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Diplomatura OHSAS 18001: 2007
Módulo 9/ Sesión única (C4)
2013-09-26
Proceso de AuditoríaProceso de Auditoría
Formación para para auditoresFormación para para auditores
Proceso de AuditoríaProceso de Auditoría
Formación para para auditoresFormación para para auditores
Introducción
Presentación
Acuerdos importantes
No interrupciones
Evaluación del participante
Agenda de Trabajo
Introducción
Presentación principal
Talleres
Archivos complementarios
Evaluación de la eficacia de la formación
Contenido General
INTRODUCCIÓN
La definición de auditoría ...
Auditoría: Proceso sistemático, Auditoría: Proceso sistemático,
independiente y documentado para independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoría y obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar la extensión en que fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoríase cumplen los criterios de auditoría
Mejora Continua
La organización debe mejorar continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
GESTIÓN POR PROCESOS
El principio de Enfoque basado en procesosEl principio de Enfoque basado en procesos
Un resultado deseado se alcanza más Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan los recursos relacionados se gestionan como un proceso.como un proceso.
Los procesos suelen describirse en Los procesos suelen describirse en términos de entradas, actividades de términos de entradas, actividades de procesamiento, resultados (salidas), procesamiento, resultados (salidas), controles y recursos.controles y recursos.
El principio de Enfoque basado en procesosEl principio de Enfoque basado en procesos
Este principio tiene estrecha relación con otros Este principio tiene estrecha relación con otros principios del SGC, a saber: principios del SGC, a saber:
Enfoque al cliente;Enfoque al cliente;
Liderazgo;Liderazgo;
Participación del personal;Participación del personal;
Enfoque de sistema para la gestión;Enfoque de sistema para la gestión;
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones; y,Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones; y,
Mejora continua.Mejora continua.
Qué involucra la gestión por procesos?Qué involucra la gestión por procesos?
La aplicaciLa aplicacióón de un n de un sistema de procesossistema de procesos dentro de la organizacidentro de la organizacióón, junto con la n, junto con la identificaciidentificacióónn e e interaccionesinteracciones de estos de estos procesos, asprocesos, asíí como su como su gestigestióónn, puede , puede denominarse como denominarse como enfoque basado en enfoque basado en procesosprocesos..
Qué involucra la gestión por procesos?Qué involucra la gestión por procesos?
El enfoque enfatiza en los siguientes aspectos:El enfoque enfatiza en los siguientes aspectos:
•• la comprensila comprensióón y el cumplimiento de los requisitos;n y el cumplimiento de los requisitos;
•• la necesidad de considerar los procesos en tla necesidad de considerar los procesos en téérminos que rminos que aporten valor;aporten valor;
•• la obtencila obtencióón de resultados de desempen de resultados de desempeñño y eficacia del o y eficacia del proceso; y, proceso; y,
•• la mejora continua de los procesos con base en la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.mediciones objetivas.
TERMINOLOGÍA
Términos clavesTérminos claves
AuditoríaAuditoría
Evidencias de la auditoríaEvidencias de la auditoría
Criterios de auditoríaCriterios de auditoría
Programa de auditoríaPrograma de auditoría
Hallazgos de la auditoríaHallazgos de la auditoría
Conclusiones de la auditoríaConclusiones de la auditoría
Equipo auditorEquipo auditor
25 minutos
Taller: Términos y sus definiciones (I)
Conformar equipos de trabajo
Los equipos pueden tener dos o tres integrantes
Cada equipo escoge un representante
Completar los espacios y relacionar (establecer el enlace) entre los términos y sus definiciones (ver anexo talleres)
Un equipo seleccionado por el facilitador escoge un ítem o un término para que presente la definición relacionada. Se rota hasta cubrir todas las definiciones.
Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes
NTC-ISO 19011:2012
Orientaciones para aplicación flexible de acuerdo con el tamaño, naturaleza y complejidad de las organizaciones.
Ayudas prácticas
Capítulo 4. Principios de la auditoría (Naturaleza de las auditorías)
Capítulo 5. Gestión de los programas de auditoría (Responsabilidades, Objetivo, coordinación de actividades y provisión de recursos)
NTC-ISO 19011:2012
Capítulo 6. Realización de las auditorías
Capítulo 7. Competencia y evaluación de los auditores
Aplicabilidad a diferentes sistemas de gestión
Orientaciones no requisitos
NTC-ISO 19011:2012
Principios de auditoría, programa de auditoría, realización de auditoría y competencia de los auditores.
Auditorias internas o externas
Sistemas de gestión de calidad y ambiental
Aplicabilidad a otros tipos de auditoría siempre y cuando se preste especial atención a la identificación de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor.
NTC-ISO 19011:2012 (Objeto y Campo de aplicación)
PROCESO DE LA AUDITORIA
Co
mp
ara
rC
om
pa
rar
Lo que se va a
auditar
Criterio de
auditoría
Informar resultado a quien solicita la auditoría
Establecer si hay concordancia
Qué se entiende por auditoría?
Situación real Referencia
Las diferentes clases de auditoría
Organización o persona
que solicita una auditoría
Cliente Auditor
Persona con la competencia para llevar a
cabo una auditoría
Auditado
Organización que es
auditada
Quiénes intervienen en la auditoría interna?
El administrador del proceso de auditoría
Quién es el auditor en la auditoría interna?
Personal de la Empresa Personal Contratado
Competente para llevar a cabo auditorías a sistemas de gestión
Quién es el auditor en la auditoría interna?
Experto técnico / Auditor en formación / Observador
Grupo Auditor
Auditor Individual
EQUIPO AUDITOR
Pueden estar acompañados por:
Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.
Al conformar un EQUIPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un:
Competente para dirigir y efectuar auditorías
Auditor Líder o Auditor PrincipalAuditor Líder o Auditor Principal
Quién es el auditor en la auditoría interna?
40 minutos
Taller: Participantes – Proceso de Auditoría
Conformar equipos de trabajo
Los equipos deberían tener tres integrantes
Cada equipo escoge un representante
Teniendo en cuenta la orientación del facilitador para cada grupo, desarrolle los cuestionamientos y seleccione las opciones adecuadas (ver anexo talleres)
Los equipos presentan y sustentan sus resultados
Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes
COMPETENCIAS DEL AUDITOR
Responsabilidades del auditor interno
Preparar la auditoría
Recolectar y evaluar evidencia
Elaborar informe de auditoría
Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera
Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría
Realimentar el proceso de auditoría
Estilo social del auditado
Propósito de la
auditoría
Propósito de la
auditoría
Características
y actitud del
entrevistado
Características
y actitud del
entrevistado
Al seleccionar
las preguntas,
tener en
cuenta:
Al seleccionar
las preguntas,
tener en
cuenta:
Recolección de evidencia
Wilson Learning Corporation 1991
Estilo Social
Mas asertivoMas asertivo
Menos asertivoMenos asertivo
Mas asertivoMas asertivo
Menos asertivoMenos asertivo
Mas emotivoMas emotivo
Menos emotivoMenos emotivo
Mas emotivoMas emotivo
Menos emotivoMenos emotivo
EmprendedorEmprendedorEmprendedorAnalíticoAnalítico
ExpresivoExpresivoAfableAfableAfable
Estilo social del auditado
... tipo de preguntas
más utilizado
Formulación de preguntas
Recolección de evidencia
cerradas cerradas abiertasabiertas
Formulación de preguntas
En dónde registra la información?
Cuál procedimiento?
Conoce la política?
Cumple la legislación?
Cómo controla el proceso?
Por qué controla este residuo?
Qué es una no conformidad?
Cerradas
Abiertas
Formulación de preguntas
5W / 1H5W / 1H (who, what, when, where, why, how)
(quién, qué, cuándo, dónde, porqué, cómo, cuanto, cual)
generalizar situacionesgeneralizar situaciones
establecer similitudesestablecer similitudes
Formulación de preguntas
Otros tipos de Otros tipos de preguntapregunta
sondeo sondeo comprobación comprobación
opiniónopinión
Formulación de preguntas
ComprobaciónComprobación
Sondeo
Opinión
Si le entendí bien, lo que
usted dijo fue ... ?
En caso que se presente
un incendio, usted qué
haría ?
Cómo considera usted que
esta actividad se debería
hacer?
Formulación de preguntas
DOCUMENTOS DE TRABAJO Y
ENFOQUES DE LAS AUDITORÍAS
Listas de verificación
Planes de muestreo
Formularios para registrar la información
Documentos flexibles (adaptables)
Información confidencial
Documentos de trabajo
Los enfoques más comunes son los siguientes:Los enfoques más comunes son los siguientes:
Adecuación;Adecuación;
Eficacia;Eficacia;
Conveniencia;Conveniencia;
Eficiencia;Eficiencia;
Principios del SGC;Principios del SGC;
FunciónFunción
Descripción de los procesos; y,Descripción de los procesos; y,
Mejora.Mejora.
Enfoques de las auditorías
Enfoque de ADECUACIONEnfoque de ADECUACION
Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Cumplimiento de Cumplimiento de los requisitos exigidos por el cliente los requisitos exigidos por el cliente externo, los requisitos establecidos porexterno, los requisitos establecidos por la organizaciónla organización (incluido el cliente (incluido el cliente interno) y otros requisitos aplicables.interno) y otros requisitos aplicables.
Observaciones: Observaciones: La adecuación La adecuación significa la capacidad de una entidad significa la capacidad de una entidad para cumplir los requisitos.para cumplir los requisitos.
Enfoques de las auditorías
Enfoque de EFICACIAEnfoque de EFICACIA
Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Cumplimiento de Cumplimiento de los resultadoslos resultados y cy cumplimientoumplimiento de los de los objetivos del proceso.objetivos del proceso.
Observaciones: Observaciones: Tenga en cuenta los Tenga en cuenta los objetivos del proceso, los objetivos de objetivos del proceso, los objetivos de calidad relacionados con el proceso y calidad relacionados con el proceso y los indicadores del proceso.los indicadores del proceso.
Enfoques de las auditorías
Enfoque de CONVENIENCIAEnfoque de CONVENIENCIA
Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: La documentación o el aspecto La documentación o el aspecto relevante evaluado es coherente con las actividades relevante evaluado es coherente con las actividades del proceso y promueve el logro del cumplimiento de del proceso y promueve el logro del cumplimiento de la política de calidad, los objetivos de calidad y el la política de calidad, los objetivos de calidad y el objetivo del proceso. objetivo del proceso.
Nota 1: Satisfacción del clienteNota 1: Satisfacción del cliente
Nota 2: Controles y recursos.Nota 2: Controles y recursos.
Observaciones: Observaciones: Algo conveniente corresponde a aquel Algo conveniente corresponde a aquel aspecto que nos sirve para conseguir resultados.aspecto que nos sirve para conseguir resultados.
Enfoques de las auditorías
Enfoque de EFICIENCIAEnfoque de EFICIENCIA
Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Verificar que los Verificar que los resultados se obtienen haciendo un buen resultados se obtienen haciendo un buen uso de los recursos (humanos, uso de los recursos (humanos, infraestructura, información y infraestructura, información y financiero).financiero).
Observaciones: Observaciones: Tenga en cuenta los Tenga en cuenta los indicadores de eficiencia del proceso y indicadores de eficiencia del proceso y los presupuestos involucrados.los presupuestos involucrados.
Enfoques de las auditorías
Enfoque de GESTION POR Enfoque de GESTION POR PROCESOSPROCESOS
Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Verifique la Verifique la consistencia entre los expuesto por consistencia entre los expuesto por la red de procesos y las la red de procesos y las descripciones de procesos. Analice la descripciones de procesos. Analice la aplicación de los conceptos aplicación de los conceptos “vínculos” (nexos) e “interacciones” “vínculos” (nexos) e “interacciones” (impacto y grado de influencia de (impacto y grado de influencia de acuerdo con lo recibido o entregado) acuerdo con lo recibido o entregado) entre los procesos.entre los procesos.
Enfoques de las auditorías
Enfoque de GESTION POR PROCESOSEnfoque de GESTION POR PROCESOS
Observaciones: Observaciones: Es importante corroborar Es importante corroborar que los involucrados conocen la que los involucrados conocen la documentación asociada. No obstante, lo documentación asociada. No obstante, lo más representativo es la toma de más representativo es la toma de conciencia en relación con la cadena conciencia en relación con la cadena proveedorproveedor--cliente, las especificaciones, los cliente, las especificaciones, los recursos y la medición y seguimiento del recursos y la medición y seguimiento del procesos y del producto (incluidos los procesos y del producto (incluidos los indicadores)indicadores)
Enfoques de las auditorías
Enfoque de MEJORAEnfoque de MEJORA
Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Verifique la Verifique la implementación de las herramientas para la implementación de las herramientas para la mejora; la mejora debe ser demostrable.mejora; la mejora debe ser demostrable.
Observaciones: Usualmente se haceObservaciones: Usualmente se hace énfasis en énfasis en la implementación de acciones correctivas la implementación de acciones correctivas yyacciones acciones preventivas asociadas a las preventivas asociadas a las auditorias internas y auditorias internas y alal análisis de datos (en análisis de datos (en especial los datos asociados a los indicadores especial los datos asociados a los indicadores de gestión del proceso).de gestión del proceso).
Enfoques de las auditorías
LosLos enfoquesenfoques dede laslas auditoriasauditorias puedenpueden serser aplicadosaplicados enen formaforma independienteindependiente oo combinadacombinada..
ElEl enfoqueenfoque puedepuede serser sugeridosugerido porpor elel administradoradministrador dede laslas auditoriasauditorias oo escogidoescogido porpor elel auditorauditor responsableresponsable deldel equipoequipo dede auditoriaauditoria..
ElEl enfoqueenfoque debedebe serser seleccionadoseleccionado enen coherenciacoherencia concon loslos recursosrecursos disponiblesdisponibles yy elel objetivoobjetivo yy alcancealcance dede lala auditoriaauditoria..
Enfoques de las auditorías
Clasificación y Redacción de
Hallazgos
Redacción y clasificación de hallazgos
Qué incluye una buena redacción? • Descripción clara y completa de la situación evitando la redundancia innecesaria y utilizando un lenguaje adecuado para los auditados y auditores. Si es necesario se deben suministrar ejemplos.
• Referencia al documento y/o registro involucrado (en forma general o específica)
• Referencia al cargo involucrado. En ocasiones, también se hace referencia a la persona.
• Clasificación de la No Conformidad/ Observación.
• Referencia al (a los) numeral (es) de la NTC-ISO 9001:2008.
• Riesgo
40 minutos
Taller: Clasificación de Hallazgos
Conformar equipos de trabajo
Los equipos deberían tener tres integrantes
Cada equipo escoge un representante
Teniendo en cuenta la orientación del facilitador para cada grupo, desarrolle los cuestionamientos y practique la redacción del caso objeto de análisis (ver anexo talleres)
Los equipos presentan y sustentan sus resultados
Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
El procedimiento de auditoría
Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros
El procedimiento de auditoría
Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros
Autoformación (NTC-ISO 19011:2012)
Resolución del Taller - Evaluación
Compromisos
Gracias
Ing. Javier Eduardo Suárez L’Hoeste
Ingeniero Metalúrgico; Especialista en Gestión Ambiental; Aspirante Maestría en Calidad en Salud.
Director Técnico JESL Consulting S.A.S
