Giải pháp số hóa và lưu trữ điện tử V-Archive

Công ty Cổ Phần Phần mềm VIAMI (VIAMI Software JSC)

MÔ TẢGIẢI PHÁP SỐ HÓA VĂN BẢN

VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

V-ARCHIVE

Mục lụcI. Cơ sở xây dựng dự án....................................................................................................................... 1

1. Sự cần thiết.................................................................................................................................. 12. Cơ sở pháp lý............................................................................................................................... 1

II. Mục tiêu của giải pháp.....................................................................................................................1III. Nội dung giải pháp......................................................................................................................... 2

1. Tên sản phẩm............................................................................................................................... 22. Bản quyền.................................................................................................................................... 23. Số hóa văn bản.............................................................................................................................2

3.1. Quy trình số hóa chuẩn hiện nay..........................................................................................23.2. Quy trình số hóa V-Archive................................................................................................. 23.3. Sản phẩm số hóa V-Archive.................................................................................................43.4. Thiết bị ngoại vi................................................................................................................... 4

4. Quy trình văn thư-lưu trữ.............................................................................................................54.1. Văn bản đến..........................................................................................................................54.2. Lưu chuyển nội bộ............................................................................................................... 54.3. Văn bản đi............................................................................................................................ 5

5. Thuật toán tìm kiếm..................................................................................................................... 56. Quy trình quản lý và khai thác.....................................................................................................67. Áp dụng chữ ký số....................................................................................................................... 78. Quy trình lưu trữ.......................................................................................................................... 79. Cấu trúc của phần mềm............................................................................................................... 7

9.1. Cốt lõi và động cơ................................................................................................................ 79.2. Giao diện của phần mềm......................................................................................................79.3. Cài đặt và triển khai............................................................................................................. 79.4. Khả năng triển khai.............................................................................................................. 89.5. Khả năng tích hợp................................................................................................................ 89.6. Khả năng mở rộng của hệ thống V-Archive rời rạc............................................................. 8

10. Sẵn sàng cho hạ tầng lưu trữ lớn................................................................................................910.1. Hệ thống hạ tầng cho ứng dụng......................................................................................... 910.2. An ninh thông tin..............................................................................................................11

IV. Đặc điểm nổi bật của giải pháp.....................................................................................................13V. Hiệu quả của giải pháp...................................................................................................................14

1. Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống..................................................................142. Tiết kiệm công lao động.............................................................................................................143. Hiệu quả khai thác..................................................................................................................... 144. Hiệu quả quản lý........................................................................................................................ 145. Hiệu quả an ninh thông tin.........................................................................................................15

VI. Nói về VIAMI Software...............................................................................................................15


I. Cơ sở xây dựng dự án

1. Sự cần thiết

Cho đến nay, phương pháp truyền thống để lưu trữ và quản lý tài liệu mà chúng ta thườnggặp đó là lập mục lục cho các văn bản, giấy tờ, băng đĩa từ… sau đó lưu lại trong kho lưutrữ, đánh dấu thẻ và thông tin vào các tủ thư mục để có thể tìm kiếm khi cần. Công việc nàytốn rất nhiều thời gian và có thể làm hư hỏng bản lưu trữ khi sử dụng nhiều.

Ngày nay, nhu cầu tăng năng suất lao động và an toàn tài liệu gốc ngày càng được nângcao, việc số hóa và lưu trữ điện tử là bước đi tất yếu của thời đại nhất là với khối lượng cáctài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ... đã tăng lên gấp bội ở mỗi đơn vị.

2. Cơ sở pháp lý

Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành có hiệu lực từ ngày1/3/2013, tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị như bản gốc nếu bảo đảm độ tin cậy, tính toànvẹn, xác thực của thông tin trong tài liệu điện tử, và cho phép truy cập, sử dụng thông tintrong tài liệu điện tử dưới dạng hoàn chỉnh.

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được lập hồ sơ, bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuậtCNTT trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử (lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng CNTT nhằmliên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc).

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phùhợp. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưutrữ thích hợp. Phương tiện lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kếtnối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Nghiêm cấm các hành vi: Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phéptài liệu lưu trữ điện tử; Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi,phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tàiliệu lưu trữ điện tử.

Nghị định số 01/2013 cũng tạo điều kiện để phát triển mạnh mẽ hơn 2 loại hình dịch vụ làchứng thực - chữ ký số và số hóa tài liệu. Bởi theo Nghị định này, các cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm phải chữ ký số đối với tài liệu số hóa; mặt khác, khuyến khích việc thực hiệndịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệmđăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữđiện tử trên trang thông tin điện tử của mình.

II. Mục tiêu của giải pháp

1. Có thể ứng dụng tại mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm mục đích:

• Số hóa toàn bộ những chứng từ cần lưu trữ và đưa vào hệ thống lưu trữ điệntử.

• Toàn bộ các chứng từ lưu trữ sẽ được khai thác dưới dạng bản số hóa và việcsử dụng bản giấy sẽ chỉ là hãn hữu.

• Tăng năng suất và hiệu quả lao động.

Trang 1

6A, Tháp B, Toà nhà BIG Tower, 18 Phạm Hùng, Từ Liêm , Hà Nội, Việt NamTel/fax: +84(4) 3795 5492

e-mail: [email protected], [email protected] site: viami.vn, quantridoanhnghiep.biz, V-Secure.vn, rvxcommunity.com


2. Liên thông các nghiệp vụ tạimỗi tổ chức, doanh nghiệp vớilưu trữ điện tử để tiện cho việckhai thác.

III. Nội dung giải pháp

1. Tên sản phẩm

V-Archive là sản phẩm của công tyCổ phần Phần mềm VIAMI được thiếtkế đặc biệt để quản lý số hóa và thưviện lưu trữ điện tử. Sử dụng giaodiện web và có thể được cài trên bấtcứ máy chủ và hệ điều hành nào. V-Archive có thể được tích hợp sẵn trênhệ điều hành đặc biệt, dễ dàng điềukhiển, tạo thành 1 gói đa nhiệm thốngnhất, gọi là V-Archive+, sẵn sàng sửdụng mà không mất chi phí triển khai.

2. Bản quyền

V-Archive đã được “Cục Bản quyềntác giả” cấp chứng nhận số4551/2013/QTG.

3. Số hóa văn bản

3.1. Quy trình số hóa chuẩn hiện nay

Số hóa văn bản là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy thành những dữ liệudạng thông tin số được máy tính hiểu và lưu trữ nhằm mục đích khai thác điện tử.

Những nội dung cơ bản của tài liệu giấy được nhập vào những chỉ mục nhằm mô tả tài liệuhay còn được gọi là “siêu dữ liệu” hoặc “metadata”. Metadata được tuân theo tiêu chuẩnIntel Doublin Core bao gồm 15 trường thông tin: Nhan đề (Title), Tác giả (Creator), Đềmục (Subject), Mô tả (Description), Xuất bản (Publisher), Tác giả phụ (Contributor), Ngàytháng (Date), Loại hình (Type), Mô tả vật lý (Format), Định danh tư liệu (Identifier), Nguồngốc (Source), Ngôn ngữ (Language), Liên kết (Relation), Nơi chứa (Coverage), Bản quyền(Rights).

Sản phẩm cuối cùng của số hóa là file tài liệu với chuẩn chung nhất là PDF, có thể chia sẻvà khai thác được trên mọi môi trường điện tử.

3.2. Quy trình số hóa V-Archive

Thiết bị scan-chụp (chụp ảnh tài liệu) tiên tiến:

Trang 2




Có 3 trường hợp xảy ra cần phải lựachọn khi cần chụp ảnh tài liệu, sách vởvới những thiết bị của giải pháp V-Archive như sau:

1. Chụp từng trang rời với máy 1camera;

2. Chụp 2 trang liền (lẻ và chẵn)với máy chụp 2 camera;

3. Chụp 2 trang liền (lẻ và chẵn)với máy chụp 1 camera.

Với mọi trường hợp trên đều, ngườidùng có thể xem trước, hiệu chỉnh, cắtkhung... rồi bấm 1 nút và các hình ảnhđều được lưu cùng 1 lúc.

Phần mềm tự động ứng dụng luật đặttên và hiểu biết thứ tự chẵn lẻ nếuchụp 2 hình ảnh cùng 1 lúc và sắp xếptheo thứ tự chụp.

Giao diện số hóa thực hiện cho từngtài liệu và mỗi tài liệu có thể được kèmtheo rất nhiều file số hóa (hàng trămtrang), tất cả các file đều được đặt têntự động nhưng có thể được kèm theorất nhiều thông số hỗ trợ cho từngtrang (ví dụ như mức độ hạn chế sửdụng, mức độ nhạy cảm, mức độ mật/giải mật... nếu cần).

Máy ảnh số được gắn với máy tính và điều khiển hoàn toàn trên màn hình, đóng khungchụp và chụp được ngay. Sau khi chụp được lưu trực tiếp vào server dữ liệu mà không lưutrên máy.

Bảng so sánh các phương pháp scan chụp

1 TL nhiều (100) trang Scan truyền thống Phương pháp V-Archive

Thời gian chụp+lưu 1 trang 2 phút 10”

Phương pháp thu thập Lưu file ảnh trên máy trạm Chỉ có file tạm trên máy

Số hóa Scan 100 lần mất 30.000” Chụp 100 lần mất 1000”

Số files phải quản lý 100 101

Files rác >100 (rủi ro ATTT cao) 0 (bảo mật tốt)

Phương pháp hiệu chỉnh Sau khi scan: lâu và cần trìnhđộ

Trước khi chụp: nhanh, côngnghiệp và trực quan

Phương pháp đặt tên file Con người: lâu+phụ thuộc Tự động theo thuật toán

Siêu dữ liệu (metadata) Các trường cứng định sẵn Người dùng tự định nghĩa

Phương pháp lưu trữ Upload từ máy trạm Upload trực tuyến ngay sauTrang 3




khi chụp

Files gốc và files khai thác Không phân biệt 100 files gốc, 1 file khai thác

Sản phẩm số hóa (đầu ra) 100 files rời rạc 1 file

Quản lý Tập trung nhưng khó cungcấp sản phẩm

Tập trung và sản phẩm cósẵn

Khả năng chữ ký số Có thể nhưng khó và đắt Tự động hoặc theo yêu cầu

Khả năng kiểm duyệt Không khả thi Tự động hóa

Khai thác theo nhu cầu Khó khăn vì rời rạc Tự động hóa

3.3. Sản phẩm số hóa V-Archive

Sản phẩm của quy trình số hóa này có thể là những file hình nguyên gốc hoặc là sản phẩmcuối cùng dùng để chia sẻ và khai thác là file dạng PDF, tất cả những sản phẩm số hóa đềunhằm những mục đích khai thác khác nhau.

Thực thể Mục đích Quy cách lưu

1 ID định danh Yếu tố duy nhất để xác định tài liệu (ID + ID tài liệu)

2 Metadata Tìm kiếm CSDL phi cấu trúc có thểtương tác XML

3 Lưu gốc (tư liệu)

Các file số hóa (kể cả multimedia lưu trữ gốc). Những loại files này có thể sử dụng nhiều chuẩn vì được thực hiện theo yêu cầu thực tế của từng vật thể.

RAW, TIFF, JPEG, BMP, PNG...

4 Sản phẩm số hóa(tài liệu)

File lưu truyền, sử dụng và có thể đónggói thành sách để dễ dàng trao đổi, cókhả năng gắn được metadata và chữ kýsố kèm theo.

- PDF- TIFF (multipage)

Mục đích của sản phẩm là tối ưu hóa và bảo mật:

• Không có file trung gian, giảm thiệu các nguy cơ mất an toàn thông tin.

• Tạo file PDF tự động ngay trên server để “gói” toànbộ các file ảnh làm file trao đổi. Có thể được gắn ngaylập tức chữ ký số vào file PDF này (nếu cần).

• Có thể tạo file PDF theo yêu cầu với tiêu chí riêng(loại bỏ các trang hoặc che chỗ nhạy cảm chẳng hạn)nhằm mục đích khai thác bất cứ lúc nào cần khai thácnơi bạn đọc.

3.4. Thiết bị ngoại vi

Máy chụp ảnh tài liệu chuyên dụng có thể có nhiều ứng dụngđa năng khác kèm theo như:

• Chụp ảnh trên tường, chụp ảnh thẻ cho khách hàng;Trang 4




• San-chụp tài liệu;

• E-mail bản scan;

• Fax bản scan;

• Chiếu trực tiếp lên máy chiếu để làm trình chiếu;

• Webcam để sử dụng cho họp trực tuyến.

4. Quy trình văn thư-lưu trữ

4.1. Văn bản đến

Văn bản đến được trình lãnh đạo hoặc sơlọc để quyết định lưu hành. Trước khiđược lưu hành ở tổ chức thì mọi văn bảnphải được số hóa và lưu trữ theo quy trìnhtrên. Sau đó có thể phân công và lưu hành,chia sẻ... theo những quy trình được quyđịnh trong nội bộ.

4.2. Lưu chuyển nội bộ

Mọi văn bản và cả những file lưu hànhtrong nội bộ nhằm mục đích biên tập tạicác phòng ban đều có thể thiết lập theomột quy trình đáp ứng với mọi quy trìnhlưu chuyển văn bản nội bộ.

4.3. Văn bản đi

Mọi văn bản trước khi gửi đi (bằng thư tín,e-mail, fax...), dưới dạng nguyên bản đãđược bút phê, ký và đóng dấu đều phảiđược số hóa và lưu trữ nhằm mục đích tìmkiếm và khai thác khi cần. Nếu gửi đi bằngfax hoặc e-mail thì có thể gửi ngay sau khisố hóa văn bản.

5. Thuật toán tìm kiếm

Người dùng có thể tìm kiếm theo từ khóa mà không cần phải chọn bất cứ trường siêu dữliệu nào (giống như trên Google) hoặc tìm chọn theo tiêu chí trường mong muốn (ví dụ tácphẩm, tác giả, xuất bản, nội dung tóm tắt...). Tốc độ tìm kiếm rất cao kể cả đối với khốilượng dữ liệu rất lớn.

Công cụ tìm kiếm được chia thành 2 hoạt động chính bao gồm:

1. Chỉ mục (index):

• Dữ liệu đầu vào (thu thập được từ cơ sở dữ liệu, trang web, tập tin...);

• Dữ liệu phi cấu trúc: không có phân định cấu trúc trường như tại các cơ sởdữ liệu SQL truyền thống;

Trang 5




• Nội dung văn bản được tự động chuyển đổi thành những những đoạn văn“có thể tìm kiếm được” bằng phương pháp như sau: không phải mọi dữ liệuđều được kết thúc trong văn bản, chỉ những dữ liệu dùng để tìm kiếm đượcđưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được đưa vào thành những trường linh động;

• Xử lý việc sắp xếp từ ngữ tự động theo cấu trúc câu, ngữ pháp, cú pháp, từđồng nghĩa với sự hỗ trợ của từ điển và từ vựng đặc trưng.

• Văn bản được lưu lại với một cấu trúc và chỉ mục mới, index theo những từriêng biệt. Mỗi index đều được lưu lại 1 số thông tin hỗ trợ như: tần suất từ,vị trí chữ, sự bù trừ...

2. Tìm kiếm (search):

• Xây dựng cách lọc và tìm kiếm: dựa trên những chuỗi hoặc dựa trên nhữngluật định sẵn tại API (phần mềm lắp ghép);

• Phân tích tìm kiếm: ứng dụng tương tự như index và cũng để cải tiến index;

• Đọc và tìm lại thông tin chỉ số liên quan đến các từ phù hợp (tài liệu khôngphải nạp và thay đổi);

• Các thông tin lấy ra sẽ được lọc và sắp xếp để xây dựng danh mục và tínhtoán giá trị cho từng tài liệu theo điểm số. Điểm số càng cao thì tài liệu càngđược sắp xếp lên trên.

• Kỹ thuật điểm: Vector mô hình không gian, TF-IDF (tần số hạn định -nghịch đảo tần số tài liệu)

6. Quy trình quản lý và khai thác

1. Phân quyền: Mỗi người dùng được phân quyền chi tiết và cụ thể theo từng nhóm.

2. Tra cứu: Sau khi tìm được đúng hoặc gần đúng tài liệu mong muốn, người dùng cóthể mở ra xem trước để xác định lại hoặc khai thác nếu đúng.

3. Quản lý các giátrị của sảnphẩm: 1 sảnphẩm số hóa cóthể có rất nhiềugiá trị cần phảiquản lý nhằmmục đích khaithác.

4. Khai thác:Người dùng sẽ cóquyền khai thác,chia sẻ... nếuđược quyền.

5. Khai thác có chọn lọc: Một số người dùng có thể có quyền chọn lọc nội dung(chọn một số trang, loại bỏ một số trang...) để tạo thành file PDF ngay tại chỗ nhằmmục đích chia sẻ/khai thác.

Trang 6




7. Áp dụng chữ ký số

• Chữ ký số đang được chấp nhận mặc định là chứng thực điện tử có giá trị tươngđương như bản gốc và có giá trị pháp lý như bản gốc;

• Chữ ký số vừa có giá trị pháp lý (chưa thấy có quy định về giá trị pháp lý trong lưutrữ tương đương với công chứng) vừa có giá trị kinh tế trong việc khai thác;

• Cần khuyến cáo sử dụng các loại phần mềm soạn thảo có sẵn chức năng áp dụngchữ ký số;

• Chữ ký số cho các file multimedia là một vấn đề khá khó khăn trong thời điểm hiệntại nhưng có thể giải quyết được.

8. Quy trình lưu trữ

Mỗi đơn vị có một server độc lập (hoặc nằm trong hệ thống thống nhất) bao gồm khônggian lưu trữ những dữ liệu số hóa cho mọi tài liệu vào và ra. Siêu dữ liệu được lưu trongmột CSDL phi cấu trúc nhằm đáp ứng các nhu cầu của nghiệp vụ văn thư và nâng cao khảnăng tìm kiếm đồng thời có thể mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóađược lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục cácsản phẩm số hóa (những file PDF có thể khai thác).

9. Cấu trúc của phần mềm

9.1. Cốt lõi và động cơ

Giải pháp V-Archive là giải pháp phần mềm mã nguồn mở và dựa trên nền tảng của nhiềuloại phần mềm nguồn mở khác nhau. Động cơ của giải pháp V-Archive bao gồm nhữngphần sau đây:

• Cơ sở dữ liệu phi cấu trúc

• Phần mềm xử lý và chụp ảnh trực tuyến

• Phần mềm index cơ sở dữ liệu

• Phần mềm xử lý việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu

• Phần mềm đọc và chuyển tải dữ liệu

• Phần mềm quản lý người dùng

9.2. Giao diện của phần mềm

Hoàn toàn trên trình duyệt internet: Chromium hoặc Firefox (không hỗ trợ IE).

9.3. Cài đặt và triển khai

1. Công nghệ: Hệ thống sử dụng công nghệ lưu trữ, dữ liệu phân tán tiên tiến nhằmmục đích khai thác tối đa những lợi thế của điện toán đám mây khi cần, nhưng vẫncó thể khai thác riêng biệt mọi lúc mọi nơi.

2. Đòi hỏi phần cứng: Mọi server (hoặc kể cả PC) đều có thể đáp ứng được công việc,tùy theo quy mô và đòi hỏi của khách hàng.

Trang 7




3. Dung lượng: Trung bình 500KB cho 1 trang A4, như vậy với dung lượng 1 TB lưutrữ được 2 triệu trang A4. Dựa vào đó có thể tính được nhu cầu lưu trữ tối thiểu củatổ chức, doanh nghiệp theo từng năm để đap ứng về dung lượng.

4. Cài đặt: Chỉ cần cài đặt trên máy chủ. Bất cứ máy trạm nào với thiết bị scan-chụpcũng có thể tham gia công việc nếu được phân công và được phép, mà không cầnphải cài bất cứ phần mềm nào.

5. Triển khai: Chỉ cần triển khai một lần trên máy chủ và có thể ứng dụng được ngaytrên bất cứ mạng nội bộ hoặc mạng riêng ảo nào.

6. Hỗ trợ: Mọi sự hỗ trợ hoặc sửa chữa trên máy trạm có thể sử dụng “Team Viewer”để kết nối với 1 máy trạm trong mạng của đơn vị để truy cập, như vậy chủ nhân cóthể nhìn thấy và kiểm soát mọi hành động của người hỗ trợ từ xa.

9.4. Khả năng triển khai

• Rời rạc: triển khai tại các đơn vị một cách rời rạc, độc lập theo nhu cầu trước mắt.Sau này nếu có nhu cầu hợp nhất sẽ có phương án kỹ thuật phù hợp để đồng bộ hóadữ liệu như mô hình trên. Mô hình này có thể triển khai tại các đơn vị nhỏ màkhông cần đến bất cứ sự tích hợp nào về sau.

• Đồng bộ: triển khai theo mô hình mạng lưới phân tán và đồng bộ hóa cho các điểmhoạt động khác nhau thành một khối thống nhất. Đây là mô hình của “đám mâyriêng” cho từng doanh nghiệp/tổ chức có nhiều chi nhánh hoặc điểm hoạt động.

9.5. Khả năng tích hợp

• Làm kho dữ liệu cho các ứng dụng khác: V-Archive có thể cung cấp những giaothức cần thiết như API, webservice... để các ứng dụng khác (website, cổng thôngtin, ERP, CRM...) khai thác an toàn và tiện lợi.

• Tiếp nhận kho dữ liệu: V-Archive có khả năng tiếp nhận các kho dữ liệu sẵn có (kểcả chưa có siêu dữ liệu) và có thể được tăng cường một số chức năng nhằm cập nhậtlại hoặc thêm siêu dữ liệu, một cách tự động hoặc bán tự động, giúp cho việc khaithác về sau.

• Trao đổi 2 chiều: Có thể cung cấp hoặc tiếp nhận các API, webservce... với các ứngdụng khác nhằm trao đổi thông tin và dữ liệu giữa V-Archive và các giải pháp củadoanh nghiệp.

9.6. Khả năng mở rộng của hệ thống V-Archive rời rạc

Những server rời rạc ban đầuvẫn có thể sẵn sàng cho sự kếtnối với nhau nhằm mục đíchkhai thác tập trung khi cần tạothành 1 khối dữ liệu lớn:

• Cho phép khai thác lẫnnhau hoặc khai thác từmột khu vực tập trung.

Trang 8




• Nếu không có nhu cầu kết nối thì server vẫn hoạt động độc lập, đáp ứng được nhucầu lưu trữ hiện tại của đơn vị.

10. Sẵn sàng cho hạ tầng lưu trữ lớn

10.1. Hệ thống hạ tầng cho ứng dụng

a) Tầng ứng dụng (phần mềm)

• Phải có bộ lõi (lớp core) để làm nền phát triển để đảm bảo tính tập trung và lan tỏa;

• Tầng ứng dụng phải được tách biệt hoàn toàn với dữ liệu và CSDL để đảm bảo antoàn dữ liệu là tài sản cốt lõi của cơ quan lưu trữ.

b) Tầng cơ sở dữ liệu

• CSDL có thể quản lý và tìm kiếm được hàng chục tỷ bản ghi, tiến tới là hàng trămtỷ.

• CSDL phải đạt tiêu chí lớn vô tận và tìm kiếm nhanh V-Archive sử dụng CSDL“NoSQL” để tìm nhanh đồng thời mọi tiêu chí như Google;

• Tầng CSDL dễ dàng backup và cóthể khôi phục dễ dàng hơn so vớitầng dữ liệu, nếu có sự cố hoặc thảmhọa xảy ra.

• Để có thể khai thác nhanh chóng tạicác địa phương, tỉnh thành một cáchbình thường cần tổ chức CSDL phântán.

c) Tầng dữ liệu phân tán

• Là tầng có sức chứa lớn nhất và cầnđược phát triển theo hướng “nở dần”để đạt đến mức sức chứa vô tận

Trang 9




(hàng ngàn, chục ngàn TB) nhất là với tình trạng hiện nay, khi tốc độ nở ra của khodữ liệu sẽ lên theo cấp số nhân.

• Tổ chức, doanh nghiệp có thể đầu tư để phát triển hạ tầng này theo tiến độ từng nămbằng phương pháp rẻ tiền để có thể phục vụ cho nhu cầu lưu trữ lớn.

• Dữ liệu được lưu một cách thân tán phân tán (distributed data) và những dữ liệutầng dưới (chi nhánh) nằm gần ở nơi người dùng thường xuyên nhiều nhất để cóđược tốc độ khai thác nhanh nhất và chiều ngược lại thì cấp cao lại ít truy cập dữliệu ở tầng này. Chúng ta có thể hiểu như là 1 “hình tháp dữ liệu” và người dùng cấpnào thì ở gần dữ liệu cấp đó nhất.

• Những dự liệu tầng dưới sẽ được tự động di cư (theo nhu cầu sử dụng) lên các tầngtrên (cụm tỉnh/thành hoặc trung tâm) hoặc xuống dưới theo 1 số tiêu chí định sẵn đểlưu trữ cấp cao và cứ như thế lên cao hơn nữa.

Trang 10




d) Đám mây riêng

• Điện toán đám mây hiện nay có thể cho phép cấu hình những đám mây riêng (đámmây lưu trữ) có hiệu quả cao và có thể chia sẻ đám mây.

• Đám mây có thể được phát triển từng bước, nở dần trên chiều ngang theo nhu cầuvà dung lượng có thể đạt tới hàng ngàn TB một cách bình thường với chi phí khôngcao và có thể đầu tư theo tiến độ.

10.2. An ninh thông tin

a) Giải pháp an ninh thông tin

1. An ninh vòng ngoài

• VPN: toàn bộ hệ thống được bao bọc bằng VPN cao cấp.

• Portal: SSL, cấp CA cho các đối tượng và giới hạn người dùng.

• Tầng ứng dụng Portal phải được phải kiểm soát sự tiếp xúc với dữ liệu mộtcách chặt chẽ và có cơ chế ngăn chặn (block) nếu có khả nghi.

• Thiết lập các hệ thống IDS, IPS đặc dụng cho mọi đầu vào của hệ thống.

Trang 11




2. An ninh vòng trung

• Cổng kiểm soát chặt chẽ giữa các tầng ứng dụng, CSDL và dữ liệu (đã đượcphân tách).

• Thiết lập cơ chế kiểm soát chặt chẽ người quản trị (admin) ở mọi tầng.

• Mọi mắt xích (thiết bị và người) đều có thể được thay thế mà không bị thấtthoát, mất và hỏng dữ liệu.

3. An ninh vòng trong

• Phân cấp, phân quyền và kiểm soát người sử dụng.

• Các hệ thống phân mức độ bảo mật tự động để đưa cho người sử dụng đúngthẩm quyền trong thời gian nhanh nhất.

b) Giải pháp bảo mật bằng mã hóa (encript) dữ liệu

• Đảm bảo tính tuyệt mật của dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống, phòng trừ cả trườnghợp bị mất cắp dữ liệu.

• Tự động mã hóa tất cả các file dữ liệu hoặc chỉ dữ liệu nào được đánh dấu MẬT(tiêu chí tự chọn).

• Nhiều công cụ tiên tiến để mã hóa và giải mã tiên tiến trên thế giới.

• Cách đặt tên file bằng ký tự bất kỳ cũng giúp phần nào cho việc bảo mật dữ liệu.

c) Phòng ngừa và đối phó với thảm họa

• Cần xây dựng chính sách (quy chế có tính pháp lý) phù hợp cho khả năng “kho vậtlý” chịu thảm họa bất khả kháng thì “kho số” có thể thay thế được và có giá trịtương đương (nếu không có kho số thì có thể được coi là mất toàn bộ).

• Đám mây thường được phát triển theo cả chiều ngang (nối tiếp) lẫn chiều sâu (songsong). Những mắt (node) của đám mây có thể bị hỏng hoặc được tháo gỡ khỏi hệthống mà không ảnh hưởng đến sự hoạt động của cả đám mây. Không thể lấy đượcdữ liệu từ những node khi rời bỏ hệ thống vì nó chỉ có những mảng không có logicnên rất an toàn khi phải xử lý sự cố máy móc.

• Có thể tổ chức những điểm datacenter backup ở những nơi độc lập, an toàn hoặc ởnước khác để phòng ngừa những thảm họa có thể xảy ra kể cả chiến tranh.

Trang 12




d) Phòng ngừa chiến tranh mạng

• Giải pháp phòng ngừa và xử lý các loại tấn công từ chối dịch vụ như DDOS;

• Giải pháp phòng ngừa và xử lý các loại tấn công mạng từ bên ngoài và bên trong đểkiểm soát, đáng sập và đánh cắp thông tin, dữ liệu.

IV. Đặc điểm nổi bật của giải pháp

1. Tốc độ cao: gấp 20 lần so với scan truyền thống, gấp 100 lần so với lưu trữ truyềnthống. Có thể ứng dụng “photo copy điện tử”, tiết kiệm chi phí và thời gian;

2. Quản trị người dùng và nội dung một cách tập trung và chặt chẽ;

3. Có thể số hóa mọi cỡ tài liệu từ khổ thẻ đến bản đồ treo tường với giá thành thấp;

4. Bảo mật tối đa nhờ loại bỏ mọi file scan trung gian (dễ bị phát tán). Sẵn sàng để cóthể thuê bên ngoài làm dịch vụ số hóa mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu;

5. Khả năng tích hợp 2 chiều với các ứng dụng nghiệp vụ khác;

6. Dữ liệu lớn, sẵn sàng cho việc triển khai kho lưu trữ không lồ (hàng ngàn TB);

7. Dữ liệu metadata do người dùng tự định dạng cho từng loại tài liệu;

8. Khả năng tìm kiếm cao và sẵn sàng cho tích hợp tìm kiếm thông minh (tự học từngười dùng);

9. Sẵn sàng cho những ứng dụng nhận dạng hình ảnh như OCR kể cả cho tiếng Việt vàphương pháp nhận dạng thông minh (học từ người sử dụng);

10. Sẵn sàng cho các ứng dụng lọc và chia sẻ nội dung thông minh.

Trang 13




V. Hiệu quả của giải pháp

1. Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống

• Việc lưu trữ bản cứng vẫn bắt buộc theo luật và theo quy định nội bộ. Nhưng nếunhững kho lưu trữ giấy ít khi phải dùng đến thì có thể lưu trữ nén vào được và nhưvậy sẽ tiết liệm được ít nhất 30% chi phí kho lưu trữ hiện nay.

• Nhiều phân loại giấy tờ có thể được phép hủy sau 1-2 năm thì vẫn có thể giữ bản sốhóa và hủy bản cứng để tiết kiệm chi phí lưu kho.

• Theo kinh nghiệm nhiều nước phát triển như Singapore họ ứng dụng chữ ký số chocác bản lưu trữ điện tử (có tính pháp lý tương đương với bản cứng) thì có thể hủyđược ngay một số loại bản giấy mà không cần lưu trữ nữa. Việc này chúng ta cầnxây dựng cơ chế cho nó theo tinh thần của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

2. Tiết kiệm công lao động

• Có thể tính toán cho sự tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa,chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan.

• Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăngnăng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.

3. Hiệu quả khai thác

• Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tínhbằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.

• Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên... nêntăng năng suất lao động của mỗi người.

• Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháplý... đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thờigian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.

• Các nghiệp vụ chuyên ngành có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưutrữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:

• Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng chuyên ngành (ERP, ngân hàng, bảohiểm...), chỉ cần bấm thêm 1 nút (tích hợp với hệ thống chuyên ngành bằnglệnh webservice) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và đã tạo sự liênkết với giao dịch chuyên ngành đã qua.

• Khi cần tham khảo lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàngthì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra sẵn sàng cho việc khaithác.

4. Hiệu quả quản lý

• Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quảnlý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà khôngphải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.

Trang 14




• Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưutrữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao.

5. Hiệu quả an ninh thông tin

• Tính sẵn sàng: Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởingười được phép.

• Tính toàn vẹn: Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữliệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổtrong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn.

• Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mậtngay khi scan-chụp tài liệu.

VI. Nói về VIAMI Software

“VIAMI” khởi nghiệp và đã trở thành địa chỉ quen thuộc trên thị trường ICT của Rumanitừ 1993 với những sản phẩm quản trị doanh nghiệp mang tên “VIP”, “VIP 2000”, VIPPro, VIP Enterprise, và RVX Manager. “VIAMI Software” đã phục vụ thị trường Việt Namtừ 2005, sở hữu công nghệ lõi ERP và chuyên xây dựng giải pháp doanh nghiệp: ERP,CRM, ECM, hệ thống hạ tầng, an ninh thông tin...

Phương châm của VIAMI Software là: LỚN LÊN CÙNG THÀNH CÔNG CỦA KHÁCHHÀNG!

Trang 15



Business

Giải pháp số hóa và lưu trữ điện tử V-Archive