Embed Size (px)
Citation preview
1
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN KÔNG CHRO
CÁCH LÀM SỐ HÓA HỒ SƠ VỤ ÁN HÌNH SỰ
Kông Chro, tháng 1 năm 2020
2
MỤC LỤCI. YÊU CẦU.............................................................................................................31.1. Thiết bị..............................................................................................................31.2. Lưu trữ và sao chụp tài liệu................................................................................31.3. Phần mềm sử dụng.............................................................................................31.4. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của số hóa hồ sơ.....................................4
II. SỬ DỤNG CÁC PHẦN MỀM………………………………………..……….42.1. Quét hồ sơ sang file PDF từ máy scan…………………………………………42.2. Quét hồ sơ sang file PDF từ máy photocopy…………………………………..72.3. Cắt, ghép file PDF...........................................................................................132.3.1 Cắt file PDF bằng phần mềm FOXIT READER……………………………132.3.2 Ghép file PDF bằng phần mềm PDF Mate Free PDF Merger.......................152.4 Cắt, ghép file âm thanh bằng phần mềm Free MP3 Cutter Joiner....................202.4.1 Cài đặt chương trình………………………………………………………...202.4.2 Cắt file âm thanh............................................................................................202.4.3 Ghép file âm thanh…………………………………………………………..222.5 Cắt ghép file video bằng phần mềm Free Video Cutter Joiner.........................232.5.1 Cài đặt chương trình.......................................................................................232.5.2 Cắt file video..................................................................................................242.5.3 Ghép file video..............................................................................................252.6 Đánh dấu văn bản trong file PDF......................................................................26III. LẬP DANH MỤC...........................................................................................283.1 Lập danh mục trên Word..................................................................................283.1.1 Chèn liên kết file (word, excel, pdf) vào Word.............................................283.1.2 Chèn âm thanh vào Word...............................................................................293.1.3 Chèn video vào Word....................................................................................323.2 lập danh mục trên Excel....................................................................................333.2.1 Chèn liên kết file (word, excel, pdf) vào Excel.............................................333.2.2 Chèn âm thanh vào Excel..............................................................................343.2.3 Chèn video vào Excel....................................................................................373.3. Sắp xếp dữ liệu trong Excel…………………………………………………403.4. Lọc dữ liệu trong Excel………………………………………………..……41
3.5. Quản lý toàn bộ hồ sơ số hóa trong công tác quản lý chỉ đạo điều hành……..43
3
I. YÊU CẦU1.1. Thiết bịMáy tính cài hệ điều hành Window 7 trở lên, máy chụp tài liệu (Scan hoặc
máy photocopy).1.2. Lưu trữ và sao chụp tài liệuSử dụng các thiết bị lưu trữ như: ổ cứng máy tính, ổ USB, ổ cứng di động
hoặc các thiết bị lưu trữ khác kết nối Internet.Không sử dụng điện thoại thông minh để sao chụp tài liệu
1.3. Phần mềm sử dụngMS Office, Foxit Reader, PDFMate Free PDF Merger, PaperScan Scanner
Software 1.8.8 Free Editor.1.4. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của số hóa hồ sơ
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:
“1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
b) Ảnh màu;
c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d) Tỷ lệ số hóa: 100
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
2. Tài liệu ảnh
a) Định dạng: JPEG;
4
b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
3. Tài liệu phim ảnh
a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
4. Tài liệu âm thanh
a) Định dạng: MP3, .wma;
b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.”
* Dữ liệu thông tin đầu vào của số hóa hồ sơ: Theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
II. SỬ DỤNG CÁC PHẦN MỀM2.1. Quét hồ sơ sang file PDF từ máy scanDùng phần mềm PaperScan Scanner Free Editor. Link tải phần mềm tại
https://paperscan-free-edition.vi.softonic.com/Bước 1: Kết nối máy Scan với máy tính (qua cổng USB).
Bước 2: Mở máy scan.Mở nắp máy scan lên, giống như cách mà bạn mở máy photo.
5
Úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. Sau khi đặt đúng vị trí thì đậy nắp máy lại.
Bước 3: Mở phần mềm scan
Icon phần mềm Scan trên máy tính. Kích đúp vào icon để mở phần mềm scan
Giao diện phần mềm Scan
6
Bước 4: Điều chỉnh cài đặt máy scan
Điều chỉnh một số cài đặt cần thiết trước khi scan tài liệu của bạn. Một số tài liệu chỉ cần scan đen trắng, nhưng một số tài liệu khác yêu cầu scan cả ảnh và poster. Khi đó mở cài đặt máy scan và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của bạn.
màu.
Bấm chọn nút Black & While điều chỉnh chế độ quét tài liệu đen trắng hoặc
Bước 5: Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nútScan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu của bạn.
Bước 6: Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,....
7
Sau khi Scan xong Bạn có thể lựa chọn các định dạng file khác hoặc định dạng mặc định. Thông thường chúng ta sẽ lựa chọn định dạng file lưu là PDF.
Sau khi Scan tài liệu thành các file ảnh PDF xong. Muốn ghép nối các file ảnh này thành một tài liệu có nhiều trang chúng ta sử dụng phần mềm cắt ghép file PDF FOXIT READER.
2.2. Quét hồ sơ sang file pdf từ máy photocopyBước 1: Bật máy photocopyBước 2: Trên bảng điều khiển của máy Photo bấm nút SCAN/OPTIONS
8
Bước 3: Trên màn hình máy photo bấm chọn quét từ xa
Sau đó chọn Kết nối như hình
Bước 4: Đặt tài liệu vào máy Photocopy Đối với tài liệu khổ giấy A4 đặt như hình
9
Đối với tài liệu khổ giấy A3
Đối với tài liệu là Ảnh hoặc các loại khổ giấy khác:
Bước 5: Bật phần mềm Free Scan to PDF trên máy tính đã kết nối với máy photocopy.
10
Icon phần mềm Free Scan to PDF trên máy tính. Kích đúp vào icon để mở phần mềm scan.
Giao diện phần mềm ScanBước 6: Bấm chọn nút Scan
Màn hình xuất hiện cửa sổ:
11
Đối với tài liệu khổ giấy A3 và A4 ta chọn mục đầu tiên Color Network ScanGear 2.
Đối với tài liệu là ảnh hoặc các loại khổ giấy khác ta chọn mục thứ haiWIA-Color Network ScanGear 2
Sau đó chọn Ok.Màn hình xuất hiện cửa sổ.
Cho phép ta điều chỉnh các tùy chọn:Scanning Method chọn scan 1 mặt hoặc 2 mặt.
Original Size chọn khổ giấy A3 hoặc A4.
12
Đối với từng loại tài liệu ta chọn khổ giấy tương ứng.Bước 7: Bấm chọn Scan sau đó chọn Save và chọn thư mục để lưu tài liệu
vừa Scan xong.
Lưu tài liệu thành công sẽ nhận được thông báo
13
Bước 8: Đối với tài liệu là Ảnh hoặc các loại khổ giấy khác ta chọn WIA- Color Network ScanGear 2
Màn hình xuất hiện cửa sổ.
Ta chọn Scan sau đó tiến hành lưu file Scan.2.3 Cắt, ghép file PDF2.3.1 Cắt file PDF bằng phần mềm FOXIT READER
Bước 1: Bật Foxit Reader, chọn Open và tìm đến file PDF cần cắt.
14
Bước 2: Nhấn Ctrl+P hoặc kích chọn biểu tượng máy in, như hình sau:
Chỉnh các thông số như sau:- Mục Name: Chọn dòng “Foxit Reader PDF Printer”- MụcPage: Tại đây nếu muốn cắt lấy từ trang 1 đến trang 9 thì hãy điền
vào là1-9. Còn nếu như muốn cắt lấy một số trang không liền nhau thì điền vào là1,9. Tức là cắt lấy trang số 1 và trang số 9 thôi. Hoặc điền vào là 1-4, 8, tức là sẽ lấy từ trang số 1 đến trang số 4 và thêm trang số 8 nữa.
- Cuối cùng ấn OK để tiến hành cắt.
Bước 3:Chọn thư mục muốn lưu:
Sau khi kích chọn OK, màn hình xuất hiện cửa sổ:
15
Chọn đường dẫn đến thư mục cần lưu.
Tại mục File name: đặt tên file pdf cần lưu. Sau đó kích chọn Save.Bước 4: Đợi quá trình cắt file diễn ra:
Cuối cùng đã có file PDF cắt xong như ý muốn.
2.3.2. Ghép file PDF bằng phần mềm PDF Mate Free PDF Merger
Cài đặt phần mềm PDFMate Free PDF Merger
Chạy phần mềm PDFMate Free PDF Merger.
16
Kích chọn Add Files.
Chọn những file cần ghép.
Muốn thay đổi thứ tự các file pdf: Chọn dòng hiển thị file pdf.Chọn Up (nếu muốn đẩy lên), Down (nếu muốn đẩy xuống), Remove
(nếu muốn xóa file) hoặc chọn Add Files nếu muốn thêm file pdf cần ghép.Output File Name: chọn Customize, sau đó nhập tên file ghép. Output Folder: chọn thư mục chứa file ghép.Kích chọn Build.
* Lưu ý: Ngoài ra có thể cắt ghép file PDF bằng phần mềm PDF SPLIT OR MERGE
Link tải phần mềm tại http://taimienphi.vn/download-pdf-split-or-merge-720
Chia nhỏ file PDF thành nhiều file nhỏ khác nhauBước 1: Tại cửa sổ chính của công cụ này, bạn chọn chế độ Split PDF. Sau
đó bấm Next
17
Bước 2: Chọn file PDF cần chia nhỏ bằng cách bấm vào nút Browse để tìm đường dẫn đến file PDF, rồi bấm vào Validate để kiểm tra rằng file của bạn đã được xác nhận, sau đó bấm Next.
Bước 3: Nếu chỉ muốn cắt một số phần trong file PDF, bạn sử dụng con chuột rê thanh trượt đến vị trí mở đầu bạn muốn chia và vị trí bạn muốn kết thúc. Bạn có thể cắt nhiều phần riêng biệt khác nhau trên 1 file và sau đó bấm Next để tiếp tục.
Bước 4: Để chọn vi trí lưu file bạn bấn vào nút Browse, nếu muốn đổi tên file PDf thì điền vào khung Output PDFs’ name , nếu bạn muốn ghi đè lên file đã có sẫn thì đánh dấu vào phần Overwrite existing files. Cuối cùng là bấm nút Start Splitting và đợt dòng thông báo thành công từ chương trình
18
Ghép nhiều file PDF thành một file PDFBước 1: Tại cửa sổ chính, bạn chọn chế độ Merge PDFs, sau đó bấm Next
Bước 2: Chọn các file cần phải nối lại bằng bút Add, nếu muốn bỏ bớt file nào đó trong các file đã chọn thì bấn nút Remove. Nếu chỉ muốn ghép nối một số trang trong file PDF thì bạn chọn vào biểu tượng cây bút trong cột Pages to merge, tiếp theo là chọn vị trí , cuối cùng bấm Ok và bấm Next.
19
Bước 3: Nếu muốn để lại một trang trống giữa 2 file PDF thì bạn dành dấu vào lựa chọn đầu tiên, còn nếu muốn đánh dấu Bookmark file PDF đã được trộn thì đánh dấu vào lựa chọn thứ 2, sau đó bấm Next.
Bước 4: Chọn vị trí lưu file sau khi ghép nối và đặt tên file, nếu tên của file sau khi ghép nối trùng với tên file PDF đã cò trước đó thì đành dấu vào lựa chọn Overwrite if exit, sau đó bấm Start merging và chờ thông báo thành công của chương trình
20
2.4. Cắt, ghép file âm thanh bằng phần mềm Free MP3 Cutter Joiner2.4.1 Cài đặt chương trìnhTải phần mềm Free MP3 Cutter JoinerCài đặt chương trình Free MP3 Cutter Joiner: Nhấn đúp chuột vào file
cài đặt đã tải về, sau đó chỉ cần gõ phím Enter để cài đặt theo chế độ mặc định của chương trình cho đến khi kết thúc.
2.4.2. Cắt âm thanhBước 1: Sau khi tải và cài đặt phần mềm giao diện như hình vẽ -> kích
chọn Add để lựa chọn file nhạc cần ghép:
Bước 2: Lựa chọn đường dẫn tới file cần cắt -> Open:
21
Bước 3: Kích chọn Play để mở file âm thanh -> nếu muốn cắt đoạn âm thanh bắt đầu từ vị trí nào kích chọn biểu tượng Set Start
Bước 4: Để lựa chọn vị trí kết thúc của đoạn âm thanh cần cắt kích chọn biểu tượng Set End Point -> được đoạn âm thanh cần cắt (ngoài ra có thể nhập số phút tương ứng đoạn nhạc cần cắt trong mục EndPoint):
Bước 5: Kích chọn Browse lựa chọn vị trí lưu file sau khi đã cắt:
22
Bước 6: Kích chọn Start thực hiện việc cắt nhạc -> hộp thoại thông báo cắt nhạc thành công kích chọn OK:
File nhạc sau khi đã cắt được lưu trong thư mục Output đã chọn.
2.4.3. Ghép âm thanhBước 1: Để ghép âm thanh, lựa chọn thẻ MP3 Joiner kích chọn Add:
Bước 2: Lựa chọn các file nhạc cần ghép -> kích chọn Open:
Bước 3: Các file âm thanh cần ghép được tải lên thành công. Trường hợp muốn thay đổi vị trí lưu file Output thì có thể lựa chọn lại -> kích chọn Start bắt đầu quá trình ghép âm thanh:
23
Bước 4: Phần mềm tự động xử lý:
Bước 5: Quá trình ghép âm thanh thành công kích chọn OK.
Cuối cùng vào đường dẫn trong thư mục Output đã chọn để mở file âm thanh đã ghép.
2.5.Cắt, ghép file video bằng phần mềm Free Video Cutter Joiner
2.5.1. Cài đặt chương trìnhDownload phần mềm Free Video Cutter Joiner V4.0
1
2
24
Cài đặt chương trình Free Video Cutter Joiner: Nhấn đúp chuột vào file cài đặt, sau đó chỉ cần gõ phím Enter để cài đặt theo chế độ mặc định của chương trình cho đến khi kết thúc.
2.5.2. Cắt file videoKhởi động chương trình Free Video Cutter Joiner V4.0 Chọn thẻ Video Cutter (1-Hình 1 )Chọn biểu tượng dấu + để chọn file Video muốn cắt (2- Hình 1)
Hình 1
Sau khi file Video đã được nạp vào phần mềm để thực hiện thao tác (Hình 2), hãy để ý đến các thông số như sau:
Start point: Hiển thị thời gian bắt đầu muốn tách video.
End point: Hiển thị thời gian kết thúc của đoạn video cần tách.
Duration: Hiển thị tổng thời gian của đoạn Video cần tách.
Chọn biểu bấm vào thanh trượt hình ảnh để di chuyển đến đoạn đầu của video muốn tách (theo dõi cùng với End point để đặt thời gian chính xác), bấm vào nút N1 đánh dấu đoạn bắt đầu cắt video (Hình 2), sau đó tiếp tục trượt thanh trượt hình ảnh đến đoạn kết thúc của đoạn video muốn cắt và bấm nút N2 (Hình 2). Bấm vào nút N3 (Hình 2) để thực hiện cắt, tách ra đoạn video muốn lấy.
25
Hình 2Khi bấm nút N3, cửa sổ mới sẽ xuất hiện (Hình 3), chọn chế độ Profile mặc
định (1.Direct Cut…), tại ô Output bấm Browse để chọn thư mục lưu file mới, tiếp tục chọn ô File name để đặt tên cho file mới và bấm nút N1 (Start Cut) để hoàn thành.
Tiếp tục thực hiện tương tự cho những đoạn video cần tách tiếp theo.
Hình 3
2.5.3. Ghép file videoKhởi động chương trình, chọn thẻ Video Joiner (Hình 4) để mở cửa sổ
thao tác.
26
Tại cửa sổ mới, bấm vào biểu tượng dấu “+” (nút N1) để mở đường dẫn đến thư mục chứa các file video cần nối lại. Sau đó tích vào các file cần nối (Lưu ý đặt tên file gốc theo thứ tự để có thể nối tuần tự giữa các file), tiếp tục bấm nút Join (nút N2) để thực hiện nối các file video.
Hình 4
Khi cửa sổ mới xuất hiện (Hình 5), thao tác tiếp tục chọn thư mục lưu file đã nối ở ô Output và đặt tên file mới nối tại ô File Name tương tự như phần cắt video. Sau đó, bấm Start Join để hoàn thành việc nối file.
Hình 52.6. Đánh dấu văn bản trong file PDFBước 1: Trước hết kích chuột phải vào file PDF rồi chọn Open with và
chọn trình mở file là trình duyệt Microsoft Edge.
27
Bước 2: Chọn nội dung quan trọng muốn đánh dấu rồi click chuột chọn Highlight trong danh sách hiện ra. Sau đó sẽ được chọn những màu để đánh dấu văn bản.
Hoặc khi nhấn chọn vào nội dung cần đánh dấu cũng sẽ xuất hiện thanh công cụ nhỏ với biểu tượng Highlight và cũng chọn màu để tô cho nội dung đã chọn.
Bước 3:Cuối cùng nhấn Ctrl + S hoặc nhấn biểu tượng Save ở thanh công cụ trên cùng để lưu lại các thay đổi.
Cùng với những công cụ chỉnh sửa file PDF trên trình duyệt Microsoft Edge, công cụ Highlight sẽ giúp đánh dấu những nội dung quan trọng có trên file.
III. LẬP DANH MỤCTài liệu hồ sơ được số hóa được đặt tên, lưu trữ đảm bảo an toàn thông tin
theo cấp độ được quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ; Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông và theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ.
Các đơn vị có thể xây dựng phần mềm để quản lý số hóa theo các nội dung của Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ hoặc sử dụng phần mềm văn phòng như MS Word, MS Excel.
3.1. Lập danh mục trên Word3.1.1. Chèn liên kết file (word, excel, pdf) vào WordBước 1: Mở file word chứa liên kết file cần chèn.Bước 2:Bôi đen đoạn văn bản cần đặt liên kết.
Bước 3: Kích chọn menu Insert/Links/Hyperlink
28
29
Màn hình xuất hiện cửa sổ:
Chọn file cần chèn.* Chú ý:
- File (hoặc thư mục chứa file) cần chèn phải đặt cùng thư mục với file chứa liên kết.
- Địa chỉ của liên kết file là địa chỉ tương đối (được tính từ vị trí file đặt liên kết đến file được chèn).
3.1.2. Chèn âm thanh vào WordBước 1: Hiển thị menu Developer.Bước 2: Kích chọn biểu tượng mũi tên ở góc trái màn hình, như hình sau:
Kích chọn More Commands. Xuất hiện cửa sổ:
30
Kích chọn mục Customize Ribbon, tích chọn mục Developer. Sau đó kích chọn OK.Bước 3:Đặt con trỏ nháy vào vị trí cần chèn âm thanh. Kích chọn menu Developer.Tại mục Control kích chọn biểu tượng Legacy Tools/ Kích chọn biểu tượng
More Controls. Như hình sau:
Xuất hiện cửa sổ:
31
Chọn mục Windows Media Player, kích chọn Ok.
Chọn menu Developer/Controls/ Kích chọn biểu tượng Properties.
Xuất hiện cửa sổ:
Tại mục Custom: Kích chọn biểu tượng […]. Xuất hiện cửa sổ:
Tại mục File Name or URL: chọn đường dẫn đến file ghi âm cần chèn (chú ý đường dẫn đến file ghi âm chỉ để đường dẫn tương đối).
Kích hủy bỏ mục Auto start.
Kích chọn OK.
Kích chọn menu Developer/Controls kích chọn mục Design Mode.
32
3.1.3. Chèn Video vào Word
Đặt con trỏ nháy vào vị trí cần chèn âm thanh.
Kích chọn menu Developer.
Tại mục Control kích chọn biểu tượng Legacy Tools/ Kích chọn biểu tượng More Controls. Như hình sau:
Xuất hiện cửa sổ:
Chọn mục Windows Media Player, kích chọn Ok.
Chọn menu Developer/Controls/ Kích chọn biểu tượng Properties.
Xuất hiện cửa sổ:
33
Tại mục Custom: Kích chọn biểu tượng […]. Xuất hiện cửa sổ:
Tại mục File Name or URL: chọn đường dẫn đến file ghi âm cần chèn (chú ý đường dẫn đến file ghi âm chỉ để đường dẫn tương đối).
Kích hủy bỏ mục Auto start. Kích chọn OK.Kích chọn menu Developer/Controls kích chọn mục Design Mode.
3.2. Lập danh mục trên Excel3.2.1 . Chèn file (word, Excel, pdf) vào ExcelBước 1: Mở file excel cần chèn file.
34
Bước 2: Chọn ô cần chèn file.Bước 3: Chọn menu Insert/Hyperlink.
Xuất hiện cửa sổ :
Chọn file cần chèn, kích chọn OK.3.2.2. Chèn file âm thanh vào ExcelBước 1: mở file excel cần chèn.Bước 2: hiển thị menu Developer, bằng cách:
Kích chọn biểu tượng mũi tên ở góc trái phía trên của cửa sổ, kích chọn More
35
Commands…Xuất hiện cửa sổ:
35
Kích chọn Customize Ribbon. Tích chọn mục Developer.Kích chọn OK.Bước 3: Chọn ô cần đặt file âm thanh.Bước 4: Kích chọn menu Developer/ Insert/chọn biểu tượng More
Controls.
Xuất hiện cửa sổ:
36
Kích chọn Windows Media Player. Kích chọn OK.Lựa chọn vị trí cần hiển thị âm thanh.Kích chọn biểu tượng Properties như hình sau:
Xuất hiện cửa sổ:
Kích chọn biểu tượng […] tại mục Custom như hình trên. Màn hình xuất hiện cửa sổ:
37
Sau đó chọn file âm thanh liên kết. Tại mục File Name or URL: chọn đường dẫn đến file âm thành cần chèn. Tích hủy mục Auto start.
Kích chọn OK.
38
3.2.3. Chèn file Video vào ExcelChọn ô cần đặt file video.
Kích chọn menu Developer/ Insert/chọn biểu tượng More Controls. Như đã trình bày ở trên.
Xuất hiện cửa sổ:
Kích chọn Windows Media Player. Kích chọn OK.
39
Lựa chọn vị trí cần hiển thị video.Kích chọn biểu tượng Properties như phần trênXuất hiện cửa sổ:
Kích chọn biểu tượng […] tại mục Custom như hình trên.
Màn hình xuất hiện cửa sổ:
40
Tại mục File Name or URL: chọn địa chỉ đến file video cần chèn. Tích hủy mục Auto start.Kích chọn OK.Kích chọn biểu tượng Design Mode như hình sau:
3.3. Sắp xếp dữ liệu trong ExcelBước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. Vùng này có thể chứa tiêu đề đầu
tiên có tác dụng xác định từng cột.
41
Trên menu Data, trong nhóm Sort & Fillter, bấm vào hoặc để sắpxếp.
3.4. Lọc dữ liệu trong Excel Đối với hướng dẫn của VKSND tối cao thì sử dụng chức năng Advanced Filter để tìm kiếm hồ sơ theo nhiều điều kiện khác nhau, việc tìm kiếm như vậy phù hợp trong việc quản lý hồ sơ. Trong hướng dẫn này đơn vị chỉ hướng dẫn sử dụng chức năng Filter để lọc theo điều kiện của Kiểm sát viên nhằm phục vụ tại phiên tòa. Vì thường thì áp dụng số hóa hồ sơ sẽ chứa nhiều thông tin theo nhiều chủng loại khác nhau, thì việc giới hạn hiển thị (lọc) các dữ liệu sẽ giúp ta tìm thấy được thông tin cần thiết nhanh hơn, chính xác hơn tại phiên tòa. Để thiết lập chức năng Filter trong excel, chúng ta làm theo các bước sau:Bước 1: Chọn dòng dữ liệu để lọc. Thông thường ta chọn dòng tiêu đề. ta có thể click chuột vào chọn cả dòng hoặc 1 dãy ô trong một dòng chứa dữ liệu cần lọc.
Bước 2: Chọn Tab Data=> chọn biểu tượng cái phểu để gán bộ lọc vào dòng tiêu đề.Bước 3: Tiến hành lọc dữ liệu
42
Chú ý: Sau khi gọi bộ lọc chúng ta có thể thực hiện chức năng Sort dữ liệu rất dễ dàng.
Sau khi bộ lọc bật lên, nếu muốn lọc cho cột nào thì chỉ cần clich chuột trái vào biếu tượng nút bấm, và hộp thoại Filter sẽ xuất hiện. Khi checkbox Selec ALL được tick thì không có dữ liệu nào được lọc. Nếu bạn muốn xem 1 mục hàng thì ta tiến hành Uncheck tất cả các checkbox của các item khác, chỉ để lại mục hàng mà bạn muốn hiển thị (ngoài ra có thể bấm điều kiện lọc vào ô search như trên hình).Ví dụ, Khi tôi muốn lấy bút lục số 54, thì tất cả các dòng hàng có chứa bút lục 54 sẽ được hiển thị.
Sau khi bút lục cần tìm được hiển thị chúng ta chỉ cần kích vào bút lục (đã liên kết Hyperlink trước đó) thì thông tin cần trình chiếu tại phiên tòa sẽ hiển thị dễ dàng, không tốn mất nhiều thời gian tìm kiếm.
43
Để bỏ bộ lọc cho 1 mục hàng thì ta chỉ cần bỏ checked ở mục hàng đó, nếu muốn bỏ bộ lọc cho tất cả các mục, ta click chọn Se-lect all thì tất cả các mục hàng sẽ được hiển thị. 3.5. Quản lý toàn bộ hồ sơ số hóa trong công tác quản lý chỉ đạo điều hành.
Lưu ý: Việc lưu tất cả những hồ sơ số hóa phải được thiết lập riêng trên 01 máy tính không có kết nối internet nhằm bảo mật thông tin.
Tất cả những tài liệu thuộc danh mục mật nếu chưa được phép giải mật thì không được trình chiếu.
Để quản lý tốt toàn bộ số hóa hồ sơ trong đơn vị nên tải file excel đã được thiết kế sẵn (đính kèm theo hướng dẫn này) để đáp ứng nhu cầu tra cứu hồ sơ, kiểm tra, kiểm soát quá trình số hóa hồ sơ vụ án hình sự một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Cách sử dụng “BẢNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ HÓA VỤ ÁN HÌNH SỰ”:
44
Bảng quản lý được thiết kế nhằm quản lý số lượng hồ sơ số hóa vụ án hình sự nên khi nhập tên vụ án, Điều luật, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thì sẽ thống kê số lượng hồ sơ đã số hóa đồng thời phân tích trên biểu đồ sẽ thể hiện được số lượng hồ sơ số hóa của đơn vị trong năm. Khi nhập cần chú ý:+ Nếu hồ sơ chưa số hóa thì cột “Ngày bắt đầu lập hồ sơ số hóa”, “Ngày kết thúc số hóa hồ sơ” bỏ trống không điền.+ Nếu hồ sơ đang làm số hóa thì cột “Ngày bắt đầu lập hồ sơ số hóa” nhập và cột “Ngày kết thúc số hóa hồ sơ” bỏ trống không điền.+ Nếu hồ sơ đã số hóa xong thì cột “Ngày bắt đầu lập hồ sơ số hóa” và cột “Ngày kết thúc số hóa hồ sơ” đều nhập.Chú ý: Tên vụ án trong file excel phải liên kết Hyperlink của file excel vụ án đó để tiện cho việc truy cập nhanh hồ sơ số hóa từ Bảng quản lý. Đối với việc tìm kiếm hồ sơ số hóa theo điều kiện mong muốn chỉ cần thực hiện chức năng Filter như đã hướng dẫn ở trên sẽ ra kết quả mong muốn./.
(Tài liệu tham khảo: Bộ hướng dẫn số hóa hồ sơ vụ án của Cục thống kê tội phạm và công nghệ thông tin – Viện kiểm sát nhân dân tối cao)
NGƯỜI VIẾT XÁC NHẬN LÃNH ĐẠO
Lê Xuân Quang Lê Ngọc Phước
