SISTEMAS DE INFORMACIN

SISTEMAS DE INFORMACIN

5INTRODUCCIN

OBJETIVOS GENERALES:5OBJETIVOS PEDAGGICOS6DEMANDA DE LA CARRERA A LA ASIGNATURA7TRIBUTO DE LA ASIGNATURA A LA CARRERA7PRE-REQUISITOS:8SISTEMA DE CONOCIMIENTO9UNIDAD I: Conceptos Bsicos.9UNIDAD II: Planeamiento de la Sistematizacin9UNIDAD III: Desarrollo de la Sistematizacin.9SISTEMA DE HABILIDADES:10METODOLOGA10METODOS GENERALES:10ORGANIZACIN DE CLASE:10TECNICAS:11RECURSOS:11EVALUACIN:11BIBLIOGRAFA PARA USO DEL ALUMNO:11BIBLIOGRAFA PARA USO DEL PROFESOR:12SISTEMA DE CONOCIMIENTO131.UNIDAD I: CONCEPTOS BASICOS131.1CONCEPTOS DE SISTEMAS131.1.1SISTEMAS, SUBSISTEMAS Y MODELOS131.1.1.1Sistema131.1.1.2Sub- sistemas141.1.1.3Modelos151.1.2LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL COMO SISTEMA161.1.3SISTEMA OPERATIVO191.1.4INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN211.1.4.1ACTIVIDADES BASICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN:231.1.4.1.1ENTRADA DE DATOS:231.1.4.1.2ALMACENAMIENTO DE DATOS/INFORMACIN:231.1.4.1.3PROCESAMIENTO DE DATOS:241.1.4.1.4SALIDA DE INFORMACIN:241.1.4.1.5Ejemplo: Actividades tipicas en un SI de Control de Clientes:241.1.4.1.6Diseo conceptual de un Sistema de Informacin251.1.4.2TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN251.1.4.2.1OBJETIVOS BASICOS:251.1.4.2.2CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE LO SI261.1.4.3EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN281.1.4.3.1Etapa de Inicio:291.1.4.3.2Etapa de Contagio o Expansin291.1.4.3.3Etapa de Control o Formalizacin301.1.4.3.4Etapa de Madurez301.1.4.4CONCEPTOS RELEVANTES SOBRE SISTEMAS DE COMPUTO311.1.4.4.1COMPUTADORA DIGITAL:311.1.4.4.2COMPUTADORA ANALOGICA:321.1.4.4.3HARDWARE:321.1.4.4.4MICROCOMPUTADORA:321.1.4.4.5MINICOMPUTADORA:321.1.4.4.6MAINFRAME O SUPERCOMPUTADORA:321.1.4.4.7CPU:331.1.4.4.8CICLO DE EJECUCIN:331.1.4.4.9MEMORIA PRINCIPAL:331.1.4.4.10MEMORIA ROM:341.1.4.4.11UNIDAD DE CONTROL:341.1.4.4.12MEMORIA CACHE:341.1.4.4.13EQUIPO PERIFERICO:341.1.4.4.14CANAL:341.1.4.4.15CONTROLADOR:351.1.4.4.16MEMORIA SECUNDARIA:351.1.4.5CONCEPTOS RELACIONADOS CON LOS PROGRAMAS Y DATOS DE UNA COMPUTADORA351.1.4.5.1SOFTWARE:351.1.4.5.2EL SOFTWARE - SISTEMA OPERATIVO361.1.4.5.3MULTIPROCESAMIENTO361.1.4.5.4MULTIPROGRAMACIN361.1.4.5.5LENGUAJE MAQUINAL O DE PRIMERA GENERACIN371.1.4.5.6LENGUAJE ENSAMBLADOR371.1.4.5.7SUPERLENGUAJE371.1.4.5.8LENGUAJES DE CUARTA GENERACIN (4GL)371.1.4.5.9ENSAMBLADOR381.1.4.5.10COMPILADOR381.1.4.5.11INTERPRETADOR381.1.4.5.12PROGRAMA REENTRANTE381.1.4.5.13PROCESAMIENTO POR LOTES O BATCH381.1.4.5.14PROCESAMIENTO EN LINEA381.1.4.5.15TIEMPO REAL391.1.4.5.16ARCHIVO391.1.4.5.17BASE DE DATOS391.1.4.6SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES401.1.4.6.1INTRODUCCIN401.1.4.6.2DEFINICIN Y TIPOS DE SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES.411.1.4.6.3EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES421.1.4.6.4Implantacin de un DSS461.1.4.7SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DECISIONES EN GRUPO (GDSS)491.1.4.7.1Definicin491.1.4.7.2Elementos:501.1.4.7.3Caractersticas:501.1.4.7.4Requisitos:501.1.4.8TENDENCIAS FUTURAS511.1.4.8.1Apoyo a decisiones simultneas511.1.4.8.2Sistemas distribuidos de apoyo a las Decisiones511.1.4.8.3Apoyo Grfico511.1.4.8.4Computadoras personales511.1.4.8.5Reconocimientos de voz511.1.4.8.6Sistemas ejecutivos de informacin512.LA SISTEMATIZACIN OPERATIVA542.1EL ALCANCE DE LA SISTEMATIZACIN542.2COMPUTARIZACION Y RACIONALIZACIN542.3SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES572.3.1La funcin de Auditora572.4EL EQUIPO DE TRABAJO PARA LA SISTEMATIZACIN573.CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN DE SISTEMAS603.1LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS603.2ADMINISTRACIN DEL SISTEMA OPERATIVO603.3ADMINISTRACIN DE LA SISTEMATIZACIN643.3.1Grupos de Trabajo643.3.2El Comit de Sistemas643.3.3Grupo de Proyectos67UNIDAD II: PLANEAMIENTO DE LA SISTEMATIZACIN704.Metodologas de Trabajo705.EL PROCESO DE PLANEAMIENTO725.1ANTECEDENTES725.2OBJETIVOS DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO735.3REQUISITOS PARA EL PROCESO776.METODOLOGA PARA PLANEAMIENTO786.1FASES DE LA METODOLOGA786.2DESCRIPCIN DE LAS FASES DE LA METODOLOGA826.2.1FASE 0: PLANEAMIENTO DEL PROYECTO826.2.2FASE 1: IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA EMPRESA846.2.3FASE 2: INVENTARIO Y ANLISIS DE LOS RECURSOS EXISTENTES856.2.4FASE 3: EVALUACIN DE LAS POLTICAS DE SISTEMATIZACIN856.2.5FASE 4: OBJETIVOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS REAS FUNCIONALES866.2.6FASE 5: DISEO CONCEPTUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN866.2.7FASE 6: DEFINICIN DE LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE COMPUTACIN886.2.8FASE 7: DEFINICIN DE CAMBIOS / ADICIONES A LOS RECURSOS EXISTENTES896.2.9FASE 8: DEFINICIN DE PROYECTOS ESPECFICOS896.2.10FASE 9: PLAN GENERAL DE SISTEMATIZACIN Y PRESUPUESTO DE INVERSIONES896.2.11FASE 10: APROBACIN DEL PLAN GENERAL Y SU PRESUPUESTO90UNIDAD III: DESARROLLO DE LA SISTEMATIZACIN917.EL PROCESO DE DESARROLLO917.1ANTECEDENTES917.2OBJETIVOS DEL PROCESO927.3PRE - REQUISITOS937.4LA FUNCIN DE LA AUDITORIA947.5LA FUNCIN DE CONTROL DE CALIDAD958.METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA968.1INTRODUCCIN968.2FASES DE LA METODOLOGA978.3DESCRIPCIN DE LAS FASES998.3.1PLANEAMIENTO DEL PROYECTO1008.3.1.1OBJETIVOS DE LA FASE1008.3.1.2RESPONSABLE POR LA FASE1008.3.1.3PRODUCTO DE LA FASE1008.3.1.4ALCANCES DE LA FASE1018.3.2ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL1018.3.2.1OBJETIVOS DE LA FASE1028.3.2.2RESPONSABLES POR LA FASE1028.3.2.3PRODUCTO DE LA FASE1028.3.2.4ALCANCES DE LA FASE1038.3.2.5MTODO DE TRABAJO1048.3.3MODELO LGICO DEL NUEVO SISTEMA1068.3.3.1OBJETIVOS DE LA FASE1068.3.3.2RESPONSABLES POR LA FASE1068.3.3.3PRODUCTO DE LA FASE1068.3.3.4ALCANCES DE LA FASE1078.3.3.5MTODO DE TRABAJO1078.3.4ESTUDIO DE FACTIBILIDAD1088.3.4.1OBJETIVOS DE LA FASE1088.3.4.2RESPONSABLES POR LA FASE1088.3.4.3PRODUCTO DE LA FASE1098.3.4.4ALCANCES DE LA FASE1098.3.4.5MTODO DE TRABAJO1108.3.5MODELO FSICO DEL NUEVO SISTEMA1118.3.5.1OBJETIVOS DE LA FASE1118.3.5.2RESPONSABLES POR LA FASE1118.3.5.3PRODUCTO DE LA FASE1118.3.5.4ALCANCES DE LA FASE1128.3.5.5MTODO DE TRABAJO1138.3.6ELABORACIN DE PROGRAMAS1148.3.6.1OBJETIVO DE LA FASE1148.3.6.2RESPONSABLE POR LA FASE1148.3.6.3PRODUCTO DE LA FASE1148.3.6.4ALCANCES DE LA FASE1158.3.7DOCUMENTACIN DE PROCEDIMIENTOS1168.3.7.1OBJETIVOS DE LA FASE1168.3.7.2RESPONSABLE POR LA FASE1168.3.7.3PRODUCTO DE LA FASE1168.3.7.4ALCANCES DE LA FASE1178.3.8PRUEBA INTEGRAL DEL SISTEMA1188.3.8.1OBJETIVOS DE LA FASE1188.3.8.2RESPONSABLES POR LA FASE1188.3.8.3PRODUCTO DE LA FASE1188.3.8.4ALCANCES DE LA FASE1198.3.9IMPLANTACIN DEL NUEVO SISTEMA1208.3.9.1OBJETIVOS DE LA FASE1208.3.9.2RESPONSABLES POR LA FASE1208.3.9.3PRODUCTOS DE LA FASE1208.3.9.4ALCANCES DE LA FASE1218.3.10REVISIN POST-IMPLANTACION1228.3.10.1OBJETIVOS DE LA FASE1228.3.10.2RESPONSABLES POR LA FASE1228.3.10.3PRODUCTOS DE LA FASE1228.3.10.4ALCANCES DE LA FASE123CUARTA PARTE124EL REA DE ORGANIZACIN Y MTODOS1249.ESTRUCTURA DEL REA DE O y M1249.1INTRODUCCIN1249.2OBJETIVOS Y ALCANCES DE LA FUNCIN1259.2.1Objetivo General1259.2.2Objetivos Especficos1269.2.3Alcances de la Funcin1269.3ORGANIZACIN FUNCIONAL1299.3.1Organizacin funcional y Externa1299.3.2Organizacin Funcional Interna1309.4ORGANIZACIN JERRQUICA131

CONTENIDO

INTRODUCCIN

La INFORMACIN, en el mundo globalizado que vivimos ha cambiado profundamente su rol, pues hoy por hoy las organizaciones empresariales se enfrentan cada da, a la necesidad de ser ms eficientes en la administracin de sus operaciones, bien sea para crear nuevos servicios o productos, o para mejorar los existentes, por lo que el manejo de la INFORMACIN como recurso adquiere una nueva dimensin y deja de ser una simple coleccin histrica de hechos para convertirse en la fuente de alimentacin del proceso decisorio.

Conceptualmente, la sistematizacin ha estado circunscrita al desarrollo e implantacin de soluciones basadas en sistemas electrnicos de procesamiento de datos, con los cuales se pueda lograr una mayor agilidad en el control de las operaciones a partir del buen manejo y procesamientos de sus datos, basados en la produccin oportuna de informacin para su seguimiento.

Sin embargo, para obtener la mayor productividad en el uso de estas herramientas, es necesario adecuar las condiciones y el ambiente en que ellas van a ser utilizadas. Esta adecuacin implica la SISTEMATIZACIN de los procedimientos alrededor de la automatizacin as como un cambio en el enfoque y cobertura de los controles que deben incorporarse sobre cada uno de los procesos para garantizar su SEGURIDAD.

OBJETIVOS GENERALES:

Ensear una herramienta que le permita al estudiante tener una concepcin integral sobre la administracin de los Sistemas de Informacin y el Proceso de Sistematizacin en una perspectiva global, involucrando reas de la organizacin que por su naturaleza deben asumir papeles protagnicos en su desarrollo.

Proporcionar una metodologa que le permitir sin lugar a dudas, lograr de manera ms armnica uno de los Objetivos Administrativos de mayor actualidad, cual es el desarrollo e implantacin de sistemas de informacin que no solo sean giles sino tambin eficientes y seguros, que se constituyan en un importante puntal en el proceso de toma de decisiones.

Contribuir al perfil profesional del Ingeniero Comercial.

OBJETIVOS PEDAGGICOS

Implementar durante el desarrollo de la asignatura, procesos pedaggicos que permitan al estudiante conocer la importancia de la Planificacin y Desarrollo de los nuevos Sistemas de Informacin a partir de tcnicas de Evaluacin de los Sistemas de Informacin, basados en metodologas de anlisis y diagnstico, mediante el anlisis de Casos de Estudio reales.

Despus de aprobar la asignatura, esta herramienta pedaggica permitir formar profesionales competitivos en la Administracin de Empresas, con una profunda formacin humanstica, capaces de formular Sistemas de Informacin Estratgica altamente efectivos, basados en los principios de la Administracin moderna, con el apoyo de herramientas informticas para su control de gestin.

DEMANDA DE LA CARRERA A LA ASIGNATURA

Conocimientos que capaciten al estudiante en el anlisis, definicin y desarrollo de Sistemas de Informacin de alta calidad que apoyen el proceso de Toma de Decisiones a nivel tctico, operativo y estratgico dentro de la organizacin, a partir del Plan Estratgico corporativo.

Profesionales de administracin de empresas, con una alta capacidad de liderazgo para el cambio estratgico de los Sistemas de Informacin, capaces de apoyar la estrategia con Sistemas de Informacin de alta calidad, que apoyen la alineacin de la organizacin en torno a la estrategia.

Tcnicas de Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin que permitan concebir a la organizacin como un todo, con un propsito comn, al que todas las reas de la organizacin deben apoyar con un Sistema de Informacin de alta calidad, para maximizar su rentabilidad y la creacin de valor en el tiempo.

TRIBUTO DE LA ASIGNATURA A LA CARRERA

El conocimiento y dominio de las tcnicas de Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin como asignatura, fortalecen el nivel de competitividad de los profesionales en la Administracin de Empresas, pues es una asignatura que a partir de las tcnicas de Planeamiento y Desarrollo de la Sistematizacin, que incluyen el diagnstico, diseo y/o rediseos de los sistemas vigentes, permite proponer Sistemas de Informacin alineados a la visin estratgica de la empresa en los diferentes niveles de la organizacin.PRE-REQUISITOS:

Como pre-requisito indispensable para iniciar el conocimiento de esta asignatura est que el estudiante debe dominar los conocimientos bsicos relacionados con la Administracin: Planificacin, Direccin, Organizacin, Coordinacin y Control, requeridos en la exitosa implementacin de los Sistemas Operativos en los que se apoyan las organizaciones para el logro de sus objetivos. SISTEMA DE CONOCIMIENTO

UNIDAD I: Conceptos Bsicos.

Esta unidad tiene como propsito transmitirle al estudiante el marco conceptual que requiere conocer para identificar los recursos fsicos. Humanos y lgicos que intervienen en formulacin de los Sistemas de Informacin, as como su evolucin, clasificacin y administracin.UNIDAD II: Planeamiento de la SistematizacinEsta unidad tiene como propsito transmitirle al estudiante el marco terico y prctico del proceso de Planeamiento de la Sistematizacin, resaltando la importancia de la definicin de los Objetivos y Requisitos del proceso. Incluye el estudio y aplicacin de una Metodologa de apoyo que garantice la efectividad del seguimiento, control y desarrollo del plan, apoyando el estudio con el desarrollo y anlisis de casos prcticos.

UNIDAD III: Desarrollo de la Sistematizacin.Esta unidad tiene como propsito transmitirle al estudiante el marco terico y prctico del proceso de Desarrollo de la Sistematizacin, resaltando la importancia de la determinacin de Objetivos y Requisitos del proceso, as como la importancia de la participacin de las funciones de Auditora y Control de Calidad durante su desarrollo.Incluye adems el estudio y aplicacin de una Metodologa de apoyo que garantice la efectividad del seguimiento, control y desarrollo del Sistema, apoyando el estudio con el desarrollo y anlisis de casos prcticos.

SISTEMA DE HABILIDADES:

Analizar, interpretar, clasificar, relacionar, sintetizar, diagnosticar, justificar, argumentar, seleccionar, disear, crear, liderar, aplicar, observar, plantear, proyectar, determinar, controlar, caracterizar, comparar, identificar, describir, definir, elaborar, administrar, coordinar, organizar.METODOLOGA

METODOS GENERALES:

Interactivo.- Dialgico.- Expositivo

Modelacin.- Discusin de casos prcticos

Investigacin

Lecturas

ORGANIZACIN DE CLASE:

Trabajo grupal

Plenaria

Individual

TECNICAS:

Exposicin temas

Exposicin casos

Planteamiento de problemas

Discusin, lluvia de ideas

Soluciones alternativas

RECURSOS:

Infocus

Micrfono

Pizarra blanca

Marcadores

Textos de consulta

EVALUACIN:

Participacin en clase

Sistema de control: Individual y grupal

Calificacin trabajos prcticos sobre 3

Calificacin examen parcial sobre 7

Porcentaje de asistencia a clases.

BIBLIOGRAFA PARA USO DEL ALUMNO:

INTRODUCCIN A LOS SITEMAS DE INFORMACIN. DANIEL COHEN

LA QUINTA DISCIPLINA. EL ARTE Y LA PRACTICA DE LA ORGANIZACIN ABIERTA AL APRENDIZAJE. PETER M. SENGE

ADMINISTRACIN DE SISTEMAS. MANUEL H. RAMIREZ & CIA. LTDA.

BIBLIOGRAFA PARA USO DEL PROFESOR:

SISTEMA DE CONOCIMIENTO1. UNIDAD I: CONCEPTOS BASICOS

1.1 CONCEPTOS DE SISTEMAS

1.1.1 SISTEMAS, SUBSISTEMAS Y MODELOS

1.1.1.1 Sistema

Un SISTEMA se define como un conjunto de elementos o partes interactuantes e interdependientes que forman un todo unificado, el todo unificado tiene un Objetivo a cuyo logro contribuyen los elementos o partes del sistema, por lo tanto en un Sistema cada elemento comparte el Objetivo comn del sistema total.

Podemos decir entonces que todo en nosotros y todo lo que gira a nuestro alrededor puede ser considerado como un sistema. Hablamos por ejemplo del sistema nervioso, del sistema cardiovascular, del sistema econmico, del sistema de transporte, del sistema educativo, etc. El sistema de Transporte por ejemplo, est conformado entre otros elementos por los automotores, los conductores, las vas, los semforos, etc. Pero adems existen en este sistema cdigos y reglamentaciones que establecen las normas bsicas para la funcionalidad del sistema, que podras ser considerado como otro elemento del sistema.

En forma similar, podemos afirmar basndonos en el concepto sistmico de todo lo que nos rodea, que del estado de las vas depende el buen funcionamiento de los automotores y que por supuesto, del funcionamiento de los semforos tambin depende que se tenga un flujo normal de los automotores por las vas de la ciudad.

Por tanto, podemos afirmar cmo las partes dependen claramente unas de las otras, esta es la interdependencia sistmica, as mismo, como las acciones tomadas por una parte o sobre ella, afectan a las dems partes del sistema, esta es la interaccin, a las que se refiere el concepto sealado.

1.1.1.2 Sub- sistemas

Lo podemos definir como un sistema que funciona dentro de otro sistema superior, por lo que decimos que este concepto no necesariamente debe estar asociado con el concepto de gran magnitud, sino fundamentalmente a la existencia de elementos que interactan en la bsqueda de un objetivo comn, que a su vez contribuyen con el objetivo del sistema superior. En nuestro ejemplo anterior podemos ver que los sistemas estn formados por partes o elementos que son tambin sistemas (subsistemas). Tal es el caso del sistema de educacin superior, que est conformado por los subsistemas de educacin superior pblica y subsistema de educacin superior privada, a su vez los subsistemas de educacin superior pblica y subsistemas de educacin superior privada, tienen sus propios elementos que estn dados por los subsistemas acadmicos y los subsistemas de apoyo administrativo, etc., cada una de los cuales tiene sus propios objetivos y a su vez contribuyen con el objetivo del funcionamiento del vehculo etc.; en forma similar los automotores, los automotores son elementos del sistema de transporte, pero a su vez, este elemento del sistema de transporte es un sistema formado por partes (motor, chasis, transmisin, etc.) cada una de las cuales tiene sus propios objetivos y a su vez contribuye con el objetivo del funcionamiento del vehculo, etc., etc.,

Debe tenerse en cuenta adems, que los elementos de un sistema pueden a su vez formar parte de otro sistema con especificaciones y objetivos diferentes. Por ejemplo los dispensarios mdicos, son parte del sistema de salud pblica, que incluye adems otros elementos como: hospitales, farmacias pblicas, etc., en forma similar, los semforos, por ejemplo, hacen parte del sistema de control vial que incluye adems otros elementos tales como redes de conexin, tcnicos, Guardas de Trnsito, computadores de control, etc., entonces debemos considerar adems que varios elementos de un mismo sistema pueden conformar un sistema diferente. En el ejemplo anterior podemos citar el caso del sistema de educacin superior, que puede ser parte del sistema de educacin nacional.

1.1.1.3 Modelos

Un modelo es la representacin de algo que existe o que deseamos que exista, que se requiere representar para exhibir, analizar y/o corregir, previo a su implementacin o construccin.

Los carritos con que se divierten nuestros hijos son modelos o representaciones de los autos que existen realmente. Igualmente es un modelo el plano de obra civil de la casa que deseamos construir. Son modelos adems los diagramas de flujo que utilizamos para representar las relaciones organizacionales y funcionales de una empresa, el flujo del proceso productivo y el flujo de una determinada transaccin comercial. En este ltimo caso, disponemos de una simbologa propia para significar una actividad, un documento y sus copias, los archivos, puntos de decisin, etc.

Este concepto es de gran valor en el proceso de sistematizacin, pues antes de la implantacin de un nuevo sistema, debemos modelar sus procesos, sus flujos, sus relaciones y elementos, para probar su funcionalidad y determinar los recursos que exigirn su implantacin, por tanto, nicamente hasta que dispongamos de un sistema implantado en la realidad, tendremos que valernos de modelos para definir sus elementos, funciones y relaciones.

La caracterstica ms relevante de un modelo es que deja cosas por fuera, pues de lo contrario no podramos hablar de modelos sino de reproducciones del sistema real.

La construccin de un modelo, independientemente de su naturaleza, debe realizarse mediante un proceso en el cual se determinan cules elementos del sistema tienen importancia para ser incorporados en el modelo y cules no. La importancia de los elementos est rodeada por el uso o propsito que se pretenda cumplir con el modelo.

El modelo de un sistema empresarial, se construye integrando las funciones y los procesos de los diferentes subsistemas que lo conforman. Es importante resaltar que los productos de un subsistema de ese modelo global son los insumos de otros subsistemas. El modelo incluye adems las relaciones de conexin entre los subsistemas y entre el sistema y su medio.

1.1.2 LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL COMO SISTEMA.La organizacin empresarial, es sin duda alguna un SISTEMA, pues su objetivo se cumple nicamente a partir de que cada uno de sus diferentes elementos contribuyan efectivamente a alcanzarlo. El concepto de sistema descrito antes, es por tanto aplicable a ella. En este caso, los elementos o partes que conforman el sistema son los procesos operativos o unidades funcionales que ejecutan las diferentes actividades que requiere ejecutar la empresa segn su objeto social o econmico. Estos elementos se reconocen como los SISTEMAS OPERATIVOS (SO) del sistema empresarial.

Cada uno de los sistemas operativos tiene sus propios objetivos y metas, que interactan y dependen unos de otros, para lograr los Objetivos y Metas de la organizacin considerada como un todo.

Como ejemplo de sistemas operativos tenemos los procesos / unidades de: Produccin, Adquisicin, Bodega, Mercadeo, Ventas, Crdito y Cobranzas, Tesorera, etc.

Todos los elementos de la organizacin empresarial interactan en la bsqueda de la generacin de valor para el cliente que garantice el objetivo de mxima rentabilidad que aspira el inversionista, por lo que un incremento en las ventas de un producto implicar necesariamente un mayor esfuerzo en el sistema de compras, distribucin, etc., con los efectos correspondientes en el proceso financiero. Para una empresa industrial, el incremento en la participacin de mercado obligar a una reprogramacin de la produccin y por ende a una optimizacin de los recursos que conforman el sistema productivo de la empresa.

Los Objetivos y Metas de cada uno de los procesos/ unidades funcionales se definen en forma concordante con los Objetivos definidos por la empresa en su plan estratgico para un determinado perodo de tiempo.

Aunque cada proceso/unidad, tiene una administracin independiente, una de las responsabilidades claves de la Alta Administracin, adems de fijar las metas y pautas, es establecer las estrategias a seguir y el sistema de coordinacin a aplicarse entre sus diferentes reas y procesos.

1.1.3 SISTEMA OPERATIVO

Partiendo del concepto de Sistema, cada uno de los Sistemas Operativos (SO) que conforman la organizacin empresarial, estn compuesto por elementos que interactan para que la operacin cumpla con el cometido que le ha sido asignado en el marco estratgico de la organizacin. Estos elementos son: El marco legal, las Polticas propias del proceso/unidad funcional, los Objetivos y Metas, las Transacciones o eventos lgicos que se suceden durante la vida de la operacin, los Recursos Humanos y Materiales, los Procedimientos y Funciones asignados a los recursos humanos, los Datos generados por cada una de las transacciones, los Registros en que tales datos son almacenados y la Informacin que se produce a partir de los registros. Es de destacar que la informacin generada por un sistema operativo sirve no solo como evidencia histrica de los hechos, sino para evaluar la gestin, esto es, los resultados a la luz de las metas y objetivos. Se debe destacar que en muchos casos la informacin producida por un Sistema Operativo es fuente de alimentacin (datos) para otros sistemas. Por ejemplo la informacin referente a los crditos aprobados, que genera la unidad de crdito, es fuente de alimentacin para la unidad de facturacin, etc.Los elementos Datos, Registros e Informacin de cada sistema operativo o proceso/unidad funcional poseen las caractersticas necesarias para asignarles la categora de sistema. Este sistema se denomina Sistema de Informacin Operativa (SIO).

En conjunto, los sistemas de informacin de cada proceso/unidad operativa conforman el Sistema de Informacin General (SIG) de la organizacin empresarial. A menudo este sistema se denomina Sistema Integrado de Informacin, dadas las relaciones de interdependencia e interaccin existentes entre los subsistemas que lo componen.

Lo anterior significa que los hechos producidos en un sistema operativo afectan en trminos de informacin los sistemas de informacin de los dems sistemas operativos.

1.1.4 INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Como lo vimos antes, existen tantos sistemas de informacin operativos (SIO) como unidades funcionales (procesos) existen en la organizacin. En principio estos SIO tienen como propsito servir a cada unidad para el registro y control de sus operaciones y para alimentar el proceso decisorio de cada una de ellas.

Un Sistema de Informacin (SI) es entonces un conjunto de elementos que interactan para apoyar los objetivos de la organizacin empresarial como un todo y los de cada uno de sus sistemas funcionales/operativos. En tal virtud en una organizacin existen tantos Sistemas de Informacin Operativos (SIO) como unidades (procesos) funcionales requiera.

Los elementos que interactan en cada caso, normalmente son los siguientes:

Sistema de Informacin manual:

1. Recurso humano

2. Datos, registro de datos considerados en el sistema

3. Procedimientos de organizacin, almacenamiento, control y tabulacin de la informacin, establecidos de acuerdo a los principios, polticas y conceptos innatos del sistema.

Sistema de Informacin automtico:1. Recurso humano

2. Datos, registro de datos introducidos en el sistema

3. Programas automatizados para la organizacin, almacenamiento, control y proceso de la informacin, desarrollados de acuerdo a los principios, polticas y conceptos innatos del sistema, que producen diferente tipo de resultados.

4. Equipo computacional.

Estos sistemas independientes deben tener la posibilidad de relacionarse fsica y lgicamente con los dems para producir informacin integrada que permita hacer el seguimiento y control de la organizacin total.

Como lo podemos apreciar en el grfico siguiente, los sistemas ya sea en forma independiente o integrada deben satisfacer las necesidades de informacin a los tres niveles principales de la organizacin: el nivel operativo, el nivel de administracin tctica y el nivel superior de administracin estratgica.

Puede resultar bastante difcil desarrollar sistemas de informacin que garanticen la satisfaccin de las necesidades presentes y futuras a los tres niveles, pues estas necesidades estn sometidas a cambios a veces impredecibles. Por esta razn, el esfuerzo de definicin e integracin de los sistemas de informacin debe concentrarse en los datos y los registros ms que en la informacin de resultado que se debe producir. Las necesidades de informacin pueden cambiar segn el ejecutivo de turno en cada rea funcional o por la situacin de la empresa en un momento determinado. Los datos caractersticos de las operaciones tienden a ser ms estables.

El dato sueldo tendr siempre la misma connotacin aunque su significado pueda variar dependiendo de quien lo utilice y qu decisin vaya a ser tomada con base en l.

Como hemos dicho anteriormente, de los sistemas operativos/funcionales se desprende su Sistema de Informacin, como parte del Sistema Empresarial, el mismo que tienen sus propios elementos, entre los que debemos destacar Las Propiedades y los Atributos.

Las Propiedades son elementos de los sistemas de informacin que no pueden ser modificados. Ej. : En el sistema contable, la forma de calcular el saldo de una cuenta.

Los Atributos son elementos de los sistemas de informacin que si pueden ser modificados. Ej.: El tiempo de respuesta de un sistema de informacin, cuando se requiere el saldo de alguna cuenta.

Significa que cuando se cambia un atributo se cambia realmente el sistema.

1.1.4.1 ACTIVIDADES BASICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN:

Entrada de datos

Almacenamiento de datos/informacin

Procesamiento de datos

Salida de Informacin

1.1.4.1.1 ENTRADA DE DATOS:

Es el proceso mediante el cual el SI toma los datos que requiere para generar la informacin. Pueden ser:

Manuales: Se proporcionan en forma directa por el usuario.

Automticas: Son datos o informacin que provienen de otros sistemas o mdulos automatizados.

Unidades tpicas de entrada: Terminales tontos o inteligentes, cintas magnticas, unidades de diskette, CDs, Pen Drive, entre otras.

1.1.4.1.2 ALMACENAMIENTO DE DATOS/INFORMACIN:

Permite mantener los datos ingresados y la informacin resultante, en estructuras de informacin denominadas ARCHIVOS.

Unidades tpicas de almacenamiento: Discos magnticos o discos duros, Pen drive, CDs, cintas magnticas, unidades de diskette, entre otras.

1.1.4.1.3 PROCESAMIENTO DE DATOS:

Es la capacidad del SI para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia preestablecida de operaciones definidas por el Sistema Funcional/Operativo del que hace parte el SI.

Unidades tpicas de proceso: Procesador Central o Procesador del cliente-servidor definido en el Sistema.

1.1.4.1.4 SALIDA DE INFORMACIN:

Es la capacidad del SI para sacar la informacin procesada o los datos ingresados al exterior. La salida de un SI puede constituirse tambin en la entrada de otro SI o mdulo de SI, en este caso existe una interfase automtica de salida.

Unidades tpicas de salida: Impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, CDs, Pen Drive, etc.

1.1.4.1.5 Ejemplo: Actividades tipicas en un SI de Control de Clientes:

ENTRADAS:

Datos generales del cliente

Polticas de crdito

Facturas (interfase automtica)

Pagos, depuraciones, etctera

ALMACENAMIENTO:

Movimientos del mes

Catlogo de clientes

Facturas

PROCESOS

Clculo de antigedad de saldos

Clculo de intereses moratorios

Clculo del saldo de un cliente

SALIDAS

Reporte de pagos Estado de cuenta Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal

1.1.4.1.6 Diseo conceptual de un Sistema de Informacin

1.1.4.2 TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

1.1.4.2.1 OBJETIVOS BASICOS:

Automatizacin de procesos operativos: SISTEMAS TRANSACCIONALES

Generar informacin de apoyo para el proceso de toma de decisiones: SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DECISIONES (DSS), SISTEMAS GERENCIALES, SISTEMAS EJECUTIVOS (EIS), SISTEMAS EXPERTOS.

Lograr Ventajas competitivas a travs de su uso e implementacin: SISTEMAS ESTRATEGICOS desarrollados con la ms alta tecnologa de informacin.

SISTEMAS PERSONALES o herramientas de trabajo para apoyar la productividad de los usuarios.

1.1.4.2.2 CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE LO SI TRANSACCIONALES:

Primeros en implementarse

Ahorros de mano de obra

Intensos en E/S de informacin

Procesos simples

Recolectores de informacin

Fciles de Justificar

Fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin

Ej. Contabilidad, Nomina, Facturacin, Cuentas por Cobrar, etc.

DE APOYO A LAS DECISIONES:

Introducidos despus de los SI Transaccionales

Informacin de apoyo para mandos intermedios y alta administracin

Intensivos en clculos y escasos en E/S

No ahorran MO

Justificacin econmica difcil

SI interactivos compatibles con altos estndares de diseo protocolar

Apoyan toma de decisiones que no suelen repetirse

Pueden ser desarrollados directamente por el usuario

Pueden incluir: Programacin de Produccin, compra de material, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.

SISTEMAS ESTRATEGICOS:

Su propsito no es apoyar la automatizacin de los SO ni la toma de decisiones, aunque pueden hacerlo cuando es posible.

No pueden adaptarse a paquetes

Su forma de desarrollo es a base de evolucin e incrementos dentro de la organizacin.

Su propsito es lograr ventajas que los competidores no posean, creando barreras de entrada al negocio.

Apoyan la innovacin de productos y procesos.

Ejemplo: MRP (Planeacin de Recursos de Manufactura) enfocado a reducir el desperdicio. SI que proporcione informacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. Solo son SI estratgicos si apoyan o dan forma a la estructura competitiva de empresa.

SISTEMAS PERSONALES:

Incrementan la productividad de los usuarios. Ejemplo: Hojas de Clculo, procesadores de palabras, agendas, calendarios, etc.

Sistemas de apoyo a las decisiones

Tipos de Sistemas de Informacin

1.1.4.3 EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

La secuencia observada en la implantacin de los SI ha sido la siguiente:

SI Transaccional

SI de Apoyo a las Decisiones,

SI Estratgicos

En la dcada de los setenta, Richard Nolan, conocido profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrollo la teora de la evolucin de la informtica a travs de las etapas de crecimiento, la misma que por su impacto en la planeacin de los recursos y actividades de la informtica, se mencionan a continuacin:

1.1.4.3.1 Etapa de Inicio:

1ra. Computadora- ahorro M.O.- exceso de papeles

Sistemas transaccionales

Departamento de Sistemas depende de Contabilidad, sin requerir preparacin formal en computacin.

Personal: Operador y/o programador

Resistencia al cambio

Termina con la implantacin exitosa del primer SI automatizado.

1.1.4.3.2 Etapa de Contagio o Expansin

Inicia con implantacin exitosa del primer SI

Se implantan todos los SI Transaccionales

Proliferan las aplicaciones, sin orden ni control

Departamento depende de la Gerencia Administrativa o Contralora

Venta de aplicaciones a todos los usuarios

Especialista de la funcin con formacin acadmica en Sistemas

Contratacin de personal especializado: Analistas, programadores, Jefes de desarrollo, Jefe de soporte tcnico, etc.

No interfases automticas de las aplicaciones

Escasos o nulos estndares de trabajo con importantes reprocesos

Gastos de sistemas empiezan a crecer

1.1.4.3.3 Etapa de Control o Formalizacin

Control y racionalizacin de los recursos - tcnicas base cero - cargo a usuarios

SI orientados al control operacional y su eficiencia: Control flujo de fondos, Control de Ordenes de Compra a proveedores, control de inventarios, etc.

Departamento se ubica en una posicin gerencial bajo la direccin administrativa o de finanzas

Administracin orientada al control y justificacin econmica de las aplicaciones. Se establecen criterios para las prioridades de desarrollo. Los pendientes de desarrollo crecen

Nacen los estndares de trabajo como:

Estndares de documentacin

Control de proyectos

Desarrollo y diseo de sistemas

Auditora de Sistemas

Programacin

Otros

Se integra personal tcnico

Se desarrollan interfaces automticas

Nace planeacin de sistemas

1.1.4.3.4 Etapa de Madurez La informtica se la define como funcin bsica y se la ubica a nivel de direccin.

Se desarrollan Sistemas de Manufactura integrados por computadora (CIM), Sistemas basados en el Conocimiento (SBC) y Sistemas Expertos, Sistemas de soporte a las decisiones (DSS), Sistemas estratgicos (SIS) y en general SI de aplicaciones para la alta administracin y SI estratgicos.

Tecnologa de base de datos - integracin de redes de comunicacin con terminales remotos

Se pulen -menos rgidos- los controles

Precios para los servicios de cmputo

Informtica como centro de utilidades

Outsourcing de informtica

Planeacin rigurosa y a LP de los recursos informticos

Buena comunicacin con toda la organizacin

1.1.4.4 CONCEPTOS RELEVANTES SOBRE SISTEMAS DE COMPUTO

CONCEPTOS RELACIONADOS CON LOS COMPONENTES FISICOS DE UNA COMPUTADORA

1.1.4.4.1 COMPUTADORA DIGITAL:

Trabaja con informacin general en formatos discretos: presentes o ausentes. Computadoras utilizadas para las tomas de decisiones, por ejemplo.

1.1.4.4.2 COMPUTADORA ANALOGICA:

Trabaja con formatos representados en forma continua, interpretando informacin que no puede ser discreta. Por ej.: voltaje, temperatura, presin. Tiene un propsito especfico y son usadas en procesos industriales, ambientales, etc.

1.1.4.4.3 HARDWARE:

Son los componentes fsicos de una computadora, incluye: CPU, memoria principal, unidades de entrada/salida, terminales, equipos para la comunicacin de datos, etc.

1.1.4.4.4 MICROCOMPUTADORA:

Computadora cuyo CPU es un microprocesador que realiza operaciones aritmticas y lgicas.

Parmetros de clasificacin:

Costo, tamao fsico, capacidad de almacenamiento de informacin y velocidad de procesamiento.

Categora:

Primera categora de computadora, es la ms pequea y limitada

1.1.4.4.5 MINICOMPUTADORA:

Su velocidad de procesamiento, capacidad de almacenamiento, tamao fsico y su costo, son superiores a la categora anterior.

Categora:

Segunda categora, se ubica entre las microcomputadoras y los mainframes.

1.1.4.4.6 MAINFRAME O SUPERCOMPUTADORA:

Grandes equipos, capaces de almacenar grandes cantidades de informacin a velocidades que superan considerablemente las categoras anteriores. Manejan muchas tareas o trabajos en forma simultnea para dar servicio a una gran cantidad de usuarios.Categora:

Tercera categora, Comnmente conectados a minicomputadoras y microcomputadoras formando redes.

1.1.4.4.7 CPU:

Unidad Central de Proceso. Es el cerebro de la computadora, realiza todas las operaciones aritmticas y lgicas a travs de la ejecucin de instrucciones que realizan funciones especficas tales como sumar, restar, dividir, complementar, etc. Formada por Unidad Aritmtica-Lgica, Unidad de Control y Registros auxiliares.

1.1.4.4.8 CICLO DE EJECUCIN:

Para su ejecucin, las instrucciones requieren ser tradas de la memoria principal y depositadas en uno de los registros auxiliares, que la almacenan temporalmente mientras est siendo analizada o decodificada por la unidad de control. Acto seguido, la instruccin es ejecutada a travs del ciclo de ejecucin. Durante la ejecucin puede requerirse informacin adicional de la memoria principal a travs de operaciones de lectura.

1.1.4.4.9 MEMORIA PRINCIPAL:

O memoria RAM, almacena datos utilizados con frecuencia por el CPU. Las siglas RAM (Random Access Memory), significan datos almacenados accesados en forma directa o aleatoria. El acceso directo implica que se puede leer directamente una celda de almacenamiento sin tener que leer las anteriores.

1.1.4.4.10 MEMORIA ROM:

Es similar y ms rpida que la memoria RAM, pero es solo de lectura (Read Only Memory), es decir la informacin que tiene grabada no puede ser borrada o sustituida por otra informacin. Contiene informacin o microprogramas que se utilizan con frecuencia por la computadora o los usuarios, cuyo contenido no cambia a travs del tiempo, su almacenamiento evita el paso de cargar informacin a la memoria principal.

1.1.4.4.11 UNIDAD DE CONTROL:

Es la parte del CPU que controla y dirige la secuencia de pasos para que el procesador ejecute las instrucciones y coordina la transferencia de informacin entre la memoria principal y el procesador.

1.1.4.4.12 MEMORIA CACHE:

Es una memoria intermedia, con menor capacidad de almacenamiento que la memoria principal pero con un tiempo de acceso substancialmente menor. El objeto es disminuir el tiempo de ejecucin de las instrucciones.

1.1.4.4.13 EQUIPO PERIFERICO:

Son todos los componentes de la computadora que se encuentran conectados en la periferia del procesador central y la memoria principal: Unidades de entrada/salida y de almacenamiento secundario.

1.1.4.4.14 CANAL:

Son computadoras con un propsito especfico, conectados al procesador central, que lo ayudan a realizar el intercambio de informacin entre los dispositivos de entrada y la memoria principal, as como tambin entre la memoria principal y los dispositivos de salida, durante este momento el procesador se desentiende de la transferencia y continua con su proceso principal. Cuando termina la transferencia, el canal avisa al procesador que el proceso ha finalizado.

1.1.4.4.15 CONTROLADOR:

Son elementos de Hardware que se encuentran integrados a los dispositivos o unidades perifricas para controlar la entrada y salida de informacin.

1.1.4.4.16 MEMORIA SECUNDARIA:

La constituyen todos los dispositivos que son capaces de almacenar informacin fuera de la memoria principal: discos magnticos, cintas magnticas, CDs, diskettes, pen drives etc. Tienen una capacidad mayor que la memoria principal, pero su tiempo de acceso es mucho mayor aunque su costo por carcter de almacenamiento es mucho menor. Los elementos de almacenamiento se denominan Archivos.

1.1.4.5 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LOS PROGRAMAS Y DATOS DE UNA COMPUTADORA

1.1.4.5.1 SOFTWARE:

Es el conjunto de programas que son ejecutados en una computadora.

El software interno est formado por el conjunto de programas y rutinas desarrollados por el proveedor del equipo para apoyar a los usuarios en el uso de los recursos computacionales: Sistema Operativo, editor, compiladores, interpretadores, etc.

El software de aplicacin, es el conjunto de programas desarrollados internamente o adquiridos como paquetes de aplicacin: Contabilidad, inventarios, etc.

1.1.4.5.2 EL SOFTWARE - SISTEMA OPERATIVO

Es el software interno encargado de administrar todos los recursos computacionales: Asignacin del procesador a los procesos que lo requieren, asignacin y manejo de la memoria principal, manejo de los dispositivos de entrada/salida y en general todos los recursos de hardware y software.

1.1.4.5.3 MULTIPROCESAMIENTO

Es la capacidad de un sistema computacional para ejecutar simultneamente varios programas, debido a la existencia de varios procesadores.

1.1.4.5.4 MULTIPROGRAMACIN

Es la capacidad que tienen los minicomputadores o mainframes para sin tener ms de un procesador, poder ejecutar simultneamente varios procesos, lo que implica el inicio del proceso de un nuevo programa sin que se termine el proceso del anterior. Al terminar la ejecucin del nuevo programa, el anterior puede continuar su ejecucin en el punto en el que fue interrumpido. La cantidad de procesos simultneos depende de la capacidad de su sistema operativo.

1.1.4.5.5 LENGUAJE MAQUINAL O DE PRIMERA GENERACIN

Es un lenguaje de programacin que trabaja sin smbolos y hace referencia a las direcciones reales de memoria y a los cdigos binarios de las instrucciones. Constituye el nivel ms bajo de programacin no utilizado hoy en da en programas de aplicacin.

1.1.4.5.6 LENGUAJE ENSAMBLADOR

Es un lenguaje de programacin de bajo nivel, en el que tanto las direcciones como las instrucciones estn representadas por smbolos. Cada instruccin equivale a una instruccin en leguaje mquina. Es raramente utilizado para programas de aplicacin y se lo conoce como lenguaje de segunda generacin.

1.1.4.5.7 SUPERLENGUAJE

O lenguaje de tercera generacin son de alto nivel y generalmente utilizados para el desarrollo de programas o software de aplicacin por el mtodo tradicional. Una instruccin equivale a varias instrucciones en lenguaje maquinal o ensamblador. Para su ejecucin los programas requieren ser compilados o traducidos a lenguaje maquinal. Ej.: PASCAL, COBOL, BASIC, etc., entre otros.

1.1.4.5.8 LENGUAJES DE CUARTA GENERACIN (4GL)

Son lenguajes de muy alto nivel que permiten a los usuarios con pocos conocimientos tcnicos, desarrollar sus propios programas de aplicacin sin la participacin operativa de informtica. Se conocen como sistemas de usuario final. Permiten la interaccin directa del usuario en funciones de consulta y actualizacin de la informacin.

1.1.4.5.9 ENSAMBLADOR

Es un traductor del lenguaje ensamblador a lenguaje maquinal, para su posterior ejecucin.

1.1.4.5.10 COMPILADOR

Es un traductor de un programa escrito en superlenguaje a lenguaje maquinal. Analiza el lxico y la sintaxis del programa y luego hace la traduccin. Se almacena en forma ejecutable y se carga a memoria en cada ejecucin.

1.1.4.5.11 INTERPRETADOR

Es igual que el compilador, pero no genera un programa ejecutable, sino que analiza cada instruccin e inmediatamente la ejecuta.

1.1.4.5.12 PROGRAMA REENTRANTE

O programa de procedimiento puro, no es modificado durante su ejecucin, lo que permite mantener una sola copia en memoria principal aun cuando varios usuarios lo ejecuten. Se evita as tener varias copias en memoria, optimizando el uso de la memoria principal.

1.1.4.5.13 PROCESAMIENTO POR LOTES O BATCH

Los programas del SI (de ingreso de datos, de almacenamiento, de procesamiento y de salida) son procesados por lotes de transacciones, en forma consecutiva, es decir que la generacin de la informacin solo se da cuando se concluye el proceso de todas las transacciones del lote y no por cada transaccin. El proceso es continuo y no se detiene aunque ingrese un nuevo programa con mayor prioridad.

1.1.4.5.14 PROCESAMIENTO EN LINEA

El proceso en lnea implica que los programas ejecutados actualizan inmediatamente los archivos por cada transaccin procesada. Implica que el usuario est conectado directamente a la computadora a travs de terminales locales o remotas.

1.1.4.5.15 TIEMPO REAL

Es similar al anterior, la informacin es introducida y actualizada dentro del computador en el momento en que las transacciones funcionales estn ocurriendo. Se requiere este tipo de aplicaciones en aquellos casos en que los datos contenidos en los archivos se modifican varias veces al da y requieren ser consultados.

1.1.4.5.16 ARCHIVO

ES un elemento de almacenamiento de informacin, formado por registros que contienen informacin similar. Pueden tener diversas formas de organizacin interna como los archivos secuenciales y los archivos directos o random.

1.1.4.5.17 BASE DE DATOS

Es una coleccin de datos automatizados, formalmente definida y centralmente controlada en una organizacin. Los registro de los datos estn fsicamente organizados y almacenados de tal manera que permiten fomentar la disponibilidad, el poderse compartir, el grado de desarrollo y la integridad. La Base de Datos se operacionaliza mediante un Sistema de Administracin de la Base de Datos, Software que realiza las funciones de definicin, creacin, revisin y control de la Base de Datos. Suministra adems las facilidades para la recuperacin de los datos, la generacin de informes, la revisin de las definiciones de los datos, la actualizacin de los datos y la construccin de aplicaciones. Muchos usuarios finales diferentes y una gran variedad de programas de aplicacin pueden tener acceso a la Base de Datos y es deseable tener un funcionario en la organizacin para ejercer el control sobre ella. Esta funcin se la conoce como la ADMINISTRACIN DE LA BASE DE DATOS, y la persona que lleva a cabo esta funcin es un ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS.El sistema de Administracin de la Base de Datos controla la interaccin entre la base de datos y los programas de aplicacin preparados por los programadores y entre los usuarios de las bases de datos y los usuarios de los diferentes sistemas. La actualizacin de la Base de Datos se lleva a cabo solamente a travs del Sistema de Administracin de la Base de Datos.1.1.4.6 SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

1.1.4.6.1 INTRODUCCIN

Como se dijo se persiguen tres objetivos bsicos a travs de la implantacin de los sistemas de informacin:

Automatizar los procesos operativos

Proporcionar informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones

Lograr ventajas competitivas a travs de su uso.

Para el logro de los dos ltimos objetivos es imprescindible contar con una buena infraestructura de sistemas transaccionales de informacin, necesariamente integrados a travs de un slido manejo de Base de Datos, pues estos generan asientos contables que se integran al Sistema de Contabilidad General, que contiene gran cantidad de datos que se explotan en los Sistemas de Informacin de Apoyo a las Decisiones. Existen sin embargo eventos transaccionales que no generan un asiento contable, tales como:

Carga del nuevo pedido de algn cliente

Cambio masivo de precios en los productos terminados

Carga de un nuevo pedido a nuestros proveedores,

Cambio de sueldos al personal

Modificacin de tabla de comisiones, etc.

TIPICA INFRAESTRUCTURA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES

REQUERIDA PARA LA EXPLOTACIN DE LA INFORMACIN ATRAVES DE SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Es importante destacar que la implantacin de los sistemas transaccionales en los procesos de Produccin u Operaciones normalmente son los ltimos en implantarse en gran parte de las organizaciones, debido fundamentalmente a las siguientes causas:

Sus requerimientos funcionales suelen ser ms complejos

Requieren por lo general mayores recursos de hardware

Suelen utilizar paquetes desarrollados que son muy costosos

Requieren analistas de sistemas con mayor nivel de especializacin

Siendo importante tener presente que este es el escenario que generalmente se presenta en el momento de iniciar el desarrollo de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones.

1.1.4.6.2 DEFINICIN Y TIPOS DE SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES.

Se definen como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la informacin requerida durante el proceso de toma de decisiones en un ambiente de incertidumbre. Es importante destacar que el tiempo lmite o mximo en que se tiene que tomar una decisin es su detonante. Esto implica necesariamente que el verdadero objetivo de un Sistema de Apoyo a las Decisiones es proporcionar la mayor cantidad de informacin relevante en el menor tiempo posible, con el fin de tomar la mejor decisin.

1.1.4.6.3 EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

En general se presenta en todos los niveles de la organizacin. Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones ayudan durante todo el proceso de la toma de decisiones y tienen como propsito fundamental apoyar y facilitar este proceso, a travs de la obtencin oportuna y confiable de informacin relevante.

ELEMENTOS

El proceso puede resumirse a travs de los siguientes pasos:

1. Establecimiento de objetivos

2. Identificacin de restricciones

3. Identificacin de alternativas de solucin

4. Obtencin de la informacin relevante

5. Evaluacin de alternativas

6. Seleccin de la mejor alternativa y toma de la decisin

CLASIFICACIN

Las decisiones cuyos procesos requieren apoyo en informacin, pueden clasificarse en dos tipos: repetitivas y no repetitivas.

Decisiones repetitivas (Estructuradas, Parcialmente Estructuradas o Programadas)

Corresponde a los niveles intermedios de la organizacin, y se caracteriza por ser predecible en cierta medida, con un impacto a corto plazo que afecta las operaciones cotidianas, por lo que se pueden desarrollar modelos o programas con el fin de preparar el momento de la toma de decisin. Ejemplos:

1. Decidir programa de produccin del prximo bimestre

2. Decidir los instrumentos de inversin ms rentables en el corto plazo.

3. Decidir el nuevo lmite de crdito de los principales clientes.

4. Decidir las cantidades y fechas de las rdenes de compra de materias primas a nuestros proveedores

5. Decidir los pagos de proveedores que sern cancelados debido a una baja inesperada de flujo de efectivo.

Como se observa, existe la posibilidad de predecir este tipo de eventos, pues se presentan con cierta regularidad y con variables de decisin similares o equivalentes.

Decisiones no repetitivas (No estructuradas o no Programadas)

Corresponde a los niveles ms altos de la organizacin y se caracteriza por un considerable grado de incertidumbre, en las que no es posible predecir el tipo ni escenario de la decisin, por lo que el ejecutivo debe contar con herramientas apropiadas que le permitan construir un modelo en forma gil. Es muy frecuente el desarrollo de estas aplicaciones en microcomputadoras personales del usuario final. Ejemplos:

1. Cambio de una materia prima de mayor costo, pero con mayor rendimiento.

2. Anlisis de factibilidad para determinar la conveniencia de iniciar la produccin y venta de un producto nuevo a un cliente, incrementando los volmenes de produccin, pero bajando sensiblemente el precio de venta.

3. Determinar la conveniencia de efectuar alianzas estratgicas con algn competidor forneo para optimizar los procesos de produccin y mercadeo.

En todos los casos las decisiones tienden a no ser repetitivas, adems el no tomar decisin alguna, constituye una decisin.

Las decisiones repetitivas y no repetitivas pueden ser clasificadas de acuerdo con el nmero de participantes durante el proceso:

1. Decisiones Independiente: Tomadas en forma aislada por una persona.2. Decisiones secuenciales: Tomadas por un grupo de personas parcialmente y en forma secuencial hasta completar el proceso.3. Decisiones simultneas: Tomadas solamente en grupo, producto de la negociacin simultnea de varias personas.TIPOS DE SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Se reconocen los siguientes: Sistemas Gerenciales de Informacin (MIS), Sistemas de Informacin de Soporte a las Decisiones (DSS) y Sistemas Ejecutivos de Informacin (EIS)

Sistemas ejecutivos de informacin(EIS):

Tienen como finalidad diferenciada proporcionar informacin relevante a la alta administracin con el fin de mantenerla informada. No existe en la actualidad una definicin generalizada de este tipo de sistemas, ni una frontera claramente delimitada con los DSS, aunque se sugiere que los siguientes elementos constituyen las caractersticas bsicas de un EIS: Diseo ad-hoc para un ejecutivo en particular.

Consolidacin de informacin interna y externa.

Diseo altamente grfico y visual.

Constituye un termmetro para el ejecutivo.

Fenmeno de la presin regresiva en la que el alto ejecutivo empieza a generar presin para que la informacin transaccional est correcta.

Provoca o permite al alto ejecutivo realizar inferencias y extrapolaciones.

Aunque no se puede afirmar que los atributos anteriores no se encuentran presentes tambin en los clsicos DSS.Especficamente las diferencias estriban en conceptos tales como: tipo de aplicaciones incluidas, requerimientos de hardware y software, simplicidad durante su proceso de implantacin y el impacto organizacional que provocan.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES.

1. Interactividad

Posibilidad de interactuar con el tomador de decisiones en forma amigable y en tiempo real.

2. Tipo de decisiones.

Apoyo al proceso de decisiones estructuradas y no estructuradas.

3. Frecuencia de uso

Alta por parte de la administracin media y alta.

4. Variedad de usuarios

Pueden ser utilizados por usuarios de diferentes reas.

5. Flexibilidad

Se acopla a diferentes estilos administrativos

6. Desarrollo

Por el usuario interesado, sin la participacin de profesionales en informtica.

7. Interaccin ambiental

Permite la interaccin con informacin externa.

8. Comunicacin interorganizacional

Intercomunicacin de informacin relevante a todo nivel a travs de grficas.

9. Acceso a bases de datos

Capacidad de acceso a bases de datos originales, sin requerir su modificacin.

10. Simplicidad

Simple y fcil de aprender e utilizar.

Los DSS integran en su mayora un conjunto de modelos que apoyan diferentes decisiones, conocido como Base de Modelos.

1.1.4.6.4 Implantacin de un DSS

Puede llevarse a cabo normalmente en Microcomputadoras, lo que genera:

Ventajas: Menores costos

Disponibilidad de herramientas que operan en este ambiente

Baja dependencia de personas fuera del control del tomador de decisiones.

Desventajas:

Problemas de seguridad de la informacin Falta de integridad y consolidacin de la informacin en la administracin. Prdida del control administrativo por parte de informtica.Opciones para la implantacin:

Implantacin aislada en microcomputadoras

Implantacin en microcomputadoras conectadas formando una red local

Implantacin en microcomputadoras conectadas a minicomputadoras o mainframes formando una red local.

Manejo de Modelos: Esta facilidad permite utilizar modelos matemticos clsicos disponibles:

Inventarios

Control de proyectos

Programacin lineal

Simulacin

Colas

Anlisis estadsticos

Planeacin financiera y generacin de escenarios

Manejo y administracin de datos: Incluye funciones tales como:

Acceso a las bases de datos corporativas

Generacin de informacin privada en bases de datos locales

Manipulacin de la informacin a travs de tcnicas de manejo de informacin, consolidaciones, etc.

Desarrollo de aplicaciones

Permiten desarrollar a los usuarios sus propios modelos de decisin, diseando sus propios formatos de entrada/salida, estructura de almacenamiento de informacin y las funciones de procesamiento, de tal forma que el sistema se puede encontrar en una permanente evolucin, a travs de los cambios que peridicamente se van integrando a la aplicacin.

Otra caracterstica de estos mdulos es el concepto de aplicaciones desechables, es decir que una vez tomada la decisin no repetitiva, el modelo carece de valor y es desechado o almacenado.

Interfases grficas, reportes y consultas

Tienen adems la facilidad de generar informacin a travs de grficas de alta calidad y/o reportes y/o consultas que se obtienen en intervalos cortos de tiempo, as como la disponibilidad de lenguajes de alto nivel.

1.1.4.7 SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DECISIONES EN GRUPO (GDSS)

1.1.4.7.1 Definicin

Se los define como un Sistema de Informacin interactivo que facilita la solucin de problemas poco estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan simultneamente.

Son un soporte a la toma de decisiones simultneas que requieren ser tomadas por un grupo de personas. Uno de los principales objetivos del GDSS es lograr mayor productividad en el desarrollo de las juntas de trabajo e implica necesariamente aumentar la velocidad y calidad con que se toman las decisiones. Promueve la creatividad y participacin sana de todos, pues los participantes pueden hacer aportaciones annimas o personales a los temas que estn en discusin, permitiendo la discusin abierta y annima de temas difciles, facilidades que han demostrado ser facilitadores efectivos en el proceso de la toma de decisiones en grupo.

1.1.4.7.2 Elementos:

Hardware

Software

Personal

Procedimientos

1.1.4.7.3 Caractersticas:

Fciles de aprender y utilizar Especialmente diseado y desarrollado para el apoyo a las decisiones de grupo. Para diversos problemas o para un problema particular.1.1.4.7.4 Requisitos:

Facilitar a los tomadores de decisiones evaluar el impacto de las alternativas de solucin. Permitir interpretar el impacto versus los objetivos planteados.Normalmente este sistema cuenta con un moderador que apoya al grupo en el uso del paquete, coordinando y documentando el trabajo que desarrolla todo el equipo.

Uno de los GDSS ms utilizados es el GROUP SYSTEM, dirigido primordialmente a la alta administracin de las organizaciones. Este paquete incluye mdulos para la generacin de lluvias de ideas, organizacin de ideas, votacin, temario grupal y discusin de temas, entre otros.1.1.4.8 TENDENCIAS FUTURAS

Principales tendencias en la utilizacin de los Sistemas de Apoyo a las Decisiones

1.1.4.8.1 Apoyo a decisiones simultneas

A travs de los GDSS para tomar una decisin en particular, de personas que pueden encontrarse en diversas localidades remotas. Gracias al desarrollo de la tecnologa de comunicacin de datos: correo electrnico, redes locales y teleconferencias.

1.1.4.8.2 Sistemas distribuidos de apoyo a las Decisiones

Desarrollados en diversas localidades remotas, reforzando la comunicacin de datos entre los mainframes y los computadores personales, por lo que deben ser desarrollados con interfases automticas entre ellas.1.1.4.8.3 Apoyo Grfico

Soportes grficos que agilitan la visualizacin de la informacin y la velocidad de la toma de decisiones.

1.1.4.8.4 Computadoras personales

Apoyan este proceso principalmente por el uso de hojas electrnicas, grficas y bases de datos personales.1.1.4.8.5 Reconocimientos de voz

Sistemas altamente compatibles con patrones de reconocimiento de voz, minimizando el ingreso de datos por parte de los ejecutivos.1.1.4.8.6 Sistemas ejecutivos de informacin

Se desarrollarn sistemas de informacin que permitan a los ejecutivos:

Resaltar las situaciones que resulten de su ms alto inters.

Conocer descripcin de los actuales problemas claves.

Conocer medidas de eficiencia de factores crticos.

Recibir reportes detallados del trabajo y rendimiento de sus subordinados.

2. LA SISTEMATIZACIN OPERATIVA

2.1 EL ALCANCE DE LA SISTEMATIZACIN

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, Sistematizar significa Reducir a Sistema. A su vez, reducir significa Descomponer en sus partes un todo.

Con base en estas definiciones y en los conceptos de sistemas presentados anteriormente, diremos que sistematizar es el proceso en virtud del cual se organiza un sistema para lograr una mayor eficiencia en su funcionamiento.

Este proceso implica la identificacin de los elementos que conforman el sistema, la definicin de las leyes o principios que gobiernan las relaciones entre los elementos y la implantacin de los cambios necesarios para lograr la integracin racional de los elementos.

Desde este punto de vista debemos reconocer que la sistematizacin no es un concepto necesariamente asociado con la utilizacin de tecnologas de computacin electrnica y que por el contrario debe entenderse en una perspectiva de mayor amplitud.

Vale la pena tener presente que el proceso de sistematizacin no implica obligatoriamente la creacin de un nuevo sistema. Ms bien, lo que se obtiene es un sistema modificado ya sea en las caractersticas de sus elementos, en las relaciones que existen entre ellos, o en las relaciones del sistema con su ambiente ms general.

2.2 COMPUTARIZACION Y RACIONALIZACIN

Normalmente, la sistematizacin ha estado asociada con la utilizacin del computador y concretamente, con el desarrollo de los programas de computador necesarios para almacenar los datos de una operacin a partir de tales datos. Una denominacin ms precisa para este proceso es COMPUTARIZACION.

Si bien el concepto de sistematizacin como se usa normalmente, es vlido desde el punto de vista de la organizacin de un sistema de informacin, es bastante limitado si lo analizamos en la perspectiva del sistema operativo, del cual, como ya explicamos, hace parte el sistema de informacin.

Si tenemos en cuenta que los elementos datos, registros e informacin son solo algunos de los elementos de un sistema operativo, cualquier cambio o modificacin que se realice sobre alguno de ellos tendr repercusiones en los dems elementos del sistema. Bien sabemos que la implantacin de un determinado programa de computador para captura de datos cambia los procedimientos operativos existentes en el rea y las funciones de las personas responsables por el procedimiento, y cambia tambin la naturaleza de los controles establecidos sobre la operacin.

Por tal motivo, la sistematizacin de un sistema operativo (valga la redundancia) debe entenderse como un concepto ms amplio que incluye adems de la COMPUTARIZACION, la RACIONALIZACIN de los procedimientos y funciones que estn en el entorno de la aplicacin de computador. Adicionalmente, la modificacin del sistema obliga a un cambio de enfoque en cuanto a la naturaleza y alcance de los controles requeridos para garantizar la SEGURIDAD del sistema.

2.3 SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES

Otro de los elementos que resulta seriamente afectado cuando se realiza un trabajo de organizacin (sistematizacin) sobre un sistema operativo es el elemento SEGURIDAD de la operacin.

La seguridad de una operacin est constituida por los procedimientos de control que deben existir en cada uno de los pasos o actividades que se cumplen durante su vida lgica, para garantizar su integridad y confiabilidad.

La responsabilidad por el cumplimiento de los procedimientos de control definidos para las operaciones es de la administracin de la empresa y en particular de la administracin de la unidad funcional respectiva.

Ser responsabilidad de la administracin tambin velar porque los procedimientos de control se cambien o adapten a las nuevas condiciones del sistema cuando este se organice o sistematice.

2.3.1 La funcin de Auditora

Independientemente de quin realice la funcin, su papel es el de evaluar peridicamente los controles definidos para determinar si estn en su sitio, si se estn cumpliendo y recomendar a la administracin los cambios pertinentes cuando los controles ya no sean aplicables o suficientes como resultado de las modificaciones introducidas al sistema.

Es lgico suponer que esta funcin debe tomar parte activa durante el proceso de sistematizacin y que su participacin cuando ya el nuevo sistema est listo para ser implantado, puede limitar el alcance de las evaluaciones o generar cambios cuya incorporacin en el sistema resultara muy costosa.

2.4 EL EQUIPO DE TRABAJO PARA LA SISTEMATIZACIN

Por lo expuesto en los captulos anteriores podemos imaginarnos que la responsabilidad en el proceso de sistematizacin (lo detallaremos ms en el captulo siguiente) no puede circunscribirse al departamento de procesamiento de datos (sistemas) y que en este proceso deben tomar partido tambin las reas responsables por la RACIONALIZACIN de los procedimientos (Organizacin y Mtodos) y los responsables por la evaluacin de suficiencia y completividad de los CONTROLES (Auditora).

Pero en la prctica, esto no es ms que un equipo de gregarios (soporte) que trabajan para un capo (lder) que se llama USUARIO, o sea, el responsable por la administracin del sistema operativo.

Es el usuario quien conoce su rea, sus operaciones, sus objetivos, sus necesidades presentes y futuras. Parece estar aceptado que el usuario debe participar en el proceso, que debe colaborar con sistemas para el desarrollo de los proyectos, pero el papel es ms que de colaborador. El papel implica asumir responsabilidades y compromisos. El Usuario debe ser el lder de los proyectos.

No parece tener mucho sentido que sigamos hablando de sistemas desarrollados por el rea de sistemas, cuya implantacin es casi imposible por falta de colaboracin del usuario. Si el usuario no colabora puede significar que el sistema no es lo que l necesita y en algunos casos puede significar que en su opinin, el esfuerzo no era necesario.

La participacin del usuario se inicia desde el momento mismo en que se planea la sistematizacin, pues es all en donde puede presentar los argumentos que le permitan obtener la mayor prioridad para su rea en el desarrollo del Plan. Si el usuario no asume este papel puede significar que en su concepto, el sistema operativo a su cargo puede operar sin necesidad de cambios o modificaciones.

3. CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN DE SISTEMAS

3.1 LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Las funciones de la administracin son: planeacin, organizacin, coordinacin, (integracin), direccin y control. (Koontz - ODonnell).

La planeacin implica definir los problemas y las soluciones y seleccionar los cursos de accin (estrategias) que debern ser seguidos por los recursos para la solucin del problema.

La organizacin establece y asigna los papeles y las responsabilidades que sern desempeados por los recursos que participan en el desarrollo de un trabajo.

La coordinacin (integracin) es la funcin que garantiza la interaccin armnica de los recursos.

La direccin consiste en influir sobre las personas para que luchen en aras del logro de las metas grupales y de la organizacin.

El control es el seguimiento de las actividades definidas a los subordinados y la identificacin de los correctivos necesarios para asegurar que los hechos se ajusten a los planes.

Veamos el alcance de estas funciones desde dos puntos de vista:

La administracin de los sistemas operativos y

La administracin del proceso de sistematizacin

3.2 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA OPERATIVO

La responsabilidad por la administracin del sistema operativo, recae en el ejecutivo asignado a cada una de las unidades funcionales de la organizacin.

En cumplimiento de esta responsabilidad, el ejecutivo planea sus operaciones, define qu recursos necesita, asigna las responsabilidades a los recursos humanos con que est dotada su rea, coordina los trabajos de sus recursos, influye sobre sus recursos y controla permanentemente las actividades para determinar si estn en el camino de sus objetivos o si debe hacer ajustes a ellas.

Uno de estos recursos es el sistema de informacin (SIO) que debe tener su rea. Adquiere aqu un mayor significado la importancia de la participacin de los responsables operativos en la definicin de los requerimientos de registro y generacin de informacin. Adems, cuando el sistema est instalado es l quien debe asumir la responsabilidad por manejarlo.

Para refrendar lo anterior analicemos por un momento lo que est sucediendo con los microcomputadores en las empresas. Por lo general, en la medida que el ejecutivo no recibe del departamento de sistemas productos para su rea, ste de manera autnoma y no siempre por intermedio del rea de sistemas gestiona y adquiere las herramientas, se capacita y desarrolla sus propias soluciones.

Si esto sucede con los sistemas de informacin basados en micros, Por qu no puede suceder con los sistemas centralizados?

Si estos esfuerzos no se coordinan con los planes de sistematizacin general de la empresa, tendramos islas de informacin con los consiguientes efectos negativos en la eficiencia del manejo de los recursos.

3.3 ADMINISTRACIN DE LA SISTEMATIZACIN

La sistematizacin, entendida como el proceso orientado a la organizacin de un sistema, requiere la participacin de reas de diferente ndole y naturaleza que poseen objetivos especficos diferentes.

Podra suceder que las reas de sistemas (PED) y OyM dependieran de una misma cabeza, pero lo anterior no siempre sucede con las reas operativas y casi nunca con el rea de Auditora.

Por esta razn, la Administracin del Proceso no debe hacerse de manera unilateral y por el contrario, resulta conveniente la conformacin de Grupos de Trabajo (Comits) en los cuales estn representadas las reas comprometidas en el proceso.

3.3.1 Grupos de Trabajo

Por lo general, este enfoque de administracin requiere la creacin de dos Grupos con diferentes alcances y responsabilidades:

El Comit de Sistemas

El Grupo de Proyecto (uno por cada proyecto)

3.3.2 El Comit de Sistemas

Este comit est conformado por la Alta Gerencia de la empresa, los ejecutivos de las reas operativas, los representantes de las reas responsables por la ejecucin de los proyectos y la funcin de Auditora. Su objetivo es la Administracin de la Sistematizacin. Tiene como fin la aprobacin de los Planes de sistematizacin, la organizacin de los recursos, el seguimiento de su evolucin, y la adopcin oportuna de las decisiones necesarias para corregir los cursos de accin cuando los resultados no se atemperen a los planes definidos.

Lo ideal es que la Alta Administracin participe en forma decidida y permanente en el Comit. Para lograrlo es requisito que este nivel reconozca en la INFORMACIN un recurso de tanta o mayor prioridad como aquellos a los que se dedican muchos de los esfuerzos, es decir, el dinero, el recurso humano, los suministros, etc.

Desde el punto de vista prctico, sin embargo, es necesario reconocer que la diversidad de problemas a los que se enfrenta la Alta Administracin puede imponer limitaciones de tiempo para su participacin peridica y dedicacin a las reuniones del Comit de Sistemas. Por ello, estas reuniones debern ser muy concretas y estar orientadas al seguimiento de los proyectos y el Plan General en funcin de sus Objetivos ms que a la discusin de los detalles tcnicos o administrativos, a menos que sea estrictamente necesario. El Comit deber concentrarse en el anlisis de las recomendaciones presentadas de manera coordinada por las reas involucradas en el proceso.

En algunos casos, la operatividad del Comit de Sistemas puede facilitarse mediante la creacin de un Grupo de Trabajo para la Coordinacin de los Proyectos, conformado por los directores de las reas de Sistemas, Organizacin y Mtodos y por Auditora, en el cual se hace el seguimiento de los proyectos y se analizan con el Usuario las situaciones que hayan generado entorpecimientos para su normal desarrollo. El seguimiento de los proyectos se har con base en las responsabilidades asignadas de acuerdo con la Metodologa de trabajo que la empresa tenga establecida. Las recomendaciones resultantes de estas evaluaciones sern las que se presenten a consideracin del Comit de Sistemas.

Este Comit de Coordinacin, denominado tambin Comit Tcnico de Sistemas, ser el nexo entre el nivel de ejecucin de los proyectos y el nivel en que se hace el seguimiento del Plan de Sistematizacin, que como se ver ms adelante no es otra cosa que la coleccin de todos los proyectos especficos de sistematizacin de la empresa.3.3.3 Grupo de Proyectos

Como su nombre lo indica, son los grupos de trabajo conformados por el Usuario, los Analistas de las reas de Sistemas, OyM y Auditora, en los cuales recae la responsabilidad directa por ejecutar las actividades incluidas en el desarrollo de un proyecto de sistematizacin.

El propsito de los Grupos de Proyectos es la integracin eficiente de los recursos y sus actividades. Veamos como funciona el Grupo: La Fase de analizar del Sistema actual por ejemplo, es responsabilidad directa del Usuario y Organizacin y Mtodos. Como conclusin, deber elaborarse un documento descriptivo del sistema con las recomendaciones para lograr su organizacin. Este documento ser la base para que el Analista de Sistemas disee el modelo de un sistema computarizado acorde con los requerimientos del usuario.

Este trabajo del Analista de Sistemas puede realizarse de manera ms eficiente si durante el desarrollo del anlisis se van conociendo y discutiendo los hallazgos parciales de OyM. Este conocimiento y discusin tiene lugar en las reuniones del Grupo del Proyecto. De no ser as, podra suceder que el Analista de Sistemas realizara su propio anlisis del sistema actual.

Es de mucha importancia destacar que la creacin o conformacin de un Grupo de Proyecto no releva a las reas de la responsabilidad que tienen en el proceso. En otras palabras, el Grupo no se crea para ejecutar los trabajos. Su propsito es revisar peridicamente el desarrollo de un proyecto y ofrecer a las dems reas en forma oportuna los elementos de juicio que requieren para cumplir con sus actividades.

El liderazgo en el Grupo de Proyecto es de tipo rotatorio, o sea, que ir siendo asumido en cada Fase por el rea que tenga la responsabilidad directa por su ejecucin.

UNIDAD II: PLANEAMIENTO DE LA SISTEMATIZACIN

4. Metodologas de Trabajo

La diversidad de enfoque y objetivos de los recursos que participan en la ejecucin de un proyecto hace necesario la creacin de un lenguaje comn con base en el cual pueda administrarse el proceso.

Una metodologa tiene como caracterstica la definicin de los pasos o fases lgicas que deben cumplirse para realizar un trabajo, define claramente las responsabilidades de los recursos en cada fase, y establece el tipo y estructura de los productos que deben elaborarse como resultado de cada proceso, cuya evaluacin y aprobacin configura el cumplimiento de la Fase.

Sin una metodologa resultara virtualmente imposible hacer el seguimiento de un proyecto, evaluar el desempeo de los recursos y estimar el tiempo que debe tomar cada actividad.

No existe una Metodologa de Trabajo para Planeacin o Desarrollo de Sistemas de Informacin que pueda considerarse estndar. El estilo administrativo, el tamao de la empresa, su organizacin jerrquica, la clase de herramientas de computacin utilizadas, la preparacin de los recursos, el tipo de proyectos son entre otras, algunas de las variables que deben ser analizadas cuando se evala la aplicabilidad de una determinada Metodologa de Trabajo.

Cualquiera sea la Metodologa a utilizar, debe poseer un buen nivel de

documentacin y debe definir de manera explcita los mecanismos de revisin que sern aplicados para garantizar su actualizacin y vigencia.

5. EL PROCESO DE PLANEAMIENTO

5.1 ANTECEDENTES

Desde un punto de vista ortodoxo, el Proceso de Planeamiento de la Sistematizacin debera cumplirse como antecedente o pre - requisito para el Desarrollo de los Sistemas de Informacin. Sin embargo, en la realidad la mayora de las empresas han iniciado sus desarrollos sin contar con un proceso formal de planeamiento y en algunos casos, con base en Planes elaborados sin una Metodologa Formal.

La no existencia de un Plan de Sistematizacin, aprobado por la Alta Gerencia y los usuarios, dificulta la administracin de los recursos que deben participar en los proyectos. Por esta razn, es frecuente escuchar que sistemas acepta las solicitudes de los usuarios (para nuevos desarrollos o mantenimiento) pero el tiempo estimado nunca se cumple, por lo que siempre existen actividades pendientes para proyectos que tericamente estn concluidos (documentacin) o que luego de implantar el sistema es necesario desarrollar las interfases para garantizar su integracin con los dems sistemas.

Situaciones como estas deterioran seriamente la imagen y relaciones del rea de sistemas con las dems reas de la compaa, lo cual origina entre otras situaciones, que el usuario tenga una mayor sustentacin para sus desarrollos independientes.

La implantacin de una Metodologa Formal de Planeamiento no necesariamente significa volver a empezar. El proceso es aplicable tambin cuando la empresa ha iniciado su sistematizacin, y en este caso los resultados sern fuente de gran valor para hacer los ajustes o replantear el enfoque u orientacin de los desarrollos ya efectuados.

EL PROCESO DE PLANEAMIENTO

ANTECEDENTES

Alto ndice de Mantenimiento a las aplicaciones.

Deterioro de las relaciones entre rea PED - Usuarios

Carencia de Documentacin Tcnica y Procedimental

Proyectos de desarrollo con cronogramas que no se cumplen

Sistemas orientados al Proceso de Transacciones y no a la Generacin de Informacin

rea PED responsable por proceso de transacciones.

Desarrollo no integrado de Sistemas Gerenciales en microcomputadores.

INEFICIENCIA GERENCIAL

5.2 OBJETIVOS DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO

Independientemente de si la empresa tiene o no sistemas de informacin automatizados, el Objetivo del proceso es la elaboracin de una carta de vuelo que establezca claramente el destino, los recursos, el tiempo estimado, las estrategias, etc, con base en las cuales se realizar el viaje hacia la sistematizacin.Sin una carta de vuelo tambin es posible llegar al destino. La gran diferencia est en que con el Plan se tiene una mejor herramienta para evaluar las situaciones excepcionales que puedan llegar a presentarse en su desarrollo.

Hay quienes dicen que un viaje sin plan es ms excitante. Tal vez sea cierto, pero posiblemente no aplicable cuando los recursos comprometidos no son los nuestros, sino los de la empresa para la cual estamos trabajando.

EL PROCESO DE PLANEAMIENTO

OBJETIVOS GENERALES

El rea de Sistemas es un rea de Soporte para las unidades funcionales.

El Usuario es responsable por la administracin de su sistema

Desarrollo de Sistemas flexibles al crecimiento de la empresa

Implantacin de Sistemas que soporten los Objetivos y Metas de los Usuarios (Definidas en el Plan estratgico de la empresa).

Asignacin de Prioridades de acuerdo con la importancia de las unidades funcionales (Procesos)

EL PROCESO DE PLANEAMIENTO

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Identificar los requerimientos de informacin de las reas funcionales hoy y en el mediano plazo

2. Disear el Sistema Integrado de Informacin necesario para satisfacer los requerimientos

3. Formular la Estrategia Tcnica, Administrativa y Econmica para implantar el Sistema de Informacin.

4. Definir los Proyectos Especficos para el desarrollo del Plan identificando los recursos requeridos y los responsables por su ejecucin.

5.3 REQUISITOS PARA EL PROCESO

Son varios los requisitos para que el Proceso de Planeamiento genere resultados realmente positivos a una empresa y no se convierta en una barrera para su desarrollos de sistemas.

Entre estos, cabe destacar dos requisitos sin los cuales el esfuerzo y el proceso posiblemente fracasarn:

a) La conviccin del rea de sistemas sobre la necesidad de contar con un PlanSi los Jefes o Analistas del rea de Sistemas no aceptan que tener un Plan puede crear un mejor ambiente para la administracin de su rea, sera difcil que pudieran transmitir esta conviccin a la Alta Administracin y los Usuarios. Aun en el caso en que la motivacin provenga de la Alta Gerencia, una actitud negativa del rea de sistemas entorpecer el desarrollo normal del proceso.

b) El compromiso de la Administracin para llevar a cabo el proceso y acatar sus conclusiones y recomendacionesUn Plan de Sistematizacin debidamente estructurado podr tener implicaciones en la adquisicin de nuevos recursos (humanos y tcnicos) o en la modificacin de los existentes, situaciones que la administracin no siempre est en condiciones de evaluar, especialmente cuando se han realizado inversiones cuantiosas recientes.

Para ello es necesario que la Administracin y los usuarios conozcan y compartan los Objetivos del Proceso. Esto significa que el rea de sistemas, con una nueva actitud y conviccin, deber ser la promotora de la idea a travs de reuniones en las cuales se expongan los objetivos, alcances y muy especialmente los beneficios esperados.

EL PROCESO DE PLANEAMIENTO

REQUISITOS

Compromiso decidido de la Administracin

Conciencia de los beneficios del Plan en todos los niveles de la empresa

El proceso no debe ser responsabilidad exclusiva del rea de Sistemas

Uso de una Metodologa adaptada a las condiciones de la organizacin.

Atencin a los Proyectos existentes

El rea de Sistemas debe proyectarse hacia la empresa

El rea de Sistemas debe ser el promotor de la nueva actitud

6. METODOLOGA PARA PLANEAMIENTO

6.1 FASES DE LA METODOLOGAComo ya dijimos antes, no existe un Metodologa que pueda considerarse estndar, y es por ello que una de las actividades de la FASE inicial es el estudio de las Metodologas disponibles y su adaptacin a las condiciones especificas de la empresa.

La mayora de las Metodologas existentes establecen que los Objetivos del Plan de Sistematizacin de una empresa deben estar en concordancia con los Planes Estratgicos que tenga la Organizacin y que por ello, la tarea inicial es el conocimiento de tales Planes y su derivacin a las unidades funcionales (de arriba hacia abajo). Hasta aqu todos de acuerdo. Pero, Qu sucede cuando la empresa no cuenta con un Plan Estratgico para sus negocios? Debemos esperar a que sea elaborado?

La Metodologa presentada aqu es aplicable tambin en el caso en que la empresa no cuente con un Plan Estratgico del Negocio, pues orienta su trabajo a la evaluacin de los objetivos y necesidades de las unidades funcionales especficas para, en este caso, posteriormente lograr su integracin con los requerimientos totales de la organizacin (abajo hacia arriba).

En este sentido, el Proceso de Planeamiento permitir estructurar recomendaciones no solo en trminos de sistemas de informacin sino tambin en trminos de organizacin funcional y operativa requeridos para la su efectiva operacin, las cuales podran ser usadas como un principio para iniciar un Proceso Formal de Planeamiento Estratgico.

6.2 DESCRIPCIN DE LAS FASES DE LA METODOLOGA

Las FASEs en que est dividida la Metodologa para Planeamiento de Sistemas expuesta en este manual son las siguientes:

FASE 0:PLANEACIN DEL PROYECTO

FASE 1:IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA EMPRESA

FASE 2:INVENTARIO Y ANLISIS DE LOS RECURSOS EXISTENTES

FASE 3:EVALUACIN DE LAS POLTICAS DE SISTEMATIZACIN

FASE 4:OBJETIVOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS REAS FUNCIONALES

FASE 5:MODELO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN

FASE 6:DEFINICIN DE LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE COMPUTACIN

FASE 7:DEFINICIN DE CAMBIOS / ADICIONES A LOS RECURSOS EXISTENTES

FASE 8:DEFINICIN DE LOS PROYECTOS ESPECFICOS

FASE 9:PLAN GENERAL DE SISTEMATIZACIN Y PRESUPUESTO DE INVERSIONES

FASE 10:APROBACIN DEL PLAN GENERAL Y SU PRESUPUESTO

6.2.1 FASE 0: PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

Definicin de Objetivos del Proyecto

Delimitacin de Alcances

Creacin del Grupo de Planeamiento

Seleccin de la Metodologa

Elaboracin del Cronograma del Proyecto

Responsables: rea de Sistemas (Lder del Proyecto). Grupo de Planeamiento (Usuarios, Analistas de las reas de Sistemas, O&M y Auditora)

Producto: Documento de Definicin del Proyecto.

6.2.2 FASE 1: IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA EMPRESA

Identificacin del ambiente externo

Identificar las reas funcionales (estructura organizacional)

Identificar las operaciones administradas en las reas funcionales

Identificar las relaciones existentes entre las reas y sus operaciones

Responsables: Organizacin y Mtodos

Producto: Diagrama de Relaciones Funcionales

6.2.3 FASE 2: INVENTARIO Y ANLISIS DE LOS RECURSOS EXISTENTES

Recurso Humano: Habilidades y Experiencia

Recurso de Equipos: Central y Micros

Software Operacional

Software Aplicativo

Responsables: rea de Sistemas y OyM

Producto: Inventario Detallado de Recursos

6.2.4 FASE 3: EVALUACIN DE LAS POLTICAS DE SISTEMATIZACIN

Polticas Generales

Polticas de Seguridad

Organismos para el seguimiento del Plan

Metodologa para el Desarrollo de Sistemas

Estndares de Desarrollo y Control de Calidad

Responsables: rea de Sistemas, Grupo de Planeamiento

Producto: Recomendacin de Cambios en las Polticas de Sistematizacin.

6.2.5 FASE 4: OBJETIVOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS REAS FUNCIONALES

Operaciones manejadas por el rea

Flujo de datos e informacin

Volmenes de operaciones

Objetivos y Metas del rea

Requerimientos de informacin

Nivel de satisfaccin con la informacin disponible

Responsables: Usuarios: reas Operativas/Funcionales de la empresa

Producto: Caractersticas del rea y especificacin de requerimientos

6.2.6 FASE 5: DISEO CONCEPTUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN

Sistemas de Informacin por reas

Composicin de los sistemas

Relaciones lgicas entre los sistemas

Estructuras de datos para cada sistema

Nivel de adaptacin de los sistemas actuales

Responsables: rea de Sistemas y OyM

Producto: Diagrama del Sistema Integrado de Informacin, y especificacin de las estructuras de datos.

6.2.7 FASE 6: DEFINICIN DE LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE COMPUTACIN

Definicin de las caractersticas de los equipos que servirn de residencia al Sistema de Informacin

Definicin del software operacional

Evaluacin de los recursos existentes

Definicin de la estrategia de migracin

Responsables: rea de Sistemas

Producto: Arquitectura del Sistema de Computacin

6.2.8 FASE 7: DEFINICIN DE CAMBIOS / ADICIONES A LOS RECURSOS EXISTENTES

Cambios en la estructura funcional de las reas operativas

Polticas para el Desarrollo del Plan:

Organismos de seguimiento

Metodologa para Desarrollo

Mecanismos de Control de Proyectos

Recurso humano (nuevas funciones)

Responsables: rea de Sistem