Bilagssamling: Høring vedr. påtænkt overdragelse af AU Library

Høringssvar: Arts - Per Dahl mfl.

- Biblioteksudvalget ved Afdeling for Teologi

- Søren Elle

Høringssvar: Aarhus BSS - Institut for Økonomi

- Juridisk Institut

- Department of Management

- Institut for Statskundskab

- Psykologisk Institut

- Uddannelsesforum ved Aarhus BSS

Høringssvar: Science and Technology - ST FSU

Referater: LSU AU Uddannelse - UDKAST til referat fra møde den 2. februar 2017

- Referat fra møde den 10. januar 2017

- Referat fra møde den 16. december 2016

Høringssvar: Arts

- Per Dahl mfl.

- Biblioteksudvalget ved Afdeling for Teologi

- Søren Elle

Kommentarertil”Notat:AULibrary–ilysetafetsamletnationaltbibliotek”Dettenotat,derskaldannebaggrundforAarhusUniversitetsbeslutningomdenfremtidigeorganiseringafdetsbibliotekstilbud,giveranledningtilfølgendekommentarerframinside.BaggrundIndledningenindeholderetparnøgleudsagn,dersætterrammernefordenfremtidigeorganisering:• Universitetetharidagensærdelesfordelagtigsamarbejdsaftaleomressourcefordelingmed

Statsbiblioteket.Dettesamarbejdevilkommeunderpresidetnye,nationalebibliotek.• DetervigtigtatsikreAU-delenafAULibraryetfagligtophæng.• DetervigtigtatopnådirekteadgangtilressourcerogløsningerpådetKgl.Bibliotek.• Detervigtigtatfastholdedennuværendenærefakultetsbetjening.

Denførstehalvdelafnotatetgiveriøvrigtenrimelignøjagtigogdækkendebeskrivelseafdennuværendekonstruktion.Konstruktionener–sombeskrevetmegetkompleks:Etfællesbibliotekmedendeltledelse;enlokalforankringihovedområderne,ogeninternmatrixorganisation.Formåletharværetbådeatsikreenfortsatlokalforankringidefagligemiljøer;kombineretmedfællesløsningerogenfælles,fagligudviklingogkompetenceudvikling.Omdenneorganisationerkonklusionenidettenotatat…”TiltrodsfordenhøjekompleksitetiorganiseringenerAULibraryvelfungerende.Kompleksiteteneretsvarpådemangeforskelligekrav,deromgiverAULibrary,ogmodellenvirker”.Alligevelanbefalernotatetikkeatanvendedennemodeltilennysamarbejdsaftalemeddetkommendenationalbibliotek;menanbefaleristedetAUatlaveenfuldoverdragelseafsinebiblioteksaktivitetertilDetKgl.Bibliotekihøjgradbaseretpåønsketom• Atreducerekompleksiteteniorganisationen• AthøstefagligefordeleArgumenterneherforsynesjegdogpåflerepunktereroverfladiske,ogikketilstrækkeligunderbyggede.

1)ReduktionafkompleksitetEnoverdragelseafbiblioteksfunktionernetilDetKgl.Bibliotekvilgiveenenstrengetorganisation;menviljoikkeændrepåkompleksitetenidenhverdagbiblioteksfunktionenvilskulleudføresi:BiblioteksbetjeningenafAUvilfortsatsamtidigskulleorienteresigmoddetnyeKgl.Bibliotek;delokale,fagligemiljøer;ogmodAUsadministrativestrukturerogsystemer.Allenyemodellervilmedandreordskulleagereienligesåkompleksdagligdagsomdengamle.Framedarbejdersynspunktvilkompleksitetensnarereøges.Sommedarbejderevilvifremoverskulleagereiendagligdag,hvorvi• Iforholdtillinieledelse,personaleforhold,løn/pensionermedarbejderepåDetKgl.Bibliotek.• IforholdtilvoresarbejdeerAULibrary–enbetjeningsenhedforAU.• IforholdtilvoresdagligearbejdssituationerendelafAUsadministration.Vivilfortsatskullehaveet

AU-nummer,såledesvikanudførevoresarbejdepåAUogdetssystemer(Blackboard,Webshop,m.m.).VivilfortsatogsåskullearbejdeiAUsOutlook(formøde-oglokalebookingosv.).

Iforholdtiløkonomi,ogdiversemellemregninger,erdagligdagenganskerigtigmegetkompleks.Enoverdragelsevilreduceredennebetragteligt,nåralleressourcersamletienorganisation(somdetanføres).Spørgsmåleterdogomdetikkemereeretirritationsmoment,endenregulærtrusselmodorganisationen.Underalleomstændighedervildennemodelikke–imodsætningtilhvadnotatetpostulerer–kunne”fastfrysedenaktuelle,ogforAUmegetgunstige,byrdefordelingmellemAUogStatsbiblioteket”.Detvilingenmodelkunne.Medalleressourcersamletiénorganisation,vilbyrde-ogressourcefordelingbliveharmoniseret,itaktmedatnyetilbudogfaciliteterafløserdenuværende,uansethvilkenmodelAUvælger.2)FagligefordeleDeteretafnøgleudsagnene,atenoverdragelsesikreretbiblioteksfagligtophæng;ogatdetvilgivedebedstemulighederforatopnåsynergiognaturligsammenhængskraftmeddenomgivendeorganisation.Detersværtatforstårationaletheri.Idennuværendemodelrefererallemedarbejderetilbiblioteksfagligeledere,bådesomlinieledelseogienfagligsammenhæng(matrixstruktur).Denøversteledelseafbiblioteketviliingenafmodellerneværebibliotekarer(menforhåbentligbibliotekskyndigepersoner).Fordelenevedathaveensamletorganisation,medbiblioteksdriftsomsithovedformål,erunderordnetfordelenevedathaveennærtilknytningtildetmanservicerer.Héradskillerbiblioteketsigikkefrauniversitetetsøvrigehjælpefunktioner(IT,HR,Økonomi/Bygninger).Enstørreorganisationvilåbneforfleremulighederforudvikling,videndelingogkompetenceudvikling.Detvildogskullebindesmangeressourceriatsmelteensåstoroggeografiskspredtorganisationsammen,ogetablerefuldvidendeling.OpsamlingDerkanværeøkonomiskegevinster,somAUønskeratopnå,vedenoverdragelse.DerudoversyneskunhensynettilatsikredendirekteadgangtilressourcerogløsningerpådetnyeKgl.Bibliotekattaleforenoverdragelse.BekymringenforfremtidenfordenfordelagtigeaftalemellemAUogSBafhjælpesikkebedreienoverdragelse,enddenvilgøreiensamarbejdsaftale.Ogkompleksitetenidenhverdagbiblioteketskaludføresineopgaverreducereshellerikkevedenoverdragelse.Snareretværtimod.VedenkommendeoverdragelseafAUsbiblioteksfunktionertilDetKgl.Bibliotekbørderværefokuspåatdemedarbejdere,derfremoverskalbetjeneAU,harfuldoghelstatussomAU-medarbejdere,ellerpåalleområderemulerermedarbejderstatus.Vigtighedenafathaveetsømløstogfuldtintegreretsamarbejdemedfakultetsadministrationer,fællesadministration,ogikkemindstdelokale,fagligemiljøerkanikkeunderstregesnok.SørenElle22.12.2016

Høringssvar: BSS

- Institut for Økonomi

- Juridisk Institut

- Department of Management

- Institut for Statskundskab

- Psykologisk Institut

- Uddannelsesforum ved Aarhus BSS

Inst itut for Økonomi

Aarhus Universitet

Fuglesangs Allé 4

8210 Aarhus V

Tlf. : 87165369

E-mail : econ@au.dk

econ.au.dk/da

INSTITUT FOR ØKONOMI

SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES

AARHUS UNIVERSITET

Høringssvar vedrørende den fremtidige organisering af AU’s biblio-teksfunktion

Høringsmaterialet ”bilag 1_sagsfremstilling_FL_AR_høring_BIB_161219_161212.pdf” har

været i høring på Institut for Økonomi blandt følgende personer og fora: sektionsledere, stu-

dieledere, HA-/CM-koordinator samt Institutforum (hvor vores ph.d.-studerende og dagstu-

derende har repræsentation).

Helt overordnet er tilbagemeldingerne, at det er vanskeligt at gennemskue, hvad en overdra-

gelse af AU Library til Det Kongelige Bibliotek reelt vil betyde for den enkelte medarbejder

(forsker/underviser/ph.d.-studerende) og dagstuderende. Det fremgør af høringsmaterialet,

at man har fastlagt rammer for samarbejdet med henblik på at tilgodese fortsat lokal indfly-

delse på bibliotekets serviceydelser, men når ledelse og central beslutningskompetence flyttes

fra nærmiljøet og til en fjern enhed uden for AUs regi, er det i vore øjne nærliggende at frygte,

at AU (for slet ikke at tale om instituttet/fakultetet) på sigt mister indflydelse på det fremtidige

serviceniveau overfor brugerne. Dette uanset alle gode hensigter fra begge parter i forbindelse

med aftaleindgåelsen. Retfærdigvis skal det dog nævnes, at en enkelt tilbagemelding går dog

på, at det lyder fornuftigt at samkøre AU og KU’s biblioteksaktiviteter.

På ECON har vi på intet tidspunkt oplevet, at AU Library på Campus Fuglesangs Allé (FSA)

p.t. er en kompleks organisation med en ikke entydig ledelse og ansvarsplacering. Det må være

på sin plads at anerkende dette, da det vel nok er et udtryk for, at biblioteket på FSA er særdeles

velfungerende og båret af en sund ledelse og dygtige medarbejdere.

Der er indkommet flere bekymringspunkter, som vi gerne ser adresseret i det videre forløb.

Disse er listet nedenfor og skal læses som områder, vi mener nødvendigvis skal bevares og/el-

ler styrkes. Afsender er angivet i parentes.

Online adgang til artikler, e-bøger mm. (medarbejder).

Online søgefunktion (medarbejder, studerende).

Adgang til min. de samme online tidsskrifter som nu (medarbejder).

Adgang til databaser. Det er i den forbindelse vigtigt, at biblioteket fortsat har en medar-

bejder helt eller delvist på lokationen til at assistere i databasearbejdet (medarbejder).

Kurser for studerende i fm opgaveskrivning, herunder litteratursøgning. Hele HA-årgan-

gen deltager i kurset (medarbejder).

Pensumservice (medarbejder).

De studerende anvender en del trykt litteratur i forbindelse med deres opgaveskrivning

(medarbejder).

Bestilte trykte materialer leveres til medarbejderes postbakke på instituttet (medarbej-

der).

Personalet på biblioteket FSA yder værdifuld hjælp i forhold til at finde materialer, når

online søgefunktionen ikke er tilstrækkelig (studerende).

Side 2/2

INSTITUT FOR ØKONOMI

SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES

AARHUS UNIVERSITET

Printservice – både til print af opgaver men også til kopiering af sider fra dyre bøger (stu-

derende).

Kopiering af sider fra gamle bøger og artikler, som ikke findes online (medarbejder).

Gruppearbejdspladser (studerende).

Stillelæsepladser (studerende).

Diverse kurser fx RefWorks (medarbejder).

17012017/Carsten Sørensen & Lene Bavnbek Enevoldsen

Institut for Statskundskab Aarhus Universitet Bartholins Allé 7 8000 Aarhus C

Tlf .: +45 8715 0000 Fax: +45 8613 9839 E-mail: ps@au.dk ps.au.dk/

Institut for Statskundskab Lene Hjøllund Sekretariatsleder Dato: 16. januar 2017

E-mail: lh@ps.au.dk Afs. CVR-nr.: 31119103

Side 1/2

AARHUS UNIVERSITET SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES INSTITUT FOR STATSKUNDSKAB

Dekan Thomas Pallesen

Høring om den fremtidige organisering af AUs biblioteksfunktion

Institut for Statskundskab har modtaget høringsmaterialet med analyse og anbefaling af den fremtidige organisering af AUs biblioteksfunktion, set i lyset af beslutningen om at sammenlægge Statsbiblioteket og det Det Kgl. Bibliotek. Materialet har været i en bred høring på instituttet. På denne baggrund ønsker Institut for Statskundskab at fremsætte følgende bemærkninger. Helt overordnet er vi bekymrede for konsekvenserne af valget af den model, der an-befales i notatet ”AU Library i lyset af et samlet nationalt bibliotek”, idet vi frygter en konstruktion, hvor afstanden mellem brugerne og beslutningstagerne i den service-rende organisation med tiden bliver for stor, og at biblioteksbetjeningen af studeren-de og forskere derfor vil blive forringet. Vi frygter med andre ord, at den foreslåede model vil indebære, at universitetet fraskriver sig muligheden for indflydelse på vigti-ge biblioteksbeslutninger i årene fremover. Det er afgørende, at vi som et stort og diverst universitet bevarer en biblioteksorgani-sation, der er tilstrækkelig stor og autonom til at kunne reagere agilt og foretage prio-riteringer i forhold til de ændringer, både i udefrakommende vilkår og i brugernes behov, som biblioteksområdet oplever i disse år. I forlængelse heraf er det afgørende, at biblioteksfunktionen har en vis integration med resten af universitetet – ikke mindst it-systemmæssigt. Det vil eksempelvist øge risikoen for uhensigtsmæssige løsninger, hvis udviklingen ikke i tilstrækkeligt omfang tænkes sammen med de øvri-ge administrative systemer. Det vil kunne ramme såvel instituttets medarbejdere som de studerende. Set i lyset af den ret vidtgående beslutning der er tale om, forekommer beslutnings-processen forhastet og beslutningsgrundlaget utilstrækkeligt. I notatet savnes gene-relt en mere nuanceret analyse, herunder en bredere involvering af interessenterne, samt et større fokus på konsekvenserne for brugerservicen. Det fremgår heller ikke af notatet, om analysegruppen har været i dialog med Københavns Universitet mhp. en afdækning af, hvordan den omtalte samarbejdsaftale mellem Københavns Universitet

Side 2/2

AARHUS UNIVERSITET SCHOOL OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES INSTITUT FOR STATSKUNDSKAB

og Det Kgl. Bibliotek fungerer i praksis, herunder karakteren af de studenterrettede services. Det er instituttets oplevelse, at det nuværende samarbejde mellem Statsbiblioteket og AU-delen af AU Library er velfungerende, og har fundet en fin balance mellem udnyt-telse af stordriftsfordelene og hensynet til de lokale forskelligheder i behov. Institut for Statskundskab støtter derfor en model, der kan rummes indenfor notatets model 1. Med venlig hilsen Peter Munk Christiansen Institutleder

Psykologisk Institut – Høringssvar vedrørende AU-Library, 17.01.17

Vedr høring over organisering af AU´s biblioteksfunktion i lyset af fusionen mellem Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek Høringsprocessen på Psykologisk institut blev initieret ved møde i Institutforum den 16.12.16. med tilstedeværelse af repræsentanter for alle VIP-faggrupper, TAP og studerende. Den indledende drøftelse udtrykte generel skepsis mod stordriftstanken og bekymring over konsekvenser af en fusion for fremtidig service mht omfang og – ikke mindst – nærhed til samt forståelse for medarbejdere og studerendes behov i det lokale studie og forskningsmiljøer. Alle deltagere i Institutforum blev bedt om at konsultere deres bagland med henblik på tilbagemelding til et samlet høringssvar. Der er indkommet en række bekymringspunkter vedrørende fastholdelse af serviceniveau, nærhed i betjening samt adgang til elektroniske databaser, som samlet set falder i overensstemmelse med høringssvaret af 3. januar fra Akademisk Råd. Psykologisk institut tilslutter sig således den fulde ordlyd i høringssvaret fra Akademisk Råd og tilføjer nedenstående med direkte reference til de indkomne kommentarer fra instituttets medarbejdere og studerende: Fastholdelse af serviceniveau.

• I dokumentet: Sagsfremstilling til fakultetsledelsen, akademisk råd m.fl. på BSS, skrives på side to som hensigtserklæring: ”AU´s nuværende serviceniveau fastholdes de kommende år ved at formalisere de services Det Kgl Bibl. leverer til AU. ” Med den fremhævede passus åbnes eksplicit mulighed for fremtidige forringelser. PI anbefaler, at denne formulering slettes.

Nærhed i betjening

• PI finder det yderst vigtigt at fastholde den institutnære biblioteksbetjening med fast tilknyttet medarbejder, som kan være behjælpelig i forbindelse med forskellige former for opgaveløsning. Der er over tid i forhold til de allerede tilknyttede medarbejdere opbygget en betydelig social kapital og forståelse for det psykologiske fagområde, som er til stor gavn for varetagelse af biblioteksfunktionens forskellige facetter. Udover at medføre stor medarbejdertilfredshed med bibliotekets service i almindelighed, vedrører dette til eksempel:

o Indkøb af specialiseret psykologisk faglitteratur til bibliotekssamlingen o Fremskaffelse og administration af videomaterialer (særligt patient- og

terapidemonstrationer) til brug i undervisningen; herunder sikring af mulighed for at de studerende har adgang til at se videoerne på biblioteket

o Indkøb af psykologisk testmateriale samt administration af udlån til de studerende under fagligt og etisk forsvarlige forhold

Adgang til elektronisk materiale

• PI finder det yderst vigtigt, at vi også fremover bevarer fri adgang til elektroniske tidsskrifter og andet elektronisk forskningsmateriale og vil betragte det som et alvorligt tilbageslag for vores varetagelse af kernefunktioner som universitetsinstitut, hvis ikke dette opretholdes.

Endvidere har PI været i dialog med de tilknyttede biblioteksmedarbejdere, der understreger, at det

vigtigste fokus for dem netop er at kunne levere en biblioteksbetjening, der bedst muligt kan understøtte instituttets forskning og undervisning, og som samtidig giver udtryk for bekymring for, at den faglige nærhed kan forsvinde på sigt, hvis den anbefalede model med overdragelse af AU Librarys medarbejdere til det nye ”Det Kgl. Bibliotek” gennemføres. De fremhæver netop den

Psykologisk Institut – Høringssvar vedrørende AU-Library, 17.01.17

positive betydning for en god biblioteksbetjening, der ligger i den faglige nærhed, som den gode daglige kontakt og den direkte integration i AU beslutningsfora giver. Dette giver indsigt i (forståelse for) behov og ønsker hos instituttets forskere og studerende, og er således en meget vigtig parameter i en velfungerende og velafstemt biblioteksservice for instituttet.

Dean’s Office, Aarhus BSS Aarhus University Bartholins allé 14. 1327-330 DK-8000 Aarhus C

Tlf .: +45 8715 0000 Email : bss@au.dk http://bss.au.dk

Per Andersen Prodekan Dato: 19 December 2016

Side 1/2

Høringssvar i forbindelse med beslutning om organisering af biblioteksområdet

Uddannelsesforum ved Aarhus BSS takker for høringsmuligheden vedr. organisering af AU’s biblioteksfunktion i lyset af fusionen mellem Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibli-otek. Høringssvaret er udarbejdet på baggrund af drøftelser i Aarhus BSS Uddannelses-forum og har efterfølgende været til kommentering i Fagstudienævnene ved Aarhus BSS. Biblioteket er en afgørende støttefunktion for de studerendes læring, og den lokale fag-forståelse, som i dag er kendetegnet for biblioteksmedarbejderne tilknyttet Aarhus BSS er meget værdsat – ikke mindst hos de studerende. Derudover har fakultetets studieledelser med stor tilfredshed en meget tæt dialog med biblioteket og har dermed god mulighed for at udøve indflydelse på de faglige priorite-ringer, der foretages på biblioteksområdet i såvel hverdagen som af mere strategisk ka-rakter. Uddannelsesforum ved Aarhus BSS tilslutter sig ideen i at samle licenser og realisere eventuelle effektiviseringsgevinster på tværs af såvel Aarhus Universitet som de danske universitetsmiljøer generelt, men forholder sig dog skeptisk overfor, hvorvidt der er rea-listisk at opretholde det nuværende serviceniveau og samtidig begrænse ressourcefor-bruget. Ligeledes er Aarhus BSS Uddannelsesforum bekymrede for, at den fagnære vi-den og service hos biblioteket vil forringes, når den økonomisk ansvarlige og strategisk orienterede biblioteksledelse flyttes længere væk fra de faglige miljøer. Aarhus BSS Uddannelsesforum anser det derfor for evident, at der gennem et kontrakt-grundlag etableres en meget klar forventningsafstemning af den service, studerende og studieledelser vil kunne forvente i fald, den mulige organisering skulle blive en realitet. I forhold til udarbejdelse af det konkrete aftalegrundlag for at sikre nærhed til fakulte-terne og drøftelse af match mellem services og behov har Uddannelsesforum således følgende bemærkninger:

Page 2/2

- Dialogen med fakulteterne ønskes fortsat at ske i form af direkte dialog med stu-dielederne, som det er tilfældet i dag.

- Aftalegrundlaget bør indeholde en mulighed for at trække opgaver hjem til fa-kultetet, såfremt disse ikke udføres tilfredsstillende, dvs. også i tilfælde, hvor der ikke direkte er tale om misligholdelse, men ”blot” udbredt utilfredshed.

- Aftalegrundlaget bør afspejle, at ressourcer følger opgaver. Såfremt opgaver trækkes hjem til fakultetet, bør de økonomiske ressourcer således følge med.

- Der bør skeles til samarbejdet mellem det Kgl. Bibliotek og KU i udarbejdelsen af aftalegrundlaget for at sikre, at dette ikke omfatter eventuelle udfordringer, som ikke allerede er kendt i det eksisterende samarbejde på området.

På vegne af Uddannelsesforum Per Andersen Prodekan for Uddannelse

Høringssvar: Science and Technology

- ST FSU

Science and Technology

Aarhus Universitet

Ny Munkegade 120

8000 Aarhus C

Tlf .: 8715 0000

E-mail: scitech@au.dk

www.scitech.au.dk

ST FSU

Dato: 27. januar 2017

Side 1/1

AARHUS

UNIVERSITET SCIENCE AND TECHNOLOGY

Vedr. forslag til den fremtidige organisering af biblioteksservice

ST FSU blev på det ordinære møde d. 18. januar 2017 orienteret om planerne for or-

ganiseringen af AU’s biblioteksfunktion i lyset af fusionen mellem Statsbiblioteket og

Det Kgl. Bibliotek.

Det var overordnet svært at vurdere den fremtidige biblioteksservice ud fra det mate-

riale, der blev forelagt på mødet. På den baggrund understregede B-siden i FSU, det

positive, og afgørende vigtige i, at der i aftalen beskrives en klar mulighed for at træk-

ke AU Library-funktionerne tilbage universitetet, såfremt ordningen ikke fungerer

tilfredsstillende. Det er desuden fortsat vigtigt, at brugerne inddrages i den systema-

tiske dialog og arbejdet med serviceplaner, således at det sikres, at biblioteksfunktio-

nerne tilpasses brugernes behov. Der blev på mødet udtrykt bekymring for, hvordan

de faglige miljøer bliver inddraget i udformningen af aftaler om serviceniveau, og i

hvilket omfang det bliver muligt at tage højde for de forskellige miljøers behov i for-

hold til både forsknings-, myndighedsrådgivnings- og uddannelsesaktiviteter.

I øvrigt blev det af B-siden fremført, at der er et behov for at universitetsledelsen –

gerne i samarbejde med de øvrige universitetsledelser i Danmark- overvejer hvad der

kan gøres for at dæmme op for de stadigt stigende forlagspriser på licenser. Denne

problematik løses ikke med de mindre besparelser der måske ekstraordinært kan op-

nås gennem en omstrukturering af biblioteksdriften.

På vegne af ST FSU

Niels Chr. Nielsen Olav W. Bertelsen

Formand, dekan næstformand, lektor

Referater: LSU AU Uddannelse

- UDKAST til referat fra møde den 2. februar 2017

- Referat fra møde den 10. januar 2017

- Referat fra møde den 16. december 2016

Aarhus Universitet

Dato: 6. februar 2017

Side 1/3

AARHUS

UNIVERSITET

Møde den: 2. februar 2017 kl. 13.00 – 15.00

Mødelokale 1445-017/023 (videolink 1445-019)

Møde i LSU for AU Uddannelse

Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst,

Anne Vedsted, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Tine K. Gerkens,

Louise Margrethe Pedersen, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobko-

wicz, Hanne Kaiser (HR, referent), Signe Osbahr

Afbud: Louise Ydemann Duarte, Hazel Engelsmann, Gitte Heide

Referat

1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

2. Fremtidig organisering af AU’s biblioteksbetjening

Høringssvarene blev drøftet på mødet. Anna Mette indledte med at spørge, hvad Kri-

stian og Per kunne uddrage af høringssvarene, og om konsekvenserne heraf. Kristian

svarede hertil, at han og Per ikke foretager konklusioner på baggrund af høringssva-

rene. Høringssvarene vil loyalt og uden fortolkning blive videreformidlet, og det er

universitetsledelsen, som vil arbejde med høringssvarene og konkludere herpå.

Kristian forklarede, at høringsprocessen har været drevet af dekanerne. Derudover

har universitetsledelsen bestilt et udkast til en overdragelsesaftale, en rammeaftale og

service level agreements (SLA’er). På baggrund høringssvar og udkast til aftaler vil

universitetsledelsen d. 22. februar drøfte, hvad de ønsker at gå videre med.

Per udtrykte tilfredshed med, at alle fakulteter lægger vægt på biblioteket og nærhe-

den til de faglige miljøer. Han hæftede sig også ved, at der er et udbredt ønske om at

indarbejde en ”opsigelsesparagraf” i kontrakten med det Kgl. Bibliotek.

Helle kommenterede på ”opsigelsesparagraffen” og mente ikke, at man kan tale om

en tilbagerulning, når først overdragelsen har fundet sted. Hun gav udtryk for, at det

er bekymrende, at der lægges så stor vægt på dette i høringssvarerne.

Kristian fremhævede, at flere fakulteter påpeger vigtigheden af, at der er et juridisk

grundlag for overdragelsen, og at biblioteksydelserne bliver grundigt beskrevet i afta-

legrundlaget.

Kristian bemærkede, at LSU og medarbejderne i deres høringssvar anfører, at en

økonomisk effektiviseringsgevinst er det primære rationale for en overdragelse. Kri-

stian understregede, at anbefalingen om en overdragelse bygger på en helhedsvurde-

Side 2/3

AARHUS

UNIVERSITET

ring af flere faktorer, og at økonomi derfor ikke er det eneste rationale, idet biblio-

teksfagligheden og muligheden for at få indflydelse på serviceniveauet vægter mindst

lige så højt.

Anna Mette fremhævede, at høringssvarene indeholder mange bekymringspunkter,

og at fakulteterne ikke er enige. Hun appellerede til, at universitetsledelsen tænker

sig rigtig godt om og vurderer, om det er værd at træffe en så vigtig beslutning, som

en overdragelse er, når der ikke er konsensus.

Medarbejderne mente, at det er uklart, hvorfor en overdragelse er kommet på tale.

Der går rygter om, at det er Kulturministeriet, som har besluttet, at AUL skal over-

drages til det Kgl. Bibliotek. Hertil svarede Kristian, at processen er initieret af AU-

ledelsen og drevet af universitetsledelsen. Fusionen mellem Statsbiblioteket og det

tidligere Kongelige Bibliotek har bevirket, at status quo har ændret sig, hvorfor AU

har genovervejet den fremtidige organisering af AU’ biblioteksbetjening med henblik

på at fastholde samme ydelser og serviceniveau. Det er derfor entydigt AU, som har

lagt op til en påtænkt overdragelse og ikke Kulturministeriet.

Medarbejderne gav udtryk for, at de frygter, at VIP’erne ikke fortsat vil se dem som

en naturlig samarbejdspartner, hvis de ikke længere er en del af samme organisation.

De er bekymrede for, at det vil gå ud over universitetsfagligheden.

Per forklarede, at universitetsfagligheden er utrolig vigtig, og at den skal sikres. Han

mente dog ikke, at den er afhængig af organisatorisk ophæng, idet der på Health er et

forbilledligt bibliotekssamarbejde. Kristian supplerede med, at fysisk nærhed og styr-

ken af dialog erfaringsmæssigt har større betydning end organisatorisk ophæng.

Anna Mette mente derimod, at flere studier viser, at nærhed og tæt integration opnås

bedst ved at være indlejret i organisationen, som man betjener.

Medarbejderne mente, at der er uklarhed over økonomien ved en overdragelse. Hertil

svarede Kristian, at de økonomiske detaljer er gennemgået, og at økonomiafdelinger-

ne på både AU og Det Kgl. Bibliotek har meldt tilbage, at der fuld afklaring omkring

det økonomiske grundlag.

Vibeke spurgte, om der var kommet noget frem i høringssvarene, som man ikke hav-

de været opmærksom på. Hertil svarede Kristian, at man ikke havde haft tilstrække-

ligt fokus på de særlige vilkår, som er knyttet til særsamlinger og donationer. Per po-

interede, at det Kgl. Bibliotek ved en overdragelse skal acceptere de gavevilkår, som

AU har modtaget donationerne på.

Anna Mette bemærkede, at der er væsentlige forskelle på AU’s, Statsbibliotekets og

det tidligere Kongelige Biblioteks personalepolitikker. Hun ønskede derfor, at AUL

Side 3/3

AARHUS

UNIVERSITET

medarbejdernes nuværende personalevilkår bliver sikret i aftalegrundlaget i tilfælde

af en overdragelse, så der ikke sker en forringelse af medarbejdernes vilkår.

Helle bemærkede, at mange af AUL medarbejderne er bekymrede. De har levet en

omtumlet tilværelse de seneste år. Det er derfor vigtigt, at der tages godt hånd om

medarbejderne i denne proces.

Louise pointerede, at det er vigtigt, at ledelsen ikke er overoptimistisk i sin kommu-

nikation til medarbejderne.

Kristian medgav, at AUL har været igennem flere organisationsændringer, og at det

er svært for medarbejderne igen at skulle forhold sig til forandringer. Han påpegede,

at det derfor er vigtigt med en god proces, og at bibliotekslederne bliver klædt på til at

håndtere dette.

Anna Mette udtrykte tilfredshed med, at Arnold Boon deltager på et medarbejdermø-

de d. 3. marts.

LSU forbereder sig på LSU-mødet d. 2. marts til mødet med Arnold. Medarbejdere

opfordres til at stille spørgsmål til Arnold. Hvis man ikke har lyst til at stille sig op i

plenum, kan spørgsmål på forhånd sendes til TR eller Signe.

3. Eventuelt

Der var ikke noget til dette punkt.

Aarhus Universitet

Dato: 11. januar 2017

Side 1/6

AARHUS UNIVERSITET

Møde den: 10. januar 2017 kl. 14.00-16.00 Mødelokale 1445-019/023 (videolink 1445-215) Møde i LSU for AU Uddannelse Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Christian K. Ramsing, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Louise Ydemann Duarte, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Signe Osbahr, Hanne Kaiser (HR, referent). Afbud: Louise Margrethe Pedersen, Bjarke Parner

Referat

1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Orientering om ST’s ønske om at lukke to betjeningssteder under AUL ST Kristian fortalte, at ST ønsker at reducere antallet af biblioteksbetjeningssteder. Det betyder lukning af biblioteksbetjeningsstederne i Foulum og på Navitas. Vurderingen er, at der ved en sammenlægning vil være driftsbesparelser samtidig med, at der fri-gøres lokaler, som kan bruges til undervisning. Biblioteksleder på ST, Gitte Gjøde, har talt med de medarbejdere, der som følge af de påtænkte lukninger, vil blive berørt. Da der i øjeblikket er en vakance på AUL ST, for-ventes der ikke at ske afskedigelser som følge af eventuelle lukninger af betjenings-steder på ST. Kristian fortalte, at der er i gangsat en åben proces, som er i høring på fakultetet på ST, og at AU Uddannelse også er inviteret til at komme med input. Det blev aftalt, at referatet af nærværende punkt udgør LSU’s høringssvar. Medarbejderne beklagede beslutningen og påpegede, at det er vigtigt at have en be-tjeningsskranke, idet fysisk tilstedeværelse er en vigtig del af den service, der ydes til studerende og forskere. De gjorde desuden opmærksom på, at man ikke nødvendigvis kan spare lønomkostninger ved lukning af en betjeningsskranke, idet medarbejderne løser mange andre opgaver end 1:1 brugerkontakt. En lukning af betjeningsstederne kan således medføre andre serviceforringelser. Medarbejderne påpegede, at det er vigtigt af hensyn til fagligheden, at medarbejdere forbliver fysisk samlet ved en eventuel flytning. Det er således vigtigt, at medarbej-derne kommer til at sidde sammen med deres kollegaer og tæt på biblioteket på Ka-trinebjerg og ikke bliver spredt i bygningen. Endvidere vurderer medarbejderne, at

Side 2/6

AARHUS UNIVERSITET

det bliver vanskeligt at finde den fornødne plads til bogsamlingerne og de tre medar-bejdere på Katrinebjerg. Det blev foreslået, at man kunne nedlægge motionsrummet på Navitas i stedet for biblioteket for at give mere plads til undervisningslokaler. Kristian forklarede, at det ikke udelukkende er et spørgsmål om at få flere lokaler til undervisning. Der er også tale om en besparelsesproces. Alle fakulteter skal gennem-føre besparelser frem mod 2020, og i den forbindelse må det forventes, at fakulteter-ne vil kigge på de administrative ydelser, og at dette kan medføre ændringer – også hvad angår biblioteksydelserne. 3. Fremtidig organisering af AU’s biblioteksbetjening Punktet var en fortsættelse af drøftelserne fra sidste LSU-møde ifht. notatet ”AU Lib-rary”. Notatet har affødt mange spørgsmål blandt medarbejderne blandt andet et om personalevilkår ved en evt. overdragelse – vilkår der potentielt kunne stille medar-bejdere dårligere end nu. Medarbejderne havde bl.a. spurgt til mulighederne for kompetenceudvikling ved en eventuel overdragelse til Statsbiblioteket. Kristian kunne i forlængelse heraf fortælle, at der på Statsbiblioteket fra 2016 og frem er budgetteret med lidt over 8.000 kr. pr. medarbejder. Dette beløb er blevet reduceret med 25 %, idet der de foregående år var ca. 10.600 kr. pr. medarbejder til kompetenceudvikling. Til sammenligning er der i AU Uddannelse afsat 6.000 kr. pr. medarbejder. Statsbiblioteket har desuden udar-bejdet principper for kompetenceudvikling. Disse rundsendes til alle LSU-medlemmer til orientering. Kristian fortalte, at man har indhentet Statsbibliotekets og Det Kgl. Biblioteks nuvæ-rende personalepolitikker til sammenligning med AU’s. Disse rundsendes til LSU til orientering. Det må forventes, at der vil blive udarbejdet en ny samlet personalepoli-tik for det (nye) Kgl. Bibliotek. Kristian kunne desuden fortælle, at AU har fået Statsbibliotekets rapport for psykisk APV, og den viser generel høj tilfredshed blandt medarbejderne, men at der som på AU er nogle opmærksomhedspunkter omkring høj aktivitet. Medarbejdersiden kvitterede for materialet men understregede, at det bliver en stor opgave at harmonisere disse og at agere i en ny kompleks organisation. Desuden af-spejler politikker ikke altid virkeligheden, og virksomhedskulturen ikke kan aflæses heraf. AU er blevet tilbudt en observatørplads i interim-LSU på det (nye) Kgl. Bibliotek. Første møde er den 23. februar 2017. Medarbejderne vil gerne sende en repræsentant

Side 3/6

AARHUS UNIVERSITET

og giver snarest muligt besked til Signe om, hvem der deltager som repræsentant for AUL. Det blev aftalt at holde et ekstra medarbejdermøde den 3. marts, efter at høringssva-rene har været drøftet i universitetsledelsen. Kristian fortalte, at Universitetsdirektør Arnold Boon gerne vil deltage i mødet, og medarbejderne udtrykte tilfredshed med dette. Der er frist for høringssvar den 27. januar kl. 12.00. Medarbejderne spurgte til, hvorfor der tilsyneladende er igangsat forskellige hørings-processer på fakulteterne. Ledelsen forklarede, at processen tilhører dekanerne, som har lavet de endelige sagsfremstillinger, og er ansvarlige for høringsprocesserne. Der-for er høringerne i de akademiske råd og fakultetsledelserne grebet forskelligt an. På BSS er der tale om en bred høring. På Arts er der initiale drøftelser efterfulgt af skrift-lige bidrag fra akademisk råd. På ST drøftes det på et ordinært møde i akademisk råd, mens der på Health sker en skriftlig høring. Anna Mette appellerede til, at høringssvarene bliver lagt ud på hjemmesiden, så snart de foreligger. Procesplanen opdateres med de aftalte møder og rundsendes sammen med referatet. Medarbejderne spurgte ind til, hvordan AUL sikres eksplicit adgang til udvalg på AU. Hertil svarede Kristian, at det ligger alle på sinde, at der fortsat skal være adgang til relevante udvalg og fora. Per forklarede, at det i dag er forskelligt og historisk betin-get, hvordan AUL er repræsenteret på fakulteterne, men at man ved en overdragelse vil søge at sikre, at repræsentationen indskrives i aftalegrundlaget og dermed syste-matiseres. Anna Mette spurgte, hvilken administrativ betjening AUL vil kunne få fra AU ved en overdragelse. Vil der blive tale om betaling for visse administrative services (eksem-pelvis services fra CUL)? Hertil svarede Per, at man gerne vil sikre, at samarbejdet ik-ke bliver administrativt tungt og derfor vil forsøge at undgå, at der skal betales for services. Universitetsledelsen har bedt om, at der laves service level agreements (SLA), og indholdet af disse er pt. under udarbejdelse. Det forventes, at SLA’erne vil gå begge veje og dermed beskrive de ydelser, som AUL og AU skal levere til hinanden. Helle spurgte, om fakulteterne kan tænkes at vælge ydelser til eller fra efter 2020. Hertil svarede Kristian, at der kan aftales ændringer af de lokale ydelser til fakulte-terne med 1 års varsling og 2-års indfasning efter 2019. Fakulteterne bidrager til AUL med dels en permanent finanslovsoverførelse, dels en årlig betaling. Med sidstnævnte betaler fakulteterne for det aftalte serviceniveau og kan således aftale tilpasninger i ydelserne.

Side 4/6

AARHUS UNIVERSITET

Medarbejderne bad om en nærmere forklaring på de 2 % besparelser, som AU ifølge notatet er blevet lovet. Hertil svarede Kristian, at de effektiviseringsgevinster, som skal findes i 2018-20 tilfalder AU. Der er tale om 2 % årligt af AUs biblioteksbudget til AU Library. Gevinsterne forventes drevet af mulighederne for stordrift og ikke gennem justeringer i serviceniveau. De frigjorte midler kan AU vælge at reinvestere i elektroniske tidsskrifter og licenser. Medarbejdersiden undrede sig over, at der i no-tatet blev talt om, at en virksomhedsoverdragelse var et svar på licensprisernes him-melflugt. Kristian Thorn var enig i, at en overdragelse ikke vil kunne løse hele licens-problematikken. Medarbejderne spurgte, hvad der i notatet menes med ”nær betjening af Københavns Universitet men en uensartet og kun delvis betjening af AU”. Kristian forklarede, at biblioteksbetjeningen af KU har større tyngde i det Kgl. Bibliotek, og KU vil derfor have større indflydelse på det (nye) Kgl. Bibliotek. Hvis AU overdrages, vil der være tale om en balanceret indflydelse på prioriteringer, udvikling m.fl. Medarbejdersiden problematiserede udsagnet og mente, at det uretmæssigt stillede spørgsmålstegn ved om AU Library leverer en nær service i dag som en del af AU i modsætning til KU. Kristian Thorn understregede, at udsagnet ”nær betjening” henviser til organisatorisk vægt og ikke nærhed. Medarbejderne ville gerne vide, hvor meget indflydelse det enkelte institut forventes at få på biblioteksbetjeningen. Hertil svarede Per, at det i dag er dekaner og fakultets-ledelse, og dermed også institutlederne, der i samråd med uddannelsesledere beslut-ter, hvilken biblioteksbetjening man ønsker. I de nye SLA’er skal samarbejdet skrives ind, men det forventes ikke, at der kommer til at ske ændringer i forhold til det eksi-sterende samarbejde. Anne Mette gav udtryk for, at hun mente, det vægtede højest at værne om nærheden til forskere og studerende med en tættere integration med fagmiljøerne, og at AUL bedst sikrede dette ved at forblive på universitetet, som det skal betjene. Biblioteks-fagligheden kunne ifølge hende sagtens udvikles i den nuværende model. Per mente ikke, at det med den fremlagte model, hvor den geografiske nærhed bevares, var nød-vendigt at vælge mellem de to fagligheder. Anna Mette spurgte, hvordan der sikres et tydeligt fokus på biblioteksbetjeningen og adgang til relevante værktøjer på AU ved en overdragelse. Kristian svarede, at det skal sikres, at der fortsat er samme nærhed og informationsflow. Per understregede, at nærhed er vigtig – også digital nærhed. Det skal sikres, at AUL fortsat har adgang til de relevante IT-systemer på AU, bl.a. LMS og Pure. Der er derfor nedsat en ar-bejdsgruppe på IT-området med deltagere fra AU og Statsbiblioteket. Medarbejderne var interesserede i at høre, hvordan man fortsat vil sikre god Pure-og OA-administration. Per forklarede, at AUL fortsat skal have adgang til at administre-

Side 5/6

AARHUS UNIVERSITET

re systemer. På sigt kan det overvejes, om der kan sikres et større tværgående samar-bejde på området bl.a. på basis af de erfaringer, som p.t. høstes på BSS. Anna Mette gav udtryk for, at det var vigtigt at forstå, at der var tale om meget for-skellige processer, og at det var afgørende i dette arbejde, at en virksomhedsoverdra-gelse og en evt. rykning af opgaverne fra det decentrale brugerkontakt-lag fortsat har fokus på at sikre nærhed til institutter og forskere. Endvidere blev det fra medarbejderside påpeget, at PURE driftes af AU, og data ejes af AU. Driftsmiljøet bør derfor forblive AU IT og bør ikke flyttes til det (nye) Kgl. Biblioteks IT-afdeling. AU Library har et godt samarbejde med AU IT, og der er ingen grund til, at dette ændres. Det (nye) Kgl. Bibliotek bør ikke bestemme AU-repræsentation i PURE styregruppen grundet styregruppens vedtægter. Medarbejdersiden tilkendegav, at de vil udarbejde et samlet høringssvar. De vil i den forbindelse gerne holde et medarbejdermøde, hvor medarbejderne kan få forelagt hø-ringssvaret og komme med bemærkninger. Kristian meddelte, at mødet med hans ac-cept kunne ligge i arbejdstiden. Der blev udtrykt usikkerhed om fristen for LSU’s hø-ringssvar, og denne blev aftalt til 27. januar kl. 12.00. 4. Lønforhandling Kristian startede med at informere om, at AUL også vil være en del af de årlige løn-forhandlinger i AU Uddannelse. Herefter blev tidsplanen for lønforhandlingerne fremlagt. Forhandlingsrammen er i år 0,6 % af lønrammen. Der er i år ikke særskilte rammer for hhv. kvalifikationstillæg og engangsvederlag. Tillæg gives iht. de aftalte lønforhandlingskriterier og TAP-lønaftalerne. Lønaftalerne er i øjeblikket ved at blive genforhandlet, og såfremt der foreligger nye aftaler, inden lønforhandlingsperioden starter, vil disse blive udsendt. Helle udtrykte glæde over, at der i år ikke skelnes mellem kvalifikationstillæg og en-gangsvederlag. Hun havde dog gerne set, at der var afsat flere midler til lønforbedrin-ger set i lyset af, at universitetet har haft et stort overskud de seneste år. Hun mente, at det er vigtigt, at der er midler til lønforbedringer, hvis man vil anerkende og fast-holde de gode medarbejdere. Hertil svarede Kristian, at AU godt nok har været godt kørende det seneste år, men at sparekravene de kommende år sætter begrænsninger for, hvor mange midler der kan bruges på lønforbedringer. Han var dog enig i, at der skal være en belønning og ud-viklingsmuligheder til medarbejdere, som har levereret en god indsats. Kristian informerede om, at de forhandlingsberettigede organisationer vil blive ind-kaldt til forhandlingsmøder. Kristian ønskede i den forbindelse en snarlig tilbagemel-ding fra tillidsrepræsentanterne på, hvem der eventuelt forhandler samlet.

Side 6/6

AARHUS UNIVERSITET

Kristian udtrykte et ønske om at gennemføre en så effektiv lønforhandlingsproces som muligt. Han vil sikre en bred involvering af hele sit ledelseslag for få det nødven-dige kendskab til medarbejdernes opfyldelse af lønkriterierne for at kunne gennemfø-re forhandlingerne på et oplyst grundlag. Alle medarbejdere vil modtage en e-mail fra Kristian den 8. februar om, at ansøg-ningsperioden til de årlige lønforhandlinger går i gang. 5. Psykisk APV Optagelse har nu udarbejdet en APV handleplan, som blev fremlagt på mødet. Anne indskærpede, at det er vigtigt, at man holder bolden i luften, og at man ikke glemmer at arbejde med arbejdsmiljøet. Hertil svarede Christian, at det er vigtigt, at ledelse og medarbejdere holder hinanden op på fokus og fremdrift. Der var enighed om, at der lægges et stort arbejde i opfølgningen på APV, og at dette arbejde ikke kun skal foregå hvert 3. år. Det blev drøftet, om man kunne lave triv-selsmålinger eller trivselsdrøftelser lokalt på afdelingsmøder. LSU aftalte løbende at tage emnet op og gerne i fællesmøder med LAMU. 6. Eventuelt Der var intet til eventuelt.

Aarhus Universitet

Dato: 20. december 2016

Side 1/6

AARHUS UNIVERSITET

Møde den: 16. december 2016 Mødelokale 1445-019/023 (videolink 1445-215) Ekstraordinært møde i LSU for AU Uddannelse Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Lotte Skovborg, Louise Margrethe Pedersen, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent), Signe Osbahr

Referat

1. Godkendelse af dagsorden Der blev byttet om på punkterne 2. og 3. 2. Optagelse efter ophør af Teamkoordinator for kandidat og tilvalg [luk-ket] Christian Ramsing fortalte, at ledelsen påtænker en ændring af ledelsesstrukturen i Optagelsen efter, at den ene teamkoordinator er stoppet. Der ønskes indført en ny struktur med en tværgående koordinator, der suppleres af to faglige koordinatorer. Formålet er at styrke tværfagligheden, lette adgangen til faglig sparring samt skabe nye karriereveje for medarbejderne i Optagelsen – bl.a. for at imødekomme nogle af opmærksomhedspunkterne fra APV’en. Det vil fortsat være afsnitslederen, som har personaleansvaret. Koordinatorerne vil alle blive udpeget. Stillingerne vil ikke blive slået op, men det forventes, at der skal ansættes en medarbejder som erstatning for det årsværk, som mangler, efter at en teamkoordinator er rejst. Kristian pointerede, at eventuelle løn-forhandlinger i forbindelse med de nye stillinger vil blive holdt inden for budgettet og ikke komme til at påvirke rammen for de årlige lønforhandlinger. Der forventes tilde-ling af funktionstillæg iht. lønforhandlingskriterierne. Anne Vedsted udtrykte glæde over, at ledelsen har taget APV-resultaterne alvorligt samt tilfredshed med løsningen. Hun påpegede, at man dog skulle være opmærksom på, at det kan være en svær rolle at være tværgående koordinator, og at det derfor er vigtigt, at der er klare rollebeskrivelser. Hun foreslog, at der også udarbejdes en funk-tionsbeskrivelse for afsnitslederen. Christian Ramsing var enig i, at det er en god ide og tilføjede, at ledelsen også vil lave en funktionsbeskrivelse for funktionschefen, så ansvaret for alle ledelsesniveauer bliver tydeligt beskrevet. Medarbejderne i afdelingen vil blive orienteret om den nye ledelsesstruktur umiddel-bart efter LSU-mødet. Efter nytår vil der blive afholdt 1:1 møder med alle medarbej-

Side 2/6

AARHUS UNIVERSITET

derne om den nye struktur, opgaver og ansvarsfordeling. Der var enighed om, at dia-log er vigtigt for at få den nye struktur til at lande godt. 3. Fremtidig organisering af AU’s biblioteksbetjening Kristian Thorn fremlagde udkast til procesplan og et notat: ”AUL – i lyset af et samlet nationalt bibliotek”, som redegør for baggrunden for en anbefaling af, at AUL ansatte virksomhedsoverdrages til det (nye) Kgl. Bibliotek. Tidsplanen er ændret, fordi der skal være ordentlig tid til at udarbejde og behandle høringssvar frem mod en endelig beslutning i bestyrelsen. Sagen forventes nu forelagt for bestyrelsen i april 2017. Der er underskrevet en hensigtserklæring, som giver AUL mulighed for at sidde med i fora på Det (nye) Kgl. Bibliotek som observatør med taleret. Det gælder bl.a. samar-bejdsudvalget for det fusionerede bibliotek. Anna Mette Morthorst udtrykte tilfredshed med, at tidsplanen er rykket. Det er vig-tigt, at der er den fornødne tid til drøftelser og høringer i de faglige miljøer. Medarbejderne spurgte, hvorfor de akademiske råd ikke har modtaget det samme omfattende notat, som LSU har fået, og undrede sig over dette. Hertil svarede Kristi-an Thorn, at det udleverede notat er udarbejdet specifikt til LSU og AU Uddannelse. Dekanerne har bedt om en sagsfremstilling på 2-3 sider, som er sædvanligt for sags-fremstillinger til Universitetsledelsen. Det er dekanerne, som er ansvarlige for drøf-telserne på fakulteterne. Der er frist for høringssvar fra fakulteterne d. 27. januar. Der har foreløbig været drøftelser i akademisk råd på Arts, men der er ikke kommet en officiel udmelding om resultatet. Medarbejdersiden var tilfredse med, at der nu foreligger et skriftligt notat, der rede-gør for baggrunden for anbefalingen af en virksomhedsoverdragelse. Notatet efterla-der dog – efter medarbejderes mening – mange udsagn, der ikke uden videre er do-kumenteret, blandt andet synliggjort af en række spørgsmål stillet af medarbejdere fra AU Library forud for mødet. Mange medarbejdere har eksempelvis spurgt ind til rationalet for en overdragelse af AUL herunder især det faglige rationale i forhold til, hvordan ændringen vil opleves som en forbedring i biblioteksservice for forskere og studerende på AU. Hertil svarede Kristian Thorn, at det er en samlet vurdering af faglige, organisatori-ske hensyn, som er årsagen til, at man påtænker at overdrage AUL til Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det primære hensyn har været mulighederne for også i fremtiden at kunne opretholde et højt serviceniveau på biblioteksområdet for VIP og studerende.

Side 3/6

AARHUS UNIVERSITET

Medarbejdersiden var enige i, man bør opretholde et højt serviceniveau, men at det er uklart, hvad ledelsen mener med et højt serviceniveau, og at der tales både om at sik-re den bedst mulige biblioteksbetjening og at opretholde status quo, hvilket ikke nød-vendigvis er det samme. Kristian Thorn fortalte, at AU har haft en særdeles fordelagtig samarbejdsaftale og ressourcefordeling med Statsbiblioteket, og det vurderes, at disse vilkår vanskeligt kan opretholdes efter dannelsen af Det (nye) Kgl. Bibliotek. Risikoen er, at dele af økonomien i AU Library kan omprioriteres til øvrige formål. En overdragelse kan ske på nuværende vilkår, hvorved den eksisterende service fastfryses i tid og på samme høje niveau. Kristian Thorn fortalte endvidere, at Det (nye) Kgl. Bibliotek får en nær betjening af Københavns Universitet, men en uensartet og kun delvis betjening af AU. Når Det (nye) Kgl. Bibliotek begynder at effektivisere sin universitetsbiblioteksopgave, vurde-res det at være i AU’s interesse, at biblioteksbetjeningen af AU får samme interne or-ganisatoriske vægt som betjeningen af Københavns Universitet. Dermed får AU ind-flydelse på Det (nye) Kgl. Biblioteks organisationsstruktur med henblik på at varetage AU’s interesser og services bedst. Medarbejderne gav udtryk for, at AUL har en velfungerende biblioteksfunktion, som ikke uden videre kan sammenlignes med biblioteksbetjeningen på Københavns Uni-versitet, som blandt andet har en anden organisatorisk struktur. Medarbejderne mente, at man ville kunne få lige så stor indflydelse ved at fastholde det nuværende AU Library og en samarbejdsaftale i stedet for en virksomhedsover-dragelse. AU må forventes fremover at have en plads i direktionen på det (nye) Kgl. Bibliotek, og Det (nye) Kgl. Bibliotek er forpligtet til at servicere både KU og AU på ens vilkår. Kristian Thorn fortalte, at det omkostningsniveau, som AU bruger til administration af AUL vil blive overdraget til Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det forventes, at Det (nye) Kgl. Bibliotek vil opnå stordriftsfordele og økonomiske gevinster. Af det fremsendte notat fremgår, at gevinster svarende til 2 % af det samlede budget i årene 2018-2020 vil til-falde AU. Medarbejderne spurgte nærmere ind til, hvordan man ville opnå disse ef-fektiviseringsgevinster, og hvorvidt man kunne regne med det. Hertil svarede Kristi-an Thorn, at det kunne ske ved sammenlægning af afdelinger i den nye organisation, men at dette ikke var afklaret. Medarbejdersiden svarede, at det gav en usikker prog-nose for AU Library ansatte. Hertil svarede Kristian Thorn, at der er et tilsagn fra le-delsen af Det (nye) Kgl. Bibliotek om, at de forventede gevinstrealiseringer på 2 % skal tilfalde AU. Hazel Engelsmann spurgte, hvem der i tilfælde af overdragelse vil have ansvaret for biblioteksdriften på AU. Hertil svarede Kristian Thorn, at der planlægges nedsat et

Side 4/6

AARHUS UNIVERSITET

biblioteksudvalg, og det skal afklares i universitetsledelsen, hvem af medlemmerne i universitetsledelsen, der skal have det overordnede ansvar. Anna Mette Morthorst spurgte, hvordan man i tilfælde af overdragelse vil sikre fort-sat adgang til AU’s forskellige udvalg. Hun udtrykte bekymring for formuleringen ”ef-ter konkret invitation”, som hun mente, ikke er forpligtende nok. Kristian Thorn for-klarede, at intentionen er at fortsætte med samme ledelsesfora og informationsflow ved en overdragelse. Dette skal sikres i aftalegrundlaget. Helle Colding Seiersen spurgte, hvordan det sikres, at AUL får indflydelse på ar-bejdsmiljøet og personalepolitikken og ikke stilles ringere end i dag. Per Lindblad Jo-hansen forklarede, at der skal ske drøftelser i samarbejdssystemet og arbejdsmiljøor-ganisationen i forbindelse med udvikling af fælles praksis. Helle Colding Seiersen øn-skede at se de personalepolitiske retningslinjer, som kan komme i spil fra det nuvæ-rende Statsbibliotek og Kongelige bibliotek. Anna Mette Morthorst spurgte, om der ved en overdragelse vil blive skåret i midlerne til kompetenceudviklingen for medarbejderne i AUL, da det forlyder, at Statsbibliote-kets midler til kompetencemidler har været faldende de seneste år. Hertil svarede Kristian Thorn, at det skal sikres, at der fortsat vil være mulighed for solid kompeten-ceudvikling som biblioteksmedarbejder inden for rammerne af Det (nye) Kgl. Biblio-tek. Det er ledelsens vurdering, at det større faglige fællesskab og skala i sig selv in-deholder nye muligheder for kompetenceudvikling. Anna Mette Morthorst bad om at få belyst dette nærmere på det næste møde. Medarbejdersiden gav udtryk for, at det er uklart, hvad årsagen er til beslutningen om overdragelse, når der tales om ”faglige, organisatoriske hensyn” men samtidig lægges stor vægt på økonomi. De udfordrede argumentet om, at ”status quo” er væk, og gav udtryk for, at det er muligt at fastholde en samarbejdsaftale med Det (nye) Kgl. Bibliotek. Kristian Thorn svarede, at det tungtvejende argument er ønsket om at fastholde ser-viceniveauet og tillægsydelserne på biblioteksområdet. Gennem en overdragelse kan den samlede investering i et højt niveauservice sikres og ikke alene de 50 pct. af res-sourcerne i AU Library, som i dag investeres af AU. Lotte Skovborg spurgte i den forbindelse, hvor længe AU kan forvente, at den fordel-agtige aftale med Det (nye) Kgl. Bibliotek kan fastfryses. Kristian Thorn svarede, at der er sikkerhed for at fastholde udgiftsniveau frem til 2019, og at der hvert år skal være dialogmøder mellem AU og Det (nye) Kgl. Bibliotek. Grundet et gensidigt ønske om at skabe ro om den påtænkte konstruktion, kan man først i 2019 begynde at drøf-te eventuelle ændringer i økonomi og service, og der skal i så fald ske en forhandling.

Side 5/6

AARHUS UNIVERSITET

Der blev også fra medarbejderside spurgt ind til om alle fakulteters biblioteker vil bli-ve økonomisk sidestillet ved en virksomhedsoverdragelse. Dertil svarede Per Lind-blad, at der fortsat ville være forskellige serviceniveauer fakulteterne imellem og dermed tilsvarende økonomiske bidrag. Anna Mette Morthorst spurgte, om AU fortsat betragtede AU Library som en kerne-opgave, da det er lidt uklart jf. s. 14 i notatet, der fremhæver at universitetet må foku-sere på sine kerneopgaver. Kristian Thorn bekræftede, at biblioteksbetjeningen af AU fortsat er en kerneopgave. Helle Colding Seiersen spurgte, om processen får nogen indflydelse på de kommende årlige lønforhandlinger, hvortil Kristian Thorn svarede, at der ikke forventes ændrin-ger, idet man forventer at gennemføre de årlige lønforhandlinger for medarbejderne i AUL sammen med det øvrige AU Uddannelse i løbet af foråret 2017. Tidsplanen for AUL processen blev gennemgået, og det blev aftalt, at der indkaldes til et ekstra LSU-møde i uge 2 for at imødekomme en videre drøftelse af notatet samt i uge 5, hvor der er mulighed for at fremlægge resultatet af høringerne. Anna Mette Morthorst spurgte, om det er muligt at afholde et medarbejdermøde i lø-bet af processen, hvilket Kristian Thorn bekræftede. Arnold Boon har allerede tilbudt at deltage i et eventuelt medarbejdermøde. Det blev aftalt, at der tages endeligt stil-ling til dette på LSU-mødet i uge 2 eller 5. Per Lindblad Johansen fortalte, at der vil blive nedsat faglige arbejdsgrupper i Det (nye) Kgl. Bibliotek efter nytår. Der vil i den forbindelse være fokus på, at AU Library får mulighed for at deltage i arbejdet. Kristian Thorn fortalte, at Det (nye) Kgl. Bibliotek har tilbudt en plads som observa-tør i deres interim samarbejdsudvalg. Medarbejderne drøfter, hvem der eventuelt skal deltage og melder tilbage til Signe Osbahr. Kristian Thorn fortalte, at der kommer en hjemmeside, hvor alle dokumenter der vedrører høring om en evt. virksomhedsoverdragelse af AUL samles. Hjemmesiden vil løbende blive opdateret med informationer om processen, partshøringssvar mv. Anna Mette Morthorst nævnte, at man fra medarbejderside i AU Library påtænker at fremsende et notat som samlet høringssvar, som svar på ledelsens anbefaling. Med-arbejdersiden vil sende forslag til yderligere drøftelse af ledelsens notat forud for næ-ste møde i LSU. 4. Eventuelt Arbejdsmiljøstatistikker for Q3 var sendt til orientering, og der var enighed om, at sy-gefraværet er på at lavt niveau for AU Uddannelse.

Side 6/6

AARHUS UNIVERSITET

Lotte Skovborg fortalte, at Louise Ydemann Duarte er tilbage fra orlov efter nytår, så hun genindtræder i LSU. Hazel Engelsmann fortalte, at hun har fået ny suppleant. Det er Jens Jan Andersen.