BAB 2

KAJIAN TEORI

2.1 Penelitian Yang Berkaitan

Penelitian pendahuluan dilakukan oleh peneliti

dengan menelaah literatur atau laporan penelitian

penelitian tentang sistem informasi akademik. Sejauh ini

ada beberapa literature yang telah ditelaah:

2.1.1 Efendi (2007) melakukan penelitian dengan judul

“Perancangan Sistem Informasi Akademik Di

Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Dengan Konsep Human Computer Interaction”.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem

informasi akademik di Fakultas Adab UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta dengan konsep Human Computer

Interaction (HCI). Metode yang digunakan adalah

metode kualitatif dengan menggunakan pendekatan

analisis induktif dengan mengesampingkan hipotesis

awal penelitian, mencari pola, bentuk dan tema-tema

untuk dapat mengungkapkan data secara sistematis.

Adapun hasil dari penelitian ini adalah Konsep

Human Computer Interaction yang diterapkan pada

SIA di Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

belum dapat diterapkan dengan baik, karena

usability, safe sistem, functional sistem, effective dan

efficient belum dapat dilaksanakan sepenuhnya.

Rekomendasi perancangan yang dibuat peneliti

adalah SIA yang berbasis Web (Web based), dengan

tetap memperhatikan konsep-konsep dasar dari HCI.

2.1.2 Ajiyati (2011) melakukan penelitian dengan judul

“Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis

Short Message Service (SMS) Interaktif Sebagai Media

Layanan Informasi Akademik Di SMP Negeri 2

Bambanglipuro” Penelitian ini bertujuan untuk

mengetahui pengembangan dan efektivitas sistem

informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai

media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2

Bambanglipuro. Aspek efektivitas yang diamati dalam

penelitian ini meliputi (1) Aspek kesesuaian fungsi

(Correctness), (2) Aspek efisiensi (Efficiency), dan (3)

Aspek kemudahan penggunaan (Usability). Data

primer dan sekunder di SMP Negeri 2 Bambanglipuro

Bantul. Responden penelitian adalah 30 siswa kelas

IX. Pelaksanaan penelitian dilakukan selama 3 (tiga)

hari penggunaan sistem yang kemudian dinilai

efektivitasnya oleh siswa. Aspek yang diteliti yaitu,

aspek correctness dengan delapan buah pertanyaan,

efficiency dengan enam buah pertanyaan, dan

usability dengan enam buah pertanyaan. Teknik

pengumpulan data menggunakan metode angket

berbentuk jawaban skala Likert dengan rentang skor

1-4. Validitas instrumen diukur dengan expert

judgement dan teknik analisa data menggunakan

analisis skala interval, kemudian hasil pengolahan

data diinterpretastikan secara deskriptif.

Pengembangan sistem melalui 6 tahap yaitu, analisis

kebutuhan, desain perancangan, pengkodean dan

implementasi desain, pengujian, validasi ahli, dan uji

coba sistem di sekolah. Hasil validasi isi sistem

informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai

media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2

Bambanglipuro sebesar 3.35 (baik), sedangkan hasil

validasi ahli media sebesar 3.60 (baik). Hasil

penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi

akademik berbasis SMS interaktif sebagai media

layanan informasi akademik di SMP Negeri 2

Bambanglipuro pada rerata aspek correctness sebesar

3.13 (baik), pada rerata aspek efficiency sebesar 3.22

(baik), dan pada rerata aspek usability sebesar 3.13

(baik).

2.1.3 Dengen dan Marisa (2009) melakukan penelitian

dengan judul “Sistem Informasi Akademik Berbasis

Web SMP Negeri 4 Samarinda” . Penelitian ini

menghasilkan sistem yang memberikan informasi

laporan keaktifan siswa secara online yang berupa

laporan nilai serta laporan absensi siswa yang

bersangkutan berbasis web, sehingga membantu

kecepatan dan kualitas dalam penyampaian

informasi. Selain itu dengan sistem yang berbasis

web maka informasi dapat diakses dengan waktu dan

tempat yang tidak terbatas. Pada sistem ini, menu

hanya dapat diakses oleh user tertentu yaitu siswa,

pengajar dan administrator. Pada hasil penelitian ini

telah dikembangkan sebuah Sistem Informasi

Akademik Berbasis Web dengan studi kasus pada

SMP Negeri 4 Samarinda. Dalam membangun sistem

ini digunakan alat bantu pengembangan sistem yaitu

Data Flow Diagram (DFD), Context Diagram, Entity

Relationship Diagram (ERD) dan Flowchart serta

dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP,

HTML dan MySQL sebagai databasenya.

Dari beberapa penelitian yang telah dilakukan oleh

beberapa peneliti tersebut di atas, maka perbedaan

penelitian ini dengan penelitian-penelitian terdahulu,

bahwa pada penelitian terdahulu kebanyakan membahas

tentang perancangan sistem informasi manajemen sekolah

yang memfokuskan pada manfaat yang diperuntukkan

sebagai pelayanan terhadap pelanggan ( siswa, mahasiswa),

maka penelitian yang akan dilakukan adalah

mengembangkan model sistem informasi manajemen

sekolah yang mampu mendukung pengambilan keputusan

tiap level manajemen yang terintegrasi berdasarkan

kebutuhan tiap level manajemen.

2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2.2.1 Sistem

Sebagaimana istilah SIM, sistem juga telah

didefinisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang

berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara

pandang dan lingkup sistem yang ditinjau. Secara umum

sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal

/kegiatan/elemen/ subsistem yang saling bekerja sama

(yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga

membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi

guna mencapai tujuan.Suatu sistem mempunyai

karakteristik tertentu yaitu mempunyai :

a. Komponen

b. Batas

c. Lingkungan

d. Penghubung antar komponen

e. Masukan (input)

f. Pengolahan (processing)

g. Keluaran (output)

h. Sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

i. Kendali

j. Umpan balik

Model umum suatu sistem terdiri atas masukan

(input), pengolahan (proses) dan keluaran (output), seperti

ditunjukkan dalam gambar berikut :

Gambar 2.1 Model sistem

2.2.2 Informasi

Data dan Informasi :

Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan

tentang kejadian nyata (fakta) yang dirumuskan dalam

sekelompok lambang tertentu yang tidak acak, yang

menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data akan

menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh

karena itu, data belum dapat banyak berbicara sebelum

diolah lebih lanjut. Informasi merupakan hasil pengolahan

data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki

kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk

memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan

diolah dan unit pengolah. Faktor-faktor yang berpengaruh

terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi, biaya

informasi, nilai informasi dan mutu informasi.

Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan

dalam gambar berikut :

Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi

2.2.3 Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai proses

memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk

mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat

dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam

suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan.

Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi

manusia, material, dan modal. Dalam sistem manajemen,

sumber daya manajemen meliputi ketiga sumber daya tadi

ditambah dengan sumber daya berupa informasi.

Dalam upaya memanfaatkan sumber daya

manajemen tersebut, manajer akan melakukan tiga macam

proses manajemen yaitu:

a. Perencanaan

b. Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan

dan koordinasi)

c. Pengambilan keputusan

Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga

tingkatan kegiatan manajemen yaitu:

a. Perencanaan dan pengendalian operasional

b. Perencanaan taktisdan pengendalian manajemen

c. Perencanaan strategis

Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat

digambarkan sebagai sebuah piramida seperti ditunjukkan

pada gambar berikut.

Gambar 2.3 Tingkatan kegiatan manajemen

2.2.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen

Istilah sistem Informasi Manajemen sebenarnya

terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi, dan

manajemen. Sistem informasi manajemen dapat

didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk

satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara

bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu

untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima

masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya

(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa

informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang

berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan

akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang,

mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis

organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya

yang ada guna mencapai tujuan.

2.2.5 Siklus Hidup Informasi

Dalam Sistem Informasi Manajemen, sistem tersebut

akan melakukan pengolahan data yang ada di dalam basis

data, baik secara manual, elektromekanik, elektronik

komputer dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan

kebutuhan para pemakai. Para manajer sebagai salah satu

pemakai informasi juga akan menggunakan informasi

tersebut sebagai dasar dalam proses pengambilan

keputusan manajemen. Hasil keputusan manajemen

tersebut dapat berupa aturan, standar, atau ukuran yang

digunakan sebagai acuan oleh para pelaksana di lapangan

untuk melaksanakan tugasnya. Ketika pelaksana

melaksanakan pekerjaannya ia akan memperoleh catatan

kejadian yang menjadi data-data transaksi baru yang

kemudian disimpan sebagai basis data. Aktifitas seperti ini

akan berlangsung secara terus menerus, tak akan pernah

berhenti dan membentuk suatu siklus hidup yang dikenal

sebagai siklus hidup informasi.

Gambar 2.4 Siklus hidup sistem

2.3 Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bidang

ilmu yang masih relatif baru. Awalnya, SIM hanya

merupakan bidang terapan yang mendapat perhatian para

pelaku bisnis. Pada tahun 1960-an, para akademisi dari

berbagai bidang ilmu, SIM mendapatkan kontribusi dari

berbagai bidang ilmu yang lebih mapan, seperti Ilmu

Komputer, Ilmu Teknik Elektro, Ilmu Perpustakaan dan

Informasi, Ilmu Matematika dan Statistika, Ilmu Ekonomi

dan Manajemen, serta berbagai Ilmu Sosial lainnya seperti

Psikologi, Budaya, Filsafat, dan mungkin masih ada klaim

dari ilmu lainnya yang tidak dapat diuraikan satu persatu

mulai memperhatikan dan mengadakan kajian-kajian dan

praktik dalam bidang ini. Konsekuensi dari sebuah bidang

ilmu yang relatif baru ialah para penelitinya memiliki latar

belakang non-SIM. Mereka cenderung memanfaatkan

kaidah dan metoda sesuai latar belakang yang mereka

anut, serta mempertahankan warna bawaannya tersebut.

Para akademisi berupaya untuk menyelesaikan

permasalahan SIM dengan beraneka ragam kerangka-

acuan, sesuai dengan latar belakang pendidikan masing-

masing (Ibrahim, 2004: 1-2).

Dengan mempertimbangkan uraian-uraian di atas

dapat dikemukakan definisi alternatif sistem informasi

manajemen pendidikan, yakni: sistem, yang terdiri dari

sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data,

yang memantau dan mengambil kembali data dari

lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan

operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur,

dan memilih data serta menyajikannya sebagai informasi

kepada para pemangku kepentingan pendidikan/sekolah,

terutama bagi para manajer pendidikan pada semua level

dan fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan

keputusan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen,

untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung

kegiatan operasional, termasuk di dalamnya kegiatan

instruksional.

2.4 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Sekolah

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem

yaitu metode penelitian dan pengembangan (research and

development). Metode Penelitian dan Pengembangan

(research and development) adalah metode penelitian yang

digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan

menguji keefektifan produk tersebut. Menurut Sujadi

(2003:164) Penelitian dan Pengembangan atau Research

and Development (R&D) adalah suatu proses atau langkah-

langkah untuk mengembangkan suatu produk baru, atau

menyempurnakan produk yang telah ada, yang dapat

dipertanggungjawabkan. Produk tersebut tidak selalu

berbentuk benda atau perangkat keras (hardware), seperti

buku, modul, alat bantu pembelajaran di kelas atau di

laboratorium, tetapi bisa juga perangkat lunak (software),

seperti program komputer untuk pengolahan data,

pembelajaran di kelas, perpustakaan atau laboratorium,

ataupun model-model pendidikan, pembelajaran, pelatihan,

bimbingan, evaluasi, manajemen, dll.

Untuk dapat menghasilkan produk tertentu

digunakan penelitian yang bersifat analisis kebutuhan dan

untuk menguji keefektifan produk tersebut supaya dapat

berfungsi di masyarakat luas, maka diperlukan penelitian

untuk menguji keefektifan produk tersebut. Jadi penelitian

dan pengembangan bersifat longitudinal (bertahap bisa

multy years). Penelitian Hibah Bersaing, adalah penelitian

yang menghasilkan produk, sehingga metode yang

digunakan adalah metode penelitian dan pengembangan.

Dalam pelaksanaan penelitian dan pengembangan,

ada beberapa metode yang digunakan, yaitu metode:

deskriptif, evaluatif, dan eksperimental. Metode penelitian

deskriptif, digunakan dalam penelitian awal untuk

menghimpun data tentang kondisi yang ada. Kondisi yang

ada mencakup: (1) kondisi produk-produk yang sudah ada

sebagai bahan perbandingan atau bahan dasar (embrio)

untuk produk yang akan dikembangkan, (2) kondisi pihak

pengguna, seperti sekolah, guru, kepala sekolah, siswa,

Berta pengguna lainnya, (3) kondisi faktor-faktor

pendukung dan penghambat pengembangan dan

penggunaan dari produk yang akan dihasilkan, mencakup

unsur manusia, saran-prasarana, biaya, pengelolaan, dan

lingkungan.

Metode evaluatif, digunakan untuk mengevaluasi

proses uji coba pengembangan suatu produk. Produk

dikembangkan melalui serangkaian uji coba, dan setiap

kegiatan uji coba diadakan evaluasi, baik evaluasi hasil

maupun evaluasi proses.

Metode eksperimen digunakan untuk menguji

keampuhan dari produk yang dihasilkan. Walaupun dalam

tahap uji coba telah ada evaluasi (pengukuran), tetapi

pengukuran tersebut masih dalam rangka pengembangan

produk, belum ada kelompok pembanding. Dalam

eksperimen telah diadakan pengukuran selain pada

kelompok eksperimen juga pada kelompok pembanding

atau kelompok kontrol. Pemilihan kelompok eksperimen

dan kelompok kontrol dilakukan secara acak atau random.

Pembandingan hasil eksperimen men pada kedua kelompok

tersebut dapat menunjukkan tingkat keampuhan dari

produk yang dihasilkan.

Strategi penelitian dan pengembangan banyak

digunakan dalam teknologi instruksional atau teknologi

pembelajaran yang sekarang lebih difokuskan pada sistem

instruksional atau sistem pembelajaran. Strategi ini banyak

digunakan untuk mengembangan model-model: desain

atau perencanaan pembelajaran, proses atau pelaksanaan

pembelajaran, evaluasi pembelajaran dan model-model

program pembelajaran. Penelitian dan pengembangan juga

banyak digunakan untuk mengembangkan bahan ajaran,

media pembelajaran serta manajemen pembelajaran.

Penggunakan strategi penelitian dan pengembangan dalam

teknologi instruksional banyak digunakan dalam

pendidikan dan pelatihan bidang industri, bisnis,

kemiliteran, teknologi, kedokteran, dll. Pendekatan ini

digunakan untuk pengembangan segi software, hardware,

teknoware maupun manage ware.

Metode penelitian dan pengembangan ini telah

banyak digunakan pada bidang-bidang ilmu alam dan

teknik. Hampir semua produk teknologi, seperti alat-alat

elektronik, kendaraan bermotor, pesawat terbang, kapal

laut, senjata, obat-obatan, alat-alat kedokteran, bagunan

gedung bertingkat dan alat-alat rumah tangga yang

moderen diproduk dan dikembangkan melalui penelitian

dan pengembangan. Tapi juga model ini juga bisa

digunakan dalam bidang ilmu-ilmu sosial seperti psikologi,

sosiologi, pendidikan, manajemen, dan lain-lain.

Dalam penelitian ini mengacu pada langkah-langkah

yang dilakukan oleh borg & gall yang kemudian

dimodifikasi menjadi studi pendahuluan yang dibagi

menjadi studi lapangan dan studi pustaka, analisis sistem,

perancangan sistem, pengembangan sistem, pengujian

sistem, verifikasi dan validasi sistem, revisi dan review

sistem, uji coba sistem, dan analisis hasil.

2.5 Aspek Penilaian

Aspek penilaian dalam penelitian ini yaitu menilai

kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi

manajemen sekolah. Informasi dapat berguna bagi

pemakainya atau bisa juga tidak berguna sama sekali. Hal

ini tergantung kepada kualitas informasi yang dihasilkan,

informasi akan berguna apabila kualitasnya baik. Baik

buruknya kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga faktor

penentu, yaitu isi informasi, waktu penyajian dan bentuk

informasi. Untuk lebih jelasnya berikut uraian tentang

beberapa syarat kualitas informasi (Kusrini,2007):

2.5.1 Ketersediaan (avability)

Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah

tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat

diperoleh bagi orang-orang yang hendak

memanfaatkannya.

2.5.2 Mudah dipahami (comprehensibility)

Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat

keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan

rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat

strategis.

2.5.3 Kesesuaian (relevan)

Dalam konteks oraganisasi, informasi yang

diperlukan adalah yang benar-benar sesuai dengan

permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

2.5.4 Kelengkapan (complete)

Cukup tidaknya informasi jika digunakan sebagai

bahan untuk membuat keputusan. Lengkap bukan berarti

semakin banyak semakin baik.

2.5.5 Ketepatan waktu (timeliness)

Saat yang paling baik dalam memberikan informasi

adalah pada saat diperlukan untuk membuat keputusan,

biasanya pada saat akan dilakukan analisis.

2.5.6 Kemudahan akses (aksesibilitas)

Berhubungan erat dengan kelonggaran cara

memperoleh data atau informasi (mudah dalam

mendapatkannya).

2.5.7 Akurat (accuracy)

Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih

dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa

informasi harus jelas dan mencerminkan makna yang

terkandung dari data pendukungnya.

2.5.8 Konsisten (consisten)

Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di

dalam penyajiannya, dan lebih mengacu pada jumlah

informasi yang harus ditampilkan (tanpa berlebihan)

karena hal ini merupakan syarat penting bagi dasar

pengambilan keputusan.