FUNGSI JABATAN contoh

8/17/2019 FUNGSI JABATAN contoh

1/14

FUNGSI JABATAN

HUMAN RESOUCE ( HR ) & FINANCE

1) Mengurus dan menyelaras hal-hal pentadbiran pusat bertauliah.2) Mengurus dan menyelaras pengurusan sumber manusia.

3) Mengurus program peningkatan kualiti perkhidmatan.

4) Mengurus dan menyelaras bajet mengurus dan pembangunan.

5) Mengurus perolehan bekalan, kerja dan perkhidmatan.

6) Mengurus akaun amanah.

) Mengurus kutipan hasil.

!) "rus #etia $a%atankuasa yang berkaitan dengan urusan pentadbiran dan

perkhidmatan.

&) "rus #etia $a%atankuasa 'e%angan dan (kaun.

BURSURY/ ADMIN

$abatan ini bertanggungja%ab untuk melaksanakan dasar akademik,

prosedur dan sistem yang berkaitan kepada pelajar. a menyediakan

pelbagai perkhidmatan*

1. 'emasukan2. +nrolmen dan endataran 'ursus3. ekod elajar4. 'on/okesyen5. eran0angan dan eraturan (kademik6. enerbitan. rosedur embayaran!. ain-lain

1. 'emasukan


2/14

Menja%ab pertanyaan a%am

Memproses permohonan kemasukan

erhubungan dengan jabatan-jabatan lain seperti institusi pendidikan,

$' dan ',#M, (#

2. +nrolmen dan endataran 'ursus

• Meran0ang dan menyelaras aliran pendataran atau proses bagiengambilan setiap intake

• Mendatarkan pelajar dalam program

• Memperuntukkan pilihan kursus untuk pelajar

• Mendatarkan pelajar dengan badan-badan luar seperti $'

e#'M) (tau #M (tau ' Memproses permohonan untuk

menambah dan menukar kursus

• Mengendali pengeluaran 'ad 7 elajar

3. ekod elajar• Mengekalkan dan mengemaskini pangkalan data pemohon,

pelajar dan 8raduan.

• Mengendalikan permohonan penangguhan pengajian

• Mengendalikan permohonan untuk bayaran balik yuran

• Menyimpan rekod penuh pelajar yang telah hadir dari kelas

• Mengeluarkan surat pengesahan pelajar

• Mengeluarkan surat ta%aran belajarMengeluarkan surat amaran

pelajar

• Membuat kaji selidik selepas tamat latihan

• Menjalankan kaji selidik mengenai kolej kepada pelajar

4. 'on/okesyen

• Menyediakan sokongan pentadbiran dalam organisasi Majlis

'on/okesyen #8 (kademi

• Menguruskan pengeluaran sijil bagi graduan.


3/14

5. eran0angan (kademik dan eraturan

• enyediaan dan pengemaskinian eraturan (kademik dan

eraturan kolej

• Membantu dalam peran0angan akademik kepada usat

ertauliah ), $a%atankuasa peperiksaan dan $a%atankuasa

enasihat eknikal ().6. aporan

• Membuat aporan 'emasukan elajar bagi setiap pengambilan

• Membuat laporan mengenai akti/iti-akti/iti dengan kerjasama 9al

+h%al pelajar

• Membuat laporan bulanan mengenai bursary

. rosedur embayaran

• Membangunkan dan mengekalkan sistem pembayaran dalam

institusi

• ugas-tugas lain*

. ' erjanjian ermohonan : : #urat a%aran kepada

pelajar).

. e#'M ermohonan : (payment).

. 'ad 7.

;. #ijil

!. ain-ain

• Menyelaras < mengendalikan 'ursus untuk kakitangan : pengajar yang

baru

• erbin0ang dengan ibu bapa atau penjaga, pengajar, kaunselor dan

pentadbir dalam usaha untuk menyelesaikan masalah tingkah laku dan

akademik pelajar.

• ertemu dengan ibu bapa atau penjaga untuk membin0angkan

kemajuan anak-anak mereka dan untuk menentukan keutamaan

mereka untuk anak-anak mereka dan keperluan sumber mereka


4/14

• #istem ating $')

HAL EHWAL PELAJAR ( HEP )

1) Menga%al dan menyelia disiplin serta kebajikan pelajar.

2) Mengenalpasti pelajar bermasalah untuk diriujuk kepada "nit 'auseling

atau untuk diba%a ke embaga atatertib.

3) Menyimpan dan mengemaskini rekod disiplin pelajar.

4) "rusetia embaga atatertib elajar.

5) Meran0ang, menyelaras dan melaksanakan program akti/iti pelajar.

6) Menyelaras semua kegiatan luar institut) Menyediakan khidmat nasihat kauseling kepada pelajar serta kakitangan.

!) Memberikan khidmat nasihat kerjaya yang bersesuaian dengan jurusan

pelajar serta peluang melanjutkan pelajaran.

&) Memberi moti/asi kepada pelajar.

1=) Menguruskan penempatan pelajar di hostel.

11) Mengurus kebajikan pelajar.

12) Menyimpan dan mengemaskini rekod pelajar keluar masuk hostel

13) Menyelia dan menga%asi rekod in/entori hostel

FUNGSI KETUA PROGRAM

ertanggungja%ab untuk melaksanakan dasar akademik, prosedur dan

sistem yang berkaitan dengan latihan. a menyediakan pelbagai

perkhidmatan*

• #umber engajaran.

• engurusan 'elas

• engurusan elajar

• eraturan (kademik

• Mesyuarat - 2 kursus satu mingu.

• aporan


5/14

• (kti/iti kurikulum

• atihan ndustri

1. #umber engajaran.

• enyelarasan, pengendalian < pemantauan kelas - enggantian :

embatalan.enyelarasan, pengendalian < memantau enjadualan

'elas pengajar, untuk memastikan baha%a sukatan pelajaran latihan

disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan*-

• Menyediakan sokongan latihan dan bimbingan kepada pelatih selaras

dengan >?##

• Mengendalikan dan memantau kemudahan < eralatan kursus.

• Menyelaras < mengendalikan @M) bagi setiap kursus.

• Menyelaras < mengendalikan ?#) bagi setiap kursus.

• Menyelaras < mengendalikan kursus ;? untuk kakitangan : pengajar

yang baru.

• Memantau semua pelaksanaan latihan dilaksanakan dengan

se%ajarnya.

• Memantau < mengendalikan pelaksanaan dan penyediaan kalendar'ursus bagi setiap kelas.

2. engurusan 'elas

• Menyediakan bahan pembelajaran untuk akti/iti kelas.

• Menyediakan jadual kelas bagi setiap program

• Menyediakan keperluan pengajaran untuk pengajar seperti bantuan

audio/isuals, dan peralatan dan bahan-bahan lain untuk menambah

pembelajaran .

• ersedia untuk kelas assign dan mengambil alih kelas apabila

diperlukan

3. engurusan elajar


6/14

• Me%ujudkan dan menguatkuasakan kaedah-kaedah bagi tingkah laku

dan prosedur untuk mengekalkan ketenteraman di kalangan pelajar

• Mengarahkan dan memantau pelajar dalam penggunaan dan

penjagaan peralatan dan bahan, untuk mengelakkan ke0ederaan dan

kerosakan.

•

erbin0ang dengan ibu bapa atau penjaga, pengajar, kaunselor danpentadbir dalam usaha untuk menyelesaikan masalah tingkah laku dan

akademik pelajar.

• ertemu dengan ibu bapa atau penjaga untuk membin0angkan

kemajuan anak-anak mereka dan untuk menentukan keutamaan

mereka untuk anak-anak mereka dan keperluan sumber mereka.

• Menyedia dan melaksanakan program pemulihan untuk pelajar yang

memerlukan kelas tambahan.

4. (kademik 7an eraturan

• 8aris anduan #oalan $' : < 8)

• #istem ating $')

• Menyelaras, mengendali dan memantau elaksanaan 'a%alan

7alaman

5. Mesyuarat - aporan

• ertemu staA untuk meran0ang dan jadual pembelajaran pelajaran

• ekerjasama dengan pengajar dan

• Menghadiri mesyuarat dalam ja%atankuasa seperti yang dikehendaki*

. Mesyuarat "nit - 2 kursus bagi setiap minggu.

. Mesyuarat 'oordinasi B sebulan sekali

. Mesyuarat ( B 2 kali setahun.

6. engetahuan dan eningkatan 'emahiran


7/14

• Menghadiri Mesyuarat roesional, ersidangan endidikan dan

engkel atihan untuk mengekalkan dan meningkatkan ke0ekapan

proesional.

. +kstra (kti/iti 'urikulum

•

Mengambil bahagian dalam akti/iti kurikulum tambahan seperti kelab,pelajar organisasi dan pertandingan akademik.

!. atihan ndustri

• Meran0ang jadual latihan industri mengikut kepada keperluan

kurikulum atau organisasi.

LATIHAN/TRAINING

1) Menyelaras pembangunan kurikulum kemahiran serta pengajian umumberdasarkan standard badan persijilan $')

2) Menyedia dokumen dan menguruskan permohonan sebagai pusat

bertauliah dari badan persijilan.

3) Meran0ang program pembangunan kemahiran tenaga pengajar bagi

memastikan kelayakkan akademik dan kemahiran yang dimiliki adalah

bersesuaian.

4) Meran0ang keperluan peralatan latihan termasuk bahan-bahan rujukan

dan menyediakan spesikasi bagi tujuan perolehan.

5) Menyelaras jadual latihan kursus berdasarkan sumber yang ada seperti

bilik kuliah, bengkel, tenaga pengajar dan peralatan latihan.

6) Meran0ang dan menga%al selia program penyelenggaraan peralatan

latihan.

) Mengajar subjek kemahiran dan melaksanakan penilaian terhadap pelajar.

!) Mengajar subjek tambahan mengikut ketetapan badan persijilan.

&) Meran0ang, mengenalpasti dan memastikan semua keperluan latihan

seperti bahan latihan, alat ganti dan alat latihan adalah men0ukupi.

1=) Membangunkan kurikulum latihan mengikut keperluan standard.

11) Meran0ang, menyediakan dan menggunakan alat bantu mengajar.

12) Menga%alselia disiplin dan keselamatan pelajar di tempat

latihan:bengkel.


8/14

13) Memastikan keselamatan, kebersihan dan susunatur tempat

latihan:bengkel.

14) Mengubal soalan-soalan penilaian dan peperiksaan pelajar.

9?7 (9(8(>:'"#"# )

1) Menyelaras kaedah pembelajaran dan pengajaran di bahagian masing B

masing.

2) Menyelaras akti/iti pelatih yang berkaitan dengan bahagian masing B

masing.

3) Menyelaras penggunaan peralatan dan keperluan latihan termasuk

bahan-bahan rujukan.

4) Meran0ang sesi pembelajaran dan pengajaran di bahagian masing B

masing.

5) Merangka prosedur latihan dan penilaian latihan bersama dan 7.

6) Memantau akti/iti pengajaran dan pembelajaran se0ara berkala.

tugas Penyeliaan

• Menmbuat pemantauan Kelas.

• Pilih inventori peralatan, bahan-bahan, dan material untuk pengajaran dan pembelajaran

• Menyediakan laporan mengenai pelajar dan aktiviti seperti yang dikehendaki oleh

pentadbiran.


9/14

• Merancang dan membuat penyeliaan kelas, lawatan lawatan oleh penceramah

jemputan atau lain-lain aktiviti dan membimbing pelajar dalam pembelajaran di samping

itu untuk menjalankan tugas sebagai pengajar.

+8(@( +>8+#(9 7((M(> 7 )

. Mengurus, memantau dan menga%alselia pelaksanaan latihan

kemahiran di dalam kelompok sektor kemahiran.. Merangka prosedur dan dokumen pelaksanaan latihan kemahiran di

usat ertauliah.. Menga%al dan memantau sistem jaminan mutu latihan dan

penilaian dalaman mengikut kehendak >?## terkini.;. Memastikan penilaian dijalankan se0ara seragam dan sempurna

mengikut kehendak >?## dan apa-apa peraturan yang ditetapkan

oleh $abatan.

;. Menandatangani ekod enilaian 'umulati ' ) pelatih.

+8(@( +>( ). Merangka prosedur latihan dan penilaian latihan bersama 7.. Menjelaskan kepada 0alon tentang objekti, keperluan latihan dan

penilaian keterampilan berdasarkan >?## terkini.. Melaksanakan proses latihan dan penilaian dengan berkesan, telus

dan sahih.;. Membimbing 0alon dalam penyediaan rekod bukti keterampilan.;. Memantau perkembangan prestasi dan membimbing pelatih pada

setiap keterampilan.;. Melaksana keperluan pendataran dan persijilan melalui sistem

yang ditetapkan.;. Menggubal soalan peperiksaan akhir termasuk skema ja%apan.;. Menga%as peperiksaan akhirC. Mengisi markah di bahagian 'erja 'ursus, rojek (khir 7'M atau

7'M ),keputusan >#D?+ (bilities dan 7'M atau 7'M )

didalam borang $':1 ( ) dan $':1 ) serta melengkapkan

borang $':2 :1==3 ).C. Mengemukakan borang $':1() dan $':1 ) untuk semakan

semasa la%atan.


10/14

C. Merekodkan keputusan : gred yang diperolehi setiap 0alon ke dalam

orang $':2 1==3 ) dan menyerahkan kepada untuk

pengesahan.C. Melaksanakan tanggungja%ab seperti yang diarahkan oleh ihak

pentadbiran.

PROJECTS

1) Menguruskan dokumentasi dan permohonan pentauliahan program

latihan2) Menguruskan permohonan kursus mengikut keperluan personel

3) Menguruskan dokumentasi panel penilaian pusat bertauliah )

4) Menguruskan pentauliahan panel penilaian pusat bertauliah )

5) Menguruskan perlantikan panel penilaian pusat bertauliah )

mengikut keperluan.

6) elesenan

• Memperbaharui lesen kursus

• Memproses permohonan bagi pembaharuan kursus

• Memproses permohonan bagi kursus baru.

• "ntuk membangunkan bahan kursus seperti @M : ?# : 8 dalam

bentuk sot0opy dan hard0opy untuk permohonan.

• Mengenalpasti kursus-kursus baru


11/14

) atihan ndustri

• Meran0ang jadual latihan industri mengikut kepada keperluan

kurikulum atau organisasi.

SEKRETARIAT PEPERIKSAAN /EXAM SECRETARIAT

1) Mengurus la%atan /eriEkasi oleh badan persijilan seperti $' bagi

tujuan permohonan kursus, pelaksanaan serta penilaian kursus.

2) Menjalankan pemantauan bagi memastikan pelaksanaan kursus

mengikut peran0angan.

3) Membuat penilaian terhadap pelaksanaan kursus dan 0adangan

penambahbaikan.

4) Mengendalikan semua urusan berkaitan peperiksaan akhir seperti

menyediakan jadual, soalan-soalan peperiksaan dan keputusan

peperiksaan.

5) Mengurus 0etakkan kertas peperiksaan.

6) "rusetia embaga eperiksaan

) Menyelaras pembangunan ank #oalan untuk eperiksaan (khir dan

peperiksaan dalaman


12/14

!) Memilih soalan-soalan untuk peperiksaan akhir dan peperiksaan

dalaman.

&) emantauan portolio pelajar dan ekod enilaian 'umulati ()

0ekap mengikut keperluan >?## bagi ega%ai 7alaman Mengesahkan

7), ega%ai uar Mengesahkan ).

1=) Menyediakan jadual peperiksaan

11) enyusunan jadual penga%asan

12) Memastikan keselamatan dan kualtit kertas peperiksaan terjamin

13) Menyelaraskan semua persiapan logistik untuk peperiksaan

14) Menyimpan rekod penuh pelajar-pelajar yang telah menghadiri

peperiksaan

15) emprosesan dan penyediaan keputusan

16) Mengendali rayuan terhadap keputusan peperiksaan

1) Membuat analisis peperiksaan yang dijalankan

TEKNIKAL / IT SUPPORT

1) Menyelaras dan menga%alsetia penyelenggaraan inrastruktur institut.

2) Mengemaskini dan menga%al rekod harta modal dan in/entori.

3) Mengurus dan menga%alselia aset alih.

4) Menyelaras kemudahan teknologi maklumat termasuk pangkalan data,

sistem rangkaian dan perkakasan serta perisian komputer.

5) Menyelenggara dan mengurus kemudahan telekomunikasi, elektrik,

a%am dan mekanikal.

6) "rusetia $a%atankuasa engurusan (set.

PEMASARAN


13/14

1) Mengurus promosi dan publisiti program latihan kemahiran termasuk

kemudahan.

2) Meran0ang pemasaran produk dan perkhidmatan kepada pihak luar.

3) Meran0ang < melaksanakan 0eramah dan taklimat kemahiran.

4) Meran0ang dan mengurus pameran bahagian latihan kemahiran.

5) Mengurus dan menyelia bahagian penerbitan program latihan kemahiran.6) Mengurus anel enasihat 'emahiran .

BUSINESS DEVELOPMENT

1) Fungsi asas ahagian embangunan erniagaan merangkumi aspek-aspek

peran0angan, penyelarasan dan pemantauan pelaksanaan projek-projek.

2) Men0ari peluang B peluang perniagaan yang bersesuaian untuk syarikat .

3) Membuat penilaian, penyelidikan dan memberikan pandangan bagi

0adangan projek usahasama yang dikemukakan oleh pihak kerajaan atau

lain-lain projek s%asta yang melibatkan kepentingan syarikat samada

se0ara langsung atau tidak langsung.

4) Meran0ang hubungan kerjasama dengan industri untuk memantapkan

pelaksanaan latihan atihan ndustri).

5) Menyelia dan membentuk hubungan industri dengan agensi luar

'erajaan:>8?:#%asta).

6) Menyelia dan mengurus M?" dengan pihak industri.

) Menyelia latihan pemindahan teknologi kepada tenaga pengajar.

!) Mengurus pelaksanaan latihan yang melibatkan pihak luar : industri.

CORPORATE / INTERNATIONAL

INTERNATIONAL

1) Menguruskan prosedur pengambilan pelatih antarabangsa.

2) Menguruskan dokumentasi pelatih antarabangsa3) Menguruskan permohohonan dan pengambilan pelatih antarabangsa

4) Memproses /isa pelatih

5) Menjalankan akti/iti promosi antarabangsa

6) engurusan logistik

CORPORATE


14/14

1) Menguruskan prosedur pengambilan pelajar separa masa bekerja

sambil belajar )

2) Menguruskan dokumentasi pelajar

3) Menguruskan permohohonan dan pengambilan pelajar

4) enyelarasan dan pemantauan akti/iti pengajaran dan pembelajaran

5) enyelarasan kaedah dan prosedur pengajaran dan pembelajaran

Documents

FUNGSI JABATAN contoh