Over Bakker Barendrecht Bakker Barendrecht is onderdeel van Greenyard en één

van de grootste groente- en fruitbedrijven van Nederland.

Bakker heeft ook vestigingen in België en Tsjechië.

Bakker Barendrecht telt ruim 800 medewerkers. De organisatie levert per jaar zo’n

85 miljoen kratjes groente en fruit. Dagelijks gaat het om ruim 1.400 ton per dag.

Het doel: doorlopend de allerbeste kwaliteit groente en fruit voor de klant bieden.

De uitdagingBegin 2018. Bakker Barendrecht doet een beroep op vaste partner Ricoh.

Het factuurverwerkingspakket is toe aan vervanging. Andries Abma,

destijds Hoofd Financial Control bij Bakker, vertelt: “Het oude systeem was

onvoldoende stabiel en voldeed niet meer aan de securityeisen. We zochten

een toekomstbestendige oplossing die compliant is én die we ook konden

implementeren bij Bakker in België en Tsjechië. Tegelijk keurden we nog

veel facturen handmatig goed. Dat wilden we efficiënter inregelen. We

verwerken namelijk zo’n 120.000 facturen per jaar. Ook wilden we een meer

gestandaardiseerd factuurproces. En de oplossing moest omarmd worden door

de ruim 130 collega’s die ermee werken. Change management was cruciaal.”

Case study: Bakker Barendrecht

automatchEfficiëntere goedkeuring kostenfacturen

“We wilden onze facturen efficiënter goedkeuren”

Saleh Moukhal

Projectleider Financial Control

Bakker Barendrecht

65%

Factuurverwerking: efficiënter,transparanter en 100% compliant

Bakker BarendrechtFacturen automatisch goedkeuren

De oplossingRicoh start met een inventarisatie van de wensen en requirements. Uiteindelijk

valt de keus op Basware Alusta. Een SaaS-oplossing voor automatische

factuurverwerking. Saleh Moukhal, projectleider Financial Control bij Bakker:

“Dankzij geïntegreerde intelligentie kan het systeem facturen relateren

aan een inkooporder, referentie, budget of project. Komen de aantallen

en bedragen overeen? Dan is er een match. Het systeem keurt de factuur

automatisch goed en verwerkt deze direct. Basware Alusta beschikt ook

over diverse Analytics Dashboards. Hierdoor hebben we doorlopend

inzicht in en regie over het complete proces. Daarnaast biedt het pakket

ons mogelijkheden voor het oprichten van een Shared Service Center.”

Het resultaatBakker Barendrecht bespaart veel tijd, met name dankzij smart en automatic

coding. Saleh: “Het goedkeuringsproces voor orderfacturen is efficiënter dankzij

‘best-fit matching’. Het matchingspercentage is 65%. Alleen bij ‘mismatches’

is er een actie nodig van de verantwoordelijke inkoper. Dat kan direct vanaf

elk device. Dankzij automatisch coderen verloopt ook het goedkeuringsproces

van kostenfacturen efficiënter. De doorlooptijd is aanzienlijk verbeterd.”

Inmiddels is de oplossing ook uitgerold in België en Tsjechië, dit betekent een

volumegroei in facturen van 40%. Het uniforme P2P-proces biedt Bakker

meer mogelijkheden voor automatisering. Saleh: “Want ook voor de toekomst

zijn er ongetwijfeld mogelijkheden voor verdere efficiencyverbeteringen.”

De feiten en cijfers in dit document zijn gerelateerd aan deze specifieke klantcase. Individuele omstandigheden kunnen andere

resultaten laten zien. Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en

uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.

Copyright © 2020 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze klantcase, de inhoud en/of layout ervan mag niet

worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken

zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.

www.ricoh.nl

“Basware Alusta matcht facturen met orders en keurt ze automatisch goed”

Saleh Moukhal

Projectleider Financial Control

Bakker Barendrecht

Case study: Bakker Barendrecht

Saleh: “Collega’s kunnen facturen nu vanaf elk device inzien en goedkeuren.”