Upload
dinhbao
View
225
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
62
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN SISTEM INFORMASI YANG
SEDANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1. Latar Belakang Perusahaan
Berdiri pada tahun 1990, PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir atau JNE
memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan
kepabeanan/impor kiriman barang/dokumen serta pengantarannya dari luar
negeri ke Indonesia.
Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya
dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir
beberapa negara Asia (ACCA) yang bermarkas di Hong Kong yang
kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan
wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.
Saat ini, JNE yang didukung oleh lebih dari 1000 karyawan dan
tidak kurang dari 500 gerai yang tersebar luas di Indonesia, melayani
pengiriman cepat, penanganan kepabeanan serta distribusi di Indonesia.
Lewat situs yang efektif dan efisien , JNE juga memberi kemudahan akses
atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga telah
dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi
ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan.
63
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan dengan standar internasional dibidang
jasa distribusi yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan
masyarakat dan dapat diterima menjadi Tuan Rumah di negeri
sendiri.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan,
pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif
dan fleksibel.
Mendayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki
sebagai kontribusi pada proses perputaran roda ekonomi dengan
didukung SDM yang professional dan memiliki integritas moral
yang tinggi.
Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara
tepat guna. mendorong pertumbuhan usaha yang
berkesinambungan dalam rangka mencapai kesejahteraan
karyawan dan senantiasa meningkatkan tanggung jawab sosial.
64
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Secara Umum
Bagian organisasi yang akan dibahas berkisar di Jakarta Dispatch Manager dan National
Transport Manager
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Outbound
66
3.3 Uraian Jabatan
1. Dispacth Manager
• Mengawasi kelancaran pengiriman barang inbound dan outbound.
• Menganalisa laporan bulanan terhadap kinerja dan progress kelancaran
pengiriman.
• Membina dan memotivasi staff National Traffic Department agar dapat
mempertahankan dan meningkatkan produktifitas kerja.
2. Supervisor
• Melaporkan progress kerja departemen kepada Manager.
• Memonitor implementasi SOP di lapangan.
3. Jr. Supervisor
• Bertanggung jawab terhadap seluruh informasi pemberangkatan Outbound
ke seluruh Cabang dan Agen.
• Memonitor kelancaran pengiriman Outbound dan Inbound.
• Melakukan kontrol terhadap sistem monitoring dan tracing pengiriman
outbound dan inbound.
4. Day Adm Keuangan (siang hari)
• Bertanggung jawab terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan sebagai biaya
operasional NTD.
• Membuat laporan stock dan pemakaian SMU.
• Bertanggung jawab terhadap keakurasian tagihan invoice dan
Agen/Airlines.
67
5. Day Checker/P. Kayu
• Bertanggung jawab atas proses pemeriksaan barang kiriman outbound dan
inbound.
• Memastikan kesesuaian data barang kiriman.
• Membuat laporan atas kegiatan yang telah dilakukan di bagiannya.
6. Day Verifikasi
• Memastikan seluruh report termonitor setiap harinya.
• Membuat laporan atas data yang telah dilakukan verifikasi.
• Memastikan proses verifikasi berjalan dengan baik dan lancar.
7. Day Transit
• Bertanggung jawab atas keamanan barang kiriman transit di siang hari.
• Memastikan proses penanganan kiriman transit telah berjalan dengan baik
dan lancar.
• Melakukan evaluasi kerja di bagiannya.
8. Night Admin (malam hari)
• Bertanggung jawab terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan sebagai biaya
operasional NTD.
• Membuat laporan stock dan pemakaian SMU.
• Bertanggung jawab terhadap keakurasian tagihan invoice dan
Agen/Airlines.
9. Night OBC dan YES
• Bertanggung jawab atas keamanan barang kiriman OBC dan YES.
68
• Memastikan pengiriman barang kiriman OBC dan YES sesuai dengan
instruksi yang diberikan.
• Melakukan evaluasi kinerja di bagiannya.
10. Night Entry Data/Cetak Connote
• Melakukan entry data atas barang kiriman outbound dan inbound.
• Memastikan semua kiriman telah dientry dan di-manifest secara baik dan
benar.
• Melakukan pengawasan terhadap aktifitas di bagian Entry Data.
• Bertanggung jawab terhadap filing data kiriman.
• Mencetak connote.
11. Night Checker/Sortir dan Bagging
• Bertanggung jawab atas proses pemeriksaan barang kiriman outbound dan
inbound.
• Memastikan kesesuaian data barang kiriman.
• Membuat laporan atas kegiatan yang telah dilakukan di bagiannya.
• Melakukan penyortiran barang kiriman outbound dan inbound.
• Memastikan barang kiriman dalam kondisi baik dan aman.
• Bertanggung jawab terhadap akurasi data yang dilaporkan.
• Melakukan pengawasan atas barang kiriman dalam proses Bagging.
12. Night Bagging LT
• Melakukan pengawasan atas barang kiriman dalam proses LT.
• Melaksanakan proses LT barang kiriman dengan baik dan benar sesuai
dengan instruksi kerja.
69
13. Night Transit
• Bertanggung jawab atas keamanan barang kiriman transit.
• Memastikan proses penanganan kiriman transit telah berjalan dengan baik
dan lancar.
• Melakukan evaluasi kerja di bagiannya.
14. Night Packing
• Melakukan pengepakan barang-barang kiriman.
15. Night HVS
• Memastikan seluruh kiriman HVS ditangani dengan baik.
• Bertanggung jawab terhadap keamanan kiriman HVS.
• Melakukan pengawasan proses penanganan kiriman HVS.
3.4 Sistem Yang Berjalan
3.4.1 Uraian Prosedur
PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Di dalam prosedur ini hanya
akan dibahas customer yang non-reguler atau customer reguler yang
kehabisan connote dan melakukan pemesanan melalui telepon atau datang
langsung ke perusahaan (bukan melalui agen). Pengiriman barang yang
dilakukan melalui udara dengan menggunakan pesawat terbang dan
dilakukan secara langsung ke tujuan kota utama.
70
Di dalam prosedur ini terbagi dua pembagian prosedur yaitu
Outbound dan Inbound. Outbound adalah proses pemberangkatan barang
dari kota asal ke kota akhir atau kota tujuan. Inbound adalah proses
penerimaan barang dari kota asal ke kota akhir atau kota tujuan.
3.4.1.1 Prosedur Outbound
1. Permintaan Pick Up
Customer memesan melalui telepon ke customer service
department. Lalu customer service melakukan permintaan pick
up ke despatch department.
2. Pengangkutan Barang Dari Customer
Setelah customer service menerima permintaan pick up akan
diteruskan ke despatch department melalui traffic control
dalam hal ini dimana traffic control akan melakukan perintah
terhadap rider/driver untuk mengambil barang dari customer.
Barang tersebut akan diambil dari customer oleh rider/driver
disertai dengan temporary shipment sebanyak 3 rangkap, yang
akan diberikan kepada :
Lembar 1 : Bagian cetak connote
Lembar 2 : Rider/Driver
Lembar 3 : Customer
71
3. Pencetakan Connote
Setelah bagian cetak connote menerima temporary shipment,
maka akan dicetak connote sebanyak 6 rangkap yang akan
diberikan kepada :
Lembar 1 : Customer
Lembar 2 & 3 : Accounting/Billing
Lembar 4 : Manifesting (Untuk Didata)
Lembar 5 : Penerima
Lembar 6 : Kantor Cabang
4. Penerimaan Barang (Receiving)
Barang yang sudah diambil oleh rider/driver yang diserahkan
kebagian cetak connote lalu akan diserahkan ke bagian checker
outbound. Checker outbond adalah sistem pengendalian yang
bertujuan untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang
diterima apakah sesuai dengan syarat dan ketentuan yang
berlaku. Disertakan pula beberapa dokumen yaitu Consignment
Note Receiving dan Bukti Serah Terima Connote.
Apabila barang itu tidak memenuhi syarat maka barang tersebut
akan dikembalikan ke customer, dan apabila barang tersebut
memenuhi syarat pengiriman maka akan dilanjutkan ke divisi
sortir. Divisi sortir ini bertugas untuk mengatur tujuan barang ke
daerah yang akan dikirim.
72
5. Pendataan Barang Keluar
Setelah dari divisi sortir akan dilakukan bagging bersamaan
dengan itu diambil satu connote untuk Manifest Outbound ; yaitu
pendataan barang apa saja yang akan diberangkatkan sesuai
dengan cargo manifest barang tersebut. Cargo Manifest ; berisi
data barang tersebut dalam satu bag untuk tujuan kota akhir.
Apabila sudah dibuatkan cargo manifest lalu akan dilakukan
closing terhadap barang. Setelah closing, barang dibawa ke
airport dan masuk ke National Transport Department (NTD).
6. National Transport Department (NTD)
Setelah barang tersebut dibawah pengawasan National Transport
Department akan dilakukan labeling SMU (Surat Muatan Udara)
di barang yang akan dikirim agar diberangkatkan sesuai dengan
kota tujuan. Setelah itu akan dilakukan Cargo Checklist. Cargo
checklist ini merupakan pengendalian barang dari kantor untuk
ke aiport (melalui driver) yang betujuan untuk melakukan
pengecekan ulang terhadap barang yang akan dimasukkan ke
pihak maskapai penerbangan apakah ada barang yang hilang
diperjalanan ke airport. Lalu akan dilakukan outbound
confirmation yang merupakan informasi pemberangkatan ke
kota tujuan.
73
3.4.1.2 Prosedur Inbound
1. Pendataan Barang Masuk
Setelah barang sampai di airport daerah tujuan, staff inbound
airport akan melakukan report/konfirmasi ke kota asal mengenai
pengiriman barang tersebut apakah data yang ada dalam SMU
sudah lengkap atau belum melalui email, fax, sms, atau melalui
telepon. Lalu akan masuk ke kantor cabang daerah penerima
dan akan dilakukan Manifesting Inbound (Pendataan barang
masuk).
2. Pengiriman Barang Ke Penerima
Setelah dari kantor cabang daerah penerima. driver/rider akan
mengantarkan barang tersebut ke alamat tujuan, yang dilengkapi
dengan Delivery Runsheet dan connote lembar 6. Lalu akan
ditandatangani oleh penerima barang.
3. Pengecekan Barang Yang Sudah Diterima
Apabila barang sudah diterima akan dilakukan entry POD (Print
Out Delivery), yaitu peng-inputan data penerimaan untuk
mengkonfirmasi apakah barang yang dikirim sudah diterima atau
belum secara sistem.
74
3.4.2 Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem informasi pengiriman barang
pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir adalah sebagai berikut :
• Temporary Shipment
• Connote
• Consignment Note Receiving
• Bukti Serah Terima Connote
• Cargo Manifest
• Delivery Runsheet
Formulir yang terkait :
• Pending Shipment List
• Shipment Inspection
• Billing Note
• Bag Hand Over Form
• Cargo Check List
• SMU
• Inbound Delivery Order Sheet
• Inbound Irregularity Report
75
3.4.3 Rich Picture
Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Yang Berjalan
76
3.5 Spesifikasi Hardware dan Software
Spesifikasi hardware dan software yang digunakan perusahaan dalam
menjalankan sistem informasi pengiriman barang adalah sebagai berikut :
3.5.1 Spesifikasi Hardware
a) Server:
• Processor : Intel Core Duo
• Memory : 16 GB
• Harddisk : 300 GB
b) User/Client:
• Processor : Intel Pentium 4
• Memory : 512 MB
• Harddisk : 80 GB
3.5.2 Spesifikasi Software
a) Database:
• Data Oracle Red Hat Linux
b) Application Server :
• Oracle Linux
77
3.6 Proses Pemakaian (User Manual Dari Aplikasi)
3.6.1 Proses Pick Up Services
Gambar 3.4 Tampilan Menu Pickup Services
Langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan proses Pickup
Services adalah sebagai berikut :
Pilihan pada modul orion Pickup Services, kemudian tekan enter. Maka
akan dimunculkan sub modul Pickup Request, Pickup Order, Pickup
Receipt, Summary Pickup Request, Pickup Parameter Dan Pickup Order
Summary.
Pilihlah salah satu sub modul tersebut misalnya :
Pickup Request
Gambar 3.5 Tampilan Pickup Request
78
Outstanding Request
Gambar 3.6 Tampilan Outstanding Request
• Pickup Request #: Untuk dapat memulai dengan nomor request yang baru
lakukan perintah tekan tombol CTRL+Down.
• Pickup Date : Tanggal pickup dapat diisi sesuai dengan tanggal dan jam
order-nya dan sudah di-update sesuai dengan tanggal dan jam pada
server aplikasi.
• Customer# : Nomor debitur dapat di-klik dengan menekan tombol
CTRL+L, atau jika sudah diketahui nomor debiturnya hanya mengisi
kode debiturnya kemudian tekan enter.
• Customer Name : Nama customer sudah dapat ditampilkan pada waktu
nomor debitur diisi.
• Address : Alamat debitur sudah dapat ditampilkan secara bersamaan pada
waktu nomor debitur diisi.
• City : Nama kota.
• Contact : PIC yang dapat dihubungi pada waktu konfirmasi pickup di
order.
79
• Type Of Service : Jenis service yang diinginkan oleh pelanggan atau di-
klik pada kolom type of service, misal : Domestik, Intracity dan
International.
• Type Of Product : Jenis produk yang diinginkan dapat di-klik pada kolom
type of product misal : Oke, Regular, OBC, Yes.
• Type Of Goods : Jenis barang yang dikirimkan dapat dipilih dengan klik
tombol pada kolom Type of Goods, misal : Document, Parcel.
• Transport : Jenis transportasi yang dibutuhkan untuk proses pickup,
misalnya : Motor atau Mobil.
• User : Nama petugas yang mengerjakan proses pickup request.
• Approval : Lakukan approval jika sudah selesai proses data request.
• Payment : Jenis pembayaran akan ditampilkan jika nomor debitur sudah
di-entry, misalnya : Cash atau Credit.
• Print Pickup Request List : Pilih tombol “Print” jika data pickup
dibutuhkan untuk arsip sebagai serah terima data hasil pickup order.
• Special Instruction : Dapat diisi sesuai dengan request pickup misalnya :
pickup diambil di lantai 2 atau kiriman dititipkan di security.
80
Gambar 3.7 Tampilan Hasil Proses Pickup Request Yang Telah Dilakukan Oleh Bagian
Customer Service.
Gambar 3.8 Tampilan Confirm Pick Up
81
Kemudian pada Gambar 3.8 terlihat data akan diproses oleh bagian
Traffic Control untuk dilakukan konfirmasi kepada kurir yang akan pickup
dan diberikan tanda tick- mark pada kolom sisi sebelah kiri.
3.6.2 Entry Connote Cash
Gambar 3.9 Tampilan System Login
Proses entry connote cash dapat dilakukan dengan cara masukkan
login user yang telah dimiliki oleh setiap pengguna, karena setiap user
diberikan password untuk dapat melakukan proses kerja sesuai dengan
tanggung jawab pekerjaannya masing-masing.
Klik Icon Internet Explorer pada desktop computer kemudian
entry nama user dengan huruf besar dan ketik password-nya.
Kemudian klik tombol OK dua kali, maka akan dimunculkan aplikasi Orion
yang akan digunakan.
82
Gambar 3.10 Tampilan Consignment Note
Lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
• Customer : diisi dengan kode Cash Counter setempat.
• Goods Type : Harus diisi sesuai dengan jenis kiriman yang diterima
(Dokumen/paket).
• Destination : Diisi dengan kode kota tujuan akhir (Final Destination).
• Service : Diisi sesuai dengan jenis layanan yang diinginkan customer (REG,
YES, WES, OKE, CTC, CML, INTL atau OBC/SS/SPS).
• Shipper: Data-data pengirim yang harus diisi adalah nama, alamat, contact
dan nomor telepon. Dengan keterangan lengkap sebagai berikut :
• Name: Untuk mencantumkan nama PT (apabila kiriman atas nama
perusahaan) atau nama pengirim (apabila kiriman personal).
• Address: Harus diisi selengkap mungkin.
83
• City : Kota pengirim.
• Zip Code : Kode pos.
• Province : Kota propinsi.
• Country : Nama negara pengiriman.
• Contact : Nama orang yang mengirim jika dari PT/CV.
• Phone : Nomor telepon.
• Receiver : Data-data penerima harus di-entry lengkap sesuai dengan
keterangan yang ada pada barang dan diisi secara lengkap.
• Description : Keterangan yang terdapat pada kiriman, misal : DOC/ND.
• Goods Description : Di-entry dengan keterangan nama barang yang akan
dikirim.
• Goods Value : Jika kiriman tersebut diasuransikan maka nominal/harga
barang yang akan dikirim tersebut di-entry sesuai dengan nilai barangnya.
• Instructions: Dapat diisi dengan keterangan apakah barang tersebut diambil
sendiri atau kiriman diantar sebelum jam 12.00 siang.
• Payment On : Jenis pembayaran Cash, Credit dan COD.
• Amount : Total Pembayaran.
• Others Fee : Jika pelanggan yang mendapat discount personal maka harus
diisi sejumlah discount yang diterima.
• Handling : Jenis penanganan kiriman dapat dipilih dengan General, High
Value dan Danger Good.
• Notice : Pada kolom ini dibutuhkan jika kiriman tersebut diasuransikan maka
harus dicantumkan nomor resi asuransinya.
84
• Approval : Proses yang harus dilakukan agar data yang telah di-entry dapat
terproteksi sehingga tidak dapat diganti/dihapus.
3.6.3 Proses Cetak Connote
Lakukan cetak connote sesuai dengan transaksi yang telah dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
Tekan tombol CTRL+P kemudian akan tampilkan pada layar
monitor sesuai dengan data transaksi. Kemudian tekan tombol CTRL+P
kembali untuk dapat melanjutkan proses print dan lakukan pengaturan atau
setting print sesuai dengan kebutuhannya.
Tampilan pada layar monitor untuk dapat melakukan proses print
data pada waktu menekan tombol CTRL+P setelah tampilan tersebut dapat
muncul maka tekan tombol CTRL+P kembali agar dapat melakukan proses
print ke printer yang telah disediakan. Kemudian tekan tombol enter, maka
proses print dapat dijalankan.
Gambar 3.11 Tampilan Cetak Connote
85
3.6.4 Receiving Connote
Gambar 3.12 Tampilan Sub-modul Transactions
Lakukan klik pada modul Orion Distribution dengan memilih Sub-modul
Transaction kemudian klik pada pilihan Consigment Note Receiving.
Gambar 3.13 Tampilan Consignment Note Receiving
86
Untuk memulai pengecekan data kiriman yang diterima harus dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut :
• Receiving# : Tekan tombol CTRL + Down ( panah bawah) untuk
memulai lakukan receiving maka nomor receiver akan keluar secara
otomatis dari sistem.
• Date : Tanggal receiving akan muncul secara otomatis dari sistem pada
waktu starting program.
• Courier-Id : Klik nama kurir yang melakukan penyetoran dengan
menekan tombol CTRL + L maka akan ditampilkan nama kurirnya.
• AE-Id : Kode account executive dapat di-klik jika dibutuhkan dengan
menekan tombol CTRL + L.
• Name : Pada kolom name akan dimunculkan jika kode kurirnya sudah
dipilih sesuai dengan masing-masing kurirnya.
• C-note# : Pada kolom connote pastikan kursor berada pada baris
pertama dan lakukan scaning dengan menggunakan alat scanner yang
telah disediakan pada tiap-tiap PC. Pastikan semua kiriman telah di-
scanning untuk memastikan jumlah kiriman yang diterima pada waktu
kurir menyetorkannya sehingga jika terjadi kesalahan atau barang tidak
diterima dapat dibuktikan pada waktu serah terima pertama.
• Number of Pcs : Jumlah yang terdapat pada kiriman dapat diisi dengan
mengetik berapa kiriman dan connote yang di-scanning.
87
• Remark : Keterangan dapat diisi dengan mengetik keterangan atas
barang yang dikirim apakah doc/paket atau HVS dan dapat juga diketik
dengan keterangan lain sesuai dengan kebutuhan.
• Approval : Jika serah terima telah selesai dilakukan maka langkah
berikutnya yang harus dilakukan oleh petugas checker dengan meng-klik
tombol Approval atau tekan tombol ALT+A.
Gambar 3.14 Tampilan Pada Modul Connote Receiving Sebelum Barang Diserah
Terimakan
88
Gambar 3.15 Tampilan Pada Modul Connote Receiving Setelah Barang Diserah
Terimakan
3.6.5 Entry Data
Gambar 3.16 Tampilan Menu Transactions
Proses entry data dapat dilakukan dengan memilih modul yang
terdapat pada aplikasi ”ORION ERP”. Dengan perintah sebagai berikut:
Klik ORION ERP kemudian Klik Orion Distribution lalu pilih
modul Courier Management. Selanjutnya pilih modul Intracity Connote
kemudian tekan enter, maka tampilan terlihat seperti pada gambar 3.17
89
Gambar 3.17 Tampilan Intracity Connote
Penjelasan pada setiap lajur kolom yang terdapat pada modul
tersebut adalah:
• Courier : Nama kurir secara otomatis akan ditampikan oleh sistem pada
waktu kode kurir Pickup By di-entry.
• Co-Note# : Scanning nomor connote barcode pada kolom connote,
kemudian tekan enter.
• Date : Tanggal akan dimunculkan secara otomatis oleh sistem pada
waktu akan memulai entry.
• Pickup By : Ketik kode kurir atau tekan tombol CTRL+L, lalu pilih nama
kurir yang akan melakukan pickup kemudian tekan enter.
90
• Customer# : Ketik nomor customer atau dengan menekan tombol
CTRL+L, lalu ketik nama debiturnya sesuai dengan data yang terdapat
pada hardcopy connote, jika salah maka akan berpengaruh pada
departemen yang membutuhkan informasi status kiriman dan proses
invoicing, lalu tekan enter.
• Payment Type : Ketik type pembayaran yang sesuai dengan data pada
hardcopy connote apakah Credit atau Cash dengan menggunakan tombol
panah atas atau bawah, lalu tekan enter.
• Good Type : Type kiriman dapat dipilih sesuai dengan jenis kiriman
apakah “Doc atau Paket” dengan menggunakan tombol panah atas atau
bawah, lalu tekan enter.
• Services# : Jenis service dipilih sesuai dengan pilihan yang terdapat pada
connote hardcopy dengan menggunakan tombol CTRL+L, kemudian
tekan enter.
• Consignee# : Nama penerima diketik sesuai dengan nama yang tertera
pada connote hardcopy secara lengkap dan jelas agar mudah dalam
pengecekan, kemudian tekan enter.
• Consignee Adress :Alamat penerima juga diketik secara jelas dan lengkap
sesuai dengan data yang terdapat pada connote hardcopy, kemudian tekan
enter.
• City : Kota penerima secara otomatis akan muncul jika sudah diketik
kode kota tujuan pada awal kita pilih kode destination. Kemudian tekan
enter.
91
• Quantity : Jumlah kiriman diketik sesuai dengan jumlah yang terdapat
pada hardcopy connote, kemudian tekan enter.
• Weight : Berat kiriman diketik sesuai dengan berat yang terdapat pada
hardcopy connote, jika harus dibungkus kayu maka beratnya akan
dikoreksi pada waktu verifikasi di Departemen Billing, kemudian tekan
enter.
Data akan tersimpan secara otomatis pada waktu kita selesai
melakukan pengetikan, dan posisi cursor telah berada pada baris kedua dan
seterusnya.
Jika semua data telah ter-input kemudian tekan tombol F4 untuk
keluar dan modul “New Quickcont”. Jika dalam proses keluar tersebut
terdapat kejanggalan maka sistem akan memberikan instruksi
Gambar 3.18 Tampilan Pilihan Penyimpanan Data
Pada waktu perintah untuk melakukan save atau penyimpanan data
jika ya pilih “Yes” dan jika tidak “No”.
Jika selama proses tersebut mengalami hambatan datanya tidak
tersimpan maka ada kemungkinan data yang telah di-entry terdapat double
data sehingga prosesnya menjadi “Locking” atau tekunci maka langkah yang
92
harus dilakukan adalah dengan menghapus salah satu data yang double
tadi agar kita dapat keluar dari modul ini, sehingga kita dapat melanjutkan
proses berikutnya.
Berikut ini logo yang terdapat pada modul aplikasi :
Gambar 3.19 Tampilan Logo Pada Modul Aplikasi
• Query : CTRL + F11
• Save : CTRL + S
• Exit : F4
• Print : CTRL + P
• Find : F11
• Insert : CTRL + DOWN
• Delete : CTRL + UP
93
Gambar 3.20 Tampilan Quick Connote
Proses entry data dapat dilakukan dengan memilih modul yang
terdapat pada aplikasi ”ORION ERP”. Dengan perintah sebagai berikut:
KIik ORION ERP kemudian klik Orion Distribution Lalu pilih modul
Courir Management. Selanjutnya pilih modul New Quick Connote kemudian
tekan enter, maka tampilan terlihat seperti pada gambar 3.20. Penjelasan
pada setiap lajur kolom yang terdapat pada modul tersebut adalah:
• Origin : Kode kota origin secara otomatis akan ditampikan oleh sistem.
• Customer# : Nama customer akan ditampilkan apabila kode customer
telah ter-input sehingga jika terjadi kesalahan input kode customer maka
akan terlihat.
94
• Co-note# : Lakukan scanning nomor connote sesuai dengan data
kiriman yang akan di-entry sesuai dengan informasi yang terdapat pada
connote hardcopy.
• Date : Tanggal akan dimunculkan secara otomatis oleh sistem pada
waktu akan memulai entry.
• Destination: Ketik kode destination atau tekan tombol CTRL+L, lalu
ketik nama kota tujuan yang sesuai dengan data yang terdapat pada
hardcopy connote secara benar, jika salah memasukkan kode destination
maka akan berpengaruh terhadap proses invoicing, lalu tekan enter.
• Customer# : Ketik nomor customer atau dengan menekan tombol
CTRL+L. Lalu ketik nama debiturnya sesuai dengan data yang terdapat
pada hardcopy connote, jika salah maka akan berpengaruh pada
departemen yang membutuhkan informasi status kiriman dan proses
invoicing, lalu tekan enter.
• Payment Type# : Ketik type pembayaran yang sesuai dengan data pada
hardcopy connote apakah Credit atau Cash dengan menggunakan tombol
panah atas atau bawah, lalu tekan enter.
• Goods Type : Tipe kiriman dapat dipilih sesuai dengan jenis kiriman
apakah “Doc atau Paket” dengan menggunakan tombol panah atas atau
bawah, lalu tekan enter.
• Services : Jenis service dipilih sesuai dengan pilihan yang terdapat pada
connote hardcopy dengan menggunakan tombol CTRL+L, kemudian
tekan enter.
95
• Consignee : Nama penerima diketik sesuai dengan nama yang tertera
pada connote hardcopy secara lengkap dan jelas agar mudah dalam
pengecekan, kemudian tekan enter.
• Consignee Adress : Alamat penerima juga diketik secara jelas dan
lengkap sesuai dengan data yang terdapat pada connote hardcopy,
kemudian tekan enter.
• City : Kota penerima secara otomatis akan muncul jika sudah diketik
kode kota tujuan pada awal kita pilih kode destination. kemudian tekan
enter.
• Quantity : Jumlah kiriman diketik sesuai dengan jumlah yang terdapat
pada hardcopy connote kemudian tekan enter.
• Weight : Berat kiriman diketik sesuai dengan berat yang terdapat pada
hardcopy connote, jika harus dibungkus kayu maka beratnya akan di
koreksi pada waktu verifikasi di Departemen Billing, kemudian tekan
enter.
Data akan tersimpan secara otomatis pada waktu kita selesai
melakukan pengetikan, dan posisi cursor telah berada pada baris kedua dan
seterusnya. Jika semua data telah ter-input kemudian tekan tombol F4 untuk
keluar dan modul “New Quickcont”.
96
3.6.6 Proses Manifest Outbound
Gambar 3.21 Tampilan Sub-modul Cargo Manifest
Proses manifest outbound dalam system MyOrion dapat dilakukan
dengan langkah sebagai berikut :
Klik modul courier management kemudian pilih Cargo Manifest lalu pilih
Outbound Manifest.
Gambar 3.22 Tampilan Outbound Manifest
97
Proses pembuatan manifest outbound dapat dilakukan dengan
meng-klik cursor pada kolom nomor manifest untuk menampilkan nomor
manifest secara otomatis, adapun hal perlu dilakukan sebagai berikut:
• Tekan tombol CTRL+Down ( panah bawah) kemudian tekan enter.
• Pada kolom Destination diisi kode tujuan sesuai dengan tujuan kiriman
yang akan dibuatkan manifest kemudian tekan enter.
• Pada kolom To diisi dengan kode kota transit dan kiriman tersebut.
• Pada kolom Notice diisi dengan keterangan dan barang yang akan di
berangkatkan, kemudian tekan enter.
• Pada kolom Bag nomor lakukan scan bag pada nomor bagtag yang telah
disiapkan, kemudian tekan enter.
Gambar 3.23 Tampilan Outbound Manifest Yang Telah Diisi
98
• Cost Weight : Cost weight akan dikeluarkan dari sistem secara otomatis
pada waktu dilakukan Save dengan menekan tombol CTRL+S.
• Actual Weight : Berat yang sebenarnya harus diisi sesuai dengan hasil
timbang ulang barang yang akan diberangkatkan pada waktu closing bag.
• Bag Status : Status atas barang yang diberangkatkan. Contohnya:
DOC/ND atau HVS/OBC.
• C-Note# : Lakukan scanning pada kolom connote pada lembar connote
yang telah dipisahkan per-destination bersama dengan bagtag yang telah
dipisahkan.
• No.Of Pcs : Jumlah yang akan keluar secara otomatis pada waktu
scanning connote dilakukan.
• Weight : Berat pada kiriman akan dimunculkan secara otomatis oleh
sistem karena data sudah ada pada saat entry connote dilakukan.
• Destination : Kota tujuan akan dimunculkan dari sistem secara otomatis
pada saat nomor connote discanning.
99
Gambar 3.24 Tampilan Print Outbound Manifest
Lakukan proses print manifest agar dapat dilampirkan ke dalam bag yang akan
diberangkatkan dengan cara sebagai berikut:
Tekan tombol CTRL+P kemudian tampilan pada layar monitor akan terlihat
seperti gambar 3.24. Kemudian klik tombol submit query agar dapat menampilkan data
hasil print manifest yang akan di-print. Data hasil print akan terlihat seperti pada gambar
3.25.
100
Gambar 3.25 Cargo Manifest Yang Telah Dicetak
3.6.7 Proses Manifest Inbound
Proses manifest inbound dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
Pilih modul Cargo Manifest seperti pada gambar 3.21 kemudian
pilih sub modul inbound manifest pada menu utama, kemudian tekan enter.
Maka tampilan pada layar monitor terlihat seperti pada gambar 3.26,
kemudian klik kursor pada kolom nomor manifest lalu tekan tombol
CTRL+Down ( panah bawah) maka akan keluar nomor manifestnya.
101
Gambar 3.26 Tampilan Inbound Manifest
Proses manifest inbound dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
• Tekan tombol CTRL+Down untuk memulai mencatat nomor manifest
sesuai dengan yang kita inginkan kemudian tekan enter.
• Lakukan Scan nomor Bag yang akan di-inbound untuk mengetahui
jumlah connote yang terdapat dalam manifest.
• Kemudian pindahkan kursor ke dalam kolom receiving item yang
terdapat dalam kolom manifest inbound.
• Lakukan scan dokumen yang terdapat dalam bag agar dapat mengetahui
jumlah dokumen/paket yang terdapat dalam bag tersebut.
102
• Jika terdapat perbedaan jumlah yang terdapat pada manifest dengan
jumlah fisik yang ada, maka lakukan print screen manifest inbound untuk
dikonfirmasi pada cabang origin, via fax atau e-mail.
• Setelah manifest dinyatakan sudah lengkap datanya maka akan dilakukan
approval nomor manifest agar tidak ada penambahan atau pengurangan
data yang terdapat pada manifest inbound.
Gambar 3.26 Tampilan Inbound Manifest Yang Telah Diisi
Pada tampilan gambar 3.26 memperlihatkan kondisi manifest yang
telah di-inbound tetapi masih terdapat connote yang outstanding, sehingga
status barangnya masih belum dilakukan proses inbound.
103
Untuk memanggil (Find) data yang telah ada dalam sistem
dengan cara sebagai berikut:
• Klik cursor pada kolom nomor manifest.
• Kemudian tekan tombol F11 lalu ketik nomor manifest inbound yang
akan dipanggil.
• Kemudian tekan tombol CTRL+F11 untuk menampilkan nomor manifest
yang akan kita panggil (Find).
• KIik nomor Bag yang terdapat dalam kolom bag nomor sesuai dengan
informasi yang dibutuhkan apabila akan melihat jumlah yang terdapat
dalam bag tersebut.
3.6.8 Proses Runsheet
Gambar 3.27 Tampilan Modul Receiving
Proses pengerjaan runsheet dapat dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
Klik modul Courier Management kemudian pilih perintah
“Proses“ lalu klik Delivery Runsheet seperti terdapat pada gambar 3.27,
maka tampilan pada layar akan terlihat seperti pada gambar 3.28. Lalu
lakukan proses runsheet.
104
Gambar 3.28 Tampilan Consignment Note Receiving
Tekan tombol CTRL+Down (panah bawah) untuk memulai
pembuatan runsheet maka nomor runsheet akan dimunculkan secara
otomatis oleh sistem.
• Date: Akan ditampilkan secara otomatis oleh sistem pada waktu kita
memulai proses pembuatan runsheet.
• Courier Id : Klik kode kurir atau tekan tombol CTRL+L untuk
memilih nama kurir yang akan dibuatkan delivery runsheet, kemudian
tekan enter.
• C-Note# : Lakukan scanning Doc/Paket yang telah disortir per-kurir
pada kolom C-note# satu persatu dan usahakan agar semua
Doc/Packet sudah di-runsheet. Pastikan agar pada waktu dilakukan
105
scaning perhatikan layar monitor sehingga jangan sampai ada
connote yang belum ter-input, karena sistem tidak dapat memberi
tanda atau Alert Warning jika terdapat hal tersebut. Cara
mensiasatinya dengan melihat kursor yang tidak bergerak kebawah
waktu dilakukan scanning karena data belum ter-input.
• Tekan tombol CTRL+S jika semua data telah di-scanning untuk
menyimpan hasil pembuatan delivery runsheet, usahakan agar data
yang telah dibuat runsheet tidak dihapus atau ditambah pada satu
nomor runsheet.
Gambar 3.29 Hasil Print Out Delivery Runsheet
Gambar diatas hasil print out delivery runsheet yang akan dibawa
oleh kurir. Hal yang perlu diperhatikan dan disampaikan kepada kurir
bahwa selain pelanggan tanda tangan di connote hardcopy, juga harus
mengisi pada lembar printout delivery runsheet secara lengkap, baik
106
tanggal maupun nama jelas serta jam waktu barang diterima. Sebagai
bukti serah terima kepada pelanggan dan juga untuk kelengkapan arsip
pada bagian CS-POD, maka semua kelengkapan data tersebut diserahkan
ke bagian CS-POD untuk dilakukan input data POD nya.
3.6.9 Proses POD (Proof Of Delivery)
Gambar 3.30 Tampilan Proof Of Delivery
Untuk melakukan input data POD kita tinggal memanggil nomor runsheet
yang sudah ada dengan cara sebagai berikut:
• Tekan tombol F11 kemudian ketik nomor runsheet-nya misal CGK/DRS/
00005066 , lalu tekan rombol CTRL+F11 maka akan keluar data
runsheet yang dengan nama Andri Priyatno.
107
• Ketik tanggal Delivery sesuai dengan yang terdapat pada hardcopy
connote atau lembar delivery runsheetnya. Misalnya: Tanggal 31-08-
2007 00.00 ketik tanggal dan jam secara berurutan tanpa spasi kemudian
tekan enter.
• Kolom Status diisi sesuai dengan status dan kiriman tersebut apakah
sudah delivery ( DL ) atau undelivery ( UND ).
• Kolom Receiver diisi dengan nama penerima sesuai dengan data yang
terdapat pada connote hardcopy atau print runsheet.
• Untuk memilih status yang terdapat pada kolom status tekan tombol
CTRL+L, maka seluruh status dapat dimunculkan dan kita tinggal
memilih diantara status tersebut.