Bài 18

QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ, VĂN BẢN CÔNG CHỨNG

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

1. Khái niệm và vai trò của công tác lưu trữ về công chứng.1. Khái niệm và vai trò của công tác lưu trữ về công chứng.

2. Sự phát triển của công tác lưu trữ2. Sự phát triển của công tác lưu trữ

3. Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữ3. Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữ

4. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ công chứng4. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ công chứng

5. Bảo quản hồ sơ lưu trữ công chứng5. Bảo quản hồ sơ lưu trữ công chứng

6. Ý nghĩa của công tác lưu trữ6. Ý nghĩa của công tác lưu trữ

1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ VỀ CÔNG CHỨNG

1.1. Khái niệm1.1. Khái niệm

1.2. Vị trí, vai trò1.2. Vị trí, vai trò

• Là công tác nghiệp vụ về tổ chức, quản lý các văn

bản, hồ sơ lưu trữ trong hoạt động công chứng theo

những phương pháp và kỹ thuật chuyên môn;

• Mục đích: nhằm sử dụng, khai thác những văn bản,

hồ sơ được lưu trữ , phục vụ cho lợi ích của nhà

nước và nhân dân.

1.1. Khái niệm1.1. Khái niệm

• Bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, hoạt động trong

lĩnh vực gì cũng đều cần đến tài liệu lưu trữ dùng

vào những mục đích khác nhau.

• Đối với họat động công chứng, việc tổ chức quản lý,

giữ gìn hồ sơ công chứng là hết sức quan trọng cần

được đề cao.

1.2. Vị trí, vai trò1.2. Vị trí, vai trò

• Thông tư 858/QLTPK ngày 15/10/87 quy định rõ:

+ Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ đã được công chứng;

+ Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ theo đề nghị của nhân dân (VD: di chúc,…).

• Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/91 quy định

+ Trách nhiệm;

+ Yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ.

• Nghị định 31/CP ngày 18/5/96 quy định rõ nhưng lại được hướng dẫn trong Thông tư 1411/TT - CC.

2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

• Thông tư 1411/TT – CC hướng dẫn Nghị định 31

quy định rõ tráh nhiệm, thủ tục và yêu cầu đối với

hoạt động lưu trữ.

• Nghị định 75/2000/NĐ – CP: quy định rõ ràng, cụ thể

về hoạt động lưu trữ trong các điều 60,61,62;

• LCC cũng quy định rất rõ ràng, chi tiết.

2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG

3.1. Đối với hồ sơ nội bộ3.1. Đối với hồ sơ nội bộ

3.2. Đối với văn bản công chứng3.2. Đối với văn bản công chứng

• Các loại hồ sơ nội bộ lưu trữ:

+ Hồ sơ pháp nhân;

+ Các công văn, giấy tờ công tác.

• Yêu cầu:

+ Định kỳ kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ cho khoa học, hợp lý.

+ Được bảo quản, lưu trữ riệng tại kho hồ sơ lưu trữ nội bộ.

3.1. Đối với hồ sơ nội bộ3.1. Đối với hồ sơ nội bộ

Các loại văn bản lưu trữ.

Nghiệp vụ lưu trữ.

3.2.Đối với văn bản công chứng3.2.Đối với văn bản công chứng

• Hợp đồng mua bán, tặng cho, thuê nhà;

• Hợp đồng trao đổi, mua bán tài sản;

• Hợp đồng ủy quyền và hủy bỏ ủy quyền;

• Văn bản bán đấu giá tài sản; thanh lý hợp đồng;

• Hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài;

• Hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;

• Các văn bản về thừa kế;

• Các văn bản liên quan đến chế độ tài sản vợ chồng;

• Các loại văn bản khác.

Các loại văn bản lưu trữ Các loại văn bản lưu trữ

Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Thu thập văn bản, hồ sơ lưu trữThu thập văn bản, hồ sơ lưu trữ

Chỉnh lý hồ sư công chứng lưu trữChỉnh lý hồ sư công chứng lưu trữ

Viết phiếu lưu trữViết phiếu lưu trữ

Nhập dữ liệu vào máy; sắp xếp hồ sơ lê giá, tủNhập dữ liệu vào máy; sắp xếp hồ sơ lê giá, tủ

Đánh giá hồ sơ lưu trữĐánh giá hồ sơ lưu trữ

Tiêu hủy hồ sơ công chứngTiêu hủy hồ sơ công chứng

4.3. Tổ chức khai thác.

4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG

4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG

4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử

dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4.1. Tính chất của công tác khai thác hồ sơ

• Tính chất chính trị: phải quán triệt tính Đảng, tính

giai cấp sâu sắc;

• Tính bảo mật: phải tuân theo các quy định về bảo vệ

bí mật nhà nước. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập,

làm lộ, làm mất hồ sơ lưu trữ.

4.1. Tính chất của công tác khai thác4.1. Tính chất của công tác khai thác

• Pháp lệnh lưu trữ quốc gia: Người đứng đầu cơ

quan, tổ chức là người có thẩm quyền.

• Đối với phòng công chứng: Trrưởng phòng là người

cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

• Phải theo trình tự, quy trình nghiêm ngặt và chặt chẽ;

• Trình tự này do Trưởng phòng quyết định;

• Đối tượng khai thác:

+ Công chứng viên khai thác đối với các hồ sơ mìn công chứng;

+ Cơ quan, cá nhân khác theo qui định của pháp luật.

4.3. Tổ chức khai thác4.3. Tổ chức khai thác

5.2. Hỗ trợ cơ sở vật chất và các

phương tiện khoa học kỹ thuật.

5. BẢO QUẢN HỒ SƠ LƯU TRỮ5. BẢO QUẢN HỒ SƠ LƯU TRỮ

5.1. Bảo quản hồ sư lưu trữ;

• Là việc dùng các phương pháp khoa học để giữ hồ

sơ, tài liệu cho lâu bền, phù hợp với giá trị của nó;

• Ngoài ý nghiã quản lý còn có ý nghĩa bảo quản tuổi

thọ của hồ sơ, tài liệu.

5.1. Bảo quản hồ sơ lưu trữ5.1. Bảo quản hồ sơ lưu trữ

• Là yêu cầu rất cần thiết cho công tác lưu trữ.

• Trách nhiệm của Trưởng phòng công chứng: chỉ đạo

công tác lưu trữ và việc ứng dụng khoa học, công

nghệ để hiện đại hóa công tác lưu trữ; nâng cao hiệu

quả của công tác này.

5.2. Hỗ trợ cơ sở vật chất và các phương tiện khoa học kỹ thuật

5.2. Hỗ trợ cơ sở vật chất và các phương tiện khoa học kỹ thuật

• Ý nghĩa lịch sử: thể hiện lịch sử phát triển của họat

động công chứng.

• Ý nghĩa thực iễn: có tác dụng phục vụ đời sống

chính trị xã hội của chính cơ quan, tổ chức có hồ sơ

lưu trữ.

6. Ý NGHĨA CÔNG TÁC CC LƯU TRỮ6. Ý NGHĨA CÔNG TÁC CC LƯU TRỮ

• DIEM TUA VANG CO., LTDAddress: 308/9A Cach Mang Thang Tam, Ward 10, District 3, HCM City.Tel: 08.35 262 008 - .35 262 068    Hotline: 094 6666 749 – 094 6666 748Email: info@diemtuavang.com – Web: www.diemtuavang.comĐiểm tựa vàng – Điểm tựa thành công!