PROJEKTFORSLAG

Konceptudvikling

Generationernes Hus - Herning

Præsentationsmøde

Herning Kommune

19.02.2020Tilbud 256

Side 2

BAGGRUNDI budgetforliget for 2020 blev det vedtaget, at, ”Et nye projekt i form af et Generationernes Hus tænkes placeret i Herning by. Det vil rumme 54 plejeboliger. Tanken er at skabe et samspil med andre boligformer som for eksempel seniorboliger, ældreboliger, ungdomsboliger og familieboliger. Dette projekt skal videreudvikles af Social- og Sundhedsudvalget.”

Formål med projektet:▪ Afsøgning af hvad huset skal kunne herunder at opstille kravspecifikationer

og ønsker for ’indholdet’ ▪ Identificere hvem vi skal have med; interessenter, potentielle beboere,

meningsdannere, politiske udvalg, interesseforeninger mm. ▪ Skal udfordre politikere og borgere på, hvad byggeriet kan være▪ Skabe ejerskab/sælge konceptet til andre politikere og forvaltninger▪ Identificere ”fællesmotoren” for et ”Generationernes Hus”. Det som skaber liv.▪ Undersøge hvordan kan ”Generationernes Hus” kobles til FN17 verdensmål?

Forventninger til projektet:▪ Projektet skal fungere som den praktiske spillebane, hvor vi kan involvere byens

borgere, foreninger og andre interessenter i skabelsen af et koncept for Generationernes Hus.

▪ Opstilling af krav, ønsker samt en konceptbeskrivelse af Generationernes Hus som beslutningsgrundlag for den videre politiske proces.

▪ Øge ejerskabet og opbakningen til den videre proces med realiseringen af Generationernes Hus.

Afgrænsninger til projektet:▪ Projektet skal ikke fokusere på arkitektonisk udformning, lokation og

konstruktion på byggeriet.

MÅLGRUPPE

▪ Potentielle brugere af Generationernes Hus (f.eks. Borgere, foreninger og andre interessenter)

▪ Byrådspolitikere og forvaltninger

ROLLEFORDELING:Kunden vil fokusere på:▪ Deltagelse i aktiviteter og udførelse af egne projektopgaver▪ Kommunikationen og koordinering ift. projektets interessenter▪ Stille ressourcer til rådighed for gennemførelse af projektet▪ Beslutningstagning herunder til-/fravalg af løsningsforslag i projektet

Konsulenten vil fokusere på:▪ Planlægning og facilitering af projektaktiviteter▪ Dokumentation af delresultater og slutprodukt▪ Koordinering af projektaktiviteter i samarbejde med kontaktperson(er) ▪ Sørge for gennemførelsen af projektaktiviteterne indenfor konsulentteamets

eget fagområde▪ Tæt sparring og løbende orientering til kontaktpersonen(er)

KONSULENTFORBEHOLD

Innohow gør opmærksom på følgende forbehold:▪ Tidsforsinkelser ift. mødeudskydelser, manglende feedback, deltagelse eller

tilbagemeldinger hos kunden kan have indflydelse på gennemførelsen af de enkelte procesaktiviteter, herunder overholdelse af tidsplan og deadlines.

1. Opgavebeskrivelse

Side 3

2. Projektets interessenterEt overbliksbillede af interessenter diskuteres på første intromøde, 24.01.2020

Studerende

Børnefamilier

Seniorer

Ældre med plejebehov

Beboere

?

Kommunale

Forvaltninger

Andre udvalg

?

ForeningerÆldrerådet

Patientforeningen

FOF

?

Faglige

Demenskonsulenter

Plejecentre

SOSU, Ergo, sygepleje

Familie- og ungerådgivere

Eksperter

Fremtidsforskere

Arkitekter

BoligforeningerOffentligheden

Borgere

Medier

?

?

?

Direktionen

Side 4

3. Sparringsgrupper

Studerende Børnefamilier SeniorerÆldre med plejebehov

ÆldresagenÆldreplejen

?

Beboermålgrupper

Meningsdannere, fagrepræsentanter

Ældreråd

Sparringsgrupper er en måde, som Innohow forslår til at involvere potentielle interessentgrupper. Et udkast til sparringsgrupper baseret på første intromøde, 24.01.2020

Side 5

4. Involvering af offentligheden igennem projektforløbet

Innohow ligger op til, at der arbejdes med løbende kommunikation overfor offentligheden og bruge denne åbenhed som en måde at tiltrække interesserede i at deltage i udviklingsprocessen.

En projekthjemmeside.• Hovedkanal for kommunikation• Rediger bar og kan være midlertidig så længe der er

ønsket• Indhold kan distribueres på andre online kanaler• Indhold kan genbruges på fysiske lokationer i Herning By

til at engagere borgere

www.projektgenerationerneshus.dk

Formål

Et projekt i Herning Kommune, hvor vi i fællesskab vil skabe et koncept og beskrivelse af et ”Generationernes Hus” i Herning By.

Tanken er at skabe et samspil med andre boligformer som for eksempel seniorboliger, ældreboliger, ungdomsboliger og familieboliger

GENERATIONERNES HUS

JA takJeg vil gerne deltage

dd.mm.åååå

TemamødeLorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor congue massa. Fusce posuere, magna sed pulvinar ultricies, purus lectus malesuada libero, sit amet

Senest nyt

Tilmed kontaktliste

Facebook Instagram

Herning Bibliotek – Opslagstavle/plakat

Projekthjemmeside Online kanaler

Offline kanaler

Side 6

5. Procesoverblik - mål

Mål• Et overblik over alle

ønskede interessenter i projektet

• Fremskaffelse af researchdata på fremtidstrends, fællesskab på tværs af generationer, community building, lignende projekter mm.

• Kick-start processen med SOS-udvalget

Mål• Påbegynd

kommunikation om projektet til offentligheden

• Hverve deltagere til processen og rekruttere nøglepersoner

• Påbegynd ”ambassadør”- arbejde til de andre forvaltninger

Mål• Afdækket behov hos de

forskellige interessent-grupper

• Forstå interessent-gruppernes motivation i projektet

• Rekruttering til sparringsgrupper

• Analysere data og indskærpe de vigtigste behov, udfordringer og krav til løsninger

• Skabe behovsprofiler for interessent-grupperne

Mål• Involvering af

offentligheden i processen

• Engagere interessent-grupperne i udvikling løsninger

• Udvikle og konkretisere ideer til løsninger

Mål• Lave koncept-

beskrivelser baseret på interessentgruppernes behov

• Fastlæg kravspecifikation til de mellemmenneskelige behov på projektet

• Ambassadørarbejde til de andre udvalg

• Fremlæggelse forSOS-udvalget

• Projektdokumentation

Mål• Fastlæggelse af

endelig kravspec + konceptbeskrivelse

• Præsentation på budgetkonferencen

• Overdragelse af projektviden til forvaltningen

1. Forståelse

2. Rekruttering

3. Analyse

4. Idéudvikling

5. Konceptualisering

6. Budgetkonference

Feb./marts JuniMarts April-maj August/September

Side 7

5. Procesoverblik - Aktiviteter

1.1 Opstartsmøde1.2 Kickoff med SOS

(10.03.2020)1.3 Interessentkort1.4 Desk Research1.5 Telefonisk interviews1.6 Statusmøde

2.1 Mock up hjemmeside2.2 SoMe kampagne2.3 Fysisk kampagne2.4 Forvaltningsbesøg2.5 Rekruttering af nøgle-

personer2.6 Statusmøde

3.1 SOS studietur til Aarhus(01.04.2020)

3.2 Faginterviews3.3 Borgerinterviews3.4 Fokusgruppeinterview3.5 Interview med

meningsdannere3.6 Opret sparringsgrupper3.7 Databehandling3.8 Arbejdsgruppemøde:

dataanalyse3.9 Behovsprofiler3.10 Statusmøde

4.1 Planlægningsmøde4.2 Offentligt event4.3 Databehandling4.4 DesignSprint for arbejds-

gruppen4.5 Feedback loops med

sparringsgrupper4.6 SOS-udvalgsmøde

Opsamling og status(27.05.2020)

4.7 Statusmøde

5.1 Konceptbeskrivelser5.2 Dokumentation af

projektet5.3 Genbesøg hos øvrige

forvaltninger5.4 Præsentations-

forberedelse5.5 Præsentation for

SOS-udvalg(17.06.2020)

5.6 Statusmøde

6.1 Færdiggøre èt konceptinkl. kravspecifikationer

6.2 Forberedelser til budget-konference

6.3 Budgetkonferencepræsentation

6.4 Afslutningsmøde

Feb./marts JuniMarts April-maj

1. Forståelse

2. Rekruttering

3. Analyse

4. Idéudvikling

5. Konceptualisering

6. Budgetkonference

August/September

Side 8

Nr. 1. FORSTÅELSE Est. timer

1.1 Opstartsmøde – 2 timer• Gennemgå projekt- og procesplan for fase 1 og 2 aktiviteter• Fastlægge datoer for besøg til andre forvaltninger, hjemmeside/kommunikationstiltag

samt mulige datoer for det offentlige event

7-8

1.2 Kick-off i udvalget – 1,5 timer• Indlæg fra fremtidsforsker omkring fremtidens boligbehov og –former (45 min)• Faciliteret refleksionsøvelse med fokus på at motivere ift. projektet og få en indikation

om, hvad udvalget er optaget af

6-7

1.3 Interessantkort• Kortlægning af navne, grupper og organisationer der enten; a) kunne være beboere/lejere;

b) repræsentere beboernes interesser; c) kunne være oplagte samarbejdspartnere 5-6

1.4 Desk Research• Internet research og artikel læsning der skal bruges til at skabe et spørgegrundlag for

fase 1-3 aktiviteter samt finde data på relevante fremtidstrends, fællesskab på tværs af generationer, community building, lignende projekter mm

• Dokumentation og opsamling • Evt. statiske dataindsamling forventes at varetages af Herning Kommune.

21-24

1.5 Telefonisk interviews• Telefonisk rundspørge til foreninger, eksperter og projekter til udbygning af viden

indsamlet ved Desk Research• Dokumentation og opsamling

7-8

1.6 Statusmøde – 1,5 timer• Arbejdsgruppe mødes og gennemgår opsamling på indsamlet data og gennemførte

aktiviteter i fase 1• Koordinere fase 2 aktiviteter, ajourfør projekttidsplan og lave mødereferat

5-6

6. Aktivitetsbeskrivelse

Nr. 2. REKRUTTERING Est. timer

2.1 Mock up hjemmeside• Simpel hjemmeside der giver indtryk af, hvad projektets ambition er og kan give

besøgende mulighed for at tilmelde sig projektet; F.eks. a) som potentiel beboer og b) som deltager i processen

• Udarbejdelse af design samt feedback i samarbejde med Herning Kommune• Opgiver navn, alder og kontaktinformation(GDPR regler overholdes)• Involverer underleverandør til hosting og opsætning(webudvikler)

14-16

2.2 SoMe Kampagne• Udarbejdelse af et 2-4 opslag, der kan udsendes via sociale medier (F.eks. Herning

Kommune Facebook side.) med link til tilmeldingsblanketten på hjemmesiden. Uploading af opslag foretages af Herning Kommune.

4-6

2.3 Fysisk Kampagne• Udarbejdelse af plakater eller lignende fysisk information omkring projektet med samme

budskab som ovenstående for at informere og skabe interesse hos offentligheden for at rekruttere projektdeltagere.

• Eventuelt udarbejdelse af en artikel i Herning Folkeblad• Involverer underleverandør til visualisering og produktion såfremt Herning Kommune ikke

selv ønsker at løfte opgaven.

12-14

2.4 Forvaltningsbesøg• Besøgsrunde i andre forvaltninger i Herning Kommune, for at afdække deres interesse i

projektet og få dem til at dele deres og deres politikeres mulige syn på projektet• Hverve et par personer til en sparringsgruppe eller offentligt kick-off event

3-4

2.5 Rekruttering af nøglepersoner• Personer identificeret i 1.3, som vi er meget interesseret i at involvere i projektet.

Udarbejdelse af kontaktliste og lave udkast til en ”projektinvitation”.• Kunne være fageksperter; antropologer, arkitekter, plejepersonale, livsstil m.v.• Kunne være folk med stor drivkraft i kommunen, som kan puste mere liv og

energi i projektet

6-7

2.6 Statusmøde – 1,5 timer• Opsamle på indsamlet data og gennemførte aktiviteter• Koordinere fase 3 aktiviteter, ajourfør projekttidsplan og lave mødereferat

5-6

Side 9

Nr. 4. IDÉUDVIKLING Est. timer

4.1 Planlægningsmøde – 1,5 timer• Koordinere invitationer, kommunikation, praktik og workshopdesign for Offentligt Event

5-6

4.2 Offentligt Event (Navngives med kunden) – 4 timer• Gennemførelse af et stort event i Herning By med deltagere fra alle beboergrupper,

meningsdannere, fagligheder, byrådsrepræsentanter, medier og andre interesserede• Fællesskabsopbyggende aktivitet (fx en stor sammenskudsmiddag)• En løst-faciliteret workshop med fokus på dialog på tværs af ‘bordet’, hvor udbyttet skal

være at vende behovsprofilerne og skabe en bruttoliste af idéer til at løse projektets fokus

• Idéer kan dokumenteres på store plakater/plancher med tegninger og beskrivelser af; aktiviteter, stemning og boligkonstellationer

• Dokumentation af eventet med billeder og video

26-28

4.3 Databehandling• Renskrive det producerede indhold fra det offentlige event og dokumentation.• Indfange stemningen i billeder og video med henblik på at kommunikere projektet

internt i kommunen og til offentligheden

8-10

4.4 DesignSprint for arbejdsgruppen – 2*6 timer (2 sammenhængende dage)• Planlæggelse og gennemførelse af et ”Design Sprint” forløb over 2 dage for

arbejdsgruppen og eventuelle inviterede deltagere. En intensiv proces der bla.• Gennemgår input fra det offentlige event og modner brugerprofiler• Ideudvikler, konkretiserer og sammenfatter ideer til løsninger i et koncept for et

”Generationernes Hus” herunder bruttoliste til kravspec.• Prioritere og videreudvikle idéer fra eventet med henblik på testning med

sparringsgrupper

22-24

4.5 Feedback loops med sparringsgrupper – 1 time (afsat tid til 5 grupper)• Planlægning og gennemførelse af ét arbejdsmøde per sparringsgruppe med fokus på at

få feedback på udvalgte idéer fra DesignSprintet.• Dokumentation og opsamling

3-4 per gruppe

4.6 SOS-udvalgsmøde• Opsamling og status. ”Genbesøg” af hvad har vi tidligere drøftet, hvor står vi nu og

hvilke linjer/retninger ser vi for ”Generationernes Hus – Herning”?2-4

4.7 Statusmøde• Opsamle på indsamlet data og gennemførte aktiviteter• Koordinere fase 5 aktiviteter, ajourfør projekttidsplan og lave mødereferat

5-6

6. Aktivitetsbeskrivelse

Nr. 3. ANALYSE Est. timer

3.1 SOS-udvalg Studietur (afsat tid til 2 interviews)• Studiebesøg i Århus hos Generationernes Hus.

3-4

3.2 Faginterviews – 1 time (afsat tid til 2 interviews)• Dybdegående dialoger med et bredt udsnit af forskellige faglige eksperter, som kan

uddybe og belyse dataindsamlingen i fase 1. Afsat tid til 2 interviews

3-4 per interview

3.3 Borgerinterviews – 1 time (afsat tid til 9-10 interviews)• Dybdegående dialoger med et bredt udsnit af repræsentanter fra interessentkortet og

vores rekrutteringsfase. Få et billede af hvad der tiltaler dem ved projektet, hvad vi skal have med og ikke have med i det, samt hvad fællesskab er for dem

3-4 per interview

3.4 Fokusgruppeinterview – 1 time (afsat tid til 2 fokusgruppeinterviews)• Fokusgrupper med studerende på tværs af årgange på videregående uddannelser i

kommunen. Få et billede af hvad der tiltaler dem ved projektet, hvad vi skal have med og ikke have med i det, samt hvad fællesskab er for dem

3-4 per interview

3.5 Interview med meningsdannere (afsat tid til 2 interviews)• Dybdegående dialoger med foreninger, organisationer og andre stærke

meningsdannere, som repræsentere borgeres interesser/behov

3-4 per interview

3.6 Opret sparringsgrupper• Minimum 1 gruppe per beboermålgruppe for projektet. (forventer 4 styks.)• Minimum 1 gruppe der repræsenterer eksperter og meningsdannere

6-7

3.7 Databehandling• Opstille og organisere betragtninger fra alle interviews i sammenfattende plakater for

hver beboermålgruppe14-15

3.8 Arbejdsgruppemøde: Dataanalyse – 3 timer• Analysere og opstille betragtninger fra alle interviews med fokus på at kunne

identificere behov, udfordringer, tematikker og ønsker for de forskellige beboermålgrupper

10-12

3.9 Behovsprofiler• Visuelt overblik over hver beboermålgruppe med billede, citater og X overskrifter – fx

Bolig Behov, Fællesskab, Udfordringer, Ønsker For Fremtiden o. Lign.7-8

3.10 Statusmøde – 1,5 timer• Opsamle på indsamlet data og gennemførte aktiviteter• Koordinere fase 4 aktiviteter, ajourfør projekttidsplan og lave mødereferat

5-6

Side 10

Nr. 5. KONCEPTUALISERINGEst. timer

5.1 Konceptbeskrivelser• Beskrivelse af 2-4 koncepter på baggrund af arbejdet i de foregående faser,

ekspertvurderinger, brugerfeedback og lignende• Skal indfange/beskrive stemningen ved hvert koncept; hvilke principper og trends

det bygger på, hvilket udbytte der er for de enkelte beboermålgrupper, samt give eksempler på konkrete aktiviteter

• Involvering og feedbackloops i arbejdsgruppen• Mindre involverer underleverandører til visualiseringer af illustrationer

21-23

5.2 Dokumentation af projektet• Hvidbog hvori al relevant dokumentationen skabt gennem forløbet samlet i et overskuelig

og tilgængeligt format (F.eks. A4 side)25-28

5.3 Genbesøg hos øvrige forvaltninger – 1 time• Præsentere resultater og koncepter• Få feedback på koncepterne samt ønsker ift. det videre arbejde frem mod

budgetkonferencen i august 2020

3-4

5.4 Præsentationsforberedelse• Udarbejdelse af f.eks. en video, billeder og andet præsentationsmateriale. Formatet

afstemmes med Herning Kommune og målrettes SOS udvalget.• Sammenfatning af processen og resultatet

14-16

5.5 Præsentation for SOS-udvalg – 1 time• Præsentere resultater og koncepter• Få feedback på koncepterne samt ønsker ift. det videre arbejde frem mod

budgetkonferencen i august 2020

3-4

5.6 Statusmøde• Opsamle på feedback og gennemførte aktiviteter• Koordinere fase 6 aktiviteter, ajourfør projekttidsplan og lave mødereferat

5-6

6. Aktivitetsbeskrivelse

Nr. 6. BUDGETKONFERENCE Est. timer

6.1 Færdiggøre èt koncept inkl. kravspecifikationer• Baseret på fase 5 feedback fra øvrige forvaltninger og SOS, sammenskrives SOS højeste

prioriterede koncept eller af deleelementer fra flere koncepter, til ét sammenhængende koncept inkl. kravspecifikationer..

14-16

6.2 Forberedelser til budgetkonference• Innohow assisterer Sundhed og Ældre forvaltningen med at finpudse det endeligt

præsentationsmateriale; video, rapportering etc. ift. til at målrette materialet til budgetkonferencen

7-8

6.3 Budgetkonference præsentation• Sundhed og Ældre forvaltningen står for denne præsentation 0

6.4 Afslutningsmøde – 2 timer• Opsamling og evaluering af projektet og eventuelle efterleverancer • Overdragelse af projektet

6-7

Side 11

Søren Hejne HansenSeniorkonsulent og CEO

+15 års erhvervserfaringBs. C. Business Development Engineer fra AarhusUniversitet

Gennemført mange +200 konsulentforløb indenforinnovation, forretningsudvikling og strategiskeprocesser. Brancheerfaring fra den private sektor medstore danske virksomheder samt SMV segmentet iDanmark indenfor metal, håndværk, detail, service samtfremstillingssektoren.

Brancheerfaring fra den offentlige sektor fra flerekommuner bla. ift. teknisk forvaltning, erhvervsservice,ældreområdet, sport og fritid samt voksenhandicapområdet.

7. Konsulenter

Rasmus Lang EriksenLead Innovationskonsulent

6 års erhvervserfaringKaospilot og Ba. Medievidenskab fra Aarhus Universitet

Planlægger og gennemfører konsulentforløb med fokuspå konceptudvikling af nye strategier, forretningsplaner,produkter og services ud fra et brugercentreretperspektiv. Erfaren inden for procesfacilitering,projektplanlægning og strategiarbejde i den private ogoffentlige sektor.

Brancheerfaring fra den offentlige sektor fra flerekommuner bla. ift. teknisk forvaltning og ældreområdet,

ProjektkonsulentProjektleder

Mathias Holm TøttrupInnovationskonsulent

2,5 års erhvervserfaringCand. IT fra Aarhus Universitet.

Gennemfører primært konsulentforløb med fokus påkonceptudvikling af nye produkter og services ud fra etbrugercentreret perspektiv. Erfaren inden for udvikling afnye innovationsprocesser og –værktøjer samtkommunikationstiltag herunder webudvikling.

Brancheerfaring fra servicesektoren, leverancer afvidenservice samt automationsbranchen ogvindmølleindustri.

Projektkonsulent