Bab 1 Konsep Dasar Administrasi Dan Manajemen (2)

1

MANAJEMEN PROYEK (TS2-416)

DIKTAT

DI SUSUN OLEH:

Mahfud, S.Pd, MT NIDN. 0002116606

JURUSAN TEKNIK SIPIL POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

2013

1

Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan

BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1.1 Pengertian Administrasi (definition of administration)

Administrasi terdiri dari dua kata yang masing masing mempunyai pengertian

tersendiri. Jika kedua kata itu digabungkan maka akan menambah pengertian baru.

Kata administrasi menurut asal katanya (etimologis) berasal dari Bahasa Latin, ad +

ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan

memenuhi, jadi tugas utama seorang administrator atau manajer adalah memberikan

pelayanan prima.

Pelayanan Prima dalam arti singkatan adalah:

a. Pantas : tepat janji dalam Biaya; Mutu, dan Waktunya (BMW);

b. Empati : memahami kebutuhan konsumen;

c. Langsung : responsive, segera dikerjakan dan tidak berbelit-belit;

d. Akurat : tepat atau teliti, reliable;

e. Yakin : kredibilitas, dapat dipercaya;

f. Aman : resiko kecil, keraguan kecil;

g. Nyaman : menyenangkan dan memuaskan;

h. Alat : lengkap dan modern;

i. Nyata : penampilan sarana prasarana, personil;

j. Perkataan : sopan santun, bersahabat, mudah berkomunikasi, mudah

dipahami, konsisten dengan tindakan;

k. Rahasia : kerahasiaan pelayanan terjamin;

l. Informasi : penyuluhan jelas mudah didengar dan dipahami, objektif,

valid, reliable, konprehensif, lengkap, dan mutakhir;

m. Mudah : kesediaan melayani, mudah dihubungi, mudah ditemui,

mudah disuruh;

n. Ahli : dikerjakan oleh orang yang benar-benar kompeten.

(Husaini Usman, 2006)

2


Administrare adalah kata kerja, sedangkan kata bendanya adalah administratio dan kata

sifatnya adalah administrativus. Administratio dalam Bahasa Inggris menjadi

administration. Dalam Bahasa Belanda menjadi administratie, dan dalam Bahasa

Indonesia menjadi administrasi. Jadi, administrare berarti melayani sedcara intensif.

Selanjutnya, dari kata administration diterjemahkan dalam Bahasa Inggris menjadi to

administer sebagai kata kerja, administrative sebagai kata sifat, administration sebagai

kata benda, dan administrator untuk orang yang melakukan kegiatan adminstrasi.

Akhirnya, kata administration atau administratie ini diterjemahkan pula ke dalam

Bahasa Indonesia menjadi administrasi.

Administatie dalam Bahasa Belanda mengandung pengertian sempit, yaitu pekerjaan

yang berhubungan dengan ketatausahaan (surat menyurat), sedangkan dalam arti luas

ialah seni (art) dan ilmu (science) mengelola (memanaj) sumber daya 7M +1I (man,

money, material, machines, methods, marketing, and minutes + information) untuk

mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Mengelola di sini meliputi perencanaan

(planning), pengorganisasin (organizing), pengarahan (leading), dan pengendalian

(controlling) disingkat POLC.

Efisien (daya guna) adalah proses penghematan 7M + 1I dengan cara melakukan

pekerjaan dengan benar (do things right), sedangkan efektif (hasil guna) adalah tingkat

keberhasilan pencapaian tujuan (outcomes) dengan cara melakukan pekerjaan yang benar

(do the right things). Efektif juga berarti mampu mencapai tujuan dengan baik. Jadi

efisien lebih memfokuskan dari pada hasil yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dapat

diukur secara kuantitatif dan kualitatif. Keefektifan secara kuantitatif adalah

perbandingan antara hasil yang diperoleh dibagi dengan target yang harus dicapai.

Sedangkan keefektifan secara kuantitatif adalah tingkat kepuasan yang diperoleh.

Sesuatu yang efisien belum tentu efektif dan sesuatu yang efektif belum tentu efisien.

Sesuatu yang efisien belum tentu efektif dan sesuatu yang efektif belum tentu efisien.

Contoh sesuatu yang efisien belum tentu efektif adalah melaksanakan pembelajaran,

kursus, atau diklat dengan 100 peserta per kelas lebih efisien biaya membayar satu

3


fasilitator dibandingkan dengan 20 peserta per kelas dengan membayar satu fasilitator,

akan tetapi proses dan hasilnya belum tentu efektif. Contoh sesuatu yang efektif tetapi

belum tentu efisien adalah siswa yang menyontek tidak pernah belajar, jarang masuk

sekolah, tetapi hasil belajar bernilai tinggi. Membunuh tikus dengan peluru itu efektif

tetapi tidak efisien, Jika sesuatu sudah efektif dan efisien, maka disebut produktif.

Keefektifan dapat dilihat sbb:

1) Keefektifan individual (input) yang ditentukan oleh pengetahuan, sikap, kemampuan

(keterampilan), motivasi, dan stress;

2) Keefektifan kelompok (proses) ditentukan oleh kekompakan (cohesiveness),

kemepimpinan, struktur, status, peran, dan norma;

3) Keefektifan organisasi ditentukan oleh lingkungan, teknologi, pilihan strategis,

struktur, proses, dan budaya. (Gibson, et.al. 2003).

Administrasi dalam arti luas ialah proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi. Pengarahan meliputi motivasi,

kepemimpinan, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, komunikasi,

koordinasi, negosiasi, dan perubahan organisasi. Pengendalian meliputi pemantauan,

penilaian, dan pelaporan. (Achemarhon, 1996; Stoner & Freeman, 2000; Robbin, 2000;

Hunsaker, 2001)

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian merupakan suatu sistem

yang terpadu (integratif) yakni antara satu dengan lainnya saling berkaitan secara utuh.

Artinya perencanaan harus diorganisasikan, diarahkan dan dikendalikan. Demikin

seharusnya dan akhirnya pengendalian pun harus direncanakan dan diorganisasikan,

diarahkan dan dikendalikan.

1.2 Pengertian Manajemen (definition of management)

Manajemen berasal dari Bahasa Latin, yaitu dari asal kata manus yang berarti tangan dan

agree yang berarti melakukan. Kata-kata itu digabung menjadi kata kerja manager yang

artinya menangani. Managere diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris dalam bentuk kata

kerja to manag, dengan kata benda management dan manager adalah sebutan untuk

4


orang yang melakukan kegiatan manajemen.

Akhirnya management diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi manajemen

atau pengelolaan.

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

a. Manajemen sebagai suatu proses;

b. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen;

c. Manajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (science)

Manajemen sebagai suatu proses, dikemukakan tiga buah definisi:

a. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu

proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi;

b. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai

sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk

mencapai tujuan yang sama. Manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang

melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang

melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen;

c. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (art) atau suatu ilmu

pengetahuan, dalam inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat,

segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni, golongan yang lain

mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama

mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang

melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan

organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Menurut Mary Parker Follet manajemen

adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari

mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu

tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja

yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh

dirinya sendiri.

5


Menurut Parker (Stoner & Freeman, 2000) ialah seni melaksanakan pekerjaan melalui

orang-orang (the art of getting things done throught people). Meskipun banyak definisi

manajemen yang telah diungkapkan para ahli sesuai pandangan dan pendekatannya

masing-masing, seperti Barnard (1938), Terry (1960), Gray (1982), Manulang (1983),

Gitosufarmo (1984), Sukiswa (1986), Siregar & Sumadhi (1977), Hitt, et, al. (1989),

Schermarhon (1996), Wright & Noe (1996), Fattah (1996), Matteson & Ivancevich

(1996), Handoko (2003), Gibson (2003), Dressler (2003), dan Casio (2003), namun tidak

satu pun yang memuaskan. Walaupun demikian, esensi manajemen dapat dipandang,

baik sebagai proses (fungsi) maupun sebagai tugas (task).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah inti dari administrasi disebut

demikian karena dalam pelaksanaan administrasi itu sendiri diperlukan keterampilan atau

kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya agar tercapai tujuan yang

telah ditetapkan perencanaan, pengorgani-sasian, pengarahan, dan pengendalian (P4)

sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

1.3 Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Administration dan Management digunakan dalam konteks dengan beberapa variasi

pengertian. Namun dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan arti dengan

kandungan makna to control yang artinya mangatur dan mengurus. Pada awalnya, kata

administration banyak digunakan untuk organisasi soaial dan manajemen untuk

organisasi komersial. Istilah management baru mulai popular setelah dipublikasikannya

karya ilmiah Taylor yang berjudul Shop Management pada tahun 1903 dan Principles

and Methods of Scientific Management pada tahun 1911.

Sejak itu, Amerika dan Inggris dalam organisasi komersialnya mulai lebih banyak

menggunakan istilah management daripada administration. Sebagai contoh. Buku Fayol

yang berjudul Administration Industrielle et Generale diterjemahkan ke dalam Bahasa

Inggris menjadi General and Industrial Management oleh Coubrough, Geneva, pada

tahun 1929. Sebagaian ahli berpendapat bahwa administrasi sama artinya dengan

manajemen seperti yang dinyatakan Sutrisno (1987) bahwa dalam pemakaiannya secara

umum administrasi diartikan sama dengan manajemen, dan administrator sama dengan

6


manajer. Namun, sebagian ahli lainnya berpendapat bahwa administrasi berrbeda dengan

manajemen seperti yang dikemukakan Sutrisno (1987) bahwa di bidang pendidikan,

pemerintahan, rumah sakit, dan kemiliteran orang umumnya memakai istilah

administrasi, sedangkan di bidang industry dan perusahaan digunakan istilah manajemen

dan manajer. Jadi administrasi lebih cocok digunakan untuk lenbaga-lembaga pemerintah

yang bersifat lebih mengutamakan kepentingan sosial sehingga pelaksanaannya disebut

administrator, sedangkan manajemen lebih cocok untuk lembaga-lembaga swasta yang

bersifat lebih mengutamakan kepentingan komersial sehingga pimpinannya disebut

manajer, akan tetapi dalam kenyataannya kedua istilah ini di Negara kita tidak diterapkan

secara konsisten karena Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan badan Usaha Milik

Daerah (BUMD) yang keduanya merupakan lembaga pemerintah telah menggunakan

istilah manajer untuk pimpinannya.

Pada bidang pendidikan, orang yang mempunyai kewenangan struktural yang terletak

pada garis otoritas, dimulai dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan seterusnya

disebut administrator. Pada bidang bisnis, terminology bisnis dikenakan pada mereka

yang bertanggungjawab terhadap urusan-urusan yang berkaitan dengan bisnis

(perdagangan). Perbedaannya terletak pada penugasan dan penetapan jabatan yang

berjaitan dengan urusan.

Menurut Mantja (2000), orang yang menjabat dalam tingkatan pertama struktur

organisasi disebut manajer, pejabat yang lebih tinggi di atasnya disebut administrator,

dan pejabat yang paling tinggi disebut eksekutif atau leader. Seorang manager dapat

menjadi leader, tetapi leader tidak dapat menjadi manager. Contohnya pimpinan

informal. Seseorang dapat menjadi manager tanpa harus memimpin. Contohnya, manajer

financial accounts. Manager berorientasi pada stabilitas, sedangkan leader berorientasi

pada inovasi.

Sejalan dengan pendapat di atas, Bush (2000) menyatakan bahwa seseorang dapat

menjadi leader, tetapi tidak dapat menjadi manager. Contohnya, seorang leader harus

sebagai pemimpin simbolik, penginspirasi, pendidikan dan menjalankan fungsi-fungsi

normatif pendidikan sebagai pemimpin yang tidak harus dimuliki oleh seorang manager.

7


Sebaliknya menurut Bush (2000), seorang dapat menjadi manager, tetapi tidak dapat

menjadi leader. Contohnya, manager harus memantau dan mengontrol kegiatan-kegiatan

organisasi, mengalokasikan sumber daya organisasi (7M + 1I) tanpa harus sebagai

pemimpin simbolik, penginspirasi, pendidik, dan manjalankan fungsi-fungsi normative

pendidikan sebagai pemimpin. Berdasarkan uraian di atas, maka terdapat empat pendapat

tentang manajemen dan kepemimpinan:

a. Kepemimpinan terpisah atau tidak ada hubungan dengan manajemen;

b. Kepemimpinan bagian manajemen karena fungsi manajemen adalah POLC;

c. Kepemimpinan dan manajemen bersifat tumpang tindih.

1.4 Tujuan Manajemen

Tujuan hendaknya ditetapkan secara logis, rasional, realistis dan ideal; berdasarkan fakta,

data, kemampuan serta potensi yang dimiliki; dan tidak bertentangan dengan nilai-nilai

sosial, agama, moral serta peraturan-peraturan pemerintah; agar tujuan perusahaan yang

ditetapkan bermanfaat bagi masyarakat, cukup visibel untuk dicapai.

G.R. Terry mendefinisikan tujuan perusahaan, “sesuatu tujuan manajerial adalah tujuan

yang diinginkan yang melukiskan skope yang jelas, serta memberikan arah kepada usaha-

usaha seseorang manjer”. Definisi ini mencakup empat pokok, yaitu: (1) tujuan, (2)

skope, (3) kepastian dan (4) arah. Tujuan harus mencakup ke empat pokok tersebut,

berikut perencanaan mengenai policies, stretegies, procedures, methode, system, rules,

intruction dan lain-lain yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Ada

bermacam-macam tujuan, tetapi disini kita batasi hanya dalam rangka manajemen saja,

sesuai dengan pokok tinjauan kita.

Pada dasarnya setiap tujuan adalah rencana, dan tujuan-tujuan organisasi, perusahaan

atupun pemerintah dapat kita lihat atau ditentukan pada Anggaran Dasar atau Anggaran

Rumah Tangga pada Statuta atau Undang-Undang Dasar. Tujuan dapat ditinjau dari

beberapa segi, antara lain berdasarkan: tipe-tipenya, prioritasnya, jangka waktunya,

sifatnya, hirarkinya, bidangnya dan menurut jiwanya. Pembagian tujuan berdasarkan

sudut tinjauan seperti ini, dapat di lihat secara lebih jelas sbb:

8


a. Menurut tipenya tujuan terbagi atas:

1) Profit objectives, bertujuan mendapatkan laba bagi pemiliknya;

2) Service objectives, bertujuan memberikan pelayanan yang baik bagi konsumen,

artinya mempertinggi nilai barang dan jasa yang di tawarkan kepada konsumen;

3) Social objectives, mementingkan nilai guna yang diciptakan perusahaan bagi

kesejahtraan masyarakat;

4) Personal objectives, menghendaki para pekerja secara individual economic, social

psychlogical mendapat kepuasan dibidang pekerjaan dalam perusahaan.

b. Menurut prioritasnya, tujuan terbagi atas:

1) Sasaran primer;

2) Sasaran sekunder;

3) Sasaran individual;

4) Sasaran sosial.

c. Menurut jangka waktunya, tujuan terbagi:

1) Sasaran jangka panjang;

2) Sasarn jangka menengah;

3) Sasaran jangka pendek.

d. Menurut bidangnya, tujuan terbagi atas:

1) Top level objectives, tujuan-tujuan umum, menyeluruh, menyangkut berbagai

bidang sekaligus;

2) Finance objectives, ialah tujuan-tujuan mengenai modal;

3) Production objectives, tujuan menyangkut produksi;

4) Marketing objectives, tujuan-tujuan mengenai bidang pemasaran;

5) Office objectives, tujuan-tujuan mengenai bidang ketatausahaan.

e. Menurut motifnya terbagi atas:

1) Public objectives, tujuan-tujuan yang harus dicapai karena ketentuan-ketentuan

undang-undang Negara;

2) Organizational objectives, tujuan-tujuan yang harus dicapai karena ketentuan-

ketentuan organisasi yang tercantum dalam statuta, Anggaran Dasar, Anggaran

9


Rumah Tangga yang bersifat zakelijk dan impersonal (tidak boleh berdasarkan

pertimbangan perasaan/selera pribadi dalam upaya pencapaiannya);

3) Personal objectives, tujuan pribadi atau individual (walaupun mungkin

berhubungan dengan organisasi), yang dalam usaha pencapaian nya sangat

dipengaruhi oleh selera ataupun pandangan pribadi.

1.5 Fungsi Manajemen (functions of management)

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di

dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan

kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh

seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia

menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah,

mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, fungsi manajemen, menjadi:

Adapun fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan (planning)

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang

sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah

penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan penetapan jawaban

kepada enam pertanyaan berikut:

1) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2) Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6) Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner; Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang

perlu untuk mencapai sasaran tadi.

10


b. Pengorganisasian (organizing)

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara

yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

c. Pengarahan (leading)

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu:

1) Mengambil keputusan;

2) Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan;

3) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka

bertindak.

Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki

pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai

tujuan yang ditetapkan.

d. Perintah (directing/commanding)

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan

usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan

dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan

baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

e. Memberikan motivasi (motivating)

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen

berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan

melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

f. Koordinasi (coordinating)

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk

melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan

kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan

bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan

organisasi.

11


g. Mengawasi (controlling)

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu

fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan

koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar

dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

h. Pelaporan (reporting)

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil

kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas

dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

i. Menyusun Staff (staffing)

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada

suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan

usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

j. Menaksirkan (forecasting)

Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran

terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih

pasti dapat dilakukan.

1.6 Sistem dan Pendekatan Manajemen

a. Sistem manajemen

1) Manajemen Bapak (paternalistic management)

Dalam setiap usaha dan aktifitas organisasi para pengikut (bawahan) selalu

mengikuti jejak bapak, manajer telah mendapat kharisma dari bawahan atau

pengikutnya sehingga para pengikut menganggap pimpinannya inilah yang paling

baik, paling pintar, paling benar.

12


Kebaikannya:

Jika bapak atau pemimpin tetap pada proporsi yang benar, pekerjaan dapat dengan

cepat di kerjakan, sehingg tujuan dapat tercapai dengan baik.

Kelemahannya:

a) Jika bapak tidak benar maka perusahaan akan hancur karena bawahannya akan

turut menyeleweng;

b) Kemajuan orang terbatas,sebab hanya tergantug pada kecakapan bapak,

bawahan hanya merupakan robot saja;

c) Kalau terjadi penggantian pimpinan maka pimpinan baru akan sulit untuk

melakukan tugas-tugas kepemimpinan sebab para bawahan telah

mengkultuskan pimpinan lamanya;

d) Para bawahan hanya menjadi orang yes man saja, sehingga daya fakir dan

kreatifitasnya tidak ada.

2) Manajemen Tertutup (close management)

Manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan

kepada para bawahannya walaupun dalam batas-batas tertentu.

Kebaikan:

a) Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin;

b) Pengambilan keputusan sangat cepat, karena tidak melibatkan partisipasi

bawahan dalam proses pengambilan keputusan.

Kelemahannya:

a) Para bawahan tidak mengetahui apakah perusahaan untung atau rugi;

b) Problem dan pemecahan masalah yang di hadapi perusahaan hanya di hadapi

manajer;

c) Tidak mempersiakan kader-kader penggantinya di masa depan;

d) Menimbulkan sifat apatis para bawahan terhadap masalah yang di hadapi

perusahaan atau orang.

13


Biasanya di terapkan oleh manajer yang otoriter karena dia menganggap yang

paling pintar, berkuasa dan sebagainya. Falsafah kepemimpinannya "Bawahan

Untuk Manajer".

3) Manajemen Terbuka

a) Atasan banyak menginformasikan keadaan (rahasia) perusahaan kepada para

bawahannya, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui

keadaan perusahaan (orang), dan semakin tinggi kedudukan bawahan semakin

banyak ia mengetahui rahasia perusahaan, tetapi rahasia jabatan selalu di

pegang teguh oleh manajer atau atasan;

b) Seorang manajer sebelum mengambil keputusan, terlebih dahulu memberikan

kesempatan kepada para bawahan untuk mengemukakan saran-saran atau

pendapat, keputusan terakhir tetap berada di tangan manajer.

Kebaikan:

a) Para bawahan ikut memikirkan kesulian-kesulitan yang di hadapi. orang dan

ikut pula memikirkan cara-cara pemecahan masalah yang di hadapi dan

mengembangkan usaha-usaha orang;

b) Para bawahan mengetahui arah yang diarnbil orang,sehingga jika telah

menjadi keputusan mereka tidak ragu-ragu lagi untuk melaksanakan;

c) Para bawahan akan lebih bergairah dan berpartisipasi tinggi pada tugasnya;

d) Para bawahan terbina dan terlatih sehingga pengkaderan berkembang dan

berkesinambungan;

e) Akan menimbulkan suatu kompetisi yang sehat sambil mereka berlomba-

lomba mengembangkan kecakapan dan kemampuannya;

f) Menimbulkan kerja sama yang sernakin baik dan hubungan-hubungan yang

semakin harmonis;

g) Menimbulkan perasaan senasib dan sepenanggungan serta solidaritas yang

semakin baik.

14


Kelemahannya:

a) Pengambilan keputusan lama, bertele-tele, biaya banyak, sebab diadakan

banyak pertemuan-pertemuan;

b) Rahasia keadaan orang/perusahaan kurang terjamin, karena kemungkinan para

pejabat yang mengikuti pertemuan membocorkan;

c) Kecakapan dan kepemimpinan manajer akan di ketahui para bawahan

sehingga wibawanya berkurang.

Biasanya di terapkan oleh manajer parsitipatif karena falsafah kepemimpinan nya

dalah manajer (atasan) itu untuk bawahan.

4) Manajemen Demokrasi (democratic management)

Pelaksana manajernen demokrasi hampir sama dengan mananjanen terbuka,

khususnya dalam proses pengambilan keputusan, dimana para anggota/ bawahan

di ajak dan diikutsertakan berpartisipasi memberikan saran-saran, pemikiran-

pemikiran dan cara-cara pemecahan terhadap masalah yang di hadapi.

5) Perbedaan manajemen demokrasi dengan manajemen terbuka :

a) Manajemen Demokrasi hanya dapat di lakukan dalam suatu organisasi, jika

setiap anggotanya mempunyai hak suara yang sama seperti MPR, DPR, dan

koperasi. Sedangkan manajemen terbuka dapat di laksanakan dalam orang

atau perusahaan;

b) Dalam Manajemen Demokrasi setiap anggota ikut menetapkan keputusan

berdasarkan suara terbanyak, sedangkan Manajemen terbuka keputusan di

tetapkan oleh manajer saja.

Kebaikan:

a) Keputusan yang di ambil relative lebih baik, karena di pikirkan dan di

putuskan oleh orang banyak;

b) Kecenderungan untuk bertindak otoriter dapat di hindarkan;

c) Keputusan yang di ambil dipertanggung jawabkan oleh para anggota;

d) Ruang lingkup dan arah keputusan di ketahui oleh masyarakat.

15


Kelemahannya:

a) Biaya dan waktu untuk mengambil keputusan cukup lama bahkan bertele-tele;

b) Adanya tirani minoritas dari para anggota.

Sistem Manajemen Demokrasi di kenal atas MD barat dan MD pancasila yang

perbedaannya adalah:

a) Dalam MD keputusan di ambil selalu berdasarkan atas jumlah suara terbanyak jika

jumlah suara seimbang (50%: 50%) maka masalah tidak jadi diputuskan;

b) MDP, keputusan di ambil berdasarkan atas musyawarah dan mufakat untuk

memperoleh kebulatan suara, jika tidak tercapai di lakukan voting berdasarkan

jumlah suara terbanyak.

b. Pendekatan-pendekatan manajemen :

1) Pendekatan berdasarkan kebiasaan (empirial case approach)

Manajernen di pelajari dari sudut sejarahnnya, asal usulnya berdasarkan

pengalaman-pengalaman nyata di masa lalu.

2) Pendekatan berdasarkan kelakuan antar individu (interpersonal behavior

approach)

Manajemen di pelajari berdasarkan hubungan antar manusia, diakui tingkah laku

manajer dengan bawahan, bawahan dan bawahan sebagai manusia.

3) Pendekatan berdasarkan kelakuan kelompok (group behaviour approach)

Manajemen di pelajari dari psikologi sosial suatu studi pola budaya mengenai

susunan tingkah laku kelompok manusia (organizational behaviour) yang di artikan

sebagai sistem, pola hubungan antar manusia di antara kelompok.

4) Pendekatan sistem kerja sama social (cooperative social system approach)

Manajemen di pelajari dari teori system atau merupakan bagian dari teori system

semua manajer bekerja dalam suatu system social, manajer memimpin orang

berdasarkan kerja sama manusia, kerja sarna ini timbul sebagai akibat adanya

keterbatasan physic, biologi, psychology, dan sociologi.

5) Pendekatan sistem sosioteknik (socio technological system approach)

Memandang suatu orang sebagai dua system yaitu social system dan technical system

16


yang kedua-duanya perlu ada interaksi yang harmonis. Jadi orang dan manajemen

yang efektif tidak hanya tergantung pada interaksi yang baik dari orang-orang tetapi

juga pada lingkungan teknis di tempat mereka bekerja, cara bekerja, alat-alat yang di

gunakan, ruangan dan keadaan cahaya tempat mereka bekerja.

6) Pendekatan teori keputusan (decision theori approach)

Merupakan pemilihan secara rasional yang di titik beratkan pada keputusan rasional,

logis dan ilmiah. Rational Decision adalah pemilihan di antara beberapa alternative

yang merupakan cara tindakan yang berdasarkan keputusan yang di ambil secara

rasional. Jadi, rational decision harus di dasari oleh alternative kegiatan yang di

evaluasi, baru kemudian di pilih.

7) Pendekatan pusat komunikasi (communication center)

Menekankan pentingnya peranan komunikasi bagi manajer.

8) Pendekatan matematis (mathematical approach)

Melihat manajemen sebagar suatu system proses dalam model-model matematik,

pendekatan ini di kenal sebagai operation research/ operationalist yang mendasarkan

pembahasan pada pendekatan mathematic dan telah menamakan dirinya sebagai

manajement scientist. Jadi, dalam pengambilan keputusan selalu dengan bantuan

orang yang merupakan penerapan dari metode ilmiah terhadap masalah-masalah

manajemen yang di kemukakan secara kuantitatif.

9) Pendekatan Situasional (contingency approach)

Mempelajari manajemen di dasarkan pada sifat situasional (sikon) internal dan

eksternal orang pada saat tersebut. Masalah-masalah yang di hadapi di selesaikan dan

di atasi berdasarkan situasional (sikon), sehingga pemecahan masalah yang berbeda-

beda dilakukan dengan cara yang berbeda-beda pula.

10) Pendekatan sumber daya manusia (human resources/supportiveapproach)

Manajemen di pelajari dengan SDM sebagai dasar kajian/tinjauan. Masalah individu,

kelompok kerja, lingkungan kerja, motivasi-motivasi apa yang dapat meningkatkan

produktivitas kerjanya.

11) Pendekatan kombinasi (combination approach)

Manajemen ini berdasarkan kombinasi sernua pendekatan diatas (1-10).

17


1.7 Peran manajer

Selain menjalankan fungsi manajemen, seorang manajer juga dituntut untuk menjalankan

perannya sebagai seorang manajer. Tugas menajer meliputi perencanaan, peng-

organisasian, pengarahan, pengkordinasi da pengendali, seluruh sumber daya yang ada

guna mencapai tujuan. Menurut Mintzberg peran seorang manajer dapat dibagi menjadi

tiga peran besar yaitu, interpersonal, informational, dan decisional. Interpersonal

merupakan peran manajer yang berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan denga

orang lain dan tugas-tugas yang bersifat seremonial dan simbolik. Informational

merupakan peran manajer yang berkaitan dengan menerima, menyimapn dan

menyebarluaskan informasi. Sedangkan decisional merupakan peran manajer yang

berkaitan dengan penentuan berbagai pilihan.

a. Peran Interpersonal Manajer (interpersonal manajerial)

Manajer mempunyai tiga peran dalam hubungannya dengan sesame anggota perusahaan

atu industry yaitu:

1) Peran figure

Peran figure artinya bahwa seorang maanjer merupakan symbol. Manajer harus berperan

melakukan tugas rutin yang berkaitan dengan tugas-tugas resmi dan pekerjaan-pekerjaan

yang bersifat social. Sebagai contoh adalah memberi sambutan pada acara resmi,

membuka acara yang diselenggarakan industri, menjadi penanggung jawab setiap

kegiatan dan sebagainya.

2) Peran pemimpin

Manajer adalah pemimpin sehingga manajer harus mampu memimpin, membimbing,

memotivasi, memberikan reward dan pusnishmen, mengatur anggota melalui pembagian

kerja agar tujuan dapat tercapai.

3) Peran Penghubung

Peran manajer yamg lain adalah sebagai penghubung antar anggota atau sumber daya

manusia, antar anggota dan pihak eksternal. Untuk itu diperlukan kemampuan

komunikasi dari manager agar dapat terjadi hubungan yang harmonis antara anggota

organisasi maupun dengan pihak eksternal.

18


b. Peran informasional Manajer

Manajer mempunyai peran dalam hal pencarian, pengelolahan dan pendistribusian baik

dari maupun untuk anggotanya. Peran manajer dalam bidang informasi meliputi:

1) Peran Pemonitor

Manajer harus menjalankan peran dalam hal mencari, menerima berbagai informasi

pengembangan pemahaman terhadap industri. Seorang manajer harus mampu melakukan

monitoring terhadap semua kejadian yang dapat memberikan pegaruh terhadap industri.

2) Peran Deseminasi

Manajer harus menjalankan peran sebagai desiminator yaitu dalam penyebaran informasi

baik kepada internal maupun eksternal perusahaan atau industri. Manajer harus dapat

membedakan antara informasi yang berasal dari fakta (kebenaran) atau informasi yang

bersifat interpretasi.

3) Peran Juru bicara

Manajer mempunyai peran yang sangat sebagai juru bicara yaitu dalam hal

menyampaikan dan menyebarkan informasi kepada pihak luar kegitan-kegiatan ataupun

produk dan hasil yang dicapai.

c. Peran manajer dalam pengambilan keputusan

Peran manajer lainnya adalah dalam hal pengambilan keputusan. Manajer mempunyai hal

berikut yang berkaitan dengan pengambilan keputusan:

1) Kewirausahaan

Seorang manajer harus mampu mencari berbagai peluang bagi perusahaan atau

industri terhadap lingkungannya dan mengambil inisiatif untuk mengembangkan

berbagai proyek perubahan. Manajer perlu mengembang-kan jiwa enterprenuership

guna mengembangkan organisasi menjadi lebih profit, lebih baik dan lebih sukses.

2) Penyelesaian masalah, manajer mempunai tanggung jawab terhadap tindakan

perbaikan ketika terjadi masalah yang tidak diharapkan.

3) Pembagi sumber daya, manajer mempunyai tugas yang utama yaitu Planning,

organizing, actuating, leading, staffing and controlling sehingga manajer berperan

19


dalam mengalokasikan sumber daya yang ada baik material, machine, money dan

sumber daya industri yang lain.

4) Negosiator atau juru runding, manajer bertanggung jawab dalam mewakili

perusahaan atau industri pada kegiatan negosiasi dengan pihak luar perusahaan atau

industri, sehingga manajer perlu mengembangkan kemampuan negosiasi.

Menurut Henry Mintzberg ada 10 macam peran manajer. Peran-peran tersebut

merupakan himpunan dari sejumlah aktivitas para manajer yang diperoleh melalui suatu

studi yang mendalam. Kesepuluh peranan yang dimaksud adalah:

1. Peran sebagai kepala (figurehead role) yaitu peran untuk mewakili organisasi yang

dipimpinnya dalam setiap kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal;

2. Peran pemimpin (leader role) yaitu peran untuk menjadikan unit organisasinya

berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam mencapai tujuan dimana manajer perlu

mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan kondisi yang memungkin-kan untuk

bekerja bagi pengikutnya;

3. Peran penghubung (liaison role) yaitu peran yang mengharuskan manajer melakukan

interaksi dengan teman sejawat, staf, dan orang – orang lain yang berada di luar

organisasinya untuk mendapatkan informasi;

4. Peran pemantau (monitor role) yaitu peran yang mengharuskan seorang manajer

untuk menjadi pencari, penerima dan pengumpul informasi agar supaya mampu

mengembangakan pengertian yag baik dari organisasi yang dipimpinnya;

5. Peran penyebar (disseminator role) yaitu peran yagn menempatkan manajer sebagai

penyebar informasi ke seluruh jajaran organisasi yang menjadi tanggung jawabnya.

Ini dimungkinkan karena ia memiliki akses pada semua informasi melalui peran

monitornya;

6. Peran juru bicara (spokesman role) yaitu peran manajer untuk mewakili organisasi

utnuk menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasinya;

7. Peran wirausaha (entrepreneur role) yaitu peran sebagai pemrakarsa dan perancang

bagi sejumlah perubahan yang terkendali dalam organisasinya;

8. Peran penghalau gangguan (disturbance-handler role) yaitu peran yang membawa

manajer untuk bertanggung jawab ketika organisasinya mengalami krisis yang

20


seringkali tidak direncanakan sebelumnya;

9. Peran pembagi sumber-daya (resource allocator of role) yaitu peran manajer sebagai

penentu di dalam mengalokasi sebagai sumber daya, seperti keuangan/dana untuk

kegiatan tertentu di dalam organisasi;

10. Peran perunding (negotiator role) yaitu peran yang menempatkan manajer sebagai

perunding (negotiator) baik dengan pihak – pihak dalam lingkungan organisasi

maupun pihak luar guna pemecahan bagi masalah – masalah yang dihadapi

organisasi.

Dari semua peran diatas selanjutnya dapat dikelompokkan kedalam 3 kelompok perilaku

manajer, yaitu :

1. perilaku antar-pribadi (interpersonal behavior) yang terdiri dari: peran pemimpin,

kepala dan perantara;

2. perilaku pemrosesan informasi (information processing behavior) yang terdiri:

monitor, penyebar, dan juru bicara;

3. perilaku pengambilan keputusan (descision making behavior) yang meliputi:

wirausaha, penghalau gangguan, pembagi sumber daya, dan perunding.

21


DAFTAR PUSTAKA

M. Sukoadji, B.Sc & Drs. Suratman, 1979, Pengetahuan Industri dan Rencana Anggaran, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta.

Iman Soeharto, 1995, Manajemen Proyek, Erlangga, Jakarta.

Harold, K., 1998, Project Management, A System Approach to planning, Scheduling, and Controlling

Drs.H. Malayu S.P. Hasibuan, 2001, Manajemen, Bumi Aksara.

Pilcher R., 1992, Principles Of Construction Management

Prof. Dr. Husaini Usman, M.Pd, MT, 2006, Manajemen (Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan) PT. Bumi Aksara, Jakarta.

Documents

Bab 1 Konsep Dasar Administrasi Dan Manajemen (2)