Audit Internal Dan Tinjauan Manajemen

8/10/2019 Audit Internal Dan Tinjauan Manajemen

1/8

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI

MUTUAGRI - 103 AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN

NO. TERBIT : 1 NO. PERBAIKAN : 0

TANGGAL TERBIT : 01 Apr il 2005 HALAMAN : 1 dari 8

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN

DISETUJUI OLEH,

GENERAL MANAGER

NO. PENGGANDAAN :

DISTRIBUSI KE :

TANGGAL DISTRIBUSI :

Status Distribusi *) :

DIKENDALIKAN

TIDAK DIKENDALIKAN

*) Beri tanda untuk yang sesuai


2/8


3/8






1.0

TUJUAN

1.1 Memberikan pedoman, menetapkan tanggung jawab dan program audit internal sistemManajemen MUTUAGRI, tindakan koreksi dan pencegahan, dan tinjauan manajemen sehinggadapat menjamin bahwa Sistem Manajemen MUTUAGRI telah diimplementasikan secara efektifdan sesuai dengan persyaratan standar yang diacu.

1.2 Menjamin keefektifan dari penerapan Sistem Manajemen MUTUAGRI dengan mengidentifikasisetiap ketidaksesuaian yang mungkin ada dan potensial guna mengupayakan tindakan perbaikandan pencegahan.

1.3

Memastikan keefektifan dan kesesuaian serta perubahan/ peningkatan yang terjadi pada sistem

mutu dan aktivitas MUTUAGRI secara berkaIa atau dalam waktu tertentu

1.4 Merupakan pedoman bagi MUTUAGRI dalam melakukan tindakan perbaikan apabila terjadiketidaksesuaian atau penyimpangan terhadap penerapan sistem manajemen, tindakanpencegahan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kembali ketidaksesuaian ataupenyimpangan.

2.0 RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini diterapkan pada semua organisasi, aktivitas, proses dan kegiatan yang berada dalamMUTUAGRI.

2.2 Prosedur ini diterapkan pada seluruh area ketidakcukupan dan/atau ketidaksesuaian aktual ataupotensial dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen MUTUAGRI.

2.3

Prosedur ini jika diperlukan dapat diterapkan dalam aktivitas Rapat Tinjauan Manajemen dalampelaksanaan Sistem Manajemen MUTUAGRI yang membahas pengkajian tujuan, sasaran dankinerja MUTUAGRI, temuan audit, evaluasi keefektifan Sistem Manajemen MUTUAGRI dankesesuaian kebijakan manajemen dan kebutuhan untuk perubahan-perubahan yang terjadi.

2.4 Prosedur ini mencakup tinjauan dari hasil internal audit, banding, keluhan, kebutuhan pelatihan,dan lain hal yang akan dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.

3.0 DEFINISI

Secara umum, kata-kata kunci yang digunakan dalam prosedur ini mengacu kepada definisi yangdigunakan sebagai acuan pada dokumen bagian 4.0 dan/atau dijabarkan dalam prosedur padalokasi yang sesuai.


4/8






4.0 REFERENSI

4.1

MUTUAGRI 01, Panduan Sistem Sertifikasi Organik;4.2 MUTUAGRI 03, Panduan Mutu Sistem HACCP;4.3

ISO 9000 : 2000, Quality Management System Fundamentals and Vocabulary;4.4 Pedoman BSN 1001 : 1999, tentang Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya

dan PengendalianTitik Kritis (HACCP);4.5

Pedoman BSN 401 - 2000, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Produk;4.6 IFOAM Accreditation Criteria for Bodies Certifying Organic Production and Processing, approved by

World Board, August 2002;4.7 Pedoman KAN 901-2006, Persyaratan UmumLembaga Sertifikasi Pangan Organik.4.8 SNI 19-19011-2003: Panduan audit sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan.

5.0 PENANGGUNG JAWAB

5.1 Presiden Direktur bertanggung jawab memimpin rapat tinjauan manajemen, berkonsultasi denganpeserta rapat, meninjau dokumen yang diajukan serta mengesahkan perubahan perubahandokumen system dan/ atau tindakan yang diambil.

5.2 General Manager yang bertindak selaku Wakil Manajemen bertanggung jawab secara keseluruhandan mengatur sumber daya yang diperlukan dalam melakukan audit internal Sistem MUTUAGRI,memonitor dan memverifikasi bahwa perubahan dokumen telah diterbitkan kembali, memonitoringtindakan-tindakan yang diambil sudah dilaksanakan dengan benar dan efektif serta mempersiapkanrapat tinjauan manajemen dan memastikan pelaksanaannya sesuai dengan periode waktu yang telahditentukan;

5.3 Quality Assurance (QA) bertanggung jawab terhadap perencanaan program, koordinasi pelaksanaandan pemeliharaan program audit internal Sistem MUTUAGRI termasuk monitoring terhadappenyelesaian tindakan koreksi serta menyiapkan data tindakan koreksi dan pencegahan yang telahdilakukan untuk tinjauan manajemen;

5.4

Personal yang diaudit bertanggung jawab terhadap areanya yang akan diaudit;

5.5 Auditor internal bertanggung jawab terhadap laporan hasil audit internal dan verifikasi.

5.6

Personal yang ditunjuk oleh General Manager/Wakil Manajemen untuk melaksanakan tindakanperbaikan dan pencegahan;

6.0 PROSEDUR

6.1

AUDIT INTERNAL

6.1.1

Penjadwalan Audit internal

6.1.1.1 QA berkonsultasi dengan Manager Operasional, merencanakan dan menjadwalkan audit internal

yang mencakup seluruh area yang dipersyaratkan dalam standar yang diacu. Jadwal audit inidiotorisasi pula oleh General Manager.


5/8






6.1.1.2 Penjadwalan harus mencakup setiap elemen dari sistem untuk diaudit minimal setiap 1 (satu) tahun

sekali ( 2 bulan). Apabila terjadi penambahan pada program audit yang sudah dijadwalkan,frekuensi audit dari aktivitas khusus tersebut bisa ditingkatkan sesuai dengan kebijakan dari QA,Manager Operasional atau langsung dari General Manajer sewaktu-waktu berlaku pada keadaantertentu.

6.1.1.3 Keadaan tertentu tersebut bisa saja diluar jadwal audit internal yang telah ditetapkan, tetapi tidakperlu dibatasi pada hal-hal berikut ini :

a. Hasil yang tidak memuaskan pada audit sebelumnya dari aktivitas atau area khusus.

b.

Keluhan yang sah dari pelanggan yang ditunjukkan oleh kemunduran dalam pelayanan yangditawarkan oleh divisi MUTUAGRI.

c.

Pergantian personal pada aktivitas atau area.d.

Revisi besar pada metoda operasional dari suatu aktivitas / kegiatan atau area.

6.1.1.4

QA menyiapkan jadwal audit mutu internal menggunakan formulir Jadwal Audit InternalMUTUAGRI-318 dan diajukan ke General Manajer untuk dimintai persetujuannya dandidistribusikan kepada personal yang diaudit dan auditor internal yang terkait.

6.1.2 Pelaksanaan Audit

6.1.2.1

QA dapat menyelenggarakan audit atau dengan alternatif memilih personal lain yang berkompeten(minimal yang telah mendapatkan pelatihan tehnik audit) sesuai dengan kriteria kompetensi padaprosedur MUTUAGRI-101 dan memastikan bahwa personal yang ditunjuk benar-benar independenterhadap area yang diaudit.

6.1.2.2 Auditor internal yang ditunjuk akan mempersiapkan bahan-bahan audit sebagai berikut :-

Daftar hadir- Daftar periksa- Laporan ketidaksesuaian- Laporan audit

6.1.2.3

Personal yang terkait dengan area yang diaudit dapat menandatangani daftar hadir pada saat rapatpembukaan dengan mengisi form daftar hadir MUTUAGRI-319.

6.1.2.4

Selanjutnya auditor internal akan menjelaskan lingkup audit, mengkonfirmasi bagian-bagian yangakan diaudit, metode yang digunakan, memastikan auditee yang akan diaudit dan hal-hal lainnyayang diperlukan.

6.1.2.5

Dalam melaksanakan audit, auditor internal dapat menggunakan Daftar Periksa Audit Internal(MUTUAGRI-320) sebagai panduan dalam mengaudit. Apabila teridentifikasi kekurangan, makaauditor internal akan menerbitkan Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI-321) yang disetujui oleh auditeenya.


6/8






6.1.3 Pelaporan Hasil Audi t

6.1.3.1

Auditor internal melaksanakan pertemuan akhir audit (closing meeting) dengan Manajemen daridivisi atau auditeenya untuk memberitahukan ringkasan temuan selama audit termasuk pembacaandan presentasi mengenai Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI-321) yangditerbitkan dan meminta tanda tangan atau persetujuannya. Form Daftar Hadir (MUTUAGRI-319)diisi lengkap.

6.1.3.2 Auditor internal harus menyerahkan form Daftar Periksa Audit Mutu Internal, Form Daftar Hadir danForm Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan kepada QA dan meminta auditee untukmelaksanakan tindakan koreksi.

6.1.3.3 Tndakan koreksi yang tepat untuk menghilangkan sebab dari suatu masalah yang ditemukan harusdisetujui oleh Manajer Operasional atau General Manager bersama-sama dengan tanggalpenyelesaian tindakan koreksi. Berdasarkan pada kerumitan atau banyaknya ketidaksesuaian, QAbila perlu dapat mempertimbangkan untuk mengikutsertakan General Manajer dalam memutuskantindakan koreksi yang tepat. Tindakan koreksi ini bisa diselesaikan pada waktu pertemuanpenutupan atau sesudah pertemuan penutupan.

6.1.3.4 QA akan mencatat berdasarkan urutan nomor setiap permintaan tindakan koreksi dan pencegahankedalam form Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan MUTUAGRI-322 QAakan melengkapi pada daftar tersebut detail-detail yang relevan dari setiap permintaan tindakankoreksi.

6.1.3.5

QA menyiapkan Laporan Ringkasan Audit Internal MUTUAGRI-323 dalam 5 (lima) hari kerja daripetunjuk temuan-temuan audit dan jika memungkinkan arti dari temuan-temuan tersebut. laporantersebut akan dibagikan kepada :

General Manajer.

Manajer Operasional (jika perlu).

Arsip.

6.1.4

Pelaksanaan dan Verifikasi Audit

6.1.4.1

QA dan/atau Ketua Tim bertanggung jawab untuk memonitor penyelesaian dari tindakan koreksiberdasarkan waktu penyelesaian yang telah disetujui dan memastikan bahwa tindakan koreksi yangdiambil benar-benar efektif. Form Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahanakan disimpan oleh QA dan digunakan sebagai panduan untuk tindakan-tindakan koreksi yangmasih belum terselesaikan.

6.1.4.2 QA akan menginformasikan kepada Manajer Operasional untuk memonitor dan melihatperkembangan dari tindakan koreksi yang diambil. Tergantung pada kerumitan dariketidaksesuaian, QA dapat menjadwalkan audit selanjutnya untuk mengukur dan membuktikankeefektifan tindakan koreksi yang diambil. Pada kasus-kasus tertentu, audit dapat dipusatkan padadaerah-daerah yang ditemukan ketidaksesuaian dan akan dilaporkan dengan mencatat tindakan

dan hasil dibagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi yang dimaksud.


7/8






6.1.4.3 Jika tindakan koreksi dianggap memuaskan, QA akan menandatangani dan memberikan tanggalpada bagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi, dan menambahkan catatan-catatan dan /atau referensi-referensi yang relevan, jika diperlukan. QA akan memasukan tanggal penyelesaiantindakan koreksi dikolom verifikasi dari daftar status permintaan tindakan koreksi dan pencegahan(MUTUAGRI-322).

6.1.4.4 Apabila tindakan koreksi tidak dapat dilakukan hingga tanggal yang telah ditetapkan dan QA tidakdapat memecahkannya dengan Manajer Operasional, maka masalah itu harus dilaporkan secaratertulis kepada General Manajer untuk diambil keputusan dan tindakannya. Catatan perhatianterhadap masalah ini akan dimasukkan dalam bagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi,tetapi tidak akan ditandatangani.

6.2 TINJAUAN MANAJEMEN

6.2.1

Persiapan

6.2.1.1 Tinjauan manajemen dilaksanakan 1 (satu) tahun sekali (2 bulan) melalui rapat atau pertemuanpada level manajemen yang kemudian akan disampaikan kepada Dewan Pembina untuk memberimasukan/ saran/ perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan sistem.

6.2.1.2

GM akan meminta QA untuk menyiapkan undangan rapat tinjauan manajemen termasuk agenda

rapat (MUTUAGRI-324) dan menyusun data-data atau mengumpulkan dokumen-dokumen yangakan ditinjau yang mencakup :a. Hasil audit (internal dan external)b. Hasil evaluasi terhadap kinerja personal (inspektor, tenaga ahli)c.

Tinjauan terhadap kebijakan dan sasaran mutud. Masukan dari pihak internal (termasuk sub kontraktor) dan operatore. Status tindakan koreksi dan pencegahanf.

Hasil tinjauan manajemen yang lalug.

Potensi-potensi peningkatan sumberdayah. Perubahan sistem atau mekanisme sertifikasi dan pemeliharaannyai.

Klaim dan komplainj.

Masukan dari komite imparcial (Cultivador Comitee)

k.

Umpan balik dari pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan

6.2.2 Pelaksanaan

6.2.2.1

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dapat dihadiri oleh peserta berikut ini dan dipimpin olehPresiden Direktur, tapi tidak terbatas pada :a. Direktur.b.

General Manajer/Wakil Manajemenc. Manajer Operasional Sub-Divisi.d. Quality Assurance.e. Staf yang ditunjuk.

6.2.2.2 Agenda rapat tinjauan manajemen adalah seperti tercantum pada bagian 6.2.1.2 diatas.


8/8






6.2.2.3 Semua peserta rapat tinjauan manajemen menandatangani daftar hadir (MUTU-4014).

6.2.2.4

Manajer QA akan mencatat laporan / notulen rapat yang merupakan output tinjauan manajemen,yang kemudian diotorisasi oleh GM dan dibagikan kepada semua peserta yang terkait/ memerlukan(MUTU-4015).

6.2.2.5 Beberapa tindakan yang dihasilkan dari rapat dicatat oleh Manajer QA dan/atau ManagerOperasional menggunakan form Daftar Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI-322).

6.3

Tindak Lanjut

6.3.1 QA bertanggung jawab untuk memonitor penyelesaian dari tindakan yang diidentifikasi didalamhubungannya dengan personal yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan.

6.3.2

Setelah setiap tindakan selesai dilakukan, QA akan memasukkan tanggal penyelesaian dalamkolom yang tepat pada form Daftar Tindakan yang asli.

6.3.3

Apabila tidak diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan, QA akan melaporkan keadaantersebut kepada General manajer untuk dicarikan pemecahannya.

6.3.4

Apabila tindakan yang diidentifikasi mengharuskan adanya perubahan-perubahan pada dokumensistem mutu, revisi dokumen ini harus dikontrol sesuai dengan Prosedur MUTUAGRI-102

(Pengendalian Dokumen dan Rekaman).

7.0.

DOKUMENTASI

Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk cetakan dan atau media elektronik lainnya dalambahasa Indonesia atau dapat berbahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status legalitas yangsama.

8.0 DAFTAR FORMULIR

8.1 MUTUAGRI-318 : Jadwal Audit Internal8.2 MUTUAGRI-319: Daftar Hadir Audit Internal.8.3 MUTUAGRI-320: Daftar Periksa Audit Internal8.4 MUTUAGRI-321: Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan.8.5 MUTUAGRI-322: Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan8.6

MUTUAGRI-323 : Laporan Ringkasan Audit Internal8.7 MUTUAGRI-324 : Invitation Letter8.8 MUTUAGRI-359: Rekapitulasi Catatan Pengaduan8.9

MUTU-4014: Daftar Hadir.8.10

MUTU-4015: Notulen Rapat

Documents

Audit Internal Dan Tinjauan Manajemen