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Archivio Elettronico

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Concetti generali di conservazione elettronica dei documenti

Text of Archivio Elettronico

  • Larchivio Elettronico

    Cos larchivio elettronicoCreare e gestire

    Inserire i documenti

    Conservazione sostitutiva

    partner

    Multi itMedia

  • La prima attivit da svolgere sar proprio quella di determinare le regole di funzionamento generali del sistema, in particolare sar opportuno:

    ?Identificare un Responsabile?Creare aree di competenza?Definire gli archivi di ogni area?Definire i campi di ricerca di ogni archivio?Definire le autorizzazioni di accesso?Definire le procedure di sicurezza dei dati

    Questa attivit, che rimane comunque complessa e articolata, viene agevolata con luso di soluzioni predefinite adatte alle diverse esigenze. Con i nostri programmi vengono forniti data base preconfigurati per Consulenti del lavoro, Studi Tributari e Aziende, facilmente personalizzabili e adattabili.

    Gestire l'archivio

    Quando si parla di Archivio Elettronico, molti immaginano una serie di files perfettamente ordinati in cartelle e magari un nome ad ogni file che permette di capire di che cosa si tratta. Non cos, per archiviare e conservare numerosi documenti esistono metodi pi rigorosi, dove ogni file che viene inserito nel sistema, viene identificato come documento e formato secondo regole ben precise definite dal Responsabile della Conservazione. Lutente che consulta, non accede mai ai percorsi fisici ma fa le sue scelte dalla base dati che contiene le informazioni di ricerca; la scelta del file fisico che rappresenta quel documento un problema che viene risolto dal programma.

    E tuttavia opportuno DOCUMENTARE le regole adottate in un Manuale della conservazione digitale, attivit che DIVENTA OBBLIGATORIA quando lArchivio Elettronico contiene documenti fiscalmente rilevanti e vuole essere SOSTITUTIVO dellarchivio cartaceo. In questo caso parliamo di Conservazione Sostitutiva e larchivio dovr essere validato con firma digitale e marca temporale secondo le norme vigenti.

    Documentare il sistema

    Larchivio Elettronico

  • Inserire documenti

    Definita la struttura del sistema e i singoli archivi, potremo iniziare ad inserire documenti in diverse modalit, in funzione della tipologia, della fonte e della necessit o meno di attivare una conservazione valida ai fini di legge.

    Per i documenti cartacei potremo utilizzare le funzioni di scansione. La Scansione semplice, attivabile gi con i moduli base, permette di acquisire singoli documenti e di memorizzarli in formato PDF/A. Ad ogni scansione viene richiesto di identificare il documento con i dati minimi richiesti dallarchivio.

    Documenti Cartacei

    Se si tratta di conservare Bozze di documenti oppure documenti interni formati con i programmi Office, potremo utilizzare gli Addins che permettono di inviare il file direttamente in archivio, senza dover memorizzare nulla prima o dopo se non le informazioni minime di ricerca.

    Documenti da office

    E il caso dei documenti prodotti dai software gestionali come le fatture, i registri, i libri, tutte tipologie che non vengono modificate dopo la stampa ma conservate cosi come generate dal sistema di gestione. In questi casi parliamo di un processo di archiviazione automatica e interamente digitale. Il file generato in genere un pdf e con le funzioni di elaborazione automatica, viene letto e indicizzato. Nel caso di conservazione sostitutiva (vedi capitolo successivo) dovr essere anche firmato digitalmente e dotato di riferimento temporale.

    Documenti gi elettronici

  • Scansione Massiva

    Se dobbiamo acquisire grandi quantit di documenti della stessa tipologia potremo utilizzare le funzioni di Scansione Massiva, utilizzando fogli separatori o i codici a barre.I fogli separatori agevolano solo la scansione mentre i codici a barre permettono di acquisire velocemente intere serie di documenti e ottenere automaticamente la codifica.Questa s i pu avere anche con l Ocr (riconoscimento testo), ma in questo caso occorrer valutare se la qualit dei dati riconosciuti sia accettabile oppure no.

    Possiamo Inserire una SERIE di

    documenti, letichetta fa da separatore

    e chiave di ricerca

    Il software riconosce la prima pagina di ogni

    documento dalla etichetta e divide automaticamente

    il lotto. Dalletichetta ricava anche i dati necessari per

    codificare limmagine

    Scanner con Caricatore da 100

    a 1000 fogli per lacquisizioneveloce

    Lacquisizione dei datidal gestionale completa

    i campi di ricerca

    In questo schema illustrato il processo dei documenti contabili nello studio

  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

    Quando si conservano documenti giuridicamente rilevanti come fatture, registri, libri, documenti di cui obbligatoria la conservazione per legge e per un certo numero di anni, e si ha lobbiettivo di SOSTITUIRE A TUTTI I FINI DI LEGGE la conservazione cartacea, occorre adottare particolari obblighi. La conservazione dei documenti Fiscalmente rilevanti regolata dal

    Originali informatici

    Sono quei documenti che nascono come files e vengono conservati come tali. E il caso delle fatture, dei registri, dei libri. Questi documenti sono ottenuti da procedimenti di stampa automatici effettuati con i programmi g e s t i o n a l i e n o n v e n g o n o m o d i f i c a t i manualmente. In questi casi si pu conservare il file originale purch risponda ad alcuni requisiti. A Formato statico e non modificabile B Garantiti da firma digitale e riferimento temporale *

    D.M. 23/01/2004 e successive modifiche, nonch dalle norme relative allamministrazione digitale D.l. 82 del 07/3/2005. Particolare importanza assumono anche le Deliberazioni Cnipa e le regole sulla Firma digitale. I documenti soggetti a Conservazione sostitutiva possono essere di due tipi

    C - Sottoposti periodicamente al processo di ConservazionePer i documenti fiscali tale processo deve essere almeno annuale, nel caso di fatture elettroniche, almeno quindicinale, nel caso di Libro Unico del lavoro, mensileIl processo di conservazione (comunemente definito chiusura dellarchivio) consiste nel generare un'impronta elettronica di tutti i files che lo compongono; su tale impronta, il Responsabile della Conservazione applica la propria firma digitale e la marca temporale.

  • Sono documenti analogici tipicamente quelli cartacei, ma le disposizioni hanno un campo di azione pi ampio e consentono la trasposizione nel formato elettronico anche di video, audio e qualsiasi altra forma di rappresentazione visiva o sonora che sia traducibile in un file interpretabile da un sistema elettronico. Dunque se abbiamo un foglio di carta possiamo trasformarlo in una immagine digitale fedele, avendo cura di mantenere la leggibilit di tutte le parti e conservarla in sostituzione del cartaceo.

    Se ne fa un gran parlare e non questa la sede per disquisire su problematiche giuridiche, limitiamoci a dire che la corretta formazione e conservazione di documenti, ancorch siano elettronici, ha gli stessi valori legali dei documenti cartacei, fatto salvo il caso di querela di falso o disconoscimento per manifesta manipolazione.

    Il valore legale del documento informatico.

    Copie informatiche di documenti analogici.

    Nella eliminazione dei documenti cartacei occorre per fare una distinzione. Vi sono dei documenti che sono, seppur originali, non unici; altri sono unici. Anche se nelle recenti modifiche legislative si lasciata intravedere la possibilit di sostituire anche gli originali unici, rimane una pratica poco consigliata quindi la conservazione sostitutiva andr applicata solo agli ORIGINALI NON UNICI. Dobbiamo dire che gli originali unici nei documenti amministrativi e fiscali sono ben pochi, sicuramente possono rientrare in tale categoria le schede carburanti per acquisto contanti, Fatture, bolle, ordini, contratti, vengono sempre redatti in duplice copia.

  • Specifiche

    Velocit fino a 60 pagine al minuto (120 immagini in fronte e retro) a 300 dpiSupporta documenti fino al formato A3Rilevatore ultrasonico doppia alimentazioneInterfaccia USB 2.0 ad alta velocit (compatibile anche con USB 1.1.)Funzionalit anche con bottone per abilitare fino a 9 funzioni automaticheRicca dotazione software (no Acrobat)

    AV320D2+

  • partner

    Multi itMediaVia Piemonte n. 6 int 2

    61037 Marotta di Mondolfo PUtel. 0721 960825 fax 0721 967079

    [email protected] w w . m u l t i m e d i a i t . c o m

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