Elektronisk samhandling - praktisk erfaring

fra Tromsø kommune

Line Nordgård, rådgiver IKT helse og omsorg

Forankring• Sterkt politisk og administrativt ønske om og vilje

til å satse på digitalisering

• Helsepersonellet ser fordelen motiverte og engasjerte

• Utarbeidet IKT-strategi for helse/omsorg

• «Nyter godt» av å være vertskommune for NST

• Helse Nord motivator og pådriver for elektronisk meldingsutveksling i regionen

Faktatall• 14 pleie- og omsorgsenheter

– Sykehjem

– Hjemmetjeneste

– Rehabiliteringstjeneste

– Rus- og psykiatritjeneste

– Tjeneste for utviklingshemmede

– Saksbehandling/tildelingskontor

• 13 fastlegekontor (ikke kommunale)

• 8 helsestasjoner

• 1 kommunal legevakt

Alle benytter meldingsfunksjonaliteten i Visma Omsorg Profil

12 mottar/sender PLO- meldinger

Ingen av disse har elektronisk meld.utv. pga manglende funksjonalitet oppgradere juni 2012

Mottak/sending av basismeldingene

ca 80 avdelinger ca 2700 aktive operatører (ansatte) i Profil

Faktatall forts.• Fengselshelsetjeneste

– Mottak/sending av basismeldingene

• Helsetjenesten Sosialmedisinsk senter– Mottak/sending av basismeldingene og også mulighet for å

benytte PLO-meldingene

• Lokalsykehus: Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø (UNN Tromsø)– Tar imot elektroniske henvisninger og lab/rtg rekvisisjoner

– Sender ut elektroniske labsvar og epikriser

– Er startet utbredelsen av PLO-meldinger til/fra alle avdelinger

Faktatall forts.• PLO-tjenesten sender også elektronisk

vederlagstrekk (pensjon) til NAV

Hva skal til?

Jungel av beskrivelser, kravdokumenter,

veiledere, sjekklister, retningslinjer, rapporter

Slapp av!

Trekk pusten dypt, se lyst på livet

Det går seg til Dere har FUNNKe!

Internt i kommunen• Forankring på høyeste nivå

• Sett av nok ressurser– Tid, penger, ansvarlige personer

– Prosjektleder må kjenne alle deler av organisasjonen

– IT-avdelingen helt sentral, særlig i starten

– Helsefagpersoner – internt fagmiljø

– Nettverk av ressurspersoner (FUNNKe i Nord)

• 20 % teknologi, 80 % organisasjonsutvikling!

Samarbeidsparter• Hvordan få fastlegene med?

– Heller gulrot enn pisk (5 000 pr legekontor)

– Vis respekt og ydmykhet for deres arbeid (lege, IT-ansvarlig, personalleder, økonomiansvarlig, bygningsteknisk koordinator, juridisk kompetanse osv.)

– Etabler gode samarbeidsarenaer og bruk disse bevisst (samarbeidsutvalg, allmennlegeforum, samarbeidsmøter, lunsjmøter, informasjonsbrev)

– Alle eller ingen overlat overtalelsene til dem selv

– Helsesekretærene viktigere enn vi tror

Samarbeidsparter• Hvordan få sykehusene med?

– Sørg for å holde orden i eget hus først Vedlikeholds-rutiner

– Økt volum i meldingsutvekslingen når sykehusene kommer med krever gode rutiner for håndtering

– Meldingsovervåkning

– Overordnete tjenesteavtaler som regulerer forpliktelser og håndtering må implementeres ut til ytterste ledd krevende prosess

Hvordan fungerer elektroniske meldinger i Profil?

• Meldingen legger seg i pasientens journal etter behandling ut av innboks

• For å ha tilgang til meldingene:– Må ha tilgang til pasientens journal

– Må være autorisert for elektroniske meldinger

– Må være autorisert for tjenesteadressen (dersom meldingen er sendt til tjenesteadresse)

• Hver enhet/avd har meldingsansvarlige

Meldingsansvarliges rolle

• Overordnet ansvar for meldingsovervåkning

• Kontaktperson inn/ut av avdelinga (enheten)

• Avvikshåndtering – oppfølging

• Oppfølging av meldinger som ikke er ferdigbehandlet

• Opplæringsansvarlig

• Ansvarlig for å implementere retningslinjene/rutinene lokalt

Opplæring/bruk

• Når det tekniske er på plass, og man kan bruke pasientjournalen fra før, er det en ganske enkel funksjonalitet å lære seg (litt leverandøravhengig)

• Men husk at dette kun er verktøyet for å få bedre samhandling samhandling er så mye mer…

Utfordringer• Adressering

– ikke ihht myndighetskrav, men vi får det til..

• Oppdateringer/oppgraderinger i de ulike systemene

– snakker de sammen etterpå?

• Største utfordring: leverandørenes framdrift/portefølje..– Ingen myndighet over deres prioriteringer

– Ingen reelle sanksjonsmuligheter

Utfordringer• Innføring teknologi organisasjonsutvikling• Kritisk suksessfaktor stabile systemer som

helsepersonellet stoler på– Avhengig av til enhver tid oppetid/tilgjengelighet

• Kritisk suksessfaktor drifting av de elektroniske systemene og gode systemer for meldingsovervåkning, avvikshåndtering og oppfølging.– så viktig at vi får disp i streiken for å følge opp…!

Gevinster• Elektronisk kommunikasjon

– kommet for å bli del av utviklingen

• Går raskere – forberede oss til møte med pasienten + raskere

behandling

• Gir pasienten koordinerte tjenester (lik behandling) • Kvalitetsmessig forbedring• Helsearbeiderne blir mer motiverte for å bruke

EPJ viktig å holde info oppdatert!

Legenes evaluering av PLO-meldinger

• Langt bedre enn å skrive brev!• Lettere å få kontakt med hjemmetjenesten

– Får dokumentert hj.tj tilbakemeldinger

• Enklere kommunikasjonsform enn telefon• Særlige fordeler med samarbeid rundt kronikere

– INR marevandosering– blodsukker insulindosering

• Kommer ikke i tillegg til, men som en erstatning

• Line Nordgård, rådgiver IKT helse/omsorg

• Tlf: 77 79 01 99

• Mobil: 488 67 453

• E-post: line.nordgard@tromso.kommune.no

Kontaktopplysninger: