Business Case

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ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Contenido

1. Justificación2. Plan Cronológico general3. Plan Cronológico a detalle4. Antecedentes de la empresa5. Problemática analizada6. Proyecto de solución7. Objetivos8. Beneficios esperados9. Medidas de progreso y desempeño10. Descripción de la importancia del

proyecto11. Explicación del por qué es innovador 12. Descripción de riesgos y formas de lidiar

con ellos 13. Plan de trabajo 14. Elementos de Administración del

proyecto y recursos financieros y humanos

15. Alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida

16. Conclusiones17. Referencia Bibliográfica

Educación a Distancia

Tarea Satélite 2.1

Tema: Elaboración de estructura del diseño

Materia: AD51202 Administración de la Información Tarea Activa: 2.1.1 Revisión: 01 Fecha: 28-Feb-2012 Profesor: Dr. Oscar Lepe Aldama ID Alumno: 208019 Elabora: Helena Pedrero Izquierdo

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Justificación

En las ultimas décadas, el cambio en la forma de trabajar y administrar las empresas ha sido gracias a la influencia de las tecnologías de la información (IT) y sus continuos avances. Sin embargo para que el uso sea del todo efectivo, mucho queda por hacer. Algunos de los retos que se deben enfrentar y resolver son: * La identificación, control y administración de los beneficios obtenidos de IT. *El correcto análisis y solución de los riesgos que se involucra en un proyecto de IT. *La administración financiera llevada a cabo por administradores de negocios y no por administradores de IT, entre otros.De ahí la importancia de conocer y aplicar las herramientas existentes para el adecuado manejo de proyectos de IT. Una de estas herramientas es el «Business case» de la cual se hace uso en el presente trabajo para la solución de una problemática seleccionada de la empresa Vibracoustic.

Programa Cronológico-General-

Programa Cronológico-Detallado-

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Antecedentes

Vibracoustic de México, empresa perteneciente al grupo Freubenberg con sede en varios países del mundo cuenta con una amplia cartera de clientes del sector automotriz tales como BMW, BWI, Tenneco, Daimler, Harley Davidson, Sachs enyte otros. Ubicada en Lerma, Estado de México, elabora airsprings o bolsas de aire para la suspensión de vehículos de pasajeros.

La problemática presentada se enfoca a la cadena de suministro de materiales dentro de la operación de manufactura de los airsprings.

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Problemática analizada

En Vibracoustic de México, el departamento de Materiales es responsable de tener materiales disponibles para la producción de amortiguadores.

Históricamente el control de los materiales dentro del proceso productivo se hace hasta cierre de cada mes donde se reporta la producción hecha, el defectuoso obtenido y la elaboración de prototipos por lo que solo al final de mes se pueden tomar acciones en caso de posible desabasto de material incurriendo en gastos no programados por este motivo.

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Proyecto de solución

El departamento de Planeación de Materiales contará con un mecanismo de comunicación para conocer en tiempo real el status y la disposición de los materiales disponibles dentro del área de producción (considerando las pérdidas de material por defectuoso y/o disposición de materiales para prototipos), que les permita reaccionar rápidamente ante posibles desabastos de materiales y/o cambios en la demanda de los clientes. Considerando que no todos los proyectos tienen una implementación exitosa (1), como se puede ver en la siguiente gráfica núm. 1, se crearon y analizaron 4 escenarios (tabla 1) los cuales se calificaron.

Comentario AEmpresas cuya evaluacion de la implementacion y uso del ERP no es el óptimo

Comentario BEmpresas cuya evaluacion de la implementacion del ERP fue hecha pero su uso no es el esperado

Comentario CEmpresas cuya evaluacion de la implementacion y uso del ERP no es conocido

Gráfica 1

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… Proyecto de solución

Gráfica 2

Tabla 1

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… Proyecto de solución

Después de evaluar las 4 alternativas se observa que las opciones 1 y 2 no son excluyentes entre sí y pueden unificarse para dar una solución mas efectiva ante la problemática citada. Se verifica el impacto de su implantación en tiempo y en aceptación dentro de los miembros.

Grado de aceptación:

Gráfica 3

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… Proyecto de solución

Con la finalidad de identificar y clasificar los beneficios del proyecto (2) de las opciones elegidas, se elabora la siguiente tabla:

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Tabla 2

Tabla 3

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Objetivos particulares

* Reportar el defectuoso en una base regular (semanalmente)* Generar un programa de prototipos y los materiales de línea que se requieran* Establecer una metodología para reportar el material que se consuma en prototipos fuera de programa* Ajustar los inventarios en una base regular (semanalmente)* Modificar el software para que envíe un correo electrónico al planeador cuando el inventario se modifique* Concientizar a los usuario de la importancia de informar al área de planeación sobre el defectuoso* Concientizar a los usuario de la importancia de informar al área de planeación sobre la planeación de los prototipos con material de línea

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Beneficios esperados

* Conocer los movimientos de inventarios al momento a través del sistema* Permite al planeador tomar acciones correctivas a tiempo ante la posibilidad de desabasto * Se eliminarían gran parte de los vuelos extraordinarios de material * Disminución de tiempo muerto por falta de material* Ajuste de inventario semanalmente* Contar con una base segura para hacer el pedimento de los materiales faltantes semanalmente * Control semanal de inventaros.

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Medidas de desempeño y progreso

* Respuesta inmediata ante desabasto de materiales* Eliminación del riesgo de no entregas al cliente* Respuesta del sistema ante cambios de inventario; a través de notificación electrónica al planeador* Acceso a la información diaria y semanalmente* Control de inventarios y disminución del mismo

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Importancia del proyecto

Este proyecto es importante para Vibracoustic de México debido al impacto que puede tener en la prevención de desabasto de materia prima, en el ahorro de gastos por expeditar el material, en mejorar la relación entre departamentos y en generar mayor eficiencias en la manufactura de los airsprings.Esto aunado al objetivo corporativo de 100% de entregas a los clientes.El resultado de este proyecto arrojará datos que al interpretarlos se convierten en información y a su vez en acciones preventivas, correctivas o incluso hasta predictivas.

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Innovación del proyecto

La innovación en este proyecto se refiere mas que nada al uso de todos los recursos que el sistema actual tiene y que no han sido explotados por diversas razones. Con la solución se intenta utilizar las opciones del ERP existente (QAD) y del nuevo sistema a instalarse (SAP).

También se pretende con la propuesta de solución, combinar el factor humano con la tecnología al forzar una actualización semanal cargando los datos dentro del sistema por la parte operativa y corriendo actualizaciones por parte del sistema; de tal forma que cualquier discrepancia de datos se pueda hacer ajuste de inventarios en tiempo y forma, siempre con la finalidad de apoyar con información real al departamento de planeación de materiales.

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Riesgos y posibles soluciones

* Riesgo que los planeadores no tomen provisiones de la información arrojada por el sistema / Respuesta: Concientización y entrenamiento del personal involucrado.* Riesgo que la información descargada dentro del sistema sea errónea o a destiempo / Respuesta: Entrenamiento, formatos claros para la descarga del material, disciplina y concientización del personal involucrado.* Posible resistencia al cambio por parte del personal involucrado / Respuesta: Concientización y entrenamiento del personal involucrado* Riesgo de que el sistema no envíe la información de manera electrónica. / Respuesta: El ajuste semanal serviría de filtro ante esta posibilidad.

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Plan de Trabajo

El proyecto se dividirá en 4 etapas siguiendo el ciclo de Deming. La primer etapa de Planeación, se hará el contrato del servicio para modificar el software y se hará el involucramiento oficial del personal, aquí se hace el lanzamiento del proyecto. En la segunda etapa, de Desarrollo, se hará el cambio del software, así como la elaboración de procedimientos y establecimiento de programas, metas y objetivos.En la tercera etapa, de Verificación, se llevará a cabo las pruebas del software, entrenamiento y pruebas del personal sobre la nueva metodología implantada.La cuarta y ultima etapa, de Implementación se harán los reportes, programas, ya se tendran los procesos establecidos y se hace la mejora continua.

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Elementos de Administración del proyecto y recursos financieros y humanos

El proyecto será lidereado por el Gerente de Planeación de Materiales y Compras, quien reporta a la Dirección de Vibracoustic. El equipo estará formado por el planeador de materiales, personal de IT, de Calidad, de Producción, Ingeniería y Recursos Humanos. Para la primer etapa se requiere contratar un experto externo para el cambio de software. Para el resto de las etapas, las actividades serán elaboradas por personal interno.

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Alternativas consideradas, su evaluación y la solución elegida

* Hay sistemas que descargan en automático la información de defectuoso / Respuesta: Son de elevado costo y no es seguro que sea compatible con el sistema ERP actual* Hay mucha carga de trabajo para descargar el defectuoso de manera semanal / Respuesta: Elaboración de un estudio costo- beneficio de contratación de una persona adicional contra los gastos incurridos por expeditar material* No se puede programar todas las corridas de prototipo / Respuesta: Con el ajuste de inventario semanal se puede detectar movimientos de material que puedan afectar la produccióny poder reaccionar con tiempo.

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Conclusiones

* El éxito en la implementación de un proyecto que involucre IT deberá ser reforzado desde una perspectiva de negocio, considerando las implicaciones tecnológicas que conlleve y sobre todo, administrando el factor humano que es clave y que en muchos casos es delegado a un segundo plano.

* La metodología para llevar a cabo casos de negocios ofrece una excelente forma de manejar cualquier información que requiera ser informada a cualquier audiencia, reforzando las habilidades del usuario ante cualquier proyecto.

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Bibliografía

1. Robbins-Gioia, LCC. Management consulting services. 2001. www.it-cortex.com

2. Making Smart IT Choices. Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F. LaVigne, D. F. Andersen and P. A. Bloniarz. Editorial Center for Technology in Government Working Paper Series. Abril 2004