Guðfinna S. Bjarnadóttir, PhDLC Ráðgjöf/LEAD Consulting

gudfinna@lc.is, sími 662-1400

Stjórnun

DAGSKRÁ1. Inngangur2. Árangursstjórnun3. Leiðtoginn og hlutverk hans

– Nokkur atriði um stjórnun og samstarfsfólk4. Dæmi frá GE5. Bækur um stjórnun og árangur

• Built to Last• Good to Great

6. Mótun stefnu7. Tæki fyrir stjórnendur (nokkur tæki)8. Notkun á tækjunum

Stefna fyrirtækisHlutverk, stefna, framtíðarsýn, GILDI, markmið, áherlur/forgangsverkefni, o.fl.

Aðgerðir, verkefni, vinna, verkferlar, samvinna, nýsköpun, afgreiðsla, breytingar, o.fl.

Afleiðingar, ítrun (e. feedback)Ýmist skipulagðar (eftirfylgni) eða ekki!Feedback þarf að kerfisbinda með þvíað hanna eftirfylgni-leikfléttur

Árangursstjórnun (e. performance management)

Kerfisbundineftirfylgni

Reglulegendurskoðun

Tryggja að starfsmenn viti umstefnu, GILDI, markmið og áherslur- Hríslun stefnu (einstök svið/einingar)- Allir saman í liðinu “samhæft áralag”

Mæla og meta árangur til þess aðstyrkja það sem vel gengur og leiðrétta/breyta/bæta þegar við á...

Umhverfi: Samhengi, menning, væntingar viðskiptavina, starfsmanna og samfélags, o.fl.

Stefna fyrirtækisHlutverk, stefna, framtíðarsýn, GILDI, markmið, áherlur/forgangsverkefni, o.fl.

Aðgerðir, verkefni, vinna, verkferlar, samvinna, markaðssetning, nýsköpun, afgreiðsla, breytingar, o.fl.

Afleiðingar, ítrun (e. feedback)Ýmist skipulagðar (eftirfylgni) eða ekki!Feedback þarf að kerfisbinda með þvíað hanna eftirfylgni-leikfléttur

Árangursstjórnun

Kerfisbundineftirfylgni

Reglulegendurskoðun

Tryggja að starfsmenn viti umstefnu, GILDI, markmið og áherslur- Hríslun stefnu (einstök svið/einingar)- Allir saman í liðinu “samhæft áralag”

Mæla og meta árangur til þess aðstyrkja það sem vel gengur og leiðrétta/breyta/bæta þegar við á...

EINFALDLEIKI, FORGANGSRÖÐUN og EFTIRFYLGNI DÆMI:

a)Eftirf

ylgni sk

v. niðurst

öðum hvers

mán.

b)Exce

l eftirf

ylgnilis

ti: “10 m

ost wan

ted”

Umhverfi: Samhengi, menning, væntingar viðskiptavina, starfsmanna og samfélags, o.fl.

Leiðtoginn og hlutverk hans

Fagleg ábyrgð, fjárhagsleg ábyrgð og stjórnunarleg ábyrgð... Forgangsröðun, einfaldleiki, eftirfylgni

1. Upplýsir um stefnu, framtíðarsýn, markmið, GILDI, áherslur; og innleiðira) Útfærir stefnu, framtíðarsýn, markmið og áhersluþætti í sinni einingub) Hagar sér í samræmi við GILDIN og umbreytir inntaki gilda í hegðun (DNA)c) Er fyrirmynd annarrad) Vinnur markvisst að innleiðingu í anda stefnunnar

2. Skipuleggur starfið og samhæfir áralagið – innan sviðs og þvert á sviða) Milli sviða, eininga, einstaklinga (flæði og samskipti þvert á einingar)b) Með sýn á þarfir sjúklinga, heildamyndina, stefnuna og bestu leiðir (e. best practice)

3. Velur starfsfólk og stuðlar að starfsþróun þess; tekur á vandamálum– Réttur einstaklingur á réttum stað með réttar upplýsingar, þekkingu og tæki– Tekur á “starfsmannavanda” og öðrum vandamálum sem upp koma

– Hvetur starfsfólk til dáða, valddreifir og eflir liðsheild– Stýrir breytingum og heldur fólki upplýstu– Mælir árangur og veitir eftirfylgni (feedback)

– Darwiniskt, styrkir það sem virkar og leiðréttir það sem betur má fara– Eftirfylgni: Feedback (ítrun, reglun) – kerfisbundið, býr til leikfléttu (eins og í íþróttum)– Ræðir betri leiðir við starfsmenn og kynnir sér bestu leiðir (samanburður erlendis)

– Fagnar áfangasigrum og árangri

5Góðir stjórnendur eru heiðarlegir, orkumiklir, greindir og jákvæðir (Drucker)

Eiginleikar árangursríkra leiðtoga

Er heiðarleg/ur og skapar traust; heilindi skipta miklu; starfar skv. gildum Er orkumikill og dugleg/ur: Dugnaður – þrautseigja – frumkvæði – ástríða Skapar spennandi og krefjandi umhverfi; er meðvitaður um fyrirtækjamenningu Kemur hlutum í verk (gengur í verk, sér ekki hindranir sem slíkar heldur tækifæri) Hefur hátt streituviðnám – tilfinningalegt jafnvægi

Er jákvæð/ur og bjartsýn/n (jákvæð orka, framkvæmdagleði, metnaður og kraftur) Hefur hugrekki og sjálfstraust – trú á eigin getu Skapar liðsanda, hlustar og eflir aðra Hefur hæfni til að endurnæra og hvetja aðra til árangurs Smitar orku Hefur snerpu (agility) í ákvarðanatöku

Er stefnuföst/fastir og árangursdrifin/n Hefur hugræna hæfileika og greind Nýtir gagnreynda nálgun, bestu leiðir og gott innsæi við lausn vandamál

Hefur mikla samskiptahæfni; en hóflega þörf fyrir að tengjast fólki Hefur vilja og nennu til að læra og endurnýja sig

Less is known about leadership than any other topic in the behavioral science W.G. Bennis

6

Leiðtoginn og hlutverk hans: Hugur, hjarta og hendur

Hugur: Heildarmyndin – ég vil skilja heildarmyndina!Skilningur á stefnu fyrirtækisins og markmiðum, einnig skilningur á tilgangi ákveðinna verkefna/verkþátta og hvernig þeir virka í heildarmyndinni og í heildarflæðinu.Hvers vegna, og í hvaða samhengi, er viðkomandi verkþáttur svo mikilvægur? Gefa heildarmynd

Hjarta: Hvatning – ég vil að verkefni mín skipti máli!Hvati til að ná árangri og vilji starfsmanns (e. emotions) til að leggja sig fram í starfi: Verkefni, liðsheild, þjónusta, þroski og árangur skipta máli.Hvernig get ég best aðstoðað (liðið mitt) til að ná árangri?Tryggja hvatningu

Hendur: Kunnátta og geta – ég vil vera góður og hæfur starfsmaður!Vitneskja um þá hegðun sem sóst er eftir, ég vil standa mig vel í vinnunni, hafa kunnáttu og hæfni til að vanda mig og gera vel.Hvað þarf ég að gera til að verða betri? Tryggja þekkingu

Allir þekki heildarmyndina

Falskur hópur

I.

II.IV.

Öngþveiti

Lausn vandamála

Árangursríkur

hópur

Öngþveiti

III.

1. Hvers vegna2. Hvað3. Hvernig4. WIIIFM5. Hver6. Hvenær7. Hvar

Mikil orka

“Náttúruleg” viðbrögð við breytingum

Stjórnun breytinga

Undirbúningur

Skipulagverkefna

Hönnunverkefna

oginnleiðingbreytinga

Skref 1: Skilgreina nauðsyn & tilgang breytinga(e. create sense of urgency)

Skref 2: Búa til breytingahópinn og stuðningshópinn (stjórnendur) og skilgreina hlutverk

Skref 3: Þróa framtíðarsýn (mála myndina)Þróa leiðir/sögur og upplýsa um tilgang og framtíðarsýn

Skref 4: Upplýsa starfsfólkið (Samskiptaáætlun)Af hverju, hvað, hvernig, WIIIFM, hver, o.s.frv.

Skref 5: Gefa starfsfólki athafnafrelsi Skilgreina margar leiðir til að taka þátt og hlusta markvisst

Skref 8: Festa nýjar leiðir í sessi og fylgja eftirSveigjanleiki og aðlögun!

Skref 6: Innleiða og búa til skammtímasigraSkv. Verkefna-, innleiðingar- og samskiptaáætlun

Eftirfylgniog aðlögunef með þarf

Skref 7: Gefast ekki upp og taka á mótspyrnuVinna á mótþróa (fyrirbyggjandi og þegar á reynir)

John P. Kotter: Leading Change (Boston: HBS Press, 1996)

Áran

gur

Breytingar

Að stýra væntingum

Stöðugar breytingar eru jarðvegur fyrir, óróa, kvíða, vonbrigði og misskilning!

Áran

gur

Breytingar

Að stýra væntingum

Stöðugar breytingar eru jarðvegur fyrir, óróa, kvíða, vonbrigði og misskilning!

Framþróun

C=20% B=60% A=20%

Hversu miklum tímaer varið í þá sem ætlaekki að koma okkur áfram?

Áþreifanlegir hvatar Óáþreifanlegri eða náttúrulegir hvatar

Hvatar

Peningar Stöðutákn Árangur Verkefni Þroski- miðað við markmið - séð í samhengi við - sem fagmaður og

og verkáætlanir árangur (t.d. hrós) - sem einstaklingur- mælingar/upplýsingar - þjónusta/samskipti - sem liðsmaður- verklok, afurð, við aðra (viðbrögð) - sem leiðtogi o.s.frv. - sjáanlegur afrakstur verkefnis- fögnum sigri (t.d. verklok, áfangar, niðurstaða)- starfsmaður kann vel - skapandi verkefni (að skapa) til verka og veit það - spennandi verkefni með góðum félögum

Ofangreindar upplýsingar um óáþreifanlega hvata eru m.a. byggðar á bók eftir Kenneth H. Blanchard og Sheldon Bowles“Gung Ho! - Turn On the People in Any Organization” Sjá einnig Saga heimspekinnar eftir Gunnar Dal

Peningar og stöðutákn geta hvatt fólk til að skipta um fyrirtæki eða störf, en eru ekki bestu hvatar til að auka árangur oggera vel í vinnunni (svona dags-daglega)

13

Mikilu skiptir að hafa:

1. Skýra stefnu2. Skýran tilgang og

framtíðarsýn3. Markmið og verk-

áætlanir

Af hverju hættir fólk í vinnunni?

• Svör starfsmannastjóra:

– Fengu betra starf– Betri laun– Persónulegar ástæður– Slæm stjórnun– Kemur ekki vel saman

við aðra á vinnustaðnum

• Svör starfsmanna sem höfðu hætt:

– Fannst ég ekki metin að verðleikum

– Fékk meiri ábyrgð í öðru starfi annars staðar

– Betri laun– Fékk ekki viðurkenningu– Slæmt samband við yfirmann

14

Opið/gagnsætt umhverfiupplýsingaflæði, opin samskipti,framtíðarsýn (e. vision), heiðarleiki

VirðingVirðing, samvinna, stuðningur

JafnræðiJafnræði, jafnrétti, réttlæti

Stolt Stolt af starfi, deild, samstarfsmönnum,fyrirtæki, árangri, vöru, o.fl.

Vingjarnlegt andrúmsloftfjölskylda/teymi/allir með í liðinu

15

Hvað skiptir máli í vinnunni?

GILDI og þátttaka starfsmanna: Dæmi frá General Electric

General Electric work-out aðferðin (um 1990):

1. Umbreyting GE gekk of hægt að mati Jack Welch sem tók við sem forstjóri árið 1980, hann lagði áherslu á GILDI og þátttöku starfsmanna

2. GE háskólinn (Crotonville)

3. Work-out vinnufundir

4. Work-out var innbyggt í menninguna– Samhæft áralag, allir þekki markmið og sögu GE, og vinni skv. gildum fyrirtækisins – Hugarflæði/plús-delta: Allir tjá sig um það sem vel er gert og hvað þarf að bæta– Leiðtogar taka við tillögum og flokka þær

• A=kílum á það B=verður ekki gert C=Þetta þarf að skoða– Eftirfylgni og innleiðing breytinga (SHAPING)

Gildi GE Stefna GE og markmið ársins Saga GE

Bók Jim Collins og Jerry Porras frá 1994- Besta rannsókn á mikilvægustu þáttum árangursríkrar stjórnunar (*)

Rannsókn á mikilvægustu þáttum árangursríkrarstjórnunar.

Hver eru einkenniafburða-fyrirækjasem greina þaufrá mjög góðumfyrirtækjum? Gildi

(*) Tom Peters & Robert Waterman (1982): In search of Excellence var ein fyrsta bók á markaðnum í þessum stíl. Skilaboðin í bókinni voru einföld: Árangur næst gegnum starfsfólk, með hlustun á viðskiptavini og fókus á aðgerðir. (1) Productivity through People/lean staff & simple form, (2) customers/listen and learn from them, (3) bias for action and innovation17

Ath þó: The HALO effect

Built to LastFyrirmyndarfyrirtæki:

– 3M– American Express– Boeing– Citicorp– Ford– General Electric– Hewlett-Packard– IBM– Johnson & Johnson– Marriott– Merck– Motorola– Nordstrom– Philip Morris– Procter & Gamble– Sony– Wal-Mart– Disney

Fyrirtæki til samanburðar:– Norton– Wells Fargo– McDonnell Douglas– Chase Manhattan– GM– Westinghouse– Texas Instruments– Burroughs– Bristol-Myers Squibb– Howard Johnson– Pfizer– Zenith– Melville– RJR Nabisco– Colgate– Kenwood– Ames– Columbia

18

Built to Last: Leiðir til að ná árangri…

1. Hafa sterk gildi og fyrirtækjarmenningu – Halda í GILDIN, þau gefa tóninn fyrir menninguna– Breyta/þróa: Skipulag, stefnu, markmið, vörur, markaði, ferli, o.fl.

2. Setja djörf skýjamarkmið (e. BHAGs - Big Hairy Audacious Goals)

3. Prófa fullt af hlutum og halda því sem virkar– Ekki vera hrædd við að herma eftir öðrum, gera það bara betur

4. Hafna “EÐA” hugtakinu sem dregur úr tækifærum (tyranny of the “OR”) og fagna “OG snilldinni” (genius of the “AND”) sem opnar tækifæri

- Yin og Yang

Stöðug leit að betri leiðum: Aldrei nógu gott, alltaf hægt að gera betur19

1. Veljið rétta fólkið: SELECT THE RIGHT PEOPLE: First who, then what 2. Verið opin og heiðarleg: BE REAL, confront the brutal facts (DATA)3. Hafið stefnu og (framtíðar)sýn: HAVE A DREAM, build your company´s vision4. Verið einbeitt: BE FOCUSED, understand what you can be the best at5. Þjálfið leiðtogahæfileika: Level 5 leadership

Þættir sem þurfa að vera til staðar til að ná frábærum árangri Jim Collins: From Good to Great (2001)

20

Ath þó: The HALO effect

HVAÐ GERUM VIÐ VEL?+ Teljið upp það sem vel er gert

-

-

-

-

PLÚS/DELTA

HVERJU ÞURFUM VIÐ AÐ BREYTA?hætta að gera, bæta við, gera meira/minna af, gera öðruvísi)

Hvað getum við gert betur?

21

Styrkleikar Veikleikar

SVÓT greining

Tækifæri Ógnir

22

Framkvæmdir: Aðgerðabinding (excel skjal?) Grunnur

Framkvæmdir Hvenær? Hver er ábyrgur? Byrja á sagnorði - skrá verkefni: Skiladagur: Einn ábyrgðarmaður:

23

Alþjóðleg fyrirtæki og stofnanir (1987-1999)

- Regions Financial Corp.- Empire National Bank- One Valley Bank- Honeywell- U.S. Department of Defence- U.S. Department of Energy- U.S. Department of Health- State of Iowa- General Electric- West Virginia University- AB Change- Corning Glass- Weirton Steel- Union Carbide- Reebok- Mount de Chantal- Moore Business Forms- Pratt & Whitney Aircraft Eng.- Summit Center- NIOSH- og fleiri

LEAD Consulting, USA

Reykjavíkurborg HagkaupHúsasmiðjanFjármálaráðuneytiðUtanríkisráðuneytiðMannvitLandspítalinnValitorORLandsbankinno.fl.

LEAD Consulting, USALC Ráðgjöf/LEAD Consulting, Íslandi