Corso di Progettazione Europea Francesco Gombia Lezione 2 Il Project Management per la progettazione europea

Corso di Progettazione Europea

Francesco Gombia

Lezione 2

Il Project Management per la progettazione europea

2

Obiettivi della Lezione

Fornire una risposta alle domande:

Cos’è un Progetto?

Cos’è il Project Management?

Chi è il Project Manager?

Cos’è il Ciclo di vita di progetto?

Come si pianifica e di gestisce un progetto europeo?

Cos’è un Progetto?

4

IL PROGETTO

• “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996)

• “Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti” (Russel D. Archibald, 1994)

• “Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995)

• “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990)

• Il progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità” (ISIPM)

Caratteristiche dei progetti

Complessità

Alla fase realizzativa partecipano numerosi attori (interni ed

esterni) di differenti culture ed estrazione tecnica,

ciascuno dei quali opera svolgendo molteplici attività fra

loro correlate da stretti vincoli di interdipendenza di

natura logica, fisica e temporale.

5

6


• Unicità

Un progetto è finalizzato alla realizzazione di un oggetto o un

servizio non preesistente, e per il quale il contenuto di

novità non consente l’applicazione di procedure

standardizzate

Lo scenario economico-finanziario e di mercato è ogni volta

differente

7


• Temporaneità

Un progetto ha una data di inizio e una di fine prestabilite, e le

organizzazioni che devono eseguirlo vengono create

appositamente per la durata del progetto

8


• Incertezza/Elaborazione Progressiva

I progetti sono pianificati prima della loro realizzazione, ma sia la

missione (scope) sia la tempistica sono continuamente oggetto di

revisione.

Il progetto è caratterizzato da precarietà ed instabilità nella

programmazione del suo ciclo realizzativo. I rischi e le incertezze

sono più alti all’inizio mentre con l’avanzamento del progetto

aumenta progressivamente la possibilità di successo

9


• Vincoli

I progetti si realizzano con un limitato ammontare di risorse

(economiche, umane, di tempo, ecc..)

10


Obiettivo

Un prodotto finale, un servizio o comunque un output,

tipicamente definibili in termini di tempo, costo e qualità (il

triplo vincolo)

SimpleMeasurableAchievableRealisticTime

11


Ciclo di vita

La “vita” di un progetto è identificabile attraverso punti di partenza e di

arrivo, associabili a una scala temporale.

Man mano che il progetto va avanti, passa attraverso fasi distinte. Il

ciclo di vita include tutte le fasi dal punto di partenza al

completamento del progetto.

Ogni fase del progetto ha le sue specifiche caratteristiche ma ogni

fase è legata alle altre.

Cos’è il Project Management?

Definizione di “Project Management”

"Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti" (APM) Cost

(Limiti di Budget)

Performance (requisiti, qualità)

Target

Date attese

14

Definizioni

“Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata

limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito

mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di

risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di

tempo-costo-qualità”

“Applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali,

metodi, tecniche e strumenti alle attività di un progetto, al fine di

soddisfarne i requisiti”

Perché il Project Management

Per gestire adeguatamente un progetto è indispensabile applicare una

metodologia fondata su principi rigorosi e regole sistematiche,

abbandonando l’illusione che gli stessi risultati possano essere

raggiunti ricorrendo alla propria fantasia, all’estro del momento,

all’intuizione personale, all’esperienza individuale maturata

Fare un buon utilizzo del Project Management non significa non avere

problemi, eliminare tutti i rischi, evitare le sorprese: significa gestire il

progetto in modo standardizzato e controllato anziché portarlo avanti

continuando a gestire le emergenze con interventi improvvisati

15

16

Dare una visione realistica del progetto durante tutto il ciclo di vita

Responsabilizzare tutti gli attori coinvolti su obiettivi specifici

Evidenziare situazioni critiche e proporre valide alternative in modo tempestivo

Tracciare un quadro previsionale dell’evoluzione futura del progetto

Proporre e imporre una normativa comune a tutti gli attori coinvolti

Assicurare la coerenza tra gli obiettivi parziali assegnati e quelli generali di progetto

GLI OBIETTIVI del Project Management

17

Fondamenti del Project Management

L’esplicitazione delle responsabilità per l’integrazione dei

singoli apporti al progetto

I sistemi di pianificazione e di controllo, per la predizione e

l’integrazione dei singoli apporti al progetto

Il team di progetto, come luogo d’integrazione degli apporti

di tutti i partecipanti al progetto

18

I vantaggi del PM L’attribuzione a una sola persona delle responsabilità dei risultati

del progetto.

La certezza che le decisioni vengono prese tenendo conto dell’obiettivo globale del progetto e non a beneficio di settori funzionali.

La tempestiva identificazione di problemi e rapidità d’attuazione dei correttivi.

Il coordinamento di tutti gli apporti funzionali al progetto.

Maggiore motivazione del personale.

19

Costi aggiuntivi per il PM

Stipendi e spese del PM e di eventuali collaboratori.

Costi per funzioni centralizzate di pianificazione e controllo.

Oneri per elaborazione dati.

Il ciclo di vita del progetto

21

Il modello PDCAIl modello del ciclo di vita è un adeguamento del classico modello interpretativo del miglioramento continuo plan-do-check-act, noto con l’acronimo PDCA, o ciclo di Deming, che presuppone quattro fasi ricorsive che si influenzano a vicenda

22

Il ciclo di progetto

Avvio/Concezione

Pianificazione

Esecuzione

Controllo

Chiusura

Progetto

Le fasi del ciclo di vita non sono uno statndard per tutti i progetti e per tutti i settori. Un esempio di ciclo di progetto tra i più usati:

23

Ciclo di vita del Project management

tempo

live

llo

di

imp

egn

o

1

AVVIO/CONCEZIONE

DEFINIZIONE DEL PROGETTO

2

PIANIFICAZIONE

START-UP DEL PROGETTO

3

ESECUZIONE

REALIZZAZIONE DEL PIANIFICATO

5

CHIUSURA

REVISIONE DEL PROGETTO e

CHIUSURA

4. CONTROLLO

COSTI

TEMPO

Fasi del Project Management (Life Cycle)

CHIUSURA

• Esame critico dei risultati

• Adeguamento degli standard

• Storicizzazione

• Fattibilità

• Analisi Costi/Benefici

• Gara /Offerta

• Definizione obiettivi

• Lancio

AVVIO/CONCEZIONE

PIANIFICAZIONE

• di massima

• di dettaglio

CONTROLLO

RILEVAZIONE• dei tempi effettivi• dei costi effettiviCONSOLIDAMENTO• Approvazione dati• Inserimento datiVERIFICA• Analisi degli scostamenti• Analisi delle causeRIPIANIFICAZIONE• Attuazione dei correttivi• Nuove stime a finire

To Tz

REALIZZAZIONEIDEAZIONE PROGETTAZIONE

CONSEGNA

Fasi produttive “parallele”

ESECUZIONE

25

OBIETTIVI DEL PROGETTO

CONCEZIONECONCEZIONE

SI

CHIUSURACHIUSURAOBIETTIVI

RAGGIUNTI?OK?

NO

VERIFICAVERIFICA

SI

CAMBIAMENTIIN CORSO D’OPERA

FATTI-BILE? PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE

SI

NO

ANNULLAMENTO

REALIZZAZIONEREALIZZAZIONESistema diProjectManagement

Sistema diProjectManagement

NO

RIPIANIFICAZIONERIPIANIFICAZIONE

Fasi del Project Management

26

Fasi del Project Management

Il Project Manager

28

Le funzioni del Project Manager (1)

Il PM pianifica, organizza, selezione ed inserisce il personale, valuta, dirige, controlla e guida dall’inizio alla fine il progetto. In particolare:

collaborare alla definizione degli obiettivi e delle strategie;

individuare i membri del team di progetto e definirne le responsabilità;

pianificare (programmare) il progetto;

accertare che tutte le attività siano programmate, preventivate, controllate e monitorate;

allocare le risorse alle singole attività;

B-29

Profilo del Project Manager (competenze “soft”)

Flessibilità - che non deve intendersi come arrendevolezza bensì come duttilità, malleabilità, e, più in generale, disponibilità ad adattarsi facilmente alle situazioni contingenti che non è detto risultino sempre gradite

Tenacia - che non deve mai diventare ostinazione o accanimento, ma che deve tradursi nella perseveranza nel perseguire determinati obiettivi

Capacità di analisi e di sintesi - grazie alle quali poter assumere decisioni più consapevoli

B-30

Profilo del Project Manager (competenze “soft”)

Disponibilità al dialogo - che significa sensibilità e apertura nei confronti dei propri interlocutori e, di conseguenza, cordialità, affabilità, gentilezza e cortesia nell’intrattenere i rapporti interpersonali

Leadership - Al responsabile di progetto viene solitamente attribuita una forte “densità di responsabilità” alla quale talvolta si accompagna una “labile attribuzione di potere”.

31

Profilo del Project Manager: Il “commitment”

Comportamenti che rafforzano l’adesione altrui:

Concentrarsi e fare concentrare su ciò che conta

Dare l’esempio (quando si tratta di influire sugli altri, l’esempio non è la

cosa principale; è tutto)

Premiare la collaborazione ed i risultati

Reagire ai comportamenti denigratori

B-32

Il ruolo del Project Manager secondo Cartesio

Secondo Cartesio

1. La prima regola è di non accettare mai cosa alcuna come vera a meno di non conoscerla evidentemente come tale.

2. La seconda regola è di dividere ognuna delle difficoltà che io esamini, in tante piccole parti quanto sia possibile e necessario, per meglio risolverle.

3. La terza regola è di condurre in ordine i miei pensieri, cominciando dagli oggetti più semplici e più facili da conoscersi, per salire, a poco a poco e come per gradi, fino alla conoscenza dei più complessi.

4. E l’ultima, di fare delle enumerazioni così complete e delle rassegne così generali, da essere sicuro di non omettere nulla.

B-33

Il project manager

34

Il team di progetto

Un progetto si compone di vari compiti (tasks) per ciascuno dei quali è

richiesto personale di determinata esperienza e qualificazione.

In senso lato, tutti i partecipanti a un certo progetto si possono

considerare membri del team di progetto.

Figure tipiche del team di progetto sono: il project manager, i functional

project leaders, specialisti vari, talvolta i rappresentanti di

organizzazioni esterne.

35

Condizioni per costituire un team di progetto

Individuazione esplicita dei membri del team con definizione del ruolo e

delle responsabilità

Obiettivi di progetto chiari

Piano di lavoro realistico, con scadenze chiare

Regole ben ragionate sul flusso delle informazioni

Leadership del PM

La progettazione europea

37

La relazione tra progetti, programmi e politiche

Un progetto ben formulato dovrebbe derivare

da un appropriata combinazione tra le priorità

politiche europee, nazionali, regionali e le

priorità del partenariato di progetto

38

La relazione tra progetti, programmi e politiche

39

Il Project Cycle Management

Il Project Cycle Management è un termine usato per descrivere la gestione delle attività e dei processi decisionali. L’uso del PCM assicura che:I progetti siano di supporto agli obiettivi e alle strategie delle politiche sovraordinate europee, nazionali regionale e dei partnerI progetti abbiano impatto sui reali problemi dei destinatariI progetti siano fattibili, cioè realisticamente realizzabili attraverso le risorse a disposizione I benefici generati siano sostenibili ne tempo

PERCHÉ IL PROJECT CYCLE MANAGEMENT ?

ESPERIENZE PREGRESSE PCM

- Quadro strategico poco chiaro

- Progetti dominati dall’offerta

- Debole analisi della situazione

- Pianificazione orientata alle

attività

- Impatto non verificabile

- Pressione all’esborso

- Visione di breve termine

- Documenti di progetto imprecisi

e

disomogenei

- Approccio settoriale

- Soluzioni dominate dalla

domanda

- Miglioramento nell’analisi

- Pianificazione orientata agli

obiettivi

- Impatto verificabile

- Enfasi sulla qualità

- Fuoco sulla sostenibilità

- Formati standardizzati

NelNel corso degli anni ’80 i Rapporti di Valutazione eseguiti dagli esperti della EC corso degli anni ’80 i Rapporti di Valutazione eseguiti dagli esperti della EC indicavano che una parte consistente e crescente dei progetti era mal eseguita indicavano che una parte consistente e crescente dei progetti era mal eseguita o poco efficace …o poco efficace …

41

Il project cycle

42

43

Il project cycle: Fase 1 Programming

Nella fase di programmazione si realizzano le seguenti attività:1.Monitoraggio delle opportunità e identificazione della fonte di finanziamento (programma, call for proposal, ecc..)2.Identificazione degli stakeholder e valutazione dei loro fabbisogni, interessi e capacità3.Identificazione e analisi dei principali problemi e opportunità4.Formulazione degli obiettivi connessi ai problemi individuati5.Identificazione di una strategia che tenga conto dell’analisi realizzata, dei vincoli e delle lezioni apprese da precedenti esperienze

44

Il project cycle: Fase 2 Identification

Lo scopo della fase di identificazione è:

• Identificare l’idea progetto

• Valutare la rilevanza e la fattibilità di tale idea

•Elaborare un proposta progettuale di massima

(project charter)

45

Il project cycle: Fase 2 IdentificationCome nasce una buona idea progetto?

46

Passo 1 : Analisi esigenze/fattibilità

Passi per l’identificazione

Passo 2 : Decisione

Passo 4 : Project Charter - Ufficializzazione del progetto

Passo 3: Idea progetto


47

Il Project Charter rappresenta l’ufficializzazione del progetto. E’ composto da una scheda ‘pubblica’ che illustra i motivi scatenanti del progetto, i principali obiettivi, i principali vincoli, i principali rischi. E’ il ‘certificato battesimale’ del progetto ed ufficializza il Project Manager.

Project Charter: cos’è?


48

Project Charter: perchè?

Per ufficializzare l’avvio del progetto Per dare delega al Project ManagerPer chiarire a tutti, il perché dell’avvio del progettoPer ufficializzare gli obiettivi del progettoPer permettere a tutti di riferirsi in maniera omogenea

ed inequivocabile al progetto


49

Il project cycle: Fase 3 Formulation

Scopo della fase di formulazione è identificare e definire l’ambito e il costo del progetto, la stima delle durate di ogni attività, la schedulazione delle attività, con le relative dipendenza logiche, considerando le richieste e la disponibilità di risorse.

Così come per la fase di Identificazione, i partner e gli stakeholder dovrebbero avere un ruolo fondamentale nella formulazione del progetto in modo da assicurare: •Efficacia del progetto nell’impattare reali bisogni e problematiche•Senso di appartenenza e impegno da parte di tutti i partecipanti

IL BANDO DIIL BANDO DIPROGETTOPROGETTO(guidelines)(guidelines)

AZIONI ELEGGIBILI

(AREE/SETTORI/PRIORITA’)

ORGANISMI AMMESSI AL BANDO

AMMONTARE TOTALE, AMMONTARE TOTALE, E % DEI E % DEI

COFINANZIAMENTICOFINANZIAMENTI

DURATADURATA DELL’AZIONEDELL’AZIONE

COSTI COSTI ELEGGIBILIELEGGIBILI

DOCUMENTI RICHIESTI E RELATIVI FORMAT(APPLICATION FORM

QUADRO LOGICOBUDGET

LEGAL ENTITY FORM, ECC.)

VALORIZZATO (SI / NO)

Il project cycle: Fase 3 FormulationCosa dice il Bando??

rIL DOCUMENTO IL DOCUMENTO DIDI PROGETTO PROGETTO

L’APPLICANTDATI e “CV”

(possibili CONSORZI)

DESCRIZIONEDELL’INIZIATIVA

E DELLE RISORSE NECESSARIE

QUADRO LOGICOCRONOGRAMMA

ATTIVITA’

IL/I PARTNERLOCALE/I

PIANO FINANZIARIO

(BUDGET)

La struttura del documento (application form) o la sequenza delle richieste può cambiare in base allo strumenti finanziario, ma i dati e le

informazioni chiave da produrre restano sempre le seguenti:


52


Il progetto in ogni caso dovrà puntualmente identificare:•Gli obiettivi generali e specifici che si vogliono raggiungere•I “pacchetti di lavoro” (work package), ovvero ciò che è compreso o meno nel progetto•Le attività da svolgere per la realizzazione di ciascun work package•La stima delle durate per completarle•Gli obiettivi intermedi (milestone)•Le interdipendenze tra le attività•Il fabbisogno di risorse•L’assegnazione delle responsabilità•I vincoli interni e esterni all’organizzazione di progetto•La stima dei costi e il budget disponibile•L’individuazione e la valutazione dei rischi

53

Pianificazione delle Risorse

Passo 1: individuazione disponibilità Passo 2: analisi risorse necessarie

Passo 3: calcolo carico risorse

e analisi sovraccarico e sottocarico

PASSI


54

Pianificazione dei Costi

Passo 1: identificazione costi risorse e materiali

Passo 2: attribuzione costi ad attività

Passo 3: calcolo budget

PASSI


55

56


Quali sono i requisiti di un progetto europeo?

57



58



59



60



61



62



63



64



65



66



67

Il project cycle: Fase 4 Implementation

Questa è la fase principale per la realizzazione del progetto

I processi di implementazione comprendono l’insieme delle attività tese ad acquisire e coordinare le risorse di progetto e a dirigere lo stesso portandolo a completamento con la realizzazione dei prodotti/servizi richiesti e rispondenti al livello qualitativo atteso

Il gruppo di gestione del progetto deve dirigere le varie attività in termini tecnici e organizzativi

L’implementazione può essere vista come un processo continuo di apprendimento attraverso l’esperienza.

Il Project management deve tenere traccia di come il progetto progredisce in termini di spesa, utilizzo delle risorse, implementazione delle attività, consegna dei risultati e gestione dei rischi.

Questo può essere ottenuto attraverso il monitoraggio e l’audit che si sostanziano nella raccolta, analisi e utilizzo di informazioni.

Regolari revisioni dell’avanzamento del progetto dovrebbero coinvolgere tutti gli attori.

Lo scopo è costruire una riflessione strutturata e comune sui problemi fondamentali e le azioni correttive da intraprendere

68

Il project cycle: Fase 4 ImplementationMonitoraggio e revisioni regolari

I progetti sono delle previsioni su quello che accadrà in futuro, per questo devono essere modificabili in progress sulla base di quello che accade durante l’implementazione

Il Logical Framework, le attività, il budget devono essere periodicamente verificati, rifiniti e aggiornati sulla base dell’esperienza

69

Il project cycle: Fase 4 ImplementationPianificare e ri-pianificare

70


Il Project management deve produrre report sull’avanzamento fisico e finanziario.

Lo scopo di tali report è:Informare gli stakeholder sui progressi del progetto in confronto con quanto programmato, sui problemi incontrati e sulle azioni correttive;Realizzzare un documento formale su quanto realizzato utile per il processo di rendicontazione

71


72


73


Come si valuta l’efficacia e il buon andamento di un progetto europeo?

74



75



76



77



78

Il project cycle: Fase 5 Evaluation & Audit

Il monitoraggio e il controllo sono trasversali all’intera vita del progetto.

I processi di controllo sono eseguiti per monitorare l’esecuzione del progetto e identificare tempestivamente gli scostamenti dal piano, in modo da poter adottare, ove necessario adeguate misure correttive.

79


L’azione di controllo si articola in una serie di passi successivi che, nell’ordine, consistono sostanzialmente in:1.Rilevazione dei dati (monitoraggio)2.Analisi degli scostamenti e delle criticità rispetto al piano di riferimento corrente3.Individuazione delle cause che hanno determinato tali scostamenti4.Valutazione di azioni correttive e dell’impatto sul progetto di possibili varianti5.Ripianificazione con l’inclusione delle soluzioni approvate

80


Il controllo del progetto non va visto come un intervento teso a individuare i “colpevoli” di ritardi o di sforamenti di budget quanto piuttosto come un’azione collaborativa volta alla ricerca di quanto si potrà fare nel tempo che resta prima della chiusura del progetto.

Si tratta quindi di un’attività orientata alla cooperazione e volta a responsabilizzare il comportamento dei componenti del team di progetto per il miglioramento delle prestazioni future.

81

PASSIControllo del Progetto

Passo 1 : Rilevazione avanzamenti Passo 2 : Approvazione degli avanzamenti Passo 3 : Verifica avanzamento progetto

Passo 4 : Correzioni Passo 5 : Aggiornamento piano temporale ed economico a finire

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5


82


Documents

Corso di Progettazione Europea Francesco Gombia Lezione 2 Il Project Management per la progettazione europea