BAB IIPENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKITA. Sejarah Singkat
Berdirinya Rumah Sakit ImmanuelMenjelang akhir tahun 1900 seorang
pendeta yang bernama Alkema tergugah hatinya melihat penderitaan
orang-orang sakit di jalanan. Pada saat itu pendeta Alkema mengubah
tempat kereta kudanya yang terletak dijalan Pasirkaliki II menjadi
tempat pengobatan bagi orang-orang sakit, namun tempat itu tidak
layak dan tidak memadai lagi setelah bertambah banyaknya orang yang
membutuhkan pertolongan.Pada tahun 1910 pendeta Alkema digantikan
oleh seorang pendeta yang bernama Yohanes Iken, yang berupaya untuk
mendirikan sebuah Zending Hospital Immanuel di jalan Kebon Jati
Bandung. Immanuel sendiri mempunyai arti Tuhan Bersama Kita.
Melalui para donator dan subsidi dari pemerintah rumah sakit
berhasil didirikan serta di fungsikan.Pada tahun 1922 Rumah Sakit
Immanuel dipindahkan ke Situsaeur, karena di jalan kebon Jati tidak
memungkinkan lagi untuk di kembangkan lebih lanjut, dengan misi
yaitu memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat pedesaan.Pada
1 juli 1946 kepemilikan diserahkan kepada Gereja Kristen Pasundan
yang menugaskan penyelenggaraannnya kepada Yayasan Badan Rumah
Sakit Greja Kristen Pasundan (BRSGKP). Pada tahun 1965 rumah sakit
Immanuel dipergunakan oleh Universitas Kristen Maranatha sebagai
rumah sakit pendidikan. Hal ini masih berlangsung sampai dengan
sekarang, disamping memberikan pelayanan kesehatan rumah sakit
Immanuel pun menyelenggarakan pendidikan keperawatan dan kebidanan,
yang telah mengabdikan dan melakukan pembinaan kepada beberapa
posyandu di Kota Bandung.Rumah sakit Immanuel adalah rumah sakit
swasta umum yang diselenggarakan oleh Yayasan Badan Rumah Sakit
Greja Kristen Pasundan. Rumah sakitbini didirikan pada tahun 1910
untuk memberikan pelayanan di bidang kesehatan masyarakat Jawa
Barat.Setelah berkiprah selama 100 tahun rumah sakit Immanuel telah
menggalami dua akreditasi rumah sakit dan telah memenuhi standar
pelayanan medis dan pelayanan rumah sakit yang telah di tentukan.
Dengan demikian mutu pelayanan serta keamanan bagi pasien serta
tenaga kesehatan dan karyawan yang bekerja di rumah sakit Immanuel
tidak diragukan lagi.
B. Visi, Misi, Prinsip , Tujuan dan Motto Rumah Sakit Immanuela.
Visi Rumah Sakit ImmanuelMenjadi rumah sakit rujukan dan penyediaan
pelayanan kesehatan terkemuka bagi masyarakat Jawa Barat pada tahun
2013, sebagai wujud Cinta Kasih Tuhan.b. Misi Rumah Sakit
Immanuel1. Memberikan pelayanan kesehatan bagi paripurna yang
bermutu sesuai dengan harapan pelanggan.2. Menjadi wahana
pendidikan, penelitian dibidang kesehatan untuk menghasilkan tenaga
kerja yang professional dan beretika.3. Melandasi pelayanan sebagai
wujud kasih Tuhan.c. Prinsip-prinsip Kinerja Prima1. Nilai-nilai
pelanggan.2. Pemberdayaan sumber daya manusia.3. Fungsi silang team
kerja.4. Peningkatan mutu berkelanjutan.5. Pemberdayaan yang
efektif.d. Tujuan Rumah Sakit ImmanuelMembantu pemerintah dalam
upaya meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang pro-aktif,
fokus tertuju pada pelanggan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan
pelayanan kesehatan yang bermutu dan tejangkau.Meningkatkan
profesionalisme serta mengembangkan hubungan kemitraan untuk
mencapai pertumbuhan dan kesejahteraan bersama.e. Moto Rumah Sakit
ImmanuelBuah kasih adalah pelayanan
C. KEGIATAN PELAYANAN RUMAH SAKIT IMMANUELa. Fasilitas Pelayanan
Rawat Jalan1. Pelayanan Rawat JalanPelayanan rawat jalan di rumah
sakit Immanuel adalah pelayanan kesehatan kepada masyarakat
melalaui poliklinik rawat jalan, terdapat dua pusat pelayanan untuk
rawat jalan yaitu Pusat Medik dan Pusat Diagnostik, di
masing-masing pusat pelayanan rawat jalan terdapat fasilitas klinik
untuk melayanani pasien yang hendak berobat.1.1 Fasilitas Pelayanan
Rawat Jalan Pusat Medik Poliklinik Penyakit Dalam Poliklinik Paru
Poliklinik JPKMI Poliklinik kandungan/Hamil Poliklinik Keluarga
Berencana Poliklinik THT Poliklinik Ibu dan Anak Poliklinik Gigi
Poliklinik Bedah Poliklinik Psikologi Poliklinik Psikiatri
Poliklinik saraf Poliklinik Spesialis Kulit dan Kelamin Poliklinik
Mata Poliklinik Anak Poliklinik Spesialis Anak Poliklinik umum
Bersama1.2 Fasilitas Pelayanan Rawat Jalan Pusat Diagnostik
Poliklinik Spesialis Dalam Poliklinik Anak Poliklinik THT
Poliklinik Saraf Poliklinik Bedah Poliklinik Paru Poliklinik
Rhematik Poliklinik Kulit Dan Kelamin Poliklinik Psikologi
Poliklinik Mata Poliklinik Jantung Poliklinik Rhehabilitasi Medis
Dan Fisioterapi Poliklinik Kemoterapi Poliklinik Obsgyn Poliklinik
Nutrisi Poliklinik onkologi Poliklinik Umum Dental Esthentic Clinik
Poliklinik Alergi Poliklinik Akupuntur Poliklinik Check Up
Poliklinik Endoskopi Sleep Klinik
1.3 Instalasi Gawat Darurat Bedah Non-Bedah1.4 Pelayanan
penunjang Medik Untuk mendukung dalam diagnose penyakit maka
dilakukan pemeriksaan -pemeriaksaan penunjang. Fasilitas yang
tersedia di rawat jalan pusat medic atau klinik prima yaitu:a.
LaboratoriumLaboratorium rawat jalan klinik prima melayani
pengambilan darah, urine, feses, dan lain-lain.b. RadiologiRontgent
umum panoramic dan sephalometri bagi yang sakit, ultrasonografi
(USG).c. Apotek/FarmasiMelayani resep dari poliklinik rumah sakit
sendiri.d. PendaftaranPendaftaran di rawat jlan klinik prima atau
pusat medik dibuka dari pukul 07.00-13.00, menerima pasien baru dan
lama.b. Fasilitas Pelayanan Rawat InapRawat inap adalah salah satu
pusat pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Melalui pelayanan
rawat inap rumah sakit Immanuel berupaya untuk meningkatkan mutu
pelayanan, fasilitas pelayan tanpa mengenyampingkan kepuasan pasien
terhadap pelayanan tindakan kesehatan.D. STRUKTUR ORGANISASI UNIT
REKAM MEDIS RUMAH SAKIT IMMANUELPengelolaan Rekam Medis di Rumah
Sakit Immanuel dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis dibawah
koordinasi langsung Direktur Pelayanan Penunjang Medis. Struktur
Organisasi ditetapkan dengan SK PENGURUS YAYASAN BRS GKP No.
137/ST.OR-RSI/BRS-GKP/S.K/VII/2009. Direktur pelayana medis
bertanggung jawab terhadap direktur utama, direktur utama membawahi
kepal rekam medis, yang dibantu oleh koordinator rekam medis rawat
jalan dan koordinator rawat inap.a. Koordinator Rekam Medis Rawat
JalanKoordinator rekam medis membawahipendaftaran rawat jalan
klinik prima, pusat diagnostik, dan instalasi gawat darurat.b.
Koordinator Rekam Medis rawat InapKoordinator rekam medis membawahi
pendaftaran rawat inap dan informasi, pegolahan data rekam medis,
pelaporan, pelayanan ansurasi, medico legal.(Gambar struktur
organisasi unit rekam medis Immanuel, terlampir.)
E. SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDISa. Sistem pengelolaan Rekam
MedisSemua bentuk catatan baik hasil rekapitulasi hariaan maupun
lembaran-lembaran formulir rekam medis merupakan bahan yang perlu
diolah, untuk selanjutnya dipakai sebagai bahan laporan rumah
sakit. Sebelum dilakukan pengolahan berkas-berkas rekam medis
tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun jumlahnya.
Rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk, menyampaikan laporan
yang menyangkut kegiatan rumah sakit. Sedangkan formulir-formulir
rekam medis diolah untuk menyampaikan laporan yang menyangkut
morbilitas dan mortalitas. Kegiatan yang dilakukan dalam pengolahan
rekam medis antar lain:1. Filling2. Foldering3. Indexing4. Coding5.
Assembling6. AnalisaSemua hasil pengelolan rekam medis dipersiapkan
untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.b. Sistem Penomeran
Rekam MedisSistem Penomoran Rekam Medis yang berlaku di Rumah Sakit
Immanuel adalah Unit Numbering System. Unit Numbering System adalah
sistem pemberian nomor rekam medis kepada pasien yang dikeluarkan
oleh unit pendaftaran rawat jalan/IGD, pada saat pasien datang
pertama kali untuk berobat jalan maupun rawat inap (dirawat), maka
pasien tersebut akan mendapatkan satu nomor rekam medis, yang mana
nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan-kunjungan
selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke
unit-unit penunjang medis dan instalasi lain untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan di suatu rumah sakit. Pemberian nomor rekam
medis (pendistribusian), dilakukan secara komputerisasi.c. Sistem
Penamaan Rekam MedisPada dasarnya sistem penamaan untuk memberikan
identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara
pasien satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah dalam
proses pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang
berobat ke rumah sakit. Sistem pencatatan nama dan identitas di
rumah sakit Immanuel sesuai dengan kartu identitas (
KTP/SIM/PASPOR, dsb ), yang bertujuan agar mempermudah pencarian
apabila pasien berobat ulang ke rumah sakit Immanuel namun tidak
membawa kartu identitas berobat ( KIB ). d. Sistem
Penjajaran/Penyimpanan Rekam MedisSistem penyimpanan yang dipakai
di Rumah Sakit Immanuel adalah Sistem Desentralisasi, dimana antara
kartu rekam medis rawat jalan dan berkas rekam medis rawat inap
penyimpanannya terpisah. Sistem Desentralisasi ini ada baiknya dan
adapula kekurangannya.
Kebaikannya : Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat
pelayanan lebih cepat Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan
Kekurangannya Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
banyakSistem penjajaran rekam medis yang dipakai di rumah sakit
Immanuel adalah sistem yang dibuat sendiri sesuai dengan kebiasaan
petugas filling. Dimana sistem ini gabungan antara sistem Straight
Numerical (sistem nomor langsung) dan Sistem Terminal Digit (sistem
angka akhir) yaitu sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan 6
digit yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri
dari 2 digit. Digit pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak
paling kanan (primary digits), digit kedua adalah kelompok 2 angka
yang terletak paling kiri (secondary digits), dan digit ketiga
adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah (tertiary
digits).e. Sistem Peninjaman Rekam MedisPermintaan-permintaan rutin
terhadap rekam medis yang datang dari polikllinik, dari dokter yang
melakukan riset, Harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari
pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis
untuk melayani pasien pada hari tertentu wajib membuat atau mengisi
kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan jelas identitas
pasien dan nomor rekam medis nya. Untuk permitaan-permintaan
langsung dari Dokter atau dari again administrasi, surat permintaan
dapat diisi langsung oleh petugas bagiab rekam medis.Permintaan
atau peminjamam rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk
pertolongan gawat adarura harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan
lewat telpon dapat juga dilayani dan petugas rekam medis harus
mengisi surat permintaan.Petugas dari bagian lain yang meminta,
harus datang sndiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke
bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu
formulir yang berisi nama penderita dan nomor rekam medisnya, nama
poliklinik atau nama orang yang meminta, serta tanggal rekam medis
itu diperlukan.Formulir itu biasanya dibuat rangkap tiga, satu copy
ditempelkan pada rekam medisnya, satu copy disimpan sebagai tanda
keluarnya rekam medis pada rak dimana rekam medis itu disimpan dan
satu copy ditinggal di poliklinik (orang) yang memintanya. Pada
saat rekam medis kembali kedua copy surat permintaan dibuang.
11
