8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Secara umum, sistem mempunyai definisi yang sama. Pendapat dari

O’Brien (2005, p8), sistem adalah sekumpulan dari komponen yang saling

berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan

menrima input dan menghasilkan output dalam suatu organisasi.

Menurut Mulyadi (2001, p2), sistem pada dasarnya adalah sekelompok

unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-

sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa definisi dari sistem

adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan

serta bekerja dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu

dengan menerima input kemudian input tersebut diproses dan menghasilkan

output dalam suatu organisasi.

2.1.2 Pengertian Informasi

Sistem menerima input dan menghasilkan output yang mana output

yang dihasilkan adalah informasi.

Pendapat dari O‘Brien (2005, p13), informasi adalah sekumpulan data

yang telah dikonversikan kedalam konteks yang lebih bermakna dan berguna

bagi end user tertentu.

9

Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah

diproses atau data yang memiliki arti.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah

sekumpulan data yang diproses atau dikonversikan menjadi suatu bentuk

yang mempunyai arti untuk diketahui atau digunakan oleh pengguna.

2.1.3 Pengertian Akuntansi

Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjemahkan oleh

Sirait dan Gunawan (2000, p6), Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem

informasi yang menghasilkan laporan pada pihak-pihak yang berkepentingan

mengenai aktivitas ekonomi perusahaan.

Berdasarkan sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi. Akuntansi

adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai

informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat

keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam

perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah.

Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila

diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia adalah menghitung atau

mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan

bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai

bahasa bisnis.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu

sistem informasi yang digunakan untuk mengukur aktivitas bisnis dan

10

menproses informasi tesebut sehingga menghasilkan laporan dan

mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan.

 

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Jones dan Rama (2006, p4) mengatakan, Sistem Informasi Akuntasi

adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan

informasi akuntansi dan keuangan juga informasi lainnya yang didapatkan

dari pemrosesan transaksi akuntansi rutin.

Menurut sumber dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem

informasi_akuntansi, sistem informasi akuntasi adalah sekumpulan

komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu

komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu

informasi yang berkenaan dengan bidang akuntansi.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

akuntansi adalah interaksi komponen-komponen yang terdiri dari manusia,

prosedur, software, dan teknologi informasi yang bertugas mengubah data

menjadi informasi akuntasi melalui tahap pengumpulan data dari sumber data

internal dan external, pemrosesan data, dan pelaporan informasi, dimana

informasi akuntasi ini dapat berguna dalam pengambilan keputusan bagi

pihak internal maupun external perusahaan.

Ada tiga siklus transaksi utama, yaitu :

1. Acquisition Cycle

Meliputi proses pembelian dan pembayaran barang atau jasa.

2. Convertion Cycle

11

Meliputi proses mengubah sumber data yang telah disediakan menjadi

barang atau jasa.

3. Revenue Cycle

Meliputi proses menyediakan barang dan jasa ke pelanggan dan

mengumpulkan uang kas.

2.1.5 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2006,

p6-7) adalah :

• Menghasilkan External Report

Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan

seperti investor, kreditor, dan petugas pajak.

• Mendukung aktivitas rutin

Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk menangani

masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya pemesanan

barang, pengiriman barang, penagihan, dan penerimaan kas.

• Pengambilan keputusan

Sebagai alat untuk mengambil keputusan di semua level organisasi.

• Perencanaan dan pengendalian

Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk merencanakan

dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya

rencana dan pengendalian anggaran dalam suatu organisasi.

• Implementasi internal control

12

Sistem informasi akuntansi, kebijakan dan prosedur digunakan untuk

melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang mungkin terjadi.

2.1.6 Pengertian Analisis Sistem

McLeod (2001, p194) menyatakan analisis sistem adalah penelitian atas

sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau

diperbarui.

Pengertian analisis sistem yang dirujuk oleh Bodnar (2004, p449)

adalah analisis sistem bertanggung jawab terhadap pengembangan dari

rancangan umum aplikasi sistem.

Jadi analisis sistem adalah suatu proses mempelajari proses bisnis

perusahaan untuk selanjutnya dilakukan perancangan s istem perusahaan yang

lebih baik.

2.1.7 Langkah-Langkah Dalam Analisis Sistem

Menurut Bodnar (2004, p449), terdapat empat tahap dalam analisis

sistem yaitu :

• Survei terhadap sistem yang ada

Yaitu melakukan evaluasi terhadap sistem yang ada. Hal ini penting bagi

sistem analis untuk memahami sistem yang ada sebelum melakukan

perubahan atau modifikasi terhadap sistem yang bersangkutan.

• Mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna

Yaitu mengidentifikasi kebutuhan informasi dari user. Sistem analis harus

mempelajari keputusan yang dibuat oleh user tentang informasi yang

13

dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Tahap ini cukup sulit karena user

seringkali merasa tidak yakin terhadap kebutuhan informasi mereka.

• Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan

indormasi pengguna

Yaitu mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk

memenuhi kebutuhan informasi dari user. Kebutuhan sistem tersebut

biasanya mengenai input dan output.

• Penyusunan laporan analisis sistem

Yaitu menyiapkan laporan analisis sistem. Laporan ini berisi spesifikasi

user untuk sistem yang diusulkan dan keseluruhan rancangan konseptual

dari sistem yang diusulkan.

 

2.1.8 Pengertian Perancangan Sistem

McLeod (2001, p196) menyatakan perancangan sistem adalah

penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.

Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses

penerjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan

sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi sebagai

pertimbangan.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem

adalah suatu kegiatan membuat sistem yang lebih baik dari sistem

sebelumnya dan sesuai dengan kebutuhan user.

14

2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Objek

Oriented

2.2.1 UML (Unified Modeling Language)

2.2.1.1 Pengertian UML (Unified Modeling Laguange)

Jones dan Rama (2006, p60) menyatakan, UML adalah sebuah bahasa

yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, kontruksi, dan

mendokumentasikan sistem informasi.

Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p408) UML adalah

sekumpulan rangkaian model yang digunakan untuk menspesifikasikan

atau menggambarkan sistem sebuah sistem perangkap lunak dalam

kaitannya dengan objek.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa UML adalah suatu

metode yang digunakan untuk menggambarkan sistem perusahaan.

2.2.1.2 Activity Diagram

2.2.1.2.1 Identifikasi Event

Mathiassen, dkk (2000, p51) menyatakan bahwa event adalah

kejadian instant yang melibatkan satu objek atau lebih.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah notasi

dalam problem domain yang merupakan kejadian yang melibatkan satu

objek atau lebih dalam problem domain.

15

2.2.1.2.2 Workflow Table

Jones dan Rama (2006, p73) menyatakan bahwa Workflow Table

adalah table dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan kegiatan-kegiatan

dalam proses.

Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p69), Workflow

Table adalah aliran dari transaksi yang melalui proses bisnis untuk

menjamin pengecekan dan otorisasi yang diimplementasikan.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah

suatu tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang

berisi actor dan aktifitas yang dilakukan.

2.2.1.2.3 Activity Diagram

Jones dan Rama (2006, p61) menyatakan bahwa activity diagram

terdiri dari overview activity diagram dan detailed activity diagram.

Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428), activity

diagram merupakan diagram yang dapat digunakan untuk

menggambarkan langkah-langkah secara grafis aliran proses bisnis.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa activity diagram

adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu

perusahaan yang terdiri dari gambaran umum ataupun detailnya.

16

2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram

2.2.1.2.4.1 Overview Activity Diagram

Pendapat dari Jones dan Rama (2006, p61/p87), overview activity

diagram adalah diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari

proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang penting,

urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut.

Menurut Jones dan Rama (2006, p65-p68), dalam menyiapkan

overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut :

1. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.

2. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang

terlibat didalamnya.

3. Menggambarkan agent atau actor yang terlibat dalam proses bisnis

yang terjadi.

4. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan

event yang terjadi.

5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses

bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.

2.2.1.2.4.2 Detailed Activity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2006, p61), detailed activity diagram

adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan

secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview

diagram.

17

Menurut Jones dan Rama (2006, p80), dalam menyiapkan detailed

activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:

1. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.

2. Menyiapkan workflow table

3. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.

2.2.1.3 UML Class Diagram

2.2.1.3.1 Pengertian Class

Pendapat dari Matthiassen (2000, p4), Class adalah sebuah

kumpulan objek-objek yang memiliki struktur, sifat-sifat,dan atribut yang

sama.

Jadi dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa class adalah

seperangkat objek yang sama dari segi struktur, pola perilaku, dan

atributnya.

2.2.1.3.2 Pengertian Atribute

Pendapat dari Matthiassen (2000, p89), Attribute adalah deskripsi

sifat dari suatu class atau event.

Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p281), Attribute

adalah sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa attribute adalah

deskripsi sifat atau karakteristik atas class atau event.

18

2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour

Matthiassen (2000, p89) menyatakan Behaviour adalah deskripsi

atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam class.

Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p409), Behaviour adalah

merupakan kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan

terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa behaviour adalah

deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam

suatu class dan memiliki pengaruh pada event.

2.2.1.3.4 Pengertian Event

Pendapat dari Mathiassen (2000, p51), event adalah suatu kejadian

instant yang melibatkan satu object atau lebih.

Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p349), event adalah Unit

kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang

juga disebut sebagai transaksi.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah

aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan

dalam perusahaan.

2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram

Pendapat dari Jones dan Rama (2006, p181), UML class diagram

adalah suatu database yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan

19

tabel dalam sistem informasi akuntansi dan menjelaskan hubungan antar

tabel dan perlengkapan dalam tabel tersebut.

Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram yaitu :

1. Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class

diagram.

2. Menempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class diagram.

3. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table

(transaction dan master).

4. Menentukan atribute yang dibutuhkan.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa UML class diagram

adalah kumpulan dari class-class beserta hubungannya yang digunakan

untuk mendokumentasikan rancangan dan menjelaskan hubungan antar

class tersebut.

2.2.1.3.6 Hubungan-Hubungan dalam Class Diagram

1. One To One

Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti hubungan one

to many, tetapi dapat terjadi dalam Accounting Information System.

2. One To Many atau Many To One

Hubungan one to many atau hubungan many to one biasa digunakan

dalam sistem akuntansi.

3. Many To Many

Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan

menambahkan suatu tabel diantaranya.

20

2.2.1.4 UML Usecase Diagram

2.2.1.4.1 Pengertian Usecase

Menurut Matthiassen (2000, p120), Use Case adalah suatu pola

interaksi antara sistem, actor, dan application domain.

Menurut Jones dan Rama (2006, p288), Use Case adalah rangkaian

langkah-langkah yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk

tujuan tertentu.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa use case diagram

adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara actor dan use case.

2.2.1.4.2 Pengertian Actor

Menurut Matthiassen (2000, p119), Actor adalah bentuk abstraksi

atas user atau sistem lainnya yang berinteraksi dengan target sistem.

Menurut Jones dan Rama (2006, p267), Actor dapat diartikan orang,

komputer, atau bahkan sistem yang lain.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa actor adalah peranan dalam bentuk

abstraksi yang berinteraksi dengan target sistem.

2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram

Menurut Matthiassen (2000, p343), Usecase Diagram menampilkan

hubungan antara actor dan usecase.

Menurut Jones dan Rama (2006, p348), Usecase Diagram adalah

daftar dari usecase yang terjadi dalam aplikasi dan mengindikasi tanggung

jawab actor untuk setiap usecase.

21

Jadi, dapat disimpulkan bahwa usecase diagram adalah diagram

yang menunjukkan hubungan antara usecase-usecase dan actor-actor.

2.2.2 Rancangan Database

2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database

Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p518), Database adalah

kumpulan file yang saling terkait, dimana file adalah kumpulan record yang

serupa.

Menurut Connolly dan Begg (2002, p279), Perancangan Database

adalah proses perancangan untuk sebuah basis data yang mendukung

operasi dan tujuan perusahaan.

Dari kesimpulan diatas, dapat didefinisikan bahwa rancangan

database merupakan proses pembuatan sekumpulan table yang digunakan

perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan.

2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database

Menurut Connolly dan Begg (2002, p281-282), Rancangan database

dibagi menjadi tiga tahapan utama:

1. Konseptual database design

Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh

dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.

22

2. Logika database design

Proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah

organisasi berdasarkan model data khusus tetapi bebas dari hal yang

berkaitan dengan DBMS dan pertimbangan fisik lainnya.

3. Physical database design

Proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada media

penyimpanan kedua.

2.2.3 Rancangan Formulir

2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir

Formulir menurut Mulyadi (2001, p3) adalah dokumen yang

digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.

Menurut Jones dan Rama (2006, p315), Formulir adalah dokumen

yang telah diatur sedemikian rupa yang didalamnya terdapat ruang-ruang

kosong yang dapat diisi data oleh si pemakai.

Jadi formulir adalah suatu dokumen yang diisi oleh user sehingga

memberikan informasi dari transaksi tertentu.

2.2.3.2 Jenis Tipe Input Formulir

Menurut Jones dan Rama (2006, p316), ada beberapa tipe input form

yang digunakan, antara lain :

• Single Record Entry Form

Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi suatu record pada satu

tabel.

23

• Tabular Entry Form

Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi beberapa record pada

satu tabel.

• Multi Table Entry Form

Digunakan untuk meng-entry atau memodofikasi record dalam satu atau

lebih tabel.

2.2.3.3 Elemen Penting Formulir

Menurut Jones dan Rama (2006, p268-270) ada lima elemen penting

dari formulir, yaitu :

1. Atribut yang disimpan dalam table

2. Atribut yang ditampilkan dari table

3. Fields yang dihitung

4. Foreign Key

5. Queries

2.2.4 Rancangan Layar

2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar

Layar atau interface menurut Britton dan Doake (2003, p268), adalah

suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.

Menurut Matthiassen (2000, p151), Interface adalah fas ilitas yang

menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor.

Dari kesimpulan di atas bahwa interface adalah suatu tampilan untuk

memudahkan aktor berhubungan dengan sistem.

24

2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar

Menurut Jones dan Rama (2006, p326-327), elemen rancangan layar

meliputi :

1. Text Boxes

Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan ditambahkan ke

table atau untuk menampilkan informasi yang diambil dari sebuah table.

2. Labels

Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan untuk

dimasukkan.

3. Look Up Feature

Umumnya dimasukkan dalam Text Boxes yang digunakan untuk

memasukkan foreign key.

4. Command Button

Digunakan untuk melakukan sebuah action.

5. Radio Button

Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan

yang disediakan.

6. CheckBoxes

Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa

pilihan yang disediakan.

25

2.2.5 Rancangan Laporan

2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan

Menurut Mulyadi (2001, p5), Laporan adalah informasi yang

merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer

dan tayangan pada layar monitor komputer.

Menurut Jones dan Rama (2006, p201), Laporan adalah presentasi

data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu

ringkasan informasi untuk masing-masing transaksi yang terjadi di

perusahaan dan biasanya diperlukan bagi manajemen tingkat atas.

2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan

Menurut Jones dan Rama (2006, p214-215), rancangan laporan dapat

dibagi menjadi :

1. Label boxes dan text boxes

Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam

Microsoft Access, elemen-elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan

text boxes.

2. Grouping attribute

Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu.

3. Group header

Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum

pada kelompok.

4. Group detail

26

Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok

secara rinci dan lengkap.

5. Group Footer

Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang

berguna dalam laporan yang berkelompok.

2.2.6 Navigation Diagram

Menurut Matthiassen (2000, p344), Navigation Diagram adalah suatu

state chart diagram khusus yang menitikberatkan keseluruhan tampilan dari

user interface. Diagram ini menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara

windows.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa navigation diagram

adalah diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows

atau interface atau diagram pemandu bagi user yang ingin mengetahui

langkah-langkah sistem. Navigation diagram biasanya digunakan untuk

membuat user interface dari program yang akan dibuat.

2.3 Teori Khusus

2.3.1 Penjualan

Menurut Mulyadi (2001,p202), kegiatan penjualan barang dan jasa dapat

dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

a. Kegiatan Penjualan Tunai

Dalam transaksi penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan

oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari

27

pembeli. Kegiatan penjualan tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui

sistem penjualan tunai.

b. Kegiatan Penjualan Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah terpenuhi

dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu

tertentu perusahan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan

penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem

penjualan kredit.

2.3.1.1 Penjualan Tunai

2.3.1.1.1 Fungsi Yang Terkait

Menurut Mulyadi (2001, p462), Fungsi yang terkait dalam sistem

penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:

a. Fungsi penjualan

Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur

penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli

untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b. Fungsi kas

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggungjawab sebagai penerimaan kas dari pembeli.

c. Fungsi gudang

28

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh

pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi pengiriman

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang

telah dibayar harganya kepada pembeli.

e. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan

penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

2.3.1.1.2 Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001, p470), unsur pengendalian internal yang

seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah

sebagai berikut:

Organisasi

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.

2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,

fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

4. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan

dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

29

5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan

cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register

kas pada faktur tersebut.

6. Penjualan dengan menggunakan kartu kredit bank didahului dengan

permintaan otorisasi bank penerbit kartu kredit.

7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara

membubuhkan ”sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi

dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai

Praktik yang Sehat

9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya

ke bank pada hari yang sama dengan traksaksi penjualan tunai atau

hari kerja berikutnya.

11. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik

dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

30

2.3.1.2 Penjualan Kredit

2.3.1.2.1 Fungsi yang Terkait

Menurut pendapat Mulyadi (2001, p211-213), fungsi yang terkait

dalam penjualan kredit adalah:

1. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan

untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order

tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta

otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana

barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini

bertanggung jawab untuk membuat ” back order ” pada saat diketahui

tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

2. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi

penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada

pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam manufaktur

merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan

dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari

fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi,

pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan

mengisi surat order penjualan.

31

3. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh

pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang

diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk

menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa

ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat

order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan.

5. Fungsi Penagihan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta

menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi

penjualan oleh fungsi akuntansi

6. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

mencatat piutang yang dan timbul dari transaksi penjualan kredit dan

membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur,

serta membuat laporan piutang. Di samping itu, fungsi ini juga

bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual

ke dalam kartu persediaan.

32

2.3.1.2.2 Prosedur Penentuan Standar Kredit

Menurut Niswonger, Warren, Reeve (2000, p326), standar kredit

digunakan oleh banyak perusahaan untuk memutuskan pelanggan mana

yang pantas mendapat kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka

terima.

Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai

“kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan. Secara tradisional,

penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan atas 5 K.

Masing-masing dari 5 K itu adalah :

1. Karakter, mengacu pada probabilitas bahwa pelanggan akan

menghormati kewajibannya. Banyak manajer kredit bersikeras bahwa

karakter merupakan hal yang terpenting. Karakter mencerminkan

kejujuran pelanggan dan tanggung jawab moral yang dimiliki

pelanggan untuk menghormati hutang. Para manajer kredit seringkali

mencari informasi mengenai karakter pelanggan dengan menyelidiki

suatu komunitas bisnis. Penyelidikan semacam ini dapat dilakukan

melalui bankir-bankir lokal, pengacara, kreditor lain dan bahkan para

pesaing.

2. Kapasitas, mengacu pada kemampuan pelanggan untuk membayar.

Manajer kredit menilai faktor ini dengan mengkaji ulang catatan

pembayaran pelanggan dimasa lalu, pengetahuan umum mengenai

bisnis pelanggan, dan barangkali observasi fisik atau operasi pelanggan.

33

3. Kapital, mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang

diperlihatkan oleh solvensi dan likuiditas serta rasio-rasio seperti modal

kerja dan rasio lancar.

4. Kolateral, mengacu kepada aktiva-aktiva yang ingin diberikan

pelanggan sebagai jaminan atas kredit-kredit yang berjumlah besar.

Kolateral bisa berbentuk aktiva apapun, seperti tanah, bangunan,

persediaan.

5. Kondisi, mengacu kepada trend-trend ekonomi nasional dan regional

yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar,

sebagai contoh saat resesi ekonomi, manajer kredit biasanya

memperketat standar kredit sebagai antisipasi terhadap menurunnya

kemampuan pelanggan.

2.3.1.2.3 Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001,p221), untuk merancang unsur-unsur

pengendalian intern yang diterapakan dalam sistem penjualan kredit,

unsur pengendalian intern terdiri dari :

Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,

fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi

34

akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan

secara lengkap hanya oleh fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pecatatan

e. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat order pengiriman

f. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan

tembusan surat order pengiriman)

g. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasikan oleh fungsi

pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap

“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

h. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengakutan barang, dan

potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan

penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

i. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

j. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan,

jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi

akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber

(faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)

k. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang

didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

Praktik yang Sehat

35

l. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

m. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

n. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account

receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian

catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

o. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening

kontrol piutang dalam buku besar.

2.3.2 Piutang

2.3.2.1 Pengertian Piutang

Warren, reeve, fess (2005, p314) mengemukakan bahwa transaksi

paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dan jasa

secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha.

Menurut Mulyadi (2001,p257) mutasi piutang adalah disebabkan

oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur

penjualan, penghapusan piutang.

Jadi piutang adalah suatu akun yang muncul selama pelanggan masih

mempunyai utang pada perusahaan maupun pada waktu pelunasan.

2.3.2.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Transaksi Piutang Dagang

Menurut Mulyadi (2001, p218-219), catatan akuntansi yang

digunakan dalam transaksi piutang dagang adalah :

36

1. Jurnal Penjualan.

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan

untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.

2. Jurnal Umum.

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan

untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan

piutang yang tidak lagi dapat ditagih.

3. Jurnal Penerimaan Kas.

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan

untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari

debitur.

4. Kartu Piutang.

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo

piutang kepada setiap debitur.

2.3.2.3 Piutang Tak Tertagih

Menurut Warren Reeve F. (2005, p406) mengatakan bahwa kriteria

dalam pemberian kredit dan prosedur penagihan yang diterapkan, biasanya

sebagian dari penjualan kredit dipastikan tidak akan tertagih. Dimana beban

operasi yang muncul karena tidak tertagihnya piutang dinamakan beban

piutang tak tertagih (uncollectible accounts expense).

Terdapat dua metode akuntansi untuk mencatat piutang yang

diperkirakan tidak akan tertagih. Metode penyisihan membuat akun beban

piutang tak tertagih di muka sebelum piutang tersebut dihapus. Sedangkan

37

prosedur yang lainnya, dinamakan dengan metode penghapusan langsung,

mengakui beban bahwa hanya pada saat piutang dianggap benar-benar

tidak dapat ditagih lagi.

• Metode Penyisihan Akuntansi untuk Piutang Tak Tertagih

Beban Piutang Tak Tertagih

Penyisihan Piutang Tak Tertagih

• Metode Penyisihan Akuntansi untuk Piutang Tak Tertagih

Beban Piutang Tak Tertagih

Piutang

2.3.3 Penerimaan Kas

Menurut Mulyadi (2001, p455-p456) penerimaan kas perusahaan berasal

dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan

penerimaan kas dari piutang.

2.3.4 Jurnal

Menurut Mulyadi (2001, p4), jurnal merupakan catatan akuntansi yang

pertama diselenggarakan dalam proses akuntasi. Maka dalam sistem

akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi

satu transaksi pun yang tidak dicatat; catatan yang dilakukan di dalamnya

lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut

mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.

Menurut Warren, Reeve, Fess (2005, p188-p195), Jurnal khusus adalah

metode yang mengumpulkan transaksi. Jurnal khusus terdiri dari :

38

1. Revenue Journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat pendapatan yang belum

diterima.

2. Cash Receipts Journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan

dengan penerimaan kas

3. Purchase Journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara

kredit

4. Cash Payment Journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang

berhubungan dengan pengeluaran kas.