ĐORĐE MARKEZ, L&F NCP

UNIVERZITET U BANJOJ LUCI

Banja Luka, 22/05/2012

KAKO PRIPREMITI USPJEŠNU KAKO PRIPREMITI USPJEŠNU APLIKACIJU U FP7 PROGRAMUAPLIKACIJU U FP7 PROGRAMU

1. Mali savjeti za bolju pripremu

1. Nemojte od Brisela tražiti novac – rješavajte problem koji je već identifikovala EC.

2. Saznajte nešto više o lobiranju u Briselu.

3. Edukujte evaluatore: I. Koristite brojke i činjenice. II. Korisitite kratke i koncizne rečenice. III. U prvom poglavlju aplikacije naglasite odmah odgovore na 5 uvodnih pitanja:

1) Zašto finansirati nešto (koji problem pokušavate da riješite)?2) Da li je to Evropski prioritet (da li se problem može riješiti na

nacionalnom nivou)?3) Da li rješenje već dostupno (proizvod, tehnologija, usluge, itd.)?4) Zašto sada (šta će se desiti ako se to istraživanje ne sprovede

sada)?5) Zašto baš Vi (da li imate nabolji konzorcijum da uradite taj posao)?

4. Fokusirajte se na rezultate, krajnje korisnike i diseminaciju/ eksploataciju rezultata.

4. Pronađite dobrog i iskusnog Koordinatora i Projekt – menadžera.

5. Umrežavanje i dugoročno partnerstvo!

6. Pažljivo proučite dokumenta Evropske komisije – EC. (nikad ne ostavljajte nepopunjena polja. Umjesto toga koristite znakove : -, 0, n/a ).

7. Drugi korisni savjeti prilikom pisanja projektne aplikacije:

- izbjegavajte u tekstu projektnog prijedloga uopštene tvrdnje i izjave.

- koristite dijagrame da objasnite kompleksne koncepte.

- koristite uputstva i tabele.

- projektna aplikacija mora imati profesionalnu formu i izgled.

- prekontrolišite tekst prije slanja (gramatičke i jezičke greške).

- izbjegavajte ponavljanja u tekstu.

- kreirajte personalnu i institucionalnu strategiju za učestvovanje u FP7.

1. Mali savjeti za bolju pripremu

2. Pripremne aktivnosti

Niz pripremnih aktivnosti se može završiti i prije službene objave poziva za prijavu projekata.

Proučite sve relevantne dokumente koji se odnose na FP7 (Specifični programi i Radni programi se se objavljuju unaprijed, tzv. Godišnji Radni programi).

Tri koraka pripremnih aktivnosti.1. Provjeriti prihvatljivost ideje/ područja istraživanja kao i

podudarnost sa kriterijumima koje je definisala EC.2. Formirati projektni kozorcijum.3. Izrada projektnog prijedloga (kao i pitanja IPR-a i

upravljanja projektom).

Pronađite dobre i iskusne partnere! najbolja situacija – poznavanje odranije iz prethodnih projekata kao što su Tempus, WB, bilateralni projekti i sl., naučnih konferencija, seminara, partnerskih mreža, međunarodne organizacije, itd.

3. Gdje tražiti partnere

Pretražite različite web stranice i baze podataka

1. Trenutni projekti i konzorcijumi u FP:http://cordis.europa.eu/fp6/projects.htm

2. CORDIS Marketplace (baza podataka sa listingom prethodnih uspješnih rezultata)

http://cordis.europa.eu/ica/NEW_TM/EN/TM_RESU_search.html

3. COST akcije (COST je međuvladin okvir za evropsku saradnju u nauci i tehnologiji)

http://www.cost.esf.org/index.php

4. Tehnološke platforme (industrijski orjentisane istraživačke agende) – ukupno 39.

http://cordis.europa.eu/technology-platforms/

5. Evaluatori iz prethodnih Okvirnih programa

http://cordis.europa.eu/fp6/experts.htm

6. Konferencije i seminari finansirane od EU

http://ec.europa.eu/research/conferences/index_en.cfm

7. IDEAL-LIST (pretraživač za nalaženje partnera za ICT projekte)

http://www.idealist.org/

8. Pomoć za mala i srednja preuzeća (SMEs)

(sva SMEs) www.detect-it.org

(SMEs u nano projektima) http://www.airi.it/NAOMITEC/

(SMEs u ICT projektima) www.epistep.org

(SMEs u zdravstvenim projektima) www.smesgolifesciences.org

9. Mreža nacionalnih kontakt tačaka – NCP Office

http://cordis.europa.eu/fp7/get-support_en.html

10. IGLO- Neformalna grupa RTD kontakt kancelarija u Briselu

http://www.iglortd.org/

11. Baza podataka RTD institucija Zapadnog Balkana

http://www.westbalkanresearch.net/index.php?file=search.php

11. Ekspertska i konsultantske kuće

http://www.hyperion.ie/

http://www.sbra.be/

http://www.planet.gr/

3. Gdje tražiti partnere

3.1. CORDIS – Informativni servis EU za istraživanje i razvoj

12. *CORDIS (Community Research and Development Information Service)

http://cordis.europa.eu/home_en.html

CORDIS je glavni web portal EU za istraživanje i razvoj, koji omogućava brz i jednostavan pristup informacijama, programima te pomaže u promociji i eksploataciji rezultata istraživanja.

NA stranicama CORDIS-a nalazi se baza podataka i drugi sadržaji o naučnim i tehnološkim programima EU, kao i svi relevantni dokumenti o načinima i mogućnostima učešća u projektima finansiranim od strane EU, itd.

Pronalaženje partnera na CORDIS-u

http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html

4. Projektni kozorcijum

Sastaviti dobar i izbalansiran projektni konzorcijum je jedna od temeljnih i najvažnijih stvari u pripremi dobrog projektnog prijedloga u FP7.

Opšti i posebni, tj. dodatni uslovi – propisani Pravilima učešća u FP7, Specifičnim i Radnim programima.

Konzorcijum mora imati jasno definisanu upravljačku strukturu i raspodjelu aktivnosti.

Obavezno “Pismo interesa” ili “Consortium Agreement”.

5. Kako pronaći poziv EC

Imate ideju za projekat i sastavili ste dobar konzorcijum – ŠTA DALJE?

EC kroz godišnje Radne programe (Work Programmes - WP) najavljuje konkretne planove za implementaciju projekata.

Svaki Radni program (WP) se dijele na :

- Activity/ Areas

- *Topics (konkretna, zadata tema za prijavu projekta)!

U Službenom glasniku EU ili na FP7 web stranici pronađite poziv EC istraživačima da podnesu svoj projektni prijedlog za Specični Program ili Specičnu (istraživačku) temu, kao npr. People, Capacities, Health, Food, Agriculture,…

Konkretni poziv za prijavu projekta

Skinuti dodatne dokumente, tzv Informacioni paket: 1.Call Fiche2.Work Programme 3.Guide for Applicants

Skinuti dodatne dokumente, tzv Informacioni paket: 1.Call Fiche2.Work Programme 3.Guide for Applicants

5.1. Informacioni paket

U zvaničnom tekstu poziva (Call Fiche i Work Programme) su precizno definisani svi tehnički detalji koji se odnose na prijavu projektne aplikacije: specifične istraživačke teme, način finansiranja, krajni rokovi, itd.

Pored toga, u WP se nalaze i podaci koji se odnose na:- opis teme i očekivani rezultat, tj. uticaj projekta- istraživačke ciljeve projekta- okvirni budžet i alokaciju sredstava prema vrsti

projekata- najmanji broj učesnika u projektu (opšte ili posebne

odredbe)- jednostepeni ili dvostepeni sistem aplikacije i

evaluacije- eventualni nestandardni kriterijumi evaluacije

- okvirno vrijeme eventualnog kašnjenja evaluacije i selekcije projektnih prijedloga

6. Koraci u pripremi aplikacije Identifikovali ste konkretni poziv (Topic) EC za prijavu projektnog

prijedloga; Oformili ste Konzorcijum – ŠTA DALJE?

1. Odrediti osobu koja će pisati projektnu aplikaciju (najčešće budući koordinator).

2. Kreirati kratki sažetak projekta na 1-2 stranice i poslati ga cirkularno svim partnerima.Napomena: Sažetak treba da da odgovor na 5 ključnih pitanja – Slajd 1.

3. Partneri analiziraju sažetak projekta interno (uključiti u internu diskusiju sve eksperte i naučnike iz oblasti, eventualne evaluatore iz drugih projekata, i sl.).

4. Revidirati sažetak na bazi komentara i analiza- svi partneri.

5. Sastanak konzorcijuma u cilju finalnog dogovora (face-to face, Skype, Messenger, video-link i dr.).

6. Angažovanje eksperta da revidira prijedlog / opciono.

7. Pisanje projektne aplikacije na EPSS-u i slanje EC-u u Brisel.

8. Pošaljite obavještenje i sažetak projektne aplikacije NCP-u.

7. Elektronska prijava projekta - EPSS

Prijedlog FP7 projekta se podnosi isključivo u elektronskoj formi (Electronic Proposal Submission Service).

Nakon niza pripremnih aktivnosti, formiranja konzorcijuma i kompletiranja projektnog prijedloga, projekat se šalje EC putem sistema EPSS.

Koordinator obavlja najveći dio poslova na EPSS:- dobija pristupnu šifru i daje pod-šifre partnerima

za pristup EPSS.- unosi spisak partnera na EPSS.- popunjava A1 obrazac i A3.2., dok ostali partneri

popunjavaju A2 i A3.1. obrazac.- Svi patneri zajedno pišu prijedlog projekta on-line

(B dio).Napomena: prije EPSS-a odredite PIC broj (Participant Identification Code) –

obavezno link:http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/participants/portal?_nfpb=true&_pageLabel=myorganisations

7. Struktura projektnog prijedloga Part A

Form A1: Summary

Form A2: Partner details (participants)

Form A3: Summary of costs (Budget)

Part B

1. Scientific and/or technical quality relevant to call

1.1 Concept and objectives

1.2 Progress beyond state-of-the-art

1.3 S/T methodology and associated work plan (max. 20 pages)

1.3 (i) Overall strategy of the work plan – Coordinator

1.3 (ii) Gantt chart – Manager

1.3 (iii) Breakdown of the work

1.3a Work package list

1.3b Deliverables List

7. Struktura projektnog prijedloga…

1.3c Description of each work-package

1.3d Summary effort table

1.3e List of Milestones

1.3d Summary effort table

1.4 (iv) Pert Chart

Risk and contingency plan

2. Implementation

2.1 Management structure and procedures (5 pages)

2.2 Individual participants (1 page per participant)

2.3 Consortium as a whole (four pages)

Subcontractors

International partners

Future additional partners

2.4 Resources to be committed (two pages)

Costs

Other sources of income for the work

7. Struktura projektnog prijedloga…

3. Impact

3.1 Expected impact

3.2 Dissemination of project results

Exploitation of project results

Management of intellectual property

4. Ethical issues

5. Consideration of gender aspects

Obavezno još “Letter of Intent” ili “Consortium Agreement”!

Uz A2 obrazac dostaviti i 2 kraća CV-a istraživača te informaciju o prethodnim iskustvima

7. Struktura projektnog prijedloga – B dio

B dio projektne aplikacije obuhvata tehničke detalje prijedloga projekta i konzorcijuma.

Koristiti Vodič za aplikante iz Informacionog paketa (Guide for Applicants).

B dio – isključivo u PDF formatu.

Striktno poštovati Vodič za aplikante (broj stranica dokumenta).

Poglavlja B dijela

B.1. Naučni i tehnički kvalitet:

B.1.1. Priložiti detaljan opis koncepta i ciljeve projekta, izražene u mjerljivim jedinicama, u skladu sa kriterijumima naznačenim u pozivu za prijavu projekta, kao i objašnjenje kako će se ostvariti ciljevi projekta.

B.1.2. Dati kratak opis trenutnog stanja u određenoj oblasti te očekivani progres u odnosu na prethodno stanje.

B.1.3. Opisati naučno-tehnološku metodologiju koja će biti korištena uz pripadajući radni plan.

7. Struktura projektnog prijedloga – B dio

B.2. Implementacija

B.3. Uticaj

B.4. Etička pitanja (ukoliko se pojavljuju u projektnoj aplikaciji). “Ethical Review Panel” u slučaju etički osljetljivih istraživanja!

B.5. Gender pitanja (nije obavezno).Ovo poglavlje se ne evaluira, ali utiče kod procesa pregovaranja uspješnih prijedloga sa EC!

7.1. Sekcija B.1.3. “S&T METHODOLOGY AND WORK PLAN”

“A detailed work plan should be presented, broken down into work packages (WP) which should follow the logical phases of the implementation of the project, and include consortium management and assessment of progress and results”.

Sekcija B.1.3. uključuje:

1.Opis cjelokupne strategije radnog plana

2.Prikaz vremenskog rasporeda različitih radnih paketa (WP’s) i njihovih komponenti (“Gant chart“ i slično).

3.Detaljan radni opis podijeljen u radne pakete:Lista radnih paketa (tabela 1.3a)Lista krajnih rezultata ili “Deliverables list” (tabela 1.3b)Opis svakog radnog paketa i sažetak (tabela 1.3c)Tabela radnog angažovanja (tabela 1.3d)Lista prelomnih tačaka ili “Milestones list” (tabela 1.3e)

4.Grafička prezentacija komponenti koja pokazuje njihovu međuzavisnost.

5.Takođe potrebno identifikovati potencijalne rizike i plan za njihovo prevazilaženje.

Maksimalna dužina cijele sekcije je 20 stranica, plus tabele!

Svi značajniji elementi projekta moraju na kraju dati rezultat, koji mora biti prikazan u mjerljivim jedinicama. Lista krajnih rezultata mora biti brojčano ograničena i podvrgnuta kontroli kvaliteta te poslata EC na provjeru i odobrenje.

Svaki WP – Radni paket, pored rednog broja, naziva, tipa aktivnosti, učesnika u projektu koji je zadužen za određeni radni paket, broja zaposlenih u okviru WP, sadrži i:

Opis ciljeva koji se žele ostvariti unutar WP Opis radnih zadataka Listu rezultataEventualne prelomne tačke

7.2. Sekcija B.2. IMPLEMENTACIJA

Sekcija B.2. sadrži: Opis strukture menadžmenta projekta i procedura (5 stranica). Kratak pregled profila institucije, glavnih radnih zadataka u okviru projekta, kao i

prethodno iskustvo (1 stranica za svakog partnera). Opis konzorcijuma (4 stranice). Kratko objašnjenje za angažovanje treće strane Uključenje zemlje u projekat koja nije MS, AC ili ICPC, od strane koordinatora. A3 obrazac i tabelarni prikaz angažmana zaposlenih na projektu, podijeljenog na

sektore/ sekcije (2 stranice teksta).

Pregled raspodjele sredstava (npr. nabavka opreme).

Za kvalitetnu opis strukture menadžmenta projekta i procedura koristiti:

1. Work Breakdown Structure (opisuje podjelu projekta u radne pakete).2. “Pert Chart” dijagram (grafički prikaz aktivnosti, tj. daje prikaz veze između

WP) Najvažniji dijagram!3. Gantt Chart (vremenski prikaz različitih radnih paketa)

7.2.1. Work Breakdown Structure

Menadžment, Umrežavanje, Razmjena osoblja, Radionica, Baza podataka, itd.

Menadžment, Umrežavanje, Razmjena osoblja, Radionica, Baza podataka, itd.

Naslov WP: Menadžment

Vodeći partner: 2

Učestvuju:Svi partneri

Naslov WP: Umrežavanje

Vodeći partner: 5

Učestvuju:Svi partneri

Naslov WP:Razmjena osoblja

Vodeći partner: 1

Učestvuju:Partneri 1, 3, 4, i 6.

NaslovWP :Radionica

Vodeći partner: 2

Učestvuju:Partneri 2, 4, 5, i 6.

Naslov WP: Baza podataka

Vodeći partner: 5

Učestvuju:Partneri 5, 2 i 1

7.2.2. PERT CHART dijagram

7.2.2. GANTT CHART

7.3. Sekcija B.3. IMPACT (Uticaj projekta)

Sekcija B.3. sadrži:

B.3.1. Očekivani rezultati projekta navedeni u radnom programu

Očekivani rezultati projekta su u uskoj vezi sa B.1.1. (konceptom i ciljevima projekta) te u skladu sa kriterijumima naznačenim u pozivu za prijavu projekta. Ukoliko je moguće, trebalo bi precizirati oblast gdje će rezultati projekta dovesti do značajnijeg pomaka.

B.3.2. Plan za diseminaciju projektnih rezultata

Odnosi se na B.1.2. odjeljak (očekivani progres u određenoj oblasti). Adekvatne mjere su planiranje i implementacija rezultata projekta kako bi se osigurala optimalna diseminacija i eksploatacija. Pored toga, opis treba da obuhvati i:

upravljanje pravima intelektualne svojine – IPR plan za dalje korištenje rezultata (npr. dalje istraživanje u svrhu komercijalne

eksploatacije rezultata) koji uključuju i diseminaciju novostečenog znanja.

Maksimalna dužina cijele sekcije: 10 stranica.

7.4. Sekcija B.4. ETHICAL ISSUE

Describe any ethical issues that may arise in the proposal. In particular, you should explain the benefit and burden of the experiments and the effects that may have on the research projects.

The following special issues should be taken into account:

1. Informed consent

2. Data protection issues

3. Use of animals

4. Human embryonic stem cell

Nije određena dužina sekcije – prema potrebi.

Ovo poglavlje se ne evaluira, ali utiče kod procesa pregovaranja uspješnih prijedloga sa EC!

7.5. Sekcija B.5. GENDER ISSUE

U sekciji B.5. možete ukazati na neke akcije koje ćete preduzeti tokom projekta, a u cilju promocije ravnopravnosti polova u vašem projektu ili u vašem istraživanju.

Gender aspekti mogu uključiti različite aktivnosti koje se odnose na projektni konzorcijum (npr. uspostavljanje gender balansa u samom konzorcijumu ) ili pak u aktivnostima koje su usmjerene prema široj javnosti (npr. javna prezenatcija na univerzitetu).

Maksimalna dužina sekcije – 1 stranica.

Ovo poglavlje se ne evaluira, ali u slučaju etički osljetljivih istraživanja slijedi “Ethical Review Panel” !

Projektni prijedlog

Opravdanost

EVALUACIJA EKSPERATA

Rangiranje od strane EC

Odluka EC o odbacivanju prijedloga

Konsultacije sa programskim komitetom

(ako je potrebno)

Odluka EC o finansiranju projekta/ ili odbacivanje

projekta

Pregovori

Aplikant se obavještava o rezultatima ekspertske evaluacije

Aplikant se obavještava o odluci EC

Etička evaluacija (ako je potrebno)

* Poziv aplikantu da podnese drugostepeni prijedlog, tamo gdje je to primjenljivo

Hvala na pažnji!