Bi 1

Ti liu nghip v vn phng phuccgc@gmail.comTi liu nghip v vn phng phuccgc@gmail.com

NGHIP V

HNH CHNH VN PHNGChng 1VN PHNGI. KHI NIM 1. Vn phng:

Vn phng c hiu l tr s lm vic ca c quan, n v, l a im giao tip i ni, i ngoi ca c quan, n v .

Vn phng l mt dng hot ng ca c quan, t chc, trong din ra vic thu nhn, bo qun, lu tr cc loi vn bn, giy t, nhng cng vic lin quan n cng tc vn th.

Vn phng l b my lm vic tng hp v trc tip ca mt c quan chc nng , phc v cho vic ch o, iu hnh ca lnh o. Cc c quan thm quyn chung hoc c quy m ln th thnh lp vn phng, nhng c quan nh th c phng hnh chnh.

Tm li: Vn phng l b my lm vic tng hp v trc tip ca mt c quan chc nng , phc v cho vic iu hnh ca lnh o; l ni thu thp, x l thng tin h tr cho hot ng qun l; ng thi m bo cc iu kin v vt cht k thut cho hot ng chung ca ton c quan, t chc .

2. Hnh chnh & hnh chnh vn phng

- Hnh chnh ni chung l vic t chc, qun l v iu hnh ca mt quc gi (hnh chnh quc gia), mt ngnh, mt a phng (tnh, huyn, x), mt t chc, mt doanh nghip

- HC-VP l vic t chc, qun l v iu hnh cng vic vn phng.

II. T CHC, CHC NNG, NHIM V CA VN PHNG:1. C cu t chc ca Vn phng:

a. Lnh o Vn phng (Phng HC) :- Chnh vn phng (Trng phng hnh chnh): Chnh VP l ngi iu hnh chung, chu trch nhim v ton b cng tc VP, ch o mt s cng vic quan trng nh xy dng v theo di thc hin chng trnh, k hoch cng tc, hon chnh cc d tho VN quan trng, cng tc c yu- Gip vic c cc Ph Chnh Vn phng (hoc Ph Trng phng HC)Vn phng lm vic theo ch th trng. Chnh, Ph Chnh vn phng phi cao trch nhim qun l trong VP v chu trch nhim trc th trng. b. Cc b phn trc thuc Vn phng :

- B phn hnh chnh,vn th :

+ Qun l, iu hnh cng tc tip nhn, x l, bo qun, chuyn giao vn bn trong v ngoi c quan, doanh nghip;

+ T chc cng tc l tn, khnh tit

+ Qun l, s dng c hiu qu cc trang thit b k thut phc v cho hot ng ca vn th

- B phn tng hp: gm mt s chuyn vin, c nhim v nghin cu ch trng, ng li, chnh sch ca cp trn, cc lnh vc chuyn mn c lin quan;+ T vn vn bn cho th trng trong cng tc lnh o, iu hnh hot ng;

+ Theo di, tng hp tnh hnh hot ng ca c quan n v bo cp kp thi cho th trng v xut phng n gii quyt. - B phn lu tr :Thc hin cng tc lu tr+ Phn loi, nh gi, chnh l, thng k ti liu lu tr;

+ Khai thc, t chc s dng ti liu lu tr - B phn Qun tr : + Cung cp y kp thi cc phng tin, iu kin vt cht cho hot ng ca c quan, doanh nghip;

+ Sa cha , qun l, s dng cc phng tin vt cht c hiu qu. - B phn ti v ( tu tng c quan )

- B phn bo v, l tn, tp v 2. T chc v b tr ni lm vic :

Ni lm vic l nhng khong khng gian nht nh c trang b v b tr nhng phng tin cn thit, trong Cn b, cng chc thc hin cng v, nhim v ca mnh.

a Nhng yu cu chung cn thit ca ni lm vic:

- Ph hp vi tnh cht v quy m hot ng ca c quan: tr s c quan phi th hin c b mt c quan, tng thch vi v tr, tuy nhin khng ph trng qu mc lm lng ph tin ca i vi c quan nh nc. Cc c quan cn sp xp, b tr, s dng hp l tr s lm vic v phng tin hin c phc v cng vic.

- Tnh thun li phc v cng vic: mi trng xung quanh thch hp (khng qu n o), trang b phng tin y (lun c hon thin, ci tin) phc v cho cng v v sinh hot c nhn, cch thc t chc v to ra mt tm l tch cc, gim cng thng, mt nhc, tnh cm gn b gia cn b, nhn vin cng nh gia h v ni lm vic.

Tnh d dng lin h giao dch

Tnh bo mt.

b. Sp xp b tr ni lm vic:

- Cc b phn lnh o, vn phng: cn c b tr ni d giao dch nht v c t th nht. Cc phng lm vic c b tr theo nguyn tc bo m gii quyt dy chuyn gii quyt cng vic, cc phng ban c quan h thng xuyn vi nhau c b tr gn nhau , cc phng ban tip khch c b tr gn li ra vo

- Cc phng c phng tin my mc, k thut, lu tr nn b tr v tr bit lp, cn trang b cc phng tin bo qun gi gn my mc, thit b

- Din tch phng lm vic phi ph hp vi tnh cht ca tng b phn

- Cc dng vn phng, bn gh , t h s, cc lai s sch, giy btcn b tr sp xp ph hp vi ng tc lm vic, ngn np to khng kh thoi mi trong lm vic.

- Phng lm vic phi bo m pht huy ht tc dng tch cc ca cc yu t tc ng n nng sut lao ng nh s thong mt, nhit , ting n, nh sng, mu sc.- C h thng bng ch dn hnh chnh ton c quan, tng phng lm vic, tng chc danh cng v d tm, lin h cng tc.

c. Cc phng php b tr vn phng:

* Vn phng m:

Hin nay cc c quan, Doanh nghip c xu hng sp xp h thng vn phng m. Cc phng ban c ngn cch bi vch ngn knh, mica trong , cc vung cao khong 2m.- u im:

+ Tit kim chi ph din tch;

+ D gim st qun l;

+ Thun tin trong vic giao tip gia nhn vin v cng vic;

+ D tp trung cc hot ng trong vn phng;

+ D thay i khi cn thit

* Vn phng ng: H thng vn phng ng c ngn cch bi cc phng ring. u im ca n l m bo tnh an ton, b mt, s ring t, v ph hp vi cng vic i hi tp trung cao.

Tuy nhin, n c nhng nhc im l chim din tch, tng chi ph trong vic chi tr tin in, trang thit b vn phng, kh kim tra v lm tr tr lung cng vic.

d. Cc yu t gy nh hng n kh nng lm vic :

- nh sng: y , thch hp lm gim mt mi, gim sai st v nng cao hiu nng. nh sng ni lm vic phi t ng u. nn tn dng ti a nh sng thin nhin

- Mu sc: c tc dng tm l n ngi lm vic trong vn phng v khch n. Mu sc phn chiu nh sng rt a dng. Sau y l mt s khi nim v s phn chiu nh sng :

+ Mu trng : 85%; mu trng ng: 77%; Mu kem: 66%; Mu xm bc: 50%; mu xanh da tri: 50%; Mu xanh l cy 40%; Ni chung cc vn phng thng dng mu trng trn trn nh, mu mt trn bc tng trc mt nhn vin v n lm du mt. Cc phng tip tn nn dng mu vui v, trung ho trnh n iu; phng tng hm hoc kho nn dng mu sng v phn chiu nh sng cao.

- Ting n: l mt nhn t mi trng c nhiu nh hng n hiu nng ca vn phng . cn s dng vch ngn cch m mt s trang thit b gim ting n, trnh dng nhiu vt dng bng kim loi, g cng. Bo m an ton khi dng cc thit b in , thc hin phng chy cha chy theo ng quy nh.- Ngoi ra, yu t phong thy (xt theo gc khoa hc, s hp l, hi ha khng gian kin trc v b tr, sp t) cng rt c quan tm v c kh nng nh hng n hiu sut lm vic3. Chc nng ca Vn phng :

a. Chc nng gip vic iu hnh :

- Xy dng chng trnh, k hoch, lch lm vic. - Theo di, n c cc n v thc hin k hoch.

- T chc, iu phi cc hot ng chung ca c quan

b. Chc nng tham mu tng hp:

Tng hp, x l v cung cp thng tin mi mt v tnh hnh hot ng ca c quan v tham mu cho lnh o v cc bin php gii quyt v x l.

c. Chc nng hu cn, qan tr: m bo c s vt cht v phng tin, iu kin lm vic cho c quan 4. Nhim v ca Vn phng : - Xy dng chng trnh cng tc ca c quan v n c thc hin chng trnh ; b tr; sp xp chng trnh lm vic hng tun, qu, 6 thng, nm ca c quan;

- Thu thp, x l, qun l v t chc s dng thng tin t tng hp, bo co tnh hnh hot ng trong n v, xut kin ngh cc bin php thc hin, phc v s ch o, iu hnh ca th trng - T vn vn bn cho th trng, chi trch nhim php l, k thut son tho vn bn ca c quan ban hnh

- Thc hin cng tc vn th lu tr, gii quyt cc vn th t trnh ca cc n v v c nhn theo quy ch ca c quan; t chc theo di vic gii quyt cc vn th, t trnh ;- T chc giao tip i ni, i ngoi, gip c quan t chc trong cng tc th t, tip khch, gi vai tr l chic cu ni c quan, t chc mnh vi c quan, t chc khc;

- Lp k hoch ti chnh, d ton kinh ph hng nm, qu, d kin phn phi hn mc kinh ph, bo co k ton, cn i hng qu, nm; chi tr tin lng, thng, nghip v;

- Mua sm trang thit b c quan, xy dng c bn, sa cha, qun l c s vt cht, k thut, phng tin lm vic ca c quan , m bo yu cu hu cn cho hat ng v cng tc ca c quan;

- T chc v thc hin cng tc y t, bo v sc khe; bo v trt t an ton c quan; t chc phc v cc bui hp, l nghi, khnh tit, thc hin cng tc l tn , tip khch mt cc khoa hc v vn minh

- Thng xuyn kin ton b my, xy dng i ng Cn b nhn vin trong vn phng, tng bc hin i ho cng tc hnh chnh - vn phng; ch dn v hng dn nghip v vn phng cho cc vn phng cp di hoc n v chuyn mn khi cn thit .5. Hin i ha cng tc vn phng:

L mt i hi cp thit ca nh qun tr , n c th thc hin theo cc hng: vn phng in t, vn phng t ng ha

a. Mc tiu ca hin i ho vn phng:

+ To tin pht trin cho mi c quan t chc

+ Gim thi gian lng ph v nhng ch tc trong tip nhn, x l, chuyn ti thng tin phc v cho hot ng ca c quan t chc

+ Nng cao nng sut lao ng ca t chc, gip cho nh qun l thot khi nhng cng vic hnh chnh mang tnh s v,to iu kin pht huy tnh sng to ca mi Cn b trong VP, tm kim cc gii php ti u iu hnh cng vic t hiu qu cao nht.+ Thc hin tit kim chi ph cho cng tc vn phng .b. Nhng ni dung c bn ca hin i ha cng tc vn phng:

- T chc b my vn phng khoa hc, gn nh, ng chc nng

- Tng bc cng ngh ha cng tc vn phng, tin hc ha vn phng, s dng mng LAN, internet,wireless

- Trang b cc thit b hin i nh my tnh, fax, photocopy, my scan, my ghi m, my chiu a nngCc my mc hin i ny gim thiu chi ph sc lc, em li nng sut cao trong hot ng.- Khng ngng hon thin k nng v nghip vChng 2TH K VN PHNG MT NGH CHUYN NGHIPI. KHI NIM:

- Th k l ngi nm vng nghip v hnh chnh vn phng, c kh nng hnh ng c lp m khng cn c s kim tra trc tip, c c phn on, c sng kin v c th a ra cc quyt nh trong phm vi quyn hn ca mnh.- Th k vn phng l nhng ngi c giao m nhn mt phn hoc ton b cc cng vic c lin quan n nhng lnh vc chuyn mn ca mt vn phng nh: qun l vn bn, h s ti liu; m bo cc yu cu v thng tin, lin lc, giao tip v t chc, sp xp cng vic hng ngy nhm h tr, phc v cho hot ng ca c quan hoc ngi lnh o ca mt c quan, t chc v doanh nghip.

II. CHC NNG CA TH K:

- Nhm chc nng lin quan n vic t chc thng tin: x l vn bn i - n (ng k cc vn bn, gip lnh o kim tra vic thi hnh cc ch th, quyt nh ca th trng, tho cc vn bn,)

- Nhm chc nng thuc qun l cng vic: t chc tip khch, hp, hi ngh, m thoi in thoi, chun b cho th trng i cng tc,

III. NHIM V CA TH K:1. Nhim v ca th k ni chung:

- Thu thp, x l v cung cp thng tin v cc lnh vc m mnh c giao ph trch phc v cho hot ng qun l ca c quan, n v;

- Bin tp vn bn, t chc sp xp, qun l vn bn, h s ti liu

- T chc sp xp cc hot ng hnh chnh ca c quan, n v;

- Gii quyt cc th tc hnh chnh m bo kinh ph v c s vt cht cho hot ng ca c quan, n v.2. Nhim v ca th k gim c:

a. Nhng nhim v thuc v quan h nhn s:- Tip khch n lin h cng tc vi th trng v chun b cc chuyn i cng tc ca th trng;

- Gi vng lin lc vi th trng trn ng i cng tc ca th trng. Hng dn mt cch khi qut cng vic ca nhng ngi thp tng v thu thp tnh hnh khi h tr v;

- Lm trung gian trong quan h in thoi ca th trng;

- Chun b, triu tp v ghi bin bn cc cuc hp v tho lun do th trng triu tp.

b. Nhng nhim v thuc quan h vn bn

- Phn chia vn bn, ti liu cho cc b phn thuc quyn th trng, vo s cc vn bn, ti liu n v i;

- Chuyn giao vn bn gia cc b phn;

- Gii quyt vic trao i vn bn n gin theo ch th ca th trng;

- Kim tra th thc cc vn bn trnh th trng k.

c. Nhng nhim v thuc v t chc cng vic

- Lp lch hng ngy, tun, thng ca th trng;

- Thng k v kim tra vic thc hin cc ch th ca th trng;

- Chm lo sp xp phng lm vic ca th trng.

d. Nhng nhim v khc

- Sp xp, bo qun nhng vn bn, h s nguyn tc;

- Bo co mt cch tng qut nhng cuc hi , nhng ln i lin h cng tc, nhng s kin quan trng trong c quan, x nghip;

- Qun l th vin, t liu ring ca th trng; chm lo chuyn tp ch trong cc b phn thuc quyn ca th trng;

- T chc mt s cng vic thuc hnh chnh, s v c tnh cht c nhn (ca nhng b phn ca th trng) cc vn thuc v phng tin i li, cc vn thuc lnh vc kinh t (trang b cho vn phng th trng);

- Thc hin mt s cng vic cn thit khc do th trng giao.IV. NHNG PHM CHT CN THIT CA NGI TH K:1 - Yu ngh v c thc vn ln trong ngh nghip

Lng yu ngh s gip cho ngi th k vn phng lun c trch nhim v nhit tnh vi cng vic; lun mun ng gp vo thnh cng chung ca c quan v doanh nghip bng nhng nghip v c th m mnh c giao m nhn; lun tm ti ci tin cng vic ngy cng khoa hc, hp l v c hiu qu cao.

Lng yu ngh cng s l ng lc thc y cc th k vn phng khng ngng phn u vn ln t c nhng nc thang cao hn trong ngh nghip.

2 - C thc k lut, t gic v trit trong cng vic

Tnh k lut gip ngi th k m bo ng gi lm vic, nghim tc chp hnh cc ni quy, quy ch, gp phn to nn s thng nht trong hot ng ca c quan.

Tnh t gic i hi ngi th k lun ch ng trong cng vic, nm vng nhim v ca mnh. T bit sp xp v trin khai cng vic mt cch hp l; khi gii quyt cng vic phi tm cch khc phc kh khn, tr ngi, tm ra nhiu hng, nhiu phng n gii quyt.

Tnh trit gip ngi th k rn luyn thm thc t gic v k lut.

3 - Cn thn v chu o

Tnh cn thn i hi ngi th k phi c thi nghim tc khi thc hin nhim v, trnh ch quan, i khi, qua loa.

Tnh chu o i hi ngi th k phi d liu tt c cc tnh hung c th xy ra khi thc thi nhim v v chun b cc bin php, cc phng n i ph v gii quyt khi cn thit.

4 - Qung giao, ci m v bit t kim ch khi cn thit

Ngi qung giao l ngi ci m, ho nh, vui v, ch ng trong giao tip v bit tn dng cc c hi c th m rng giao tip, m rng cc mi quan h ca mnh.

Th k vn phng phi ch ng trong giao tip, qua giao tip gip cho ngi th k c thm nhiu thng tin, hc hi thm nhiu kinh nghim, t iu chnh mnh cho ph hp vi cc mi quan h trong v ngoi c quan. Tnh ci m, vui v, t nh v ng mc ca ngi th k vn phng trong giao tip cn gp phn gy thin cm, li nhng n tng tt p cho khch n c quan, gp phn m rng v gi vng cc mi quan h ca c quan vi bn ngoi.

5 - Kn o

y l phm cht c bit cn thit ca ngi th k vn phng. Phm cht ny gip h bit gi kn nhng tin tc cn thit m do tnh cht cng vic h c th c bit qua cc thng tin t vn bn, t in thoi hoc t cc cuc hp m h c quyn tham d ghi chp hoc thu thp thng tin.

Tnh kn o cn gip cc th k vn phng trong vic giao tip vi ngi khc, trong vic lu gi cc ti liu, h s, bit sp xp ti liu ngn np, gn gng, bit s dng cc h thng bo mt thng tin trn my tnh.

6 - Nng ng v linh hot

S nng ng gip ngi th k lun tm ti, hc hi v ci tin trong cng vic, lun c gng i mi v chuyn mn nghip v t hiu qu cao hn., ch ng sp xp cng vic cho ph hp vi cng hot ng ca c quan.

S linh hot rt cn thit i vi cc th k vn phng khi h c giao m nhn cc cng vic nh t chc hi ngh, hi tho, tip khch hoc khi t chc cc chuyn i cng tc cho cn b v lnh o ca c quan.

7 - Tng tr v on kt

S tng tr s gip cc th k vn phng tng cng tnh on kt. V ngc li, s on kt s gip h lun sn sng bit phi hp v tng tr ln nhau.

V. CC YU T V TRNH , KH NNG CA TH K:1 - K nng nghip v hnh chnh vn phng:

+ Son tho vn bn. Qun l vn bn i-n, lu tr h s, hin i ho cng tc vn phng

+ S dng thnh tho my tnh, thit b vn phng+ Trnh ngoi ng nht nh+ Tip khch

+ Ln lch cng tc

+ Giao tip in thoi

2 - Cc kin thc tng qut v mi mt: kinh t, php lut, qun tr , K ton ti chnh, tm l x hi, vn ho ngh thut, ngoi ng...

3 - Trch nhim t chc cng vic mt cch khoa hc , lm cho cp trn thy c mi vic trong tm kim sotChng 3THU THP, X L V CUNG CP THNG TIN

TRONG NGHIP V VN PHNGI. THNG TIN TRONG QUN L HNH CHNH:

1. Khi nim:

Thng tin l qu trnh trao i gia ngi gi v ngi nhn, l s truyn tn hiu , truyn tin tc v nhng s kin, hot ng , ang v s xy ra cho nhiu ngi cng bit.

Thng tin trong hot ng qun l l tp hp tt c cc thng bo khc nhau v cc s kin xy ra trong hot ng qun l v mi trng bn ngoi c lin quan n hot ng qun l , v nhng thay i thuc tnh ca h thng qun l v mi trng xung quanh, nhm kin to cc bin php t chc cc yu t vt cht , ngun lc, khng gian v thi gian vi cc khch th qun l.

Thng tin qun l nh nc rt a dng, trong thng tin php l chim v tr c bit bn cnh nhng thng tin phn nh vic trin khai v kt qu ca qu trnh qun l x hi. Thng tin php l to iu kin cc c quan hot ng ng PL hin hnh, cn thng tin thc tin cho php cc c quan tip cn c thng xuyn cc nhu cu v x hi , vi i sng chnh tr-kinh t ca t nc.2. Phn loi thng tin:

x l tt cc thng tin cn phi nm vng k thut phn loi thng tin mt cch khoa hc . Thng tin c th phn loi theo cc tiu ch sau:

a. Phn loi theo knh tip nhn :

- Thng tin c h thng : l nhng thng tin c cp nht theo nhng chu k h thng nh sn nh bn tin hng tun, bo co thng, qu, hng nm

- Thng tin khng h thng : thng tin khng nh k, c cp nht ngu nhin , thng c lin quan n nhng vic bt ng xy ra khng th lng trc c trong qu trnh hot ng , song i hi phi c s can thip gii quyt ca ngi nhn tin

b. Phn loi theo tnh cht, c im s dng thng tin:

- Thng tin tra cu : nhng ni dung ti liu c tnh quy c, VD: nhng thng tin php l cha ng trong cc vn bn quy phm php lut., thng tin v thnh tu khoa hc k thut

- Thng tin bo co : tnh hnh s kin, hot ng. Cc nh qun l cn c cung cp cc bn tin hng ngy, hng tun, bo co thng, qu

c. Phn loi theo phm vi ca lnh vc hot ng

- Thng tin kinh t: nhng thng tin phn nh qu trnh hot ng mi mt ca lnh vc hot ng kinh t nh cng nghip, nng nghip, thng mi, giao thng vn ti, dch v, u t xy dng, ti chnh ngn hng, gi c, th trng.

- Thng tin chnh tr x hi: nhng thng tin lin quan n tnh hnh vn ho, gio dc, y t, dn s, mi trng, an ninh quc phng, ngoi giao

d. Theo tnh cht thi im ni dung:

- Thng tin qu kh.

- thng tin hin hnh

- thng tin d bo

e Phn loi thng tin theo cc tiu ch khc:

- Theo quan h qun l: thng tin t trn xung di, thng tin t di ln trn, thng tin ngang, thng tin lin lc an cho

- Theo ngun thng tin: thng tin chnh thc, thng tin khng chnh thc

II. VN PHNG V HOT NG T CHC THNG TIN:

1. Yu cu:

- Thng tin phi ph hp

- Thng tin phi chnh xc

- Thng tin phi y

- Thng tin phi kp thi

- Thng tin phi c tnh h thng v tng hp

- Thng tin n gin d hiu

- Thng tin phi m bo yu cu b mt

2.Quy trnh cng ngh thng tin:Cng ngh thng tin l tp hp cc phng php khoa hc, cc phng tin v cng c k thut hin i ch yu l k thut my tnh v vin thng- nhm t chc, khai thc v s dng c hiu qu c ngun ti nguyn, thng tin rt phong ph v tim tng trong mi lnh vc hot ng ca con ngi v x hi. Gm cc bc sau y:a. Xy dng v t chc ngun tin:Cn c vo yu cu ca lnh o v qun l v thng tin, tin hnh xy dng v t chc ngun tin * Tm cch hiu mt cch chnh xc yu cu ca ngi lnh o hoc b phn cn cung cp tin:- Yu cu cung cp thng tin v vn g?

- Phm vi thng tin cn phi cung cp?

- Thi gian cho php c th thu thp v chun b thng tin.

- Hnh thc cung cp tin (Bng vn bn hoc sao chp cc ti liu hoc bo co trc tip).

b. Thu thp thng tin:* Ngun thu thp thng tin bao gm:

- Thng tin t vn bn, bao gm: Vn bn t cp trn hoc t cc ni khc gi n (cn gi l cng vn n) v vn bn do c quan sn sinh ra (cn gi l cng vn i).y l ngun thng tin chnh thc, quan trng hng u - Thng tin t sch bo, tp ch, i pht thanh, v tuyn truyn hnh, internet

- Thng tin truyn ming (qua cc kin ng gp hoc phn nh t cc cuc hp, qua in thoi, qua trao i trc tip,

- Thng tin qua kho st, o c, quan st, phn on, tng hp cc s liu

* Phng php ly tin:

- c v ghi chp

- Sao chp mt phn hoc ton b vn bn, ti liu

- Thng k s liu, tnh t l, tnh xc sut.

- o c, quan st, so snh v i chiu thng tin.

Tuy nhin, d p dng phng php no th cc thng tin u phi c ghi r xut x tin cho lnh o hoc cc b phn qun l c th xc minh, tra tm khi cn thit.

c. Nghin cu, phn tch v x l thng tin:

- Tp hp v h thng ho thng tin theo tng vn , lnh vc: + Th k VP phi c kh nng tm tt tin v phn loi thng tin theo nhm nh thng tin kinh t, thng tin chnh tr- x hi, thng tin qu kh, hin ti, d an.

+ tm tt nhng thng tin c bn, nhng thng tin mi, thng tin c im khc bit vi nhng thng tin trc

- Phn tch v kim tra chnh xc ca cc thng tin, tnh hp l ca cc ti liu, s liu: xc nh tin cy ca cc ngun tin, l gii c s mu thun gia cc thng tin (nu c) v chn ra nhng thng tin y hn, c tin cy cao hn, chnh l chnh xc ti liu, s liu

d. Cung cp, ph bin thng tin: thng tin phi c cung cp nhanh chng, kp thi, ng i tng bng cc hnh thc thch hp nh: ph bin ti hi ngh, vn bn, qua cc knh thng tin i chng.

e. Bo qun. lu tr thng tin: Vic bo qun v lu tr thng nhm m bo cho ti liu thng tin khng b h hng v phc v cho cng tc hng ngy v lu di .

Vic bo qun , lu tr thng tin cn c bo m v c s vt cht, nhng thit b tin tin Chng 4.HOCH NH V KIM TRA

CNG VIC HNH CHNH VN PHNGI. HOCH NH CNG VIC HNH CHNH VN PHNG:

1. Khi nim:

Hoch nh l chc nng ca qun tr, bao gm cc hot ng xc nh ra cc mc tiu cho tng lai v cc phng tin thch hp hon thnh cc mc tiu . Kt qu ca hach nh l xy dng k hoch, chng trnh cng tc.

Hoch nh HC-VP bao gm vic thu thp thng tin , x l thng tin, s dng chng v trin khai cc bc thc hin.

2. Tm quan trng ca hoch nh:Trong kinh doanh nu bn khng lp k hoch th c ngha l bn ang chun b mt k hoch tht bi (Crawford H.Greenewalt). Hoch nh gip cho:- Gim thiu lng ph cng sc, thi gian, tin bc.

- Trnh vic trng lp v gim chn nhau

- Gip ngi thc hin thy r mc tiu, hng i

Bt k cp qun tr no cng phi lm cng tc hoch nh. Cp qun tr thp th hoch nh mang tnh tc v, tc nghip (hoch nh HC-VP), cp qun tr cao th hoch nh mang tnh chin lc.

3. Phn loi hoch nh:

a. Hoch nh chin lc (strategic planning): L ra k hoch tng qut cho ton cng ty, c tnh cht di hn (trn 5 nm) v do nh qun tr cao cp thc hin.b. Hoch nh chin thut (Tactical planning):

l ra cc k hoch tng qut cho cc b phn chuyn mn, c tnh cht trung hn (t 1 n 5 nm)v do cp qun tr trung gian thc hinc. Hoch nh tc v, tc nghip (Operational planning): L ra cc k hoch c th cho mi hot ng sn xut, kinh doanh, dch v (trong c hoch nh HC-VP) v do cp qun tr tuyn c s thc hin. Thi gian di 1 nm.4. Cc cn c hoch nh:- Ch trng, ng li, chnh sch ca ng v php lut ca nh nc;

- Cc ch tiu ca Nh nc , quyt nh ca cp trn trc tip;- Yu cu thc t t ra trong tng giai on lch s tng ng vi chc nng, nhim v c th ca tng c quan.- Chng trnh, k hoch di hn, trung hn, ngn hn ca c quan, t chc, doanh nghip.- * Ngoi ra cn phi quan tm nghin cu nhng vn sau:

Tnh hnh giao dch vi cc c quan khc

S trng thnh v pht trin ca t chc cng s

S thay i nhn s (lnh o, bin ch)

- Nhng bin ng chnh tr, kinh t, x hi ni chung c tc ng n hot ng ca c quan, n v.5. Cc cng c hoch nh:

Cc cng c hoch nh HC-VP bao gm cc d n ln, nh khc nhau. Mt s cng c ln k hoch v lch cng tc hng ngy l:

- Lch thi gian biu cng tc (lch lm vic);

- S tay, s nht k;

- Lch bn, treo tng.

Ngy nay, cc ng dng sn c trn cc Trang Google, Yahoo gip ngi dung Internet hoch nh cng vic trong ngy, tun, thng d dng, thun tin v khoa hc.

6. Nghip v t chc 1 ngy lm vic:a. Ln lch lm vic:

- Lch lm vic ca lnh o

- Lch lm vic ca vn phng

- Lch lm vic ca c nhn

b. Mt s cng vic thc hin hng ngy ca ngi th k:

1. Khi u ngy lm vic:

- n vn phng lm vic ng gi, tt nht nn n sm vi pht :

+ M ca phng, bn lm vic, cc t h s, kim tra in thoi;

+ Kim tra phng lm vic ca lnh o: nhit , m my lnh, m n , sp xp bn lm vic, x lch;- Khn trng gii quyt vn bn i, vn bn n

- Khi lnh o xem v cho kin gii quyt cc vn th, t trnh, th k chuyn giao ngay cho cc c nhn, n v c trch nhim thi hnh, ng tgho72i phi ghi vo s tay ca mnh nhng cng vic c giao.

2. Ln k hoch lch lm vic trong ngy:

- Ln k hoch cng tc trong ngy:

C 3 loi lch lm vic trong ngy:+ Lch lm vic hng ngy ca Th k;

+ Lch lm vic hng ngy trn bn ca lnh o;

+ Lch b ti ca ngi lnh o.

Cc lch ny phi lun c thng nht vi nhau.

Ngay chiu hm trc, th k xem li cc lch tun, s tay ln k hoch cho hm sau. Cng vic trc tin ca bui sng v kim tra li 3 lch , iu chnh, b sung kp thi 3 lch ny lun thng nht.

- Lch tip khch:+ Th k cn xp lch tip khch hng ngy cng vi lch lm vic ngy.

+ Vi cc cuc giao tip mang tnh x hi hoc kinh doanh cn ghi chnh xc ngy gi hn, cc chi tit v qun o, n mc, nh km theo giy mi, chng trnh cuc hp.

+ Nu a im giao tip ngoi c quan, th k phi tnh c thi gian ngi lnh o khi n tham d cuc hp c thi gian ngh ngi, c qua ti liu + Khi c cuc hn gp hoc bo qua in thoi, th k phi ghi ngay ngy hn vo tp lch lm vic.3. Cc cuc hi hp trong ngy:

- Gi chng trnh cuc hp cho nhng ngi c lin quan.

- Chun b cc ti liu cn thit km theo chng trnh nh cc bo co, ti liu tham kho

- M h s (1 t ba, 1 ba kp) dnh cho mi cuc hp. Tp h s phi y cc ti liu lin quan ni dung cuc hp v phi c t trn bn lnh o vo u gi lm vic mi ngy.4. Thc hin vai tr tr l tham gia qu trnh ban hnh cc quyt nh ca lnh o:

Th k c trch nhim thu thp, x l, cung cp thng tin chnh xc, kp thi cho lnh o, tham mu, a ra nhiu gii php th trng ra quyt nh ti u.Khi c quyt nh th trng, th k h tr vic truyn t , t chc thc hin, lp h s theo di.

5. T chc son tho vn bn: y l nhim v quan trng hng u.

6. Cc tnh hung t xut xy ra:

L nhng v vic xy ra ngoi d kin, bt thng. VD: My hng, nh cng, tai nn lao ng ...Th k cn xem xt vn v c cch ng x kho lo. Nhanh chng bo co vi gim c v vic c bin php x l kp thi 7. Sp xp u tin:Cng vic i khi nhiu v vt khi tm qun l theo lch ngy. V vy, vn sp xp cng vic u tin c t ra v hu nh thng xuyn phi iu chnh lch lm vic ngy sao cho ph hp.

- Cn c xc nh th t u tin:+ kin ch o ca gim c.

+ Th t tham gia ca k hoch lm vic.

+ Lch ngy ca chnh vn phng.

- Th t gii quyt cc cng vic:

+ Xp th t u tin cng vic theo A, B, C. Lm xong A ri lm B, lm C+ Nu khi cp trn yu cu mt cng vic gp, theo hn nh st nt th l u tin mt, c vn phng cn dn sc cho kp thi hn quy nh.8. Qun l h s:

Th k thc hin tt cng tc qun l h s ti liu theo quy nh ca cng tc vn th, lu tr. S b phn loi ti liu, vo s ng k v chuyn vn bn n th trng n v, ngi c thm quyn x l vn bn gii quyt.

i vi ti liu i hi gii quyt ngay th lp thnh h s ch gii quyt v ghi s h s vo s ng k h s ch gii quyt. 9. Tranh th tit kim thi gian:

Phi bit tranh th tit kim thi gian sao cho dnh c t 3-5 pht/1 gi, khong 45 n 60p/1 ngy v s dng khong thi gian tht c ch. V d:

- Tm hiu nhng vn ca cng ty, qua xem h s lu, trao i vi cc ng nghip.

- Lm ngay nhng vic thng gy n tc vo gi cao im.

- Tnh ton sao cho cng vic mnh lm c nhanh hn, hiu qu hn.

- Thu dn bn lm vic ca mnh, ch li nhng th tht cn thit.

- Gip cc bn ng nghip ang b qu ti vi cng vic, d phi lm thm ngoi gi.10. Trch nhim ca ngi th k i vi nhng hot ng mang tnh cht x hi ca ngi lnh o:

Lnh o c quan n v i khi tham gia vo cc hot ng x hi. Th k c trch nhim gip lnh o nhm bo m cho cng vic ca DN v bn ngoi c tin trin tt. Hot ng bn ngoi c th lm thay i nhp hot ng hng ngy nhng n gip cho th k c iu kin m rng quan h giao tip, tch ly nhng kinh nghim b ch.11. Kt thc ngy lm vic:

Khi ngy lm vic sp kt thc, ngi th k phi tin hnh mt s cc hot ng tip theo nh:

- Hon chnh cc th t, kim tra cc ti liu km theo v trnh lnh o k;- Xc nh khn ca tng loi th t, yu cu b phn vn th chuyn gp.

Gi qua bu in nhng th t cn gi.

- Kim tra li cng vn, giy t gii quyt ngy hm sau trnh lnh o ngay u gi;- Lp danh sch cc khch hn gp vo ngy hm sau, thng bo danh sch y n cc nhn vin bo v, nhn vin phc v phng khch;

- nh my danh mc cc cuc hp v hn gp ngy hm sau v t ln bn gim c.

- Khi lnh o c cuc hp ngoi cng s vo ngy hm sau, cn bo m c nhng th cn thit (ti liu, cc bn bo co, bn ch dn ng i).

- Tnh ton sm nhng cng vic ca ngy hm sau nh chun b h s giy t, ghi ra giy nhng yu cu ca lnh o i vi cc b phn

- Thu xp bn lm vic, sp xp ngn np cc h s, ti liu, tt n, tt qut, cc thit b trong phng lm vic trc khi ra v.

II. KIM TRA CNG VIC HNH CHNH VN PHNG:1. Khi nim kim tra:

Kim tra l mt tin trnh quy nh cc hot ng ca t chc sao cho kt qu hon thnh trong thc t ph hp vi cc tiu chun v mc tiu k vng ca t chc. Kim tra nhm mc ch:

- Khuyn khch cc hot ng, hnh vi ph hp

- Ngn chn, pht hin, chn chnh v x l kp thi nhng hot ng, hnh vi khng ph hp.

2. Mc kim tra:a. Kim tra chin lc (Strategic con trol): Bao gm vic gim st cc yu t mi trng c th nh hng n kh nng tn ti ca cc k hoch chin lc , do cc cp qun tr cao cp thc hin. Thi gian thc hin: hng qu, 6 thng, hng nm.Yu t mi trng c phn thnh 2 loi chnh:

- Mi trng v m: yu t chnh tr, kinh t, vn ha, s pht trin ca KHKT, yu t t nhin Nh qun tr hu nh khng thay i c cc yu t v m.

- Mi trng vi m: khch hng, i th cnh tranh, nh cung cp, nh mi giiNh qun tr c th thay i c cc yu t vi m nhm em li li ch lu di v ti u cho t chc.

b. Kim tra chin thut (Tactical control):

nh gi vic thc hin cc k hoch chin thut cc b phn chuyn mn, gim st kt qu theo nh k v chn chnh khi cn thit. Do nh qun tr trung gian thc hin hng tun v hng thng.

c. Kim tra tc v, tc nghip (Operational control):

Gim st vic thc hin cc k hoch tc v, gim st cc k hoch hng ngy v tin hnh cc hot ng sa sai theo yu cu.Do cp qun tr tuyn c s thc hin

3. Phn loi kim tra:

- Kim tra hnh chnh : kim tra cc cng vn, giy t c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, n v, doanh nghip.- Kim tra cng vic tc v/tc nghip: kim tra cc hot ng chuyn mn nh sp xp h s, lu tr, thng tin lin lc v cc hot ng hnh chnh trong cc t chc da trn cc quy nh, tiu chun ban hnh..

4. Phng php kim tra: 11 phng php

- Thanh tra: xem xt, nghin cu v nh gi tnh hnh.

- Kim tra ngn sch: mt cng c tt nht cho vic kim tra

- Kim tra tp trung: vo mt vn c th.

- Kim tra biu mu

- Kim tra bng my mc

- Kim tra chnh sch

- Kim tra cc th tc

- Kim tra h s vn bn

- Kim tra cc bn tng trnh, bo co

- Kim tra bng cc tiu chun- Kim tra bng lch cng tc.

5. Tin trnh kim tra:a. Tin trnh kim tra tng qut:

b. Tin trnh kim tra hnh chnh:- Ln k hoch

- Ln lch cng tc

- Chun b

- Phn cng cng tc

- Tin hnh kim tra

- nh gi kt qu

- So snh i chiu

- Cng nhn thnh tch nu cng tc t hay vt ch tiu hoc rt kinh nghim, sa sai, chn chnh nu khng t hiu qu, ch tiu.

6. Tiu chun o lng cng vic hnh chnh:

o lng cng vic l vic cn thit nh gi hiu qu lm vic ca nhn vin mt cch khch quan . Mun o lng phi da vo tiu chun:

Tiu chun o lng:- Kch thc hay c tnh

- Cht lng

- S lng:

+ Ch quan;

+ Tnh ton qua cc biu mu;

+ Nng sut trung bnh.- Thi gian hon thnh.

7. Cc cng c kim sot ca cc cp qun tr:a. Bng chia thi gian biu, lch cng tc:

b. Bng treo tng:Bng treo tng gip nhn r khong thi gian thc hin cng vic v tng quan thi gian v gia cc cng vic.

8. Cc phng tin kim sot ca cp qun tr:a. Bn bn bo co tng trnh:Cc bn tng trnh trn giy l c s kim tra theo di hoc kim tra nh k. cc loi bo co tng trnh:

- Bo co tng trnh kim tra h thng vn th v lu tr.

- Bo co tng trnh phn tch chi tit nhng cng vic hnh chnh.

- Bo co tng trnh hng nm ca tng b phn

- Bo co tng trnh v tnh trng cc chng trnh tp hun, bi dng, cung cp vn phng phm, nh gi cng tc qun tr, lng bngb. Cm nang: L mt tp h s di dng t ri c ng li bng cch c l. Cm nang rt ph bin ti cc nc cng nghip pht trin.

* Cm nang kinh doanh:

- Cm nang v chnh sch

- Cm nang v c cu t chc

- Cm nang v qun tr

- Cm nang v lch s cng ty v cc sn phm

- Cm nang thc hnh v tiu chun ha hoc th tc lu tr, son tho

- Cm nang v qu phc li

- Cm nang v hi nhp mi trng lm vic

- Cm nang ch dn cng vic

- Cm nang ca tng b phn: hnh chnh, k ton, sn xut.

* Cm nang hnh chnh:

- Gii thiu lch s cng ty

- S t chc cng ty

- Lit k mc tiu mi n v

- Cc chnh sch tng qut ca cng ty v cc qu phc li

- L li lm vic v thi m nhn vin cn c.Chng 5HOCH NH, T CHC CC CUC HP, HI NGH ,

CC CHUYN I CNG TC CA LNH OI. NHNG VN CHUNG V HI HP:

1. Khi nim hi ngh, hi hp:

Hi hp (hi ngh, hi tho, cc cuc hp) l hnh thc hot ng ca c quan hoc tip xc c t chc v mc tiu ca 1 tp th nhm quyt nh mt vn thuc thm quyn hoc tho lun ly kin t vn kin ngh

2 nghi ca hi hp:

- To ra s phi hp hnh ng trong cng vic , nng cao tinh thn tp th v to ra nng sut lao ng cao

- Pht huy s tham gia rng ri vo cc cng vic ca c quan n v.

- Khai thc tr tu tp th, to c hi cho mi ngi ng gp kin sng to ca bn thn XD t chc vng mnh

- Ph bin nhng quan im t tng mi , bn bc tho g nhng kh khn, sa cha nhng lch lc trong qu trnh thc hin nhim v

3. Phn loi hi hp:

a. Cn c vo quy trnh lnh o, qun l:

- Hi hp bn bc, ra quyt nh

- Hi hp ph bin trin khai nhm mc ch qun trit nhng t tng quan im, ch trng, gii php ra, xy dng k hoch, chng trnh hnh ng trin khai nhng quyt nh thng qua,

- Hi hp n c, kim tra: nhm nh gi kp thi vic trin khai chng trnh, k hoch cng tc v ch o, un nm kp thi nhng lch lc, nu c.- Hi hp s, tng kt nhm nh gi, rt kinh nghim i vi nhng hot ng va qua v a ra nhng phng hng cho hot ng tip theo.

b. Cn c vo tnh cht v mc ch ca cuc hp:

- Hi hp trao i thng tin - Hi hp trin khai cng vic

- Hi hp m rng dn ch

- Hi hp gii quyt vn

c. Cn c vo hnh thc hi hp:

- Hi hp chnh thc: c t chc cng khai, theo quyt nh ca lnh o

- Hi hp khng chnh thc: c t chc trong din hp, khng cng khai hoc mang tnh ni b nhm bn bc nhng vn quan trng c ni dung b mt hoc cha cn ph bin rng ri.

4. Quy trnh t chc hi hp

a. Chun b hi hp: - Xc nh mc ch, tnh cht v ni dung cuc hp: xc nh ni dung chng trnh ngh s, b tr thi gian cn thit thc hin ni dung chng trnh , xc nh c th tng ngi chu trch nhim bo co hay tham lun.Vic hi hp cn phi c a vo lch v chong trnh lm vic c s chun b ni dung chu o. Trong bn k hoch hi hp cn nu r nhng vn sau:

+ Tn bui hi hp

+ Thi gian hp

+ Thnh phn tham d hp

+ a im hp

+ Phng tin k thut vt cht phc v bui hp

+ Ni dung hp

+ cc chng trnh khc (tham quan, vn ngh, chiu i)

- Quy nh thnh phn hp: Lp bn danh sch c th cn c vo gi giy triu tp hoc th mi. Khi cn thit phi gi trc ni dung hp v yu cu ngi c mi tham d tr li trong thi hn nht nh c n tham d hp hay khng. - Xc nh thi gian hp : ngy gi khai mc cuc hp, thi gian tin hnh

- La chn v trang tr phng hp : chun b phng hp, bo m bn gh , nh sng, m thanh , bc bo co vin, bng (nu c s dng), khu hiu, c hoa

- Chun b cc phng tin lm vic: t chc n lot cc ti liu phc v cuc hp, cc trang thit b nh my ghi m, loa i, tng m v cc phng tin khc.

- Lm v kp thi gi th mi : Giy mi cn c ni dung nh ngi c mi, ni dung, thi gian hp, a im, thnh phn hp, cc giy t cn mang theo .- Chun b vic ghi bin bn v lm cc vn kin cho hi ngh.

b. Tin hnh cuc hp :

- n tip i biu v pht ti liu

- Khai mc, trin khai, pht biu v tho lun: Trc lc khai mc, i vi nhng cuc hp ln, hi ngh, hi tho cn tin hnh nhng nghi thc nh nc nht nh nh lm l cho c - Gii thiu ch ta bui hp, th k, cc i biu tham d

- Trnh by cc bo co v tham lun

- Tin hnh tho lun nhng vn t ra. Vic tin hnh pht biu v tho lun cn tin hnh ngn gn, c chun b trc, thi gian pht biu ti a t 10 n 15 pht.

Gia cc bo co, tham lun c th gii lao v n nh.

- Ghi bin bn: bin bn c th phi trnh ngay sau khi kt thc cuc hp hoc mt thi gian nht nh sau .

- B mc: bo co tng kt, a ra kt lun. C th c din vn b mc.c. Cng vic sau cuc hp:

- Hon thin cc vn kin;

- Thng bo cho cc c quan hu quan ni dung kt qu cuc hp;- Lp h s cuc hp. i vi nhng cuc hp thng thng ch cn lu gi bin bn, cn i vi nhng hi ngh ln, quan trng cn lp h s hi ngh. H s ny thng thng bao gm: Th mi, th triu tp; Danh sch i biu, nhng ngi mi tham d; Li khai mc; cc bo co tham lun, bi pht biu; Ngh quyt cuc hp; Bin bn; Li b mc.- Thanh, quyt ton chi ph nhng chi ph cho cuc hp ;- Trin khai ni dung c thng qua, rt kinh nghim vic t chc hi hp.

II. T CHC CHUYN I CNG TC CA LNH O: 1. Mc ch, phn loi chuyn i cng tc:

a. Mc ch:

Cc chuyn i cng tc phi c mc ch r rng, khng b chng cho mc ch vi cc chuyn i khc.

Thc hin nhim v nh: nm tnh hnh thc t c s, hc tp kinh nghim ca cc i tc trong v ngoi nc, tm kim c hi hp tc hoc k kt cc hp ng trong lnh vc sn xut, kinh doanh, chuyn giao cng nghb. Phn loi:

- Cc chuyn i cng tc thng k cc a phng;

- Cc chuyn i cng tc nc ngoi

- cc chuyn i cng tc t xut

2. Trch nhim ca Th k khi Th trng i cng tc:

Th k phi hoch nh chuyn i cng tc ca lnh o bao gm cc vic:

a. Lp k hoch chuyn i cng tc:

- Pht ho chuyn i : a im n; ngy thng, s ngi i cng tc; Mc ch chuyn i; Ni dung cng tc; S ngi i; Ngy, thng, thi gian cng tc; Phng tin; ti liu cn thit; kinh ph...

b. Chun b c th:

- Lin h ni n cng tc: thng bo bng vn bn cho ni n cng tc bit trc v ni dung v thi gian cng tc; Thng bo cho c quan tip nhn v ngy gi n v danh sch ngi n.

- Tin hnh cc th tc ng k chuyn bay, tu, xe du lch, ng k khch sn, nh khch.

- Chun b ni dung cng tc, ti liu nghin cu v phng tin nghe nhn. VD: d tho HKT thng nht trc; cng bo co v cc ti liu khc; H s, phng n, bin php gii quyt cn thit, c th sao chp trong a CD, USB v mang theo my vi tnh xch tay; cng pht biu trong bui hi tho; chun b t liu nghin cu tham kho;

- Phng tin i li ca on cng tc, chun b cc giy t cn thit nh giy gii thiu, giy i ng , h chiu, CMND, trang b c nhn cn thit

- Chun b kinh ph .

- Ln k hoch m nhim trch nhim trch nhim nh, thng bo thi gian th trng i vng, sp xp li cc cng vic, c th iu chnh hoc hy cc chng trnh trong thi gian th trng vng mt.

- Kim tra chuyn i pht cht: cn phi checklist kim tra ton b cng vic chun b cho chuyn cng tc.

c. Sau chuyn i cng tc:

- Bo co vi L nhng cng vic nh (cng vic hoc cha gii quyt) v bn giao giy t, ti liu. Thng bo lch lm vic v tip khch ca lnh o- Lp h s

- Kim tra, h thng cc ho n, chng t thanh ton kinh ph tm ng.

- Bin tp, son tho cc vn bn lin quan n chuyn CT (Bo co, Hp ng, Th cm n)

* Nu Th k khng i cng:

- Chuyn cho lnh o hoc trng on tt c cc ti liu cn thit - Xin kin lnh o v vic u quyn gii quyt cng vic nh;

- Ghi s nhng cuc in thoi, nhng ngi cn gp lnh o v kp thi thng bo cho lnh o xin kin .

- Sp xp cn thn cc cng vn ti liu nhn c khi lnh o i cng tc

Chng 6TIP KHCH V GIAO TIP QUA IN THOI

I. NHNG VN CHUNG V GIAO TIP:

1. Khi nim:

Giao tip theo ngha hp l truyn i mt thng ip

Giao tip: l hot ng xc lp, vn hnh cc mi quan h gia con ngi vi con ngi nhm tho mn nhng nhu cu nht nh VD: Gim c gp g i tc, trng phng tr chuyn vi nhn vin , bn b th t cho nhau

* Vai tr ca giao tip: Giao tip c vai tr quan trng trong x hi, c nhn v cng tc vn phng :

- L iu kin tn ti v pht trin ca x hi , tha mn nhu cu ca con ngi

- Giao tip l iu kin tm l, nhn cch ca c nhnpht trin bnh thng

- Trong giao tip, nhiu phm cht ca con ngi, c bit l phm cht o c c hnh thnh v pht trin

- Trong cng tc th k vn phng, giao tip gii l iu kin thnh cng ca ngi th k,nhn vin VP

2. Cc phng tin giao tip:

Trong giao tip con ngi s dng ngn ng v c phng tin phi ngn ng

a.Ngn ng: l qu trnh m c nhn s dng mt th ting giao tip v t duy. Cn ch n tt c yu t ca ngn ng nh: ni dung, ng php , pht m, ging ni, tc ni, ng iu, phong cch ngn ng v.v

- Pht m chun, khng ni nhanh qu hoc chm qu,

- Nhp ni cn lc trm, lc bng, c im nhn mi hp dn ngi nghe

- Li ni lch s, i lc dng li ni n , t nh kho lo

b. Phng tin phi ngn ng:

- nh mt, nt mt v n ci.

- n mc, trang im v trang sc:+ Trang phc ng n, ph hp vi hoan cnh, trang nh, lch s, chnh t, ph hp kh ngi, mu da. Mu sc, hoa vn v kiu dng.

+ N gii khi tip khch nn trang im nhng khng nn lo lot, qu m

+ Nam gii ch mang c vt, vt tn chp, khng eo trang sc

- T th v ng tc: t th ngi da lng vo gh thch hp vi th trng; ngi chm ti: t s quan tm nhng khng vng vng; ngi gia gh: l t th thch hp vi nh qun tr- Khong cch: Trong giao tip,khong cch gia ngi i thoi c ngha nht nh, din ra trong 4 khong cch:

+ Khong cch cng cng(khong trn 3,5m): khong cch ny ph hp vi cc cuc tip xc vi m ng t tp li thnh nhm.

+ Khong cch x hi (t khong 1,2m 3,5m).

+ Khong cch c nhn (t khong 0,45m-1,2m).

+ Khong cch thn mt.

- Kiu bn gh:

+ Kiu bn hnh ch nht : biu hin cho quyn lc, bn cng di th quyn lc cng ln. V tr u bn, lng ngi khng quay ra ca l c v tr nh hng nht, v tr cng gn ngi lnh o l ngi c u th , bn phi hn bn tri.

+ Kiu bn trn :Biu hin mi quan h bnh ng, thoi mi, thn tnh. Ph hp vi nhng cuc trao i , tho lun gia nhng ngi cng a v v c thin ch hp tc vi nhau.

+ Kiu bn hnh vung: Biu hin mi tng quan i u, phng th

Qu tng: l c gi tr dng tng hay lm qu lu nim cho khch.

+ Tng ng mc ch: Qu tng m bo mi quan h lu di, gi nh chuyn i, con ngi tip xc

+ ng thi im: nn tng vo lc bt u chuyn ving thm, tt nht l bng cch kn o gi n ni ca khch.

+ Khng phm vo nhng king k truyn thng ca ngi tng, v d: ngi Hn quc khng tng dao, ko.., ngi Nht khng thch tng tr, vt sc, nhn, ngi c khng thch tng ru, ngi Vnxula khng dng vt c hnh v c lm qu tng+ Tn trng nhng nghi thc truyn thng nh:Chu u a phn khng ng gi qu tng, ngi Nht li coi vic ng gi v nghi thc trao qu l ngh thut giao tip tinh t v nhiu ngha.

* Cn trnh nhng ng tc sau:

- Dng ngn tay ch vo mt ngi khc

- Ngp, vn vai, di mt, gi u

- Cn mng tay, ngoy tai,xem ng h

- Dm chn, rung i, vt tay sau c

- B tay vo ti qun,hut so

- Khi ni hch cm, nh khi vo mt ngi khc

3. K nng giao tip c bn:

Cc k nng giao tip c bn , l : Lng nghe, thuyt phc, t cu hi, thuyt trnh, vit c v tm tt vn bn

a. K nng lng nghe: Lng nghe l mt k nng quan trng trong giao tip. Trong giao tip, vic lng nghe mang li nhiu li ch, gip thu thp nhiu thng tin, tha mn nhu cu ngi ni, hn ch nhng sai lm trong giao tip v gip gii quyt nhiu vn .

lng nghe c hiu qu , cn ch rn luyn mt s k nng nh k nng to khng kh bnh ng, ci m, bc l s quan tm, gi m, phn nh li

b. K nng t cu hi:

Trong giao tip trc tip, cu hi c v tr quan trng. C nhiu loi cu hi, ty theo mc ch v tnh hung giao tip m chn cu hi ph hp.

- Dng cu hi thu thp thng tin

- Dng cu hi to khng kh tip xc, kch thch v nh hng t duy

- Dng cu hi a ra mt ngh

- Dng cu hi kt thc vn

c. K nng thuyt phc:

Thuyt phc l a ra tnh tit, s kin, phn tch, gii thch lm cho ngi khc thy ng, tin theo v lm theo. Cn ch 1 s im:

- To khng kh bnh ng .

- L l a ra r rng, c c s

- Li ni ngn gn, c trng tm

- Li ni nh nhn, n tn, lch s

- Tha nhn nhng im c l trong kin ngi i thoi

- Cn phi tc ng ng thi n c nhn thc, tnh cm v ch ngi i thoid. K nng thuyt trnh:

- Chun b thuyt trnh

- Tin hnh thuyt trnh: n mc nghim tc, lch s,Phong cch t tin,nt mt, nh mt, ni to, r rng, cn thay i nhp , tc ni, bao qut tt c nhng ngi c mt, ch nt mt, c ch, ng tc.- Kt thc thuyt trnh

e. K nng c, tm tt vn bn:c v tm tt vn bn l nhng phng thc thu thp thng tin quan trng con ngi.* K nng c:

- c tch cc, dng k thut ghi nh nh xc nh b cc ca vn bn, dng cc k hiu khc nhau phn bit cc khc nhau; t cu hi. ..

- Tc c: c th ck, c bnh thng v c lt . Khi kho st, cn c phn u, phn cui v lt qua b cc.

* K nng tm tt vn bn: Khi tm tt VB cn loi b nhng ni dung cn thit, din t ngn gn, sc tch, phn nh trung thc ni dung gc

Khi vit cn xc nh ch chung ca VB, lp dn .Ni dung bi vit cn c phn m u, phn khai trin v phn kt . II. TIP KHCH TRC DIN: 1. Khi nim:

Tip khch l cng vic hng ngy ca t chc. Trong hot ng nh nc, tip khch l mt trong nhng nghi l , mt cng c quan trng nh nc tip xc vi c nhn, t chc trong v ngoi nc. cc doanh nghip, tip khch l mt phn ca hot ng sn xut kinh doanh. Cht lng tip khch c th gp phn quyt nh cho s thnh bi ca 1 k hoch ln.

Khi mt ngi tham gia tip khch, ngi khng phi i din cho mt mnh h m ang i din cho chnh t chc, doanh nghip2. Th k trong vic tip khch:

a. Vai tr ca th k trong vic tip khch:Th k l ngi n khch v trc tip gii quyt cc yu cu ca khch, th k cn nh hng gii quyt khng mt thi gian ca Ban Gim c. Theo thng k cho thy c 25% s khch c th k trc tip gii quyt, 25% th k chuyn n nh qun tr cp di hoc chuyn vin gii quyt, ch %)% s khch tht s cn c Ban Gim c gii quyt.

b. Nhim v ca th k trong vic tip khch:

- T chc, tha thun, n nhn, sp xp khch v nhng ngi n lin h cng tc.

- Ghi chp qu trnh din bin ca vic tip khch v vic bn bc.

- T chc cho th trng n thm v lm vic vi c quan, doanh nghip khc.

- Chun b cc iu kin cn thit cho vic tip khch.

- C th lm nhim v phin dch, nhim v tip khch.

3. Nhng k nng cn thit trong vic tip khch:

a. Cho hi khch:

Khi khch ti phi cho v n khch vi thi vui v, nim n, lch s. nu bit trc tn, hy cho n khch bng chnh tn ca h.

- Trng hp khch n ln u: Th k gii thiu tn mnh trc, sau kho lo hi tn khch hng. Nu khch a danh thip, th k phi trnh cho Gim c v bo co v ngi .

- Trng hp khch cp trn hoc khch quan trng: Th k phi ng ln cho vui v khi khch n v ra v. i vi Gim c, th k cng phi lm nh vy vo mi u bui sng v cui ngy lm vic.

- Trng hp khch n khi th k bn vic khc khng th dng li (VD: ang c in thoi). Th k vn phi ra du cho hi khch v t thi s tip khch ngay sau khi xong vic.

b. By t s quan tm:

Th k phi by t s quan tm n khch v tr li y cc cu hi ca khch. S st sng v v tch cc ca th k s gy c n tng tt p ca khch v ton b t chc, doanh nghip.

c. Phi bit tn, ni lm vic. mc ch n thm ca khch: phn ln cc DN, tt c khch n lin h u ghi li tn khch , ngh nghip, a ch, l do cuc gp.

d. Khng nn ngt qung hay kt thc cuc m thoi ca cp trn:

Trong lc cp trn ang tip khch, th k phi c gng khng ct ngang cuc in thoi tr cc trng hp:

- Gim c phi tr li cc cuc in thoi quan trng. Th k phi xin li khch v thng bo Gim c cn tr li in thoi ngay.

- Gim c phi d cc cuc hp quan trng hoc phi kt thc tip khch gii quyt cc cng vic cn thit. Th k c th ghi phiu nhn tin, thng bo cho G bit v G t kt thc cuc ni chuyn.

- i vi nhng v khch ngi qu lu: G v th k phi t quy nh mt phng php no tin kho v khch m khng gy pht .

e. Thu xp phng i:

Trong trng hp khch phi ngi i, th k phi nu r l do v lch s mi khch vo phng i. Phng i phi sng sa, thong mt, trang hong p, c sch bo, tp ch

f. Thng trc ti ni lm vic:

Th k khng c ri v tr lm vic m khng nh ngi khc tm thay th. c bit khi G c khch, th k lun phi t th sn sng ch cc yu cu ca G.

g. Ghi bin bn cc bui bn bc:

Th k c th thc hin ghi bin bn cc bui bn bc khi G thy cn thit.

4. T chc tip khch c quan, doanh nghip:

a. t chng trnh cho cc bui xin hn:

Th k cn phi sp xp chng trnh cho cc bui hn mt cch khoa hc, trn c s thng nht vi Gim c v thi gian dnh cho vic tip khch. 1 s DN, Gim c s khng tip khch nu nh khng c hn trc.

b. Thu xp cc bui xin hn:

Khch c th dng nhiu phng tin khc nhau xin mt bui hn nh in thoi, gi th, trc tip n VP..Nu khch n tn ni xin hn, th k cn ghi chp vo s tip khch v ngy gi bui tip khch an tm. Nu khch xin hn qua in thoi, th k cn phi ly y thng tin cn thit v tr li cho khch v lch hn.

c. Cch thc ghi cc bui xin hn:

Phi ghi chp y thng tin v cc bui hn. Th k phi ghi vo s cng tc cc bui xin hn v lun t ln bn lm vic tin theo di.

d. Hy b cc bui xin hn.

i lc G cn phi hy b cuc hn v cng tc t xut hoc v xa khng v kp. Th k phi bo cho khch bit v vic hy b ny sm nht c th nhm trnh cho khch nhng kh khn c th gy ra cho vic hy b ny.

Trng hp khch n vn phng mi bit cuc gp b hy b, th k cn phi ht sc kho lo thng bo v xin li khch.

e. Phng cch t chi cc bui xin hn:

Khi cn phi t chi, th k nn kho lo, t nh v trnh by mt cch ngn gn l do t chi cuc hn nhn c s thng cm. Trng hp khch nht nh xin hn, bn ngh khch vit li th xin hn v nu l do c th.

f. Tit kim thi gian ca Doanh nghip:

L th k, tip tn hoc tr l , cn phi tit kim thi gian cho cp trn bng cch cung cp thng tin cho khch hng trong phm vi cho php, trnh trng hp cp trn phi tip khch ch cung cp thng tin m th th k hoc cc phng ban khc c th gii quyt c.

5. Phn loi khch:

a. Khch hng ngoi DN: gm khch hng, khch n lin h cng tc, khch quen, ngi n xin vic, ngi n than phinTh k phi bit ng x vi tng loi khch.

- Khch hng hin ti v khch mua hng trong tng lai: lun c u tin tip n bt k lc no

- Khch n cho bn hng ch c tip trong nhng thi gian nht nh v cn c hn trc.

- i vi khch n than phin: Th k phi bit lng nghe v phi bit gi thi bnh tnh. Phi c thi thng cm vi khch hng (nhng khng c nhn li khi cha c kt lun ng, sai), trnh tranh lun vi khch hng.

b. Khch ni b DN: Gm cc cn b ph trch cc n v, nhn vin phng ban khc, cng nhn xin gp lnh ov th k cn phi xp lch gp. i vi cng s thn cn th c th gp lnh o bt k lc no.

* Trong cc trng hp trn, cn ch trng hp ngoi l, c bit v th k cn linh hot gii quyt.

6. Mt s tnh hung thng gp khi tip xc vi khch:

- Khch t chi khng ni r h, tn, ni lm vic v mc ch cuc tip xc.

- Khch hng phn nn v cht lng sn phm

- Khch c thi hch dch, bt nh.

- Th k ni r G bn hoc i cng tc khng th tip nhng khch vn khng khng i gp.

Trong nhng trng hp trn, khng c khun mu cng nhc, th k cn linh hot, x s khp lo, ph hp:

- Bnh tnh, kin nhn, khng t i.

- Mm mng, nh nhn. lch s;

- n cn, chu o, linh hot;

- Khng hch dch vi ngi c a v thp;

- Khng qu h mnh vi ngi c a v cao;

- Lun ly vic bo v uy tn, li ch ca t chc lm mc tiu xuyn sut.

- Cn chm dt cc v vic gy cn cng sm cng tt (khng nht thit phi c kt lun ng sai ngay tc khc.

III. TIP KHCH QUA INTHOI:

1. Tm quan trng ca in thoi:

in thoi l phng tin truyn thng thng tin tin li v ph bin nht hin nay, l thit b khng th thiu i vi cng tc vn phng.Trong c quan, doanh nghip, in thoi c dng thng tin, lin lc trong nhng trng hp sau:

- Thng bo gp nhng tin tc quan trng

- xin kin cp trn

- Tr li yu cu khch hng, i tc

S dng T c hiu qu v vn ho tr thnh i hi cu mi nhn vin vn phng. S dng T gm 2 khu :

+ gi in thoi

+ nhn in thoi

Giao tip in thoi l hnh thc gin tip, cc bn khng nhn thy nt mt, c ch, trang phc ca nhau. Tt c thng ip cn trao i l ging ni. Giao tip in thai rt ngn c thi gian, khng gian v th khi truyn tin phi chun b li, ging i thoi, pht m chun, ngn gn, r rng. Mi ln giao tip in thoi l mt ln to c hi quan h lm vic tt hn cho DN.2. Yu cu v ging ni qua in thoi - Ni r rng: Ngi nghe khng nhn thy bn nhng qua ging ni ca bn c th hiu c bn.

- Ni ging bnh thng: Khng qu to m cng khng qu nh.

- Ni tc va phi. Tc ny ph thuc vo ngha m bn mun trao i , nn ni tc chm khi c nhng con s, v tn, ngoi ng

- chn t ph hp: din t gin d, hn ch nhng t qu chuyn mn, nhng cu qu di khin ngi nghe kh hiu..

- Hi h thp ging xung: Ni h thp ging xung s thy u giy bn kianghe thy d chu hn l ln ging.- Nhn mnh mt vi t: Nhn mnh mt vi t trong cu c th lm thay i hn ngha ca cu . Th k cn cn nhc iu ny,

- Ging ni cn c m iu: ging ni cn phi ln xung ph hp vi ng cnh, gy thch th cho ngi nghe, trnh u u gy nhm chn.

- Lch s: Mm ci khi ni chuyn, ging ni ca bn s ti vui v c thin cm hn, bn kia s cm nhn c iu .

3. Ngh thut ng x khi nghe in thoi:- Phi rn luyn k nng nghe, nm v hiu c iu ngi bn kia mun ni;

- C gng ng ct ngang, nu nghe khng r c th xin li v ngh ni li. Vi nhng vn ch yu, c th nhc li tm tt v hi ngi i thoi c phi ng vy khng tranh hiu lm v sau.- Dnh thi gian cho ngi i thoi bc l ht kin, ng vi v, khng phi tt c mi ngi u trnh by quan im ca mnh mt ch hon ho.

- Cn phi c phn ng bnh tnh vi bt k pht biu no ca ngi i thoi. Phi bit kim sot cm xc khng sa vo nhng chi tit vn vt.

- Khng nhng yu t bn ngoi nh hng n cu chuyn (ting n, chung in thoi). Chn t th ngi ph hp v tp trung lng nghe. Ch cn mt cht l nh, khng tp trung l hiu qu thng tin gim ng k.

* Mt s nguyn tc khi nghe in thoi:

- Nhanh chng nhc my. C quan im cho rng nn tr li ngay sau 1 hi chung, cng c quan im cho rng thi im ph hp nht l hi chung th 2. Nhng tt c u thng nht rng sau hi chung th 3 m khng nhc my th khch hng s cm thy rt kh chu .Trn bn cn c sn giy bt, s T, mu nhn tin .

- Ch ng cho hi v xng danh

- Ghi li s in thoi v tn khch hng. Nu khch hng khng xng danh th k vn cn phi kho lo khai thc thng tin v khch hng.

- Lng nghe khi nhn in thoi trnh nhm ln , c th yu cu bn kia ni to hn . Khng gt gng

- Nu tm t liu trao i th yu cu bn kia ch, nu tm cha c m qu 1 pht phi bo xin li v gi in li sau

- Kt thc cuc gi nn dnh quyn cho ngi gi

- Cm n, cho tm bit v ha hn.

- Khi mi ng nghip n nghe in thai: Lch s yu cu khch i v t in thoi trong trng thi ch, khng gi trc tip ng nghip trong ng nghe 4. Ngh thut ng x khi gi in thoi:

- Chun b trc ni dung : Gi cho ai? Ni dung g? Thi im no? Chun b ging ni, giy bt sn sng ghi li nhng thng tin cn thit

- Tm s in thoi mun gi v ghi nhanh ra giy (phi c s T v tn h ngi cn gp trc mt)

- Bm s in thoi cn thn, nu gi nhm phi xin li ri nh nhng cp my.

- T xng danh: khi c ngi nhc my phi xng danh ngay v ni r ngi cn gp , cho hi nh nhn, thn mt

- Trnh by r rng mc ch cuc gi, ngn gn, khng k l di dng, i vo ni dung trc tip. Khng cc lc, mt lch s ging ni gy thin cm cho ngi nghe, ni r rng , khng qu nh hay qu to.

- Kt thc cuc gi : Khng cp my t ngt m phi c tn hiu bo trc. Cm n ngi nghe, cho tm bit

Chng 7K THUT SON THO VN BN HNH CHNHI. NHNG KHI NIM C BN V VN BN:

1. Khi nim v vn bn:- Vn bn l phng tin ghi li v truyn t thng tin bng mt ngn ng (hay k hiu) nht nh. Vn bn cn c th gi l vt mang tin c ghi bng k hiu ngn ng.

- Vn bn l cc ti liu, giy t c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, doanh nghip

l mt phng tin quan trng ghi li v chuyn t cc quyt nh qun l, l hnh thc c th ho php lut, l phng tin iu chnh nhng quan h x hi thuc phm vi qun l ca Nh nc.

2. Khi nim Vn bn qun l Nh nc:

L nhng quyt nh qun l v thng tin qun l thnh vn do cc c quan qun l nh nc ban hnh theo thm quyn, trnh t, th tc hnh thc nht nh v c Nh nc m bo thi hnh bng nhng bin php khc nhau nhm iu chnh cc mi quan h qun l nh nc qua li gia cc c quan nh nc vi nhau v gia cc c quan nh nc vi cc t chc v cng dn.

3 Phn loi vn bn qun l nh nc:

a. Vn bn quy phm php lut :

L vn bn do c quan nh nc c thm quyn ban hnh theo th tc, trnh t lut nh, trong c cc quy tc x s chung nhm iu chnh cc quan h x hi theo nh hng x hi ch ngha. Bao gm : Vn bn lut v vn bn di lut

- Vn bn lut : Hin php, B lut, Lut do Quc hi ban hnh

- Vn bn di lut :

+ y ban Thng v Quc hi ban hnh Php lnh, Ngh quyt

+ Ch tch nc:

Lnh, Quyt nh

+ Chnh ph:

Ngh nh, Ngh quyt

+ Th tng Chnh ph:

Ch th, Quyt nh

+ B trng, c quan ngang B: Thng t, Quyt nh, Ch th

+ Cc B

Thng t lin tch

+ UBND cc cp

Ch th, Quyt nh

b. Vn bn p dng quy phm php lut (vn bn c bit)

L nhng quyt nh qun l thnh vn mang tnh p dng php lut do c quan, cng chc nh nc c thm quyn ban hnh theo trnh t th tc nht nh nhm a ra nhng quy tc x s ring p dng mt ln i vi mt hoc mt nhm i tng c th, c ch nh r.

V d: Quyt nh tuyn dng, b nhim, x pht hnh chnh, Quy ch, ni quy c quan.

c. Vn bn hnh chnh thng thng:Dng chuyn t nhng thng tin trong hot ng qun l nh nc nh cng b, thng bo 1 ch trng, 1 quyt nh hay ni dung v kt qu hot ng ca 1 c quan, t chc, ghi chp li cc kin kt lun ca hi ngh, thng tin giao dch chnh thc gia cc c quan, t chc vi nhau, hoc gia Nh nc vi t chc v cng dn. Bao gm mt s vn bn sau : cng vn, cng in, thng bo, bo co, t trnh, bin bn, n, phng n, k hoch, chng trnh , din vn, cc loi giy nh giy mi, giy i ng, giy ngh php

d. Vn bn chuyn mn k thut:

- Vn bn chuyn mn: trong cc lnh vc nh ti chnh, t php, ngoi giao..

- Vn bn k thut : trong cc lnh vc nh xy dng, kin trc, trc a, bn , kh tng, thy vn

II. TH THC VN BN:

1. Khi nim :

Th thc vn bn l tp hp cc thnh phn cu thnh vn bn, bao gm nhng thnh phn chung p dng i vi cc loi vn bn v cc thnh phn b sung trong nhng trng hp c th hoc i vi mt s loi vn bn nht nhTh thc vn bn quy phm php lut v vn bn hnh chnh bao gm cc thnh phn sau:

- Quc hiu;

- Tn c quan, t chc ban hnh vn bn;

- S, k hiu ca vn bn;

- a danh v ngy, thng, nm ban hnh vn bn;

- Tn loi v trch yu ni dung ca vn bn;

- Ni dung vn bn;

- Chc v, h tn v ch k ca ngi c thm quyn;

- Du ca c quan, t chc;

- Ni nhn;

- Du ch mc khn, mt (i vi nhng vn bn loi khn, mt).

i vi cng vn, cng in, giy gii thiu, giy mi, phiu gi, phiu chuyn, ngoi cc thnh phn c quy nh ti im a ca khon ny, c th b sung a ch c quan, t chc; a ch E-mail; s in thoi, s Telex, s Fax.

S b tr cc thnh phn th thc vn bn trn giy A4

Ghi ch:

s:Thnh phn th thc vn bn

1:Quc hiu

2:Tn c quan, t chc ban hnh vn bn

3:S, k hiu ca vn bn

4:a danh v ngy, thng, nm ban hnh vn bn

5a:Tn loi v trch yu ni dung vn bn

5b:Trch yu ni dung cng vn hnh chnh

6:Ni dung vn bn

7a, 7b, 7c:Chc v, h tn v ch k ca ngi c thm quyn

8:Du ca c quan, t chc

9a, 9b:Ni nhn

10a:Du ch mc mt

10b:Du ch mc khn

11:Du thu hi v ch dn v phm vi lu hnh

12:Ch dn v d tho vn bn

13:K hiu ngi nh my v s lng bn pht hnh

14:a ch c quan, t chc; a ch E-Mail; a ch Website; s in thoi, s Telex, s Fax

2. Thnh phn th thc vn bn1. Quc hiu: c trnh by u trang giy, gm 2 dng, c gi tr xc nhn tnh php l ca vn bn:

CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM(c ch 12, 13)

c lp T do Hnh phc

2. Tn c quan ban hnh: Cho bit v tr ca c quan ban hnh trong h thng t chc b my nh nc. Tn c quan t gc tri u vn bn, trnh by m nt r rng, pha di c gch. Tn c quan, t chc ban hnh vn bn bao gm tn ca c quan, t chc ban hnh vn bn v tn ca c quan, t chc ch qun cp trn trc tip (nu c)V d:

Tn c quan, t chc ban hnh vn bn:B GIAO THNG VN TI

B NI V U BAN NHN DN

TNH HU GIANG

- Tn c quan, t chc ban hnh vn bn (trng hp c c quan, t chc ch qun cp trn trc tip):

B GIAO THNG VN TI

CC HNG HI VIT NAMUBND TNH AN GIANGS XY DNG

3. S v k hiu: S v k hiu vn bn gip cho vic vo s, tm kim vn bn c d dng. S v k hiu ca vn bn c ghi bn di tn c quan ban hnh

K hiu l ch vit tt tn loai vn bn v tn c quan ban hnh vn bn, gia chng c du gch ni. K hiu vn bn c vit bng du in hoa

V d: S: 28/2005/Q-UB (i vi VB c tn loi)

S: 225/SXD-VP (i vi vn bn khng c tn loi)4. a danh, ngy, thng:

a. a danh: L a im t tr s c quan ban hnh nhm lin h giao dch cng tc thun li v theo di c thi gian ban hnh

- a danh ghi trn vn bn ca cc c quan, t chc Trung ng l tn ca tnh, thnh ph trc thuc Trung ng hoc tn ca thnh ph thuc tnh (nu c) ni c quan, t chc ng tr s, v d: Vn bn ca B Cng thng c tr s ti thnh ph H Ni: H Ni; ca Trng Cao ng Qun tr kinh doanh thuc B Ti chnh (c tr s ti th trn Nh Qunh, huyn M Vn, tnh Hng Yn): Hng Yn;

- a danh ghi trn vn bn ca cc c quan, t chc cp tnh:

+ i vi cc thnh ph trc thuc Trung ng: l tn ca thnh ph trc thuc Trung ng, v d: vn bn ca U ban nhn dn thnh ph H Ni v ca cc s, ban, ngnh thuc thnh ph: H Ni; ca U ban nhn dn thnh ph H Ch Minh v ca cc s, ban, ngnh thuc thnh ph: Thnh ph H Ch Minh.

+ i vi cc tnh: l tn ca th x, thnh ph thuc tnh hoc ca huyn ni c quan, t chc ng tr s, v d: vn bn ca U ban nhn dn tnh H Nam v ca cc s, ban, ngnh thuc tnh (c tr s ti th x Ph L, tnh H Nam): Ph L; ca U ban nhn dn tnh Lm ng v ca cc s, ban, ngnh thuc tnh (c tr s ti thnh ph Lt, tnh Lm ng): Lt; ca UBND tnh Bnh Dng v ca cc s, ban, ngnh thuc tnh (c tr s ti th x Th Du Mt, tnh Bnh Dng): Th Du Mt

- a danh ghi trn vn bn ca cc c quan, t chc cp huyn l tn ca huyn, qun, th x, thnh ph thuc tnh, v d: vn bn ca U ban nhn dn huyn Sc Sn (thnh ph H Ni) v ca cc phng, ban thuc huyn: Sc Sn; ca U ban nhn dn qun G Vp (thnh ph H Ch Minh), ca cc phng, ban thuc qun: G Vp;

- a danh ghi trn vn bn ca Hi ng nhn dn, U ban nhn dn v ca cc t chc cp x l tn ca x, phng, th trn , VD: vn bn ca U ban nhn dn th trn C Chi (huyn C Chi, thnh ph H Ch Minh): C Chi.b. Ngy, thng nm ban bnh vn bn: ghi ngy thng vn bn c ban hnh. Ngy di 10 v thng di 3 phi c s 0 pha trc.VD: H Ni, ngy 05 thng 02 nm 2008

Tp H Ch Minh, ngy 29 thng 7 nm 2008

V Thanh, ngy 11 thng 02 nm 2009

5. Tn loi vn bn v trch yu ni dung bn bn :

a. Tn loi vn bn: Tr cng vn, tt c vn bn u c tn loi . Tn vn bn c trnh by gia trang giy bn di yu t a danh, ngy thng. b. Trch yu ni dung vn bn: l mt cu ngn gn hoc 1 cm t, khi qut ni dung vn bn. i vi VB c tn loi, c trnh by gia di tn loi vn bn.V d:U BAN NHN DNTNH HU GIANGS: 2682/Q-UBNDCNG HA X HI CH NGHA VIT NAMc lp T do Hnh phcV Thanh, ngy 01 thng 10 nm 2009

QUYT NH

V/v giao b sung d ton ngn sch Nh nc, chi ngn sch a phng

Cho UBND: huyn Phng Hip v huyn Long M

V d: i vi VB khng c tn loi

6. Ni dung vn bn

a) Ni dung vn bn

Ni dung vn bn l thnh phn ch yu ca mt vn bn, trong , cc quy phm php lut (i vi vn bn quy phm php lut), cc quy nh c t ra; cc vn , s vic c trnh by.

Ni dung vn bn phi bo m nhng yu cu c bn sau:

- Ph hp vi hnh thc vn bn c s dng;

- Ph hp vi ng li, ch trng, chnh sch ca ng; ph hp vi quy nh ca php lut;

- Cc quy phm php lut, cc quy nh hay cc vn , s vic phi c trnh by ngn gn, r rng, chnh xc;

- S dng ngn ng vit, cch din t n gin, d hiu;

- Dng t ng ph thng; khng dng t ng a phng v t ng nc ngoi nu khng thc s cn thit. i vi thut ng chuyn mn cn xc nh r ni dung th phi c gii thch trong vn bn;

- Khng vit tt nhng t, cm t khng thng dng. i vi nhng t, cm t c s dng nhiu ln trong vn bn th c th vit tt nhng cc ch vit tt ln u ca t, cm t phi c t trong ngoc n ngay sau t, cm t ;

- Vic vit hoa c thc hin theo quy tc chnh t ting Vit;

- Khi vin dn ln u vn bn c lin quan, phi ghi y tn loi, trch yu ni dung vn bn; s, k hiu vn bn; ngy, thng, nm ban hnh vn bn v tn c quan, t chc ban hnh vn bn (tr trng hp i vi lut v php lnh); trong cc ln vin dn tip theo, c th ghi tn loi v s, k hiu ca vn bn .

b) B cc ca vn bn

Tu theo th loi v ni dung, vn bn c th c phn cn c php l ban hnh, phn m u v c th c b cc theo phn, chng, mc, iu, khon, im hoc c phn chia thnh cc phn, mc t ln n nh theo mt trnh t nht nh.

Vn bn quy phm php lut khc c th c b cc nh sau:

Vn bn hnh chnh c th c b cc nh sau:

- Quyt nh (c bit): theo iu, khon, im; cc quy ch (quy nh) ban hnh km theo quyt nh: theo chng, mc, iu, khon, im;

- Ch th (c bit): theo khon, im;

- Cc hnh thc vn bn hnh chnh khc: theo phn, mc, khon, im.

7. Chc v, h tn v ch k ca ngi c thm quyn

a) Vic ghi quyn hn ca ngi k c thc hin nh sau:

- Trng hp k thay mt tp th th phi ghi ch vit tt TM. (thay mt) vo trc tn tp th lnh o hoc tn c quan, t chc;

- Trng hp k thay ngi ng u c quan, t chc th phi ghi ch vit tt KT. (k thay) vo trc chc v ca ngi ng u;

- Trng hp k tha lnh th phi ghi ch vit tt TL. (tha lnh) vo trc chc v ca ngi ng u c quan, t chc;

- Trng hp k tha u quyn th phi ghi ch vit tt TUQ. (tha u quyn) vo trc chc v ca ngi ng u c quan, t chc.b) Chc v ca ngi k

Chc v ghi trn vn bn l chc danh lnh o chnh thc ca ngi k vn bn trong c quan, t chc; ch ghi chc danh nh B trng (B trng, Ch nhim), Th trng, Ch tch, Ph Ch tch, Gim c, Ph Gim c v.v.., khng ghi li tn c quan, t chc, tr cc vn bn lin tch, vn bn do hai hay nhiu c quan, t chc ban hnh; vn bn k tha lnh, tha u quyn v nhng trng hp cn thit khc do cc c quan, t chc quy nh c th.c) H tn bao gm h, tn m (nu c) v tn ca ngi k vn bn. TM. Y BAN NHN DNCH TCH

(Ch k, du ca UBND)

Trn Vn BB TRNG(Ch k, du ca B)

L Vn C

CH TCH

(Ch k, du ca UBND)

Trn Vn BKT. B TRNGTH TRNG(Ch k, du ca B)

L Vn V

8. Du ca c quan, t chc

Du ca c quan ban hnh vn bn c ng ngay ngn, r rng trm ln 1/3 bn tri ch k. Du c ng bng mu ti, mu quc k, khng c ng du khng ch. Vic ng du trn vn bn c thc hin theo quy nh ti Ngh nh s 110/2004/N-CP ngy 08/4/2004 ca Chnh ph v cng tc vn th v quy nh ca php lut c lin quan.

9. Ni nhn

Ni nhn xc nh nhng c quan, t chc, n v v c nhn nhn vn bn vi mc ch v trch nhim c th nh kim tra, gim st; xem xt, gii quyt; thi hnh; trao i cng vic; bit v lu. Ni nhn phi c xc nh c th trong vn bn, ghi ngang phn ch k gc tri vn bn, ni dung bao gm cc nhm i tng sau:

- bo co: l c quan c quyn gim st hot ng ca c quan ban hnh VB m c quan ny phi gi ti bo co cng tc

- thi hnh: cc c quan, t chc v c nhn l i tng qun l trc tip.

- phi hp: cc i tng cn nhn vn bn c s phi hp hot ng , thng thng l cc c quan kim st, xt x cng cp.

- Lu b phn c trch nhim theo di v lu tr vn bn ca c quan ban hnh.Ni nhn:-Nh iu 2;- BTCN, VPCP;

- Website Chnh ph;- Lu: Vn th, TCCB.KT. TH TNGPH TH TNG( k)

Nguyn Sinh Hng

Ni nhn:

- Th tng Chnh ph,

- B KHT, B TC, B TNMT;- VPCP: BTCN, PCN - Cc V: KTTH, P, TTT;

- Lu: Vn th, KTN (5). KT. TH TNG

PH TH TNG

( k)

Hong Trung Hi

Th d:

III. VN PHONG V NGN NG VN BN :1 Vn phong hnh chnh cng v:

a. Khi nim::

Vn phong hnh chnh-cng v l dng ngn ng ting Vit vn hc to thnh h thng tng i khp kn, hon chnh cc phng tin ngn ng vit c th nhm phc v cho cc mc ch giao tip bng vn bn trong lnh vc hot ng php lut v hnh chnh. Cc phng tin ngn ng ch yu bao gm:

C sc thi vn phong hnh chnh-cng v.

Trung tnh.

Vn phong hnh chnh-cng v c s dng giao tip bng vn bn ti cc c quan nh nc trong cng tc iu hnh, qun l, th tn cng v, din vn.

b. c im ca vn phong hnh chnh-cng v:

- Tnh chnh xc r rng: vn bn vit sao cho mi ngi c th hiu mt cch r rng, chnh xc ng nh ni dung vn bn mun truyn t .

- Tnh ph thng, i chng: vn bn vit bng ngn ng d hiu , bng nhng t ng ph thng, cch din t n gin, cc yu t nc ngoi c Vit ho ti u, vit ngn gn, khng lm dng thut ng chuyn mn, hnh vn vin dn li bc hc.

- Tnh khch quan, phi c tnh: ni dung ca vn bn phi c trnh by trc tip, khng thin v v loi vn bn ny l ting ni ca quyn lc nh nc, khng phi ting ni ring ca c nhn d rng c th vn bn giao cho mt c nhn son tho. L ngi pht ngn thay cho c quan, t chc cng quyn , cc c nhn khng c t a nhng quan im ring ca mnh vo ni dung vn bn m phi nhn danh c quan trnh by ch ca nh nc, ca lnh o. Chnh v vy cch hnh vn biu cm th hin tnh cm quan im c nhn khng ph hp vi vn phong php lut hnh chnh.

Tnh khch quan phi c tnh lm cho vn bn c tnh trang trng, tnh nguyn tc cao, kt hp vi nhng lun c chnh xc lm cho vn bn c tnh thuyt phc cao. at hiu qu trong cng tc qun l nh nc.

- Tnh trang trng, lch s: Li vn trang trng th hin s tn trng i vi ch th thi hnh, lm tng uy tn ca tp th, c nhn ban hnh vn bn.

- Tnh khun mu: vn bn phi trnh by ng khun mu th thc quy nh . Tnh khun mu bo m cho s thng nht, tnh khoa hc v tnh vn ho ca cng vn, giy t.

2. Ngn ng vn bn :

a. S dng t ng:

- La chn v s dng t ng ng ngha:

+ Dng t ng t vng, t phi biu hin c chnh xc ni dung cn th hin

+ Khng dng t lm pht sinh cch hiu a ngha

+ S dng t ng ngha ng php -S dng t ng vn phong php lut hnh chnh :

+ S dng t ng ph thng, khng dng t thuc phong cch khu ng

+ Trnh s dng t c, thn trng trong dng t mi

+ Khng dng t ng a phng hoc nhng t c ngun gc a phng tr thnh t ng ph thng.

+ Khng dng ting lng, t thng tc v chng lm mt i tnh trang trng, uy nghi v nghim tc ca vn bn.

+ S dng ng v hp l cc thut ng chuyn ngnh.

-S dng t ng chnh t ting Vit:

- Dng t ng quan h kt hp

b. K thut c php :

- Cu phi vit ng quy tc ng php ting Vit, c ch ng v v ng.

- Cu phi c nh du cu cho ph hp vi chnh t ting Vit v ni dung ca cu. Cc du nh chm than, chm hi v nhiu chm rt t c s dng.

c. on vn :

L c s t chc vn bn. on vn c nh v trong 1 kh vit, c th c 3 b phn c bn cu thnh sau :

- Cu ch : gii thiu i tng, ch c cp v din gii trong on.

- Cu trin khai: thuyt minh, din gii cho ch

- Cu kt: bo hiu on vn kt thc, lu ngi c chi tit ct li ca on vn, ng thi c th chun b cho an vn tip theo.

IV. SON THO MT S VN BN HNH CHNH THNG DNG:

1. Son tho Quyt nh : (xem mu ti phn Ph lc)a. Khi nim:

Quyt nh l loi vn bn thng dng, c nhiu c quan, t chc cc nhn c thm quyn ban hnh.

- Quyt nh QPPL c ban hnh bi cc c quan nh Quyt nh QPPL ca Th tng Chnh ph , ca B trng c quan ngang B, ca UBND cc cp quyt nh cc ch trng, cc bin php lnh o, iu hnh hot ng, quy nh cc bin php thc hin chc nng qun l ngnh, qun l kinh t, vn ha, x hi

- Quyt nh cn c ban hnh hp l ha cc vn bn QPPL nh iu l, quy ch, quy nh v cc ph lc km theo (nu c);

- Ngoi cc quyt nh trn, cc c quan cn ban hnh nhng quyt nh c bit gii quyt cc v vic c th i vi nhng i tng c th. l cc quyt nh tuyn dng, b nhim, nng lng, k lut, iu ng cng tc, x pht vi phm hnh chnh

b. B cc ca Quyt nh :

* Phn m u : Quc hiu, Tn c quan ban hnh, S v k hiu, a danh, ngy thng, tn loi, trch yu ni dung v cn c ban hnh.

- Cn c ban hnh quyt nh cn da vo cc ngun vn bn quy nh chc nng, nhim v, quyn hn c giao

- Cn c da vo tnh hnh thc t i hi phi x l kp thi.

* Phn khai trin:

- Ni dung Quyt nh: thng c vit theo dng iu khon , cc iu c trnh by c ng, khng dng cc cu v t chuyn tip, c sp xp theo trnh t logic nht nh . - iu khon thi hnh : cn nu r c th nhng i tng chu trch nhim thi hnh

* Phn kt: Thm quyn k, hnh thc k; Th trng k hoc Ph Th trng k thay; Con du ca c quan ban hnh , ni nhn.2. Son tho cng vn:(xem mu phn Ph lc) a. Khi nim :

Cng vn l vn bn khng c tn loi, c dng thng tin trong hot ng giao dch, trao i cng tc gia cc ch th c thm quyn gii quyt cc nhim v c lin quan.

Cng vn c th l vn bn ni b hoc vn bn i v n, vi cc ni dung ch yu sau :

- Thng bo mt, mt vi vn trong hot ng cng v c to nn do mt vn bn QPPL ban hnh.

- Hng dn thc hin vn bn ca cp trn

- Thng bo mt s hot ng d kin xy ra.VD: m lp o to, bi dng- Xin kin v vn no trong hot ng ca c quan

- Trnh k hoch mi, ngh mi ln cp trn

- Xc nhn vn c lin quan n hotng ca c quan.

- Thm hi, phc p, cm n

Ph hp vi tng ni dung c th c cc loi cng vn nh hng dn , gii thch, phc p, n c, giao dch, ngh, xut, thm hi,

b. B cc ca cng vn :

*. Phn m u : Quc hiu; Tn c quan ban hnh; S v k hiu; a danh, ngy thng; trch yu ni dung cng vn; ni gi.

* Ni dung cng vn bao gm :

- t vn : nu r l do, c s ban hnh

- Gii quyt vn : Trnh by yu cu gii quyt. Ni dung cn trnh by c th, r rng, i thng vo trng tm vn t ra . Cch hnh vn ph hp vi tng loi cng vn, bo m tnh thuyt phc , to iu kin thun li cho nghin cu gii quyt.

- Kt lun vn : Vit ngn gn, khng nh ni dung nu, yu cu thc hin, nhn mnh trch nhim gii quyt vn bn khi cn thit.

* Phn kt: Thm quyn k, hnh thc k; Con du ca c quan ban hnh , ni nhn.

3. Mt s loi cng vn : a.Cng vn hng dn:

Ni dung cng vn hng dn:- t vn phi nu r tn loi, s, k hiu, ngy thng, trch yu ca vn bn cn c hng dn hoc khi qut vn cn hng dn thc hin.

- Gii quyt vn : Nu r cn c, ch trng chnh sch, quyt nh cn c hng dn thc hin. Phn tch mc ch ngha, tc dng ca ch trng v cc phng din kinh t, x hi nu cch thc t chc v bin php thc hin

- Phn kt lun: Yu cu ph bin cho cc c quan, t chc, c nhn hu quan bit v t chc thc hin ng ch trng, chnh sch, quyt nh

b. Cng vn gii thch :

y l loi cng vn dng c th ho, chi tit ho ni dung cc vn bn nh ngh quyt, ch th.. v vic thc hin cng vic no m c nhn, c quan nhn cha c r, c th hiu sai hoc thc hin cha thng nht.

Nu cn c, trch yu ca vn bn ng thi nu cc ni dung cha r v gii thch c th, tng ng . Nu cch thc t chc thc hin v bin php thc hin.

c. Cng vn ch o:

L vn bn ca c quan cp trn thng tin cho c quan cp di v cng vic cn phi trin khai, cn phi thc hin. Ni dung cng vn ch o c nhng kt cu sau:

- t vn : nu r mc ch, yu cu cng vic cn phi trin khai, cn phi thc hin

- Gii quyt vn : nu nhng yu cu cn t c , nhim v, bin php cn p dng t c nhng yu cu

- Nu nhng yu cu m cp di cn phi thc hin v bo co kt qu cho cp ch o.

d. Cng vn n c, nhc nh:

L vn bn ca c quan cp trn gi cho c quan cp di nhm nhc nh, chn chnh hot ng hoc thi hnh cc ch trng , bin php hay quyt nh no o. Ni dung ca cng vn n c nhc nh thng bao gm:

- t vn : nu tm tt nhim v giao cho cp di trong vn bn ch o t chc thc hin hoc nhc li mt ch trng, k hoch yu cu cp di thc hin, hoc nu nhng u im ca cp di trong thc thi nhim v c giao ng thi nhn mnh nhng khuyt im lch lc cn khc phc hon thnh tt nhim v c giao

- Gii quyt vn : nu r ni dung yu cu thc hin nhim v giao cho cp di , ra cc bin php thi gian thc hin , vch ra cc bin php sai lch cn chn chnh V giao trch nhim c th cho t chc, c nhn trc tip t chc thc hin.

- Phn kt lun: yu cu t chc c nhn trin khai thc hin v bo co kt qu thc hin ln cp trn vo thi hn nht nh.

e. Cng vn ngh, yu cu:

L vn bn ca c quan cp di gi cho c quan cp trn, hoc cc c quan ngang cp, ngang quyn giao dch vi nhau ngh, yu cu gii quyt nhng cng vn no lin quan n chc nng, nhim v, quyn hn ca c quan . Ni dung thng bao gm:

- t vn : nu l do hoc mc ch ca vic ngh, yu cu

- Gii quyt vn : Nu thc trng tnh hnh dn n vic phi ngh yu cu; ni dung c th ca vic ngh, yu cu; thi gian v cch thc gii quyt cc ngh, yu cu .

- Phn kt lun: Th hin s mong mi c quan tm, xem xt cc ngh yu cu .

f. Cng vn phc p :

L vn bn dng tr li v nhng vn m cc c quan, t chc, c nhn c yu cu lin quan n chc nng nhim v ca c quan ban hnh vn bn. Ni dung thng bao gm:

- t vn : ghi r tr li (phc p) cng vn s, k hiu, ngy thng no, ca ai v vn g

- Gii quyt vn : tr li vn m ni dung vn bn gi n ang yu cu phi gii p nu c quan phc p c y thng tin chnh xc tr li; hoc trnh by gii thch l do t chi tr li v hn thi gian tr li nu c quan phc p khng y thng tin.- Phn kt lun: ngh c quan c phc p c vn g cha r , cha tho ng cho bit kin nghin cu tr li . Cch trnh by phi lch s, th hin s quan tm ca c quan phc p.

g. Cng vn hi kin :

L vn bn thng dng c quan cp trn cn c kin ng gp ca c quan cp di hoc t chc, c nhn hu quan v mt vn quan trong nh hi kin ng gp v d tho cc vn bn QPPL..; hoc vn bn ca c quan cp di trong qu trnh thc hin cc ch trng chnh sch ca c quan cp trn gp kh khn, vng mcth cn c cng vn xin kin ch o ca c quan cp trn.. Ni dung cng vn hi kin thng bao gm:

- t vn : Nu r mc ch hi kin lm g v v vn no?

- Gii quyt vn : Trnh by nhng vn cn hi kin, nu cch lm v thi gian thc hin vic hi kin.

- Phn kt lun: yu cu tr li bng vn bn v ng thi gian

h. Cng vn giao dch :

L vn bn cc c quan, t chc dng thng tin , thng bo cho nhau bit v cc vn c lin quan n yu cu thc hin nhim v, chc nng, quyn hn ca mnh. y l cng vn c s dng ph bin trong hot ng qun l nh nc v rt a dng. Ni dung cng vn giao dch bao gm:

- t vn : nu l do v vn cn thng bo, giao dch

- Gii quyt vn : trnh by nhng vn cn giao dch, thng bo (thc trng cng vic, thnh tu, kh khn, vng mc, nhng yu cu, ngh)

- Phn kt lun: nu mc ch chnh ca vic cn giao dch v nhng yu cu i vi t chc , c nhn nhn cng vn giao dch .

i. Cng vn mi hp :

L vn bn cc c quan nh nc triu tp chnh thc cc c quan, t chc, c nhn hu quan n d hp, hi ngh, tho lunv cc vn c lin quan. Cng vn mi hp c th thc v ni dung rt gn vi giy mi hp.Ni dung mi hp bao gm:

- t vn : Nu r l do mi hp

- Gii quyt vn : Nu ni dung chnh ca cuc hp (v vn g) Thi gian, a im hp, nhng ngh, yu cu cn thit

- Phn kt lun: Nu yu cu n hp ng thnh phn, ng gi c miv nu khng n d c xin thng bo cho bit theo a chtrc ngy.gi.

4. Thng bo:

a. Khi nim: L vn bn thng tin v hot ng ca c quan nh nc, t chc x hi. Thng bo c cu trc ni dung nh sau:

- Thng bo mt hoc vi vn trong hot ng cng v c to nn do mt vn bn QPPL ban hnh.

- Thng bo mt s hot ng ang thc hin hoc d kin xy ra, v d : m lp o to, bi dng

- Thng bo k hoch mi, thng bo kin kt lun bui hp

b. B cc ca Thng bo :

*. Phn m u : Quc hiu, Tn c quan ban hnh, S v k hiu, a danh, ngy thng, tn loi VB: thng bo, trch yu ni dung thng bo.

* Ni dung Thng bo

- t vn : Khng trnh by l do, m gii thiu trc tip vo nhng vn cn thng bo. - Ni dung:

+ i vi Thng bo truyn t ch trng chnh sch , quyt nh, ch th cn nhc li tn vn bn c truyn t, tm tt ni dung c bn ca vn bn v yu cu qun trit, trin khai thc hin.

+ i vi Thng bo v kt qu cc hi ngh, cuc hp phi nu ngy gi hp, thnh phn tham d, ngi ch tr, tm tt ni dung hi ngh, cc quyt nh, ngh quyt nu c ca hi ngh, cuc hp .

+ i vi thng bo v nhim v c giao ghi r, ngn gn y nhim v nhng yu cu khi thc hin, cc bin php cn p dng trin khai thc hin.

+ Thng bo v thng tin hot ng nu r ni dung hot ng qun l, l do tin hnh v thi gian tin hnh hot ng .Thng bo phi c vit ngn, gn, c th, d hiu, lng thng tin cn thit.

* Kt thc thng bo: Nhc li ni dung chnh, trng tm cn nhn mnh, lu ngi c hoc mt ni dung x giao, cm n nu thy cn thit.

* Phn kt: Thm quyn k, hnh thc k; Th trng k hoc Ph Th trng k thay; Con du ca c quan ban hnh , ni nhn.

5. Son tho Bo co:

a. Khi nim:

L vn bn trnh by nhng kt qu t c trong hot ng ca c quan nh nc, t chc x hi nhm gip cho vic nh gi tnh hnh thc t qun l, lnh o, l cn c cp trn ra quyt nh qun l ph hp hn. Bo co phi c ni dung trung thc, chnh xc, y , kp thi. Bo co c th l bo co thng k : bo co tun, bo co thng, bo co qu, bo co s kt 6 thng, bo co tng kt; bo co chuyn , bo co t xut.

b. Yu cu ca Bo co :

- Bo co vit trung thc, khch quan, c thng tin c th, trng im

- Cu vn ngn gn, r rng, mch lc, trnh by nhng nh gi, nhn nh da trn kt qu kho st, m t

- ng th thc, hnh thc quy nh

c. Bo co c ni dung cu trc nh sau :

* Phn m u : Quc hiu, Tn c quan ban hnh, S v k hiu, a danh, ngy thng, tn loi VB: Bo co, trch yu ni dung bo co.

* Ni dung Bo co

- t vn : Nu nhng im chnh v ch trng cng tc, nhim v c giao, hon cnh thc hin .

- Ni dung:

+ Kim im nhng vic lm , nhng vic hon thnh, cha hon thnh, ch ra nhng u khuyt im ca qu trnh thc hin , nh gi kt qu, nguyn nhn t c .

+ Khi son tho phi cn c vo mu, quy nh ca cp trn, trong trng hp khng c mu quy nh , ngi vit bo co phi t xc nh cc yu cu , ni dung, i chiu kt qu cng tc v thu thp ti liu, s liu vit mt bo co tng ng thc trng cng tc.

* Kt thc bo co: Kin ngh nhng phng hng, gii php khc phc, nu kin ngh nu c.

* Phn kt: Thm quyn k, hnh thc k; Th trng k hoc Ph Th trng k thay; Con du ca c quan ban hnh , ni nhn.6. Son tho T trnh:

a. Khi nim:

L vn bn xut vi cp trn , xin cp trn ph duyt mt vn mi. C th l mt ch trng, mt phng n cng tc, mt chnh sch, mt ch , mt tiu chun , nh mc hoc mt ngh hoc nhng vn thng thng trong iu hnh v qun l c quan nh m rng quy m, thay i chc nng hot ng, xy dng thm c s vt cht.

b. B cc ca T trnh :

- Phn m u : Quc hiu, Tn c quan ban hnh, S v k hiu, a danh, ngy thng, tn loi VB: T trnh , trch yu ni dung t trnh, Ni gi trnh (

- Ni dung T trnh

- t vn : Nu l do a ra nhng ni dung trnh duyt. Phn tch nhng cn c thc t lm ni bt cc nhu cu bc thit ca vn cn trnh duyt.

- Ni dung:+ Nu tm tt ni dung ca ngh mi, cc phng n kh thi mt cach c th, r rng vi cc lun c km theo ti liu c thng tin trung thc, tin cy, nhng thun li, kh khn khi trin khai thc hin, nhng bin php khc phc. + Nu ngha tc dng ca ngh mi i vi sn xut, i sng x hi , cng tc lnh o, qun l.

- Kt thc t trnh: Nu nhng kin ngh cp trn xem xt chp thun xut mi nu sm c trin khai thc hin. C th nu mt vi phng n cp trn duyt, nhm khi cn thit c th chuyn i phng n. Kin ngh phi xc ng.*. Phn kt: Thm quyn k, hnh thc k; Th trng k hoc Ph Th trng k thay; Con du ca c quan ban hnh , ni nhn.

T trnh c th nh km theo cc vn bn ph minh ho cho cc phng n c xut trong t trnh.

7. Son tho Bin bn

a. Khi nim:

Bin bn l vn bn hnh chnh dng ghi chp li nhng s vic xy ra hoc ang xy ra trong hot ng ca cc c quan t chc do nhng ngi chng kin thc hin - Bin bn hi ngh l loi vn bn hnh chnh dng ghi chp li, phn nh li nhng kin tho lun ca hi ngh, nhng kt lun , quyt nh ca hi ngh lm c s cho cc quyt nh x l, c s kim tra vic thc hin cc quyt nh ca hi ngh hoc lm cn c cho cc nhn nh, kt lun khc.

- Bin bn c nhiu loi khc nhau nh bin bn hi ngh, cuc hp;bin bn s vic xy ra; bin bn x l; bin bn bn giao, nghim thu; bin bn ho gii,

b. B cc ca bin bn :

*. Phn m u : Quc hiu, Tn c quan ban hnh, S v k hiu, a danh, ngy thng, tn loi VB: Bin bn , trch yu ni dung bin bn;

*. Ni dung bin bn

- t vn : Ghi r thi gian lp bin bn , a im , thnh phn tham gia.

- Ni dung bin bn: Ghi din bin s kin. Ni dung bin bn phi c ghi chp chnh xc, c th, trung thc cc s liu, s kin, khng suy on ch quan. Bin bn phi m bo cc yu cu: trung thc, chnh xc, khch quan v y ..

- Kt thc bin bn: Ghi thi gian kt thc.

* Phn kt: Thm quyn k: ti thiu phi c 2 ngi k ; Con du hp php ng ln ch k ca ch to phin hp i vi bin bn hi ngh, cuc hp; Ni nhn.

Chng 8

CNG TC VN TH

I. TNG QUAN V CNG TC VN TH:

1. Khi nim: Cng tc vn th bao gm cc cng vic v son tho, ban hnh vn bn; qun l vn bn v ti liu khc hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan, t chc; qun l v s dng con du trong cng tc vn th.

Mc ch chnh ca cng tc vn th l bo m thng tin cho qun l. Nhng ti liu, vn kin c son tho , qun l v s dng l phng tin thit yu bo m cho hot ng c quan c hiu qu

2. Vai tr, ngha cng tc vn th:

- Gip cho vic gii quyt mi cng vic c quan nhanh chng v chnh xc, c nng sut, cht lng , ng ng li chnh sch, nguyn tc ng thi m bo qun l cng vic c quan cht ch, chnh xc.

- m bo cho vic cung cp thng tin cn thit phc v cho c quan y , kp thi v gi c b mt ca ng, nh nc, hn ch bnh quan liu giy t,gp phn ci cch th tc hnh chnh- Gp phn tit kim c cng sc, nguyn vt liu ch tc v trang thit b dng trong qu trnh xy dng v ban hnh vn bn.- Gp phn gi li cc giy t, bng chng v hot ng ca c quan phc v cho hot ng kim tra, thanh tra

- Gp phn gi gn nhng ti liu gi tri v mi lnh vc phc v vic tra cu thng tin qu kh, l tin ca cng tc lu tr3. Nhng yu cu i vi cng tc vn th:

- Nhanh chng: xy dng v ban hnh vn bn nhanh chng, gii quyt vn bn kp thi s gp phn gii quyt tt mi cng vic ca mi c quan.- Chnh xc:+ V ni dung: VB m bo tnh php l chnh xc tuyt i. Cc dn chng nu ra phi chnh xc, s liu y , lun c r rng.

+ V hnh thc: vn bn phi c y cc yu t th thc theo quy nh PL.

+ V quy trnh k thut: m bo ng quy trnh t son tho, nh my, ng k, chuyn giao , qun l VB ng quy nh- B mt : gi gn thng thng tin b mt khi nhn c vn bn, ban hnh VB l mt i hi bt buc i vi nhng ngi lm cng tc vn th.4. Nhim v ca vn th c quan:

- Tip nhn, ng k vn bn n;

- Trnh, chuyn giao vn bn n cho cc n v, c nhn;

- Gip Chnh Vn phng, Trng phng Hnh chnh hoc ngi c giao trch

nhim theo di, n c vic gii quyt vn bn n;

- Tip nhn cc d tho vn bn trnh ngi c thm quyn xem xt, duyt, k ban

hnh.

- Kim tra th thc, hnh thc v k thut trnh by; ghi s v ngy, thng; ng du mc khn, mt;

- ng k, lm th tc pht hnh, chuyn pht v theo di vic chuyn pht vn bn i;

- Sp xp, bo qun v phc v vic tra cu, s dng bn lu;

- Qun l s sch v c s d liu ng k, qun l vn bn; lm th tc cp giy gii thiu, giy i ng cho cn b, cng chc, vin chc;

- Bo qun, s dng con du ca c quan, t chc v cc loi du khc.Son tho, ban hnh vn bn;

- Qun l vn bn v cc ti liu khc hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan, t chc;

- Qun l v s dng con du trong cng tc vn th

II. QUN L VN BN, QUN L V S DNG CON DU

1. T chc gii quyt v qun l vn bn n:Tt c vn bn, ti liu, th t do c quan nhn c t bn ngoi gi n gi chung l vn bn n.a. Nguyn tc qun l vn bn n:

- Cc vn bn n u c qua vn th c quan ng k vo s v qun l thng nht.

- Vn bn phi c chuyn qua th trng c quan, Chnh vn phng hoc Trng phng hnh chnh trc khi phn phi cho c quan n v , c nhn gii quyt.

- Khi tip nhn, chuyn giao vn bn phi c bn giao, k nhn r rng. - Khi gii quyt vn bn n phi m bo cc yu cu: nhanh chng, chnh xc v gi b mt theo quy nh Nh nc.

b.Quy trnh x l vn bn n:

Vn bn n t bt k ngun no u phi |c tp trung ti vn th c quan, t chc lm th tc tip nhn, ng k. Nhng vn bn n khng c ng k ti vn th|, cc n v, c nhn khng c trch nhim gii quyt

1. Tip nhn, ng k vn bn n:a- Bc b vn bn, s b phn loi vn bn ( cng vn, ti liu, sch bo) Khi bc b vn bn cn lu :+ Nhng b c ng cc du khn cn c bc trc gii quyt kp thi; + Khng gy h hi i vi vn bn trong b; khng lm mt s, k hiu vn bn, a ch c quan gi v du bu in; cn sot li b, trnh st vn bn;+ i chiu s, k hiu ghi ngoi b vi s, k hiu ca vn bn trong b; trng hp pht hin c sai st, cn thng bo cho ni gi bit gii quyt; + Nu vn bn n c km theo phiu gi th phi i chiu vn bn trong b vi phiu gi; khi nhn xong, phi k xc nhn, ng du vo phiu gi v gi tr li cho ni gi vn bn; + i vi n, th khiu ni, t co v nhng vn bn cn c kim tra, xc minh mt im g hoc nhng vn bn m ngy nhn cch qu xa ngy thng ca vn bn th cn gi li b v nh km vi vn bn lm bng chngb- ng du n, ghi s n v ngy n . Du n c ng vo khong trng di s v k hiu , trch yu ca cng vn hoc khong trng gia tc gi v tiu vn bn. S n ghi vo du n phi khp vi s th t ghi trong vn bn n.

50mm x 30mm

TN C QUAN, N V

NS :

Ngy :

.

Chuyn:..

Th d:

c.- Vo s ng k . Cn ng k vo s ngay trong ngy.

Hnh thc ng k vn bn: dngs ng k vn bn hoc c s d liu vn bn n trn my vi tnh.- ng k vn bn n bng s: lp s ng k vn bn nTu theo s lng vn bn n hng nm, cc c quan, t chc quy nh c th vic lp cc loi s ng k cho ph hp.+ i vi nhng c quan, t chc tip nhn di 2000 vn bn n mt nm th cn lp t nht hai loi s sau: S ng k vn bn n (dng ng k tt c cc loi vn bn, tr vn bn mt); S ng k vn bn mt n.+ Nhng c quan, t chc tip nhn t 2000 n di 5000 vn bn n mt nm, nn lp cc loi s sau: S ng k vn bn n ca cc B, ngnh, c quan trung ng; S ng k vn bn n ca cc c quan, t chc khc; S ng k vn bn mt n. + i vi nhng c quan, t chc tip nhn trn 5000 vn bn n mt nm th cn lp cc s ng k chi tit hn, theo mt s nhm c quan giao dch nht nh v s ng k vn bn mt n.+ Nhng c quan, t chc hng nm tip nhn nhiu n, th khiu ni, t co c th lp s ng k n, th ring; trng hp s lng n, th khng nhiu th nn s dng s ng k vn bn n ng kMu s ng k VB n:Phn ng k vn bn n c trnh by trn trang giy kh A3 (420mm x 297mm), bao gm 09 ct theo mu di y:

Ngay enSo

en Tac gia

(Ni gi VB en )So, ky hieu Ngay, thang Ten loai va trch yeu noi dung n v hoc ngi nhn)Ky nhan Ghi chu

123456789

Mu s ng k n th:

Phn ng k n, th c trnh by trn trang giy kh A3 (420mm x 297mm), bao gm 08 ct theo mu sau:

Ngy nS nH tn, a ch ngi gi Ngy thng Trch yu ni dung n v hoc ngi nhn K nhnGhi ch

(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)

Hnh thc ng k bng my vi tnh c nhiu u im hn, tuy nhin vic s dng i hi phi c trnh nht nh v trong trng hp mt in, li chng trnh, phn mmc th dn n nhng kh khn nht nh trong hot ng ca c quan.2. Trnh, chuyn giao vn bn n:

- Trnh vn bn: vo s xong, Vn th trnh Chnh Vn phng (TP hnh chnh) xem ton b VB n xin kin phn phi gii quyt. Sau khi c kin , VB c a li cho vn th chuyn giao cho cc n v, c nhn gii quyt.- Chuyn giao vn bn: Vn bn n c chuyn giao cho cc n v hoc c nhn gii quyt cn c vo kin ca ngi c thm quyn. Vic chuyn giao vn bn n cn bo m nhng yu cu sau:+ Nhanh chng: vn bn cn c chuyn cho n v hoc c nhn c trch nhim gii quyt trong ngy, chm nht l trong ngy lm vic tip theo;+ ng i tng: vn bn phi c chuyn cho ng ngi nhn v gi b mt ni dung vn bn.;+ Cht ch: khi chuyn giao vn bn, phi tin hnh kim tra, i chiu v ngi nhn vn bn phi k nhn; 3. Gii quyt v theo di, n c vic gii quyt vn bn n:

- Cn c ni dung vn bn n, ngi ng u c quan, t chc giao cho n v hoc c nhn gii quyt. n v hoc c nhn c trch nhim nghin cu, gii quyt vn bn n theo thi hn php lut quy nh hoc theo quy nh ca c quan, t chc.. So chuyen giao van ban co the lam theo mau sau :

Ngay chuyenSo enn v hoac ngi nhan VBKy nhan Ghi chu

12345

Sau khi c gii quyt xong, cn lp h s cng vic hoc c thng tin phn hi v vic gii quyt VB cho ngi c trch nhim theo di v chuyn giao h s cho lu tr hin hnh.- Cn c quy nh c th ca c quan, t chc, cn b vn th c nhim v tng hp s liu v vn bn n, bao gm: tng s vn bn n; vn bn n c gii quyt; vn bn n n hn nhng cha c gii quyt v.v... bo co cho th trng c quan n v hoc ngi c giao trch nhim .

2.T chc gii quyt v qun l vn bn i :

Tt c cc vn bn, ti liu, th t gi ra ngoi c quan gi l vn bn i.

a. Nguyn tcchuyn giao vn bn i:

- Mi vn bn i u phi qua vn th ng k, ng du v lm cc th tc gi i

- Tt c vn bn i phi c kim tra v ni dung v hnh thc trc khi gi i

b. Quy trnh pht hnh vn bn i :

Bc 1: Kim tra th thc, hnh thc v k thut trnh by; ghi s, k hiu v ngy, thng ca vn bn (ngy thng c l ngy thi im k ban hnh vn bn); nhn bn;Bc 2 . ng du c quan v du mc khn, mt (nu c); vn bn phi c ch k ca ngi c thm quyn mi c ng du. Khng ng du khng vo giy trng, du ng phi r rng, ng quy nh.

Bc 3. ng k vn bn i: vo s y , chnh xc , r tng ct mc . Mu s vn bn i c mu nh sau:S, k hiu VBNgythng nm VBTn loi, trch yu ND VBNgi kNi nhn VBNi nhn bn luS lng bnGhi ch

12345678

+ i vi nhng c quan, t chc ban hnh di 500 vn bn mt nm th ch nn lp hai loi s sau: S ng k vn bn i (loi thng); S ng k vn bn mt i.+ Nhng c quan, t chc ban hnh t 500 n di 2000 vn bn mt nm c th lp cc loi s sau: S ng k vn bn quy phm php lut (nu c) v quyt nh (c bit), ch th (c bit) (loi thng); S ng k vn bn hnh chnh c ghi tn loi khc v cng vn (loi thng); S ng k vn bn mt i.+ i vi nhng c quan, t chc ban hnh trn 2000 vn bn mt nm th cn lp t nht cc loi s sau: S ng k vn bn quy phm php lut (nu c) v quyt nh (c bit), ch th (c bit) (loi thng); S ng k vn bn hnh chnh c ghi tn loi khc (loi thng); S ng k cng vn (loi thng); S ng k vn bn mt i.Bc 4. Lm th tc, chuyn pht v theo di vic chuyn pht vn bn i. a Lm th tc pht hnh:

- La chn b th: tu theo s lng, dy v kh giy ca vn bn m la chn loi b v kch thc b cho ph hp. B vn bn cn c kch thc ln hn kch thc ca vn bn khi c vo b ( dng nguyn kh giy hoc c gp li) c th vo b mt cch d dng.- Trnh by b v vit b

- Vo b v dn b

- ng du khn, du ch k hiu mt v du khc ln b (nu c)b. Chuyn pht vn bn. Vn bn i phi c hon thnh th tc vn th v chuyn pht ngay trong ngy vn bn c k, hoc chm nht l trong ngy lm vic tip theo. Vn bn i c th chuyn giao trc tip cho t chc, c nhn, hoc qua h thng bu in hoc bng my Fax, qua mng.

c. Theo di vic chuyn pht vn bn iBc 5. Lu vn bn i. Mi vn bn i phi lu t nht hai bn chnh: mt bn lu ti vn th c quan, t chc tra tm, phc v khi cn thit v mt bn lu trong h s. Bn lu vn bn i ti vn th c quan phi c sp xp th t ng k. Bn lu vn bn quy phm php lut v vn bn quan trng khc ca c quan, t chc phi c lm bng loi giy tt, c pH trung tnh v c in bng mc bn lu.Ht gi lm vic, vn bn, h s ti liu phi c ct gi vo t c kha, nhng t ngh l, Tt di phi nim phong t ng vn bn. Khng cung cp cho nhng c quan, t chc, c nhn khng c trch nhim bit nhng thng tin v vn bn ang cn trong qu trnh x l.3. Qun l vn bn ni b

Nhng vn bn , giy t s sch s dng trong ni b c quan do chnh c quan ban hnh gi l vn bn ni b. Vn bn ni b bao gm cc quyt nh nhn s, thng bo, giy gii thiu, s sao vn bn

Nguyn tc v trnh t qun l vn bn ni b c thc hin, t chc gii quyt nh i vi vn bn i v n.

4. Qun l vn bn mt:

* Nguyn tc qun l vn bn mt:

- Xc nh ng n mc Mt, Ti mt, Tuyt mt trong cc vn bn

Thc hin ng cc quy nh ng cc quy nh ph bin, lu hnh, tm hiu, s dng, vn chuyn, giao nhn, tiu