Case Study_Standarisasi Varian Logistik

  • Published on
    05-Aug-2015

  • View
    56

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

<p>ANALISIS POTENSI PENGHEMATAN DARI STANDARISASI JENIS OBAT-OBATAN DI APOTEK ROleh: Rahmalia Dini Putranti ABSTRAK Apotek R yang didirikan pada tahun 1992 di Rumah Sakit H merupakan unit usaha mandiri yang bergerak dalam bidang penyediaan obat dan alat kesehatan serta pelayanan jasa profesi farmasi. Saat ini, dalam menjalankan peranannya sebagai penunjang kinerja Rumah Sakit H, Apotek R harus melakukan pemesanan untuk ribuan jenis obat-obatan ke berbagai Pedagang Besar Farmasi sebanyak tiga kali seminggu, kemudian mendistribusikannya kepada 29 titik depo. Banyaknya jenis obat yang berputar serta belum maksimalnya pemanfaatan teknologi komputer dalam sistem kerja apotek berakibat pada kesulitan dalam melakukan inventory management. Agar dapat survive dalam kondisi industri yang makin kompleks, perusahaan harus mengoptimalkan kinerja sistem distribusinya, termasuk diantaranya adalah dengan menganalisis kemungkinan dilakukannya variety reduction (standarisasi) pada persediaan obat-obatan di Apotek R. Analisis ditujukan untuk mengetahui dan mengkuantifikasi berbagai konsekuensi yang timbul akibat penerapan standarisasi jenis obat-obatan. Hal ini mencakup analisis obat-obatan yang memiliki komposisi sama, mengelompokkannya dan menelaah frekuensi penjualan masing-masing obat tersebut. Berdasarkan data tersebut, obat-obat dari setiap kelompok yang jumlah penjualannya di bawah standar, akan dihapuskan dari daftar inventory Apotek R, dan penjualan maupun pembelian obat-obat tersebut akan dialihkan ke obat generik. Dengan jenis item yang lebih sedikit, pihak apotek akan lebih mudah menangani proses distribusi inventory-nya. Kata Kunci: Variety Reduction, Apotek, Obat Generik, Proses Distribusi. PROFIL PERUSAHAAN Pendirian Apotek R di Rumah Sakit H didasari oleh adanya kebijakan Pemerintah mengenai swadanisasi rumah sakit dan berakhirnya perjanjian kerja sama antara Rumah Sakit H dan PT Kimia Farma dalam hal pelayanan obat, pada tanggal 31 Desember 1991. Sebagai usaha perapotekan yang merupakan bagian dari Rumah Sakit H, Apotek R bertugas untuk menyuplai kebutuhan instalasi farmasi Rumah Sakit H. Proses bisnis Apotek R adalah proses pelayanan kefarmasian serta proses pendistribusian obat-obatan dan alat kesehatan. Pelayanan yang diberikan meliputi</p> <p>pelayanan obat bebas atau tanpa resep, maupun pelayanan resep yang dibuat oleh dokter, baik dari lingkungan Rumah Sakit H ataupun dari luar rumah Sakit H. Selain itu, Apotek R juga memberikan pelayanan kefarmasian berupa pemberian informasi obat dan alat kesehatan untuk menjamin keamanan pemakaian obat oleh pasien, serta pemberian konseling atau konsultasi obat kepada pasien ataupun keluarga pasien. Pelayanan diberikan di seluruh depo-depo farmasi yang tersebar di Rumah Sakit H. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis Apotek R adalah: Pedagang Besar Farmasi (PBF), yang terdiri atas distributor-distributor yang menyediakan obat-obatan dan alat kesehatan yang dipesan oleh gudang pusat. Gudang pusat yang mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembelian apotek dan mendistribusikan barang, baik secara langsung maupun tidak langsung ke depo-depo pelayanan di Apotek R. Gudang gedung baru atau gudang antara, merupakan penyedia obat-obatan bagi depo yang terletak di gedung baru. Depo yang tersebar di gedung lama, bertugas untuk melayani persediaan obat untuk instalasi rawat inap dan rawat jalan di gedung lama. IPD, merupakan salah satu depo pelayanan di gedung lama yang juga menyuplai obatobatan untuk depo-depo pelayanan yang tidak memiliki ruangan persediaan.</p> <p>Gambar 1 Jaringan Distribusi Apotek R</p> <p>Gudang pusat melakukan pembelian rutin ke PBF sebanyak 3 kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin, Rabu dan Jumat. Selain itu, proses bisnis gudang pusat juga meliputi pelayanan pemesanan rutin dari gudang gedung baru dan depo-depo di gedung lama. Gudang gedung baru melakukan pemesanan rutin setiap hari Senin hingga Jumat, sementara itu depo-depo lain melakukan pemesanan sebanyak 3 kali dalam seminggu pada hari-hari yang telah ditentukan dalam jadwal. Tabel 1 Jadwal Pemesanan Rutin di Apotek RJadwal Pemesanan Rutin Senin: OPD I, OPD II, Gudang Gedung Baru, Depo Rawat Inap Gedung Lama Selasa: IPD, Gudang Gedung Baru, Askes Pusat, Depo Rawat Inap Gedung Lama Rabu: OPD I, OPD II, Gudang Gedung Baru, Depo Rawat Inap Gedung Lama Kamis: IPD, Gudang Gedung Baru, Askes Pusat, Depo Rawat Inap Gedung Lama Jumat: OPD I, OPD II, Gudang Gedung Baru, Depo Rawat Inap Gedung Lama Sabtu: IPD, Gudang Gedung Baru, Askes Pusat, Depo Rawat Inap Gedung Lama</p> <p>PENDAHULUAN Hingga saat ini, sistem rantai pasok yang berlangsung di Apotek R belum optimal, karena proses pemesanan (baik dari gudang pusat ke PBF ataupun dari depo ke gudang pusat) masih bergantung pada intuisi dari pegawai inventory di gudang pusat. Keterlibatan teknologi komputer dalam sistem distribusinya masih rendah. Meskipun depo-depo telah dilengkapi dengan komputer yang difasilitasi dengan jaringan lokal, komputer hanya dimanfaatkan untuk melakukan proses pemesanan obat ke gudang pusat atau peminjaman ke depo lain. Dengan tidak digunakannya sistem komputerisasi untuk inventory management di setiap depo, kegiatan monitoring level persediaan untuk tiap jenis obat menjadi sulit dilakukan. Hal tersebut diperparah dengan tata letak dan pengaturan rak penyimpanan obat-obatan yang kurang ergonomis sehingga menyebabkan kesulitan untuk melakukan pengecekan level persediaan secara rutin. Hal ini berujung pada tingginya frekuensi stock out pada depo-depo pelayanan di Rumah Sakit H. Stock out pada level depo mengakibatkan terjadinya fenomena pinjam-meminjam antar depo dan terjadinya pemesanan non-rutin ke gudang pusat, yang menghambat proses pemenuhan pesanan rutin. Baik pada level gudang pusat maupun depo, hingga saat ini permintaan non-rutin merupakan gangguan yang paling dominan bagi proses pemenuhan pesanan rutin. Hal ini disebabkan pesanan non rutin umumnya bersifat urgent atau mendesak sehingga pemenuhannya harus diprioritaskan.</p> <p>Gambar 2 Current Reality Tree Permasalahan Sistem Distribusi di Apotek R Tingginya frekuensi stock out dan pinjam-meminjam antar depo mengindikasikan bahwa sistem distribusi di Apotek R belum optimal. Kombinasi dari banyaknya jenis obatobatan yang disuplai oleh gudang pusat dan tidak efektifnya sistem distribusi internal, mengakibatkan kesulitan yang sangat besar, baik bagi pegawai gudang pusat untuk mengkalkulasi secara tepat jumlah pesanan obat-obatan ke PBF maupun bagi pegawai depo untuk melakukan pemesanan ke gudang pusat. Permasalahan distribusi di Apotek R merupakan hal yang sangat penting untuk dibenahi, mengingat: 1. Rumah Sakit H merupakan rumah sakit referensi di Jawa Barat, sehingga jumlah pasiennya sangat banyak (depo IPD melayani 371 konsumen setiap harinya). 2. Apotek R mengelola lebih dari 6000 jenis inventori di gudangnya, dan berhubungan dengan puluhan PBF atau distributor obat. 3. Sistem kerja di Apotek R terbagi atas 87 shift dan memiliki 29 titik depo pelayanan. 4. Saat ini gudang pusat Apotek R tidak berada di pusat apotek, sehingga delivery time ke depo-depo menjadi lebih lama. Selain itu, kapasitas ruang persediaan sangat tidak memadai, sehingga sistem penyimpanan inventori sangat tidak sistematis dan menyulitkan pencarian obat. 5. Terdapat banyak dokter di lingkungan Rumah Sakit H dengan preferensi brand obat yang berbeda-beda, sehingga banyak varian inventori yang beredar di Apotek R</p> <p>Karena rumitnya kondisi kerja di Apotek R, sistem distribusi dan rantai pasok yang optimal merupakan hal yang tak bisa ditawar lagi bagi Apotek R. Alternatif yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja sistem distribusi Apotek R adalah melalui pengurangan variasi brand obat-obatan yang disediakan di setiap depo layanan Apotek R. Alternatif ini logis untuk dilakukan mengingat dari ribuan jenis obat yang disuplai oleh Apotek R, banyak diantaranya yang memiliki komposisi ataupun kegunaan yang identik, namun diproduksi oleh pabrik yang berbeda. Secara teoritis, standarisasi jenis obat-obatan akan dapat menghasilkan berbagai keuntungan, termasuk diantaranya keuntungan finansial dari segi penurunan biaya. Bahasan pada makalah ini diarahkan pada analisis kuantitatif dan kualitatif terhadap berbagai konsekuensi yang akan dihadapi oleh apotek akibat penerapan proses standarisasi jenis obat-obatan. Objek analisis akan dibatasi pada obat-obatan kategori CKT (Capsule, Kaplet dan Tablet) di luar tablet-tablet jenis vitamin, multivitamin dan suplemen yang umumnya memiliki kandungan kompleks. Proses standarisasi akan dilakukan berdasarkan data penjualan apotek pada periode Desember 2005 hingga Januari 2006. PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH Dari hasil pengumpulan dan pengolahan data, pada periode Desember 2005 Januari 2006 Apotek R telah menjual 1134 brand obat kategori CKT dari seluruh depo layanannya. Setelah melakukan pengelompokan dan menetapkan kriteria eliminasi, diperoleh 52 kelompok obat sebagai objek analisis standarisasi. Nama-nama kelompok obat tersebut disajikan pada Tabel 2.</p> <p>Gambar 3 Metode Pengelompokan Obat</p> <p>Tabel 2 52 Kelompok Obat yang Menjadi Objek Analisis StandarisasiGolongan Obat Jumlah Brand Allopurinol 300 4 Alprazolam 0.5 8 Ambroxol HCl 30 7 Amoxicillin 500 8 Calcitriol 0.25 4 Captopril 12.5 4 Captopril 25 4 Cefadroxil monohydrate 5 Cefixime 100 8 Cetrizine HCl 10 8 Ciprofloxacin 500 11 Clindamycin 150 5 Clindamycin 300 9 Diclofenac Na 50 9 Diclofenax Na 25 4 Domperidone 10 7 Doxycycline hyclate 4 Eperisone HCl 50 5 Fluoxatine HCl 20 7 Haloperidol 5 4 Lansoprazole 30 7 Levofloxacin 500 10 Loratadine 10 7 Mecobalamin 500 6 Mefenamic acid 250 4 Mefenamic acid 500 4 Golongan Obat Jumlah Brand Meloxicam 15 6 Meloxicam 7.5 4 Metformin HCl 500 4 Methylprednisolon 16 4 Methylprednisolon 4 5 Methylprednisolon 8 4 Metoclopramide 10 6 Metronidazole 500 8 Nimesulide 100 6 Ofloxacin 400 5 Omeprazole 20 8 Ondansetron HCl 8 5 Paracetamol 500 12 Piracetam 1200 7 Piracetam 800 7 Ramipril 2.5 4 Ranitidine 150 11 Risperidone 2 4 Simvastatin 10 4 Simvastatin 5 4 Spironolactone 25 4 Thiamphenicol 500 6 Ticlopidine HCl 250 4 TM 80, SMZ 400 4 Tramadol 50 7 Tranexamic acid 500 4</p> <p>Dengan kriteria eliminasi yang akan tetap mempertahankan 3 brand obat dengan nilai penjualan tertinggi dari tiap kelompok, jumlah brand obat yang akan dipertahankan adalah sebanyak 156 (= 3 x 52), dan jumlah brand yang akan dilepas adalah sebanyak 154. Jadi berdasarkan data penjualan Apotek R pada periode bulan Desember 2005-Januari 2006, jumlah brand obat yang akan direduksi adalah sebanyak 13,58% dari jumlah total obat kategori CKT yang terjual sebanyak 1134 brand. Pengecualian eliminasi akan diberlakukan pada obat-obat generik. Obat generik tetap dipertahankan pada daftar inventori apotek, meskipun tidak termasuk ke dalam 3 besar nilai penjualan tertinggi, mengingat preferensi dan kebutuhan masyarakat yang besar terhadap obat-obat generik. Berdasarkan persetujuan dengan pihak internal Apotek R, disepakati bahwa dalam pelaksanaan proses standarisasi ini, penjualan brand obat-obatan yang tereliminasi akan dialihkan ke obat generik. Dengan mengalihkan penjualan kepada obat-obatan generik yang memiliki harga lebih murah daripada obat-obat lain yang memiliki kandungan sama, proses standarisasi diharapkan tidak akan menghadapi penolakan dari pihak pasien.</p> <p>HASIL ANALISIS Standarisasi jenis obat akan memberikan berbagai keuntungan bagi apotek, baik berupa keuntungan finansial maupun non-finansial. Keuntungan finansial itu dapat berupa penurunan nilai persediaan, sedangkan keuntungan non-finansial dapat berupa pengurangan space area penyimpanan persediaan, penurunan waktu pemesanan obat dan sebagainya. Penurunan Nilai Persediaan Dengan pengalihan jumlah penjualan obat-obat paten tereliminasi ke obat generik yang memiliki harga lebih rendah, nilai inventori apotek akan menurun. Karena tidak adanya data level inventori maka digunakan pendekatan bahwa nilai penjualan Apotek R sama dengan nilai inventorinya. Dari total 52 jenis obat yang distandarisasi, nilai total inventori awal Apotek R selama 2 bulan adalah sebesar Rp 384.722.500,-. Standarisasi akan menghasilkan penurunan nilai inventori sebesar Rp 46.016.549,57,- atau sebesar 11,96% dari nilai inventori awal. Dengan demikian, jumlah investasi apotek untuk menyediakan inventori sejumlah penjualan pada periode tersebut akan berkurang sebesar 11,96%. Penurunan nilai inventori ini cukup berarti bagi Apotek R, karena dengan penurunan ini, kekayaan apotek yang terendapkan sebagai inventori akan menurun, sehingga apotek dapat menggunakannya untuk keperluan lain. Selain itu dengan penurunan nilai inventori, nilai insurance cost apotek atau risiko yang ditanggung oleh apotek karena nilai kepemilikan inventori juga menurun. Contoh perhitungan penurunan nilai persediaan ini disajikan pada Tabel 3 Tabel 3 Penurunan Nilai Persediaan untuk Golongan Levofloxacin 500 Pasca StandarisasiNAMA OBAT Content : Levofloxacin 500 CRAVIT 500 TAB DIFLOXIN 500 TAB VOLEQUIN 500 TAB LEVOFLOXACIN 500 TAB RESKUIN 500 KAPL CRAVOX 500 TAB INACID 500 TAB LEVOCIN 500 TAB NISLEV 500 TAB VOXIN 500MG KAPLET Sebelum Standarisasi Setelah Standarisasi HARGA/ NILAI NILAI JUMLAH JUMLAH UNIT PENJUALAN PENJUALAN PENJUALAN PENJUALAN (Rp/bh) (Bh) (Bh) (Rp) (Rp) 32.240,55 16.257,93 29.913,53 10.062,56 32.040,57 16.857,72 11.809,41 29.552,17 21.380,00 16.075,00 577 416 170 406 106 149 85 23 25 12 TOTAL 18.602.800 577 6.763.300 416 5.085.300 4.085.400 976 3.396.300 TOTAL 2.511.800 1.003.800 679.700 534.500 192.900 42.855.800 SELISIH 18.602.800,00 6.763.300,00 9.821.060,10 35.187.160,10</p> <p>7.668.639,90</p> <p>Penurunan Jumlah Inventori Bila Apotek R telah menggunakan metode yang benar dalam perencanaan pemesanan, maka untuk service level yang sama, level inventori yang harus dipersiapkan oleh apotek menjadi berkurang karena adanya efek risk pooling. Contoh perhitungan risk pooling pada level depo diberikan untuk penjualan obat kelompok Amoxicillin 500 di IPD. Tabel 4 Penjualan Obat Amoxicillin 500 di IPD Sebelum Dilakukannya StandarisasiNama ObatAMOXSAN 500 CAPS PENMOX 500 TAB AMOXYCILLIN 500 KAP INTERMOXIL 500 CAP KALMOXILIN 500 KAP NOVAX 500 TAB AMOXIL 500 CAPS SILAMOX 500 TAB</p> <p>Avg. Weekly Avg. Std. Deviation Weekly Std. Daily of Daily Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Demand Deviation Demand* Demand*</p> <p>DATA PENJUALAN 86 0 160 30 15 0 10 0 48 0 204 0 0 15 0 0</p> <p>60 0 164 28 10 10 10 16</p> <p>68 0 96 48 10 0 0 10</p> <p>65,5 0 156 26,5 8,75 6,25 5 6,5</p> <p>15,95 0 44,66 19,82 6,29 7,5 5,77 7,9</p> <p>9,36 0 22,29 3,79 1,25 0,89 0,71 0,93</p> <p>6,03 0 16,88 7,49 2,38 2,83 2,18 2,99</p> <p>* Average daily demand = Average weekly demand/7 Standard deviation of daily demand = Weekly standard deviation/ 7</p> <p>Dengan menggunakan metode Periodic Review Policy, maka nilai base stock level atau target inventory level adalah: Base stock level = (r+L) x AVG + z x STD x r L AVG z STD r+L</p> <p>= Periodic Order (2 hari) = Lead Time (4 jam atau 0,167 hari) = Average Daily Dem...</p>