MANUALE PROGETTAZIONE EUROPEA

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GGeessttiioonnee ddeell CCiicclloo ddeell PPrrooggeettttooManuale per la Formazione.

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COMMISSIONE EUROPEA EUROPEAID Ufficio della Cooperazione Affari Generali Valutazione GGeessttiioonnee ddeell CCiicclloo ddeell PPrrooggeettttoo Manuale per la Formazione FORMEZCentro di Formazione Studi a cura di Lisa Triulzi COMMISSIONE EUROPEA EUROPEAID Ufficio della Cooperazione Affari Generali Valutazione 1 Gestione del Ciclo del ProgettoManuale per la Formazione Indice CAPITOLO 1INTRODUZIONE.. 4 1.1SCOPO DEL MANUALE...4 1.2GESTIONE DI QUALITA'. 5 1.3CONTENUTI...5 1.4COME USARE IL MANUALE.. 7 CAPITOLO 2LA GESTIONE DEL CICLO DEL PROGETTO...9 2.1 IL CICLO DEL PROGETTO.. 9 2.2 LA GESTIONE DEL CICLO DEL PROGETTO. 12 2.3 STRUMENTI DI PROGETTAZIONE E GCP..18 2.4 REVISIONE DI FINE CAPITOLO.. 18 CAPITOLO 3IL QUADRO LOGICO NELLA PREPARAZIONE DEI PROGETTI...20 3.1INTRODUZIONE. 20 3.2LA FASE DI ANALISI. 20 3.2.1 Analisi delle Problematiche 21 3.2.2 Analisi degli Obiettivi... 24 3.2.3 Analisi della Strategia d'Intervento... 25 3.3 LA FASE DI PROGETTAZIONE.26 3.3.1 La Matrice del Quadro Logico... 26 3.3.2 Obiettivi: i diversi livelli.. 28 3.3.3 Condizioni... 30 3.3.4 Fattori di Sostenibilit. 32 3.3.5 Indicatori Oggettivamente Verificabili (IOV).34 3.3.6 Fonti di Verifica (FdV). 35 3.3.7 Risorse e Spese.. 36 3.3.8 Un Esempio di Quadro Logico... 37 3.4 REVISIONE DI FINE CAPITOLO...40 CAPITOLO 4USO DEL QUADRO LOGICO PER CREARE TABELLED'ATTIVITA' E SCHEDE DI SPESA....42 4.1 TABELLE DI ATTIVITA' E SCHEDE DI SPESA.. 42 4.1.1 Una Lista di Controllo per la Preparazione di una Tabella di Attivit.. 42 4.1.2 Presentare una Tabella d'Attivit.. 45 4.2 PREPARARE UNA SCHEDA DI SPESA46 4.2.1 Preparare una Lista di Controllo per Specificare le Risorse e Schedare iCosti. 46 4.3 REVISIONE DI FINE CAPITOLO...48 CAPITOLO 5L'USO DEL QUADRO LOGICO NELLA VERIFICA DELLE PROPOSTE DI PROGETTO..49 5.1 INTRODUZIONE..49 5.2 UNA GUIDA ALLA VERIFICA: VAGLIARE LA PROPOSTA DI PROGETTO(ISTRUTTORIA) 49 Gestione del Ciclo del Progetto Manuale per la FormazioneIstruzione n.1: Analizzare Problemi ed Obiettivi. 50 Istruzione n.2: Identificare la Logica d'Intervento.. 52 Istruzione n.3: Analizzare la Fattibilit (parte 1) 53 Istruzione n.4: Verificare la Sostenibilit.54 Istruzione n.5. Analizzare la Fattibilit (parte 2) 55 Istruzione n.6: Preparare i Termini di Riferimento per lo Studio di Fattibilit 55 5.3UNO STRUMENTO PER VAGLIARE LA QUALITA'.. 57 5.4REVISIONE DI FINE CAPITOLO... 60 CAPITOLO 6MONITORAGGIO E DOCUMENTAZIONE.. 61 6.1INTRODUZIONE.. 61 6.2DISEGNARE UN SISTEMA DI MONITORAGGIO.. 62 6.2.1 Analizzare gli Obiettivi del Progetto. 62 6.2.2 Rivedere le Procedure di Realizzazione616.2.3Indicatori di Revisione. 64 6.2.4 Documentazione 65 6.3REVISIONE DI FINE CAPITOLO... 67 CAPITOLO 7REVISIONE E VALUTAZIONE DEL PROGETTO.. 68 7.1INTRODUZIONE.. 68 7.2CRITERI DI VALUTAZIONE..68 7.3CONNESSIONE AL QUADRO LOGICO... 69 7.3.1 Costi. 69 7.3.2 Attivit. 69 7.3.3 Risultati... 70 7.3.4 Obiettivo Specifico..71 7.3.5 Obiettivi Generali.. 71 7.4I MOMENTI DELLA VALUTAZIONE.. 71 7.5REVISIONE DI FINE CAPITOLO... 73 Indice delle Figure Figura 1: Obiettivi della Formazione.4 Figura 2: Migliorare la Qualit del Progetto. 6 Figura 3: Il Ciclo del Progetto... 9 Figura 4: Documenti e GCP 11 Figura 5: La Logica della GCP15 Figura 6: Principi della GCP.16 Figura 7: L 'Approccio Integrato. 17 Figura 8: Il Sistema del Quadro Logico.. 20 Figura 9: Un Albero dei Problemi... 23 Figura 10: Trasformare i Problemi in Obiettivi.. 24 Figura 11: Un Albero degli Obiettivi.. 25 Figura 12: Selezionare la Strategia. 26 Figura 13: I Principi di Base del Quadro Logico.28 Figura 14: Il Rapporto tra Risultati Attesi e Obiettivo Specifico 29 Figura 15: Obiettivi traslati nel Quadro Logico.. 30 Figura 16: Specificare le Condizioni... 31 Figura 17: Il Ruolo delle Condizioni.. 31Figura 18: Il Percorso Verifica Fattori Esterni 32 Figura 19: Assicurare la Specificit degli IOV34 Figura 20: Indicatori e Aiuti allo Sviluppo..35 Figura 21: Il Rapporto tra Spese e Complessit nella Raccolta dei Dati.365 Figura 22: Un Esempio di Quadro Logico Completato...387 Figura 23: Tabelle di Attivit e Schede di Spesa.421 Figura 24: Esempio di Tabella di Attivit...454 Figura 25: Esempio di Scheda di Spesa...462 Gestione del Ciclo del Progetto Manuale per la FormazioneFigura 26: Il Ruolo dei Termini di Riferimento nella Preparazione del Progetto...509 Figura 27: Evidenziare Problemi ed Obiettivi in una Proposta di Progetto510 Figura 28: Termini di Riferimento per uno Studio di Fattibilit.576 Figura 29: Uno Strumento per Vagliare la Qualit..587 Figura 30: Il 'Verifica-Qualit'.598 Figura 31: Monitoraggio e Realizzazione610 Figura 32: Esigenze d'Informazione e Livelli di Gestione.. 62Figura 33: Valutazione687 Figura 34: Connettere gli Indicatori al Quadro Logico... 70 3 Gestione del Ciclo del Progetto Manuale per la FormazioneCapitolo 1Introduzione I nquest ocapit oloilmanualesarpresent at o,nesarspiegat oil ruolodisost egnoalprogrammadiformazioneGCP,esar fornit o un sommario dei cont enut i. 1.1Scopo del Manuale Questomanualestatopensatoinprimoluogocomestrumento cheaccompagniilprogrammadiformazionenellaGestionedel CiclodelProgetto(GCP)condottodallUnitdiValutazionedi EUROPEAID.Insecondoluogoservir,aformazioneconclusa, comevademecumperlapplicazionepraticadeimetodiedelle tecnicheappresenelcorsodellaformazione.Gliscopidiquesto manualeriflettonodunquequellidelprogrammastessoedin particolare i moduli Basilari ed Avanzati.Perch un ulteriore manuale? Figura 1: Obiettivi della Formazione Formazione Base A fine laboratorio i partecipanti avranno compreso: - il ruolo del ciclo del progetto e delle attivit chiave da intraprendere in ogni fase. - i principi della GCP e del QL. -come usare il QL per verificare un progetto, identificare e documentare le esigenze dinformazione per lo studio di fattibilit. - come strutturare i Termini di Riferimento per lo studio di fattibilit. - il ruolo del QL nel monitoraggio e nella valutazione. - limportanza dellapproccio integrato e del formatobase CGP. Formazione Avanzata A fine laboratorio i partecipanti avranno compreso: - come revisionare criticamente le proposte di finanziamento. -come verificare la potenziale rilevanza, fattibilit e sostenibilit di una proposta di finanziamento e identificare come migliorarne la qualit. - il ruolo e limportanza degli indicatori per la progettazione, la realizzazione e la valutazione.-come formulare indicatori di QL specifici al caso. -come connettere le esigenze informative nel sistema di documentazione dei progetti ai livelli digestione. Questomanualesirivolgeinmanieraspecificaacoloroche seguonoinostrilaboratorieseminaridiformazioneinGCP: personaleespertoimpiegatoallaCommissioneadiversilivellidi dirigenza, sia alla sede centrale sia nelle delegazioni; progettisti e manager delle controparti governative e delle agenzie; consulenti, projectmanageredaltrefigureprofessionalicoinvoltenella realizzazione dei progetti EUROPAID.A chi si rivolge? 4 Gestione del Ciclo del Progetto Manuale per la Formazione1.2Gestione di qualit A livello locale, la preparazione, la realizzazione e la valutazione diunprogettosonoeseguitedaconsulenti,dacontroparti governative e da organizzazioni specifiche. Il ruolo del personale professionaledellaCommissioneinvecequellodigestirei processidipreparazione,realizzazioneevalutazione.Inquanto manager di procedimenti avete bisogno di strumenti e di tecniche cheviaiutinoamantenereecontrollarelaqualitdeirisultati prodotti:tecnichechepermettanodiidentificarequaletipo dinformazionidebbaessereargomentodistudipreparatori, strumentiperprogrammareillavorodiformulazione,oper valutare la qualit delle proposte di progetto. La gestione dei processi. Nellafigura2trovereteunoschemadeglistrumentiusatinel programmadiformazioneedalcuneindicazionisucome utilizzarlipergestirelaqualit.Glistrumentisarannodescrittiin maggior dettaglio pi avanti nel manuale.1.3Contenuti Glistrumentieletecnichedescrittiinquestomanualesonostati ideatiperassistervinellapreparazioneegestionedeivostri progetti..Ilcapitolo2introduceilconcettodiCiclodelProgetto, descrivendone le fasi e spiegandone il ruolo nella gestione diprogrammidisostegnoallosviluppo.Sarinoltre presentatounoschemariassuntivodellaGestionedel Ciclo di Progetto (GCP)..Ilcapitolo3introduceilconcettodiQuadroLogico spiegandone,attraversounesempio,ilruolonella progettazione. Sar chiarito come i Fattori di Sostenibilit possanoinfluiresulsuccessodiunprogetto,esaranno indicatialcunistrumentispecificiperprevedereiloro possibili effetti. .Ilcapitolo4spiegacomeusarelaMatricedelQuadro Logicopersvilupparepianidilavoroebudgetchesiano orientativersogliobiettividaraggiungere.La preparazionedelleTabellediAttivitedelleSchededi Spesa sar presentata e seguita passo per passo.5 Gestione del Ciclo del Progetto Manuale per la FormazioneFigura 2: Migliorare la Qualit del Progetto Migliorare la Qualit del Progetto Formulare domande riguardo la rilevanza, fattibilit e sostenibilit del progetto Assicurarsi che la raccolta e lanalisi delle informazioni sia stata effettivamente programmata Assicurarsi che la prima stesura soddisfi i requisiti della GCP Il ProcessoFunzioni della Gestione RilevanzaFattibilitSostenibilit----Studio degli obiettiviQuestioni rilevanti Piano di lavoroGuida per la verifica della documentazione di progettoFormato per il TdR Studio di FattibilitVerifica della qualit della Proposta di Progetto Strumenti di Gestione Istruzione 1 Istruzione 2 Istruzione 3 -Formulare iTdR per lo Studio di Fattibilit -Prima stesura della Proposta di Finanziamento La Proposta di Progetto Identificare le esigenze dinformazione Proposta di Finanziamento-----Verificare laqualit della documentazione -6 Gestione del Ciclo del Progetto Manuale per la Formazione.Il capitolo 5 spiega come utilizzare il Quadro Logico per laverificadiunapropostadiprogetto,identificando eventualidebolezzediprogettazioneenuovequestioni rilevantidaincludere(peresempio,neiTerminidi Riferimento per lo Studio di Fattibilit). .Il capitolo 6 definisce il Monitoraggio