Documentum D2 4.2 User Guide

8/16/2019 Documentum D2 4.2 User Guide

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E M C ® ® ® D o c u m e n t u m ® ® ®

D 2 E M C D o c u m e n t u m D 2

A d m i n i s t r a t i o n G u i d e

V e r s i o n 4 . 2

U s e r G u i d e

E M C C o r p o r a t i o n C o r p o r a t e H e a d q u a r t e r s :

H o p k i n t o n , M A 0 1 7 4 8 - 9 1 0 3 1 - 5 0 8 - 4 3 5 - 1 0 0 0 w w w . E M C . c o m


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L e g a l N o t i c e

C o p y r i g h t © 2 0 0 5 – 2 0 1 4 E M C C o r p o r a t i o n . A l l R i g h t s R e s e r v e d .

E M C b e l i e v e s t h e i n f o r m a t i o n i n t h i s p u b l i c a t i o n i s a c c u r a t e a s o f i t s p u b l i c a t i o n d a t e . T h e i n f o r m a t i o n i s s u b j e c t t o c h a n g e w i t h o u t n o t i c e .

T H E I N F O R M A T I O N I N T H I S P U B L I C A T I O N I S P R O V I D E D " A S I S . " E M C C O R P O R A T I O N M A K E S N O

R E P R E S E N T A T I O N S O R W A R R A N T I E S O F A N Y K I N D W I T H R E S P E C T T O T H E I N F O R M A T I O N I N T H I S P U B L I C A T I O N , A N D S P E C I F I C A L L Y D I S C L A I M S I M P L I E D W A R R A N T I E S O F M E R C H A N T A B I L I T Y O R F I T N E S S F O R A P A R T I C U L A R P U R P O S E .

U s e , c o p y i n g , a n d d i s t r i b u t i o n o f a n y E M C s o f t w a r e d e s c r i b e d i n t h i s p u b l i c a t i o n r e q u i r e s a n a p p l i c a b l e s o f t w a r e l i c e n s e .

F o r t h e m o s t u p - t o - d a t e l i s t i n g o f E M C p r o d u c t n a m e s , s e e E M C C o r p o r a t i o n T r a d e m a r k s o n E M C . c o m . A d o b e a n d A d o b e P D F L i b r a r y a r e t r a d e m a r k s o r r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f A d o b e S y s t e m s I n c . i n t h e U . S . a n d o t h e r c o u n t r i e s . A l l o t h e r t r a d e m a r k s u s e d h e r e i n a r e t h e p r o p e r t y o f t h e i r r e s p e c t i v e o w n e r s .

D o c u m e n t a t i o n F e e d b a c k

Y o u r o p i n i o n m a t t e r s . W e w a n t t o h e a r f r o m y o u r e g a r d i n g o u r p r o d u c t d o c u m e n t a t i o n . I f y o u h a v e f e e d b a c k a b o u t h o w w e c a n m a k e o u r d o c u m e n t a t i o n b e t t e r o r e a s i e r t o u s e , p l e a s e s e n d u s y o u r f e e d b a c k d i r e c t l y a t I I G D o c u m e n t a t i o n F e e d b a c k @ e m c . c o m .


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T a b l e o f C o n t e n t s

C h a p t e r 1 I n t r o d u c t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

D e s c r i p t i o n o f D 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

C h a p t e r 2 S i g n i n g O n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

L o g g i n g I n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

U s i n g D 2 C l i e n t o n a n A p p l e i P a d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

S e t t i n g U p Y o u r F i r s t W o r k s p a c e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0

U n d e r s t a n d i n g t h e M e n u s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0

C h a p t e r 3 B u i l d i n g W o r k s p a c e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 U n d e r s t a n d i n g W o r k s p a c e s a n d W o r k s p a c e V i e w s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3

U n d e r s t a n d i n g W i d g e t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

D e t e r m i n i n g W h i c h I n t e r n a l W i d g e t s t o U s e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6

C h a p t e r 4 U s i n g D 2 A d m i n i s t r a t i o n N o d e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9

U n d e r s t a n d i n g A d m i n i s t r a t i o n W i d g e t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9

C o n g u r i n g U s e r P r o l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4

C o n g u r i n g U s e r G r o u p s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6

C h a p t e r 5 N a v i g a t i n g a n d U s i n g D 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9

A d d i n g a N e w U s e r o r R e p o s i t o r y W o r k s p a c e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9

C o n g u r i n g U s e r P r e f e r e n c e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9

D e t e r m i n i n g W h i c h S e a r c h t o U s e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 0

U n d e r s t a n d i n g F u l l - T e x t a n d S i m p l e S e a r c h e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1

C o n g u r i n g A d v a n c e d S e a r c h e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3

O p t i m i z i n g A d v a n c e d S e a r c h P r o c e s s i n g S p e e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5

U s i n g t h e S e a r c h e s W i d g e t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5

U n d e r s t a n d i n g S e a r c h R a t i n g a n d R e s u l t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6

C h a p t e r 6 W o r k i n g w i t h C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9

U n d e r s t a n d i n g C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9

C r e a t i n g C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4

I m p o r t i n g C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5

I m p o r t i n g C o n t e n t a s a N e w V e r s i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 7

I m p o r t i n g a n E m a i l a n d A t t a c h m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 8

C r e a t i n g a n X M L F i l e t o F i l l P r o p e r t i e s D u r i n g I m p o r t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 0

E x p o r t i n g C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1

C h e c k i n g I n C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1

E M C D o c u m e n t u m V e r s i o n 4 . 2 U s e r G u i d e

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T a b l e o f C o n t e n t s

U n d e r s t a n d i n g P r o p e r t i e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2

U n d e r s t a n d i n g P e r m i s s i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2

U n d e r s t a n d i n g W h y C o n t e n t w a s R e n a m e d o r M o v e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3

U n d e r s t a n d i n g R e l a t i o n s h i p s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 4

C r e a t i n g a R e l a t i o n s h i p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 U n d e r s t a n d i n g R e n d i t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6

U n d e r s t a n d i n g V i r t u a l D o c u m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6

U n d e r s t a n d i n g M i c r o s o f t W o r d A n n o t a t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 9

U n d e r s t a n d i n g P D F A n n o t a t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 0

A n n o t a t i n g P D F C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 0

U n d e r s t a n d i n g C o m m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 0

S h a r i n g F o l d e r s U s i n g S y n c p l i c i t y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1

U s i n g I n t e l l i g e n t U R L s t o I n t e r a c t w i t h C o n t e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1

C h a p t e r 7 W o r k i n g w i t h L i f e c y c l e s a n d W o r k o w s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 5

U n d e r s t a n d i n g L i f e c y c l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 5

U n d e r s t a n d i n g W o r k o w s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 6

U n d e r s t a n d i n g t h e D i f f e r e n c e s B e t w e e n W o r k o w s a n d L i f e c y c l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 8

E x a m p l e o f a W o r k o w a n d a L i f e c y c l e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 9

S e n d i n g C o n t e n t t o a W o r k o w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 0

U n d e r s t a n d i n g D i s t r i b u t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1

S e n d i n g C o n t e n t b y e m a i l f r o m D 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2

C h a p t e r 8 T r o u b l e s h o o t i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 5

B a d U s e r P a s s w o r d w h e n O p e n i n g P a s s w o r d - P r o t e c t e d P D F w i t h C 2 V i e w

C o n g u r a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 5

W o r k o w P a c k a g e N a m e i s N u l l o r E m p t y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 6

J a v a s c r i p t E r r o r w h e n A t t e m p t i n g A c c e s s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 6

K n o w n I s s u e s w i t h A c c e s s i n g D 2 C l i e n t o n M a c i O S a n d A p p l e S a f a r i . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 6

4 E M C D o c u m e n t u m V e r s i o n 4 . 2 U s e r G u i d e


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P r e f a c e

E M C ® D o c u m e n t u m ® D 2 c o n s i s t s o f t w o c o m p o n e n t s :

• D 2 C o n g u r a t i o n : T h e w e b - b a s e d a p p l i c a t i o n , h e r e a f t e r k n o w n a s D 2 C o n g , f o r a d m i n i s t r a t o r s

t o u s e t o c o n g u r e s e t t i n g s s u c h a s a u t o m a t e d c o n t e n t - h a n d l i n g p r o c e s s e s a n d b a c k g r o u n d

s e t t i n g s f o r D 2 C l i e n t .

• D 2 C l i e n t : T h e w e b - b a s e d a p p l i c a t i o n , h e r e a f t e r k n o w n a s D 2 C l i e n t , f o r u s e r s t h a t p r o v i d e s t h e

a b i l i t y t o i n t e r a c t w i t h c o n t e n t i n o n e o r m o r e r e p o s i t o r i e s .

W h e n t h i s g u i d e r e f e r s t o D 2 , i t r e f e r s t o t h e p r o d u c t a s a w h o l e , n o t t h e i n d i v i d u a l c o m p o n e n t s .

I n t e n d e d a u d i e n c e

T h e i n f o r m a t i o n i n t h i s g u i d e i s f o r e n d u s e r s a c c e s s i n g a n d u s i n g D 2 C l i e n t .

R e v i s i o n h i s t o r y

T h e f o l l o w i n g t a b l e l i s t s c h a n g e s i n t h i s g u i d e .

R e v i s i o n D a t e D e s c r i p t i o n

D e c e m b e r 2 0 1 4 U p d a t e d t h e U s i n g I n t e l l i g e n t U R L s t o I n t e r a c t w i t h C o n t e n t , p a g e 6 1 t o p i c

w i t h a d d i t i o n a l p a r a m e t e r d e t a i l s a n d s y n t a x e x a m p l e s .

N o v e m b e r 2 0 1 4 U p d a t e d t h e C o l u m n s t a b n a m e i n t h e C o n g u r i n g A d v a n c e d S e a r c h e s ,

p a g e 3 3 s e c t i o n .

O c t o b e r 2 0 1 4 R e m o v e d t h e s u p p o r t f o r p a r e n t h e s i s ( ) s e a r c h m o d i e r f r o m t h e

U n d e r s t a n d i n g F u l l - T e x t a n d S i m p l e S e a r c h e s , p a g e 3 1 s e c t i o n .

J u l y 2 0 1 4 • U p d a t e d t h e i n f o r m a t i o n a b o u t w i l d c a r d s e a r c h m o d i e r s i n t h e

U n d e r s t a n d i n g F u l l - T e x t a n d S i m p l e S e a r c h e s , p a g e 3 1 s e c t i o n .

• A d d e d a n o t e a b o u t d o c u m e n t r e l a t i o n s h i p s i n t h e I m p o r t i n g C o n t e n t , p a g e 4 5 s e c t i o n .

J u n e 2 0 1 4 I n c l u d e d i n f o r m a t i o n o n u s i n g V E R S I O N p a r a m e t e r a n d D Q L q u a l i c a t i o n

i n a D 2 _ v i e w e v e n t i n U s i n g I n t e l l i g e n t U R L s t o I n t e r a c t w i t h C o n t e n t ,

p a g e 6 1

M a y 2 0 1 4 R e m o v e d t h e l i m i t a t i o n a b o u t d r a g a n d d r o p c o n t e n t f r o m s e a r c h r e s u l t s f r o m

t h e U n d e r s t a n d i n g V i r t u a l D o c u m e n t s , p a g e 5 6 s e c t i o n .

J a n u a r y 2 0 1 4 I n i t i a l p u b l i c a t i o n .

E M C D o c u m e n t u m V e r s i o n 4 . 2 U s e r G u i d e 5


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C h a p t e r 1

I n t r o d u c t i o n

T h i s c h a p t e r c o n t a i n s t h e f o l l o w i n g t o p i c s :

• D e s c r i p t i o n o f D 2

D e s c r i p t i o n o f D 2

E M C D o c u m e n t u m D 2 c o n s i s t s o f t w o c o m p o n e n t s :

• D 2 C o n g u r a t i o n : T h e w e b - b a s e d a p p l i c a t i o n , h e r e a f t e r k n o w n a s D 2 C o n g , f o r a d m i n i s t r a t o r s t o u s e t o c o n g u r e s e t t i n g s s u c h a s a u t o m a t e d c o n t e n t - h a n d l i n g p r o c e s s e s a n d b a c k g r o u n d s e t t i n g s f o r D 2 C l i e n t . F o r e x a m p l e , a d m i n i s t r a t o r s u s e D 2 C o n g t o c o n g u r e a u t o m a t i c r e n a m i n g a n d

p l a c e m e n t o f c r e a t e d o r i m p o r t e d c o n t e n t . O t h e r s e t t i n g s i n c l u d e c o n t e n t l i f e c y c l e a n d w o r k o w , w o r k s p a c e l a y o u t s , a n d a v a i l a b l e w i d g e t s . D 2 C o n g a l s o h a n d l e s p l u g - i n s a n d c o m m u n i c a t i o n s w i t h o t h e r a p p l i c a t i o n s , s u c h a s D o c u m e n t u m R e t e n t i o n P o l i c y S e r v i c e s ( R P S ) a n d D o c u m e n t u m P D F A n n o t a t i o n S e r v i c e s ( P A S ) .

• D 2 C l i e n t : T h e w e b - b a s e d a p p l i c a t i o n f o r u s e r s t h a t p r o v i d e s t h e a b i l i t y t o i n t e r a c t w i t h c o n t e n t i n o n e o r m o r e r e p o s i t o r i e s . Y o u u s e D 2 C l i e n t t o c o n g u r e a u s e r i n t e r f a c e t h a t s t r e a m l i n e s n e c e s s a r y c o n t e n t m a n a g e m e n t p r o c e s s e s . F o r e x a m p l e , a n i n t e r f a c e d i s p l a y s w i d g e t s f o r q u a l i t y a s s u r a n c e a c t i v i t i e s . N o r m a l l y , t h i s m e a n s s o m e o n e d r a f t i n g c o n t e n t w o u l d f a c e d i f c u l t i e s t r y i n g t o u s e a n i l l - s u i t e d u s e r i n t e r f a c e . D 2 C l i e n t e n a b l e s t h e d r a f t e r t o c r e a t e a w o r k s p a c e s u i t e d s p e c i c a l l y f o r d r a f t i n g c o n t a i n i n g o n l y t h e i n f o r m a t i o n a n d w i d g e t s n e c e s s a r y t o d r a f t e r - s p e c i c t a s k s .

A d m i n i s t r a t o r s c o n g u r e t h e D 2 i n s t a l l a t i o n e n v i r o n m e n t b a s e d o n y o u r b u s i n e s s n e e d s . T h e r e f o r e ,

t h e y m i g h t b e d i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e a c t i v i t i e s y o u p e r f o r m f r o m s o m e o f t h e a c t i v i t i e s d e s c r i b e d i n

t h i s g u i d e .

D 2 C l i e n t a l l o w s y o u t o :

• P e r s o n a l i z e t h e u s e r i n t e r f a c e u s i n g w i d g e t s a n d w o r k s p a c e s .

• P e r f o r m s e a r c h e s a c r o s s o n e o r m o r e r e p o s i t o r i e s .

• C r e a t e , i m p o r t , e d i t , m o d i f y , a n d d e l e t e c o n t e n t .

• O r g a n i z e c o n t e n t m a n u a l l y a n d a u t o m a t i c a l l y u s i n g r e l a t i o n s h i p s , m e t a d a t a , a n d s o o n .

• U s e c o n t e n t l i f e c y c l e a n d w o r k o w p r o c e s s e s a s c o n s t r u c t e d b y a d m i n i s t r a t o r s .



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C h a p t e r 2

S i g n i n g O n


• L o g g i n g I n

• U s i n g D 2 C l i e n t o n a n A p p l e i P a d

• S e t t i n g U p Y o u r F i r s t W o r k s p a c e

• U n d e r s t a n d i n g t h e M e n u s

L o g g i n g I n

1 . O p e n a b r o w s e r .

2 . N a v i g a t e t o t h e u s e r i n t e r f a c e a t t h e f o l l o w i n g U R L , h t t p : / / s e r v e r _ n a m e : p o r t / D 2 , w h e r e s e r v e r _ n a m e a n d p o r t a r e w h e r e D 2 i s i n s t a l l e d .

3 . F o r R e p o s i t o r y , s e l e c t a r e p o s i t o r y .

4 . I n t h e L o g i n e l d , t y p e y o u r u s e r n a m e .

5 . I n t h e P a s s w o r d e l d , t y p e y o u r p a s s w o r d . Y o u c a n n o t l o g i n w i t h o u t a p a s s w o r d .

6 . I n t h e D o m a i n e l d , t y p e t h e d o m a i n o f t h e r e p o s i t o r y . Y o u r s y s t e m m a y b e c o n g u r e d t o h i d e

t h i s e l d .

7 . S e l e c t R e s t o r e s e s s i o n t o r e s t o r e y o u r p r e v i o u s w o r k s p a c e a n d w i d g e t s e t t i n g s f o r t h i s r e p o s i t o r y .

8 . C l i c k O K .

U s i n g D 2 C l i e n t o n a n A p p l e i P a d

D 2 s u p p o r t s a c c e s s i n g D 2 C l i e n t u s i n g a n A p p l e i P a d a n d t h e f o l l o w i n g t o u c h s c r e e n i n t e r a c t i o n s :

• T o o p e n a c o n t e n t c o n t e x t m e n u , s e l e c t t h e c o n t e n t i n a l i s t w i d g e t a n d c l i c k t h e t r i a n g l e t h a t

a p p e a r s n e x t t o t h e c o n t e n t .

• T o o p e n t h e s e a r c h d i a l o g , c l i c k t h e s e a r c h i c o n . Y o u c a n c l i c k o u t o f t h e s e a r c h d i a l o g t o h i d e

t h e s e a r c h d i a l o g .

Y o u c a n n o t p e r f o r m t h e f o l l o w i n g a c t i o n s :

• O p e n s e p a r a t e i n s t a n c e s o f D 2 i n d i f f e r e n t b r o w s e r t a b s w h e n y o u a r e a c c e s s i n g D 2 u s i n g a W i F i h o t

s p o t .

• S e l e c t m u l t i p l e i t e m s i n a l i s t .

• D r a g a n d d r o p l e s .



10/97

S i g n i n g O n

• H i d e t h e m e n u b a r .

• R e s i z e w i d g e t s .

D 2 d o e s n o t :

• S u p p o r t t h e P D F V i e w e r w i d g e t o n i O S .

• A u t o - c a p i t a l i z e t h e r s t l e t t e r w h e n t y p i n g i n t h e l o g i n p a g e .

D 2 h i d e s t h e f o l l o w i n g m e n u i t e m s f o r t h e A p p l e i P a d :

• C o n t e n t > E d i t

• C o n t e n t > C h e c k i n

• C o n t e n t > C h e c k o u t

• C o n t e n t > C a n c e l C h e c k o u t

• C o n t e n t > V i e w N a t i v e C o n t e n t

• C o n t e n t > V i e w w i t h n a t i v e a n n o t a t i o n s

• C o n t e n t > E d i t w i t h n a t i v e a n n o t a t i o n s

• C o n t e n t > N a t i v e A n n o t a t i o n s

• C o n t e n t > C h e c k i n n a t i v e a n n o t a t i o n s

S e t t i n g U p Y o u r F i r s t W o r k s p a c e

1 . L o g i n t o t h e r e p o s i t o r y .

2 . I n t h e W o r k s p a c e G a l l e r y d i a l o g b o x , s e l e c t a t e m p l a t e .

T h e s y s t e m c r e a t e s a w o r k s p a c e w i t h a p r e - c o n g u r e d p a g e l a y o u t a n d s e t o f w i d g e t s . Y o u c a n :

• C o n g u r e t h e w o r k s p a c e .

• S e t u p a n o t h e r w o r k s p a c e .

• S t a r t u s i n g c o n t e n t m a n a g e m e n t o r w o r k o w t a s k s .

U n d e r s t a n d i n g t h e M e n u s

U s e t h e m e n u s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :

M e n u H o w t o a c c e s s

W o r k s p a c e C l i c k t h e m e n u b u t t o n n e x t t o t h e n a m e o f t h e a c t i v e

w o r k s p a c e .

U n d e r s t a n d i n g W o r k s p a c e s , p a g e 1 3 p r o v i d e s

a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n .

W i d g e t C l i c k t h e m e n u b u t t o n n e x t t o t h e w i d g e t t i t l e .

U n d e r s t a n d i n g W i d g e t s , p a g e 1 4 p r o v i d e s a d d i t i o n a l

i n f o r m a t i o n .

1 0 E M C D o c u m e n t u m V e r s i o n 4 . 2 U s e r G u i d e


11/97

S i g n i n g O n

M e n u H o w t o a c c e s s

C o l u m n C l i c k t h e m e n u b u t t o n n e x t t o a c o l u m n n a m e .

U n d e r s t a n d i n g W i d g e t s , p a g e 1 4 p r o v i d e s a d d i t i o n a l

i n f o r m a t i o n .

M e n u b a r I f t h e m e n u i s h i d d e n , h o v e r y o u r m o u s e o v e r t h e t o p e d g e o f t h e w o r k e n v i r o n m e n t .

U s e t h e P i n t o h i d e o r l o c k t h e m e n u b a r .

C o n t e x t R i g h t - c l i c k w i t h i n w i d g e t b o u n d a r i e s . W i d g e t s h a v e

c o n t e x t m e n u s c o n t a i n i n g o p t i o n s s p e c i c t o t h e

s e l e c t e d w i d g e t .

E M C D o c u m e n t u m V e r s i o n 4 . 2 U s e r G u i d e 1 1


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13/97

C h a p t e r 3

B u i l d i n g W o r k s p a c e s


• U n d e r s t a n d i n g W o r k s p a c e s a n d W o r k s p a c e V i e w s

• U n d e r s t a n d i n g W i d g e t s

• D e t e r m i n i n g W h i c h I n t e r n a l W i d g e t s t o U s e

U n d e r s t a n d i n g W o r k s p a c e s a n d W o r k s p a c e V i e w s

A w o r k s p a c e i s a c o n t a i n e r o f w i d g e t s t h a t a l l o w s y o u t o p e r s o n a l i z e f u n c t i o n a l i t y f o r a v a i l a b i l i t y a n d

c o n v e n i e n c e . T h e p r o c e s s o f b u i l d i n g a w o r k s p a c e i s s u m m a r i z e d a s :

1 . C r e a t i n g a n i n s t a n c e o f a w o r k s p a c e t e m p l a t e .

2 . A d d i n g w i d g e t s t o y o u r w o r k s p a c e s t o s u i t y o u r n e e d s .

D 2 i n c l u d e s p r e - c o n g u r e d w o r k s p a c e t e m p l a t e s . T h e s e t e m p l a t e s c o n t a i n t h e l a y o u t a n d p o s i t i o n i n g

o f w i d g e t a r e a s . T h e t e m p l a t e s a l s o c o m e w i t h a p r e d e t e r m i n e d s e t o f w i d g e t s .

A d m i n i s t r a t o r s c a n c o n g u r e w o r k s p a c e s t o c o n t a i n w o r k s p a c e v i e w s . V i e w s f u n c t i o n t h e s a m e

w a y a s w o r k s p a c e s b u t p r o v i d e a m e t h o d f o r o r g a n i z i n g w i d g e t s w i t h o u t l o s i n g w i d g e t - t o - w i d g e t i n t e r a c t i o n , a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :

I f y o u h a v e a w o r k s p a c e f o r S e a r c h w i d g e t s a n d a

s e p a r a t e w o r k s p a c e f o r L i f e c y c l e w i d g e t s

I f y o u h a v e a v i e w f o r S e a r c h w i d g e t s a n d a v i e w

f o r L i f e c y c l e w i d g e t s i n t h e s a m e w o r k s p a c e

I f y o u p e r f o r m a L o c a t e o p e r a t i o n i n t h e S e a r c h

w o r k s p a c e , t h e w i d g e t s i n t h e L i f e c y c l e w o r k s p a c e

d o n o t r e s p o n d t o t h e q u e r y b e c a u s e t h e y b e l o n g t o a

d i f f e r e n t w o r k s p a c e . Y o u m u s t a d d l i f e c y c l e w i d g e t s

t o t h e s e a r c h w o r k s p a c e t o p e r f o r m t h e L o c a t e

o p e r a t i o n .

I f y o u p e r f o r m a L o c a t e o p e r a t i o n i n t h e S e a r c h v i e w ,

t h e w i d g e t s i n t h e L i f e c y c l e v i e w r e t r i e v e t h e r e s u l t s o f

t h e q u e r y b e c a u s e t h e y b e l o n g t o t h e s a m e w o r k s p a c e .

Y o u c a n a c c e s s , a d d , s w i t c h , a n d c l o s e w o r k s p a c e a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :

A c t i o n T o p e r f o r m t h i s a c t i o n

A c c e s s i n g t h e w o r k s p a c e m e n u C l i c k t h e m e n u b u t t o n o n t h e a c t i v e w o r k s p a c e t a b .

A d d i n g a w o r k s p a c e C l i c k t h e A d d w o r k s p a c e b u t t o n n e x t t o t h e

w o r k s p a c e t a b s .

S e l e c t a w o r k s p a c e f r o m t h e W o r k s p a c e G a l l e r y .

R e s t o r i n g a w o r k s p a c e t o i t s d e f a u l t c o n g u r a t i o n O n t h e w o r k s p a c e m e n u , s e l e c t R e s t o r e w o r k s p a c e .



14/97



C h a n g i n g t h e w o r k s p a c e v i e w S e l e c t a w o r k s p a c e v i e w f r o m t h e b u t t o n s n e x t t o t h e

w o r k s p a c e t a b s .

C l o s i n g t h e c u r r e n t w o r k s p a c e O n t h e w o r k s p a c e m e n u , s e l e c t C l o s e t h i s w o r k s p a c e .

C l o s i n g a l l o t h e r w o r k s p a c e s O n t h e w o r k s p a c e m e n u , s e l e c t C l o s e a l l o t h e r w o r k s p a c e s .

S w i t c h i n g w o r k s p a c e l a y o u t O n t h e w o r k s p a c e m e n u , s e l e c t S w i t c h w o r k s p a c e .

S e l e c t a w o r k s p a c e f r o m t h e W o r k s p a c e G a l l e r y .

S w i t c h i n g t h e m e O n t h e w o r k s p a c e m e n u , s e l e c t S w i t c h t h e m e .

S e l e c t a t h e m e f r o m t h e T h e m e G a l l e r y .

U n d e r s t a n d i n g W i d g e t s

A w i d g e t i s a g r a p h i c a l u s e r i n t e r f a c e ( G U I ) e l e m e n t t h a t y o u u s e t o c o n s t r u c t a w o r k s p a c e . Y o u s e l e c t

a n d c h a n g e w i d g e t s t o p e r s o n a l i z e w o r k s p a c e t e m p l a t e s t o s u i t y o u r n e e d s . W i d g e t s e n a b l e y o u t o

s e a r c h a n d a c c e s s i n f o r m a t i o n a s w e l l a s m a n a g e c o n t e n t w o r k o w s a n d l i f e c y c l e s . A d m i n i s t r a t o r s c a n

c o n g u r e w i d g e t s t o i n t e r a c t w i t h t h e c u r r e n t w o r k s p a c e , f o r e x a m p l e b y s e t t i n g a w i d g e t t o t h e a c t i v e

s t a t e o r s w i t c h i n g y o u t o a d i f f e r e n t w o r k s p a c e v i e w .

F o r e x a m p l e , y o u h a v e s e l e c t e d a d e f a u l t r e p o s i t o r y b r o w s i n g w o r k s p a c e a s y o u r t e m p l a t e , b u t y o u

w a n t t o r e o r g a n i z e c o n t e n t a s t h e r e p o s i t o r y h a s b e c o m e c l u t t e r e d . Y o u c a n p l a c e t h e R e l a t i o n s w i d g e t

i n a v i s i b l e , p r o m i n e n t a r e a . W h e n t h e R e l a t i o n s w i d g e t d i s p l a y s t h e c o n t e n t c o n n e c t i o n s i n f o r m a t i o n ,

y o u c a n s e e h o w t h e d o c u m e n t s a r e c l u s t e r e d a n d s t r e a m l i n e t h e r e o r g a n i z a t i o n .

T h e r e a r e i n t e r n a l a n d e x t e r n a l w i d g e t s . A n i n t e r n a l w i d g e t h a s c o r e f u n c t i o n a l i t y w i t h r e g a r d s t o c o n t e n t m a n a g e m e n t a n d w o r k o w . A n e x t e r n a l w i d g e t u s e s t h i r d - p a r t y w e b a p p l i c a t i o n s , a n d

a d m i n i s t r a t o r s c a n c o n g u r e t h e m t o c o m m u n i c a t e w i t h c o n t e n t p r o p e r t i e s .

Y o u c a n c o n t r o l w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :


A d d a w i d g e t C l i c k t h e + b u t t o n .

C h a n g i n g w i d g e t s i n a s t a n d a l o n e w i d g e t l a y o u t O n t h e w i d g e t m e n u , s e l e c t S w i t c h w i d g e t , t h e n

s e l e c t a w i d g e t f r o m t h e W i d g e t G a l l e r y .



15/97



R e m o v i n g o r h i d i n g a w i d g e t f r o m a t a b b e d w i d g e t

l a y o u t

O n t h e w i d g e t m e n u , s e l e c t R e m o v e w i d g e t . I f t h e

w i d g e t w a s :

• P r o v i d e d b y t h e w o r k s p a c e l a y o u t X M L , D 2 p l a c e s

t h e w i d g e t i n a h i d d e n s t a t e a n d i t c a n r e s p o n d

t o c o n t e x t - s e n s i t i v e b e h a v i o r . F o r e x a m p l e , y o u

c a n h i d e t h e D o c u m e n t l i s t w i d g e t a n d t h e n

p e r f o r m a s e a r c h . I f t h e a d m i n i s t r a t o r c o n g u r e d

c o n t e x t - s e n s i t i v e b e h a v i o r t o s h o w t h e D o c u m e n t

l i s t w i d g e t a f t e r p e r f o r m i n g a s e a r c h , t h e D o c u m e n t

l i s t w i d g e t r e a p p e a r s i n t h e w o r k s p a c e a n d s h o w s

t h e s e a r c h r e s u l t s .

• M a n u a l l y a d d e d t o t h e w o r k s p a c e f r o m t h e W i d g e t

G a l l e r y a n d w a s n o t p a r t o f t h e o r i g i n a l w o r k s p a c e

l a y o u t , D 2 r e m o v e s t h e w i d g e t a n d i t d o e s n o t

r e s p o n d t o c o n t e x t - s e n s i t i v e b e h a v i o r . F o r e x a m p l e ,

i f y o u r e m o v e t h e D o c u m e n t l i s t w i d g e t a n d t h e n

p e r f o r m a s e a r c h , D 2 l o o k s f o r a d i f f e r e n t w i d g e t t h a t c a n s h o w s e a r c h r e s u l t s . I f D 2 d o e s n o t n d

s u c h a w i d g e t , t h e w o r k s p a c e d o e s n o t s h o w t h e

s e a r c h r e s u l t s . T o b e g i n u s i n g t h e D o c u m e n t l i s t

w i d g e t a g a i n , y o u m u s t m a n u a l l y a d d t h e D o c u m e n t

l i s t w i d g e t b a c k i n t o t h e w o r k s p a c e .

M o v i n g w i d g e t s D r a g a n d d r o p a w i d g e t .

I f y o u h a v e a w i d g e t c o n t a i n e r w i t h o u t t a b s , w h e n y o u

d r a g a n d d r o p a d i f f e r e n t w i d g e t o n t h a t c o n t a i n e r ,

t h e n e w w i d g e t t a k e s t h e p l a c e o f t h e o r i g i n a l w i d g e t

a n d t h e o r i g i n a l w i d g e t m o v e s t o t h e c o n t a i n e r t h a t

p r e v i o u s l y c o n t a i n e d t h e n e w w i d g e t .

F o r e x a m p l e , y o u r w o r k s p a c e c o u l d h a v e t h e

f o l l o w i n g : a t a b b e d w i d g e t c o n t a i n e r t h a t h a s t h r e e

w i d g e t s ( s u c h a s a L o c a t i o n s w i d g e t , a R e n d i t i o n s

w i d g e t , a n d a V e r s i o n s w i d g e t ) a n d a w i d g e t c o n t a i n e r

w i t h o u t t a b s t h a t h a s o n e w i d g e t ( a D o c u m e n t L i s t

w i d g e t ) . W h e n y o u d r a g a n d d r o p t h e L o c a t i o n s

w i d g e t i n t o t h e c o n t a i n e r w i t h o u t t a b s , t h e D o c u m e n t

L i s t w i d g e t m o v e s t o t h e t a b b e d w i d g e t c o n t a i n e r .

E x p a n d i n g t o f u l l - s c r e e n m o d e D o u b l e - c l i c k t h e w i d g e t n a m e .

Y o u c a n n o t a d d , r e m o v e , h i d e , o r m o v e w i d g e t s i f t h e a d m i n i s t r a t o r l o c k e d t h e w o r k s p a c e .

Y o u c a n a c c e s s , e x p o r t , a n d r e o r g a n i z e l i s t w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :


E x p o r t i n g t h e l i s t t o E x c e l O n t h e w i d g e t m e n u , s e l e c t E x p o r t t o E x c e l , t h e n

t y p e t h e l e n a m e a n d s e l e c t t h e l o c a t i o n t o w h i c h

t o s a v e t h e l e .



16/97



C h a n g i n g t h e l i s t c o l u m n s O n t h e w i d g e t m e n u , s e l e c t C u s t o m i z e .

T o a d d a p r o p e r t y a s a c o l u m n , y o u m u s t k n o w t h e

o b j e c t t y p e i n w h i c h t h e p r o p e r t y r e s i d e s . T h e l i s t

c o n t r o l o n l y s e a r c h e s w i t h i n t h e s e l e c t e d t y p e .

G r o u p i n g i t e m s b y p r o p e r t y v a l u e O n t h e c o l u m n m e n u , s e l e c t o r c l e a r G r o u p B y T h i s

F i e l d t o t o g g l e g r o u p i n g i t e m s b y t h e v a l u e o f t h e

c o l u m n .

F o r e x a m p l e , i f y o u s e l e c t t h i s o p t i o n o n t h e S t a t u s

c o l u m n , D 2 o r g a n i z e s c o n t e n t b y l i f e c y c l e s t a t e s s u c h

a s D r a f t a n d A p p r o v e d .

U s i n g c o l u m n l t e r s O n t h e c o l u m n m e n u , s e l e c t F i l t e r s , s e l e c t t h e e l d ,

a n d s e l e c t o r t y p e t h e l t e r d e p e n d i n g o n t h e c o l u m n

p r o p e r t y .

Y o u m u s t m a n u a l l y c l e a r t h e l t e r t o r e m o v e l t e r s .

S o r t i n g b y c o l u m n O n t h e c o l u m n m e n u , s e l e c t S o r t A s c e n d i n g o r S o r t D e s c e n d i n g .

D e t e r m i n i n g W h i c h I n t e r n a l W i d g e t s t o U s e

U s e i n t e r n a l r e p o s i t o r y n a v i g a t i o n w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :

W i d g e t D e s c r i p t i o n

B r o w s e r D i s p l a y s c a b i n e t s a n d f o l d e r s .

E n a b l e s u n c l u t t e r e d b r o w s i n g o f a r e p o s i t o r y t r e e .

D o c u m e n t l i s t D i s p l a y s c o n t e n t a n d v i r t u a l d o c u m e n t s .

E n a b l e s f u l l b r o w s i n g a n d c o n t e n t - s e e k i n g

c a p a b i l i t i e s .

U s e t h i s w i d g e t t o a c c e s s t h e c o n t e n t c o n t e x t m e n u .

D i s p l a y s r e s u l t s f r o m Q u i c k s e a r c h a n d P r e d e n e d

s e a r c h w i d g e t s .

T h u m b n a i l E n a b l e s t h u m b n a i l p r e v i e w s f o r b r o w s i n g c o n t e n t .

Y o u m u s t s e t u p a t h u m b n a i l s e r v e r t o s h o w a n d

c u s t o m i z e t h u m b n a i l s .

P D F V i e w e r D i s p l a y s t h e P D F r e n d i t i o n o f s e l e c t e d c o n t e n t .

T h e w i d g e t d i s p l a y s a m e s s a g e i f a P D F r e n d i t i o n i s

n o t f o u n d f o r s e l e c t e d c o n t e n t .

F a v o r i t e s D i s p l a y s a l i s t o f c o n t e n t m a r k e d a s f a v o r i t e .

C h e c k o u t D i s p l a y s a l i s t o f c h e c k e d - o u t c o n t e n t w i t h u s e r n a m e

a n d t i m e o f c h e c k o u t .



17/97



C e n t e r S t a g e b r o w s e r E n a b l e s b r o w s i n g o f C e n t e r S t a g e s p a c e s .

O n l y d i s p l a y s t h e C o l l a b o r a t i o n f o l d e r .

C o m m e n t s E n a b l e s v i e w i n g , c r e a t i n g , d e l e t i n g , a n d r e p l y i n g t o

c o m m e n t s a b o u t c o n t e n t . R e c y c l e B i n E n a b l e s m a n a g i n g a n d r e s t o r i n g d e l e t e d c o n t e n t .

I f y o u h a v e a d m i n i s t r a t o r p r i v i l e g e s , y o u c a n a c c e s s

t h e r e c y c l e b i n s o f o t h e r u s e r s .

U s e s e a r c h w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :


Q u i c k s e a r c h E n a b l e s f u l l - t e x t s e a r c h e s .

S e a r c h q u e r y f o r m E n a b l e s u s i n g p r e - c o n g u r e d q u e r y f o r m s e a r c h e s .

A d m i n i s t r a t o r s c o n g u r e a n i n s t a n c e o f t h e s e a r c h

q u e r y f o r m w i d g e t f o r e a c h q u e r y f o r m o p t i o n . S e l e c t t h e w i d g e t i n s t a n c e t h a t m a t c h e s t h e q u e r y f o r m

s e a r c h y o u w a n t t o u s e .

S e a r c h e s E n a b l e s v i e w i n g , e d i t i n g , a n d r u n n i n g p a s t a n d s a v e d

s e a r c h e s .

U s e i n t e r n a l c o n t e n t p r o p e r t i e s w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :


P r o p e r t i e s D i s p l a y s p r o p e r t i e s o f t h e s e l e c t e d c o n t e n t .

L o c a t i o n s D i s p l a y s a l i s t o f d i r e c t o r y l o c a t i o n s i n w h i c h t h e

s e l e c t e d c o n t e n t i s f o u n d .

V e r s i o n s D i s p l a y s a l i s t o f t h e v e r s i o n s o f t h e s e l e c t e d c o n t e n t .

R e n d i t i o n s D i s p l a y s a l i s t o f r e n d i t i o n s o f t h e s e l e c t e d c o n t e n t .

R e l a t i o n s D i s p l a y s a l i s t o f w h a t i s l i n k e d t o t h e s e l e c t e d

c o n t e n t . T h i s w i d g e t m a n a g e s c o n t e n t d i s t r i b u t i o n

b y a l l o w i n g y o u t o s t a r t d i s t r i b u t i o n s , e d i t t h e l i s t o f

r e c i p i e n t s , a n d g e n e r a t e r e p o r t s .

D i s t r i b u t i o n D i s p l a y s a l i s t o f d i s t r i b u t i o n s s e n t t o t h e u s e r .

T h i s w i d g e t a l l o w s y o u t o a c c e p t , r e j e c t , a n d s t o p

d i s t r i b u t i o n t a s k s .

A u d i t D i s p l a y s a l i s t o f a u d i t e d a c t i o n s f o r t h e s e l e c t e d

c o n t e n t .

P r e v i e w D i s p l a y s t h e s e l e c t e d c o n t e n t a s a s l i d e s h o w .

Y o u m u s t s e t u p a n A D T S r e n d i t i o n s e r v e r t o r e n d e r

p r e v i e w s a n d s t o r y b o a r d s .

V i r t u a l d o c u m e n t D i s p l a y s v i r t u a l d o c u m e n t s t r u c t u r e .



18/97



S n a p s h o t s D i s p l a y s a l i s t o f v i r t u a l d o c u m e n t s n a p s h o t s f o r a

v i r t u a l d o c u m e n t s e l e c t e d i n a D o c l i s t o r V i r t u a l

d o c u m e n t w i d g e t .

R e t e n t i o n s D i s p l a y s r e t e n t i o n p o l i c i e s a p p l i e d t o t h e s e l e c t e d

c o n t e n t .

M a r k u p s D i s p l a y s m a r k u p p o l i c i e s f o r t h e s e l e c t e d c o n t e n t .

U s e i n t e r n a l w o r k o w w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :


T a s k s b r o w s e r D i s p l a y s a l i s t o f t a s k s s o r t e d b y c a t e g o r y t h a t h a v e

b e e n a s s i g n e d t o y o u .

U s e t h i s w i d g e t t o r e f r e s h t h e W o r k o w t a s k l i s t

w i d g e t .

W o r k o w h i s t o r y D i s p l a y s a l i s t o f p a s t a n d c u r r e n t e v e n t s t o s h o w w o r k o w p r o g r e s s .

Y o u m u s t h a v e a t l e a s t q u e u e m a n a g e r p e r m i s s i o n t o

a c c e s s t h i s w i d g e t .

W o r k o w t a s k l i s t D i s p l a y s a l i s t o f t a s k s t h a t h a v e b e e n a s s i g n e d t o y o u .

U s e t h i s w i d g e t t o a c c e s s t h e w o r k o w c o n t e x t m e n u .

T a s k d e t a i l s D i s p l a y s t h e s u b j e c t a n d m e s s a g e o f s e l e c t e d t a s k .

T a s k n o t e s D i s p l a y s a l i s t o f a c c o m p a n y i n g n o t e s t o t h e s e l e c t e d

w o r k o w .

T a s k a t t a c h m e n t D i s p l a y s a l i s t o f c o n t e n t a t t a c h e d t o t h e s e l e c t e d t a s k .

W o r k o w p e r f o r m e r s D i s p l a y s a l i s t o f u s e r s o r g a n i z e d b y g r o u p s a s s i g n e d t o t h e w o r k o w .

U s e a d m i n i s t r a t i o n w i d g e t s a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :


U s e r D i s p l a y s a l i s t o f u s e r s f o r t h e r e p o s i t o r y .

U s e t h i s w i d g e t t o a d d , e d i t , a n d r e m o v e u s e r a c c o u n t s

a n d t o c h a n g e g r o u p m e m b e r s h i p s .

G r o u p D i s p l a y s a l i s t o f u s e r g r o u p s f o r t h e r e p o s i t o r y .

U s e t h i s w i d g e t t o a d d , e d i t , a n d r e m o v e u s e r g r o u p s . D i c t i o n a r i e s D i s p l a y s a l i s t o f r e p o s i t o r y d i c t i o n a r i e s .

U s e t h i s w i d g e t t o v i e w , e x p o r t , a n d c o n g u r e

d i c t i o n a r i e s a n d v a l u e s .

T a x o n o m i e s D i s p l a y s a l i s t o f r e p o s i t o r y t a x o n o m i e s .

U s e t h i s w i d g e t t o v i e w , e x p o r t , a n d c o n g u r e

t a x o n o m i e s a n d v a l u e s .



19/97

C h a p t e r 4

U s i n g D 2 A d m i n i s t r a t i o n N o d e s


• U n d e r s t a n d i n g A d m i n i s t r a t i o n W i d g e t s

• C o n g u r i n g U s e r P r o l e s

• C o n g u r i n g U s e r G r o u p s

U n d e r s t a n d i n g A d m i n i s t r a t i o n W i d g e t s

Y o u c a n u s e a d m i n i s t r a t i o n w i d g e t s i n D 2 C l i e n t t o a c c e s s a n d c o n t r o l u s e r , g r o u p , d i c t i o n a r y , a n d

t a x o n o m y c o m p o n e n t s i n t h e r e p o s i t o r y . Y o u m u s t b e p a r t o f a d e s i g n a t e d g r o u p w i t h a d m i n i s t r a t o r

w i d g e t p r i v i l e g e s t o m a k e c h a n g e s i n t h e s e w i d g e t s .

T h e w i d g e t s p r o v i d e t w o u s e - c a s e s :

• A d m i n i s t r a t o r s c a n c o n g u r e t h e s e s e t t i n g s w i t h o u t h a v i n g t o o p e n a n i n s t a n c e o f D 2 C o n g .

• A d m i n i s t r a t o r s c a n d e l e g a t e c o n t r o l t o a s p e c i e d g r o u p o f u s e r s w i t h o u t p r o v i d i n g a c c e s s t o D 2 C o n g .

C r e a t e a n d c o n g u r e u s e r a c c o u n t s f o r a c c e s s t o D 2 C l i e n t u s i n g t h e U s e r s w i d g e t a s d e s c r i b e d i n t h e

f o l l o w i n g t a b l e :

A c t i o n D e s c r i p t i o n T o p e r f o r m t h i s a c t i o n

A d d a n e w u s e r A d d a n e w u s e r p r o l e f o r

a c c e s s i n g t h e r e p o s i t o r y .

N a v i g a t e t o N e w > U s e r f r o m t h e

m e n u b a r .

C o n g u r i n g U s e r P r o l e s , p a g e 2 4

c o n t a i n s f u r t h e r i n s t r u c t i o n s .

E d i t u s e r p r o p e r t i e s E d i t a n e x i s t i n g u s e r p r o l e . I n t h e U s e r s w i d g e t , r i g h t - c l i c k a n d

u s e r a n d s e l e c t P r o p e r t i e s t o o p e n

t h e U s e r p r o p e r t i e s d i a l o g b o x .

C o n g u r i n g U s e r P r o l e s , p a g e 2 4

c o n t a i n s f u r t h e r i n s t r u c t i o n s .

C r e a t e a n d c o n g u r e u s e r g r o u p s u s i n g t h e G r o u p s w i d g e t a s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g t a b l e :



20/97



A d d a n e w g r o u p A d d a n e w g r o u p f o r m a n a g i n g

u s e r s .

C r e a t e g r o u p s a n d s u b g r o u p s t o

r e d u c e p e r f o r m a n c e o v e r h e a d . F o r

e x a m p l e , p e r f o r m i n g a n a c t i o n o n a

g r o u p w i t h 1 0 0 s u b g r o u p s r e q u i r e s

l e s s r e s o u r c e s t h a n p e r f o r m i n g t h e

a c t i o n o n t h e 1 0 0 s u b g r o u p s .

N a v i g a t e t o N e w > G r o u p f r o m

t h e m e n u b a r .

V i e w m e m b e r s o f a g r o u p V i e w t h e u s e r s t h a t b e l o n g t o t h e

g r o u p .

I n t h e G r o u p s w i d g e t , r i g h t - c l i c k

a g r o u p a n d s e l e c t S h o w g r o u p

m e m b e r s . T h e w i d g e t l i s t s t h e

u s e r s u n d e r t h e g r o u p .

E d i t g r o u p p r o p e r t i e s E d i t t h e p r o p e r t i e s o f a n e x i s t i n g

g r o u p .

I n t h e G r o u p s w i d g e t , r i g h t - c l i c k

a g r o u p a n d s e l e c t P r o p e r t i e s t o

o p e n t h e G r o u p p r o p e r t i e s d i a l o g

b o x .

D 2 u s e s d i c t i o n a r i e s t o a u t o m a t i c a l l y g e n e r a t e t h e s e l e c t i o n s i n f o r m s . F o r e x a m p l e , a n a d m i n i s t r a t o r

c a n c o n g u r e a l i s t b o x i n a p r o p e r t y p a g e t o u s e a d i c t i o n a r y . T h e c h o i c e s y o u s e e i n t h e l i s t b o x a r e a s

d e s c r i b e d i n t h e d i c t i o n a r y . I f y o u h a v e a c c e s s t o a d m i n i s t r a t o r n o d e s i n D 2 C l i e n t , y o u c a n c o n g u r e

a n d e x p o r t d i c t i o n a r i e s . Y o u c a n n o t c r e a t e a n e w d i c t i o n a r y .

P e r f o r m a d m i n i s t r a t o r a c t i o n s o n d i c t i o n a r i e s u s i n g t h e D i c t i o n a r i e s w i d g e t a s d e s c r i b e d i n t h e

f o l l o w i n g t a b l e :


I m p o r t d a t a i n t o a d i c t i o n a r y I m p o r t a C S V , E x c e l , o r X M L l e

w i t h d a t a i n t o a d i c t i o n a r y .

1 . I n t h e D i c t i o n a r i e s w i d g e t ,

r i g h t - c l i c k a d i c t i o n a r y a n d

s e l e c t I m p o r t d i c t i o n a r y d a t a .

2 . C l i c k B r o w s e a n d s e l e c t t h e

d a t a l e .

3 . I f y o u s e l e c t e d a . c s v l e , t y p e

t h e s e p a r a t o r c h a r a c t e r u s e d

f o r t h e t a b l e . I f y o u e n t e r a n

i n c o r r e c t s e p a r a t o r , D 2 s h o w s

a n e r r o r m e s s a g e d u r i n g t a b l e

i m p o r t .

4 . S e l e c t t o e i t h e r O v e r w r i t e

d i c t i o n a r y d a t a o r A p p e n d

d i c t i o n a r y d a t a .

5 . C l i c k O K .



21/97



E d i t a k e y v a l u e E d i t t h e v a l u e s o f a d i c t i o n a r y . 1 . I n t h e D i c t i o n a r i e s w i d g e t ,


s e l e c t P r o p e r t i e s .

2 . C l i c k t h e L a n g u a g e s o r A l i a s

t a b d e p e n d i n g o n t h e k e y y o u w a n t t o e d i t .

3 . M a k e c h a n g e s t o t h e t a b l e c e l l s .

4 . S e l e c t t o a c t i v a t e t h e k e y .

5 . C l i c k O K .

A d d a n e w k e y v a l u e A d d a d i c t i o n a r y v a l u e . 1 . I n t h e D i c t i o n a r i e s w i d g e t ,


s e l e c t P r o p e r t i e s .

2 . C l i c k t h e L a n g u a g e s o r A l i a s

t a b d e p e n d i n g o n t h e k e y y o u

w a n t t o e d i t .

3 . M a k e c h a n g e s t o t h e e m p t y

t a b l e r o w a t t h e b o t t o m o f t h e

t a b l e . I f t h e r e i s n o e m p t y r o w ,

r i g h t - c l i c k t h e l a s t r o w o f t h e

d i c t i o n a r y a n d s e l e c t I n s e r t

R o w .

4 . S e l e c t t o a c t i v a t e t h e k e y .

5 . C l i c k O K .

D e l e t e a k e y v a l u e D e l e t e a d i c t i o n a r y v a l u e . I n t h e D i c t i o n a r i e s w i d g e t ,

r i g h t - c l i c k a r o w a n d s e l e c t D e l e t e

R o w .

E x p o r t d a t a f r o m a d i c t i o n a r y E x p o r t a d i c t i o n a r y a s a C S V ,

E x c e l , o r X M L l e . D 2 d o w n l o a d s

t h e e x p o r t e d l e t o t h e s e l e c t e d

d i r e c t o r y a n d o p e n s t h e l e .



s e l e c t E x p o r t d i c t i o n a r y d a t a .

2 . S e l e c t a F i l e f o r m a t .

3 . T y p e t h e s e p a r a t o r c h a r a c t e r f o r

t h e e x p o r t e d t a b l e i f y o u a r e

e x p o r t i n g i n C S V f o r m a t .

4 . C l i c k M o d i f y .

5 . S e l e c t t h e f o l d e r t o w h i c h y o u

w a n t t o s a v e t h e l e , t h e n c l i c k O K .



22/97



V i e w d a t a f r o m a d i c t i o n a r y i n a

d i f f e r e n t l e f o r m a t

V i e w a d i c t i o n a r y a s a C S V , E x c e l ,

o r X M L l e . D 2 d o w n l o a d s t h e

e x p o r t e d l e t o i t s t e m p o r a r y

d i r e c t o r y a n d o p e n s t h e l e i n

r e a d - o n l y m o d e .



s e l e c t E x p o r t d i c t i o n a r y d a t a .

2 . S e l e c t a F i l e f o r m a t .

3 . T y p e t h e s e p a r a t o r c h a r a c t e r f o r

t h e e x p o r t e d t a b l e i f y o u a r e

v i e w i n g i n C S V f o r m a t .

4 . C l i c k V i e w . T h e l e i s s a v e d t o

t h e c h e c k o u t p a t h .

R e s t o r e a v e r s i o n R e s t o r e a n o l d e r v e r s i o n o f t h e

d i c t i o n a r y . U

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