Upload
doanhanh
View
224
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Good Documentation Handling & Control Starts with You
EFFECTIVE'DOCUMENTS'MANAGEMENT'
2!
Full$day$Training
Agenda$Pela1han
Opening Gree%ng!&!Fact!Exposure!'
Introduc1on Presenter!&!Team'
3!
Tujuan$Pela1han Apa!yang!peserta!akan!
dapatkan!pada!pela%han!ini'
Struktur$Dokumentasi Memahami!pembagian!dan!level!dokumentasi'
Detail$Dokumentasi$per$Level Penjabaran!kriteria!dan!bentuk!
dokumentasi!%ap!level!'
Pengendalian$yang$Efek1f Prosedur/!Tata!Cara!pengendalian!dokumentasi!yang!efek%f.'
4!
A$look$at$our$presenta1on$agenda
Sec1on$End
Workshop$&$Examples
Ak%vitas!kelompok!dan!contoh!implementasi!untuk!memperjelas!materi'
Closing Expecta%on!&!Gra%tude'
5!
Tujuan'Pela;han'
1. Mengetahui!struktur!dokumentasi!2. Mendefinisikan!Peta!Proses!Bisnis!3. Mengetahui!kriteria!Dokumen!yang!baik!4. Mampu!membuat!SOP!sesuai!format!yang!ditetapkan!5. Mengetahui!prinsip!pengendalian!dokumen!
7!
Klasifikasi!dan!penentuan!%ngkat!dokumentasi!
4.2'Persyaratan'Dokumentasi'
4.2.1'Umum'
Kebijakan
Prosedur
IK, Ceklis, Form, dll
Catatan
Guidance
4.2.3
Record
4.2.4
• Pedoman!Mutu,!Kebijakan!Mutu,!Sasaran!Mutu!
• Prosedur!
• Dokumen!yg!dibutuhkan!utk!keefek%fan!perencanaan,!operasi!&!pengendalian!proses!
• Catatan!Mutu!
9!
Kebijakan!umum!yang!ditetapkan!Manajemen,!sebagai!arah!dasar!pelaksanaan!proses!
Untuk memastikan hal ini, maka pihak pemohon harus mengisi formulir permintaan pembelian, permintaan pembelian harus berisi informasi pembelian yang jelas, mencakup:
� Deskripsi produk/jasa yang dibeli � Kuantitas � Nama � Waktu produk dibutuhkan ! (7.4.2 para 1) � Jenis
� Spesifikasi � Gambar
Permintaan pembelian harus disetujui oleh manager bagian ! (7.4.2 para 1) Supplier/sub-kontraktor yang dipilih harus berasal dari daftar rekanan terpilih. Proses seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang supplier ditentukan dan didokumentasikan dalam prosedur ! (7.4.1 para 2) Kriteria seleksi dan evaluasi supplier harus berdasarkan
� Mutu � Harga � Pengiriman
Catatan mutu berhubungan dengan hasil evaluasi dan tindak lanjutnya harus disimpan (lihat 4.2.4)
Contoh Kebijakan Manajemen Perusahaan
7.4 Pembelian
PT XYZ menetapkan dan mendokumentasikan proses pembelian untuk memastikan pembelian produk/jasa selalu memenuhi persyaratan. Produk yang harus dikendalikan adalah yang secara langsung berhubungan dengan produk, material/jasa, Mis: Bahan baku, bahan pembantu dan bahan pengemas ! (7.4.1 para 1)
Manual$Organisasi
7.4 Pembelian (Lanjutan)
Petugas pembelian harus membuat purchase order yang berisi informasi : ! (7.4.2 para 1) � Deskripsi produk/ jasa � Nama Supplier � Waktu penyerahan � Kuantitas � Metode Pembayaran Purchase order harus diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang dikomunikasikan kepada supplier ! (7.4.2 para 2)
Manajer Bagian
Manajer Pembelian Direktur
< 1 Juta " " > 1 Juta " " "
Tabel Tingkat Persetujuan
Departemen QC bertanggung-jawab untuk menguji barang yang datang berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan. Jika tidak dapat dilakukan, maka barang dapat diterima berdasarkan CoA atau laporan hasil uji yang diserahkan oleh supplier ! (7.4.3) PT XYZ menetapkan, mendokumentasikan dan menerapkan proses inspeksi atau verifikasi untuk memastikan produk yang dibeli telah memenuhi persyaratan pembelian dalam PO ! (7.4.3)
Manual$Organisasi
12!
Peta!dasar!keterkaitan!dan!urutan!proses!–!proses!dalam!organisasi!
Suatu diagram yang memperlihatkan semua proses dan hubungan timbal-baliknya, untuk menggambarkan secara utuh bagaimana suatu perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya.
Process Model :
• Memenuhi persyaratan standar (Pasal 4.1 ISO 9001:2008) • Semua Proses dapat teridentifikasi
• Hubungan timbal balik proses dapat teridentifikasi • Memudahkan pemahaman hubungan persyaratan standar dengan proses yg ada dalam perusahaan
Manfaat :
Definisi!proses!:!(ISO!9001:2008,!elemen!0.2)!
!!!!“!Ak%fitas!yang!menggunakan!sumber!daya!dan!di!kelola/!manage!dengan!tujuan!untuk!dapat!mentranformasikan!suatu!input!menjadi!output!”!
Pendekatan$Proses
TRANSFORMASI
(Rangkaian aktifitas yang berinteraksi dan
berhubungan)
Pemantauan dan Pengukuran
Keefektifan Proses
Output Input
Pengukuran Proses :
Contoh Proses
Nama Proses : Pembelian
Proses tranformasi • Menerima permintaan pembelian • Mempelajari permintaan • Mencari calon supplier • Membandingkan • Memilih supplier • Membuat PO • Menerima kedatangan material
OUTPUT : material
INPUT : Permintaan
Pembelian
Objectives proses :
Mendapatkan supplier dengan harga material kompetitif,
material datang tepat waktu dan kualitas material baik
- Ketepatan delivery 75 %
- Reject supplier rata-rata 5 %
16!
• Setelah!ruang!lingkup!untuk!se%ap!proses!selesai,!maka!dibuat!diagram!pemetaan!bisnis!proses!dengan!menyambungkan!input!dan!ouput!dari!suatu!proses!
Proses Perencanaan perbaikan
WO!Perbaikan!Schedule!!perbaikan!
Kebutuhan!!material!
Proses Pembelian
Kebutuhan!!material! Material!
Proses perbaikan
Material!OK!Schedule!!perbaikan!
Material!
Material!!NG!
17!
EXT
ER
NA
L C
UST
OM
ER
Menurut!anda!bagaimana!dengan!ouput!dari!proses!D!?!Dapatkah!proses!D!menghasilkan!ouput!yang!baik,!!sesuai!dengan!harapan!perusahaan!dan!customer!
Pelajari!proses!bisnis!berikut!ini!
EXT
ER
NA
L C
UST
OM
ER
PROSES B
PROSES A
PROSES C
PROSES D
PROSES E
Proses!B!%dak!di!lakukan!dengan!baik,!Sehingga!!proses!B!menghasilkan!Output!yang!%dak!baik!!!
Proses!E!%dak!di!lakukan!dengan!baik,!Sehingga!!proses!E!menghasilkan!Output!yang!%dak!baik!!!
JENIS PROSES
Core Process : Proses utama yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan atau tujuan perusahaan
Suporting Process : Proses yang mendukung berjalannya Core Process
Improvement Process : Proses yang dilakukan untuk melakukan Perbaikan Berkesinambungan
CUSTOMER
Marketing
Operation
New/Customer/Handling
Repeat/Order/Handling
Business/Expansion/Handling
New/Project/Handling
Project/Manaagement
Complain/Handling
Complain/Handling
Business/Support
Recruitment Project/Administration
Workforce/data/computation
Workforce/Termination
Workforce/Replacement
Workforce/Coaching/&/Counseling
Legal/review/for/Workforce/contract
Legal/review/for/Business/Contract
Workforce/Pay/Slip/Processing
HR/&/GA
PurchasingBuilding/&/
Transportation/Maintenance
IT/Maintenance System/Development
Training Competency/Evaluation
Finance/&/AccountingPayment
A/R/Monitoring
Financial/Condition/Control
CUSTOMER
Core Process Supporting Process
Company
Workforce
Company
Workforce
Gambaran Umum Proses Bisnis PT. XYZVendor
Vendor/Management
Improvement Process
Pengendalian)Dokumen
Pengendalian)Catatan)Mutu
Pengukuran)Kepuasan)Pelanggan
Penanganan)Komplain
Tindakan)Perbaikan)dan)Pencegahan
Audit)Mutu)Internal Tinjauan)Manajemen
Identifikasi)dan)Monitoring)Sasaran)
Mutu Penanganan)Ketidaksesuaian
Peningkatan)Berkesinambungan
Top/Management
PROCESSES
ACTIVITIES
TASKS
Dept 2 Dept 3
Div X
Dept 1
Process A
Role Dept 1 Role Dept 2 Role Dept 3
Process B
Process C
Proces D
Proces D
Item
-ite
m R
ole
Dep
t
Proses (Aktivitas-aktivitas)
Global
Detail
Sangat Detail
Pendekatan'Proses'
21!
Rangkaian!ak%vitas!yang!menggambarkan!jalannya!proses!beserta!dengan!kriteria!pen%ng!yang!mengatur!di!dalamnya!
22!
Panduan$Penyusunan
Karakteris1k$Dokumentasi$Yang$Baik
# Tidak terjadi “tumpang tindih” # Tidak terjadi kekurangan (gap) # Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen # Penanggung jawab masing-masing aktivitas jelas # Catatan mutu yang digunakan dan aktivitas
pembuatannya sudah dimasukkan dalam dokumentasi
# Distribusi catatan mutu jelas
25!
Detail!suatu!ak%vitas!yang!perlu!dijabarkan!secara!seksama!untuk!memas%kan!se%ap!orang!melakukan!dengan!tepat!
Prosedur$vs$Instruksi$Kerja Prosedur!
• Memberikan!gambaran!umum!suatu!proses;!
• Biasanya!membutuhkan!dokumen!penunjang!dalam!pelaksanaannya;!
• Digunakan!oleh!banyak!personil!dari!berbagai!bagian/posisi!
Instruksi!Kerja!
• Secara!de%l!menjelaskan!tugas!yang!harus!dikerjakan;!
• Biasanya!dapat!berdiri!sendiri;!
• Digunakan!oleh!satu!posisi!di!bagian!tertentu!
28!
Nomor!Dokumen!
Keahlian!Spesifik!
Tanda!Tangan!Pemangku!Jabatan!
29!
30!
Proses!yang!dilakukan!untuk!memas%kan!ketersediaan!dokumen!sah!terkini!pada!saat!dibutuhan!
31!
Penomoran$Dokumen
1. Definisikan!Penomoran!a) Bagian!b) Jenis!Dokumen!c) Departemen!d) Nomor!e) Hirarki!(op%onal)!f) Revisi!
2. Sediakan!tempat!yang!tetap!pada!%ap!Dokumen!3. Sebutkan!tanggal!terbit!dokumen!
32!
Pengesahan$Dokumen
1. Definisikan!Wewenang!a) Hirarki!Dokumen!b) Hirarki!Struktur!
2. Sediakan!tempat!yang!tetap!pada!%ap!Dokumen!a) Kecuali!Uraian!Tugas,!Formulir!atau!Ceklis!
3. Tanggal!Penandatanganan!(op%onal)!
33!
PendaKaran$&$Penggandaan$Dokumen
No.Dokumen Judul Dokumen
No.Revisi
SPO-WM-01 Tinjauan Manajemen 0SPO-WM-02 Tindakan koreksi dan Pencegahan 0SPO-WM-03 Audit mutu internal 0SPO-WM-04 Persiapan/perubahan dokumen 0
Daftar Induk Dokumen
Status'Salinan'
34!
Distribusi$Dokumen
Revisi 0 Revisi 1 Revisi 2 Perubahan 3No. Nama Departemen A B C A B C A B C
Hendra Tobing PPICAndi Wijaya ProduksiSigit Riyadi QCPeter Halawa Marketing
Judul : Prosedur Perencanaan Produksi No Dokumen : SOP-PPIC-01
Daftar Distribusi
1
2
3
4
35!
Buk%!implementasi!sistem!manajemen!yang!sesuai!dengan!persyaratan!standar!
Catatan
$ Bukti implementasi sistem manajemen yang sesuai dengan persyaratan standar
$ Komunikasi antar bagian $ Pedoman penyusunan :
% Sederhana (informasi yang ada berguna) % Lengkap % Mudah dimengerti
39!
Pengendalian$Catatan 1. Buat ketentuan/ SOP pengendalian (Apa, Siapa, (dicatat)
Dimana, Bagaimana (kriterianya) • Identifikasi • Lokasi Simpan • Masa Simpan
- Aktif - Pasif
• Metode pemusnahan/ pembuangan/ pemindahan 2. Tentukan urutan arsip sesuai kode panggil 3. Identifikasi alat bantu pengarsipan yang dibutuhkan 4. Siapkan label/ identifikasi lainnya 5. Buat Daftar Induk Catatan
40!
Tips$Penamaan$Folder
# Kata Benda # Sedapat mungkin terdiri dari satu kata # Tidak tumpang tindih definisinya # Contoh:
01. Keuangan 01.01 PPN 01.02 PPH 01.02.01 PPH 25 dst.
Tips$Penyimpanan$Folder
42!