·• L\pHa ropa 3ABOA 3A ~HTEIJEKTY AilHY CBOJ~HY

6poj 0~-S4 nowop~4a, fi 9 -02- 2016 20_ fOA.

ZAVOD ZA /NTEL_1IKTUALNU SFIOJINU

CRNE60RE

INTERNA PRAVILA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA I KRETANJE PISMENA

I. Pravni okvir II. Primanje i razvrstavanje pismena Ill. Evidentiranje (zavodenje) pismena IV. Dostavljanje pismena u rad i vracanje rijesenih predmeta pisarnici V. Kretanje (protok) pismena

VI. Arhiviranje i cuvanje predmeta

I PRAVNI OKVIR

Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa drzavne up rave ("Sf. list CG" br. 51111) uredeno je kancelarijsko poslovanje ministarstava i drugih organa. Shodno Uredbi osnovni instituti kancelarijskog poslovanja su:

podnesak, predmet , dosije, registraturski materijal , pi sarnica , klasifikacioni znak.

akt, prilog ,

fascikla , arhivska grada,

arhiva .

lnterna pravila kancelarijskog poslovanja i kretanje pismena su u okvirima naznacene Uredbe. Takode je konsultovan prirucnik "Kancelarijsko poslovanje", Podgorica, oktobar 2006, autora : docent dr Jasmina Cetkovic i dr Dorde Blazic.

II PRIMANJE I RAZVRSTAVANJE PISMENA

Clan 1. U okviru kancelarijskog i arhivskog poslovanja pojedini termini imaju sljedece znacenje:

1. Podnesak - je zahtjev, prijedlog , prijava , molba, zalba , prigovor i drugo saopstenje kojim se stranke obracaju organima drzavne uprave pisano iii u elektronskom obliku ;

2. Akt- je svaki pisani sastav kojim se pokrece, dopunjava, mijenja , prekida iii zavrsava neka sluzbena radnja organa drzavne uprave;

3. Pismeno- zajednicko ime za podneske i akte ; 4. Predmet - je skup svih podnesaka, akata iii priloga koji se odnose na isto pitanje iii zadatak i cine

posebnu jedinstvenu cjelinu ; 5. Prilog - je pisani sastav (isprava, tabela, grafikon, crtezi i sl.) iii fizicki predmet koji se prilaze uz

podnesak iii akt radi dopunjavanja, objasnjenja iii dokazivanja njegove sadrzine. 6. Upravni predmet - je predmet u kojem se vodi upravni postupak i rjesava o pravima, obavezama iii

pravnim interesima fizickih lica, pravnih lica iii drugih stranaka. 7 Dosije - je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ii i na isto pravno iii fizicko lice. 8. Pisarnica - je prostor, odnosno dio unutrasnje organizacione jedinice Zavada u kojoj se vrsi prijem ,

otvaranje , pregledanje i rasporedivanje paste , evidentiranje i zaduzivanje akata, dostavljanje akata unutrasnjim organizacionim jedinicama, razvodenje akata , otpremanje paste itd .

9. Arhiva - je prostor, odnosno dio unutrasnje organizacione jedinice Zavada u kojoj se cuva registraturski materijal i arhivska grada.

10. Registraturska grad a - je izvorni i/ili reprodukovani materijal u analognoj i/ili elektronskoj formi , koji je nastao u radu iii djelovanju drzavnih organa i organizacija, pravnih i fizickih lica , dok je od znacaja za njihov tekuci rad , odnosno dok iz tog materijala nije izvrseno odabiranje arhivske grade.

'·

11. Arhivska knjiga - je evidencija koja sadi'Zi popis cjelokupnog registraturskog materijala nastalog u radu kao i onog registraturskog materijala koji se po bilo kom osnovu nalazi kod Zavada.

12. Arhiviran predmet- u smislu prava intelektualne svojine ima svojstvo predmeta koji je trajno operativan, ali je pohranjen u arhivi i u tom trenutku po tom predmetu nije pristigao ni jedan zahtjev koji bi pokrenuo neku upravnu radnju .

Clan 2. Primanje pismena vrsi se na odredenom mjestu u Pisarnici Zavada, kancelarija br.40, Rimski trg 46. Podgorica. Pismena se primaju neposredno, putem paste iii elektronskim putem i ave poslove obavlja sluzbenik pisarnice (u daljem tekstu Upisnicar).

Rad sa strankama je svakog dana od 1 0 casova do 14 casova.

Ukoliko pismeno sadi'Zi formalni nedostatak (nije potpisan, nije ovjeren pecatom, ne sadi'Zi prilog, uz platnicu nije dostavljen propratni akt i sl.) Upisnicar ce upozoriti stranku na te nedostatke i objasniti nacin otklanjanja. Ukoliko stranka i pored toga insistira da se pismeno primi, Upisnicar ce pismeno primiti, s tim sto ce na njemu saciniti sluzbenu zabiljesku o upozorenju. lsto je procedura i sa pismenim za koje Zavod nije nadlezan da primi.

Primljena pismena razvrstavaju se na podneske, odnosno akte upravnog postupka i podneske, odnosno akte drugih predmeta.

Clan 3. Osnovna evidencije o podnescima, odnosno aktima upravnih predmeta ustrojena je putem upisnika prvostepenog upravnog postupka (u daljem tekstu: UP 1), a osnovna evidencije o podnescima, odnosno aktima drugih predmeta putem djelovodnika (u daljem tekstu: Djelovodnik).

Evidencije iz stava 1 predstavljaju osnovne evidencije. Pored osnovnih evidencija vade se i pomocne evidencije, a to su: dostavne, interne i druge knjige.

Sve evidencije se mogu voditi i /iii u elektronskom obliku. U cilju efikasnije pretrage baza gotovo sva zaduzenja, koja poticu iz pisarnice, vade se u Microsoft Excel-u.

Clan 4. Primljena pismena Upisnicar razvrstava na upravna i neupravna pismena.

Upravna pismena razvrstavaju se po predmetima intelektualne odnosno industrijske svojine, a neupravna pismena dostavljaju se na uvid Direktoru, koji dalje signira njihov put.

Clan 5. Rasporedivanje pismena na organizacione jedinice vrsi se stavljanjem brojcane oznake organizacione jedinice u rubriku "Organizaciona jedinica" prijemnog stambilja.

Organizaciane jedinice aznacavaju se arapskim dvacifrenim brojevima pacev ad braja 01.

Oznake arganizacianih jedinica utvrduje Direktar planom klasifikacionih oznaka.

Utvrdene oznake ne mogu se mijenjati tokom godine. Novoosnovane organizacione jedinice oznacavaju se sljedecim novim brojevima.

Clan 6. Unutrasnje organizacione jedinice Zavada za intelektualnu svojinu su oznacene na sledeci nacin:

Direktor 01 . Sektar za industrijsku svajinu, autorska i srodna prava 02 Sektor za informacione usluge i registre- 03

Navedeno oznacavanje je u skladu sa vazecim Pravilnikom o unutrasnjoj organizaciji i sistematizaciji Zavada, br.01-2 od 09.01.2014. godine.

Ill EVIDENTIRANJE (ZAVODENJE) PISMENA

Clan 7. Primljena, razvrstana i rasporedena pismena evidentiraju se u osnovne evidencije istog dana i pod istim datumom kada su primljeni. Ukaliko se zbag velikog broja primljenih pismena iii iz drugih opravdanih razloga primljena pismena ne magu evidentirati istag dana kada su primljeni, evidentirace se najkasnije sledeceg dana, prije upisivanja novoprimljenih i to pod datu mom kada su primljeni.

Clan 8. U Djelovodnik se upisuju pismena predmeta neupravnog postupka, a pismena upravnog postupka u UP I.

Clan 9. Upisnicar je u obavezi da na svako primljeno pismeno u gornjem desnom uglu stavlja otisak prijemnog stambilja, a zatim, pa redosljedu prispijeca upisuje u UP I, adnosno Djelavodnik.

Ukoliko pismeno sadr:Zi priloge, broj priloga se upisuje u dio prijemnag stambilja, kaji je oznacen za upis priloga.

Clan 10. Na pismena, koja imaju karakter izlaznog dokumenta, nakon aznake organizacione jedinice upisuje se redni broj iz UP I, adnosno Djelavodnika, a zatim broj, koji predstavlja sifru, kaja oznacava savjetnika koji je obradio pismeno. Svaki savjetnik ima svoju sifru.

Primjer: 02-300-7 od 01.10.2015. gadine 02- je aznaka organizaciane jed in ice 300- je redni braj iz UP I, odnosna Djelavodnika 7- je sifra, kaja oznacava savjetnika koji je obradio pismeno. 01.10.2015. gadine- je datum upisa u UP I, adnosno Djelovodnik.

·.

Clan 11. UP I i Djelovodnik se zakljucuju 31. decembra. S obzirom da se vode u elektronskom obliku, nakon zavrsetka godine stampaju se u cjelosti i korice. Zakljucivanje se vrsi stavljanjem, ispod posljednjeg rednog broja, sluzbene zabiljeske o ukupnom broju upisanih predmeta. Ovu zabiljesku, nakon stavljanja datuma, ovjerava Upisnicar i njegov neposredni rukovodilac uz stavljanje otiska sluzbenog pecata.

U Djelovodnik ispod zabiljeske o zakljucivanju upisuju se klasifikacioni znaci i redni brojevi nerijesenih predmeta iz te godine. Kada ovi predmeti budu rijeseni u narednoj godini, nakon njihovog arhiviranja, klasifikacioni znaci i redni brojevi precrtavaju se crvenom olovkom.

IV DOSTAVLJANJE PISMENA URAD I VRACANJE RIJESENIH PREDMETA PISARNICI

Clan 12. Dostavljanje pismena u rad vrsi se preko interne dostavne knjige pocetkom radnog vremena sljedeceg radnog dana, a ukoliko je to potrebno, zbog prirode posla, istog radnog dana kada su pismena evidentirana. Evidencija zaduzivanja se vodi u elektronske knjige, koje se stampaju i u trenutku prijema savjetnik potpisom potvrdujem prijem pismena.

Pismena primljena poslije formiranja predmeta koji se vee nalazi u organizacionoj jedinici, dostavljaju se bez omota. Ova pismena u omot stavlja savjetnik koji obraduje predmet, odmah po prijemu podneska.

Clan 13. U cilju lakse pretrage predmeta, veci broj internih knjiga se vodi u elektronskom obliku (Microsoft Excel). lnterna knjiga sadrZi sledece podatke: datum upisa, redni broj iz Upisnika, broj prijave i registarski broj, ukoliko je dodijeljen.

Nakon ispisivanja podataka iz stava 1, spisak se stampa u dva primjerka. Savjetnik koji se zaduzuje sa navedenim predmetima potpisuje primjerke, zadrZava jedan primjerak, a drugi primjerak se odlaze u posebni registrator i cuva u arhivi.

V KRETANJE (PROTOK) PISMENA

Clan 14. Kretanje- protok pismena je sledeCi:

1) Prijem pismena - odgovorno lice: Upisnicar.

2) Otvaranje, vizuelno pregledanje pismena i razvrstavanje na upravna i neupravna pismena - odgovorno lice: Upisnicar.

3) Razvrstavanje prijemljenih pismena na unutrasnje organizacione jed in ice- odgovorno lice: Upisnicar.

4) Evidentiranje primljenih pismena u UP I, odnosno Djelovodnik- odgovorno lice: Upisnicar.

5) Otvaranje omota spisa i administrativno tehnicka obrada tj.utvrdivanje priznatog datuma podnosenja

prijave industrijske svojine, ukoliko su za to ispunjeni zakonski uslovi . - odgovorno lice: Upisnicar. Napomena: utvrdivanje priznatog datuma podnosenja prijave, ukoliko su za to ispunjeni zakonski uslovi, obavlja Upisnicar i to zbog nedostatka sluzbenika. Ukoliko nijesu ispunjeni zakonski uslovi, a stranka upoznata i zahtijeva da prijava, kao takava bude primljena, Upisnicar ce na osnovu konsultacije sa neposrednim rukovodiocem signirati takvu prijavu savjetniku, koji ce dalje u skladu sa zakonom sprovesti postupak.

6) Neupravna pismena dostavljaju se, preko sekretarice, na uvid Direktoru, koji dalje signira njihov put. -odgovorno lice: Upisnicar.

7) Upravna pismena se rasporeduju u predmete, ukoliko su predmeti pohranjeni u arhivi, a ukoliko se predmet nalazi kod savjetnika razvode se i dostavljaju savjetniku.- odgovorno lice:Arhivar.

Upravna pismena koja se odnose na patente Upisnicar razvodi na Registratora za patente, koji ih skenira i podatke iz njih uvodi u baze, a nakon toga dostavlja savjetniku (ukoliko se predmet nalazi u obradi) iii pismeno odlaze u omot spisa predmeta.

8) Upravna pismena, koja se odnose na vise predmeta nekog prava industrijske svojine dostavljaju se rukovodiocu sektora, koji ce dalje sign irati put tog pismena. - odgovorno lice: Upisnicar.

9) Upravna pismena ciji stepen slozenosti je veci od prosjecnog, dostavljaju se, preko sekretarice, na uvid Direktoru, koji dalje signira njegov put. - odgovorno lice: Upisnicar.

1 0) Predaja prijava industrijske svojine registratoru za patente i ind.dizaj, odnosno registratoru za zigove­odgovorno lice: Upisnicar.

11) Unos podataka u Registar prijava (za patente i ind.dizaj i za zigove) - odgovorna lica: Registrator za patente i industrijski dizajn, odnosno Registrator za zigove.

12) Po usmenom nalogu rukovodioca sektora, odnosno neposrednog rukovodica savjetnici se zaduzuju sa odredenim brojem predmeta - odgovorno lice:Arhivar.

13) Obrada zaduzenih predmete, odnosno priprema prijedloga pismena (rjesenja, zakljucaka, poziva, obavjestenja itd ... ) - odgovorno lice: savjetnik (obradivac) .

14) Dostava pripremljenog predloga pismena iz tacke 13) neposrednom rukovodicu, koji pregleda pismeno, odobrava i vraca predmet savjetniku (obradivac) . - odgovorno lice neposredni rukovodilac.

15) Nakon toga izradena pismena savjetnik (obradivac) upucuje na potpis Direktoru, a zatim dostavljaja pisarnici na zavodenje - odgovorno lice: savjetnik (obradivac), dok predmet u omotu spisa ostaje i dalje kod savjetnika (obradivaca).

16) Evidentiranje pismena svih organizacionih jedinica u Upisnik UP I, odnosno Djelovodnik odgovorno lice: Upisnicar.

·.

17) Razvrstavanje upravnih pismena: selektiranje u fascikle za zastupnike i odvajanje onih koji se dostavljaju putem paste (preporucenom posiljkom). Nakon neposrednog preuzimanja od strane zastupnika primjerak pismena se vraca savjetniku (obradivacu). Takode, Upisnicar vrsi upis u posebnu bazu pismena za koje se ceka povratnica i nakon prijema povratnice u istoj bazi upisuje tj.potvrduje da je povratnica dostavljena savjetniku. Neupravna pismena se arhiviraju u odgovarajuce registratore. -odgovorno lice: Upisnicar.

18) Dostavljane pismena koje sadrie potpis o preuzimanju i povratica savjetniku (obradivacu predmeta) -odgovorno lice: Upisnicar.

19) Savjetnik ( obradivac predmeta) pismeno sa potvrdom o preuzimanju odlaze u omot spisa predmeta i popunjava odgovarajuce rubrike na omotu spisa predmeta. U skladu sa zakonskom procedurom (po konacnosti rjesenja, isteka roka u pozivu i sl.) putem interne dostavne knjige dostavlja predmet Registratoru za patente i industrijski dizajn, odnosno Registratoru za zigove - odgovorno lice: Savjetnik {obradivac).

20) Unos podataka u Registar za patente i ind.dizajn i u Registar za zigove- odgovorno lice: Registratori.

21) Nakon unosa podataka iz tacke 20), Registrator za zigove predaje predmete arhivi tj.arhivaru. -odgovorno lice: Registrator.

Predmeti za prava industrijske svojine: patent i industrijski dizajn ostaju kod Registratoru za patente i industrijski dizajn.

22) Pismeno koje sadrii zahtjev za izdavanje lsprave, Upisnicar razvodi na: • Savjetnika kod koga je predmet. Savjetnik na koricama predmeta stavlja naznaku da je podnijeto

pismeno koje sadrii zahtjev za izdavanje lsprave. Registrator, prilikom uvodenja u Registar, odvaja ove predmete i predaje ih Arhivaru, koji ce ih kroz interne dostavne knjige dostaviti savjetniku u Cijem opisu posla je izrada lsprava iz oblasti industrijske svojine. Ill

• Arhivara, ako je predmet arhiviran. Arhivar kroz interne dostavlja knjige, ovo pismeno, dostavlja savjetniku u cijem opisu posla je izrada lsprava iz oblasti industrijske svojine

23) Dostavljanje lsprave podnosiocima zahtjeva - odgovorno lice: Upisnicar.

Clan 15.

Odrzavanje (promet) prava industrijske svojine- zig

24) Po usmenom nalogu neposrednog rukovodica Sektora za informacione usluge i registre savjetnici se zaduzuju sa odredenim brojem predmeta (odriavanje -promet prava industrijske svojine-zig) -odgovorno lice: Arhivar.

25) Obrada zaduzenih predmete, odnosno priprema predloga pismena (rjesenja, zakljucaka, poziva, obavjestenja itd ... ) - odgovorno lice: savjetnik {obradivac).

26) Dostava pripremljenog predloga pismena iz tacke 25) neposrednom rukovodicu, koji pregleda pismeno, odobrava i vraca predmet savjetniku (obradivac)- odgovorno lice neposredni rukovodilac.

27) Nakon toga izradena pismena (rjesenje, zakljucak, poziv, obavjestenje itd ... ) savjetnik (obradivac) upucuje na potpis Direktoru, a zatim dostavljaja pisarnici na zavodenje - odgovorno lice: savjetnik (obradivac), dok predmet u omotu spisa ostaje i dalje kod savjetnika (obradivaca).

28) Zaduzeni predmeti, koji usljed procesnih radnji (npr. upucen poziv za dostavu dokumentacije, na koju se ceka odredeni rok i sl.) jos uvjek nijesu zavrseni, ostaju kod savjetnika (obradivaca). Savjetnik (obradivac) je duzan da po usmenom nalogu neposrednog rukovodioca zaduzuje nove predmete i u skladu sa procedurama obraduje.

29) Na dalji tok pismena koji se odnose na odrZavanje (promet) prava industrijske svojine- zig primjenjuju se pravila iz tacki : 16), 17), 18), 19),20) i 21).

Clan 15. Dio kretanja (protoka) dokumenata jeste objava prava industrijske svojine u Crnogorskom glasniku intelektualne svojine (u daljem tekstu Glasnik).

Glasnik se objavljuje periodicno, u zavisnosti od obima posla i postignutog dogovora rukovodnog kadra Zavada.

Clan 16. SavjetnicY, · u skladu sa zakonskim normama, pripremaju predmete koji ispunjavaju uslove za objavu i dostavljaju Registratorima, koji u skladu sa zakonskim propisima unose podatke u Registre.

Savjetnik nadlezan za poslove publikacije elektronski "povlaci" podatke iz Registara.

Clan 17. Podaci iz clana 16 se dalje procesuiraju lieu van Zavada, koji posjeduje adekvatnu tehnicku opremu i koji izraduje dizajn Glasnika, prelom i digitalnu formu u PDF-u.

Clan 18. U slucaju greske u objavi podataka u Glasniku, odnosno zahtjeva za ispravku podataka u Glasniku, kretanje ovog pismena je sljedece:

30 )Zahtjev za ispravku podataka (greske) u Glasniku sign ira se Registratoru uz naznaku savjetnika koji je zaduzen sa predmetom na koji se ispravka odnosi;

30) Registrator povlaci predmet od tog savjetnika; 31) Registrator utvrduje stanje u Registaru i stanje u predmetu; 32) lspravlja gresku u Registru i nakon toga vraca predmet savjetniku kod kojeg je bio predmet; 33) Registrator prosleduje ispravljene podatke savjetniku nadleznom za poslove publikacije.

Clan 19. Opisano kretanje pismena je podlozno promjenama u zavisnosti od preuzetih obaveza Zavada, potreba procesa rada, organizacije, funkcionisanja i efikasnosti rada, u skladu i prema usmenim nalozima Direktora.

. .

VI ARHIVIRANJE I CUVANJE PREDMETA Clan 20.

Arhivirani predmeti i akti kao i drugi registraturski materijal cuvaju se u arhivi, arhivirani u odgovarajuce registraturske jedinice (fascikle, registratore, kutije i sl.), smjestene u odgovarajuce police iii omote, u svijetlim i prostranim prostorijama, osiguranim od nastajanja vlage i drugih ostecenja.

Clan 21. Arhiviranim predmetima i registraturskim materijalom rukuje i strucno ih odrtava i vrsi njegovu neposrednu .zastitu zaposleni u cijem opisu radnog mjesta je naznaceni posao (u daljem tekstu Arhivar).

Clan 22. Arhivirani predmeti se izdaju na privremeno koriscenje na revers . Nairne, u posebnu bazu upisuje se: datum izdavanja predmeta; ime savjetnika koji zaduzuje predmet i njegov potpis. lsta procedura je i sa povracajem tog predmeta.

Clan 23. Arhivar vodi arhivsku knjigu, kao opsti inventarski pregled cjelokupne registraturske grade nastale u radu Zavada, kao i registraturskog materijala i arhivske gradje koja se po bilo kom osnovu nalazi u Zavodu.