19/12/2012 1

Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Tanggungjawab Ketua Audit Negara

Pengauditan Pengurusan Kewangan

Objektif Pengauditan

Metodologi Pengauditan

Teguran Audit

Rumusan dan Syor

19/12/2012 2

...mengawal perbelanjaan yang dibenarkan di bawah maksud itu dan menjadi ketua pegawai perakaunan mengenai semua wang awam yang telah dipungut, diterima atau dibelanjakan dan semua stor awam yang telah diterima, dipegang atau dilupuskan... {Seksyen 15A, Akta Prosedur Kewangan 1957}

...atas pengurusan yang sepatutnya mengenai segala wang awam yang dipungut, diterima atau dibelanjakan dan semua barang awam yang diterima, disimpan atau dilupuskan...{AP 10}

... atas pelaksanaan atau pengurusan sesuatu program/projek dengan berdasarkan ekonomi yang sepatutnya dalam segala hal... {AP 13(ii)}

19/12/2012 3

19/12/2012 4

...mengaudit akaun bagi Persekutuan dan Negeri-negeri &

melaporkannya... {Perkara 106, Perlembagaan Persekutuan}

...mengemukakan laporan-laporannya kepada Yang di-Pertuan

Agong yang hendaklah menyebabkan laporan itu dibentangkan

di Dewan Rakyat. {Perkara 107(1), Perlembagaan

Persekutuan}

...mengemukakan laporan yang berhubungan dengan akaun

bagi sesuatu Negeri, atau berhubungan dengan akaun-akaun

bagi mana-mana pihak berkuasa awam yang menjalankan

kuasa yang diberikan oleh undang-undang Negeri, kepada

Raja atau Yang di-Pertua Negeri bagi Negeri itu yang

hendaklah menyebabkan laporan itu dibentangkan di Dewan

Undangan {Perkara 107(2), Perlembagaan Persekutuan}

19/12/2012 5

Seksyen 6. Corak Pengauditan (Akta Audit 1957)

(a) sama ada segala langkah berjaga-jaga yang munasabah telah

diambil untuk melindungi pemungutan dan penjagaan wang awam

atau wang lain yang tertakluk kepada pengauditannya;

(b) sama ada pengeluaran dan pembayaran wang yang tertakluk

kepada pengauditannya telah dibuat mengikut kuasa yang

sepatutnya dan pembayaran telah dipertanggungkan dengan

sepatutnya dan adalah disokong dengan baucar atau bukti

pembayaran yang cukup;

(ba) sama ada perhatian yang sewajarnya telah diambil untuk

memberikan penjelasan mengenai, dan untuk memastikan

penggunaan, pengawalan, penyenggaraan dan pelupusan yang

sepatutnya, segala simpanan awam atau simpanan lain yang

tertakluk kepada pengauditannya;

19/12/2012 6

Seksyen 6. Corak Pengauditan (Akta Audit 1957)

(c) sama ada segala akaun & rekod lain telah dan sedang

disenggarakan dengan sepatutnya dan tepat;

(d) sama ada pada pendapatnya wang telah digunakan untuk maksud

wang itu diperuntukkan atau dibenarkan & aktiviti yang berhubungan

dengan maksud itu telah dijalankan atau diuruskan dengan cara yang

cekap dengan memberikan perhatian yang sewajarnya terhadap

keekonomian & pengelakan pembaziran atau keborosan; dan

(e) sama ada peruntukan Perlembagaan Persekutuan & Akta Tatacara

Kewangan 1957, dan mana-mana undang-undang bertulis lain yang

berhubungan dengan wang atau simpanan yang tertakluk kepada

pengauditannya telah dipatuhi dari segala aspek.

Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Jabatan Audit Negara akan menjalankan 3 kaedah pengauditan iaitu:

Pengauditan Terhadap Penyata Kewangan;

Pengauditan Pematuhan; dan

Pengauditan Prestasi.

19/12/2012 7

Pengauditan pengurusan kewangan: merupakan pengauditan pematuhan yang dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan.

19/12/2012 8

Objektif Pengauditan: Membuat rumusan mengenai tahap pengurusan

kewangan dengan menentukan sama ada:

1. wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan;

2. wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pungutan hasil, perbelanjaan, amanah, kontrak, aset dan stor;

3. pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan

4. rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

19/12/2012 9

Metodologi Pengauditan Merangkumi 6 elemen utama iaitu:

1. Kawalan Pengurusan

2. Kawalan Bajet

3. Kawalan Terimaan

4. Kawalan Perbelanjaan

5. Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah & Deposit

6. Pengurusan Aset & Stor 19/12/2012 10

PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. Kawalan Pengurusan 4 aspek utama akan diaudit:

Struktur Organisasi

Sistem dan Prosedur

Jawatankuasa-jawatankuasa dan Unit Audit Dalam

Pengurusan Sumber Manusia

19/12/2012 11

2. Kawalan Bajet 5 aspek utama akan diaudit:

Penyediaan Bajet

Pengagihan Peruntukan

Pindah/Tambah Peruntukan

Pemantauan Kemajuan/Prestasi Perbelanjaan

Pelaporan

19/12/2012 12

3. Kawalan Terimaan 5 aspek utama akan diaudit:

Kawalan Borang Hasil

Penerimaan Wang

Kemasukan Pungutan Ke Bank

Kawalan Perakaunan Terimaan/Hasil

Akaun Belum Terima

19/12/2012 13

4. Kawalan Perbelanjaan 4 aspek utama akan diaudit:

Kawalan Peruntukan

Pengurusan Perolehan

Pengurusan Pembayaran

Pengurusan Panjar Wang Runcit

19/12/2012 14

5. Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah & Deposit

3 aspek utama akan diaudit:

Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah

Pengurusan Pinjaman (Kumpulan Wang) ▪ Pinjaman Kenderaan

▪ Pinjaman Komputer

▪ Pendahuluan Diri/Pelbagai

Pengurusan Akaun Deposit

19/12/2012 15

6. Pengurusan Aset Dan Stor 7 aspek utama (PP 5/2007) akan diaudit:

Kawalan Umum

Penerimaan

Pendaftaran

Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan Aset

Penyelenggaraan Aset

Pelupusan

Kehilangan dan Hapus Kira

19/12/2012 16

ISU ISU TEGURAN AUDIT

19/12/2012 17

1. Struktur Organisasi

Carta Organisasi tidak lengkap, kemas kini atau tidak bertarikh kuat kuasanya.

Carta Organisasi tidak dipamerkan.

Penurunan kuasa tidak teratur (khususnya di bawah AP 69 di mana penerima wang tidak dinamakan).

Polisi pusingan tugas tidak diwujudkan.

19/12/2012 18

2. Sistem dan Prosedur

MPK Kementerian/Jabatan tidak disediakan.

Fail Meja tidak lengkap dan kemas kini.

Pemeriksaan mengejut hanya meliputi Panjar Wang Runcit sahaja.

19/12/2012 19

3. Jawatankuasa Dan Unit Audit Dalam

i. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

ii. Jawatankuasa Pengurusan Keutuhan

iii. Jawatankuasa Pembangunan

iv. Unit Audit Dalam

19/12/2012 20

3i. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (PP Bil. 10/2008)

Tidak bermesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan.

PTJ tidak menghantar Laporan Suku Tahun.

Tiada mekanisme untuk memastikan semua PTJ mengemukakan laporan suku tahun.

Laporan PTJ tidak mengikut format yang ditetapkan/tidak lengkap.

Lewat menghantar Laporan kepada Kementerian.

19/12/2012 21

3ii. Jawatankuasa Pengurusan Keutuhan (Arahan YAB Perdana Menteri No. 1/1998 dan Siri 2 No. 1/2000) KSU tidak mempengerusikan mesyuarat.

Tidak bermesyuarat mengikut kekerapan (3 bulan sekali) yang ditetapkan.

Ahli-ahli jawatankuasa tidak dilantik secara rasmi/bertulis.

Tidak membincang perkara yang ditetapkan.

Laporan Suku Tahun tidak disediakan dengan lengkap atau tidak dikemukakan BPR/MAMPU.

19/12/2012 22

3iii. Jawatankuasa Pembangunan (Arahan Perdana Menteri No. 1/2004) KSU tidak mempengerusikan mesyuarat.

Ahli-ahli jawatankuasa tidak dilantik secara rasmi/bertulis.

Tidak bermesyuarat mengikut kekerapan (sebulan sekali) yang ditetapkan.

Tidak membincang perkara yang ditetapkan.

19/12/2012 23

3iv. UAD (Pekeliling Perbendaharaan 9/2004)

Rancangan Tahunan UAD tidak disediakan.

KSU tidak mengkaji/meluluskan Rancangan Tahunan UAD.

Rancangan UAD tidak/lewat (selepas 31 Januari tahun semasa) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia.

Laporan UAD tidak dibentangkan dalam mesyuarat JPKA.

Laporan Tahunan UAD tidak/lewat (selepas 31 Mac tahun berikutnya) dikemukakan kepada Perbendaharaan.

Tiada tindakan susulan diambil terhadap pemerhatian/laporan audit dalam.

Tiada latihan/kursus dijalankan untuk anggota UAD.

19/12/2012 24

4. Pengurusan Sumber Manusia i. Perjawatan (Pekeliling Perkhidmatan 5/2007)

Tiada tindakan diambil untuk mengisi kekosongan jawatan.

Tiada rancangan untuk mengkaji beban kerja (tiada rancangan untuk Penstrukturan Semula).

19/12/2012 25

4.ii. Latihan (Pekeliling Perkhidmatan 6/2005) Rancangan tahunan tidak tercapai. Ada pegawai yang tidak dilatih sekurang-

kurangnya 7 hari setahun. Tiada mekanisme untuk memastikan setiap

pegawai dilatih. Kursus pengurusan kewangan tidak dirancang.

19/12/2012 26

1. Penyediaan Bajet

Ada butiran yang tidak disokong dengan justifikasi yang jelas.

Cadangan belanjawan tidak disemak semula oleh Pegawai Pengawal.

Cadangan belanjawan lewat dikemukakan ke Kementerian.

Perjanjian Program yang kemas kini tidak/lewat dikemukakan kepada Perbendaharaan (sebelum 31 Oktober tahun semasa).

19/12/2012 27

2. Pengagihan Peruntukan Waran agihan peruntukan tidak diagihkan sebaik saja

Waran Am diterima.

Kelewatan mengeluarkan sub-waran.

Jadual/pelan tindakan tidak disediakan supaya setiap peruntukan dapat dibelanjakan sepenuhnya.

Peruntukan diagihkan kepada Badan Berkanun tidak berasaskan kemajuan projek.

19/12/2012 28

3. Kelulusan Pindah/Tambah Peruntukan Salinan waran pindah peruntukan lewat (selepas 31 Disember tahun

berkenaan) dikemukakan kepada JANM.

Jumlah yang dipindah tidak dibelanjakan sepenuhnya.

Jumlah yang ditambah tidak dibelanjakan sepenuhnya.

Tambahan kepada butiran yang telah dikurangkan melalui pindah peruntukan dibuat tanpa kelulusan Perbendaharaan.

Pengurangan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah peruntukan dibuat tanpa kelulusan Perbendaharaan.

Penurunan kuasa untuk meluluskan pindah peruntukan tidak dapat dikemukakan.

19/12/2012 29

4. Pemantauan Kemajuan/Prestasi Perbelanjaan

maklumat kemajuan kewangan dan fizikal daripada agensi pelaksana tidak diperolehi secara berjadual/berkala.

Data peruntukan dan perbelanjaan projek tidak dikemaskinikan dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII).

Penilaian impak setiap aktiviti sekurang-kurangnya sekali dalam masa 5 tahun tidak dijalankan.

19/12/2012 30

5. Pelaporan Laporan Pengecualian tidak disediakan/dikemukakan ke Perbendaharaan bagi

perbelanjaan yang melebihi tahap varian.

Laporan untuk Buku Anggaran Belanjawan Program Dan Prestasi lewat (selepas 31 Mei) dikemukakan ke Perbendaharaan.

Laporan Perbelanjaan Suku Tahun tidak lengkap dan menyeluruh.

Terdapat PTJ yang tidak mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan bersama Penyata Penyesuaian.

Penyata Penyesuaian tidak sempurna dan menyeluruh.

Tiada bukti Laporan Mengenai Keperluan Aliran Wang Tunai dikemukakan kepada Perbendaharaan.

Laporan Mengenai Keperluan Aliran Wang Tunai yang disahkan Pegawai Pengawal lewat dikemukakan ke Perbendaharaan (sebelum 7 hari bulan setiap permulaan suku tahun - Januari, April, Julai dan Oktober).

19/12/2012 31

1. Kawalan Borang Hasil

Stok borang hasil tidak dinyatakan dalam surat pemberi alih/pengambil alih semasa pertukaran pemungut {AP 65}.

Pemungut atau wakilnya tidak semak borang hasil yang dikeluarkan daripada stok sekurang-kurangnya setiap minggu {AP 80(c)}.

Daftar Borang Hasil tidak lengkap dan kemas kini {AP 67}. Stok Borang Hasil tidak disimpan di tempat yang selamat {AP 66 dan AP 68}. Borang Hasil yang diterima tidak disemak dan diperakui tentang kebetulan

nombor siri di setiap buku resit {AP 66(a)}. Borang Hasil tidak dikeluarkan mengikut susunan {AP 66(c)}. Resit hasil tidak direkodkan ke dalam Buku Tunai sebelum hujung hari {AP 72}. Pegawai yang bertanggungjawab tidak menyemak buku tunai dengan resit

setiap hari {AP 80(b)}. Borang hasil yang hilang direkod dan dilaporkan dengan segera (AP 300a).

19/12/2012 32

2. Penerimaan Wang Notis pemberitahuan untuk mendapat resit tidak dipamerkan {AP61}.

Tiada rekod diselenggarakan mengenai kebenaran secara bertulis diberi kepada pegawai yang menerima wang {AP 69}.

Kasyer terlibat dalam penyelenggaraan rekod hasil tanpa kebenaran daripada Akauntan Negara {AP 73}.

Ciri-ciri keselamatan tidak wujud di ruang tempat kasyer membuat kutipan hasil.

Daftar Mel tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini {AP 71(b)}.

Daftar Mel tidak diperiksa dan disemak setiap hari dengan Buku Tunai oleh Pegawai Penyelia dengan menurunkan tanda tangan ringkas {AP 71(e)}.

19/12/2012 33

3. Kemasukan Pungutan Ke Bank

Pungutan lewat dimasukkan ke bank {AP 78(a)}.

Kekurangan kawalan keselamatan penghantaran wang ke bank {AP 137}.

Pegawai bertanggungjawab tidak menyemak atau menandatangani slip bayar masuk bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan {AP 80(e)}.

Pungutan yang tidak sempat dibankkan tidak disimpan dengan selamat {AP 126(b)}.

19/12/2012 34

4. Kawalan Perakaunan Terimaan/Hasil Kelewatan menyerah akaun tunai bulanan kepada JANM {AP 145}.

Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) tidak disesuaikan dengan resit dan buku tunai pada hujung hari oleh Pegawai Penyelia {AP 80 (b)}.

Penyata Penyesuaian Bulanan bagi hasil tidak disediakan {AP 143 (b)}.

Laporan Hasil Yang Disatukan tidak disediakan.

Sijil Pengesahan Penyata Hasil bagi akhir tahun disediakan tanpa asas.

19/12/2012 35

5. Akaun Belum Terima (Pekeliling Perbendaharaan 3/2008)

Laporan ABT tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini (ada PTJ tidak mengemukakan laporan ABT).

Laporan ABT lewat dikemukakan kepada Perbendaharaan.

Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut setelah usaha diambil, tiada laporan dibuat kepada Perbendaharaan {AP 328 (a)}.

19/12/2012 36

1. Kawalan Peruntukan Buku Vot tidak lengkap dan kemas kini (ada tanggungan

tidak direkodkan).

Pegawai yang memperakui baucar/jurnal tidak menurunkan tandatangan ringkas sebagai bukti setiap catatan dalam Buku Vot telah disemak.

Penyata penyesuaian perbelanjaan tidak disediakan atau disediakan dengan tidak betul.

Penyata penyesuaian lewat dikemukakan ke JANM.

Penyesuaian Buku Vot dilakukan oleh pegawai yang sama memasukkan catatan ke Buku Vot.

19/12/2012 37

2. Pengurusan Perolehan Pesanan Tempatan dikeluarkan selepas menerima

barangan. Pesanan Tempatan dikeluarkan sebelum peruntukan

diterima. Pesanan Tempatan tidak diisi dengan lengkap. Pembelian di pecah kecilkan untuk mengelak tender/sebut

harga. Rekod perolehan secara pembelian terus tidak disimpan

atau tidak dikemukakan kepada Pegawai Pengawal & UAD. Tiada bukti kajian pasaran dibuat. Kajian pasaran tidak cekap.

19/12/2012 38

2. Pengurusan Perolehan Minit mesyuarat keputusan tender/sebut harga tidak

difailkan dengan teratur. maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan

keputusan sebut harga/tender tidak disimpan oleh urus setia.

Proses rundingan harga diadakan selepas kelulusan Perbendaharaan.

kontrak ditandatangani oleh pegawai yang tidak diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973).

Daftar Kontrak tidak diselenggarakan dengan lengkap. Kontrak lewat ditandatangani (selepas 4 bulan dari tarikh

Surat Setuju Terima).

19/12/2012 39

3. Pengurusan Pembayaran Tiada justifikasi kelewatan pembayaran di bawah AP58a.

Kelewatan mengemukakan laporan mengenai AP 59 kepada Perbendaharaan dan proses penyelarasan selepas diluluskan.

Bayaran kemajuan tidak selaras dengan kemajuan fizikal.

Terdapat bil yang diterima tidak dicapkan tarikh ia diterima.

Kelewatan bayaran bil (lebih 2 minggu dari tarikh ia diterima).

Daftar Bil tidak disemak oleh pegawai bertanggungjawab pada setiap bulan dan ditandatangani ringkas.

Bil telefon/elektrik/waran perjalanan udara tidak disemak setiap bulan untuk bayaran Pukal.

19/12/2012 40

4. Pengurusan Panjar Wang Runcit Ada kes pembelian runcit tidak direkodkan dalam Buku

Tunai Wang Runcit pada hari ianya dibayar.

Baki wang tunai dalam tangan berbeza dengan baki yang ditunjukkan dalam buku tunai wang runcit.

Sijil Perakuan Panjar lewat disediakan pada akhir tahun.

19/12/2012 41

1. Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah

Surat Ikatan/Arahan Amanah masih belum dipinda selaras dengan PP 18/2001.

Penyata Terimaan dan Bayaran lewat dikemukakan kepada pihak Audit (selepas 31 Mac).

Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah tidak diselenggarakan mengikut Surat Ikatan/Arahan Amanah.

19/12/2012 42

2. Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman Daftar Pinjaman Kenderaan/Komputer/Pendahuluan

Diri/Pelbagai tidak diselenggarakan (atau tidak lengkap dan kemas kini).

Daftar tidak mempunyai bukti semakan oleh pegawai penyelia.

Pendahuluan Diri tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan (dan penalti tidak dikenakan).

Penyata Pendahuluan Diri tidak dikemukakan kepada Perbendaharaan (6 bulan sekali termasuk “Nil Return”).

Tiada penyesuaian dengan rekod JANM dilakukan setiap bulan.

Penyata Penyesuaian tidak disediakan dengan betul.

19/12/2012 43

3. Pengurusan Akaun Deposit Daftar dan Senarai Deposit tidak disediakan (atau tidak

lengkap dan kemas kini).

Senarai Deposit tidak dihantar kepada Perbendaharaan (atau lewat dihantarkan).

Baki deposit berbeza antara daftar dan senarai.

Penyata Penyesuaian tidak disediakan.

Tiada tindakan untuk mewartakan jumlah deposit yang melebihi satu tahun (jika tiada ada sebab-sebab khas pada sebaliknya) supaya deposit dapat dikredit kepada hasil.

19/12/2012 44

1. Kawalan Umum 1.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (PP 5 Tahun

2007)

TKSU/TKP tidak mempengerusikan mesyuarat.

Pegawai Aset tidak dilantik sebagai Setiausaha.

Keahliannya tidak meliputi semua Bahagian/UAD.

Tidak bermesyuarat mengikut kekerapan (3 bulan sekali) yang ditetapkan.

Tidak membincangkan perkara yang ditetapkan.

Tidak melaporkan hasil mesyuarat kepada JPKA.

19/12/2012 45

1.2. Unit Pengurusan Aset/Pegawai Aset

Unit Pengurusan Aset tidak/belum diwujudkan.

Pegawai Aset di setiap PTJ tidak/belum dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal.

Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Aset tidak mempunyai tugas dan tanggungjawabnya sebagai Pegawai Aset.

Ada laporan (contoh KEW-PA 12) yang tidak dikemukakan kepada Pegawai Pengawal.

19/12/2012 46

2. Penerimaan

Pegawai Penerima di setiap PTJ belum dilantik secara bertulis untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi

Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Penerima tidak mempunyai tugas dan tanggungjawabnya sebagai Pegawai Penerima.

Pegawai Penerima atau pegawai diberi kuasa mempunyai salinan kontrak untuk dirujuk semasa menerima aset.

19/12/2012 47

3. Pendaftaran Aset lewat didaftarkan (melebihi tempoh 2

minggu) dari tarikh pengesahan penerimaan. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), Daftar Inventori

(KEW.PA-3) dan Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) belum diselenggarakan;

Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) atau Daftar Induk Aset tidak diselenggarakan.

Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) belum diselenggarakan.

19/12/2012 48

3. Pendaftaran Ada daftar/kad tidak diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini. Untuk bekalan pejabat/stor, baki dalam Kad Kawalan

Stok (KEW. 300 J3), Kad Petak (KEW.300 J4) dan baki fizikal berbeza. (atau KEW.PS-3 & 4 di bawah PP 5/2009)

Tidak semua aset mempunyai label tanda “Nombor Siri Pendaftaran”, “Hak Kerajaan Malaysia” dan nama Kementerian.

Ada kenderaan yang tidak mempunyai tanda pengenalan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai.

19/12/2012 49

4.1. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

Penggunaan/pergerakan aset tidak direkodkan.

Kerosakan aset dilaporkan tanpa menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9).

Terdapat aset dan item stor yang disimpan di tempat yang tidak selamat atau sesuai.

verifikasi stok tidak dilaksanakan atau tidak mengikut tempoh yang ditetapkan.

19/12/2012 50

4.2. Penggunaan Kenderaan Jabatan Buku Log tidak diselenggarakan dengan kemas kini dan

lengkap. Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api tidak

dilengkapkan bagi mengawal penggunaan minyak. Bagi kenderaan JUSA, tiada kawalan diwujudkan bagi

mengawal kegunaan minyak (PP2/1996). Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak diselenggarakan

dengan lengkap dan kemas kini (PP6/1999). Kad Inden Minyak tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan

setiap masa (kecuali Kad Inden Pegawai JUSA) melainkan ada keperluan mengisi minyak.

19/12/2012 51

4.2. Penggunaan Kenderaan Jabatan Daftar Kad "Touch N Go" tidak diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini (PP8/1999). Kad "Touch N Go" tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan

setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya. Daftar Penggunaan Kad "Touch N Go" tidak

diselenggarakan oleh pemandu dengan lengkap dan kemas kini.

Daftar Penggunaan Kad "Touch N Go" tidak diserah kepada Pegawai Kenderaan untuk ditandatangani selepas sahaja selesai menjalankan tugas.

19/12/2012 52

5. Penyelenggaraan Aset

Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13) tidak diselenggarakan (atau tidak lengkap & kemas kini).

Kementerian tidak menyediakan program penyelenggaraan dirancang (Preventive Maintenance).

Penyelenggaraan dirancang tidak dilaksanakan mengikut jadual.

Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) tidak lengkap dan kemas kini.

Terdapat kos penyenggaraan dan pembaikan yang tidak direkodkan dalam fail kenderaan dan daftar harta modal.

19/12/2012 53

6. Pelupusan

Lembaga Pemeriksa lewat (lebih satu bulan dari tarikh di arah) menjalankan pemeriksaan aset.

Pelupusan lewat (lebih 3 bulan dari tarikh surat kelulusan) dilaksanakan.

Rekod yang dilupuskan tidak dikemaskinikan dengan kadar segera.

19/12/2012 54

7. Kehilangan dan Hapus Kira Pegawai tidak melaporkan kehilangan aset kepada Ketua

Jabatan dengan serta-merta.

Kelewatan membuat Laporan Polis (lebih 24 jam dari waktu kehilangan diketahui).

Laporan Awal (KEW.PA-28) lewat disediakan (lebih 2 hari bekerja) untuk dikemukakannya berserta Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan.

19/12/2012 55

7. Kehilangan dan Hapus Kira Jawatankuasa Penyiasat lewat dilantik (lebih 2 minggu

dari tarikh Laporan Awal). Jawatankuasa Penyiasat lambat (lebih 2 bulan dari tarikh

pelantikan) menyediakan Laporan Akhir (KEW.PA-30). Laporan Akhir lewat (lebih 4 bulan dari tarikh Laporan

Awal) dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Hapus kira tidak diluluskan oleh Kuasa Melulus (spt.

telefon bimbit, walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop, pocket PC, PDA, LCD projector, pemain CD/DVD dan smartphone walaupun kurang RM50,00 setiap satu).

19/12/2012 56

7. Kehilangan dan Hapus Kira Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31) lewat (lebih tempoh 1

bulan dari tarikh kelulusan) dikemukakan kepada Kuasa Melulus.

Lembaga Tatatertib tidak atau lambat (lebih 3 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan) mengambil tindakan surcaj/tatatertib walaupun disyorkan oleh Perbendaharaan.

Keputusan/tindakan Lembaga Tatatertib lambat (lebih 9 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan) dimaklumkan kepada Perbendaharaan.

19/12/2012 57

19/12/2012 58

Secara umumnya, kelemahan berulang dan sentiasa dibangkit oleh pihak Audit merupakan kelemahan mematuhi peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kerajaan. Antara sebab yang dikenal pasti mengapa perkara ini berlaku adalah:

Beban Kerja;

Pegawai tidak terlatih/kurang pengetahuan;

Tiada initiatif/motivasi (Sikap “Tidak Apa” atau “Janji Siap”)

Kekurangan penyeliaan, khususnya penglibatan pegawai atasan;

Fungsi UAD tidak digunakan sepenuhnya.

19/12/2012 59

Bagi mengatasi kelemahan yang berbangkit, adalah disyorkan: Perancangan Strategik disediakan dan kekerapan mengkaji

keperluan guna tenaga ditentukan;

Penstrukturan Semula dirancang dan dilaksanakan;

Pembangunan sumber manusia diutamakan;

Kursus pengurusan kewangan dirancang dan dilaksanakan;

Pegawai perlu sentiasa peka/mengemaskinikan pengetahuan mengenai peraturan Kerajaan dengan menggunakan kemudahan internet dan layani laman web seperti:

o www.jpa.gov.my (Pekeliling & Surat Pekeliling Perkhidmatan)

o www2.treasury.gov.my (Pekeliling, Surat Pekeliling dan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan)

o www.mampu.gov.my (PKPK, Surat PKPA, Pekeliling Am, Surat Pekeliling Am dan Arahan KSN)

o www.anm.gov.my (Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara)

o www.audit.gov.my (Laporan Audit)

19/12/2012 60

Kursus motivasi dirancang dan dilaksanakan;

Tindakan tatatertib/surcaj diambil;

Pegawai atasan meningkatkan proses penyeliaan dan “turun padang”;

UAD yang bertanggungjawab bagi menjalankan pengauditan pengurusan kewangan dan pengauditan prestasi diberi peluang untuk memainkan peranannya bagi memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi.

19/12/2012 61

SEKIAN TERIMA KASIH