Embed Size (px)
Citation preview
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sesuai dengan judul yang telah diajukan, Pengaruh Kinerja
Sekretaris terhadap Aktivitas Pimpinan sebagai langkah pertama penulis
akan menguraikan mengapa sekretaris sangat berperan penting dan
menentukan dalam menunjang aktivitas pimpinan dalam melaksanakan
tugasnya. Seorang sekretaris dbutuhkan oleh setiap lembaga maupun
organisasi, terutama dalam membantu, memberikan dan melaksanakan
kegiatan administrasi kantor, dengan kata lain melaksanakan seluruh
aktivitas kegiatan administrasi kantor dalam menunjang aktivitasnya
pimpinan dan dapat menterjemahkan keinginan daripada pimpinan, bahwa
sekretarislah orang yang paling utama yang dipercaya oleh pimpinan
didalam membantu segala sesuatunya yang berkaitan dengan kebijakan
pimpinan.
Setiap perusahaan besar maupun perusahaan kecil pastilah
memiliki seorang sekretaris yang akan bertanggung jawab penuh terhadap
pimpinannya untuk mengatur jalannya suatu perusahaan, serta dalam
rangka mencapai suatu tujuan perusahaan dengan maksimal.
Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas
pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu
meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil
keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris
merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, ataupun sebaliknya dia juga berfungsi sebagai pembina
hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris
merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta menyediakan suatu
pekerjaan, dalam melaksanakan tugasnya seorang sekretaris bekerja setiap
2
hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus.
Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu komplek,
diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut.
Sekretaris diharapkan bias mengatasi kesibukan dan memecahkan
kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara
penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan
sehingga bias dicapai hasil yang diharapkan.
Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan, harus
mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat
berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Disamping
pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki oleh kelancaran pelaksanaan
tugas-tugasnya. (Yatimah,2013:7).
Seorang sekretaris dalam suatu perusahaan sangatlah penting,
karena seorang sekretaris akan mempengaruhi aktivitas pimpinan secara
keseluruhan pada setiap aspeknya, dalam menciptakan aktivitas pimpinan
maka dibutuhkanlah seorang sekretaris dalam membantu tugas-tugas
pimpinan dan mencapai tujuan perusahaan. Sekretaris merupakan tangan
kanan pimpinan dan sekretaris mempunyai pengaruh yang cukup besar
dalam meningkatkan mut perusahaan. Seorang pimpinan tidak dapat
melakukan tugasnya sendiri secara bersamaan.
Kegiatan seorang sekretaris semata-mata tidak hanya melakukan
kegiatan adminstrasi kantor saja, melainkan urusan pribadi sekalipun
menjadi bagian tugasnya. Untuk menjalankan pekerjaan pimpinan, di
dunia luarpun diakui bahwa kinerja seorang sekretaris merupakan unsur
yang sangat penting dalam menunjang aktivitas pimpinan. Sebagai
seorang yang sedang mengikuti kegiatan kuliah pada Sekretaris pada
program Diploma IV Jurusan Sekretaris .
3
Ketika perkembangan dunia usaha di bidang eksport import saat
ini, sudah semakin maju dan semakin banyak saingannya sehingga
sekretaris yang merupakan asset terpenting bagi perusahaan diharapkan
memiliki kualitas kerja, daya inisiatif yang tinggi, mampu berkomunikasi
dengan pihak lain, kerjasama serta mampu membuat perencanaan dalam
menjalankan tugas dan wewenang (authority), serta tanggung jawab
(responsibility) sangatlah dibutuhkan sehingga dapat bertindak secara
professional.
Penulis mencoba untuk menggali Bagaimana Kinerja Sekretaris
Terhadap Aktivitas Pimpinan yang mungkin sementara orang beranggapan
bahwa seorang sekretaris itu identik dengan hal-hal yang negatif,
disamping hal yang telah diuraikan di atas. Pada kesempatan ini pula
skripsi ini juga untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan Pendidikan
Program Diploma IV Jurusan Sekretaris,maka penulis merasa tertarik
untuk melaksanakan suatu penelitian mengenai Pengaruh Kinerja
Sekretaris Terhadap Aktivitas Pimpinan pada PT. Indonesia
Kendaraan Terminal/IPC.
1.2 Penelitian Terdahulu
Jurnal I
a. Nama : Heri Pranowo
b. Judul penelitian : Kinerja Sekretaris Desa Pasca diangkat menjadi
Pegawai Negeri Sipil di Kabupaten Banyuwangi.
c. Metode penelitian : Kuantitatif
d. Hasil Penelitian : Menyatakan hasil yang diperoleh sebanyak 5orang
(17,8%) menyatakan kinerja sekretaris desa buruk,
9 orang (32,2%) menyatakan kinerja sekretaris
4
Sedang dan sebanyak 14 orang (50%) kinerja
sekretaris desa baik.
Jurnal II
a. Nama : Brian Felliciano Manansal
b. Judul penelitian :Kinerja Sekretaris terhadap Pimpinan di Sekretariat
DPRD Kota Bitung
c. Metode penelitian : Kuantitatif
d. Hasil Penelitian : Hasil penelitian kinerja sekretaris terhadap
pimpinan di Sekretariat DPRD Kota Bitung
merupakan salah satu pelaku pembangunan yang
diharapkan mampu memberikan kontribusi nyata
dalam pencapaian harapan masyarakat Bitung yang
maju dan mandiri. Ukuran keberhasilan yang harus
dicapai oleh Sekretariat DPRD Kota Bitung selain
dijiwai oleh harapan terwujudnya Bitung maju dan
mandiri. bahwa memang kualitas kerja sekretaris
masih perlu ditingkatkan, suasana kerja menjadi
permasalahan yang dapat mengganggu kualitas
kerja, sementara itu bimbingan teknis yang
dilakukan belum dapat meningkatkan masalah
kualitas kinerja sekrataris.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan yang telah kita ketahui bahwa sekretaris merupakan
tangan kanan dari pimpinan, sekretaris di tuntut untuk selalu kreatif dan
inisiatif, sehingga segala sesuatu yang dilakukan dapat memenuhi proses
kegiatan yang diinginkan oleh pimpinan dalam menunjang aktivitasnya.
5
Oleh sebab itu penulisan skripsi ini penulis mengemukakan
beberapa permasalahan yang dapat menjadi rumusan masalah, yaitu :
1. Bagaimana Kinerja Sekretaris PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC?
2. Bagaimana Aktivitas Pimpinan PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC ?
3. Bagaimana Pengaruh Kinerja Sekretaris Terhadap Aktivitas Pimpinan
PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC ?
1.4 Tujuan Penelitian
Dilandasi oleh rumusan masalah yang telah dikemukakan di atas
maka tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui secara langsung Kinerja Sekretaris pada PT.
Indonesia Kendaraan Terminal/IPC .
2. Untuk mengetahui secara langsung Aktivitas Pimpinan pada PT.
Indonesia Kendaraan Terminal/IPC .
3. Untuk mengetahui Pengaruh Kinerja Sekretaris Terhadap Aktivitas
Pimpinan pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC .
1.5 Manfaat Penelitian
Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan ilmiah
ini seperti :
1. Bagi penulis, penelitian ini sebagai salah satu karya ilmiah guna
memenuhi persyaratan formal di dalam meraih gelar Sarjana Strata
Satu (S1) pada Institut Bisnis dan Multimedia asmi.
2. Bagi perusahaan, penelitian ini diharapkan mampu menambah
pengetahuan dan informasi tentang pengaruh kinerja sekretaris
6
terhadap aktivitas pimpinan pada PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC .
3. Bagi Institut Bisnis dan Multimedia asmi, penelitian ini diharapkan
sebagai bahan masukan unutk IBM asmi dan dapat memberikan
referensi tambahan untuk mahasiswa dan mahasiswi di masa
mendatang.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sekretaris
Menurut Gaol (2015;1) Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin
yaitu Secretum yang berarti rahasia atau Secretarius yang berarti
seseorang yang diberi kepercayaan untuk menangani menjaga rahasia.
Daalam bahasa Inggris, kata Secretum di terjemahkan sebagai Secret, yang
berarti dalam bahasa Indonesia disebut rahasia. Jadi, sekretaris adalah
seseorang yang harus bias dipercaya menyimpan dan menjaga rahasia
(dalam hal ini, konteks pembicaraan dipusatkan pada rahasia pemimpin
perusahaan, pimpinan atau organisasi.
Pada umum Romawi, raja-raja/kepala negara/negara monarki, raja
itu mempunyai rahasia (secretum) dimana raja merasa terlalu banyak
rahasianya perlu ditunjuk seseorang yang dipercaya untuk menangani
rahasia-rahasia tersebut yang disebut sekretaris dalam bahasa Latin disebut
secretarius. Pada permulaannya, secretarius/secretary adalah seorang
pembantu raja yang bertugas mengurus dan menyimpan rahasia seorang
raja. Tetapi karena keadaan semakin pesat perkembangannya dan keadaan
organisasi makin rumit, seorag sekretaris
(secretarius/secretaries/secretary) maka tugas dan kegiatannya bukan
hanya bertugas menyimpan rahasia pimpinan/raja, tetapi lebih luas dari
menyimpan rahasia. Sekretaris kita artikan pada saat ini adalah seseorang
yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengurus rahasia dan
melakukan kegiatan-kegiatan kantor (office activities) dari seorang
pimpinan/manajer organisasi seperti berikut:
1. Rahasia dan kegiatan-kegiatan kantor dari Direktur/Manajer
Keuangan.
8
2. Rahasia dan kegiatan-kegiatan kantor direktur
penjualan/pemasaran
3. Rahasia dan kegiatan-kegiatan Gubernur Provinsi.
4. Rahasia dan kegiatan-kegiatan kantor Presiden, Direktur
Utama.
Dari penjelasan penulis mengenai konsep sekretaris ini, nanti akan
muncul konsep sekretaris, secretary as a manager dan secretary non
manger, hal ini akan dibahas penulis pada bab-bab berikutnya. Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Baru (2010: 767), sekretaris adalah
orang, pegawai, anggota pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis,
penulis. Sekretaris pribadi adalah orang yang menjadi pembantu orang lain
untuk mengerjakan tulis-menulis surat-menyurat, mencatat pembicaraan,
dan sebagainya; dalam rapat-rapat bidang, dan sebagainya. Sekretaris
Jenderal adalah panitera umum pada partai, perserikatan sekerja dan
sebagainya; pegawai tinggi pada kementrian yang bertugas mengurus
berbagai pekerjaan kementrian.
1. Menurut Anderson et al (1970; 4)
Kamus jabatan pekerjaan mendefinisikan seorang sekretris
sebagai seseorang yang menjadwalkan janji, memberikan
informasi kepada penelepon, mencatat, dan lainnya yang
meringankan pekerjaan administrasi dan detail administratif
dan bisnis. Membaca dan mengirimkan surat masuk.
Menempatkan dan melampirkan arsip yang sepatutnya ke surat
menyurat agar dijawab oleh pimpinan.
Buku Pedoman Pandangan Kerja menekankan bahwa
tambahan bagi tugas-tugas stenografi, biasanya memegang
berbagai macam rincian atau detail bisnis tanpa pengawasan.
Sekretaris menggambarkan pribadi pimpinan kepada khalayak
dan kepada pebisnis lain serta bertanggung jawab dalam
9
meringankan tugas-tugas rutinitas sang pimpinan. Sebagai
tambahan, sekretaris dapat mengawasi pegawai-pegawai
administrasi, menangani korespondensi, dan mencatat bahan-
bahan yang benar-benar rahasia.
Tanggung jawab tingkatan ini beragam yang luas dari satu
organisasi dengan organisasi lainnya. Bagaimanapun juga,
defines sekretaris diadopsi melalui Himpuna Sekretaris
Nasional yang secara luas mendeskripsikan banyak posisi
kesekretarisan. Seorang sekretaris dapat didefinisikan sebagai
seorang asisten eksekutif yang memiliki suatu penguasaan
keahlian dalam perkantoran; orang yang menunjukkan
kemampuan untuk memikul tanggung jawab tanpa pengawan
langsung; orang yang menjalankan inisiatif dan keputusan; dan
orang yang membuat keputusan dalam lingkup kekuasaan yang
ditugaskan.
Selanjutnya dikatakan oleh Anderson, lingkup yang luas
dari peran seorang eksekutif atau administratif dalam suatu
perusahaan/organisasi umumnya didefinisikan demikian,
seorang sekretaris adalah asisten pribadi kepala kantor atau
seorang sekretaris adalah asisten pribadi kepala kantor atau
seorang penyelia yang ditunjuk dalam memiliki hubungan kerja
yang dekat dan langsung dengan penyelia tersebut. Sekretaris
biasanya diberikan kepercayaan seluruh urusan yang berkaitan
dengan program dan organisasi dalam hal kepengawasan, dan
pekerjaan diidentifikasi secara baik-baik menurut sudut
pandang dan tanggung jawab penyelia.
Tugas-tugas dengan segera membantu pekerjaan penyelia
dan merupakan bagian yang lebih luas serta pertanggung
jawaban yang mana sekretaris harus berperan dalam pekerjaan
10
dengan menangankan perincian pekerjaan administrative
eksekutif.
Seorang sekretaris melakukan pengawasan kinerja pada
suatu keragaman tugas-tugas termasuk menelepon dan tugas-
tugas adminsitrasi mengawasi kalender pengawas dan
meniadakan janji serta pertemuan, melakukan tugas-tugas
penghubungan yang penting di antara pengawas dan bawahan
atau bagian kantor lain, menerima dan mengedarkan surat-surat
yang masuk dan menyiapkan surat balasan, mengatur untuk
perekaman proses pertemuan/konferensi, menyalurkan dan
meninjau ulang surat keluar, menjaga catatan dan arsipm
membuat pengaturan perjalanan untuk pegawai/penyelia dan
pendampingan staf, mengumpulkan dan menyebarkan
informasi, meneruskan instruksi, melakukan tugas
ketatausahaan yang berkaitan dengan manajemen kantor
penyelia, dan sering kali melakukan layanan-layanan
pengetikan dan stenografi untuk penyelia/pengawas. Posisi
sekretaris bias saja ataupun tidak membutuhkan keahlian-
keahlian stenografi, pengetikan, atau mendiktekan mesin
terjemahan.
2. Menurut Beamer et al (1949; 3)
Apakah sekretaris itu? Kata “sekretaris” berasal dari bahasa
Lain secretum. Di definisikan sebagai “seorang kepercayaan,
seseorang yang dipercayakan suatu rahasia”. Definisi ini
memberikan kesan karakteristik sekretaris yang
membedakannya secara menyolok dengan pegawai kantor
lainnya. Sekretaris merupakan orang kepercayaan pimpinan
dan dipercayakan rahasia-rahasia tiap waktu dikantor.
Sekretaris menempati suatu posisi kejujuran yang
11
sesungguhnya dan haruslah seseorang yang memegang
keleluasan sepenuhnya. Sekretaris bertindak sebagai seorang
penyangga antara pimpinan dan public, mencegah pimpinan
dari interupsi dan ganggugan yang tidak perlu, dan seperti
seorang penyangga, sekretaris memungkinkan pimpinan untuk
berpergian.
Dalam Kamus Jabatan Pekerjaan, kata “sekretaris”didefinisikan
sebagai berikut :
Melakukan pekerjaan kantor umum dalam meringankan atau
mengurangi tugas-tugas administrasi eksekutif dan pegawi-
pegawai perusahaan lainnya, membuat catatan, merekam,
membuat janji untuk eksekutif dan mengingatkannya,
mewawancarai orang yang datang kekantor, mengarahkan
pegawai lain yang tidak memerlukan temu dengan eksekutif,
menjawab dan mengadakan telepon, menangani surat pribadi
dan penting, berkorespondensi dengan rutin atas inisiatif
sendiri, dapat mengawasi pegawai admistrasi atau tata usaha
yang lain.
Sekretaris diawali dan pekerjaannya telah direncanakan secara
hati-hati. Ketika sekretaris telah selesai merekam catatan
dibuku catatannya, pengawasnya akan mengecek pekerjaannya
dan mengatakan apa yang akan dilakukan selanjutnya.
Sekretaris disisi lain, biasanya diharapkan untuk merencanakan
pekerjaannya, dan dia sering membantu menjadwalkan jadwal
pimpinannya juga. Sekretaris bertanggung jawab untuk
mengecek sendiri, salah satu asset sekretaris yang sangat
bernilai adalah kemampuannya untuk “panjang akal
menyelesaikan” pekerjaan-pekerjaan yang ditugaskan
kepadanya. Sering kali sekretaris dibawah pengawasan pegawai
12
lain yang melakukan pendiktean dan instruksi-instruksi dari
sekretaris.
Sekretaris harus berkemauan untuk menyesuaikan
waktunya terhadap situasi darurat. Sekretari mungkin harus
membatalkan janji makan siang atau bahkan janji makan
malam supaya memenui beberapa hal krisis yang timbul di
pekerjaan pimpinannya. Sama seperti semua posisi yang
melibatkan tanggung jawab, pekerjaan seketaris membutuhkan
pengorbanan yang orang kebanyakan tidak berharap
melakukannya. Orang-orang yang memilih untuk
menghabiskan hidupnya dalam pekerjaan rutinitas merindukan
banyak tantangan pada kontak-kontak yang baru, tanggung
jawab-tanggung jawab yang pernah muncul, dan pengalaman-
pengalaman yang beragam.
3. Bently (1974; 62)
Mengatakan sekretaris adalah pegawai tata usaha yang
terpenting dalam menjalankan keputusan rapat dan rutinitas
tugas-tugas administrarif.Selanjutnya Bentley (1974; 61)
mengatakan, Direktur sebagai ketua/pimpinan, yang berurusan
dengan proses administrarif organisasi hanya kepada tingkat
yang terbatas. Fungsi direktur dalam rapat adalah untuk
menjalankan kontrol lewat rapat, melihat bahwa aturan-aturan
ditaati dan membimbing diskusi menuju suatu keputusan yang
berhasil baik. Di luar rapat, direktur mungkin mempunyai
peran penting untuk tampil mewakili organisasi dan bertindak
sebagai juru bicara perusahaan, dan dalam suatu kesempatan
direktur mungkin menjadi orang yang beranggung jawab dalam
melakukan beberapa keputusan rapat.
2.1.1 Tugas-Tugas Sekretaris
13
Menurut Khaerul (2014;99) Bantuan seorang sekretaris sangat
diperlukan oleh pimpinan, karena pimpinan harus bebas dari semua tugas
rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan
catatan korespondensi dan lain sebagainya. Apabila seorang pimpinan
masih mengerjakan tugas rutin yang bersifat teknis, kepemimpinan yang
bersifat menajerial akan berkurang sehingga mengakibatkan kurang
berhasil dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan.
Sekretaris pimpinan (private secretary)bukan hanya pembantu
yang ,mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti misalnya
mengetik. Akan tetapi, sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung
jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam
beberapa masalah kegiatan sekretaris.
Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan
instruksi tesebut secara sempurna, dengan metode yang diterapkan sendiri
pula. Karena melaksanan tugasnya, sekretaris tidak lepas dari
kemungkinan untuk bekerja sama dengan orang lain, maka hendaknya
sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang terbaik guna
menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik pula dengan teman-teman
sekerjanya, yang lebih rendah, setingkat, maupun yang lebih tinggi
kedudukannya.
Menurut beamer (1949; 33), walaupun tidak ada dua hari dalam
pekerjaan sekretaris sama persis dan tak ada dua sekretaris yang
berkegiatan sama persis di jalur yang sama, masih ada pola dasar yang
tetap menyesuaikan. Apabila sekretaris akan mengembangkan suatu
rutinitas untuk kegiatan-kegiatan yang konstan, sekretaris tersebut akan
menghemat waktu dan meningkatkan efisiensinya. Sekretaris dapat
merencanakan pekerjaannya, namun sekretaris tidak selalu dapat
mengerjakan rencananya.
14
1. Merencanakan susuan tugas-tugas
Sekretaris harus melatih penilaian mengenai sususan tugas-
tugas yang harus dikerjakannya. Misalnya pimpinan akan
membacakan surat-surat saat pimpinan mendapati surat
tersebut. Sekretaris yang efisien harus menyeleksi hal-hal yang
paling penting untuk diperhatikan, meninggalkan urusa-urusan
rutinitas untuk penulisan selanjutnya.
2. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu
tugas, sebelum sekretaris dapat menjadi mahir merencanakan
pekerjaannya, sekretaris harus mempelajari bagaimana
memperkirakan lama waktu suatu pekerjaan dibutuhkan.
3. Tiba lebih awal ditempat kerja
Di beberapa kantor, sekretaris harus berencana untuk
melaporkan pekerjaan lima belas hingga tiga puluh menit
sebelum pimpinan tiba, untuk mempersiapkan kantor dan juga
surat-surat yang masuk untuk dibaca pimpinan.
4. Tugas-tugas rumah tangga kantor
Walaupun petugas pembersih kantor ditugaskan untuk
membersihkan kantor, sekretaris juga harus melakukan tugas-
tugas rumah tangga kantor. Hal pertama yang dilakukan dipagi
hari adalah membersihkan debu di meja pimpinan,membuka
buku catatan menurut tanggal yang sekarang,dsb.
5. Peninjauan kegiatan-kegiatan sehari-hari
Selama awal-awal waktu dipagi hari, sekretaris mendapatkan
waktu untuk meninjau kegiatan-kegiatan satu hari nanti.
Sekretaris mengecek buku janji pimpinan dan buku janjinya
sendiri serta melihat arsip pengingat kegiatan sehari-hari.
6. Menangani surat masuk
15
Salah satu tugas pertama sekretaris ketika sekretais tiba di pagi
hari adalah mendapati surat sudah tersedia siap untuk pimpinan
sesaat pimpinan sampai. Kegiatan ini mencakup membaca
suratnya sendiri.
7. Mengatur meja kerja
Beberapa waktu dalam keseharian sekretaris akan diberikan
untuk menyusun mejanya. Meja harus disusun dengan jarak,
misalnya perlatan kantor yang digunakan untuk menulis
biasanya diletakkan pada laci pertama atau kedua dalam rak.
8. Bekerja dengam pimpinan
Segera setelah pimpinan memberi tahu pekerjaan, dia mungkin
akan memberikan surat menyurat tertentu kepada sekretarisnya
dan meminta sekretaris untuk menyusuk surat balasan yang
sesuai.
Sedarmayanti (2011;27) dalam bukunya yaitu tugas dan
pengembangan sekretaris, mengelompokkan pekerjaan/tugas sekretaris ke
dalam 3 bagian yaitu :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hamper setiap hari
dihadapi tanpa menunggu insturksi khusus dari pimpinan atau
tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai
dengan yang telah diterpakan dalam uraian tugasnya :
1) Membuka surat
2) Menerima dikte
3) Menerima tamu
4) Menerima telepon
5) Menyimpan arisp/surat dan
6) Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan
2. Tugas Insidential
16
Tugas insidential adalah tugas yang tidak setiap hari dihadapi
oleh sekeretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi
khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus biasanya
berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya
bahwa ia dianggap mampu dan bias diandalkan untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapaun kegiatan yang
termasuk tugas melaksanakan intruksi (tugas-tugas khusus)
antara lain :
1) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan,
menyiapkan pidato dan pernyataan pimpinan.
2) Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang
termuat dalam surat kabar, majalah, brosur dan media-
media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan.
3) Mengoreksi bahan-bahan cetakan, missal : brosur,
undangan, formulir dan daftar yang dikonsep oleh
perushaan.
4) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
3. Tugas Kreatif
Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas atas prakarsa sendiri,
yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini
merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu
tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu
meringankan beban perkerjaan pimpinan. Dalam hal tugas yang
bersifat kreatif, sekretaris harus dapat menemukan sendiri
segala sesuatu yang harus dikerjakan yang dapat merupakan
suatu bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat
dilaksanakan dengna berhasil guna dan berdaya guna. Pada
dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi :
17
1) Membuat perencanaan kerja
2) Mempelajari pengetahuan tentang bank
3) Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil
4) Pemantapan kepribadian dan efisiensi kerja
2.1.2 Kinerja Sekretaris
Kinerja memiliki makna yang lebih luas, bukan hanya hasil dari
kerja tetapi juga bagaimana proses kerja berlangsung. Menurut Amstron
dan Baron dalam Fahmi (2011;2) mengatakan kinerja adalah hasil
pekerjaan yang mempunyai hubungan kuat dengan tujuan strategis
organisasi atau perusahaan, kepuasan konsumen dan memberikan
kontribusi ekonomi. Lebih jauh lagi menurut Bastian menyatakan bahwa
kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu
kegiatan program/kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi
dan misi organisasi yang tertuang dalam perumusan skema strategis
(strategic planning) suatu organisasi. Lalu terdapat indikator-indikator
kinerja sekretaris yaitu :
1. Menangani surat menyurat
2. Mempersiapkan laporan.
3. Menangani arsip
4. Mengingatkan jadwal kegiatan non rutin
5. Menjaga hubungan terhadap pihak lain
6. Mempersiapkan rapat
7. Mengatur perjalanan dinas pimpinan
8. Menangani telepon
9. Menangani kegiatan keuangan (kas kecil, bill payment dll)
10. Memegang rahasia Pimpinan/Perusahaan
Definisi dari kinerja menyangkut tiga komponen penting yaitu
tujuan, ukuran, dan penilaian. Penentuan tujuan dari setiap urut organisasi
merupakan strategi untuk meningkatkan kinerja. Tujuan ini akan
18
memberikan arah dan mempengaruhi bagaimana seharusnya perilaku kerja
yang diharapkan organisasi terhadap setiap personal. Walaupun demikian
penentuan saja tidaklah cukup, sebab itu dibutuhkan ukuran apakah
seorang personal telah mencapai kinerja yang diharapkan. Untuk itu
ukuran kuantitatif dan kualitatif standar kinerja untuk setiap tugas dan
jabatan personal memegang peranan penting.
Aspek ketiga dari definisi kerja adalah penilaian atau pengukuran.
Pengukuran kinerja secara regular yang dikatakan dengan proses
pencapaian tujuan kinerja setiap personal. Tindakan ini akan membuat
personal untuk senantiasa berorientasi terhadap tujuan dan berperilaku
kerja sesuai dan searah dengan tujuan yang dicapai. Dengan demikian
jelaslah bahwa pengertian kinerja dengan deskriptif tujuan, ukuran
operasional, dan pengukuran regular mempunyai peranan penting dalam
metawat dan meningkatkan motivasi personal.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk melihat pekembangan usaha
adalah dengan cara melihat penilaian tentang kinerja. Sasaran yang
menjadi objek penilaian kinerja adalah kecakapan, kemampuan sekretaris
dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Menurut Sedarmayanti (2010)
penilaian kinerja merupakan alat yang dipakai untuk menilai kinerja
seseorang sekretaris yang meliputi :
1. Prestasi kerja, yaitu hasil kerja sekretaris dalam menjalankan
tugas, baik secara kualitas maupun kuantitas kerja.
2. Keahlian, yaitu tingkat kemampuan teknis yang dimiliki oleh
sekretaris dalam menjalankan tugas yang dibebankan padanya.
Keahlian ini bias dialam bentuk kerjasama, komunikasi dll
3. Perilaku, yaitu sikap dan tingkah laku sekretaris yang melekat
pada dirinya dan dibawa dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Pengertian perilaku disini juga mencakup kejujuran, tanggung
jawab dan disiplin.
19
2.1.3 Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut Heru Marwoto (2014;35) Selain sekretaris bertanggung
jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan
yaitu :
1. Personal Responsibility (tanggung jawab individu)
Sekretaris bertanggung jawab tehadap kinerja diri sendiri dan
upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan
mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan kinerja
prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari antara lain :
1) Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui
pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
2) Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara
jelas dan akurat.
3) Mendistribusikan informasi dari kantor pimpina secara jelas
dan akurat.
4) Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan
dan bagian-bagian lainnya.
5) Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih
berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak
jangka panjang.
6) Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
2. Internal responsibility
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian
superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas :
1) Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
2) Menciptakan suasana(fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
20
3) Mendudukung penciptaan budaya kerja yang positif.
4) Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
5) Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja di kantor.
3. Bertanggung jawab atas keberhasilan perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-
tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah
ditetapkan.
4. Networking responsibility (tanggung jawab cabang perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan
jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing.
Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network
perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara
formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam
kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi
dalam mengembangkan citra perusahaan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun
kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis,
adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan
dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan
menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak
kerja, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi
sekretaris harus bertindak hati-hati dan beranggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris :
1) Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan
perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila
perusahaan member izin.
21
2) Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha
pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
3) Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha
saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan.
4) Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua
instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas
danpasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan
sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
2.1.4 Fasilitas Kerja Sekretaris
Menurut Donni Juni (2014;55) Peralatan kantor memiliki peran
penting dalam fasilitias kerja sekretaris, peralatan kantor mampu
menunjang kinerja sekretaris dalam mengerjakan tuga sehari-hari. Dari
sekian banyak peralatan di sebuah kantor terdapat peralatan yang benar-
benar dibutuhkan oleh seorang sekretraris.
Berikut ini daftar peralatan kantor yang dibutuhkan oleh sekretaris
yaitu :
1. Peralatan Kantor
1) meja tulis dan laci yang dapat dikunci
2) meja mesin tik/komputer dengan rak-rak untuk persediaan
kertas
3) kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi
rendahnya
4) lemari arsip
5) lemari buku/rak buku kecil
6) lemari penyaluran
7) meja dan kursi tamu
2. Mesin-mesin kantor
22
1) Laptop
2) Telepon
3) LCD
4) Paper shreeder (mesin penghancur kertas)
5) Printer
6) Faximile
7) Mesin fotocopy
8) Televisi
3. Perlengkapan dan alat-alat penting lainnya
1) kalender meja, yang sekaligus berfungsi sebagai daftar janji
dan buku harian
2) buku petunjuk telepon
3) buku daftar alamat
4) buku catatan
5) kotak surat masuk dan surat keluar
6) aneka map
7) kartu nama
8) aneka jenis kertas
9) kuitansi
10) amplop
11) alat tulis kantor
12) perlengkapan penunjang pegawai kantor lainnya
2.2 Jenjang Jabatan Sekretaris
Jenjang karir di lingkungan sekretaris pada masa dulu tidak
berkembang pada masa dulu tidak berkembang artinya apabila seorang
telah menjadi sekretaris maka selamanya dia akan menjadi sekretaris saja.
Tetapi hal ini tidak berlaku lagi, jenjang sekretaris pada masa ini begitu
terbuka sampai pada jenjang yang cukup baik yaitu jabatan manajer.
1. Receptionis atau Juru
23
Jenjang di lingkungan sekretaris yang paling rendah, dimana
sekretaris disini hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan,
seperti receiptionis hanya melayani tamu di depan kantor, juru
tik hanya mengetik, juru arsip hanya menangani arsip dan juru
lainnya seperti juru surat, juru catat, dan operator telepon.
2. Sekretaris Yunior
Jabatan setingkat lebih tinggi dari jabatan diatas, karena tugas
dari sekretaris yunior ini lebih banyak yaitu mengerjakan
beberapa keterampilan administrasi seperti mengetik,
mengarsip, membuat surat dan lainnya, tetapi tidak menangani
pengelolaan waktu pimpinan. Tanggung jawab dan instruksi
dari sekretaris yunior diberikan oleh sekretaris senior yang
menjadi supervisornya. Artinya sekretaris yunior tidak terlibat
pada kegiatan membantu pimpinan.
3. Sekretaris
Jabatan yang paling lengkap dalam hal tugas dan tanggung
jawaban karena seorang sekretaris ini bekerja sendiri dan tidak
mempunyai bawahan, sehingga pekerjaan pengelolaan waktu
pimpinan dan pekerjaan administrasi pimpinan dilakukan
sendiri. Jenis jabatan ini yang paling banyak terdapat pada
dunia industry.
4. Sekretaris Senior
Jabatan ini tugas utamanya adalah mengatur kegiatan pimpinan
tetapi untuk pekerjaan yang besifat administrasi seperti
mengetik surat, menangani arsip dilakukan oleh bawahannya
yaitu sekretaris yunior. Dalam arti bahwa jabatan ini dalam
bertugas mempunyai bawahan yang memperlancar kegaitan
administrasinya. Dan untuk jabatan ini yang paling dibutuhkan
adalah kemampuan manajemen dan komunikasi yang baik.
24
5. Sekretaris Eksekutif
Jabatan sekretaris ini bertugas membawahi satu unit divisi
dalam suatu organisasi atau perusahaan, artinya jabatan ini
adalah seorang manajer dalam bidang administrasi dari seluruh
unit diperusahaan tersebut, pada prakteknya tidak banyak
perusahaan yang mempunyai unit ini. Sehingga jabatan ini
dikantor juga tidak terlalu banyak. Jabatan ini membawahi
beberapa bawahan yang membantunya dalam pengelolaan unit
tersebut.
Jabatan Sekretaris Seiring dengan perkembangan dunia usaha
dewasa ini, dibutuhkan sumber daya manusia yang handal. Sumber daya
yang tidak hanya dapat melakukan tugasnya denan baik tetapi juga mampu
untuk bertindak lebih professional mengingt tingkat persaingan yang
semakin tinggi di masa yang akan datang.
Jabatan Sekretaris merupakan jabatan professional yang bisa
dikembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan keterampilan
khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara
formal, juga di perlukan seperangkat latihan teknis dan pengalaman-
pengalaman yang memadai. Dengan keterampilan yang kaya serta
pengalaman tersebut seorang sekretaris menjadi lebih aktif dalam
menjalankan fungsi pengarahan kepada anak buah.
Pekerjaan sekretaris berkembang atau bertambah banyak sering
dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari
atasannya atau pimpinannya.pada saat menjadi pegawai baru barangkali
pekerjaan yang di berikan oleh pimpinan atau lembaganya hanya terbatas.
Sejalan dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegensi atau
kemampuan dan keterampilan yang di milikinya, kemungkinan
pekerjaannya akan bertambah.
25
Dalam mengembangkan karirnya, seorang sekretaris harus
memiliki dedikasi yang tinggi. Mereka harus memiliki kesadaran bahwa
tanggung jawabnya lebih besar justru saat pimpinan sedang tidak ada di
tempat. Karena ia harus mempelajari materi yang sedang ditangani
pimpinan. Dedikasinya sangat penting sehingga tugas apapun yang
dilimpahkan bisa dikerjakan dengan baik.
Komunikasi dengan pimpinan juga sangat penting, harus terjadi
komunikasi dua arah. Contohnya dalam berdiskusi dengan pimpinan,
kemudian pimpinan akan memberikan pengarahan yang berhubungan
dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Mereka harus bisa terbuka dengan
saran dan kritik, baik itu sekretaris maupun pimpinan. Sehingga kan selalu
ada perbaikan untuk kinerja yang selanjutnya.
Bekerja di sebuah perusahaan sebagai seorang sekretaris
membutuhkan kemandirian yang besar. Misalnya membetulkan printer
yang rusak sesuai dengan kemampuannya. Kemudian seorang sekretaris
yang ingin sukses dalam bekerja dan bisa menikmati pekerjaannya,
mereka harus mempunyai relasi personal antara dirinya dengan
pekerjaannya, mereka harus mempunyai chemistry. Hal tersebut akan
menambah semangat dalam bekerja, dan mereka harus bisa menghargai
pekerjaannya.
Sekretaris yang baik dituntut mampu berpikir kritis dan bertindak
secara profesional. Profesional di sini maksudnya adalah bekerja dengan
sungguh-sungguh sebagaimana yang dituntut dalam job descriptionnya.
Seorang sekretaris mampu berpikir kritis jika mereka memiliki
pengetahuan yang luas, baik dalam bidang kesekretariatan maupun dalam
bidang lain yang masih berkaitan dengan profesinya maupun pengetahuan
umum lainnya.
26
Menurut Ambar Teguh Sulistiyani pekerjaan sekretaris
berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebannya, yaittu :
1. Sekretaris Pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam
pengurusan warket. Dalam hal ini pengertian sekretaris
menyangkut tugas-tugas yang berkenand engan
korespondensi, pengarsipan, membuat undangan pertemuan.
Atau dengan kata lain bahwa Sekretaris impinan adalah
seorang yang membantu pimpinan dalam penghimpunan dan
penyingkiran bahan informasi.
2. Sekretaris Organisasi sebagai pejabat pembantu dalam
pengurusa tata warkat dan administrasi. Yang dimaksud disini
adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan
tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan
organisasi baik melakukan pengurusan yang berhubungan
dengan tata warkat maupun unsur administrasi yang meliputi :
keorganisasian, manajemen, komunikasi, tata keterangan dll.
2.2.1 Fungsi Sekretaris
Fungsi adalah kegiatan-kegiatan pokok yang dilakukan sehari-hari
oleh sekretaris. Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu
meringankan tugas-tugas yang bersifat rutin dan operasional sehingga
pimpinan dapat berkonsentrasi dan mengurus manajerialnya.
Fungsi sekretaris pada hakikatnya adalah meringankan tugas-tugas
pimpinan dan membantu agar pimpinan tidak terlalu terlibat dengan tugas-
tugas yang bersifat rutin dan tugas-tugas operatif, sehingga pimpinan dapat
berfokus atau berkonsentrasi mengurus fungsi-fungsi manajerialnya, yaitu
membuat perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan
pengawasan/pengendalian terhadap perusahaan/organisasi yang
dipimpinnya. Pada dasarnya fungsi sekretars adalah :
27
1. Membantu meringankan tugas pimpinan berarti sedapat
mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang
bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu
memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya kepada
sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang dibuat oleh
pimpinan sebagian besar harus ditindaklanjut oleh sekretaris.
Ada bagian dari keputusan pimpinan harus dikomunikasikan
oleh sekretaris kepada pejabat lain yang relevan untuk
diselesaikan, ada pula yang harus diselesaikan oleh sekretaris
sampai tuntas.
2. Menangani informasi untuk pimpinan berarti semua keputusan
yang diambil oleh pimpinan banyak bergantung pada
ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, menyeleksi,
mengolah dan menyampaikan informasi.
Sebagai jembatan penghubungberarti sekretaris harus membina dan
memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam
hubungan kerja dengan pimpinan.Sekretaris pimpinan yang handal harus
dapat mengaplikasikan fungsi-fungsi antara lain sebagai berikut :
1. Meringankan tugas pimpinan
Sekretaris berfunsi meringankan tugas pimpinan,
artinya pimpinan harus dibebaskan dari tugas-tugas
yang bersifat detail. Keputusan pimpinan sebagian besar
harus ditindak lanjuti oleh sekretaris. Sebagai dari yang
telah diputuskan oleh pimpinan harus dapat
dikomunikasikan oleh sekretaris kepada pejabat-pejabat
lain yang relevan untuk diselesaikan. Bahkan sebagian
lain dari keputusan pimpinan harus ditindak lanjuti oleh
sekretaris sampai lengkap atau tuntas.
28
2. Menangani infomasi untuk pimpinan
Menangani informasi untuk pimpinan berarti segala
keputusan yang diambil oleh pimpnan banyak
bergantung pada sekretaris dalam mengusulkan,
menyeleksi, mengolah dan menyampaikan informasi.
3. Menjadi jembatan penghubung
Sekretaris berfungsi membina hubungan baik dengan
pihak-pihak yang ada hubungan kerja dengan pimpinan.
Dan juga, perlu diketahui sekretaris pimpinan
merupakan tangga pertama menghubungkan pihak
luar/tamu/pihak-pihak yang ingin bertemu dengan
pimpinan.
Apabila tiga fungsi sekretaris yang disebutkan di atas dapat
dijabarkan lebih lanjut, sekretaris juga harus dapat mengikuti derap dan
langkah yang positif dari pimpinan. Sebaliknya, sekretaris pimpinan juga
harus mampu menetralisir kelemahan dan kekurangan pimpinan. Jika
pimpinannya seorang pekerja keras, disiplin, sangat menghargai waktu dan
selalu ingin cepat menyelesaikan pekerjaan, maka sekretaris harus dapat
mengikutinya. Sebaliknya apabila pimpinannya seorang pelupa
sekretarisnya harus rajin mengingatkannya. Jika pimpinanannya kurang
teliti atau lupa memberikan tanda tangannya, maka sekretaris harus teliti
dan berani mengingatkan pimpinannya.
Seorang sekretaris mempunyai fungsi membantu pimpinan dalam
memulai pekerjaan sampai dengan menyelesaikan suatu pekerjaan, artinya
dari awal datangnya pekerjaan, kemudian pekerjaan ditindaklanjuti sampai
pekerjaan tersebut diselesaikan. Sekretaris diharapkan selalu berperan
membantu piminan. Ia juga harus mampu mengatasi kesibukan dan
kesulitan pimpinan, termasuk membantu mengatasi kesibukan dan
29
kesulitan pimpinan, termasuk membantu mencari cara yang lebih efisien
dan sederhana dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Fungsi sekretaris tidak hanya terbatas pada meringankan tugas
pimpinan dalam melalui pelaksanaan tugas-tugas perkantoran, seperti
menyiapkan suratu-menyurat, menangani kearisipan atau menelepon dan
menerima telepon, melainkan lebih dari itu, yaitu bahwa fungsi sekretaris
dalam menangani informasi itu harus sampai pada tercapainya
keberhasilan pimpinan dalam melaksanakan tugasnya serta tercapainya
tujuan organisasi, seperti telah dikemukakan penulis sebelumnya.
Sekretaris harus selalu siap membatu pimpinan dalam memulai sampai
menyelesaikan suatu pekerjaan. Ungkapan ini lebih lanjut dapat dijelaskan
bahwa sekretaris memberikan informasi yang diperlukan oleh pimpinan
serta membantu pimpinan daam melaksanakan tugas manajerialnya
berdasarkan informasi yang diterimanya tersebut. Kemudian sekretaris
menindaklanjuti keputusan yang telah dibuat pimpinannya.
Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu
meringankan tugas-tugas dan beban pimpinan, terutama dalam tugas-tugas
yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan dapat
berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerialnya.
Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang
manajerial, ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris
pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan
yang bertugas memperingan, mempermudah dan memperlancar tugas
pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Ia berstatus sebagai seorang
pegawai pada organisasi, lembaga, atau perusahaan dan dengan sendirinya
ia harus tunduk dan terikat pada peraturan yang berlaku di lembaga,
instansi, atau perusahaan tersebut.
2.2.2 Hubungan Kerja Sekretaris dengan Pimpinan
30
Sesuai dengan asal katanya sekretaris adalah seorang yang harus
bisa memegang rahasia. Pembantu dari seorang pimpinan yang
menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa dan
mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau
perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya itu.
Seorang sekretaris juga harus bisa mengambil tugas-tugas yang bersifat
detail dari pimpinan. Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan
informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali
informasi dari berbagai sumber, lalu menginterprestasikan sehingga dapat
memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada
pimpinan.
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir
untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah
dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu
terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup
mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang
bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup
memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi
delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk
menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam
setiap menyelesaikan tugasnya.
2.2.3 Komunikasi Sekretaris
Salah satu tugas seorang sekretaris adalah berkomunikasi melalui
telepon. Seorang sekretaris haru sramah terhadap konsumen supaya
mendapatkan kesan yang baik bagi konsumen. Kesan yang baik terhadap
suatu perusahaan didapatkan dari bagaimana seseorang konsumen
mendapatkan perlakukan atau pelayanan dari tiap-tiap anggota perusahaan
tersebut dalam berbagai kesempatan. Penampilan yang menarik,
31
tanggapan, atau sikap tubuh yang positif sangat berpengaruh dalam
menggambarkan keadaan suatu perusahaan.
Bila seorang sekretaris menyapa seorang tamu, kesan yang mereka
dapatkan dengan mudah diperoleh melalui sikap tubuh, sopan santun, dan
penampilan kita. Tidak demikian apabila kita mempergunakan telepon
untuk berkomunikasi. Wujud fisik atau penampilan kita tidak terlihat.
Kesan si penelepon terhadap kita khususnya, dan perusahaan pada umum-
nya, semataa-mata didapat dari suara, apakah riang. Suara yang
dipancarkan sekretaris pancarkan dapat menciptakan lukisan atau image
yang sangat luas, baik tentang sekretaris maupun perusahaan yang dibawa.
1. Menciptakan Kesan yang Baik dengan Telepon
Kesan yang timbul dari suara dalam telepon sangat luas.
Kepribadian seseorang akan jelas tercermin dari bagaimana ia
mengatakan sesuatu.ada beberapa hal yang harus diperhatikan
dalma berbicara menggunakan telepon, yaitu :
1) Telepon yang bordering pada saat sibuk kerap membuat
jengkel. Jangan biarkan emosi yang bicara.
2) Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat Anda
mengangkat telepon.
3) Jangan menerima telepon sambil berbicara dengan orang
ketiga ataupun sambil makan.
4) Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.
2. Cara Menerima Telepon
Ada beberapa cara yang harus dilakukan dalam menerima
telepon yaitu :
1) Segeralah mengangkat telepon apabila telepon bordering
2) Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu
dari pembicaraan telepon itu
3) Identifikasi diri
32
4) Tanya identitas penelepon
5) Memilih telepon yang masuk
6) Mengakhiri telepon masuk
Hal yang tidak boleh dilupakan, ada atau tidak ada pesan,
sekretaris tetap harus mencatat semua telepon yang masuk,
walaupun hanya sekedar menyebutkan identitas pribadi dan
organisasi. Lembar formulir penerimaan telepon semuanya
harus diletakkan di meja pimpinan pada tempat yang mudah
terbaca.
3. Cara Menelepon
Gunakan waktu untuk menelepon dengan sebaik-baiknya.
Pembicaraan yang berkepanjangan berarti pemakaian pulsa
telepon lebih banyak, dan pda akhirnya biaya telepon tinggi.
Berikut dijelaskan tata cara menelepon yaitu :
1) Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon
2) Perhatikan telepon yang digunakan
3) Mendapat sambungan telepon
4) Katakana dengan siapa akan berbicara
5) Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan
6) Kemukakan maksud menelepon
7) Tinggalkan pesan dan ucapan terima kasih
4. Etiket Bertelepon
Banyak orang menyamakan antara arti “Etika” dan “Etiket”,
padahal keduanya berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang
membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik
buruk, benar salah, tepat-tidak”. Sedangkan Etiket (bahasa
Prancis: Etiquette) berarti tata krama, sopan santu, atau tata
pergaulan. Jika “etika” membahas “apa yang benar, salah, jujur
33
dan adil” maka “etiket” membahas “apa yang sopan dan
pantas”.
Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etiket yang harus
dilakukan, diantaranya :
1. Jangan memmbicarakan informasi rahasia di telepon.
Karena system telepon yang kurang bagus,
memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak
lain.
2. Jangan berbicara telalu keras. Atur suatu pada saat
bertelepon, karena suara yang keras dapat mengganggu
ketenangan pimpinan dan karyawan lain.
3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda
bertelepon.
4. Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Banyak
sekretaris yang diberi tanggung jawab untuk
mengontrol pemakaian telepon.
5. Jangan biarkan telepon dalam posisi ruangan terbuka
sehingga lawan bicara ditelepon dapat mendengar
suara-suara yang ada dikantor.
6. Jangan memberikan nomor jalur langsung pimpinan
kepada sembarang orang. Telepon jalur langsung
pimpinan berlaku, seperti pribadi.
2.3 Aktivitas Pimpinan
Menurut Susatyo Herlambang (2012;102) pimpinan adalah seorang
yang memberikan perintah suatu pekerjaan berdasarkan target perkerjaan
yang harus diselesaikan. Menurut dari beberapa para ahli pengertian
pimpinan yaitu :
1. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan
34
Pimpinan adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya
mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari
pekerjaannya dalam mencapai tujuan.
2. Robert Tanembaum
Pimpinan adalah mereka yang menggunakan wewenang formal untuk
mengorganisasikan, mengarahkan, mengontrol para bawahan yang
bertanggung jawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi demi
mencapai tujuan perusahaan.
3. Prof. Maccoby
Pimpinan pertama-tama harus seorang yang mampu menumbuhkan
dan mengembangkan segala yang terbaik dalam diri para bawahannya.
Pemimpin yang baik untuk masa kini adalah orang yang religius,
dalam artian menerima kepercayaan etnis dan moral dari berbagai
agama secara kumulatif, kendatipun ia sendiri mungkin menolak
ketentuan gaib dan ide ketuhanan yang berlainan.
4. Lao Tzu
Pimpinan yang baik adalah seorang yang membantu mengembangkan
orang lain, sehingga akhirnya mereka tidak lagi memerlukan
pemimpinnya it
5. Davis and Filley
Pimpinan adalah seseorang yang menduduki suatu posisi manajemen
atau seseorang yang melakukan suatu pekerjaan memimpin.
Menurut Anton M. Mulyono (2010 : 26), Aktivitas artinya
“kegiatan atau keaktifan”. Jadi segala sesuatu yang dilakukan atau
kegiatan-kegiatan yang terjadi baik fisik maupun non-fisik, merupakan
suatu aktifitas. Sedangkan menurut Robert Tanembaum (2010:212),
pimpinan artinya seseorang yang memiliki kelebihan dan kemampuan
dalam mempengaruhi orang lain untuk bersama-sama melakukan aktivitas-
aktivitas tertentu untuk pencapaian atau beberapa tujuan.
35
Jadi, aktivitas pimpinan adalah rangkaian kegiatan rutinitas yang
dilakukan berdasarkan tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang
diberikan untuk menata kemampuan mempengaruhi perilaku dari orang
lain.
Seorang pimpinan, apapun wujudnya dimanapun akan selalu
mempunyai beban untuk mempertanggung jawabkan kepemimpinannya.
Pimpinan seperti ini lebih banyak bekerja dibandingkan berbicara, lebih
banyak memberikan contoh-contoh baik dalam kehidupannya
dibandingkan berbicara besar tanpa bukti, dan lebih banyak berorientasi
pada bawahan dan keputusan umum dibandingkan dari orientasi dan
keputusan diri sendiri. Oleh karena itu seorang pimpinan membutuhkan
peranan sekretaris dalam menunjang kegiatannya agar berjalan dengan
lancar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Adapun indikator-
indikator aktivitas pimpinan yaitu ;
1) Pimpinan memberikan motivasi terhadap sekretaris
2) Pengawasan pimpinan terhadap pekerjaan sekretaris
3) Keteladanan pimpinan
4) Pimpinan dalam membina hubungan
5) Mampu mengambil keputusan dengan cara yang tepat
6) Keterlibatan pimpinan di dalam pencapaian tugas
7) Pengawasan pimpinan terhadap kinerja sekretaris
8) Terbuka terhadap suatu perubahan
9) Menggerakan sekretaris dalam mencapai tujuan
10) Menjadi Katalisator (penghubung atau sesuatu yang
mempercepat berjalannya reaksi)
2.3.1 Fungsi Manajemen
Didasarkan pada pengertian manajemen menurut Kreitner
(2011;51) yaitu proses kerja dengan melalui orang lain untuk mencapai
tujuan organisasi dalam suatu lingkungan yang berubah. Sebenarnya
36
fungsi manajemen sudah terkandung di dalamnya. Dengan demikian
menurut Skinner (1999;52) fungsi manajemen meliputi :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organizing)
3. Pelaksanaan (actuating)
4. Pengendalian (controlling)
1) Perencanaan (planning)
Perencanaan merupakan fungsi paling awal yang merupakan
pedoman ke mana arah mana tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan perencanaan ini, maka dapat mengurangi ketidakpastian.
Lebih bisa mengarahkan perhatian pada tujuan dan lebih memudahkan
dalam pengawasan.
Menuru Peter Drucker, tolak ukur keberhasilan seorang manajer adalah
efektivitas (kemampuan untuk melakukan hal-hal yang benar) dan
efisiensi (kemampuan untuk melakukan hal-hal secara benar).
Pentingnya perencanaan yaitu :
1. Manajer dapat mengetahui bagaimana mereka harus
mengorganisasi orang dan sumber daya.
2. Dengan perencanaan, mereka dapat memimpin organisasi dengan
penuh keyakinan.
3. Dengan perencanaan dapat diketahui dimana mereka menyimpang
dari jalur.
Dalam perencanaan atau planning termasuk di dalamnya adalah
menentukan tujuan, strategi yang akan digunakan dan
mengembangkan perencanaan tersebut untuk koordinasi kegiatan
(Stephen P. Robbins, 2010).
2) Pengorganisasian (organizing)
37
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang
mengelompokkan orang dan memberikan tugas, menjalankan tugas
misi. Tiga elemen pokok organisasi, yaitu :
1. Interaksi manusia
2. Kegiatan mengarah pada tujuan
3. Struktur
Beberapa contoh organisasi :
1) Organisasi formal, yaitu system dari pekerjaan, hubungan
wewenang, tanggung jawab dan pertanggung jawaban, yang
dirancang oleh manajer agar pekerjaan dapat diselesaikan.
2) Organissi informal, yaitu suatu hubungan pribadi dan social
yang mungkin tidak ada hubungannya dengan weweang
formal.
1. Terdapat pada setiap perusahaan karena timbul dari
pergaulan manusia dan manusia selalu bergaul dan
membentuk persahabatan.
2. Merupakan cara yang baik untuk menyampaikan
informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan
pekerjaan.
3) Pelaksanaan (actuating)
Actuating atau pelaksanaan adalah suatu tindakan yang
mengusahakan agar semua perencanan dan tujuan perusahaan bisa
terwujud dengan baik dan seperti yang diharapkan. Jadi, pelaksanaan
merupakan suatu upaya yang menggeraka orang-orang untuk mau
bekrja dengna sendirinya dan dengan kesadaran yang besar demi
mengabulkkan seluruh cita-cita perusahaan dengan dan secara efektif.
Perencanan dan pengorganisasian akan berjalan kurang baik jika
tidak disertai dengan pelaksanaan. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan
sekali bentuk nyata dari kerja keras, kerjasama dan kerja nyata
38
didalamnya. Pengoptimalan seluruh sumber daya manusia yang ada
juga sangat penting, terutama ditujukan untuk mencapai visi misi serta
program kerja organisasi. Actuating pelaksanaan kerja juga harus
sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali jika memang
ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuaian ulang.
4) Pengawasan (controlling)
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian
adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan
penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan
bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud
mencapai tujuan yang sudah yang digunakan semula.
Agar pekerjaan dapat berjalan sesuai denan yang diharapkan, maka
akan dibutuhkan pengontrolan yang optimal, biak itu dalam bentuk
supervisi, pengawasan, ispeksi dan audit.
Tujuan utama dari kegiatan pengawasan adalah menciptakan
kegiatan-kegiatan manajemen yang dinamis dan terwujud secara
efektif dan efisien. Sesuai dengan perannya dalam sebuah organisasi,
controlling memiliki beberapa fungsi utama :
1. Mencegah terjadinya penyimpangan
2. Memperbiaki kelemahan dan kesalahan, serta menindak
penyalahgunaan dan penyelewengan
3. Mendinamisasikan organisasi serta kegiatan dalam manajemen
4. Memperkuat rasa akan tanggung jawab tiap individu
5. Mengambil tindakan korektif jika pelaksanaan menyimpang
dari perencanaan atau standard yang telah ditetapkan.
2.3.2 Peranan Pimpinan
Menurut Prof. Dedi Mulyadi (2015;349-350) seorang pimpinan
mengemban tugas menjamin ketersediaan, kekuratan, ketepatan, dan
kemanaan informasi serta pengaturan organisasi yang baik serta yang
39
dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan organisasi sekaligus
meningkatkan eksistensi organisasi di tengah-tengah lingkungan.
Keberhasilan menjalankan tugas ini mensyaratkan pimpinan mempunyai
kemampuan multi disiplin, antara lain ; teknologi , bisnis, dan manajemen,
serta kepemimpinan.
Berikut beberapa peranan seorang pimpinan yang menjadi landasan tugas
yang perlu diketahui :
1. Bersikap Adil (Arbitrating)
Dalam menjalankan suatu tanggung jawab, sudah tentu
pimpinan akan dihadapi dengan permasalahan kelompok yang
berujung pada pemberian keputusan. Pemimpin diharuskan
untuk mampu bersikap adil dalam memberikan keputusan dari
berbagai macam persoalan yang ada. Bersikap adil berarti
mampu menentukan segala keputusan dari dua permasalahan
yang ada. Pemimpin yang mampu bersikap adil tentunya secara
taktis akan mampu memberikan keputusan yang bijak untuk
memecahkan suatu masalah.
2. Memberikan Sugesti (Suggesting)
Seorang pimpinan diharuskan untuk mampu memberikan
sugesti kepada anggota kelompoknya. Pemberian sugesti secara
baik dan benar bermanfaat kepada hasil yang diperoleh pada
akhir suatu tujuan. Pemberian sugesti ditujukan untuk
merangkul seluruh anggota dalam satu kesatuan agar
koordinasi dan kekompakan anggota dalam partisipasinya di
suatu kelompok dapat terjaga.
3. Mendukung Tercapainya Tujuan (Supplying Objectives)
Dalam menjalankan fungsinya sebagai penggerak anggota
disuatu kelompok, seorang pemimpin diharuskan untuk mampu
mendukung segala hal baik yang dapat menjadi faktor dari
40
tercapainya suatu tujuan kelompok. Seorang pemimpin
diharuskan untuk mampu bersikap tegas dan mendukung segala
aspek pemicu keberhasilan tujuan kelompok. Dengan
demikian, visi dan misi dari kelompok tersebut akan berjalan
secara maksimal. Pemimpin diharuskan untuk memiliki
semangat yang tinggi dalam mendukung pencapaian tujuan.
4. Menjadi Katalisator (Catalysing)
Secara umum, katalisator dalam istilah kimia adalah penggerak
atau sesuatu yang mempercepat berjalannya reaksi. Seorang
pemimpin dapat dikatakan sebagai katalisator apabila mampu
menunjang segala aspek kemajuan kelompokknya dengan ide-
ide dan tindakan yang baik. Keberhasilan tujuan kelompok
ditentukan oleh kemampuan pemimpin untuk bersikap seperti
ini.
5. Menciptakan Rasa Aman (Providing Security)
Anggota dari suatu kelompok sudah sepatutnya mendapatkan
rasa aman dari seorang pemimpin. Seorang pemimpin
dikatakan mampu menciptakan rasa aman apabila ia mampu
untuk terus berfikiran positif, teguh pendirian dan mampu
memegang segala kendali dengan jujur yang bijaksana.
Pemimpin yang mampu menciptakan rasa aman adalah
pemimpin yang sangat dapat diandalkan.
6. Sebagai Wakil Organisasi (Representing)
Seorang pemimpin sejatinya merupakan wakil dari sebuah unit
organisasi dari kelompolo yang dibinanya. Seorang pemimpin
diharuskan untuk mampu menjadi mata dan telinga yang
mewakili kebutuhkan aspirasi anggota dari kelompok yang
dipimpinnya. Penampilan dan segala hal-hal yang terpatri dari
41
diri seorang pemimpinpun jelas menjadi citraan dari seluruh
anggota kelompok yang dipimpinnya.pemimpin yang baik akan
mampu menempatkan dan membawa dirinya untuk menjadi
citra yang baik bagi seluruh anggota kelompok dan organisasi
yang menjadi tanggung jawabnya.
7. Sumber Inspirasi (Inspring)
Sudah menjadi kewajiban bagi seorang pemimpin untuk
mampu memberikan inspirasi bagi seluruh anggota
kelompoknya.Inspirasi merupakan hal mutlak yang dibutuhkan
oleh seluruh manusia yang membutuhkan semangat untuk
menjalani hidup. Inspirasi sangat dibutuhkan oleh seseorang
yang memiliki target pencapaian mutlak dalam hidup. Seorang
pemimpin yang baik jelas akan mampu memberikan inspirasi
yang baik bagi setiap anggota kelompoknya.
8. Menghargai (Praising)
Menghargai berarti mengakui kemampuan dari seseorang.
Menghargai berarti mengerti basis dan kompetensi pencapaian
berharga yang mampu diraih oleh seseorang. Pemimpin yang
baik perlu memiliki peranan yang kuat dalam sikap menghargai
seorang bawahannya, baik dalam situasi dan kondisi hati yang
baik ataupun butuk, pemimpin harus bisa bersikap secara
dinamis dalam menghargai anggoa. Sikap rendah hati ini pun
jelas diperlukan oleh seorang pemimpin dalam mewujudkan
bentuk kepemimpinan ideal bagi bawahannya.
2.3.3 Tingkatan Pimpinan
Pada organisasi berstruktur tradisional, pimpinan sering dikelompokan
menjadi pimpinan puncak, pimpinan tingkat menengah, dan pimpinan lini
pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah
karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).
42
Menurut Prof. Dr Deddy Mulyadi (2015;348) berikut ini adalah
tingkatan pimpinan mulai dari bawah ke atas :
1. Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan
istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan
paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-
manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut
penyelia (supervisor), manajer shift, pimpinan area, manajer kantor,
manajer departemen, atau mandor (foreman).
2. Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua
manajemen yang berada di antara pimpinan lini pertama dan
manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya.
Jabatan yang termasuk pimpinan menengah di antaranya kepala
bagian, pemimpin proyek, pimpinan pabrik, atau manajer divisi.
3. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah
executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi
perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan.
43
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Populasi dan Sampel
3.1.1 Populasi
Dalam Mulyatiningsih (2011;9) populasi adalah sekumpulan dari
suatu hal yang memiliki karakteristik tertentu untuk di teliti. Populasi akan
menjadi area generalisasi dalam hasil penelitian. Dalam penelitian ini,
penulis mengambil populasi yang merupakan seluruh karyawan PT.
Indonesia Kendaraan Terminal/IPC.
3.1.2 Sampel
Sampel dapat diartikan sebagai wakil dari populasi untuk di teliti.
Dalam Taniredja dan Mustafidah (2012;34) sampel merupakan sebagian
jumlah yang diambil dari keseluruhan obyek yang diteliti yang dianggap
dapat mewakili seluruh populasi dengan menggunakan teknik tertentu.
Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengambilan sampel
dengan menggunakan metode Sampling Jenuh.Sampling Jenuh adalah
teknik pengumpulan sample dengan menggunakan seluruh populasi pada
penelitian. Hal ini dilakukan karena jumlah populasi penelitian relative
kecil.
3.2 Operasional Variabel Penelitian
3.2.1 Variabel Penelitian
Dalam Sugiyono (2011:38-39) variabel adalah segala sesuatu yang
berbentuk apa saja yang ditetapkan oleh penulis untuk dipelajari sehingga
diperoleh informasi tentang hal tersebut. Variabel dibedakan dalam 2 jenis,
yaitu :
1. Variabel Independent
44
Variabel ini sering disebut sebagai variabel bebas.Variabel bebas
adalah variabel yang mempengaruhi atau menjadi sebab
perubahanya atau timbulnya variabel dependen (terikat).Variabel
penelitian adalah simbolisasi berbagai faktor yang terkait
penelitian.Indikator kinerja sekretaris Menurut Gaol (2015;206)
adalah :
1) Menangani surat menyurat
2) Mempersiapkan laporan.
3) Menangani arsip
4) Mengatur jadwal kegiatan non rutin
5) Menjaga hubungan terhadap pihak lain
6) Mempersiapkan rapat
7) Mengatur perjalanan dinas pimpinan
8) Menangani telepon
9) Menangani kegiatan keuangan (kas kecil, bill payment dll)
10) Kemampuan sekretaris memegang rahasia
Pimpinan/Perusahaan
2. Variabel Dependen
Variabel Dependen adalah variabel yang sering disebut sebagai
output, kriteria, dan konsekuen. Atau dengan singkat sering
dikatakan sebagai variabel terikat.Variabel yang dipengaruhi oleh
variabel bebas. Variabel terikat dalam penelitian ini adalah
aktivitas pimpinan. Indikator aktivitas pimpinan Menurut Thoha
(2010:215) adalah :
1) Pimpinan memberikan motivasi terhadap sekretaris
2) Bersifat hangat dan membina rasa percaya
3) Keteladanan pimpinan
4) Pimpinan dalam membina hubungan
5) Mampu mengambil keputusan dengan cara yang tepat
45
6) Keterlibatan pimpinan di dalam pencapaian tugas sekretaris
7) Pengawasan pimpinan terhadap kinerja sekretaris
8) Terbuka terhadap suatu perubahan
9) Menggerakan sekretaris dalam mencapai tujuan
10) Menjadi Katalisator (penghubung atau sesuatu yang
mempercepat berjalannya reaksi)
Langkah selanjutnya akan dibuat operasionalisasi terhadap masing-
masing variabel tersebut, sehingga kinerja sekretaris dan aktivitas
pimpinan dapat diukur dengan menggunakan instrumen berupa kuesioner
yang akan diberikan setiap responden yang menjadi objek dalam penelitian
ini.
3.3 Model Penelitian dan Hipotesis
3.3.1 Model Penelitian
Kinerja memiliki makna yang lebih luas, bukan hanya hasil dari
kerja tetapi juga bagaimana proses kerja berlangsung. Menurut Amstron
dan Baron dalam Fahmi (2011;2) mengatakan kinerja adalah hasil
pekerjaan yang mempunyai hubungan kuat dengan tujuan strategis
organisasi atau perusahaan, kepuasan konsumen dan memberikan
kontribusi ekonomi. Lebih jauh lagi menurut Bastian menyatakan bahwa
kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu
kegiatan program/kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi
dan misi organisasi yang tertuang dalam perumusan skema strategis
(strategic planning) suatu organisasi.
Menurut Anton M. Mulyono (2010 : 26), Aktivitas artinya
“kegiatan atau keaktifan”. Jadi segala sesuatu yang dilakukan atau
kegiatan-kegiatan yang terjadi baik fisik maupun non-fisik, merupakan
suatu aktifitas. Sedangkan menurut Robert Tanembaum (2010:212),
pimpinan artinya seseorang yang memiliki kelebihan dan kemampuan
46
dalam mempengaruhi orang lain untuk bersama-sama melakukan aktivitas-
aktivitas tertentu untuk pencapaian atau beberapa tujuan. Jadi, aktivitas
pimpinan adalah rangkaian kegiatan rutinitas yang dilakukan berdasarkan
tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang diberikan untuk menata
kemampuan mempengaruhi perilaku dari orang lain.
Dalam pemaparan yang telah diuraikan maka dapat dibuat model
penelitian yang menurut teori Sugiyono (2010;60) Umam mendefisinikan
bahwa dalam penelitian adalah model konseptual mengenai hubungan
antara teori dengan berbagai fakta yang telah diidentifikasi sebagai suatu
permasalahan yang penting. Jadi model penelitian yang dapat digambarkan
sebagai berikut ;
Gambar 3.1
Model Penelitian
3.3.2 Hipotesis
Dalam Bungin (2013;90) hipotesis adalah suatu kesimpulan yang
masih belum sempurna. Kesimpulan yang belum sempurna ini maksudnya
adalah sebagai kesimpulan yang belum sempurna sehingga dibutuhkan
pembuktian dengan kebenaran hipotesis itu. Peneliti menggunakan
hipotesis karena hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap hasil
penelitian yang akan dilakukan. Selain itu hipotesis digunakan untuk
sebagai alat acuan agar dapat menuntun penelitian.
Bedasarkan pengertian yang diuraikan sebelumnya serta adanya
kerangka pemikiran yang telah dibuat oleh peneliti, maka hipotesis yang
ada dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
X
(Kinerja Sekretaris)
Y
( Aktivitas Pimpinan)
47
Ho: Tidak ada Pengaruh Kinerja Sekretaris terhadap Aktivitas Pimpinan di
PT.Indonesia Kendaraan Terminal/IPC.
Ha: Ada Pengaruh Kinerja Sekretaris terhadap Aktivitas Pimpinan di
PT.Indonesia Kendaraan Terminal/IPC.
3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode yang akan digunakan dalam penulisan yaitu : studi
kepustakaan dan lapangan, sebagai berikut :
1. Studi Pustaka (Library Research). Pada metode ini penulis
menggunakan buku-buku bacaan yang berhubungan dengan pokok
permasalahan yang akan dibahas. Penulis mempelajari berbagai
macam bentuk bahan-bahan tertulis berupa buku-buku referensi dan
dokumen-dokumen untuk kemudian penulis melakukan pengumpulan
data yang sekiranya diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
2. Studi Lapangan (Field Research), yaitu metode pengumpulan data
yang diperoleh dengan mendapatkan data primer yang langsung
diperoleh pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC dengan cara :
1) Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara penulis
terhadap narasumber atau sumber data.
2) Pengamatan Langsung
Penulis mendapatkan informasi yang diinginkan, dengan cara
pengamatan langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan sehari-hari pada PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC.
3) Pemberian Kuesioner
Penulis melakukan metode pengambilan data yang dilakukan
dengan menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun
48
terlebih dahulu untuk dijawab oleh responden. Untuk lebih jelas
kusioner dapat dilihat di lampiran 1.
3.5 Metode Analisis Data
3.5.1 Analisis Validitas dan Reabilitas
Seluruh instrument yang terdapat pada data kuesioner terlebih
dahulu dilakukan uji validitas dan uji realibilitas dengan menggunakan
Program software SPSS 20. Pengujian dengan alat ukur yang memenuhi
syarat validasi (valid) dan kehandalan (reliable) tingkat keakurasiannya
yang bertujuan untuk memudahkan dalam perhitungan data dan dimiliki
tingkat keakurasian yang sangat tinggi serta untuk menghasilkan
kesimpulan yang dapat dipertanggung jawabkan.
1. Uji Validitas
Keberhasilan suatu penelitian harus didukung dengan instrumen-
instrumen atau alat pengumpulan data yang memenuhi 2 syarat
utama, yaitu instrumen tersebut harus valid dan reliable (dapat
dipercaya).
Menurut Arikunto dalam Mustafidah dan Tarniredja (2012:42)
validitas adalah suatu ukuran yang menunjukan tingkat-tingkat
kevalidan atau kesahihan suatu instrumen. Sebuah instrument
dikatakan valid apabila mampu mengukur apa yang diinginkan
dan dapat mengungkapkan data dari variabel yang diteliti secara
tepat.
Suatu pernyataan dikatakan valid dan dapat mengukur penelitian
apabila nilai koefisien r hitung lebih besar dari nilai r table,
dimana nilai r table untuk n = 30 dengan nilai signifikansi 5% (𝔞
= 0,05), maka diperoleh angka 0,361.
2. Uji Reabilitas
Pengujian realibilitas instrument dapat dilakukan secara eksternal
dan internal. Secara eksternal pengujian dapat dilakukan dengan
49
test-retest (stability), equivalent, dan gabungan keduanya.
Secara internal realibilitas instrument dapat diuji dengan
menganalisis konsistensi butir-butir yang ada pada instrument
dengan teknik tertentu (Sugiyono, 2010:184)
3.5.2 Analisis Statistik Deskriptif
Analisis statistik deskriptif mengacu pada bagaimana menata atau
mengorganisasi data, menyajikan, dan menganalisis data dapat dilakukan
misalnya dengan menentukan nilai rata-rata hitung dan persen/proposisi.
Cara lain untuk menggambarkan data adalah dengan membuat tabel,
distribusi frekuensi, dan diagaram atau grafik.
Menurut Iqbal Hasan (2010:17) menjelaskan bahwa statistik
deskriptif adalah bagian dari statistika yang mempelajari cara pengumpulan
data dan penyajian data sehingga mudah dipahami.Statistika deskriptif
hanya berhubungan dengan hal menguraikan atau memberikan keterangan-
keterangan mengenai suatu dataatau keadaan.Dengan kata statistika
deskriptif berfungsi menerangkan keadaan, gejala, atau
persoalan.Pernarikan kesimpulan pada statistika deskriptif (jika ada) hanya
ditujukan pada kumpulan data yang ada.
Dalam penelitian ini, beberapa analisis statistik deskriptif yang akan
dilakukan antara lain: 1) Analisis Kinerja Sekretaris, 2)Analisis Aktivitas
Pimpinan, dan 3)Analisis Pengaruh Kinerja Sekretaris terhadap Aktivitas
Pimpinan.
3.5.3 Analisis Statistik Inferensial
Analisis statistik inferensial adalah analisis yang berkenaan dengan
metode penarikkan kesimpulan berdasarkan data yang diperoleh dari
sampel untuk menggambarkan karakteristik atau ciri dari suatu populasi.
Dengan demikian dalam statistik inferensial dilakukan suatu generalisasi
(perampatan atau memperumum) dan hal yang bersifat khusus (kecil) ke
hal yang lebih luas (umum).
50
Oleh karena itu, statistik inferensial disebut juga statistik induktik
atau statistik penarikkan kesimpulan.Pada statistik inferensial biasanya
dilakukan pengujian hipotesis dan pendugaan mengenai karakteristik (ciri)
dari suatu populasi. Dari definisi tersebut, statistik inferensial digunakan
untuk menguji taraf signifikansi uji F pada tabel F (Sugiyono,2010).
1. Analisis Koefisiensi Korelasi
Analisis koefisiensi korelasi bertujuan untuk membuktikan ada atau
tindaknya hubungan antara Kinerja Sekretatris terhadap Aktivitas
Pimpinan yang akan dilakukan dengan menghitung koefisiensi
korelasi dengan rumus :
))((*))((
)(*)()(
2222 yynxxn
yxxynrxy
dimana :
r : Koefisiensi korelasi
n : Jumlah data
∑x : Jumlah variabel independen dari kinerja sekretaris
∑y : Jumlah variabel independen dari aktivitas pimpinan
Tabel 3.1
Koefisien Korelasi
Interval Koefisien Korelasi Tingkat Korelasi
0,00 – 0,199 Sangat Lemah
0,20 – 0,399 Lemah
0,40 – 0,599 Cukup
0.60 – 0,799 Kuat
0,80 – 1,00 Sangat Kuat
51
2. Kesimpulan yang dapat diambil dari Koefisiensi Korelasi (r) adalah:
Jika r = 0 atau mendekati 0 ; artinya tidak ada hubungan sama
sekali antara kedua variabel.
Jika r = +1 atau mendekati +1 ; artinya ada hubungan yang kuat
antara kedua variabel
Jika r = -1adalah mendekati rumus satu artinya ada hubungan
variabel x dan y adalah hubungan yang kuat tetapi negatif.
3. Analisis Determinasi (R2)
Analisis determinasi dalam regresi linear sederhana digunakan
untuk mengetahui prosentase sumbangan pengaruh variabel
independen (x) terhadap variabel dependen (y).Koefisein ini
menunjukan seberapa besar prosentase variasi variabel independen
yang digunakan dalam model mampu menjelaskan variasi variabel
dependen. Jika R2 sama dengan 0, maka tidak ada sedikit pun
prosentase sumbangan pengaruh yang diberikan variabel
independen yang digunakan dalam model tidak menjelaskan sedikit
pun variasi variable dependen. Sebaliknya jika R2 sama dengan 1,
maka presentase sumbangan pengaruh yang diberikan variabel
independen terhadap variabel dependen adalah sempurna, atau
variasi variabel independen yang digunakan dalam model
menjelaskan 100% variasi variabel dependen. Maka dapat dihitung
secara matematis dengan:
Kp = r2 * 100%
Keterangan:
Kp = r2 = Koefisien Penentu = Determinasi
4. Signifikan Hasil Regresi
Uji ini digunakan untuk mengetahui apakah dalam model regresi
variable independen (X) berpengaruh signifikan terhadap variabel
52
dependen (Y). Dalam penelitian ini penarikan kesimpulan
didasarkan pada probabilitas menggunakan software SPSS 20 yang
dilakukan 2 sisi dengan ketentuan dan tahap sebagai berikut:
1) Merumuskan hipotesis :
H0 : Tidak ada pengaruh Kinerja Sekretaris terhadap Aktivitas
Pimpinan pada PT.Indonesia Kendaraan Terminal/IPC
Ha : Ada pengaruh Kinerja Sekretaris terhadap Aktivitas
Pimpinan pada PT.Indonesia Kendaraan Terminal/IPC
2) Kriteria pengujian:
Jika probabilitas (Sig. F Change) > 0,05 (α) maka Ha diterima
Jika probabilitas (Sig. F Change) < 0,05 (α) maka H0 ditolak
3) Penarikan kesimpulan
5. Analisis Regresi Linear Sederhana
Analisis regresi linear sederhana digunakan untuk menguji apakah
terdapat pengaruh antara satu variabel tidak terkait/bebas dalam hal
ini Kinerja Sekretaris (variabel X) dengan satu variabel terikat
dalam hal Aktivitas Pimpinan (variabel Y) (Sugiyono, 2011).
Persamaan umum Regresi Linear Sederhana:
Y = a + bx
dimana:
y : Subyek / nilai variabel dependen yang diprediksikan
a : Harga y bila x=0 (harga konstan)
b : Angka arah atau koefisiensi regresi, yang menunjukkan angkat
peningkatan ataupun penurunan variabel dependen yang
didasarkan pada variabel independen. Bila b (+) maka, naik bila
b(-) maka terjadi penurunan.
53
x : Subyek pada variabel independen yang mempunyai nilai
tertentu.
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil Regresi Linear Sederhana
adalah bila koefisiensi korelasi tinggi, maka harga b juga besar,
sebaliknya bila koefisiensi korelasi rendah maka harga b juga
rendah. Selain itu bila koefisiensi korelasi negatif maka harga b
juga negatif, dan sebaliknya bila koefisiensi korelasi positif maka
harga b juga positif.
6. Uji Normalitas
Uji normalitas data merupakan prasyarat kebanyakan prosedur
statistika inferensial (Stanislaus S. Uyanto, 2010).Uji ini untuk
mengetahui apakah populasi terdistribusi dengan normal atau tidak.
3.6 Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC yang
berlokasi di Jalan Sindang Laut No.101, Kalibaru, Cilincing, Jakarta
Utara 14110.
2. Waktu Penelitian
Penelitian ini membutuhkan waktu 5 (lima) bulan yang dimulai pada
bulan November 2015 sampai dengan bulan Februari 2016. Rencana
jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 3.2 Jadwal
Kegiatan di bawah ini :
54
Tabel 3.2
Model Penelitian
No
Kegiatan
Bulan
Nov Des Jan Feb Maret
1 Persiapan Penelitian
2 Pengumpulan Data
3 Penyelesaian Babu I
4 Penyelesaian Bab II
5 Penyelesaian Bab III
6 Penyelesaian Bab IV
7 Peneyelesaian Bab V
8 Kelengkapan Skripsi
9 DaftarPustaka
danLampiran
55
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Pengumpulan Data
Pengumpulan data diambil melalui PT Indonesia Kendaraan
Terminal dimana sejarah PT Indonesia Kendaraan Terminal/IPC
perkembangan yang cukup pesat dari industri otomotif nasional terutama
untuk kegiatan export & import pada tahun 2005, 2006, 2007 sedangkan
fasilitas kepelabuhanan yang tersedia untuk melayani kegiatan bongkar
dan muat dimaksud masih sangat terbatas (selama ini dilayani di beberapa
dermaga dan lapangan di terminal konvensional Tanjung Priok).
Permintaan dari kalangan industri otomotif Jepang ini disambut
baik oleh Pemerintah RI dan melalui Wapres RI pada waktu itu Jusuf
Kalla meminta pada PT. Pelabuhan Indonesia II untuk segera menindak
lanjutinya.
Hasil kajian dan survey kemudian menetapkan Lahan HPL milik
PT. Pelabuhan Indonesia II yang saat itu digunakan oleh PT. Dock &
Perkapalan Kodja Bahari (DKB) dimungkinkan untuk dibangun fasilitas
Terminal kendaraan dimaksud.
Setelah melalui perundingan dan pembahasan yang cukup panjang
dengan PT. DKB termasuk melibatkan Kementerian BUMN, maka
disepakati pembangunan fasilitas kendaraan menggunakan lahan HPL
milik PT. Pelabuhan Indonesia II yang digunakan oleh PT. DKB pada
lahan yang tidak digunakan secara optimal.
Pada bulan September 2006 dimulailah pembangunan tahap
pertama fasilitas terminal kendaraan menggunakan lahan seluas 12 HA.
Pada saat itu dibangun dermaga sepanjang 220 M kedalaman -12 LWS dan
56
88 M ke dalaman -7 LWS, gedung parkir 3 lantai seluas 3 HA dan
lapangan parkir seluas 7,5 HA.
Pembangunan selesai bulan November 2007 dan pada tanggal 28
November 2007 diresmikan oleh wakil presiden RI saat itu Jusuf Kalla
dan sekaligus dimulai beroperasinya pertama kali layanan kegiatan
bongkar muat di Terminal Kendaraan Tanjung Priok.
Sejak peresmian tahun 2007 Terminal Kendaraan Tanjung Priok
mengalami peningkatan cukup pesat seiring dengan meningkatnya arus
kendaraan yang keluar masuk terminal ini, sehingga menyebabkan
dilakukan penambahan kapasitas terpasang terminal mulai dengan
penambahan lahan seluas 1,7 HA tahun 2011, penambahan gedung parkir
2 lantai seluas 2 HA tahun 2012 dan sudah dioperasikan pada akhir tahun
2012, kemudian dilakukan pembangunan dermaga sepanjang 304 M
kedalaman -12 LWS, 148 M kedalaman -7 LWS, panjang 42 M kedalaman
-7 LWS, pembangunan lapangan penumpukan seluas 10,5 HA pada tahun
2012 dan diharapkan dapat dioperasikan pada bulan Maret 2014. Pada
tahun 2014 dan 2015 akan dibangun gedung parkir 5 lantai seluas 10 HA.
Disamping penambahan Dermaga dan Lapangan Penumpukan juga
dilakukan pengadaan alat bantu bongkar muat berupa 2 unit Tug Master, 4
Unit Head Truck, 4 Unit Chasiss dan pengadaan Alat penunjang Operasi
seperti 3 unit Yard Sweeper, 1 Unit Mobil Pemadam Kebakaran, 6 Unit
Taxi Car dan 2 Unit Shuttle Service.
Dengan penambahan kapasitas dimaksud maka sekaligus juga
dapat menambah kapasitas daya tampung terminal diperkirakan pada
tahun 2014 ini daya tampung terminal kendaraan tanjung priok meningkat
menjadi 750.000 kendaraan/tahun dan diharapkan dengan bertambahnya
kapasitas ini dapat mendorong berkembangnya industri otomotif nasional.
57
Sejalan dengan penambahan kapasitas dan dengan tujuan agar
terminal ini dapat meningkatkan layanan dan bisa berkembang lebih cepat
lagi maka manajemen PT. Pelabuhan Indonesia II melakukan peningkatan
sta tus hukum Terminal Kendaraan Tanjung Priok dari Strategis Business
Unit menjadi Subsidarry Company dan Subsidarry Company ini diberi
nama PT. INDONESIA KENDARAAN TERMINAL/IPC telah didirikan
pada tanggal 5 November 2012 dan telah beroperasi secara penuh pada
tanggal 1 Desember 2012.
Disamping hal tersebut PT. Indonesa Kendaraan Terminal juga
ingin menjadikan Terminal Tanjung Priok sebagai bagian dari industri
otomotif nasional, sehingga dengan demikian PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ingin mendorong agar industri otomotif nasional dapat memiliki
daya saing dan berkiprah dipasar internasional.Bantu kami untuk
mewujudkanya dan jayalah Indonesia.
VISI DAN MISI
Pelayanan dan kepuasan pelanggan sebagai kata kunci seluruh
aktivitas perusahaan harus menjadi budaya dan etika setiap elemen
perusahaan dalam pelaksanaan tugasnya, sebagaimana yang tercermin
dalam visi dan misi perusahaan.
VISI PERUSAHAAN
Untuk menjadi mitra pilihan yang diandalkan , kelas terbaik di
pelabuhan & jasa logistik dengan menciptakan suatu perusahaan yang
menarik bagi orang-orang kami dan memberikan kontribusi untuk
pertumbuhan menjadi perusahaan logistik kendaraan terbaik di kawasan
Asia dengan pelayanan kelas dunia.
MISI PERUSAHAAN
1. Memberikan kemudahan dan kelancaran untuk mendorong arus
ekspor impor dan bongkar muat kendaraan.
58
2. Memberikan kontribusi signifikan terhadap pertumbuhan ekonomi
nasional termasuk mendukung pengembangan industri otomotif
nasional.
3. Mewujudkan pelayanan terbaik dengan tingkat keselamatan tinggi
yang memberikan kepuasan kepada pengguna jasa melalui
pengelolaan secara professional dan didukung Sumber Daya
Manusia yang mempunyai kompetensi tinggi .
4. Menjalankan bisnis unit sebagai pendukung pelayanan inti dalam
upaya meningkatkan keuntungan perusahaann.
STRUKTUR ORGANISASI
PT INDONESIA KENDARAAN TERMINAL/IPC
Gambar 4.1
Struktur Organisasi PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC
Dalam bab IV ini dikemukakan tentang analisis data dan
pembahasan temuan penelitian. Seperti telah dikemukakan di bab III, data
yang terkumpul dalam penelitian ini diperoleh dengan menggunakan tiga
59
teknik pengumpulan data yaitu wawancara, pengamatan langsung dan
pemberian kuesioner. Data hasil tes yang berupa data kuantitatif tersebut
kemudian diolah menggunakan program Microsoft Excel dan SPSS 20.
Data yang terkumpul dari hasil observasi ini berupa data kualitatif.
Sebagaimana dikemukakan dalam bab III sebelumnya, teknik yang ketiga
dalam penelitian yaitu pemberian kuesioner. Teknik ini digunakan untuk
mengumpulkan data berupa jenis kelamin, umur, lama bekerja dan
pendidikan. Teknik pemberian kuesioner ini dilakukan dengan beberapa
pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC.
Berikut ini analisis data dan pembahasan hasil temuan dalam
penelitian ini.
4.1.1 Identitas Responden
Kuesioner digunakan untuk memperoleh data-data yang akan
diolah untuk mengetahui keterkaitan antara kedua variable yang diolah
menggunakan software SPSS 20, kuesioner ini diisi oleh PT. Indonesia
Kendaraan Terminal/IPC. Mengenai variable indentitas responden yaitu
jenis kelamin, umur , pendidikan dan lama bekerja dengan hasil sebagai
berikut :
1. Jenis Kelamin
Distribusi data berdasarkan jenis kelamin dapat dilihat pada Tabel
4.1.berdasarkan olah data diatas pada Tabel 4.1. diperoleh data dari 75
responden (N) dimana responden dengan jenis kelamin pria terdapat 18
(23,7%) dan responden dengan jenis kelamin wanita sebanyak 57
(76,3%). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa mayoritas
responden PT. Indonesi Kendaraan Terminal/IPC adalah wanita.
60
Tabel 4.1
Jenis kelamin Responden
Jenis Kelamin Responden
Frequency Percent Valid Percent Cumulative
Percent
Valid
Pria 18 23,7 23,7 23,7
Wanita 57 76,3 76,3 100,0
Total 75 100,0 100,0
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
2. Umur
Dari hasil kuesioner Tabel 4.2 diperoleh data dari 75 responden (N)
PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC ada 14 (18,4%) responden
yang berumur dibawah dari 19 tahun, ada 35 (46,1%) responden
memiliki umur antara 20 – 29 tahun, ada 13 (17,1%) responden
memiliki umur antara 30 – 39 tahun, ada 8 (10,5%) responden yang
memiliki umur antara 40 – 49 tahun, dan ada 5 (7,9%) responden yang
memiliki umur diatas 50 tahun. Dan dapat disimpulkan bahwa
mayoritas responden adalah berumur antara 20 – 29 tahun.
Tabel 4.2
Umur Responden
Umur Responden
Frequency Percent Valid Percent Cumulative
Percent
Valid
< 19 Tahun 14 18,4 18,4 18,4
20 - 29 Tahun 35 46,1 46,1 64,5
30 - 39 Tahun 13 17,1 17,1 81,6
40 - 49 Tahun 8 10,5 10,5 92,1
> 50 Tahun 5 7,9 7,9 100,0
Total 75 100,0 100,0
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
61
3. Lama Bekerja
Dari hasil kuesioner Tabel 4.3 diperoleh data dari 75 responden (N)
PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC ada 10 (13,2%) responden
yang lama bekerja dibawah dari 1 tahun, ada 26 (34,2%) responden
yang lama bekerja antara 1 – 4 tahun, ada 13 (18,4%) responden yang
lama bekerja antara 5 - 9 tahun, dan ada 26 (34,2%) responden yang
lama bekerja diatas 10 tahun. Dan dapat disimpulkan bahwa mayoritas
responden adalah lama bekerja 1 – 4 tahun dan diatas 10 tahun.
Tabel 4.3
Lama Bekerja Responden
Lama bekerja responden
Frequency Percent Valid Percent Cumulative
Percent
Valid
< 1 Tahun 10 13,2 13,2 13,2
1 - 4 Tahun 26 34,2 34,2 47,4
5 - 9 Tahun 13 18,4 18,4 65,8
> 10 Tahun 26 34,2 34,2 100,0
Total 75 100,0 100,0
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
4. Pendidikan
Dari hasil kuesioner Tabel 4.4 diperoleh data dari 75 responden (N)
PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC ada 23 (30,3%) responden
yang berpendidikan SLTA, ada 39 (51,3%) responden yang
berpendidikan D III, dan ada 13 (18,4%) responden yang
berpendidikan D IV / S1. Dan dapat disimpulkan bahwa mayoritas
responden adalah pendidikan D III .
62
Tabel 4.4
Pendidikan Responden
Pendidikan Respoden
Frequency Percent Valid Percent Cumulative
Percent
Valid
SLTA 23 30,3 30,3 30,3
D III 39 51,3 51,3 81,6
DIV / S1 13 18,4 18,4 100,0
Total 75 100,0 100,0
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
4.1. 2 Kinerja Sekretaris
Kinerja sekretaris yang ada pada PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC.Pengertian sekretaris telah diuraikan pada Bab II, yaitu
sebagai pembantu pimpinan, sekretaris adalah sebagai Asisten Pimpinan,
Sekretaris sebagai Mitra Kerja Pimpinan. Apapun istilahnya, sekretaris
adalah seseorang yang mempunyai keterampilan dan keahlian khusus
dalam Administrasi Perkantoran, sehingga dapat memperlancar tugas atau
aktivitas pimpinan.
Hasil pengamatan berupa kuesioner yang di sebar kepada beberapa
karyawan PT. Indonesisa Kendaraan Terminal/IPC mengenai kinerja
sekretaris pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC memiliki sifat-sifat
dan ciri-ciri tertentu.
Adapaun cirri-ciri sifat sekretaris pada PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC yaitu ;
1. Sekretaris bekerja efektif dan memiliki inisiatif yang tinggi
2. Sekretaris dapat bekerja sama, penuh pengertian dan tegas
dalam bekerja.
3. Sekretaris menjunjung tinggi kerahasiaan dan menjaga etika
dalam bekerja.
63
4. Sekretaris melakukan tugas dengan jujur dan professional.
Dapat disimpulkan bahwa kinerja sekretaris yang diterapkan pada
PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC telah memenuhi kriteria sekretaris
profesional dengan menerapkan kemampuannya.Hal ini terlihat dari
keterampilan dalam berkomunikasi, kemampuannya dalam mencari,
menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi, mampu berpikir,
mengidentifikasikan masalah dan mencari solusinya. Juga mampu
bekerjasama dalam kelompok , mempunyai komitmen pada tugas, dan
bertanggung jawab.
Untuk mengetahui tanggapan responden mengenai kinerja
sekretaris, peneliti memberikan kuesioner kepada 75 responden yang
tercatat sebagai karyawan dan karyawati PT. Indonesia Kendaraan
Terminal (IPC). Kuesioner tersebut mengenai pendapat responden
terhadap kinerja sekretaris yang terdiri dari pertanyaan dan masing-masing
pertanyaan diberikan lima alternative jawaban yang harus dipilih. Adapun
pertanyaan yang diajukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
Tabel 4.5
Pertanyaan Kuesioner Kinerja Sekretaris (Variabel X)
No. Pertanyaan
1. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai kegiatan sekretaris dalam
menangani surat menyurat di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
2. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai kemampuan sekretaris dalam
mempersiapkan laporan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
3. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai kegiatan sekretaris dalam
menangani arsip di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
64
4. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu dalam mengingatkan jadwal kegiatan non
rutin di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
5. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai sekretaris dalam menjaga
hubungan terhadap pihak lain di PT. Indonesia Kendaraan Terminal?
6. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai kegiatan sekretaris dalam
mempersiapkan rapat di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
7. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai kemampuan sekretaris dalam
mengatur perjalanan dinas pimpinan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal
?
8. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang kegiatan sekretaris dalam
penanganan telepon di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
9. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang kemampuan sekretaris dalam
menangani kegiatan keuangan (kas kecil, bill, payment dsb) di PT.
Indonesia Kendaraan Terminal ?
10. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang kemampuan sekretaris dalam
memegang rahasia pimpinan perusahaan di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ?
Alternatif jawaban tersebut adalah sebagai berikut :
Sangat Baik (SB) = skala 5
Baik (B) = skala 4
Cukup ( C ) = skala 3
Tidak Baik ( TB ) = skala 2
65
Sangat Tidak Baik (STB) =skala 1
Untuk mengetahui bagaimana tanggapan responden, maka peneliti
memberikan kuesioner kepada 75 responden di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC Jakarta Utara yang telah ditetapkan sebagai populasi.
Kuesioner tersebut mengenai pendapat responden yang terdiri dari 10
pertanyaan.Hasil sementara data tentang pertanyaan-pertanyaan dapat
dilihat dalam Tabel 4.6 sebagai berikut ini :
Tabel 4.6
Tanggapan responden terhadap Kinerja Sekretaris
Pertanyaan STB TB C B SB Total
1 0 0 2 40 33 75
2 0 0 0 44 31 75
3 0 2 1 33 39 75
4 0 0 3 31 41 75
5 0 0 7 22 46 75
6 0 1 2 37 35 75
7 0 0 7 31 37 75
8 1 2 6 38 28 75
9 0 2 5 39 29 75
10 1 0 6 33 35 75
Tabel 4.6 menggambarkan tanggapan responden mengenai kinerja
sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC. Berdasarkan hasil
sementara respondenyang ada di Tabel 4.6, dapat dilihat bahwa dari 10
pertanyaan rata-rata 322,5% yang menjawab yang menilai Sangat Baik
terhadap Kinerja Sekretaris.
4.1.3 Aktivitas Pimpinan
Aktivitas Pimpinan pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC.
Seorang pimpinan membutuhkan seorang sekretaris yang mampu
66
membuat hari-hari kerjanya lancer dan mudah, yang akan menolong
mereka menjalankan semua perencanaannya dan secara bijaksana
membantu menyaring semua ganggugan yang muncul pada saat ia sedang
berkonsentrasi dalam bekerja.
Pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC seorang pimpinan
sangat membantu sekretaris dalam memberikan motivasi sebagai dorongan
bagi sekretaris dalam beraktivitas dan melakukan kegiatannya.Seorang
pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekretaris dalam menjalankan
tugas dan memberikan tanggung jawab atas pekerjaannya yang telah
diinstrusikan.Pimpinan juga sering melakukan pendekatan kepada
sekretaris guna meningkatkan produktifitas kerjanya.
Tabel 4.7
Pertanyaan Kuesioner Aktivitas Pimpinan (Variabel Y)
No. Pertanyaan
1. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai pimpinan memberikan
motivasi terhadap sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
2. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai pengawasan pimpinan
terhadap pekerjaan sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
3. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenaiketeladanan pimpinan pada
sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
4. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai pimpinan dalam membina
hubungan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
5. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai pimpinan mampu
67
mengambil keputusan dengan cara yang tepat di PT. Indonesia
Kendaraan Terminal ?
6. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai keterlibatan pimpinan di
dalam pencapaian tugas sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ?
7. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu pengawasan pimpinan terhadap
kinerja sekretais di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
8. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai tanggapan pimpinan dalam
terbuka terhadap suatu perubahan di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ?
9. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu dalam menggerakan sekretaris dalam
mencapai tujuan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
10. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai pimpinan menjadi
katalisator (penghubung atau sesuatu yang mempercepat berjalannya
reaksi) di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
Alternatif jawaban tersebut adalah sebagai berikut :
Sangat Baik (SB) = skala 5
Baik (B) = skala 4
Cukup ( C ) = skala 3
Tidak Baik ( TB ) = skala 2
Sangat Tidak Baik (STB) = skala 1
Untuk mengetahui bagaimana tanggapan responden, maka peneliti
memberikan kuesioner kepada 75 responden di PT. Indonesia Kendaraan
68
Terminal/IPC Jakarta Utara yang telah ditetapkan sebagai populasi.
Kuesioner tersebut mengenai pendapat responden yang terdiri dari 10
pertanyaan.Hasil sementara data tentang perrtanyaan-pertanyaan dapat
dilihat dalam Tabel 4.8 sebagai berikut ini :
Tabel 4.8
Tangapan Responden terhadap Aktivitas Pimpinan
Pertanyaan STB TB C B SB Total
1 0 0 4 40 31 75
2 0 0 5 38 32 75
3 0 0 2 34 39 75
4 0 0 3 35 37 75
5 0 0 3 29 43 75
6 0 2 6 44 23 75
7 0 2 2 46 25 75
8 0 1 4 38 32 75
9 0 0 6 35 34 75
10 0 0 2 37 36 75
Tabel 4.8 menggambarkan tanggapan responden mengenai
aktivitas pimpinan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC.
Berdasarkan hasil pengolahan data yang disajikan dalam tabel diatas,
dapat dilihat bahwa dari 10 pertanyaan rata-rata 342,7% yang menilai Baik
terhadap Aktivitas Pimpinan .
4.2 Analisis Statistik Deskriptif
4.2.1 Analisis Kinerja Sekretaris
Pada bagian ini penulis akan memaparkan hasil olah data
menggunakan software SPSS 20 mengenai statistic deskriptif variable
kinerja sekretaris pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC Jakarta.
Dimana dalam penelitian ini penulis telah membagikan kuesioner terlebih
dahulu kepada 75 responden (N) dengan bobot jawaban menyesuaikan
pada pertanyaa dalam kuesioner, seperti yang terlihat pada Tabel 4.9
69
Tabel 4.9
Deskripsi Rata-rata Variabel Kinerja Sekretaris
Rata-rata (Mean) Deskripsi
0,00 – 0,19 Sangat Lemah
0,20 – 0,39 Lemah
0,40 – 0.59 Cukup
0,60 – 0,79 Kuat
0,80 – 1,00 Sangat Kuat
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
Berdasarkan hasil pengolahan data dengan menggunakan bantuan
program computer SPSS 20, diperoleh data nilai serta rata-rata pengaruh
kinerja sekretaris sebagai berikut. Mengenai data dari hasil penelitian
untuk variabel bebas pertama yaitu Kinerja Sekretaris (X) yang dilakukan
melalui penyebaran kuesioner, dengan jumlah pertanyaan sebanyak 75
instrumen dengan penggunaan skala pilihan jawaban skala 5 option,
mempunyai rata-rata rata-rata keseluruhan (41,54/50 = 0,830) yaitu
memiliki nilai rata-rata “Sangat Baik”. Menurut sugiyono (2003;169),
teknik analisis data dalam penelitian kuantitatif menggunakan alat bantuk
perangkat lunak SPSS 20 untuk mengolah data statistic.
70
Tabel 4.10
Descriptive Statistics Variable Kinerja Sekretaris
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
4.2.2 Analisis Aktivitas Pimpinan
Berdasarkan hasil pengolahan data dengan menggunakan bantuan
program computer SPSS 20, diperoleh data nilai serta rata-rata pengaruh
kinerja sekretaris sebagai berikut . Mengenai data dari hasil penelitian
untuk variabel kedua yaitu Aktivitas Pimpinan (Y) yang dilakukan
melalui penyebaran kuesioner, dengan jumlah pertanyaan sebanyak 75
instrumen dengan penggunaan skala pilihan jawaban skala 5 option, total
nilai rata-rata keseluruhan (38,17/50 = 0,763) yaitu memiliki nilai rata-
rata “Baik”. Menurut sugiyono (2003;169), teknik analisis data dalam
penelitian kuantitatif menggunakan alat bantuk perangkat lunak SPSS 20
untuk mengolah data statistic.
Descriptive Statistics
N Minimum Maximum Mean
px1 75 3 5 4,18
px2 75 3 5 4,13
px3 75 3 5 4,21
px4 75 3 5 4,11
px5 75 3 5 4,36
px6 75 2 5 4,01
px7 75 3 5 4,18
px8 75 3 5 4,11
px9 75 3 5 4,05
px10 75 3 5 4,20
Tpx 75 33 50 41,54
Valid N (listwise) 75
71
Tabel 4.11
Descriptive Statistics Aktivitas Pimpinan
S
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
4.3 Analisis Statistik Infrensial
Pada Bab 3 metodologi penelitian telah dijelaskan mengenai
statistika deskriptif, dan statistika infrensial.Dimana statistic infrensial
mencakup semua metode yang berhubungan dengan analisis sebagaian
data (contoh) atau juga sering disebut dengan sampel untuk kemudian
sampai pada peramalan atau penarikan kesimpulan mengenai keseluruhan
data induknya (populasi).
4.3.1 Hasil Uji Validitas
1. Hasil Uji Validitas Kinerja Sekretaris
Valid atau validitas berasal dari kata validity yang mempunyai arti
sejauh mana ketepatan dan kecermatan alat ukur dalam melakukan
fungsi ukurnya (Sofian Yamin & Herry Kurniawan (2011).
Descriptive Statistics
N Minimum Maximum Mean
py1 75 3 5 3,92
py2 75 2 5 3,84
py3 75 2 5 3,88
py4 75 2 5 3,87
py5 75 2 5 3,66
py6 75 2 5 3,76
py7 75 3 5 3,82
py8 75 3 5 4,03
py9 75 3 5 3,80
py10 75 2 5 3,59
Tpy 75 29 50 38,17
Valid N (listwise) 75
72
Tabel 4.12
Hasil Uji Validitas Kinerja Sekretaris
Dari tabel hasil uji validitas di atas, dapat disimpulkan bahwa semua item
pada variabel X (Kinerja Sekretaris) dinyatakan valid karena r hitung>r
tabel.
2. Hasil Uji Validitas Aktivitas Pimpinan
Valid atau validitas berasal dari kata validity yang mempunyai arti sejauh
mana ketepatan dan kecermatan alat ukur dalam melakukan fungsi ukurnya
(Sofian Yamin & Herry Kurniawan (2011).
Item-Total Statistics
Scale Mean if
Item Deleted
Scale Variance if
Item Deleted
Corrected Item-
Total Correlation
Cronbach's
Alpha if Item
Deleted
px1 37,36 17,645 ,630 ,857
px2 37,41 16,431 ,655 ,853
px3 37,33 16,384 ,687 ,850
px4 37,43 17,049 ,534 ,863
px5 37,18 17,459 ,581 ,859
px6 37,53 17,079 ,481 ,869
px7 37,36 16,952 ,611 ,857
px8 37,43 17,369 ,577 ,859
px9 37,49 17,293 ,502 ,866
px10 37,34 16,895 ,694 ,851
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
73
Tabel 4.13
Hasil Uji Validitas Aktivitas Pimpinan
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
Dari tabel hasil uji validitas di atas, dapat disimpulkan
bahwa semua item pada variabel Y (Aktivitas Pimpinan)
dinyatakan valid karena r hitung > r tabel .
4.3.2 Hasil Uji Reliabilitas
Suatu instrument pengukuran (misalnya kuesioner) dikatakan
reliable bila memberikan hasil skor yang konsisten pada pengukuran,
tetapi suatu pengukuran tidak bisa dikatakan valid bila tidak reliable. Hal
ini berarti reliabilitas merupakan syarat mutlak tapi tidak cukup untuk
validitas (Stanislaus S. Uyanto, 2010). Dalam hasil uji reliabilitas kinerja
sekretaris terhadap aktivitas pimpinan sangat reliable atau valid dari hasil
penelitian.
Item-Total Statistics
Scale Mean if
Item Deleted
Scale Variance
if Item Deleted
Corrected Item-
Total
Correlation
Cronbach's
Alpha if Item
Deleted
py1 34,25 26,243 ,588 ,886
py2 34,33 25,397 ,649 ,882
py3 34,29 24,902 ,647 ,882
py4 34,30 24,347 ,667 ,881
py5 34,51 21,960 ,785 ,872
py6 34,41 25,711 ,537 ,890
py7 34,36 24,952 ,682 ,880
py8 34,14 25,325 ,662 ,882
py9 34,37 25,809 ,629 ,884
py10 34,58 25,900 ,537 ,890
74
4.3.3 Analisis Regresi Kinerja Sekretaris terhadap Aktivitas Pimpinan
Analisis ini bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh hubungan
dan pengaruh yang ada diantara dua variable yakni variabel kinerja
sekretaris dan aktivitas pimpinan. Dengan menggunakan analisis ini dapat
digambarkan hubungan dua variable yang diinginkan dalam bentuk
persamaan garis lurus (linear) dan dapat diketahui keeratan hubungan serta
ramalan (predictions) dari dua variable tersebut dalam bentuk pengaruh.
Dalam perhitungan SPSS 20 dapat dilihat dari pengaruh kinerja sekretaris
terhadap aktivitas pimpinan significant atau tidak dilihat dalam lampiran
II.
1. Statistik Deskriptif
Tabel 4.13 di bawah merupakan output olah data menggunakan SPSS
20 mengenai Descriptive Statistics atas variable pengaruh kinerja
sekretaris, dapat dilihat bahwa dengan total masing – masing sample
75 (N), variabel PX mempunyai nilai mean 41.54 dengan standard
deviation 4,556 sedangkan variable PY mempunyai mean 38,17
dengan standard deviation 5,529.
Tabel 4.15
Descriptive Statistics
Descriptive Statistics
Mean
Std. Deviation N
Tpy 38.17 5.529 75
Tpx 41.54 4.556 75
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
2. Koefisien Korelasi ( R )
Koefisien korelasi sering disebut dilambangkan dengan huruf R.
koefisien korelasi dinyatakan dengan bilangan, bergerak antara 0
75
sampai +1 atau – sampai -1.Notasi positif (+) berarti hubungan antara
kedua variable searah (positive correlation).Jika variable satu naik
maka variabel yang lain juga naik. Notasi negative (-) berarti kedua
variabel berhubungan terbalik (negative correlation), artinya kenaikkan
satu variabel akn diikuti dengan penurunan variabel lainnya.
1) Jika nilai r > 0, artinya telah terjadi hubungan yang linear positif
(positive correlation), yaitu makin besar nilai variabel Xmaka
makin besar pula nilai variabel Y, atau makin kecil nilai variabel
X maka makin kecil pula nilai variabel Y.
2) Jika nilai r < 0, artinya telah terjadi hubungan yang linear
negative (negative correlation), yaitu makin besar nilai variabel
X maka makin kecil nilai variabel Y, atau makan kecil nilai
variabel X maka makin besar pula nilai variabel Y.
3) Jika nilai r = 0, artinya tidak ada hubungan sama sekali antara
varaibel X dan variabel Y.
4) Jika nilai r = 1 atau r = -1, maka dapat dikatakan telah terjadi
hubungan linear sempurna, berupa garis lurus, sedangkan untuk
r yang makin mengarah kea rah angka 0 (nol) maka garis makin
tidak lurus.
Tabel 4.16
Correlations
Correlations
Tpy Tpx
Pearson Correlation Tpy 1.000 .751
Tpx .751 1.000
Sig. (1-tailed) Tpy .000
Tpx .000
N Tpy 75 75
Tpx 75 75
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
76
Jadi kesimpulan yang dapat diambil untukPengaruh Kinerja
Sekretaris terhadap Aktivitas Pimpinan di PT.Indoneisia Kendaraan
Terminal /IPC menggunakan rumus Pearson Correlation dengan uji
satu sisi (Sig. (1-tailed) diperoleh angka 0,751 seperti yang terlihat di
Tabel 4.16, hal ini berarti :
1) Arah korelasi positif
2) Besarnya koefisien korelasi yang diperoleh yaitu 0,751 yang
menurut Sugiyono (2010) seperti yang dijelaskan pada Bab 3
bahwa pada interval korelasi 0,60 – 0,79 adalah memiliki
hubungan yang positif dan baik.
3. Angka Determinasi (𝑅2)
Jika nilai 𝑅2sama dengan 0, maka tidak ada sedikit pun presentase
sumbanganpengaruh yang diberikan variabel independen terhadap
variabel dependen.Sebaliknya nilai 𝑅2𝑠ama dengan 1, maka presentase
sumbangan
pengaruh yangdiberikan variabel independen terhadap variabel
dependen
adalah sempurna.
Tabel 4.17
Model Summary
Model Summaryb
Model R R
Square
Adjusted R
Square
Std. Error
of the
Estimate
Change Statistics
R Square
Change
F
Change
df1 df2 Sig. F
Change
1 ,751a ,563 ,557 3,678 ,563 95,446 1 74 ,000
a. Predictors: (Constant), tpx
b. Dependent Variable: tpy
Sumber: Data diolah
menggunakan SPSS 20
77
Pada Tabel 4.17 Model Summarybdapat diperoleh nilai R2(pada kolom
Square) adalah 0,557. Koefisien determinasi dapat dihitung secara
matematis dengan:
Kd = R2 x 100%
Maka dapat diketahui
Kd = 0,557 x 100% = 55,7%
Sehingga dapat dinyatakan bahwa variabel kinerja sekretaris memiliki
pengaruh terhadap variabel aktivitas pimpinan sebesar 0,557 atau
sumbangan prosentase 55,7%. Dengan kata lain masih ada variabel lain
0,443 atau sebesar 44,3% yang turut berpengaruh terhadap variabel
aktivitas pimpinan.
4. Signifikan Hasil Regresi
Hipotesis pada penelitian ini adalah :
Ho : Tidak ada hubungan antara kinerja sekretaris terhadap
aktivitas pimpinan.
Ha: Ada hubungan antara kinerja sekretaris terhadap aktivitas
pimpinan.
Dasar pengambilan keputusan didasarkan ada probabilitas dengan uji
statistik menggunakan software SPSS 20 yang dilakukan dua sisi maka:
1. Jika probabilitas (Sig. F Change)> 0,05 maka Ha diterima
2. Jika probabilitas (Sig. F Change) < 0,05 maka Ho ditolak
78
Tabel 4.18
Hasil Uji F
ANOVAa
Model Sum of Squares df Mean Square F Sig.
1 Regression 1291.483 1 1291.483 95.446 ,000b
Residual 1001.293 74 13.531
Total 2292.776 75
a. Dependent Variable: tpy
b. Predictors: (Constant), tpx
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
Dengan derajat signifikasi sebesar 95% dan 𝛼 = 0,05, perbandingan
yang digunakan pada uji F adalah sebagai berikut :
1. F Hitung > dari F tabel, maka Ho ditolak yang artinya variabel bebas
secara simultan berpengaruh terhadap variabel terikat.
2. F Hitung ≤ dari F tabel, maka Ho diterima yang artinya variabel bebas
secara simultan tidak berpengaruh terhadap variabel terikat.
Dari hasil uji ANOVA atau pada tabel 4.18, terdapat F-Hitung sebesar
95,446 sehingga lebih besar dari 3,97 (F-Tabel) dengan tingkat
signifikansi 0.000. Karena tingkat signifikansi 0,000 jauh lebih kecil dari
tingkat signifikansi 0.05, maka hal ini bermakna bahwa model yang
digunakan layak. Model regresi dapat digunakan untuk memprediksi
aktivitas pimpinan.Uji signifikansi menjelaskan bahwa variabel bebas
(X) yaitu kinerja sekretaris berpengaruh signifikan secara simultan
terhadap variabel terikat (Y) aktivitas pimpinan di PT.Indonesia
Kendaraan Terminal/IPC.
79
5. Persamaan Linear
Untuk selanjutnya akan digunakan SPSS 20 untuk menghitung
persamaan linear.Pada Tabel 4.19 Coeffiecients dapat dibuatkan
persamaan linear sebagai berikut:
𝑦 = 𝑎 + 𝑏𝑥
dimana :
y = kinerja sekretaris
x = aktivitas pimpinan
Jadi persamaan nya adalah :
Y = 3.337 + 0,991x
Keterangan persamaan Linear tersebut adalah sebagai berikut:
Nilai konstanta sebesar 3.337 menyatakan bahwa bilamana tidak ada
kinerja sekretaris, maka nilai aktivitas pimpinan PT.Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC sebesar 3,337.
Tabel 4.19
Coefficients
Coefficientsa
Model
Unstandardized Coefficients
Standardized Coefficients
t Sig. B Std. Error Beta
1 (Constant) 3.337 3.895 .087 .931
Tpx .911 .093 .751 9.770 .000
a. Dependent Variable: tpy
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
Nilai koefisien Regresi sebesar 0,911 menyatakan bahwa setiap
penambahan 1 (satu) point kinerja sekretaris maka akan menambah
80
tingkat kehandalan terhadap aktivitas pimpinan sebesar 3,337{ y = 3,337
+ 0,911 * (1) = 4,248}.
6. Uji Normalitas
Uji Normalitas Data merupakan prasyarat kebanyakan prosedur statistika
inferensial (Stanislaus S. Uyanto, 2010). Dari Normal Probability Plot of
Refression Standardized Residuals pada Gambar 4.2 menunjukkan
bahwa butir-butir atau titik-titik nilai data terletak kurang lebih pada
suatu garis lurus, sehingga dapat disimpulkan bahwa nilai skor antara
kinerja sekretaris terhadap aktivitas pimpinan adalah berasal dari
populasi yang terdistribusi normal.
Gambar 4.2
Hasil Uji Normalitas
Sumber: Data diolah menggunakan SPSS 20
81
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT. Indonesia
Kendaraan Terminal/IPC Jakarta dari total 75 responden (N) yang merupakan
PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC Jakarta, jika dilihat dari mayoritas
responden adalah wanita. Berdasarkan data di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa mayoritas umur responden berada 20 – 29 tahun. Bila
ditinjau dari segi lama bekerja mayoritas responden adalah 1 – 4 tahun dan
>10 tahun, selanjutnya bila dilihat dari pendidikan responden
mayoritasnya adalah DIII. Berdasarkan pengaruh kinerja sekretaris
terhadap aktivitas pimpinan yang telah diuraikan pada bab-bab
sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Kinerja Sekretaris pada PT. Indonesia Kendaraan Terminal/IPC
yang memiliki sepuluh indikator pertanyaan secara statistik
deskriptif merupakan PT.Indonesia Kendaraan Terminal/IPC
menilai bahwa Pengaruh kinerja sudah sangat baik. Untuk uji
reliabilitas, keseluruhan indikator bernilai lebih besar dari
Alpha Cronbach yang disyaratkan yang berarti seluruh
indikator atau pertanyaan layak (reliable). Sedangkan hasil uji
validitas dapat disimpulkan bahwa semua item pada variabel X
(Kinerja Sekretaris) dinyatakan valid karena suatu pernyataan
dikatakan valid dan dapat mengukur penelitian apabila nilai
koefisien r hitung lebih besar dari nilai r table, dimana nilai r
table untuk n = 30 dengan nilai signifikansi 5% (𝔞 = 0,05),
maka diperoleh angka 0,361.
82
2. Aktivitas Pimpinan pada PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC yang memiliki sepuluh indikator pertanyaan
secara statistic deskriptif yang berarti mempunyai pengaruh
baik. Untuk uji reliabilitas, keseluruhan indikator bernilai lebih
besar dari Alpha Cronbach yang disyaratkan yang berarti
seluruh indikator atau pertanyaan layak (reliable). Sedangkan
hasil uji validitas dapat disimpulkan bahwa semua item pada
variabel Y (Aktivitas Pimpinan) dinyatakan valid karena suatu
pernyataan dikatakan valid dan dapat mengukur penelitian
apabila nilai koefisien r hitung lebih besar dari nilai r table,
dimana nilai r table untuk n = 30 dengan nilai signifikansi 5%
(𝔞 = 0,05), maka diperoleh angka 0,361.
3. Pada kesimpulan terakhir mengenai Pengaruh Kinerja
Sekretaris terhadap Aktivitas Pimpinan Jakarta, diperoleh hasil
analisis regresi linear sederhana dengan koefisien korelasi (R)
positif dengan hubungan yang rendah. Dengan nilai koefisien
penentu yang dipengaruhi faktor luar masih sangat besar.
Sedangkan untuk penilaian hasil hipotesis diperoleh H0 ditolak
dan Ha diterima sehingga dinyatakan bahwa ada pengaruh yang
signifikan antara Pengaruh Kinerja Sekretaris terhadap
Aktivitas Pimpinan.
5.2 Saran
1. Pada variabel kinerja sekretaris PT. Indonesia Kendaraan
Terminal/IPC diperoleh hasil rata-rata sangat baik, pengaruh
tersebut harus terus dapat dipertahankan lagi. Demikian pula
pada variabel aktivitas pimpinan diperoleh hasil rata-rata baik
yang berarti masih harus ditingkatkan agar dapat menjadi
83
sangat baik terhadap indikator pertanyaan yang rendah
nilainya.
2. Penelitian ilmiah ini dilakukan melalui survey dimana yang
menjadi subyek penelitian adalah karyawan PT. Indonesia
Kendaraan Terminal/IPC oleh karena itu dengan segala
keterbatasan yang ada, seperti keterbatasan waktu, pengalaman
penulis dalam meneliti, dan lain sebagainya maka disarankan
untuk dapat dilakukanpenelitian lanjutan yang bersifat meluas
dan lebih mendalam.
DAFTAR PUSTAKA
L Gaol, Jimmy. Chr., “Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan
Organisasi”, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2015
Bungin, Burhan., “Metodologi Penelitian”, Jakarta, Kencana, 2013
Sugiyono., “Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif”, Bandung, Alfabeta, 2010.
Marwoto, Heru., “Tanggung Jawab Sekretaris”, Bandung, Alfabeta, 2014.
Hendarto, M.G. Hartiti dan Haryono, F.x. Tulus, MM. “Kinerja Sekretaris”,
PPM,
Jakarta 2012
Sumarto, Rumsari Hadi., “Sekretaris Profesional”, Kanisius, Yogyakarta, 2013.
Baron, Amstron., “Kinerja Sekretaris”, Bandung, Remaja Rosdakarya, 2011.
Priansa, Donni, Juni, MM., “Fasilitas Kerja Sekretaris”, Bandung, Alfabetaq,
2014.
Herlambang, Susatyo, MM., “Aktivitas Pimpinan”, Pustaka Baru, Yogyakarta,
2014.
Tarniredja, Tukiran dan Hidayati, Mustafidah., “Penelitian Kuantitatif (Sebuah
Pengantar)”, Bandung, Alfabeta, 2012
Mulyadi, Dedi., “Peranan Pimpinan”, Alfabeta, Bandung, 2015.
Peranan Pimpinan (http://claranatasha07.blogspot.co.id/2015/01/peranan-
pimpinan.html) Kamis 16 Juni 2016
Pengertian Kinerja
(http;//fianka.wordpress.com/2008/09/11/pengertiankinerja.html) Rabu 25
Mei 2016
Aktivitas Pimpinan (http://roroadityanovi.blogspot.co.id) Minggu 05 Juni 2016
Pimpinan (http://kepemimpinan-fisipuh.blogspot.co.id/2009/03/pengertian-
pimpinan-dalam-bahasa.html) Kamis 23 Juni 2016
Manajemen (http://herugan.com/pengertian-defenisi-dan-fungsi-fungsi-
manajemen) Minggu 10 Juli
1 Alamat:
Jln. Pacuan Kuda No. 1 – 5 Pulomas, Jakarta 13210
Telp: (021) 471 4941 – 6; Fax: (021) 471 4945; SMS Info: 0816 10 2764 (asmi) E-mail: [email protected]
Website: www.asmi.ac.id
Lampiran I
KUESIONER
Dalam rangka penelitian ilmiah dengan judul: “Pengaruh Kinerja
Sekrataris terhadap Aktivitas Pimpinan PT Indonesia Kendaraan Terminal/IPC,
Jakarta“.
Informasi yang Bapak/Ibu/Saudara isi akan diberlakukan dengan sangat
rahasia, dan hanya digunakan untuk kepentingan ilmiah dibidang akademis.
Isilah pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda contreng (√)
untuk jawaban yang paling sesuai menurut pendapat Bapak/Ibu/Saudara.
IDENTITAS RESPONDEN
1. Jenis Kelamin : 1 Pria 2 Wanita
2. Umur : 1<19th 2 20-29 th 3 30-39 th
4 40-49 th 5 >50 th
3. Lama bekerja : 1< 1 th 21-4 th
35-9 th 4>10 th
4. Pendidikan : 1SLTA 2D III 3D IV/S1
No. Pertanyaan
San
gat
Tid
ak
Bai
k
Tid
ak B
aik
Cu
ku
p
Bai
k
San
gat
Bai
k
Kinerja Sekretaris 1 2 3 4 5
1
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
kegiatan sekretaris dalam menangani surat
menyurat di PT. Indonesia Kendaraan Terminal
?
2 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
kemampuan sekretaris dalam mempersiapkan
laporan di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
2 Alamat:
Jln. Pacuan Kuda No. 1 – 5 Pulomas, Jakarta 13210
Telp: (021) 471 4941 – 6; Fax: (021) 471 4945; SMS Info: 0816 10 2764 (asmi) E-mail: [email protected]
Website: www.asmi.ac.id
No. Pertanyaan
San
gat
Tid
ak
Bai
k
Tid
ak B
aik
Cu
ku
p
Bai
k
San
gat
Bai
k
3 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
kegiatan sekretaris dalam menangani arsip di
PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
4 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu dalam
mengingatkan jadwal kegiatan non rutin di PT.
Indonesia Kendaraan Terminal ?
5
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
sekretaris dalam menjaga hubungan terhadap
pihak lain di PT. Indonesia Kendaraan Terminal
?
6 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
kegiatan sekretaris dalam mempersiapkan rapat
di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
7
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
kemampuan sekretaris dalam mengatur
perjalanan dinas pimpinan di PT. Indonesia
Kendaraan Terminal ?
8 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang
kegiatan sekretaris dalam penanganan telepon
di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
9
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang
kemampuan sekretaris dalam menangani
kegiatan keuangan (kas kecil, bill payment dsb)
di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
10
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang
kemampuan sekretaris dalam memegang rahasia
Pimpinan/Perusahaan di PT. Indonesia
Kendaraan Terminal ?
Aktivitas Pimpinan 1 2 3 4 5
1
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
pimpinan memberikan motivasi terhadap
sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan Terminal
?
2 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
pengawasan pimpinan terhadap pekerjaan
3 Alamat:
Jln. Pacuan Kuda No. 1 – 5 Pulomas, Jakarta 13210
Telp: (021) 471 4941 – 6; Fax: (021) 471 4945; SMS Info: 0816 10 2764 (asmi) E-mail: [email protected]
Website: www.asmi.ac.id
No. Pertanyaan
San
gat
Tid
ak
Bai
k
Tid
ak B
aik
Cu
ku
p
Bai
k
San
gat
Bai
k
sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan Terminal
?
3 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
keteladanan pimpinan pada sekretaris di PT.
Indonesia Kendaraan Terminal ?
4 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
pimpinan dalam membina hubungan di PT.
Indonesia Kendaraan Terminal ?
5
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
pimpinan mampu mengambil keputusan dengan
cara yang tepat di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ?
6
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
keterlibatan pimpinan di dalam pencapaian
tugas sekretaris di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ?
7 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu pengawasan
pimpinan terhadap kinerja sekretais di PT.
Indonesia Kendaraan Terminal ?
8
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
tanggapan pimpinan dalam terbuka terhadap
suatu perubahan di PT. Indonesia Kendaraan
Terminal ?
9 Bagaimana pendapat Bapak/Ibu dalam
menggerakan sekretaris dalam mencapai tujuan
di PT. Indonesia Kendaraan Terminal ?
10
Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai
pimpinan menjadi katalisator (penghubung atau
sesuatu yang mempercepat berjalannya reaksi)
di PT Indonesia Kendaraan Terminal ?
Terima kasih saya ucapkan kepada Bapak/Ibu/Saudara/i yang telah meluangkan
waktu dan pendapatnya untuk dapat mengisi kuesioner ini.
i
