Upload
others
View
41
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAHAGIAN III PENGURUSAN KEWANGAN
1. PENDAHULUAN
Pada tahun 2013, pengauditan pengurusan kewangan telah dilaksanakan di 76 PTJ.
Penemuan dan syor Audit Dalam secara terperinci telah dikemukakan kepada PTJ tersebut.
Pengauditan pengurusan kewangan bertujuan membantu pihak pengurusan mengenal pasti
kawalan dalaman yang perlu ada dan berfungsi seperti yang ditetapkan bagi mengelakkan
kehilangan dan pembaziran wang awam. Pengauditan pengurusan kewangan yang
dilaksanakan meliputi 6 aspek kawalan utama, iaitu:
Kawalan Pengurusan
Kawalan Bajet
Kawalan Terimaan
Kawalan Perbelanjaan
Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Deposit
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
2. PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN
Prestasi pengurusan kewangan bagi setiap PTJ akan dinilai dan diberi markah mengikut
kriteria yang ditetapkan berdasarkan markah keseluruhan seperti berikut:
Markah
Keseluruhan Tahap Penarafan
90-100 Cemerlang
(Sangat Baik)
70-89 Baik
50-69 Memuaskan
49 ke bawah Tidak Memuaskan
Secara keseluruhannya, sebanyak 26 PTJ atau 34% telah berada pada tahap prestasi
Cemerlang, 49 PTJ atau 65% pada tahap Baik dan satu atau 1% pada tahap Memuaskan
seperti di Carta 1 dan Jadual 1.
20 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
Carta 1 Prestasi Pengurusan Kewangan Tahun 2013
Tahap prestasi pengurusan kewangan bagi 76 PTJ yang dilawati pada tahun 2013 adalah
seperti di Jadual 1.
Jadual 1
Prestasi Pengurusan Kewangan Bagi PTJ Yang Dilawati Pada Tahun 2013
Bil. PTJ Yang Dilawati Prestasi
1. Bahagian Sumber Manusia
Cemerlang
2. Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa
3. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Timur Laut
4. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Farmasi)
5. Jabatan Kesihatan Negeri Johor
6. Bahagian Perkhidmatan Farmasi
7. Bahagian Perolehan Dan Penswastaan
8. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Pulau Pinang (Farmasi) -
9. Bahagian Akaun
10. Hospital Sultan Ismail Pandan
11. Bahagian Pengurusan Latihan
34%
65%
1%
Cemerlang Baik Memuaskan
2013 | LAPORAN TAHUNAN 21
Bil. PTJ Yang Dilawati Prestasi
12. Bahagian Khidmat Pengurusan
13. Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam
14. Pejabat Pergigian Daerah Machang
15. Bahagian Kesihatan Awam
16. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang Perai Utara
17. Hospital Kajang
18. Pejabat Kesihatan Daerah Putrajaya
19. Bahagian Kewangan
20. Bahagian Pengurusan Maklumat
21. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kinta Cemerlang
22. Pejabat Pergigian Daerah Tanah Merah
23. Pejabat Kesihatan Daerah Jasin
24. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Perlis (Pergigian)
25. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Baling
26. Jabatan Patologi Hospital Kuala Lumpur
27. Hospital Melaka
28. Bahagian Perancangan Dan Pembangunan
29. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Farmasi)
30. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Johor (Farmasi)
31. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Terengganu
32. Bahagian Program Perubatan Baik
33. Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru
34. Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh
35. Bahagian Perubatan Tradisional Dan Komplementari
36. Hospital Yan
37. Hospital Gua Musang
38. Institut Penyelidikan Perubatan
39. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jasin
22 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
Bil. PTJ Yang Dilawati Prestasi
40. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Segamat
41. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Pergigian)
42. Hospital Enche’ Besar Hajjah Khalsom, Kluang
43. Pejabat Kesihatan Daerah Temerloh
44. Bahagian Pembangunan Kompetensi
45. Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan Sandakan
46. Pejabat Kesihatan Daerah Manjung
47. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Pergigian)
48. Pejabat Kesihatan Daerah Kerian
49. Hospital Slim River
50. Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan
51. Pejabat Kesihatan Daerah Rompin
52. Hospital Ranau
53. Pejabat Kesihatan Daerah Alor Gajah
54. Hospital Kota Marudu Baik
55. Pejabat Kesihatan Kawasan Kudat
56. Hospital Queen Elizabeth II
57. Pejabat Kesihatan Daerah Bandar Bharu
58. Hospital Jasin
59. Hospital Labuan
60. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Batang Padang
61. Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Terengganu
62. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Setiu
63. Pejabat Kesihatan Daerah Baling
64. Hospital Jengka
65. Pejabat Kesihatan Daerah Jeli
66. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jerantut
67. Makmal Ubat & Stor Bahagian Sri Aman
2013 | LAPORAN TAHUNAN 23
Bil. PTJ Yang Dilawati Prestasi
68. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Besut
69. Hospital Raja Charles Brooke
70. Hospital Jelebu
71. Pejabat Kesihatan Bahagian Kuching
72. Pejabat Kesihatan Bahagian Kota Samarahan
73. Jabatan Kesihatan Negeri Sabah Baik
74. Jabatan Kesihatan Negeri Selangor
75. Jabatan Kesihatan Negeri Melaka
76. Hospital Port Dickson
Memuaskan
3. RINGKASAN PENEMUAN AUDIT DALAM
Ringkasan penemuan Audit Dalam dibuat mengikut bilangan kes bagi setiap isu, manakala
peratusan dikira berdasarkan bilangan kes berbanding jumlah PTJ yang dilawati. Bagi
tujuan laporan ini, rujukan PTJ yang telah dilawati bagi tahun 2013 adalah seperti di Jadual
2.
Jadual 2
PTJ Yang Telah Dilawati Pada Tahun 2013
Negeri No.
PTJ
PTJ Yang Dilawati
Ibu Pejabat/
Institusi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Bahagian Kewangan
Bahagian Akaun
Bahagian Perolehan Dan Penswastaan
Bahagian Perkhidmatan Farmasi
Bahagian Kesihatan Awam
Bahagian Pembangunan Kompetensi
Bahagian Perubatan Tradisional Dan Komplementari
Bahagian Perancangan Dan Pembangunan
Bahagian Pengurusan Latihan
Bahagian Pengurusan Maklumat
Ibu Pejabat Program Perubatan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Bahagian Sumber Manusia
Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa
Institut Penyelidikan Perubatan
Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan
24 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
Negeri No.
PTJ
PTJ Yang Dilawati
Johor 17
18
19
20
21
22
Jabatan Kesihatan Negeri Johor
Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru
Hospital Sultan Ismail Pandan
Hospital Enche’ Besar Hajjah Khalsom, Kluang
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Johor (Farmasi)
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Segamat
Kedah 23
24
25
26
Hospital Yan
Pejabat Kesihatan Daerah Bandar Bharu
Pejabat Kesihatan Daerah Baling
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Baling
Kelantan 27
28
29
30
Hospital Gua Musang
Pejabat Pergigian Daerah Tanah Merah
Pejabat Pergigian Daerah Machang
Pejabat Kesihatan Daerah Jeli
Negeri
Sembilan
31
32
Hospital Port Dickson
Hospital Jelebu
Pahang 33
34
35
36
Hospital Jengka
Pejabat Kesihatan Daerah Temerloh
Pejabat Kesihatan Daerah Rompin
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jerantut
Perak 37
38
39
40
41
42
Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh
Hospital Slim River
Pejabat Kesihatan Daerah Manjung
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kinta
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Batang Padang
Pejabat Kesihatan Daerah Kerian
Pulau Pinang 43
44
45
46
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Pulau Pinang (Farmasi)
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang Perai Utara
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Timur Laut
Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam
Sarawak 47
48
49
50
Hospital Raja Charles Brooke
Pejabat Kesihatan Bahagian Kuching
Makmal Ubat & Stor Bahagian Sri Aman
Pejabat Kesihatan Bahagian Kota Samarahan
Sabah 51
52
53
54
55
56
Jabatan Kesihatan Negeri Sabah
Hospital Queen Elizabeth II
Hospital Ranau
Hospital Kota Marudu
Pejabat Kesihatan Kawasan Kudat
Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan Sandakan
Selangor 57
58
59
60
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor
Hospital Kajang
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Farmasi)
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Pergigian)
2013 | LAPORAN TAHUNAN 25
Negeri No.
PTJ
PTJ Yang Dilawati
Terengganu 61
62
63
64
Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Terengganu
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Terengganu
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Besut
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Setiu
Wilayah
Persekutuan
65
66
67
68
69
Jabatan Patologi Hospital Kuala Lumpur
Pejabat Kesihatan Daerah Putrajaya
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Farmasi)
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Pergigian)
Hospital Labuan
Perlis 70 Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Perlis (Pergigian)
Melaka 71
72
73
74
75
76
Jabatan Kesihatan Negeri Melaka
Hospital Melaka
Hospital Jasin
Pejabat Kesihatan Daerah Jasin
Pejabat Kesihatan Daerah Alor Gajah
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jasin
Ringkasan penemuan Audit Dalam mengenai tahap Kawalan Pengurusan Kewangan
sepanjang tahun 2013 adalah seperti di Carta 2 dan Jadual 3. Berdasarkan Jadual 3
tersebut didapati kelemahan yang tertinggi adalah terhadap Pengurusan Aset Alih Kerajaan
sebanyak 31%, diikuti oleh Kawalan Perbelanjaan sebanyak 27%, Kawalan Terimaan
sebanyak 24%, Kawalan Pengurusan sebanyak 10%, Pengurusan Kumpulan Wang
Amanah/ Akaun Amanah/ Deposit sebanyak 6% dan Kawalan Bajet sebanyak 2%.
Carta 2 Peratus Penemuan Audit Dalam Mengikut Kawalan
10% 2%
24%
27%
6%
31%
Pengurusan
Bajet
Terimaan
Perbelanjaan
Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/Deposit
Aset Alih Kerajaan
26 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
Jadual 3
Ringkasan Penemuan Audit Dalam Mengikut Kawalan
Kawalan
Bilangan
Penemuan
Audit Dalam
Peratus Penemuan
Audit Dalam
(%)
Pengurusan 40 10
Bajet 7 2
Terimaan 95 24
Perbelanjaan 107 27
Kumpulan Wang Amanah/
Akaun Amanah/Deposit 23 6
Aset Alih Kerajaan 124 31
Jumlah 396 100
Kelemahan utama dan sering berlaku di PTJ yang diaudit adalah pengurusan Aset Alih
Kerajaan dan kawalan perbelanjaan. Punca kelemahan yang dikenalpasti adalah
kekurangan pengetahuan dan kemahiran serta sikap pegawai yang tidak peka kepada
peraturan semasa. Perkara ini berlaku juga disebabkan kurangnya penyeliaan dan
pemantauan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Bagi membantu PTJ, CAD telah
menghasilkan manual pengurusan kewangan yang boleh dirujuk oleh semua PTJ. Sistem
3PK yang telah dibangunkan oleh CAD boleh dicapai oleh PTJ untuk menilai sendiri
pengurusan kewangan bagi mengetahui tahap pencapaian pengurusan kewangannya.
Penemuan Audit Dalam secara terperinci adalah seperti berikut:
4. KAWALAN PENGURUSAN
Pengauditan Kawalan Pengurusan dilaksanakan bagi menentukan fungsi, objektif, tugas dan
tanggungjawab pegawai ditetapkan dengan jelas bagi memastikan pengurusan
dilaksanakan dengan lengkap dan sempurna. Untuk tujuan ini, semakan dibuat terhadap
rekod dan dokumen berkaitan dengan penurunan kuasa, carta organisasi, Manual Prosedur
Kerja, Fail Meja, senarai tugas, pengurusan latihan, pemeriksaan mengejut, rekod
perkhidmatan, Kad Perakam Waktu dan pengurusan cuti.
Bagi Kawalan ini, perkara yang kerap ditegur adalah berkaitan kelemahan penyelenggaraan
Fail Meja sebanyak 68.4%, dan latihan kurang daripada tujuh hari dalam setahun sebanyak
39.5%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 4.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 27
Jadual 4 Penemuan Terhadap Kawalan Pengurusan
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Carta Organisasi
[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]
(a) Carta Organisasi tidak disediakan/ dipamerkan
di tempat yang mudah dilihat
11 14.5 11, 16, 20, 31, 32, 39,
40, 47, 49, 52, 61
(b) Carta Organisasi tidak dikemas kini/lengkap 21 27.6 6, 8, 11, 13, 20, 22, 31,
37, 38, 39, 41, 53, 54,
55, 58, 61, 63, 64, 69,
72, 73
2. Penurunan Kuasa/Surat Lantikan
[Arahan Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1; Surat Pekeliling ANM Bilangan 1 Tahun 2009;
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009; Surat Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal
Bil.(7) dlm. KKM-58/300/3-6 Jld.4 bertarikh 18 September 2012]
(a) Pegawai yang terlibat dengan pengurusan
kewangan tidak diturunkan kuasa/dilantik
secara bertulis (bajet, terimaan, perbelanjaan,
perolehan, perubahan gaji, amanah serta aset
& stor)
15 19.7 17, 32, 35, 40, 43, 47,
50, 53, 54, 55, 56, 61,
62, 63, 69
(b) Jawatankuasa Sebut Harga tidak dilantik secara
bertulis atas nama jawatan oleh KSU, KKM
secara tahunan/dua tahun sekali
1 1.3 49
(c) Capaian Kad Pintar bagi pegawai selaku
Penyedia, Perakuan 1 dan Perakuan 2 tidak
mengikut had kelulusan yang ditetapkan
2 2.6 55, 56
(d) Capaian eSPKB tidak dikemas kini dari semasa
ke semasa apabila berlaku pertukaran atau
persaraan pegawai
3 4.0 55, 58, 73
(e) Penurunan kuasa tidak mematuhi
Gred/Jawatan yang ditetapkan dalam Surat
Pewakilan Kuasa oleh KSU, KKM
3 4.0 12, 31, 32
(f) Pegawai Perumahan tiada surat lantikan 1 1.3 24
3. Pengasingan Tugas
[Arahan Perbendaharaan 70, 71, 73, 80]
(a) Pengasingan tugas untuk terimaan/ bayaran
tidak diwujudkan
9 11.8 3, 20, 21, 23, 26, 50,
53, 55, 56
4. Manual Prosedur Kerja (MPK) / Fail Meja
[Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8/1991 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]
(a) Manual Prosedur Kerja (MPK) tidak
disediakan/dikemas kini/lengkap/dikemukakan
untuk semakan
26 34.2 8, 9, 15, 16, 18, 23, 24,
30, 32, 33, 34, 36, 37,
41, 47, 48, 49, 52, 55,
58, 62, 65, 67, 69, 73,
74
(b) MPK disediakan mengikut unit/bahagian 5 6.6 23, 27, 34, 35, 72
28 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(c) Fail Meja tidak disediakan dengan lengkap dan
kemas kini
52 68.4 1, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 11,
13, 14, 15, 16, 18, 19,
21, 22, 23, 24, 26, 28,
31, 32, 35, 37, 38, 39,
40, 41, 42, 43, 45, 47,
48, 49, 52, 53, 54, 55,
56, 57, 58, 63, 64, 65,
67, 68, 69, 71, 72, 74,
75, 76
5. Pemeriksaan Dalaman (AP308) / Pemeriksaan Mengejut (AP309) [Arahan Perbendaharaan 308 dan 309; Surat Arahan Perbendaharaan Pelaksanaan Pemeriksaan
Mengejut Di Bawah Arahan Perbendaharaan (AP 309) Disember 2013]
(a) Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan
oleh Ketua Jabatan atau wakil yang dilantik /
Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak
dijalankan oleh Ketua Jabatan
12 15.8 6, 10, 11, 20, 25, 49,
55, 56, 61, 68, 72, 75
(b) Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan
terhadap sebahagian atau keseluruhan
kewajipan kewangan termasuk perakaunan
aset awam/ Pemeriksaan Mengejut (AP309)
tidak dilakukan terhadap kutipan/stok buku
hasil/pemungut kecil/setem/Panjar Wang
Runcit
21 27.6 15, 18, 23, 24, 27, 30,
31, 39, 49, 52, 53, 55,
56, 58, 59, 60, 62, 63,
69, 74, 75
(c) Pemeriksaan Dalaman (AP308) / Pemeriksaan
Mengejut (AP309) tidak direkodkan dalam
Daftar Pemeriksaan Mengejut dengan
lengkap/kemas kini
4 5.3 26, 55, 62, 64
(d) Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan
sekurang-kurangnya sekali setahun /
Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak
dijalankan sekurang-kurangnya setiap enam
bulan sekali
21 27.6 8, 11, 15, 16, 18, 29,
31, 32, 35, 39, 41, 47,
52, 53, 54, 55, 56, 59,
63, 72, 75
(e) Daftar Pemeriksaan Mengejut tiada dalam
simpanan pejabat/hilang/tidak dapat dikesan
2 2.6 9, 69
6. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
[Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008; Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
Bilangan 2 Tahun 1991; dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2008]
(a) JPKA tidak bermesyuarat 3 bulan sekali 5 6.6 6, 41, 47, 52, 69
(b) JPKA tidak membincangkan perkara yang
ditetapkan mengikut pekeliling
27 35.5 13, 18, 20, 21, 22, 23,
25, 26, 27, 30, 31, 35,
41, 47, 48, 50, 53, 54,
55, 56, 59, 60, 61, 62,
63, 69, 73
(c) Minit mesyuarat tidak disediakan/ difailkan 3 4.0 31, 53, 54
(d) Laporan Suku Tahun tidak ada dalam simpanan 2 2.6 13, 49
2013 | LAPORAN TAHUNAN 29
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
pejabat/ lewat dikemukakan kepada JKN dalam
tempoh ditetapkan
(e) Rekod/Daftar Pertanyaan Audit tidak
disediakan
10 13.2 9, 15, 18, 31, 32, 55,
56, 60, 63, 72
7. Pusingan Tugas
[Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 [perenggan 2.11 (c)]
(a) Pusingan tugas tidak ditetapkan/ dirancang/
dilaksanakan
12 15.8 3, 10, 24, 25, 36, 49,
58, 59, 60, 62, 63, 64
8. Latihan
[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007, perenggan
2.11 (c);]
(a) Latihan kurang daripada tujuh hari dalam
setahun
30 39.5 5, 8, 10, 16, 19, 20, 21,
23, 25, 27, 30, 34, 37,
43, 49, 52, 53, 55, 56,
57, 58, 59, 62, 63, 64,
65, 69, 71, 72, 75
(b) Kursus berkaitan pengurusan kewangan tidak
dirancang/tidak dilaksanakan
8 10.5 10, 13, 23, 41, 53, 55,
62, 73
(c) Pegawai Sah Latihan tidak dilantik 4 5.3 31, 32, 54, 55
(d) Buku Log Latihan tidak disediakan/lengkap 2 2.6 32, 47
(e) Buku Log Latihan tidak disahkan oleh Pegawai
Sah Latihan
2 2.6 31, 49
9. Pengurusan Kad Perakam Waktu
(a) Pegawai tidak mengetik kad/masuk
lewat/keluar awal/ditulis dengan tangan dan
tidak ada ulasan serta tandatangan pegawai
yang diberi kuasa
9 11.8 26, 28, 30, 37, 40, 43,
47, 71, 72
(b) Surat amaran tidak dikeluarkan/kad tidak
ditukar ke warna hijau
1 1.3 47
(c) Laporan Kad Perakam Waktu Bulanan tidak
disediakan
1 1.3 48
10. Buku Rekod Perkhidmatan / Fail Peribadi
(a) Buku Perkhidmatan/Fail Peribadi tidak
lengkap/kemas kini
12 15.8 35, 37, 43, 48, 57, 58,
61, 62, 63, 66, 72, 73
(b) Catatan dalam Buku Perkhidmatan tidak
ditandatangan dan dicop pengesahan bagi
setiap kemasukan maklumat
5 6.6 28, 29, 30, 40, 48
(c) Buku Perkhidmatan tidak disahkan oleh
pegawai yang bertanggungjawab
2 2.6 54, 55
(d) Pegawai membuat pengesahan dalam Buku
Perkhidmatannya sendiri
2 2.6 39, 40
11. Lain-lain
(a) Rekod cuti tidak dikemas kini dalam Buku Perkhidmatan
1 1.3 34
(b) Nota Serah Tugas tidak disediakan/tidak 5 6.6 32, 34, 35, 47, 66
30 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
lengkap bagi pertukaran pegawai
(c) Surat Lantikan/Kuasa Pegawai bagi
menguruskan kuarters tidak dikeluarkan
kepada pegawai yang bertanggungjawab
1 1.3 31
(d) Jawatankuasa Pengurusan Rumah Kerajaan
belum diwujudkan bagi menggantikan
Jawatankuasa Pengagihan Kuarters
1 1.3 31
(e) Sasaran Kerja Tahunan (SKT) masih
belum/lewat disediakan
4 5.3 40, 45, 47, 48
5. KAWALAN BAJET
Pengauditan Kawalan Bajet dilaksanakan untuk memastikan sumber yang terhad dirancang
dan diagihkan secara teratur mengikut kepentingan dan mengawal operasi. Antara perkara
yang disemak adalah penyediaan bajet dan pengurusan waran peruntukan.
Kelemahan utama yang dibangkitkan adalah justifikasi pindah peruntukan tidak dinyatakan
iaitu sebanyak 6.6% diikuti dengan kelewatan kunci masuk waran peruntukan dalam sistem
(2.6%) dan waran pindah peruntukan tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan (2.6%).
Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 5.
Jadual 5
Penemuan Terhadap Kawalan Bajet
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Penyediaan Bajet
[Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 1994]
(a) Waran Peruntukan tidak dicop tarikh terima 1 1.3 56
(b) Waran Peruntukan lewat dikunci masuk
dalam sistem
2 2.6 55, 56
2. Pengagihan Peruntukan
[Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 1994]
(a) Peringkat Jabatan: Waran Peruntukan
Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus tidak
dikeluarkan secepat mungkin sebaik sahaja
waran diterima daripada
Kementerian/Pegawai Pengawal/PTJ
Atasan
1 1.3 21
2013 | LAPORAN TAHUNAN 31
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
3. Kelulusan Pindah Peruntukan
[Seksyen 15A(2) Akta Tatacara Kewangan 1957; Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 11
Tahun 2008; Surat Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal Bil.(7) dlm. KKM-58/300/3-6
Jld.4 bertarikh 18 September 2012]
(a) Waran pindah peruntukan tidak
ditandatangani oleh Ketua Jabatan
2 2.6 22, 33
(b) Had kuasa bagi memperakukan waran
peruntukan yang ditetapkan dalam sistem
tidak selaras dengan Jadual Kuasa dan
tugas yang ditetapkan
1 1.3 27
(c) Perakuan waran peruntukan melebihi had
kuasa ditetapkan
1 1.3 27
(d) Semua salinan waran pindah peruntukan
tidak dikemukakan kepada Akauntan
Negara Malaysia/Jabatan Akauntan Negeri
3 4.0 20, 21, 22
(e) Justifikasi pindah peruntukan tidak
dinyatakan
5 6.6 20, 21, 22, 27, 30
6. KAWALAN TERIMAAN
Pengauditan Kawalan Terimaan dilaksanakan untuk memastikan kawalan dalaman
diwujudkan bagi pungutan hasil supaya semua pungutan dibuat dengan teratur,
diperakaunkan dengan sempurna dan tepat serta dimasukkan ke bank dalam tempoh yang
sepatutnya. Aspek keselamatan juga diambil kira bagi melindungi wang dan borang hasil
Kerajaan di samping memastikan persekitaran kaunter kutipan berada dalam keadaan baik
dan terkawal. Bagi tujuan ini, semakan Audit Dalam adalah tertumpu kepada kawalan
borang hasil, kawalan terimaan wang, keselamatan wang tunai dan kawalan perakaunan.
Bagi Kawalan ini, perkara yang kerap dibangkitkan adalah berkaitan kelemahan
penyelenggaraan Daftar Borang Hasil (Kew.67) dan perakuan nombor siri borang hasil iaitu
masing-masing sebanyak 25%. Semakan mingguan terhadap borang hasil merupakan isu
yang kedua tertinggi iaitu sebanyak 21.1%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 6.
Jadual 6
Penemuan Terhadap Kawalan Terimaan
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. KAWALAN BORANG HASIL [Arahan Perbendaharaan 66, 67 & 68]
(a) Borang hasil tidak direkodkan dengan kemas
kini/tidak lengkap/tidak tepat dalam Daftar Borang
Hasil (Kew.67)
19 25.0 17, 19, 20, 29, 32, 38,
39, 44, 45, 47, 50, 51,
53, 54, 56, 61, 62, 64,
74
32 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(b) Borang hasil tidak dikeluarkan mengikut susunan
nombor yang betul
7 9.2 27, 30, 53, 56, 61, 69,
75
(c) Borang hasil yang belum dan sedang digunakan
tidak disimpan dengan selamat
6 7.9 24, 25, 41, 44, 56, 69
(d) Stok borang hasil disimpan oleh pegawai yang
membuat pungutan
1 1.3 50
(e) Tiada tindakan terhadap Borang Hasil yang tidak
diperlukan lagi
1 1.3 31
(f) Borang hasil yang dikeluarkan daripada stok tidak
disemak sekurang-kurangnya setiap minggu oleh
pemungut atau wakilnya untuk memastikan resit
yang belum digunakan masih utuh
16 21.1 7, 17, 20, 27, 32, 38,
53, 61, 62, 63, 64, 66,
72, 74, 75, 76
(g) Borang Hasil yang diterima tidak disemak/tidak
diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di
belakang helaian pertama salinan pejabat buku
resit
19 25.0 19, 20, 30, 38, 39, 41,
47, 48, 51, 53, 55, 56,
61, 62, 64, 66, 69, 72,
75
(h) Semua resit/kupon yang digunakan dalam bulan
berkenaan serta baki siri yang belum guna tidak
direkodkan dalam Penyata Borang Hasil Yang
Dikawal (Kew.68)
2 2.6 47, 48
(i) Nombor Siri Borang Hasil direkod dalam Penyata
Kew.68 tidak tepat
2 2.6 56, 63
(j) Penyata Kew.68 tidak dikemukakan oleh Pemungut
Utama kepada Unit Hasil, KKM pada akhir setiap
bulan
1 1.3 53
(k) Penyata Kew.68 tidak ditandatangani oleh
Pemungut Utama
1 1.3 72
(l) Surat pemberi alih/pengambil alih yang
menyatakan senarai stok borang hasil tidak
disediakan semasa pertukaran pemungut
3 4.0 27, 29, 30
2. Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang
[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 2007; Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5
Tahun 1991]
(a) Hasil tidak dikutip 3 4.0 28, 29, 30
(b) Hasil yang dikutip tidak mengikut kadar yang
dibenarkan
1 1.3 25
(c) Tiada pengasingan tugas bagi menerima kutipan,
menulis resit dan merekod Buku Tunai
2 2.6 23, 26
(d) Penyewaan premis demis tidak mendapat kelulusan
oleh KSU Kementerian
1 1.3 52
(e) Bayaran deposit sewa kantin dan premis tidak
dikutip
1 1.3 52
(f) Perjanjian penyewaan tidak dibuat antara penyewa
dengan Pesuruhjaya Tanah Persekutuan/Kerajaan
Negeri
5 6.6 27, 32, 52, 54, 72
2013 | LAPORAN TAHUNAN 33
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(g) Klausa Denda Lewat Bayar tidak dinyatakan dalam
Perjanjian Sewaan Kantin
1 1.3 31
(h) Bayaran sewa bulanan/deposit tidak dibayar atas
nama Ketua PTJ/Pengarah Hospital mengikut
penurunan kuasa KSU Kementerian sebagai
pemegang waran peruntukan
1 1.3 27
(i) Bayaran sewaan kantin tidak mengikut tempoh
yang ditetapkan
1 1.3 31
(j) Kadar sewa bulanan yang dikenakan belum
mendapat kelulusan daripada Jabatan Penilaian dan
Penilaian Harta
1 1.3 27
(k) Denda lewat bayaran tidak dikenakan bagi sewaan
ruang kedai
2 2.6 27, 31
(l) Daftar Kutipan Sewa tidak diselenggara dengan
lengkap/kemas kini/tidak disemak oleh pegawai
diberi kuasa
5 6.6 15, 27, 32, 52, 72
(m) Penyewaan kecil (sublet) premis kepada pihak ke-3 2 2.6 23, 52
(n) Tiada caj utiliti dikenakan ke atas ruang
penempatan mesin ATM
1 1.3 52
(o) Caj elektrik bagi penggunaan Vending Machine
tidak dikutip mengikut kadar yang ditetapkan 2 2.6 23, 72
(p) Caj elektrik bagi penggunaan Kafeteria tidak dikutip 1 1.3 72
(q) Daftar Bil Elektrik Kafeteria tidak diselenggara 1 1.3 72
(r) Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital
tidak/lewat dihantar ke Cawangan Hasil KKM
sebelum 14hb bulan berikutnya
1 1.3 53
(s) Maklumat pesakit tidak direkod dalam Daftar Caj
(DCH) mengikut siri nombor Pendaftaran Pesakit
(RN)/tidak diisi dengan lengkap dan kemas kini
3 4.0 35, 53, 54
(t) Surat Peringatan Bil Hospital tidak dikeluarkan
mengikut tempoh ditetapkan
1 1.3 53
(u) Tuntutan Laporan Perubatan tidak direkod/tidak
dikemas kini dalam Daftar Laporan Perubatan
2 2.6 25, 52
(v) Kutipan hasil kehilangan kad keselamatan Jabatan
tidak mendapat kelulusan
1 1.3 51
3. Keselamatan Semasa Kutipan
[Arahan Perbendaharaan 63, 69 & 70]
(a) Tiada ciri-ciri keselamatan di ruang tempat kasyer
membuat kutipan hasil/kutipan yang dibuat secara
mesin beresit/elektronik
8 10.5 4, 25, 26, 41, 47, 52,
56, 68
(b) Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk
meminta resit tidak dipamerkan di tempat yang
mudah dilihat
7 9.2 23, 38, 39, 40, 47, 62,
63
(c) Tiada surat kuasa bagi pegawai yang memegang
kunci peti besi
3 4.0 20, 23, 24
34 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(d) Dua (2) kunci Peti Besi/Bilik Kebal dipegang oleh
orang yang sama
2 2.6 19, 53
(e) Peti Besi dibuka oleh seorang pegawai sahaja tanpa
kehadiran seorang pemegang kunci yang lain
3 4.0 21, 40, 41
(f) Peti Wang Tunai (Cashbox) tidak disediakan 1 1.3 40
(g) Hasil kutipan selain wang awam disimpan dalam
peti besi
1 1.3 40
4. Penerimaan Melalui Mel
[Arahan Perbendaharaan 71]
(a) Daftar Mel tidak disediakan 2 2.6 51, 62
(b) Daftar Mel tidak mengikut format yang ditetapkan 1 1.3 31
(c) Daftar Mel/Laporan Mel [bagi sistem e-Terimaan
(TK120) diselenggarakan oleh juruwang/ pegawai
yang menyediakan resit
6 7.9 18, 20, 27, 37, 38, 39,
(d) Daftar Mel/Laporan Mel tidak diselenggarakan
dengan kemas kini/lengkap
8 10.5 4, 16, 33, 35, 38, 52,
55, 73
(e) Tiada pegawai yang dilantik untuk menyelenggara
Daftar Mel
1 1.3 51
(f) Daftar Mel/Laporan Mel tidak diperiksa/tidak
disemak setiap hari dengan Buku Tunai/Buku Tunai
Elektronik (TK100) oleh Pegawai Penyelia dengan
menurunkan tandatangan ringkas
9 11.8 1, 7, 16, 19, 20, 38,
55, 58, 73
(g) Resit tidak/lewat dikeluarkan 6 7.9 15, 16, 18, 20, 33, 37
5. Perakuan Penerimaan Wang [Arahan Perbendaharaan 60, 62, 69, 73, 0-76; Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 2009;
Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 2009]
(a) Resit tidak dikeluarkan pada masa kutipan diterima 4 5.3 4, 27, 54, 56
(b) Resit tidak dikeluarkan oleh Pemungut Utama 1 1.3 27
(c) Resit yang dipinda (amaun) tidak dibatalkan 5 6.6 27, 52, 62, 63, 74
(d) Resit yang dibatalkan berserta salinannya tidak
dikemukakan untuk diaudit/tidak ditandatangani,
cop dan nama pegawai yang membatalkan
4 5.3 53, 55, 56, 62
(e) Resit Rasmi dibatalkan oleh pegawai yang tidak
diberi kuasa
9 11.8 18, 23, 25, 27, 37, 52,
55, 63, 69
(f) Resit ditandatangani oleh pegawai yang sama
menulis/mengeluarkan resit
1 1.3 55
(g) Serahan wang tunai berbeza dengan rekod di Buku
Tunai dan resit yang dikeluarkan oleh pemungut
utama
1 1.3 27
(h) Kupon tidak dicatat dengan lengkap 1 1.3 54
6. Perekodan Borang Hasil [Panduan Pengguna PTJ eSPKB]
(a) Buku Tunai Elektronik (TK100) tidak digunakan
1 1.3 31
2013 | LAPORAN TAHUNAN 35
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(b) Resit tidak direkodkan dalam Buku Tunai pada hari
yang sama
11 14.5 27, 33, 35, 36, 38, 41,
50, 53, 56, 61, 63
(c) Buku Tunai direkod oleh juruwang dan tidak
mendapat surat kebenaran khusus dari Akauntan
Negara
6 7.9 53, 55, 61, 62, 64, 68
(d) Kutipan hasil tidak/lewat direkod dalam Buku Tunai
(Kew.249)
3 4.0 24, 41, 63
(e) Pegawai yang bertanggungjawab tidak menyemak
setiap hari Buku Tunai/TK 100 dengan resit
9 11.8 23, 32, 50, 51, 52, 53,
54, 55, 74
(f) Buku Tunai (Kew.249) berserta resit/kupon dan
wang kutipan tidak disemak (dengan
menandatangan ringkas ruangan jumlah kutipan
harian)/tiada tarikh semakan/tidak/lewat dihantar
kepada Pemungut Utama
6 7.9 47, 48, 55, 56, 63, 74
(g) Resit Rasmi Perbendaharaan tidak disemak dengan
penyata pemungut oleh pegawai yang
bertanggungjawab
2 2.6 52, 72
(h) Buku Tunai Cerakinan Harian (TK100) tidak dicetak
setiap hari/lewat dicetak
3 4.0 26, 51, 63
(i) Buku Tunai Cerakinan lewat dihantar ke Cawangan
Hasil, Bahagian Akaun KKM
6 7.9 53, 54, 55, 56, 74, 75
(j) Laporan Resit Manual (TK103) tidak dicetak 1 1.3 32
(k) Laporan Ringkasan Terimaan Bulanan Dan
Terkumpul (TK150) tidak dicetak/disemak dengan
BV381
2 2.6 32, 12
(l) Laporan Resit Batal (TK102) tidak
lengkap/cetak/kemas kini
2 2.6 32, 12
(m) Resit manual batal tidak dikunci masuk dalam
Sistem e-Terimaan
1 1.3 50
7. Daftar Kompaun (Unit Inspektorat PKD/PKB/PKK)
(a) Notis kompaun tidak direkodkan mengikut siri
dalam Daftar Kompaun
1 1.3 48
(b) Jumlah amaun kupon tidak sama dengan amaun
kutipan pada resit
1 1.3 36
(c) Kupon yang sama dicatat pada resit yang berlainan 1 1.3 36
(d) Daftar kompaun tidak dicatat mengikut nombor siri
dan dikemaskini
1 1.3 24
8. Kemasukan Pungutan Ke Bank
[Arahan Perbendaharaan 78; Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2 Tahun 2009; Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 2009]
(a) Pungutan lewat dimasukkan ke dalam bank 7 9.2 15, 24 , 27, 35, 56,
74, 75
(b) Pungutan lewat dihantar kepada Pemungut Utama 2 2.6 39, 63
(c) Penyata Pemungut tidak/lewat diluluskan oleh
Pelulus II/Peraku I sebelum dibankkan
10 13.2 24, 37, 41, 44, 57, 58,
59, 61, 69, 73
36 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(d) Penyata Pemungut tidak disemak selepas
kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah
sebenar telah dibankkan
4 5.3 18, 53, 61, 62
(e) Penyata Pemungut tidak dicatatkan tarikh Peraku II
membuat perakuan
1 1.3 21
9. Penyata Penyesuaian Hasil
[Arahan Perbendaharaan 143(b) dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2/1986]
(a) Penyata Penyesuaian Hasil tidak disediakan dalam
tempoh 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci Hasil
Bulanan (C330) diterima
4 5.3 22, 36, 53, 54
(b) Penyata Penyesuaian Hasil tidak kemas kini dan
lewat dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara
1 1.3 53
(c) Penyata Penyesuaian Hasil tidak
disediakan/disemak dengan betul/tepat
8 10.5 25, 32, 33, 35, 36, 56,
59, 60
(d) Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) tidak dicop
tarikh terima/dicetak
8 10.5 24, 26, 30, 35, 43, 47,
48, 66
10. Cek Tak Laku
[Arahan Perbendaharaan 76(b); Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1 Tahun 1994]
(a) Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggarakan dengan
lengkap/kemas kini/tidak disediakan
5 6.6 12, 31, 38, 47, 67,
(b) Cek tak laku belum diganti 1 1.3 15
12. Penyata Akaun Belum Terima (ABT)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1986 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]
(a) Penyata ABT tidak dicetak dan disimpan dalam fail 1 1.3 24
(b) Penyata ABT tidak/lewat dikemukakan kepada
Bahagian Akaun, KKM/Akauntan Negara Malaysia
4 5.3 25, 41, 53, 54
(c) ABT tidak dilaporkan dengan tepat 6 7.9 54, 56, 58, 60, 66, 73
(d) Jumlah bersih ABT meningkat melebihi RM10
juta/50% berbanding tahun sebelumnya
2 2.6 52, 54
(e) Jumlah ABT melebihi 6 tahun meningkat melebihi
RM10 juta/ 50% berbanding tahun sebelumnya
1 1.3 54
(f) Tindakan susulan tidak diambil terhadap ABT 2 2.6 53, 54
(g) Hapuskira hasil tidak dibuat sekurang-kurangnya 1
tahun sekali bagi tunggakan melebih 6 tahun
3 4.0 19, 53, 54
13. Lain-Lain
(a) Kelewatan penghantaran Kira-kira Wang Tunai
kepada Kementerian
4 5.3 21, 24, 25, 38
(b) Daftar Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan tidak
disediakan
1 1.3 35
(c) Baki wang dalam tangan tidak sama dengan jumlah
kupon/resit yang dikeluarkan
1 1.3 41
(d) Dokumen Perjanjian Sewaan Kantin tidak mengikut
format JKN
1 1.3 32
2013 | LAPORAN TAHUNAN 37
7. KAWALAN PERBELANJAAN
Objektif Kawalan Perbelanjaan dilaksanakan bagi menentukan perbelanjaan adalah dikawal,
dilulus dan diakaunkan mengikut peraturan. Antara perkara yang disemak adalah rekod
dan dokumen berkaitan pengurusan perakaunan, perolehan dan bayaran.
Kelemahan yang kerap berlaku adalah baucar bayaran/dokumen sokongan tidak
lengkap/dicop ‘Telah Bayar’ sebanyak 57.9% diikuti oleh Pelaksanaan Integrity Pact tidak
dipatuhi sebanyak 34.2%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 7.
Jadual 7
Penemuan Terhadap Kawalan Perbelanjaan
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Perakaunan
[Arahan Perbendaharaan 95 dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987]
(a) Laporan Harian Buku Vot (BV381) tidak
dicetak/disemak setiap hari/ dicatat tarikh semakan
13 17.1 1, 20, 35, 38, 47, 51, 55,
56, 61, 62, 63, 64, 71
(b) Buku Vot tidak diperiksa sekurang-kurangnya
sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan
tandatangan ringkas
3 4.0 32, 53, 55
(c) Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidak
disediakan/tidak tepat
5 6.6 31, 51, 53, 55, 61
(d) Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidak/lewat
dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan
6 7.9 13, 20, 21, 53 (lewat),
55, 69
(e) Pelarasan tidak dibuat terhadap item Penyesuaian 4 5.3 1, 53, 54, 56
(f) Tiada tindakan diambil untuk menyelesaikan item
yang tidak dikenal pasti dan berlarutan dalam
Penyata Penyesuaian Perbelanjaan
3 4.0 39, 53, 54
(g) Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231) tidak
dicetak setiap awal bulan
10 13.2 54
2. Kawalan Am Perolehan: Government Procurement Information System (GPIS)
[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2011]
(a) GPIS tidak dilaksanakan di peringkat
Kementerian/Jabatan/PTJ
4 5.3 7, 46, 53, 55
(b) Maklumat perolehan tidak didaftarkan dalam GPIS 20 26.3 3, 7, 8, 9, 10, 20, 23, 24,
30, 35, 38, 41, 49, 51,
52, 53, 55, 63, 68, 74
(c) Penyelia tidak dilantik di peringkat
Kementerian/Jabatan/PTJ untuk memantau GPIS
8 10.5 6, 23, 24, 38, 53, 55, 60,
63
(d) Laporan Perolehan tidak/lewat dikemukakan untuk
dibentangkan dalam Mesyuarat JPKA
8 10.5 13, 22, 23, 24, 25, 53,
55, 69
(e) Surat kuasa tidak disediakan bagi pegawai yang 2 2.6 8, 9
38 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
melaksanakan sistem GPIS
(f) Maklumat/laporan perolehan GPIS tidak
direkod/dicetak/disemak/disahkan
4 5.3 4, 8, 9, 75
3. Pembelian Terus
[Arahan Perbendaharaan 173.1; Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 12 Tahun 2007 (para 6
telah dibatalkan); Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2010; Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2011; Surat Arahan Perbendaharaan Bertarikh 5 Oktober 2012]
(a) Pembelian terus dibuat melebihi RM50,000 setahun
bagi item yang sama
10 13.2 5, 9, 16, 18, 30, 40, 53,
54, 55, 63
(b) Pesanan Kerajaan dikeluarkan selepas
bekalan/perkhidmatan diterima
7 9.2 15, 17, 20, 40, 55, 65, 72
(c) Borang Pesanan Kerajaan tidak dicatat dengan
lengkap
11 11, 31, 32, 38, 39, 41,
42, 58, 59, 67, 74
(d) Kajian pasaran perolehan pembelian terus tidak
dibuat
12 15.8 23, 24, 25, 33, 35, 36,
53, 54, 55, 56, 63, 64
4. Kawalan Am Sebut Harga / Tender
[Arahan Perbendaharaan 196; Arahan Perbendaharaan 197.2(b) dan Perenggan 5.2(a) SPP 5/2009]
(a) Peti Sebut Harga tiada kunci/hanya ada satu
kunci/tidak dilabelkan 5 6.6 24, 32, 39, 65, 66
(b) Anak Kunci Peti Sebut Harga tidak dipegang secara
berasingan oleh dua pegawai kanan
10 13.2 7, 16, 24, 37, 41, 49, 52,
64, 65, 73
(c) Peti Sebut Harga tidak dibuka secepat mungkin
selepas tawaran sebut harga ditutup
1 1.3 34
(d) Peti Sebut Harga dibuka sebelum tarikh tutup sebut
harga
1 1.3 18
(e) Ruang memasukkan dokumen sebut harga ke
dalam Peti Sebut Harga terlalu kecil
2 2.6 58, 59
5. Pengurusan Sebut Harga
[Arahan Perbendaharaan 169; Arahan Perbendaharaan 170; Arahan Perbendaharaan 170.3(c);
Arahan Perbendaharaan 197.2(c)(iv); Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009]
(a) Pembelian dipecahkecilkan/tidak dibuat secara
tender
1 1.3 7
(b) Anggaran harga jabatan tidak disediakan/tidak
dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum tarikh
tutup sebut harga
4 5.3 24, 50, 55, 56
(c) Daftar Sebutharga tidak diselenggarakan/ lengkap 4 5.3 16, 23, 24, 50
(d) Daftar Edaran Sebut Harga tidak
diselenggarakan/lengkap
9 11.8 21, 34, 37, 41, 52, 53,
55, 61, 64
(e) Butiran spesifikasi kerja/syarat di Lampiran Q tidak
lengkap
3 4.0 56, 62, 64
(f) Lampiran Q tidak diberi nombor siri sebelum
diedarkan
5 6.6 5, 53, 55, 56, 66
(g) Senarai Semakan Sebut Harga tidak disediakan/
disemak/ tidak mengikut format/disahkan oleh
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
20 26.3 11, 16, 23, 24, 26, 32,
33, 36, 37, 39, 40, 45,
48, 52, 61, 62, 64, 66,
2013 | LAPORAN TAHUNAN 39
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
69, 70
(h) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga tidak
menurunkan tandatangan pada muka surat yang
ada harga
5 6.6 11, 21, 39, 48, 61
(i) Jadual Sebut Harga tidak
disediakan/dikemukakan/lengkap
8 10.5 16, 17, 24, 37, 66, 70,
74, 75
(j) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender tidak
dilantik secara bertulis oleh Pegawai
Pengawal/Ketua Jabatan
2 2.6 23, 25
(k) Tawaran Sebut Harga dibuka oleh hanya seorang
ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
1 1.3 37
(l) Jawatankuasa Penilaian bagi sebut harga
bekalan/perkhidmatan/kerja tidak diwujudkan
4 5.3 44, 45, 48, 50
(m) Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga (Kerja) tidak
dianggotai oleh pegawai teknikal
1 1.3 56
(n) Jawatankuasa Penilaian Harga/Teknikal tidak
membuat penilaian/mengeluarkan laporan
penilaian
3 4.0 18, 24, 37, 64
(o) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga adalah juga Ahli
Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
1 1.3 36
(p) Pertimbangan dan Keputusan/Minit Jawatankuasa
Sebut Harga tidak diselenggarakan/lengkap/kemas
kini/ditandatangani oleh Jawatankuasa Sebut
Harga
9 11.8 21, 38, 54, 55, 56, 61,
62, 64, 66, 70
(q) Kertas Taklimat Sebut Harga tidak
disediakan/lengkap/kemas kini
11 14.5 16, 18, 31, 32, 33, 35,
36, 37, 55, 56, 61
(r) Asas penilaian sebut harga tidak dinyatakan
dengan jelas/penolakan tawaran terendah tidak
dinyatakan dalam keputusan sebut harga
1 1.3 70
(s) Keputusan muktamad sebut harga tidak
dipamerkan/lengkap
9 11.8 5, 20, 31, 36, 48, 52, 54,
56, 61
(t) Pelaksanaan Integrity Pact tidak dipatuhi 26 34.2 6, 7, 8, 16, 17, 18, 19,
21, 23, 24, 27, 33, 37,
38, 48, 49, 50, 52, 55,
56, 62, 64, 66, 68, 69, 70
(u) Bekalan/Perkhidmatan/Kerja yang dibekalkan tidak
mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan tidak
mendapat kelulusan
9 11.8 32, 39, 40, 50, 53, 55,
56, 72, 75
(v) Tempoh siap kerja tidak dipatuhi dan lanjutan
masa yang dibuat tanpa kebenaran daripada
pegawai yang diberi kuasa
1 1.3 53
(w) Pesanan Kerajaan tidak dikeluarkan dengan segera
setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut
Harga
1 1.3 50
40 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(x) Wang Jaminan Pelaksanaan diguna bagi perolehan
bekalan melebihi RM200,000
1 1.3 50
(y) Insurans liabiliti awam dalam insurans kerja tidak
disediakan oleh kontraktor
1 1.3 50
(z) Denda penalti bagi kelewatan menyiapkan kerja
tidak dikutip
1 1.3 50
(aa) Bon Pelaksanaan tidak dikenakan bagi sebut harga
kerja melebihi RM200,000
1 1.3 50
(ab) Pengesahan siap kerja tidak dilakukan di Surat
Akuan Siap Kerja
1 1.3 72
(ac) Kerosakan yang berlaku dalam tempoh kecacatan
belum diperbaiki oleh kontraktor
1 1.3 20
(ad) Penggunaan Dokumen Sebut Harga bagi Perolehan
Kerja tidak dipatuhi
3 4.0 38, 39, 40
6. Pengurusan Tender/Rundingan Terus
[Arahan Perbendaharaan 192; Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 2009]
(a) Perolehan Kenderaan tidak mematuhi Garis
Panduan Rundingan Terus
1 1.3 30
7. Pengurusan Kontrak [Arahan Perbendaharaan 200, 204, 205(b) dan 205.3; Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5
Tahun 2007]
(a) Kontrak lewat/tidak ditandatangani/tidak
disediakan bagi perolehan bekalan atau
perkhidmatan bermasa
6 7.9 9, 10, 34, 39, 50, 68
(b) Perjanjian disediakan tidak mengikut format yang
ditetapkan oleh KKM
4 5.3 24, 25, 55, 70
(c) Rekod Kontrak tidak diselenggara dengan
lengkap/kemas kini
2 2.6 53, 75
(d) Perjanjian Kontrak tidak disemak oleh Peguam
Negara/Penasihat Undang-Undang Jabatan/Agensi
1 1.3 55
8. ePerolehan
[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 2008; Surat Arahan Perbendaharan Bertarikh 7
April 2009; Surat Kementerian Kewangan KK/eP10/704/12 Jld. 4 (s.k)(1)(8) Bertarikh 14 Mac 2011]
(a) ePerolehan tidak digunakan di peringkat
Kementerian/Jabatan yang telah eP enabled tanpa
memperolehi pengecualian daripada
Perbendaharaan
1 1.3 6
(b) Laporan Prestasi Pelaksanaan Perolehan tidak
dijana daripada sistem
1 1.3 49
9. Had kuasa
[Arahan Perbendaharaan 101]
(a) Had kuasa berbelanja tidak mengikut kelayakan
jawatan yang dibenarkan
1 1.3 49
2013 | LAPORAN TAHUNAN 41
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(b) Had dan kuasa pegawai peraku I dan peraku II
Baucar Bayaran tidak mengikut peraturan yang
ditetapkan
1 1.3 20
(c) Capaian dalam sistem tidak dibatalkan bagi
pegawai yang bertukar/ berhenti/bersara/tidak
aktif bagi pegawai bersalin, cuti tanpa gaji, cuti
separuh gaji atau cuti belajar
3 4.0 2, 3, 41
(d) Perolehan harta modal di bawah kod Objek Sebagai
35000 tidak diluluskan oleh Pegawai Pengawal
1 1.3 27
10. Daftar Bil
[Arahan Perbendaharaan 103; Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 20 April 2012 dan Panduan
Pengguna eSPKB]
(a) Daftar Bil eSPKB (BV 340) tidak/lewat
dicetak/ditandatangani/disemak/dicatatkan tarikh
semakan
24 31.6 16, 20, 22, 23, 28, 29,
31, 32, 35, 38, 47, 51,
53, 54, 55, 56, 61, 62,
63, 64, 66, 71, 73, 74
(b) Daftar Bil tidak diperiksa sebulan sekali oleh
pegawai yang bertanggungjawab
2 2.6 53, 64
(c) Bil/invois tidak dicop tarikh terima/tidak dicop
mengikut tarikh terima sebenar
18 23.7 8, 16, 18, 24, 30, 31, 36,
37, 38, 39, 42, 51, 52,
55, 58, 61, 64, 66
(d) Bil lewat dibayar 15 19.7 8, 9, 15, 16, 18, 23, 24,
25, 37, 39, 41, 52, 55,
60, 71
(e) Tarikh terima bil yang dikunci masuk tidak sama
dengan tarikh terima bil
1 1.3 39
(f) Bil lewat dikemukakan oleh pembekal 2 2.6 4, 38
(g) Bil/Invois lewat dikemukakan oleh Pusat Kos 1 1.3 66
11. Kawalan Dalaman Proses Bayaran
[Arahan Perbendaharaan 99 – 102; Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004 dan Panduan Pengguna PTJ
eSPKB]
(a) Baucar bayaran tidak dicetak/difailkan/ disimpan
dengan teratur/mengikut nombor siri
3 4.0 18, 70, 73
(b) Baucar bayaran/dokumen sokongan baucar
bayaran tidak lengkap/tidak dicop “TELAH BAYAR” 44 57.9 1, 4, 6, 8, 11, 15, 18, 20,
21, 22, 23, 24, 25, 26,
27, 29, 30, 31, 32, 33,
34, 36, 37, 38, 41, 49,
50, 51, 53, 54, 55, 56,
57, 58, 59, 60, 61, 62,
63, 64, 65, 67, 70, 71
(c) Perbezaan maklumat pada baucar bayaran dan
dokumen sokongan
6 7.9 20, 32, 51, 55, 75, 67
(d) Kesilapan caj kod perbelanjaan 15 19.7 14, 20, 22, 25, 27, 38,
39, 40, 42, 47, 48, 49,
55, 61, 62
42 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(e) Baucar bayaran/dokumen sokongan tidak disimpan
dengan selamat
12 15.8 16, 22, 23, 37, 39, 49,
52, 53, 55, 58, 68, 75
(f) Dokumen sokongan tidak dicop “Disahkan Betul”
dan salinan tidak dicop “Salinan Diakui Sah” oleh
Ketua Jabatan/pegawai yang diberi kuasa untuk
tujuan bayaran
8 10.5 18, 22, 54, 55, 61, 62,
63, 64
(g) Bayaran dilakukan sebelum testing &
commissioning (T&C) dilakukan/ sebelum bekalan/
perkhidmatan diterima
7 9.2 8, 20, 30, 40, 50, 53, 56
(h) Tuntutan perjalanan/bayaran balik/elaun terlebih
bayar/tidak dibayar dengan betul
4 5.3 4, 20, 43, 62
(i) Borang Permohonan Bertugas Di Luar Pejabat
lewat/tidak disediakan/diluluskan selepas
perjalanan dibuat
6 7.9 4, 10, 15, 24, 32, 70
(j) Bekalan/Perkhidmatan terlebih bayar/bagi
perkhidmatan yang tidak diberikan
2 2.6 6, 20
(k) Perolehan Perabot tidak menggunakan kontrak
pusat/panel
3 4.0 25, 38, 70
(l) Tiada pengesahan penerimaan
barang/perkhidmatan pada Pesanan Kerajaan
4 5.3 23, 24, 33, 36
(m) Bekalan/Perkhidmatan lewat dibekalkan daripada
tarikh yang ditetapkan
8 10.5 6, 9, 39, 41, 59, 60, 68,
69
(n) Peraku I/II dilakukan oleh Pegawai yang menuntut 3 4.0 59, 60, 73
(o) Bayaran dibuat tanpa bukti bekalan diterima
sepenuhnya
1 1.3 56
(p) Maklumat Pesanan Kerajaan tidak dicatatkan pada
baucar bayaran
1 1.3 21
12. Pengurusan Bayaran Pukal
[Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 3 Tahun 2009 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 12 Tahun 1990]
(a) Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (BP21) tidak
disemak/tidak dicetak
18 23.7 17, 19, 21, 22, 25, 32,
33, 36, 47, 49, 55, 56,
62, 63, 66, 69, 72, 74
(b) Bil asal utiliti tidak dicop “TELAH DIBAYAR” 9 11.8 17, 19, 21, 22, 34, 39,
48, 66, 72
(c) Tindakan tidak diambil ke atas perbezaan antara
Laporan BP21 dengan bil asal TNB dan Syarikat
Bekalan Air
1 1.3 32
(d) Baki tertunggak bil utiliti Syabas tidak diambil
tindakan pelarasan
1 1.3 12
(e) Daftar Khas Utiliti tidak disediakan/lengkap 3 4.0 62, 63, 72
2013 | LAPORAN TAHUNAN 43
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
13. Pengurusan Panjar Wang Runcit
[Arahan Perbendaharaan 112 dan 113]
(a) Surat kelulusan Panjar Wang Runcit tidak ada
dalam simpanan Pejabat
2 2.6 62, 63
(b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit lewat direkod
dalam Buku Tunai Panjar (Kew.249A)
1 1.3 74
(c) Rekupan Panjar Wang Runcit tidak dibuat apabila
wang dalam tangan berbaki sedikit
5 6.6 9, 23, 26, 59, 60
(d) Buku Tunai Panjar Wang Runcit tidak
diselenggarakan dengan betul/kemas kini
4 5.3 4, 8, 74, 76
(e) Sijil Pengambilalihan Panjar Wang Runcit tidak
disediakan/kemas kini
6 7.9 8, 6, 31, 39, 41, 47
(f) Sijil Pengambilalihan Panjar Wang Runcit tidak
ditandatangani dan tidak mengikut format yang
ditetapkan
1 1.3 12
(g) Baucar kecil (Kew.50) tidak dicatat nombor/vot
peruntukan
2 2.6 35, 74
(h) Baucar kecil (Kew. 50) tidak disediakan dengan
lengkap/difailkan/ditandatangan oleh pegawai
penerima
3 4.0 4, 8, 9
(i) Wang tunai dalam tangan kurang daripada baki
Buku Tunai PWR
1 1.3 31
(j) Peti Wang Tunai tidak disimpan ke dalam Peti Besi 1 1.3 69
(k) Tuntutan yang tidak dibenarkan dibayar melalui
PWR
2 2.6 59, 60
14. Pembayaran di Bawah AP 59(a)
[Arahan Perbendaharaan 112 dan 113]
(a) Buku Daftar AP 59 tidak disediakan 1 1.3 31
15. Lain-lain
(a) Daftar Khas Utiliti tidak disediakan/
diselenggarakan/kemas kini/ diperiksa setiap bulan
11 14.5 20, 21, 29, 36, 39, 47,
48, 62, 63, 66, 72
(b) Bayaran caj penyelenggaraan kenderaan yang
tidak munasabah
1 1.3 40
(c) Sewaan komputer dengan harga yang tidak
munasabah
1 1.3 49
(d) Perjanjian sewa beli dilaksanakan bagi perolehan
aset tanpa kelulusan Perbendaharaan
1 1.3 4
44 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
8. PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH/ AKAUN AMANAH/ DEPOSIT
Pengauditan terhadap Pengurusan Kumpulan Wang Amanah /Akaun Amanah/ Deposit
bertujuan untuk memastikan rekod diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan
akaun amanah/akaun deposit dibuka mengikut tujuan penubuhannya.
Kelemahan bagi kawalan ini adalah Daftar Pinjaman Perumahan tidak diselenggarakan
dengan lengkap mengikut format pekeliling dan tidak kemas kini telah mencatatkan
penemuan Audit Dalam yang tertinggi iaitu sebanyak 17.1% diikuti Daftar Pinjaman
Komputer tidak diselenggarakan dengan lengkap mengikut format pekeliling dan tidak
kemas kini sebanyak 13.2% serta Maklumat Pinjaman tidak direkodkan dalam Buku
Perkhidmatan sebanyak 9.2%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 8.
Jadual 8
Penemuan Terhadap Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/
Akaun Amanah/Deposit
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah [Arahan Akaun Amanah/Surat Ikatan Amanah;Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 18 Tahun 2001;Arahan Perbendaharaan 155]
(a) Buku Akaun Amanah tidak diselenggara 1 1.3 50
(b) Tiada pegawai khusus dilantik bagi
menguruskan Akaun Amanah
1 1.3 50
(c) Penyata Penyesuaian Akaun Amanah tidak
disediakan
2 2.6 25, 26
(d) Sijil Perakuan Baki Akaun Amanah tidak
disediakan dengan betul
1 1.3 50
2. Pinjaman Kenderaan
[Pekeliling Perbendaharaan 8/1993] (a) Daftar Pinjaman Kenderaan tidak lengkap
dan kemas kini 1 1.3 37
(b) Salinan fotostat bagi Buku Pendaftaran
dan Sijil Insurans tiada dalam Fail Peribadi pegawai
1 1.3 37
(c) Maklumat Pinjaman tidak direkodkan
dalam Buku Perkhidmatan
2 2.6 15, 72
3. Pinjaman Perumahan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6/1995] (a) Daftar Pinjaman Perumahan tidak
disediakan 1 1.3 47
(b) Daftar Pinjaman Perumahan tidak
diselenggarakan dengan lengkap mengikut format pekeliling /kemas kini
13 17.1 23, 24, 25, 37, 32, 38,
40, 43, 68, 61, 62, 63, 74
(c) Maklumat Pinjaman Tidak direkodkan dalam Buku Perkhidmatan
7 9.2 15, 18, 21, 37, 38, 48, 72
2013 | LAPORAN TAHUNAN 45
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
4. Pinjaman Komputer
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992] (a) Daftar Pinjaman Komputer tidak
diselenggarakan dengan lengkap
mengikut format pekeliling /kemas kini
10 13.2 17, 19, 20, 21, 25, 31, 32, 37, 74, 75
(b) Senarai semak pinjaman komputer tidak disediakan/dokumen pinjaman tidak
difailkan dengan lengkap
2 2.6 26, 73
(c) Maklumat Pinjaman tidak direkodkan dalam Buku Perkhidmatan
4 5.3 15, 17, 18, 72
5. Pengurusan Deposit [Panduan Kutipan & Perakaunan Hasil Hospital Bil. (18) dlm KKM 203/19 bertarikh 31.12.1993 dan Pekeliling Bahagian Akaun Bil. 2/1997]
(a) Daftar Akaun Deposit tidak diselenggarakan/kemas kini
3 4.0 41, 51, 61
(b) Penyesuaian tidak dibuat /dokumen
pelarasan deposit tidak dilampirkan/ dikemukakan kepada Bahagian Akaun,
KKM
2 2.6 51, 69
(c) Deposit Am Rumah tidak dikutip daripada
penghuni kuarters
6 7.9 20, 23, 24, 25, 27, 73
(f) Senarai Baki Deposit Tahunan tidak
disediakan dan dihantar ke Bahagian Akaun, KKM
4 5.3 23, 25, 26, 51
(g) Deposit yang tidak dituntut melebihi 12 bulan tidak diwartakan
2 2.6 18, 37
(h) Perjanjian penyewaan tidak disediakan setelah penghuni kuarters membayar
deposit
2 2.6 24, 25
(i) Perjanjian disediakan dan penghuni telah mendiami kuarters tanpa bayaran deposit
2 2.6 24, 25
(j) Perjanjian penyewaan yang disediakan
tidak lengkap
2 2.6 24, 25
(k) Daftar Kuarters Kerajaan tidak kemas kini 2 2.6 24, 25
(l) Sijil Pengesahan Baki tidak disediakan
dengan tepat
1 1.3 69
9. PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan bagi menentukan sama ada rekod harta modal,
inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan kemas kini.
Perkara yang disemak meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan,
pemeriksaan, penyenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira.
46 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
Penemuan Audit Dalam yang tertinggi adalah pengesahan pendaftaran aset tidak
dibuat/dicop pada dokumen punca pembelian aset sebanyak 52.6% diikuti oleh harta modal
dan inventori tidak dilabelkan Hak Kerajaan Malaysia sebanyak 48.7%. Butiran lanjut adalah
seperti di Jadual 9.
Jadual 9
Penemuan Terhadap Pengurusan Aset Alih Kerajaan
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]
(a) JKPAK belum ditubuhkan 2 2.6 55, 59
(b) Mesyuarat JKPAK tidak dilaksanakan/
dilaksanakan selepas mesyuarat JPKA
3 4.0 55, 59, 74
(c) JKPAK tidak bermesyuarat mengikut
kekerapan 3 bulan sekali
7 9.2 47, 49, 53, 54, 55, 61,
69
(d) JKPAK tidak membincangkan perkara/agenda
seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling
12 15.8 13, 20, 29, 46, 47, 49,
53, 55, 56, 57, 58, 61
(e) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) tidak
dibincangkan dalam Mesyuarat JKPAK
3 4.0 6, 11, 68
(f) Hasil mesyuarat JKPAK tidak dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
dan Akaun (JPKA)
4 5.3 31, 48, 55, 72
(g) Mesyuarat JKPAK tidak dipengerusikan oleh
Ketua Jabatan
2 2.6 54, 69
(h) Keanggotaan JKPAK tidak mengikut Pekeliling
yang ditetapkan
1 1.3 58
(i) Setiausaha tetap JKPAK bukan Pegawai Aset 4 5.3 13, 28, 29, 55
(j) Minit mesyuarat JKPAK tidak disediakan/
difailkan
4 5.3 41, 43, 56, 69
2. Unit Pengurusan Aset
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]
(a) Ringkasan laporan tahunan yang
ditandatangani oleh Pegawai Aset yang
diwakilkan kuasa tidak disediakan
1 1.3 55
(b) Ringkasan Laporan Tahunan tidak/lewat
dikemukakan ke Perbendaharaan/Ibu Pejabat
mengikut tempoh yang ditetapkan
2 2.6 55, 57
3. Pegawai Aset dan Stor [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]
(a) Pegawai Aset tidak mempunyai surat lantikan
bertulis Pegawai Pengawal
4 5.3 42, 49, 67, 68
(b) Pegawai Stor tidak dilantik oleh Ketua Jabatan 4 5.3 23, 24, 58,70
2013 | LAPORAN TAHUNAN 47
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
4. Peraturan Penerimaan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]
(a) Pegawai Penerima (PP) yang diberi
tanggungjawab untuk menerima dan
mengesahkan aset/barang-barang stor yang
diterima tidak dilantik secara bertulis
19 25.0 6, 11, 20, 25, 41, 42,
46, 47, 49, 50, 52, 53,
55, 57, 58, 59, 60, 63,
69
(b) Borang Terimaan Barang-barang (BTB)
KEW.PS-1 tidak disediakan/digunakan oleh
Pegawai Penerima/diperakukan oleh
Pegawai Pengesah bagi penerimaan barang-
barang ari pembekal di Stor Pusat/Utama
8 10.5 1, 7, 23, 25, 49, 54, 58,
61
(c) Borang Laporan Penerimaan Aset Alih
Kerajaan (KEW.PA-1)/Borang Laporan
Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) tidak
disediakan/dikemukakan kepada syarikat
pembekal dengan serta merta jika terdapat
kerosakan atau perselisihan kuantiti
2 2.6 8, 68
(d) Pegawai yang menerima aset/stok bukan
pegawai yang dilantik
11 14.5 31, 32, 51, 53, 54, 56,
60, 71, 73, 74, 75
(e) Penerimaan stok yang telah tamat tarikh luput 1 1.3 60
(f) Bekalan Pejabat diterima oleh Pegawai yang
tidak berkelayakan
1 1.3 63
(g) Penerimaan aset secara hadiah tidak
mendapat kelulusan
2 2.6 38, 63
(h) Tiada tarikh pengesahan penerimaan aset
dicatat pada dokumen punca maklumat
1 1.3 57
(i) Pengujian dan Pentauliahan penerimaan Aset
Teknikal tidak dilakukan oleh pegawai
dilantik/bertauliah
3 4.0 16, 34, 51
5. Urusan Pendaftaran
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]
(a) Harta Modal/Inventori tidak didaftarkan 13 17.1 1, 11, 17, 21, 22, 38,
39, 42, 45, 46, 47, 49,
69
(b) Harta Modal/Inventori tidak didaftarkan
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan
24 31.6 3, 8, 9, 16, 22, 26, 27,
30, 34, 49, 50, 52, 69,
51, 53, 54, 55, 56, 59,
60, 61, 62, 71, 74
(c) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)
tidak lengkap/ kemas kini
30 39.5 3, 7, 11, 16, 17, 18, 20,
23, 24, 25, 27, 29, 30,
34, 37, 39, 42, 45, 47,
49, 50, 54, 55, 57,58,
59, 60, 69, 74, 75
(d) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)
ditandatangani selain Ketua Jabatan
2 2.6 57,58
48 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(e) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)
tidak disediakan 2 salinan
1 1.3 47
(f) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)
yang asal tidak ditempatkan di lokasi aset
1 1.3 31
(g) Maklumat pada Daftar Harta Modal/Inventori
(KEW.PA-2/3) berbeza dengan Pesanan
Kerajaan
1 1.3 61
(h) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)
tidak disimpan dalam fail kulit keras di dalam
kabinet berkunci
2 2.6 49, 52
(i) No. Siri Pendaftaran Aset Bertindih 1 1.3 26
(j) Harta Modal dan Inventori didaftarkan tidak
mengikut kategori yang tepat
11 14.5 7, 74, 8, 15, 16, 42, 49,
53, 54, 59, 71
(k) Pengesahan pendaftaran tidak dibuat ke atas
punca maklumat
40 52.6 3, 8, 11, 20, 22, 24, 25,
26, 27, 30, 31, 32, 33,
34, 35, 37, 38, 39, 40,
41, 42, 45, 46, 47, 49,
51, 52, 53, 54, 55, 58,
61, 62, 65, 69, 70, 72,
74, 75, 76
(l) Nombor siri pendaftaran aset tidak
didaftarkan mengikut format yang ditetapkan
2 2.6 39, 47
(m) KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 tidak lengkap/kemas
kini
15 19.7 17, 20, 22, 23, 24, 30,
31, 37, 39, 47, 51, 54,
55, 58, 59
(n) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)/ Kad Petak
(KEW.PS-4)/Senarai Daftar Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-5) tidak diselenggara/lengkap/kemas
kini
36 47.4 4, 6, 7, 11, 14, 16, 20,
21, 22, 23, 24, 25, 31,
32, 36, 38, 39, 41, 42,
44, 46, 47, 49, 51, 52,
53, 54, 55, 56, 58, 59,
60, 62, 67, 69, 72
(o) Salah penggunaan warna Kad Petak bagi stok
tidak bertarikh luput/ bertarikh luput
4 5.3 39, 55, 60,63
(p) Kad Petak tidak ditempatkan bersama dengan
stok
4 5.3 7, 21, 38, 40
(q) Stok yang sama tetapi berbeza saiz direkod
pada Kad Petak yang sama
2 2.6 60, 62
(r) Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok
(KEW.PS-10) tidak diselenggarakan/ lengkap
4 5.3 61, 65, 70, 72
(s) Harga Perolehan Asal bagi sesuatu aset tidak
didaftarkan dengan tepat
3 4.0 1, 38, 47
2013 | LAPORAN TAHUNAN 49
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
6. Pelabelan Aset
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]
(a) Aset tidak dilabel Hak Kerajaan Malaysia/
nombor siri pendaftaran yang betul
37 48.7 3, 6, 7, 8, 11, 16, 17,
18, 19, 22, 24, 31, 32,
35, 36, 38, 39, 40, 41,
42, 47, 49, 50, 51, 53,
54, 55, 56, 57, 58, 59,
60, 63, 67, 68, 69, 71
7. Penggunaan Aset
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]
(a) Aset tiada di lokasi semasa pemeriksaan
Audit/tidak dapat dikesan
4 5.3 7, 45, 50, 59
(b) Aset yang diperolehi tidak digunakan 16 21.1 5, 8, 10, 16, 17, 27, 32,
38, 39, 41, 53, 57, 68,
71, 74, 75
(c) Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori
(KEW.PA-6) tidak diselenggara/lengkap/kemas
kini/mengikut format/ tidak disimpan dalam
kabinet besi
8 10.5 11, 20, 31, 34, 37, 45,
58, 63
(d) Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) tidak
disediakan oleh Pegawai Aset/ tidak
ditandatangani oleh Pegawai
Bertanggungjawab
13 17.1 3, 15, 24, 25, 34, 38,
41, 49, 66, 67, 70, 71,
75
(e) Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) tidak
disediakan dalam 2 salinan
15 19.7 3, 16, 23, 24, 29, 36,
39, 40, 41, 47, 49, 50,
63, 65, 66
(f) Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) tidak
kemas kini/tiada tarikh/tidak lengkap
8 10.5 1, 7, 42, 58, 59, 60, 71,
74
(g) Kerosakan aset tidak dilaporkan dengan
menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset
(KEW.PA-9)
11 14.5 16, 23, 24, 38, 39, 49,
54, 56, 58, 59, 74
(h) KEW.PA-9 tidak diisi lengkap 1 1.3 8
(i) Tindakan susulan tidak diambil terhadap aset
yang rosak
2 2.6 29, 50
8. Penyimpanan Aset [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, 5/2009]
(a) Stok mudah terbakar tidak disimpan di tempat
yang selamat dan sesuai
1 1.3 39
(b) Aset dan barang-barang stor yang sangat
menarik/bernilai tinggi tidak disimpan di
tempat yang berasingan
2 2.6 39, 54
9. Pemeriksaan Aset dan Stor
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Perbezaan baki stok tidak dikemas kini dalam 2 2.6 53,55
50 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)
(b) Kad Petak (KEW.PS-4) tidak kemas
kini/membuat satu garisan merah/
menurunkan tandatangan dan tarikh pada
akhir transaksi kad petak tersebut semasa
pengiraan stok dijalankan
15 19.7 5, 6, 18, 23, 24, 32, 36,
38, 41, 47, 49, 53, 54,
55, 56
(c) Baki fizikal barang-barang stor berbeza
dengan baki terakhir di kad petak
11 14.5 6, 20, 21, 41, 42, 49,
55, 57, 66, 69, 72
(d) Pegawai Pemeriksa terlibat secara langsung
dengan pengurusan aset/tidak dilantik
secara bertulis oleh Pegawai Pengawal
4 5.3 16, 57, 63, 68
(e) Aset tidak diperiksa sekurang-kurangnya 1 kali
setahun
13 17.1 8, 20, 24, 25, 35, 50,
53, 54, 56, 60, 69, 74,
75
(f) Pemeriksaan Aset tidak dilaksanakan secara
menyeluruh
5 6.6 53, 56, 58, 60, 75
(g) Pemeriksaan tidak dilaksanakan di Stor Pusat
dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua
stok
7 9.2 7, 52, 53, 54, 55, 56,
60
(h) Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-
10)/ Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) tidak
disediakan /lengkap/ mengikut pekeliling/
dikemukakan kepada Ketua Jabatan
16 21.1 3, 12, 32, 38, 47, 50,
53, 54, 57, 58, 59, 60,
61, 63, 73, 75
(i) KEW.PS-11 tidak lengkap 2 2.6 23, 24
(j) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak
(KEW. PS-4) tidak dikemas kini
2 2.6 12, 58
(k) Pengiraan stok tidak dilaksanakan di Stor
Pusat, Stor Utama dan Stor Unit apabila
berlaku transaksi penerimaan dan
pengeluaran
10 13.1 25, 53, 54, 55, 59, 60,
61, 62, 63, 69
(l) Pengiraan stok tidak dilaksanakan oleh
Pegawai Stor
1 1.3 7
(m) Pelarasan Stok tidak dilaksanakan apabila
terdapat perbezaan disebabkan oleh
kesilapan pengiraan dengan menggunakan
Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17)
2 2.6 7, 55
(n) Laporan Pemeriksaan KEW.PS-14 tidak
disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Stok/tidak
disemak/tidak disahkan oleh Pemverifikasi
Stor
4 5.3 51, 53, 54, 55
(o) Pemverifikasi Stor tidak dilaksanakan oleh
pegawai yang dilantik Ketua
Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha
(Kementerian) atau Ketua Pengarah/
Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan)
6 7.9 7, 23, 24, 25, 55, 58
2013 | LAPORAN TAHUNAN 51
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(p) Verifikasi stor tidak dilaksanakan selepas
pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di
Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-
kurangnya satu (1) tahun sekali
6 7.9 31, 53, 54, 55, 56, 58
(q) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan
Stor KEW.PS-15 tidak disediakan oleh
Pemverifikasi Stor
6 7.9 7, 51, 53, 54, 55, 58
(r) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16),
Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-
20), Laporan Tahunan Kehilangan dan
Hapuskira Stok (KEW.PS-22) tidak disediakan
1 1.3 51
(s) Pemeriksaan Mengejut Aset tidak dilakukan/
bukan dilakukan oleh Ketua Jabatan/tidak
direkodkan pada daftar
16 21.1 21, 22, 24, 25, 34, 35,
36, 47, 58, 61, 70,71,
72, 73, 74, 75
(t) Pegawai Pemverifikasi Stor tidak dilantik 4 5.3 58, 61, 62, 63
(u) Pegawai Pemeriksa Stok tidak dilantik 1 1.3 63
(v) Lantikan Lembaga Pelupusan Aset Alih
Kerajaan (KEW.PA-15) tidak dikemukakan
untuk semakan
1 1.3 61
(w) Pengiraan Stok tidak dijalankan apabila
berlaku transaksi penerimaan dan
pengeluaran
1 1.3 61
10. Penggunaan Kenderaan Jabatan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Pegawai Kenderaan tidak dilantik/dinyatakan
dalam senarai tugas
7 9.2 32, 34, 39, 47, 49, 69,
72
(b) Fail Sejarah tidak diselenggarakan bagi setiap
kenderaan
5 6.6 31, 37, 47, 52, 53
(c) Kenderaan digunakan tanpa kelulusan
Pegawai Kenderaan
5 6.6 16, 31, 32, 54, 63
(d) Buku Log tidak diselenggarakan dengan
lengkap/tidak kemas kini
30 39.5 2, 4, 5, 9, 12, 16, 17,
23, 24, 25, 27, 33, 38,
39, 47, 52, 53, 54, 55,
58, 59, 60, 61, 62, 63,
69, 73, 74, 75, 76
(e) Buku Log tidak direkod bermula muka surat
baru bagi setiap bulan
3 4.0 5, 52, 61
(f) Helaian Buku Log tidak diceraikan/difailkan
berasingan
12 15.8 2, 21, 23, 25, 29, 32,
38, 41, 47, 49, 52, 54,
(g) Buku Log tidak diperiksa secara bulanan 11 14.5 26, 31, 39, 47, 49, 50,
52, 54, 66, 70, 72
(h) Kenderaan dipandu oleh Pemandu/pegawai
yang tidak diberi kuasa
1 1.3 3
(i) Penggunaan minyak meragukan/tidak
munasabah
4 5.3 3, 5, 10, 28
52 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(j) Pemantauan/Analisis terhadap penggunaan
minyak tidak dilaksanakan
2 2.6 12, 60
(k) Kad Inden Minyak tidak disimpan oleh
Pegawai Kenderaan (Pemegang Kad) setiap
masa
6 7.9 17, 39, 47, 53, 54, 69
(l) Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak
diselenggarakan/lengkap/kemas kini/
mengikut format pekeliling
31 40.8 5, 6, 7, 8, 9, 13, 14, 17,
19, 20, 21, 25, 26, 27,
33, 40, 42, 43, 45, 47,
49, 50, 52, 53, 54, 58,
69, 70, 72, 73, 74
(m) Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak
tidak disemak/diperiksa oleh Ketua Jabatan
atau pegawai yang dilantik
4 5.3 39, 67, 69, 72
(n) Tidak ada bukti semakan Ketua Jabatan
terhadap Buku Rekod Kad Inden Minyak
1 1.3 73
(o) Resit pembelian minyak tidak disimpan
dengan teratur/tersusun
3 4.0 17, 53, 54
(p) Penyata Pembelian/Penyata Kad tidak
disemak silang dengan salinan resit/ disahkan
oleh Pemegang Kad sebelum bayaran
dilakukan
24 31.6 4, 7, 9, 17, 19, 26, 27,
29, 30, 31, 33, 34, 37,
39, 40, 47, 52, 54, 58,
61, 62, 63, 66, 70
(q) Rekod/ Daftar Kad Touch n Go tidak
diselenggarakan oleh Pemandu dengan
lengkap/kemas kini/ tidak mengikut format
18 23.7 5, 7, 8, 9, 16, 18, 21,
23, 24, 31, 32, 33, 35,
36, 42, 58, 66, 73
(r) Kad tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan 3 4.0 17, 21, 73
(s) Smart Tag pegawai Gred JUSA tidak
direkodkan sebagai inventori Kerajaan
1 1.3 58
(t) Penggunaan Kad Touch n Go yang meragukan 1 1.3 5
(u) Daftar Penggunaan minyak Genset tidak
diselenggarakan dan tiada pegawai pemantau
bagi semakan rekod dan penggunaan minyak
berkenaan
1 1.3 54
(v) Perbezaan bacaan odometer antara catatan
Buku Log Kenderaan dan bacaan odometer di
kenderaan
2 2.6 38, 49
(w) Odometer kenderaan dalam keadaan rosak 1 1.3 38
(x) Cerakinan penggunaan bahan api tidak dikira
dengan tepat
2 2.6 2, 5
(y) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan ke atas
penggunaan Buku Log oleh Ketua Jabatan
sekurang-kurangnya sekali setahun
1 1.3 27
11. Peraturan Penyenggaraan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Senarai Aset Yang Memerlukan
Penyenggaraan (KEW.PA-13) tidak disediakan
15 19.7 2, 6, 11, 16, 17, 24, 25,
42, 45, 47, 49, 51, 54,
2013 | LAPORAN TAHUNAN 53
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
74, 75
(b) Program Penyenggaraan tidak disediakan 1 1.3 58
(c) Program Penyenggaraan tidak dilaksanakan
mengikut jadual yang ditetapkan
1 1.3 35
(d) Program Penyenggaraan yang dilaksanakan
(Penyenggaraan pencegahan dan Pembaikan)
tidak direkodkan/tidak lengkap/tidak
kemaskini dalam Daftar Penyenggaraan
Harta Modal (KEW.PA-14)
19 25.0 2, 6, 16, 23, 24, 25, 29,
30, 36, 42, 45, 47, 51,
54, 55, 56, 58, 69, 75
12. Pelupusan Aset dan Stok Bernilai Rendah
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Fail Pelupusan tidak diselenggarakan dengan
lengkap/tidak kemas kini
1 1.3 40
(b) Perancangan/Jadual Pemeriksaan bagi
pelupusan aset tidak disediakan
1 1.3 55
(c) Pemeriksaan aset tidak dijalankan dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan
oleh Jabatan
1 1.3 55
(d) Aset yang perlu dilupuskan tidak disenaraikan
di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urus Setia
Pelupusan
2 2.6 55, 60
(e) Aset yang rosak tidak diambil tindakan
pelupusan
1 1.3 16
(f) Pelupusan tidak dijalankan dalam tempoh 3
bulan selepas mendapat kelulusan
3 4.0 65, 68, 58
(g) Urus Setia tidak mendapat kelulusan
pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus
3 4.0 49, 53, 55
(h) Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset (KEW.PA-
18) tidak dinyatakan dengan jelas butiran aset
yang dilupuskan
1 1.3 56
(i) Lembaga Pemeriksaan Pelupusan tidak
dilantik
1 1.3 55
(j) Rekod Daftar Aset (KEW.PA-2/3) tidak
dikemas kini/disimpan dalam Fail Pelupusan
1 1.3 12
(k) Stok yang telah luput tarikh tidak dilupuskan 2 2.6 59, 63
13. Pengurusan Kehilangan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Kehilangan aset yang belum selesai pada
tahun kewangan yang diaudit
1 1.3 55
(b) Pegawai yang bertanggungjawab tidak/lewat
melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan
5 6.6 7, 10, 55, 57, 73
(c) Ketua Jabatan/Pegawai bertanggungjawab
tidak membuat Laporan Polis dalam tempoh
24 jam dari waktu kehilangan
3 4.0 69, 55, 57
54 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
PENEMUAN JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(d) Salinan Laporan Awal tidak dikemukakan
kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit
Negara dan/atau wakil tempatan Ketua Audit
Negara
1 1.3 55
(e) Lewat melantik Jawatankuasa Penyiasat
(KEW.PA-29)
1 1.3 57
14. Lain –Lain
(a) Stor Unit belum ditukar kepada Stor Utama 4 5.3 23, 24, 25, 70
(b) Pelulus pengeluaran stok tidak dilantik 2 2.6 23, 24
10. MAKLUM BALAS DARIPADA PTJ TERHADAP PEMERHATIAN AUDIT DALAM
Maklum balas daripada PTJ terhadap pemerhatian Audit dalam tempoh yang ditetapkan (30
hari daripada tarikh surat pemerhatian Audit) menunjukkan komitmen pihak pengurusan
untuk menambahbaik tahap prestasi pengurusan kewangan dan tindakan pembetulan dan
pencegahan yang telah diambil oleh PTJ. Bagaimanapun, masih terdapat PTJ yang
mengemukakan maklum balas melebihi 30 hari. Ringkasan maklumat adalah seperti
berikut:
38 PTJ (50%) mengemukakan maklum balas dalam tempoh 30 hari
37 PTJ (48.7%) mengemukakan maklum balas melebihi 30 hari
1 PTJ (1.3%) belum mengemukakan maklum balas
Penerangan lanjut adalah seperti di Jadual 10.
Jadual 10
Maklum Balas Daripada PTJ Terhadap Pemerhatian Audit Dalam
BIL. PTJ TARIKH
LAPORAN
TARIKH
MAKLUM
BALAS
TEMPOH
(HARI)
DALAM TEMPOH 30 HARI
1. Pejabat Kesihatan Daerah Putrajaya 19.04.2013 03.05.2013 14
2. Bahagian Sumber Manusia 27.12.2013 10.01.2014 14
3. Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa 02.01.2014 16.01.2014 14
4. Pejabat Kesihatan Daerah Kerian, Perak 20.12.2013 06.01.2014 17
5. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang
Perai Utara 09.09.2013 27.09.2013 18
2013 | LAPORAN TAHUNAN 55
BIL. PTJ TARIKH
LAPORAN
TARIKH
MAKLUM
BALAS
TEMPOH
(HARI)
6. Bahagian Khidmat Pengurusan 19.12.2013 07.01.2014 19
7. Hospital Kluang, Johor 13.12.2013 02.01.2014 20
8. Bahagian Akaun 23.12.2013 02.01.2014 20
9. Bahagian Pembangunan Kompetensi 10.01.2014 30.01.2014 20
10. Bahagian Perkhidmatan Farmasi 02.01.2014 22.01.2014 20
11. Institut Penyelidikan Perubatan 02.10.2013 23.10.2013 21
12. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jasin 31.10.2013 21.11.2013 21
13. Bahagian Kewangan, KKM 13.12.2013 03.01.2014 21
14. Bahagian Kesihatan Awam 23.12.2013 13.01.2013 21
15. Hospital Jasin 23.12.2013 13.01.2014 21
16. Hospital Kota Marudu 23.12.2013 13.01.2013 21
17. Ibu Pejabat Program Perubatan 27.12.2013 17.01.2014 21
18. Hospital Labuan 04.09.2013 26.09.2013 22
19. Bahagian Perancangan & Pembangunan 28.11.2013 20.12.2013 22
20. Pejabat Kesihatan Daerah Alor Gajah 30.09.2013 23.10.2013 23
21. Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam 09.09.2013 03.10.2013 24
22. Jabatan Kesihatan Negeri Johor 11.03.2013 05.04.2013 25
23. Hospital Jelebu 11.11.2013 06.12.2013 25
24. Bahagian Perolehan Dan Penswastaan 20.12.2013 15.01.2014 26
25. Jabatan Patologi Hospital Kuala Lumpur 26.03.2013 22.04.2013 27
26. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Tanah
Merah 08.05.2013 04.06.2013 27
27. Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh 10.05.2013 07.06.2013 28
28. Hospital Yan 04.07.2013 01.08.2013 28
29. Jabatan Kesihatan Negeri Selangor 20.03.2013 18.04.2013 29
30. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
Perlis (Pergigian) 17.04.2013 16.05.2013 29
31. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala
Terengganu 09.09.2013 08.10.2013 29
32. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Segamat 12.09.2013 11.10.2013 29
33. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah
Persekutuan (Pergigian) 10.10.2013 08.11.2013 29
56 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
BIL. PTJ TARIKH
LAPORAN
TARIKH
MAKLUM
BALAS
TEMPOH
(HARI)
34. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
Selangor (Farmasi) 10.10.2013 08.11.2013 29
35. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
Selangor (Pergigian) 31.10.2013 29.11.2013 29
36. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Timur
Laut 29.05.2013 28.06.2013 30
37. Hospital Jengka 19.11.2013 19.12.2013 30
38. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Batang
Padang, Perak 11.12.2013 10.01.2014 30
MELEBIHI TEMPOH 30 HARI
39. Hospital Sultanah Aminah 29.07.2013 29.08.2013 31
40. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
Johor (Farmasi) 21.10.2013 21.11.2013 31
41. Bahagian Pengurusan Maklumat 20.12.2013 20.01.2014 31
42. Jabatan Kesihatan Negeri Melaka 12.03.2013 12.04.2013 31
43. Hospital Melaka 07.03.2013 08.04.2013 31
44. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah
Persekutuan (Farmasi) 19.04.2013 23.05.2013 34
45. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Baling 06.03.2013 10.04.2013 34
46. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Setiu 31.10.2013 04.12.2013 34
47. Pejabat Kesihatan Daerah Jasin 22.07.2013 26.08.2013 35
48. Pejabat Kesihatan Daerah Bandar Bharu 25.09.2013 05.11.2013 35
49. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Machang 03.04.2013 09.05.2013 36
50. Makmal Ubat & Stor Bahagian Sri Aman 29.10.2013 05.12.2013 36
51. Pejabat Kesihatan Daerah Baling 29.10.2013 05.12.2013 36
52. Pejabat Kesihatan Daerah Jeli 24.06.2013 31.07.2013 37
53. Hospital Slim River, Perak 25.10.2013 02.12.2013 37
54. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kinta,
Perak 22.04.2013 31.05.2013 39
55. Hospital Raja Charles Brooke 19.04.2013 28.05.2013 39
56. Pejabat Kesihatan Bahagian Kota Samarahan 08.10.2013 20.11.2013 43
57. Jabatan Kesihatan Negeri Sabah 23.04.2013 10.06.2013 45
2013 | LAPORAN TAHUNAN 57
BIL. PTJ TARIKH
LAPORAN
TARIKH
MAKLUM
BALAS
TEMPOH
(HARI)
58. Hospital Ranau 11.12.2013 28.01.2014 47
59. Pejabat Kesihatan Daerah Manjung, Perak 28.06.2013 15.08.2013 47
60. Pejabat Kesihatan Bahagian Kuching 06.06.2013 23.07.2013 47
61. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Besut 06.08.2013 22.09.2013 47
62. Bahagian Perubatan Tradisional &
Komplementari 27.12.2013 13.02.2014 48
63. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jerantut 06.11.2013 24.12.2013 48
64. Hospital Gua Musang 26.11.2013 15.01.2014 49
65. Hospital Kajang 03.07.2013 21.08.2013 49
66. Hospital Port Dickson 15.07.2013 06.09.2013 52
67. Bahagian Pengurusan Latihan 16.11.2013 07.01.2014 52
68. Pejabat Kesihatan Daerah Temerloh 20.03.2013 13.05.2013 54
69. Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan 21.10.2013 30.12.2013 70
70. Pejabat Kesihatan Daerah Rompin 25.09.2013 04.12.2013 70
71. Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan
Sandakan 09.09.2013 22.11.2013 74
72. Pejabat Kesihatan Kawasan Kudat 08.10.2013 23.12.2013 76
73. Hospital Queen Elizabeth II 06.11.2013 23.01.2014 78
74. Hospital Sultan Ismail Pandan 15.3.2013 17.06.2013 94
75. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Pulau
Pinang (Farmasi) 15.3.2013 17.06.2013 94
MAKLUM BALAS BELUM DITERIMA
76. Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Terengganu 27.01.2014 -
Lanjut tempoh
6.03.2014
(masih belum
diterima
setakat
Laporan ini)
58 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013
11. SYOR AUDIT DALAM
Bagi mempertingkatkan tahap pengurusan kewangan PTJ disyorkan supaya memberi
pertimbangan terhadap perkara berikut:
a) Dalam meningkatkan prestasi pengurusan kewangan jabatan, Ketua Jabatan mesti
memainkan peranan yang aktif dengan penyeliaan lebih rapi terhadap tugas yang
dilaksanakan oleh pegawai bawahan yang terlibat secara langsung dengan urusan
kewangan;
b) Memastikan latihan yang berterusan dalam aspek kewangan diberikan kepada
pegawai bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai terutamanya
mereka yang terlibat dalam pengurusan kewangan jabatan;
c) Syor Audit hendaklah diteliti dan diambil perhatian yang sewajarnya supaya
kelemahan yang dibangkitkan dapat diatasi dan tidak berulang;
d) Tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang menyeluruh hendaklah diambil
bagi teguran Audit dan tidak tertumpu kepada isu/pensampelan yang dibangkitkan
sahaja. Ini akan dapat mengurangkan isu yang sama berulang lagi;
e) Menjadikan pengurusan kewangan sebagai aspek penting dan utama dalam
pengurusan jabatan;
f) PTJ perlu mengambil tindakan pencegahan dan pembetulan bagi menambah baik
kawalan pengurusan kewangan di PTJ masing-masing agar ianya lebih mantap dan
berkesan; dan
g) Menjadikan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dan Jawatankuasa
Audit sebagai satu platform untuk menilai kawalan pengurusan kewangan di mana ia
mempunyai unsur ‘self auditing’. Perkara-perkara yang dibincangkan dalam
mesyuarat tersebut hendaklah meliputi semua tindakan yang perlu diambil terhadap
isu atau penemuan yang dibangkitkan oleh pihak Audit.