Upload
lamtu
View
221
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan
Kearsitekturan telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Juli 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 07 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu
dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab
Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi,
Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang
kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga
Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi
terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di mana
kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran
ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi
yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,
inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.
Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus
mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di
dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna
mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai
ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah
pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan
kearsitekturan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan
langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subdit
Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan.
Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan adalah
sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan
Kearsitekturan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit
yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan
program lembaga.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini berlaku dan
digunakan di lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Prosedur
Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini meliputi Penyusunan
Daftar Arsip Kartografi Dan Kearsitekturan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance,
Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip
Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi,
Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penulisan Daftar, Penilaian Dan Penelaahan Daftar,
Penyempurnaan Daftar, Penilaian Dan Pengesahan.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan
urutan kegiatan tertentu.
2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi
penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau
pencipta arsipnya.
3. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja
dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan
pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
4. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.
5. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka
sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan
digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari
fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.
6. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip
dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
7. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari
suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu
fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu
arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor
sementara arsipnya.
8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan
informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).
9. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema
definitif yang dibuat.
10. Penulisan Daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian
yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip.
11. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II.
12. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah.
13. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah
/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan dilaksanakan melalui
tahapan sebagai berikut:
1. Penyusunan Daftar.
2. Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance
Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan
kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan
mempermudah proses penyusunan rencana teknis.
3. Penyusunan Rencana Teknis
Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang
rincian biaya,waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip.
4. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi
Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema
sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip.
5. Penyusunan Skema Sementara
Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema
sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip.
6. Rekonstruksi
Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan
untuk selanjutnya dideskripsi.
7. Deskripsi
Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi.
8. Penyusunan Skema Definitif
Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah
skema definitif (tetap).
9. Manuver
Setelah skema definitif tersusun,selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang
ada.
10. Penulisan Daftar
Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari
kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
11. Penilaian dan Penelaahan
Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan Direktur
Pengolahan.
12. Penyempurnaan
Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali.
13. Pengesahan
Pengesahan merupakan prosedur akhir dari penyusunan daftar arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini
dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
dalam menyusun daftar arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi
dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka
reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini
mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Juli 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 07 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN
KEARSITEKTURAN
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM
PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN
ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN
DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN
DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
J. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
K. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN
DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
L. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
M. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN
DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance
2 Menyusun Rencana Teknis
3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda
4 Menyusun skema sementara
5 Merekonstruksi pengaturan arsip
6 Mendeskripsi
7 Menyusun Skema Definitif
8 Manuver
9 Memberi nomor definitif
10 Menulis daftar
11 Menilai dan menelaah daftar arsip
12 Menyempurnakan daftar
13 Mengesahkan
Norma waktu: 60 hari kerja per guide
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan
5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi, Direktur Preservasi Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan
6 Memerintahkan arsiparis untuk melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip
7 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo
8 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
9 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan.
10 Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan.
11 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar.
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis
6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai selanjutnya diarahkan kepada Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis dan membuat pengesahan terhadap rencana teknis
Norma waktu: 3 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait
2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
3 Mengoreksi draft surat
4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
9 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait
10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait
11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait
14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan
16 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran
2 Membuat skema sementara
3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4 Perbaikan atas koreksi skema sementara
Norma waktu: 3 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
DIAGRAM ALIR
REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi
2 Memilah antara arsip dan non-arsip
3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya
4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya
5 Mengkronologiskan kelompok arsip
6 Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis, dan unit informasinya
Norma waktu: 5 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
DIAGRAM ALIR
DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi
2 Membaca keseluruh informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam kartu / formulir deskripsi
5 Menentukan bentuk redaksi
6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip
7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
8 Menentukan tingkat perkembangan arsip
9 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu/formulir deskripsi
Norma waktu: tergantung volume arsipnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan
2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema
4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara
5 Melakukan konsultasi pada atasan
6 Melakukan perbaikan atas koreksi
7 Membuat skema definitif
Norma waktu: 3 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
DIAGRAM ALIR
MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu/formulir yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu/formulir berdasarkan skema yang telah dibuat
4 Menyusun kartu/formulir secara kronologis
5 Kartu/formulir deskripsi tersusun sesuai dengan skema
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
DIAGRAM ALIR
PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan kartu/formulir yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar
2 Membuat judul daftar sesuai fonds
3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata
4 Membuat kata pengantar
5 Membuat daftar isi
6 Menuangkan deskripsi dari kartu /formulir deskripsi ke dalam daftar
7 Mangajukan konsep daftar arsip kepada atasan
8 Mengoreksi daftar yang diajukan
9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
Norma waktu: tergantung volume arsipnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 -
DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Mempersiapkan draf daftar dan menelaah deskripsi yang tertuangdalam daftar arsip
2 Mempersiapkan arsip yang akan diujipetikkan
3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip
4 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar
6 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
7 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan
8 Memberikan arahan ke Kasubdit Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip
Norma waktu: 5 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -
DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahapan Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar
3 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip
6 Merevisi draf daftar teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Melakukan uji petik terhadap daftar
8 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar telah final
Norma waktu: 5 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -
DIAGRAM ALIR
PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan dilegalisasi yang akan disahkan
2 Membuat nota dinas untuk ditandatangani oleh Direktur Pengolahan
3 Mensahkan daftar
Norma waktu: 2 hari kerja
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI