Embed Size (px)
Citation preview
MICROSOFT TEAMS
Guía de usuarios
ÍNDICE
Tema Página
¿Qué es Teams? …………………………………………………………… 4
Características principales …………………………………………… 5
Acceso …………………………………………….............................. 6
Vista principal ……………………………………………………………… 8
Menú principal …………………………………………………………….. 9
Conceptos de la aplicación ………………………………………….. 10
Creación de un equipo y agregar miembros ……………….. 11
Vista de un equipo creado …………………………………………… 13
Propietario de un equipo …………………………………………….. 14
Miembro de un equipo ……………………………………………….. 16
Sala de chat ………………………………………………………………... 17
Configuración de notificaciones ………………………….......... 24
Creación de un canal …………………………………………………… 25
Creación de un archivo …………………………………………………. 27
Creación de una ficha …………………………………………………… 28
¿Cómo iniciar una llamada? ............................................. 29
¿Cómo agendar una reunión? ……………………………………… 31
¿Cómo unirme a una reunión en Teams?.......................... 33
Live events en Teams …………………………………………………….. 37
Observaciones
En esta guía están descritas las funciones y aplicaciones
básicas de Microsoft Teams.
Microsoft, frecuentemente realiza actualizaciones a esta
herramienta, por lo que se recomienda utilizarla de manera
frecuente para que pueda visualizar dichas actualizaciones y
aprender a utilizar sus nuevas funcionalidades.
3
¿Qué es Teams?
Es una herramienta creada por Microsoft que sustenta el trabajo
en equipo en las empresas; este tipo de software, pone a
disposición muchas opciones de colaboración y forma parte del
paquete Microsoft Office 365.
Está diseñada para equipos muy motivados que trabajan en
colaboración con el fin de: coordinar proyectos y tareas, crear
contenido y materiales de entrega en colaboración, realizar
videoconferencias, llamadas o live events, tomar decisiones
rápidamente y mantenerse al tanto de las actividades del equipo
mediante las salas de chat dinámicas e interactivas, compartir
archivos y acceder a Word, Excel, PowerPoint y OneNote en la
modalidad online entre otros.4
Características principales
Agrega conectores que permiten integrar
aplicaciones como Planner, Forms, One Note entre otros;
adicional servicios de terceros, como por ejemplo: RSS,
canal de noticias de Bing o Twitter.
Se puede trabajar con documentos de Office Online
directamente desde Teams.
Las videollamadas grupales e individuales son online por
lo cual no implican costos y son fáciles de realizar.
Tiene una capacidad máxima de 5,000 usuarios por
grupo.
Los mensajes de las salas de chat son perpetuos.
Tiene versión escritorio, online y app para tablet o móvil
Android y iOS.5
Acceso
Microsoft Teams está disponible en tres versiones: online, escritorio y app para móviles (celular o tablet).
Versión online:
1
Entrar a la página www.office.com y luego das click en el botón
de “Iniciar sesión”
2
Colocas tú correo completo de Copa ([email protected]) y das click
en el botón siguiente. En caso de que te solicite contraseña es la misma
con la que ingresa a tu correo.
3
Entrarás al portal de Office 365 donde tendrás acceso a todas las
herramientas online según el licenciamiento de tu usuario. Das click al ícono
de “Microsoft Teams”, en caso de que al ingresar por primera vez no se
visualice el ícono entonces colocarás la palabra “Teams” en la barra de
búsqueda y das click una vez salga el ícono de la herramienta.
Recomendación: una vez que ingreses al portal de Office 365
guarda ese link en tus sitios favoritos para que puedas tener acceso
más rápido herramienta.
6
Acceso
Para realizar la descarga de la versión escritorio debes ingresar primero desde la versión online.
Versión escritorio:
1
Una vez estes dentro del interfaz inicial de Teams online en la barra de menú estará el
botón de descarga, das click y la descarga se iniciará en el computador. Por ser una
herramienta segura para el entorno de Copa NO te solicitará “usuario de
administrador” para completar la descarga.
2
Cuando se complete la descarga el ícono de Teams aparecerá en el
escritorio del computador.
Versión app para móviles: se puede descargar como cualquier otra aplicación sólo debes ingresar al Playstore (android) o AppStore (iOS) colocar Microsoft
Teams e iniciar la descarga, la validación será igual con tu correo de Copa.
7
Vista principal
1
3
25
6
4
7
En la pantalla inicial
puedes identificar de manera
rápida las siguientes opciones:
1. Barra de menú principal.
2. Pestaña para crear un nuevo
equipo.
3. Nombre de equipos y canales.
4. Pestañas de cada canal
5. Barra para inicio de
conversaciones en la sala de
chat.
6. Sala de chat.
7. Barra de búsqueda rápida.8. Organización e iniciales del
usuario.
8
8
Menú principal
Acceso a otras herramientas de Office 365.
Aquí verificaras las menciones, las respuestas y otras notificaciones.
Contactos con los cuales podrá iniciar una conversación vía chat o por llamadas.
Información de todos los equipos de los cuales eres propietario o miembro.
Agenda de todas las reuniones (sincronizado con calendario Outlook).
Vista reciente de todos los archivos a los cuales se accedió, compartió o colaboró.
Botón para tener acceso a más aplicaciones que se pueden interconectar como Planner,
OneNote entre otras y adicional encontrar la plataforma de “Ayuda”.
Otra opción de ayuda para la navegación dentro de la aplicación.
Link para descargar la versión escritorio (sólo aparecerá cuando estés en la versión online).
Tienda de servicios y aplicaciones compatibles con Teams.
9
Conceptos de la aplicación
Organización: todos los equipos creados por los colaboradores de una
empresa con licencia Office 365. En nuestro caso será Compañía Panameña
de Aviación.
Equipo: grupo de personas que trabajan en estrecha colaboración. Las
conversaciones, archivos y notas de los canales de equipo solo están
visibles para los miembros del equipo.
Propietario: persona que realiza la creación de un equipo y tiene el total
control del mismo.
Miembro: persona que colabora dentro de un equipo sus accesos son
limitados ya que no puede agregar a otras personas, ni crear o borrar
algún canal al menos que el propietario se lo permita.
Canales: ayudan a organizar las conversaciones, el contenido y las
herramientas de un equipo en torno a un tema específico. Los canales se
pueden organizar por tema, por disciplina entre otras opciones. Hay dos
tipos de canales; el estándar donde todos los miembros del equipo tienen
acceso y el privado que está configurado para que sólo ciertos miembros
del equipo puedan visualizar la información.
10
Creación de un equipo y agregar a los miembros
1 Das click en el botón
“Unirse a un equipo o crear
uno” .
2Click en “Crear equipo”.
En está ventana también puedes verificar equipos que
están en estatus “Público” abiertos para toda la
organización y al dar click en el botón “Unirse al equipo”
estarás automáticamente adentro de esos equipos.
Luego das click en la opción “Crear
equipo desde cero”.
La opción “Crear desde” es cuando
hemos creados grupos en otras
herramientas de 0365; por ejemplo, en
Planner si tenemos un equipo creado
en esa herramienta lo podemos traer
hacia Teams.
11
3
Ver más detalles en la siguiente página.
Creación de un equipo y agregar a los miembros
5
12
4
6
Click en “Privado”, recomendamos está
opción para que sus conversaciones y
documentos esten en un ambiente
cerrado, si escoges la opción “Público”
tener en cuenta que cualquiera persona
dentro de la organización va a tener
acceso automático a tu ambiente de
equipo.
Teams puede reconocer el
directorio activo de Copa por tal
razón sólo escribimos el nombre
de las personas que queremos
agregar y las seleccionamos.
Este paso también se puede omitir
en este punto y agregar luego a los
miembros.
Luego de seleccionar a las personas
que estarán dentro del equipo dale
click al botón “Agregar”.
Vista de un equipo creado
Una vez creado un equipo (en el ejemplo “Prueba”) automáticamente se generará el canal “General” es importante mencionar que la herramienta no permite borrar este canal.
Nombre del
equipo y canal.
Accesos rápidos para
agregar miembros o
crear canales.
Organización,
iniciales de usuario
y estatus.
13
Pestañas del canal
general también ícono
“+” para agregar fichas
al canal.
Propietario de un equipo
Cuando se tiene el rol de “Propietario” de un equipo se tiene el control total para administrar el mismo. También
los propietarios de equipo pueden convertir a cualquier miembro del equipo en un copropietario cuando le invitan al
equipo o más adelante. Disponer de varios propietarios del equipo le permite compartir las responsabilidades de
gestionar la configuración y las inscripciones, incluidas las invitaciones. Este rol tiene acceso a las siguientes
opciones:Click en el ícono de tres puntos para desplegar las opciones.
.
1. Si prefieres que el equipo no se muestre entre los principales dale click en “Ocultar” y se
irá a la carpeta de grupos ocultos, si requieres mostrarlo de vuelta en la vista principal
sólo das click a la opción “Mostrar”
2. Acceso que permitirá administrar configuraciones al equipo y sus miembros (más
detalles en la siguiente página).
3. Acceso para crear un nuevo canal en el equipo.
4. Acceso para agregar miembros al equipo.
5. Opción para abandonar el equipo.
6. Opción para editar el nombre o la descripción del equipo.
7. Con esta opción se podrá obtener un link para realizar invitaciones mediante correo a
otras personas. Al acceder a este link le llegará una solicitud al propietario del equipo.
8. Opción para administrar y crear etiquetas del equipo. Las etiquetas son utilizadas para
enviar una notificación a un grupo de personas en específico del equipo solo tendrías
que @mencionar el nombre de la etiqueta y la notificación le llegará sólo a los
miembros del equipos incluidos en esa etiqueta.
9. Cuando ya no sea necesaria la vigencia del equipo se puede eliminar con esta opción.
4
5
6
7
8
3
2
1
14
9
Sólo a los “ Propietarios o Co-propietarios” se le habilitará la opción Administrar equipo en donde tendrán las siguiente serie de opciones:
1. Miembros: agregarlos o cambiarles el rol a propietarios. Cuando hay equipo grandes se cuenta con una barra de búsqueda.
2. Solicitudes pendientes: cuando alguien solicite unirse al equipo, se mostrará en esta ventana.
3. Canales: vista general de la administración de todos los canales de un equipo y también aparecerá un botón para crear canales desde esta
vista también podrá verificar los activos y los eliminados.
4. Configuración: panel en que se puede cambiar la imagen del equipo, dar permisos especiales a los miembros, verificar la opción de
menciones, solicitar código de equipo y administrar el material divertido (memes, gif) de las salas de chats.
5. Análisis: se mostrará un tablero de indicadores del equipo, se puede visualizar de los últimos 7 o 28 días, los datos que se muestran son
cantidad de usuarios, cantidad de mensajes, número de aplicaciones y espacio utilizado por archivos en SharePoint.
6. Aplicaciones: muestra la cantidad de aplicaciones que están ligadas en el equipo, por ejemplo Planner, One note, Forms entre otras.
15
1 2 3 54 6
Otra opción para
agregar miembros
al equipo.
Pestaña desde donde se
puede cambiar el rol de
un miembro a propietario
o viceversa.
Miembro de un equipo
Cuando se tiene el rol de “Miembro” de un equipo la principal característica es la de colaboración. Un
miembro de equipo tiene la posibilidad de crear y editar canales siempre y cuando el “Propietario” le
otorgue los permisos. A continuación, tareas que puede realizar un miembro de equipo:
16
Crear equipo No
Abandonar equipo Sí
Editar nombre o descripción del equipo No
Eliminar equipo No
Agregar un canal estándar /privado Sí (si el propietario le configura el permiso)
Editar Nombre/Descripción del canal estándar Sí (si el propietario le configura el permiso)
Eliminar canal estándar / privado Sí (si el propietario le configura el permiso
Agregar miembros No
Solicitud para agregar miembros Sí
Agregar fichas a los canales Sí
Salas de chat
17
Las salas de chat es el medio por el cuál mantendremos la comunicación dentro de la herramienta de manera individual o
grupal. Es importante tener en cuenta diversos detalles de estas salas de conversaciones:
Al dar click en el botón “Chat” de la barra principal del menú vamos a desplegar todas las conversaciones recientes
Los chats individuales son las conversaciones que mantenemos con una persona en específico
Los chats grupales son los generados por una reunión previa con las personas involucradas en la sesión, el grupo llevará
el nombre que se le colocó a la reunión en la invitación, también da la opción de compartir archivos y ver notas tomadas
en la reunión. Luego de creado este grupo tendrá la opción de agregar a otras personas o salir del grupo. Adicional
aparecerá la opción de “Unirse” que es un botón que puede presionar en caso de que quiera tener una llamada con ese
grupo de personas. Los chats grupales también se pueden generar de un chat individual, para realizar esto tiene que tocar
el botón de agregar miembros.
Cada canal dentro de los equipos tendrá su propia sala de chat en donde aparte de las conversaciones se podrán realizar
convocatorias a reuniones (no agendadas) mediante llamadas y adicional compartir documentos.
Las conversaciones escritas en las salas de chat son perpetuas sólo se podrá editar el último mensaje enviado, pero no
borrar. Las personas que sean agregadas a un chat de grupo tendrán visibilidad de todo el histórico conversado en el
grupo.
Todas las barras de sala de chat cuentan con “material divertivo” emojis y adhesivos al estar en un entorno laboral
recomendamos utilizarlos de manera moderada. Este material el “Propietario” del equipo lo puede restringir desde la
pestaña de “Configuraciones”
En las siguientes páginas podrás visualizar detalles de las salas de chat en Teams.
18
Vista general de una sala de chat:
Botón para acceder a
las conversaciones
recientes.
Botón para generar un nuevo chat.
Barra de búsqueda de
usuario con el se
requiere iniciar una
conversación.
Sala de chat.
Menú principal para chat.
Menú para filtrar chats recientes o
contactos generales o en lista de
favoritos.
Ver más detalles en la siguiente página.
19
Detalle del menú principal: estas opciones son iguales para todas las salas de chat.
Más opciones para agregar aplicaciones por ej. Forms o Planner.
Aplicación de “Weather” para verificar meteorología del lugar donde
este ubicado el usuario; se puede eliminar del menú principal dando
un click al ícono y elegir la opción “Desintalar”.
Aplicación de “Praise” para enviar reconocimientos a miembros del
equipo; se puede eliminar del menú principal dando un click al ícono
y elegir la opción “Desintalar”.
Aplicación de “Stream” para enviar videos; se puede eliminar del
menú principal dando un click al ícono y elegir la opción “Desintalar”.
Opción para “Reunirse ahora” son sesiones por videollamada.
“Adhesivos divertidos” para enviar en las conversaciones.
“Emojis” para enviar en las conversaciones.
Botón para adjuntar documentos desde One Drive o nuestro equipo.
Cuadro de redacción para cambiar estilo o tamaño de letras.
Botón de enviar
mensaje ó presionar
enter.
Espacio donde iniciaremos conversación, para realizar menciones
se utiliza el “@” seguido del nombre del usuario (ej. @JuanPerez)
Ver más detalles en la siguiente página.
20
Iniciar un nuevo chat:
1. Dale click en el ícono de un nuevo chat2. Buscar al usuario (la herramienta tiene habilitada el directorio activo de Copa) seleccionarlo3. Das click en el espacio donde iniciaremos conversación4. Se habilita la sala de chat individual con la persona seleccionada
1
2
3
4
Ver más detalles en la siguiente página.
21
Vista de chat individual:
Usuario que estamos contactando. Pestaña para más opciones de
compartir o verificar detalles del
usuario.
Botón para realizar videollamadas, llamadas
o compartir pantalla.
Botón para agregar otros usuarios y
convertir la sala en un chat grupal. El
nombre del usuario se podrá modificar
para ponerle nombre al grupo.
Al dar click sobre el mensaje se habilitará la
barra de “Emojis” y adicional los tres puntos
para más opciones. Si envió el último mensaje se
le habilitará la opción de “Editar”.
Ver más detalles en la siguiente página.
22
Vista de chat grupal generado por una reunión:
Nombre del
equipo.
Historial de
conversaciones y
llamadas realizadas.
Botón para realizar videollamadas o llamadas.
Botón para agregar a
otros usuario y para
agendar otras sesiones
del equipo.
Ver más detalles en la siguiente página.
23
En caso de que requieras más opciones de configuración o notificación de un chat, te puedes
desplazar a la vista principal das click sobre el chat específico y luego click a los tres puntos para que se
desplieguen más opciones.
24
Configuración de notificaciones
Puedes personalizar las notificaciones de todas las interacciones generadas en los distintos equipos.
Click a la iniciales de tu nombre. 1
2 Escoges la opción
de “Configuración”
3
Buscas y seleccionas la
opción de notificación
de tu preferencia.
Creación de un canal
Los canales son espacios de colaboración dentro de un equipo, son de tipo estándar (con acceso a todos los
miembros del equipo) o privados (ciertos miembros del equipo tendrán acceso) son útiles para llevar un
orden de todos los temas dentro de los equipo. El canal General se genera automáticamente cada vez que un
equipo es creado y es el único canal que no se puede borrar, se recomienda sea utilizado para las
comunicaciones de temas variados dentro de un equipo, en este canal también se lleva el historial de que
miembro fue agregado o si alguno abandonó el equipo.
1 Verificas el equipo, luego seleccionas los tres puntos para que se
despligue la ventana de más opciones. Seleccionar “Agregar Canal”.
2 Colocas nombre del canal, descripción (opcional) y
detallar si es estándar o privado.
- Si es estándar soló le da click al botón “Agregar”.
- Si es privado se desplegará otra ventana donde
agregará a los usuarios que tendrán acceso al
mismo y luego das click en “Agregar”.
25
3 Vista de canales creados en el equipo
“Prueba”.
- Soporte Técnico es un canal estándar.
- Tablero de indicadores es un canal
privado (ícono de candado.)
Las opciones de un canal son bastante diversas a continuación las más sobresalientes:
1
2
1. Al dar click en los tres puntos se habilitarán las siguientes
opciones:
Editar canal: cambiar el nombre.
Conectores: agregar formularios, link de noticias entre otros.
Dirección de correo: habilitar dirección de correo para el grupo.
Vínculo del canal: link directo al canal.
Eliminar el canal.
2. Si das click en el símbolo de “+” de la barra de pestañas del canal se
habilitará la ventana de “Ficha”, con esta acción es posible crear pestañas
directas a otros programas como Excel, OneNote, Planner, PowerPoint,
entre otros para que se puedan trabajar al mismo tiempo con miembros
del equipo.
26
Creación de un archivo
Si das click en la pestaña de “Archivos” se desplegarán
las siguientes opciones:
Nuevo: agregar herramientas de Office Online
(Word, Excel, PowerPoint) de forma directa para
trabajar en colaboración con el equipo.
Cargar: para subir un documento a Teams desde mi
equipo o OneDrive.
Obtener vínculo: para generar un link que se pueda
compartir en otro canal o si es necesario enviar por
correo.
Agregar almacenamiento: en caso de que
tengas que elegir una dirección de SharePoint ya
creada para enviar la documentación a ese espacio.
Abrir en SharePoint: opción para “propietarios” en
caso de que tenga que conceder un acceso especial
dentro del SharePoint generado por Teams.
27
Creación de una ficha
1
2 4
1. Dentro del canal en
donde se desee colocar
la ficha das click en el
signo de “+”
2. Se desplegará
esta ventana se escoge
la ficha si no está en el
menú inicial se busca y luego se selecciona.
En este caso escogimos
Planner.
4. Se ha creado una
nueva pestaña dentro del
canal y se puede utilizar
Planner de manera
directa en el Teams.
28
3
3. Colocas el nombre que
aparecerá en la nueva
pestaña del canal y
damos click a guardar.
¿Cómo iniciar una llamada?
Las llamadas las puedes realizar desde una sala de chat sólo te ubicas en el menú principal y luego presionas el ícono de
“Reunirse ahora”, también en la sala de chat individuales sólo das click en el ícono de teléfono ubicado en la barra
superior. Veamos el ejemplo del canal “Horario” dentro del grupo de “Prueba”:
Dar click para iniciar la videollamada.
Puede agregar un tema o asunto a la llamada.
29Ver más detalles en la siguiente página.
Ventana de video llamadas:
1
2 3 4
7
8
65
1. Canal en donde se a realizando la
reunión mediante llamada.
2. Activar o desactivar cámara.
3. Activar o desactivar micrófono.
4. Abrir otras ventanas de la
computadora.
5. Acciones adicionales:
- Video con desenfoque
- Teclado numérico
- Iniciar grabación de la llamada
- Desactivar video entrante
6. Colgar / terminar la llamada.
7. Otras opciones:
- Tomar notas de la reunión
- Sala de chat
- Ventana de participantes
- Configuraciones de audio.
8. Ventana para invitar a otros
miembros del grupo.
30
¿Cómo agendar una reunión?
Hay distintas maneras de agendar reuniones dentro en Teams veamos las siguientes:
En el menú principal, das click en el ícono de “Calendario” y luego click en el botón “Nueva reunión”
31Ver más detalles en la siguiente página.
Pestaña de datos generales a colocar en
la invitación y el verificador de las
agenda de los asistente a la sesión.
Botón para guardar y generar que la
invitación sea enviada.
Dentro de los datos generales de la
reunión también podemos agregar si la
sesión es en algún canal en específico.
32
Desde Outlook:
1
2
Das click al botón de “Team Meetings”
Se habilitará el link de reunión para que los participantes se puedan unir.
33
¿Cómo unirme a una reunión en Teams?
Hay distintas formas para unirse a una sesión en Teams:
1. En Outlook, va a la sección de Calendario, buscas la invitación y le das click al link de “Join Microsoft Teams”.
2. En Teams, vas a la sección de Calendario y das click al botón “Unirse” en la reunión agendada.
* También si ya tienes creado un chat de grupo de sesiones anteriores, ir al chat y presionar el botón “Unirse”
1
2
34
Al dar click en el link o el botón de unirse esta será la pantalla inicial donde daremos click al botón “Unirse ahora” para
estar dentro de la sesión virtual:
Botónes para activar o desactivar el micrófono y cámara.
35
Ventana cuando estamos dentro de la sesión: se mostrará ícono con iniciales de todos los participantes en
caso de que no activen la cámara.
Botónes para evitar que otro miembro de la
sesión pase los slides de la presentación.
Botón para compartir
pantalla o
presentación.
Botones de chat, para
agregar otros usuarios
y para cerrar la sesión.
Click a los tres
puntos se
desplegarán todas
las opciones
adicionales a la
sesión.
36
Sonido de las presentaciones:
Si Tu presentación contiene un
video con sonido es importante
que des click en este botón para
que se habilite el sonido a los
participantes de la sesión.
Está barra se habilita cada vez que
una sesión está siendo grabada.
Live Events en Teams
¿Qué es?
Es una alternativa que ofrece Teams para sesiones con gran audiencia en donde los “moderadores”, envían un mensaje unidireccional a su
audiencia, a través de video, audio o inclusive presentaciones.
Diferencias entre una reunión y un Live Event en
Teams
Reunión Live Event
Se accede a la sesión a través de un link, Outlook o el botón “Join” en el calendario desde computadora o celular
SÍ SÍ
Puedes interactuar con los participantes ya sea a través de chat, audio y/o videocámara
SÍNO
(Sólo los moderadores)
Interactúas con los moderadores de la sesión sólo a través de Q&A
NO SÍ
Puedes interactuar con los otros asistentes de la sesión
SÍ NO
37
38
¿Cómo unirme a un Live Event?
Hay distintas formas para unirse a una sesión en Teams:
1. En Outlook buscas la invitación en tu calendario y luego click en el link que sale en el cuerpo del correo.
2. En TEAMS, ve a Calendario, busca la invitación y dale click al botón “Unirse”, luego click en el link que sale del
evento.
1 2
Live Events en Teams
Stage: aquí verás a los moderadores y
presentación/video que estén
compartiendo
Aquí podrás ver las preguntas que haya hecho la audiencia y que los moderadores han publicado. Podrás
dar Like, pero no responder
Para salir de la sesión
Se muestran las preguntas que tú
hayas hecho
Filtra la sección “Featured” por más reciente o
más likes
Oculta la sección de Q&A
39
Aquí podrás escribir tus preguntas a los
moderadores
¡Gracias por tu tiempo!
