Curs Mi

Conf. dr. ing. P. ALAN - CURS MANAGEMENT INFORMAIONAL MBA

1

CUPRINS Cap. 1. Aspecte privind informatizarea unitilor economice

1.1. Unitatea economic ansamblu de sisteme i procese 1.1.1. Cuplul informaie-decizie ntr-o economie sistemic 1.1.2. Circuite i fluxuri informaionale 1.1.3. Sistemul informatic al unitii economice

1.2. Consideraii privind realizarea unui sistem informatic 1.2.1. Proiectul director 1.2.2. Elemente de analiz i proiectare 1.2.3. Avantajele utilizrii bazelor de date 1.2.4. Documentaia nsoitoare 1.2.5. Principalele etape n realizarea unei aplicaii

Cap. 2. Sisteme informatice pentru conducere 2.1. Introducere 2.2. Obiective 2.2.1. Informarea conducerii

2.2.2. Raionalizarea procesului de luare a deciziilor 2.3. Structura 2.4. Componente

2.4.1. Banca de date 2.4.2. Banca de modele i metode 2.4.3. Echipamentele 2.4.4. Oamenii 2.4.5. Mediul nconjurtor

2.5. Concepia global i integrabilitatea 2.6. Informaia

a) Calitatea informaiei b) Utilitatea informaiei c) Componentele informaiei d) Reprezentarea informaiei

Cap. 3. Modaliti de organizare a datelor supuse prelucrrii automate 3.1. Definirea i obiectivele organizrii datelor

3.2. Evoluia metodelor i tehnicilor de organizare a datelor 3.3. Organizarea datelor n baze de date

3.3.1. Niveluri de organizare a datelor 3.3.2. Obiectivele bncilor de date 3.3.3. Clasificarea bazelor de date

Cap. 4. Sisteme informatice de asistare a deciziei n managementul contemporan

4.1 Sistemul holonic 4.2 Noi concepte privind procesele de afaceri

Cap. 5. Sisteme informatice de asistarea a deciziei (SIAD)

5.1. Ce nseamn SIAD 5.2 Evoluia SIAD 5.3 Caracteristicile unui SIAD 5.4 Clasificarea SIAD- urilor


2

Cap. 6. Arhitectura unui SIAD

6.1. Gestiunea datelor 6.2 Modelele i gestiunea modelelor 6.3 Sistemele de gestiune a cunotinelor 6.4 Subsistemul de dialog 6.5 Integrarea SIAD-urilor

Cap. 7. Tehnologii moderne aferente SIAD

7.1 Inteligena artificial in problematica decizional 7.2 Sisteme expert - parte integranta a inteligentei artificiale 7.3. Structura unui sistem expert 7.4. Trsturile unui sistem expert i domeniile de utilizare 7.5. Viitorul inteligentei artificiale

Cap. 8. Tablourile de bord electronice Cap. 9. Data Warehouse

9.1. Obiectivele si caracteristicile tehnologiei Data Warehouse 9.2 Structura unui Data Warehouse 9.3 Arhitecturi specifice unui data warehouse 9.4. Realizarea unui Data Warehouse 9.5. Caracteristicile unui proiect de tip data Warehouse 9.6. Diferena ntre bazele de date operaionale i depozitele de date 9.7. Riscurile asociate unui proiect Data Warehouse 9.8. Tendine n tehnologia depozitelor de date

Cap. 10. Data Mining

10.1 Etapele procesului Data Mining Cap. 11. Tehnologia OLAP (Online Analyses Processing)

11.1. Locul instrumentelor OLAP n mediul decizional 11.2 Caracteristicile de baz OLAP 11.3. Modelarea dimensionala 11.4. Bazele de date multidimensionale 11.5. Operaiile OLAP asupra hipercuburilor

Cap. 12. Suportul software pentru depozite de date i OLAP

12.1. Serviciul de transformare a datelor 12.2. Serviciul de asistare a deciziei 12.3. Stocarea datelor OLAP 12.4. Analiza datelor folosind limbaje de procesare a datelor multidimensionale


1

CCAA PPIITTOOLLUU LL II

ASPECTE PRIVIND INFORMATIZAREA UNITILOR ECONOMICE

Activitatea uman, privit ca totalitatea proceselor economico-sociale organizate i corelate, are la baza unitatea economic. Teoriile moderne consider unitatea economic format din sisteme i subsisteme care comunic i interacioneaz ntre ele astfel ca unitatea s i ndeplineasc funciile care i revin n cadrul societii umane. Sistemul informatic are ca scop principal automatizarea proceselor informaional - decizionale din cadrul unei uniti economice. Informatizarea unitilor economice se poate realiza fie prin cumprarea i implementarea unui produs soft existent pe pia, fie prin crearea unei aplicaii proprii. 1.1. Unitatea economic ansamblu de sisteme i procese

O privire sistemic a unitii economice conduce la delimitarea a trei sisteme constitutive principale: sistemul de conducere, sistemul operativ i sistemul informaional.

Sistemul de conducere cuprinde ansamblul activitilor de conducere, coordonare, comand, reglare i control n vederea asigurrii funcionrii optime a ntregii uniti; el primete informaii de la sistemul informaional i transmite decizii ctre acesta.

Sistemul operativ sau executiv cuprinde ansamblul activitilor specifice unitii: producia, aprovizionarea, desfacerea, transportul, exportul, etc. Volumul i calitatea acestor activiti sunt consemnate n documentele justificative care redau starea i dinamica fenomenelor i proceselor conduse. Sistemul operativ furnizeaz date ctre sistemul informaional i funcioneaz pe baza deciziilor primite de la acesta.

Sistemul informaional realizeaz legtura dintre sistemul condus i sistemul de conducere; el reprezint un ansamblu ierarhizat de procese informaionale i se compune din totalitatea informaiilor, surselor de informaie, nivelurilor receptoare, canalelor de circulaie a fluxurilor informaionale, precum i a procedurilor i mijloacelor de tratare i transmitere a informaiei.

ntr-o unitate economic modern, prelucrarea datelor are loc cu ajutorul sistemelor automate mai mult sau mai puin complicate. n acest context, sistemul informaional se informatizeaz, adic sistemul informatic al unitii economice devine cea mai important component a sistemului informaional.

Considernd acest criteriu, ierarhizarea sistemelor n cadrul unitii economice este reprezentat sugestiv prin schema din FIG.1.1.

1.1.1. Cuplul informaie-decizie ntr-o economie sistemic

sistem de conducere

sistem operativ

sistem informaional

FIG.1.1 Privire sistemic asupra unitilor economice


2

Privirea sistemic asupra activitii socio-economice sugereaz importana cuplului

informaie decizie. El reprezint un tot inseparabil n orice activitate uman, informaia avnd rol de declanator al deciziei.

Informaia este o redare specific a realitii economico-sociale, fiind destinat funciei de gndire uman n vederea descifrrii semnificaiilor sale i transformrii ei n decizii menite s regleze ntregul sistem.

Informaia tehnico-economic este orice comunicare cu grad de noutate care se refer explicit la mijloacele de producie, procesele i fluxurile tehnologice, stadiile de transformare ale obiectului muncii, natura acestor transformri, evidenierea calitativ i cantitativ a efectelor transformrilor endogene i exogene, a efectelor economice ale activitii depuse de o unitate economic, etc.

Dup frecvena de generare i utilizare, informaia tehnico-economic poate fi operativ, periodic, statistic sau previzional: Informaia operativ red starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice, care

fac obiectul cuantificrii pe intervale mici de timp (or, schimb, zi), astfel nct prezint n mod continuu evoluia sistemului.

Informaia periodic este format din cumularea informaiilor cu caracter operativ la anumite intervale de timp prestabilite (ex.: decad, lun, trimestru, semestru, an), n aa fel nct fenomenele i procesele economice s poat fi cuantificate la ncheierea acestor intervale de timp.

Informaia statistic se bazeaz pe utilizarea informaiei cu caracter operativ i periodic; ea reflect dinamica i structura fenomenelor i proceselor economice prin comparaii ntre dou intervale de timp (intervale de referin).

Informaia previzional provine din coroborarea informaiei operative, periodice i statistice n vederea determinrii evoluiei viitoare a fenomenelor i proceselor economice pe baza creia se vor fundamenta deciziile cu caracter previzional.

n funcie de coninut i nivelul de detaliere, informaia tehnico-economic poate fi analitic sau sintetic: Informaia analitic descrie n detaliu fenomenele i procesele economice elementare

care nu mai pot fi descompuse. Ea reflect starea i dinamica fenomenelor i proceselor cu un grad redus de prelucrare i prezentativitate.

Informaia sintetic prezint starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice complexe. Ea rezult din cumularea informaiei analitice la anumite intervale de timp (ex.: lun, trimestru, semestru, an) i nivele de referin (ex.: comand de fabricaie, secie de producie, cont sintetic)

Prin noiunea de document, se denumete generic suportul material al informaiei. Acesta poate fi constituit din hrtie, dischet, CD-ROM, diapozitive sau orice alt form de stocare i prezentare a datelor prelucrate.

Datele sunt un ansamblu de semne cu un sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii; ele se reprezint prin cifre, litere, cuvinte, sau coduri predefinite, n scris sau pe un alt suport de memorare a datelor. Prin procese de prelucrare specifice, datele se transform n informaie pe msur ce ele pot sugera o anumit stare sau schimbare de stare a unui fenomen, proces, activitate, obiect, etc. La care data respectiv se refer.

n condiiile economiei de pia, luarea deciziei corecte depinde esenial de informaia disponibil. Astfel, datele, transformate n informaie i prezentate n mod analitic sau sintetic conduc la luarea deciziilor. Informaia economic e folosit n conducerea, desfurarea i


3

controlul fenomenelor i proceselor economice, ce au loc la nivel micro, mezo i macroeconomic. Avnd rolul de declanator al deciziei, informaia devine obiectul schimbului ntre organismele economice ale economiei de pia: societi comerciale, clieni, furnizori, acionari, bnci, instituii financiare i instituiile guvernamentale de sintez

1.1.2. Circuite i fluxuri informaionale

Avnd o dinamic extrem de puternic, ntre diversele sisteme i subsisteme ale unitii economice informaia circul n mod organizat. Fluxurile i circuitele informaionale se desfoar ntre subsistemele aflate din punct de vedere decizional pe diferite nivele i/sau n cadrul aceluiai nivel.

Circuitul informaional este drumul parcurs de informaie din momentul apariiei i/sau generrii i pn la clasare, distrugere sau arhivare. Considernd sistemul informaional al unei uniti economice, principalele tipuri de circuite informaionale sunt: Dup traiectoria informaiei, exist: circuite informaionale verticale; asigur transmiterea informaiei fie ascendent fie

descendent ntre nivelele care au relaii informaionale directe. circuite informaionale orizontale; schimbul de informaie se realizeaz ntre persoane,

compartimente i/sau departamente care se afl pe acelai nivel ierarhic. circuite informaionale oblice; informaia se transmite ntre persoane compartimente i/sau

departamente aflate pe nivele diferite i care nu au relaii de subordonare ierarhic dar care au obiective funcionale de colaborare i/sau informare.

Dup sfera de cuprindere a circuitului exist: circuite informaionale interne; au att sursa ct i receptorul n interiorul unitii economice

respective circuite informaionale cu emitor extern; informaia se genereaz din afara unitii (de

obicei, din suprasisteme sau din mediul economic de colaborare) i parcurge circuitul informaional n interiorul unitii, receptorul final fiind n interiorul unitii circuite informaionale cu receptor extern, informaia se genereaz n interiorul unitii,

parcurge circuitul informaional din interiorul unitii i are ca receptor final unul extern (reprezentat de suprasistem sau de un colaborator).

Fluxul informaional reprezint un ansamblu de circuite informaionale cu caracteristici i naturi asemntoare care circul n cadrul unui sistem informaional. Fluxurile informaionale se clasific dup urmtoarele criterii: Dup frecvena transmiterii informaiei sunt: fluxuri informaionale permanente: permit transmiterea informaiei zilnic sau de mai multe

ori pe zi fluxuri informaionale periodice: permit transmiterea periodic (ex.: cu periodicitate de

decad, lun, trimestru, etc.) a informaiei, fiind utilizate n procesele economice cu caracter secvenial fluxuri informaionale ocazionale: apar ocazional, aperiodic, aleator.

Dup direcia de vehiculare a informaiei, se disting: fluxuri informaionale ascendente: asigur transmiterea informaiei dinspre factorii

executori spre factorii de decizie, spre factorii care pregtesc decizia, sau spre factorii de raportare a realizrilor spre suprasisteme fluxuri informaionale descendente: asigur transmiterea informaiei dinspre nivelele

superioare de decizie spre nivelele inferioare de execuie


4

fluxuri informaionale orizontale: asigur transmiterea informaiei pe acelai nivel ierarhic cu scopul realizrii colaborrii, cooperrii i informrii.

n diversele etape parcurse n cadrul circuitelor i fluxurilor informaionale, informaia sufer procesri i prelucrri intermediare. n acest context analiza atent a schimburilor informaionale devine important pentru proiectarea i eficientizarea sistemelor informaionale.

1.1.3. Sistemul informatic al unitii economice

n economia modern, sistemul informaional utilizeaz pe scar larg metodele de prelucrare automat a datelor. Sistemul care cuprinde factorul uman, informaia furnizat de ctre sistemul informaional, procedurile de prelucrare a datelor, echipamentele de calcul i comunicare constituie un sistem informatic. Prin urmare, sistemul informatic este nglobat n sistemul informaional, cu tendina puternic de identificare cu acesta (FIG.1.2). Sistemul informatic se definete ca ansamblul de metode i mijloace care asigur preluarea datelor, transformarea lor n informaie, prelucrarea sistematic a acesteia prin utilizarea tehnicii de calcul i furnizarea rezultatelor prelucrrii sub form de informaie interpretabil. Datorit permanentelor modificri calitative i cantitative n sfera informaticii, a vieii social-politice, culturale i economice n direcia creterii continue a volumului de informaie i a posibilitilor de stocare, prelucrare i utilizare a acesteia, tipologia sistemelor informatice suport modificri deosebit de dese. Criteriile cele mai importante pentru clasificarea sistemelor informatice sunt: principiul de funcionare; astfel se disting sisteme informatice integrate, modularizate,

distribuite, ierarhizate, bazate pe cunotine, etc. gradul de nlocuire a muncii umane; astfel se disting sisteme informatice semiautomate, sisteme

informatice automate i sisteme expert. domeniul de implementare; astfel se disting sisteme informatice n nvmnt, transporturi,

telecomunicaii, turism, contabilitate, etc. Din punct de vedere al locului de procesare al informaiei, exist: sistem informatic local, n care culegerea i prelucrarea automat a informaiei se face pe

echipamente de calcul electronice aflate n general la oficiul sau centrul de calcul al unitii;

sistem informatic distribuit, n care culegerea i prelucrarea automat a informaiei se realizeaz pe calculatoare (n general PC-uri) aflate n locul de producere al informaiilor sau n apropierea acestora. Calculatoarele sunt interconectate formnd o reea care asigur caracterul distribuit al procesrii, respectarea ierarhiei de procesare, transmiterea rapid i fr erori a informaiei ntre compartimente, etc.

Sistem informaional

Sistem informatic

FIG.1.2 Relaia ntre sistemul informaional i sistemul informatic


5

1.2. Consideraii privind realizarea unui sistem informatic ntr-o unitate economic modern, prelucrarea datelor are loc cu ajutorul sistemelor automate mai mult sau mai puin complicate. Chiar n cazul existenei unui sistem informatic foarte bine pus la punct, utilizatorul este adeseori n situaia de a avea nevoie urgent de un document personalizat sau de o informaie pe care sistemul utilizat nu o prezint n forma necesar. n economia de pia, luarea deciziei corect depinde esenial de informaia disponibil. Din acest motiv, alegerea modului de informatizare al activitii unitii economice este deosebit de important. n acest sens, se poate opta pentru achiziionarea de pe pia a unui software de utilitate general sau pentru realizarea unui sistem informatic propriu, dedicat activitii specifice. Dac efectul scontat nu justific preul de achiziionare i implementare al unui produs soft de utilitate general, sau pachetele de programe existente pe pia nu satisfac cerinele specifice, atunci devine necesar proiectarea i integrarea unui produs informatic propriu. Aceast alternativ poate fi mai eficient nu numai sub aspectul unei informatizri complete i corelate, ci i din punct de vedere al asistrii deciziilor managerilor. n plus, analiza i sinteza sistemului informaional - decizional propriu conduce, de obicei, la perfecionarea structurilor funcionale i organizatorice prin raionalizarea i optimizarea fluxurilor informaionale.

Primul pas n realizarea unui sistem informatic, n conformitate cu standardele naionale i internaionale, este elaborarea unui studiu de fezabilitate sau cel puin a unui proiect director. Pe baza proiectului director i a realitii tehnico-economice din unitatea economic vizat, se desfoar apoi activitatea de analiz, proiectare, programare, implementare i exploatare a sistemului informatic.

1.2.1. Proiectul director

Proiectul director este principalul document care st la baza realizrii unei aplicaii dedicat

informatizrii unei activiti economice precizate. El este un instrument de definire i conducere a aciunilor de informatizare n concordan cu cerinele specifice i posibilitile tehnico-economice.

Proiectul director creeaz cadrul organizatoric i precizeaz responsabilitile n elaborarea, execuia i implementarea sistemului informatic. Astfel, el trebuie s puncteze urmtoarele: justificarea sistemului informatic prin prisma efortului i a rezultatelor previzibile; personalul, din interiorul sau exteriorul unitii, care particip la realizarea i/sau

implementarea sistemului; principalele etape ale realizrii sistemului informatic i aproximarea perioadei de timp

afectate fiecrei etape.

Principalii factori implicai n elaborarea proiectului director sunt: comitetul director, format din personal de conducere comitetul de utilizatori, care vor folosi i ntreine sistemul informatic eful de proiect, desemnat de comitetul director colectivul de analiz i proiectare, din interiorul i / sau exteriorul unitii.

La realizarea proiectului director se recomand: asigurarea consensului conducerii, a utilizatorilor finali i a echipei de informaticieni

asupra obiectivelor, soluiilor i resurselor necesare. De obicei, are loc organizarea i motivarea colectivelor de lucru i de avizare, fixarea punctelor decizionale n derularea aciunilor i definirea prioritilor.

prefigurarea unor soluii flexibile, modulare i a unor condiii de dezvoltare ulterioar nerestrictiv. De obicei se adopt conceptul de sistem informatic deschis, n care se


6

manifest fenomene de reglare i autoreglare, se stabilete aplicarea principiului parametrizrii, se ine cont de evoluia organizaiei i a informaticii, etc.

asigurarea compatibilitii sistemului informatic cu alte sisteme informatice sau aplicaii existente. Se identific conexiunile informatice, coleciile de date i clasificrile comune, se stabilesc standardele, normele i recomandrile naionale sau internaionale care se vor respecta, etc.

Proiectul director i sistemul informatic rezultat depind esenial de specificul activitii economice care face obiectul informatizrii. Experiena arat c pentru a realiza un produs soft competitiv, proiectul director trebuie s conin urmtoarele elemente: date preliminare, obiectivele i funciile unitii, aria de cuprindere a sistemului informatic,

obiectivele specifice acestuia, aprecierea importanei demersului; situaia existent privind conducerea, organizarea i informatizarea, structura organizatoric

i de conducere, evaluarea sistemului informaional existent i stadiul informatizrii; cerine i obiective globale privind perfecionarea conducerii, organizrii i a informatizrii,

cum sunt: orientri principale, structuri centralizate sau descentralizate, procese informaionale vizate, resurse financiare realocabile, indicatori estimai n aprecierea sistemului informaional-decizional;

soluii de perfecionare a sistemului informaional cu precizarea domeniilor de informatizat, a prioritilor, a tehnologiei i a arhitecturii sistemului informatic preconizat, precum i a efectelor scontate. Rezultate bune n acest sens se pot obine utiliznd tehnica scenariilor;

un calendar al activitilor incluznd obiective, termene i personal implicat; estimarea costurilor de realizare i a surselor de finanare; modalitile de urmrire a derulrii activitilor i a ndeplinirii obiectivelor.

1.2.2. Elemente de analiz i proiectare

Analiza i proiectarea sistemelor informatice reprezint o serie de principii metode, concepte i tehnici utilizate pentru prefigurarea, elaborarea i implementarea sistemelor informaionale, care se bazeaz pe echipamentele electronice de calcul.

Analiza este una dintre cele mai importante activiti n realizarea unui sistem informatic; ncercarea de a crea un sistem informatic fr a efectua n prealabil o analiz temeinic a fenomenului vizat conduce la produse soft haotice, ineficiente att din punct de vedere funcional ct i economic. Analiza trebuie s stabileasc specificul unitii economice, necesitile acesteia, particularitile unitii i a sistemului informaional al acesteia, necesitile informaionale ale conducerii n timp i spaiu, performanele i/sau limitele resurselor disponibile i n particular a echipamentelor electronice disponibile, etc.

Proiectarea este activitatea care prefigureaz structura viitorului sistem informatic. Astfel, ea stabilete: Structura funcional a sistemului informatic global al unitii economice; ea se obine

prin descompunerea consecvent descendent n pri denumite sisteme, subsisteme, module, etc. Fiecare dintre acestea este o component omogen a sistemului global orientat spre a rspunde la totalitatea problemelor specifice ale unei funcii distincte a unitii (producie, transport, personal, contabilitate, etc.) Sau ale unui domeniu specific de activitate.

Structura tehnic a sistemului informatic conine totalitatea mijloacelor electronice de calcul utilizate pentru culegerea, pregtirea, stocarea, transmiterea i prelucrarea datelor.


7

Ea se stabilete prin inventarierea mijloacelor electronice disponibile i/sau achiziionabile.

Structura informaional a sistemului informatic cuprinde fondul principal de date organizate n colecii de date gestionate cu ajutorul metodelor specifice bazelor de date.

Principalele etape i succesiunea acestora n realizarea unui sistem informatic global pentru o unitate economic sunt prezentate n FIG.1.3. ntre etape este necesar o sincronizare foarte bine pus la punct obinut prin colaborarea ntre toate echipele care particip la realizarea produsului informatic.

1.2.3. Avantajele utilizrii bazelor de date

Un sistem de gestionarea al bazelor de date, numit pe scurt SGBD, este un software specializat n stocarea i prelucrarea unui volum mare de date. Termenul de baz de date se refer la modul de organizare al informaiei iar termenul de gestiune se refer la modalitile de culegere, prelucrare, vizualizare i interpretare a informaiei. Un fiier baz de date este o colecie de obiecte specifice folosite pentru organizarea, stocarea i gestionarea datelor referitoare la rezolvarea unei probleme. SGBD-urile moderne permit crearea bazelor de date relaionale. Caracterul relaional al unei baze de date decurge din existena unor legturi logice ntre obiectele componente. n acest sens, principalele funcii ale unui SGBD sunt: definirea (descrierea) datelor; proiectarea interfeei pentru culegerea datelor; stocarea datelor pe un suport de memorie nevolatil; actualizarea informaiei (modificare, adugare, inserare, tergere); efectuarea unor operaii de ordonare i cutare a datelor; crearea i actualizarea sistemului de relaii ntre date; interogarea bazelor de date (afiare, raportare, tiprire, etc.); administrarea (stabilirea drepturilor de acces, protecia datelor i a programelor, etc.).

Avantajele utilizrii fiierelor baz de date sunt: redundana sczut a datelor; evitarea inconsistenei datelor; posibilitatea validrii datelor n momentul prelurii; respectarea regulilor de acces i securitate a datelor, etc.

Cteva dintre cele mai populare SGBD-uri sau produse soft cu faciliti de SGBD, sunt: dBase, Paradox, Clipper, FoxPro, Lotus, QuattroPro, Excel, Access, Oracle, etc.


8

FIG.1.3 Etapele analizei i proiectrii sistemelor informatice

ANALIZA

SISTEMULUI INFORMAIONAL

PROIECTAREA GENERAL A SISTEMULUI INFORMATIC

PROIECTAREA DE DETALIU A

SISTEMULUI INFORMATIC

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

EXPLOATAREA I DEZVOLTAREA

SISTEMULUI INFORMATIC

ORGANIZAREA ANALIZEI

SISTEMULUI INFORMAIONAL

ANALIZA PROPRIU-ZIS

CONTRACT DE PROIECTARE DEVIZUL PROIECTANTULUI ECHIPA DE PROIECTARE DOCUMENTAREA PRELIMINAR CULEGEREA DATELOR ANALIZA CRITIC A SISTEMULUI INFORMAIONAL DEFINIREA VARIANTELOR PROPUSE PENTRU

VIITORUL SISTEM INFORMATIC

ELABORAREA DOCUMENTAIEI DE ANALIZ A SISTEMULUI INFORMAIONAL

ORGANIZAREA I CONDUCEREA PROIECTRII GENERALE DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PROIECTAREA SITUAIILOR DE IEIRE PROIECTAREA BAZELOR DE DATE FORMALIZAREA DATELOR DE INTRARE PROIECTAREA FLUXULUI GENERAL AL PRELUCRRII ELABORAREA DOCUMENTAIEI PROIECTRII GENERALE

PROIECTAREA DATELOR I

PROIECTAREA PRELUCRRILOR

PROIECTAREA OBIECTELOR BAZELOR DE DATE (BD) I A FIIERELOR

PROIECTAREA ATRIBUTELOR SPECIFICE FIIERELOR SAU OBIECTELOR BD

PROIECTAREA RELAIILOR PROIECTAREA SCHEMELOR EXTERNE

ALE BD

PROIECTAREA VIDEOFORMATELOR PT. INTRODUCEREA/LISTAREA DATELOR

PROIECTAREA INTRRILOR I IEIRI-LOR UNITILOR DE PRELUCRARE

PROIECTAREA UNITILOR DE PRELUCRARE

ELABORAREA DOCUMENTAIEI FAZELOR DE PROIECTARE A DATELOR I PRELUCRRILOR

TESTAREA SISTEMULUI INFORMATIC DEFINITIVAREA SISTEMULUI DAREA N FOLOSIN A SISTEMULUI INFORMATIC RECEPIONAREA SISTEMULUI INFORMATIC DE

CTRE UNITATEA BENEFICIAR

EXPLOATAREA CURENT A SISTEMULUI NTREINEREA SISTEMULUI INFORMATIC PERFECIONAREA SISTEMULUI INFORMATIC


9

1.2.4. Documentaia nsoitoare

Metodologia de analiz i proiectare a sistemului informatic prevede o documentaie specific fiecrei etape, utilizat pentru reflectarea rezultatului etapei, schimbul de informaii ntre etape i echipele de lucru, precum i pentru asigurarea unui dialog permanent ntre beneficiar i proiectant. Documentaia se compune din dou pri, difereniate n funcie de momentul elaborrii: Documentaia de analiz i proiectare este elaborat pe parcursul etapelor de analiz i

proiectare, cuprinde un set de formulare care oglindesc prin reguli i metode informatice rezultatele etapelor.

Documentaia de utilizare i exploatare, numit i documentaie nsoitoare, este elaborat n etapa de implementare a sistemului, fiind destinat unitii beneficiare i / sau unitii informatice care exploateaz efectiv sistemul. Documentaia nsoitoare se compune din trei pri: documentaie de prezentare, documentaie de utilizare i documentaie de operare-exploatare. Acestea conin elemente tehnico-organizatorice i funcional metodologice necesare beneficiarului pentru utilizarea optim a noului sistem realizat.

Elaborarea atent a documentaiei, mai ales a celei de analiz i proiectare, este menit s asigure succesul procesului de analiz - proiectare - elaborare - realizare - implementare. O documentaie insuficient sau inexact ngreuneaz mult munca echipei sau echipelor care lucreaz la realizarea produsului informatic i influeneaz negativ calitatea rezultatului final.

1.2.5. Principalele etape n realizarea unei aplicaii Metodologia schiat n FIG.1.3 pentru analiza, proiectarea, implementarea i exploatarea unui sistem informatic implic activitatea organizat a mai multor echipe de specialiti, informaticieni i economiti. Realizarea unui sistem de asemenea anvergur depete cu mult posibilitile de cuprindere ale unei singure persoane. n practic, specialistul n economie sau n informatic economic este pus n situaia de a realiza aplicaii simple sau sisteme informatice de dimensiuni reduse orientate spre rezolvarea unor probleme imediate care au o arie de cuprindere mai mic. Munca sa va fi ghidat de urmtoarele etape:

A. Analiza problemei i proiectarea aplicaiei care const n: a. formularea problemei prin: studierea activitii vizate de aplicaie, precizarea funciilor

compartimentului n care se ncadreaz problema, identificarea informaional a compartimentului i a modului de conectare din punct de vedere informaional cu celelalte compartimente, etc.;

b. identificarea i studierea actelor normative care reglementeaz activitatea vizat; c. analiza i inventarierea documentelor care particip la fluxul informaional; d. precizarea situaiilor de ieire (listelor); e. stabilirea datelor de intrare necesare; f. construirea unui model matematic sau a unei scheme privind structura funcional a

sistemului informatic (prefigurarea obiectelor din baza de date); g. proiectarea datelor i a tabelelor; h. stabilirea datelor de intrare / ieire; i. stabilirea relaiilor ntre tabele; j. stabilirea metodelor de prelucrare necesare; k. stabilirea drepturilor de acces i a proiectarea sistemului de parole pentru securitatea

informaiei;


10

l. stabilirea algoritmului de rezolvare pentru fiecare sarcin n parte, eventual cu reprezentare grafic printr-o organigram.

B. Realizarea aplicaiei care const n: m. construirea obiectelor i a modulelor de program, corespunztor fiecrei sarcini a

sistemului informatic, pe baza algoritmului, folosind un limbaj de programare sau un mediu de dezvoltare i programare adecvat;

n. testarea morfologic i sintactic a fiecrui modul de program n parte; depanarea acestuia utiliznd compilri i rulri succesive;

o. ntocmirea unui meniu sau program cadru prin intermediul cruia se pot lansa n execuie sarcinile specifice ale aplicaiei;

p. verificarea schimbului de informaie ntre obiecte; precizarea corect a parametrilor transmii i verificarea valorii variabilelor globale;

q. validarea funcionrii aplicaiei prin urmrirea rezultatelor obinute i compararea lor cu rezultatele obinute pe alt cale sau calculate manual pe un exemplu simplu;

r. ntocmirea documentaiei de utilizare care va conine n mod obligatoriu descrierea meniurilor, prezentarea principalelor machete de ecran, structura tabelelor, modelul rapoartelor de ieire, etc.

C. Exploatarea aplicaiei care const n: s. utilizarea aplicaiei folosind date reale, n condiiile practice pentru care a fost conceput

sistemul informatic; t. actualizarea permanent a bazelor de date; u. eventuale modificri i / sau mbuntiri aduse aplicaiei.


11

Cap.2 Sistemul informatic pentru conducere (SIC)

2.1. Introducere Calculatorul utilizat ca un mijloc de simpl mecanizare a unor operaii sau lucrri. Au fost fcute diferite ncercri pentru a mri eficacitatea prelucrrilor pe calculator.

Astfel, s-a recurs la agregarea datelor, rezultatele unor lucrri au fost preluate ca intrri n altele, s-au organizat fiiere comune pentru mai multe lucrri etc. Efectele au fost favorabile, dar saltul calitativ ateptat nu s-a produs. Prelurile vizau evidene, deci descrierea unor stri trecute cnd de fapt calculatorul poate i trebuie s fie folosit pentru pregtirea aciunilor viitoare. Conceptul de SIC permite realizarea acestui salt prin tratarea sistemic a informaiilor i prin orientarea lor spre conducere, spre pregtirea deciziilor. El permite s se furnizeze informaii cu diferite grade de agregare n mod difereniat pe nivele de conducere.

Fiecare conductor primete exact informaiile de care are nevoie, iar nivelul superior nu

este deranjat att timp ct procesul condus nu (iese) debordeaz n afara limitelor stabilite. n acest mod, n cadrul unui SIC calculatorul se transform ntr-un veritabil instrument pentru conducere.

n funcie de nivelul de management, subsistemele informaionale se mpart n cinci

categorii: Sisteme de prelucrare a tranzaciilor (TPS Transaction Processing Systems)

Acestea se caracterizeaz prin faptul c execut i memoreaz tranzaciile curente zi cu zi. Se utilizeaz situaii bine structurate, clare, repetitive i cu volum mare de date externe. Operaiile sunt descrise detaliat i fr echivoc. Au o importan deosebit din dou motive:

- asigur interfaa cu mediul, - genereaz date primare pentru celelalte sisteme.

Sisteme destinate activitii de birotic (OAS Office Automation Systems)

Sunt sisteme destinate managerilor medii spre nivelul inferior precum i funcionarilor din birouri i tuturor persoanelor care trebuie s execute activiti de birou. Scopul principal este gestiunea mesajelor i documentelor, mrindu-le productivitatea.


12

Sisteme informaionale destinate conducerii (MIS Management Information Systems)

Aceste sisteme permit ntocmirea i analizarea rapoartelor de rutin, dar i consultarea on-line a informaiilor curente i de arhiv necesare managerilor de nivel mediu. Sunt orientate n general pe responsabiliti tactice, fiind importante n planificare, control i luarea deciziilor. n general agreg informaiilor furnizate de nivelul TPS i ntocmesc rapoarte de anomalii legate de domeniul de responsabilitate a diferiilor manageri, astfel, de exemplu, dac se constat o lips de cereri, atrage atenia asupra reealonrii produciei. Trebuie spus c unii autori nglobeaz toate sistemele informaionale destinate activitilor de management n categoria MIS.

Sisteme suport de decizie (DSS Decision Suport Systems) Aceste sisteme sunt instrumente de luare a deciziilor n mna managerului, ele sprijinindu-l n situaii n care are date nestructurate. Principalele deosebiri ntre DSS i MIS sunt:

- DSS are analiza mai avansat, are acces la metode manageriale mai complexe i rezolv situaii mai dificile, nespecifice,

- utilizeaz informaii externe precum i interne dintr-un domeniu mai larg, - are o interfa mai direct cu utilizatorul, - utilizeaz sisteme expert, adic aplic cunotinele substaniale ale unui expert pentru

asistarea managerului n rezolvarea problemelor. Din acest motiv, unii autori le mai numesc i sisteme intensive de cunotine.

Sisteme suport ale executivului (ESS- Executive Suport Systems)

Sunt sisteme suport de luare a deciziilor la nivelul cel mai nalt din organizaie. Unii autori la mai denumesc i EIS (Executive Information Systems). Deosebirile eseniale fa de DSS sunt:

- posibiliti de calcul extinse, - posibiliti extinse de comunicaii, - tablouri de bord i jocuri strategice, - opiuni grafice mai extinse, - poate rspunde interactiv la ntrebri puin sau deloc structurate etc.

Dezvoltarea sistemelor informaionale este o operaie costisitoare care este executat de specialitii organizaiei n colaborare cu firme specializate. Sistemul informaional nu prevede neaprat existena unui calculator. Dac ns volumul de informaii este mare i operaiile executate sunt repetabile, n cadrul sistemelor informaionale se utilizeaz tehnica de calcul.


13

Prin sistem informatic (CBIS Computer Based Information System) nelegem un sistem informaional care are ca element de culegere, stocare, transmitere i transformare un calculator electronic. Orice sistem informatic este grefat pe subsistemul sau sistemul informaional la care se refer.

2.2. Obiective SIC trebuie s sprijine realizarea n ct mai bune condiii a atributelor conducerii n

ntreaga ntreprindere. El vizeaz ndeosebi activitile de planificare i control. n acest scop sistemul informatic trebuie s asigure o informare corespunztoare a conducerii i s contribuie la raionalizarea procesului de luare a deciziilor. Acestea trebuie s fie obiectivele centrale ale oricrui sistem informatic pentru conducere. De modul n care se realizeaz aceste sarcini depinde n cea mai mare msur eficiena sistemului.

2.2.1. Informarea conducerii Una dintre marile probleme ale multor conductori este legat de identificarea i

culegerea informaiilor care le sunt necesare. Aceasta, deoarece de cele mai multe ori informaiile necesare conducerii nu sunt stabilite n mod tiinific, n urma unor analize privind necesitile reale de informare. Sufocai de informaii inutile, conductorii respectivi sunt ferm convini de rolul i importana experienei, a intuiiei i a altor factori cu caracter subiectiv n procesul de conducere i vor accepta greu punerea problemei elaborrii unui sistem informatic n ntreprinderi. Ei vor putea demonstra destul de uor c folosirea unor noi modele de conducere este riscant i un calculator nu poate avea nc o utilizare eficient n condiiile lor specifice. Dar orict ar fi de nepregtit pentru calculator sistemul de conducere, abordarea problemei introducerii unui sistem informatic pentru conducere poate duce la rezultate favorabile imediate chiar numai prin simpla inventariere i ordonare a informaiilor.

De o importan deosebit pentru conducere este s stabileasc nite informaii de control,

care descriu global modul de desfurare al procesului condus. Informaiile de control trebuie stabilite cu mult atenie. Dac se definesc ca informaii de control nite informaii nerelevante asupra strii procesului, concluziile trase din analiza lor vor fi neconforme cu starea real a acestuia i deciziile luate necorespunztoare. Aceasta este una din explicaiile funcionrii incorecte a unor sisteme informatice pentru conducere.

Mai multe informaii nu nseamn neaprat o conducere mai bun. n mod eronat se

presupune n unele cazuri c deficiena critic a unui sistem manual este lipsa cronic de informaii. n realitate, muli conductori sunt supraaglomerai cu informaii, dar aceste sunt nesemnificative. Dac se pleac de la ipoteza lipsei de informaii proiectanii vor cuta s le ofere ntr-o cantitate ct mai mare, ceea ce va amplifica fenomenul i va duce la crearea unei baze de date imense i greu de administrat i n consecin la crearea unui sistem informatic greoi i ineficient.

Dar nu trebuie pierdut din vedere nici faptul c, cu ct un sistem informaional pentru

conducere este mai incomplet i imprecis, cu att mai mare este riscul deciziilor eronate. Conducerea ntreprinderii trebuie deci s tind spre construirea unui sistem eficient, avnd n permanen grij s-i asigure datele necesare.


14

2.2.2. Raionalizarea procesului de luare a deciziilor Deciziile sunt orientate spre viitor. Aceasta nseamn c efectul unei decizii se situeaz n

timp dup momentul n care ea a fost luat. Un conductor nu poate prevedea toi factorii ce vor aciona n viitor influennd efectele deciziei luate, cci acetia sunt att de numeroi i au interaciuni att de complexe, nct nu pot fi cuprini i analizai de creierul omenesc. Din acest motiv se ncearc a se ajunge la decizii globale, adic decizii luate cu simmntul c suma factorilor de influen indic o anume orientare i prin urmare, decizia este justificat. Se apeleaz deci la intuiie.

n acest punct pot interveni metodele tiinifice care ajut la raionalizarea procesului de

luare a deciziilor, eliminnd intuiia sau micorndu-i rolul la minimum; printre acestea amintim: modelarea procesului de conducere CO simularea calcule de prognoz calculul tendinei de dezvoltare etc. Deciziile de conducere nu se pot lua n mod automat. Un astfel de sistem ar face inutil

conducerea i ar ignora, de fapt, esena noiunilor de conducere i decizie. De aceea, pregtirea deciziilor rmne unul din obiectivele fundamentale ale unui SIC i nicidecum totala automatizare a luare a deciziilor.

2.3. Structura Pentru a proiecta i a construi un sistem informatic pentru conducere este necesar ca

acesta s fie structurat. Acest lucru se impune n primul rnd datorit faptului c n timp ce conceperea sistemului se face la nivel global, construirea lui este ealonat n timp, pe elemente componente. n al doilea rnd, anumite cerine pot duce la necesitatea realizrii cu prioritate a unor pri ale sistemului. n sfrit, structurarea sistemului permite planificarea activitilor de proiectare i construire a sistemului, urmrirea executrii acestor lucrri, precum i mprirea muncii pe echipe.

n mod frecvent, se adopt pentru un sistem informatic o structur de tip organigram.

S I C

Subsistemul Cercetare Dezvoltare

Subsistemul Gestiunea

mijloacelor fixe


materialelor

Subsistemul Personal retribuire salarizare

Subsistemul Planificarea i urmrirea produciei

Subsistemul Planificarea i calculul

costurilor de producie


stoc. de pref. i decontarea

produciei


15

Criteriile de partajare a sistemului informatic n subsisteme pot fi diferite. Subsistemele

pot fi definite pe baza conceptului de funciune a ntreprinderii: subsistemul producie, subsistemul comercial, subsistemul cercetare dezvoltare, subsistemul personal i subsistemul financiar contabil.

Un alt mod de structurare poate fi n raport cu nivelurile decizionale ale sistemului de

conducere: subsistemul strategic, subsistemul tactic i subsistemul operaional. Alt mod de decupare n subsisteme poate pleca de la grupele de activitate din ntreprindere: subsistemul planificare, programare i urmrirea produciei, subsistemul desfacere, subsistemul decontarea produciei etc. De asemenea, identificarea subsistemelor se poate face n funcie de obiectivele ntreprinderii, .a.m.d.

Subsistemele, la rndul lor, sunt mprite n aplicaii, care se definesc la nivelul unei

activiti sau a unei grupe de activiti de aceeai natur i, de regul, sunt localizate ntr-un compartiment (fr ca acesta s fie obligatoriu). Exemple de aplicaii sunt: planificarea produciei, programarea operativ a produciei, lansarea i urmrirea produciei, urmrirea debitorilor, gestiunea stocurilor de materii prime i materiale, urmrirea cheltuielilor de producie etc.

n sfrit, aplicaiile se descompun n proceduri. O procedur se poate defini ca un grup

de operaii efectuate asupra unor informaii, care au un scop bine definit din punct de vedere informaional, cum ar fi obinerea unei situaii sau actualizarea unei colecii de date (fiier). Procedurile dintr-un sistem informaional cu calculator pot fi manuale n cazul operaiilor efectuate manual, sau automate n cazul operaiilor efectuate cu calculatorul.

Procedurile manuale pot fi al rndul lor de interfa dac se refer la pregtirea datelor

n vederea prelucrrii lor pe calculator sau la interpretarea rezultatelor furnizate de ctre acesta, sau interne dac nu au legtur direct cu calculatorul. Introducerea informaticii genereaz apariia procedurilor de interfa (de intrare, respectiv de ieire) i a celor automate.

La stabilirea structurii pe subsisteme i aplicaii a unui sistem informatic nu se pot da

reete sau formule. Aici au un rol foarte important experiena i cunotinele proiectanilor care vor avea n vedere o multitudine de factori ca: obiectivele sistemului informatic, complexitatea prelucrrilor informailor, principiile de conducere preconizate, importana unor activiti etc. Oricare ar fi ns criteriile de definire a structurii trebuie s se aib n vedere dou principii:

SISTEM INFORMATIC PENTRU CONDUCERE

Subsistem

Aplicaie Aplicaie

Subsistem

Aplicaie Aplicaie Aplicaie


16

interaciunile dintre elementele din structura sistemului trebuie s fie ct mai stabile i reduse; aceasta datorit faptului c analizarea i tratarea acestor legturi ridic cele mai mari dificulti att pentru proiectani ct i pentru utilizatori

sistemul trebuie s fie modularizat; aceasta permite realizarea ealonat a sistemului i darea lui n funciune pe buci. 2.4. Componente Elementele componente ale unui sistem informatic pentru conducere sunt: banca de date,

banca de modele i metode, echipamentele, oamenii, mediul nconjurtor. 2.4.1. Banca de date Banca de date este elementul central al oricrui sistem informatic. Ea cuprinde ntreaga

zestre de date a sistemului. Banca de date conine toate datele necesare pentru prelucrrilor din cadrul sistemului, grupate n aa-numita baz de date, precum i toate programele necesare pentru gestionarea acestei baze de date, constituind partea comun, baza tuturor elementelor din structura sistemului informatic.

2.4.2. Banca de modele i metode Aa cum s-a artat, un sistem informatic introduce noi modele de conducere i utilizeaz

metode matematice. Totalitatea acestora constituie banca de modele i metode a sistemului. ntre date i modele exist o strns legtur: un model necesit date pentru testarea i

evaluarea lui i, reciproc, cnd evaluarea modelului indic necesitatea schimbrii acestuia, se vor include n baz noi date. n consecin, trebuie s se aib n vedere n permanen dezvoltarea sistemului pentru a putea pregti din timp datele necesare noilor modele.

Adoptarea unor noi modele de conducere permite elaborarea unor proceduri care

utilizeaz intens diferite metode matematice cum ar fi: analiza de regresie analiza factorial C.O. teoria ateptrii teoria stocurilor teoria nlocuirii stocurilor etc. 2.4.3. Echipamentele Echipamentele necesare unui sistem informatic pentru conducere sunt variate i

difereniate, corespunztor diferitelor faze de prelucrare i manipulare a informaiilor. Aceste faze sunt urmtoarele:

asigurarea datelor perceperea lor validarea nregistrarea concentrarea prelucrarea difuzarea rezultatelor


17

interpretarea rezultatelor. Cea mai important dintre acestea este faza de prelucrare a datelor, n care se folosesc

algoritmi dedui din modelele de conducere adoptate, utilizndu-se tehnici matematice adecvate. Echipamentul de prelucrare este calculatorul electronic i el constituie elementul central al acestei componente a sistemului informatic, motiv pentru care el a i fost tratat la punctul 2.1.

2.4.4. Oamenii Personalul de proiectare i cel utilizator joac un rol important n buna funcionare a unui

sistem informatic. Calitatea acestui personal determin calitatea potenial a sistemului. Reuita atragerii i cointeresrii personalului utilizator n realizarea sistemului preconizat condiioneaz succesul acestei operaiuni.

2.4.5. Mediul nconjurtor Aceast component cuprinde toate condiiile i fenomenele care au influen asupra

activitilor din ntreprindere i, implicit, asupra proceselor de decizie cum ar fi: viitorul tehnologiei i al produciei ntreprinderii starea furnizorilor de materii prime natura i amploarea restriciilor externe conjunctura economic i social etc. Mediul nconjurtor este un factor n continu transformare i el trebuie foarte bine

cunoscut i analizat deoarece schimbrile sale reprezint cele mai severe restricii pentru un sistem informatic.

2.5. Concepia global i integrarea Analogie construcie cas concepie global n concepia global se elaboreaz mai nti planul locuinei, aa cum va arta ea cnd

va fi gata. Apoi se ncepe execuia, n funcie de condiionrile logice i de resursele existente. O alt latur important a unui SIC trebuie s fie tendina spre integrare. Conceptul de

sistem integrat a fost definit n capitolul 1. Vom completa aceast definiie punctnd cteva din caracteristicile integrrii.

un sistem integrat cuprinde toate prelucrrile de informaii din cadrul ntreprinderii, le

nlnuiete ntr-un proces coerent i elimin informaiile i prelucrrile inutile sistemul integrat furnizeaz numai informaii semnificative, adic acele informaii

care descriu fidel procesele conduse i sunt determinante n luarea deciziilor un sistem integrat modific fluxurile informaionale i ndeosebi interaciunile dintre

diferitele zone de informaii. Automatizarea unei aplicaii izolate afecteaz numai interaciunile dintre aceasta i restul ntreprinderii. Realizarea unui sistem integrat afecteaz mulimea tuturor interaciunilor din ntreprindere

un sistem integrat modific radical dialogul conductor calculator. Un sistem integrat, prin mijloacele tehnice speciale de care dispune (TELETYPE, DISPLAY, ) permite un dialog tte tte.

accesul direct la ntreaga zestre informaional a SIC ului timp de rspuns practic instantaneu


18

discreie absolut etc. Trecerea de la utilizarea calculatorului pentru automatizarea unor proceduri manuale

(aplicaii izolate), la utilizarea calculatorului n contextul unui sistem, folosind modele i metode noi, a constituit piatra de hotar de la care se poate vorbi ntr-adevr despre eficien i ridicarea calitii deciziilor pe o treapt superioar.

etapa I automatizarea procedurilor de rutin cu VM mare etapa II se trece la realizarea unui sistem integrabil etapa III se adncete gradul de integrare. 2.6. Informaia Cunoaterea se poate realiza fie nemijlocit, atunci cnd subiectul ia contact direct cu

obiectul cunoaterii, fie mijlocit, atunci cnd se realizeaz prin intermediul informaiilor. Informaia mrete, n general, grasul de certitudine al unei fiine umane n raport cu mediul nconjurtor, prin plusul de cunoatere pe care l aduce. Dup I. Arsac, o informaie este o formul scris susceptibil de a aduce o cunotin. Acceptm aceast definiie cu observaia c formula nu trebuie s fie neaprat scris, este suficient ca ea s poat fi scris sau simbolizat. Suportul formal al informaiilor sunt datele. Termenii de dat i informaie nu pot fi confundai. Datele sunt elemente constitutive ale informaiei, sunt cele care constituie formula din definiia dat de Arsac. Datele se reprezint prin litere, cifre sau semne i n momentul n care se reprezint se admite implicit c exist un suport material al lor. Acest suport poate fi hrtia sau un alt obiect pe care sau prin care sunt reprezentate datele. Principala proprietate a suportului este c poate memora datele (i deci informaiile) i le poate restitui.

Trebuie s facem o difereniere net ntre semne i date, ntre date i informaii i ntre

informaii i cunotine. Pentru a sugera mai plastic raportul n care se gsesc noiunile de mai sus, s ncercm o paralel cu urmtorul exemplu: dorim s exprimm o idee. Ea se poate exprima cu ajutorul unei propoziii. Propoziia este format din cuvinte care sunt reprezentate prin litere, de obicei pe o foaie de hrtie. Formal avem urmtoarele corespondene:

CUNOTIN IDEE INFORMAIE PROPOZIIE DATA CUVNT LITER, CIFR, SEMN LITER Admitem apriori c informaia nu are un caracter subiectiv. Cunotina ns are evident

un caracter subiectiv la fel ca i ideea; dar propoziia care exprim o idee, odat scris, este ceva obiectiv. Acelai raport l acceptm ntre cunotin i informaie. Analogia merge mai departe; o idee se transmite de la un subiect la altul prin intermediul propoziiei. n mod analog cunotina se transmite de la un subiect la altul prin intermediul informaiei. Latura de coninut a informaiei este o prerogativ a diferitelor tiine. A confunda informaia cu cunotina ar nsemna deci nglobarea tuturor tiinelor ntr-o tiin despre informaii, ceea ce este absurd.

Acceptm deci c informaia este distinct de cunotin, c ea este forma dat unei

cunotine pentru a permite comunicarea sau manipularea acesteia i c este un concept obiectiv.


19

Informaia, aa cum am conceput-o pn acum, are un sens foarte larg. Avnd n vedere scopul lucrrii de fa, vom restrnge aceast arie i ne vom referi n general la informaii care privesc aspectele economice n general i ntreprinderea n special.

a) Calitatea informaiei

Informaia prezint interes doar dac poate fi utilizat. Msura n care informaia poate fi

utilizat depinde, printre ali factori, i de calitatea ei. O informaie de calitate trebuie s fie: consistent adic s fie suficient de cuprinztoare nct s poat furniza ct mai

multe cunotine. relevant adic s poat furniza acele cunotine care ne lipsesc pentru luarea unei

decizii. O informaie irelevant pentru o anumit decizie poate fi relevant pentru o alt decizie. exact dac informaia este exact coninutul ei va reflecta situaia real a

fenomenului i va influena de asemenea luarea deciziei. O informaie inexact are de cele mai multe ori consecine grave.

oportun adic s existe un decalaj corespunztor ntre momentul primirii informaiei i momentul n care este necesar luarea deciziei. Cu alte cuvinte informaia trebuie s fie furnizat n timp util. O informaie obinut cu ntrziere poate avea o valoare sczut sau poate s-i piard n ntregime valoarea. Ea este un produs perisabil.

accesibil modul de prezentare a informaiei joac de multe ori un rol deosebit. Nu este acelai lucru dac informaia primit este clar sau confuz, dac trecerea de la informaie la cunotin se face uor sau cu mult dificultate.

b) Utilitatea informaiei

Volumul informaiilor existente ntr-o ntreprindere este foarte mare i n consecin

ridic numeroase probleme privind culegerea, stocarea, prelucrarea i transmiterea lor. Se pune problema gestionrii cu prioritate a informaiilor care sunt utile i debarasarea permanent de informaiile care sunt sau devin inutile. Utilitatea unei informaii este legat de un comportament al ntreprinderii (firmei), de un nivel de conducere sau de firm n general. Exist i o categorie de informaii care chiar dac nu sunt utile pentru moment, se prevede c vor putea fi utile n viitor.

Studierea aprofundat a utilitii informaiilor va avea ca rezultat, pe lng reducerea

costului de stocare al informaiilor i simplificarea accesului la o informaie dorit, reducerea considerabil a documentelor i bineneles reducerea aparatului birocratic. Din cauza lipsei unui studiu sistematic privind utilitatea informaiei, multe cadre de conducere sunt sufocate de cantitatea de informaii, dar cu toate acestea n multe situaii nu dispun de cele necesare fundamentrii unor importante decizii. Acest fenomen poate fi amplificat i de lipsa de oportunitate a informaiei pentru decizia respectiv.

Este necesar aici s punem n eviden existena a dou categorii de informaii i anume

informaii elementare i informaii agregate. Informaiile elementare sunt cele rezultate din constatri asupra unui obiect, fenomen etc., iar informaiile agregate sunt cele obinute ca urmare a prelucrrii informaiilor elementare.

Gradul de agregare al informaiilor este n direct legtur cu nivelul de decizie

(conducere) la care aceste informaii sunt utile. Este vorba n fond despre aa-numita piramid informaional.


20

c) Reprezentarea informaiei Raionalizarea fluxurilor informaionale, eliminarea paralelismelor n nregistrarea i

transmiterea informaiilor, reprezentarea uzual ne creeaz dificulti greu de nvins. n acest caz se recurge la codificarea informaiei. A codifica o informaie nseamn a-i ataa o combinaie de simboluri care se numete cod. Codul poate fi numeric, dac simbolurile care l compun sunt cifre, alfabetic dac simbolurile sunt litere i alfanumeric dac este reprezentat printr-o combinaie de cifre i litere.

Formal i denumirea este un cod, dar pe plan semantic difer de acesta. Nimic nu

mpiedic ns un cod s devin denumire dac se accept ca o informaie s fie denumit de nsui codul respectiv. Totui nu trebuie s uitm c operaia de codificare este impus de prelucrarea informaiilor, indiferent dac aceast prelucrare este manual, mecanic sau automat.

Informaia poate fi codificat n ntregime sau poate fi codificat pe fiecare din cele dou

componente. De obicei, cea care se codific este componenta calitativ a informaiei.

d) Prelucrarea informaiei Acumularea de cunotine i prelucrarea acestora n vederea unei utilizri ulterioare este

una din activitile intelectuale de baz ale omului. Prelucrarea cunotinelor face posibil obinerea de cunotine noi prin intermediul mecanismelor deduciei logice, cunotine care nu ar putea fi obinute direct prin percepie. Aceast prelucrare are loc pe plan semantic, fiind deci proprie fiinei umane.

n foarte multe cazuri prelucrarea cunotinelor poate fi nlocuit cu prelucrarea de

informaii, acestea din urm fiind numai o manipulare de formule scrise, realizate n exclusivitate pe plan formal. n acest scop se transform cunotinele n informaii printr-un proces de trecere de pe planul semnificaiilor pe cel al reprezentrilor, se prelucreaz informaiile obinndu-se informaii agregate din care apoi se extrag cunotinele noi pe care le conin. Acest proces este realizat deci, dup urmtoarea schem:

Cunotine ce urmeaz a se prelucra se transform n informaii

Informaiile se prelucreaz cu mijloacele de care se dispune, obinndu-se informaii noi

Informaiile noi, prin contiina uman, se transform n cunotine noi


21

Importana deosebit a acestui mod de obinere a cunotinelor const n faptul c prelucrarea informaiei se poate automatiza.

e) Componentele informaiei

Orice informaie are dou componente de baz: o component calitativ sau

identificator i o component de stare sau cantitativ. Elementul calitativ indic natura obiectului, fie o valoare pe care el o are.

Unicitatea componentei calitative sau a componentei cantitative ntr-o informaie nu este

obligatorie. Spre exemplu ntr-o list cu realizrile unui atelier de prefabricate pe o zi, o informaie se compune din numele prefabricatului i cantitatea produs. Avem deci o component calitativ numele i o component cantitativ cantitatea produs. Dac la cele de mai sus adugm i costul diferitelor operaii se obine o informaie cu dou componente cantitative. Trebuie ns s admitem c nu n toate informaiile cele dou componente figureaz explicit. Una din ele (de obicei componenta calitativ) poate lipsi, fiind subneleas n contextul generat de alte informaii (fenomenul este similar celui ntlnit n propoziiile eliptice).

f) Reprezentarea informaiei

n mod curent informaiile sunt reprezentate prin mijloace uzuale, cum ar fi cuvintele,

numerele, semnele, diferite reprezentri grafice etc. care se caracterizeaz printr-un grad ridicat de accesibilitate. Reprezentarea uzual vizeaz relaia dintre informaie i cunotin, este direct inteligibil.

Dac dorim ns s grupm informaiile dup diferite caracteristici, s le combinm, s le

prelucrm sau chiar s le transmitem, reprezentarea uzual ne creeaz dificulti mari. De aceea se recurge la codificarea informaiei. Codul poate fi numeric, alfabetic i alfanumeric.

g) Transmiterea informaiei

Transmiterea informaiei se face de la o surs de informaie ctre destinatarul informaiei.

Sursa de informaie este un element cuplat la un proces cu scopul de a genera informaia prin nregistrarea strilor procesului respectiv. Destinatarul informaiei este acel element care recepioneaz informaia cu scopul de a valorifica semnificaia sa. Transportul n spaiu al informaiei de la surs al destinatar se realizeaz prin canale de informaie. Mulimea informaiilor vehiculate ntre dou elemente n cadrul procesului informaional poart denumirea de flux informaional. Reprezentarea grafic a fluxului informaional se face cu ajutorul organigramelor de flux cunoscute i sub denumirea de Flow-chart. Aceste organigrame constituie un suport grafic adecvat n activitatea de raionalizare a fluxului informaional. Este necesar s relevm aici existena a dou tipuri de informaii care sunt vehiculate n cadrul organizaiilor economice: informaia de stare i informaia de decizie. Informaia de stare este purttoare de cunotine asupra proceselor trecute sau curente, asupra sistemului condus i a mediului ambiant. Informaia de decizie este purttoarea deciziilor avnd ca scop declanarea anumitor aciuni.


22

Cap. 3. Modaliti de organizare a datelor supuse prelucrrii automate 3.1. Definirea i obiectivele organizrii datelor organizarea datelor procesul de identificare, definire, structurare i memorare a

datelor importana organizrii datelor eficiena prelucrrii definirea unor structuri de date necesit cunoaterea diferitelor metode de

structurare Procesul de organizare a datelor vizeaz urmtoarele activiti: definirea, structurarea, ordonarea i gruparea datelor n colecii de date stabilirea structurilor adecvate de date stabilirea legturilor (relaiilor) ntre elementele unei colecii i ntre coleciile de date reprezentarea datelor pe suporturi tehnice de memorie realizarea procedurilor corespunztoare de prelucrare. Obiectivele urmrite n organizarea datelor: timpul de acces la date s fie minim spaiul de memorare intern i extern ocupat de date s fie ct mai redus unicitatea datelor, sau o redundan minim n beneficiul unui acces mai rapid la date sistemul ales de organizare a datelor s reflecte, pe ct posibil, toate legturile dintre

obiectivele, fenomenele, procesele economice pe care aceste date le reprezint s permit schimbarea structurii datelor i a relaiilor dintre acestea fr a fi necesar

modificarea programelor care le gestioneaz (flexibilitatea datelor) 3.2. Evoluia metodelor i tehnicilor de organizare a datelor 1) Fiiere de date (FD) 2) Baze de date (BD) 3) Bnci de date (BnD) (FD) dezvoltarea necontrolat, fr un plan de dezvoltare a unui sistem de prelucrare:

redundan mare, duplicri, izolarea datelor, dificulti n accesarea datelor, securitatea datelor, integritatea datelor, dificulti n accesarea datelor.

(BD) o colecie de elemente grupate mpreun pentru a satisface nevoile informaionale

ale unei activiti particulare sau ale unei organizaii. Avantajele unei BD: o BD servete ntreaga organizaie (nu numai un tip de aplicaie) datele se introduc doar o singur dat se evit duplicarea folosire eficient a personalului, utilizare optim de resurse (BnD) reprezint o mulime de date organizat n scopul optimizrii procesului de

nserare, eliminare, cutare i modificare a datelor sau a relaiilor ntre acestea, independent de o anumit aplicaie. (bnci de date bibliografice, centre nervoase ale organizaiei).


23

3.3. Organizarea datelor n baze de date 3.3.1. Niveluri de organizare a datelor Datele cu care opereaz calculatoarele, pentru a putea fi prelucrate, trebuie organizate n

grupri logice. Baza de date este o astfel de colecie de elemente asociate logic, reprezentnd nivelul cel

mai nalt n ierarhia organizrii datelor n vederea procesrii computerizate.

Ierarhia organizrii datelor Cnd colecia de date este divizat n subcolecii disjuncte din punct de vedere al

coninutului informaional, se poate vorbi de o colecie de baze de date, denumit sistem de baze de date.

Un scop major al sistemelor de baze de date este acela de a oferi utilizatorilor o viziune

abstract asupra datelor, aceast preocupare fiind numit abstractizarea datelor. Abstractizarea datelor const n aceea c sistemul ascunde anumite detalii asupra modului

n care sunt pstrate i memorate datele, degajnd utilizatorul de sarcina de a cunoate ntreaga structur a BD.

Abstractizarea putndu-se produce pe cteva niveluri de abstractizare. Se ajunge astfel la

o gestiune independent a structurii generale a BD, structur care poart numele de structur virtual sau nivel virtual de organizare a datelor.

Exist trei niveluri de abstractizare a structurii organizrii datelor: 1. nivelul fizic sau structur fizic (physical level) 2. nivel virtual, structur virtual sau nivel conceptual (conceptual level) 3. nivel logic, structur logic sau nivel vizual (view level)

Fiier 1

Baza de date

Articol 1

Cmp 1

Fiier n

Articol n

Cmp n

Fiier 1

Baza de date

Articol 1

Cmp 1

Fiier n

Articol n

Cmp n


24

Nivelul fizic (structura fizic) Este nivelul cel mai de jos de abstractizare care se refer la modul CUM sunt memorate

realmente datele pe suport fizic. Nivelurile de referin fiind: volum magnetic, cilindru, pist, sector, bloc, octet, bit. Structura fizic a BD este problema inginerului de sistem.

Nivelul conceptual (structura virtual) Este un nivel de abstractizare care se interpune ntre nivelul fizic i cel logic, constituind

elementul de noutate al sistemelor de BD, spre deosebire de cele clasice. La acest nivel se descrie CE fel de date sunt memorate n fapt n baza de date, precum i relaiile care exist ntre acestea. Structura virtual este problema administratorului bazei de date, persoana cu rol cheie n definirea datelor din BD la acest nivel, astfel nct ea s satisfac cerinele tuturor utilizatorilor n condiii de redundan minim i control al datelor.

Nivelul vizual (structura logic) Este nivelul cel mai nalt de abstractizare, prin descrierea doar a unei pri din ntreaga

BD aceea care intereseaz pe fiecare utilizator n parte. Simplific interaciunea utilizatorilor cu sistemul de BD. La acest nivel fiecare utilizator vede structurarea datelor n funcie de necesitile aplicaiei pe care o rezolv. Nivelul logic corespunde deci programatorilor de aplicaii.

Relaia dintre cele 3 niveluri de organizare a datelor n BD

STRUCTURA LOGIC a datelor

coresp. aplicaiei 1


coresp. aplicaiei 2


coresp. aplicaiei n ..

STRUCTURA VIRTUALA BAZEI DE DATE

..

STRUCTURA FIZIC A BAZEI DE DATE

NIVELUL VIZUAL

pct. de vedere al programatorului de aplicaie

NIVELUL CONCEPTUAL

pct. de vedere al administratorului bazei de date

NIVELUL FIZIC

pct. de vedere al inginerului de sistem


25

3.3.2. Obiectivele bncilor de date Obiectivul general al sistemelor informaionale creterea eficienei activitii de baz; obiectivul specific : asigurarea cu informaii necesare i suficiente, de o calitate

corespunztoare i n timp util a nivelurilor de decizie i/sau de informare din sistemul dat. BANCA DE DATE: i propune realizarea unor obiective specifice, care nsumate i

confer o superioritate comparativ cu celelalte metode i tehnici de organizare a datelor. Obiective pentru proiectarea unei bnci de date:

1. asigurarea independenei datelor fa de programele de aplicaii i invers: posibilitatea de a modifica o schem de definire la un nivel fr a afecta schema de definire la nivelul imediat superior: independena fizic a datelor independena logic a datelor.

2. controlul redundanei datelor SGBD 3. asigurarea consistenei datelor 4. asigurarea integritii datelor 5. sporirea securitii datelor autorizare acces 6. sporirea proteciei datelor mpotriva unor distrugeri neintenionate sau chiar intenionate

copii de siguran (back-up) (se ocup administratorul bncii de date) 7. faciliti de utilizare a bazei de date

folosirea datelor de ctre mai muli utilizatori accesul utilizatorilor la date n mod facil o mai mare cantitate de informaie disponibil utilizatorilor control centralizat al datelor utilizarea bncii de date prin diferite limbaje de programare furnizarea unui limbaj de interogare a datelor accesul la informaii dup o multitudine de criterii de regsire utilizarea meniurilor de asisten 3.3.3. Clasificarea bazelor de date

I. Dup domeniul de activitate: universale specializate

II. Dup modelul datelor selectate n baza de date: de tip arborescent opereaz ca entiti ntre care exist relaii de subordonare de tip

ierarhic de tip reea asigur legturi de orice natur ntre entitile componente de tip relaional opereaz cu tabele bidimensionale care au o structur format din

atribute, nregistrri (tupluri), domenii i valori. Atributul este denumirea generic dat coloanei, ale crui valori reale constituie domeniile tabelului. Linia = nregistrare. La intersecia unui atribut cu un tuplu se localizeaz valoarea real.

orientate pe obiect obiectele sunt abstractizri ale entitilor lumii reale, fiind caracterizate prin stare i comportament. Starea unui obiect este exprimat prin valorile atributelor sale, iar comportamentul obiectului printr-un set de metode sau operaii care acioneaz asupra atributelor sale. Obiectele care au acelai fel de


26

atribute i comportament fac parte din acelai tip sau clas. Clasele sunt aranjate ntr-o ierarhie n care fiecare clas motenete toate atributele i metodele superclasei din care face parte.

III. Dup gradul de centralizare a datelor

centralizate prelucrare integral a datelor n mod global descentralizate prelucrare parial pentru o parte a structurii organizatorice.

IV. Dup modul de prelucrare a datelor: locale sunt operaionale n nodurile reelei de calculatoare distribuite sunt stocate n fiiere n toate nodurile unei reele de calculatoare, avnd

rolul de a satisface att cerinele specifice ale unui nod de date, ct i cele globale ale tuturor nodurilor.

V. Dup limbajele utilizate n prelucrarea datelor:

autonome sunt rezultatul unor SGBD-uri care dein limbaje proprii cu limbaje gazd sunt rezultatul unor SGBD-uri care utilizeaz la crearea,

actualizarea i interogarea BD limbaje de nivel nalt sau extensii ale acestora mixte. Alte clasificri ale BD: dup destinaia lor:

pentru informaii curente i servicii pentru bnci de date cu interogare pe vertical

dup finalitatea datelor manevrate

de personal informaionale pentru gestiunea economic.


27

Locul bncii de date n sistemul ntreprindere

MEDIUL EXTERIOR

Baze de date

SISTEM CONDUS

ieiri

intrri ieiri

intrri

ieiri

intrri ieiri

intrri

SISTEM CONDUCTOR

SISTEMUL NTREPRINDERE (ORGANIZAIE)

ieiri

ieiri

intrri

intrri


28

Capitolul IV Sisteme informatice de asistare a deciziei n managementul contemporan

4.1 Sistemul holonic

Teoria sistemelor identific 2 perioade n evoluia acestora:

- 1930-1980 perioada concepiei clasice asupra sistemelor; - dup 1980 perioada concepiei holonice asupra sistemelor.

Termenul de holon provine din limba greac de la holos i desemneaz un ntreg dedus n pri. Este vorba aici de sisteme care opereaz n cadrul altor sisteme.

Un sistem holonic este un sistem de referin n cadrul cruia funcioneaz 2 sau mai multe sisteme autonome adic n entiti. n funcie de valoarea lui n avem 2 situaii : a) dac n = 2 => caz particular n care se apropie de abordarea clasic; b) dac n > 2 => caz specific al sistemului holonic cu diferene majore fa de concepia clasic.

Trsturile sistemului holonic: - este n toate cazurile un sistem deschis; - se pot constitui sisteme holonice de tip socio-economice sau socio-tehnice; - presupune introducerea unor limitri n procesul de operare; - desprinderea i ataarea fa de sistemele autonome pot avea loc n planul abstract; - apar deficiene legate de rol, funcii, optimizare, proprieti comparativ cu sistemele autonome; optimizarea vizeaz att sistemele componente ct i sistemele de referin; - un tip particular de holon l reprezint sistemul activitii umane.


29

Aportul tehnologiei informatice devine esenial n managementul oricrei organizaii. Administrarea firmelor holonice va avea la baz noile tehnologii informatice i avantajele oferite de echipamentele informatice performante. Folosirea reelei holonice favorizeaz exploatarea cunoaterii ca un nou tip de surs. Informaiile prelucrate de astfel de reele pot fi defalcate n informaii despre calitate, despre feedback-ul sistemelor, de mentenan, ecologice etc. Managerii trebuie s-i adapteze permanent profilul general i stilul de management n raport cu exigenele impuse de mediul concurenial n care se desfoar activitatea. Managementul holonic se va baza pe exploatarea cunoaterii clasice dar i pe cunoaterea incontient (cunoatere bazat pe intuiie, imaginaie)

4.2 Noi concepte privind procesele de afaceri Economia modern impune organizarea activitilor pe baz de procese i nu pe operaii separate conform principiului diviziunii muncii. Prin proces vom nelege aici un ansamblu de activiti desfurate de o firm plecnd de la regula foii albe, adic fcnd abstracie de procedurile i tehnicile urmate anterior.

INTRRI

Sistemul informatic

S1

S2

S3 IEIRI

S4

Modelul de baz a sistemului holonic


30

Regndirea i reproiectarea radical a procesului de afaceri n vederea creterii performanelor economice se numete reengineering. n toate, tehnologia informatic va avea un rol fundamental pentru a depi vechile reguli i pentru formularea altora posibil de aplicat.

Astfel de reguli sunt: - informaia apare simultan n oricte locuri este nevoie; - un salariat cu pregtire general poate executa lucrrile unui expert; - valorificarea simultan a avantajelor centralizrii i a elementelor pozitive specifice descentralizrii; - procesul de luare a deciziilor presupune integrarea atribuiilor fiecrui angajat; - schimburile rapide de informaii ntre participanii din locaii diferite; - proiectele i planurile pot fi actualizate i revizuite instantaneu.

Toate acestea demonstreaz rolul n cretere a tehnologiilor informatice. Pentru multe firme totui, efortul financiar este mare; acestea caut o variant optim din multitudinea de soluii tehnice i economice existente n prezent. De asemenea, firmele trebuie s aib n vedere modul n care infrastructura informaional a firmei se intersecteaz cu infrastructurile publice i cu cele specifice noii industrii (a internetului, a comerului electronic).

Vorbim de un concept nou, cel de IT, definit prin totalitatea investiiilor efectuate de o firm n tehnica de calcul, comunicaii, pentru elemente de hardware i software pentru suportul de stocare a datelor ct i n personalul care furnizeaz aceste servicii.

Toate acestea reprezint portofoliul IT n strns dependen cu infrastructurile ramurilor industriale (de exemplu sistemele de pli ale bncilor, sisteme de rezervare ale liniilor aeriene) i cu cele publice (de exemplu furnizorii de servicii internet i de telecomunicaii).

Capitolul V Sisteme informatice de asistarea a deciziei (SIAD)

5.1. Ce nseamn SIAD

Contextul economico-social actual a impus supervizarea procesului economic decizional prin intermediul unor tehnologii informatice tot mai complexe, astfel au aprut sistemele informatice care au drept obiectiv principal asistarea decidentului n diferite faze ale procesului de decizie. Implementarea n practic a acestor sisteme ridic diverse probleme pe plan informaional, financiar, tehnologic i uman. Termenul de SIAD are accepiuni multiple: - Sistem informatic pentru management Management Information System MIS; - Sistem informatic pentru decideni Executive Information System EIS. SIAD presupune: - un sistem - arhitectur complex privit ca entitate;


31

- interactiv, se refer la rolul important pe care l poate avea omul n funcionarea SIAD; - de asistare a deciziei, cu precizarea c decizia nu este luat de sistem. Little n anii 70 definete SIAD ca un model bazat pe un set de proceduri pentru procesarea datelor i pentru asistarea unui manager n procesul de luare a deciziilor. Un astfel de sistem trebuie s fie simplu, flexibil, uor de manipulat i complet n vederea furnizrii rezultatelor finale.

Un an mai trziu Klein i Tixier identific situaiile n care se face apel la un SIAD i anume: - existena unor factori eseniali (raionamentul, intuiia i experiena decidentului); - gsirea soluiilor optime ce implic activiti legate de cutarea informaiilor necesare, gestionarea datelor, modelarea i structurarea modelelor; - deciziile au la baz criterii numeroase care adesea pot fi conflictuale i dependente de utilizatori. Steven Alter definete SIAD ca fiind sisteme destinate managerilor ce au ca obiect principal eficacitatea deciziilor spre deosebire de sistemele tradiionale folosite de operatori i care au ca obiect eficiena i consistena datelor. Moore i Chang demonstreaz c un astfel de sistem este extensibil, capabil s suporte analize ad-hoc i s modeleze decizia, fiind orientat ctre viitor i utilizat pe un interval de timp neregulat i nedeterminat. Keen n 1978 definete SIAD ca un produs al procesului de dezvoltare n care managerul, proiectantul i sistemul sunt capabili s se influeneze reciproc cu rezultate n evoluia sistemului. Holsapple i Whiston definesc particularitile unui SIAD n 1996 astfel: - conine o baz de cunotine care reflect unele aspecte ale lumii decidentului; - permite achiziionarea i gestionarea unor cunotine descriptive sau de alt natur (reguli, proceduri); - asigur selectarea unui set de cunotine n scopul vizionrii acestora pentru extragerea unor informaii necesare procesului decizional; - ofer faciliti de prezentare a unor cunotine ad-hoc sau de elaborare a unor rapoarte periodice; - dispune de modul prin care se poate interaciona direct cu decidentul i i asigur acestuia flexibilitate n alegerea soluiilor sau n gestionarea cunotinelor.

Prin sintetizarea celor prezentate anterior un SIAD poate fi definit ca un sistem interactiv, flexibil i adaptat rezolvrii problemelor nestructurate pentru ameliorarea procesului decizional n management.

Apelarea la tehnologiile informatice se face doar n anumite faze ale actului decizional i i las factorului de decizie controlul derulrii operaiilor de rezolvare. Trsturile eseniale ale unui SIAD sunt: - este un sistem informatic asistat de calculator; - furnizeaz asisten decidenilor pentru problemele care nu sunt n totalitate

structurate;

- combin raionalitatea uman cu prelucrarea automatizat a informaiei; - controlul derulrii procesului de decizie revine decidentului;


32

- este un instrument ce influeneaz eficacitatea procesului de decizie mai mult dect eficiena procesului decizional (adoptarea unor decizii satisfctoare).

5.2 Evoluia SIAD

Evoluii semnificative ale domeniului au fost nregistrate n ultimele 3 decenii. Unii specialiti l susin pe Peter Keen care considera cercetrile domeniului ndreptate ctre studiile teoretice i documentaiile tehnice desfurate la MIT n anii 60.

Scott Morten a marcat debutul preocuprilor legate de studierea, definirea i implementarea sistemelor informatice folosite n procesul decizional pentru producie, marketing, politici de pre i publicitate.

n 1989 Morton i Gorry abordeaz suportul decizional sub forma unei matrice astfel: - pe linii se regsesc tipurile de decizii (structurate, semistructurate i nestructurate); - pe coloane se identifica nivelurile proceselor de conducere (strategic, tactic, operaional).

n general managerii la nivel operaional folosesc surse interne de informaii de natur repetitiv; ei apeleaz la puine date istorice sau la surse externe. Managerii care decid la nivel tactic apeleaz mai mult la informaii istorice pentru a previziona anumite evenimente viitoare. Managerii strategici folosesc foarte multe surse de date externe care le furnizeaz att o imagine de ansamblu despre strategia firmelor concurente cat i informaii privind tendinele noi de pe pia. De asemenea, managerii nivelului strategic au nevoie de date agregate i de calitate superioara n timp ce managerii operaionali apeleaz mai mult la date de detaliu i pun accent pe aspectul calitativ al acestora.

5.3 Caracteristicile unui SIAD Particularitile fundamentale ale SIAD n raport cu facilitile pe care le asigur sunt: A) Asigura rezolvarea problemelor semistructurate de decidenii implicai n procesul de conducere. Modul de rezolvare al unei probleme e puternic influenat de natura acesteia i de tipul situaiei decizionale. Deciziile pot fi mprite n 3 mari categorii: - structurate apar n toate fazele procesului decizional, au obiective bine definite i au drept avantaj faptul c toate variabilele sunt cunoscute i complet programate; - semistructurate apar atunci cnd problemele pot fi doar parial structurate i apeleaz la creativitatea i intuiia umana; - nestructurate apar atunci cnd obiectivele sunt greu de cuantificat i e aproape imposibil s se proiecteze o soluie viabila; SIAD n acest caz ofer decidentului doar suportul necesar pentru soluionarea prilor structurabile ale problemei. B) Asistarea deciziilor se poate realiza la toate nivelurile de conducere, de la managerii operaionali la top manageri.

n acest sens se impune adaptarea i actualizarea sistemelor n funcie de nivelul conducerii. La nivel tactic deciziile sunt complexe iar volumul de informaii utilizat e mare. La nivel strategic deciziile sunt orientate ctre probleme legate de performantele


33

organizaiei, iar la nivel operaional deciziile sunt luate pe termen scurt i au adesea caracter repetitiv. C) Dispune de resurse pentru susinerea procesului decizional n toate fazele sale i poate fi adaptat diverselor stiluri decizionale.

Identificam aici urmtoarele faze ale procesului decizional: 1. Identificarea problemei care se bazeaz pe cercetarea informaiei. Arta decidentului consta n definirea adevratei probleme pentru a gsi soluii corespunztoare. Rolul SIAD e acela de accesare rapid i eficient a surselor de date interne i externe organizaiei; de analiz a ansamblului de informaii. 2. Modelarea fenomenului care a generat problema prin prisma modalitilor de structurare i utilizare a informaiilor. Cea mai util practic n reprezentarea unei situaii reale e cea a modelarii. Generarea alternativelor pentru problemele structurate poate fi furnizata de SIAD prin intermediul unor metode standard sau specializate. Construirea modelelor alternative pentru problemele complexe impune o anumita experien ce poate fi furnizat de om sau de un sistem expert ntruct SIAD-ul nu face o varianta a variantei optime. 3. Definirea deciziei sau a variantelor decizionale. La nivelul organizaiei procesul de informare se materializeaz prin posibilitatea adoptrii deciziei sau a variantelor decizionale pe baza informaiilor rezultate din activitatea de modelare.

SIAD-urile pot constitui un punct de sprijin din cadrul procesului prin analize de tip what if sau goal seeking. 4. Implementarea deciziilor propuse 5.Evaluarea deciziilor adoptate. Problema aprecierii deciziei adoptate nu se fundamenteaz n mod exclusiv prin prisma efectelor directe sau indirecte pe care decizia le genereaz pe plan managerial sau organizaional. D) Permite decidentului s controleze procesul decizional.

n cadrul unei organizaii decizia se manifest ca o activitate ce se finalizeaz cu selecia uneia din variantele prezentate, iar decidentul trebuie s aib controlul asupra acestei selecii finale. SIAD-ul devine astfel un suport al procesului de selecie chiar daca acesta doar extinde capacitatea de luare a deciziilor. E) Poate asista mai multe decizii interdependente i/sau secveniale, avnd n vedere faptul c n practica economica majoritatea deciziilor sunt intercorelate. SIAD-urile genereaz decizii mult mai consistente i mai obiective avnd n vedere faptul c se bazeaz pe o analiz complet a informaiilor i sunt realizate cu aportul direct sau indirect al celor implicai. Astfel deciziile au anse mai mari de a fi implementate cu succes n practic. F) Permite mbuntirea eficacitii procesului decizional.

De gradul n care decizia atinge obiectivele predefinite n cadrul organizaiei depinde eficacitatea procesului de stabilire a deciziilor. Facilitile oferite de SIAD trebuie s urmreasc i modul n care acesta contribuie la realizarea obiectivelor. G) E un sistem adaptabil n timp fiind dezvoltat, n general, printr-un proces iterativ-evolutiv.

Decidentul trebuie s aib un comportament reactiv n utilizarea SIAD-urilor; s sesizeze modificarea condiiilor de mediu i a preferinelor manageriale. Folosirea unui


34

prototip iterativ n proiectarea i construirea unui astfel de sistem poate fi o soluie viabil pentru satisfacerea exigentelor utilizatorilor. n general sistemele sunt proiectate pentru anumite situaii decizionale ce nu pot fi generalizate. La acestea se adaug creativitatea, intuiia sau imaginaia care deocamdat nu pot fi automatizate. Noiunea de SIAD universal nu exist. Decidentul e obligat s coordoneze multiple sisteme care comunica ntre ele, integrarea acestora e complexa i destul de incerta. Specialitii n domeniu au ncercat s proiecteze i s dezvolte SIAD-uri care stimuleaz creativitatea i procesul de nvare i care pot oferi faciliti suplimentare de ntreinere, gestionare i dezvoltare a bazei de cunotine necesare procesului decizional. SIAD-ul reprezint cea mai flexibila i interactiva soluie n domeniul tehnologiile informatice care asista adoptarea unei decizii n condiiile n care problemele nu sunt structurate, deci nu dispunem de modele stabile sau reguli riguros definite. Trebuie s facem diferenierea intre sistemele informatice de gestiune (care reprezint metoda tipic de furnizare a unor rapoarte predeterminate n funcie de care decidentul adopta o decizie bine fundamentata) i sistemul de asistare a deciziei care permit introducerea treptata pe diferite niveluri a datelor de intrare, modelarea acestora prin diferite tehnici conducnd n final la obinerea unor rezultate ce vor fi evaluate de decident. Calitile indispensabile ale unui SIAD: - simplitate, n sensul c modelele folosite trebuie s conin numai fenomenele importante eliminnd tendina de a adaug detalii; - robustee, prin eliminarea posibilitii de a furniza rspunsuri incorecte sau false; - adaptabilitate, pentru c sistemul trebuie s fie capabil s integreze i s actualizeze cu uurina noi informaii; - exhaustivitate, pentru c descrierea structurii modelelor folosite trebuie s permit tratarea unui numr ct mai mare de fenomene fr s genereze o complexitate ridicata; - naturaleea comunicrii concretizat n faptul c decidentul trebuie s poat schimba uor intrrile i s obin rapid rezultatele; aceasta depinde de calitatea interfeei care asigur dialogul om calculator.

5.4 Clasificarea SIAD- urilor n literatura de specialitate apar mai multe criterii dup care se clasific SIAD-urile. Astfel aveam drept criterii: - felul asistenei acordate de un SIAD n practica decizional; - frecvena de utilizare a acestora; - complexitatea procedurilor existe

Documents

Curs Mi