Erfaring fra Helse Bergen – suksesskriterier for å lykkes i

innovasjonsprosjekter24. Mai 2012

cv

• Avd sjef Avd for Gastro- og Akutt kirurgi i Helse Bergen

• 6 år som prosjektleder i Helse Bergen• Involvert i 3 innovasjonsprosjekt:

– Kompetanseportalen (halvveis i prosjektet)– Verktøy for multidisiplinære team (planleggingsfasen)– Baderomsprosjekt (utprøving/implementering)

1.1 Prosjektmetodikk

Prosjekt oppstart

AnalyseLøsnings-

skisseImplemen-

tering

Prosjekt-ledelse

Endrings-ledelse

Risiko-matrise

Bakgrunn for prosjekt Definere mål/Kritiske

Suksess Faktorer (KSF) Definere

omfang/kompleksitet Utarbeide prosjektplan Etablere felles standard

Identifisere og kommunisere endringsbehov

Definere prosjektorganisasjon

Utarbeide kommunikasjonsplan

Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang

Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang

Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang

Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang Gevinster

BeskrivelseDefinere mål, omfang/rammer, roller og ansvar, sikre forankring og et godt planlagt prosjekt

B B B Overføresdrift

Evaluering mål/KSF

Fremskaffe nødvendig bakgrunns-informasjon for å forstå problemstilling og sikre felles forståelse for utfordringer

Identifisere løsninger på problemstillinger, og definere suksesskriterier for endringer.

Planlegge implementering, detaljering av løsningsforslag, innføring av endringer, måling av effekt. Overføre prosjekt til drift

Ivareta fremdrift Rapportere til

styringsgruppe Følge opp

prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere

Oppfølging interessenter

Ivareta fremdrift Rapportere til

styringsgruppe Følge opp

prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere

Oppfølging interessenter

Ivareta fremdrift Rapportere til

styringsgruppe Følge opp

prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere

Oppfølging interessenter

Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter

Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet

Sikre en positiv endringskurve

Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter

Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet

Sikre en positiv endringskurve

Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter

Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet

Sikre en positiv endringskurve

B = beslutningspunkt

4

6.4.1 Prosjektfaser - oppstart

Prosjekt oppstartProsjekt oppstart

Mål: definere mål, omfang/rammer, roller og ansvar, sikre forankring og et godt planlagt prosjekt

Vesentlige avklaringspunkter i denne fasen:– mål for prosjektet DELMÅL OG SLUTTLEVERANSE

– omfang av prosjektet

– prosjektorganisasjon

– hva er bakgrunn for prosjektet

– utarbeide prosjektplan HVA, TIDSPERSPEKTIV, RESSURSBEHOV

– identifisere endringsbehov i organisasjonen HVORFOR OG HVA ER KONSEKVENSENE AV Å IKKE GJENNOMFØRE?

– kommunikasjonsplan og interessentanalyse

– rapportering og risikovurdering i prosjektet NÅR OG HVA

Godkjennes av styringsgruppe

Eies av prosjektleder og styringsgruppe

Prosjekt oppstart

AnalyseLøsnings-

skisseImplemen-

teringB B B Overføres

drift

Tre ledetråder

Mening

Fellesskap

Inspirasjon

at prosjektmedlemmer opplever at det prosjektet de driver med gir mening og er viktig, for omgivelsene, for pasienter/kunder, og lederne

at medarbeiderne opplever begeistring og inspirasjon, både overfor sine oppgaver i prosjektet, og fra prosjektleder, et felles, meningsfullt mål

at medlemmene opplever et faglig og sosialt stimulerende fellesskap med sine prosjektkolleger, og at det har felles verdiplattform

OperativtFølger opp detetablerte

Taktisk nivåNye teknikker, rutiner innføres

Strategisk nivåTenke nye tanker

Torodd strand

Risikoanalyse

KonsekvensLav Høy

Sannsynlighet

Lav

Høy

Lav sannsynlighet, og lav konsekvens

Lav sannsynlighet, og høy konsekvens

Høy sannsynlighet, og lav konsekvens

Høy sannsynlighet, og høy konsekvens

FOKUSOMRÅDE

8

6.4.2 Prosjektfaser - Analyse1.Problemløsning må

fundamenteres på fakta

2.Belyse problemet fra flere sider. Det er som oftest to sider av en sak.

3.Felles forståelse av utfordringsbildet.

4.Samstemt om utfordringene og beskrivelsen av nå-situasjon.

AnalyseAnalyse

Mål: fremskaffe nødvendig bakgrunns-informasjon for å forstå problemstilling og sikre felles forståelse for utfordringer

Prosjekt oppstart

AnalyseLøsnings-

skisseImplemen-

teringB B B Overføres

drift

9

6.4.3 Prosjektfaser – LøsningsskisseKreativ fase

Idèmyldring – trekk gjerne inn ressurser utenfra (ressurspersoner)

Bruke referansegruppen for avsjekk

Styringsgruppen gi tilbakemelding til prosjektgruppen:

Er forslagene i tråd med forventninger og mål for prosjektet?

Hvilke forslag ønsker styringsgruppe nå prioritere?

Prosjektgruppen: påpeke for styringsgruppen hvilke konsekvenser deres beslutninger har for forventet resultat og fremdrift. Dette gjelder spesielt i denne fasen av prosjektet.

Beskrive nødvendig suksesskriterier for å oppnå resultater

LøsningsskisseLøsningsskisse

Mål: Identifisere løsninger på problemstillinger, og definere suksesskriterier for endringer.

Prosjekt oppstart

AnalyseLøsnings-

skisseImplemen-

teringB B B Overføres

drift

10

6.4.4 Prosjektfaser – Implementering

Detaljere løsningsforslagene, det må utarbeides realistisk implementeringsplan, samt revidere forutsetninger og effekter av tiltak.

Tilpasse prosjektorganisasjonen til de nye oppgavene. Praktisk fase kan kreve ny kompetanse.

Styringsgruppen: hovedfokus på fremdrift og resultater/gevinster.

Først når ny løsning er en del av den daglige driften har vi fått til en varig endring.

ImplementeringImplementering

Mål: Planlegge implementering, detaljering av løsningsforslag, innføring av endringer, måling av effekt. Overføre prosjekt til drift

Overføresdrift

Prosjekt oppstart

AnalyseLøsnings-

skisseImplemen-

teringB B B Overføres

drift

Fremtidens baderom på sykehus

Et prosjekt mellom Helse Bergen og BANO AS støttet av IN og

Forskningsrådet.

Bakgrunn og mål • Hensikten med prosjektet er å utvikle fremtidens

baderom på sykehus, der man ivaretar så vel ergonomiske, helsemessige og hygieniske krav i et fremtidsperspektiv.

• I 2010 ble prosjektet etablert med en prosjektgruppe og en styringsgruppe med representanter fra både ansatte og pasienter. Tidsramme på 2 år og avsluttes i 2012.

• Stort behov for Innovasjon innenfor dette området på sykehus.

Behovskartlegging• I prosjektets fase 1 er gjennomført en

behovskartlegging blant sykepleiere, ergo- og fysioterapeuter, pasienter og brukerorganisasjoner (eks. Handikap Forbundet).

• Bad i Helse Bergen samt en rekke norske sykehus ble brukt som basis under behovskartleggingen.

Hjerteavd

Revmatologisk

Gastrologisk avdeling

Øyeavd

Hjerteavd

Nordås Kirurgisk

Gamle bad for små, nye – for store: både pleiers arbeid og pasientens forflytning blir farefull

Kysthospitalet Hjerteavd

• Ønskes regulerbare WC og vask • Behov for gode kontrastfarger og en design som

skaper en god atmosfære

Gastrologisk Kirurgisk

Stort ønske om lett tilgjengelige hyller og knagger i en funksjonell høyde

Ålesund sykehus

Gastrologisk avdeling Nordås

Kysthospitalet

Resultater av kvalitative data pasient/pleier

• Bad er for små, eller for store.• Plassering av elementer som toalett, servant og dusj

er ikke plassert optimalt i forhold til hverandre.• Mangel på støtteanordninger,• For høyt/lavt toalett og servant. • Glatte gulv.• Mangel på hyller/avlastningsplass.

Workshop

• Har gjennomført en workshop, hvor prosjektdeltagerne + andre resurspersoner deltok.

• I workshop delte man deltagerne inn i 3 grupper hvor hver av gruppene fikk ”bygge” sitt eget bad i 1:1 størrelse.

Fremdrift

• Basert på behovskartlegging og workshop har vi i desember 2011 satt opp 3 testbad.

• 1 bad på ØNH avd Haukeland sykehus, og 2 bad på Nordås Rehabiliteringssenter

• Disse skal brukes og testes ut

Resultater

• Testbadene har blitt laget med nyutvikla produkter/prototyper og endres kontinuerlig i samarbeid med pleier/produsent.

• Foreløpige resultater er forbløffende. Det viser seg at en kan redusere arealet på badet med nærmest 2 m2 i forhold til dagen regelverk og retningslinjer.

• Så langt er konklusjonen at badet er mindre, billigere, bedre for pasient og bedre for pleier.

Samfunnsøkonomi

• Ved å bygge et bad slik som prosjektet så langt konkluderer med kan samfunnet spare over 250 mill årlig. (2 m2 x 80.000 x 3.000 bad)

• Det viktigeste er likevel at løsningen gir økt trygghet og verdighet til pasient og reduserer fare for fall og bruddskader samt sørger for en bedre hverdag med mindre belastning på pleiere.

Veien videre

• Prosjektet vil fortsette med testingen og sørge for solid dokumentasjon på resultater som kommer frem.

• Det skal jobbes aktivt med myndigheter for å endre lovverk.

• Videre er både Sverige, Nederland og Danmark sterkt engasjert som samarbeidspartnere i prosjektet.

Suksesskriterier• Forankring i toppledelse• Minst en ildsjel• God planlegging i forkant av prosjektstart og til hvert møte• Interessentanalyse og risikovurdering ved oppstart og

underveis i prosjektet• Prosjektmedarbeidere på riktig nivå i organisasjonen• Prosjektleder som:

– Forstår begge bedrifters kultur – Ligger et steg foran prosjektgruppen i planlegging– Holder fast kurs mot målet når gruppen tviler

• Begge organisasjoner forplikter seg til å levere ressurser tilpasset oppgavene

• Være tro mot den fasen prosjektet er i