• Controlling tevékenységek kritériumai

• Jelentésdialógus

• A jelentésben fontos tényezők

ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE

Controlling tevékenységek kritériumai

Jelentéskészítés szempontjai:• Az erőforrások felhasználása• Az időütemezés• A minőség• A felelőségi táblázat• A változások/kiegészítések• A várakozási idő• Speciális problémák

Az erőforrások felhasználása

• Egyik legfontosabb tényezője• Ajánlott, hogy a jelentés terjedjen ki a

következőkre:– A mai napig felhasznált erőforrások

(befejezett munkák)– Követelmény-elvárások az erőforrásokkal

szemben (elvégzendő munkák)• Az erőforrások összesített felhasználása

(elvégzett munka és a hátralévő munka összessége)

Az időütemezés

Nagyon fontos kérdés, hogy a projekt az ütemezésnek megfelel-e. Az időtervezés

megmutatja, hogy mikorra kell a tevékenységeket befejezni

A minőség

• Egyre fontosabb tényező

• A késések egyik leggyakoribb oka, hogy az elvégzett munka nem megfelelő minőségű.

• A minőség jóváhagyható valamilyen megegyezés alapján, de gyakran ez az a tényező, amit a gyakorlatban elhanyagolnak.

A felelőségi táblázat

• A tevékenység felelősségi táblázat pontosan meghatározza, hogy kinek mit kell teljesítenie, valamint azokat a szerepköröket, amelyek egy tevékenységhez kapcsolódnak.

• Felmerült akadályok forrása lehet a nem megfelelő tudású ember

A változások/kiegészítések

• Fontos tisztázni, hogy az eredeti terve mennyire jó viszonyítási alap

• Az időközben fellépő új információk változásokat okozhatnak

A várakozási idő

• Egy projekt korlátozott erőforrással működik

• Rendelkezésre álló erőforrásokat a lehető legjobban hasznosítsuk

• Az elpazarolt erőforrásokat kezelni kell

Speciális problémák

• A projektvezető számára a speciális problémák nehezen felfedezhetőek

• A jelentéskészítő feladata hogy megjelölje a gondokat (tapasztalatai alapján)

• Érdemes meghatározni:– A probléma leírását– Az okot, amely a problémát előidézte– A következményt, melyek hatással lehetnek a projekt

eredményére,– A javasolt intézkedéseket, azaz mit kell cselekedni a

probléma felmerülésekor • A projekt minden tagjának figyelemmel kell lennie

nemcsak a saját munkájára, hanem ismernie kell azt is, hogy milyen hatást gyakorol a csapat többi tagjának munkájára.

Jelentésdialógus

• A jelentések hatására mélyrehatóbb dialógusnak kell elindulnia a projektvezető és a csapat között.

• A projektvezető és a projekttagok közötti párbeszédnek a célravezetőnek, világosnak és strukturáltnak kell lennie.

A jelentésben fontos tényezők

Az erőforrások felhasználása• Ha egy erőforrás becslés hibás volt, akkor

nagyon fontos tisztázni, hogy mi az oka ennek. Okok: nem eléggé pontosan végzett becslés vagy szakmai tudás hiánya.

• Ha egyes projekttagok nem rendelkeznek megfelelő tudásszinttel a témában, akkor képzést kell betervezni a projekttervbe már a kezdetkor.

A jelentésben fontos tényezők

Időütemezés• Azoknál a projekteknél, ahol az idő a legkritikusabb

sikertényező, azt ajánljuk, hogy kerüljük a „házifeladat” szindrómát.

• Indokok:– A munkavégzés nem várt megszakítása– Az alapszervezet nem szavatolja személyzet

részvételét a projektben a tervnek megfelelően.– A projekt prioritását a középvezetői szinten

szándékosan lefokozzák– Kisebb a projekt prioritása a tagok egy része számára– Alkalmatlan a projektvezetés

A jelentésben fontos tényezők

Minőség

• A minőség fontos, annál a terméknél, szolgáltatásnál, amit előállítunk.

• A minőségi romlás alapja ha a projektet kötött idő és költségkereten belül kell megvalósítani és elhanyagoljuk, hogy a korábbi tevékenységek nem tesznek eleget a minőségi követelményeknek

A jelentésben fontos tényezők

A felelősségi táblázat

• Alacsonyabb szinten elhelyezkedő projekttagoknál a tevékenység felelősségi táblázat bír a legnagyobb fontsággal.

A jelentésben fontos tényezőkVáltozások/kiegészítések

• A jelentésnek tartalmaznia kell, hogy vannak-e változások, vagy kiegészítések a tervhez képest. A változások legfőbb indokai a következők lehetnek:– Változás következhet be a projekt alapját jelentő

alapvető feltételezésekben. A változások származhatnak kívülállóktól vagy az alapszervezetből.

– A specifikációban van a hiba. A részletes munka felfedi a specifikációban elkövetett hiányosságokat, vagy mulasztásokat, amelyek alapján a projektet létrehozták.

– „Evés közben jön meg az étvágy” – A projekt terjedelmet ki kell terjeszteni, ahhoz képest, amit eredetileg terveztünk

A jelentésben fontos tényezők

A várakozási idő

• Egy projektben nagyon fontos lehet, hogy a rendelkezésre álló erőforrások megfelelően legyenek felhasználva. Gyakran szükségessé válik, hogy az erőforrásokat áthelyezzük egyik tevékenységről a másikra.