Encontrar el primer número diferente a cero en ExcelinShare2

Cuando tenemos una lista de números en Excel que incluyen al cero y necesitamos encontrar el primer número diferente a cero, podemos recurrir a las funciones COINCIDIR e INDICE para obtener el valor correcto.

La función COINCIDIRLa función COINCIDIR hace la comparación de dos valores y nos devuelve la posición del elemento coincidente dentro del rango de búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen tengo una lista de números en el rango A2:A11 y en la celda C1 la función COINCIDIR encuentra la posición de la primer coincidencia del número 5:

El resultado de la función es el número 7 el cual nos indica que se ha encontrado el número 5 en la posición 7 del rango A2:A11. Es muy importante notar que el número 7 es la posición a partir de la celda A2 y no se refiere al número de fila de la hoja. Ahora bien, necesitamos utilizar la función COINCIDIR para encontrar la posición del primer número diferente a cero y para eso haremos uso de fórmulas matriciales.

La función COINCIDIR como fórmula matricialAunque las fórmulas matriciales son un tema avanzado de Excel, tenemos que hacer uso de ellas para resolver la búsqueda que intentamos realizar en esta ocasión. Lo primero que haremos es modificar la fórmula de la celda C1 de la siguiente manera:

=COINCIDIR(VERDADERO,A2:A11>0,0)

Observa que el segundo argumento de la función hace la comparación A2:A11 > 0 lo cual nos devolverá una lista de resultados verdaderos o falsos indicando si el valor de cada celda dentro del rango es mayor a cero. Este tipo de condición que compara un rango con un valor sólo es válido para fórmulas matriciales, así que no intentes utilizarlo de manera regular con la función COINCIDIR o de lo contrario obtendrás un error.

Ya que estaremos evaluando una lista de valores verdaderos y falsos que indican si un valor es mayor a cero, solo debemos encontrar la posición del primero de los valores verdaderos, y por lo tanto el primer argumento de la función COINCIDIR es precisamente el valor VERDADERO. Para que esta fórmula sea matricial debemos introducirla en la barra de fórmulas y pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayús + Entrar. Observa el resultado de la fórmula:

La fórmula matricial de la celda C1 nos devuelve la posición 2 indicando que en dicha celda se ha encontrado el primer valor que cumple con la condición de ser mayor a cero. La posición 2 dentro del rango A2:A11 es la celda A3 la cual tiene el valor 8 que se encuentra inmediatamente después del primer valor cero.

Alternativa sin fórmula matricialSi mi explicación anterior no te ha quedado muy clara, entonces te mostraré una solución alterna que no utiliza una fórmula matricial. Para eso debemos agregar en una columna auxiliar para conocer si el valor de cada celda es mayor a cero y posteriormente utilizar la función COINCIDIR para encontrar el primer valor verdadero.

Con este método obtenemos como resultado el valor 2 indicando que dicha posición contiene el primer valor mayor a cero. De manera personal prefiero el método de la fórmula matricial porque nos ahorra la creación de la columna auxiliar, pero en cualquiera de los dos casos obtendremos como resultado la posición del primer número diferente a cero y solo nos faltará obtener el valor de dicha celda y para lo cual utilizaremos la función INDICE.

Encontrar el primer número diferente a ceroLa función INDICE obtiene el valor de una celda dentro de una matriz con solo especificar el número de fila. Este número de fila es precisamente lo que obtuvimos de la fórmula anterior y por lo tanto será el segundo argumento de la función INDICE.

=INDICE(A2:A11,COINCIDIR(VERDADERO,A2:A11>0,0))

La función INDICE nos devuelve el valor de la celda cuya posición está indicada por el resultado de la función COINCIDIR. Ya que estoy utilizando la función COINCIDIR en su forma matricial, también deberé introducir esta fórmula utilizando la combinación de teclas Ctrl + Mayús + Entrar para tener el siguiente resultado:

Es así como podemos encontrar el primer número diferente a cero en Excel utilizando las funciones INDICE y COINCIDIR.

Un ejemplo diferenteEn los ejemplos mostrados hasta ahora he colocado la lista de números en una columna pero nada impediría que los números estuvieran en una fila ya que sería suficiente con modificar el rango utilizado en la fórmula y además hacer que el resultado de la función COINCIDIR se convierta en el tercer argumento de la función INDICE dejando fijo el número de fila:

También debo mencionar que en los ejemplos de este artículo he utilizado solamente números positivos, pero si la lista de números incluye valores negativos solo es necesario cambiar el operador mayor que (>) por el operador de diferencia (<>) para que la fórmula devuelva el primer número diferente a cero ya sea positivo o negativo.

Fórmulas matriciales en ExcelinShare

Las fórmulas matriciales en Excel son una herramienta muy poderosa. Pero debo advertirte que es un concepto de Excel avanzado pero estoy seguro que con un poco de práctica pronto será sencillo utilizarlas fácilmente.

¿Qué es una fórmula matricial?Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.

Dos tipos de fórmulas matricialesPodemos catalogar a las fórmulas matriciales en Excel en dos tipos. El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de datos y arroja un único resultado en una sola celda.

El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero el resultado es colocado en dos o más celdas.

Fórmulas matriciales con un valor único como resultadoEn su forma básica la función =FILA(A1:A5) regresará el valor 1 porque es el número de fila de la primera celda del rango. Sin embargo, si esta función se introduce como fórmula matricial trabajará entonces con los valores {1, 2, 3, 4, 5} que son todos los números de filas de las celdas pertenecientes al rango especificado.

Seguramente te estarás preguntando ¿Cómo se introduce una fórmula matricial? La respuesta es muy sencilla, en lugar de pulsar la tecla Entrar después de introducir la fórmula debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. Eso será suficiente para indicar a Excel que estamos utilizando una fórmula matricial y podrás identificarla de inmediato porque se colocarán unos símbolos de corchete {} alrededor de la fórmula. Probemos con el ejemplo que estamos analizando.

Observa cómo en la barra de fórmulas se muestran los símbolos de corchete alrededor. Pero el resultado de la función es 1 ¿cómo sabemos si efectivamente se está trabajando con el arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5}? Para realizar esta comprobación utilizaré la función SUMA de la siguiente manera:

Con el resultado de la celda A1 comprobamos que la función fila está utilizando el arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5} ya que si sumas cada uno de los elementos de la matriz de datos obtenemos el valor 15. Observa la diferencia en el resultado si no utilizamos la fórmula matricial:

Ya que en esta fórmula no tenemos los corchetes alrededor sabemos que no es una fórmula matricial y por lo tanto la función FILA solamente regresará el valor 1 y no habrá ningún otro valor con el cual sumarlo, por lo tanto el resultado final es también 1.

Debes de recordar que después de editar una fórmula matricial siempre debes volver a pulsar la combinación de teclasCtrl + Mayus + Entrar de lo contrario se convertirá en una fórmula normal.

Fórmulas matriciales con un arreglo como resultadoEl segundo tipo de fórmula matricial es aquél que nos da como resultado un arreglo de valores. En el ejemplo anterior nuestra función matricial nos regresaba un solo valor que colocamos en la celda A1 y que era la suma de todos los elementos del arreglo. Utilicé la función SUMA para comprobar que efectivamente la función FILA estaba considerando la matriz de datos {1, 2, 3, 4, 5}.

Sin embargo existe otra manera de realizar esta comprobación y es hacer que la función FILA muestre su resultado dentro de un “arreglo” de celdas. La única condición para que esto funcione adecuadamente es que debo seleccionar primeramente el rango de celdas donde se colocará la matriz de resultados de la fórmula matricial.

Seleccionaré el rango de celdas C1:C5, introduciré la fórmula =FILA(A1:A5) y pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. El resultado será el siguiente:

Observa cómo los resultados se extienden sobre al arreglo de celdas colocando un elemento del arreglo de valores en cada una de ellas. La relación entre las celdas de esta matriz de resultados es tan fuerte que si intentas modificar alguno de sus valores Excel mostrará un mensaje:

Las funciones matriciales en Excel son útiles porque nos ayudan a realizar operaciones que no son posibles con las fórmulas normales. Aunque parecen complicadas de utilizar al principio pronto comprobarás que con un poco de práctica comprenderás perfectamente su funcionamiento.

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Campana de Gauss es el nombre informal que le damos a la representación gráfica de una distribución normal de un conjunto de datos, pero ¿qué es una distribución normal? Este es un término ampliamente conocido en la teoría de probabilidad y estadística.

La distribución normalCuando medimos cierto atributo de un grupo de personas u objetos que nos rodean y los analizamos, es muy común obtener una distribución normal en los resultados, es decir, la mayoría de los valores estarán cercanos al promedio mientras que una menor cantidad de valores estarán ubicados en los extremos.

Por ejemplo, si medimos la estatura de un grupo de personas y posteriormente graficamos los resultados obtendremos unadistribución normal ya que la mayoría tendrá una estatura promedio pero también encontraremos algunas personas de menor o mayor estatura.

Ya que la distribución normal también es conocida como distribución de Gauss y que la forma de la curva del gráfico se asemeja a una campana, este tipo de gráfico es ampliamente conocido como campana de Gauss. Antes de aprender cómo hacer una campana de Gauss en Excel, es necesario repasar un par de conceptos básicos que nos ayudarán al momento de crear el gráfico.

Promedio y desviación estándarComo ya lo he mencionado antes, la mayoría de los valores en una distribución normal se ubicará muy cerca del promedio por lo que es importante obtener la media de esos valores utilizando la función PROMEDIO en Excel. El uso de esta función es muy sencillo, solamente debemos colocar el rango de datos y obtendremos el resultado correcto:

=PROMEDIO(A2:D2)

Otro valor de importancia es la desviación estándar la cual mide la cercanía de cada uno de los valores respecto al promedio. Entre más alejados del promedio se encuentren los valores, mayor será la desviación estándar. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes notar varios conjuntos de datos cuyo promedio es siempre el mismo pero la desviación estándar es diferente:

El primer conjunto de valores es el que tiene la desviación estándar más pequeña porque son los números más cercanos al promedio que es 5. Para calcular la desviación estándar en Excel utilizamos la función DESVESTA tal como se muestra en la imagen.

Crear una campana de Gauss en ExcelAhora estamos listos para crear una campana de Gauss en Excel y para ello supondremos un conjunto de datos recopilados con la edad de 2000 personas. Todos los datos se encuentran en el rango A2:A2001 y en la columna C he creado la lista de las edades identificadas, es decir, los datos contienen edades que van desde los 22 años hasta los 37 años.

Por otro lado, la celda G1 hace uso de la función PROMEDIO para obtener el promedio del rango A2:A2001 y en la celda G2 he colocado la desviación estándar utilizando la función DESVESTA. Estos son todos los datos necesarios para calcular la distribución normal y para ello utilizaremos la función DISTR.NORM.N de la siguiente manera:

=DISTR.NORM.N(C2,$G$1,$G$2,FALSO)

Esta función nos devuelve la distribución normal para un valor dadas la media y la desviación estándar como segundo y tercer argumento respectivamente. En la fórmula he colocado ambos argumentos como referencias absolutas para que se mantengan fijas al copiar la fórmula hacia abajo. El último argumento de la función indica si deseamos utilizar la función de distribución acumulativa y que para nuestro ejemplo colocaremos el valor falso. Observa el resultado obtenido al copiar esta fórmula en la columna D:

Ahora nuestros datos están listos y solo nos falta insertar el gráfico y para ello seleccionaré cualquier celda del rango C1:D17 y pulsaré el comando Insertar > Gráficos > Dispersión > Dispersión con líneas suavizadas. Removeré el título y la leyenda del gráfico recién creado y ajustaré el valor máximo y mínimo del eje horizontal para tener el siguiente resultado:

Aunque también podríamos crear la campana de Gauss utilizando un gráfico de líneas, es recomendable hacerlo con un gráfico de dispersión porque nos permitirá modificar la escala del eje horizontal tal como lo hice para este ejemplo.

Ahora ya sabes cómo hacer una campana de Gauss en Excel. Solo debes recordar que debemos comenzar por preparar los datos con las funciones PROMEDIO, DESVESTA y DISTR.NORM.N para finalmente insertar el gráfico de dispersión que representará adecuadamente la distribución normal de nuestros datos.

Cómo hacer un histograma en ExcelinShare

Un histograma es una representación gráfica de una variable en forma de barras donde el tamaño de cada barra es proporcional a la frecuencia del valor que está representando. El eje horizontal del histograma tiene los valores de las variables y el eje vertical las frecuencias.

Crear un histograma en ExcelPara este ejemplo supondremos que hemos recolectado las edades de un grupo de personas que han respondido a una encuesta. En total tengo un listado de 100 personas con sus respectivas edades:

Para poder crear el histograma en Excel debo primero agrupar los datos por clases. Una opción es utilizar fórmulas de Excel para contar la cantidad de personas que tiene una cierta edad, pero Excel tiene una funcionalidad que nos facilitará en gran manera este trabajo y solo debo crear un rango que contenga el rango de clases (o grupos) de los datos:

Herramienta Histograma en ExcelPara poder clasificar los datos para el histograma en Excel debo empezar por activar las Herramientas para análisis que son un complemento de Excel. Debemos ir a la ficha Archivo > Opciones > Complementos > Complementos de Excel.

Después de activar las Herramientas para análisis se agregará el grupo Análisis a la ficha Datos. Al hacer clic sobre el comando Análisis de datos obtendremos el siguiente cuadro de diálogo:

 

Selecciona la opción Histograma la cual nos permitirá especificar los argumentos necesarios para poder clasificar nuestros datos.

Como Rango de entrada especificaré el rango que contiene las edades (sin título) y en el cuadro Rango de clases colocaré el rango de celdas con las clases previamente creadas. Me aseguro de seleccionar la opción En una hoja nueva y de marcar la opción Crear gráfico. Al pulsar el botón Aceptar se creará una nueva hoja con el histograma.

Dar formato al Histograma en ExcelPara mejorar un poco la apariencia del gráfico de Histograma recién creado aplicaré algunas acciones adicionales. Primero eliminaré de la tabla de datos la opción “y mayor…” de manera que dicha opción no aparezca en el gráfico y en segundo lugar eliminaré la leyenda del gráfico.

Finalmente removeré los espacios entre las columnas del gráfico. Para ello puedes hacer clic derecho sobre alguna de las columnas y seleccionar la opción Dar formato a serie de datos y en la sección de Opciones de serie colocar el Ancho del intervaloen 0%.

Después de aplicar este último ajuste tendremos un histograma en Excel como el mostrado al inicio de este artículo.

Diagrama de Gantt en Excel – Parte 1inShare

El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia de actividades de un proyecto. Existen herramientas especializadas como Microsoft Project, pero en más de una ocasión me he encontrado en una situación en la que no se tiene instalado Microsoft Project y aún así es necesario compartir la información con otra persona. Una alternativa es utilizar Excel y en esta primera parte del artículo iniciaremos con el desarrollo de un ejemplo:

Crear el diagrama de Gantt en ExcelComo puedes observar, nuestra tabla de datos tiene información sobre las actividades, la fecha de inicio y su duración. En base a esa duración se calcula la fecha final simplemente haciendo una suma de la columna inicio y la columna duración. Para crear el diagrama de Gantt en Excel es necesario seguir los siguientes pasos. Suponiendo que partimos de una hoja de Excel donde solamente tenemos la tabla de datos, haz clic sobre una celda vacía y selecciona el comando Barra dentro de la ficha Insertar y posteriormente selecciona la opción Barra apilada.

Esta accción insertará un gráfico en blanco al cual daremos formato a continuación. Haz clic derecho sobre el gráfico vacío y selecciona la opción Seleccionar datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En este cuadro de dialogo agregaremos las dos series de datos del gráfico. Así que haz clic sobre el botón Agregar y para la primer serie elige como valores de la serie a los datos de la columna Inicio:

Haz clic sobre Aceptar y se habrá creado la primer serie de datos. Solo necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal, por lo que deberás hacer clic sobre el botón Editar en la sección Etiquetas del eje horizontal:

Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la columna de Actividades y finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

Ahora sólo resta agregar la segunda serie de datos con la información de duración de cada actividad. Haz de nuevo clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de diálogo Modificar serie selecciona los datos de la columna Duración:

Para esta segunda serie también será necesario editar las etiquetas del eje horizontal y seleccionar los datos de la columna Actividades tal como lo hicimos para la primera serie. Al finalizar tendrás un gráfico como el siguiente:

En la siguiente publicación continuaremos y finalizaremos este diagrama de Gantt en Excel.

Diagrama de Gantt en Excel – Parte 2inShare

En esta ocasión seguiremos con la elaboración del diagrama de Gantt iniciado en la publicación anterior. Abre tu archivo de trabajo para poder continuar. Una vez abierto tu archivo ubícate sobre la gráfica y haz clic sobre el eje vertical y posteriormente haz clic derecho sobre el mismo para mostrar el menú alterno y seleccionar la opción Dar formato a eje.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje. Y deberás asegurarte de seleccionar la opción Categorías en orden inverso:

Ahora quitaremos el relleno de la primera serie de datos. Selecciona cualquier columna de la primera serie de datos (en el ejemplo son las barras de color azul) y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a serie de datos:

En la sección Relleno asegúrate de seleccionar la opción Sin relleno:

Ahora remueve las leyendas del gráfico para dar mayor espacio a las barras:

Tu gráfica en este punto debe observarse como la siguiente:

Sólo nos resta adecuar el eje horizontal para no tener tanto espacio libre a la izquierda de las barras. La primera actividad en iniciar es la actividad A y para colocar dicha barra justo al inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. El valor numérico lo puedes conocer haciendo clic derecho sobre la celda con la fecha de inicio para dicha

actividad, elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número:

Sin hacer clic en el botón Aceptar puedes observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha es 40544. Anota ese número porque lo colocaremos como valor de inicio en nuestro gráfico. Cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas y selecciona las etiquetas del eje horizontal y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a eje:

Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad A que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544):

Este cambio hará que se elimine el espacio en blanco que existía a la izquierda de las barras. Antes de cerrar el cuadro de diálogo modificaremos un poco las etiquetas del eje horizontal.

Para eso ve a la sección Número y selecciona la categoría Personalizado e introduce el Código de formato dd/mm y pulsa el botón Agregar. Esto dará una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje horizontal.

Cierra el cuadro de diálogo y deberás tener un diagrama idéntico al mostrado al inicio de este tutorial:

Puedes aplicar varias mejoras a este gráfico como mostrar dentro de cada barra el nombre de la actividad ó tener más detalle en tu gráfico como agregar una columna de datos adicional para mostrar el número de personas dedicadas a cada actividad. Este ha sido sólo un ejemplo para mostrarte una alternativa de cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.