base en una estructura para el control de la

estrategia, la gestión y la evaluación

Centra su propósito en la planeación de la gestión

estatal del orden nacional, como un

proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión y

uso de los recursos

SISTEDA

Se enfoca en la administración y

definición de acciones para mejorar el

desempeño de las entidades, en términos

de calidad y satisfacción social en la prestación

de los servicios.

SGC

MECI

12


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

NRoles y Responsabilidades

Informa los inconvenientes detectados

REPRESENTANTELEGAL

NIVELDIRECTIVO

SERVIDORESPUBLICOS

JEFE DE CONTROLINTERNO

Evaluador Independiente

Responsabilidadde Implementar

MECI-SGC-SISTEDA

Establecer, Desarrollar y Mantener

Diseñar Métodos y Procedimientospara la implementación de los sistemas(MECI-SGC-SISTEDA)

Aplicarlos

COMITÉ DE COORDINACIONDE CONTROL INTERNO

Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI

13


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

NSISTEDA

SGC

MECI

Estructura MECI-SGC-SISTEDA

La estructura de estos sistemas, se enmarca en el ciclo (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), facilitando su implementación integral y armonizada para fortalecer la capacidad administrativa, el desempeño institucional y la gestión de los recursos mediante la aplicación compatible y complementaria de estas herramientas gerenciales.

PHVA

Tres (3) SubsistemasNueve (9) ComponentesVeintinueve (29) elementos

NTCGP 1000Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos en:Ocho (8) capítulosTres primeros capítulos (3) generalesCinco (5) capítulos específicos

POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:1. Desarrollo del talento humano estatal2. Gestión de la calidad3. Democratización de la administración pública4. Moralización y transparencia en la administración pública5. Rediseños organizacionales

14


CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

N


de Gestión

Interrelación de los sistemas

MECI SGCNTCGP 1000

SISTEDA

1.2.1 Planes y programas1.2.2 Modelo de operación

por procesos.

2.3.2 Comunicación informativa

2.3.3 Medios de comunicación

1.1.2 Desarrollo deltalento humano

1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.

1.3 Admón. de riesgos

1.2.3 Estructura organizacional

2.1.1 Políticas de operación

6.2 Talento humano6.2.2 Competencia, toma de

conciencia y formación

4. Sistema de gestión de la calidad

4.1 Requisitos generales4.2 Gestión documental

7.2.3 Comunicación con el cliented) Mecanismos de participación.

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación.

8.5.3 Acciones preventivas

7.1 Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio.

1. Desarrollo del talento humano estatal.

2. Gestión de la calidad

3. Democratización de la administración pública.

4. Moralización y transparencia en la administración pública.

5. Rediseños organizacionales

Las políticas del SISTEDA se encuentran inmersas en forma general en los diferentes subsistemas, componentes y elementos del MECI y en el SGC.

15


Funcionamiento

ME IC

GCS

SISTEDA

ARTICULACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN

Y CONTROL

CONC

EPTU

ALIZ

ACIÓ

N

MECISGC

SISTEDA

El funcionamiento aislado de estos sistemas, genera desgaste de recursos, duplicidad de actividades y dificultades en su desarrollo.

El funcionamiento integrado permite optimizar recursos y simplificar trámites, para lograr mayor eficacia, eficiencia y efectividad.


de Gestión

X

16


INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

Estructura del MECICOMPONENTES ELEMENTOS

1. SU

BSIS

TEM

A D

E

CO

NTR

OL

ESTR

ATE

GIC

O

3. SU

BSIS

TEM

A D

E

CO

NTR

OL

DE

EV

ALU

AC

IÓN

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

2. SU

BSIS

TEM

A D

E

CO

NTR

OL

DE G

ESTI

ÓN

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2 INFORMACIÓN

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

Contexto estratégicoIdentificación de riesgosAnálisis de riesgosValoración de riesgosPolíticas de administración de riesgos

Planes y programasModelo de operación por procesosEstructura organizacional

Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del talento humanoEstilo de direccion

Políticas de operaciónProcedimientosControlesIndicadoresManual de procedimientos

Información primariaInformación secundariaSistemas de información

Comunicación organizacionalComunicación informativaMedios de comunicación

Autoevaluación del controlAutoevaluación de gestión

Evaluación independiente al sistema de control internoAuditoria interna

InstitucionalPor procesosIndividual

P

H

V

A

1.1.11.1.21.1.3

1.2.1

1.2.21.2.3

1.3.11.3.21.3.31.3.4

1.3.5

2.1.1

2.2.1

2.3.1

3.1.1

3.2.1

3.3.1

2.1.22.1.32.1.4

2.1.5

2.2.22.2.3

2.3.22.3.3

3.1.2

3.2.2

3.3.23.3.3

17


Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000

1. INTRODUCCIÓN1.1 Generalidades1.2 Principios de gestión de la calidad

para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

1.3 Compatibilidad con otros sistemas de gestión, de control, normas y políticas.

1.4 Aclaraciones relativas a la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN2.1 Objeto2.2 Aplicación

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales4.2 Gestión documental

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la dirección5.2 Enfoque al cliente5.3 Política de calidad

5.4 Planificación5.5 Responsabilidad, autoridad y

comunicación5.6 Revisión por la dirección

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS6.1 Provisión de recursos6.2 Talento humano6.3 Infraestructura6.4 Ambiente de trabajo

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio

7.2 Procesos relacionados con el cliente7.3 Diseño y Desarrollo7.4 Adquisición de Bienes y Servicios7.5 Producción y prestación del servicio7.6 Control de los equipos de seguimiento

y medición

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA8.1 Generalidades8.2 Seguimiento y medición8.3 Control del producto y/o servicio no

conforme8.4 Análisis de datos8.5 Mejora

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

Se presenta la interrelación del MECI-SGC-SISTEDA, de acuerdo con la NTCGP 1000, la cual específica los requisitos del SGC.

18 Ciclo PHVA MECI-SGC- SISTEDA

PLANEAR

VERIFICAR HACER

4. REQ

ISITO

SG

ENERAL

S

U

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PO

NSAB

LIDA

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DIR

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N

5

S

I

D

6. GES

IÓN D

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7.

E

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BSIS

TEM

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N 1. SUBSIS

TEM

A D

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3. S

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2. S

UBSIST

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N

.3 1 a

Autoevalución

3.

Eva

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1.2 i

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13 A

dm

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i2.1

Acti

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ad

es

de c

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tro

l

2 In

for

ción

.2

ma

3 C

2. omun cacióni

pública

Tomar Acciones con base en los

resultados de la verificación para lograr la mejora

continua.

Establecer políticas, objetivos, procesos, productos, controles,

autoridades, responsabilidad.

Realizar seguimiento y medición de planes, programas, proyectos,

procesos, procedimientos,

productos y/o servicios.

Ejecutar los planes, programas, proyectos,

procesos, procedimientos,

productos y/o servicios, de acuerdo con lo

planeado.


SISTEDA

MECI-SUBSISTEMAS

MECI- COMPONENTES

SGC - NTCGP 1000 - CAPÍTULOS

PA

V H

ACTUAR

1. mbie e

1Antde control

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

MECI

19Interrelación SGC-MECI

4.1 Requisitos Generales

1.2 Direccionamiento Estratégico

4.2 Gestión documental4.2.1 Generalidades4.2.2 Manual de calidad

4.2.3 Control de documentos4.2.4 Control de registros

2.1 Actividades de control

Información primaria.Información secundariaSistemas de información

Políticas de operaciónProcedimientosControlesIndicadoresManual de procedimientos

1.3 Administración de riesgos

2.2 Información

Valoración de riesgos

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

COMPONENTES ELEMENTOS

Planes y programasModelo de operación porprocesos

Estructura organizacional

REQUISITOS


1.2.11.2.2

1.2.3

1.3.4

2.2.12.2.22.2.3

2.1.12.1.22.1.32.1.42.1.5

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

SGCNTCGP 1000

Información primaria.Información secundariaSistemas de información

2.2 Información

2.2.12.2.22.2.3

20

5.1 Compromiso de la dirección

1.1 Ambiente de control

5.4 Planificación5.4.1 Objetivos de calidad5.4.2 Planificación del Sistema de

Gestión de la Calidad

1.2 Direccionamiento estratégico

2.3 Comunicación pública

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN


5.2 Enfoque al cliente 1.2 Direccionamiento estratégico

5.3 Política de la calidad

1.1 Ambiente de control




REQUISITOS





Estilo de dirección

Comunicación organizacional

Acuerdos, compromisos yprotocolos éticos.

Políticas de operación

Planes y programas



1.1.3

1.2.3

2.3.1

1.2.11.2.2

1.2.3

1.1.1

1.2.1

1.2.2

1.2.3

2.1.1

1.2.1

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

Interrelación SGC-MECI

MECISGCNTCGP 1000

21

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación.

5.5.1 Responsabilidad y autoridad.5.5.2 Representante de la dirección

5.6 Revisión por la dirección

5.6.2 Información para la revisión.

1.2 Direccionamiento estratégico Estructura organizacional


3.2 Evaluación independiente

3.1 Autoevaluación

1.3 Administración del riesgo

3.3 Planes de mejoramiento

REQUISITOS


1.1 Ambiente de control Estilo de dirección1.1.3

1.2.3

Evaluación independiente alSistema de Control InternoAuditoría Interna

Autoevaluación del controlAutoevaluación de la gestión

Contexto estratégicoIdentificación de riesgosAnálisis de riesgosValoración de riesgosPolíticas de administración deriesgos


1.3.11.3.2

1.3.31.3.41.3.5

3.1.1

3.1.2

3.2.1

3.2.2

3.3.13.3.23.3.3

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

MECISGCNTCGP 1000


5.5.3 Comunicación interna 2.3 Comunicación pública 2.3.1 Comunicación organizacional

5.6.3 Resultados de la revisión.

22

6.1 Provisión de los recursos 1.2 Direccionamiento estratégico Planes y programas

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS


Desarrollo del talento humano1.1 Ambiente de control

6.3 Infraestructura 2.2 Información Sistemas de información

6.2 Talentohumano6.2.1 Generalidades6.2.2 Competencia, toma de

conciencia y formación.

6.4 Ambiente de trabajo 1.2 Direccionamiento estratégico Planes y programas

REQUISITOS


1.2.1

1.1.2

2.2.3

1.2.1

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

MECISGCNTCGP 1000


23

7.1 Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio


7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO


Información primaria2.2 Información

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio.

2.1 Actividades de control Políticas de operación

7.2.1 Determinación de losrequisitos relacionados conel producto y/o servicio.

7.2.3 Comunicación con el cliente

2.2 Información Información primaria

Planes y programasModelo de operación por procesosEstructura organizacional

7.2 Procesos relacionados con el cliente.

2.3 Comunicación públicaComunicación informativaMedios de comunicación

REQUISITOS


1.2.11.2.21.2.3

2.2.1

2.1.1

2.2.1

2.3.22.3.3

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA


MECISGCNTCGP 1000

24




7.3 Diseño y desarrollo7.3.1 Planificación del diseño y

desarrollo

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo.

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo.7.3.5 Verificación del diseño y

desarrollo.7.3.6 Validación del diseño y desarrollo.7.3.7 Control de los cambios del diseño

y desarrollo.



Políticas de operaciónProcedimientosControles

IndicadoresManual de procedimientos



7.4 Adquisición de bienes yservicios

7.4.1 Proceso de adquisición de bienes

y servicios.7.4.2 Información de la adquisición de

bienes y servicios. 7.4.3 Verificación de los productos y/o

servicios contratados.

Planes y programas

Controles

2.3 Comunicación pública Comunicación informativa

REQUISITOS


1.2.11.2.2

1.2.3

2.1.1

2.1.22.1.32.1.42.1.5

1.2.1

2.1.3

2.3.2

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

MECISGCNTCGP 1000


25


2.1 Actividades de control7.5 Producción y prestación del

servicio.7.5.1 Control de la producción y

prestación del servicio. 7.5.2 Validación de los procesos de

producción y de la prestación del servicio.

7.5.3 Identificación y trazabilidad.

7.5.4 Propiedad del cliente7.5.5 Preservación del producto. 3.1 Autoevaluación Autoevaluación del control

Autoevaluación de gestión

Políticas de operaciónProcedimientosControles

IndicadoresManual de procedimientos

7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición.

2.1 Actividades de control Controles

REQUISITOS


2.1.12.1.22.1.32.1.42.1.5

3.1.13.1.2

2.1.3

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

MECISGCNTCGP 1000


26

8.2.1 Satisfacción del cliente

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA


8.2 Seguimiento y medición

8.2.2 Auditoría interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos.

8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio.

Información primaria2.2 Información

Auditoría interna3.2 Evaluación independiente

2.3 Comunicación pública

Indicadores

Comunicación informativaMedios de comunicación

3.1 Autoevaluación


Autoevaluación del controlAutoevaluación de gestión

Autoevaluación del control

REQUISITOS


3.1 Autoevaluación

2.2.1

3.2.2

2.1.4

2.3.22.3.3

3.1.13.1.2

3.1.1

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA

MECISGCNTCGP 1000


27

8.5.1 Mejora continua


8.5 Mejora

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva



Controles




8.4 Análisis de datos 2.2 Información Información secundaria

8.3 Control del producto y/o servicio no conforme. 2.1 Actividades de control Controles

REQUISITOS


2.1.3

2.2.2

3.3.13.3.23.3.3

2.1.3

3.3.13.3.23.3.3

INTE

RREL

ACIÓ

N M

ECI-

SGC-

SIST

EDA


MECISGCNTCGP 1000

28


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

El Planear SIG

PLANEAR

Proyectar y establecer l o s o b j e t i v o s y procesos necesarios p a r a c o n s e g u i r resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.

En e l MECI , e l subs is tema de cont ro l estratégico con sus componentes y elementos, en especial el componente de direccionamiento estratégico, define la ruta que la entidad debe seguir para el logro de los objetivos institucionales.

• Se establecen los objetivos estratégicos

• Se f i j an l as cond ic iones en que se d e s a r r o l l a r á n l o s p r o c e s o s , b a j o pa rámet ros de e f i cac ia , e f i c ienc ia y efectividad.

En el SGC, se realiza la planeación a través de:

• Identi f icación de las necesidades del usuario

• Establecimiento de directrices de calidad• Configuración de la política de calidad• Definición de objetivos de calidad• Definición de indicadores y planes de

acción

Se presentan algunos productos relacionados con el PLANEAR

PRODUCTO

29


SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO1

.1 A

MB

IEN

TE

DE

CO

NT

RO

L

1.1.1Acuerdos,

compromisos o protocolos éticos

1.2 j) Principio detransparencia

6.2 Talento humano

6.2.2 Competencia,toma de conciencia yformación

Decálogo de la disciplina1. Seré un líder para mi Institución, mi familia y la sociedad.2. Obedeceré y acataré leyes y normas que nos rigen.3. Actuaré correctamente haciendo respetar los derechos del

ciudadano.4. Cumpliré las órdenes de mis superiores siempre que sean

legítimas.5. Cumpliré en forma puntual mis obligaciones y mis deberes.6. Portaré correctamente y con orgullo las insignias militares.7. Trataré correctamente a la población y el enemigo rendido,

a mis superiores y subalternos.8. Seré ejemplo de conducta en el cumplimiento del deber.9. Obraré con ética militar, principios y valores que nos rigen.10. Seré siempre un soldado defensor y sostén de la

democracia.

Principios

?Ética en todas las actuaciones

?Compromiso

Valores

?Valor?Prudencia?Constancia

El Planear SIG

Declaraciones explícitas enrelación con las conductas delos servidores públicos,acordadas en formaparticipativa para laconsecución de los propósitosde la Institución, manteniendola coherencia de la gestión conlos principios Constitucionales.

?Respeto por los Derechos Humanos y acatamiento del DIH

?Respeto por la Constitución y la Ley

?Honor Militar?Disciplina ?Solidaridad

?Respeto?Honestidad?Lealtad

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

30


.1 A

MB

IEN

TE D

E C

ON

TRO

L

6.2 Talento humano

6.2.2 Competencia, tomade conciencia yformación

?Planeación de recursos Humanos

?Selección de personal

?Inducción (Directiva de inducción)

?Capacitación (Directiva de capacitación)

?

?Políticas, procesos y procedimientos para la administraciónde personal, establecidos en reglamentos, directivas ycirculares .

?Manual específico de funciones y de competenciaslaborales para asignación de cargos con base en losperfiles y requisitos establecidos.

?Programas debidamente aprobados para el personal militar,en las escuelas de formación y capacitación.

?Directrices plande moral y bienestar

Compromiso de la Institución conel desarrollo de las competencias,habilidades, aptitudes e idoneidaddel personal. Procesos y prácticasde Talento Humano en formaarticulada a los demás procesos degestión, de tal forma que existacoherencia entre el desempeñodel personal y las estrategias de laInstitución.

El Planear SIG


Folios de Vida. Evaluación del desempeño, de acuerdocon la Reglamentación Institucional para la evaluacióndel personal militar y civil

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Desarrollo del talento humano

1.1.2

31


.1 A

MB

IEN

TE D

E C

ON

TRO

L

1.1.3Estilo de dirección

5.1 Compromiso de ladirección

5.5.1 Responsabilidad yautoridad

?Organización piramidal y jerarquizada

?Reuniones periódicas de Comandantes, con uncubrimiento total de la Organización, pararetroalimentar el cumplimiento de los planes deacción y tomar decisiones en forma oportuna.

?Programas radiales del Comandante del Ejércitocon los Comandantes de Unidad Operativa Mayor yasí en todos los niveles del mando, para impartirnormas, órdenes e instrucciones.

?Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor, paracoordinar, planear , impartir instrucciones y tomardecisiones.

?Formaciones con el personal presididas por la altaDirección. (Comandantes y SegundosComandantes).

?Subcomité Central, Regional y Local de Control

Interno.

Constituye la forma adoptada por elnivel directivo para guiar u orientarlas acciones de la Institución,generando autoridad, confianza,demostrando capacidad,conocimiento, compromiso con elCONTROL y el cumplimiento de lamisión, visión, planes y programas,buen trato y utilizacióntransparente y eficiente de losrecursos.

El Planear SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

PRODUCTOMECI SGCNTCGP 1000

32

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO1.

2 D

IREC

CIO

NA

MIE

NTO

EST

RAT

ÉGIC

O

Elemento de Control, quepermite modelar laproyección de la EntidadPública a corto, medianoy largo plazo e impulsar yguiar sus actividadeshacia las metas y losresultados previstos .

7.1 Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio.

5.3 Política de calidad

6.1 Provisión de recursos

6.4 Ambiente de trabajo

7.4 Adquisición de bienesy servicios

5.4 Planificación5.4.1 Objetivos de calidad5.4.2 Planificación del

sistema de gestiónde la calidad

5.2 Enfoque al cliente

El Planear SIG

A NIVEL INSTITUCIONAL• Política de calidad del Ejército• Objetivos de calidad del Ejército• Guía de Planeamiento Estratégico• Plande Campaña• Plan de Moral y Bienestar .• Plan de Compras

• Plande acción anual• Plan de moral y bienestar• Plande licenciamientos• Planpastoral• Plande incorporaciones• Plan de búsqueda de

información (Inteligencia)• Plande evacuación• Plan de reacción y

contraataque• Plan de instrucción y

entrenamiento• Plan de campaña (misiones

tácticas)• Plan de seguridad (cuartel)• Plan coraza (seguridad

instalaciones).• Plan ruta (seguridad de

personajes)

• Plan gema (Controllocalidades)

• Plan candado (cierres viales)• Plan radar (pistas aéreas)• Planedil (centros energéticos)• Plan democracia (seguridad

electoral)• Planadministrativo anual• Plande mantenimiento anual• Plande compras• Plan de adquisiciones y

abastecimientos• Plan de inversión de fondo

interno• Plan de inversión partidas

especiales• Plan de siniestros y desastres

naturales.• Plan de actividades

ocasionales (visitas,ceremonias, entre otros)

NIVEL UNIDADES OPERATIVAS MAYORES,MENORES, TÁCTICAS Y EQUIVALENTES


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Planes y Programas

1.2.1

33


.2 D

IREC

CIO

NA

MIE

NTO

EST

RA

TÉG

ICO

4.1 Requisitos generales

4.2 Gestión documental

?Mapa de macroprocesos :

Estratégicos : fijan políticas, estrategias,objetivos y comunicación de la organización

Misionales: proporcionan el resultado, son larazón de ser de la organización.

De apoyo: son el soporte de los procesos,estratégicos, misionales y de evaluación.

De evaluación: permiten medir, analizar laeficacia y eficiencia y efectividad.

?Mapa despliegue macroprocesos, muestra losprocesos que se desprenden de cada macroproceso

?Caracterización de procesos: documentos donde se relaciona las actividades, entradas, salidas,clientes, entre otros, de un proceso.

Estándar organizacional quesoporta la operación de la EntidadPública, armonizando con enfoquesistémico la Misión y VisiónInstitucional, orientándola haciauna Organización por Procesos, loscuales en su interacción,interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecucióneficiente y el cumplimiento de losobjetivos de la Entidad.

El Planear SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Modelo de operación por

procesos

1.2.2

34


.2 D

IREC

CIO

NA

MIE

NTO

EST

RA

TÉG

ICO

5.1 Compromiso de ladirección

5.5 Responsabilidad,autoridad ycomunicación

Elemento de Control, queconfigura integral yarticuladamente los cargos, lasfunciones, las relaciones y losniveles de responsabilidad yautoridad en la Entidad Pública,permitiendo dirigir y ejecutar losprocesos y actividades deconformidad con la Misión.

El Planear SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO


1.2.3

?Tablas de organización y equipo - TOE

Muestran la forma como se encuentran constituidaslas Unidades y Dependencias en general que formanparte del Ejército Nacional, en cuanto a su misión,organización, capacidades y dotaciones .

?Estructura orgánica Comando del Ejército:

Jefaturas, direcciones, secciones.

?Organización del Ejército:

• Comando del Ejército• Unidades Operativas Mayores - Divisiones• Unidades Operativas Menores – Brigadas• Unidades Tácticas – Batallones• Unidades especiales• Escuelas de formación y capacitación

?Estructura orgánica Unidades

• Estado Mayor• Plana Mayor• Compañías, pelotones, secciones y escuadras

?Planta de personal

?Manual específico de funciones y competencias laborales.

?Líneas de autoridad, niveles de responsabilidad yconducto regular claramente definidos en todos losniveles.

35

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO1.

3 A

DM

INIS

TRA

CIÓ

N D

E R

IESG

OS

Contexto estratégicoIdentificación de riesgosAnálisis de riesgosValoración de riesgosPolíticas de administración de riesgos

?Directiva Administración de riesgos del Ejército, bajola metodología del Departamento Administrativo dela Función Pública - DAFP

?Mapas de riesgos donde se determinan:

Causas: factores internos y externos generadores deriesgo.

Identificación de riesgos : información relacionadacon la definición del riesgo, descripción y efecto(consecuencia).

Análisis de riesgos: probabilidad de ocurrencia eimpacto de los riesgos identificados, calificándolos yevaluándolos para establecer el nivel de riesgo (zonade riesgo baja, moderada alta o extrema).

Valoración de riesgos: identificación de los controlesexistentes, confrontándolos con la evaluación delriesgo realizada, para establecer los de mayorimpacto.

Manejo de los riesgos: con base en la valoración delos riesgos se establecen las opciones de manejo,acciones preventivas, responsables , cronograma eindicadores.

?Política de administración del riesgo: identifica lasopciones para tratar y manejar los riesgos, tomardecisiones adecuadas y fijar lineamientos de laadministración del riesgo.

4.1

g) Establecer controles s o b r e l o s r i e s g o s identificados y valorados

8.5.3 Acción preventiva

5.6.2

h) Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados.

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del serviciog) Los riesgos de mayor probabilidad e impacto

Elementos que permitenevaluar aquellos eventosnegativos, internos yexternos, que puedenafectar el logro de los

objetivos institucionales.

El Planear SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

1.3.11.3.2

1.3.31.3.41.3.5

I n f o r m a c i ó n p a r ala revisión.

Requisitos generales.

36 El Hacer SIG

HACER

Implementar los p r o c e s o s y p r o c e d i m i e n t o s e s t a b l e c i d o s y ejecutar los planes, p r o g r a m a s y proyectos definidos.

En el MECI, el hacer parte del subsistema de control estratégico con sus diferentes componentes y elementos en especial el modelo de operación por procesos, planteándose formas de trabajo evolutivo.

En esta etapa, se materializan y se controlan los p r o c e s o s , g e n e r a n d o n u e v o conocimiento, a través de los componentes: act iv idades de control , información y comunicación.

El hacer en el SGC, se ref leja en la medida en que se cumplan los requisitos de cal idad establecidos en la NTCGP 1000 y se controle adecuadamente la o p e r a c i ó n d e l a e n t i d a d d u r a n t e l a realización del producto y/o prestación del servicio.


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

Se presentan algunos productos relacionados con el HACER

37El Hacer SIG

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN2

.1 A

CT

IVID

AD

ES D

E C

ON

TR

OL

?Guía de planeamiento que emite el Comandantedel Ejército, donde se incluyen entre otras, políticasde:

• Personal

• Inteligencia

• Operaciones

• Instrucción y entrenamiento

• Logística

• Acción Integral

• Derechos Humanos y DIH

• Control Interno y Sistema de Gestión de calidad.

?Sumario de órdenes permanentes – SOP

?Política de Calidad

?Política de administración de riesgos

?Política de comunicación

?Manual de calidad del Ejército

?Políticas de Comando en las Unidades

4.2.2 Manual de calidad

7.2.2

Guías de acción para laimplementación de las estrategiasde ejecución de la EntidadPública; define los límites yparámetros necesarios paraejecutar los procesos yactividades en cumplimiento dela función, los planes, losprogramas, proyectos y políticasde administración del riesgopreviamente definidos por laEntidad.

5.3 Política de calidad


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Políticas de operación

2.1.1

R e v i s i ó n d e l o s requisitos relacionados con el producto y/o servicio

38 El Hacer SIG


.1 A

CTI

VID

AD

ES D

E C

ON

TRO

L

2.1.2Procedimientos

?Procedimientos documentados con base en losprocesos

?Reglamentos, Manuales Operacionales yAdministrativos del Ejército.

?Directivas de cada área como:

• Personal• Inteligencia• Operaciones• Administración y Logística• Acción Integral• Directivas Técnicas: armamento, transportes,

intendencia, entre otras.• Derechos Humanos• Ingenieros

?Procedimientos obligatorios NTCGP 1000:

• Control de documentos• Control de registros• Producto y/o servicio no conforme• Auditoría interna• Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

4. Gestión de calidad

Conjunto de especificaciones,relaciones y ordenamiento de lastareas requeridas para cumplir conlas actividades de un proceso,controlando las acciones querequiere la operación de la EntidadPública. Establecen los métodospara realizar las tareas, laasignación de responsabilidad y laautoridad en la ejecución de lasactividades.

4.2.1 Generalidadesc) Los procedimientosdocumentados …

4.2.2 Manual de la calidad.


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

b) Los procedimientos d o c u m e n t a d o s establecidos para el SGC...

39El Hacer SIG

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN2.

1 A

CTIV

IDA

DES

DE

CON

TRO

L

2.1.3Controles

Actividades tendientes a verificar, revisar, proteger, vigilar,supervisar, inspeccionar y confrontar. Ejemplos:

• Orden del día• Actas de entrega y recibo por rotación del personal.• Actas de revisión de la nómina• Informe de novedades de personal INPER• Planillas de pasajes y viáticos• Diario de informaciones.• Registro cooperantes• Misiones de trabajo• Informe de situación de tropas• Diario de operaciones• Horarios y cronogramas de instrucción•

• Control cargos unidades fundamentales• Órdenes de suministro• Legalización préstamos de munición• Actas de reintegro de repuestos• Tablas de abordo• Folio de vida vehículos• Arqueos de caja menor y de tesorería• Conciliaciones bancarias• Verificaciones contables selectivas: depreciación activos

fijos, clasificación contable y presupuestal, acreedoresvarios, cuenta responsabilidades

• Pruebas selectivas almacenes .


7.4.3

4.2 Gestión documental4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de registros

7.5 Producción yprestación del servicio

8.3 Control del producto y/oservicio no conforme

7.3 Diseño y desarrollo

8.5.2 Acción correctiva8.5.3 Acción preventiva

Conjunto de acciones omecanismos definidos paraprevenir o reducir el impactode los eventos que ponen enriesgo la adecuada ejecuciónde los procesos, requeridospara el logro de los objetivosde la Entidad Pública.

7.6 Control de los equiposde seguimiento ymedición


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

V e r i f i c a c i ó n d e l o s productos y/o servicios adquiridos

g) Establecer controles s o b r e l o s r i e s g o s identificados y valorados...

Libros control de vehículos, combustible, repuestos, oficial de inspección, oficial de servicio, minuta comandante de guardia, entre otros.

40


.1 A

CTI

VID

AD

ES D

E C

ON

TRO

L

2.1.4Indicadores

• Indicadores para la medición del plan deacción

• Indicadores, seguimiento a las acciones para

• Indicadores de desempeño de los procesos

• Informes de gestión y resultados

• Resultados de evaluaciones internas y externas

8.2.3 Seguimiento ymedición de los procesos

8.4 Análisis de datos

Conjunto de variablescuantitativas y/o cualitativassujetas a la medición, quepermiten observar la situacióny las tendencias de cambiogeneradas en la Entidad, enrelación con el logro de losobjetivos y metas previstas.

El Hacer SIG


• Indicadores estratégicos en el BSC

• Tableros de control

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

el manejo de riesgos

41


.1 A

CTI

VID

AD

ES D

E C

ON

TRO

L

?Procedimientos

?Directivas

?Reglamentos

?Manuales

Elemento de Control, deautorregulación interna quecontiene y regula la forma dellevar a cabo los procedimientosde la Entidad Pública,convirtiéndose en una guía de usoindividual y colectivo propiciandola realización del trabajo bajo unlenguaje común a todos losservidores públicos.

4.2.1 Generalidadesc) Los procedimientosdocumentados …

4.2.2 Manual de la calidad

b) Los procedimientos

documentadosestablecidos para el SGC…

El Hacer SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Manual de procedimientos

2.1.5

42


2 IN

FOR

MA

CIÓ

N

4.1 Requisitos generalesd) Asegurarse de ladisponibilidad de

recursos e informaciónnecesarios para apoyarla operación y elseguimiento de losprocesos…

7.2.1 Determinación de losrequisitos relacionadoscon el producto y/o

servicios

7.2.3 Comunicación con elcliente

8.2.1 Satisfacción delcliente

Conjunto de datos de fuentesexternas provenientes de lasinstancias con las cuales laorganización está enpermanente contacto, así comode las variables que no están enrelación directa con la Entidad,pero que afectan su desempeño .

?Necesidades y requerimientos del cliente externo

?Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía,

?Requerimientos de la Contraloría General de laRepública, Procuraduría General de la Nación,Fiscalía General de la Nación, Contaduría Generalde la Nación.

?Información del Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico

?Requerimientos de Transparencia por Colombia

?Información requerida por la Dirección deAduanas e Impuestos Nacionales – DIAN.

?Informes solicitados por el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública.

tutelas y derechos de petición

El Hacer SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Información primaria

2.2.1

43


2 IN

FOR

MA

CIÓ

N


8.4 Análisis de datos

Datos que se originan y/o procesanal interior de la Entidad Pública.Toma como base la informaciónprimaria y la relacionada con loshechos financieros, económicos ysociales, provenientes del ejercicio desu función. Se obtienen de losdiferentes sistemas de informaciónque soportan lagestión de la Entidad.

?Registros ejecución presupuestal

?Estados financieros

?Inventarios, boletines, reportes

?Nómina

?Informe de novedades de personal – INPER

?Informe de situación de tropas – INSITOP

?Informe resultados operacionales

?Informe de operaciones de inteligencia

?Datos red de cooperantes

?Informes jornadas de apoyo al desarrollo

?Informes de gestión y resultados con base en elplande acción

?Información estadística de las diferentes áreas

El Hacer SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Información secundaria

2.2.2

Ejemplos

44


2 IN

FOR

MA

CIÓ

N

4.1 Requisitos generales.d) Asegurarse de ladisponibilidad derecursos e informaciónnecesarios para apoyarla operación y elseguimiento de losprocesos

Conjunto de recursos humanosy tecnológicos utilizados parala generación de información,orientada a soportar de maneramás eficiente la gestión deoperaciones en la EntidadPública.

?Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF

?Sistema SAP- SILOG (Sistema de informaciónLogística

?Sistema de información de administración detalento Humano SIATH.

?Bases de Datos

?Sistema de información Centro de operacionesEjército – SICOE

?Archivo Operacional

?Sistema de información jurídica - SIJUR

?Tablero de Mando BSC

6.3 Infraestructurab) Herramientas, equiposy sistemas deinformación (hardware –software) para la gestiónde los procesos

El Hacer SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Sistemas de información

2.2.3

45


3 C

OM

UN

ICA

CIÓ

N P

ÚB

LIC

A 5.1 Compromiso de ladireccióna) La comunicación a los

servidores públicos…

Orientar la difusión depolíticas y la informacióngenerada al interior de laEntidad para una claraidentificación de objetivos,estrategias, planes,programas,proyectos y la gestión deoperaciones, hacia los cuales seenfoca el accionar de la Entidad.

5.5.3 Comunicacióninterna

?Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor

?Programas radiales

?Formaciones

?Academias de difusión políticas de comando yordenes permanentes a nivel Central y de lasUnidades.

?Reunión de Comandantes

?Información de interés institucional incluida en laINTRANET.

?Comunicación interna a través del Correo, dirigidaa todos los usuarios o en forma individual deacuerdo con el área interesada.

?Informes de gestión periódicos, donde serelacionan los resultados operacionalesy administrativos.

El Hacer SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Comunicación organizacional

2.3.1

46


3 C

OM

UN

ICA

CIÓ

N P

ÚB

LIC

A

Elemento que garantiza ladifusión de información de laEntidad Pública sobre sufuncionamiento, gestión yresultados en forma amplia ytransparente hacia losdiferentes grupos de interés yexternos .

7.2.3 Comunicación con elcliente

?Publicación en página web:

• Información institucional

• Informes y noticias

• Trámites y servicios

• Atención al ciudadano

?Reuniones con comunidades y gremios

?Publicación procesos de contratación .

?Rendición de cuentas

?Cumplimientode metas de gobierno.

7.4 Adquisición de bienesy servicios


El Hacer SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Comunicación informativa

2.3.2


47El Hacer SIG


3 C

OM

UN

ICA

CIÓ

N P

ÚB

LIC

A

Conjunto de procedimientos,métodos, recursos einstrumentos utilizados por laEntidad Pública, paragarantizar la divulgación,circulación amplia y focalizadade la información y de susentido, hacia los diferentesgrupos de interés.

7.2.3 Comunicación conel cliente

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA

?Página web

?Emisoras

?Programas de televisión: Insignia, En Contacto.

?Agencia de noticias.

?Revista de Ejército

?Periódico de Ejército

?Portal único de contratación

MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

?Correo electrónico - OUTLOOK

?INTRANET

?Mensajería electrónica

?Cancillería

?Academias

?Boletines

?Radiogramas

?Carteleras


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Medios de comunicación

2.3.3

48INSPECCIÓN GENERAL DEL EJÉRCITO

El Verificar SIG

VERIFICAR

Realizar el seguimiento y la m e d i c i ó n d e l o s procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y l o s r e q u i s i t o s es tab lec idos para e l producto y/o servicio, e i n f o r m a r s o b r e l o s resultados.

En el MECI, La verificación se concentra en el subsistema de control de evaluación que tiene como finalidad adelantar las actividades para determinar el estado de un elemento, frente a un parámetro previamente establecido, de tal modo que se puedan establecer acciones que permitan e l c ierre de las d i ferencias presentadas.

En el SGC, se aplica el capítulo 8, relacionado con la medición, análisis y mejora.

El seguimiento, la medición y la verificación, son las formas que permiten la evaluación de un sistema, estableciendo el grado de cumplimiento y conformidad de requisitos y elementos, convirtiendo la evaluación en una actividad transversal de gestión y control.


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

Se presentan algunos productos relacionados con el VERIFICAR

49

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN3.

1 A

UTO

EVA

LUA

CIÓ

N

5.6.2 Información para larevisión

7.5 Producción yprestación del servicio.

8.2. 3 Seguimiento ymedición de losprocesos.

8.2.4 Seguimiento ymedición del productoy/o servicio.

Elemento de Control que basadoen un conjunto de mecanismos deverificación y evaluación,determina la calidad y efectividadde los controles internos a nivel delos procesos y de cada áreaorganizacional responsable,permitiendo emprender lasacciones de mejoramiento delcontrol requeridas.

?Aplicación de listas de verificación por parte del

personal en cada área.

?Revisiones internas para determinar el

funcionamiento de los controles establecidos.

(Actas informes Comisiones administrativas, Actas

Reuniones administrativas).

?Asuntos tratados en las reuniones de Estado Mayor

y Plana Mayor, sobre el funcionamiento de las

diferentes dependencias .

?Responsabilidad de los Jefes de dependencia sobre

el funcionamiento y aplicación de los procesos

y mecanismos de control establecidos.

?Acciones de mejoramiento con base en la

AUTOEVALUACIÓN realizada.

El Verificar SIG


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Autoevaluación del control

3.1.1

50 El Verificar SIG

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN3

.1 A

UTO

EVA

LUA

CIÓ

N

Información parala revisión

5.6.2

7.5 Producción yprestacióndel servicio

8.2.3 Seguimiento ymedición de losprocesos

?Informes periódicos de evaluación de gestión yresultados, con base en las metas propuestas en elPlande Acción.

?Aplicación de Indicadores definidos en los planes deacción, para medir los resultados alcanzados deacuerdo con las metas planteadas. (Deben serconducentes, razonables, entendibles).

?Entrega Acta de informe de gestión, de los asuntos yrecursos asignados, por separación del cargo o alfinalizar la administración, a quienes lo sustituyanlegalmente en sus funciones. (Ley 951/05 y ResoluciónNo.5674/2005 de la Contraloría General de laRepública).

?Medición del desempeño de los procesos con base enlos indicadores diseñados para evaluar elcumplimiento de los objetivos establecidos en cadaproceso.

?Seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos, encada una de las áreas y determinar la efectividad de lasacciones de manejo, definidas por los responsablesde cada proceso.

?Informes de actividades por dependencia, comosoporte de la gestión adelantada en un lapsode tiempo determinado..

Elemento de Control, que basado enun conjunto de indicadores degestión diseñados en los Planes yProgramas y en los Procesos de laEntidad, permite una visión clara eintegral de su comportamiento, laobtención de las metas y de losresultados previstos e identificar lasdesviaciones sobre las cuales sedeben tomar los correctivos quegaranticen mantener la orientación dela Entidad hacia el cumplimiento desus objetivos institucionales


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Autoevaluación de gestión

3.1.2

51El Verificar SIG

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN3

.2 E

VA

LUA

CIÓ

N IN

DEP

END

IEN

TE

8.2.2 Auditoría interna

Internamente:

?Inspecciones en los diferentesniveles realizadas por:

• Inspección General del Ejército• Divisiones y Brigadas

?Informes con los resultados de las inspecciones

Externamente:

?Auditorias realizadas por la ContraloríaGeneral de la República.

Elemento de Control, cuyo objetivoes verificar la existencia, nivel dedesarrollo y el grado de efectividaddel Control Interno en elcumplimiento de los objetivosinstitucionales.

Auditoría interna

Elemento de Control, que permiterealizar un examen sistemático,objetivo e independiente de losprocesos, actividades, operaciones yresultados de una Entidad Pública.

?Auditorías internas de calidad

?Auditoría de certificación, seguimiento y

renovación, por parte de una entidadcertificadora.

?Informes de los resultados de las auditorías


realizadas

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

Evaluación independiente al

sistema de

control interno

3.2.1

3.2.2

52 El Actuar SIG

ACTUAR

Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos y asegurar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos.

El ACTUAR corresponde al Subsistema de control de evaluación del MECI, concretamente al componente de planes de mejoramiento y en el SGC a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, contenidas en la NTCGP 1000.

Las acciones para corregir desviaciones encontradas en el desarrollo de los subsistemas de control estratégico y control de gestión, están enfocadas al mejoramiento continuo y al cumplimiento de los objetivos institucionales a través de la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

El ACTUAR tiene como finalidad la mejora en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, así como la optimización en el funcionamiento institucional.

El mejoramiento continuo se centra en elevar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y genera una cultura de autocontrol, que permita a los servidores públicos planear las correcciones y mejorar en los procesos a su cargo, de acuerdo con las diferencias encontradas entre lo planeado y ejecutado.


Se presentan algunos productos relacionados con el ACTUAR

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

53

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN3.

3 P

LAN

ES D

E M

EJO

RA

MIE

NTO

3.3.1Institucional

8.5 Mejora8.5.1 Mejora continua8.5.2 Acción correctiva

8.53 Acción preventiva

?

?Planes de mejoramiento elaborados porlas unidades inspeccionadas, con base enlos informes de revista generados por lasinstancias evaluadoras.

?Acciones correctivas, preventivas y demejora formuladas con fundamento en losinformes de auditorías de calidad .

?Acciones adoptadas por el servidor público,para mejorar el desempeño y cumplir con losobjetivos individuales, como:

• Capacitación de acuerdo con el cargo• Actualización permanente

3.3.2Por procesos

3.3.3Individual

Integra las acciones de mejoramiento quedebe aplicar la entidad para fortalecerintegralmente su desempeño, cumplir con sufunción, misión y objetivos, teniendo encuenta los compromisos adquiridos con losorganismos de control fiscal, control político ylos diferentes grupos de interés.

Acciones de mejoramiento que a nivel delos procesos y áreas responsables, debenadelantarse para fortalecer su desempeñoy funcionamiento, en procura de las metasy resultados que garantizan elcumplimiento de los objetivosInstitucionales.

Acciones y compromisos del servidorpúblico para superar las brechaspresentadas entre su desempeño real y elesperado, de acuerdo con el cargo,funciones y evaluación del desempeño.

El Actuar SIG


Plan de mejoramiento consolidado, con base en los planes suscritos por las dependencias y unidades auditadas por la Contraloría General de la República.

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

MECI SGCNTCGP 1000

PRODUCTO

• Mejorar la actitud y compromiso

54DO

CUM

ENTO

S DE

CON

OCIM

IENT

O Y

APLI

CACI

ÓN G

EMER

AL


Ejemplo de integración del SIG


de Gestión

SISTEDA

1.1.2 Desarrollo del talento humano2.1 Actividades de control

4.2 Gestión documental6.2 Talento humano

Política: 1. Desarrollo del talento humano estatal

FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

Para la elaboración de este documento, se aplican algunos e l e m e n t o s , requisitos y políticas de los sistemas que forman parte del SIG.

ACTIVIDAD:

Elaboración de Orden

Administrativade Personal

(OAP)

MECI

SGC

55

CASU

ÍSTI

CA

Ejemplo integración


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO


de GestiónSISTEDA

MECI

SGC

ACTIVIDAD

Planeación de una operación

en una Unidad

En el desarrollo de esta actividad se debe cumplir lo establecido en los manuales y r e g l a m e n t o s correspondientes, por parte del personal que p a r t i c i p a e n e l proceso.

1.3 Administración de Riesgos

2.1 Actividades de control:

2.3.1 Comunicación organizacional

Políticas: 2. Gestión de la

calidad4. Moralización y

transparencia

4.2 Gestión documental7.1 Planif icación de la

prestación del servicio7.2 Procesos relacionados

con el cliente7.3 Diseño y desarrollo7.5.1 C o n t r o l d e l a

Producción y de la prestación del servicio

56CA

SUÍS

TICA

Manual de Calidad

Información que se debe conocer, comprender y aplicar

Estructura Organizacional del

Ejército

Misión – Visión Ejército

Política de Calidad Objetivos de Calidad

Mapa de Macroprocesos

Mapa de despliegue de procesos

Procedimientos obligatorios

del Sistema de Gestión de Calidad

Documentos de conocimiento y aplicación general

en todos los niveles de la organización.


FUNC

IONA

MIE

NTO

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GES

TIÓN

EN

EL E

JÉRC

ITO

57


CASU

ÍSTI

CA

Insuficiente material técnico

MECI

SGC

SISTEDA

1.2.1 Planes y programas1.3 Administración del Riesgo2.1 Actividades de control

6.1 Provisión de recursos6.3 Infraestructura 7.5 Producción y prestación del servicio

Política 2: Gestión de la calidad

CONSECUENCIAS

1. Afecta el desarrollo de las actividades por falta de recursos.

2. No hay oportunidad en la información que apoya el desarrollo de las operaciones.

3. Incide en la efectividad de los resultados esperados.

Esta situación afecta diferentes elementos, requisitos y políticas de los sistemas que conforman el SIG, lo que permite realizar un análisis integral que facilita la comprensión del SIG y su aplicación en las actividades y hechos que se presentan en la institución.

SITUACIÓN:

El material técnico a s i g n a d o a l a s diferentes secciones S - 2 y S - 7 , e s insuficiente para el cumplimiento de la misión.

SIG


58CA

SUÍS

TICA

Deterioro de sacos y muros de conexión

MECI

SGC

SISTEDA

SIGSITUACIÓN:

Los sacos terreros y los muros de conexión se encuentran deteriorados por el paso del tiempo, lo que impide una adecuada protección al personal de soldados en caso de una reacción.

1.2.1 Planes y programas1.3 Administración del Riesgo2.1.2 Controles2.3.1 Comunicación organizacional

6.3 Infraestructura 7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio

Política 2: Gestión de la calidad

CONSECUENCIAS

1. Se pone en riesgo la integridad de los soldados, por falta de protección en caso de un ataque del enemigo.

2. Vulnerabilidad de áreas claves para la seguridad de la Unidad, por falta de mantenimiento.

En este caso la seguridad de las instalaciones de una Unidad se ve comprometida por la falta de planeación, identificación y manejo de riesgos, así como el control para determinar necesidades, que permita realizar un mantenimiento oportuno.


59

CASU

ÍSTI

CA

Conflagración almacén

MECI

SGC

SISTEDA

SIG

1.3 administración del riesgo2.1 Actividades de control

4.1.g Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados…4.2.4 Control de registros8.5.3 Acción preventiva

Política 1: Desarrollo del talento humano estatal

CONSECUENCIAS

1. Insuficiente dotación y suministro de elementos para las tropas.

2. Perdida de recursos.

3. Investigaciones para establecer responsabilidades.

En este caso la seguridad de las instalaciones de una Unidad se ve comprometida por la falta de prevención y control, respecto al cumplimiento de las normas de seguridad.

SITUACIÓN:

S e p r e s e n t ó u n a conf lagrac ión en un almacén de intendencia, c o n p é r d i d a s d e material, documentación y a fec tac ión de l as instalaciones


60CA

SUÍS

TICA

Incumplimiento contrato

MECI

SGC

SISTEDA

SIG

1.3 Administración del riesgo2.1 Actividades de control2.3.1 Comunicación organizacional3.1 Autoevaluación

4.1.g Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados…4.2 Gestión documental7.4 Adquisición de bienes y servicios8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos8.5.2 Acciones correctivas

Política :2. Gestión de la calidad4. Moralización y transparencia

CONSECUENCIAS

1. Afecta el suministro de bienes, de acuerdo con las necesidades.

2. Pérdida de recursos.

3. Investigaciones.

En este caso se presentan deficiencias en el control y seguimiento por parte de los responsables, que impidieron que se tomaran las acciones oportunas, así mismo, se evidencia el incumplimiento de las funciones y responsabilidades del supervisor del contrato.

SITUACIÓN:

Incumplimiento en la entrega de elementos pactados en el contrato sin justificación; no e x i s t e n i n f o r m e s d e supervisión comunicando el hecho presentado, ni se e v i d e n c i a l a t o m a d e acciones por parte de los responsables.


61

BENE

FICI

OS

Beneficios SIG

EXTL EEV RI NN O A INTL EEV RI NN OA

• Permite que los clientes / usuarios y partes interesadas perciban que la entidad cumple con su función social

• Mejora la satisfacción del cliente / usuario (alta percepción de calidad por parte del cliente hacia la entidad)

• Fortalecimiento de la imagen y credibilidad institucional

• Fortalecimiento de la coordinación, cooperación y articulación con otras entidades

• Reconocimiento regional, nacional e internacional.

• Optimiza y racionaliza los recursos.

• Fortalece la cultura organizacional orientada a la mejora continua.

• Facilita la comunicación interna y externa.

• Mejora la atención al cliente y partes interesadas.

• Incrementa la productividad y competencia de los servidores.

• A r m o n i z a e l m a n e j o d e l a documentación.

• Fortalece el enfoque por procesos


62 Osbtáculos SIG

Calidad

“Quiero cambiar el mundo, pero el mundo es

inmenso…

Empezaré por mi país, pero es tan

grande…

Entonces intentaré con mi Entidad, pero no puedo

llegarle a todos…

Ya sé: empezaré por mi mismo”.

Weisel

tu decideshasta donde

quieresllegar.


63

Hablando de


64 Documentos de Referencia

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA – DAFP:

• Manual de implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Segunda versión Diciembre de 2008.

• Guía de administración del riesgo. Cuarta edición Diciembre de 2009

• Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004, Entidades Públicas. 2007

• Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009

Norma internacional ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

Documents

Guia Sistema Integrado de Gestion