10

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam

bidang penjualan barang bermerek Yamaha. Kehadirannya dalam dunia usaha adalah

jawaban atas tuntutan masalah transportasi yang dibutuhkan di Provinsi Maluku, khususnya

kota Ambon. Untuk mengenal PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon maka kita perlu untuk

mengenal sejarah singkat perusahaan tersebut.

Sebelumnya perusahaan tersebut berada di luar kota Ambon, perusahaan ini memiliki

kantor pusat di Jakarta, sebagai sentral operasional sehingga dalam rangka pengembangan

perusahaan memperlebar jangkauan usaha, maka lewat berbagi kerja keras yang dilakukan,

perusahaan ini mulai membangun usaha kerja sama dengan Fa. Tri Dharma yang bergerak

dalam bidang penjualan kendaraan bermerek Yamaha. Selama Terjalinnya kerja sama antara

kedua perusahaan, terakhir kerja sama ini menunjukan kekuatan masing-masing pada tanggal

27 Juni 1986 saham masing-masing yang di peroleh PT Hasjrat Abadi 49%, sedangkan Fa.

Tri Dharma 51%. Kerja sama antara keduanya di buat dalam bentuk akta notaris dengan

nama PT. Lawamena Abadi, didirikan pada tanggal 15 Agustus 1986, dengan kegiatan

usahanya adalah bengkel dan dipimpin oleh Bapak Sandy Tanamal, kemudian dialihkan ke

adiknya Ibu Merry Tanamal. Pada tahun 1988 terjadi pengalihan saham ke Tn Willy Lontoh,

yang juga bergerak pada kegiatan penjualan.

11

Struktur Organisasi Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abdi Cabang

Ambon

K.S. : Kepala Seksi

Sumber : PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

Sekertaris

Kepala Cabang

Kep. Bag Penjualan Kep. Bag Adm. /Penjualan

Kep. Sek Penj. Yamaha

K. S. Spare Part Yamaha

K. S. Penjualan

Kasir

Penagihan

Ekspedisi

Pembukuan umum

Adm. Persediaan

Adm. Perpajakan

K. S. Penggudangan

K. S. Pembukuan

K. S. Adm Pembukuan

K. S. Adm Keuangan

K. S. Penj. Brg Umum

12

Berdasarkan bentuk struktur organisasi di depan maka uraian tugas dan tanggung

jawab masing – masing adalah sebagai berikut:

1. Kepala Cabang

a. Bertindak untuk dan atas nama perusahaan, baik kedalam ataupun kelauar.

b. Memberikan laporan kepada pihak perusahaan di Jakarta.

c. Menetapkan usaha dari perusahaan demi kelancaran pengembangan usaha dan

keuangan perusahaan

d. Menandatangani semua perikatan dengan berbagai pihak dan semua surat keluar untuk

atas nama perusahaan.

e. Menerima semua laporan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk laporan indensital

dari semua bagian seksi, menganalisa, menetapkan semua kebijakan- kebijakan

selanjutnya.

2. Bagian Penjualan

a. Membuat anggaran operasional dan program kerja dengan bantuan dari kepala-kepala

seksi bawahannya dan mengajukan kepada kepala kantor cabang

b. Mengawasi prosedur kerja, di bidang pengawasan penjualan sesuai dengan peraturan

yang berlaku.

c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen serta memperluas daerah pemasaran.

d. Mengkoordinir penjualan unit yang ada dengan pihak gudang.

3. Bagian Administrasi dan Penjualan

a. Mengontrol keuangan perusahaan baik dibidang keuangan, pembukuan,

penggudangan, serta administrasi sesuai dengan peraturan yang ada.

13

b. Mengadakan pemeriksaan harian terhadap pekerja di bidang keuangan dan

pembukuan.

4. Seksi Penjualan PT. Hasjrat Abadi

a. Membantu bagian penjualan dalam pembuatan anggaran operasional dan program

kerja dibidang penjualan bermotor.

b. Melaksanakan penjualan kendaraan bermotor merk Yamaha yang dimulai sejak saat

realisasi.

c. Melaksanakan kegiatan di bidang penjualan kendaraan.

d. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan perusahaan menggenai hasil

penjualan.

5. Seksi Spare Part PT. Hasjrat Abadi

a. Membantu kepala bagian penjualan dalam membuat anggran operasional dan program

kerja di bidang Yamaha.

b. Melakukan spare part Yamaha yang di mulai sejak tanggal pemesanan sampai dengan

direalisasinya.

c. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan menggenai hasil penjualan.

6. Seksi Penjualan Barang Umum

a. Membantu kepala bagian penjualan dan menyusun anggaran operasional dan program

kerja di bidang barang umum.

b. Melakukan penjualan barang dangang umum yang dimulai sejak saat barang di pesan.

c. Membuat laporan pertangungjawaban kepada pimpinan perusahaan menggenai hasil

penjualan barang dagang umum.

14

7. Seksi Administrasi Sales / Penjualan

a. Mengawasi semua karywan dari seksi administrasi penjualan.

b. Melakukan pemeriksaan kembali konfirmasi penjualan / penjualan barang yang

diminta.

c. Membuat permintaan faktur kendaraan ke Jakarta, mencatat nomor faktur pada register

motor.

d. Adanya pemeriksaan / pengawasan administrasi pengurusan surat – surat.

e. Melakukan penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya buku kendaraan

bermotor.

f. Melakukan Penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya Surat Penagihan spare

part yamaha ocet board motor / motor temple.

g. Membuat laporan dari hasil penjualan dan persediaan barang serta masalahnya.

h. Melakukan pemeriksaan tagihan lalu lintas angkutan jalan raya.

i. Membuat order pembelian local.

8. Seksi Administrasi Keuangan

a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan kasir.

b. Mengkoordinir posisi keuangan menyangkut dengan permintaan dan pengeluaran

penyimpanan uang cek dan giro.

c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi penagihan.

d. Melakukan daftar gaji karywan serta pembayaran gaji upah karyawan. Membuat

rekonsiliasi bank.

15

9. Seksi Administrasi Pembukuan

a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan seksi pembukuan

b. Mengawasi seksi pembukuan menyangkut dengan pengeluaran kas dan memeriksa

daftar penjualan serta jurnal umum.

c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi pembukuan umum.

d. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap seksi pembukuan dan seksi pembukuan

umum terkait dengan dokumen-dokumen yang di gunakan selama satu periode.

10. Seksi Pembukuan

a. Membuat nota debit / kredit

b. Membuat buku harian, buku penerimaan dan pengeluaran kas serta daftar penjualan

dan jurnal umum.

c. Mencatat buku besar secara mutasi.

d. Membuat rekonsiliasi bank antara kantor cabang dan kantor pusat atau perusahaan

lainnya.

e. Membuat pembukuan CV. Motor cabang ambon.

f. Membuat konfirmasi dan Kartu Gudang / faktur.

g. Membuat daftar piutang.

h. Memeriksa bukti kas / bank.

i. Membuat kartu piutang / hutang

j. Menganalisis saldo piutang.

16

11. Pembukuan Umum

a. Melakukan pencatatan dengan benar terhadap transaksi hutang, piutang, uang,

jaminan, uang muka penjualan, dana pengobatan, panjar karywan, dan BDN.

b. Membuat daftar mutasi atas perkiraan-perkiraan terbukti pada setiap akhir bulan.

c. Membuat daftar umum piutang.

d. Membuat daftar pengiriman barang antara kantor dan perusahaan.

e. Membuat pengiriman barang

12. Kepala Seksi Umum

a. Melakukan pengaturan dan pengawasan ketertiban umum di lingkungan perusahaan.

b. Melakukan pengurusan perijinan

c. Melakukan pencatatan pemeliharaan barang – barang inventaris perusahaan.

d. Membuat surat – surat teguran kepada debitur yang menyalahi kontrak perjanjian.

13. Kasir

a. Melakukan pencatatan laporan kas baik harian berdasarkan buku penerimaan dan

pengeluaran kas.

b. Membuat daftar penerimaan serta pengeluaran cek, bilyet langganan.

c. Melakukan pengecekan giro, bilyet dari faktur pengeluaran setipa akhir periode.

14. Penagihan

a. Membuat kwitansi untuk penagihan dan mencatatnya ke dalam buku register piutang.

b. Melakukan pengaturan dan member penugasan kepada juru tagih unutk melaksanakan

penagihan.

c. Melakukan penyimpanan kwitansi yang belum tertagih.

17

15. Administrasi Perpajakan

a. Membuat buku penjualan

b. Membuat buku pembelian

c. Membuat surat pemberitahuan mas / bulan dan tahun

d. Melakukan penyetoran ke kas negara

e. Membuat laporan daftar pajak penghasilan dari pegawai.

f. Melapor pajak ke kantor pajak

16. Administrasi Persediaan

a. Melakukan pencatatan atas pengeluaran barang pada kartu persediaan

b. Melakukan pencatatan buku pembantu untuk mengawasi pengeluaran barang pada

kartu persediaan

c. Membuat daftar penerimaan barang.

d. Membuat daftar mutasi persediaan setiap akhir bulan.

17. Seksi Pergudangan

a. Mengontrolpenerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang.

b. Mengawasi administrasi dan adanya laporan penggudangan yang dikerjakan oleh

pengurus gudang.

c. Membuat berita acara laporan atas kekurangan dan kehilangan barang sejak

penerimaan.

d. Mencatat penerimaan dan pengeluaran pada kartu gudang.

e. Membuat mutasi laporan barang setiap hari.

18

18. Ekspedisi

a. Menyusun jadwal pengiriman barang karena steder dari bagian penjualan.

b. Mempersiapkan klaim apabila terjadi kerusakan / kehilangan barang yang di kirim /

diterima.

19. Sekretaris

a. Mengatur dan menerima surat – surat dan mencatat dalam buku agenda.

b. Mendistribusikan surat – surat masuk ke alamat yang bersangkutan.

c. Mengerjakan surat keluar serta mengetiknya.

d. Mengatur penggunaan telex dan telepon.

e. Mengatur keguanaan mesin ketik, mesin hitung, komputer dan mesin foto copy.

Prosedur Persyaratan – Persyaratan dan Dokumen Penjualan Kredit motor pada PT.

Hasjrat Abadi.

Dalam penjualan kredit motor pada suatu perusahaan perlu adanya beberapa

persyaratan serta dokumen yang dilengkapi atau dipenuhi oleh pelanggan atau kreditur

terhadap PT. Hasjrat Abadi, yaitu :

a. KTP Suami dan Istri

b. Kartu Keluarga

c. Rekening Listrik Berlaku bagi wiraswasta

d. PBB ( Rumah )

e. Buku Tabungan

f. Slip Gaji

g. Surat Keputusan (SK) Berlaku bagi PNS dan Karyawan Swasta

19

Untuk itu adapun beberapa dokumen – dokumen ( persyaratan kredit ) diajukan

kepada bagian penjualan, kemudian dokumen ini di lampirkan dengan dokumen – dokumen

yang ada di PT. Hasjrat Abadi, dan dokumen – dokumen ini di berikan kepada bagian

administrasi sales. Dokumen tersebut diperiksa kembali kelengkapannya, setelah terpenuhi

maka dokumen – dokumen tersebut diajukan kembali kepada bagian pemasaran dan kepala

cabang untuk membuat keputusan yang terakhir, bahwa seorang calon kreditur mempunyai

hak untuk mendapat motor tersebut dengan cara kredit.

Setelah persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan atau PT. Hasjrat

Abadi telah dilengkapi oleh seorang kreditur, maka pihak perusahaan akan melaksanakan

kegiatan survei ke rumah calon kreditur melalui utusan yang telah ditetapkan yaitu bagian

kolektor atau penagihan, dengan tujuan agar pihak perusahaan mengetahui dan mendapat

kebenaran bahwa calon kreditur akan mampu melunasi angsuran yang telah di sepakati

bersama, diantaranya perusahaan harus mengetahui seberapa besar jumlah pendapatan atau

gaji dan pengeluaran calon kreditur untuk setiap bulannya.

Setelah pihak perusahaan memutuskan bahwa calon kreditur berhak membeli motor

secara kredit maka pihak perusahaan membuat kontrak perjanjian antara dua belah pihak

baik Perusahaan PT. Hasjrat Abadi sebagai pihak pertama dan calon kreditur sebagai pihak

kedua untuk disepakati bersama sesuai prosedur dengan pasal – pasal perjanjian yang harus

ditaati serta ditanda tangani bersama yang sah secara hukum dan saling mengikat antara

kedua belah pihak diantaranya, untuk menjelaskan seberapa besar pembayaran angsuran,

asuransi kredit dan ketentuan lainnya.

20

Terdapat bagian – bagian, fungsi serta dokumen-dokumen yang memiliki tugas pada

PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon antara lain sebagai berikut :

Tabel 1.

Bagian–bagian, fungsi dan dokumen Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan Kredit

Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

Penjelasan (Analisis)

Bagian-bagian

1. Bagian order penjualan Ada Dalam transaksi penjualan kredit,

bagian ini memiliki tanggung jawab

untuk menerima order dari

pelanggan, mengedit order dari

pelanggan, memberi otorisasi kredit

dan membuat daftar pesanan untuk

menambahkan informasi yang belum

ada pada surat order tersebut (seperti

spesifikasi barang dan rute untuk

pengiriman), meminta otorisasi

kredit, menentukan tanggal

pengiriman dan dari gudang mana

barang akan dikirim, dan mengisi

surat pengantar pengiriman. Bagian

ini juga bertangung jawab untuk

membuat “ back order “ pada saat di

ketahui tidak tersedianya persediaan

untuk memenuhi order pelanggan,

sebaliknya bagian ini juga

bertanggung jawab untuk membuat

surat pengantar sebagai pengantar

21

pengiriman kepada pelanggan.

2. Bagian kredit Ada Bagian ini berada di bawah bagian

keuangan yang dalam transaksi

penjualan kredit, bertangung jawab

untuk meneliti status kredit pelanggan

dan memberikan otorisasi pemberian

kredit kepada pelanggan. Karena

hampir semua penjualan dalam

perusahaan dagang merupakan

penjualan kredit, maka sebelum order

dari pelanggan dipenuhi, harus lebih

dulu diperoleh otoritas penjualan

kredit dari bagian kredit.

Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

Penjelasan (Analisis)

3. Bagian gudang Ada Dalam transaksi penjualan kredit,

bagian ini berfungsi untuk bertangung

jawab menyimpan barang dan

menyiapkan barang yang dipesan

oleh pelanggan, serta menyerahkan

barang yang dipesan ke bagian

pengiriman.

4. Bagian pengiriman Ada Dalam Bagian pengiriman ini, fungsi

gudang memberikan barang sesuai

dengan pesanan dan menyiapkan

22

barang kemudian mengirimkan

barang dan faktur kepada pelanggan

sesuai dengan informasi yang

tercantum pada surat pengantar yang

diterima dari bagain order penjualan

yang sudah di otorisasi oleh fungsi

pengiriman.

5. Bagian Penagihan Ada Dalam bagian penagihan ini bertugas,

fungsi akuntansi menerima faktur dari

fungsi penjualan dan bagian

penagihan membuat faktur kemudian

mengirimkannya kepada pelanggan

dengan dilampiri kwitansi. Serta

menyediakan copy faktur bagi

kepentingan pencatatan transaksi

penjualan oleh fungsi akuntansi.

Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabanng Ambon

Penjelasan Analisis

6. Bagian akuntansi Ada Dalam transaksi penjualan kredit,

bagian ini mencatat piutang yang

timbul dan bertangung jawab untuk

mencatat daftar pesanan barang,

membuat surat penagihan dan

membuat kwitansi serta mengirimkan

pernyataan piutang kepada para

pelanggan. Serta bagian ini juga

bertanggung jawab untuk mencatat

jurnal penjualan dan mencatat

piutang ke buku piutang yang timbul

dari transaksi penjualan kredit.

23

Fungsi-fungsi

1. Fungsi penjualan Ada Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi ini bertugas memeriksa daftar

pesanan barang dan membuat faktur.

2. Fungsi kredit Ada PT. Hasjrat Abadi sendiri fungsi

kredit memiliki tugas Bertanggung

jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi

pemberian kredit kepada pelanggan.

3. Fungsi gudang Ada Dalam transaksi penjualan kredit

Pada PT. Hasjrat Abadi, gudang

berfungsi untuk menjalankan tugas

menyiapkan barang dan menyimpan

barang yang dipesan oleh pelanggan

serta membuat kartu gudang dan

menyerahkannya ke bagian

pengiriman.

4. Fungsi pengiriman Ada PT. Hasjrat abadi dalam melakukan

penjualan kredit transaksi penjualan

kredit, fungsi ini bertugas membuat

surat pengantar dan mengirimkan

barang.

5. Fungsi penagihan Ada Pada PT. Hasjrat abadi fungsi

penagihan bertugas bertangung jawab

untuk membuat surat pengantar/

faktur penjualan dan kwitansi kepada

pelanggan.

24

6. Fungsi akuntansi Ada Pada PT. Hasjrat abadi Dalam

transaksi penjualan kredit, fungsi ini

bertugas mencatat harga pokok

penjualan, jurnal penjualan, dan

mencatat piutang ke dalam buku

piutang.

Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat

Abadi Cabang Ambon Penjelasan (Analisis)

Dokumen-dokumen

1. Surat Order Pengiriman Tidak ada Pada PT. Hasjrat Abadi dokumen

yang digunakan yaitu daftar pesanan

barang, daftar pesanan barang adalah

dokumen yang berisi order

permintaan dari pelanggan/konsumen

yang dibuat oleh bagian penjualan

dan ditandatangani oleh bagian

penjualan dan bagian akuntansi.

2. Faktur penjualan Ada Faktur penjualan adalah dokumen

yang berisikan harga barang dan

sebagai bukti bahwa barang telah

diterima oleh pelanggan.

3. Rekapitulasi harga

pokok penjualan Tidak ada Pada PT. Hasjrat abadi tidak

mengunakan dokumen rekapitulasi

harga pokok penjulan. Tetapi

dokumen yang di gunakan yaitu surat

penagihan adalah surat yang

berisiskan rincian tagihan, tanggal

pembayaran, tanggal jatuh tempo,

25

rincian cicilan tiap bulannya atas

piutang dan digunakan untuk

menagih piutang yang timbul akibat

transaksi penjualan kredit kepada

pelanggan/konsumen.

4. Bukti memorial Tidak ada Dalam Penjualan kredit dokumen

yang di gunakan oleh PT. Hasjrat

abadi cabang ambon yaitu kwitansi,

kwitansi digunakan sebagai bukti

pembayaran pelanggan atas transaksi

penjualan.

1. Surat Pengantar / Surat Jalan

Ada Surat pengantar adalah surat yang

memberikan otoritas kepada fungsi

pengiriman untuk mengirimkan

barang kepada pelanggan/konsumen

dan bukti bahwa barang sudah

diterima oleh pelanggan.

26

Bagian Order Penjualan Bagian Kredit

Ke Pelanggan

Gambar 1.

Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

Keterangan : DPB (Daftar Pesanan Barang) SP (Surat Pengantaran)

SPB (Surat Pengantar Barang) N (Nomor Urut)

Mulai

3

2

1

DPB 3

Memeriksa status kredit

DPB 3

Membuat surat

pengantar (SP)

3 2

1 SP

N

1 DPB

1

Memberi otorisasi kredit

N

Membuat daftar pesanan barang

(DPB)

DPB 3

N

3

3

2

2

Menerima Order dari Pelanggan

DPB 3

27

Bagian Gudang Bagian Pengiriman

Keterangan :

DPB : Daftar Pesanan Barang

SPB : Surat Pengantar Barang

SP : Surat Pengantaran

N : Nomor Urut

DPB 2

Membuat surat pengantaran

barang (SPB)

5

4

3

2

SPB 1

N

DPB 2

SP 2

3

SPB 2

Menyiapkan barang

DPB 2 Arus Barang

Arus Barang

SP 2

SP 2

DPB 2 SP 2

SPB 1

2

5

4

4

Membuat Surat

Pengantar barang

Arus Barang

DPB 2 SP 2

SPB 4

N

Pelanggan

2

Kartu Gudang

28

Bagian Penagihan Bagian Akuntansi

Keterangan :

DPB : Daftar Pesanan Barang

SPB : Surat Pengantar Barang

SP : Surat Pengantaran

N : Nomor Urut

6

2

1 SPB 1

Faktur 3

Membuat surat

penagihan

2

Surat 1 Penagihan

N

DPB 2

SP 2

3

2

Membuat faktur

3

2

Faktur 1

N

6

SPB 1

5

Pelanggan Pelanggan

29

Uraian Flowchart Bagan Alir Dokumen Dari Prosedur Penjualan Kredit Sepeda Motor

Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

1. Bagian Order Penjualan

a. Menerima order pelanggan (order Pembelian).

b. Menyetujui order dari pelanggan.

c. Membuat Daftar Pesanan Barang tiga rangkap.

d. DPB (daftar pesanan barang) lembar satu di simpan di bagian order penjualan.

e. DPB (daftar pesanan barang) lembar dua, ke bagian penagihan. Dan DPB (daftar

pesanan barang) lembar tiga ke bagian kredit.

f. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar satu kemudian membuat Surat

Pengantar rangkap tiga.

g. SP (surat pengantar) lembar satu, diarsip secara permanen berdasarkan nomor.

h. SP lembar dua, dan tiga ke bagian gudang.

i. SP lembar tiga, di berikan kepada pelanggan.

2. Bagian Kredit

a. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga dari bagian order penjualan

dilakukan pemeriksaan status kredit dan memberikan otorisasi kredit, serta

b. Daftar pesanan barang (DPB) lembar tiga dikembalikan ke bagian order penjualan

dan disimpan menurut abjad.

30

3. Bagian Gudang

a. Menerima DPB lembar dua dan SP (surat pengantar) dari bagian order penjualan

kemudian menyiapkan barang yang dipesan pelanggan.

b. Menyerahkan barang dan SP (surat pengantar) ke bagian pengiriman dan dicatat di

kartu gudang.

c. Menerima SPB Lembar ke empat dan di arsip berdasarkan nomor.

4. Bagian Pengiriman,

a. Menerima DPB Lembar dua dan SP (surat pengantar) dan daftar pesanan barang dari

bagian gudang.

b. Membuat Surat pengantar barang rangkap lima.

c. Menyerahkan barang kepada pelanggan, dan

d. Membuat surat pengantar barang.

e. SPB (surat pengantar barang) lembar satu,dua,tiga dan DPB lembar dua serta SP

(surat pengantar), ke bagian penagihan.

f. SPB (surat pengantar barang) lembar keempat diberikan kebagian gudang dan di arsip

menurut nomor, dan SPB lembarkelima, diarsip berdasarkan nomor secara tidak

permanen.

5. Bagian Penagihan,

a. Berdasarkan daftar pesanan barang lembar dua (DPB) dari order penjualan dan SPB

(surat pengantar barang) serta SP (surat pengantar) dari bagian pengiriman, kemudian

dibuatkan faktur rangkap tiga.

31

b. SPB( surat pengantar barang)lembar satu, dua ke bagian akuntansi, SPB lembar tiga

dan SP (surat pengantar) serta DPB lembar dua di arsip secara permanen berdasarkan

nomor.

c. Faktur lembar satu, dua di kirim ke pelanggan. Faktur lembar tiga ke bagian

akuntansi.

6. Bagian Akuntansi

a. Menerima faktur dan SPB (surat pengantar barang) dari bagian penagihan.

b. Berdasarkan faktur dan SPB (surat pengantar barang), kemudian membuat surat

penagihan rangkap dua.

c. Surat penagihan lembar satu, dikirim ke pelanggan. Surat penagihan lembar dua,

diarsip berdasarkan nomor.

Pembahasan

Berdasarkan hasil pembahasan diatas pada prosedur penjualan kredit pada PT. Hasjrat

Abadi Cabang Ambon terdapat kelebihan dan kelemahan dalam melakukan proses usahanya,

maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada PT.

Hasjrat Abadi Cabang Ambon.

1. Pada Prosedur Penjualan Kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon, terdapat

kelebihan yaitu :Dalam melaksanakan penjualan kredit PT. Hasjrat Abadi Cabang

Ambon terdapat bagian-bagian yang terkait sehingga perusahaan dapat dikatakan

sudah cukup baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Hal ini dapat dilihat dari semua

bagian yang terkait seperti bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman,

bagian penagihan dan bagian akuntansi, sehingga dapat dikatakan bahwa semua

32

bagian telah melakukan tugas dan tangung jawabnya masing-masing sesuai dengan

prosedur yang di terapkan oleh PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon.

2. Kelemahan yang terdapat pada prosedur penjualan kredit yang terjadi pada PT.

Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah: Dalam proses penjualan, baik itu penjualan

tunai maupun kredit terdapat fungsi yang menangani terjadinya penjualan kredit

maupun tunai, fungsi itu adalah fungsi akuntansi. Tetapi pada PT. Hasjrat Abadi

Cabang Ambon terdapat kelemahan pada fungsi akuntansi dimana pada fungsi

akuntansi juga merangkap sebagai kas (kasir) ini dapat menyebabkan timbulnya

masalah dalam penerimaan kas dan pecatatan piutang sehingga perlu adanya

pemisahan fungsi kas dan fungsi akuntansi.

Dengan melihat kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon

terutama pada prosedur penjualan kredit. Maka alternatif lain dapat diambil dengan cara

pemisahan kedua fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi kas dengan melakukan kebijakan

tertentu terhadap prosedur penjualan kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon.

Selain itu untuk mengatasi kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang

Ambon yang perlu dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan pemisahaan kedua

fungsi tersebut dengan menerapkan kebijakan-kebijakan yang baik terhadap prosedur

penjualan kredit, sehingga mengurangi kecurangan dalam proses pencatatan piutang dan

penerimaan kas atau lapping, lapping dapat dilakukan oleh individu tertentu. (Kusnadi, 2000

: 62 ) dalam bukunya mengatakan Lapping adalah adalah tindak penipuan yang dilakukan

seseorang dengan tujuan menyamarkanpenyalahgunaan dana, pada umumnya dana yang

dibayarkan klien / pelanggan perusahaan terkait.Penyamaran dilakukan dengan menutup

kekurangan dana pada penerimaan pelanggan pertama dengan menggunakan dana dari

33

pelanggan lain yang melakukan pembayaran tepat setelah pelanggan pertama.Akibatnya pada

laporan penerimaan terlihat adanya kekurangan pada akun pelanggan kedua

(padahalsemestinya sudah dilakukan pembayaran penuh).Untuk itu perlu adanya pemisahan

fungsi akuntansi dan fungsi kas serta adanya perhatian khusus terhadap masalah tersebut

sehingga prosedur penjualan kredit pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon dapat di jalankan

dengan baik.

Selain itu dilakukannya pemisahan tugas akan memberikan dampak positif bagi

perusahaan dalam mengurangi resiko piutang tak tertagih. Untuk fungsi akuntansi sendiri

dapat dilihat bahwa fungsi ini sudah terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.Dengan

adanya pemisahan tiga fungsi utama tersebut, maka catatan piutang dapat dikatakan aman

dalam ketelitiannya dan keandalannya serta kekayaan perusahaan dapat dijamin

kekayaannya.

Setelah langkah pemisahan kedua fungsi yang dilakukan, baik untuk fungsi akuntansi

maupun fungsi kas, diharapkan dapat menguranggi tindakan kecurangan atau lapping,

sehingga dari pemisahan kedua fungsi ini dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab

masing-masing.Dimanafungsi akuntansi yang bertugas untuk mencatat dan fungsi kas

bertugas untuk penerimaan kas. Tindakan lapping dapat dikurangi dengan melihat apakah

pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan telah dicatat oleh fungsi akuntansi dan adanya

penerimaan dari fungsi kas, kemudian fungsi kas dapat membandingkan penerimaan kas

dengan perkiraan pelanggan.Selain itu dari kedua fungsi dapat melakukan konfirmasi

langsung dengan pelanggan terkait apakah ada peluanasan yang dilakukan, selanjutnya

membandingkan catatan piutang pada fungsi akuntansi dengan catatan pada penerimaan kas

34

pada fungsi kas.Dengan melakukan langkah-langkah seperti ini dapat di pastikan tindak

kecurangan atau lapping yang sering dilakukan oleh individu tertentu dapat dikurangi.