GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE ...dipecholac.net/docs/files/248-guia-metodologica---poes-con-anexos.pdf · Organización de la Guía Metodológica para la formulación

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEPLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

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Ayuda Humanitaria

ProyectoPreparación ante Desastre sísmico y/o tsunami y

recuperación temprana en Lima y Callao

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEPLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami yRecuperación Temprana en Lima y Callao.

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CIVIL

Ayuda Humanitaria

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE

Proyecto INDECI-PNUD-.ECHO “Preparación ante desastre sísmico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima yCallao”

Gral. EP “R” Luis Palomino Rodríguez – Jefe del INDECI

Rebeca Arias

James Leslie

Crnel. EP “R” Guillermo Alvizuri ValienteLuis Gamarra, Coordinador Proyecto PNUD-INDECI-ECHO

: Ana Campos García, Diana Marcela Rubiano Vargas, Carolina Díaz: Alfredo Zerga Ocaña, Luis Gamarra Tong, Crnel. EP “r” Guillermo Alvizuri Valiente.

Lima - PerúEjemplares: 2.000

Impreso en Lima – Perú, febrero de 2011

Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI:

Representante Residente del PNUD en Perú:

Oficial de Programa:

Responsables de la publicación:

ConsultorasRevisión

Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2011-07889

Diseño y diagramación:Impresión

Akeimi Andrea Velasquez Ortega: Ediciones Nova Print S.A.C. Av. Ignacio Merino 1546, Lince

Cualquier parte de este documento podrá reproducirse siempre y cuando se reconozca la fuente y la información no se utilice confines de lucro. Agradeceremos cualquier comentario o sugerencia de los lectores.

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANESDE OPERACIONES DE EMERGENCIA

Perú, Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI), Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).60 pag.Guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia.Lima: INDECI/PNUD, 2011

PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA/ SISMOS/TSUNAMI/PERÚ

2

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo técnico y/o financiero del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO) y del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). La inclusión de sus logotipos no implica que apruebe o respalde las posiciones expresadas en este documento.

PARTE I. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA

1. ¿QUÉ CONTIENE ESTA GUÍA, A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA Y CÓMO ESTÁ ORGANIZADA?

2. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?

3. ¿CÚALES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONESDE EMERGENCIA (POE)?

PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES

4. ¿CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONESDE EMERGENCIA?

5. ¿CÓMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIÓNPARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS?

6. ¿CÓMO IDENTIFICAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINIR EL DIAGNÓSTICODE RIESGO DEL AREA DE INCIDENCIA DEL POE?

1.1 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES DE LA GUÍA1.2 OBJETIVOS DE LA GUÍA1.3 GRUPO OBJETIVO1.4 ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA

3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE3.2 DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE

4.1 ANTECEDENTES4.2 OBJETIVOS DEL PLAN4.3 ALCANCES4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA4.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN

5.1 MARCO CONCEPTUAL5.2 MARCO LEGAL5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O REGIONAL

Y DE SU PLATAFORMA DE DEFENSA CIVIL

6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL6.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS

6.2.1 Análisis de peligros6.2.2 Análisis de vulnerabilidad6.2.3 Desastres históricos6.2.4 Análisis de riesgo

TABLA DE CONTENIDO

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PARTE III. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOSDE COORDINACIÓN Y RECURSOS

7. ¿CUÁLES SON LOS ALCANCES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA?

8. ¿CUÁLES SON LAS AREAS FUNCIONALES, TAREAS DE RESPUESTA Y QUIÉNESSON LOS RESPONSABLES?

9. ¿CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJODE EMERGENCIAS?

10. ¿QUÉ RECURSOS SE NECESITAN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIASY CÓMO SE PUEDE HACER EL INVENTARIO?

PARTE IV. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE

11. ¿CUÁLES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓNY CONTROL DEL PLAN?

BIBLIOGRAFÍA

7.1 FASES OPERATIVAS7.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS

8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES

11.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN11.2 CONTROL, COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES TERRITORIALES11.3 SISTEMAS DE ALERTA11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS11.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN

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383840

424246

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LISTA DE GRÁFICOS

Figura 1. Organización de la Guía Metodológica para la formulación de Planes de Operaciones de EmergenciaFigura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia...............................Figura 3. Esquema general de la introducción del POEFigura 4. Esquema general del marco referencial del POEFigura 5. Esquema general del diagnóstico del POEFigura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POEFigura 7. Esquema general de áreas funcionales y tareas de respuesta del POEFigura 8. Esquema del modelo organizacional del POEFigura 9. Esquema del inventario de recursos del POE

Esquema de implementación y control del POE...............................................................................

..........................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................................................

Figura 10.

LISTADO DE EJEMPLOS

Ejemplo 1. Objetivos del POEEjemplo 2. Alcances del POEEjemplo 3. Principios del POEEjemplo 4. Estructura y organización del POEEjemplo 5. Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POEEjemplo 6. Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulación de la presente Guía que

pueden ser considerados en el POEEjemplo 7. Ejemplos estructura organizacional vigente del SINADECIEjemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergenciaEjemplo 9. Clasificación de los niveles de emergencia.Ejemplo 10. Áreas Funcionales y Tareas de RespuestaEjemplo 11. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de RespuestaEjemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergenciaEjemplo 13. Instancias y niveles de activación del plan de operacionesEjemplo 14. Clasificación de niveles de alerta.Ejemplo 15. Cuadro de Control de Cambios.................................................................................................

.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................

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.............................................................................................

ANEXOS: FICHAS METODOLOGICAS (en CD adjunto)

Ficha metodológica 1. Matriz de disponibilidad de información...................................................................Ficha metodológica 2. Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia......................................Ficha metodológica 3. Orientaciones para el apéndice sobre “resumen del marco legal”................................Ficha metodológica 4. Orientaciones sobre la estructura organizacional existente........................................Ficha metodológica 5. Identificación y análisis de peligros.........................................................................Ficha metodológica 6. Identificación y análisis de vulnerabilidad................................................................Ficha metodológica 7. Análisis de riesgos................................................................................................Ficha metodológica 8. Orientaciones para la clasificación de las emergencias..............................................Ficha metodológica 9. Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta........Ficha metodológica 10. Orientaciones para la definición de los actores, roles y funciones................................Ficha metodológica 11. Orientaciones para la definición de las funciones institucionales.................................Ficha metodológica 12. Orientaciones para la definición del modelo organizacional........................................Ficha metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos................................Ficha metodológica 14. Orientaciones para la elaboración del protocolo de coordinación y comunicación entre

niveles de gobierno..............................................................................................Ficha metodológica 15. Orientaciones para la elaboración protocolos y procedimientos específicos..................

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PRESENTACIÓN


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Las operaciones de emergencia requieren una identificación detallada y precisa de las tareas de respuesta y una definición clara de las instituciones responsables, sus roles y estructura organizativa. El Plan de Operaciones de Emergencia (POE) debe ser diseñado para constituirse en el documento orientador de esa intervención de actores públicos y privados, que se adapta a cada situación de desastre de acuerdo a su tipo y grado de intensidad. En ese sentido, la elaboración de un POE requiere el concurso de las instituciones llamadas a intervenir ante una situación de emergencia, quienes deben analizar sus capacidades y debilidades, y llegar a acuerdos mínimos para que la actuación se desarrolle de una manera eficiente y coordinada.

En el marco del Proyecto INDECI-PNUD-ECHO �Preparación ante desastre sísmico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao�, ejecutado por el Instituto Nacional de Defensa Civil, con la asistencia técnica, gerencial y operativa del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y el financiamiento de la Oficina de Ayuda Humanitaria y Protección Civil de la Comisión Europea (ECHO), se ha elaborado esta guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia.

La presente guía se basa en el proceso desarrollado para la elaboración de Plan Integrado de Operaciones de Emergencia de Lima y Callao, el cual contó con la activa intervención de actores sectoriales y territoriales de nivel municipal, regional/metropolitano y nacional. La sistematización de este proceso ha permitido construir esta herramienta metodológica proponiendo una estructura básica de documento POE, la secuencia de las actividades a seguir para ir cubriendo cada una de las partes y los principios básicos a tener en cuenta dentro del proceso de formulación.

En ese sentido, esta guía propone como principio básico el desarrollo de un proceso inclusivo, con respeto y consideración de la especialidad y autonomía de cada una de las instituciones, pero que promueva la construcción conjunta de propuestas, la articulación de iniciativas y la definición de acuerdos y protocolos de actuación.

La elaboración del POE Lima y Callao y de esta guía metodológica ha contado con la asistencia técnica de consultores internacionales, con la revisión y apoyo permanente de la Jefatura del INDECI y de su Dirección Nacional de Operaciones, así como del equipo de asesores del Proyecto INDECI-PNUD-ECHO.

Las instituciones de ayuda humanitaria coinciden en la necesidad de contar con documentos de planificación que faciliten un accionar eficiente y rápido de atención a las necesidades de la población en una situación de emergencia. Estamos seguros que esta guía puede servir como instrumento orientador de estos procesos a las Oficinas de Defensa Civil de nivel regional y de las municipalidades de ciudades mayores e intermedias de nuestro país.

Sra. Rebeca Arias Gral. EP “R” Luis Palomino R.Representante Residente Jefe Programa de las Naciones Unidas Instituto Nacional de Defensa Civilpara el Desarrollo - PNUD Perú INDECI

PARTE I. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA

1. ¿QUÉ CONTIENE ESTA GUÍA, A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA Y CÓMO ESTÁORGANIZADA?

1.1 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES DE LA GUÍA

Guía Metodológica para la Formulación de Planes de Operaciones deEmergencias (POE),

El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son componentes esenciales de lafinalidad social del Estado Peruano. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad física, suestructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenómenos peligrosos pudiendo ocurrir ensu entorno inmediato o fuera de él. Es por esto que a través de la gestión del riesgo de desastres se buscareducir o controlar los efectos adversos de fenómenos peligrosos dándole prioridad a las políticas dereducción del riesgo, pero igualmente, priorizando en este caso el fortalecimiento de las capacidadesinstitucionales y de la población para reaccionar ante posibles eventos peligrosos, contribuyendo a reducir elcaos, la angustia y las pérdidas que acompañan a los desastres.

En el marco de estas acciones, se reconoce que la efectividad en la respuesta ante situaciones de desastre oemergencia es una responsabilidad compartida y un proceso que integra las acciones de las entidadespúblicas, la participación del sector privado y la comunidad, surgiendo la necesidad de contar coninstrumentos de planificación para las operaciones y los procedimientos de emergencia, que permitanarticular los esfuerzos de los diferentes actores.

Es así, como el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI con el apoyo del Programa de las Naciones Unidaspara el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO), ponena disposición esta

con el propósito de orientar a los diferentes actores del Sistema Nacional de DefensaCivil y en especial, a las Municipalidades Distritales, Provinciales y Gobiernos Regionales del Perú sobre elmanejo de la respuesta a desastres de cualquier magnitud.

La Guía contiene lineamientos teórico-prácticos queabordar y manejar las diferentes tareas para la respuesta a emergencias o desastres, definir

esquemas organizativos, inventariar recursos, entre otros;

Vale la pena aclarar, que este documento pretende ser de utilidad para los diferentes niveles de gobierno,reconociendo que cada uno tiene características ambientales, sociales y económicas particulares, y por ello,se concibe como un instrumento flexible que puede ser ajustado y acondicionado a tales contextos, sinperder la rigurosidad en el proceso de elaboración de cada plan.

Este trabajo es el resultado del esfuerzo realizado en el marco del Proyecto “Preparación de Desastre Sísmicoo Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao”, ejecutado por el Instituto Nacional de Defensa Civil -Perú (INDECI), la Municipalidad Metropolitana de Lima y el Gobierno Regional del Callao, con el apoyo delPrograma de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de laComisión Europea (ECHO) durante el período Enero 2010 – Febrero 2011.

a partir de la identificación de las condiciones de riesgo,le permitan

revisando y adaptando lasmúltiples experienciasdisponibles a nivel internacional.


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Considerando el potencial de esta guía, motivamos a los miembros del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y las instituciones relacionadas a la preparación, respuesta y rehabilitación a que discutan, analicen y estudien este material y luego consideren su aplicación. Tenemos la seguridad que este instrumento contribuirá a mejorar la gestión institucional y optimizar los recursos disponibles en el Sistema.

1.2 OBJETIVOS DE LA GUÍA

1.3 GRUPO OBJETIVO

1.4 ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA

Parte I. Introduccióna la Guía

Parte III. Definición de tareas, responsables mecanismos de coordinación institucional yrecursos

Parte IV. Puesta en práctica e institucionalización del POE

Los objetivos específicos definidos para este instrumento son:

Unificar la metodología y facilitar la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia enDistritos, Provincias y Regiones.Proveer los elementos conceptuales y las herramientas básicas para la elaboración de los Planes deOperaciones de Emergencia.Facilitar la comprensión de los alcances de las operaciones de emergencia, proponiendo esquemaspara definir tareas, funciones y responsabilidades de las entidades en las diferentes fases depreparación, respuesta yFacilitar la articulación con las entidades del Sistema Nacional de Defensa Civil usando elementos ycriterios comunes

Está Guía esta diseñada para orientar a planificadores con o sin experiencia, para navegar a lo largo delproceso de planificación. La Guía Metodológica se estructura en cuatro partes: en la

, se hace una presentación y justificación de la guía como tal, exponiendo los fundamentos de laplanificación a través de la exposición de los alcances, objetivos, población objetivo del documento, y laspremisas metodológicas para la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia.

,alnE, se incluyen las orientaciones para determinar el concepto general de operaciones, las áreas

funcionales, las tareas de respuesta y sus alcances, los roles de los diferentes actores y el modeloorganizacional para la ejecución del plan; además, se dan los elementos básicos para la elaboración de losinventarios de recursos.

senoiconsalatropaaíugal,alnEmetodológicas relacionadas con los mecanismos de implementación, activación y control del plan.

rehabilitación.


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El objetivo principal de la Guía Metodológica es brindar un marco de referencia y una orientación técnica y metodológica que permita a los gobiernos distritales, provinciales y regionales, y a las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, la formulación efectiva de los planes de operaciones de emergencia, según sus capacidades, a fin de disponer de instrumentos que favorezcan la preservación de la vida, y una respuesta rápida y eficiente en situaciones de desastre.

La Guía se orienta principalmente a aquellos que tienen la responsabilidad de conducir y facilitar la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia en los diferentes niveles de gobierno –nacional, regional, provincial, distrital– en el marco del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD).

En la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del POE, se muestran las premisas teóricas y metodológicas comunes para todos los miembros del SINAGERD y que sirven de referentes para la construcción del plan –objetivos, alcances, principios, articulación con otros instrumentos–, el marco conceptual, legal e institucional, así como la identificación de las condiciones de riesgo.

Teniendo en cuenta que la Guía debe proporcionar orientaciones precisas con un carácter técnico ypedagógico, cada una de las partes con sus respectivas secciones incluyen aspectos relacionados con ladescripción de cada contenido (¿QUÉ DEBE CONTENER?), el proceso metodológico sugerido para sudesarrollo (¿CÓMO SE FORMULA?) y los materiales e insumos requeridos para ello – fichas, formatos,lecturas sugeridas – (¿CON QUÉ?).

De manera esquemática, la organización de la Guía Metodológica es la siguiente:

• Introducción a la GuíaMetodológica:contenido, públicoobjetivo ,organización

• Criterios para laformulación del POE

•Pasos para laformulación del POE

PARTE I

•Objetivos y alcancesdel POE

•Marco y conceptual,legal

•Contexto territorial ydiagnósticode riesgos

PARTE II

•Funciones y Tareas deRespuesta

•Mecanismos decoordinación

• Inventario de Recursos

PARTE III

•Puesta en práctica einstitucionalizacióndel POE

•Control del Plan

PARTE IV

Ejemplos

FichasMetodológicas

Ejemplos


Ejemplos


Figura 1. Organización de la Guía Metodológica para la formulación de Planes de Operaciones de Emergencia


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Asímismo, se incluyen una serie de Anexos (en CD adjunto) que permiten una mejor apropiación y aplicación de la Guía, mediante diversas herramientas pedagógicas y participativas para su construcción.

2. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLANDE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?1

1Adaptado de la Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencia (PLEC´s). Sistema Nacional para la Prevención y Atención deDesastres de Colombia. 2008.

El POE es un instrumento o documento que establece las funciones o tareas derespuesta y rehabilitación en caso de una emergencia o desastre, los modelos,organizacionales, los elementos de administración y logística, y los sistemasde seguimiento y monitoreo, que permiten operar de una manera efectiva antesituaciones de emergencia o desastre.

¿Qué es un Plan deOperaciones de Emergencia

(POE)?

Para estar preparados y conocer de manera anticipada que tareas necesariasen situaciones de emergencia y desastre, quienes son los responsables ycuáles son los mecanismos de coordinación, con qué recursos se cuenta, etc.La formulación del POE permite que se operen de manera rápida, efectiva ycoordinada frente a emergencias o desastres.

¿PARA QUÉ se debeelaborar un Plan de

Operaciones de Emergencia(POE)?

¿QUIÉNES deben participaren la elaboración del Plan deOperaciones de Emergencia

(POE)?

EL POE se debe aplicar de manera escalonada – nivel distrital, provincial,regional, nacional – teniendo en cuenta las competencias y capacidades decada nivel. Además, debe ser implementado durante las fases depreparación, respuesta y rehabilitación post-desastre, según los alcances yactividades definidas para cada fase.

¿DÓNDE y CUÁNDO se debeaplicar el Plan de Operaciones

de Emergencia (POE)?

De forma participativa, es imprescindible el involucramiento de todos losactores de entidades públicas y privadas que deban o quieran implicarseen el manejo de las emergencias, aportando puntos de vista, inquietudesy soluciones.Parte de la situación actual y las condiciones peligro, vulnerabilidad yriesgo de cada nivel territorial, identificando los posibles escenarios dedesastre que podrían presentarse y priorizando los más críticos.Identifica las diferentes actividades o tareas que se deben realizar para lapreparación, respuesta y rehabilitación frente a situaciones deemergencia o desastre y define sus alcances.Asigna funciones y responsabilidades de las entidades en relación con lasacciones específicas para cada una de las tareas y establece la estructuraorganizacional.Establece como coordinar la solicitud y recepción de apoyo del nivelprovincial, regional o nacional, dependiendo de la magnitud del evento.Identifica recursos y capacidades de los diferentes actores que participan.Define los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo deinformación entre las autoridades en el marco de las operaciones deemergencia.Identifica acciones para la implementación, activación y control del plan.

¿CÓMO se elabora el Plande Operaciones deEmergencia (POE)?


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Dado que el manejo de las operaciones de emergencia requiere de un trabajo coordinado en equipo, una buena planificación depende igualmente de un esfuerzo en equipo. Por esto los planes más realistas y completos son aquellos elaborados por todas las instituciones públicas, privadas, las organizaciones no gubernamentales y las comunidades que integren las plataformas de Defensa Civil, en cada uno de los niveles territoriales.

¿CUÁL debería ser laestructura de un Plan de

Operaciones deEmergencias (POE)?

1. INTRODUCCIÓN

2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓNDEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL

3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO DE RIESGO

4. CONCEPTO GENERAL DE OPERACIONES

5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA

6. MODELO ORGANIZACIONAL

7. INVENTARIO DE RECURSOS

8. IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN

BIBLIOGRAFÍA

1.1 ANTECEDENTES1.2 OBJETIVOS DEL PLAN1.3 ALCANCES1.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES1.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES1.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN

2.1 MARCO CONCEPTUAL2.2 MARCO LEGAL2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL SISTEMA DE LA PLATAFORMA DE

DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO

3.1 ASPECTOS GENERALES DE LA REGION3.1.1 Localización3.1.2 Contexto geográfico y ambiental3.1.3 Dinámicas políticas, económicas y sociales

3.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS3.2.1 Análisis de Peligros3.2.2 Cronología de Desastres en la Región3.2.3 Análisis de Vulnerabilidad3.2.4 Análisis de Riesgos

4.1 FASES OPERATIVAS4.1.1 Preparación4.1.2 Respuesta4.1.3 Rehabilitación

4.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS

5.1 RESCATE Y SEGURIDAD5.2 SALUD5.3 ASISTENCIA HUMANITARIA5.4 SERVICIOS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE5.5 DIRECCIÓN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA5.6 LOGÍSTICA

8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL,

COOPERACIÓN INTERNACIONAL)8.3 SISTEMAS DE ALERTA8.4 COMUNICACIÓN8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN

8.5.1 Revisión periódica8.5.2 Simulaciones y Simulacros

CONTENIDO BÁSICO


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APÉNDICES

ANEXOS FUNCIONALES

Apéndice 1. Resumen del marco legalApéndice 2. Conceptos y nociones básicasApéndice 3. Funciones InstitucionalesApéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles deGobiernoApéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos(diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas)

Anexo 1. Rescate y SeguridadAnexo 2. SaludAnexo 3. Asistencia HumanitariaAnexo 4. Servicios Generales, Hábitat y Medio AmbienteAnexo 5. Dirección y Manejo de la EmergenciaAnexo 6. Logística


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¿CUÁL debería ser laestructura de un Plan de

Operaciones deEmergencias (POE)?

1. INTRODUCCIÓN

2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓNDEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL







BIBLIOGRAFÍA


2.1 MARCO CONCEPTUAL2.2 MARCO LEGAL2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL SISTEMA DE LA PLATAFORMA DE

DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO



4.1 FASES OPERATIVAS4.1.1 Preparación4.1.2 Respuesta4.1.3 Rehabilitación



8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL,

COOPERACIÓN INTERNACIONAL)8.3 SISTEMAS DE ALERTA8.4 COMUNICACIÓN8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN


CONTENIDO BÁSICO


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APÉNDICES

ANEXOS FUNCIONALES

Apéndice 1. Resumen del marco legalApéndice 2. Conceptos y nociones básicasApéndice 3. Funciones InstitucionalesApéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles deGobiernoApéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos(diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas)



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3. ¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONESDE EMERGENCIA (POE)?

3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE

Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances delPOE

Paso 1. Socializar la iniciativa de la formulación del Plan de Operaciones de Emergencia, invitara los actores a participar y conformar grupos de trabajo

Como se describe en la, del presente documento, las etapas para contextualizar la problemática que el Plan pretende resolver y

el marco conceptual, legal e institucional consisten en:

Antes de iniciar las diferentes actividades del plan, los talleres y los procesos participativos, se debe buscar elapoyo y soporte de las instituciones para asegurar una adecuada participación de los diferentes sectores yactores públicos y privados involucrados, con el fin de sensibilizar a las autoridades y jefes de las diferentesentidades en cuanto a que la planificación de las emergencias es una prioridad. Con ello será posible accedera los espacios de tiempo necesarios para el trabajo de planificación dentro de las preocupaciones y rutinadiarias. En la medida que el mayor número de tomadores de decisiones y actores sociales estén involucradosen la planificación, mejor será el producto.

Adicionalmente, uno de los objetivos de la utilización de un equipo de trabajo es construir y ampliar lasrelaciones que ayudan a la creatividad y a la innovación en la planificación y durante un evento desastroso.Este enfoque ayuda a establecer una rutina de planificación, para que los procesos seguidos en el momentode la ocurrencia del evento sean los mismos que los utilizados durante la preparación y planificación del POE.

Dentro de los actores que deben estar presentes en los equipos de formulación y concertación del POE estánlas diferentes gerencias o divisiones de la administración municipal y/o del gobierno regional, las entidadesoperativas encargadas del manejo de las emergencias y los temas de seguridad, como la Defensa Civil, losservicios de bomberos, policía y serenazgo, fuerzas armadas, emergencias médicas y otros temas de saludpública, hospitales y centros de salud, obras públicas, servicios sociales, encargados del manejo de redes oservicios básicos (agua potable y saneamiento, energía, comunicaciones, transporte), representantes delsector privado, y las organizaciones no gubernamentales (incluidas las que abordan el problema denecesidades especiales), entre otros. Puede existir un pequeño grupo coordinador que se encargue de laredacción y coordinación de las reuniones del POE y un grupo ampliado que participe en la revisión,validación, complementación del mismo, etc.

Algunos elementos clave para el éxito de las reuniones y grupos de trabajo son: enviar las convocatorias conla debida anticipación; proveer suficiente información en la invitación sobre los alcances de las actividades,las fases del proceso y la importancia de la participación de los diferentes actores sociales en cada proceso;solicitar al Alcalde, Presidente del Gobierno Regional o máxima autoridad posible que firme la convocatoria;permitir una flexibilidad en el calendario y organización de las reuniones subsiguientes, pues no todos losmiembros deben asistir a todas las reuniones ya que esto dependerá de cómo organicen los grupos detrabajo y las plenarias dónde se socializarán los avances parciales de los diferentes grupos. Cada grupodeterminará de acuerdo a sus posibilidades los horarios más convenientes para tales reuniones.


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Paso 2. Realización de un diagnóstico preliminar y recolección de la información (encuestas yentrevistas)

Paso 3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en común de los avances existentes y laconcertación de los conceptos básicos

El proceso de planificación debe partir de la identificación de información y avances existentes, a través de larevisión de informes, estudios, publicaciones y todas las fuentes y documentos técnicos pertinentes sobre lamunicipalidad o región, además de la realización de encuestas, entrevistas y trabajo con grupos focales pararecopilar y analizar la información sobre:

El marco legal e institucional existente a nivel distrital, provincial, regional y nacional, según elámbito territorial del Plan de Operaciones de Emergencia que se esté formulando, y la relación conlos niveles de gobierno de menor y mayor jerarquía.La visión conceptual e impresiones sobre las percepciones y expectativas de los diferentes actores enrelación a los peligros existentes en la zona; las fortalezas y debilidades que la municipalidad o regiónen general tienen para actuar en caso de que cualquier peligro; y el conocimiento que cada uno tieneacerca del alcance y contenido de un Plan de Operaciones de Emergencia.Las fortalezas y debilidades individuales de las instituciones públicas o privadas que deben participaren el manejo de las emergencias identificando los vacíos existentes en los procesos de preparación yde manejo de la gestión del riesgo de desastres; los avances en la definición de las tareas oactividades de respuesta y responsabilidades de las instituciones; la existencia de mecanismos decomunicación y coordinación, convenios de ayuda mutua u otros arreglos; identificación dedocumentos, procedimientos o cualquier clase de instrumentos para manejo de las emergencias odesastres; la existencia de inventarios de recursos; etc.La iniciativas existentes o desarrolladas anteriormente, para la preparación y manejo deemergencias a nivel distrital, provincial o regional, y actividades de capacitación, simulaciones ysimulacros.

Los peligros, vulnerabilidades y riesgos son los elementos que cada territorio debe entender para poderrealizar acciones que permitan mitigarlos y/o prevenirlos. Si los riesgos son vistos como los problemas y losPlanes de Operaciones de Emergencia como una parte de la solución a este problema (que complementa lasactividades de reducción y control del riesgo), la identificación de los peligros, vulnerabilidades y riesgosdeben ser vistos como elementos clave del proceso de planificación. Por lo tanto, es posible que seanecesario realizar de manera paralela algunos estudios que permitan complementar la información existentesobre la situación de riesgo, aunque este no debe ser un impedimento para avanzar en el proceso deplanificación, se puede trabajar con los escenarios preliminares y la visión de los mejores expertosdisponibles, mientras se cuenta con la información adecuada.

Se debe invitar a los diferentes actores públicos y privados que puedan estar relacionados con el manejo delas emergencias, con el fin de socializar la información recopilada previamente sobre los avances másimportantes realizados por el nivel Nacional, el Gobierno Regional, Provincial o Distrital y los peligros y retosque enfrenta la municipalidad o región; siendo esta actividad, una oportunidad para la puesta en común delos elementos conceptuales y metodológicos del proceso de formulación del Plan, y el levantamientocomplementario de información relacionada con el diagnóstico.


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3. ¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONESDE EMERGENCIA (POE)?

3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE

Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances delPOE

Paso 1. Socializar la iniciativa de la formulación del Plan de Operaciones de Emergencia, invitara los actores a participar y conformar grupos de trabajo

Como se describe en la, del presente documento, las etapas para contextualizar la problemática que el Plan pretende resolver y

el marco conceptual, legal e institucional consisten en:

Antes de iniciar las diferentes actividades del plan, los talleres y los procesos participativos, se debe buscar elapoyo y soporte de las instituciones para asegurar una adecuada participación de los diferentes sectores yactores públicos y privados involucrados, con el fin de sensibilizar a las autoridades y jefes de las diferentesentidades en cuanto a que la planificación de las emergencias es una prioridad. Con ello será posible accedera los espacios de tiempo necesarios para el trabajo de planificación dentro de las preocupaciones y rutinadiarias. En la medida que el mayor número de tomadores de decisiones y actores sociales estén involucradosen la planificación, mejor será el producto.

Adicionalmente, uno de los objetivos de la utilización de un equipo de trabajo es construir y ampliar lasrelaciones que ayudan a la creatividad y a la innovación en la planificación y durante un evento desastroso.Este enfoque ayuda a establecer una rutina de planificación, para que los procesos seguidos en el momentode la ocurrencia del evento sean los mismos que los utilizados durante la preparación y planificación del POE.

Dentro de los actores que deben estar presentes en los equipos de formulación y concertación del POE estánlas diferentes gerencias o divisiones de la administración municipal y/o del gobierno regional, las entidadesoperativas encargadas del manejo de las emergencias y los temas de seguridad, como la Defensa Civil, losservicios de bomberos, policía y serenazgo, fuerzas armadas, emergencias médicas y otros temas de saludpública, hospitales y centros de salud, obras públicas, servicios sociales, encargados del manejo de redes oservicios básicos (agua potable y saneamiento, energía, comunicaciones, transporte), representantes delsector privado, y las organizaciones no gubernamentales (incluidas las que abordan el problema denecesidades especiales), entre otros. Puede existir un pequeño grupo coordinador que se encargue de laredacción y coordinación de las reuniones del POE y un grupo ampliado que participe en la revisión,validación, complementación del mismo, etc.

Algunos elementos clave para el éxito de las reuniones y grupos de trabajo son: enviar las convocatorias conla debida anticipación; proveer suficiente información en la invitación sobre los alcances de las actividades,las fases del proceso y la importancia de la participación de los diferentes actores sociales en cada proceso;solicitar al Alcalde, Presidente del Gobierno Regional o máxima autoridad posible que firme la convocatoria;permitir una flexibilidad en el calendario y organización de las reuniones subsiguientes, pues no todos losmiembros deben asistir a todas las reuniones ya que esto dependerá de cómo organicen los grupos detrabajo y las plenarias dónde se socializarán los avances parciales de los diferentes grupos. Cada grupodeterminará de acuerdo a sus posibilidades los horarios más convenientes para tales reuniones.


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Paso 2. Realización de un diagnóstico preliminar y recolección de la información (encuestas yentrevistas)

Paso 3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en común de los avances existentes y laconcertación de los conceptos básicos

El proceso de planificación debe partir de la identificación de información y avances existentes, a través de larevisión de informes, estudios, publicaciones y todas las fuentes y documentos técnicos pertinentes sobre lamunicipalidad o región, además de la realización de encuestas, entrevistas y trabajo con grupos focales pararecopilar y analizar la información sobre:

El marco legal e institucional existente a nivel distrital, provincial, regional y nacional, según elámbito territorial del Plan de Operaciones de Emergencia que se esté formulando, y la relación conlos niveles de gobierno de menor y mayor jerarquía.La visión conceptual e impresiones sobre las percepciones y expectativas de los diferentes actores enrelación a los peligros existentes en la zona; las fortalezas y debilidades que la municipalidad o regiónen general tienen para actuar en caso de que cualquier peligro; y el conocimiento que cada uno tieneacerca del alcance y contenido de un Plan de Operaciones de Emergencia.Las fortalezas y debilidades individuales de las instituciones públicas o privadas que deben participaren el manejo de las emergencias identificando los vacíos existentes en los procesos de preparación yde manejo de la gestión del riesgo de desastres; los avances en la definición de las tareas oactividades de respuesta y responsabilidades de las instituciones; la existencia de mecanismos decomunicación y coordinación, convenios de ayuda mutua u otros arreglos; identificación dedocumentos, procedimientos o cualquier clase de instrumentos para manejo de las emergencias odesastres; la existencia de inventarios de recursos; etc.La iniciativas existentes o desarrolladas anteriormente, para la preparación y manejo deemergencias a nivel distrital, provincial o regional, y actividades de capacitación, simulaciones ysimulacros.

Los peligros, vulnerabilidades y riesgos son los elementos que cada territorio debe entender para poderrealizar acciones que permitan mitigarlos y/o prevenirlos. Si los riesgos son vistos como los problemas y losPlanes de Operaciones de Emergencia como una parte de la solución a este problema (que complementa lasactividades de reducción y control del riesgo), la identificación de los peligros, vulnerabilidades y riesgosdeben ser vistos como elementos clave del proceso de planificación. Por lo tanto, es posible que seanecesario realizar de manera paralela algunos estudios que permitan complementar la información existentesobre la situación de riesgo, aunque este no debe ser un impedimento para avanzar en el proceso deplanificación, se puede trabajar con los escenarios preliminares y la visión de los mejores expertosdisponibles, mientras se cuenta con la información adecuada.

Se debe invitar a los diferentes actores públicos y privados que puedan estar relacionados con el manejo delas emergencias, con el fin de socializar la información recopilada previamente sobre los avances másimportantes realizados por el nivel Nacional, el Gobierno Regional, Provincial o Distrital y los peligros y retosque enfrenta la municipalidad o región; siendo esta actividad, una oportunidad para la puesta en común delos elementos conceptuales y metodológicos del proceso de formulación del Plan, y el levantamientocomplementario de información relacionada con el diagnóstico.


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Paso 4. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE

3.2 DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓNY RECURSOS

Paso 5. Definición del concepto general de operaciones y las Áreas Funcionales y Tareas deRespuesta

Paso 6. Realización de un Segundo Taller y mesas de trabajo para la definición de tareas yalcances de las diferentes tareas

Una vez identificada la problemática de riesgo y los posibles escenarios de pérdidas, es necesario definir lastareas a ejecutar para el manejo de las posibles emergencias y/o desastres que se puedan presentar, asícomo los actores sociales que deben participar, sus roles y responsabilidades, mecanismos de coordinación yrecursos. En la Parte III. Definición de tareas, responsables, mecanismos de coordinación y recursos, delpresente documento se describen los alcances e instrumentos para esta parte del proceso. Las actividades aseguir en esta fase son:

Usando la información de los peligros y posibles escenarios de daños, se deberá analizar cómo estos peligrospueden evolucionar en su jurisdicción y establecer los criterios que definen una operación de emergenciasadecuada. Con base en los peligros específicos de la municipalidad o región para la cual se está planificandoy usando el evento o los eventos de mayor impacto y el escenario más crítico (o de mayor magnitud) entreaquellos que probablemente puedan ocurrir, se identifican las demandas, las acciones y los recursos.

Este proceso permite definir las diferentes funciones o tareas de respuesta, como el manejo de la seguridady orden público, búsqueda y rescate, extinción de incendios, etc. Una vez las demandas o tareas sonidentificadas y agrupadas por áreas funcionales, el equipo planificador debe establecer cuáles son lasprioridades operacionales, objetivos, y acciones específicas a llevar a cabo.

A partir de los escenarios de riesgo y las áreas funcionales para el manejo de la emergencia (Rescate ySeguridad; Salud; Asistencia Humanitaria; Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente; Dirección yManejo de la Emergencia; y Logística), se conformarán los grupos de trabajo para cada área, y cada equiporevisará a partir de los escenarios para los eventos más críticos, las tareas de respuesta, propósito, alcances,prioridades, actividades de preparación y de respuesta específicas, las cuales serán reflejadas en losformatos correspondientes a los anexos funcionales.


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El siguiente paso es analizar y organizar la información en una ficha que sea utilizable por el equipo de planificación. Con base en los resultados de las actividades previas y utilizando los instrumentos descritos en la Parte II. Entender el contexto y determinar objetivos y alcances del presente documento, se podrán redactar los primeros capítulos del POE (Capítulo 1. Introducción; Capítulo 2. Marco Conceptual, Referencia Legal y Organización de la Defensa Civil y Capítulo 3. Situación actual y Diagnóstico de Riesgo).

Paso 7. Realización de un Tercer Taller y mesas de trabajo para la identificación de actores queparticipan en las diferentes tareas y el rol que debe jugar cada uno

aicnegremEedsenoicarepOsalarapotneimicelbatsE.8osaP

Paso 9. Definición del Inventario de Recursos

Paso 10. Realización de Ejercicios de Simulación y Simulacros

En este paso del proceso, el nivel detalle de las actividades para cada tarea de respuesta debe ser minucioso,de manera que se cuente con los insumos suficientes para centrar la discusión en la identificación de losactores que deben participar en cada tarea, definir los roles y responsabilidades de cada uno comoCoordinador o Responsable Principal, Responsable o entidades de apoyo.

Para cada área funcional, es necesario que los grupos de trabajo que han venido definiendo los alcances yactividades de las tareas, identifiquen los actores y sus diferentes roles, y en general definan todos losaspectos necesarios para la coordinación de la ejecución de las tareas.

Debido a la amplia participación de actores requerida en la respuesta y administración de las emergenciasy/o desastres, es fundamental definir un esquema organizacional que permita el adecuado control ycoordinación de las múltiples tareas. La práctica de las emergencias de nivel internacional ha permitido irestandarizando este tipo de organizaciones para la coordinación de emergencias con el fin de garantizar unamejor articulación y además ser flexible para que se puedan ajustar a las dimensiones o magnitud del eventoy sus posibles impactos.

Adicionalmente, es necesario establecer protocolos de actuación para cada tarea, y mecanismos decoordinación y comunicación entre actores a nivel horizontal dentro de una jurisdicción determinada, y anivel vertical entre los diferentes niveles territoriales.

El manejo cuidadoso de los recursos es esencial, antes, durante y después de una emergencia. Por lo tanto,es necesario tipificar los recursos, inventariarlos, organizarlos y hacerle seguimiento a los mismos. Contarcon inventarios de recursos organizados permitirá compartir de manera más eficiente y llevar a cabo unamayor integración y colaboración entre los diferentes actores que participan en el manejo de lasemergencias y entre los diferentes niveles territoriales.

Para el fortalecimiento de los factores organizacionales y de planificación en la atención y administración delas emergencias por parte de los gobiernos municipales y regionales, y de las diferentes entidades privadas yONG´s que participan, es necesario realizar ejercicios de simulación de gabinete y simulacros, que permitanrevisar los procedimientos establecidos y verificar la efectiva coordinación y toma de decisiones.

La simulación se basa en escenarios prediseñados en los que se desarrollan habilidades para la toma dedecisión mediante la observación de los resultados de sus decisiones; permitiendo a los participantes tomardecisiones en situaciones cambiantes: la situación varía cada vez que nueva información es recibida.

La simulación es la herramienta potencial no solo para la capacitación y preparación en la atención deemergencias y en el mejoramiento de los procesos de toma de decisiones en situaciones de crisis, sinotambién, como parte de un entorno empírico, donde se pueda experimentar con el comportamiento departicipantes bajo diversas circunstancias de emergencia, y de esta forma aprender por medio de la práctica(DPAE, 2009).

de esquema organizacional


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3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE

Parte III. Puesta en práctica e institucionalización del POE

Paso 11. Definición de los mecanismos de implementación, activación y control del Plan

Paso 12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre los diferentesniveles territoriales (Protocolos de Coordinación y Comunicación)

Paso 13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes decontingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación)

Paso 14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente

etneserpledalneebircsedesomoCdocumento, las actividades a seguir en esta fase son:

solrinifedoirasecenseotnatolrop,azilituesEOPlEcriterios según el tamaño, el alcance y la magnitud de los posibles eventos peligrosos, y cómo serán llamadosa la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayandefinido para cada tipo de evento. Una vez se tenga la versión definitiva de los documentos, se realiza unasocialización del mismo ante las autoridades y los responsables de la implementación, futura actualización ycomplementación del plan y los protocolos.

El manejo de cada uno de los peligros puede tener particularidades específicas que deben seren lo que se conocen como planes de contingencia por eventos.

Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar un plan. Todas lasentidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que setraducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para su uso durante las operaciones derespuesta.

En la medida que el equipo de planificación va desarrollando borradores del documento base, los anexosfuncionales y demás apéndices del POE, se deben circular los documentos entre las diferentes entidades quetienen responsabilidades en la implementación del mismo, con el fin de hacer revisiones y recibircomentarios. El POE debería ser sometido también a la revisión de las respectivas autoridades con el fin deque sean promulgados como documentos oficiales, a través de decretos, resoluciones, etc. Una vezaprobado, se deben hacer los arreglos pertinentes para distribuir el plan y mantener un registro de laspersonas y organizaciones que recibieron una copia.

El proceso de planificación debe ser dinámico, por lo tanto, después de la ocurrencia de una emergencia y/odesastres o de los ejercicios de simulación y simulacros - los cuales se deben realizar de manerapermanente- se deben hacer los ajustes necesarios. En las revisiones del plan se deben realizar preguntas

desde el primer momento de la ocurrencia de un evento

descritas ydetalladas


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Se deben definir el esquema general de actuación y la secuencia de actividades que las máximas autoridades municipales o regionales deberán seguir en caso de una emergencia y como se realizarán los procedimientos de activación de las plataformas de Defensa Civil, la convocatoria a reuniones, la coordinación de apoyo entre los diferentes niveles, las acciones permanentes y temporales que las plataformas deben desempeñar, así como los mecanismos para el cierre de las operaciones una vez terminado el manejo de la emergencia. En la medida que estos documentos sean los más claros y concretos posible y se esquematice la secuencia de actuación a través de flujogramas serán instrumentos más útiles para los tomadores de decisiones.

sobre qué aspectos de las actividades, procesos, decisiones o de las estructuras organizaciones, proceso decoordinación y manejo pueden ser mejorados o merecen un cambio.

Figura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia

1. Socializar la iniciativa dela formulación del POEinvitar a los actores aparticipar y conformargrupos de trabajo

2. Realización de undiagnóstico preliminar yrecolección de lainformación (encuestas yentrevistas)

3. Desarrollo de un PrimerTaller para la puesta encomún de los avancesexistentes y la concertaciónde los conceptos básicos

4. Consolidación deldiagnóstico y marco dereferencia, los alcancesy objeto del POE

5. Consolidación deldiagnóstico y marco dereferencia, los alcances yobjeto del POE

6. Realización de unSegundo Taller y mesas detrabajo para la definición detareas y alcances de lasdiferentes tareas

7. Realización de un TercerTaller y mesas para laidentificación de actoresque participan en lasdiferentes tareas y el rolque debe jugar cada uno

8. Establecimiento delModelo Organizacionalpara las Operaciones deEmergencia

9. Definición de Inventariode Recursos

10. Realización de Ejerciciosde Simulación y Simulacros.

11. Definición de losmecanismos deimplementación, activacióny control del Plan

12. Establecimiento deacuerdos de coordinación ycomunicación entre nivelesterritoriales

13. Definición de acuerdosde actuación frente apeligros específicos (planesde contingencia) o frente acada una de las tareas derespuesta (protocolos deactuación)

14. Publicación del Plan,seguimiento, monitoreo yactualización frecuente

aicnegremE ed senoicarep

O ed nalP led nóicalumroF

I. ENTENDER ELCONTEXTO YDETERMINAR

OBJETIVOS Y ALCANCESDEL POE

II. DEFINICIÓN DETAREAS, RESPONSABLES,

MECANISMOS DECOORDINACIÓN Y

RECURSOS

III. PUESTA ENPRÁCTICA E

INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE


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3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE

Parte III. Puesta en práctica e institucionalización del POE

Paso 11. Definición de los mecanismos de implementación, activación y control del Plan

Paso 12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre los diferentesniveles territoriales (Protocolos de Coordinación y Comunicación)

Paso 13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes decontingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación)

Paso 14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente

etneserpledalneebircsedesomoCdocumento, las actividades a seguir en esta fase son:

solrinifedoirasecenseotnatolrop,azilituesEOPlEcriterios según el tamaño, el alcance y la magnitud de los posibles eventos peligrosos, y cómo serán llamadosa la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayandefinido para cada tipo de evento. Una vez se tenga la versión definitiva de los documentos, se realiza unasocialización del mismo ante las autoridades y los responsables de la implementación, futura actualización ycomplementación del plan y los protocolos.

El manejo de cada uno de los peligros puede tener particularidades específicas que deben seren lo que se conocen como planes de contingencia por eventos.

Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar un plan. Todas lasentidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que setraducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para su uso durante las operaciones derespuesta.

En la medida que el equipo de planificación va desarrollando borradores del documento base, los anexosfuncionales y demás apéndices del POE, se deben circular los documentos entre las diferentes entidades quetienen responsabilidades en la implementación del mismo, con el fin de hacer revisiones y recibircomentarios. El POE debería ser sometido también a la revisión de las respectivas autoridades con el fin deque sean promulgados como documentos oficiales, a través de decretos, resoluciones, etc. Una vezaprobado, se deben hacer los arreglos pertinentes para distribuir el plan y mantener un registro de laspersonas y organizaciones que recibieron una copia.

El proceso de planificación debe ser dinámico, por lo tanto, después de la ocurrencia de una emergencia y/odesastres o de los ejercicios de simulación y simulacros - los cuales se deben realizar de manerapermanente- se deben hacer los ajustes necesarios. En las revisiones del plan se deben realizar preguntas

desde el primer momento de la ocurrencia de un evento

descritas ydetalladas


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Se deben definir el esquema general de actuación y la secuencia de actividades que las máximas autoridades municipales o regionales deberán seguir en caso de una emergencia y como se realizarán los procedimientos de activación de las plataformas de Defensa Civil, la convocatoria a reuniones, la coordinación de apoyo entre los diferentes niveles, las acciones permanentes y temporales que las plataformas deben desempeñar, así como los mecanismos para el cierre de las operaciones una vez terminado el manejo de la emergencia. En la medida que estos documentos sean los más claros y concretos posible y se esquematice la secuencia de actuación a través de flujogramas serán instrumentos más útiles para los tomadores de decisiones.

sobre qué aspectos de las actividades, procesos, decisiones o de las estructuras organizaciones, proceso decoordinación y manejo pueden ser mejorados o merecen un cambio.

Figura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia

1. Socializar la iniciativa dela formulación del POEinvitar a los actores aparticipar y conformargrupos de trabajo

2. Realización de undiagnóstico preliminar yrecolección de lainformación (encuestas yentrevistas)

3. Desarrollo de un PrimerTaller para la puesta encomún de los avancesexistentes y la concertaciónde los conceptos básicos

4. Consolidación deldiagnóstico y marco dereferencia, los alcancesy objeto del POE

5. Consolidación deldiagnóstico y marco dereferencia, los alcances yobjeto del POE

6. Realización de unSegundo Taller y mesas detrabajo para la definición detareas y alcances de lasdiferentes tareas

7. Realización de un TercerTaller y mesas para laidentificación de actoresque participan en lasdiferentes tareas y el rolque debe jugar cada uno

8. Establecimiento delModelo Organizacionalpara las Operaciones deEmergencia

9. Definición de Inventariode Recursos

10. Realización de Ejerciciosde Simulación y Simulacros.

11. Definición de losmecanismos deimplementación, activacióny control del Plan

12. Establecimiento deacuerdos de coordinación ycomunicación entre nivelesterritoriales

13. Definición de acuerdosde actuación frente apeligros específicos (planesde contingencia) o frente acada una de las tareas derespuesta (protocolos deactuación)

14. Publicación del Plan,seguimiento, monitoreo yactualización frecuente

aicnegremE ed senoicarep

O ed nalP led nóicalumroF

I. ENTENDER ELCONTEXTO YDETERMINAR

OBJETIVOS Y ALCANCESDEL POE

II. DEFINICIÓN DETAREAS, RESPONSABLES,

MECANISMOS DECOORDINACIÓN Y

RECURSOS

III. PUESTA ENPRÁCTICA E

INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE


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4. ¿CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA?

La introducción es el primer capítulo del POE donde se hace referencia a los antecedentes del plan, sedefinen los objetivos, los alcances y los principios orientadores del manejo de las emergencias, se establecesu articulación con otros instrumentos de planificación, se incluye la estructura y la forma de organización delplan.

El esquema general del capítulo se visualiza a continuación:

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes

1.2 Objetivos

1.3 Alcances

1.4 Principios Orientadores

1.5 Articulación con otros planes

1.6 Estructura y organización del plan

Ficha 1. Matriz deinformación

Ficha 2. Matriz deinstrumentos

Capítulo 1

1

Figura 3. Esquema general de la introducción del POE

4.1 ANTECEDENTES

¿QUÉ DEBE CONTENER?

Los antecedentes son los elementos que contextualizan y sustentan el POE, enfatizando en la situaciónproblemática y de riesgos del área de trabajo, las razones legales y técnicas que justifican su formulación y elestado de avance del tema de gestión de riesgo y la trayectoria del tema en la actualidad (estudios,proyectos, acuerdos, normativas), orientando a la descripción de las necesidades y motivaciones para laelaboración del plan.

¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar los principales estudios, proyectos, acuerdos, normativas que describen el marco general delos avances en la gestión del riesgo y los peligros, vulnerabilidades y riesgos del área de trabajo (según elnivel territorial donde se formula el plan), y exponer los argumentos que justifican la formulación del POEsegún dicha situación actual. Se debe incluir información cuantitativa, cualitativa y antecedenteshistóricos en la medida que se tengan disponibles.Recopilar y priorizar los antecedentes normativos, institucionales y técnicos más importantes en el temapara ser incluidos como antecedentes del plan.


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¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS)

.somusnieselairetaM nóicamrofnieddadilibinopsidedzirtaM: Ficha Metodológica 1

4.2 OBJETIVOS DEL PLAN


En el POE se debe definir el objetivo general y los objetivos específicos en el marco de las operaciones derespuesta. Los objetivos deben ser coherentes con las funciones y responsabilidades que tienen lasentidades frente al manejo de las emergencias y las diferentes fases preparación, respuesta y rehabilitación,y deben responder a las necesidades y particularidades de cada territorio.

¿CÓMO SE FORMULA?

El objetivo general establece el quehacer del instrumento. Debe ser visionario y abarcar todas lasacciones del plan. El objetivo general debe responder como mínimo a los siguientes interrogantes: ¿quése quiere hacer?, ¿dónde? y ¿por qué? Se sugiere que el objetivo sea redactado empleando un verbo eninfinitivo.Los objetivos específicos son las áreas de competencia directa que permiten alcanzar el objetivo general.Deben ser claros, concisos y sobre todo, medibles, coherentes y factibles de alcanzar. Se sugiere que losobjetivos específicos sean redactados empleando verbos en infinitivo.Se sugiere que los objetivos se revisen y validen de manera participativa durante las reuniones o tallerescon los actores vinculados.

A continuación se muestran algunos ejemplos para construir los objetivos de un POE, que pueden serutilizados como referentes en las reuniones o talleres de discusión del Plan haciendo los ajustes a lascondiciones de cada nivel territorial:

Ejemplo 1 . Objetivos del POE

Ejemplo de Objetivo General:

Ejemplo de objetivos específicos:

Establecer la estructura interinstitucional para la preparación, respuesta y recuperación efectiva frente asituaciones de emergencia o desastre.Asignar las funciones y responsabilidades de las entidades públicas y privadas en relación con las accionesespecíficas durante las fases de preparación, respuesta y recuperación.Definir los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo de información entre las diferentesautoridades competentes al Sistema de Defensa Civil en el marco de las operaciones de emergencia.Identificar acciones para la implementación, activación y control del plan.Contribuir a la preservación de la vida y la protección de la propiedad y el medio ambiente en condiciones deemergencia o desastre.


21

El Plan de Operaciones de Emergencias tiene por objeto orientar las acciones de respuesta, en caso de emergencia o desastre, del gobierno distrital, provincial o regional y de las diferentes instituciones que hacen parte del Sistema de Defensa Civil en estos niveles, favoreciendo la preservación de la vida, la mitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente en el territorio.


4. ¿CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA?

La introducción es el primer capítulo del POE donde se hace referencia a los antecedentes del plan, sedefinen los objetivos, los alcances y los principios orientadores del manejo de las emergencias, se establecesu articulación con otros instrumentos de planificación, se incluye la estructura y la forma de organización delplan.


1. INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes

1.2 Objetivos

1.3 Alcances

1.4 Principios Orientadores

1.5 Articulación con otros planes

1.6 Estructura y organización del plan

Ficha 1. Matriz deinformación

Ficha 2. Matriz deinstrumentos

Capítulo 1

1

Figura 3. Esquema general de la introducción del POE

4.1 ANTECEDENTES


Los antecedentes son los elementos que contextualizan y sustentan el POE, enfatizando en la situaciónproblemática y de riesgos del área de trabajo, las razones legales y técnicas que justifican su formulación y elestado de avance del tema de gestión de riesgo y la trayectoria del tema en la actualidad (estudios,proyectos, acuerdos, normativas), orientando a la descripción de las necesidades y motivaciones para laelaboración del plan.

¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar los principales estudios, proyectos, acuerdos, normativas que describen el marco general delos avances en la gestión del riesgo y los peligros, vulnerabilidades y riesgos del área de trabajo (según elnivel territorial donde se formula el plan), y exponer los argumentos que justifican la formulación del POEsegún dicha situación actual. Se debe incluir información cuantitativa, cualitativa y antecedenteshistóricos en la medida que se tengan disponibles.Recopilar y priorizar los antecedentes normativos, institucionales y técnicos más importantes en el temapara ser incluidos como antecedentes del plan.


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.somusnieselairetaM nóicamrofnieddadilibinopsidedzirtaM: Ficha Metodológica 1

4.2 OBJETIVOS DEL PLAN


En el POE se debe definir el objetivo general y los objetivos específicos en el marco de las operaciones derespuesta. Los objetivos deben ser coherentes con las funciones y responsabilidades que tienen lasentidades frente al manejo de las emergencias y las diferentes fases preparación, respuesta y rehabilitación,y deben responder a las necesidades y particularidades de cada territorio.

¿CÓMO SE FORMULA?

El objetivo general establece el quehacer del instrumento. Debe ser visionario y abarcar todas lasacciones del plan. El objetivo general debe responder como mínimo a los siguientes interrogantes: ¿quése quiere hacer?, ¿dónde? y ¿por qué? Se sugiere que el objetivo sea redactado empleando un verbo eninfinitivo.Los objetivos específicos son las áreas de competencia directa que permiten alcanzar el objetivo general.Deben ser claros, concisos y sobre todo, medibles, coherentes y factibles de alcanzar. Se sugiere que losobjetivos específicos sean redactados empleando verbos en infinitivo.Se sugiere que los objetivos se revisen y validen de manera participativa durante las reuniones o tallerescon los actores vinculados.

A continuación se muestran algunos ejemplos para construir los objetivos de un POE, que pueden serutilizados como referentes en las reuniones o talleres de discusión del Plan haciendo los ajustes a lascondiciones de cada nivel territorial:

Ejemplo 1 . Objetivos del POE

Ejemplo de Objetivo General:

Ejemplo de objetivos específicos:

Establecer la estructura interinstitucional para la preparación, respuesta y recuperación efectiva frente asituaciones de emergencia o desastre.Asignar las funciones y responsabilidades de las entidades públicas y privadas en relación con las accionesespecíficas durante las fases de preparación, respuesta y recuperación.Definir los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo de información entre las diferentesautoridades competentes al Sistema de Defensa Civil en el marco de las operaciones de emergencia.Identificar acciones para la implementación, activación y control del plan.Contribuir a la preservación de la vida y la protección de la propiedad y el medio ambiente en condiciones deemergencia o desastre.


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El Plan de Operaciones de Emergencias tiene por objeto orientar las acciones de respuesta, en caso de emergencia o desastre, del gobierno distrital, provincial o regional y de las diferentes instituciones que hacen parte del Sistema de Defensa Civil en estos niveles, favoreciendo la preservación de la vida, la mitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente en el territorio.


.somusnieselairetaM : Plumones y papelógrafo para la discusión

4.3 ALCANCES


Este ítem debe clarificar los elementos que están incluidos en el POE; es decir, la cobertura geográfica, el tipode riesgos o los escenarios de daños a los que se dirige el instrumento y la magnitud de los mismos.Adicionalmente, los alcances están directamente relacionados con los marcos normativos, las funcionesinstitucionales, y las fases operativas de respuesta que se espera cubrir.

¿CÓMO SE FORMULA?

Definir los actores sociales instituciones públicas y privadasa los que se dirige el plan.Clarificar las funciones de los actores vinculados con la temática así como el tipo de intervención de losdiferentes niveles territoriales.Debe partir de los escenarios de daños más realistas posibles y con base en los peligros específicos de lamunicipalidad o región para la cual se está planificando, se debe usar el evento o los eventos de mayorimpacto en la jurisdicción y el escenario más crítico entre aquellos que probablemente puedan ocurrir.

aesedeuqsala(senoicarepoedsesafsalratrecnoCresponder con el instrumento.Finalmente, elaborar un texto que refleje una orientación viable, que se pueda implementar con laejecución del plan formulado.Se sugiere que los alcances se revisen de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados.

A continuación se muestra un ejemplo para construir los alcances de un POE, que puede ser utilizado comoreferente haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial:

preparación, respuesta, rehabilitación)

Ejemplo 2 . Alcances del POE

Ejemplo de Alcances:

Las operaciones de emergencias en [nivel territorial] involucran la actuación coordinada entre estosniveles territoriales, así como la intervención oportuna del nivel nacional e internacional en el momentoque sea requerido.

Además, establece la articulación con otros instrumentos de planificación y provee elementos paracooperación y participación del sector privado, los organismos no gubernamentales, y las comunidadescomprometidas con el manejo, la atención de emergencias y su posterior recuperación.


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El Plan de Operaciones de Emergencias de [nivel territorial] está dirigido a las autoridades que conforman el Sistema de Defensa Civil en sus respectivas jurisdicciones territoriales y según sus capacidades, durante las fases de preparación, respuesta y recuperación en caso de emergencia o desastre frente a [tipo de riesgos o escenarios de daños y características generales de los mismos]



4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA


¿CÓMO SE FORMULA?

Revisar el marco normativo y los principios consignados en la Constitución, las leyes que rigen el SistemaNacional de Gestión del Riesgo de Desastres, etc.Reconocer los propósitos que se quiere lograr con el plan, las estrategias o acciones generales que losactores deben emprender para alcanzar tales propósitos t y los valores y principios que orientan lasacciones.Hacer una breve explicación de cada uno de ellos.Se sugiere que los principios de validen de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados.

A continuación se muestran algunos ejemplos principios orientadores de un POE, que pueden ser utilizadoscomo referentes haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial:

Ejemplo 3. Principios del POE

Coordinación y responsabilidad. Todas las entidades competentes deberán participar y garantizar que existala debida armonía, consistencia, coherencia y continuidad en sus actividades en relación con las demásinstancias sectoriales y territoriales para efectos de lograr una participación coordinada y eficaz en la tomade decisiones y ejercicio de acciones a que haya lugar. Las entidades involucradas en este Plan deberánelaborar sus planes de operaciones de emergencia institucional y los ajustes en sus reglamentos defunciones internos para asegurar que se cumpla con las responsabilidades asignadas en el presente Plan. Larenuencia o retraso en la participación por parte de los servidores públicas será investigada por las entidadesde control pertinentes.

Protección de la sociedad. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad física, suestructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenómenos peligrosos que pueden ocurrir.No habrá discriminación de raza, color, religión, nacionalidad, sexo, edad, situación social o económica.

Respuesta escalonada. En las actividades de preparación, alerta, respuesta y recuperación post-desastre setendrá en cuenta, para efectos del ejercicio de las respectivas competencias, la observancia de los criteriosde concurrencia, complementariedad y subsidiaridad consagrados en la Constitución. En la medida que lascapacidades distritales sean superadas los niveles provinciales y regionales entrarán a apoyar, cuando lascapacidades de estos también sobrepasen sus límites el nivel nacional entrará a brindar su apoyo y en casode que las capacidades nacionales se vean limitadas se harán llamamientos al apoyo internacional.


23

Los principios son el conjunto de reglas que orientan las operaciones de emergencia y por ende la ejecución del plan, y constituyen la razón de ser y el compromiso de las entidades y actores sociales vinculados con el POE. Están ligados a los principios constitucionales, los principios del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y los valores éticos que deben regir al Estado en caso de la ocurrencia de una emergencia o desastre.



4.3 ALCANCES


Este ítem debe clarificar los elementos que están incluidos en el POE; es decir, la cobertura geográfica, el tipode riesgos o los escenarios de daños a los que se dirige el instrumento y la magnitud de los mismos.Adicionalmente, los alcances están directamente relacionados con los marcos normativos, las funcionesinstitucionales, y las fases operativas de respuesta que se espera cubrir.

¿CÓMO SE FORMULA?

Definir los actores sociales instituciones públicas y privadasa los que se dirige el plan.Clarificar las funciones de los actores vinculados con la temática así como el tipo de intervención de losdiferentes niveles territoriales.Debe partir de los escenarios de daños más realistas posibles y con base en los peligros específicos de lamunicipalidad o región para la cual se está planificando, se debe usar el evento o los eventos de mayorimpacto en la jurisdicción y el escenario más crítico entre aquellos que probablemente puedan ocurrir.

aesedeuqsala(senoicarepoedsesafsalratrecnoCresponder con el instrumento.Finalmente, elaborar un texto que refleje una orientación viable, que se pueda implementar con laejecución del plan formulado.Se sugiere que los alcances se revisen de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados.

A continuación se muestra un ejemplo para construir los alcances de un POE, que puede ser utilizado comoreferente haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial:

preparación, respuesta, rehabilitación)

Ejemplo 2 . Alcances del POE

Ejemplo de Alcances:

Las operaciones de emergencias en [nivel territorial] involucran la actuación coordinada entre estosniveles territoriales, así como la intervención oportuna del nivel nacional e internacional en el momentoque sea requerido.

Además, establece la articulación con otros instrumentos de planificación y provee elementos paracooperación y participación del sector privado, los organismos no gubernamentales, y las comunidadescomprometidas con el manejo, la atención de emergencias y su posterior recuperación.


22

El Plan de Operaciones de Emergencias de [nivel territorial] está dirigido a las autoridades que conforman el Sistema de Defensa Civil en sus respectivas jurisdicciones territoriales y según sus capacidades, durante las fases de preparación, respuesta y recuperación en caso de emergencia o desastre frente a [tipo de riesgos o escenarios de daños y características generales de los mismos]



4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA


¿CÓMO SE FORMULA?

Revisar el marco normativo y los principios consignados en la Constitución, las leyes que rigen el SistemaNacional de Gestión del Riesgo de Desastres, etc.Reconocer los propósitos que se quiere lograr con el plan, las estrategias o acciones generales que losactores deben emprender para alcanzar tales propósitos t y los valores y principios que orientan lasacciones.Hacer una breve explicación de cada uno de ellos.Se sugiere que los principios de validen de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados.

A continuación se muestran algunos ejemplos principios orientadores de un POE, que pueden ser utilizadoscomo referentes haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial:

Ejemplo 3. Principios del POE

Coordinación y responsabilidad. Todas las entidades competentes deberán participar y garantizar que existala debida armonía, consistencia, coherencia y continuidad en sus actividades en relación con las demásinstancias sectoriales y territoriales para efectos de lograr una participación coordinada y eficaz en la tomade decisiones y ejercicio de acciones a que haya lugar. Las entidades involucradas en este Plan deberánelaborar sus planes de operaciones de emergencia institucional y los ajustes en sus reglamentos defunciones internos para asegurar que se cumpla con las responsabilidades asignadas en el presente Plan. Larenuencia o retraso en la participación por parte de los servidores públicas será investigada por las entidadesde control pertinentes.

Protección de la sociedad. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad física, suestructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenómenos peligrosos que pueden ocurrir.No habrá discriminación de raza, color, religión, nacionalidad, sexo, edad, situación social o económica.

Respuesta escalonada. En las actividades de preparación, alerta, respuesta y recuperación post-desastre setendrá en cuenta, para efectos del ejercicio de las respectivas competencias, la observancia de los criteriosde concurrencia, complementariedad y subsidiaridad consagrados en la Constitución. En la medida que lascapacidades distritales sean superadas los niveles provinciales y regionales entrarán a apoyar, cuando lascapacidades de estos también sobrepasen sus límites el nivel nacional entrará a brindar su apoyo y en casode que las capacidades nacionales se vean limitadas se harán llamamientos al apoyo internacional.


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Los principios son el conjunto de reglas que orientan las operaciones de emergencia y por ende la ejecución del plan, y constituyen la razón de ser y el compromiso de las entidades y actores sociales vinculados con el POE. Están ligados a los principios constitucionales, los principios del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y los valores éticos que deben regir al Estado en caso de la ocurrencia de una emergencia o desastre.

Ejemplos de principios orientadores:

Precaución: Cuando existan riesgos de daños graves o irreversibles a la vida, bienes y derechos de laspersonas y a los ecosistemas relevantes, las autoridades y los particulares aplicarán el principio de precauciónen virtud del cual la falta de certeza científica absoluta no será óbice para omitir o postergar la adopción demedidas encaminadas a prevenir, mitigar o enfrentar la materialización del daño contingente. A través de lossistemas de alerta se pueden reducir las pérdidas potenciales de vidas y de bienes.

Primacía del interés colectivo: La seguridad y el interés general, son condiciones para el mantenimiento delbien común. Las necesidades de la población afectada y damnificada prevalecen sobre los interesesparticulares y orientan el empleo selectivo de los medios disponibles.


4.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES


El POE se concibe como uno de los instrumentos para la gestión del riesgo de desastres que busca dar unamejor respuesta a las emergencias. De ahí que sea fundamental clarificar y entender cómo se articula y secomplementa con otros planes como los Planes de Prevención y Atención de Desastres o de Gestión deRiesgo, y los Planes de Operaciones de Emergencia de otros niveles de gobiernos, entre otros documentos,teniendo en cuenta el nivel territorial y los marcos normativos y legales existentes. Además, esto permitiráfortalecer los mecanismos de coordinación y comunicación entre las diferentes entidades involucradas.

¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar los marcos institucionales y los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias.Clarificar niveles de actuación y coordinación entre niveles territoriales y actores sociales vinculados conla temática.

¿CON QUÉ? (TIEMPO, MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 2. Matriz de instrumentos para las operaciones deemergencia.


24

Solidaridad social: Expresada como la capacidad humana para brindar ayuda desinteresada, adecuada y oportuna a favor de las personas afectadas y damnificadas por los desastres. Todas las personas naturales y jurídicas, sean estas últimas de derecho público o privado, tienen el deber indeclinable de responder con acciones humanitarias a las situaciones de desastre, calamidad y peligro para la vida o la salud de las personas. La obediencia a los llamados de las autoridades que integran la plataforma de Defensa Civil es un corolario del principio de solidaridad social. En ejercicio de las actividades de atención de emergencias, las entidades competentes velarán porque se hagan efectivos los canales y procedimientos de participación ciudadana previstos por la Constitución y la ley.

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión. Tomar como referencia los documen-tos citados anteriormente (Constitución, marco normativo del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, etc.) haciendo los ajustes necesarios.

4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN


En este ítem se enuncian los elementos que estructuran el contenido del POE, dando a conocer el tipo dedocumentos que componen el Plan y la información que se incluye en cada sección.

¿CÓMO SE FORMULA?

A partir del esquema general de estructura del POE propuesto a manera de ejemplo y todos loscomponentes que este debe tener, definir la manera cómo se espera organizar el documento.Se sugiere que la estructura y contenido del plan sea presentada y concertada de manera participativadurante las reuniones o talleres con los actores vinculados.

Teniendo en cuenta que esta Guía quiere contribuir a unificar y estandarizar criterios para la formulación delos Planes de Operaciones de Emergencia, a continuación se muestran un ejemplo de estructura básica quepuede ser utilizada como referente, aunque cada municipalidad o región puede hacer los ajustes queconsidere pertinentes en los títulos y el orden de las secciones que se presentan:

Ejemplo 4. Estructura y organización del POE

Ejemplo de estructura y organización del POE:

Documento Base: Define los alcances, objetivos y principios del plan, e incluye el diagnóstico de riesgos en laregión. Describe el concepto general de operaciones, el modelo organizacional y las áreas funcionales derespuesta. Da orientaciones sobre la implementación, activación y control del plan.

Apéndices. Incluye elementos relacionados con el marco legal, un glosario con los principales conceptos ynociones básicas, la descripción de las funciones de las entidades vinculadas al plan, y algunos lineamientosrelacionados con los diferentes fenómenos que afectan en la región.

Anexos Funcionales. Describen el propósito, la asignación de responsabilidades, los alcances y el concepto deoperaciones para realizar múltiples tareas agrupadas en áreas funcionales.

De manera detallada el contenido del documento puede ser el siguiente:


25

Ejemplos de principios orientadores:

Precaución: Cuando existan riesgos de daños graves o irreversibles a la vida, bienes y derechos de laspersonas y a los ecosistemas relevantes, las autoridades y los particulares aplicarán el principio de precauciónen virtud del cual la falta de certeza científica absoluta no será óbice para omitir o postergar la adopción demedidas encaminadas a prevenir, mitigar o enfrentar la materialización del daño contingente. A través de lossistemas de alerta se pueden reducir las pérdidas potenciales de vidas y de bienes.

Primacía del interés colectivo: La seguridad y el interés general, son condiciones para el mantenimiento delbien común. Las necesidades de la población afectada y damnificada prevalecen sobre los interesesparticulares y orientan el empleo selectivo de los medios disponibles.


4.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES


El POE se concibe como uno de los instrumentos para la gestión del riesgo de desastres que busca dar unamejor respuesta a las emergencias. De ahí que sea fundamental clarificar y entender cómo se articula y secomplementa con otros planes como los Planes de Prevención y Atención de Desastres o de Gestión deRiesgo, y los Planes de Operaciones de Emergencia de otros niveles de gobiernos, entre otros documentos,teniendo en cuenta el nivel territorial y los marcos normativos y legales existentes. Además, esto permitiráfortalecer los mecanismos de coordinación y comunicación entre las diferentes entidades involucradas.

¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar los marcos institucionales y los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias.Clarificar niveles de actuación y coordinación entre niveles territoriales y actores sociales vinculados conla temática.

¿CON QUÉ? (TIEMPO, MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodológica 2. Matriz de instrumentos para las operaciones deemergencia.


24

Solidaridad social: Expresada como la capacidad humana para brindar ayuda desinteresada, adecuada y oportuna a favor de las personas afectadas y damnificadas por los desastres. Todas las personas naturales y jurídicas, sean estas últimas de derecho público o privado, tienen el deber indeclinable de responder con acciones humanitarias a las situaciones de desastre, calamidad y peligro para la vida o la salud de las personas. La obediencia a los llamados de las autoridades que integran la plataforma de Defensa Civil es un corolario del principio de solidaridad social. En ejercicio de las actividades de atención de emergencias, las entidades competentes velarán porque se hagan efectivos los canales y procedimientos de participación ciudadana previstos por la Constitución y la ley.

Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión. Tomar como referencia los documen-tos citados anteriormente (Constitución, marco normativo del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, etc.) haciendo los ajustes necesarios.

4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN


En este ítem se enuncian los elementos que estructuran el contenido del POE, dando a conocer el tipo dedocumentos que componen el Plan y la información que se incluye en cada sección.

¿CÓMO SE FORMULA?

A partir del esquema general de estructura del POE propuesto a manera de ejemplo y todos loscomponentes que este debe tener, definir la manera cómo se espera organizar el documento.Se sugiere que la estructura y contenido del plan sea presentada y concertada de manera participativadurante las reuniones o talleres con los actores vinculados.

Teniendo en cuenta que esta Guía quiere contribuir a unificar y estandarizar criterios para la formulación delos Planes de Operaciones de Emergencia, a continuación se muestran un ejemplo de estructura básica quepuede ser utilizada como referente, aunque cada municipalidad o región puede hacer los ajustes queconsidere pertinentes en los títulos y el orden de las secciones que se presentan:

Ejemplo 4. Estructura y organización del POE

Ejemplo de estructura y organización del POE:

Documento Base: Define los alcances, objetivos y principios del plan, e incluye el diagnóstico de riesgos en laregión. Describe el concepto general de operaciones, el modelo organizacional y las áreas funcionales derespuesta. Da orientaciones sobre la implementación, activación y control del plan.

Apéndices. Incluye elementos relacionados con el marco legal, un glosario con los principales conceptos ynociones básicas, la descripción de las funciones de las entidades vinculadas al plan, y algunos lineamientosrelacionados con los diferentes fenómenos que afectan en la región.

Anexos Funcionales. Describen el propósito, la asignación de responsabilidades, los alcances y el concepto deoperaciones para realizar múltiples tareas agrupadas en áreas funcionales.

De manera detallada el contenido del documento puede ser el siguiente:


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CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS O VERSIONESTABLA DE CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN


2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL

2.1 MARCO CONCEPTUAL2.2 MARCO LEGAL2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DE LA PLATAFORMA DE DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO





4.1 FASES OPERATIVAS4.1.1 Preparación4.1.2 Respuesta4.1.3 Recuperación




6. MODELO ORGANIZACIONAL7. INVENTARIO DE RECURSOS


8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL, COOPERACIÓN INTERNACIONAL)8.3 SISTEMAS DE ALERTA8.4 COMUNICACIÓN8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN


BIBLIOGRAFÍA

APENDICES

Apéndice 1. Resumen del marco legalApéndice 2. Conceptos y nociones básicasApéndice 3. Funciones InstitucionalesApéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de GobiernoApéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos (diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas)

ANEXOS FUNCIONALES



26


Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión y concertación de los alcances definidospara el Plan y la estructura del documento que se va a utilizar.


Capítulo 2

22. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIALEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMADE DEFENSA CIVIL

2.1 Marco conceptual

2.2 Marco legal

2.3 Estructura general de las plataformasde Defensa Civil

Apéndice 1. Resumen del Marco Legal

Apéndice 2. Conceptos y nociones básicas

Ficha 3.. Orientacionespara el Resumen delMarco Legal

Ficha 4. Orientacionessobre la estructuraorganización existente

Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE

5.1 MARCO CONCEPTUAL


Se refiere a los conceptos y criterios básicos que permite organizar y encaminar el POE, delimitando losobjetivos y alcances del instrumento y estableciendo las diferencias con otros instrumentoscomplementarios. El marco comprende dos secciones: (a) la síntesis conceptual en el Documento Base delPOE y (b) el Apéndice más ampliado sobre “Conceptos y Nociones Básicas”.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales conceptos relacionados con latemática y desarrollar una descripción de cada uno de ellos, así como las relaciones entre los mismos.

Es fundamental que en el marco conceptual del Documento Base se incluya como mínimo el enfoque delas operaciones de emergencia, los conceptos de desastres y emergencias, y se aclaren las diferencias ylos alcances entre el plan de operaciones, plan de contingencia, y protocolos.

El Apéndice sobre “Conceptos y Nociones Básicas” es un documento complementario que permiteampliar la sección del Documento Base donde se debe elaborar el glosario de términos relacionados conel POE, verificando que se incluyan aquellos que son relevantes para el plan y que son usados con mayorfrecuencia.

A continuación se muestran algunos ejemplos de conceptos y definiciones que pueden ser utilizados comoreferentes haciendo los ajustes que se consideren pertinentes:


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CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS O VERSIONESTABLA DE CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN


2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL

2.1 MARCO CONCEPTUAL2.2 MARCO LEGAL2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DE LA PLATAFORMA DE DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO





4.1 FASES OPERATIVAS4.1.1 Preparación4.1.2 Respuesta4.1.3 Recuperación




6. MODELO ORGANIZACIONAL7. INVENTARIO DE RECURSOS


8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL, COOPERACIÓN INTERNACIONAL)8.3 SISTEMAS DE ALERTA8.4 COMUNICACIÓN8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN


BIBLIOGRAFÍA

APENDICES

Apéndice 1. Resumen del marco legalApéndice 2. Conceptos y nociones básicasApéndice 3. Funciones InstitucionalesApéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de GobiernoApéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos (diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas)

ANEXOS FUNCIONALES



26


Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión y concertación de los alcances definidospara el Plan y la estructura del documento que se va a utilizar.


Capítulo 2

22. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIALEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMADE DEFENSA CIVIL

2.1 Marco conceptual

2.2 Marco legal

2.3 Estructura general de las plataformasde Defensa Civil

Apéndice 1. Resumen del Marco Legal

Apéndice 2. Conceptos y nociones básicas

Ficha 3.. Orientacionespara el Resumen delMarco Legal

Ficha 4. Orientacionessobre la estructuraorganización existente

Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE

5.1 MARCO CONCEPTUAL


Se refiere a los conceptos y criterios básicos que permite organizar y encaminar el POE, delimitando losobjetivos y alcances del instrumento y estableciendo las diferencias con otros instrumentoscomplementarios. El marco comprende dos secciones: (a) la síntesis conceptual en el Documento Base delPOE y (b) el Apéndice más ampliado sobre “Conceptos y Nociones Básicas”.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales conceptos relacionados con latemática y desarrollar una descripción de cada uno de ellos, así como las relaciones entre los mismos.

Es fundamental que en el marco conceptual del Documento Base se incluya como mínimo el enfoque delas operaciones de emergencia, los conceptos de desastres y emergencias, y se aclaren las diferencias ylos alcances entre el plan de operaciones, plan de contingencia, y protocolos.

El Apéndice sobre “Conceptos y Nociones Básicas” es un documento complementario que permiteampliar la sección del Documento Base donde se debe elaborar el glosario de términos relacionados conel POE, verificando que se incluyan aquellos que son relevantes para el plan y que son usados con mayorfrecuencia.

A continuación se muestran algunos ejemplos de conceptos y definiciones que pueden ser utilizados comoreferentes haciendo los ajustes que se consideren pertinentes:


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Ejemplo 5. Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE

Alarma

Alerta:

Análisis de riesgo:

Áreas Funcionales de Respuesta:

Centro de Operaciones de Emergencias (COE):

Cooperación internacional/ Ayuda externa:

Crisis:

Daño:

Desactivación de operaciones:

Desastre:

Elementos expuestos:

: Se refiere a los sistemas de señales sonoras o de luz que se emiten para que se adopten accionespreestablecidas de emergencia o para indicar el desalojo o la evacuación inmediata de una zona de riesgo

Estado que se declara, con anterioridad a la manifestación de un fenómeno peligroso, con el fin de que losorganismos operativos de emergencia activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la poblacióntome precauciones específicas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Además de informar a lapoblación acerca del peligro, los estados de alerta se declaran con el propósito de que la población y las institucionesadopten una acción específica ante la situación que se presenta.

Es el resultado de relacionar la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con elfin de determinar las posibles consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.Cambios en uno o más de estos parámetros modifican el riesgo en sí mismo, o sea el total de pérdidas esperadas enun área dada por un evento particular.

Comprenden grupos de tareas homogéneas dirigidas a proporcionar unarespuesta coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienen en la respuesta y garantizar el usoeficaz de los recursos

Es la máxima instancia de conducción, coordinacióninterinstitucional y toma de decisiones tácticas y operativas para la administración de las emergencias, según la

esednod,odanimretederpoitisnunearepO.aicnegremealedlevinley,edaíuqrarejdireccionan los aspectos logísticos y de información, y se asegura la funcionalidad de las diferentes áreas detrabajo. Para el cumplimiento de las tareas, el COE debe disponer de un espacio físico con la infraestructuraadecuada que permita a las instituciones realizar sus funciones

Elemento organizacional que provee de manera efectiva, eficaz yoportuna asistencia humanitaria y soporte en las actividades de respuesta, dadas las condiciones propias de cadaentidad de cooperación de acuerdo con las necesidades y los llamamientos de apoyo realizados.

El proceso de liberación de los elementos sumergidos o reprimidos de un sistema como resultado de unperturbación exógena o endógena que conduce a la parálisis de los elementos protectores o moderadores, a laextensión de los desórdenes, al surgimiento de incertidumbres de todo tipo y de reacciones en cadena que puedendesestabilizar el sistema en crisis. Las crisis pueden ser el resultado de una calamidad pública o desastre o constituirellas mismas el desastre o la calamidad.

Perjuicio, efecto adverso o grado de destrucción causado por un fenómeno peligroso sobre las personas, losbienes, las redes de servicios y los sistemas naturales o sociales.

Comprende el retorno ordenado, seguro y eficiente de un recurso a su ubicacióny estado original.

Daño o alteración grave de las condiciones normales de vida en un área geográfica determinada,causada por fenómenos naturales y por efectos catastróficos de la acción del hombre en forma accidental. Esimportante resaltar que los desastres se consideran como una situación o proceso social que se desencadena comoresultado de la manifestación de un fenómeno de origen natural o antrópico que, al encontrar condiciones propiciasde vulnerabilidad en una población, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normalesde funcionamiento de la comunidad; representadas por la pérdida de vida y salud de la población; la destrucción ypérdida o inutilización total o parcial, temporal o definitiva de bienes de los individuos y de la colectividad, así comodaños severos en el ambiente, requiriendo de una respuesta inmediata de las autoridades y de la población paraatender a los afectados y establecer los umbrales aceptados de normalidad y bienestar.

El contexto social, material y ambiental representado por las personas y por los recursos,servicios y sistemas que pueden ser afectados por la manifestación de un fenómeno peligroso.

jurisdicción territorial

28


Emergencia

Evacuación:

Evaluación de la vulnerabilidad:

Evaluación del peligro:

Evento (perturbación):

Gestión del riesgo de desastres:

Intervención:

Líneas vitales:

Mitigación:

Peligro o Amenaza:

Plan de contingencia:

: Estado caracterizado por la alteración o interrupción súbita, intensa y grave de las condicionesnormales de funcionamiento u operación de una comunidad, causada por un evento o por la inminencia del mismo,que obliga a una reacción inmediata y que genera la atención o preocupación de las instituciones del Estado, losmedios de comunicación y de la comunidad en general.

Proceso ordenado para retirar, dispersar y desocupar una zona de desastre o potencialmentepeligrosa para minimizar o evitar los impactos sobre la vida de las personas, trasladándose a una zona segura.Puede ser una acción autónoma por parte de la población (auto evacuación) o supervisada por las entidadesresponsables.

Proceso mediante el cual se promueve la identificación y caracterización de loselementos expuestos a los efectos de un peligro específico, así como su predisposición al daño. La vulnerabilidadpuede variar teniendo en cuenta un conjunto de condiciones y/o procesos que resultan de los factores de ordenfísico, económico, social, político, cultural, educativo, e institucional

El proceso mediante el cual se determina la posibilidad de que un fenómeno semanifieste, con un cierto grado de severidad, durante un período de tiempo definido y en un área determinada.Representa la recurrencia estimada y la ubicación geográfica de eventos probables.

Suceso o fenómeno natural, tecnológico o provocado por el hombre que se describe, entérminos de sus características, su severidad, ubicación y área de influencia. Es el registro en el tiempo y el espaciode un fenómeno que caracteriza una amenaza.

conjunto de políticas, instrumentos y medidas orientadas a reducir los efectosadversos de fenómenos peligrosos, comprende las actividades de prevención, mitigación y preparación (ex ante),así como las de atención y rehabilitación (ex post), y tiene como objetivo articular los diferentes tipos deintervención, dándole un papel principal al desarrollo de las políticas de reducción del riesgo que en el largo plazoconduzcan a disminuir de manera significativa las necesidades de intervenir sobre los desastres ya ocurridos.Igualmente la gestión del riesgo debe preocuparse de que los procesos de reconstrucción no supongan lareconstrucción de las vulnerabilidades existentes previas a la ocurrencia del desastre, sino que consoliden undesarrollo más seguro buscando la sostenibilidad de las áreas reconstruidas.

Modificación intencional de las características de un fenómeno con el fin de reducir la amenaza queplantea o de modificar las características intrínsecas de un elemento expuesto con el fin de reducir suvulnerabilidad.lla intervención busca modificar los factores internos y externos de riesgo.

Infraestructura básica o esencial de los servicios básicos. De la Energía: presas, subestaciones,líneas de fluido eléctrico, plantas de almacenamiento de combustibles, oleoductos, gasoductos. Transporte: redesviales, puentes, terminales de transporte, aeropuertos, puertos fluviales y marítimos. Del Agua: plantas detratamiento, acueductos, alcantarillados, canales de irrigación y conducción. De las Comunicaciones: redes yplantas telefónicas, estaciones de radio y televisión, oficinas de correo e información pública.

Planificación y ejecución de medidas de intervención dirigidas a reducir o disminuir el riesgo o losimpactos de un posible evento. La mitigación es el resultado de la aceptación de que no es posible controlar el riesgototalmente; es decir, que en muchos casos no es posible impedir o evitar los daños y sus consecuencias y sólo esposible atenuarlas.

Factor de riesgo externo de un elemento o grupo de elementos expuestos, correspondienteal peligro latente de que un fenómeno peligroso de origen natural, o causado por el hombre de manera accidental ointencional, que se manifiesta en un período de tiempo definido y una localización determinada con intensidad ygravedad significativas en detrimento de las personas, los bienes, las redes de servicios, los sistemas estratégicos,el ambiente y las instituciones de la normalidad.

Instrumentos que establecen los procedimientos para responder a un evento específico, oante la inminencia de un peligro particular, estableciendo acciones y procedimientos de actuación, niveles de alerta,y la utilización de recursos y suministros, según la estructura organizacional establecida.

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Ejemplo 5. Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE

Alarma

Alerta:

Análisis de riesgo:

Áreas Funcionales de Respuesta:

Centro de Operaciones de Emergencias (COE):

Cooperación internacional/ Ayuda externa:

Crisis:

Daño:

Desactivación de operaciones:

Desastre:

Elementos expuestos:

: Se refiere a los sistemas de señales sonoras o de luz que se emiten para que se adopten accionespreestablecidas de emergencia o para indicar el desalojo o la evacuación inmediata de una zona de riesgo

Estado que se declara, con anterioridad a la manifestación de un fenómeno peligroso, con el fin de que losorganismos operativos de emergencia activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la poblacióntome precauciones específicas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Además de informar a lapoblación acerca del peligro, los estados de alerta se declaran con el propósito de que la población y las institucionesadopten una acción específica ante la situación que se presenta.

Es el resultado de relacionar la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con elfin de determinar las posibles consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.Cambios en uno o más de estos parámetros modifican el riesgo en sí mismo, o sea el total de pérdidas esperadas enun área dada por un evento particular.

Comprenden grupos de tareas homogéneas dirigidas a proporcionar unarespuesta coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienen en la respuesta y garantizar el usoeficaz de los recursos

Es la máxima instancia de conducción, coordinacióninterinstitucional y toma de decisiones tácticas y operativas para la administración de las emergencias, según la

esednod,odanimretederpoitisnunearepO.aicnegremealedlevinley,edaíuqrarejdireccionan los aspectos logísticos y de información, y se asegura la funcionalidad de las diferentes áreas detrabajo. Para el cumplimiento de las tareas, el COE debe disponer de un espacio físico con la infraestructuraadecuada que permita a las instituciones realizar sus funciones

Elemento organizacional que provee de manera efectiva, eficaz yoportuna asistencia humanitaria y soporte en las actividades de respuesta, dadas las condiciones propias de cadaentidad de cooperación de acuerdo con las necesidades y los llamamientos de apoyo realizados.

El proceso de liberación de los elementos sumergidos o reprimidos de un sistema como resultado de unperturbación exógena o endógena que conduce a la parálisis de los elementos protectores o moderadores, a laextensión de los desórdenes, al surgimiento de incertidumbres de todo tipo y de reacciones en cadena que puedendesestabilizar el sistema en crisis. Las crisis pueden ser el resultado de una calamidad pública o desastre o constituirellas mismas el desastre o la calamidad.

Perjuicio, efecto adverso o grado de destrucción causado por un fenómeno peligroso sobre las personas, losbienes, las redes de servicios y los sistemas naturales o sociales.

Comprende el retorno ordenado, seguro y eficiente de un recurso a su ubicacióny estado original.

Daño o alteración grave de las condiciones normales de vida en un área geográfica determinada,causada por fenómenos naturales y por efectos catastróficos de la acción del hombre en forma accidental. Esimportante resaltar que los desastres se consideran como una situación o proceso social que se desencadena comoresultado de la manifestación de un fenómeno de origen natural o antrópico que, al encontrar condiciones propiciasde vulnerabilidad en una población, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normalesde funcionamiento de la comunidad; representadas por la pérdida de vida y salud de la población; la destrucción ypérdida o inutilización total o parcial, temporal o definitiva de bienes de los individuos y de la colectividad, así comodaños severos en el ambiente, requiriendo de una respuesta inmediata de las autoridades y de la población paraatender a los afectados y establecer los umbrales aceptados de normalidad y bienestar.

El contexto social, material y ambiental representado por las personas y por los recursos,servicios y sistemas que pueden ser afectados por la manifestación de un fenómeno peligroso.

jurisdicción territorial

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Emergencia

Evacuación:

Evaluación de la vulnerabilidad:

Evaluación del peligro:

Evento (perturbación):

Gestión del riesgo de desastres:

Intervención:

Líneas vitales:

Mitigación:

Peligro o Amenaza:

Plan de contingencia:

: Estado caracterizado por la alteración o interrupción súbita, intensa y grave de las condicionesnormales de funcionamiento u operación de una comunidad, causada por un evento o por la inminencia del mismo,que obliga a una reacción inmediata y que genera la atención o preocupación de las instituciones del Estado, losmedios de comunicación y de la comunidad en general.

Proceso ordenado para retirar, dispersar y desocupar una zona de desastre o potencialmentepeligrosa para minimizar o evitar los impactos sobre la vida de las personas, trasladándose a una zona segura.Puede ser una acción autónoma por parte de la población (auto evacuación) o supervisada por las entidadesresponsables.

Proceso mediante el cual se promueve la identificación y caracterización de loselementos expuestos a los efectos de un peligro específico, así como su predisposición al daño. La vulnerabilidadpuede variar teniendo en cuenta un conjunto de condiciones y/o procesos que resultan de los factores de ordenfísico, económico, social, político, cultural, educativo, e institucional

El proceso mediante el cual se determina la posibilidad de que un fenómeno semanifieste, con un cierto grado de severidad, durante un período de tiempo definido y en un área determinada.Representa la recurrencia estimada y la ubicación geográfica de eventos probables.

Suceso o fenómeno natural, tecnológico o provocado por el hombre que se describe, entérminos de sus características, su severidad, ubicación y área de influencia. Es el registro en el tiempo y el espaciode un fenómeno que caracteriza una amenaza.

conjunto de políticas, instrumentos y medidas orientadas a reducir los efectosadversos de fenómenos peligrosos, comprende las actividades de prevención, mitigación y preparación (ex ante),así como las de atención y rehabilitación (ex post), y tiene como objetivo articular los diferentes tipos deintervención, dándole un papel principal al desarrollo de las políticas de reducción del riesgo que en el largo plazoconduzcan a disminuir de manera significativa las necesidades de intervenir sobre los desastres ya ocurridos.Igualmente la gestión del riesgo debe preocuparse de que los procesos de reconstrucción no supongan lareconstrucción de las vulnerabilidades existentes previas a la ocurrencia del desastre, sino que consoliden undesarrollo más seguro buscando la sostenibilidad de las áreas reconstruidas.

Modificación intencional de las características de un fenómeno con el fin de reducir la amenaza queplantea o de modificar las características intrínsecas de un elemento expuesto con el fin de reducir suvulnerabilidad.lla intervención busca modificar los factores internos y externos de riesgo.

Infraestructura básica o esencial de los servicios básicos. De la Energía: presas, subestaciones,líneas de fluido eléctrico, plantas de almacenamiento de combustibles, oleoductos, gasoductos. Transporte: redesviales, puentes, terminales de transporte, aeropuertos, puertos fluviales y marítimos. Del Agua: plantas detratamiento, acueductos, alcantarillados, canales de irrigación y conducción. De las Comunicaciones: redes yplantas telefónicas, estaciones de radio y televisión, oficinas de correo e información pública.

Planificación y ejecución de medidas de intervención dirigidas a reducir o disminuir el riesgo o losimpactos de un posible evento. La mitigación es el resultado de la aceptación de que no es posible controlar el riesgototalmente; es decir, que en muchos casos no es posible impedir o evitar los daños y sus consecuencias y sólo esposible atenuarlas.

Factor de riesgo externo de un elemento o grupo de elementos expuestos, correspondienteal peligro latente de que un fenómeno peligroso de origen natural, o causado por el hombre de manera accidental ointencional, que se manifiesta en un período de tiempo definido y una localización determinada con intensidad ygravedad significativas en detrimento de las personas, los bienes, las redes de servicios, los sistemas estratégicos,el ambiente y las instituciones de la normalidad.

Instrumentos que establecen los procedimientos para responder a un evento específico, oante la inminencia de un peligro particular, estableciendo acciones y procedimientos de actuación, niveles de alerta,y la utilización de recursos y suministros, según la estructura organizacional establecida.

29


Plan de operaciones de emergencia:

Preparación:

Prevención:

Pronóstico:

Protocolo

Rehabilitación:

Reducción de riesgos:

Respuesta:

Riesgo:

Simulación

Simulacro:

:)(setnedicnIedodnamoCedametsiS

Se entiende como el instrumento que define, a partir de la situaciónactual y las condiciones de riesgo de un territorio, los modelos organizacionales, las funciones de respuesta, loselementos de administración y logística, y los sistemas de seguimiento y monitoreo, que permiten responder deuna manera efectiva ante situaciones de emergencia o desastre, favoreciendo la preservación de la vida, lamitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente.

Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso,salvamento y rehabilitación de la población en caso de desastre. La preparación se lleva a cabo mediante laorganización, planificación y ejercicios de simulación y simulacros de las acciones de alerta, evacuación,búsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso de emergencia.

Conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con el fin de evitar o impedir laocurrencia de un fenómeno peligroso o para reducir sus efectos sobre la población, los bienes, servicios y el medioambiente.

Determinación de la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno con base en: el estudio de sumecanismo físico generador, el monitoreo del sistema perturbador y/o el registro de eventos en el tiempo.

: Se refiere a los acuerdos de trabajo entre dos o más instituciones, de manera que su actuaciónconjunta en una situación específica se desarrolle coordinadamente dadas las premisas de eficiencia en laplaneación de acciones y la optimización en la utilización de recursos. Los protocolos indican de manera explícita laresponsabilidad de las entidades en cada una de las funciones de respuesta ante determinados incidentes oescenarios definidos.

Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida mediante el restablecimiento,o reparación del área afectada, los bienes y servicios interrumpidos o deteriorados y el restablecimiento e impulsodel desarrollo económico y social de la comunidad.

Medidas de intervención compensatorias dirigidas a modificar o disminuir lascondiciones de riesgos existentes y a establecer mecanismos de control con el fin de evitar futuras condiciones deriesgo. Son medidas de prevención- mitigación que se adoptan con antelación de manera alternativa, prescriptivao restrictiva para evitar la materialización de una amenaza, para evitar o minimizar los daños en caso de producirseel fenómeno dañoso.

Medidas ejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vez se ha presentado la emergencia,empleando los recursos y aplicando los procedimientos establecidos para salvar vidas, proteger la propiedad y elambiente, así como preservar la estructura social, económica y estructura política del territorio.

La probabilidad o posibilidad que se produzcan para la colectividad unas consecuencias económicas,sociales o ambientales durante un período de tiempo definido, como resultado de la materialización de unaamenaza y la existencia de vulnerabilidad en los elementos expuestos de la colectividad, que constituyen sucontexto social y material.

: Ejercicio desarrollado en un ambiente preparado para tal fin, en el que participan los tomadores dedecisiones y/o actores involucrados en la atención de emergencias, en donde se establece un escenario deentrenamiento mediante ejercicios de mesa.

Ensayo sobre cómo se debe actuar en caso de emergencia, siguiendo un plan previamenteestablecido basado en procedimientos de seguridad y protección, pone a prueba la capacidad de respuesta de lapoblación y su ejercicio permite reevaluar y realimentar los planes.

Incident Command System Modelo de organización desarrollado enEstados Unidos y utilizado ampliamente a nivel internacional, como una herramienta de comando, coordinación ycontrol de la respuesta a una situación de emergencia, facilitando que diferentes grupos realicen actividadescomunes y tengan procedimientos estandarizados.

30


Tsunami:

Tsunami lejano o remoto.

Tsunami local o cercano

Tsunami regional o intermedio

Vulnerabilidad:

Una serie de ondas de longitud y período sumamente largos, normalmente generados porperturbaciones asociadas con terremotos que ocurren bajo o cerca del piso oceánico. También, una serie de ondasdel océano producidas por un terremoto submarino, derrumbe, o una erupción volcánica.

Cuando el sitio de arribo está muy alejado, a más de 1000 Km de distancia de la zonade generación. Son eventos mucho menos frecuentes, pero con un alto potencial destructivo. Las olas son grades yexponen a zonas costeras distantes a la zona de generación al poder destructivo del tsunami, cruzando la cuencadel Pacífico. Estos acontecimientos pueden tener plazos muy largos (hasta 6 horas) después del sismo.

. Cuando el lugar de arribo a la costa está muy cercano o dentro de la zona degeneración del maremoto. Tiene tiempos de desplazamientos menores a 1 hora, dejando un lapso muy corto parala alerta y la evacuación. Su impacto puede ser grande, pero en un área geográfica limitada.

. Cuando el área invadida está a no más de 1000 Km o a pocas horas de la zonade generación. Son los fenómenos más comunes. La destrucción puede ser limitada debido a que la energíaliberada no es suficiente para generar un tsunami destructivo en todo el Pacífico, o porque el área de origen limitadasu potencial destructivo. Estos acontecimientos pueden ocurrir dentro de 15 minutos a 2 horas después del sismo

Es definida como el grado de exposición, fragilidad y resiliencia de un elemento o conjunto deelementos (personas, patrimonio, servicios, infraestructura, etc.), como resultado de la ocurrencia de un peligro deorigen natural, socio-natural, y antrópico.


Materiales e insumos: Se sugiere emplear los marcos conceptuales y glosarios de términos oficiales(documentos institucionales), la sección de “Conceptos Básicos” incluidos en esta Guía Metodológica, asícomo marcos conceptuales y referencias que tengan validez a nivel nacional e internacional.

5.2 MARCO LEGAL


Se refiere a la base legal que soporta el POE según el nivel territorial donde se desarrolla. El marco legalcomprende dos secciones: (a) un listado de los principales referentes legales en el Documento Base del POEy (b) el Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal”.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales referentes legales y normativos queenmarcan el POE, teniendo en cuenta las relaciones entre niveles territoriales.

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Plan de operaciones de emergencia:

Preparación:

Prevención:

Pronóstico:

Protocolo

Rehabilitación:

Reducción de riesgos:

Respuesta:

Riesgo:

Simulación

Simulacro:

:)(setnedicnIedodnamoCedametsiS

Se entiende como el instrumento que define, a partir de la situaciónactual y las condiciones de riesgo de un territorio, los modelos organizacionales, las funciones de respuesta, loselementos de administración y logística, y los sistemas de seguimiento y monitoreo, que permiten responder deuna manera efectiva ante situaciones de emergencia o desastre, favoreciendo la preservación de la vida, lamitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente.

Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso,salvamento y rehabilitación de la población en caso de desastre. La preparación se lleva a cabo mediante laorganización, planificación y ejercicios de simulación y simulacros de las acciones de alerta, evacuación,búsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso de emergencia.

Conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con el fin de evitar o impedir laocurrencia de un fenómeno peligroso o para reducir sus efectos sobre la población, los bienes, servicios y el medioambiente.

Determinación de la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno con base en: el estudio de sumecanismo físico generador, el monitoreo del sistema perturbador y/o el registro de eventos en el tiempo.

: Se refiere a los acuerdos de trabajo entre dos o más instituciones, de manera que su actuaciónconjunta en una situación específica se desarrolle coordinadamente dadas las premisas de eficiencia en laplaneación de acciones y la optimización en la utilización de recursos. Los protocolos indican de manera explícita laresponsabilidad de las entidades en cada una de las funciones de respuesta ante determinados incidentes oescenarios definidos.

Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida mediante el restablecimiento,o reparación del área afectada, los bienes y servicios interrumpidos o deteriorados y el restablecimiento e impulsodel desarrollo económico y social de la comunidad.

Medidas de intervención compensatorias dirigidas a modificar o disminuir lascondiciones de riesgos existentes y a establecer mecanismos de control con el fin de evitar futuras condiciones deriesgo. Son medidas de prevención- mitigación que se adoptan con antelación de manera alternativa, prescriptivao restrictiva para evitar la materialización de una amenaza, para evitar o minimizar los daños en caso de producirseel fenómeno dañoso.

Medidas ejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vez se ha presentado la emergencia,empleando los recursos y aplicando los procedimientos establecidos para salvar vidas, proteger la propiedad y elambiente, así como preservar la estructura social, económica y estructura política del territorio.

La probabilidad o posibilidad que se produzcan para la colectividad unas consecuencias económicas,sociales o ambientales durante un período de tiempo definido, como resultado de la materialización de unaamenaza y la existencia de vulnerabilidad en los elementos expuestos de la colectividad, que constituyen sucontexto social y material.

: Ejercicio desarrollado en un ambiente preparado para tal fin, en el que participan los tomadores dedecisiones y/o actores involucrados en la atención de emergencias, en donde se establece un escenario deentrenamiento mediante ejercicios de mesa.

Ensayo sobre cómo se debe actuar en caso de emergencia, siguiendo un plan previamenteestablecido basado en procedimientos de seguridad y protección, pone a prueba la capacidad de respuesta de lapoblación y su ejercicio permite reevaluar y realimentar los planes.

Incident Command System Modelo de organización desarrollado enEstados Unidos y utilizado ampliamente a nivel internacional, como una herramienta de comando, coordinación ycontrol de la respuesta a una situación de emergencia, facilitando que diferentes grupos realicen actividadescomunes y tengan procedimientos estandarizados.

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Tsunami:

Tsunami lejano o remoto.

Tsunami local o cercano

Tsunami regional o intermedio

Vulnerabilidad:

Una serie de ondas de longitud y período sumamente largos, normalmente generados porperturbaciones asociadas con terremotos que ocurren bajo o cerca del piso oceánico. También, una serie de ondasdel océano producidas por un terremoto submarino, derrumbe, o una erupción volcánica.

Cuando el sitio de arribo está muy alejado, a más de 1000 Km de distancia de la zonade generación. Son eventos mucho menos frecuentes, pero con un alto potencial destructivo. Las olas son grades yexponen a zonas costeras distantes a la zona de generación al poder destructivo del tsunami, cruzando la cuencadel Pacífico. Estos acontecimientos pueden tener plazos muy largos (hasta 6 horas) después del sismo.

. Cuando el lugar de arribo a la costa está muy cercano o dentro de la zona degeneración del maremoto. Tiene tiempos de desplazamientos menores a 1 hora, dejando un lapso muy corto parala alerta y la evacuación. Su impacto puede ser grande, pero en un área geográfica limitada.

. Cuando el área invadida está a no más de 1000 Km o a pocas horas de la zonade generación. Son los fenómenos más comunes. La destrucción puede ser limitada debido a que la energíaliberada no es suficiente para generar un tsunami destructivo en todo el Pacífico, o porque el área de origen limitadasu potencial destructivo. Estos acontecimientos pueden ocurrir dentro de 15 minutos a 2 horas después del sismo

Es definida como el grado de exposición, fragilidad y resiliencia de un elemento o conjunto deelementos (personas, patrimonio, servicios, infraestructura, etc.), como resultado de la ocurrencia de un peligro deorigen natural, socio-natural, y antrópico.


Materiales e insumos: Se sugiere emplear los marcos conceptuales y glosarios de términos oficiales(documentos institucionales), la sección de “Conceptos Básicos” incluidos en esta Guía Metodológica, asícomo marcos conceptuales y referencias que tengan validez a nivel nacional e internacional.

5.2 MARCO LEGAL


Se refiere a la base legal que soporta el POE según el nivel territorial donde se desarrolla. El marco legalcomprende dos secciones: (a) un listado de los principales referentes legales en el Documento Base del POEy (b) el Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal”.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales referentes legales y normativos queenmarcan el POE, teniendo en cuenta las relaciones entre niveles territoriales.

31


Ejemplo 6. Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulación de la presenteGuía que pueden ser considerados en el POE

Constitución Política del Perú, Artículo 163.

Decreto Supremo N° 013-2000-PCM, Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil ysus modificatorias aprobadas por Decretos Supremos Nº 100-2003 y Nº 074-2005-PCM.

Decreto Supremo Nº 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención deDesastres.

Ley N° 27867 - Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales, Artículo 61º.

Ley N° 27972 - Ley Orgánica de los Municipalidades, Artículo 20°.

Ley N° 28223 - Ley sobre los Desplazamientos Internos.

Reglamento de la Ley sobre los Desplazamientos Internos aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2005-MIMDES.

El Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal” es un documento complementario a la sección delDocumento Base donde se deben ampliar los conceptos legales de referencia y elaborar una reseña delcomponente legal acompañado de una breve descripción de cada uno de sus elementos.


Materiales e insumos:

Orientaciones para el Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal”.Ficha Metodológica 3.

32


Ley N° 29664 que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD)

Decreto Supremo N° 048-2011-PCM, Reglamento de Ley N° 29664 que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD)

Para el texto del Documento Base del POE y el Apéndice, se sugiere revisar los documentos oficiales vigentes partiendo de la Constitución y aquellas normas que rigen la Gestión de Riesgo de Desastres, y el manejo de las emergencias a nivel nacional como las normativas y resoluciones vigentes a nivel regional o municipal relacionadas con los diferentes temas que cubre el POE.

GOBIERNO NACIONAL

SECTOR PÚBLICOINCLUYE

INSTITUCIONES YEMPRESAS DEL

ESTADO

OFICINAS DE DEFENSACIVIL

JEFE DE ESTADO

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DEMINISTROS

SECTORESSECTORES

OFICINA DE DEFENSA CIVIL

COMISIÓN MULTISECTORIAL DEPREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

INDECI

DIRECCIÓN REGIONALDE DEFENSA CIVIL

(INDECI)

GOBIERNO REGIONAL

GOBIERNOS LOCALES

SISTEMA REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

GOBIERNOS REGIONALES


MUNICIPALIDADES PROVINCIALES



MUNICIPALIDADES DISTRITALES

PLATAFORMA REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TÉCNICA

PLATAFORMA PROVINCIAL DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TÉCNICA

PLATAFORMA DISTRITAL DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TÉCNICA

5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O REGIONAL Y DE SU PLATAFORMA DE DEFENSA CIVIL


Frente a las operaciones de emergencia, se identifica un conjunto de instituciones que trabajan de maneraarticulada según los niveles territoriales - nacional, regional, provincial y distrital-, en el ámbito de suscompetencias. En el marco del POE es fundamental reseñar la estructura, las funciones y los organigramasestablecidos por ley para el gobierno en su nivel territorial y la relación para el tema de Gestión de Riesgo deDesastres y/o Defensa Civil.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se debe realizar una descripción de la estructura del Sistema Nacionalde Gestión de Riesgos, SINAGERD, reseñando como mínimo los siguientes elementos: entidades quelo conforman, organigramas y funciones principales. Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el POE.Igualmente se deberá describir la estructura organizacional existente de la administración municipal oregional, de acuerdo con el área de incidencia del POE que se está formulando y la presencia de otrosactores sociales públicos o privados relevantes para el manejo de las emergencias.

Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional del SINADECI (febrero 2011)


Ficha Metodológica 4.Lectura sugerida:

Orientaciones sobre la “Estructura organizacional existente”Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil del Perú.

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Ejemplo 6. Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulación de la presenteGuía que pueden ser considerados en el POE

Constitución Política del Perú, Artículo 163.

Decreto Supremo N° 013-2000-PCM, Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil ysus modificatorias aprobadas por Decretos Supremos Nº 100-2003 y Nº 074-2005-PCM.

Decreto Supremo Nº 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención deDesastres.

Ley N° 27867 - Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales, Artículo 61º.

Ley N° 27972 - Ley Orgánica de los Municipalidades, Artículo 20°.

Ley N° 28223 - Ley sobre los Desplazamientos Internos.

Reglamento de la Ley sobre los Desplazamientos Internos aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2005-MIMDES.

El Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal” es un documento complementario a la sección delDocumento Base donde se deben ampliar los conceptos legales de referencia y elaborar una reseña delcomponente legal acompañado de una breve descripción de cada uno de sus elementos.



Orientaciones para el Apéndice sobre “Resumen del Marco Legal”.Ficha Metodológica 3.

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Ley N° 29664 que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD)

Decreto Supremo N° 048-2011-PCM, Reglamento de Ley N° 29664 que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD)

Para el texto del Documento Base del POE y el Apéndice, se sugiere revisar los documentos oficiales vigentes partiendo de la Constitución y aquellas normas que rigen la Gestión de Riesgo de Desastres, y el manejo de las emergencias a nivel nacional como las normativas y resoluciones vigentes a nivel regional o municipal relacionadas con los diferentes temas que cubre el POE.

GOBIERNO NACIONAL

SECTOR PÚBLICOINCLUYE

INSTITUCIONES YEMPRESAS DEL

ESTADO

OFICINAS DE DEFENSACIVIL

JEFE DE ESTADO

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DEMINISTROS

SECTORESSECTORES


COMISIÓN MULTISECTORIAL DEPREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

INDECI

DIRECCIÓN REGIONALDE DEFENSA CIVIL

(INDECI)

GOBIERNO REGIONAL

GOBIERNOS LOCALES

SISTEMA REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

GOBIERNOS REGIONALES


MUNICIPALIDADES PROVINCIALES



MUNICIPALIDADES DISTRITALES

PLATAFORMA REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TÉCNICA

PLATAFORMA PROVINCIAL DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TÉCNICA

PLATAFORMA DISTRITAL DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TÉCNICA

5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O REGIONAL Y DE SU PLATAFORMA DE DEFENSA CIVIL


Frente a las operaciones de emergencia, se identifica un conjunto de instituciones que trabajan de maneraarticulada según los niveles territoriales - nacional, regional, provincial y distrital-, en el ámbito de suscompetencias. En el marco del POE es fundamental reseñar la estructura, las funciones y los organigramasestablecidos por ley para el gobierno en su nivel territorial y la relación para el tema de Gestión de Riesgo deDesastres y/o Defensa Civil.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se debe realizar una descripción de la estructura del Sistema Nacionalde Gestión de Riesgos, SINAGERD, reseñando como mínimo los siguientes elementos: entidades quelo conforman, organigramas y funciones principales. Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el POE.Igualmente se deberá describir la estructura organizacional existente de la administración municipal oregional, de acuerdo con el área de incidencia del POE que se está formulando y la presencia de otrosactores sociales públicos o privados relevantes para el manejo de las emergencias.

Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional del SINADECI (febrero 2011)


Ficha Metodológica 4.Lectura sugerida:

Orientaciones sobre la “Estructura organizacional existente”Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil del Perú.

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Capítulo 3

33. SITUACIÓN ACTUAL YDIAGNÓSTICO DE RIESGO

3.1 Aspectos generales de la región

3.3.1 Localización

3.1.2 Contexto geográfico y ambiental

3.1.3 Dinámicas políticas, económicas y sociales

3.2 Diagnóstico de riesgos

3.2.1 Análisis de peligros

3.2.2 Cronología de Desastres en la Región

3.2.3 Análisis de vulnerabilidad

3.2.4 Análisis de riesgos

Ficha 5. Análisis depeligros

Ficha 6. Análisis devulnerabilidad

Ficha 7. Análisis deriesgos

Figura 5. Esquema general del diagnóstico del POE

6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL


Corresponde a la caracterización y descripción del análisis de los sistemas biofísico, social, económico einstitucionales de la unidad territorial que dada su importancia contextualizan el Plan de Operaciones deEmergencia.

Es recomendable que se acompañe con los mapas y cartografía pertinente que permita la ubicación ycomprensión de la distribución geográfica de algunas de las variables descritas.

34


¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar e incluir en el POE información básica frente a los siguientes temas:o Localización (área, límites geográficos, características poblacionales, divisiones político

administrativas, indicadores sociales y económicos básicos, etc.)o Condiciones geográficas y ambientales (altitud, clima, geomorfología, geología, hidrografía,

etc.)o Dinámicas políticas, económicas y sociales (tasas de crecimiento demográfico, proporción de

población urbano-rural, densidad poblacional según división política administrativa, usos delsuelo, vivienda, infraestructura, condiciones sociales, actividades económicas, etc.)

o Principales problemas ambientalesIncluir cartografía básica y temática con escalas adecuadas para la unidad territorial, segúndisponibilidad de información.


Lecturas sugeridas: Estudios y diagnósticos disponibles; atlas ambientales, censos y estadísticas, cartografíabásica y temática.

El POE debe contener un panorama de los peligros o amenazas existentes en la unidad territorial y ladescripción de las principales condiciones de vulnerabilidad. Además, se deben incluir análisis sobredesastres históricos y los impactos y efectos asociadas. Por último, se presentará la información relacionadacon los análisis de riesgo y la estimación de los escenarios de daños.

6.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS



Comprende la descripción de los peligros o amenazas que tienen mayor potencial destructivo, o que sepresentan con mayor recurrencia en la unidad territorial donde se formula el POE.

¿CÓMO SE FORMULA?

Reconocer los peligros más significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos que puedenafectar al territorio con el fin de identificar los escenarios que se deben priorizar para la formulación delPOE.Documentar los peligros de mayor incidencia en el territorio teniendo en cuenta característicasasociadas a: clasificación de tipos de peligros, características, frecuencia con la que presenta, potencialde afectación. Esta actividad puede ser realizada a partir de la recolección de información existente, larealización de talleres y reuniones con expertos en el tema y/o la contratación específica de la evaluaciónde los peligros.La caracterización y evaluación de los peligros debe incluir la cartográfica pertinente sobre la distribuciónde los mismos (Mapa de peligros).

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Capítulo 3


3.1 Aspectos generales de la región

3.3.1 Localización

3.1.2 Contexto geográfico y ambiental

3.1.3 Dinámicas políticas, económicas y sociales

3.2 Diagnóstico de riesgos


3.2.2 Cronología de Desastres en la Región


3.2.4 Análisis de riesgos

Ficha 5. Análisis depeligros

Ficha 6. Análisis devulnerabilidad

Ficha 7. Análisis deriesgos

Figura 5. Esquema general del diagnóstico del POE

6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL


Corresponde a la caracterización y descripción del análisis de los sistemas biofísico, social, económico einstitucionales de la unidad territorial que dada su importancia contextualizan el Plan de Operaciones deEmergencia.

Es recomendable que se acompañe con los mapas y cartografía pertinente que permita la ubicación ycomprensión de la distribución geográfica de algunas de las variables descritas.

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¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar e incluir en el POE información básica frente a los siguientes temas:o Localización (área, límites geográficos, características poblacionales, divisiones político

administrativas, indicadores sociales y económicos básicos, etc.)o Condiciones geográficas y ambientales (altitud, clima, geomorfología, geología, hidrografía,

etc.)o Dinámicas políticas, económicas y sociales (tasas de crecimiento demográfico, proporción de

población urbano-rural, densidad poblacional según división política administrativa, usos delsuelo, vivienda, infraestructura, condiciones sociales, actividades económicas, etc.)

o Principales problemas ambientalesIncluir cartografía básica y temática con escalas adecuadas para la unidad territorial, segúndisponibilidad de información.


Lecturas sugeridas: Estudios y diagnósticos disponibles; atlas ambientales, censos y estadísticas, cartografíabásica y temática.

El POE debe contener un panorama de los peligros o amenazas existentes en la unidad territorial y ladescripción de las principales condiciones de vulnerabilidad. Además, se deben incluir análisis sobredesastres históricos y los impactos y efectos asociadas. Por último, se presentará la información relacionadacon los análisis de riesgo y la estimación de los escenarios de daños.

6.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS



Comprende la descripción de los peligros o amenazas que tienen mayor potencial destructivo, o que sepresentan con mayor recurrencia en la unidad territorial donde se formula el POE.

¿CÓMO SE FORMULA?

Reconocer los peligros más significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos que puedenafectar al territorio con el fin de identificar los escenarios que se deben priorizar para la formulación delPOE.Documentar los peligros de mayor incidencia en el territorio teniendo en cuenta característicasasociadas a: clasificación de tipos de peligros, características, frecuencia con la que presenta, potencialde afectación. Esta actividad puede ser realizada a partir de la recolección de información existente, larealización de talleres y reuniones con expertos en el tema y/o la contratación específica de la evaluaciónde los peligros.La caracterización y evaluación de los peligros debe incluir la cartográfica pertinente sobre la distribuciónde los mismos (Mapa de peligros).

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.sorgilepedsisilánaynóicacifitnedI.somusnieselairetaM

Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación alos peligros o las amenazas identificadas.

Algunas fuentes relevantes de información científico técnica están disponibles en las siguientes páginas web:

.

Lecturas sugeridas:

Ficha Metodológica 5



Comprende la identificación y caracterización de los elementos expuestos a los efectos de un peligroespecífico, así como su predisposición al daño.

¿CÓMO SE FORMULA?

Reconocer las principales condiciones de vulnerabilidad para cada uno de los peligros más significativos yaquellos a los que se orienta el POE: factores de orden físico, económico, social, político, cultural,educativo, e institucional.Documentar los factores de vulnerabilidad e incluir su distribución espacial en la cartografía adecuada deser posible.


dadilibarenluvedsisilánaynóicacifitnedI.somusnieselairetaM: Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a

la vulnerabilidad frente a los peligros identificados.Lecturas sugeridas

6.2.3 Desastres históricos

Ficha Metodológica 6.


Corresponde al análisis de los registros de eventos desastrosos de diversa magnitud según tipos de evento eimpactos asociados a los mismos. En la medida de lo posible, se debe documentar los desastres o lasemergencias ocurridas en el pasado.

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Entidad Página WebInstituto Nacional de Defensa CivilInstituto Nacional de Estadística e InformáticaInstituto Geográfico Nacional del PerúInstituto Geofísico del PerúInstituto Geológico, Minero y MetalúrgicoServicio Nacional de Meteorología e Hidrología

www.indeci.gob.pewww.inei.gob.pe/www.ign.gob.pe/www.igp.gob.pe/

www.ingemmet.gob.pewww.senamhi.gob.pe/

Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para laPrevención y Atención de Desastres: Red BiVa- PAD

www.redbivapad.org.pe


¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar información histórica disponible sobre eventos ocurridos.Analizar los registros según tipo de evento, promedios anuales, principales causas, reporte de daños ypérdidas (pérdida de vidas, heridos, damnificados, pérdida de viviendas, afectación de viviendas, dañosen infraestructura y servicios, costos de pérdidas, etc.)Elaborar gráficos y tablas de análisis a partir de la información disponible.


Lecturas sugeridas

6.2.3 Análisis de riesgo

: Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres –SINPAD y Sistema de Inventario de Efectos de Desastres (DesInventar) En:

Si se quieren datos más locales entrevistar personas de las entidades y de la comunidad que tengan unamplio conocimiento de la zona, revisar archivos de periódicos, monografías de la región, etc.

http://online.desinventar.org


Es el resultado de relacionar el peligro y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin dedeterminar las posibles consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.Para los POE es importante la definición de escenarios de desastre donde se añade una perspectiva detiempo al análisis de peligros y vulnerabilidades para estimar los posibles efectos o impactos de un eventopredeterminado.

¿CÓMO SE FORMULA?

Cada escenario de riesgo debe tener una descripción breve y coherente de las afectaciones e impactos -sobre la población, el ambiente, la infraestructura y redes vitales - en relación a los peligros consideradosprioridad para el POE que faciliten posteriormente la toma de decisiones.Elaborar los escenarios de riesgo sobre la base de información obtenida de los peligros y el análisis de lavulnerabilidad de la unidad territorial donde se formula el POE.Para la documentación de cada “escenario de riesgo” en relación a un peligro se sugiere emplearindicadores de efectos directos e indirectos y la descripción de los posibles impactos o consecuencias(edificios colapsados, pérdida de infraestructura crítica, muertos, heridos o desplazados, etc.). Estosescenarios deben ser realistas y creados con base en la información existente en la jurisdicción.


ogseiredsisilánA.somusnieselairetaMDatos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a

las condiciones de riesgo de la unidad territorial.Lecturas sugeridas:


37



.sorgilepedsisilánaynóicacifitnedI.somusnieselairetaM

Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación alos peligros o las amenazas identificadas.

Algunas fuentes relevantes de información científico técnica están disponibles en las siguientes páginas web:

.

Lecturas sugeridas:

Ficha Metodológica 5



Comprende la identificación y caracterización de los elementos expuestos a los efectos de un peligroespecífico, así como su predisposición al daño.

¿CÓMO SE FORMULA?

Reconocer las principales condiciones de vulnerabilidad para cada uno de los peligros más significativos yaquellos a los que se orienta el POE: factores de orden físico, económico, social, político, cultural,educativo, e institucional.Documentar los factores de vulnerabilidad e incluir su distribución espacial en la cartografía adecuada deser posible.


dadilibarenluvedsisilánaynóicacifitnedI.somusnieselairetaM: Datos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a

la vulnerabilidad frente a los peligros identificados.Lecturas sugeridas

6.2.3 Desastres históricos



Corresponde al análisis de los registros de eventos desastrosos de diversa magnitud según tipos de evento eimpactos asociados a los mismos. En la medida de lo posible, se debe documentar los desastres o lasemergencias ocurridas en el pasado.

36

Entidad Página WebInstituto Nacional de Defensa CivilInstituto Nacional de Estadística e InformáticaInstituto Geográfico Nacional del PerúInstituto Geofísico del PerúInstituto Geológico, Minero y MetalúrgicoServicio Nacional de Meteorología e Hidrología



Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para laPrevención y Atención de Desastres: Red BiVa- PAD



¿CÓMO SE FORMULA?

Recopilar información histórica disponible sobre eventos ocurridos.Analizar los registros según tipo de evento, promedios anuales, principales causas, reporte de daños ypérdidas (pérdida de vidas, heridos, damnificados, pérdida de viviendas, afectación de viviendas, dañosen infraestructura y servicios, costos de pérdidas, etc.)Elaborar gráficos y tablas de análisis a partir de la información disponible.


Lecturas sugeridas

6.2.3 Análisis de riesgo

: Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres –SINPAD y Sistema de Inventario de Efectos de Desastres (DesInventar) En:

Si se quieren datos más locales entrevistar personas de las entidades y de la comunidad que tengan unamplio conocimiento de la zona, revisar archivos de periódicos, monografías de la región, etc.

http://online.desinventar.org


Es el resultado de relacionar el peligro y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin dedeterminar las posibles consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.Para los POE es importante la definición de escenarios de desastre donde se añade una perspectiva detiempo al análisis de peligros y vulnerabilidades para estimar los posibles efectos o impactos de un eventopredeterminado.

¿CÓMO SE FORMULA?

Cada escenario de riesgo debe tener una descripción breve y coherente de las afectaciones e impactos -sobre la población, el ambiente, la infraestructura y redes vitales - en relación a los peligros consideradosprioridad para el POE que faciliten posteriormente la toma de decisiones.Elaborar los escenarios de riesgo sobre la base de información obtenida de los peligros y el análisis de lavulnerabilidad de la unidad territorial donde se formula el POE.Para la documentación de cada “escenario de riesgo” en relación a un peligro se sugiere emplearindicadores de efectos directos e indirectos y la descripción de los posibles impactos o consecuencias(edificios colapsados, pérdida de infraestructura crítica, muertos, heridos o desplazados, etc.). Estosescenarios deben ser realistas y creados con base en la información existente en la jurisdicción.


ogseiredsisilánA.somusnieselairetaMDatos sobre estudios, documentos u otra información técnica disponible en relación a

las condiciones de riesgo de la unidad territorial.Lecturas sugeridas:


37


PARTE III. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES,MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS


En este capítulo se describen básicamente las fases operativas del plan y se establecen los criterios yparámetros para la clasificación y niveles de las emergencias.


Capítulo 4


4.1 Fases operativas

4.2 Clasificación de las emergencias

Ficha 8. Orientacionespara la clasificación delas emergencias

Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE

7.1 FASES OPERATIVAS


Corresponden a una serie de etapas o estados diferenciados en el proceso de las operaciones deemergencia que son conducidas por los gobiernos, el sector privado y las comunidades para hacerfrente a una situación de desastre. Si bien estas fases no se muestran completamente separadas enla realidad, para el POE es importante establecer diferencias y alcances entre una fase y otra.

¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar los alcances de cada una de las fases operativas para el manejo de emergencias y definir lasactividades que se esperan incluir en el documento.Realizar una breve descripción de cada una de las fases y sus actividades

A continuación se muestra un ejemplo de las fases operativas y sus actividadesbásicas, de modo que sirven de referente para el POE:

En general el manejo de las operaciones de emergencia se divide en tres fases: preparación,respuesta y rehabilitación.

38


Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia

La preparación es una fase esencial para elfortalecimiento de capacidades con el fin de garantizarla efectividad de la respuesta, y parte de la premisa deque existe el riesgo residual, donde las condiciones depeligro y vulnerabilidad no son reducidas en su totalidadhabiendo siempre algún grado de probabilidad deocurrencia de daños y pérdidas, que serán menores enla medida que se hallan implementado las accionespreventivas y correctivas del riesgo.La formulación del Plan de Operaciones de Emergenciahace parte de la planeación dentro del proceso depreparación ante las emergencias.

1. Fase de preparación

2. Fase de respuesta

La fase de respuesta se refiere a las medidasejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vezse ha presentado la emergencia, empleando losrecursos y aplicando los procedimientos establecidospara salvar vidas, proteger la propiedad y el ambiente,así como preservar la estructura social, económica yestructura política del territorio.

3. Fase de rehabilitación

La fase de rehabilitación corresponde alrestablecimiento gradual de las condiciones de vida,infraestructura y seguridad en las zonas afectadas.Dependiendo de la complejidad de los daños y lasnecesidades se requerirá la participación de diversasinstancias regionales, nacionales e internacionales, asícomo de recursos económicos, sociales y políticos queconduzcan a una recuperación a largo plazo

Evaluación deDaños y

Necesidades

Restauración depoblación

Restablecimiento deinfraestructura básica

y servicios

Priorización yasignación de

recursos

Proceso deRespuesta

Planeamiento

Organizaciónentrenamiento y

equipos

Simulación ysimulacros

Evaluación ymonitoreo

Preparación

Conocimientode la situación

Activación ydespliegue de

recursos ycapacidades

Coordinaciónde acciones de

respuesta

DesmovilizaciónProceso deRespuesta

39


PARTE III. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES,MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS


En este capítulo se describen básicamente las fases operativas del plan y se establecen los criterios yparámetros para la clasificación y niveles de las emergencias.


Capítulo 4


4.1 Fases operativas

4.2 Clasificación de las emergencias

Ficha 8. Orientacionespara la clasificación delas emergencias

Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE

7.1 FASES OPERATIVAS


Corresponden a una serie de etapas o estados diferenciados en el proceso de las operaciones deemergencia que son conducidas por los gobiernos, el sector privado y las comunidades para hacerfrente a una situación de desastre. Si bien estas fases no se muestran completamente separadas enla realidad, para el POE es importante establecer diferencias y alcances entre una fase y otra.

¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar los alcances de cada una de las fases operativas para el manejo de emergencias y definir lasactividades que se esperan incluir en el documento.Realizar una breve descripción de cada una de las fases y sus actividades

A continuación se muestra un ejemplo de las fases operativas y sus actividadesbásicas, de modo que sirven de referente para el POE:

En general el manejo de las operaciones de emergencia se divide en tres fases: preparación,respuesta y rehabilitación.

38


Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia

La preparación es una fase esencial para elfortalecimiento de capacidades con el fin de garantizarla efectividad de la respuesta, y parte de la premisa deque existe el riesgo residual, donde las condiciones depeligro y vulnerabilidad no son reducidas en su totalidadhabiendo siempre algún grado de probabilidad deocurrencia de daños y pérdidas, que serán menores enla medida que se hallan implementado las accionespreventivas y correctivas del riesgo.La formulación del Plan de Operaciones de Emergenciahace parte de la planeación dentro del proceso depreparación ante las emergencias.

1. Fase de preparación

2. Fase de respuesta

La fase de respuesta se refiere a las medidasejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vezse ha presentado la emergencia, empleando losrecursos y aplicando los procedimientos establecidospara salvar vidas, proteger la propiedad y el ambiente,así como preservar la estructura social, económica yestructura política del territorio.

3. Fase de rehabilitación

La fase de rehabilitación corresponde alrestablecimiento gradual de las condiciones de vida,infraestructura y seguridad en las zonas afectadas.Dependiendo de la complejidad de los daños y lasnecesidades se requerirá la participación de diversasinstancias regionales, nacionales e internacionales, asícomo de recursos económicos, sociales y políticos queconduzcan a una recuperación a largo plazo

Evaluación deDaños y

Necesidades

Restauración depoblación

Restablecimiento deinfraestructura básica

y servicios

Priorización yasignación de

recursos

Proceso deRespuesta

Planeamiento

Organizaciónentrenamiento y

equipos

Simulación ysimulacros

Evaluación ymonitoreo

Preparación

Conocimientode la situación

Activación ydespliegue de

recursos ycapacidades

Coordinaciónde acciones de

respuesta

DesmovilizaciónProceso deRespuesta

39




Este ítem busca definir mediante una escala de valores, la magnitud y la complejidad de una emergencia odesastre y tiene como objeto guiar la primera respuesta y facilitar la organización rápida de las entidadesoperativas responsables y la activación del apoyo de los niveles de gobierno de mayor jerarquía en caso deser requerido.

Estos niveles de emergencia definirán el modelo organizacional que asuma para el manejo de la emergencia,ampliando o contrayendo la estructura de acuerdo con el impacto y las necesidades de apoyo.

¿CÓMO SE FORMULA?

Definir criterios para la clasificación de las emergencias basados en la cobertura, impacto, tiempo deatención, etc.Estos criterios se establecen de forma unificada para el Sistema Nacional de Gestión del Riego de Desastres.Identificar los diferentes fenómenos que afectan el área de jurisdicción del POE y de acuerdo con lascapacidades locales, establecer en qué nivel de emergencia se clasificaría cada tipo de evento.

Un ejemplo de la clasificación de los niveles de las emergencias se muestra a continuación:

40


Ejemplo 9. Clasificación de los niveles de las emergencias

3 LEVIN2 LEVIN1 LEVINSOIRETIRC

Cobertura geográfica

Impacto

Capacidad derespuesta

COE

Tiempo de atención dela emergencia

Emergencia localizada en unsolo Distrito.

Emergencia localizada en dos omás Distritos.

Emergencia localizada en doso más Regiones.

Local/Distrital /Provincial Regional Nacional

Regional NacionalDistrital

DEOCDEOCDEOC

Tiempo máximo de 8 horas Tiempo máximo de 72 horas(hasta 3 días)

Más de 72 horas(más de 3 días)

. E ven t o s f r e cuen t e s ,espacialmente puntuales singenerar eventos conexos..Atendido por dos o másentidades locales y secoordina a través del COED..Tiene una afectación baja ala población sin alterar lafuncionalidad del Distrito..Pueden ser registrados porm e d i o s l o c a l e s d ecomunicación.

.Eventos poco frecuentes,espacialmente afecta dos o másDistritos. Atendido por variasentidades operativas locales yregionales y se coordina travésdel COER. Tiene afectaciónmedia a la población y puedealterar la funcionalidad de laregión o del área metropolitana.No generan impacto a nivelnacional. Generalmente seregistran en medios decomunicación nacional.

Eventos muy poco frecuentes,espacialmente afecta dos omás Regiones..Atendido por varias entidadesoperativas del orden local,regional y nacional y secoordina a través del COEN.Tiene una afectación alta a lapoblación y puede alterar lafuncionalidad del país..Tienen cubrimiento de mediosde comunicación a nivelnacional e internacional.

Descripción de loseventos

Ejemplo deTipos de emergencias

Accidentes vehiculares,incendios estructurales queno tienen riesgos conexoscomo materiales peligrosos,h u a y c o s p u n t a l e s .deslizamientos

Inundaciones, deslizamientosque afectan un área geográficaimportante, s ismos demagnitud media. Accidentesaéreos y/o marítimos menores.Incendios estructurales en sitiosde afluencia masiva.

Sismo de gran magnitud ytsunamis. Accidentes aéreosy/o marítimos que involucrangran cantidad de personas ogeneran riesgos concatenados.


edselevinsolednóicacifisalcalarapsenoicatneirO:somusnieselairetaMemergencia que se activarán de acuerdo con los diferentes peligros presentes en el ámbito de jurisdicción delPlan y sus posibles impactos.

Tomar como referencia los ejemplos de peligros citados anteriormente haciendo los ajustes necesarios.


41




Este ítem busca definir mediante una escala de valores, la magnitud y la complejidad de una emergencia odesastre y tiene como objeto guiar la primera respuesta y facilitar la organización rápida de las entidadesoperativas responsables y la activación del apoyo de los niveles de gobierno de mayor jerarquía en caso deser requerido.

Estos niveles de emergencia definirán el modelo organizacional que asuma para el manejo de la emergencia,ampliando o contrayendo la estructura de acuerdo con el impacto y las necesidades de apoyo.

¿CÓMO SE FORMULA?

Definir criterios para la clasificación de las emergencias basados en la cobertura, impacto, tiempo deatención, etc.Estos criterios se establecen de forma unificada para el Sistema Nacional de Gestión del Riego de Desastres.Identificar los diferentes fenómenos que afectan el área de jurisdicción del POE y de acuerdo con lascapacidades locales, establecer en qué nivel de emergencia se clasificaría cada tipo de evento.

Un ejemplo de la clasificación de los niveles de las emergencias se muestra a continuación:

40


Ejemplo 9. Clasificación de los niveles de las emergencias

3 LEVIN2 LEVIN1 LEVINSOIRETIRC


Impacto

Capacidad derespuesta

COE

Tiempo de atención dela emergencia

Emergencia localizada en unsolo Distrito.

Emergencia localizada en dos omás Distritos.

Emergencia localizada en doso más Regiones.

Local/Distrital /Provincial Regional Nacional

Regional NacionalDistrital

DEOCDEOCDEOC

Tiempo máximo de 8 horas Tiempo máximo de 72 horas(hasta 3 días)

Más de 72 horas(más de 3 días)

. E ven t o s f r e cuen t e s ,espacialmente puntuales singenerar eventos conexos..Atendido por dos o másentidades locales y secoordina a través del COED..Tiene una afectación baja ala población sin alterar lafuncionalidad del Distrito..Pueden ser registrados porm e d i o s l o c a l e s d ecomunicación.

.Eventos poco frecuentes,espacialmente afecta dos o másDistritos. Atendido por variasentidades operativas locales yregionales y se coordina travésdel COER. Tiene afectaciónmedia a la población y puedealterar la funcionalidad de laregión o del área metropolitana.No generan impacto a nivelnacional. Generalmente seregistran en medios decomunicación nacional.

Eventos muy poco frecuentes,espacialmente afecta dos omás Regiones..Atendido por varias entidadesoperativas del orden local,regional y nacional y secoordina a través del COEN.Tiene una afectación alta a lapoblación y puede alterar lafuncionalidad del país..Tienen cubrimiento de mediosde comunicación a nivelnacional e internacional.

Descripción de loseventos

Ejemplo deTipos de emergencias

Accidentes vehiculares,incendios estructurales queno tienen riesgos conexoscomo materiales peligrosos,h u a y c o s p u n t a l e s .deslizamientos

Inundaciones, deslizamientosque afectan un área geográficaimportante, s ismos demagnitud media. Accidentesaéreos y/o marítimos menores.Incendios estructurales en sitiosde afluencia masiva.

Sismo de gran magnitud ytsunamis. Accidentes aéreosy/o marítimos que involucrangran cantidad de personas ogeneran riesgos concatenados.


edselevinsolednóicacifisalcalarapsenoicatneirO:somusnieselairetaMemergencia que se activarán de acuerdo con los diferentes peligros presentes en el ámbito de jurisdicción delPlan y sus posibles impactos.

Tomar como referencia los ejemplos de peligros citados anteriormente haciendo los ajustes necesarios.


41



En este capítulo se establecen las áreas funcionales y las tareas de respuesta del Plan de Operaciones, y susresponsables además, se presentan los Anexos Funcionales, Matrices de Responsables y Apéndice deFunciones correspondientes.

Capítulo 5

55. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DERESPUESTA

5. 1 Áreas funcionales y tareas de respuesta

ANEXOS FUNCIONALES

III. Asistencia Humanitaria

I. Rescate y seguridad

II. Salud

IV. Servicios Generales, Hábitat y MedioAmbiente

V. Dirección y Manejo de la Emergencia

Apéndice. Funciones Institucionales

VI. Logística

Ficha 9.Orientacionespara la definición de lasáreas funcionales y lastareas de respuesta.

Ficha 10. Orientacionespara la definiciónactores, roles y funciones

Ficha11. Orientacionespara la definición defunciones institucionales

Figura 7. Esquema general de áreas funcionales y tareas de respuesta del POE

8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA


Las áreas de respuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia comprenden grupos de tareasdirigidas a proporcionar una atención coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienenen la respuesta y a garantizar el uso eficaz de los recursos.

Para el POE se debe elaborar tres secciones: (a) resumen de las áreas funcionales y tareas de respuesta parael Documento Base y (b) los Anexos Funcionales – uno para cada área definida.

42


¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar de las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias de acuerdocon el esquema sugerido en la presente Guía y validar las tareas de acuerdo con las demandas denecesidades de actuación según los escenarios identificados en el diagnóstico.Identificar el propósito, alcance y actividades en cada área funcional específica.Identificar para cada tarea el propósito, alcance, prioridades, actividades, subprocesos, recursos,documentos, registros o formatos, y relaciones con las tareas de respuesta de otras áreasElaborar los Anexos Funcionales para adjuntar al POE.

A continuación se incluye un ejemplo de 41 tareas agrupadas en 6 áreas funcionales, que pueden serutilizados como referentes en el POE:

Ejemplo 10. Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta

43

Área Funcional I. Rescate y Seguridad

Área Funcional II. Salud

Área Funcional III. Asistencia Humanitaria

Área Funcional IV. Servicios Generales,Hábitat y Medio Ambiente

Área Funcional V. Direccióny manejo de la emergencia

Área Funcional VI.Logísticay recursos para las operaciones

y toma de decisiones

II III IVI

TareasFunciones

9 6

5

6

8

7



En este capítulo se establecen las áreas funcionales y las tareas de respuesta del Plan de Operaciones, y susresponsables además, se presentan los Anexos Funcionales, Matrices de Responsables y Apéndice deFunciones correspondientes.

Capítulo 5

55. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DERESPUESTA

5. 1 Áreas funcionales y tareas de respuesta

ANEXOS FUNCIONALES

III. Asistencia Humanitaria

I. Rescate y seguridad

II. Salud

IV. Servicios Generales, Hábitat y MedioAmbiente

V. Dirección y Manejo de la Emergencia

Apéndice. Funciones Institucionales

VI. Logística

Ficha 9.Orientacionespara la definición de lasáreas funcionales y lastareas de respuesta.

Ficha 10. Orientacionespara la definiciónactores, roles y funciones

Ficha11. Orientacionespara la definición defunciones institucionales

Figura 7. Esquema general de áreas funcionales y tareas de respuesta del POE

8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA


Las áreas de respuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia comprenden grupos de tareasdirigidas a proporcionar una atención coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienenen la respuesta y a garantizar el uso eficaz de los recursos.

Para el POE se debe elaborar tres secciones: (a) resumen de las áreas funcionales y tareas de respuesta parael Documento Base y (b) los Anexos Funcionales – uno para cada área definida.

42


¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar de las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias de acuerdocon el esquema sugerido en la presente Guía y validar las tareas de acuerdo con las demandas denecesidades de actuación según los escenarios identificados en el diagnóstico.Identificar el propósito, alcance y actividades en cada área funcional específica.Identificar para cada tarea el propósito, alcance, prioridades, actividades, subprocesos, recursos,documentos, registros o formatos, y relaciones con las tareas de respuesta de otras áreasElaborar los Anexos Funcionales para adjuntar al POE.

A continuación se incluye un ejemplo de 41 tareas agrupadas en 6 áreas funcionales, que pueden serutilizados como referentes en el POE:

Ejemplo 10. Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta

43

Área Funcional I. Rescate y Seguridad

Área Funcional II. Salud

Área Funcional III. Asistencia Humanitaria

Área Funcional IV. Servicios Generales,Hábitat y Medio Ambiente

Área Funcional V. Direccióny manejo de la emergencia

Área Funcional VI.Logísticay recursos para las operaciones

y toma de decisiones

II III IVI

TareasFunciones

9 6

5

6

8

7


Áreas Funcionales y Tareas de respuesta

44

Propósito

Tareas

Área Funcional I Rescate y Seguridad

Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizaday por las entidades competentes de primera respuesta con el fin de salvaguardar vidas,controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, así comoproteger los bienes y mantener la seguridad pública.

1.1 Búsqueda y Rescate1.2 Medidas de seguridad y de tránsito1.3 Control de incendios1.4 Evacuación masiva de zonas afectadas y en riesgo1.5 Emergencias de materiales peligrosos

Área Funcional II Salud

Busca garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante unsistema organizado y articulado

2.1 Atención pre hospitalaria2.2 Atención hospitalaria2.3 Vigilancia epidemiológica post-desastre2.4 Salud ambiental2.5 Manejo de cadáveres2.6 Salud Mental

Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren laspersonas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionadocon brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a gruposvulnerables (niños, niñas, adolescentes, gestantes, personas con enfermedades preexistentesy adultos mayores, personas con capacidades diferentes).

3.1 Empadronamiento3.2 Techo de emergencia en lote3.3 Instalación y manejo de albergues3.4 Asistencia alimentaria3.5 Asistencia no alimentaria3.6 Dotación de agua temporal3.7 Protección de grupos vulnerables3.8 Reunificación familiar

Área Funcional IV Servicios generales, Hábitat y Medio Ambiente

Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales,saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones,transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el finde definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y losbienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.

Área Funcional III Asistencia Humanitaria

4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos, y riesgos concatenados4.2 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones4.3 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento4.4 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de energía4.5 Evaluación de daños en estructuras públicas y privadas4.6 Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros4.7 Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación

Propósito

Tareas

Propósito

Tareas

Tareas

Propósito


Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados


Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión.

Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta.Ficha Metodológica 9.

45

Área Funcional V Dirección y manejo de la emergencia

Liderar la atención de la emergencia y/o desastre a través de la coordinación con las instanciasestablecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen enacciones de respuesta efectivas, en base a la información oportuna; planificar y realizar elseguimiento de las actividades para que la población se recupere de la emergencia.

5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia5.2 Información pública5.3 Asuntos legales y administrativos5.4 Coordinación de la evaluación de daños y análisis de necesidades – EDAN5.6 Gestión de información y comunicaciones del COE5.7 Coordinación de la cooperación internacional5.8 Coordinación con otras regiones y el sector privado5.9 Planificación de la recuperación económica y social

Área Funcional VI Logística y recursos para las operaciones y toma de decisiones

Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas delas instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en lascantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención yrecuperación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables delCOE y de las diferentes tareas

6.1 Inventario de recursos y análisis de necesidades logísticas6.2 Administración de almacenes6.3 Manejo de donaciones6.4 Manejo de recursos (personal, equipos, instalaciones, materiales)6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte (movilidad)6.6 Manejo de la seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (salud alimentos y otros)

Propósito

Tareas

Tareas

Propósito



44

Propósito

Tareas


Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizaday por las entidades competentes de primera respuesta con el fin de salvaguardar vidas,controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, así comoproteger los bienes y mantener la seguridad pública.

1.1 Búsqueda y Rescate1.2 Medidas de seguridad y de tránsito1.3 Control de incendios1.4 Evacuación masiva de zonas afectadas y en riesgo1.5 Emergencias de materiales peligrosos


Busca garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante unsistema organizado y articulado


Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren laspersonas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionadocon brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a gruposvulnerables (niños, niñas, adolescentes, gestantes, personas con enfermedades preexistentesy adultos mayores, personas con capacidades diferentes).



Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales,saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones,transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el finde definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y losbienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.



Propósito

Tareas

Propósito

Tareas

Tareas

Propósito


Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados



Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta.Ficha Metodológica 9.

45


Liderar la atención de la emergencia y/o desastre a través de la coordinación con las instanciasestablecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen enacciones de respuesta efectivas, en base a la información oportuna; planificar y realizar elseguimiento de las actividades para que la población se recupere de la emergencia.



Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas delas instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en lascantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención yrecuperación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables delCOE y de las diferentes tareas


Propósito

Tareas

Tareas

Propósito


8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES


Las matrices de responsables definen los actores que deben estar involucrados en cada una de las áreas derespuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia y comprenden las entidadesgubernamentales y privadas con presencia en el territorio, que de alguna forma participarían en lacoordinación, ejecución o como apoyo. Cada área tiene coordinadores, cada tarea tiene responsablesprincipales, así como instituciones de apoyo (públicas o privadas), que están directamente relacionadas y aquienes se les solicita participar en el ámbito de sus competencias.

Para el POE se debe elaborar dos documentos: (a) Las matrices de responsables que harán parte de losAnexos Funcionales – uno para cada área definida y (b) el Apéndice sobre las Funciones Institucionales paracada área definida.

¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar para cada área funcional y cada tarea específica las entidades que participan.Posteriormente, para las entidades identificadas definir roles y responsabilidades (Coordinador,Responsable Principal, Responsable y Apoyo) frente a cada una de las tareas. Cada una de las áreasfuncionales definidas en el plan debe tener “coordinadores”, y cada Tarea “responsables principales”,“responsables” y entidades de “apoyo”, quienes realizan las operaciones de respuesta según los nivelesterritoriales.Elaborar la Matriz de Responsables como parte de los Anexos Funcionales para adjuntar al POE.Una vez definidos los roles se deben redactar las Funciones de cada una de las Institucionales según lasÁreas y Tareas de respuesta, y se deben consolidar en un Apéndice.Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados



Orientaciones para la definición de las matrices de responsables.

Orientaciones para la definición de funciones institucionales



46


9. ¿CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADOPARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS?

Esta sección presenta la estructura organizativa que orienta la coordinación y la toma de decisiones para elcontrol eficiente y eficaz de las emergencias con las capacidades y recursos disponibles de las entidades einstancias responsables, la participación del sector privado y la comunidad.


Modelo organizacional

Ficha12. Orientacionespara la definición delmodelo organizacional

Capítulo 6

6

Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE


Durante el proceso de formulación del POE las entidades responsables de las áreas funcionales definen laforma como se ejecutará la coordinación con las demás entidades que participan de las operaciones deemergencia. En los Anexos Funcionales del POE se presenta el propósito, los alcances y el concepto deoperaciones para las áreas funcionales y se incluyen las matrices de responsabilidades, indicando lasfunciones de respuesta, así como las tareas o actividades que corresponden a dichas funciones, permitiendola actuación coordinada de los diversos actores y facilitando las acciones de respuesta. Estas tareas y áreasfuncionales se deben distribuir de acuerdo a la metodología propuesta por el Sistema Comando Incidente, talestructuración se muestra a continuación:

Así, la coordinación y el control se soporta en una organización modular, que combina e incorpora todos loselementos necesarios de personal, instalaciones, equipo, procedimientos y comunicaciones, según el tipo, lamagnitud, el tamaño y la complejidad de la emergencia o del desastre, con la participación de los diferentesniveles de gobierno – nacional, regional, provincial, distrital – así como del sector privado y lasorganizaciones no gubernamentales. La implementación del modelo en los diferentes niveles territorialesasegura que los responsables cuenten con un conjunto de principios comunes para responder y controlar elincidente

El sistema busca mantener el alcance de control (se considera que el número máximo de instancias decoordinación que una sección puede manejar eficientemente está entre 3 y 7) y se puede contraer o expandiren función del nivel de la emergencia; es decir, la estructura puede ser desplegada total o parcialmente, en elcontexto del peligro y de la clasificación de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega derecursos y los niveles de coordinación adecuados para cada caso.

Tal estructuración se muestra a continuación a modo de ejemplo:

47


8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES


Las matrices de responsables definen los actores que deben estar involucrados en cada una de las áreas derespuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia y comprenden las entidadesgubernamentales y privadas con presencia en el territorio, que de alguna forma participarían en lacoordinación, ejecución o como apoyo. Cada área tiene coordinadores, cada tarea tiene responsablesprincipales, así como instituciones de apoyo (públicas o privadas), que están directamente relacionadas y aquienes se les solicita participar en el ámbito de sus competencias.

Para el POE se debe elaborar dos documentos: (a) Las matrices de responsables que harán parte de losAnexos Funcionales – uno para cada área definida y (b) el Apéndice sobre las Funciones Institucionales paracada área definida.

¿CÓMO SE FORMULA?

Identificar para cada área funcional y cada tarea específica las entidades que participan.Posteriormente, para las entidades identificadas definir roles y responsabilidades (Coordinador,Responsable Principal, Responsable y Apoyo) frente a cada una de las tareas. Cada una de las áreasfuncionales definidas en el plan debe tener “coordinadores”, y cada Tarea “responsables principales”,“responsables” y entidades de “apoyo”, quienes realizan las operaciones de respuesta según los nivelesterritoriales.Elaborar la Matriz de Responsables como parte de los Anexos Funcionales para adjuntar al POE.Una vez definidos los roles se deben redactar las Funciones de cada una de las Institucionales según lasÁreas y Tareas de respuesta, y se deben consolidar en un Apéndice.Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados



Orientaciones para la definición de las matrices de responsables.

Orientaciones para la definición de funciones institucionales



46


9. ¿CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADOPARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS?

Esta sección presenta la estructura organizativa que orienta la coordinación y la toma de decisiones para elcontrol eficiente y eficaz de las emergencias con las capacidades y recursos disponibles de las entidades einstancias responsables, la participación del sector privado y la comunidad.


Modelo organizacional

Ficha12. Orientacionespara la definición delmodelo organizacional

Capítulo 6

6

Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE


Durante el proceso de formulación del POE las entidades responsables de las áreas funcionales definen laforma como se ejecutará la coordinación con las demás entidades que participan de las operaciones deemergencia. En los Anexos Funcionales del POE se presenta el propósito, los alcances y el concepto deoperaciones para las áreas funcionales y se incluyen las matrices de responsabilidades, indicando lasfunciones de respuesta, así como las tareas o actividades que corresponden a dichas funciones, permitiendola actuación coordinada de los diversos actores y facilitando las acciones de respuesta. Estas tareas y áreasfuncionales se deben distribuir de acuerdo a la metodología propuesta por el Sistema Comando Incidente, talestructuración se muestra a continuación:

Así, la coordinación y el control se soporta en una organización modular, que combina e incorpora todos loselementos necesarios de personal, instalaciones, equipo, procedimientos y comunicaciones, según el tipo, lamagnitud, el tamaño y la complejidad de la emergencia o del desastre, con la participación de los diferentesniveles de gobierno – nacional, regional, provincial, distrital – así como del sector privado y lasorganizaciones no gubernamentales. La implementación del modelo en los diferentes niveles territorialesasegura que los responsables cuenten con un conjunto de principios comunes para responder y controlar elincidente

El sistema busca mantener el alcance de control (se considera que el número máximo de instancias decoordinación que una sección puede manejar eficientemente está entre 3 y 7) y se puede contraer o expandiren función del nivel de la emergencia; es decir, la estructura puede ser desplegada total o parcialmente, en elcontexto del peligro y de la clasificación de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega derecursos y los niveles de coordinación adecuados para cada caso.


47


Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta

UNIDAD SITUACIONAL

5.4 Coordinación deevaluación de daños y

necesidades5.5. Gestión de información y

UNIDAD DE REHABILITACIÓN5.8 Planificación de la

recuperación económica ysocial

COORDINADOR DE LA EMERGENCIA

PLANEAMIENTO5.1 Planificación integral y

coordinación de la emergencia

ADMINISTRACIÓN, JURIDICA YFINANZAS

5.3 Asuntos legales y administrativos

SEGURIDAD1.2 Medidas de seguridad y tránsito

ENLACE5.6 Coordinación para la Cooperación Internacional

5.7 Coordinación con otras regiones del país y el sector privado

INFORMACIÓN5.2 Información pública

ÁREA FUNCIONALPLANIFICACIÓN Y

COORDINACIÓN DELA EMERGENCIA

OPERACIONES

AREA FUNCIONAL - RESCATE YSEGURIDAD

AREA FUNCIONAL - SALUDAREA FUNCIONAL - ASISTENCIA

HUMANITARIA

AREA FUNCIONAL - SERVICIOSGENERALES, HABITAT Y MEDIO

AMBIENTE

1.1 Búsqueda y rescate

1.2 Medidas de seguridad ytránsito

1.3 Control de incendios

1.4 Evacuación de zonasafectadas y en riesgo

1.5 Emergencias demateriales peligrosos

2.1 Atención pre hospitalaria

2.2 Atención hospitalaria

2.3 Vigilancia epidemiológicapost-desastre

2.4 Salud ambiental

2.5 Manejo de cadáveres

2.6 Salud mental

3.1 Empadronamiento

3.2 Techo de emergencia enlote

3.3 Instalación y manejo dealbergues

3.4 Asistencia alimentaria

3.5 Asistencia no alimentaria

3.6 Dotación temporal de agua

3.7 Protección de gruposvulnerables

3.8 Reunificación familiar

4.1 Monitoreo de eventosnaturales y/o inducidos y

riesgos concatenados

4.2 Evaluación de daños yrestablecimiento de servicios

de transporte ycomunicaciones


de agua y saneamiento


energía

4.5 Evaluación de daños enedificaciones públicas y

privadas

4.6 Estabilización y/odemolición de estructuras,

remoción y manejo deescombros


de educación

AREA FUNCIONAL - LOGÍSTICA

6.1 Inventario de recursos yanálisis de necesidades

operativas

6.2 Administración dealmacenes

6.3. Manejo de donaciones

6.4 Manejo de recursospara operaciones

(instalaciones, equipos,personal y materiales)

6.5 Coordinación y manejode medios de transporte

6.6 Manejo de seguridadocupacional y servicios a los

respondientes (serviciosmédicos, alimentarios,

sistemas de comunicación yseguridad ocupacional)

48


¿CÓMO SE FORMULA?

Las tareas y áreas funcionales establecidas en los Anexos Funcionales del POE (Ver Sección 7 de lapresente Guía Metodológica) deben ser distribuidas de acuerdo a la metodología de administración deemergencias propuesta por el Sistema de Comando de Incidentes. Las entidades pueden llevar a cabovarias sesiones de trabajo para acordar y definir la distribución de las responsabilidades.A partir del ejercicio anterior se obtiene la “Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas yTareas de Respuesta”.Si bien en cada emergencia o desastre específico se debe evaluar el alcance de la estructura de comando,se sugiere establecer los grados de despliegue en función de los niveles de emergencia.Posteriormente se definen las funciones para cada componente de la estructura organizacionalpropuesta (personal de comando y personal general). En la presente Guía Metodológica se incluye unlistado de acciones predefinidas que pueden ser usadas como referente.Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados



Orientaciones para la definición del modelo organizacionalTomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes necesarios.Ficha Metodológica 12 .

49


Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta

UNIDAD SITUACIONAL




recuperación económica ysocial












OPERACIONES



HUMANITARIA


AMBIENTE









2.4 Salud ambiental


2.6 Salud mental

3.1 Empadronamiento


3.3 Instalación y manejo dealbergues













energía


privadas




de educación



operativas





6.5 Coordinación y manejode medios de transporte




48


¿CÓMO SE FORMULA?

Las tareas y áreas funcionales establecidas en los Anexos Funcionales del POE (Ver Sección 7 de lapresente Guía Metodológica) deben ser distribuidas de acuerdo a la metodología de administración deemergencias propuesta por el Sistema de Comando de Incidentes. Las entidades pueden llevar a cabovarias sesiones de trabajo para acordar y definir la distribución de las responsabilidades.A partir del ejercicio anterior se obtiene la “Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas yTareas de Respuesta”.Si bien en cada emergencia o desastre específico se debe evaluar el alcance de la estructura de comando,se sugiere establecer los grados de despliegue en función de los niveles de emergencia.Posteriormente se definen las funciones para cada componente de la estructura organizacionalpropuesta (personal de comando y personal general). En la presente Guía Metodológica se incluye unlistado de acciones predefinidas que pueden ser usadas como referente.Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados



Orientaciones para la definición del modelo organizacionalTomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes necesarios.Ficha Metodológica 12 .

49



En esta sección se hace una relación general de los recursos institucionales disponibles para la respuesta aemergencias o desastres por parte de la unidad territorial donde se formula el POE.

Capítulo 7

7


Inventario de recursosFicha13. Orientacionespara la elaboración de losinventarios de recursos.

Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE


Los inventarios permite que se conozcan de manera detallada el tipo de recursos disponibles y la forma deadministrarlos en el marco de las operaciones de emergencia, y por ello, cada institución debe garantizar ymantener esta información actualizada sobre sus recursos y enviarla para disponibilidad de los Centros deOperaciones de Emergencia - COE. Los inventarios de recursos generalmente deben gestionarse conrelación a los siguientes elementos como mínimo: Recursos humanos, equipos, herramientas, vehículos,ayuda humanitaria e insumos médicos. Para el POE se debe elaborar dos secciones: (a) resumen delinventario de recursos para el Documento Base y (b) Apéndice de Inventario de Recursos.

¿CÓMO SE FORMULA?

Los coordinadores de cada área funcional deben hacer un análisis de los recursos necesarios ydisponibles para el cumplimiento de sus funciones.Preparar y presentar los inventarios los cuales serán validados por la entidad coordinadora del POE en elnivel territorial.Una vez validados, los inventarios harán parte del Documento Base y se agregarán como apéndices alPOE.Los inventarios deben ser verificados y actualizados según el periodo de tiempo estipulado por la entidadcoordinadora.

Una guía de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es la siguiente:

50


Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia

51

NOICPIRCSEDOSRUCER ED OPIT

Personaldisponible

El listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesión o área de desempeño einformación de contacto.

Esta información básica incluye entre otros aspectos: detalles demográficos,estructuras de liderazgo formales e informales, Condiciones climáticas generales,incluyendo diurna, nocturna en distintas épocas del año, hábitos alimenticios normalesde los distintos grupos socio-económicos, enfermedades endémicas al área, estado desalud general de la población, características económicas, tenencia y tipología de lavivienda, cobertura y condición general de la infraestructura vial, de servicios y líneasvitales.

Información básicadisponible

Se refiere a vehículos de carga y pasajeros para transporte aéreo, terrestre, fluvial;también maquinaria pesada y de construcción (pública y privada) disponible comogrúas, plumas, montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo,capacidad, propietario, ubicación e información de contacto de la entidad responsable.Se incluyen dentro de equipos especiales los disponibles en el aeropuerto,dependencias militares, distritos de obras públicas, equipos para limpieza ymantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforación de pozos,sistemas de potabilización de agua, carro-tanques, centrales telefónicas móviles, etc.

Vehículos,maquinaria y

equipos especiales

Se deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribución,capacidad, autonomía (desempeño esperable en situaciones de consumo normal, coninterrupción del abastecimiento) y fuentes alternas.

Combustibles

Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones según bandas UHF, VHF, HF y rangosde frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases móviles yportátiles. Otros sistemas como beepers, telefonía celular y convencional y sistemas delos radio aficionados.

Sistemas decomunicación

Alimentos

Se debe incluir una descripción básica de los hábitos alimentarios de la zona. Se haceun inventario de la producción y de los principales centros de almacenamiento ydistribución con información de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar lacapacidad y autonomía.

Se debe identificar bodegas, farmacias, depósitos de centros asistenciales públicos yprivados. Se indica la capacidad y autonomía. Se incluye acuerdos o contratos deservicios que puedan agilizar en un momento la disposición de estos recursos.

Suministrosmédicos

Sitios deconcentración en

caso de evacuación

Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fácil acceso donde la población puededesplazarse en caso de una emergencia, según el tipo de evento. Deberán estar fuerade las zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mínimas para la poblacióndurante el tiempo que dure una evacuación.

Los centros de servicios son los núcleos básicos de los servicios públicos. Incluye losentes administrativos locales como la alcaldía y otros servicios como hospitales, obraspúblicas, acueductos, alcantarillados, redes de energía, telefonía, etc. Se debendescribir redes, nodos y puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidady autonomía.

Centros deservicios



En esta sección se hace una relación general de los recursos institucionales disponibles para la respuesta aemergencias o desastres por parte de la unidad territorial donde se formula el POE.

Capítulo 7

7


Inventario de recursosFicha13. Orientacionespara la elaboración de losinventarios de recursos.

Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE


Los inventarios permite que se conozcan de manera detallada el tipo de recursos disponibles y la forma deadministrarlos en el marco de las operaciones de emergencia, y por ello, cada institución debe garantizar ymantener esta información actualizada sobre sus recursos y enviarla para disponibilidad de los Centros deOperaciones de Emergencia - COE. Los inventarios de recursos generalmente deben gestionarse conrelación a los siguientes elementos como mínimo: Recursos humanos, equipos, herramientas, vehículos,ayuda humanitaria e insumos médicos. Para el POE se debe elaborar dos secciones: (a) resumen delinventario de recursos para el Documento Base y (b) Apéndice de Inventario de Recursos.

¿CÓMO SE FORMULA?

Los coordinadores de cada área funcional deben hacer un análisis de los recursos necesarios ydisponibles para el cumplimiento de sus funciones.Preparar y presentar los inventarios los cuales serán validados por la entidad coordinadora del POE en elnivel territorial.Una vez validados, los inventarios harán parte del Documento Base y se agregarán como apéndices alPOE.Los inventarios deben ser verificados y actualizados según el periodo de tiempo estipulado por la entidadcoordinadora.

Una guía de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es la siguiente:

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Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia

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Personaldisponible

El listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesión o área de desempeño einformación de contacto.

Esta información básica incluye entre otros aspectos: detalles demográficos,estructuras de liderazgo formales e informales, Condiciones climáticas generales,incluyendo diurna, nocturna en distintas épocas del año, hábitos alimenticios normalesde los distintos grupos socio-económicos, enfermedades endémicas al área, estado desalud general de la población, características económicas, tenencia y tipología de lavivienda, cobertura y condición general de la infraestructura vial, de servicios y líneasvitales.

Información básicadisponible

Se refiere a vehículos de carga y pasajeros para transporte aéreo, terrestre, fluvial;también maquinaria pesada y de construcción (pública y privada) disponible comogrúas, plumas, montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo,capacidad, propietario, ubicación e información de contacto de la entidad responsable.Se incluyen dentro de equipos especiales los disponibles en el aeropuerto,dependencias militares, distritos de obras públicas, equipos para limpieza ymantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforación de pozos,sistemas de potabilización de agua, carro-tanques, centrales telefónicas móviles, etc.

Vehículos,maquinaria y

equipos especiales

Se deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribución,capacidad, autonomía (desempeño esperable en situaciones de consumo normal, coninterrupción del abastecimiento) y fuentes alternas.

Combustibles

Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones según bandas UHF, VHF, HF y rangosde frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases móviles yportátiles. Otros sistemas como beepers, telefonía celular y convencional y sistemas delos radio aficionados.

Sistemas decomunicación

Alimentos

Se debe incluir una descripción básica de los hábitos alimentarios de la zona. Se haceun inventario de la producción y de los principales centros de almacenamiento ydistribución con información de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar lacapacidad y autonomía.

Se debe identificar bodegas, farmacias, depósitos de centros asistenciales públicos yprivados. Se indica la capacidad y autonomía. Se incluye acuerdos o contratos deservicios que puedan agilizar en un momento la disposición de estos recursos.

Suministrosmédicos

Sitios deconcentración en

caso de evacuación

Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fácil acceso donde la población puededesplazarse en caso de una emergencia, según el tipo de evento. Deberán estar fuerade las zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mínimas para la poblacióndurante el tiempo que dure una evacuación.

Los centros de servicios son los núcleos básicos de los servicios públicos. Incluye losentes administrativos locales como la alcaldía y otros servicios como hospitales, obraspúblicas, acueductos, alcantarillados, redes de energía, telefonía, etc. Se debendescribir redes, nodos y puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidady autonomía.

Centros deservicios




Materiales e insumos: Ficha Metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios derecursos.

52

Albergues yalojamientostemporales

Incluye los dispuestos específicamente como alojamientos (por ejemplo hoteles ymoteles), instalaciones existentes que son adaptables a esta función y zonas quepueden habilitarse para la construcción de albergues o campamentos. Debeespecificarse dirección, características, capacidad y autonomía. Debe preverse ladotación necesaria, bien sea para tenerla en almacenamiento o para solicitarla en elmomento requerido.

Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad yautonomía. Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen losrecursos dentro de un concepto de red asistencial.

Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios deequipos y elementos para atender emergencias, sistemas de requisición, utilización ydevolución en varias localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento yreposición de equipo.

Hospitales, centrosy puestos de salud

Centros de reservasy suministros

Sistemas de alertaIncluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de lainformación, las notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los mediosy los métodos de divulgar la alerta al público.

La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos yentrenados a trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados devoluntarios con su información de contacto. También deben tomar en cuenta el equipoy los materiales necesarios para su seguridad y para que su obra sea eficaz.

Voluntarios

Organismos nogubernamentales -

ONG y sectorprivado

Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposiciónrecursos humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarseal riesgo o al desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevención,mitigación, preparación, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar enel proceso de preparación para los desastres, y así su aporte y contribución hace partedel plan. Se debe integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos depreparación, respuesta, y recuperación.

Cada institución tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y encaso de desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba.También es deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para elmanejo de emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas ydisposiciones legales que permitan y regulen su utilización.

Recursosfinancieros

Recursosinternacionales

En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en talescantidades que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Esimportante establecer muy pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan yque serán aceptados. Mientras no se pueda aclarar cuáles son las necesidadesespecíficas se deben aceptar solamente recursos financieros.


PARTE IV. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓNDEL POE


En este capítulo se presenta la información relacionada con los niveles de activación y desactivación del POEa partir del primer momento de ocurrido el desastre. Además, incluye las orientaciones sobre lacoordinación y el control del plan, planes de contingencia, los sistemas de alerta, comunicación yseguimiento y monitoreo del plan.

8.1 Niveles de activación yd esactivación del plan

8.2 Control, coordinación y comunicaciónentre niveles de gobierno

8.3 Sistemas de alerta

8.4 Seguimiento y monitoreo del plan

Apéndice. Protocolo de Coordinación yComunicación entre niveles de gobierno

Ficha14. Orientacionespara la elaboración delProtocolo de Coordinacióny Comunicación entreniveles de gobierno

Apéndice. Protocolo o procedimientosespecíficos

Ficha15. Orientacionespara la elaboración deprotocolos o deprocedimientos específicos

8. MECANISMOS DEIMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN YCONTROL DEL PLAN

Capítulo 8

8

Figura 10. Esquema de implementación y control del POE

53




Materiales e insumos: Ficha Metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios derecursos.

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Albergues yalojamientostemporales

Incluye los dispuestos específicamente como alojamientos (por ejemplo hoteles ymoteles), instalaciones existentes que son adaptables a esta función y zonas quepueden habilitarse para la construcción de albergues o campamentos. Debeespecificarse dirección, características, capacidad y autonomía. Debe preverse ladotación necesaria, bien sea para tenerla en almacenamiento o para solicitarla en elmomento requerido.

Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad yautonomía. Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen losrecursos dentro de un concepto de red asistencial.

Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios deequipos y elementos para atender emergencias, sistemas de requisición, utilización ydevolución en varias localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento yreposición de equipo.

Hospitales, centrosy puestos de salud

Centros de reservasy suministros

Sistemas de alertaIncluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de lainformación, las notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los mediosy los métodos de divulgar la alerta al público.

La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos yentrenados a trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados devoluntarios con su información de contacto. También deben tomar en cuenta el equipoy los materiales necesarios para su seguridad y para que su obra sea eficaz.

Voluntarios

Organismos nogubernamentales -

ONG y sectorprivado

Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposiciónrecursos humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarseal riesgo o al desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevención,mitigación, preparación, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar enel proceso de preparación para los desastres, y así su aporte y contribución hace partedel plan. Se debe integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos depreparación, respuesta, y recuperación.

Cada institución tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y encaso de desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba.También es deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para elmanejo de emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas ydisposiciones legales que permitan y regulen su utilización.

Recursosfinancieros

Recursosinternacionales

En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en talescantidades que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Esimportante establecer muy pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan yque serán aceptados. Mientras no se pueda aclarar cuáles son las necesidadesespecíficas se deben aceptar solamente recursos financieros.


PARTE IV. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓNDEL POE


En este capítulo se presenta la información relacionada con los niveles de activación y desactivación del POEa partir del primer momento de ocurrido el desastre. Además, incluye las orientaciones sobre lacoordinación y el control del plan, planes de contingencia, los sistemas de alerta, comunicación yseguimiento y monitoreo del plan.

8.1 Niveles de activación yd esactivación del plan

8.2 Control, coordinación y comunicaciónentre niveles de gobierno

8.3 Sistemas de alerta

8.4 Seguimiento y monitoreo del plan

Apéndice. Protocolo de Coordinación yComunicación entre niveles de gobierno

Ficha14. Orientacionespara la elaboración delProtocolo de Coordinacióny Comunicación entreniveles de gobierno

Apéndice. Protocolo o procedimientosespecíficos

Ficha15. Orientacionespara la elaboración deprotocolos o deprocedimientos específicos

8. MECANISMOS DEIMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN YCONTROL DEL PLAN

Capítulo 8

8

Figura 10. Esquema de implementación y control del POE

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11.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN


El POE se utiliza al momento de la ocurrencia de un evento de desastre. Dependiendo del tamaño, el alcancey la magnitud del incidente, serán llamados a la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendoen cuenta las orientaciones que se hayan definido para cada tipo de evento.

¿CÓMO SE FORMULA?

Según la clasificación de las emergencias (ver numeral 6.2 de la Guía Metodológica) se formulan lasinstancias y niveles de activación del plan de operaciones.

A continuación se incluye un ejemplo de instancias y niveles de activación del POE:

Ejemplo 13 . Instancias y niveles de activación del plan de operaciones


Materiales e insumos: Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustesnecesarios

54

Nivel de la emergencia Dependencia Notificación Tipo de activación

Nivel 1Desastre Distrital

Según protocolos distritales einstitucionales

Parcial según valoracióndel COE Distrital

Nivel 2Desastre

Provincial / Regional

Según áreas y funciones delPOE

Parcial o total, segúnvaloración de la PlataformaProvincial o Regional deDefensa Civil

Nivel 3Desastre Nacional

Instituto Nacional deDefensa CivilSistema Nacional de Gestióndel Riesgo de DesastresCooperación internacional

Según áreas y funciones delPOEProtocolos de respuesta anteun evento mayor del nivelnacional Protocolos internacionales

Total y cooperacióninternacional


Plataforma Distrital de Defensa Civil.

Plataforma Provincial/ Regional de Defensa Civil

11.2 CONTROL, COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES TERRITORIALES


Define los mecanismos de comunicación y coordinación entre las autoridades responsables en cada nivelterritorial para liderar la atención de una emergencia y/o desastre.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre la coordinación y lacomunicación entre las autoridades responsables, según los niveles de la emergencia establecidos.Para un mayor detalle sobre la coordinación y comunicación entre las máximas autoridades de losdiferentes niveles de gobierno se sugiere elaborar el “Apéndice sobre Protocolo de Coordinación yComunicación entre niveles de gobierno”, el cual deberá establecerse para un evento particular.


edolocotorPlednóicarobalealarapsenoicatneirO:somusnieselairetaMCoordinación y Comunicación entre niveles deGobierno.


11.3 SISTEMAS DE ALERTA


Corresponde al estado anterior a la ocurrencia de un fenómeno que se declara con el fin de que losorganismos de socorro activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la población tomeprecauciones específicas debido a la inminente ocurrencia de un evento previsible. Dependiendo del nivel decerteza que se tiene de la ocurrencia del evento se definen diferentes estados de alerta.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre el sistema de alerta.Las entidades responsables deben definir y adoptar mediante la normatividad del caso los sistemas dealerta propios de sus competencias.Para cada tipo de peligro en particular se debe generar un sistema de alerta concreto, accesible ycoherente, con información clara sobre el proceso generador de peligro (amenaza).

A continuación se incluye un ejemplo de clasificación de niveles de alerta:

55


11.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN


El POE se utiliza al momento de la ocurrencia de un evento de desastre. Dependiendo del tamaño, el alcancey la magnitud del incidente, serán llamados a la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendoen cuenta las orientaciones que se hayan definido para cada tipo de evento.

¿CÓMO SE FORMULA?

Según la clasificación de las emergencias (ver numeral 6.2 de la Guía Metodológica) se formulan lasinstancias y niveles de activación del plan de operaciones.

A continuación se incluye un ejemplo de instancias y niveles de activación del POE:

Ejemplo 13 . Instancias y niveles de activación del plan de operaciones


Materiales e insumos: Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustesnecesarios

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Nivel de la emergencia Dependencia Notificación Tipo de activación

Nivel 1Desastre Distrital

Según protocolos distritales einstitucionales

Parcial según valoracióndel COE Distrital

Nivel 2Desastre

Provincial / Regional

Según áreas y funciones delPOE

Parcial o total, segúnvaloración de la PlataformaProvincial o Regional deDefensa Civil

Nivel 3Desastre Nacional

Instituto Nacional deDefensa CivilSistema Nacional de Gestióndel Riesgo de DesastresCooperación internacional

Según áreas y funciones delPOEProtocolos de respuesta anteun evento mayor del nivelnacional Protocolos internacionales

Total y cooperacióninternacional


Plataforma Distrital de Defensa Civil.

Plataforma Provincial/ Regional de Defensa Civil

11.2 CONTROL, COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES TERRITORIALES


Define los mecanismos de comunicación y coordinación entre las autoridades responsables en cada nivelterritorial para liderar la atención de una emergencia y/o desastre.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre la coordinación y lacomunicación entre las autoridades responsables, según los niveles de la emergencia establecidos.Para un mayor detalle sobre la coordinación y comunicación entre las máximas autoridades de losdiferentes niveles de gobierno se sugiere elaborar el “Apéndice sobre Protocolo de Coordinación yComunicación entre niveles de gobierno”, el cual deberá establecerse para un evento particular.


edolocotorPlednóicarobalealarapsenoicatneirO:somusnieselairetaMCoordinación y Comunicación entre niveles deGobierno.


11.3 SISTEMAS DE ALERTA


Corresponde al estado anterior a la ocurrencia de un fenómeno que se declara con el fin de que losorganismos de socorro activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la población tomeprecauciones específicas debido a la inminente ocurrencia de un evento previsible. Dependiendo del nivel decerteza que se tiene de la ocurrencia del evento se definen diferentes estados de alerta.

¿CÓMO SE FORMULA?

Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre el sistema de alerta.Las entidades responsables deben definir y adoptar mediante la normatividad del caso los sistemas dealerta propios de sus competencias.Para cada tipo de peligro en particular se debe generar un sistema de alerta concreto, accesible ycoherente, con información clara sobre el proceso generador de peligro (amenaza).

A continuación se incluye un ejemplo de clasificación de niveles de alerta:

55


Ejemplo 14 . Clasificación de niveles de alerta.



Lecturas sugeridas

Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustesnecesarios

: Plan Nacional de Operaciones de Emergencia. 2007. Instituto Nacional de DefensaCivil. INDECI. Lima. Perú.Guía para elaborar planes de emergencia y contingencia. 2009. Dirección para la Prevención y Atención deDesastres. DPAE. Bogotá. Colombia

11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS


Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar las diferentestareas del plan. Todas las entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollarprocedimientos y protocolos que se traducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para suuso durante las operaciones de respuesta.

Los protocolos son el conjunto de pautas establecidas para la acción. Definen el reglamento, lasautorizaciones, y las delegaciones necesarias para permitir la rápida ejecución de una tarea o función o unaserie de funciones relacionadas entre sí sin tener que pedir permiso. Los protocolos permiten al personalespecífico basado en la formación y la delegación de autoridad, poder evaluar una situación, tomar medidasinmediatas para intervenir, y escalar sus esfuerzos a un nivel específico antes de requerir orientación oautorizaciones.

Los planes de contingencia, son los documentos en los cuales se definen políticas, se establecen el esquemade organización y métodos para enfrentar cada peligro específico. Los objetivos de un Plan de Contingenciasdeben dirigirse a puntualizar el sistema de organización y los procedimientos específicos por fenómenos paraenfrentar situaciones de desastre o emergencia en un lugar y período determinados o para unas condicionespuntuales que se presenten.

56

Nivel Descripción

Alerta Verde

Alerta Amarilla

Alerta Roja

Corresponde a una fase Informativa. Se realizan acciones de vigilancia de fenómenos y de preparaciónante la ocurrencia de un evento potencialmente dañino. Se localiza al personal responsable de lasáreas. Hay verificación de recursos disponibles. El cubrimiento del personal es del 30%.

Corresponde a la fase de preparación y alerta. Se realiza el despliegue de recursos a las áreaspotencialmente expuestas a ser impactadas. Se identifican recursos adicionales. Se preparanrefugios. El cubrimiento del personal es del 60%.

Corresponde a la fase de impacto y respuesta. Situación de Desastre. Requiere la Participación ypresencia de representantes sectoriales, organismos de cooperación. El cubrimiento del Personal:100%


¿CÓMO SE FORMULA?

Una vez las instituciones responsables han ajustado el POE es posible avanzar en la definición deprocedimientos operativos específicos dependiendo del tipo de emergencia o desastre que se puedapresentar (escenario de daño particular) o para detallar las responsabilidades y mecanismos deactuación de una tarea específica.Los planes de contingencia deben considerar aquellas tareas o funciones que están poco explícitas en losanexos y que se debe ampliar el alcance o la descripción para realizar la tarea de manera adecuada encaso de ese evento específico.Los protocolos se deben consolidar en un Apéndice del POE.Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados.



11.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN

Ficha Metodológica 15. Orientaciones para la elaboración de protocolos oprocedimientos específicos.


Son actividades periódicas de observación, medición, revisión y evaluación del POE para maximizar lasoportunidades de éxito, suministrando una información adecuada y permanente para apoyar al proceso detoma de decisiones y de adopción de medidas correctivas. El proceso de seguimiento y monitoreo del plandebe contemplar cómo mínimo las acciones de: (a) revisión periódica y (b) simulacros y simulaciones.

¿CÓMO SE FORMULA?

Frente a la revisión periódica:Evaluar el plan al menos 1 vez al año, tomando como referencia la presente guía metodológica.Los coordinadores de las Áreas Funcionales y Miembros del Personal de Comando deberán revisar yactualizar el Documento Base.Los grupos de trabajo interinstitucionales responsables de cada Área Funcional deberá hacer laactualización periódica de los anexos bajo su responsabilidad y definir los protocolos de actuación paracada una de las tareas de respuesta.Indicar las actualizaciones en un “Cuadro de Control de Cambios”.Actualizar la información mínima para contacto de las personas y entidades relacionadas.Revisar el inventario de recursos disponibles, su estado funcional y los diferentes compromisosadquiridos al respecto por los diferentes responsables.La revisión periódica implica también un monitoreo permanente de los escenarios de riesgo y de lascondiciones de amenaza y vulnerabilidad en el territorio.

A continuación se incluye un ejemplo de un“Cuadro de Control de Cambios” el cual debe ser incluido al iniciodel POE:

57


Ejemplo 14 . Clasificación de niveles de alerta.



Lecturas sugeridas

Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustesnecesarios

: Plan Nacional de Operaciones de Emergencia. 2007. Instituto Nacional de DefensaCivil. INDECI. Lima. Perú.Guía para elaborar planes de emergencia y contingencia. 2009. Dirección para la Prevención y Atención deDesastres. DPAE. Bogotá. Colombia

11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS


Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar las diferentestareas del plan. Todas las entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollarprocedimientos y protocolos que se traducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para suuso durante las operaciones de respuesta.

Los protocolos son el conjunto de pautas establecidas para la acción. Definen el reglamento, lasautorizaciones, y las delegaciones necesarias para permitir la rápida ejecución de una tarea o función o unaserie de funciones relacionadas entre sí sin tener que pedir permiso. Los protocolos permiten al personalespecífico basado en la formación y la delegación de autoridad, poder evaluar una situación, tomar medidasinmediatas para intervenir, y escalar sus esfuerzos a un nivel específico antes de requerir orientación oautorizaciones.

Los planes de contingencia, son los documentos en los cuales se definen políticas, se establecen el esquemade organización y métodos para enfrentar cada peligro específico. Los objetivos de un Plan de Contingenciasdeben dirigirse a puntualizar el sistema de organización y los procedimientos específicos por fenómenos paraenfrentar situaciones de desastre o emergencia en un lugar y período determinados o para unas condicionespuntuales que se presenten.

56

Nivel Descripción

Alerta Verde

Alerta Amarilla

Alerta Roja

Corresponde a una fase Informativa. Se realizan acciones de vigilancia de fenómenos y de preparaciónante la ocurrencia de un evento potencialmente dañino. Se localiza al personal responsable de lasáreas. Hay verificación de recursos disponibles. El cubrimiento del personal es del 30%.

Corresponde a la fase de preparación y alerta. Se realiza el despliegue de recursos a las áreaspotencialmente expuestas a ser impactadas. Se identifican recursos adicionales. Se preparanrefugios. El cubrimiento del personal es del 60%.

Corresponde a la fase de impacto y respuesta. Situación de Desastre. Requiere la Participación ypresencia de representantes sectoriales, organismos de cooperación. El cubrimiento del Personal:100%


¿CÓMO SE FORMULA?

Una vez las instituciones responsables han ajustado el POE es posible avanzar en la definición deprocedimientos operativos específicos dependiendo del tipo de emergencia o desastre que se puedapresentar (escenario de daño particular) o para detallar las responsabilidades y mecanismos deactuación de una tarea específica.Los planes de contingencia deben considerar aquellas tareas o funciones que están poco explícitas en losanexos y que se debe ampliar el alcance o la descripción para realizar la tarea de manera adecuada encaso de ese evento específico.Los protocolos se deben consolidar en un Apéndice del POE.Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con losactores vinculados.



11.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN

Ficha Metodológica 15. Orientaciones para la elaboración de protocolos oprocedimientos específicos.


Son actividades periódicas de observación, medición, revisión y evaluación del POE para maximizar lasoportunidades de éxito, suministrando una información adecuada y permanente para apoyar al proceso detoma de decisiones y de adopción de medidas correctivas. El proceso de seguimiento y monitoreo del plandebe contemplar cómo mínimo las acciones de: (a) revisión periódica y (b) simulacros y simulaciones.

¿CÓMO SE FORMULA?

Frente a la revisión periódica:Evaluar el plan al menos 1 vez al año, tomando como referencia la presente guía metodológica.Los coordinadores de las Áreas Funcionales y Miembros del Personal de Comando deberán revisar yactualizar el Documento Base.Los grupos de trabajo interinstitucionales responsables de cada Área Funcional deberá hacer laactualización periódica de los anexos bajo su responsabilidad y definir los protocolos de actuación paracada una de las tareas de respuesta.Indicar las actualizaciones en un “Cuadro de Control de Cambios”.Actualizar la información mínima para contacto de las personas y entidades relacionadas.Revisar el inventario de recursos disponibles, su estado funcional y los diferentes compromisosadquiridos al respecto por los diferentes responsables.La revisión periódica implica también un monitoreo permanente de los escenarios de riesgo y de lascondiciones de amenaza y vulnerabilidad en el territorio.

A continuación se incluye un ejemplo de un“Cuadro de Control de Cambios” el cual debe ser incluido al iniciodel POE:

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Ejemplo 15 . Cuadro de Control de Cambios

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

Para que este documento sea claro y no haya lugar a confusiones por los cambios y actualizaciones realizadas,es necesario, mantener un “Cuadro de control de cambios” donde se debe marcar la incorporación respectiva.

Los simulacros y simulaciones deben ser permanentes:

Una vez formulado y aprobado el POE se coordinar como mínimo un ejercicio de simulación y unsimulacro por año, a fin de validar y actualizar el instrumento.Definir un peligro que sea representativo para la jurisdicción con el cual se espera realizar los ejercicios desimulación.Establecer los objetivos del ejercicio (sea simulación o simulacro) y los alcances que se quiere lograr.Elaborar un guión en el cual se distribuyan acciones y responsables para el desarrollo del ejercicio.Efectuar el ejercicio en la fecha y hora programadas, evaluando al final los acuerdos y puntos por mejoraren el plan.Analizar los resultados de los simulacros.Elaborar el documento resultado del simulacro para retroalimentar y mejorar el instrumento.


Materiales e insumos: La información presentada anteriormente puede ser utilizada como referentehaciendo los ajustes que se consideren pertinentes.

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NoCambio

Fecha delcambio

Sección quecambia

Páginasafectadas

Descripción del cambio Origen del cambio


BIBLIOGRAFÍA

CARDONA, Omar Darío. 1993. Evaluación de la amenaza, la vulnerabilidad y el riesgo. En: MASKREY, Andrew(compilador). 1993. Los desastres no son naturales. LA RED

CARDONA, Omar Darío. 2005. Gestión integral de riesgos y desastres. Manizales: Instituto de EstudiosAmbientales. Universidad Nacional de Colombia

Dirección de Prevención y Atención de Desastres – Ministerio de Interior y Justicia. 2006. Guía de actuación yprotocolos del alto gobierno en caso de un desastre súbito de cobertura nacional. Colombia.

Guía para el manejo logístico de emergencias. 2009. Dirección para la Prevención y Atención de Desastres.DPAE. Bogotá. Colombia

Guía Metodológica para la Formulación del PLEC´s. 2008. Sistema Nacional para la Prevención y Atenciónde Desastres SNPAD Dirección de Prevención y Atención de Desastres DPAD. Bogotá. Colombia

Guía municipal para la gestión del riesgo. 2010. Sistema Nacional para la Prevención y Atención de DesastresSNPAD. Banco Mundial. Proyecto de asistencia técnica en gestión local del riesgo a nivel municipal ydepartamental en Colombia. Subcomponente B.3 del Programa APL-1 (Reducción de la vulnerabilidad Fiscaldel Estado frente a desastres naturales, Crédito BIRF 7293-CO).

Logistics, Disaster Management Training Program. Module prepared by R.S. Stephenson, Ph.D. UNDPDHA.1st. Edition 1993

Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil. Instituto Nacional de DefensaCivil. INDECI. Perú

Plan de emergencias de Bogotá. 2007. Dirección de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá(DPAE). Colombia

Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcaldía de Manizales. Oficina Municipal para la Prevención yAtención de Desastres. Colombia

Plan de operaciones de emergencia región Callao. 2008. Sistema Regional de Defensa Civil (SIREDECI -CALLAO). Perú

Plan nacional de operaciones de emergencia de Perú. 2007. Instituto Nacional de Defensa Civil. Perú

Plan Regional de Prevención y Atención de Desastres de Lima Metropolitana. 2008. Instituto Nacional deDefensa Civil

Relaciones entre autoridades territoriales en caso de un Desastre Súbito de Cobertura Nacional. SNPAD-DPAD. 2006

U.S. Homeland Security, FEMA. 2009. Developing and maintaining state, territorial, tribal and localgovernment emergency plans. Comprehensive Preparedness Guide 101.

59


Plan Integrado de Operaciones de Emergencia de Lima y Callao, 2011. Instituto Nacional de Defensa Civil, PNUD, ECHO, Perú.

Ejemplo 15 . Cuadro de Control de Cambios

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

Para que este documento sea claro y no haya lugar a confusiones por los cambios y actualizaciones realizadas,es necesario, mantener un “Cuadro de control de cambios” donde se debe marcar la incorporación respectiva.

Los simulacros y simulaciones deben ser permanentes:

Una vez formulado y aprobado el POE se coordinar como mínimo un ejercicio de simulación y unsimulacro por año, a fin de validar y actualizar el instrumento.Definir un peligro que sea representativo para la jurisdicción con el cual se espera realizar los ejercicios desimulación.Establecer los objetivos del ejercicio (sea simulación o simulacro) y los alcances que se quiere lograr.Elaborar un guión en el cual se distribuyan acciones y responsables para el desarrollo del ejercicio.Efectuar el ejercicio en la fecha y hora programadas, evaluando al final los acuerdos y puntos por mejoraren el plan.Analizar los resultados de los simulacros.Elaborar el documento resultado del simulacro para retroalimentar y mejorar el instrumento.


Materiales e insumos: La información presentada anteriormente puede ser utilizada como referentehaciendo los ajustes que se consideren pertinentes.

58

NoCambio

Fecha delcambio

Sección quecambia

Páginasafectadas

Descripción del cambio Origen del cambio


BIBLIOGRAFÍA

CARDONA, Omar Darío. 1993. Evaluación de la amenaza, la vulnerabilidad y el riesgo. En: MASKREY, Andrew(compilador). 1993. Los desastres no son naturales. LA RED

CARDONA, Omar Darío. 2005. Gestión integral de riesgos y desastres. Manizales: Instituto de EstudiosAmbientales. Universidad Nacional de Colombia

Dirección de Prevención y Atención de Desastres – Ministerio de Interior y Justicia. 2006. Guía de actuación yprotocolos del alto gobierno en caso de un desastre súbito de cobertura nacional. Colombia.

Guía para el manejo logístico de emergencias. 2009. Dirección para la Prevención y Atención de Desastres.DPAE. Bogotá. Colombia

Guía Metodológica para la Formulación del PLEC´s. 2008. Sistema Nacional para la Prevención y Atenciónde Desastres SNPAD Dirección de Prevención y Atención de Desastres DPAD. Bogotá. Colombia

Guía municipal para la gestión del riesgo. 2010. Sistema Nacional para la Prevención y Atención de DesastresSNPAD. Banco Mundial. Proyecto de asistencia técnica en gestión local del riesgo a nivel municipal ydepartamental en Colombia. Subcomponente B.3 del Programa APL-1 (Reducción de la vulnerabilidad Fiscaldel Estado frente a desastres naturales, Crédito BIRF 7293-CO).

Logistics, Disaster Management Training Program. Module prepared by R.S. Stephenson, Ph.D. UNDPDHA.1st. Edition 1993

Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil. Instituto Nacional de DefensaCivil. INDECI. Perú

Plan de emergencias de Bogotá. 2007. Dirección de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá(DPAE). Colombia

Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcaldía de Manizales. Oficina Municipal para la Prevención yAtención de Desastres. Colombia

Plan de operaciones de emergencia región Callao. 2008. Sistema Regional de Defensa Civil (SIREDECI -CALLAO). Perú

Plan nacional de operaciones de emergencia de Perú. 2007. Instituto Nacional de Defensa Civil. Perú

Plan Regional de Prevención y Atención de Desastres de Lima Metropolitana. 2008. Instituto Nacional deDefensa Civil

Relaciones entre autoridades territoriales en caso de un Desastre Súbito de Cobertura Nacional. SNPAD-DPAD. 2006

U.S. Homeland Security, FEMA. 2009. Developing and maintaining state, territorial, tribal and localgovernment emergency plans. Comprehensive Preparedness Guide 101.

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Plan Integrado de Operaciones de Emergencia de Lima y Callao, 2011. Instituto Nacional de Defensa Civil, PNUD, ECHO, Perú.

Guía Metodológica para la Formulación del POE Anexos Fichas Metodológicas - Versión 0.1 para la discusión

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

ANEXOSFICHAS METODOLOGICAS

Elaborado por:Ana Campos García

Diana M. RubianoCarolina Díaz Giraldo

Versión 1.0 Febrero 2011

NOTA: Los formatos, matrices y preguntas consignadas en las fichas metodológicas sirven como ejemplo y orientación para la formulación de un POE y por lo tanto son instrumentos flexibles para ser ajustados según las necesidades.

ANEXOSFICHAS METODOLOGICAS

Guía Metodológica para la Formulación del POE Anexos Fichas Metodológicas - Versión 0.1 para la discusión

TABLA DE CONTENIDO

Ficha metodológica 1. Matriz de disponibilidad de información_______________________________

Ficha metodológica 2.Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia_______________

Ficha metodológica 3.Orientaciones para el apéndice sobre “resumen del marco legal”____________

Ficha metodológica 4.Orientaciones sobre la estructura organizacional existente_________________

Ficha metodológica 5. Identificación y análisis de peligros___________________________________

Ficha metodológica 6. Identificación y análisis de vulnerabilidad______________________________

Ficha metodológica 7.Análisis de riesgos_________________________________________________

Ficha metodológica 8. Orientaciones para la clasificación de las emergencias____________________

Ficha metodológica 9. Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de

respuesta_________________________________________________________________________

Ficha metodológica 10. Orientaciones para la definición de los actores, roles y funciones__________

Ficha metodológica 11. Orientaciones para la definición de las funciones institucionales___________

Ficha metodológica 12. Orientaciones para la definición del modelo organizacional_______________

Ficha metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos__________

Ficha metodológica 14. Orientaciones para la elaboración del protocolo de coordinación y

comunicación entre niveles de gobierno_________________________________________________

Ficha Metodológica 15. Orientaciones para la Elaboración Protocolos y Procedimientos Específicos_____

2

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Ayuda Humanitaria

3

4

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6

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36

Guía Metodológica para la Formulación del POE Anexos Fichas Metodológicas - Versión 0.1 para la discusión3

FICHA METODOLÓGICA 1.MATRIZ DE DISPONIBILIDAD DE INFORMACIÓN

1. Hacer el listado de estudios, trabajos, o avances que puedan servir para la elaboración del Plan de Operaciones de Emergencias

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Estudios, trabajos o avancesNºTipo de Información

Planes Normas EstudiosBases de

Datos

¿Dónde está disponible la información?

1

2

3

4

5

6

7

FICHA METODOLÓGICA 2.MATRIZ DE INSTRUMENTOS PARA LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA

1. Hacer el listado de los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias, según niveles territoriales:

* Instrumentos de entidades públicas, privadas o no gubernamentales relevantes


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Niveles

Planes de Prevención y Atención de Desastres /Gestión de Riesgo de

Desastres

Planes de Operaciones de Emergencia

Planes de Contingencia Protocolos

Otros (sistemas de información,

fondos, etc.)

Nacional

Regional

Provincial

Distrital

Otros*

FICHA METODOLÓGICA 3.ORIENTACIONES PARA EL APÉNDICE SOBRE “RESUMEN DEL MARCO LEGAL”

1. Realizar un compendio de la legislación que defina la base para soportar el POE, a partir de los siguientes criterios de presentación:

Ejes temáticos: Sistema Nacional de Defensa Civil, reglamentos del Sistema Nacional de Defensa Civil, procedimientos de declaratoria de estados de emergencia, planes de prevención y atención de desastres, Constitución Política, descentralización.Numeración de la normaCronología (incluyendo normas modificatorias)Descripción (principales artículos)

Emplear la Matriz que se muestra a continuación para el compendio del marco legal:

* Los ejes empleados no son exhaustivos, en la medida que pueden incorporarse otros elementos.


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Sistema Nacional de Defensa Civil

Ley/Norma Año Descripción

Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil

Procedimientos de declaratoria de estados de emergencia

Constitución Política

Descentralización

Ley/Norma

Ley/Norma

Ley/Norma

Ley/Norma

Año

Año

Año

Año

Descripción

Descripción

Descripción

Descripción

FICHA METODOLÓGICA 4.ORIENTACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EXISTENTE

1. Realizar una síntesis de la “Estructura organizacional existente” para ser incorporada al POE, a partir de los siguientes criterios de presentación:

Jerarquía territorial. Para la descripción tener en cuenta que la gestión del riesgo de desastres se institucionaliza en el país según lo estipulado en el Manual de Conocimientos Básicos para Comités y Oficinas de Defensa Civil.Entidades que integran cada nivelOrganigramasFunciones principales

Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el POE. Adicionalmente, se deben incorporar la información de las autoridades territoriales competentes en cada nivel (Gobierno Regional, Provincial, Distrital)

Emplear la Matriz que se muestra a continuación para el compendio de la Estructura general de los Comités de Defensa Civil:


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Nivel Nacional: Sistema Nacional de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres

Objetivo

Estructura (organigrama)

Integrantes

Funciones

Nivel Nacional: Instituto Nacional de Defensa Civil

Objetivo


Integrantes

Funciones


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Ayuda Humanitaria

Nivel Regional: Sistema Regional de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres

Objetivo


Integrantes

Funciones

Nivel Municipal: Sistema o Comité Provincial de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres

Objetivo


Integrantes

Funciones

Nivel Municipal: Comité Distrital de Defensa Civil / Gestión de Riesgo de Desastres

Objetivo


Integrantes

Funciones

Otros: Organización del Gobierno Regional o Municipal, Entidades privadas, organismos no gubernamentales, sector académico

Objetivo


Integrantes

Funciones

FICHA METODOLÓGICA 5.IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PELIGROS

1. Reconocer los peligros más significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos permite establecer los escenarios que se deben priorizar para la formulación del POE. La importancia de lograr un buen nivel de análisis al respecto, radica en que se le otorga calidad técnica y científica al instrumento de planificación. Así, el conocimiento que se tenga sobre los componentes del riesgo (peligro y vulnerabilidad) va a facilitar el diseño e implementación de un POE coherente y efectivo para realizar las operaciones de emergencia.

Se debe iniciar con un ejercicio de recolección de información garantizando que sea un proceso integral, completo y sistemático. Al respecto, existe una multiplicidad de fuentes de información, siendo las más relevantes aquellas que provienen de los sectores oficiales responsables de la temática (Defensa Civil, censos y estadísticas, institutos geofísicos, geográficos, geológicos, servicios meteorológicos e hidrológicos):

Estudios realizados por el sector académico, las agremiaciones profesionales, organizaciones no gubernamentales, el sector privado, y los sectores de desarrollo (salud, educación, vivienda, inmobiliarias, servicios públicos, etc.) pueden proporcionar información complementaria para los análisis.

En tanto, para investigar sobre los desastres históricos se cuentan con importantes recursos de información como bases de datos y productos los sistemas de información geográfica, donde se sugieren las siguientes fuentes de consulta:

http://online.desinventar.org/

http://sinpad.indeci.gob.pe/PortalSINPAD/

Así mismo, se puede hacer un proceso de recolección de información primaria a través de la consulta a expertos vinculados con los niveles de gobierno, las entidades del estado, el sector académico, grupos privados, etc.; y recurrir a organizaciones de base, líderes y comunidades, que pueden ayudar a complementar los registros y a profundizar en los análisis y en la validación de la información.


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Entidad Página WebInstituto Nacional de Defensa Civil Instituto Nacional de Estadística e InformáticaInstituto Geográfico Nacional del PerúInstituto Geofísico del Perú Instituto Geológico, Minero y MetalúrgicoServicio Nacional de Meteorología e Hidrología



Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para la Prevención y Atención de Desastres: Red BiVa- PAD


Entidad Página Web

Sistema de Inventario de Efectos de Desastres DESINVENTAR. 2010.

Sistema Nacional de Información para Prevención y Atención de Desastres (SINPAD). 2004. Registros de emergencias y peligros

2. Se debe avanzar en la organización de la información que facilite la identificación de los peligros o amenazas más importantes que pueden afectar la unidad territorial donde se formula el POE. El proceso debe comenzar con la elaboración de un listado de los peligros que se reconocen en el territorio, donde se suelen emplear una clasificación según el origen del fenómeno peligroso:

Cuando se realiza este listado se deben considerar dos posibles limitaciones: (i) los peligros son dinámicos y por lo tanto se pueden generar nuevas amenazas que no han sido incluidas dentro del plan, y de ahí la importancia de la actualización del instrumento y (ii) la lista puede causar la impresión de que los peligros son independientes, cuando en realidad se pueden tratar de fenómenos concatenados o encadenados (por ejemplo, los sismos pueden ocasionar incendios, deslizamientos o la ruptura de una represa). En ese contexto, la lista es una forma de clasificación que ayuda a la identificación de los peligros en el área de estudio.

3. Una vez identificados los peligros se realiza un análisis a través de una matriz de criterios o dimensiones, y en la medida que se tenga mayor disponibilidad de información se pueden ampliar los criterios de referencia. Además, se deben referenciar los estudios, documentos, cartografía, información técnica o fuentes de información primaria disponible sobre los peligros para que sustenten su priorización posterior.


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TIPO DE PELIGROS QUE SE PUEDEN PRESENTAR

Peligros de origen natural Peligros de origen socio - natural Peligros inducidos por el hombre

Generados por procesos al interior de la tierra:

SismosMaremotosTsunamisActividad volcánica

Incendios: UrbanosRuralesForestales

Generados por procesos en la superficie de la tierra:

DeslizamientosAludesDerrumbesAluvionesHuaycosErosión, Reptación

Asociados a la superficie de la tierra pero inducidos por actividades antrópicas:

Movimientos de masaDeslizamientosAludesDerrumbesAluviones HuaycosErosión DesertificaciónDeforestación

Derrame de sustancias químicas peligrosasFugasContaminación (agua, aire, suelo, radioactividad)Explosiones.

Generados por fenómenos hidrológicos, meteorológicos y oceánicos:

InundacionesSequiasTormentasHeladas,GranizadasNevadasVientos Oleajes anómalosLa Niña y EL NiñoPrecipitaciones intensas y/o prolongadasIncendios forestales.

Asociados a fenómenos hidrológicos o meteorológicos pero inducidos por actividades antrópicas:

InundacionesSequiasIncendios forestales

Subversión, terrorismo, guerra


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MATRIZ DE ANÁLISIS DE PELIGROS

Peligro

Criterio

1. Probabilidad de ocurrencia

2. Magnitud o severidad 3. Intensidad

4. Posibilidad de predicción

5. Lugar del evento

6. Extensión7. Velocidad

de inicio 8. Duración 9. Antecedentes Referencias

De origen natural:

[sismos]

Variable temporal en relación a la ocurrencia del pel igro en el futuro

Fuerza física asociados con el peligro o la amenaza.Corresponde a su ca rac te -r i z a c i ó n y depende del tipo de peligro

( i ) ev idenc ia de ocurrencia anterior ( i i ) n o h a y antecedentes pero según estudios se pueden presentar en el futuro ( i i i ) n o h a y a n t e c e d e n t e s n i estudios pero hay e v i d e n c i a s q u e predicen su ocurrencia

T iempo en que el peligro o la amenaza se activa y extiende sus p r i n c i p a l e s efectos

Rapidez con que el peligro o la amenaza puede generar afectación

E l t a m a ñ o potencial de la zona afectada

Área de interés o un sitio específico relacionado con el POE

Corresponde a la disponibilidad de información y c e r t i d u m b r e para advertir la ocurrencia del peligro.

Se refiere a la gravedad o el i m p a c t o o daño esperado

De origen natural:

[tsunami]

De origen socio

natural:

[huaycos]

Inducidos por el

hombre:

[incendios]

3. Posterior al análisis es necesario priorizar aquellos peligros que ameritan atención especial teniendo en cuenta que son la base para el desarrollo del POE, pues a partir de este resultado se definirán las acciones a planear, y los recursos y las necesidades a tener en cuenta en las operaciones de emergencia.

Para la priorización de los peligros se sugiere contar con la participación de las entidades responsables de las operaciones, el sector científico técnico y las comunidades, de forma que se tenga mayor precisión sobre sus antecedentes y su dinámica.

Para diligenciar la matriz se establece una escala cualitativa de valoración de los peligros que permite hacer comparaciones y definir las prioridades:

Prioridad 1: peligros que por su probabilidad, severidad, cobertura territorial, comportamiento histórico conocido y condiciones en las que se presentaría actualmente, puedan afectar en gran medida las personas, la economía, la infraestructura, o el ambiente en el área de estudio.Prioridad 2: peligros que por sus características asociativas a eventos desencadenantes primarios, puedan potenciar mayores afectaciones en el área de estudio.Prioridad 3: peligros de efecto limitado, baja potencialidad o área de afectación pequeña que por sus características sólo producirían afectaciones parciales o temporales en las personas, la economía, la infraestructura, o el ambiente en el área de estudio.Prioridad 4: peligros evaluados como improbables en el área de estudio.

Fuente: Ajustado de Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencias y Contingencias PLEC´s. DPAE. Bogotá - Colombia. 2008

4. Una vez realizado el análisis correspondiente a los peligros priorizados se debe incluir la información en el Documento Base del POE. La información debe ser espacializada empleando escalas cartográficas adecuadas para cada tipo de peligro y las divisiones político administrativas del nivel territorial.


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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

PeligrosPrioridad estimada

De origen natural:

[sismos]

De origen natural:

[tsunami]

De origen socio natural:

[huaycos]

Inducidos por el hombre:

[incendios]

1 2 3 4

FICHA METODOLÓGICA 6.IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD

1. En el POE se deben describir los principales factores de vulnerabilidad en el área de estudio frente a cada uno de los peligros o amenazas priorizada. Esta descripción permitirá además, establecer los análisis de los escenarios de riesgo requeridos para la planificación de las operaciones de emergencia.

Si bien se reconoce que los factores de vulnerabilidad tienen una relación directa con las condiciones físicas, sociales, económicas, ambientales, institucionales y culturales de un territorio, para efectos del POE es pertinente desarrollar una descripción particular sobre el tema, haciendo un esfuerzo por conservar la integralidad mencionada.

Al igual que para la identificación y el análisis de los peligros, este ejercicio inicia con la recolección de información, tanto de carácter primario como secundario: estudios socio-económicos, diagnósticos ambientales, monografías, evaluaciones, censos y bases de datos; así como referencias directas de personal institucional y comunidades, son fuentes adecuadas de información.

2. Para realizar el análisis de vulnerabilidad se deben identificar los principales elementos expuestos al peligro o peligros amenazantes priorizados (bienes sociales, económicos o ambientales).

A partir de la definición de los elementos expuestos, es necesario establecer los aspectos que están incidiendo en dicha vulnerabilidad, o que pueden incrementarla en el futuro, teniendo en cuenta las relaciones existentes según el peligro que se esté analizando. Para ello se han determinado los siguientes factores de incidencia sobre los cuáles es fundamental realizar el análisis:

a) Incidencia de la localización: descripción de cómo la localización o ubicación de los bienes expuestos los hace más o menos propensos a sufrir daño y/o pérdida en este escenario.

b) Incidencia de la resistencia: descripción de cómo la resistencia física de los bienes expuestos los hace más o menos propensos a sufrir daño y/o pérdida en este escenario.

c) Incidencia de las condiciones socio-económica de la población expuesta: (descripción de cómo las condiciones sociales y económicas de la población expuesta la hace más o menos propensa a resultar afectada, igualmente de cómo estas condiciones influyen en su capacidad de recuperación por sus propios medios)

d) Incidencia de las prácticas culturales: (identificación y descripción de prácticas culturales, sociales y/o económicas de la población expuesta o circundante que incidan en que los bienes expuestos (incluyendo la población misma) sean más o menos propensos a sufrir daño y/o pérdida en este escenario)

Ligado a los factores de incremento, la identificación de los actores involucrados en las causas y el incremento de su incidencia son indispensables para optimizar las medidas de reducción.

Con ello, se establece una matriz de análisis donde se definen los criterios o dimensiones que permiten hacer una descripción de los principales elementos expuestos y las causas o el por qué de su vulnerabilidad:


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3. Espacializar los elementos expuestos según divisiones político administrativas empleando leyendas y convenciones para facilitar la ubicación en los mapas.

4. Hacer el análisis correspondiente a la vulnerabilidad e incluir la información en el Documento Base del POE.


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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS EXPUESTOS Y VULNERABILIDAD [frente a cada peligro]

Elemento Expuesto Descripción

ReferenciasActoresFactores de Incidencia

Vivienda

Barrios, sitios, sectores poblados en general. Densidad de vivienda, condiciones físicas, calidad, materiales de construcción, número de pisos, edad de las construcciones, normatividad. Etc.

Localización ResistenciaCondiciones socio

econom.

Prácticas culturales

Población

Estimativo de la población presente y descripción de la misma hasta donde sea posible, haciendo relevancia en niños, adultos mayores y en general población que requiera trato y comunicación especial. Tendencia del crecimiento poblacional y la expansión de la ocupación del sector. Si se considera relevante, descripción de su variabilidad en cuanto a día, noche, fines de semana o temporadas específicas por efecto de temporadas escolares, turísticas, etc.)

Infraestructura y bienes económicos,

de producción, públicos y privados

Identificar si hay establecimientos de comercio, cultivos, puentes, etc.

Infraestructura de servicios sociales e

institucionales

Bienes ambientales

Establecimientos educativos, de salud, de gobierno, etc.

Cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.

Capacidad Organizativa

FICHA METODOLÓGICA 7.ANÁLISIS DE RIESGOS

1. Realizar un análisis de riesgo permite conocer sus condiciones en detalle, incluyendo el estudio de los peligros y la vulnerabilidad, sus causas y consecuencias, los factores que favorecen su ocurrencia y los actores involucrados; todo esto con el mayor detalle y rigurosidad posible.

Con esta información es posible orientar y especificar las medidas de preparación, atención y recuperación ante emergencias y desastres, así como las intervenciones para reducir las condiciones de riesgo.

El nivel de detalle de los análisis de riesgo está en función de los resultados de los estudios de los peligros y los estudios sobre la vulnerabilidad realizados anteriormente, según se haya priorizado.

El análisis de riesgo abarca dos partes complementarias:

La descripción de emergencias o desastres que han ocurrido de manera previa en la unidad territorial

La caracterización de los escenarios actuales o futuros, permitiendo visualizar las causas y priorizar las intervenciones.

2. Hacer un reconocimiento de los desastres o las emergencias ocurridas en el pasado, es una información valiosa para orientar el proceso de planificación, ya que permite identificar las consecuencias y los impactos de eventos de diversas magnitudes y los factores de ocurrencia asociados a los mismos.

Como un ejercicio complementario a los registros y bases de datos históricas, se plantea la necesidad de describir emergencias o desastres que hayan sido relevantes para la unidad territorial, según los peligros priorizados.

Para describir esta información se propone una matriz donde se consigne la descripción de situaciones relevantes a través de una serie de criterios que orientan la caracterización:


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3. La segunda parte del análisis de riesgo consiste en hacer una síntesis de la descripción de las condiciones de peligro, vulnerabilidad y daños y/o pérdidas que se pueden presentar. Se debe tener en cuenta, además, que se puede estar trabajando sobre un escenario de riesgo futuro.

A continuación se incluye la matriz que orienta la descripción de los escenarios de riesgo, siendo fundamental elaborar una matriz (parte 1 y parte 2) para cada uno de los peligros prioritarios para el POE e incluir la información en el Documento Base:


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MATRIZ DE ANÁLISIS DE RIESGO

PARTE 1. DESCRIPCIÓN DE ANTECEDENTES DE EMERGENCIAS O DESASTRES

Emergencia o desastre [Descripción general]

Fecha: [fecha o periodo de ocurrencia]

Fenómeno(s) asociado con la situación: [mención del o los eventos en concreto, p.e. inundación, sismo, huayco, otros]

Factores que favorecieron la ocurrencia del fenómeno: [detallar lo mejor posible cuando se trata de fenómenos socio-naturales y antrópicos. Citar la recurrencia de fenómenos similares, si la hay]

Actores involucrados en las causas del fenómeno: [identificar actores sociales, económicos, institucionales relacionados con las causas descritas en el punto anterior]

En las personas: (muertos, lesionados, discapacitados, trauma psicológico, etc.)

En bienes materiales particulares: (viviendas, vehículos, enseres domésticos, etc.)

En bienes materiales colectivos: (infraestructura de salud, educación, servicios públicos, etc.)

En bienes de producción: (industrias, establecimientos de comercio, cultivos, pérdida de empleos, etc.)

En bienes ambientales: (cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.)

Daños y pérdidas presentadas:[describir de manera cuantitativa o cualitativa]

Factores que en este caso favorecieron la ocurrencia de los daños: [identificar factores físicos, sociales, económicos e institucionales independientes al fenómeno, que incidieron de manera relevante en el nivel y tipo de daños y pérdidas presentadas]

Crisis social: [identificar en general la situación vivida por las personas afectadas, en cuanto a la necesidad inmediata de ayuda en alimento, albergue, salud, etc.]

Desempeño institucional: [identificar en general la eficiencia y eficacia de las instituciones públicas y privadas que intervinieron o debieron intervenir durante la situación en operaciones de respuesta y en la posterior rehabilitación y reconstrucción, etc.]

Impacto cultural: [identificar algún tipo de cambio cultural: en la relación de las personas con su entorno, en las políticas públicas, etc. que se haya dado a raíz de esta situación de emergencia.]


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MATRIZ DE ANÁLISIS DE RIESGO

PARTE 2. DESCRIPCIÓN DEL ESCENARIO DE RIESGO POR [peligro o amenaza de referencia]

Condición de peligro o amenaza

Descripción del peligro o fenómeno amenazante: [Adicionalmente incluir su relación con otros fenómenos amenazantes]

[Adicionalmente cuando sea el caso, detallar todas las posibles incidencias humanas en las causas del fenómeno amenazante]

[Identificar factores que en el presente y/o futuro pueden incrementar la magnitud, frecuencia o cobertura del fenómeno, tales como procesos de intervención del entorno, actividades económicas o sociales antiguas, recientes o futuras, etc.]

[Empresas, grupos sociales, cuyas acciones u omisiones inciden de manera significativa en las causas y situación actual o de incremento futuro de las condiciones de peligro, etc.]

Identificación de causas del fenómeno amenazante:

Identificación de factores que favorecen la condición de amenaza:

Identificación de actores significativos en la condición de amenaza:

Elemento Expuesto DescripciónFactores de Incidencia

Localización Resistencia Condiciones socio econom. Prácticas culturalesActores

Vivienda

Población

Infraestructura y bienes económicos, de producción, públicos y privados

Infraestructura de servicios sociales e institucionales

Bienes ambientales

Daños y/o pérdidas que pueden presentarse

Daños y pérdidas presentadas:[describir de manera cuantitativa o cualitativa]

En las personas: (muertos, lesionados, discapacitados, trauma psicológico, etc.)

En bienes materiales particulares: (viviendas, vehículos, enseres domésticos, etc.)

En bienes materiales colectivos: (infraestructura de salud, educación, servicios públicos, etc.)

En bienes de producción: (industrias, establecimientos de comercio, cultivos, pérdida de empleos, etc.)

En bienes ambientales: (cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.)

Descripción de la crisis social que puede presentarse de acuerdo con el tipo y nivel de daños y/o pérdidas descritasIdentificación de la crisis social asociada con los daños y/o pérdidas estimados

Identificación de la crisis institucional asociada con crisis social Descripción de la crisis institucional que puede presentarse de acuerdo con la crisis social descrita

Descripción de antecedentes de medidas de intervención

Medidas de cualquier tipo y alcance que se han implementado con el objetivo de reducir o evitar las condiciones de riesgo consideradas. Descripción, época de intervención, actores de la intervención, financiamiento, etc.

Elementos expuestos y vulnerabilidad

FICHA METODOLÓGICA 8.ORIENTACIONES PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS

1. Con base en los criterios para la clasificación de las emergencias, los escenarios de riesgo identificados en el diagnóstico Y teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Cobertura geográficaImpactoCapacidad de respuestaCentro de Operaciones de Emergencia Tiempo de atención que demanda la emergencia

Definir para cada tipo de peligro y sus posibles escenarios, en qué nivel de emergencia podría clasificarse su manejo, complementando o ajustando los ejemplos del cuadro a continuación:

Clasificación de las emergencias


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CRITERIOS NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3


Impacto

Emergencia localizada en un solo Distrito.

Emergencia localizada en dos o más Distritos.

Emergencia localizada en dos o más Regiones.

Local/Distrital/Provincial Regional Nacional

Capacidad de respuesta Distrital Regional Nacional

Centro de Operaciones de Emergencia

Tiempo de atención que demanda la

emergencia

COED / COEP COER COEN

Tiempo máximo de 8 horasTiempo máximo de 72 horas (hasta 3 días)

Más de 72 horas (más de 3 días)

Descripción de los eventos

.Eventos frecuentes, espa-cialmente puntuales sin generar eventos conexos..Atendido por dos o más entidades locales y se coord ina a t ravés de l COED/COEP. .Tiene una afectación baja a la población sin alterar la funcionalidad del Distrito. .Pueden ser registrados por medios locales de comu-nicación.

.Eventos poco frecuentes, espacialmente afecta dos o más Distritos. Atendido por varias entidades operativas locales y regionales y se coordina través del COER. Tiene afectación media a la población y puede alterar la funcionalidad de la región o del área metropolitana. No generan impacto a nivel nacional. Generalmente se reg ist ran en medios de comunicación nacional.

Eventos muy poco frecuentes, espacialmente afecta dos o más Regiones. .Atendido por varias entidades operativas del orden local, regional y nacional y se coordina a través del COEN. Tiene una afectación alta a la población y puede alterar la funcionalidad del país. .Tienen cubrimiento de medios de comunicación a nivel nacional e internacional.

Ejemplo de emergencias

Accidentes vehicu lares, incendios estructurales que no tienen riesgos conexos como ma te r i a l e s pe l i g r o so s , deslizamientos o huaycos puntales.

Inundaciones, deslizamientos que afectan un área geográfica importante, sismos de magnitud media. Accidentes aéreos y/o marítimos menores. Incendios estructurales en sitios de afluencia masiva.

Sismo de gran magnitud y tsunamis. Accidentes aéreos y/o marítimos que involucran gran cantidad de personas o generan riesgos concatenados.

FICHA METODOLÓGICA 9

ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE LAS ÁREAS FUNCIONALES Y LAS

TAREAS DE RESPUESTA

1. Identificar de las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias.

Las diferentes entidades responsables deben definir la forma de intervención en la respuesta garantizando el uso eficaz de los recursos. Para ello, se debe:

Analizar y validar las áreas funcionales y las tareas de respuesta propuestas. Agregar temas adicionales o propuestas de modificación en caso de ser necesario.



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Propósito

Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizada y por las entidades competentes de primera respuesta orientadas a salvaguardar vidas, controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, proteger los bienes y mantener la seguridad pública.

1.1 Búsqueda y Rescate1.2 Medidas de seguridad y de tránsito 1.3 Control de incendios1.4 Evacuación masiva de zonas afectadas y en riesgo1.5 Emergencias de materiales peligrosos

Tareas


Busca garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un sistema organizado y articulado



Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren las personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a grupos vulnerables


Tareas

Tareas

Propósito

Propósito


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Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales, saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones, transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el fin de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y los bienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.



Liderar la atención de la emergencia y/o desastre a través de la coordinación con las instancias establecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen en acciones de respuesta efectivas, en base a la información oportuna; planificar y realizar el seguimiento de las actividades para que la población se recupere de la emergencia.



Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas de las instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención y recuperación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables del COE y de las diferentes tareas


Propósito

Tareas

Propósito

Propósito

Tareas

Tareas

2. Para cada área funcional se deben establecer los siguientes elementos:

Propósito (¿para qué?)Alcances (¿qué se hace?)Actividades de preparaciónEntidades que participan (¿quién?)

Emplear la Matriz que se muestra a continuación para la descripción de las áreas funcionales (tener en cuenta que se requiere una matriz por cada área funcional)

3. Para cada una de las tareas de respuesta de un área funcional específica, se deben definir los siguientes elementos:PropósitoAlcancePrioridadesActividades de preparaciónObservaciones SubprocesosTipos de recursos (humanos, físicos e informáticos) requeridos para las tareas propuestasDocumentos de soporte Registros o formatos existentesRelaciones con las tareas de respuesta de otras áreas


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AREA FUNCIONAL [ ]

PROPOSITO

(¿Para qué?)

ALCANCES/CONCEPTO DE OPERACIONES

(¿Qué se hace?)

TAREAS

1.2.3.4.N (…)

ACTIVIDADES DE PREPARACIÓN

Planificar:

Organizar, entrenar y equipar:

Ejercitar:

Evaluar y mejorar:

ENTIDADES QUE PARTICIPAN

Emplear la Matriz que se muestra a continuación para la descripción de las tareas de cada área funcional (tener en cuenta que se requiere una matriz por cada tarea de cada área funcional específica)

4. Cada una de estas matrices corresponde a los Anexos Funcionales del POE.


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TAREA [ ]

PROPOSITO(¿Para qué?)

ALCANCES/CONCEPTO DE OPERACIONES(¿Qué se hace?)

PRIORIDADES

ACTIVIDADES DE PREPARACION

OBSERVACIONES

Planificar:


Ejercitar:

Evaluar y mejorar:

TAREA [ ]

SUBPROCESOS ACTIVIDADES

TAREA [ ]

RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE FORMATOS - REGISTROS

Protocolos, guías, manuales, procedimientos para acciones específicas (notificaciones, activación, movilización, evaluación de daños, etc.)

Bitácoras, hojas de ruta, formatos de ingreso, etc.

RELACIÓN CON OTROS PROCESOS (ENTRADA)

TAREA [ ]

RELACIÓN CON OTROS PROCESOS (SALIDA)

¿Qué se recibe? ¿De quién? ¿Qué se entrega? ¿A quién?

Materiales, instrucciones, datos, personas en deter-minado estado, etc.)

Nombre del proceso: extinción de incendios, búsqueda y rescate.

Información, instrucciones, personas, residuos, etc.

Nombre de l p roceso : eva luac ión de daños , atención hospitalaria

FICHA METODOLÓGICA 10. ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE LOS ACTORES, ROLES Y FUNCIONES

1. Una vez elaborada la descripción y alcance de cada tarea se deben identificar las entidades que podrían participar y asignar roles y responsabilidades y definir sus funciones, las cuales pueden ser parte de sus funciones normales o en adición a las mismas y que deberán incorporarse en los reglamentos de organización y funciones, de acuerdo a las áreas funcionales y tareas de respuesta. Para ello se debe:

Reconocer las entidades que podrían participar en cada tareas y definir los tipos de roles en las operaciones de emergencia. Cada una de las áreas funcionales definidas en el plan debe tener “coordinadores”, y las tareas de respuesta “responsables principales”, “responsables” y entidades de “apoyo”, quienes realizan las operaciones de respuesta según los niveles territoriales. La descripción de los roles se muestra a continuación:

Roles para operaciones de emergencia


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ROL CÓDIGO CARACTERÍSTICAS

Coordinador

Entidad que ha sido propuesta como Coordinadora del Área Funcional por tener bajo su responsabilidad el mayor número de tareas.Entidad que se hace cargo de la supervisión y el manejo de un Área Funcional en su totalidad.Entidad que tiene funciones relacionadas con el Área Funcional en las fases de preparación, respuesta y rehabilitación.Entidad que mantiene o debe mantener un contacto permanente con las instituciones Responsables y de Apoyo, a fin de coordinar los esfuerzos respectivos.

[C]

Entidad que lidera por competencia o función el tema relacionado con la tarea.Entidad que tiene la responsabilidad sobre el mayor número de actividades de la tarea. Entidad que tiene mayor capacidad de convocatoria o la mayor jerarquía aunque no tenga la responsabilidad sobre todo el alcance de la tarea.Entidad que tiene el personal capacitado, los recursos y la trayectoria necesaria para manejar una tarea específica o parte de la misma.Entidad que está en capacidad de apoyar al Coordinador del Área Funcional y de hacer un trabajo articulado con las entidades de Apoyo.

ResponsablePrincipal

[RP]

Entidad que participa en el tema relacionado con la tarea.Entidad que tiene el personal capacitado, los recursos y la trayectoria necesaria para participar en una tarea específica o parte de la misma.

Responsable [R]

Apoyo [A] Son organismos e instituciones, generalmente de carácter privado o no gubernamental, que tienen la capacidad, los recursos y la trayectoria suficiente para apoyar a las Entidades Coordinadoras y Responsables en las tareas de respuesta. Participan a solicitud de los Coordinadores o Responsables de un Área Funcional.

A partir de las definiciones anteriores se debe asignar un rol específico a las entidades que participan en las operaciones de emergencia, según sus capacidades, recursos disponibles, funciones normativas, trayectoria y nivel territorial, para cada una de las áreas funcionales y las tareas de respuesta definidas en el plan. Además, se deben identificar instituciones y organismos adicionales que puedan participar en las operaciones de emergencia.

Emplear la Matriz Global de Responsables que se muestra a continuación (se sugiere elaborar una matriz global y una matriz individual para cada área funcional)


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PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA MATRIZ DE

RESPONSABLES - ANEXOS FUNCIONALES -

ENTIDAD C: Coordinador RP: Responsable

principal R: Responsable A: Apoyo

ANEXO I - RESCATE Y SEGURIDAD

ANEXO II. SALUD ANEXO III - ASISTENCIA HUMANITARIAANEXO IV - SERVICIOS GENERALES,

HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTEANEXO V. DIRECCIÓN Y MANEJO DE LA

EMERGENCIAANEXO VI. LOGISTICA

1.1

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1.2

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COORDINADOR A NIVEL NACIONAL

CUERPO GENERAL DE BOMBEROS DEL PERÚ

POLICIA NACIONAL

MINISTERIO DE SALUD (MINSA)

MORGE MINISTERIO PÚBLICO

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

MVCS - DNV

OFICINA DE DEFENSA NACIONAL (ODN)/MINISTERIO DE LA MUJER Y DESARROLLO SOCIAL (MIMDES)

MINAM - OEFA

1

CUERPO GENERAL DE BOMBEROS

MINISTERIO DE SALUDINSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

(INDECI)COEN/ INSTITUTO NACIONAL DE

DEFENSA CIVIL (INDECI) -PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE

MINISTROS

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL (INDECI)

GERENCIA DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA CIVIL /GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL DE LA REGIÓN CALLAO

Gerencia de Infraestructura/GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO (GRC)

DEFENSA CIVIL/GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO (GRC)

Gerencia Regional de Salud GERESAGOBIERNO REGIONALCOORDINADOR A NIVEL DE

LA REGIÓN CALLAO

CUERPO DE BOMBEROS. Vª COMAND. DEPARTAMENTAL

Gerencia Regional de Salud GERESA/Gobierno Regional del Callao

D.C./ GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO (GRC)

GRC - Gerencia de Defensa Civil

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL DE LA REGIÓN CALLAO (Presidente Regional del Callao)

GERENCIA DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA CIVIL GRC

2

3

4

5

6

7

8

COORDINADOR A NIVEL DE LIMA CERCADO ALCALDÍA Gerencia Distrital de Salud DEFENSA CIVIL/DISTRIAL Gerencia de Infraestructura Secretaria Técnica de DC Secretaria Técnica de DC

CUERPO DE BOMBEROS.

Gerencia Distrital de Salud

D.C./ Secretaria Técnica

9

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17

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Gerencia de Infraestructura

Jefe Secretaria Técnica de DC

18

19

FICHA METODOLÓGICA 11ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE LAS FUNCIONES INSTITUCIONALES

1. Listar cada una de las entidades (coordinadoras, responsables principales, responsables y de apoyo) relacionadas con las áreas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias.

2. Construir la Matriz de definición de las Funciones Institucionales

Emplear la Matriz que se muestra a continuación (elaborar una matriz por cada entidad)

[Entidad]

3. Los resultados de estas matrices corresponde al Apéndice sobre Funciones Institucionales del POE


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AREA TAREA FUNCIONES

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

2.3

3.1

4.1

4.2

5.1

5.2

6.1

I

II

III

IV

V

VI

FICHA METODOLÓGICA 12ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIÓN DEL MODELO ORGANIZACIONAL

1. Durante el proceso de formulación del POE las entidades responsables de las áreas funcionales definen la forma como se ejecutará la coordinación con las demás entidades que participan de las operaciones de emergencia. Estas tareas y áreas funcionales se distribuyen de acuerdo a la metodología de administración de emergencias propuesta por el Sistema de Comando de Incidentes.

Según este enfoque, se parte de la definición de un único coordinador de la emergencia o Comandante del Incidente y de 4 secciones para desarrollar las actividades: (i) operación (ii) logística (iii) planeación y (iv) administración, jurídica y finanzas. Como áreas básicas que apoyan la efectividad del comando y la coordinación, se tienen: seguridad, enlace e información.


UNIDAD SITUACIONAL




recuperación económica y social












OPERACIONES



HUMANITARIA


AMBIENTE









2.4 Salud ambiental


2.6 Salud mental

3.1 Empadronamiento


3.3 Instalación y manejo de albergues













energía


privadas




de educación



operativas





6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte




Ejemplo. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta


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2. Para desplegar la estructura (total o parcialmente) se deben definir una serie de criterios que permitan definir el alcance de acuerdo al contexto del peligro y de la clasificación de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega de recursos y los niveles de coordinación adecuados para cada caso.

A modo de ejemplo se proponen los siguientes grados de despliegue de la Estructura Funcional en relación con los niveles de emergencia definidos anteriormente (Ver Ficha Metodológica 8):

Despliegue del Comando Incidente en función del nivel de emergencia

3. Para cada sección se proponen las siguientes funciones que pueden ser usadas como referentes:


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Sección Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

Operación

Logística

Planeamiento

Administración, Jurídica y Finanzas

Seguridad / Enlace / Información

PERSONAL DEL COMANDO

Componente Funciones

Coordinador de la Emergencia/Comandante del

Incidente

Es el responsable de todas las actividades que se deriven de la emergencia, incluyendo el desarrollo e implementación de decisiones estratégicas y de la aprobación, solicitud y descargo de los recursos. El apoyo para las actividades de la Coordinación de la Emergencia consta de las siguientes tres áreas básicas:

El responsable de seguridad tiene como función cubrir dos aspectos fundamentales; el primero relacionado con la protección de la ciudadanía y el control del orden público, y el segundo, orientado a garantizar la seguridad y libre circulación para adelantar las operaciones de respuesta por parte de los responsables de la emergencia. Corresponde a la Tarea 1.2. Medidas de seguridad y tránsito.

El responsable de enlace, es el punto de contacto con los representantes de cada una de las organizaciones externas al manejo propio de la emergencia que sirven de apoyo, ya sean estas de la Cooperación Internacional, del sector privado o de otras entidades del sector público en otras regiones del país. Corresponde a la Tarea 5.7. Coordinación para la Cooperación Internacional y la Tarea 5.8. Coordinación con otras regiones del país y el sector privado.

El responsable de la información pública está encargado de la elaboración de boletines y su emisión a medios de prensa, otras instituciones u organizaciones relevantes externas con el fin de informar a las comunidades sobre la situación de la emergencia, los procedimientos que se están llevando a cabo y las ayudas brindadas. Corresponde a la Tarea 5.2. Información Pública.

Seguridad

Enlace

Información Pública


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El coordinador de la sección de Planeamiento está encargado de compilar, evaluar y divulgar la información relacionada con el manejo de la emergencia y el estado de los recursos, con el fin de comprender la situación real, predecir el curso probable de los eventos y preparar las estrategias alternativas y operacionales de control para la atención de la emergencia. Otras responsabilidades son:

Supervisar la preparación de los Planes de Acción en el cual se definen los objetivos, estrategias, actividades y el uso de los recursos durante un periodo operacional.Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incidente.Organizar la información acerca de estrategias alternativas.Compilar y distribuir información acerca del estado del incidente

El coordinador de esta sección tiene a su cargo la Tarea 5.1 Planificación integral y coordinación de la emergencia. Esta sección está conformada por:

Unidad situacional: es la responsable de la compilación y organización de información sobre el estado de la emergencia proveniente de las entidades técnico científicas, de las evaluaciones de daños y necesidades EDAN (realizadas por Distritos y sectores) y su posterior consolidación en informes de situación. Tiene a su cargo las tareas 5.4 Coordinación de evaluación de daños y necesidades, 4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos y riesgos concatenados y 5.5. Gestión de información y comunicaciones en el COE.

Debe contarse con personal responsable de mantener los archivos completos y precisos del manejo de la emergencia, documentar todo el proceso a través de formularios y formatos pre-establecidos que faciliten el registro de las diferentes tareas, la consolidación de la información de la áreas funcionales de la estructura organizacional y las decisiones tomadas, con fines de tener los soportes legales, administrativos y técnicos. Se encarga también del almacenamiento posterior de los archivos para cualquier finalidad. Esta actividad está a cargo de la Tarea 5.5. Gestión de información y comunicaciones en el COE.

Unidad de rehabilitación: es la responsable de consolidar las propuestas para formular las líneas estratégicas de la planificación de la recuperación económica y social (Tarea 5.9).

Sección de Planeamiento


Sección de Administración,

Jurídica y Finanzas

El coordinador de esta sección tiene como propósito garantizar que las operaciones y actuaciones realizadas como respuesta ante un desastre, se ejecuten con el apoyo, orientación y respaldo del marco jurídico vigente y velar porque la asignación de recursos se ejecute con criterios técnicos de previsión y racionalidad, de conformidad con los escenarios de desastre. Esta actividad corresponde a la Tarea 5.3 Asuntos legales y administrativos.

Esta sección está conformada por las siguientes unidades:

Unidad Jurídica: Es la responsable de velar por el cumplimiento de la normativa adecuada y apoyar en la preparación de las medidas y decisiones extraordinarias, así como la elaboración de Convenios y contratos.

Unidad de Finanzas y Compras: Es la responsable de administrar los recursos financieros para garantizar que las operaciones y actuaciones administrativas realizadas en la fase de respuesta estén respaldadas por el marco económico y financiero adecuado. También es la responsable de realizar análisis de efectividad de costos, hacer estimaciones de costos, dar recomendaciones para hacer eficiente el manejo de los recursos y efectuar las adquisiciones necesarias.

Unidad de Tiempos: Es la responsable de tiempos del personal y del control de las horas laboradas.


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PERSONAL GENERAL


El coordinador de la sección de Operaciones es el responsable de articular y dirigir las diferentes áreas funcionales de carácter operativo tales como: I. Rescate y Seguridad, II. Salud, III. Asistencia Humanitaria y IV. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente.

Debe mantener informado al Coordinador de la Emergencia acerca de las acciones especiales de respuesta y coordinar la elaboración del Plan de Acción Integral que permita articular las diferentes áreas funcionales o ramas.

Esta sección está conformada por cuatro áreas funcionales o ramas:

Rescate y seguridad: Es la responsable de planificar y realizar el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la población organizada y por las entidades competentes de primera respuesta orientadas a salvaguardar vidas, controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, proteger los bienes y mantener la seguridad pública. Comprende las Tareas de Búsqueda y Rescate (Tarea 1.1), Medidas de Seguridad y Tránsito (Tarea 1.2), Control de Incendios (Tarea 1.3), Evacuación de Zonas Afectadas y en Riesgo (Tarea 1.4), Emergencias de Materiales Peligrosos (Tarea 1.5)

Salud: Tiene como propósito garantizar la atención de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un sistema organizado y articulado. Esta área funcional está divida en seis tareas: Atención pre-hospitalaria (Tarea 2.1), Atención Hospitalaria (Tarea 2.2), Vigilancia Epidemiológica Post-Desastre (Tarea 2.3), Salud Ambiental (Tarea 2.4), Manejo de Cadáveres (Tarea 2.5), Salud Mental (Tarea 2.6).

Asistencia Humanitaria: Es el responsable de desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atención social que requieren las personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades básicas, así como la protección a grupos vulnerables (niños, niñas, adolecentes, gestantes, personas con enfermedades preexistentes y adultos mayores, personas con capacidades diferentes).

Esta área funcional está compuesta por las siguientes tareas: Empadronamiento (Tarea 3.1), Techo de emergencia en lote (Tarea 3.2), Instalación y manejo de albergues (Tarea 3.3), Asistencia alimentaria (Tarea 3.4), Asistencia no alimentaria (Tarea 3.5), Dotación de agua temporal (Tarea 3.6), Protección de grupos vulnerables (Tarea 3.7) y Reunificación familiar (Tarea 3.8.).

Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente: Tiene como propósito monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daños de los servicios vitales, saneamiento básico (agua, desagüe y residuos sólidos), energía, telecomunicaciones, transporte, salud, y educación), edificaciones (públicas y privadas) y medio ambiente, con el fin de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la protección de la vida y los bienes, y para la rápida recuperación de los servicios y el medio ambiente.

Las tareas que comprende esta área funcional o rama son: Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones (Tarea 4.2), Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento (Tarea 4.3), Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de energía (Tarea 4.4), Evaluación de daños en edificaciones públicas y privadas (Tarea 4.5), Estabilización y/o demolición de estructuras, remoción y manejo de escombros (Tarea 4.6) y Evaluación de daños y restablecimiento de servicios de educación (Tarea 4.7).

Sección de Operaciones


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Sección de Operaciones

El coordinador de la sección de Logística es el responsable de proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logísticas de las instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atención y rehabilitación en la emergencia, analizando la información suministrada por los responsables del COE y de las diferentes tareas.

El responsable Inventario de Recursos y Análisis de Necesidades Operativas (Tarea 6.1), como coordinador de la Sección de Logística tiene la responsabilidad de determinar las necesidades de la comunidad afectada y de los organismos encargados de la respuesta y rehabilitación, como resultado de la evaluación de los daños, a fin de priorizar los recursos para brindar una óptima atención, contrastar con las capacidades existentes y definir las necesidades de contrataciones.

Unidad de Almacenes: El coordinador de esta unidad es el responsable de garantizar el aprovisionamiento y distribución de suministros para las entidades responsables del manejo de la emergencia y para la población afectada. Incluye la adquisición, el transporte desde la fuente, la recepción y registro de los recursos en el inventario, el almacenaje, el alistamiento o embalaje para la distribución, el despacho y entrega a las entidades encargadas del manejo de la emergencia y de la distribución de los suministros destinados a los damnificados, ya provengan estos materiales de provisiones adquiridas por las propias organizaciones a cargo, la solidaridad internacional, o las donaciones locales. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.2 Administración de almacenes.

Unidad de Donaciones: El propósito de esta unidad es lograr el más eficiente y efectivo uso de las donaciones (materiales y monetarias) para el apoyo a las diferentes tareas de la emergencia. La labor inicia a partir de la información sobre la identificación de necesidades de las diferentes tareas y la evaluación sobre la disponibilidad de recursos (reporte preparado por la Tarea 6.1), la solicitud de donaciones a través de diferentes medios como campañas de información pública (coordinada con la Tarea 5.2. Información Pública), el transporte desde la fuente, la recepción, clasificación y registro de inventarios, el almacenaje, el alistamiento o embalaje para la distribución y el despacho y entrega a las entidades encargadas del manejo de almacenes y/o de la distribución directa de los suministros destinados a los damnificados, y la disposición de los bienes no necesitados. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.3 Manejo de Donaciones.

Unidad de Recursos para Operaciones: El coordinador de esta unidad se encarga de proveer los recursos de personal, equipos informáticos o pesados, instalaciones y cualquier otro apoyo requerido para contribuir al manejo de la emergencia de acuerdo a las demandas de las diferentes entidades responsables de la respuesta y rehabilitación temprana. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.4 Manejo de recursos para operaciones (instalaciones, equipos, personal y materiales).

Unidad de movilidad: El coordinador de esta unidad tiene la responsabilidad de organizar y coordinar los medios de transporte disponibles, de acuerdo con las necesidades de desplazamiento de recursos que demandan las diferentes entidades que participan en el manejo de la emergencia. La primera actividad que se tiene que asegurar es la posibilidad de garantizar un sobrevuelo por la zona afectada por parte de las máximas autoridades. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.5 Coordinación y manejo de medios de transporte (movilidad).

Unidad de servicios a los respondientes: El coordinador de esta unidad es el responsable de proveer los recursos, asistencia técnica, capacidades y cualquier otro apoyo requerido para contribuir con el bienestar y la seguridad de las personas que trabajan en las labores de respuesta y rehabilitación. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.6. Manejo de seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (servicios médicos, alimentarios, sistemas de comunicación).

FICHA METODOLÓGICA 13ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE RECURSOS

1. Para relacionar los recursos disponibles para las operaciones de emergencia, las instituciones deben hacer un análisis de necesidades y disponibilidades y consolidar el inventario de los elementos con lo que se cuenta.

1Una guía de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es :

1Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcaldía de Manizales. Oficina Municipal para la Prevención y Atención de Desastres. Colombia


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TIPO DE RECURSO DESCRIPCION

Personal disponibleEl listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesión o área de desempeño e información de contacto.

Información básica disponible

Esta información básica incluye entre otros aspectos: detalles demográficos, estructuras de liderazgo formales e informales, Condiciones climáticas generales, incluyendo diurna, nocturna en distintas épocas del año, hábitos alimenticios normales de los distintos grupos socio-económicos, enfermedades endémicas al área, estado de salud general de la población, características económicas, tenencia y tipología de la vivienda, cobertura y condición general de la infraestructura vial, de servicios y líneas vitales.

Vehículos, maquinaria y equipos especiales

Se refiere a vehículos de carga y pasajeros para transporte aéreo, terrestre, fluvial; también maquinaria pesada y de construcción (pública y privada) disponible como grúas, plumas, montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo, capacidad, propietario, ubicación e información de contacto de la entidad responsable. Se incluyen dentro de equipos especiales los disponibles en el aeropuerto, dependencias militares, distritos de obras públicas, equipos para limpieza y mantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforación de pozos, sistemas de potabilización de agua, carro-tanques, centrales telefónicas móviles, etc.

CombustiblesSe deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribución, capacidad, autonomía (desempeño esperable en situaciones de consumo normal, con interrupción del abastecimiento) y fuentes alternas.

Sistemas de comunicación

Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones según bandas UHF, VHF, HF y rangos de frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases móviles y portátiles. Otros sistemas como beepers, telefonía celular y convencional y sistemas de los radio aficionados.

Alimentos

Se debe incluir una descripción básica de los hábitos alimentarios de la zona. Se hace un inventario de la producción y de los principales centros de almacenamiento y distribución con información de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar la capacidad y autonomía.

Suministros médicos

Se debe identificar bodegas, farmacias, depósitos de centros asistenciales públicos y privados. Se indica la capacidad y autonomía. Se incluye acuerdos o contratos de servicios que puedan agilizar en un momento la disposición de estos recursos.

Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fácil acceso donde la población puede desplazarse en caso de una emergencia, según el tipo de evento. Deberán estar fuera de las zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mínimas para la población durante el tiempo que dure una evacuación.

Sitios de concentración en caso de evacuación

Los centros de servicios son los núcleos básicos de los servicios públicos. Incluye los entes administrativos locales como la alcaldía y otros servicios como hospitales, obras públicas, acueductos, alcantarillados, redes de energía, telefonía, etc. Se deben describir redes, nodos y puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidad y autonomía.

Centros de servicios

Albergues y alojamientos temporales

Incluye los dispuestos específicamente como alojamientos (por ejemplo hoteles y moteles), instalaciones existentes que son adaptables a esta función y zonas que pueden habilitarse para la construcción de albergues o campamentos. Debe especificarse dirección, características, capacidad y autonomía. Debe preverse la dotación necesaria, bien sea para tenerla en almacenamiento o para solicitarla en el momento requerido.

2. Una vez identificado analizado el tipo de recurso se debe preparar y presentar el inventario el cual será validado por la entidad coordinadora del POE en el nivel territorial. Los inventarios harán parte del Documento Base y se agregarán como apéndices al POE.

Se puede emplear una Matriz como la que se muestra a continuación para la consolidación del inventario de recursos.


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TIPO DE RECURSO DESCRIPCION

Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad y autonomía. Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen los recursos dentro de un concepto de red asistencial.

Hospitales, centros y puestos de salud

Centros de reservas y suministros

Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios de equipos y elementos para atender emergencias, sistemas de requisición, utilización y devolución en varias localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento y reposición de equipo.

Sistemas de alertaIncluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de la información, las notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los medios y los métodos de divulgar la alerta al público.

Voluntarios

. La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos y entrenados a trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados de voluntarios con su información de contacto. También deben tomar en cuenta el equipo y los materiales necesarios para su seguridad y para que su obra sea eficaz.

Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposición recursos humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarse al riesgo o al desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevención, mitigación, preparación, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar en el proceso de preparación para los desastres, y así su aporte y contribución hace parte del plan. Se debe integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos de preparación, respuesta, y recuperación.

Organismos no gubernamentales -ONG y

sector privado

Recursos financieros

Cada institución tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y en caso de desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba. También es deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para el manejo de emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas y disposiciones legales que permitan y regulen su utilización.

En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en tales cantidades que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Es importante establecer muy pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan y que serán aceptados. Mientras no se pueda aclarar cuáles son las necesidades específicas se deben aceptar solamente recursos financieros.

Recursos internacionales

INVENTARIO DE RECURSOS

Tipo de recurso

Descripción

Cantidad

Unidad

Ubicación

Responsable

Información de contacto

Área Funcional /Tarea

[según la tabla anterior]

[Describe el nombre del suministro, recurso o servicio colocando especificaciones en el caso de, ser necesario]

[Mencionar el número exacto del suministro, recurso o servicio]

[Describir la forma de presentación del suministro, recurso o servicio]

[Definir el lugar donde se encuentra el suministro, recurso o servicio]

[Nombrar el responsable del suministro, recurso o servicio ]

[Cargo, teléfono, dirección]

[Relacionar el Área Funcional y las Tareas con las que se relaciona el recurso]

FICHA METODOLÓGICA 14ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO DE COORDINACIÓN Y

COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES DE GOBIERNO

El protocolo de coordinación y comunicación entre niveles de gobierno deberá establecerse para cada evento en particular y como mínimo debe contemplar los siguientes elementos:


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CONTENIDO DESCRIPCIÓN

¿Qué es un protocolo de actuación en caso de emergencia/desastre?¿Qué se entiende por emergencia / desastre?¿A quienes está dirigido este protocolo de coordinación y comunicación?¿Por qué se requiere la participación de las máximas autoridades políticas en el manejo de una emergencia de gran magnitud?¿Cuáles son los objetivos que deben cumplir una autoridad y todo el personal de gobierno en el manejo de una emergencia o desastre de gran magnitud?¿Cuándo usar el presente protocolo?

1. INTRODUCCION

2. PROPÓSITO, ALCANCES, MARCO

LEGAL E INSTITUCIONAL

Propósito ¿Para qué?Alcances ¿Qué se hace?Marco legal e institucional de actuación

Definición de un Esquema General de Actuación (descripción de actividades que de manera secuencial deben ser seguidas por los coordinadores de la emergencia).La secuencia se podrá establecer a partir de las siguientes fases:

o Activacióno Verificación y activación del comité / comisión o Primera reunión del comité / comisión o Coordinaciones de apoyo entre niveles de gobiernoo Acciones permanentes del comité / comisión o Cierre de operaciones de emergencia e inicio del proceso de reconstrucción

Flujograma del Esquema General de Actuación (ver Ejemplo en la página siguiente)Secuencias de actuación específicas (actividades y sub actividades) para cada uno de los coordinadores de la emergencia en los diferentes niveles territoriales Flujogramas de actuación específicos para cada uno de los coordinadores de la emergencia en los diferentes niveles territoriales.Matriz global de secuencias coordinadas de actuación entre niveles territoriales con su respectivo flujograma.

3. SECUENCIA DE ACTUACIÓN DE

LOS COORDINADORES

DE LA EMERGENCIA

Descripción general de la estructura funcional Estructura funcional y responsabilidades, basado en el Sistema de Comando de Incidentes. Indicar el despliegue del Comando Incidente en función del nivel de emergencia establecido en el POE.Personal de comandoPersonal general: Sección de Planeación, Sección de Operaciones, Sección de Logística, Sección de Finanzas / Administración

(Ver Ficha Metodológica 11. Orientaciones para la definición del modelo organizacional)

4. ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA LA ATENCIÓN DEEMERGENCIAS

REFERENCIAS Bibliografía

Ejemplo. Esquema General de Actuación

Reciba información inicial sobre la ocurrencia de un posible desastre demagnitud importante. Confirme la ocurrencia precisando información sobre

tipo de evento, severidad, cobertura geográfica y población afectadainicialmente.

Verifique por intermedio del Secretario Técnico de Defensa Civil o de losDirectores de los COE (en cada nivel) la información que está siendo

recibida a través de los diferentes canales de comunicación

Active y convoque a los miembros del Comité de Defensa Civil y a losresponsables de la coordinación de las diferentes áreas funcionales según el

POE.

Verifique tener a la mano los planes y protocolos, secuencias de mando,contactos, medios de comunicación

Haga presencia por parte de las autoridades y Coordinadores de ÁreasFuncionales a la mayor brevedad en la sede establecida como Sala de

Crisis

Evalúe la afectación del desastre y analizar la información proveniente delas distintas fuentes, con el objeto de tener una dimensión sobre la

magnitud y complejidad de la situación y la distribución de los niños.

Defina las prioridades para el manejo de la emergencia, la capacidad derespuesta y autonomía en función de los recursos físicos, técnicos y

humanos y la necesidad de solicitar apoyo al nivel de Gobierno superior.

Realice una rueda de prensa que tendrá los siguientes objetivos a) Generarconfianza y cooperación ciudadana y b) garantizar el orden en la población

afectada c) Reforzar el respaldo institucional

Activación

FASE 1

FASE 2

Verificación

1

2

3

4

5 ReuniónMiembros

Comités de DC

FASE 3

FASE 4

Coordinaciones deapoyo entre

gobiernos

6

7

8

Se superó la capacidad derespuesta?

NO

Atender nivel actual

SI

Verifique periódicamente el desarrollo de las acciones de respuesta queestén siendo efectuadas por el Comité de Defensa Civil, las solicitudes deinformación adicional por parte de los niveles superiores y la respuesta a

dichos requerimientos.

9

10


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Accionespermanentes

Comite de DC

FASE 5

Realice sesiones de los Comités de DC/ Comisión Multisectorial Ampliadapara evaluar la instalación de la Oficina Conjunta de Operaciones/ analiceafectación, defina las prioridades para el manejo de la emergencia, asigne

los recursos coordine apoyo.

Revise y ejecute el Plan de Acción en los diferentes niveles de Gobiernopara cada período operacional definido1 y garantizar la coordinación y

articulación entre niveles

Tome decisiones de carácter excepcional, políticas y jurídicas másimportantes con el fin de resolver problemas y atender circunstancias

claves, garantizar el máximo compromiso institucional en la atención de la

Informe de manera permanente a la población sobre los avances en laatención de la emergencia, las estrategias y procedimientos de apoyo

existentes y los llamados a la solidaridad a nivel nacional e internacional.

Mantenga contacto permanente entre los Gobiernos Distritales, elGobierno Metropolitano - Regional y el Gobierno Central, a través de los

Alcaldes Distritales, Alcalde Metropolitano, Presidente del GobiernoRegional / sus Secretarios Técnicos de DC. el Presidente del Consejo de

Ministros y el Presidente de la República.

Establezca con la Comisión Multisectorial ampliada los lineamientos parael proceso de reconstrucción.

Desactive la intervención de las entidades y recursos de acuerdo con laevolución de la emergencia.

Evalúe el manejo de la emergencia y el proceso de rehabilitación con laparticipación de los actores del proceso.

Sistematice y elabore un informe final sobre el manejo de la emergenciaque incluya las recomendaciones necesarias para futuros eventos,

actualizando el Plan de Operaciones de Emergencias y los protocolos decada nivel de Gobierno, en los aspectos pertinentes.

11

12

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FASE 6

Cierree inicio de

reconstrucción


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FICHA METODOLÓGICA 15ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN PROTOCOLOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

Dependiendo de cada uno de los escenarios de daños específicos que se hayan definido para la unidad territorial, es posible avanzar en la elaboración de procedimientos operativos y detallar las responsabilidades y mecanismos de actuación de una tarea específica.

Para ello se debe emplear la Matriz que se muestra a continuación para la descripción de aquellas tareas o funciones que están poco explícitas en los Anexos Funcionales y que se debe ampliar el alcance o la descripción para realizar la tarea de manera adecuada en caso de ese evento específico:


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Nombre del protocolo Actualizado a: Número: Responsables: Páginas

[Función /Tarea] [Fecha] [N°][Coordinador][Responsable]

[Apoyo][página 1 de 3]

PROPOSITO(¿Para qué?)

ALCANCES/CONCEPTO DE OPERACIONES

(¿Qué se hace?)

PRIORIDADES

ACTIVIDADES DE PREPARACION

OBSERVACIONES

Planificar:


Ejercitar:

Evaluar y mejorar:


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Operaciones Entidades Vinculadas

SUBPROCESOS

Entidad 1

Entidad 2

Entidad 3

Entidad 4

Entidad 5

Entidad 6

Entidad 7

ACTIVIDADES

RP RP A

RP

RPR A A

RP

RPA AAA


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Nombre del protocolo Actualizado a: Número: Responsables: Páginas

[página 3 de 3][Coordinador][Responsable]

[Apoyo][N°][Fecha][Función /Tarea]

Responsables Flujograma Documentos

Recepción, procesamiento y consolidación de información obtenida

de las Funciones [ ]

Evaluar y procesar la información para mejorar el conocimiento del escenario

de daños real.

Analizar la información para apoyar la toma de decisiones en la atención y

recomendar prioridades de intervención en sitios que puedan

representar daños posteriores o efectoscolaterales asociados al peligro.

Generar reportes de información procesada y analizada.

[ejemplo de

flujograma]

Entidad 1

Entidad 2

Entidad 3

Entidad 4

Entidad 5

Entidad 6

1

2

3

4

Documents

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE ...dipecholac.net/docs/files/248-guia-metodologica---poes-con-anexos.pdf · Organización de la Guía Metodológica para la formulación