BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat

Nama Kimia Farma berawal dari penggabungan berbagai perusahaan farmasi

yang menghasilkan produk-produk berbasis kimia dan farmasi. Untuk produk kimia

dihasilkan oleh N.V.Indonesche Combinatie Voor Chemicals Industries dan N.V.

Jodium Onderneming, sedangkan produk farmasi (obat-obatan) dihasilkan oleh N.V.

Pharmaceutische Handel Sveriniging J.Van Gorkom dan Co. dan N.V. Bavosta.

Awalnya, sebelum kata ”Kimia Farma”, ada kata ”Bhinneka”, untuk menandakan

penyatuan industri kimia dan farma. Namun, pada perkembangannya, kata bhinneka

tersebut tidak lagi digunakan.

Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) yang semula bernama Pedagang

Besar Farmasi (PBF) didirikan pada tanggal 4 Januari 2003. Sebagai anak perusahaan

dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., KFTD memiliki tugas untuk meningkatkan

penjualan produk-produk perseroan. KFTD saat ini memiliki 43 cabang di seluruh

Indonesia. Jaringan distribusi ini telah melayani lebih dari 31 prinsipal yang menjadi

rekanan, memenuhi kebutuhan sekitar 14.658 apotek, 1.123 Pedagang Besar Farmasi

(PBF), 17.440 toko obat, 7.074 pedagang bebas, 2.377 rumah sakit, dan 3.258 pasar

modern.

Dari segi penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan berbagai produk

perseroan, produk dari prinsipal lainnya, serta produk-produk non prinsipal. KFTD

38

mendistribusikan produk-produk tersebut melalui penjualan reguler ke berbagai apotek

(Apotek Kimia Farma dan apotek non Kimia Farma), rumah sakit, toko obat,

supermarket, restoran, dan kafe.

Sedangkan dari segi jasa perdagangan atau trading, KFTD melayani dan

membantu program-program pemerintah untuk memenuhi kebutuhan obat-obatan bagi

rakyat di seluruh Indonesia, misalnya kementerian kesehatan, dinas kesehatan, dan

BKKBN. Namun di dalam penulisan skripsi ini, penulis tidak membahas mengenai jasa

perdagangan atau trading dan barang asuransi kesehatan (ASKES) pada PT. Kimia

Farma Trading & Distribution.

3.1.2 Bidang Usaha

PT. Kimia Farma Trading & Distribution bergerak dalam bidang perdagangan,

khususnya pada penjualan reguler yang mencerminkan pada bisnis distribusi. PT. Kimia

Farma Trading & Distribution mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan baik

yang diproduksi sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga, dan memiliki

saluran pasar yang luas. Berikut ini produk-produk yang didistribusikan oleh PT. Kimia

Farma Trading & Distribution:

1. Consumer Health Product

Consumer health product yaitu: OTC Chemical, OTC Herbal, Cosmeceutical dan

Toileteris, Body Care, Food Supplement, Vitamin, Phyto Medicine

2. Ethical

Ethical yaitu: Branded Rx, Generic (OGB), Ethical and Vaccine, Narcotics, Raw

Material, Biological Products

39

3. Alat Kesehatan

Alat–alat kesehatan, yaitu: Equipment, Optics and Diagnostics, Contraceptives,

Supplies and Disposables

3.1.3 Visi dan Misi

Visi

Visi dari PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah “The leading choice

for principle” (Distributor pilihan utama prinsipal).

Misi

Adapun misi dari PT. Kimia Farma Trading & Distribution yaitu, memberikan

pelayanan trading dan distribusi yang profesional untuk memberikan keuntungan

optimal bagi stakeholders.

40

3.1.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution dijelaskan pada gambar 3.1 berikut ini:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution Pusat

Sumber: PT. Kimia Farma Trading & Distribution (2006)

41

3.1.5 Tanggung Jawab dan Wewenang

Berikut ini adalah uraian tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing

bagian pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution:

a. Manajer Teknologi dan Informasi

Tanggung jawab manajer teknologi dan informasi:

1. Melakukan pengelolaan kegiatan analisa data dan evaluasi sistem yang ada untuk

menentukan tingkat kemampuan dan kesiapan sistem.

2. Melakukan pengelolaan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem baik hardware

maupun software, untuk mendukung efektifitas dan kelancaran kegiatan

operasional.

3. Merencanakan, mengkoordinasikan kegiatan sosialisasi, dan implementasi dari

hasil pengembangan sistem informasi, untuk memastikan sistem informasi dapat

mengakomodir perubahan kebijakan operasional.

4. Melakukan pengelolaaan kegiatan inventarisasi masalah IT dan pemberian

solusinya termasuk bantuan teknis yang diperlukan, untuk memastikan

penyelesaian masalah yang tepat, akurat, sesuai dengan jadwal yang dibutuhkan.

5. Penyusunan panduan sesuai level user yang komunikatif, untuk memastikan

pemahaman dan penerapan sistem informasi yang baik dalam kegiatan

operasional.

6. Melakukan pemeliharaan dan pengelolaan database, untuk mendapatkan

database yang diperlukan.

7. Melakukan koordinasi, transformasi, dan integrasi data ke seluruh user agar

kegiatan konsolidasi, pengecekan, dan evaluasi data-data dari user secara akurat.

42

Wewenang manajer teknologi dan informasi:

1. Memberikan hak akses khusus kepada user disetiap unit kerja dan kantor pusat.

2. Memberikan rekomendasi yang akurat atas kebutuhan software dan hardware di

lingkungan PT. Kimia Farma Trading & Distribution dengan skala prioritas.

b. Manajer Institusi

Tanggung jawab manajer institusi:

1. Memberikan informasi kepada cabang tentang proyek-proyek pusat yang

didaerahkan dan menetapkan cabang mana yang akan mengerjakan.

2. Menciptakan pasar institusi baik di daerah maupun pusat, bekerjasama dengan

prinsipal atau supplier.

3. Menjalin hubungan baik dengan key person dan decision maker di institusi

terkait baik pusat maupun daerah.

4. Menggalang sinergi dengan pihak terkait dalam pengadaan dan pelaksanaan

pasar institusi seefisien dan seefektif mungkin.

5. Melaksanakan koordinasi, konsultasi, komunikasi lintas sektoral dalam

penyusunan penawaran pasar institusi.

6. Mengembangkan dan mendukung cabang dalam meningkatkan pasar institusi di

daerah.

7. Memantau dan menjamin tercapainya pengadaaan dan distribusi produk sesuai

dengan kontrak.

8. Mengendalikan ijin biaya penjualan dengan batasan jumlah biaya penjualan

maksimum dengan memperhitungkan biaya cadangan.

9. Melakukan pembinaan kepada seluruh jajaran staf dibawah tanggung jawabnya.

43

10. Memberikan informasi kepada cabang-cabang mengenai sumber barang dengan

harga kompetitif.

Wewenang manajer institusi:

1. Bersama dengan manajer penjualan menyusun rencana penjualan pasar institusi

(RKAP) tahunan dengan cabang.

2. Merencanakan dan mengusulkan pengembangan SDM, sarana, prasarana terkait

dengan aktifitas penjualan pasar institusi.

3. Melakukan koordinasi dengan kepala cabang dalam merencanakan,

mendapatkan, dan melaksanakan penjualan pasar institusi daerah.

4. Melakukan lobi, pembinaan dan atau transaksi kepada supplier yang terkait

dengan penjualan pasar institusi pusat maupun daerah.

5. Melakukan koordinasi dengan para manajer PT. Kimia Farma Trading &

Distribution, dan unit kerja terkait lainnya dalam meningkatkan penjualan pasar

institusi di pusat maupun daerah.

6. Memberikan masukan kepada manajer penjualan untuk menilai kinerja

kelompok dan kinerja individu para kepala cabang.

c. Manajer Penjualan

Tanggung jawab manajer penjualan:

1. Menyusun dan merencanakan program kerja wilayah jangka pendek dan jangka

panjang.

2. Mengkoordinir dan mengawasi penyusunan rencana kerja anggaran perusahaan

(RKAP).

44

3. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan, penyiapan konsep-konsep

penjualan dan distribusi dalam rangka peningkatan kinerja wilayah.

4. Mengendalikan dan mengawasi struktur harga produk di wilayah berkoordinasi

dengan unit kerja lainnya untuk memastikan bahwa penerapan harga berjalan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Melakukan evaluasi kinerja wilayah dan mempertanggungjawabkannya kepada

direksi.

6. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait untuk mendukung pencapaian

sasaran dan tujuan perusahaan.

7. Melakukan pengawasan dan pembinaan unit kerjanya terhadap pelaksanaan

peraturan dan kebijakan perusahaan.

Wewenang manajer penjualan:

1. Menyetujui atau menolak usulan cabang sesuai batas kewenangan yang telah

ditetapkan.

2. Mengambil keputusan dalam rangka efektivitas pelaksanaan tugas-tugas

diwilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

3. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada direksi untuk proses promosi,

kenaikan pangkat, mutasi, degradasi maupun pemutusan hubungan kerja SDM

dalam jajaran unit kerjanya.

4. Meminta pertanggungjawaban kepala cabang tentang kinerja cabang.

5. Menilai kinerja cabang dan menilai konduite kepala cabang.

6. Mengusulkan program pelatihan dan penidikan bagi kepala cabang dan staf.

45

d. Manajer Prinsipal

Tanggung jawab manajer prinsipal:

1. Membina prinsipal yang sudah melakukan kerjasama.

2. Mendapatkan prinsipal baru farmasi dan nonfarmasi yang potensial.

3. Mempresentasikan kekuatan dan keunggulan perusahaan kepada calon prinsipal.

4. Melakukan negosiasi dengan prinsipal untuk meningkatkan margin dan SKU

yang potensial serta untuk menambah area baru.

5. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait di perusahaan mengenai kalim

kepada prinsipal.

6. Memberikan layanan data dan informasi kepada prinsipal.

Wewenang manajer prinsipal:

1. Mengevaluasi kelayakan prinsipal dan calon pinsipal.

2. Memberikan rekomendasi untuk menjalin kerjasama, memperpanjang atau

memutuskan kontrak kerjasama dengan prinispal.

3. Memilih dan menentukan jenis produk prinsipal yang akan didistribusikan.

e. Manajer Logistik

Tanggung jawab manajer logistik:

1. Merencanakan, mengelola, dan mengawasi kegiatan pengadaan produk farmasi

dan nonfarmasi secara terpusat, berdasarkan data informasi pengadaan dari

seluruh cabang untuk memastikan bahwa semua kebutuhan barang di cabang

dapat terpenuhi secara efektif dan efisien.

46

2. Melakukan analisa dan evaluasi terhadap data stock dari semua cabang untuk

menjaga mutu persediaan.

3. Memberikan informasi kelemahan pelayanan supplier kepada manajer prinsipal.

4. Melakukan validasi hasil stock opname cabang.

Wewenang manajer logistik:

1. Menentukan produk pareto sebagai standar minimal order cabang ke logistik

pusat.

2. Memilih expeditur yang baik, ekonomis yang didukung oleh memorandum of

understanding (MoU).

3. Menetapkan standarisasi sistem pergudangan.

f. Manajer Keuangan dan Akuntansi

Tanggung jawab manajer keuangan dan akuntansi:

1. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan dan penyiapan konsep-

konsep atau rekomendasi dalam rangka perbaikan sistem dan mekanisme

akuntansi keuangan, laporan keuangan, dan laporan pajak, untuk memastikan

bahwa konsep atau rekomendasi tersebut efektif dalam mendukung kegiatan

operasional perusahaan.

2. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi penyusunan rencana kerja

dan anggaran perusahaan (RKAP) secara keseluruhan, rencana investasi, rencana

cash flow PT. Kimia Farma Trading & Distribution bersama dengan pihak lain

terkait, untuk memastikan bahwa RKAP, rencana investasi, dan rencana cash

47

flow tersebut dapat mendukung pencapaian sasaran dan tujuan unit keuangan dan

akuntansi KFTD.

3. Merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan perolehan sumber dana

bagi perusahaan, baik yang bersumber dari dalam maupun dari luar perusahaan,

untuk memastikan pemenuhan kebutuhan keuangan perusahaan dengan efektif

dan efisien.

4. Merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan

keuangan perusahaan, untuk memastikan bahwa penggunaan dana operasional

perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien serta sesuai dengan

ketentuan dan prosedur yang berlaku.

5. Mengendalikan dan mengarahkan kegiatan analisa laporan keuangan yng

berkaitan dengan laporan keuangan dan laporan pajak, untuk memastikan tingkat

kelayakan dan kewajarannya sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

serta standar atau target yang telah ditetapkan perusahaan.

6. Merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi perancangan dan pengembangan

sistem dan prosedur di bidang akuntansi keuangan di seluruh jajaran perusahaan

berdasarkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance, untuk memastikan

tingkat efektivitas dalam aplikasinya.

7. Merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi penyusunan rencana perpajakan

beserta laporan perpajakan bagi perusahaan dan penyelesaian masalah-masalah

perpajakan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan memperhatikan

kepentingan perusahaan, untuk memastikan kegiatan perpajakan berjalan sesuai

dengan ketentuan dan prosedur serta peraturan dan perundangan yang berlaku.

48

8. Mengendalikan dan mengawasi proses penjabaran dan sosialisasi sistem dan

kebijakan akuntansi, keuangan, serta perpajakan yang berlaku pada jajaran

perusahaan, untuk memastikan sistem dan kebijakan tersebut dapat diterapkan

secara optimal dan sesuai dengan rencana.

Wewenang manajer keuangan dan akuntansi:

1. Menyetujui atau menolak penggunaan dana anggaran untuk semua unit kerja

terkait pada batas-batas tertentu sesuai kebijakan direksi.

2. Mengambil keputusan dalam rangka efektivitas pelaksanaan tugas-tugas di

lingkungan unit kerja keuangan dan akuntansi.

3. Menyajikan laporan keuangan secara periodik dan tepat waktu kepada direksi

dan pihak-pihak yang berwenang lainnya atas persetujuan direksi.

4. Merencanakan, menyusun, dan menyiapkan program pelatihan dan pendidikan di

jajaran perusahaan dalam bidang akuntansi, keuangan, dan perpajakan, untuk

mendukung program pembinaan dibidang akuntansi, keuangan, dan perpajakan

yang direncanakan, sehingga dapat menyajikan laporan keuangan dan perpajakan

sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku, melalui kerjasama dengan

manajer SDM.

5. Dapat mewakili direksi dalam kegiatan-kegiatan tertentu baik dalam lingkungan

internal maupun eksternal perusahaan sesuai dengan kuasa yang diberikan.

g. Manajer SDM

Tanggung jawab manajer SDM:

49

1. Merencanakan penyusunan konsep-konsep/pedoman, sistem rekrutmen, seleksi,

dan assessment serta pengembangan karir SDM.

2. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi kegiatan pelatihan dan

pengembangan SDM perusahaan (berupa rencana kebutuhan dan materi

pendidikan serta pelatihan) sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Merencanakan, mengendalikan, mengawasi kegiatan evaluasi dan analisis

penyusunan konsep, perbaikan/penyesuaian peraturan kepegawaian, remunerasi,

peraturan hak-hak dan kewajiban normative pegawai, serta peraturan tentang

fasilitas dan kesejahteraan pegawai.

4. Mengkoordinasi kegiatan analisis beban kerja dan penilaian kerja pegawai yang

terkait dengan masalah produktivitas SDM beserta ketentuan-ketentuan dalam

rangka kenaikan pangkat, promosi, mutasi, rotasi dan segala aspek yang terkait

dengannya.

5. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengembangan dan

penyempurnaan HR Information System.

6. Merencanakan dan mengawasi kegiatan operasional rumah tangga perusahaan

yang meliputi perawatan serta perbaikan aset, asuransi, perijinan, dll.

7. Merencanakan, mengendalikan, dan mengkoordinasikan peningkatan utilisasi

aset, serta memperbaiki administrasi/pencatatan (termasuk database) aset

perusahaan beserta pengelolaannya.

8. Merencanakan, mengarahkan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan hukum yang

berkaitan dengan kegiatan internal dan eksternal perusahaan.

50

Wewenang manajer SDM:

1. Menyusun rencana anggaran umum untuk menunjang program perusahaan.

2. Menyusun rencana anggaran SDM untuk menunjang program perusahaan.

3. Melakukan kajian dan pertimbangan untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan

tugas-tugas dibidang SDM, umum, dan hukum perusahaan serta menyetujui atau

menolak usulan pada batas-batas tertentu.

4. Merencanakan, menyusun, dan menyiapkan program pendidikan dan pelatihan

bagi seluruh pegawai dalam rangka meningkatkan kualitas SDM berdasarkan

potensi dan kompetensi karyawan.

h. Kepala Cabang

Tanggung jawab kepala cabang:

1. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

2. Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan

dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.

3. Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT. Kimia Farma Trading &

Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.

4. Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial dan

pelanggan baru.

5. Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung pencapaian

sasaran dan tujuan perusahaan.

6. Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level yang ditetapkan.

7. Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.

8. Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.

51

9. Menganalisa mutu persediaan.

10. Bertanggung jawab terhadap aset cabang.

11. Melakukan pembinaan terhadap seluruh sumber daya manusia di cabang.

12. Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan

kerja diantara seluruh karyawan yang ada di kantor cabang.

13. Melaksanakan kebijakan direksi tentang SDM.

14. Melaksanakan administrasi personalia.

15. Melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan administrasi internal

perusahaan meliputi administrasi penjualan, pembelian, piutang dagang, hutang,

kas dan bank, serta perpajakan, untuk memastikan kegiatan tersebut dilaksanakan

sesuai dengan kebijakan akuntansi, keuangan, dan perpajakan.

Wewenang kepala cabang:

1. Mengambil keputusan dalam rangka efektivitas pelaksanaan tugas-tugas yang

sesuai dengan tanggung jawabnya.

2. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada manajer penjualan untuk

kebutuhan promosi, mutasi, dan degredasi SDM.

3. Memberikan sanksi sampai dengan keputusan yang berupa pemutusan hubungan

kerja SDM di unit kerjanya bilamana terjadi pelanggaran dan kelalaian yang

merugikan perusahaan.

4. Melakukan dan mengusulkan pelatihan dan pendidikan bagi karyawan dalam

rangka meningkatkan kualitas SDM di unit kerjanya.

5. Melakukan kegiatan sesuai dengan kuasa cabang yang diberikan oleh direksi.

52

i. Supervisor Tata Usaha (TU)

Tanggung supervisor tata usaha:

1. Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan, triwulanan,

semesteran, tahunan.

2. Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan seperti

data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank, pajak, dan SDM.

3. Mengelola inventaris, aset perusahaan lain, mengusulkan investasi, dan

memberikan laporannya.

4. Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang

optimal.

Wewenang supervisor tata usaha:

1. Menegur bawahan bila memberikan informasi tidak benar/terlambat.

2. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada kepala cabang dalam rangka

peningkatan pengawasan.

3. Menyajikan laporan keuangan dan akuntansi serta perpajakan kepada kepala

cabang secara periodik dan tepat waktu.

j. Supervisor Penjualan Reguler

Tanggung jawab supervisor penjualan reguler:

1. Menyususn perencanaan program kerja penjualaan reguler.

2. Mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi pelaksanaan blue print termasuk

‘ joint visit’ dengan para salesman.

53

3. Bertanggung jawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan reguler

sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.

4. Melaksanakan koordinasi yang baik dengan tenaga pemasaran semua prinsipal.

5. Memproses sales order/surat pesanan (SP), berkoordinasi dengan bagian

pembuat faktur untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur pajaknya.

6. Membuat dan menyerahkan laporan penjualan, penambahan outlet baru,

effective calls, produk prioritas (harian, mingguan, bulanan) kepada kepala

cabang.

7. Membuat surat penawaran dan melakukan negosiasi ke konsumer institusi

dengan tetap berkonsultasi kepada kepala cabang.

8. Merekapitulasi dan mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.

9. Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan reguler dan pelanggan

baru potensial.

Wewenang supervisor penjualan reguler:

1. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada kepala cabang dalam rangka

perencanaan usulan anggaran termasuk pertimbangan pengembangan area,

muatan, dll.

2. Menyajikan laporan penjualan kepada kepala cabang secara periodik dan tepat

waktu.

3. Memimpin morning meeting dan menyajikan laporannya.

k. Supervisor Logistik

Tanggung jawab supervisor logistik:

54

1. Melaksanakan dan mengkoordinir pengadaaan barang dagangan secara terencana

dan efektif.

2. Melaksanakan tata laksana pengelolaan barang yang baik sesuai dengan

peraturan yang berlaku.

3. Melaksanakan dan mengawasi distribusi barang dagangan kepada pelanggan

secara cepat dan efektif.

4. Melaksanakan dan mengawasi pencatatan barang.

5. Melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan, dan pengecekan

kebenaran laporan narkotika dan psikotropika sebelum di tanda tangani kepala

cabang.

6. Melaksanakan dan melaporkan penarikan barang.

7. Membantu menyalurkan barang proyek pusat.

8. Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang

optimal.

Wewenang supervisor logistik:

1. Menegur dan membina bawahan.

2. Mengambil tindakan penting dalam pengawasan dan penyelamatan barang

dagangan, dan aset perusahaan yang menjadi tanggung jawabnya.

3. Mengajukan alternatif pilihan agen ekspedisi pengiriman barang.

l. Administrasi Penjualan

Tanggung jawab administrasi penjualan:

1. Bertanggung jawab untuk menangani administrasi penjualan.

55

Wewenang administrasi penjualan:

1. Membantu bagian supervisor penjualan dalam melaksanakan tugas-tugas

administrasi penjualan.

m. Bagian Inkaso

Tanggung jawab bagian inkaso:

1. Melakukan pengawasan untuk dokumen tagihan.

2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengawasan piutang.

3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan.

Wewenang bagian inkaso:

1. Menerima, menyimpan, dan menyiapkan dokumen tagihan untuk ditagihkan

sampai menyimpan lagi dokumen tagihan bila belum tertagih.

2. Mempersiapkan dokumen tagihan hingga menerima kembali dokumen yang

berhasil ditagihkan maupun yang tidak tertagih.

n. Penagih

Tanggung jawab penagih:

1. Bertanggung jawab dalam penerimaan hasil penagihan.

2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan.

Wewenang penagih:

1. Pihak yang berwenang dalam penerimaan dokumen tagihan.

56

2. Melaksanakan proses penagihan sesuai dengan dokumen tagihan yang diterima.

o. Bagian Pembuat Faktur

Tanggung jawab bagian pembuat faktur:

1. Memiliki tanggung jawab dalam hal pencetakan faktur.

2. Pihak yang memiliki tanggung jawab dalam hal menerbitkan nota retur (NR) jika

adanya retur barang.

Wewenang bagian pembuat faktur:

1. Melakukan pengecekan kembali sebelum membuat faktur.

2. Melakukan pengecekan kembali sebelum menerbitkan nota retur (NR).

p. Salesman

Tanggung jawab salesman:

1. Pihak yang memiliki tanggung jawab dalam hal menerima pesanan dari outlet.

2. Merencanakan target outlet (omzet dan produk).

Wewenang salesman:

1. Melakukan kunjungan harian ke outlet.

2. Memberikan penawaran kepada outlet.

3. Membuat dan menerima pemberitahuan retur barang.

q. Petugas Gudang

Tanggung jawab petugas gudang:

57

1. Memiliki tanggung jawab dalam hal penyimpanan dan pengeluaran barang di

gudang.

2. Bertanggung jawab dalam hal pencatatan barang.

Wewenang petugas gudang:

1. Mempersiapkan barang berdasarkan faktur.

2. Membantu supervisor logistik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

r. Pengantar Barang

Tanggung jawab pengantar barang:

1. Pihak yang bertanggung jawab dan berwenang untuk pengiriman barang.

2. Bertanggung jawab dalam proses penagihan khusus untuk penjualan tunai.

Wewenang untuk pengantar barang adalah menyerahkan barang ke outlet sesuai

dengan surat pesanan (SP) berdasarkan dokumen faktur.

s. Kasir

Tanggung jawab kasir:

1. Memiliki tanggung jawab atas hasil penerimaan penagihan piutang.

2. Bertanggung jawab untuk mencatat hasil penagihan piutang.

Wewenang untuk kasir yaitu berwenang di dalam proses pengiriman kas.

58

3.2 Fungsi Terkait pada Sistem Informasi Akuntasi Penjualan, Piutang Dagang,

dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang

dagang, dan penerimaan kas pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution antara lain:

1. Bagian Penjualan

Bagian yang bertanggung jawab dalam mengatur kegiatan penjualan perusahaan

dimulai dari menerima pemesanan barang hingga menerima pengembalian barang.

2. Bagian Gudang

Bagian yang bertanggung jawab untuk menyiapkan hingga mengeluarkan barang

dari gudang sesuai dengan pemesanan barang.

3. Bagian Pengiriman

Bagian yang bertugas untuk mengirimkan barang yang telah dipesan oleh pelanggan

sampai ke tempat tujuan.

4. Bagian Penagihan

Bagian yang memiliki tugas untuk melakukan penagihan piutang kepada pelanggan

sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

5. Bagian Akuntansi dan Keuangan

Bagian yang bertanggung jawab di dalam hal pembuatan catatan atas transaksi yang

telah dilakukan dan bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan yang

dibutuhkan.

59

3.3 Prosedur dan Kebijakan

3.3.1 Pemesanan

Kebijakan prosedur pemesanan:

1. Kunjungan rutin salesman ke outlet sesuai dengan jadwal adalah untuk

mencari order, menyampaikan informasi, dan atau mendapatkan informasi

yang dibutuhkan serta menjalin hubungan baik dengan pelanggan.

2. Perusahaan melayai kebutuhan outlet atas barang sesuai kemasan original

pabrik dan minimal order yang ditetapkan perusahaan.

3. Surat Pesanan (SP) untuk Produk Ethical dan Narkotika harus sesuai dengan

ketentuan Regulasi Dep.Kes. antara lain :

a. Harus ada stempel Apotek/RS.

b. Harus ditandatangani apoteker pengelola apotek, nama jelas, minimal

asisten apoteker yang ditunjuk apoteker.

c. Untuk narkotika dan psikotropika harus menggunakan surat SP khusus

narkotika (N9) dan SP khusus psikotropika/obat keras tertentu (OKT).

Harus ditandatangani oleh apoteker, mencantumkan nama jelas dan no.

surat izin kerjanya.

4. Untuk narkotika, harus cash on delivery (COD) .

5. Standar limit kredit:

Segmen pelanggan Plafon

Apotek pihak III 2.000.000

Rumah sakit/klinik dokter 20.000.000

PBF pihak III (diluar Kimia Farma) 10.000.000

Grosir 5.000.000

60

Toko obat 1.000.000

Modern market 1.000.000

Horeka 500.000

Spesialisasi (toko jamu) 500.000

Tradition market 500.000

Lain-lain 250.000

Toko kosmetik 500.000

6. Untuk proses kenaikan limit kredit pelanggan, pelanggan harus mengajukan

permohonan ke supervisor tata usaha. Selanjutnya kepala cabang akan

meninjau historis kelancaran pelunasan kredit selama 6 bulan terakhir dan

apabila setuju, maka kepala cabang akan mengotorisasi kenaikan limit kredit.

Prosedur pemesanan:

A. Pemesanan Lewat Salesman

1. Salesman membuat perencanaan target omset dan kunjungan bulanan

setiap outlet.

2. Salesman melakukan kunjungan rutin ke outlet langganan/baru sesuai

jadwal.

3. Salesman melakukan pengecekan sesuai prosedur standar kunjungan

(menanyakan stok barang yang kosong, daftar harga terbaru, dan

pelayanan perusahaan).

4. Salesman melakukan penawaran ke outlet.

5. Meskipun outlet telah memesan barang lewat telepon, salesman tetap

melaksanakan standar kunjungan salesman.

61

6. Sebelum mengakhiri kunjungan, salesman memastikan pesanan yang

diperoleh sudah benar dan menerima surat pesanan (SP) eksternal.

7. Salesman meminta stempel/tanda tangan outlet pada form daftar

kunjungan salesman dan mengunjungi outlet lain sesuai jadwal.

8. Salesman menginformasikan kepada supervisor penjualan via telepon

atau fax mengenai SP eksternal (memperhatikan nama, jenis, ukuran,

jenis kemasan, jumlah barang, diskon, cara pembayaran, dan masa

pembayaran).

9. Supervisor penjualan menerima dan memeriksa kebenaran dan keabsahan

SP eksternal, membuat SP internal, memeriksa minimal pesanan, dan ada

tidaknya piutang yang sudah jatuh tempo.

a. Jika memenuhi syarat diserahkan ke bagian pembuat faktur

b. Jika tidak, dikonfirmasi ke outlet lewat telepon.

B. Pemesanan Lewat Salesman Telesales

1. Salesman teleorder (telesales) membuat perencanaan telepon bulanan

dengan memperhatikan outlet yang tidak masuk rencana kunjungan,

outlet pareto, outlet potensial tetapi pemesanannya masih kecil, dan outlet

baru.

2. Setiap hari telesales menelepon secara rutin ke outlet.

3. Telesales melakukan prosedur standar sebagaimana layaknya kunjungan

salesman dengan menanyakan barang yang sudah menipis/kosong dan

menawarkan produk program/produk baru.

62

4. Telesales mencatat pesanan yang diterima pada dokumen sementara dan

setelah mendapatkan pesanan, meminta outlet agar menyiapkan surat

pesanan (SP) eksternal saat menerima barang.

5. Pesanan berupa dokumen sementara diserahkan kepada supervisor

penjualan untuk diperiksa kebenarannya.

6. Supervisor penjualan menerima pesanan yang diberikan oleh telesales.

7. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan, ada tidaknya piutang

yang sudah jatuh tempo serta memeriksa pesanan dan membuat SP

internal:

a. Jika benar, maka diserahkan kepada bagian pembuat faktur.

b. Jika tidak benar, maka dilakukan konfirmasi ulang.

C. Pemesanan Langsung dari Outlet via Telepon/Fax

1. Supervisor penjualan menerima pesanan via telepon dari outlet atau dari

salesman.

2. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan, ada tidaknya piutang

yang sudah jatuh tempo, dan meminta outlet menyerahkan surat pesanan

(SP) eksternal saat menerima barang serta membuat SP internal untuk

diserahkan ke bagian pembuat faktur.

3. Supervisor penjualan menginformasikan ke salesman bahwa pelanggan

tersebut sudah memesan via telepon/fax.

63

3.3.2 Pencetakan Faktur

Kebijakan prosedur pencetakan faktur:

1. Surat Pesanan (SP) eksternal harus ditandatangani, nama jelas, dan diberi

stempel oleh outlet.

2. Ketentuan untuk SP produk tertentu :

a. Obat Keras

SP eksternal yang diterima dari outlet harus disertai tanda tangan, nama

jelas asisten apoteker/apoteker penanggung jawab apotek dan stempel

outlet.

b. Obat Keras Tertentu (OKT)

SP eksternal yang diterima dari outlet harus berupa SP khusus

OKT/Psykotropika yang ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab

apotek, nama jelas dengan no. surat izin kerjanya dan stempel outlet.

c. Obat Bius/Narkotika

SP yang diterima dari outlet harus berupa SP khusus narkotika (N9) yang

ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab apotek, nama jelas

dengan no. surat izin kerjanya dan stempel outlet.

3. SP dengan kondisi diskon khusus bisa diproses lebih lanjut apabila form

persetujuan diskon kondisi khusus telah disetujui oleh bagian penjualan

kantor pusat.

4. Jumlah produk dan quantity yang diinput harus sesuai dengan SP outlet.

5. SP internal yang sudah disetujui akan diproses lebih lanjut menjadi faktur.

6. Faktur yang dicetak 8 rangkap :

a. Lembar 1 dan 2 : Faktur lembar asli untuk penagihan.

64

b. Lembar 3 dan 4 : Copy faktur untuk arsip inkaso.

c. Lembar 5 : Copy faktur untuk arsip gudang.

d. Lembar 6 : Copy faktur untuk arsip penjualan.

e. Lembar 7 dan 8 : Copy faktur untuk pelanggan.

7. Pencetakan faktur hanya dapat dilakukan satu kali saja. Namun bila terjadi

kesalahan pencetakan atau hal lain, maka pencetakan ulang dapat dilakukan

dengan persetujuan supervisor tata usaha.

8. Nilai minimal transaksi per faktur ditetapkan sebesar Rp. 250.000,- (akan

disesuaikan dengan perkembangan perusahaan).

Prosedur pencetakan faktur:

1. Supervisor penjualan memeriksa surat pesanan (SP) baik SP internal maupun

eksternal.

2. Supervisor penjualan mengecek ada tidaknya masalah administrasi outlet.

3. SP eksternal dan internal divalidasi oleh supervisor penjualan dan diserahkan

ke bagian pembuat faktur untuk dibuatkan faktur.

4. Bagian pembuat faktur menerima SP eksternal dan internal yang telah

divalidasi oleh supervisor penjualan.

5. Bagian pembuat faktur mencatat pada buku kreasi faktur.

6. Bagian pembuat faktur memasukkan data sesuai SP.

7. Setelah semua data SP dimasukkan, bagian pembuat faktur mengecek

kembali data SP, dan minimal faktur.

a. Jika minimal faktur belum cukup karena barang kosong, segera

menginformasikan ke supervisor penjualan agar disampaikan ke outlet.

65

b. Jika sudah sesuai, dilakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur

rangkap 8.

8. Bagian pembuat faktur menyerahkan faktur serta SP eksternal dan internal ke

supervisor penjualan.

9. Supervisor penjualan memeriksa kembali kebenaran faktur.

a. Jika tidak benar, dikoreksi dan dikembalikan ke bagian pembuat faktur

untuk diedit dan dicetak ulang.

b. Jika benar, dilakukan validasi dengan menandatangani faktur

(memberikan SP dan faktur kepada kepala cabang untuk divalidasi).

10. Kepala cabang menerima dan mengecek SP eksternal dan internal serta

faktur.

11. Kepala cabang memvalidasi faktur.

12. Kepala cabang menyerahkan kembali SP eksternal dan internal serta faktur

ke supervisor penjualan.

13. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal serta

faktur.

14. Supervisor penjualan mendistribusikan dokumen yang telah divalidasi:

a. Faktur lembar asli diserahkan ke bagian inkaso.

b. SP internal dan eksternal, copy faktur lembar 2,3,4,5,7,8 ke supervisor

logistik.

c. Mengarsip copy faktur lembar ke 6.

15. Supervisor logistik menerima SP internal dan eksternal, copy faktur lembar

2,3,4,5,7,8 untuk penyiapan dan pengantaran barang.

16. Bagian inkaso menerima faktur lembar asli.

66

3.3.3 Penyiapan dan Pengiriman Barang

Kebijakan prosedur penyiapan dan pengiriman barang:

1. Lama surat pesanan diterima dan pencetakan faktur sampai dengan barang

diterima outlet:

a. Dalam kota maksimal 1 x 24 jam.

b. Luar kota maksimal 2 x 24 jam.

2. Sistem yang ditetapkan adalah pengiriman dalam satu hari yang sama untuk

surat pesanan sampai jam 11.00, lebih dari jam tersebut akan dikirm pada

hari berikutnya.

3. Dalam kondisi dimana terdapat permintaan segera yaitu permintaan

tertulis/lisan dari outlet khusus (Institusi, RS/Klinik/Dokter) terhadap produk

khusus (injeksi, vaksin atau obat penyambung nyawa) maka harus dilayani

maksimal 2 jam sejak penerimaan pesanan sepanjang gudang belum tutup.

4. Pengeluaran barang dari gudang harus sepengetahuan/seizin supervisor

logistik. Persetujuan pengeluaran barang dari gudang harus berdasarkan

dokumen resmi tertulis (faktur).

5. Barang harus diberikan kemasan yang aman dan layak sesuai dengan sifat

masing-masing produk.

6. Sebelum dilakukan serah terima untuk pengiriman, supervisor logistik harus

memeriksa kesesuaian fisik produk yang akan dikirimkan dengan informasi

produk dalam faktur.

7. Pengiriman barang ke outlet kecuali outlet luar kota, harus dilakukan oleh

pengantar barang.

67

8. Pengantar barang harus memeriksa kemasan dan kondisi barang yang

disiapkan supervisor logistik. Dalam hal terjadi selisih kurang/rusak akibat

kelalaian pengantar barang yang terjadi dan merugikan perusahaan setelah

serah terima dengan supervisor logistik, maka nilai kerugian sepenuhnya

menjadi tanggung jawab pengantar barang.

9. Barang harus dikirimkan langsung ke outlet sesuai faktur, tidak

diperkenankan dititipkan kepada pihak/outlet manapun.

10. Perusahaan harus memperoleh stempel outlet dan tanda tangan penerima

barang pada faktur untuk setiap penyerahan barang ke outlet.

11. Cabang harus mendapatkan contoh tanda tangan, nama jelas, No. surat izin

kerja, dan stempel outlet melalui salesman/supervisor penjualan.

12. Setelah melakukan pengiriman ke outlet :

a. Barang yang tidak terkirim beserta fakturnya harus segera diserahkan

kembali ke supervisor logistik pada kesempatan pertama kembali ke

kantor, tidak diperkenankan di simpan di mobil/motor box dan harus

melaporkan alasan kegagalan pengiriman. Supervisor logistik harus

mencatat barang yang tidak terkirim beserta alasannya dalam buku

khusus.

b. Pengantar barang harus menyerahkan dokumen-dokumen pengantaran :

1) Copy faktur lembar ke 2,3,4 diserahkan ke bagian inkaso.

2) Untuk faktur cash on delivery (COD), uang hasil penjualan harus

diserahkan ke kasir. Jumlah uang harus sesuai dengan nilai faktur

tersebut.

68

3) Copy faktur lembar ke 5 diserahkan ke supervisor logistik untuk

diarsipkan bersama SP.

13. Faktur yang kembali dari outlet harus diperiksa keabsahan dan

kelengkapannya oleh bagian inkaso :

a. Apakah tanggal dan waktu barang diterima sudah dicantumkan pada

faktur.

b. Apakah sudah ada stempel outlet, nama jelas, jabatan dan tanda tangan

penerima barang.

c. Apakah stempel dan tanda tangan tersebut sesuai dengan contoh dari

outlet.

d. Adanya faktur-faktur yang belum distempel dan ditandatangani, harus

segera dilakukan konfirmasi ke outlet dan dilaporkan ke supervisor tata

usaha/kepala cabang.

Prosedur penyiapan dan pengiriman barang:

1. Petugas gudang menyiapkan barang berdasarkan faktur (nama produk,

kemasan, jumlah), nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa terdekat.

2. Petugas gudang mencatat setiap pengambilan produk pada kartu barang

administrasi pencatatan gudang (APG), meliputi nama outlet, nomor faktur,

tanggal faktur, jumlah, nomor batch, bulan dari tanggal kedaluwarsa dan

saldo barang.

3. Petugas gudang menempatkan barang yang telah disiapkan sesuai dengan

sifat produk (membutuhkan ice pack atau tidak) dan jenis produk (narkotika-

psykotropika atau tidak).

69

4. Petugas gudang memberitahukan supervisor logistik atas faktur yang telah

disiapkan barangnya.

5. Supervisor logistik memeriksa kesesuaian fisik barang yang disiapkan

dengan informasi di dalam faktur.

6. Supervisor logistik mencatat di dokumen pengiriman barang (rangkap 3:

lembar asli untuk supervisor logistik, copy lembar 1 dan 2 diserahkan ke

pengantar barang).

7. Supervisor logistik melakukan serah terima barang kepada pengantar barang.

8. Pengantar barang memeriksa kembali barang apakah sesuai dengan faktur

dan menandatangani dokumen pengiriman barang sebagai tanda serah terima

barang.

9. Pengantar barang mengemas barang yang akan dikirim per outlet, menyusun

letak barang dan dokumen (dokumen pengiriman barang dan copy faktur

lembar 2,3,4,5,7,8).

10. Pengantar barang mengantar barang ke outlet sesuai faktur dan melakukan

serah terima barang ke outlet.

11. Outlet menerima barang sesuai dengan faktur.

12. Outlet/penerima barang menulis tanggal dan jam terima barang, nama jelas,

menandatangani, dan memberi stempel outlet pada semua lembar faktur.

13. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 7 dan 8 kepada outlet

pembeli.

14. Pengantar barang meminta surat pesanan (SP) eksternal lembar asli apabila

pemesanan berupa SP fax dan melalui telepon.

70

15. Pengantar barang mencatat realisasi pengiriman barang pada dokumen

pengiriman barang dan mencatat alasan apabila tidak terkirim.

16. Pengantar barang menyerahkan dokumen pengiriman barang dan copy faktur

lembar ke 2,3,4,5 serta SP eksternal lembar asli kepada supervisor logistik.

17. Pengantar barang menyerahkan barang dan dokumen faktur yang tidak

terkirim ke gudang.

18. Supervisor logistik menerima dokumen pengiriman barang, SP eksternal

lembar asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,4,5.

19. Supervisor logistik memeriksa dokumen pengiriman barang dan copy faktur.

20. Supervisor logistik menandatangani dokumen pengiriman barang.

21. Supervisor logistik menyerahkan copy dokumen pengiriman barang lembar

ke 3 kepada pengantar barang.

22. Supervisor logistik mengarsipkan dokumen pengiriman barang (lembar asli

dan copy lembar ke 2) dan copy faktur lembar ke 5 bersama SP eksternal

lembar asli.

23. Supervisor logistik menyerahkan copy faktur lembar ke 2,3,4 kepada bagian

inkaso untuk penagihan.

24. Bagian inkaso menerima copy faktur lembar ke 2,3,4.

25. Bagian inkaso memeriksa keabsahan dokumen (nama penerima, tanda

tangan, stempel, tanggal, dan jam terima).

26. Bagian inkaso menyatukan dan menyimpan copy faktur dengan faktur lembar

asli.

27. Bila ada kejanggalan maka bagian inkaso melakukan konfirmasi ke

supervisor tata usaha dan kepala cabang.

71

3.3.4 Penjualan Cara Tunai

Kebijakan prosedur penjualan cara tunai:

1. Penjualan tunai diberlakukan untuk:

a. Outlet yang berminat membayar tunai.

b. Penjualan narkotika.

2. Prosedur penjualan tunai narkotika pada dasarnya sama dengan prosedur

pemesanan. Yang membedakan adalah surat pesanan (SP) menggunakan SP

khusus narkotika (N9) yang harus ditandatangani oleh apoteker penanggung

jawab dan diambil atau diserahterimakan langsung kepada apoteker tersebut

atau yang mendapat kuasa dari apoteker penanggung jawab.

Prosedur penjualan cara tunai:

A. Penjualan Cara Tunai ke Outlet yang Berminat Membayar Tunai

1. Salesman menerima surat pesanan (SP) eksternal dari outlet yang

berminat membeli secara tunai.

2. Salesman menyerahkan SP eksternal kepada supervisor penjualan.

3. Supervisor penjualan menerima SP eksternal, lalu mengecek keabsahan

SP, memeriksa minimal pesanan, dan ada tidaknya piutang yang sudah

jatuh tempo.

a. Bila diterima, langsung memproses SP internal.

b. Bila ditolak, melakukan konfirmasi ke outlet lalu bila konfirmasi

dapat diterima maka SP dapat diproses, atau jika ditolak maka tidak

dilayani.

72

4. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal yang telah

divalidasi ke bagian pembuat faktur.

5. Bagian pembuat faktur menerima SP eksternal dan internal yang telah

divalidasi supervisor penjualan, lalu dicatat dalam buku kreasi faktur.

6. Bagian pembuat faktur memasukkan data penjualan sesuai dengan SP.

7. Bagian pembuat faktur mengecek kembali apakah data barang sesuai

dengan SP dan jumlahnya mencukupi dari ketentuan minimal faktur.

a. Jika minimal faktur belum cukup karena barang kosong, segera

menginformasikan ke supervisor penjualan agar disampaikan ke

outlet.

b. Jika sudah sesuai, dilakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur

rangkap 8.

8. Bagian pembuat faktur menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur

rangkap 8 kepada supervisor penjualan.

9. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal, faktur

rangkap 8.

10. Supervisor penjualan memeriksa faktur, bila sesuai dengan SP maka

memvalidasi faktur.

11. Supervisor penjualan mengarsipkan copy faktur lembar ke 6.

12. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur

lembar asli dan copy faktur lainnya ke bagian inkaso.

13. Bagian inkaso menerima SP eksternal dan internal, faktur lembar asli,

copy faktur lainnya.

14. Bagian inkaso membuat nota inkaso rangkap 4.

73

15. Bagian inkaso menyerahkan nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan

internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 ke

supervisor logistik.

16. Supervisor logistik menerima nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan

internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 serta

meminta pengantar barang menandatangani nota inkaso.

17. Supervisor logistik menyerahkan nota inkaso lembar asli dan copy faktur

lembar ke 4 ke bagian inkaso.

18. Bagian inkaso menerima kembali nota inkaso lembar asli yang telah

ditandatangani pengantar barang dan copy faktur lembar ke 4 untuk

kontrol hasil pembayaran.

19. Supervisor logistik menyiapkan barang sesuai dengan faktur dan

mencatatnya di kartu administrasi pencatatan gudang (APG).

20. Supervisor logistik memeriksa kembali barang yang telah disiapkan.

21. Supervisor logistik menyerahkan barang kepada pengantar barang

berdasarkan dokumen pengiriman barang serta menyerahkan copy nota

inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar ke

2,3,5,7,8.

22. Supervisor logistik mengarsip SP eksternal dan internal serta dokumen

pengiriman barang lembar asli.

23. Pengantar barang menerima barang berdasarkan dokumen pengiriman

barang dan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar asli, dan copy

faktur lembar ke 2,3,5,7,8.

24. Pengantar barang mengirimkan dan menyerahkan barang ke outlet.

74

25. Pengantar barang meminta outlet penerima menandatangani nota inkaso,

faktur, serta menuliskan nama jelas, stempel, jam, dan tanggal terima.

26. Pengantar barang menerima pembayaran dari outlet, menandatangani

faktur dan nota inkaso sebagai tanda pelunasan, menerima copy nota

inkaso lembar ke 2 dan 3, copy faktur lembar ke 2,3,5, serta menyerahkan

copy nota inkaso lembar ke 4, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar

ke 7 dan 8 ke outlet.

27. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 5 dan copy

dokumen pengiriman barang lembar ke 2 ke supervisor logistik.

28. Pengantar barang mencatat penerimaan uang pada nota inkaso.

29. Pengantar barang menyerahkan uang hasil pembayaran, copy nota inkaso

lembar ke 2 dan 3 dan copy faktur lembar ke 2 dan 3 ke kasir.

30. Supervisor logistik memeriksa, menandatangani dan menerima copy

dokumen pengiriman barang lembar ke 2, serta copy faktur lembar ke 5

termasuk pembayarannya.

31. Supervisor logistik mengarsip copy dokumen pengiriman barang lembar

ke 2, copy faktur lembar ke 5 yang disatukan dengan SP eksternal dan

internal.

32. Kasir menerima uang hasil pembayaran, copy nota inkaso lembar ke 2

dan 3 dan copy faktur lembar ke 2 dan 3, serta menandatangani

penerimaan uang pada nota inkaso.

33. Kasir mencatat penerimaan uang pembayaran pada voucher kas masuk

(didukung oleh copy nota inkaso lembar ke 2 dan copy faktur lembar ke

3).

75

34. Kasir mengembalikan ke pengantar barang copy nota inkaso lembar ke 3

yang telah ditandatangani dan copy faktur lembar ke 2 untuk diserahkan

ke bagian inkaso.

35. Bagian inkaso menerima copy nota inkaso lembar ke 3 dan copy faktur

lembar ke 2 dari pengantar barang.

36. Bagian inkaso memasukkan data pembayaran pada sistem aplikasi.

37. Bagian inkaso memeriksa data inkaso yang telah dimasukkan dan

mencetak laporan hasil penagihan.

38. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan ke supervisor tata

usaha.

39. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.

40. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan

kasir di voucher kas masuk.

41. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang

dan memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.

42. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).

B. Penjualan Tunai Narkotika

1. Salesman menerima surat pesanan (SP) eksternal khusus narkotika

rangkap 3 asli (tidak boleh fax atau telepon) dari outlet.

2. Salesman menyerahkan SP eksternal khusus narkotika rangkap 3 asli

kepada supervisor penjualan.

76

3. Supervisor penjualan menerima SP eksternal khusus narkotika, lalu

mengecek keabsahan SP, memeriksa minimal pesanan, dan ada tidaknya

piutang yang sudah jatuh tempo.

a. Bila diterima, maka memproses SP.

b. Bila ditolak, konfirmasi ke outlet lalu bila diterima maka SP dapat

diproses, atau sama sekali ditolak dan tidak dilayani.

4. Salesman menyerahkan SP khusus narkotika yang telah divalidasi ke

bagian pembuat faktur.

5. Bagian pembuat faktur menerima SP khusus narkotika yang telah

divalidasi, dicatat dalam buku kreasi faktur.

6. Bagian pembuat faktur memasukkan data penjualan sesuai dengan jenis

barang, kemasan dan jumlah.

7. Bagian pembuat faktur mengecek kembali apakah data barang sesuai

dengan SP dan jumlahnya mencukupi dari ketentuan minimal faktur.

a. Jika minimal faktur belum cukup karena barang kosong, segera

menginformasikan ke supervisor penjualan agar disampaikan ke

outlet.

b. Jika sudah sesuai, dilakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur

rangkap 8.

8. Bagian pembuat faktur menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur

rangkap 8 kepada supervisor penjualan.

9. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal,

beserta faktur rangkap 8.

10. Supervisor penjualan memeriksa faktur dan memvalidasi faktur.

77

11. Supervisor penjualan mengarsipkan copy faktur lembar ke 6.

12. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur

lembar asli dan copy faktur lainnya ke bagian inkaso.

13. Bagian inkaso menerima SP eksternal dan internal, faktur lembar asli,

serta copy faktur lainnya.

14. Bagian inkaso membuat nota inkaso rangkap 4.

15. Bagian inkaso menyerahkan nota inkaso rangkap 4, beserta SP eksternal

dan internal, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 ke

penanggung jawab narkotika.

16. Penanggung jawab narkotika menerima nota inkaso rangkap 4, SP

eksternal dan internal, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar ke

2,3,4,5,7,8.

17. Penanggung jawab narkotika mencatat pengambilan barang narkotika

pada kartu administrasi pencatatan gudang (APG) narkotika.

18. Penanggung jawab narkotika menyiapkan barang narkotika sesuai dengan

faktur dan SP narkotika outlet.

19. Penanggung jawab narkotika memeriksa kembali fisik barang sesuai

dengan faktur dan SP.

20. Penanggung jawab narkotika menyerahkan nota inkaso rangkap 4, SP

eksternal dan internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke

2,3,4,5,7,8 serta barang kepada supervisor logistik untuk dikirim.

21. Supervisor logistik menerima nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan

internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8, serta

meminta pengantar barang menandatangani nota inkaso.

78

22. Supervisor logistik menyerahkan nota inkaso lembar asli dan copy faktur

lembar ke 4 kepada bagian inkaso.

23. Bagian inkaso menerima kembali nota inkaso lembar asli yang telah

ditandatangani pengantar barang dan copy faktur lembar ke 4 untuk

kontrol hasil pembayaran.

24. Supervisor logistik memeriksa kembali barang yang disiapkan.

25. Supervisor logistik menyerahkan barang kepada pengantar barang

berdasarkan dokumen pengiriman barang khusus narkotika serta

menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar asli, dan

copy faktur lembar ke 2,3,5,7,8.

26. Supervisor logistik mengarsip SP eksternal dan internal narkotika dan

dokumen pengiriman barang khusus narkotika lembar asli.

27. Pengantar barang menerima barang berdasarkan dokumen pengiriman

khusus narkotika dan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar

asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,5,7,8.

28. Pengantar barang mengirimkan dan menyerahkan barang ke outlet.

29. Pengantar barang meminta outlet penerima menandatangani faktur,

menuliskan nama jelas, stempel, jam, dan tanggal terima.

30. Pengantar barang menerima pembayaran dari outlet, menandatangani

faktur dan nota inkaso sebagai tanda pelunasan, menerima copy faktur

lembar ke 2,3,5, menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 4, faktur

lembar asli, dan copy faktur lembar ke 7 dan 8.

79

31. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 5 dan copy

dokumen pengiriman barang khusus narkotika lembar ke 2 ke supervisor

logistik.

32. Pengantar barang mencatat penerimaan uang pada nota inkaso.

33. Pengantar barang menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 2, copy faktur

lembar ke 2 dan 3, serta uang hasil pembayaran ke kasir.

34. Supervisor logistik memeriksa, menandatangani dan menerima copy

dokumen pengiriman barang khusus narkotika lembar ke 2 serta copy

faktur lembar ke 5 termasuk pembayarannya.

35. Supervisor logistik mengarsip copy dokumen pengiriman barang khusus

narkotika lembar ke 2, copy faktur lembar ke 5 yang disatukan dengan SP

eksternal dan internal narkotika lembar asli terpisah dengan faktur

umumnya.

36. Kasir menerima uang hasil pembayaran, menandatangani penerimaan

uang pada nota inkaso.

37. Kasir mencatat penerimaan uang pembayaran pada voucher kas masuk

(didukung oleh copy nota inkaso lembar ke 2 dan copy faktur lembar ke

3).

38. Kasir mengembalikan ke pengantar barang copy nota inkaso lembar ke 3

yang telah ditandatangani dan copy faktur lembar ke 2 untuk diserahkan

ke bagian inkaso.

39. Bagian inkaso menerima copy nota inkaso lembar ke 3 dan copy faktur

lembar ke 2 dari pengantar barang.

40. Bagian inkaso memasukkan data pembayaran pada sistem aplikasi.

80

41. Bagian inkaso memeriksa data inkaso yang telah dimasukkan dan

mencetak laporan hasil penagihan.

42. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan ke supervisor tata

usaha.

43. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.

44. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan

kasir di voucher kas masuk.

45. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang

dan memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.

46. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).

3.3.5 Retur Barang Dari Outlet Ke Cabang

Kebijakan prosedur retur barang dari outlet ke cabang:

1. Kategori retur berdasarkan kondisi barang:

a. Retur barang kondisi baik

1) Retur barang karena penarikan oleh distributor / prinsipal / pabrik

Retur barang karena penarikan distributor dapat disebabkan karena

kesalahan penerimaan order atau kelebihan pengiriman barang. Retur

barang karena penarikan prinsipal/pabrik dapat disebabkan karena

peraturan/ketentuan pemerintah, dan perubahan formula/kemasan.

2) Persyaratan retur yang dapat diterima: adanya faktur, kemasan barang

harus original, kemasan masih dalam keadaan tersegel baik, kemasan

tidak lusuh, kotor, atau cacat (sobek/penyok), barang dalam keadaan

baik (tidak rusak), belum kedaluwarsa.

81

b. Retur barang kondisi rusak

1) Retur barang rusak karena kesalahan pabrik

Kondisi barang rusak tersebut misalnya: perubahan warna, tablet

pecah-pecah, berjamur, larutan menjadi keruh, suspensi memisah,

kream pecah/memisah , tube bocor, timbul bau lain/gas yang bukan

karena kesalahan penyimpanan di outlet.

2) Retur barang rusak saat pengiriman

Retur barang rusak karena kesalahan saat pengiriman dapat berupa

kesalahan pengantar barang saat pengiriman barang dalam perjalanan.

Beban retur barang rusak saat pengiriman oleh pengantar barang

diatur dan dibedakan mana yang menjadi resiko perusahaan dan

menjadi resiko serta beban pengantar barang.

2. Diluar itu, retur barang tidak dapat dilakukan baik untuk barang kondisi baik

maupun rusak. Kondisi lain yang tidak dapat dikembalikan : barang ”non

returnable” (untuk penjualan tunai dan narkotika), barang yang diselamatkan

dari musibah kebakaran atau banjir, rusak/cacat akibat kesalahan

penyimpanan di gudang outlet.

3. Faktur penjualan kondisi non returnable harus diberi cap ”tidak dapat

dikembalikan”.

4. Adanya retur barang akan mengurangi jumlah tagihan pada saat pencetakan

nota inkaso dan retur barang akan dimasukkan ke dalam jumlah stock barang

rusak.

82

Prosedur retur barang dari outlet ke cabang:

1. Kepala cabang membuat surat pemberitahuan ke outlet tentang ketentuan,

syarat, dan kondisi retur barang.

2. Kepala cabang menyerahkan kepada supervisor penjualan untuk

didistribusikan ke outlet.

3. Supervisor penjualan menerima dan mengcopy surat pemberitahuan untuk

dikirim ke outlet.

4. Supervisor penjualan mengirim ke outlet baik melalui pos maupun salesman.

5. Salesman mengirim bersamaan saat kunjungan ke outlet.

6. Outlet menerima surat pemberitahuan yang dijadikan pedoman untuk

melakukan retur barang.

7. Outlet mengajukan retur barang sesuai dengan ketentuan dilampiri copy

faktur barang yang diretur.

8. Salesman memeriksa dan mengidentifikasi kesesuaian barang dengan copy

faktur dan kriteria barang yang boleh diretur sesuai ketentuan yang

ditetapkan peruahaan.

a. Jika tidak sesuai, maka pengajuan retur ditolak.

b. Jika sesuai, menerima barang dan membuat tanda terima barang retur

(TTBR) rangkap 3 yang ditandatangani outlet dan penerima barang.

9. Informasi yang dicantumkan di TTBR : no.faktur, nama outlet, nama barang,

kemasan, jumlah barang, no.batch, bulan expired date (ED), kondisi barang

(baik/rusak), tanggal dan nama penerima barang.

10. Salesman menyerahkan TTBR lembar asli ke outlet.

83

11. Salesman membawa barang, copy TTBR, copy faktur dan menyerahkan

kepada supervisor logistik.

12. Outlet menerima TTBR lembar asli.

13. Supervisor logistik menerima dan memeriksa kesesuaian barang dengan copy

TTBR lembar ke 2 dan 3 dan copy faktur.

a. Bila tidak sesuai, mengkonfirmasi ke outlet, mengoreksi sesuai dengan

fisik barang yang diterima, atau meminta salesman mengembalikan lagi

ke outlet.

b. Bila sesuai, menandatangani copy TTBR sebagai bukti penerimaan

barang.

14. Supervisor logistik menyimpan barang tersendiri di gudang retur barang dan

copy TTBR lembar ke 3 sampai menerima dokumen nota retur (NR).

15. Supervisor logistik menyerahkan copy TTBR lembar ke 2 berikut copy faktur

ke supervisor penjualan.

16. Supervisor penjualan menerima copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur.

17. Supervisor penjualan mengidentifikasi kesesuaian data barang yang diretur

dengan ketentuan.

a. Bila tidak sesuai, menolak retur barang.

b. Bila sesuai, memvalidasi copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur,

diserahkan ke bagian pembuat faktur.

18. Bagian pembuat faktur mencatat nota retur (NR) dan memasukkan data retur

barang sesuai copy TTBR lembar ke 2.

19. Bagian pembuat faktur memeriksa kembali data, mencetak NR rangkap 8.

84

20. Bagian pembuat faktur menyerahkan NR rangkap 8, copy TTBR lembar ke 2

dan copy faktur kepada supervisor penjualan.

21. Supervisor penjualan menerima, memeriksa kesesuaian NR dengan TTBR

lembar ke 2, memvalidasi dan mengarsipkan copy NR lembar ke 6.

22. Supervisor penjualan menyerahkan NR lembar asli, copy NR lembar ke

2,3,4,5,7,8 dilampiri copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur ke outlet.

23. Outlet menerima NR lembar asli, copy NR lembar ke 2,3,4,5,7,8, dilampiri

copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur.

24. Outlet menandatangani, menulis nama jelas, tanggal, stempel pada NR.

25. Outlet menerima copy NR lembar ke 7 dan 8 yang telah ditandatangani.

26. Outlet menyerahkan NR lembar asli, copy NR lembar ke 2,3,4,5 yang

ditandatangani dilampiri copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur ke

supervisor penjualan.

27. Supervisor penjualan menerima dan memeriksa NR lembar asli, copy NR

lembar ke 2,3,4,5 yang ditandatangani outlet dilampiri copy TTBR lembar ke

2 dan copy faktur.

28. Supervisor penjualan menyerahkan NR lembar asli, copy NR lembar ke

2,3,4, copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur ke bagian inkaso.

29. Supervisor penjualan menyerahkan copy NR lembar ke 5 ke supervisor

logistik.

30. Bagian inkaso menerima NR lembar asli, copy NR lembar ke 2,3,4, copy

TTBR lembar ke 2 dan copy faktur.

31. Supervisor logistik menerima copy NR lembar ke 5 dan mencocokkan

kembali dengan copy TTBR lembar ke 3 yang disimpan di gudang.

85

32. Supervisor logistik mencatat pada kartu APG.

3.3.6 Penagihan Piutang

Kebijakan prosedur penagihan piutang:

1. Serah terima dokumen tagihan untuk proses penagihan terjadi antara bagian

inkaso dan penagih.

2. Proses penagihan diawali perencanaan tagihan dari setiap outlet per penagih

dan membuat/mencetak nota inkaso (NI).

3. NI berfungsi sebagai :

a. Alat monitoring pertanggungjawaban penagih atas faktur/dokumen

tagihan lainnya yang telah diterima dari bagian inkaso.

b. Alat monitoring pertanggungjawaban bagian inkaso dalam proses

penagihan dan pengamanan dokumen tagihan (faktur dan dokumen

tagihan lainnya) setiap harinya.

c. Sebagai bukti serah terima dokumen tagihan dari bagian inkaso kepada

penagih.

4. NI beserta dokumen tagihan yang dikeluarkan bagian inkaso untuk penagihan

harus dikembalikan kepada bagian inkaso pada satu hari yang sama atau

sesuai dengan batas waktu yang ditentukan (dalam kota 1 hari, luar kota

maksimal 3 hari).

5. Proses penagihan harus dilakukan oleh penagih, kecuali:

a. Faktur tunai/cash on delivery (COD), penagihan dilakukan pada saat

mengantarkan barang oleh pengantar barang.

86

b. Penagihan atas piutang macet, sudah lama jatuh tempo atau bermasalah

dilakukan oleh supervisor tata usaha/penjualan dengan persetujuan kepala

cabang.

c. Cabang yang belum memiliki penagih atau khusus outlet luar kota yang

tidak ada penagih, penagihan dilakukan oleh salesman dengan

persetujuan kepala cabang.

6. Dalam kondisi mendesak, maka penagihan dapat dilakukan karyawan lain

yang harus mendapat persetujuan supervisor tata usaha/kepala cabang.

Persetujuan dan alasannya harus dicatat dalam buku persetujuan

penyimpangan penagihan yang disimpan secara rapi oleh supervisor tata

usaha.

7. Hasil penagihan:

a. Uang tunai.

b. Transfer.

Penagih harus meminta bukti transfer bank.

9. Kasir menerima uang tagihan berdasarkan dokumen tagihan. Pembayaran

yang diterima tanpa dokumen tagihan (dokumen tagihan masih disimpan

bagian inkaso) harus segera dikonfirmasi ke outlet oleh bagian inkaso dan

diingatkan agar tidak melakukan pembayaran tanpa dokumen tagihan resmi.

11. Penagih harus mencatat hasil penerimaannya dalam nota inkaso dan segera

menyerahkan hasil penagihan kepada kasir. Setelah mendapatkan tanda

tangan kasir dalam nota inkaso selanjutnya seluruh dokumen tagihan dan

nota inkaso diserahkan kepada bagian inkaso.

87

12. Kasir harus memastikan hasil penerimaan dari penagih dan mencocokkan

penerimaan hasil tagihan meliputi uang tunai atau bukti transfer dengan nota

inkaso. Bila telah sesuai, kasir menandatangani nota inkaso dan menyerahkan

kembali kepada penagih untuk diserahkan ke bagian inkaso.

13. Bagian inkaso harus memastikan hasil penerimaan tagihan yang dicatat

penagih dalam nota inkaso bahwa telah diterima oleh kasir dan semua

dokumen yang gagal ditagih telah diterima kembali sesuai dengan yang

tercatat dalam nota inkaso. Dan bila sudah sesuai, maka bagian inkaso

menandatangani pada nota inkaso.

14. Siapapun tidak diperkenankan menyetorkan uang tunai, cek/giro ke dalam

rekening pribadi.

15. Nota inkaso hasil penagihan harus diperiksa setiap hari oleh supervisor tata

usaha.

Prosedur penagihan piutang:

1. Bagian inkaso merencanakan dan mempersiapkan dokumen tagihan untuk

setiap penagih berdasarkan jadwal penagihan outlet dan tanggal jatuh tempo

faktur.

2. Bagian inkaso memasukkan data dokumen tagihan yang akan ditagih dalam

nota inkaso (NI) per penagih.

a. Jika sebelumnya outlet melakukan retur, maka bagian inkaso akan

mengurangi total tagihan sesuai dengan nota retur lalu supervisor tata

usaha akan memeriksa kembali data dokumen tagihan.

88

b. Jika tidak, selanjutnya bagian inkaso akan memeriksa data dokumen

tagihan, bila benar lalu mencetak NI rangkap 4.

3. Bagian inkaso memeriksa kesesuaian dokumen tagihan dengan NI.

4. Bagian inkaso menyerahkan dan meminta kepada penagih menandatangani

NI sebagai bukti serah terima dokumen tagihan.

5. Penagih memeriksa kembali kelengkapan dan kesesuaian dokumen tagihan

dengan NI.

a. Bila belum lengkap/sesuai, meminta kekurangan yang diperlukan kepada

bagian inkaso.

b. Bila benar dan sesuai, menandatangani NI rangkap 4.

6. Penagih menyerahkan NI lembar asli kepada bagian inkaso.

7. Penagih menerima copy NI lembar ke 2,3,4 beserta dokumen tagihan untuk

ditagihkan ke outlet.

8. Bagian inkaso menerima dan menyimpan NI lembar asli sampai penagih

mempertanggungjawabkan hasil penagihannya.

9. Penagih menyusun dokumen tagihan berdasarkan rute perjalanan kunjungan

menagih ke outlet.

10. Penagih melakukan kegiatan penagihan ke outlet:

a. Menagih dan menerima hasil tagihan (uang tunai atau bukti transfer).

b. Menandatangani bukti pembayaran yang diminta outlet (bila ada) atau

menandatangani pada lembar faktur dan copy nota inkaso serta menulis

tanggal, nama jelas sebagai bukti penerimaan pelunasan pembayaran dan

menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 4.

89

c. Bila tidak berhasil menagih, maka menanyakan/meminta jadwal

pembayaran kembali kapan akan dibayar, menginformasikan

kemungkinan akan dipending surat pesanan (SP) berikutnya sampai ada

pembayaran, dan mencatat permasalahannya.

11. Outlet menyerahkan pembayaran (uang tunai atau bukti transfer) ke penagih

dan menerima copy nota inkaso lembar ke 4.

12. Outlet meminta tanda tangan, nama jelas dan tanggal pembayaran pada

dokumen tagihan sebagai bukti pembayaran.

13. Penagih mencatat hasil penagihan dan keterangan permasalahannya dalam

copy NI lembar ke 2,3.

14. Sekembalinya ke kantor, penagih merekap dan memeriksa hasil penagihan di

NI.

15. Penagih menghitung kembali dan menyerahkan hasil tagihan (uang tunai atau

bukti transfer) beserta copy NI lembar ke 2,3 ke kasir.

16. Kasir menerima copy NI lembar ke 2,3 dan hasil tagihan (uang tunai atau

bukti transfer).

17. Kasir menghitung kembali penerimaan hasil tagihan dan mencocokkan

dengan copy NI lembar ke 2,3.

18. Kasir menandatangani copy NI lembar ke 2,3 dan mencatat dalam voucher

kas masuk, meminta penagih menandatangani nota inkaso sebagai bukti

penyerahan hasil tagihan.

19. Kasir menyerahkan copy NI lembar ke 2 yang sudah ditandatangani ke

penagih.

20. Penagih menerima copy NI lembar ke 2 yang telah ditandatangani kasir.

90

21. Penagih menyerahkan copy NI lembar ke 2 dan dokumen tagihan yang tidak

berhasil ditagih kepada bagian inkaso.

22. Bagian inkaso menerima copy NI lembar ke 2 dan dokumen tagihan yang

tidak tertagih.

23. Bagian inkaso menyalin dalam NI lembar asli hasil tagihan yang tercatat

dalam copy NI lembar ke 2 dan yang tidak tertagih.

24. Bagian inkaso mencocokkan dan memeriksa kebenaran hasil tagihan bahwa

benar sudah diterima kasir dan memeriksa kebenaran dokumen yang kembali

a. Bila menemukan ketidakwajaran maka segera konfirmasi ke outlet.

b. Bila sesuai, menandatangani NI lembar asli dan copy NI lembar ke 2

sebagai bukti penerimaan.

25. Bagian inkaso mengarsip kembali dokumen tagihan yang tidak tertagih .

26. Bagian inkaso memasukkan data semua hasil penagihan pada sistem aplikasi

pembayaran piutang, dan mencetak laporan hasil penagihan piutang.

27. Bagian inkaso menyerahkan copy NI lembar ke 3 yang telah ditandatangani

kepada penagih.

28. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan piutang kepada

supervisor tata usaha.

29. Penagih menerima copy NI lembar ke 3 yang telah ditandatangani untuk

diarsip pada file penagih.

30. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.

31. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan kasir

di voucher kas masuk.

91

32. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang dan

memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.

33. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).

92

3.4 Activity Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang,

dan Penerimaan Kas yang Berjalan

a. Prosedur Pemesanan

Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Lewat Salesman

93

Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Lewat Salesman Telesales

94

Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Langsung Dari Outlet Via

Telepon/Fax

95

b. Prosedur Pencetakan Faktur

Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pencetakan Faktur

96

c. Prosedur Penyiapan dan Pengiriman Barang

Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Penyiapan dan Pengiriman Barang

97

d. Prosedur Penjualan Cara Tunai

Gambar 3.7 Activity Diagram Prosedur Penjualan Cara Tunai

98

Gambar 3.8 Activity Diagram Prosedur Penjualan Tunai Narkotika

99

e. Prosedur Retur Barang Dari Outlet Ke Cabang

Gambar 3.9 Activity Diagram Prosedur Retur Barang Dari Outlet Ke Cabang

100

f. Prosedur Penagihan Piutang

Gambar 3.10 Activity Diagram Prosedur Penagihan Faktur Kredit

101

3.5 Masalah yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan,

Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas Beserta Rekomendasi Untuk

Mengatasinya

Berikut ini beberapa masalah yang teridentifikasi dalam Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas pada PT. Kimia Farma

Trading & Distribution :

1. Batasan maksimum pemberian diskon tidak termonitor.

Kondisi ini terjadi disebabkan karena tidak ada perhitungan untuk batasan minimal

margin keuntungan pada aplikasi surat pesanan, khususnya perhitungan untuk

batasan maksimum pemberian diskon yang dapat diberikan perusahaan. Akibatnya,

perusahaan tidak memperoleh keuntungan yang maksimal dari aktivitas

penjualannya. Rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut yaitu dengan

memberikan kontrol range diskon yang dapat diberikan pada master barang

sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian.

2. Kantor cabang kesulitan dalam melakukan konfirmasi ke kantor pusat apabila

pelanggan mengajukan permohonan pemberian ekstra diskon.

Kondisi tersebut dapat terjadi disebabkan karena kantor cabang melakukan

konfirmasi permintaan ekstra diskon kepada kantor pusat via telepon/fax. Hal ini

mengakibatkan pemrosesan surat pesanan menjadi lambat. Rekomendasi untuk

mengatasi masalah tersebut yaitu dengan membuat aplikasi untuk permohonan

pemberian ekstra diskon yang dapat mengintegrasikan antara kantor pusat dan kantor

cabang sehingga dapat memudahkan untuk proses validasi permintaan ekstra diskon.

3. Nomor batch barang yang keluar dari gudang tidak sesuai dengan nomor batch

barang yang tertera pada faktur.

102

Akibatnya, perusahaan banyak menanggung beban pengembalian barang yang

seharusnya bukan merupakan kewajiban perusahaan. Kondisi tersebut

mengakibatkan saat perusahaan menerima pengembalian barang, perusahaan hanya

dapat mencocokkan nama barang pada faktur dengan fisik barang tanpa melihat

nomor batch barang tersebut. Rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut

yaitu membuat aplikasi pengeluaran barang dengan menggunakan sistem scanning

barcode untuk pengeluaran barang sehingga nomor batch barang yang tertera pada

faktur dapat sesuai dengan nomor batch barang yang dikeluarkan dari gudang.

4. Pelanggan yang seharusnya tidak dapat melakukan pemesanan karena belum

membayar piutang yang telah mencapai batas limit kredit, masih dapat melakukan

pemesanan.

Hal tersebut terjadi karena supervisor penjualan dalam melakukan pemrosesan

pemesanan khususnya pada penilaian kelayakan limit kredit pelanggan mengalami

kesulitan, sebab harus meninjau kembali limit kredit berdasarkan historis data

transaksi pelanggan. Akibatnya, banyak piutang perusahaan yang menjadi tidak

lancar. Rekomendasi untuk mencegah hal tersebut, diperlukan aplikasi untuk

memberikan warning limit kredit pelanggan pada aplikasi surat pesanan, sehingga

sistem dapat menolak untuk memproses surat pesanan bagi pelanggan yang melewati

batasan limit kredit yang diberikan.

5. Penagihan piutang pada perusahaan tidak lancar.

Kondisi tersebut terjadi karena pada proses penagihan, ketika membuat perencanaan

penagihan sesuai dengan data transaksi piutang yang akan jatuh tempo di aplikasi

yang berjalan, bagian inkaso harus melihat satu persatu tanggal jatuh tempo piutang

dan membuat nota inkaso dari setiap piutang yang telah jatuh tempo. Akibatnya,

103

beberapa piutang seringkali tidak dimasukkan ke dalam perencanaan penagihan

piutang disaat jumlah data piutang yang jatuh tempo terlalu banyak. Rekomendasi

untuk kondisi tersebut yaitu dengan membuat aplikasi yang memberikan warning

tanggal jatuh tempo piutang sehingga bagian inkaso dapat melihat piutang yang akan

jatuh tempo secara rinci dan dapat langsung menyiapkan nota inkaso dari data

transaksi piutang yang telah ditampilkan sehingga tidak ada nota inkaso yang

terlewatkan untuk ditagih.

6. Tidak ada pengawasan diantara bagian inkaso yang bertugas mencetak nota inkaso

untuk penagihan dan penagih yang bertugas menagih.

Akibatnya, terjadi persekongkolan untuk melakukan kecurangan (lapping) pada

prosedur penerimaan kas untuk pembayaran piutang kurang lancar. Rekomendasi

untuk masalah tersebut yaitu dengan membuat perubahan kebijakan pada prosedur

pembayaran piutang, dengan cara menerima pembayaran piutang melalui transfer

bank sehingga penagih hanya menerima slip setoran sebagai bukti pembayaran.

Selain itu, diperlukan sistem pengendalian untuk mengendalikan prosedur

pencetakan nota inkaso dengan melibatkan supervisor tata usaha sehingga nota

inkaso yang dicetak dapat disesuaikan dengan penerimaan kas.