Aplikacija nabave skladištenja i prodaje

SVEUČILIŠTE U ZAGREBU FAKULTET ELEKTROTEHNIKE I RAČUNARSTVA

DIPLOMSKI RAD br. 670

PRILAGODLJIVA APLIKACIJA NABAVE, SKLADIŠTENJA I PRODAJE

Marko Lovenjak

Zagreb, rujan 2002.

I

1. UVOD 1

2. SKLADIŠNO POSLOVANJE 3 2.1. POJAM I ZADAĆA KNJIGOVODSTVA 3 2.2. OBILJEŽJA KNJIGOVODSTVA I PREDMET KNJIŽENJA 3 2.3. KNJIGOVODSTVENI DOKUMENTI 4 2.3.1. POJAM KNJIGOVODSTVENOG DOKUMENTA 4 2.3.2. VRSTE KNJIGOVODSTVENIH DOKUMENATA 5 2.3.3. KONTROLA KNJIGOVODSTVENIH DOKUMENATA 5 2.3.4. ISPRAVAK KNJIGOVODSTVENOG DOKUMENTA 6 2.3.5. PODJELA RAČUNA PREMA RAŠČLANJIVANJU NJIHOVOG STANJA 6 2.3.6. DNEVNIK 7 2.4. ANALITIČKO KNJIGOVODSTVO KUPACA 8 2.4.1. POJAM KUPCA I DUŽNIKA 8 2.4.2. OBRAČUN POREZA 8 2.4.3. DOKUMENTI KNJIGOVODSTVA KUPACA 8 2.4.4. PRODAJA ROBE NA VELIKO 10 2.4.5. RAČUNI PODUZETNIKA KOJI NISU U SUSTAVU PDV-A 10 2.4.6. KORIŠTENJE RAČUNA-OTPREMNICE 10 2.5. ANALITIČKO KNJIGOVODSTVO DOBAVLJAČA 12 2.5.1. POJAM DOBAVLJAČA I VJEROVNIKA 12 2.5.2. DOKUMENTI KNJIGOVODSTVA DOBAVLJAČA 12 2.6. ANALITIČKO ROBNO-MATERIJALNO KNJIGOVODSTVO 14 2.6.1. KARTICE USKLADIŠTENIH ARTIKALA 14 2.6.2. VREDNOVANJE ROBE 14 2.6.3. NOMENKLATURA ARTIKLA 14 2.6.4. POPIS IMOVINE 15 2.6.5. DOKUMENTI U ROBNO-MATERIJALNOM KNJIGOVODSTVU 17 2.6.6. TRGOVINA NA VELIKO 20 2.6.7. TRGOVINA NA MALO 20 2.6.8. NABAVA ROBE IZ UVOZA 21 2.6.9. PRIJENOS ARTIKALA UNUTAR PODUZEĆA 21 2.6.10. PREGLED REZERVIRANIH ZALIHA 21 2.7. POMOĆNE KNJIGE 22 2.7.1. KNJIGA ULAZNIH RAČUNA 22 2.7.2. KNJIGA IZLAZNIH RAČUNA 22

3. POSTOJEĆE APLIKACIJE 23 3.1. POSLOVNI I KNJIGOVODSTVENI PROGRAMI 23 3.2. MODUL SKLADIŠNOG POSLOVANJA 23

4. MODELI APLIKACIJE 25 4.1. DIJAGRAM TOKA PODATAKA 25 4.2. MODEL ENTITETI I VEZE 32 4.3. RELACIJSKI MODEL 35

II

5. REALIZACIJA 41 5.1. POKRETANJE PROGRAMA 41 5.2. IZBORNIK I TRAKA S ALATIMA 42 5.3. NAVIGATOR 43 5.4. OBRAZAC DOKUMENTA 44 5.4.1. VRSTE KNJIGOVODSTVENIH DOKUMENATA 44 5.4.2. ALATI NA OBRASCU DOKUMENTA 44 5.4.3. DODAVANJE DOKUMENTA 46 5.4.4. KARTICE NA DOKUMENTIMA 46 5.4.5. STAVKE DOKUMENTA 48 5.4.6. BRISANJE DOKUMENTA 52 5.4.7. KNJIŽENJE DOKUMENTA 52 5.4.8. STORNIRANJE DOKUMENTA 52 5.4.9. POVEZIVANJE DOKUMENATA 53 5.4.10. AUTOMATSKA IZRADA DOKUMENATA 53 5.5. OBRAZAC DNEVNIKA ANALITIČKOG KNJIGOVODSTVA 54 5.5.1. DNEVNIK DOBAVLJAČA 54 5.5.2. DNEVNIK KUPACA 55 5.5.3. DNEVNIK ROBNO-MATERIJALNOG KNJIGOVODSTVA 55 5.6. OBRAZAC KARTICA 56 5.6.1. KARTICE KUPACA 56 5.6.2. KARTICE DOBAVLJAČA 57 5.7. TABLICE 58 5.7.1. POPIS ARTIKALA I USLUGA 58 5.7.2. POPIS POSLOVNIH PARTNERA 60 5.8. ŠIFRARNICI 62 5.8.1. TABLIČNI PRIKAZ ŠIFRARNIKA 62 5.9. IZVJEŠTAJI 63 5.9.1. ISPIS DOKUMENTA 63 5.9.2. ISPIS CJENIKA 66 5.9.3. ISPIS STANJA SKLADIŠTA 68 5.9.4. ISPIS DNEVNIKA 70 5.10. ALATI 71 5.10.1. KALENDAR 71 5.10.2. KORISNICI PROGRAMA 71 5.10.3. IZRADA SIGURNOSNE KOPIJE 72 5.10.4. ZATVARANJE POSLOVNE GODINE 72 5.10.5. OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE 72 5.10.6. BRISANJE ZAPISA U SVIM TABLICAMA 72

6. LITERATURA 73

7. ZAKLJUČAK 74

8. DODATAK A: POPIS SLIKA 75

9. DODATAK B: PADAJUĆI IZBORNICI 76

1. Uvod

1

1. UVOD Svi poduzetnici, bez obzira na djelatnost, na neki se način tijekom svako-dnevnog poslovanja susreću s pojmom skladišta i skladišnim procesima. Definicija skladišta u suvremenom načinu upravljanja poslovnim procesima bila bi: skladište je točka u logističkoj mreži u kojoj se predmet skladištenja prihvaća ili prosljeđuje u nekom drugom smjeru unutar mreže. Svaki poduzetnik mora uvijek uvažavati dva osnovna obilježja skladišta: ▪ skladište kao objekt i zalihe koje se čuvaju u njemu uvijek se značajan

trošak ▪ zalihe materijala, poluproizvoda ili gotovih proizvoda u proizvodnim druš-

tvima omogućavaju kontinuitet proizvodnje, a u trgovačkim društvima pro-dajnu spremnost koja je bitan preduvjet uspješnog konkuriranja na tržištu.

Tijekom odvijanja poslovnih procesa u proizvodnim društvima skladište se najprije sirovine, zatim poluproizvodi i na kraju gotovi proizvodi, koji se nakon ugovorene prodaje otpremaju kupcima. Da bi poduzetnik mogao donositi valjane odluke u svezi s nabavom, uskladi-štenjem i trošenjem artikala potrebno je da raspolaže vjerodostojnim knjigo-vodstvenim podacima s pomoću kojih može u svakom trenutku utvrditi stanje i kretanje artikala u ukupnoj vrijednosti, kao i pojedinačno za svaki artikl po količini i vrijednosti. Stanje i kretanje svakog pojedinog artikla u količinskim i vrijednosnim pokazateljima prati se u analitičkom robno-materijalnom knjigovodstvu, u ko-jemu se za svaki artikl otvara poseban analitički račun. Operativna evidencija u okviru skladišnog poslovanja ima više oblika. Svaki od njih namijenjen je za potporu i nadzor nad obavljanjem skladišnih poslova i čini zaseban objekt skladišne evidencije, tako da možemo govoriti o skladi-šnim operativnim evidencijama. Pojedini oblici ove evidencije imaju za objekt promatranja fazu rada ili poje-dinu operaciju skladišnog poslovnog procesa. Svakako i operativna eviden-cija u skladištu uzrokuje troškove, pa se zato od nje očekuju koristi. Brzina evidentiranja događaja u skladišnom poslovanju i pružanje podataka već su u tijeku izvođenja skladišnih poslovnih operacija presudan čimbenik korisnosti operativne evidencije. Zato nije upitna prednost koja se ostvaruje vođenjem ove evidencije pomoću ustrojstveno prilagođenih aplikativnih pro-grama i uporabom računala. Ulazimo u eru automatizacije poslova skladišta, kada se računalom upravlja cjelokupnim poslovanjem. Za skladišno poslovanje to znači da se nalozi za

1. Uvod

2

preuzimanje pošiljaka, priprema za otpremu, premještanje predmeta unutar skladišta, zatim skladišna evidencija, kontrola i drugi poslovi obavljaju auto-matizirano pomoću računala. U praksi se nude cjelovita rješenja u programskim modulima ili se informacijski poslovni sustav za skladišno poslovanje izrađuje na zahtjev korisnika i za njihove potrebe. Bez obzira na izbor informacijsko-tehnološkog rješenja, pripadni programi moraju biti usklađeni prema potrebama i ustroju društva, a posebno prema osnovnim računovodstvenim poslovnim funk-cijama. Evidencija zaliha vodi se količinski u skladištima, količinski i vrijednosno u robno-materijalnom knjigovodstvu te vrijednosno u financijsko-sintetičkom knjigovodstvu. Sve tri evidencije moraju iskazivati potpuno jednaka stanja. Robno-materijalno knjigovodstvo usklađuje vrijednosno stanje s financijskim knjigovodstvom, a količinska stanja predmeta usklađuje sa skladišnom evi-dencijom. Veza prema financijskom knjigovodstvu nije problematična, ako se poštuje načelo da se ništa ne smije knjižiti bez temeljnice iz robno-materijalnog knjigovodstva. Problemi nastaju prilikom usklađivanja stanja po robno-materijalnom knjigovodstvu s količinskim stanjem u skladištima. Do nesukla-dnosti između tih dviju evidencija može doći zbog pogreške u skladištu i/ili robno-materijalnom knjigovodstvu, bilo da je do pogreške došlo zbog pogrešne šifre artikla, pogrešno unesene količine u kartici artikla, promjene količine na krivoj kartici artikla, knjiženja na pogrešan konto ili dr. Zbog važnosti održavanja stalnih veza između navedenih poslovnih sustava i mogućnosti pogrešaka prilikom evidencije, izračuna i prijenosa poslovnih po-dataka, nameće se nužnost informatizacije ovih segmenata poslovanja.

2. Skladišno poslovanje

3

2. SKLADIŠNO POSLOVANJE

2.1. POJAM I ZADAĆA KNJIGOVODSTVA Knjigovodstvo je temeljna sastavnica gospodarske znanosti računovodstva. To je ustrojeni sustav koji temeljem knjigovodstvenih dokumenata prati gos-podarske procese i financijske tijekove te vremenskim slijedom bilježi u poslovne knjige gospodarske promjene na imovini, kapitalu, rashodima, prihodima i na financijskom rezultatu poslovanja poduzetnika. Poslovne knjige vode se prema načelima, pravilima i standardima računo-vodstvene struke, te dostignućima računovodstvene i gospodarske znanosti. Od mnogobrojnih zadaća knjigovodstva one temeljne su: ▪ da temeljem vjerodostojnih knjigovodstvenih dokumenata organizirano pri-

kuplja podatke o nastalim poslovnim promjenama u poslovanju poduzet-nika,

▪ da vremenskim slijedom (kronološkim redom) bilježi sve nastale promjene na imovini, kapitalu i obvezama,

▪ da praćenjem, kontrolom i utvrđivanjem odgovornosti za nastale rashode i prihode omogući utvrđivanje poslovnog rezultata,

▪ da pruži poslovoditeljima i vlasnicima kapitala uvid u poslovne procese i financijske tijekove,

▪ da osigura potrebne podatke za izradu kalkulacija cijena artikala i usluga.

2.2. OBILJEŽJA KNJIGOVODSTVA I PREDMET KNJIŽENJA Knjigovodstvo obilježava sustavnost, neprekidnost (kontinuiranost), krono-loški (vremenski) redoslijed i dokumentiranost. Knjigovodstvena sustavnost sastoji se u bilježenju poslovnih promjena na odgovarajućim računima. Budući da se poslovni proces odvija u neprekidnom slijedu, knjigovodstvo bilježi svaku nastalu promjenu izraženu u novcu, pa odatle obilježje neprekidnosti knjigovodstva. Poslovne promjene knjiže se vremenskim redoslijedom kako su nastale, pa odatle kronološko obilježje knjigovodstva. Bilježenje u knjigovodstvu može se provesti samo na temelju uredno ispo-stavljenog dokumenta koji dokazuje da je stvarno nastala poslovna prom-jena, pa odatle obilježje dokumentiranosti knjigovodstva. Predmet knjigovodstvenog bilježenja su nastale gospodarske promjene na imovini, obvezama, rashodima i prihodima poduzetnika, koje se mogu iska-zati u novcu, kao na primjer: uplata gotovog novca u blagajnu, nabava od do-


4

bavljača, prodaja artikala i usluga kupcima i dr. Svaku gospodarsku promjenu prati uredno ispostavljen knjigovodstveni dokument koji je temelj knjiženja u knjigovodstvu. Poslovne promjene koje se ne mogu izraziti u novcu ne mogu biti predmet knjigovodstvene obrade. Knjigovodstvo bilježi novčane i naturalne pokazatelje, kao što su komad, me-tar, kilogram, tona, hektolitar itd. Raznovrsni naturalni pokazatelji ne mogu se zbrajati i zajednički iskazivati pa moraju biti iskazani u novcu, jer su jedinice mjere u knjigovodstvu novčane jedinice. Novčana jedinica je jedinstveno mjerilo, koje omogućuje zbirno iskazivanje raznih imovinskih dijelova u naturi i u novcu u ukupnoj vrijednosti.

2.3. KNJIGOVODSTVENI DOKUMENTI

2.3.1. Pojam knjigovodstvenog dokumenta Prema Zakonu o računovodstvu: "Knjigovodstveni dokument je pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni, a služi kao temelj za unošenje podataka u poslovne knjige i nadzor nad obavljanjem poslovnih zahvata". Iz navedene definicije zaključujemo da knjigovodstveni dokumenti, ili kako se još nazivaju - temeljnice, odražavaju istinitost nastalih poslovnih događaja. Ni jedan se podatak u poslovne knjige ne bilježi bez vjerodostojnog knjigo-vodstvenog dokumenta, a u revizijskom postupku oni su podloga na temelju kojih revizor donosi ocjenu o objektivnosti i istinitosti iskazanih pozicija u financijskim izvješćima. Knjigovodstveni dokumenti sastavljaju se na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnih događaja, osim onih dokumenata koje su sastavljeni u računovod-stvu, kao što su nalozi za knjiženje i dr. Najvažniji dijelovi svakog knjigovodstvenog dokumenta jesu: ▪ naziv i broj dokumenta (npr., "Račun br. 7"), ▪ naziv i sjedište izdavatelja dokumenta, ▪ mjesto i datum izdavanja dokumenta, ▪ sadržaj poslovne promjene zbog koje je dokument ispostavljen, ▪ pečat i potpis odgovorne osobe, izdavatelja dokumenta. Osim navedenih dijelova, dokument može sadržavati i dopunske podatke koji će pridonijeti boljem razumijevanju poslovnog događaja i samog knjigovod-stvenog dokumenta.


5

2.3.2. Vrste knjigovodstvenih dokumenata Prema mjestu gdje se ispostavljaju, razlikujemo interne, odnosno vlastite dokumente i eksterne, odnosno vanjske dokumente. Interne dokumente ispostavljaju razne službe unutar tvrtke. Interni dokumenti su: otpremnice, izlazni računi, knjižne obavijesti, izdatnice, povratnice, radni nalozi, nalozi za knjiženje i sl. Ovi dokumenti sastavljaju se na standardiziranim i interno kreiranim i tiska-nim obrascima. Interni dokumenti koje iz poduzeća odlaze poslovnim partne-rima sastavljaju se na standardiziranim obrascima, a one koje kruže unutar poduzeća - na interno tiskanim, ponekad modificiranim obrascima. Eksterne dokumente ispostavljaju drugi poduzetnici (poduzeća), banke, financijska agencija i drugi poslovni partneri s kojima poduzetnik ima poslo-vne odnose. To su npr. ulazni računi, izvadci sa žiro računa, tekućih i drugih računa kod banaka, dostavni listovi i sl. Sa stajališta knjigovodstva razlikujemo : ▪ naredbodavne dokumente, ▪ dokumente koje dokazuju izvršenu poslovnu promjenu. Naredbodavni dokumenti su nalozi za izvršenje određene poslovne promje-ne. Ovdje se ubrajaju: nalozi za izdavanje materijala, nalozi za otpremu goto-vih proizvoda, nalozi za gotovinsku isplatu i sl. Na temelju naredbodavnog dokumenta obavlja se poslovna promjena i za nju se sastavlja pravdajući dokument koji dokazuje da je poslovna promjena nastala te je temelj za knjiženje. Stoga se može zaključiti da se kod nekih poslovnih događaja istodobno javljaju dva dokumenta - naredbodavni i pravdajući. Primjer takvih dokume-nata su nalog za interno izdavanje i interna izdatnica.

2.3.3. Kontrola knjigovodstvenih dokumenata Prije knjiženja poslovne promjene potrebno je provjeriti formalnu, računsku i materijalnu ispravnost knjigovodstvenog dokumenta. Formalna ispravnost sastoji se u tome da knjigovodstveni dokument sadrži sve važne podatke, jer jedino takav može biti temelj za knjiženje. Računska ispravnost sastoji se u provjeri točnosti računskih operacija sadržanih u dokumentu. Materijalna ispravnost dokumenta očituje se u tome da doku-ment dokazuje i opisuje poslovni događaj koji se dogodio i na temelju kojega je on ispostavljen.


6

2.3.4. Ispravak knjigovodstvenog dokumenta Tri su načina na koji se knjigovodstveni dokument smije ispravljati. ▪ Tehnički ispravak; ako se pogreška primijeti onoga trenutka kada je nasta-

la, tj. pogreška se nije provukla kroz druge dokumente. Tada se radi klasi-čni tehnički ispravak. U ručnom sistemu bi to bilo isto kao da se precrta po-grešan broj i iznad njega napiše ispravan.

▪ Storniranje; ako je pogreška utvrđena naknadno, nakon što se provukla

kroz mnoge druge dokumente, tada je ispravnije dokument kompletno stor-nirati, tako da njegove vrijednosti suprotnog predznaka ponište prethodno, pogrešno stanje.

▪ Knjižna obavijest; nije pogreška nego dogovorna promjena među partne-

rima da izmjene iznos računa zbog novonastalih okolnosti, npr. zaračuna-vanje kamata zbog kašnjenja uplate.

2.3.5. Podjela računa prema raščlanjivanju njihovog stanja Kada bi se za svaku pojedinu česticu imovine, kapitala, obveza, rashoda i prihoda vodio poseban knjigovodstveni račun neki bi poduzetnici imali u svojem knjigovodstvu i po nekoliko tisuća računa, pri čemu bi se gubila potrebna knjigovodstvena preglednost. Da bi se zadržala knjigovodstvena preglednost, računi imovine, kapitala, obveza, rashoda i prihoda grupiraju se po srodnim pozicijama, za koje se vode sintetički računi u glavnoj knjizi. Usporedo se u pomoćnim knjigama vode analitički računi za raščlanjene dijelove pozicija od kojih se sastoji sintetički račun. Pa prema tome račune dijelimo na: ▪ sintetičke i ▪ analitičke. Sintetički račun je račun glavne knjige koji prikazuje zbirne podatke za određenu skupinu računa iste ili srodne imovine, kapitala, obveza, rashoda i prihoda, a može se raščlaniti na sastavne dijelove, tj. analitičke račune kao dijelove sintetičkog računa. Analitički računi vode se u analitičkim knjigovod-stvima koje čine pomoćne poslovne knjige. Na sintetičkim računima knjiženja se provode po vrijednosti. Analitički računi su dio sintetičkog računa, tj. raščlanjeni računi pripadajućeg sintetičkog računa. Svaki analitički račun prikazuje samo jedan dio određe-nog sintetičkog računa. Kod analitičkih računa, osim po vrijednosti, knjiženja se mogu provoditi i po vrsti i po količini (npr., robno-materijalno knjigovodstvo, knjigovodstvo gotovih proizvoda i dr.). Određenim poslovnim događajem provode se knjiženja na sintetičkom računu i na odgovarajućim analitičkim računima. To znači da


7

prometi knjiženi na dugovnim i potražnim stranama svih analitičkih računa određenog analitičkog knjigovodstva jesu jednaki zbrojevima dugovne i potražne strane odgovarajućeg računa u glavnoj knjizi, pa se tako očituje povezanost analitičkih računa s odgovarajućim sintetičkim računom glavne knjige.

2.3.6. Dnevnik Dnevnik je temeljna poslovna knjiga u koju se poslovni događaji knjiže vre-menskim (kronološkim) slijedom kako su nastali. U dnevnik se knjiže svi poslovni događaji koji su predmet bilančnih i izvanbilančnih zapisa. Dnevnik se može voditi kao jedinstvena temeljna knjiga ili kao više knjiga s tim da je svakoj od njih određena namjena. Dnevnik ima kontrolnu zadaću provedenih knjiženja na računima glavne knjige. U slučaju zagubljenja i nestanka nekog knjigovodstvenog računa, uz pomoć dnevnika moguća je rekonstrukcija prometa i stanja tog računa. Ukupni zbroj vrijednosnih stupaca duguje i potražuje u dnevniku mora biti jednak zbrojevima promjena na računima glavne knjige, odnosno pomoćnih knjiga, ako se vode dnevnici za analitička knjigovodstva.


8

2.4. ANALITIČKO KNJIGOVODSTVO KUPACA

2.4.1. Pojam kupca i dužnika Kupac je svaka fizička ili pravna osoba od koje se potražuje da temeljem isporučenih artikala ili obavljenih usluga podmiri protuvrijednost računa u ugovorenom roku. Tako dugo dok kupac nije podmirio protuvrijednost računa on je dužnik.

2.4.2. Obračun poreza U tržišnom gospodarstvu s tisućama i tisućama poduzetnika svaki od njih ne može znati je li njegov kupac krajnji potrošač, kojemu treba obračunati porez ili je također poduzetnik koji ne plaća porez, jer ne kupuje za krajnju potrošnju. Zato se u sustavu poreza na dodanu vrijednost oporezuju svi prometi, a porez se vraća onima koji su kao poduzetnici prijavljeni u registru poreznih obveznika koji vodi Porezna uprava. Zbog povrata poreza koji je poduzetnicima zaračunan kao pretporez, porezno opterećenje snose samo krajnji potrošači. Konačno porezno opterećenje plaća onaj tko ne može odbiti pretporez. To su, u pravilu, privatni potrošači - građani, kao i tijela državne vlasti, tijela državne i lokalne samouprave i svi ostali koji nemaju pravo na odbitak pret-poreza jer nisu poduzetnici.

2.4.3. Dokumenti knjigovodstva kupaca

RAČUN Račun je dokument koju prodavatelj izdaje kupcu za vrijednost prodanih artikala ili obavljenih usluga. Svaki račun obvezatno sadrži broj računa, datum ispostavljanja, ime proda-vatelja, ime kupca, količinu artikala odnosno usluge, vrijednost prodaje, način plaćanja te potpise osoba koje su fakturirale i kontrolirale račun. Osim navedenih podataka u račun mogu biti uneseni i pojedini ugovoreni ili jednostrano utvrđeni uvjeti u obliku raznih klauzula (npr., informacija pro-davatelja o nadležnosti suda, mjestu plaćanja, žiro-računu, računanju kamata, ugovornoj klauzuli, porezu itd.). Te se klauzule obično unose u tiskani tekst računa, a često se posebno upisuju uz ostale elemente u računu. Prema postojećim propisima račun je obvezna isprava u gospodarskom i financijskom poslovanju, a dostavlja se kupcu istodobno s robom ili naj-kasnije u roku od osam dana nakon obavljene isporuke. Obveza kupca na-staje onog dana kada je preuzeo isporuku i veći dio rizika i koristi, ili mu je


9

obavljena usluga. Svaki račun obvezatno nosi svoj broj i oznaku za zatvaranje. Bitno je odrediti sustav modela određivanja oznaka za zatvaranje računa što je povezano s oznakama instrumenata platnog prometa. Isključivo s poreznog stajališta, za prodavatelja ne postoji razlika između prodaje robe na veliko i malo, jer i u jednom i u drugom slučaju obvezan je obračunati kupcu porez na dodanu vrijednost na prodajnu cijenu svoje robe.

PREDRAČUN Prije izdavanja računa može se izdati predračun koji je istovjetan računu ali ima rok u kojem se mora realizirati. Ako se predračun kompletno realizira može ga se automatski prenijeti u račun. Predračune dijelimo na: ▪ aktivne; nerealizirani predračuni kojima još nije istekao rok za realizaciju ▪ pasivne; predračuni kojima je istekao rok za realizaciju bez obzira jesu li re-

alizirani ili nisu

UPLATA KUPCA Kupca temeljem isporučenih artikala ili obavljenih usluga teretimo za iznos računa. Uplatom kupac u cijelosti ili djelomično podmiruje svoje obveze. Uplata kupca je dokument kojim se bilježi svaka pojedinačna uplata. Račun se smatra podmirenim kada je njegov ukupan iznos izjednačen s iznosom svih uplata kupca vezanih na taj račun.

STORNO DOKUMENTI KUPCA Storno dokumenti u knjigovodstvu kupaca predstavljaju sve stornirane doku-mente iz knjigovodstva kupaca. Iz dokumenta se vidi vrsta storniranog doku-menta te njegov broj, a vrijednost storno dokumenta suprotnog je predznaka tako da poništava prethodno, pogrešno stanje.

OBAVIJEST O KNJIŽENJU Knjižna obavijest može biti dokument terećenja u analitičkom knjigovodstvu kupaca, ali i dokument odobrenja. Kao dokument terećenja koristi se u sluča-ju kada se kupca tereti za zatezne kamate ili zbog krivog izračuna u izlaznom računu na teret kupca. Kao dokument odobrenja kupca ispostavlja se prili-kom naknadnih popusta zbog odobrene reklamacije ili zbog krivog izračuna u korist kupca.


10

NARUDŽBA Narudžba je dokument kojim se od poslovnog partnera traži ponuda za kupnju odnosno predračun. U stavke dokumenta mogu se unijeti poznate ili s dobavljačem ranije dogovorene cijene ali, kako ovaj dokument nema knjigo-vodstvenu vrijednost, unos cijena nije nužan.

PONUDA Primitak narudžbe označava zainteresiranost poslovnog partnera za kupnju. Ponuda je dokument kojim se takvom poslovnom partneru nude artikli i pred-stavljaju mu se uvjeti kupnje, načini plaćanja, odobreni popusti i sl. Kao i na-rudžba, ponuda nema nikakvu knjigovodstvenu vrijednost.

2.4.4. Prodaja robe na veliko Obveznik poreza na dodanu vrijednost prilikom prodaje robe obvezan je izdati račun koji sadrži podatke propisane Zakonom o porezu na dodanu vrijednost. Na izlaznom računu treba biti iskazana osnovica poreza na dodanu vrijednost, a to je u trgovini na veliko prodajna cijena bez poreza. Ako se prilikom isporuke kupcu zaračuna kaucija za ambalažu, onda i ona ulazi u poreznu osnovicu.

2.4.5. Računi poduzetnika koji nisu u sustavu PDV-a Svi oni koji su oslobođeni PDV-a za stanovite isporuke dobara ili obavljenih usluga ne smiju na računima zaračunavati PDV. Ako poduzetnik obračuna PDV unatoč tome što nije ovlašten, mora ga i platiti. One pravne i fizičke osobe koje su oslobođene poreza na dodanu vrijednost, na računu to moraju navesti (npr. "Ova pravna osoba oslobođena je PDV na temelju čl. ..... Zakona" ili "Nismo u sustavu PDV").

2.4.6. Korištenje računa-otpremnice Račun je prije svega komercijalni dokument za razliku od otpremnice koja je skladišni dokument. Račun ne skida robu sa zalihe, već robu sa zalihe može skinuti jedino otpremnica kao skladišni dokument. Račun je širi pojam od otpremnice, tj. on sadrži sve one elemente koje sadrži i otpremnica: podatke o kupcu, dobavljaču, vrsti i količini robe, ali i sve ostale komercijalne uvjete: popuste, poreze, uvjete plaćanja i dr. koje otpremnica ne sadrži. Kada bi i otpremnica sadržavala sve te elemente onda više ne bismo imali račun i otpremnicu nego dva računa, samo bi se drugačije zvali. Na otpremnici nije obavezno iskazivanje cijena. Ona prvenstveno služi kao popratni dokument kod transporta ili kod otpreme i zaprimanja.


11

Ako, dakle, račun sadrži sve podatke s otpremnice te još svoje dodatne komercijalne podatke možemo pojednostavniti administraciju i račun ispisati s naslovom račun-otpremnica. Na taj način nije potrebno raditi dva doku-menta, slati dva pisma, a kupac će isporukom dobiti i račun, tj. imat će sve potrebne elemente za izradu ulazne kalkulacije.


12

2.5. ANALITIČKO KNJIGOVODSTVO DOBAVLJAČA

2.5.1. Pojam dobavljača i vjerovnika Dobavljač je svaka fizička ili pravna osoba koja potražuje temeljem isporu-čenih artikala ili obavljenih usluga. On je vjerovnik tako dugo dok njegovo potraživanje iz kupoprodajnog odnosa nije podmireno. Poduzetniku za učinkovito gospodarenje nisu dovoljni zbirni podaci o njegovim obvezama prema dobavljačima, već detaljni podaci o tome koji dobavljač koliko i na temelju čega potražuje, pridržava li se ugovorenih rokova, uvažava li reklamacije, odobrava li popuste, daje li povoljne rokove plaćanja itd. Sve te podatke o toj vrsti kratkoročnih obveza prema dobavljačima može do-biti ustrojstvom pomoćne poslovne knjige - analitičkog knjigovodstva dobav-ljača. Glede mogućnosti odbitka pretporeza za kupljenu robu, poduzetnik treba kod izbora dobavljača obratiti pozornost na njegov položaj u sustavu poreza na dodanu vrijednost. Potrebno je znati je li dobavljač obveznik poreza na doda-nu vrijednost, ili nije. Pretporez je moguće odbiti samo po računima poreznih obveznika! Iz tog razloga trgovačko društvo nabavlja robu prvenstveno od dobavljača - poreznih obveznika, pri čemu dalje treba provjeriti je li on: ▪ obveznik poreza na dobitak koji izdaje račun na obrascu R-1 ili ▪ obveznik poreza na dohodak koji izdaje račun na obrascu R-2. Ovaj podatak bitan je zbog obračunskog razdoblja u kojemu će kupac - poduzetnik steći pravo odbitka pretporeza iskazanog na ulaznom računu. Naime, po ulaznom računu na obrascu R-1 pretporez se može odbiti odmah u onom obračunskom razdoblju u kojemu je račun primljen, bez obzira na to kada će biti plaćen, dok po ulaznom računu na obrascu R-2 pretporez je moguće odbiti tek u onom obračunskom razdoblju u kojem će se dobavljaču obrtniku račun platiti.

2.5.2. Dokumenti knjigovodstva dobavljača

ULAZNI RAČUN Ulazni račun je dokument o izvršenoj nabavi artikala, odnosno o izvršenoj usluzi. To je dokument na kojem se zasniva potraživanje dobavljača i obveza prema njemu. Primljeni račun dobavljača priznaje se za ulazni račun, pa je to knjiženje obveza tako dugo dok se dobavljaču račun ne podmiri, pri čemu se mora poštovati ugovoreni rok dospijeća plaćanja. Analitičko knjigovodstvo dobavljača knjiži pojedinačno svaki ulazni račun. U knjigu ulaznih računa unose se kronološkim redom svi primljeni računi od


13

dobavljača.

ISPLATA DOBAVLJAČU Dobavljač temeljem isporučenih artikala tereti kupca za iznos ulaznog računa. Isplatom dobavljaču u cijelosti se ili djelomično podmiruje obveza. Isplata dobavljaču je dokument kojim se bilježi svaka pojedinačna isplata. Ulazni račun se smatra podmirenim kada je njegov ukupan iznos izjednačen s iznosom svih isplata dobavljaču vezanih na taj račun.

STORNO DOKUMENTI DOBAVLJAČA Storno dokumenti u knjigovodstvu dobavljača predstavljaju sve stornirane dokumente iz knjigovodstva dobavljača. Iz dokumenta se vidi vrsta storniranog dokumenta te njegov broj, a vrijednost storno dokumenta suprotnog je predznaka tako da poništava prethodno, pogrešno stanje.

OBAVIJEST O KNJIŽENJU Knjižna obavijest može biti dokument terećenja u analitičkom knjigovodstvu dobavljača, ali i dokument odobrenja. Ispostavlja ga dobavljač i predstavlja terećenje u slučaju obračunavanja zateznih kamata ili zbog krivog izračuna u ulaznom računu na teret kupca, odnosno, predstavlja odobrenje prilikom naknadnih popusta zbog odobrene reklamacije ili zbog krivog izračuna u korist kupca.


14

2.6. ANALITIČKO ROBNO-MATERIJALNO KNJIGOVODSTVO

2.6.1. Kartice uskladištenih artikala Ova je jedna od najvažnijih operativnih evidencija u skladištu. Vodi se za svaki artikl zasebno i daje bitne informacije za upravljanje skladišnim poslo-vanjem kao npr.: stanje svakog artikla izraženo količinom, kretanje stanja artikala u odnosu na normativ minimalne i maksimalne razine zaliha, frekven-ciju ulaza, frekvenciju izlaza, vrijeme zadržavanja u skladištu i drugo. S gledišta odgovornosti skladištara, pomoću ove evidencije se utvrđuje koliko kojega artikla u skladištu treba biti, a popisom (inventurom) dobiva se odgovor koliko je stvarno stanje na zalihi. Razlike su viškovi i manjkovi, pri čemu je skladištar odgovoran za bilo koju prirodu utvrđene razlike.

2.6.2. Vrednovanje robe S knjigovodstvenog stajališta vrednovanje robe može se pratiti po stvarnim troškovima kupnje ili po prosječnoj cijeni. Stvarni troškovi kupnje jesu: ▪ neto fakturna vrijednost sirovina i materijala (to je vrijednost nakon što se

od fakturne vrijednosti oduzmu svi ugovoreni popusti), ▪ porez na promet, ▪ carine i druge carinske pristojbe, ▪ ostali troškovi nabave kao što su: troškovi prijevoza, utovara, istovara, pre-

tovara, prijevozno osiguranje, troškovi osiguranja i drugi troškovi koji nasta-nu u svezi s dovođenjem zaliha sirovina i materijala na određeno mjesto u određenom stanju.

Kod vrednovanja zaliha po prosječnim troškovima kupnje uzima se u obzir vrijednost i količina nabavljenih sirovina i materijala, kao i vrijednost i količina materijala koja se nalazi na zalihi prije svake nabave. Prosječni troškovi kupnje izračunavaju se tako da se nakon svake nabave vrijednost troškova kupnje podijeli s količinom materijala.

2.6.3. Nomenklatura artikla Internu nomenklaturu sastavlja poduzetnik koji na zalihi raspolaže s mnogo vrsta artikala često međusobno vrlo srodnih i sličnih. Oznaka svake vrste brojem (šifrom), nazivom i tehničkim svojstvima omogućuje točno praćenje pojedine vrste artikla. Oznaka svake vrste artikla šifrom, nazivom i tehničkim svojstvima naziva se nomenklatura artikla. EAN je kratica za naziv međunarodnog udruženja European Article Numbe-ring osnovanog s ciljem stvaranja harmoniziranog sustava šifriranja i linijskog kodiranja proizvoda radi unapređenja upravljanja tijekovima robe.


15

Posve je jasno kako uz sve veći stupanj informatizacije, uz internacionali-zaciju i globalizaciju robnih tijekova nije više moguće zadržati uobičajeni jezični opis artikala i usluga i njih se mora zamijeniti kodovima koji su primjenjivi u svim trgovinskim i industrijskim sektorima diljem svijeta. EAN brojevi proizvoda, uz odgovarajući prikaz linijskim kodom, omogućuju upravo to da se bilo gdje u svijetu neki određeni proizvod bez pogreške identificira. Korištenje sustava šifriranja EAN olakšava ukupnu komunikaciju između industrije (proizvođača) i trgovine na nacionalnom i međunarodnom planu. Komunikacija počinje prilikom ispostavljanja ponude proizvođača/isporučitelja i završava na blagajni prodavaonice, nakon čega narudžba dolazi natrag proizvođaču. Zbog toga EAN postaje sastavni dio različitih komunikacijskih sredstava i mreža. U tim tijekovima, procesima i njihovim fazama javlja se skladištenje kao stvarno i virtualno.

2.6.4. Popis imovine Prema Zakonu o računovodstvu poduzetnik mora popisati svu imovinu i ob-veze početkom poslovanja i potkraj svake poslovne godine. Svrha popisa je utvrđivanje stvarnog stanja zatečenog popisom s podacima unesenim u poslovne knjige, tj. knjigovodstvenim stanjem. Popisom se kontrolira pravilnost rada i rukovanje imovinom osoba kojima je imovina povjerena na čuvanje i rukovanje, kao i disciplina izvršenja obveza. Prema vremenu kada se provodi popis razlikujemo redoviti popis, obavlja se u redovitim unaprijed utvrđenim rokovima dok se izvanredni popis provodi kada to zahtijevaju posebne prilike. Prema predmetu obuhvata popisa razlikujemo potpuni popis, koji obuhvaća

ukupnu imovinu i obveze, djelomični popis koji obuhvaća samo određene vrste imovine i obveza, npr. popis zaliha artikala, novca u blagajni, obveza prema dobavljačima itd. i kontinuirani popis.

Redoviti potpuni popis imovine i obveza s naznakom pojedinačne vrijednosti poduzetnik obvezatno provodi na početku poslovanja i potkraj svake poslo-vne godine sa stanjem na dan 31. prosinca. Utvrđene razlike između stanja prema popisu i knjigovodstvenog stanja jesu viškovi i manjkovi. Višak se iskazuje kad je stvarno stanje, utvrđeno popisom, veće od stanja koje iskazuju poslovne knjige. Manjak se iskazuje kad je stanje po knjigama veće od stvarnog stanja utvrđenog popisom. Kad se utvrde razlike, treba ispitati zbog kojih je razloga nastao svaki pojedini višak, odnosno manjak.


16

Razlike po popisu mogu nastati iz razloga: ▪ normiranih gubitaka: rasip, lom i kvar, ▪ pogrešnog knjiženja u knjigovodstvu, ▪ nesavjesnog rukovanja imovinom, ▪ elementarnih nepogoda. Redoviti (normirani) gubici robe uzrokovani su samom naravi robe. Kalo je gubitak robe na težini, a da pritom roba ne mijenja svoj oblik. Rasip kao gubitak javlja se kod usitnjene robe, kao što je npr. šećer kristal, riža, brašno, a kod tekućina nastaje rastakanjem. Lom kao gubitak javlja se kod stakla, porculana, keramike i proizvoda od plastike. Kvar je normirani gubitak koji se javlja na robi koja ima ograničen vijek trajanja (npr. prehrambene namirnice). Istekom vijeka trajanja roba više nije upotrebljiva. Pogrešno knjiženje može se pojaviti npr. ako se neki dokument dvostruko knjiži kao ulaz, odnosno izlaz, zatim ako je dokument pogrešno knjižen kao ulaz umjesto izlaz, i obratno, te ako neki dokument uopće nije knjižen. Nesavjesno rukovanje imovinom može se pojaviti npr. kao zamjena artikla manje vrijednog za više vrijedan i obratno. Nesavjesnim rukovanjem smatra se također neovlašteno otuđivanje imovine, za što odgovorna osoba (skla-dištar, poslovođa) odgovara krivično, materijalno i moralno. Popisne razlike u skladištima uvjetovane su i činjenicom što se evidencija o zalihama u pravilu vodi na tri razine (na tri različita mjesta): ▪ u skladištu samo količinski, ▪ u robno-materijalnom knjigovodstvu kao analitičkoj evidenciji količinski i

vrijednosno i ▪ u financijskom knjigovodstvu (kao glavnoj knjizi) - samo vrijednosno. Nakon obavljenog popisa sav popisni materijal (popisni listići, popisne liste, izvješće s posebnim primjedbama o stanju popisanih vrijednosti) čini elaborat o obavljenom popisu.


17

2.6.5. Dokumenti u robno-materijalnom knjigovodstvu Dokumenti koje prate kretanje i stanje artikala u skladištu nazivamo skladišni dokumenti, a oni su: ▪ početna inventura, ▪ skladišna primka, ▪ interna izdatnica, ▪ interna povratnica, ▪ međuskladišnica, ▪ otpremnica kupcu, ▪ inventurni manjak, ▪ inventurni višak, ▪ povratnica dobavljaču, ▪ povratnica kupca, ▪ revalorizacija nabavne cijene, ▪ storno dokumenti robno-materijalnog knjigovodstva.

POČETNA INVENTURA Početna inventura služi kao temeljni dokument za unos stanja na početku poslovne godine (na dan 1. siječnja) u skladišne kartice i račune analitičkog robno-materijalnog knjigovodstva.

SKLADIŠNA PRIMKA Skladišnu primku ispostavlja skladištar kao potvrdu primitka materijala. Dobavljač doprema artikle preko prijevoznika, vlastitim transportom ili transportom društva u pripadno ulazno (nabavno) skladište. Skladištaru se uz artikle daje i dostavnica za te artikle. Prema priloženoj dostavnici kontrolira se količina i kvaliteta odnosno specifikacija zaprimljenih artikala jer se u primku upisuju samo ispravne količine koje su preuzete. Skladišna primka sadrži datum preuzimanja artikala, broj primke; redni broj koji s početkom poslovne godine počinje od broja jedan, šifru i naziv artikla, količinu, šifru i naziv dobavljača i datum tog dostavnog dokumenta. Predmete za vlastitu uporabu, npr. uredski potrošni materijal, inventar i sl. može se zaprimati i putem skladišta, ako se naruče veće količine, pa se postupno izdaju. Ako je količina namijenjena izravnoj uporabi, nije nužno provoditi skladištenje, već se mogu odmah knjižiti na troškove (prijam i pre-uzimanje potvrđuje potpisom na ulaznom dokumentu neposredni voditelj). Prije knjiženja u robno-materijalnom knjigovodstvu primku treba obvezno kontrolirati osoba iz nabave ili tehničkog odjela, tj. one osobe koje su naručile ili odobrile nabavu. Važnost pravodobnog knjiženja je u svezi s mogućim izostankom informacije o novom stanju zaliha i ispostavljanju pogrešne narudžbe. Jednako tako i


18

tehnička priprema rada neće na vrijeme moći definirati pojedine radne naloge ili proizvodnju. Pri sastavljanju primke ne smiju se preskočiti ili zaboraviti ne-ke stavke iz prijama.

INTERNA IZDATNICA Na temelju naloga skladištar izdaje materijal iz skladišta u proizvodnju te ispostavlja dokument internu izdatnicu. Izdatnice se označavaju tekućim brojem od strane skladišta za izdane predmete. Interna izdatnica sadrži oznaku skladišta iz kojeg se predmet izuzima, broj izdatnice; redni broj koji s početkom poslovne godine počinje od broja jedan, datum njenog izdavanja, broj radnog naloga (nositelja troška), oznaku-broj radne jedinice, nomenklaturnu oznaku (šifru) po kojoj se predmet vodi u skladištu, naziv zahtijevanog predmeta, jedinicu mjere i jediničnu cijenu, vrijednost izdanih predmeta, potpis djelatnika koji je ispostavio izdatnicu, potpis ovlaštenog djelatnika koji je odobrio izdatnicu, potpis skladištara i primatelja izdanog predmeta, datum obračuna izdatnice i knjiženja

INTERNA POVRATNICA Za povrat robe iz pogona u skladište koristi se interna povratnica. Nakon kontrole robe skladištar ispunjava internu povratnicu sa šifrom materijala (ista kao i na izdatnici s kojom je ta roba poslana na doradu), količinom, datumom povrata i brojem dokumenta (povratnice), a promjena se bilježi na skladišnim karticama. Kopija povratnice se šalje u robno-materijalno knjigovodstvo na obračun i knjiženje.

MEĐUSKLADIŠNICA Međuskladišnica je dokument kojom se materijal iz jednog skladišta pre-mješta u drugo skladište unutar iste tvrtke, tzv. interni međuskladišni promet. Skladište iz kojeg se materijal izdaje unosi u međuskladišnicu podatke o izdanom materijalu. Međuskladišnicu ispostavlja skladištar iz izlaznog skladišta na temelju pisa-nog naloga službe nabave ili prodaje. Preuzimanjem predmeta po međuskladišnici, skladištar ulaznog skladišta kontrolira unesene podatke u međuskladišnici koje je upisao skladištar izlaznog skladištara. Svojim potpisom i skladišnim žigom potvrđuje ulaz. Nakon toga original međuskladišnice dostavlja se u robno-materijalno knjigo-vodstvo radi obračuna i knjiženja.

OTPREMNICA KUPCU Nalozi za otpremu pošiljaka poslovnim partnerima, poglavito kupcima, dolaze u skladište iz prodajne službe. U tu svrhu koristi se dokument otpremnica kupcu. Otprema pošiljaka kupcima uz obilježja kvalitete i količine artikala


19

sadržanih u pošiljci, značajno je za ugled tvrtke i pravodobnost isporuke. Sadržaj otpremnice obuhvaća naziv i mjesto tvrtke isporučitelja predmeta, broj, godinu i datum ispostavljanja otpremnice, mjesto i adresu primatelja predmeta specificiranih u otpremnici, oznaku skladišta, mjesto uskladištenja, vrstu transporta kojim je predmet otpremljen naručitelju-kupcu, utvrđeni rok naplate po ispostavljenom računu, nomenklaturnu oznaku-šifru predmeta (skladišni broj), jedinicu mjere i količinu, jediničnu cijenu i ukupnu svotu vrijednosti otpremljenih predmeta, ime i prezime djelatnika u službi prodaje ili nabave koji je izdao nalog skladištu za pripremanje, pakiranje, potpis i datum voditelja skladišta i skladištara koji je predmete predao prijevozniku.

INVENTURNI MANJAK Inventurni manjkovi su razlike između stvarnog fizičkog stanja u skladištu i papirnatog stanja. Priroda tih razlika bitna je samo radi toga tko će se teretiti za razliku. Kod unosa je potrebno znati samo količinu.

INVENTURNI VIŠAK Inventurni viškovi su razlike između stvarnog fizičkog stanja u skladištu i papirnatog stanja. Kod unosa je potrebno znati količinu.

POVRATNICA DOBAVLJAČU Koristi se kod povrata artikala dobavljaču iz različitih razloga. Predstavlja storniranje ulaza u skladište.

POVRATNICA KUPCA Povratnicom kupca stornira se izlaz artikala iz skladišta u slučaju povrata artikala

REVALORIZACIJA NABAVNE CIJENE Revalorizaciju nabavne cijene dokument je koji koristimo kod promjene nabavnih cijena tj. za njihovo povećanje ili smanjenje. Revalorizacijom mijenjaju se nabavne cijene svih artikala na skladištu Promjena nabavne cijene može npr. uslijediti kada na skladištu postoje artikli koji se ne mogu prodati niti po nabavnoj cijeni pa će prodajna cijena biti niža od nabavne. Premda se takvom prodajom ostvaruje gubitak on je ipak manji od gubitka nastalog neprodajom robe. U poreznom sustavu PDV-a sasvim je nebitno po kojoj se cijeni nabavljaju artikli jer se porez plaća na ukupnu cije-nu prodaje, a razlika između nabavne i prodajne cijene za porez nije bitna.


20

STORNO DOKUMENTI ROBNO-MATERIJALNOG KNJIGOVODSTVA Storno dokumenti u robno-materijalnom knjigovodstvu predstavljaju sve stor-nirane dokumente iz robnog knjigovodstva. Na storno dokumentu vidi se vrsta storniranog dokumenta te njegov broj, a vrijednost storno dokumenta suprotnog je predznaka tako da poništava prethodno, pogrešno stanje.

2.6.6. Trgovina na veliko Trgovina na veliko nabavlja robu od dobavljača s obračunanim porezom na dodanu vrijednost. Vrijednost zaliha trgovačke robe temelji se na povijesnim troškovima. Troškove nabave trgovačke robe čine troškovi kupnje, troškovi konverzije i drugi troškovi koji su nastali u dovođenju zaliha na sadašnju lokaciju i sadašnje stanje. Troškovi kupnje obuhvaćaju kupovnu cijenu po obračunu dobavljača i sve zavisne troškove kupnje koji se mogu neposredno pripisati kupovnoj cijeni. Rabati i slične stavke oduzimaju se kod određivanja troškova kupnje, odno-sno prema čl. 8., st. 2. Zakona o porezu na dodanu vrijednost ne ulaze u po-reznu osnovicu. Porez na dodanu vrijednost plaćen dobavljaču pri nabavi ne ulazi u vrijednost zaliha. Glede troškova nabave on je neutralan jer troškovi kupnje (zaliha) obuhvaćaju kupovnu cijenu uključujući uvozne carine i druge poreze, osim onih kaje poduzeće kasnije može vratiti od poreznih vlasti. Porez na dodanu vrijednost iskazan na svim ulaznim računima, pa tako i na onima u svezi s kupnjom artikala i njihovim dovođenjem na sadašnju lokaciju i sadašnje stanje, poduzetnik ima pravo odbiti kao pretporez. Prema tome, da bi na kraju obračunskog razdoblja poduzetnik iskazao stvarnu obvezu za porez koju mora podmiriti (ili potraživanje), odbit će sve pretporeze po ulaznim računima (za artikle, sitni inventar, opremu, usluge i dr.) od obveza za PDV iskazanih na njegovim izlaznim računima (za prodanu artikle, usluge, opremu i dr.) u tom obračunskom razdoblju. Obveza ili potra-živanje za PDV po obračunskom razdoblju ovisit će o ukupnoj poslovnoj aktivnosti poduzetnika, a ne samo o nabavi i prodaji.

2.6.7. Trgovina na malo U trgovini na malo obavlja se promet proizvoda namijenjenih krajnjoj potrošnji. Ponovo valja istaknuti da u sustavu poreza na dodanu vrijednost nabava robe u trgovini na malo nije oslobođena poreza. Nabavlja li trgovina (porezni obveznik) robu od dobavljača - poreznog obveznika, PDV iskazan u računu ima pravo odbiti kao pretporez. U suprotnom, nabavlja li robu od dobavljača koji nije porezni obveznik, pretporez ne može odbiti, jer ga


21

dobavljač nije ni obračunao! Isto tako, nabavi li robu od dobavljača registri-ranog za trgovinu na malo, i izvrši gotovinsko plaćanje - nema pravo na odbitak pretporeza jer nisu zato zadovoljeni uvjeti: PDV u računu nije bio posebno iskazan, a plaćanje nije bilo bezgotovinsko.

2.6.8. Nabava robe iz uvoza U sustavu poreza na dodanu vrijednost uvoz podliježe oporezivanju. Osno-vica poreza na dodanu vrijednost pri uvozu utvrđuje se na temelju vrijednosti uvezene robe utvrđene prema carinskim propisima, uvećane za carinu i druge pristojbe, te posebne poreze i druge troškove koji se plaćaju u postupku uvoznog carinjenja. Prema tome, neto kupovna cijena, carina, trošarine i zavisni troškovi nabave nastali prilikom uvoza čine elemente kalkulacije nabavne cijene robe.

2.6.9. Prijenos artikala unutar poduzeća Isporuke koje se u trgovačkoj djelatnosti obavljaju između skladišta i prodavaonica nisu oporezive. Takav promet je zapravo međuskladišni promet ili manipulacija robom radi popune skladišta ili prodajnih mjesta. Ako se pri tom prometu izdaju interni računi, prema Zakonu o porezu na dodatnu vrijednost nije nastala oporeziva isporuka. Unatoč tome, preporuča se da se ne koriste interni računi za obračun međuskladišnog prometa nego da to budu drugi dokumenti (otpremnica, međuskladišnica i sl.). Tako je i s manipulativnim isporukama između pogona u proizvodnim ili uslužnim poduzećima. Navedene isporuke su porezno neutralne, dakle porez se ne obračunava na internim dokumentima, a niti se koristi u saldiranju pretporeza i obveze.

2.6.10. Pregled rezerviranih zaliha Operativna evidencija rezerviranih zaliha u skladištu javlja se u pojedinim go-spodarskim djelatnostima, a vezano uz uskladištenje artikala . Rezerviranja u skladištu znače da artikli jesu na zalihi u skladištu, ali se ne izdaju za druge potrebe osim za namjenu koja je temelj rezerviranja. O rezervaciji ne odlučuje skladištar, već nalog za rezervaciju proizlazi iz koordinacije prodaje, proizvodnje i nabave. U skladištu se potreba rezervacije javlja u trenucima pripreme pošiljke artikala za određenog kupca s kojim postoji aktivan predračun. To su i pošiljke koje treba vratiti dobavljaču iz bilo kojega razloga te drugi slučajevi.


22

2.7. POMOĆNE KNJIGE

2.7.1. Knjiga ulaznih računa Knjiga ulaznih računa vodi se u službi nabave. U nju se kronološkim redom tijekom poslovne godine unose svi primljeni računi od dobavljača i služi za kontrolu knjiženja na računima dobavljača, za kontrolu pravodobnog pod-mirenja obveza koje proizlaze iz određenog ulaznog računa, a kod trgovač-kog poduzeća služe i za nadzor ispravnosti podataka unesenih u trgovačke knjige. Knjiga ulaznih računa nema propisani oblik, pa je poduzetnik oblikuje prema svojim potrebama pridržavajući se pritom načela da knjiga ulaznih računa sadrži osnovne podatke kao što su: ▪ redni broj, ▪ naziv i sjedište dobavljača, ▪ broj i datum ulaznog računa, ▪ iznos računa u kunama, ▪ iznos eventualnih popusta koje dobavljač odobrava, ▪ neto kupovni iznos, ▪ ugovoreni rok za podmirenje računa (datum dospijeća) i ▪ način plaćanja.

2.7.2. Knjiga izlaznih računa Knjiga izlaznih računa vodi se u službi prodaje i u nju se kronološkim redom tijekom poslovne godine unose svi ispostavljeni računi za prodane artikle i obavljene usluge. Ona predstavlja rekapitulaciju i kontrolu ispostavljenih računa za određeno vremensko razdoblje. Ujedno služi za praćenje ugovore-nih dospijeća i naplate izlaznih računa. Kao i knjiga ulaznih računa, knjiga izlaznih računa nema propisani oblik. Temeljni podaci koje sadrži knjiga izlaznih računa jesu: ▪ redni broj i datum ispostavljanja izlaznog računa, ▪ iznos računa u kunama, ▪ naziv i sjedište kupca, ▪ iznos eventualnih popusta koji se odobravaju kupcu, ▪ iznos bez poreza, ▪ datum dospijeća i ▪ način plaćanja.

3. Postojeće aplikacije

23

3. POSTOJEĆE APLIKACIJE

3.1. POSLOVNI I KNJIGOVODSTVENI PROGRAMI Postojeće aplikacije za skladišno poslovanje najčešće su izrađene kao moduli paketa poslovnih i knjigovodstvenih programa. Takvi programi zaokružuju cijelo knjigovodstvo tvrtke i najčešće obuhvaćaju: financijsko knjigovodstvo, obračun plaća i kadrovsku evidenciju, materijalno knjigo-vodstvo, robno knjigovodstvo i fakturiranje, knjigovodstvo za obrtnike, ugosti-teljsko poslovanje, obračun autorskih honorara, blagajničko poslovanje, osnovna sredstva, virmane i kamate. Neke postojeće aplikacije koje sadrže modul za skladišno poslovanje su: ▪ IPOS knjigovodstvo, IPOS d.o.o.

Napisan u programu Borland Delphi (Pascal), a baza podataka je Borland Paradox.

▪ Adacco paket, Adacco d.o.o. za proizvodnju i prodaju software-a

Razvijeni pomoću Microsoft Access-a i Visual Basic-a, koristi tablični prikaz podataka iz baza "TrueDBGrid", podacima se manipulira SQL upitima, a za ispis se koristi Crystal Reports.

3.2. MODUL SKLADIŠNOG POSLOVANJA Moduli za skladišno poslovanje obavljaju operacije primanja i izdavanja materijala na skladišta, te analize proknjiženih podataka, a najčršće su podijeljeni na: ▪ Inicijalizaciju sustava

Unos, prikaz, izmjene i ispis: artikala (sa stanjem zaliha i prosječnom cijenom), grupa artikala, dobavljača i njegovih dostavnica, te kupaca i njegovih izdatnica.

▪ Ulaz, izlaz i stanje robe i materijala Unos dostavnice dobavljača i ispis primke. Pregled stanja zaliha. Unos i ispis izdatnica.

▪ Izvještaji Lista trenutačnih zaliha artikala (količina i vrijednost po prosječnim cijenama). Lista artikala čija je zaliha manja od minimalne. Lista početnog stanja, ulaza, izlaza i završnog stanja artikala za određeno razdoblje (količina i iznosi). Kartica ulaza i izlaza artikala. Lista ulaza artikala za dobavljača za određeno razdoblje. Lista izlaza artikala za kupca za određeno razdoblje. Liste primki i izdatnica. Ispis naloga za knjiženje za

3. Postojeće aplikacije

24

određeno razdoblje.

▪ Inventure Izrada pomoćne liste za inventuru, unos pravog stanja, lista inventurnih razlika, knjiženje stvarnog stanja.

▪ Radni nalozi Unos, izmjene, prikaz i ispis podataka o serviserima. Unos radnog naloga i izdatnica servisera. Lista popisa radnih naloga i izdatnica.

▪ Računi Unos, prikaz, izmjene i ispis računa. Lista naplaćenih i nenaplaćenih računa za određeno razdoblje i dobavljača. Ispis stavaka računa i rekapitulacije stavaka računa za mjesto troška u određenom razdoblju.

▪ Analize Izračun koeficijenta obrtaja određenih i svih artikala za određeno razdoblje. ABC analiza nabave. Lista artikala s brojem dobavljača tog artikla. Izračun optimalne nabavne količine.

▪ Servisni programi Izrada sigurnosnih kopija.

4. Modeli aplikacije

25

4. MODELI APLIKACIJE

4.1. DIJAGRAM TOKA PODATAKA

inte

rna

pov

ratn

ica

Skladišnoposlovanje

p0

a

Dobavljači

d

Kupci

c

Skladišta

bRadnejedinice

nalo

g z

a p

ovra

tar

tikla

predračun/računuplata kupcaulazni račun

narudžba

isplata dobavljaču

povrat artiklaartikli artikli

povrat artikla

artiklipovrat artikla

nalo

g z

a m

eđus

klad

ište

nje

međ

uskl

adiš

nica

skla

dišn

a p

rimka

povr

atni

ca d

obav

ljaču

otpr

emni

capo

vrat

nica

kup

ca

inte

rna

izda

tnic

a

nalo

g z

a p

ovra

t ar

tikla

dob

avljaču

nalo

g z

a in

tern

o iz

dava

nje

arti

kla

Slika 1. Dijagram konteksta


26

Dijagram konteksta aplikacije za skladišno poslovanje prikazan na slici 1 prikazuje sustav na najvišoj hijerarhiji. Dijagram ima jedan proces s nazivom Skladišno poslovanje i četiri vanjska entiteta koji definiraju područje analize: ▪ dobavljači, ▪ radne jedinice, ▪ skladišta i ▪ kupci. Na slici 2 prikazan je pregledni dijagram s procesima internog izdavanja i po-vrata artikala, međuskladištenja, narudžbe artikala, povrata artikla dobavlja-ču, izrade ponude, računa i otpremnice. Proces izrade ponude vodi služba prodaje. Na zahtjev kupca služba nabave izrađuje ponudu/predračun. Podaci o kupcu dohvaćaju se iz spremišta poslovnih partnera, a artikli i usluge dohvaćaju se iz spremišta artikala i usluga. Izrađena ponuda sprema se u spremište dokumenata, a kopija se ispostavlja kupcu. Račun je dokument koji kao potvrdu podmirivanja potraživanja od kupca izdaje služba prodaje. Račun se izrađuje iz predračuna, sprema se u spre-mište dokumenata, a kopija se šalje kupcu. Otpremnica kupcu skladišni je dokument na osnovu kojeg se izdaju artikli sa skladišta. Izrađuje se na osnovu računa i sprema u spremište dokumenata. Dekompozicije procese internog izdavanja i povrata artikala, međuskladište-nja, narudžbe i povrata artikala dobavljaču prikazane su na slikama 3, 4 i 5.


27

a

Dobavljači

d

Kupac

upla

ta

artikl

potvrda opovratu

artik

l

Naruči artikle

p1

Izrada računa

p2

Otpremanjeartikala

p9

Izrada ponude

p4

Povrat artikaladobavljaču

p5

naru

džbe

nica

D1 artikli i usluge

raču

n

uslu

ga

predračun

raču

n

artik

l

D2 poslovni partneri kupac

artikl

doba

vljač

doba

vljač

artikl

artik

l

c

Skladišta

bPoslovnejedinice

D3 poslovne jedinice

Međuskladištenje

p7

artik

l

skla

dišt

e

Interno izdavanje ipovrat artikala

p6

artik

l

poslovnajedinica

međ

uskl

adiš

nica

artik

l

vrač

eni a

rtikl

inalog za povrat

prom

jena

kol

ičin

e

međ

uskl

adiš

nica

predračun

otpr

emni

ca

inte

ra iz

datn

ica

povr

atni

ca d

obav

ljaču

skladišna primkanarudžbenica D4 dokumenti

pred

raču

n

inte

rna

pov

ratn

ica

nalog za izdavanje

D5 cijene artikala

cijena

raču

n

zahtjev za ponudu

račun

D7 Stanje skladišta

promjeni količinu

prom

jeni

kol

ičin

u

zapr

imlje

ni a

rtikl

iPrijem i povrat

artikala

p8

izda

ni a

rtikl

i

Izrada otpremnice

p3

otpremi artikle

uplate

Slika 2. Dijagram toka podataka


28

Izraditinarudžbenicu

p1.1

a

Dobavljači

D1 artikli i usluge

D2 poslovni partneri

artik

l

doba

vljač

naruđžbenica

Preuzmi artikl

p1.2

artikl

Izraditi skladišnuprimku

p1.3

Promjenikoličinu

preu

zeti

artik

li

dobavljač ulaz

ni r

ačun

plać

anje

skladišna primka

D4 dokumentinarudžbenica

Izradi ulazni račun

p1.4

Isplati dobavljača

p1.5

dostavnica

dobavljač

ispl

ata

dob

avljaču

ulazni račun

doba

vljač

skladišna primka

rani

je i

spla

te p

o is

tom

ula

znom

rač

unu

D6 nabavne cijene

nabavnacijena

promjenanabavne

cijene

D7 stanje skladišta


skladište

Slika 3. Dekompozicija procesa narudžbe i prijema artikala


29

Proces narudžbe, prikazan na slici 3, vodi služba nabave koja na osnovu praćenja stanja skladišta i potreba na tržištu odlučuje o nabavi artikla. Nabavna služba izrađuje narudžbenicu koja se zatim šalje dobavljaču. Do-bavljač na temelju isporučene narudžbenice ispostavlja predračun s naruče-nim artiklima. Na temelju predračuna nabavna služba izrađuje ulazni račun, a isplatom potraživanja dobavljaču artikli se zajedno s dostavnicom primaju na skladište. Na skladištu se povećava količina te ako je potrebno mijenja se nabavna cijena. Naposljetku, ova poslovna promjena bilježi izradom skladi-šne primke koja se zatim sprema u spremište dokumenata. Proces povrata artikala dobavljaču također vodi nabavna služba. Dobavljač na temelju vraćenih artikala izdaje potvrdu o povratu na osnovu koje se izrađuje povratnica dobavljaču. Povratnica dobavljaču sprema se u spremište dokumenata.

Interno izdavanje i povrat artikala koristiti se kod prijenosa artikala između skladišta i radne jedinice. Proces prikazan na slici 4 započinje prijemom naloga. U slučaju internog izdavanja artikala nalog prima skladište koje artikle treba izdati u radnu jedinicu, dok u slučaju internog povrata nalog prima radna jedinica koja treba vratiti artikle u skladište. Naloge za izdavanje u pravilu ispostavlja priprema rada, odnosno referada za otvaranje i praćenje provođenja radnih naloga, poslovođe ili sam vlasnik. Na temelju primljenog naloga izrađuje se interna izdatnica koja se prosljeđuje skladištaru dok se interna povratnica izrađuje se na temelju artikala vraćenih iz radne jedinice. Dokumenti interna izdatnica i interna povratnica dokazuju izvršenu poslovnu promjenu i pohranjuju se u spremištu dokumenata.


30

D3 poslovne jediniceIzrada interne

izdatnice

p6.1

radna jed. nalog

D1 artikli i usluge artikl

Izrada internepovratnice

p6.3

izdani artikli

Interni povrat

p6.4

inte

rna

pov

ratn

ica

artikl

promjena količine artikla

internaizdatnica

internapovratnica

D4 dokumenti

D6 nabavne cijene

bRadnejedinice

c

Skladišta

interna izdratnica

nalo

g

skla

dišt

era

dna

jedi

nica

skladište

cijena

cije

na

Zaprimanje naloga

p6.2

nalo

g

vračeni artikli

prom

jena

kol

ičin

e

Prijem i povratartikala

p8

D7 stanje skladišta

Slika 4. Dekompozicija procesa internog izdavanja i povrata artikala


31

D1 artikli i usluge

c

Skladišta


Izdavanje artikla

p7.2

primljeni artikliPrijem artikla

p7.3

Izradameđuškladišnice

p7.1

skladište koje prima artikleartikl

izdani artikli

međuskladišnica

međ

uskl

adiš

nica

D4 dokumenti

D6 nabavne cijene

nalo

g

skladište koje daje artikle

cijena

izda

ni a

rtikl

i

skla

dišt

e k

oje

prim

a a

rtikl

esk

ladi

šte

koj

e d

aje

arti

kle

Izradameđuškladišnice

p7.4

prim

ljeni

arti

kli

artik

l

cije

na

promjena količineartikla na skladištu

koje daje

promjena količineartikla na skladištu

koje prima

D7 Stanje skladišta

izda

ni a

rtikl

i

Slika 5. Dekompozicija procesa međuskladištenja artikala

Međuskladištenje artikala koristi se kod prijenosa artikala između dva skladišta unutar istog poduzeća, a proces međuskladištenja prate dvije me-đuskladišnice - svaka za jedno skladište. Skladište koje daje artikle prima od poslovođe ili vlasnika nalog za međuskla-dištenje na osnovu kojeg izdaje artikle. Izdavanjem artikala njihova se količi-na na skladištu smanjuje, a kao dokaz izvršene poslovne promjene izrađuje se dokument međuskladišnica. Drugo skladište zaprimanjem artikala prima i međuskladišnicu potvrdom koje potvrđuje primljene količine. Skladište koje prima artikle na osnovi primljenih artikala također izrađuje međuskladišnicu.


32

4.2. MODEL ENTITETI I VEZE

0,M

0,M 0,M

0,1

0,M

0,M

1,10,1

0,1

1,1

0,M

0,1

0,M

0,1

0,1

0,1

0,M

0,M

0,M

1,1

0,1

0,M

0,1

0,1

0,M

1,1

0,M

1,1 0,M

0,1

0,M

0,1

0,M

0,M

1,1

Artikl

NacPlacanja

PosPar

KorProg DokumentSS

DokumentBS

DetOpisRadNal

Dokument

Stavke

PosJed

PopCjenika

Tarifa

TecLista

TipPred

VrstaDok

Valuta

IDPrethodniDok

Tecaj

DatumIznossUKn

Slika 6. Model entiteti i veze


33

1,11,1

1,1

0,1

0,M

1,1

0,1

0,1

0,M 0,M

0,1

0,1

1,1

1,1

1,1

1,1

1,1 1,1

0,M

0,M0,M0,M

0,M

0,1

0,M

0,M

1,1

1,1

Banka

Mjesto

PosPar

FilPosPar

Drzava

Osoba PosJed

Tvrtka

TipPorObveznika Valuta

Djelatnost

Adresa

Adresa

Adresa



34

0,1

1,1

0,1

1,1

0,1

1,1

0,M 0,M

0,M 0,M

0,M0,M0,M

0,M

1,1

0,M 1,11,1

0,M

0,M

0,M

0,M0,M

1,1

0,M

0,M

1,1

Artikl

JedMjere

FilArtStavke

PosJedPopCjenika

Tarifa

NabavneCijene

StanjeSkladista

CijenArt

NabavnaCijena

Kolicina

Trosak1Trosak2Trosak3Trosak4Marza

CijenaBezPorezaCijenaSPorezom

PopDnevnik

Dnevnik

Dokument

PosJed

VrstaDok

IDPredhodniDok

IDDok



35

4.3. RELACIJSKI MODEL

DokumentPK IDDok

FK1

FK2

FK3FK4FK5FK6

GodBrojSifDokDatDokIDPredhodniDokStorniranDatStornDatIspisDatDospSifPosParSifPosJed1SifPosJed2SifNacPlacRabatPorezUkupnoBezPorezaSlovimaOpis

DokumentBSPK, FK1 IDDok

FK2

BrIzvodaOznZaZatvaranjeVezaPredmetSifDetOpisRadNalStorKnjizenjeBrojRacOdDobOsnovicaZa0PostoOsnovicaZaOporezivanje

DokumentSSPK, FK1 IDDok

FK2

FK3FK4FK5FK6

FK7

FK8

FK9

FK10

FK11

SifCjenikaModPlacanjaFakturiraoOdobrioTekstPrijeTekstPoslijeOznDevRacSifTecListeDatTecSifValRabatUracnatiPorezOpisOstalihTroskova1PorezOstalihTroskova1IznosOstalihTroskova1OpisOstalihTroskova2PorezOstalihTroskova2IznosOstalihTroskova2AktivanSifTipPred

StavkePK, FK1PK, FK2

IDDokSifArt

FK3

KolicinaJedinicnaCijenaBezPorezaTarifaRabat

ArtiklPK SifArt

FK1FK2

FK3

RedBrNazivTipSifJedMjeTarifaJedMasaSifFilArtDugiOpisArtMinZaliheMaxZalihe

Slika 9. Relacijski model baze podataka


36

ArtiklPK SifArt

FK1FK2

FK3

RedBrNazivTipSifJedMjeTarifaJedMasaSifFilArtDugiOpisArtMinZaliheMaxZalihe

CijenArtPK, FK1PK, FK2PK, FK3

SifArtSifPosJedSifCienika

Trosak1Trosak2Trosak3Trosak4MarzaCijenaBezPorezaCijenaSPorezom

FiltArtPK SifFiltArt

NazivOpis

JedMjerePK SifJedMjere

NazivKraticaDecimal

PosJedPK SifPosJed

FK

TipJedNazivAdresaPostBr

TarifaPK Tarifa

OpisStopa

NabavneCijenePK, FK1PK, FK2

SifArtSifPosJed

NabavnaCijena

StanjeSkladistaPK, FK1PK, FK2

SifArtSifPosJed

Kolicina


IDDokSifArt

FK3


PopCjenikaPK SifCjenika

Naziv MjestoPK PostBr

Naziv



37

BankaPK SifBanka

Naziv

DjelatnostPK SifDjelatnost

Naziv

FilPosParPK SifFilPosPar

NazivOpis

MjestoPK PostBr

Naziv

OsobaPK SifOsoba

FK1

FK2FK3

PrezimeImeSifPosParTitulaFunkcijaSluzTelE-mailSpolDatRodAdresaPostBrSifDrzavaPrivTelZebiljeske

PosParPK SifPosPar

FK1

FK2

FK3FK4FK5

FK6FK7

NazivPostBrAdresaSifDrzavaTelefonFaxE-mailWWWZiro-racun1Ziro-racun2MatBrSifFilPosParSifDjelatnostSifBankaRabatBrDanaOdgodeSifTipPorObvSifOsobaZabiljeske

TipPorObveznikaPK SifTipPorObv

NazivKratica

TvrtkaPK Naziv

FK1

FK2

FK3FK4

PostBrAdresaSifDrzavaTelefonFaxE-mailWWWZiro-racun1Ziro-racun2MatBrSifBankaSifTipPorObvPosGodOtvorenaPosGod

ValutaPK SifVal

ValutaKraticaJedIznos

DrzavaPK SifDrzava

FKNazivSifVal



38

DokumentPK IDDok

FK1

FK2

FK3FK4FK5FK6


NacPlacanjaPK SifNacPlac

NazivKratica

PosParPK SifPosPar

FK1

FK2

FK3FK4FK5

FK6FK7

NazivPostBrAdresaSifDrzavaTelefonFaxE-mailWWWZiro-racun1Ziro-racun2MatBrSifFilPosParSifDjelatnostSifBankaRabatBrDanaOdgodeSifTipPorObvSifOsobaZabiljeske

PosJedPK SifPosJed

FK


VrstaDokPK SifDok

Naziv

DetOpisRadNalPK SifDetOpisRadNal

NazivTekst

DokumentBSPK, FK1 IDDok

FK2

BrIzvodaOznZaZatvaranjeVezaPredmetSifDetOpisRadNalStorKnjizenjeBrojRacOdDobOsnovicaZa0PostoOsnovicaZaOporezivanje



39

KorProgPK SifKorProg

NazivLozinkaAdministrator

TecajPK, FK1PK, FK2PK

SifTecListeSifValDatum

IznosUKn

TecListaPK SifTecList

eNaziv

TekstoviPK SifTekst

NazivTekst

TipPredPK SifTipPred

NazivPredracuna

ValutaPK SifVal

ValutaKraticaJedIznos

DokumentSSPK, FK1 IDDok

FK2

FK3FK4FK5FK6

FK7

FK8

FK9

FK10

FK11

SifCjenikaModPlacanjaFakturiraoOdobrioTekstPrijeTekstPoslijeOznDevRacSifTecListeDatTecSifValRabatUracnatiPorezOpisOstalihTroskova1PorezOstalihTroskova1IznosOstalihTroskova1OpisOstalihTroskova2PorezOstalihTroskova2IznosOstalihTroskova2AktivanSifTipPred Tarifa

PK Tarifa

OpisStopa

PopCjenikaPK SifCjenika

Naziv

DokumentPK IDDok

FK1

FK2

FK3FK4FK5FK6



IDDokSifArt

FK3




40

DnevnikPK, FK1PK

SifDnevnikKnjizenje

FK2FK3

FK4FK5

SifDokIDDokDatKnjizStorniranoPorezUkupnoSPorezomOdbitakPorezaSifPosJedSifPredDok

DokumentPK IDDok

FK1

FK2

FK3FK4FK5FK6


PopDnevnikPK SifDnevnik

Naziv

PosJedPK SifPosJed

FK


VrstaDokPK SifDok

Naziv


5. Realizacija

41

5. REALIZACIJA Aplikacija razvijena za ovaj diplomski rad nazvana je Fakturiranje, a omogu-ćuje: ▪ evidentiranje poslovnih događaja u robno-materijalnom knjigovodstvu, naba-

vu, zaprimanje i otpremanje artikala, praćenje stanja na skladištima, prodaju artikala i inventuru skladišta,

▪ evidentiranje poslovnih događaja u knjigovodstvu dobavljača, prijem ulaznih računa i isplate dobavljačima,

▪ evidentiranje poslovnih događaja u knjigovodstvu kupaca, izrada izlaznih ra-čuna i praćenje uplata kupaca,

▪ uklanjanje potrebu za višestrukim evidentiranjem jednog poslovnog događa-ja i vođenje paralelnih evidencija, čime se racionalizira poslovanje i smanjuje mogućnost pogreške,

▪ ispis potrebnih dokumenata i izvješća bez potrebe ručnog popunjavanja, ▪ vođenje zaliha skladišta, ▪ rad u maloprodaji i veleprodaji, ▪ kontinuitet u poslovanju (automatski prijenos početnog stanja iz prošle po-

slovne godine), ▪ izradu sigurnosnih kopija baze podataka, ▪ ovlašteni pristup podacima od ostalih korisnika sustava.

5.1. POKRETANJE PROGRAMA Pokretanjem programa otvara se obrazac prikazan na slici 15 koji služi za registriranje korisnika programa. Registracija korisnika važna je jer se njome onemogućuje pristup neovlaštenim osobama, a koristi se i prilikom auto-matske evidencije osobe koja izrađuje poslovni dokument. Na taj se način može odrediti odgovornost za učinjene propuste ili nedozvoljene radnje. Naslov obrasca pokazuje poslovnu godinu koja se pokreće.

Slika 15. Obrazac za registraciju korisnika

5. Realizacija

42

5.2. IZBORNIK I TRAKA S ALATIMA Izbornik i traka s alatima prikazani su na slici 16.

Slika 16. Izbornik i traka s alatima

Izbornik sastoji se od sljedećih padajućih izbornika:

Dnevnici pregled dnevnika knjiženja robno-materijalnog knjigovo-dstva, knjigovodstva dobavljača i knjigovodstva kupaca

Kartice pregled kartica dobavljača i kupaca

Dokument rad s dokumentima; početna inventura, inventurni ma-

njak, inventurni višak, interna izdatnica, interna povratni-ca, skladišna primka, međuskladišnica, povratnica do-bavljaču, ulazni račun, isplata dobavljaču, knjižna oba-vijest - dobavljači, narudžba, predračun, račun, otpre-mnica kupcu, povratnica kupca, izlazni račun, uplata kupca, knjižna obavijest - kupci, nalog, revalorizacija na-bavne cijene

Stornirani

dokumenti pregled storniranih dokumenata u knjigovodstvu do-bavljača, knjigovodstvu kupaca i robno-materijalnom knjigovodstvu

Tablice popis artikala i usluga, poslovnih partnera, banaka, je-

dinica mjera, djelatnosti, mjesta, cjenika, tarifa, država, valuta, tečajnih lista i dr.

Tekstovi popis predložaka tekstova prije i poslije stavki, te detalj-

nih opisa radnog naloga

Izvještaji ispis postojećih artikala i usluga, cjenika, dnevnika, dokumenata i stanja skladišta, rezervacija i kritičnih za-liha

Filtri pregled filtara artikala i filtara poslovnih partnera

Alati kalendar, korisnici programa, izrada sigurnosne kopije,

zatvaranje poslovne godine, otvaranje nove poslovne godine, brisanje svih tablica u bazi.

Padajući izbornici prikazani su u dodatku B.

5. Realizacija

43

Sadržaj trake s alatima:

Dodavanje novog zapisa

Brisanje trenutnog zapisa

Knjiženje dokumenta

Storniranje proknjiženog dokumenta

Sortiranje zapisa uzlazno

Sortiranje zapisa silazno

Brisanje s privremenom kopijom

Stvaranje privremene kopije

Dodavanje iz privremene kopije

Opoziv izmjena

Dohvat zapisa koji sadrže označenu vrijednost

Postavljanje uvjeta za dohvat na obrascu

Poništavanje uvjeta za dohvat

Primjena uvjeta za dohvat

Pojedinačni obrazac

Tablični obrazac

Odabir, spremanje i brisanje izgleda tabličnog obrasca

Postavljanje stranice za ispis

Ispis

Otvaranje obrasca

Osvježavanje zapisa i lista

Spremanje zapisa i lista Ovisno o trenutno aktivnom obrascu, neki alati na traci s alatima neće biti omogućeni.

5.3. NAVIGATOR Navigator se koristi za prijelaz na druge zapise. Ako ne postoji niti jedan zapis ili pak postoji samo jedan zapis navigator će biti onemogućen.

Prikaz prvog zapisa

Prikaz prethodnog zapisa

Prikaz sljedećeg zapisa

Prikaz zadnjeg zapisa

5. Realizacija

44

5.4. OBRAZAC DOKUMENTA

5.4.1. Vrste knjigovodstvenih dokumenata Dokumenti se mogu podijeliti prema knjigovodstvu kojem pripadaju. To su: ▪ dokumenti u robno-materijalnom knjigovodstvu: početna inventura, inven-

turni manjak, inventurni višak, interna izdatnica, interna povratnica, skladi-šna primka, međuskladišnica, povratnica dobavljaču, otpremnica kupcu, povratnica kupca, revalorizacija nabavne cijene, storno dokumenti robno-materijalnog knjigovodstva,

▪ dokumenti u knjigovodstvu dobavljača: ulazni račun, isplata dobavljaču, knjižna obavijest - dobavljači, storno dokumenti - dobavljači,

▪ dokumenti u knjigovodstvu kupaca: izlazni račun, uplata kupca, knjižna obavijest - kupci, storno dokumenti - kupci,

▪ dokumenti koji ne pripadaju niti jednom knjigovodstvu: narudžba, ponuda, predračun, račun i nalog.

Dokumenti robno-materijalnog knjigovodstva za razliku od ostalih knjigo-vodstvenih dokumenata poslovne događaje opisuje materijalno. Iz tog razlo-ga jedino dokumenti robno-materijalnog knjigovodstva sadrže stavke. U robno-materijalnom knjigovodstvu dokumenti se vežu za određeno skladište dok se dokumenti knjigovodstva kupaca i dobavljača vežu za određenog po-slovnog partnera. Dokumenti knjigovodstva kupaca i dobavljača događaje opisuju vrijednosno pa iz tog razloga ovi dokumenti nemaju stavke. Narudžbe, ponude, predračuni i nalozi su naredbodavni dokumenti tj. ne opisuju poslovni događaj nego predstavljaju namjeru/naredbu nekog budu-ćeg događaja. Iz tog razloga ovi dokumenti se ne knjiže pa zato niti ne pripadaju knjigovodstvu.

5.4.2. Alati na obrascu dokumenta

Otvaranje kalendara

Otvaranje obrasca za prijenos

Pretraživanje u listi artikala i usluga ili u listi poslovnih partnera

Automatska izrada skladišne primke

Automatska izrada računa

Automatska izrada izlaznog računa

Automatska izrada otpremnice

Brisanje označene stavke

Brisanje svih stavki u dokumentu

5. Realizacija

45

Odabirom dokumenta u padajućem izborniku Dokument otvara se obrazac odabrane vrste dokumenta. Na slici 17 obrazac je računa s prikazanim glav-nim dijelovima. U naslovu obrasca nalazi se naziv dokumenta, a ispod naziva prikazana je poslovna jedinica kojoj dokument pripada. Navigator pokazuje ukupan broj dokumenta za odabranu poslovnu jedinicu. Prijelaz na druge dokumente u istoj poslovnoj jedinici moguć je upotrebom navigatora. Ukoliko u odabranoj poslovnoj jedinici ne postoji niti jedan ili pak postoji samo jedan dokument, navigator će biti onemogućen.

Slika 17. Obrazac računa

Obrasci dokumenata razlikuju se za svaku odabranu vrstu dokumenta. Do-kumenti sa stavkama osim glave i stavaka imaju i popis artikala i usluga koji se mogu upisati u stavke. Lista je dinamička i, ovisno o odabranoj vrsti do-kumenta, prikazuje sve artikle odnosno samo one artikle kojih trenutno ima na skladištu. Tako npr. u popisu artikala skladišne primke prikazani su svi artikli jer se od dobavljača mogu preuzeti i artikli kojih trenutno nema na skla-dištu, dok se npr. u popisu artikala interne izdatnice prikazuju samo oni artikli kojih ima na skladištu.

NAVIGATOR

POPIS ARTIKALA

PRETRAŽIVANJE ARTIKALA

FILTAR ARTIKALA

POSLOVNA JEDINICA

NASLOV OBRASCA

GLAVA DOKUMENTA

STAVKE DOKUMENTA

5. Realizacija

46

Popis artikala moguće je filtrirati odabirom filtra artikla ili pretraživati upisom traženog pojma te klikom na gumb Traži. Pretraživanje je moguće po šifri ili po nazivu artikla. Odabirom opcije šifra artikla u popisu artikala prikazuje se i šifra i naziv, dok se odabirom opcije naziv artikla prikazuje samo naziv. Filtriranje i pretra-živanje obavlja se samo nad artiklima iz popisa artikala. Poništavanje filtriranja, tj. prikaz svih artikala i usluga, moguće je upotrebom gumba Svi. Dokumenti koji nemaju stavke nemaju niti popis artikala.

5.4.3. Dodavanje dokumenta Da bi dodali određeni dokument potrebno je otvoriti obrazac željenog doku-menta te odabrati poslovnu jedinicu za koju želimo dodati dokument. Do-kumenti se dodaju klikom na Dodaj na traci s alatima. Ako u odabranoj poslovnoj jedinici ne postoji niti jedan dokument, broj dodanog dokumenta biti će jedan. U suprotnom, broj dokumenta će biti prvi sljedeći. Dodavanjem dokumenta automatski se određuje godina dokumenta (odgovara trenutnoj poslovnoj godini), datum dokumenta, te osoba koja je dokument izradila. Broj, godinu i osobu koja je dokument izradila ne može se promijeniti. Inicijalno, datum dokumenta se postavlja na trenutni datum, a moguće ga je promijeniti pomoću kalendara, tj. klikom na gumb .

5.4.4. Kartice na dokumentima Kartice teksta prije i poslije stavki su identične i omogućuju odabir predloška teksta pohranjenog u šifrarniku Popis tekstova. Izgled kartice teksta poslije stavki prikazan je na slici 18. Odabrani predložak moguće je promijeniti i time prilagoditi svakom dokumentu posebno. Promjenom odabranog predloška sam predložak ostat će nepromijenjen. Dodavanje, promjena i brisanje pred-ložaka moguće je u šifrarniku Popis tekstova.

Slika 18. Kartica teksta poslije stavki

5. Realizacija

47

Na kartici odgovornih osoba prikazanoj na slici 19 moguće je odabrati samo osobu koja je dokument odobrila dok osobu koja je dokument fakturirala određuje program. Dozvoljeno je da ista osoba izradi i odobri dokument.

Slika 19. Kartica odgovornih osoba

U kartici ostalih troškova, slika 20, unose se troškovi koji ulaze u ukupan iznos dokumenta ali nisu vezani za stavke dokumenta. Takvi troškovi mogu biti npr. troškovi pakiranja, troškovi prijevoza i sl. Ako takvi dodatni troškovi postoje, potrebno je unijeti opis troška, odrediti stopu poreza te iznos troško-va bez poreza.

Slika 20. Kartica ostalih troškova

Kartica deviznog računa, prikazana na slici 21, omogućuje ispis dokumenta u stranoj valuti. Svi dokumenti knjiže se u kunskim iznosima ali je za kupce u inozemstvu moguć ispis u stranoj valuti. Za ispis u stranoj valuti potrebno je odabrati tečaj tj. tečajnu listu, valutu i datum tečaja. Oznaka Devizni račun određuje da li se dokument ispisuje u domaćoj ili stranoj valuti. Isključivanjem ove oznake tečaj se neće obrisati, a ispis će biti u domaćoj valuti.

Slika 21. Kartica deviznog računa

5. Realizacija

48

Kartice predračuna, računa i otpremnice su identične i predstavljaju vezu među dokumentima. Tako je, na primjer, predračun prethodni dokument računa pa računi imaju karticu Predračun na kojoj se vidi godina, broj, datum dospijeća plaćanja, kupac, skladište, način plaćanja i iznos predračuna. Dokumenti se povezuju otvaranje obrasca za prijenos.

Slika 22. Kartica predračuna

5.4.5. Stavke dokumenta Kao što je već ranije opisano, stavke dokumenta popunjavaju se iz popisa artikala i usluga. Pri tome treba imati na umu da određeni artikl ili usluga u stavke može biti upisan samo jednom. Prije unosa u stavke potrebno je odre-diti cjenik te drugu poslovnu jedinicu. Ovo se, naravno, odnosi samo na do-kumente koji opisuju poslovne događaje između dvije poslovne jedinice, tj. internu izdatnicu, internu povratnicu i međuskladišnicu. Promjenom cjenika cijene u stavkama automatski se prilagode. Za svaku stavku prikazuje se trenutno stanje na skladištu te trenutna cijena1. Sve se stavke mogu obrisati pomoću gumba , dok se pojedi-načno označena stavka briše gumbom . Stavke dokumenata nad kojima se mogu obavljati izmjene imaju posebnom bojom označene stupce koji se mogu izmijeniti. Postoji pet tipova stavki ovisno o vrsti dokumenta koji se koristi. Stavke inventurnog viška, međuskladišnice, početne inventure, po-vratnice dobavljaču i skladišne primke

Slika 23. Stavke skladišne primke

1 Za dokumente iz robno-materijalnog knjigovodstva prikazuje se nabavna cijena, a za dokument iz

knjigovodstva kupaca i knjigovodstva dobavljača prikazuje se cijena bez poreza prema odabranom cjeniku.

5. Realizacija

49

Količina artikla upisuje se u stupac ulaz i to uvijek kao pozitivan broj. Količine u stavkama međuskladišnice koja daje artikle i povratnice dobavljača auto-matski se prikazuju kao negativni brojevi, jer ovi dokumenti predstavljaju stor-niranje ulaza. Cijena se inicijalno postavlja na nabavnu cijenu, a može se promijeniti, što će u slučaju inventurnog viška, početne inventure ili skladišne primke uzrokovati promjenu nabavne cijene prema prosječnoj2 cijeni artikla. Iznos stavke se računa prema izrazu

CijenaUlazIznos ∗= . (1.1)

Ukupan iznos dokumenta određuje se prema formuli

stavki broj N je gdje1∑=

=N

iiIznosUkupno . (1.2)

Stavke interne izdatnice, interne povratnice, inventurnog manjka, ot-premnice kupcu i povratnice kupca

Slika 24. Stavke povratnice kupca

Količina artikla upisuje se kao pozitivni broj u stupac izlaz. Količine u stavkama interne povratnice i povratnice kupca automatski se prikazuju kao negativni brojevi, jer ovi dokumenti predstavljaju storniranje izlaza. Cijena se inicijalno postavlja na nabavnu cijenu, a može se promijeniti što će u slučaju povratnice kupca uzrokovati promjenu nabavne cijene prema prosječnoj cijeni artikla. Iznos stavke računa se prema formuli

CijenaIzlazIznos ∗= . (2.1) Ukupan iznos dokumenta određuje se prema izrazu 1.2.

2 Vidi poglavlje 2.6.2 Vrednovanje robe.

5. Realizacija

50

Stavke revalorizacije nabavne cijene

Slika 25. Stavke revalorizacije nabavne cijene

Ulaz prikazuje količinu artikala na skladištu i ne može se mijenjati jer se nabavna cijena mijenja svim artiklima na skladištu. Nova nabavna cijena upisuje se u stupac cijena, a iznos se računa prema formuli

( ) Ulazcijena NabavnaCijenaIznos ∗−= , (3.1) gdje Nabavna cijena predstavlja staru nabavnu cijenu. Ukupan iznos dokumenta određuje se prema izrazu 1.2. Stavke narudžbe

Slika 26. Stavke narudžbe

Količina predstavlja naručenu količinu. Ukoliko je s dobavljačem prethodno dogovorena, cijena se može upisati, no narudžba nije knjigovodstveni dokument pa cijena može ostati nepopunjena. Stavke predračuna i računa

Slika 27. Stavke predračuna i računa

Prodajna količina upisuje se u stupac količina, a za svaku stavku pojedinačno može se odobriti rabat.

5. Realizacija

51

Cijena stavke bez poreza računa se prema formuli

( )00Rabat(%)/11porezabezcijenaJediničnaporezabezCijena −∗= , (4.1)

gdje je jedinična cijena bez poreza određena odabranim cjenikom. Cijena stavke s porezom iznosi

( ) Količina00Porez(%)/11porezabez CijenaporezomsCijena ∗+∗= , (4.2) a ukupan iznos dokumenta bez poreza

stavki broj N je gdje∑=

=N

1i

porezabez Cijenaporezabez Ukupno . (4.3)

Ukupan iznos odobrenog rabata na dokument određuje se prema formuli

∑=

∗−=N

1i

)/100dokument(% na Rabatporezabez CijenaRabat , (4.4)

gdje je Rabat na dokument (%) iznos odobrenog rabata na cijeli dokument, a nalazi se u glavi dokumenta. Ukupan iznos s rabatom iznosi

Rabatporezabez Ukupnorabatom sUkupno += , (4.5)

a ukupan iznos poreza jest

∑=

∗=N

1i

00Porez(%)/1porezabez CijenaPorez . (4.6)

Ukupan iznos s porezom ovisi o poduzetnikovom položaju u sustavu PDV-a i iznosi

+=

inače

a-PDVu sustavu nije poduzetnik ako

Porez rabatom sUkupnorabatom sUkupno

porezom sUkupno (4.7)

Isplata dobavljaču, izlazni račun, nalog, ulazni račun, uplata kupca, storno dokumenti i knjižne obavijesti su dokumenti koji nemaju stavke.

5. Realizacija

52

5.4.6. Brisanje dokumenta Brisanje dokumenta moguće je klikom na Obriši na traci s alatima. Proknjiženi dokumenti te dokumenti koji ne pripadaju knjigovodstvu ali su vezani za drugi dokument ne mogu se obrisati. Tako se npr. ne može obrisati račun za koji je već izrađena otpremnica.

5.4.7. Knjiženje dokumenta Dokumenti koji pripadaju određenom knjigovodstvu potrebno je proknjižiti da bi bili knjigovodstveno valjani. U programu se vode tri knjigovodstva; robno-materijalno knjigovodstvo, knjigovodstvo kupaca i knjigovodstvo dobavljača, a u njih se dokumenti knjiže klikom na Proknjiži na traci s alatima. Dokumenti robno-materijalnog knjigovodstva knjiže se u dnevniku robno-materijalnog knjigovodstva, dokumenti knjigovodstva dobavljača u dnevniku dobavljača, a dokumenti knjigovodstva kupaca u dnevniku kupaca. U postupku knjiženja provjerava se formalna i računska ispravnost knjigovodstvenog dokumenata. Formalna ispravnost sastoji se u tome da knjigovodstveni dokument sadrži sve važne podatke, jer jedino takav može biti temelj za knjiženje. Računska ispravnost sastoji se u provjeri točnosti računskih operacija sadržanih u dokumentu. Ukoliko se utvrdi neki od oblika neispravnosti dojavljuje se pogreška i prekida se postupak knjiženja. Proknjiženi dokument zapisuje se u pripadajući dnevnik te mu se dodjeljuje broj i datum knjiženja. Broj knjiženja je redni broj u dnevniku pod kojim je dokument proknjižen. Proknjiženi dokument ne može se više mijenjati već, ako se utvrdi da nije materijalno ispravan, može se stornirati. Materijalna ispravnost očituje se u tome da dokument dokazuje i opisuje poslovni događaj koji se dogodio i na temelju kojega je on ispostavljen. Dokumenti koji nemaju knjigovodstvenu vrijednost ne mogu se proknjižiti. Takvi dokumenti su: narudžba, ponuda, predračun, račun i nalog.

5.4.8. Storniranje dokumenta Storniranje je postupak ispravljanja pogreške uočene nakon što je dokument već proknjižen. Storniranjem se izrađuje i knjiži storno dokument čija vrijed-nost ima suprotan predznak u odnosnu na stornirani dokument, a storniranom dokumentu se upisuje datum storniranja. Postupkom storniranja poništeno je prethodno, pogrešno stanje.

5. Realizacija

53

5.4.9. Povezivanje dokumenata Dva su razloga za povezivanje dokumenata: ▪ dokument se izrađuje iz prethodnog dokumenta npr. izrada skladišne

primke iz računa ili ▪ izrada pravdajućeg dokumenta na osnovi naredbodavnog , npr. interna iz-

datnica se izrađuje na temelju naloga o internom izdavanju. Vezanje na naredbodavni dokument ostvaruje se klikom na gumb za otvara-nje obrasca za prijenos. U otvorenom obrascu postojeći dokumenti koji mogu poslužiti za povezivanje prikazani su u tabličnom obliku. Odabirom doku-menta i klikom na Prenesi ostvareno je povezivanje dokumenata.

5.4.10. Automatska izrada dokumenata

IZRADA DOKUMENTA

PRETHODNI DOKUMENT

AUTOMATSKO KNJIŽENJE

POKRETANJE IZRADE

Skladišna primka Narudžba

Račun Predračun

Izlazni račun Račun

Otpremnica kupcu Račun

Storno dokument proknjiženi dokument

Međuskladišnica skladišta koje prima artikle

Međuskladišnica skladišta koje

daje artikle

Automatsko, prilikom knjiženja međuskladišnice koja daje

artikle

Tablica 1. Popis dokumenata s automatskom izradom

5. Realizacija

54

5.5. OBRAZAC DNEVNIKA ANALITIČKOG KNJIGOVODSTVA Dnevnik je temeljna poslovna knjiga u koju se poslovni događaji knjiže vre-menskim (kronološkim) slijedom kako su nastali. U aplikaciji su prikazana tri dnevnika: dnevnik dobavljača, dnevnik kupaca i dnevnik robno-materijalnog knjigovodstva. Na slici 28 prikazan je obrazac dnevnika dobavljača. Obrasci dnevnika su identični osim što se dnevnik robno-materijalnog knjigovodstva vodi za svako skladište posebno pa je nakon otvaranja obrasca dnevnika potrebno odrediti skladište. Gumb promet dnevnika prikazuje trenutno stanje dnevnika.

Slika 28. Obrazac dnevnika dobavljača

5.5.1. Dnevnik dobavljača Dnevnik dobavljača prikazuje kronologiju poslovnih događaja u knjigovodstvu dobavljača. U knjigovodstvu dobavljača knjiže se ulazni računi, isplate do-bavljačima, knjižne obavijesti dobavljača i storno dokumenti knjigovodstva dobavljača, a ulaz odnosno izlaz knjigovodstva dobavljača računa se prema: ulazni računi - stornirani ulazni računi isplate dobavljaču + knjižne obavijest dobavljača - stornirane isplate dobavljaču - stornirane knjižne obavijest dobavljača= ULAZ = IZLAZ Saldo dnevnika predstavlja razliku ulaza i izlaza.

5. Realizacija

55

5.5.2. Dnevnik kupaca Dnevnik kupaca prikazuje kronologiju događaja u knjigovodstvu kupaca. U knjigovodstvu kupaca knjiže se izlazni računi, uplate kupaca, knjižne oba-vijesti kupaca te storno dokumenti knjigovodstva kupaca, a ulaz odnosno izlaz knjigovodstva kupaca računa se prema: izlazni računi - stornirani izlazni računi + knjižne obavijesti kupaca uplate kupaca - stornirane knjižne obavijesti kupaca - stornirane uplate kupaca = ULAZ = IZLAZ Saldo dnevnika predstavlja razliku ulaza i izlaza.

5.5.3. Dnevnik robno-materijalnog knjigovodstva Dnevnik robno-materijalnog knjigovodstva prikazuje kronologiju događaja u pojedinom skladištu. U robno-materijalnom knjigovodstvu knjiže se početne inventure, skladišne primke, inventurni viškovi, inventurni manjkovi, interne izdatnice, interne povratnice, međuskladišnice, povratnice dobavljačima, otpremnice kupcima, povratnice kupaca, a ulaz odnosno izlaz robno-materijalnog knjigovodstva računa se prema: početne inventure interne izdatnice - stornirane početne inventure - stornirane interne izdatnice + skladišne primke + otpremnice kupcima - stornirane skladišne primke - stornirane otpremnice kupcima + inventurni viškovi + povratnice kupaca - stornirani inventurni viškovi - stornirane povratnice kupaca + povratnice dobavljaču + interne povratnice - stornirane povratnice dobavljaču - stornirane interne povratnice + međuskladišnice + inventurni manjkovi - stornirane međuskladišnice - stornirani inventurni manjkovi = ULAZ = IZLAZ Saldo dnevnika predstavlja razliku ulaza i izlaza.

5. Realizacija

56

5.6. OBRAZAC KARTICA Obrasci kartica dobavljača i kupaca omogućuju pregled svih poslovnih doga-đaja za određenog poslovnog partnera. S poslovnim partnerom se u jednom poslovnom događaju može poslovati kao s dobavljačem ili kao s kupcem, ali tokom poslovne godine poslovni partner može biti i dobavljač i kupac. Kartice poslovnih partnera prikazuju dokumente koji prate poslovne događaje, omogućuju pregled zatvaranja određenog potraživanja te ukupno potraživanje dobavljača odnosno zaduženje kupca. Na slici 29 prikazan je obrazac kartica kupaca. Filtriranje kupaca odnosno dobavljača moguće je odabirom filtra odnosno pretraživanjem uz pomoć tražilice poslovnih partnera. Klikom na gumb Svi partneri prikazuju se svi kupci odnosno dobavljači.

5.6.1. Kartice kupaca

Slika 29. Obrazac kartica kupaca

U gornjem dijelu obrasca prikazane su informacije o kupcima dok su u do-njem dijelu obrasca prikazani dokumenti iz knjigovodstva kupaca te ukupan iznos računa, ukupan iznos uplata te saldo za svakog pojedinog kupca. Izlazni račun predstavlja potraživanje od kupca. Za svaki izlazni račun

5. Realizacija

57

prikazan je datum dospijeća plaćanja, iznos računa te ukupan iznos s kojim je račun do tog trenutka zatvoren. Iz primjera na slici 29 vidi se da odabrani kupac ima jedan izlazni račun s iznosom od 18.879,00 kn i dvije uplate s iznosima 200,00 kn i 100,00 kn od kojih je prva naknadno stornirana. Iz kartice ovog kupca proizlazi da je ukupno potraživanje u ovoj poslovnoj godini iznosi 18.879,00 kn, ukupan iznos uplata je 100,00 kn te je saldo, tj. preostalo potraživanje od kupca 18,779.00 kn.

5.6.2. Kartice dobavljača

Slika 30. Obrazac kartica dobavljača

U gornjem dijelu obrasca prikazane su informacije o svim dobavljačima dok su u donjem dijelu obrasca prikazani dokumenti iz knjigovodstva dobavljača te ukupan iznos ulaznih računa, ukupan iznos uplata i saldo za svakog poje-dinog dobavljača. Za svaki ulazni račun, koji predstavlja potraživanje dobavljača, prikazan je datum dospijeća plaćanja, iznos računa te ukupan iznos s kojim je račun do tog trenutka zatvoren. Iz primjera na slici 30 vidi se da odabrani dobavljač ima jedan ulazni račun s iznosom od 122,00 kn koji je u cijelosti zatvoren i tri isplate s iznosima 10,00 kn, 20,00 kn i 102,00 kn. Prva isplata naknadno je

5. Realizacija

58

stornirana. Ukupno potraživanje dobavljača u ovoj poslovnoj godini iznosi 122,00 kn, ukupan mu je isplaćeno 122,00 kn te saldo iznosi 0 kn, tj. nema preostalih potraživanja odabranog dobavljača.

5.7. TABLICE

5.7.1. Popis artikala i usluga Popis artikala i usluga jedna je od postojećih tablica. U njoj su pohranjeni svi podaci koji se odnose na određeni artikl odnosno uslugu kao što su šifra, naziv, jedinica mjere, tarifa, filtar artikla i usluge, jedinična masa, normirane minimalne i maksimalne zalihe i sl. Prije poslovanja određenim artiklom ili uslugom potrebno ga je unijeti u tablicu. Tako je na primjer prilikom zaprima-nja artikala od dobavljača prethodno potrebno definirati sve artikle koji se prvi put zaprimaju. Artikli i usluge mogu se pregledavati u tabličnom ili pojedinačnom prikazu.

TABLIČNI PRIKAZ ARTIKALA I USLUGA Odabirom Popisa svih artikala i usluga3 u padajućem izborniku Tablice otvara se obrazac prikazan na slici 31 koji omogućava uvid u sve artikle, njihovo filtriranje ili pretraživanje. Za svaki artikl ili uslugu prikazana je šifra, naziv, tip (A za artikle, U za usluge), filtar i pripadajuća tarifa. Odabirom određenog artikla te klikom na gumb na traci s alatima prelazi se na pojedinačni pri-kaz artikala i usluga.

Slika 31. Tablični prikaz artikala i usluga

POJEDINAČNI PRIKAZ ARTIKALA I USLUGA Na slici 32 prikazan je obrazac za pojedinačni prikaz artikala i usluga. Na ovom obrascu moguć je unos novih te izmjena i brisanje postojećih zapisa. Za svaki artikl i uslugu minimalno je potrebno unijeti šifru, naziv, tip, jedinicu mjere i tarifu. Šifra mora biti jedinstven broj, a preporučeno je koristi EAN 13

3 Slično je i odabirom Popisa artikala i usluga po skladištima u padajućem izborniku Tablice.

5. Realizacija

59

kod za nomenklaturu4. Za korištenje evidencije zaliha potrebo je unijeti normiranu minimalnu zalihu. Time je omogućena dojava o kritičnim zalihama za pojedine artikle na skladištu. Prijelaz na druge artikle i usluge moguć je upotrebom navigatora. Navigator će biti onemogućen ukoliko ne postoji niti jedan artikl ili usluga ili pak postoji samo jedan.

Slika 32. Pojedinačni prikaz artikla i usluge

4 Vidi 2.6.3 Nomenklatura artikla.

5. Realizacija

60

5.7.2. Popis poslovnih partnera U tablici poslovnih partnera pohranjeni su podaci vezani za poduzeća s kojima se posluje kao što su naziv, adresa, telefon, oznaka tipa poreznog obveznika, žiro račun, filtar poslovnog partnera i sl. Prije pokretanja bilo kojeg poslovnog procesa s određenim poslovnim partnerom potrebno je njegove podatke unijeti u ovu tablicu. Poslovni partneri mogu se pregledavati u tabličnom ili pojedinačnom prikazu.

TABLIČNI PRIKAZ POSLOVNIH PARTNERA Odabirom Popisa poslovnih partnera u padajućem izborniku Tablice otvara se obrazac prikazan na slici 33. Tablični prikaz omogućava uvid u sve5 part-nere, njihovo filtriranje ili pretraživanje. Za svakog partnera prikazana je šifra, naziv, adresa, telefon i tip poreznog obveznika. Odabirom određenog partne-ra te klikom na gumb na traci s alatima prelazi se na pojedinačni prikaz.

Slika 33. Tablični prikaz poslovnih partnera

POJEDINAČNI PRIKAZ POSLOVNIH PARTNERA Na slici 34 prikazan je obrazac za pojedinačni prikaz poslovnih partnera. Na ovom obrascu moguć je unos novih te izmjenu i brisanje postojećih poslovnih partnera. Za svakog partnera minimalno je potrebno unijeti naziv, državu, tip poreznog obveznika. Prilikom odabira mjesta može se odbrati između postojećih poštanskih brojeva ili naziva mjesta. Ukoliko traženi poštanski broj, odnosno mjesto, ne postoji moguće ga je unijeti otvaranjem obrasca s popisom mjesta. Odabirom mjesta automatski se za državu postavlja Hrvatska, dok se odabirom neke druge države poštanski broj i naziv mjesta brišu. Ako je unesena ispravna e-mail adresa klikom na gumb moguće je po- 5 Ovdje je svejedno da li je određeni poslovni partner kupac, dobavljač ili se s njim u toj poslovnoj

godini poslovalo i kao s kupcem i kao s dobavljačem.

5. Realizacija

61

moću Microsoft Outlook-a poslati poruku poslovnom partneru. Unosom adrese stranica poslovnog partnera na Internetu moguće je njihovo jednostavno otvaranje. Izradom dokumenta za određenog dobavljača inicijalno se odobreni rabat postavlja na rabat unesen u ovu tablicu. Isto vrijedi i za broj dana odgode plaćanja. Tip poreznog obveznika nužan je podatak kojeg je potrebno provjeriti kod poslovnog partnera. Važnost ovog podatka opisana je u poglavlju 2.5.1. Pojam dobavljača i vjerovnika. Poslovne partneri mogu se klasificirati pomoću filtra. Filtar poslovnih partnera definira se odabirom Filtra poslovnih partnera u padajućem izborniku Filtri. Prijelaz na druge poslovne partnere moguć je upotrebom navigatora. Naviga-tor će biti onemogućen ukoliko ne postoji niti jedan partner ili pak postoji samo jedan.

Slika 34. Pojedinačni prikaz poslovnih partnera

5. Realizacija

62

5.8. ŠIFRARNICI Moguć je unos, izmjena i brisanje zapisa u sljedećim šifrarnicima: ▪ Popis banaka ▪ Popis djelatnosti ▪ Popis detaljnih opisa radnih naloga ▪ Popis filtara artikala i usluga ▪ Popis filtara poslovnih partnera ▪ Popis jedinica mjera ▪ Popis korisnika programa ▪ Popis mjesta ▪ Popis načina plaćanja ▪ Popis cjenika ▪ Popis tarifa ▪ Popis tečajnih lista ▪ Popis tekstova ▪ Tipovi poreznih obveznika ▪ Tipovi predračuna ▪ Popis valuta

5.8.1. Tablični prikaz šifrarnika Izgled tabličnog prikaza šifrarnika može se prilagoditi te potom takav izgled spremiti pod nekim nazivom. Osnovni tablični prikaz ima naziv Standardno i nije ga moguće obrisati. Promjenom izgleda moguće je brisanje stupaca, zamrzavanje, promjena veličine stupaca te promjena njihovog redoslijeda. Promjena, brisanje i spremanje tabličnog obrasca obavlja se pomoću pada-

jućeg izbornika na traci s alatima.

Slika 35. Tablični prikaz jedinica mjera

5. Realizacija

63

5.9. IZVJEŠTAJI

5.9.1. Ispis dokumenta Odabirom ispisa otvara se obrazac za izvješća s odgovarajućom karticom. Tako će se pri pregledu dokumenata otvorit obrazac Izvješća s karticom Ispis dokumenata kako je prikazano na slici 36. Potrebno je odrediti skladište čiji se dokumenti žele ispisati, a zatim u okviru Dokumenti, koji prikazuju se sve dokumente koji pripadaju odabranom skladištu, odabrati vrstu dokumenta za ispis. Ispisati se mogu svi dokumenti, samo određeni ili trenutni dokument. Odabirom opcije ispisa određenih dokumenata potrebno je upisati brojeve ili datume dokumenata koji se ispisuju. Odabirom opcije ispisa trenutnog dokumenta onemogućena je promjena skladišta i vrste dokumenta. Opcija Ispis dokumenta na memorandum ne prikazuje zaglavlje s podacima o matičnoj tvrtki jer su oni najčešće već nalaze na memorandumu. Prije ispisa moguće je prikazati ispis klikom na gumb Prikaži.

Slika 36. Ispis dokumenta

Primjeri ispisa računa u domaćoj i stranoj valuti prikazani su na slikama 37 i 38.

5. Realizacija

64

Slika 37. Primjer računa

5. Realizacija

65

Slika 38. Primjer deviznog računa

5. Realizacija

66

5.9.2. Ispis cjenika Odabirom Ispisa cjenika u padajućem izborniku Izvješća otvara se obrazac Izvješća s karticom Ispis cjenika. Svako skladište može imati više cjenika pa je kod ispisa, osim cjenika, potrebno odrediti i skladište. Odabirom skladišta u popisu cjenika prikazuju se svi cjenici koji pripadaju skladištu. Potrebno je odabrati između opcije ispisa svih cjenika ili samo onih odabranih u popisu.

Slika 39. Kartica ispisa cjenika

Primjer ispisa cjenika prikazan je na slici 40. Prikazana je samo prva stranica Prvog cjenika za skladište maloprodaje.

5. Realizacija

67

Slika 40. Ispis cjenika

5. Realizacija

68

5.9.3. Ispis stanja skladišta Odabirom Ispisa skladišta u padajućem izborniku Izvješća otvara se obrazac Izvješća s karticom Ispis skladišta. Moguća su tri tipa ispisa. ▪ Trenutno stanje; ispis artikala kojih ima na pojedinom skladištu s prikazom

trenutne količine i nabavne cijene. ▪ Rezervacije; ispis rezerviranih količina za odabrano skladište. Rezervacije

predstavljaju količine u aktivnim predračunima. Ove količine potrebno je držati na skladištu dok kupac ne podmiri potraživanje na osnovu isposta-vljenog predračuna, odnosno dok ne istekne dospijeće plaćanja ili kupac ranije ne odustane od kupnje.

▪ Kritične količine; ispis artikala kojima je količina na skladištu manja od

minimalno normirane6. Artikli kojima nije određena normirana minimalna količina na zalihama u ovom ispisu neće biti prikazani.

Slika 41. Kartica ispisa stanja skladišta

Primjer ispisa trenutnog stanja na skladištu prikazan je na slici 42.

6 Vidi poglavlje 5.7.1 Popis artikala i usluga, pojedinačni prikaz artikala i usluga.

5. Realizacija

69

Slika 42. Ispis stanja skladišta

5. Realizacija

70

5.9.4. Ispis dnevnika Odabirom Ispisa dnevnika u padajućem izborniku Izvješća otvara se obrazac prikazan na slici 43. Potrebno je odrediti vrstu dnevnika za ispis, a ako se redi o ispisu dnevnika robno-materijalnog knjigovodstva potrebno je odrediti i skladište čiji se dnevnik žele ispisati. U ispisu je moguće odabrati između ispisa svih knjiženja u dnevniku ili samo određenih. Odabirom opcije ispisa određenih knjiženja potrebno je upisati brojeve ili datume knjiženja koji se ispisuju.

Slika 43. Ispis dnevnika

Prije ispisa moguće je prikazati ispis klikom na gumb Prikaži.

5. Realizacija

71

5.10. ALATI

5.10.1. Kalendar Osim pregleda kalendara, funkcija mu je unos datuma u obrasce. Za pregled, kalendar se otvara odabirom u padajućem izborniku Alati, dok se za unos datuma kalendar otvara klikom na gumb . Otvaranjem kalendara, prikazuje se trenutni mjesec i godina. Promjena mjeseca moguća je upotrebom navigatora, a datum se unosi klikom na odabrani dan u mjesecu.

Slika 44. Kalendar

5.10.2. Korisnici programa Dodavanje, promjena i brisanje korisnika programa moguće je u tabličnom ili pojedinačnom prikazu. Na slici 45 prikazan je obrazac za pojedinačni prikaz korisnika programa. Lozinka korisnika je maksimalne dužine 8 znakova, a opcija administrator omogućava korisniku dodatne mogućnosti kao na primjer brisanje svih tablica u bazi. Korisnike programa može ažurirati samo administrator.

Slika 45. Pojedinačni prikaz korisnika programa

5. Realizacija

72

5.10.3. Izrada sigurnosne kopije Izrada sigurnosnih kopija omogućuje obnovu baze podatka u slučaju razrušenja. Sigurnosna kopija identična je kopija baze podataka s nazivom:

"Fakturiranje" + godina + "_BackUp" + broj kopije + ".mdb". gdje je godina broj poslovne godine za koju se izrađuje kopija, a broj kopije redni broj sigurnosne kopije za tu poslovnu godinu.

5.10.4. Zatvaranje poslovne godine Zatvaranjem poslovne godine onemogućava se unos novih dokumenata niti knjiženje već postojećih. Pogreškom zatvorena poslovna godina može se naknadno otvoriti odabirom Otvaranje zatvorene poslovne godine u izborniku Alati.

5.10.5. Otvaranje nove poslovne godine Poslovne knjige vode se za svaku poslovnu godinu posebno.

Slika 46. Otvaranje nove poslovne godine

Otvaranjem poslovne godine moguće je automatski prijenos stanja iz prošle godine. Automatskim prijenosom početnog stanja prenose se stanja skladišta i prodavaonica te se za te poslovne jedinice izrađuju početne inventure. Početne inventure ostaju neproknjižene pa ih je, ako je to potrebno, moguće ručno ispraviti. Prenose se i otvoreni ulazni i izlazni računi te, ako postoje, dokumenti kojima su oni djelomično zatvoreni. Prenesenim dokumentima automatski se promijeni godina i broj, te se proknjiže.

5.10.6. Brisanje zapisa u svim tablicama Brisanje zapisa u svim tablicama omogućeno je jedino administratoru. Ovim postupkom brišu se sva knjiženja u dnevnicima, svi dokumenti i svi šifrarnici.

6. Literatura

73

6. LITERATURA

[1] I. BLACKBURN i dr., Professional Access 2000 Programming, Wrox Press Ltd., Birmingham, 2000.

[2] M.R. IRWIN i dr., Microsoft Access 2002 Bible Gold Edition, 2002

[3] R. VUJNOVIĆ, SQL i relacijski model podataka, Znak, Zagreb, 1996.

[4] F. BALENA, Programming Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Press, 1999.

[5] V. BELAK i dr., Upravljanje zalihama i skladišno poslovanje, RRIF-plus, Zagreb, 2002.

[6] K. AMIDŽIĆ-PEROČEVIĆ i dr., Porez na dodanu vrijednost, RRIF-plus, Zagreb, 1997.

[7] M.HABEK i dr., Priručnik za računovodstveni tečaj, RRIF, Zagreb, 1996.

[8] Zakon o porezu na dodanu vrijednost, Narodne novine br. 73, Zagreb, 2000.

[9] Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost, Narodne novine br. 60, Zagreb, 1996.

7. Zaključak

74

7. ZAKLJUČAK Brzina evidentiranja događaja u skladišnom poslovanju i pružanje podataka već su u tijeku izvođenja skladišnih poslovnih operacija presudan čimbenik korisnosti operativne evidencije. Zato nije upitna prednost koja se ostvaruje vođenjem ove evidencije pomoću prilagođenih aplikativnih programa i uporabom računala. Razvijena aplikacija nabave, skladištenja te prodaje roba i usluga prilagođuje se potrebama i ustroju društva, u skladu s postojećom pravnom regulativom. Aplikacija omogućuje evidenciju i izradu dokumenata kojima se prate ulazi robe, stanje zaliha i izlazi robe te izradu izvješća o poslovanju. Uklanja potrebu za višestrukim evidentiranjem jednog poslovnog događaja i vođenje paralelnih evidencija, čime se racionalizira poslovanje i smanjuje mogućnost pogreške. Kontinuitet u poslovanju ostvaren je automatskim prijenosom početnog stanja iz prethodne godine, a predviđena je za rad u maloprodaji i veleprodaji. Vremenski slijed poslovnih događaja evidentira se u tri knjigovodstvena dnevnika; robno-materijalnom, dnevniku dobavljača i dnevniku kupaca, a zatvaranja potraživanja dobavljača i zaduženja kupaca pregledno je ostva-reno u karticama poslovnih partnera. Baza podataka zaštićena je ovlaštenim pristupom, a izrada sigurnosnih kopija omogućuje njenu obnovu u slučaju razrušenja. Za izgradnju baze podataka korišten je Microsoft Access 2002 i programski jezik Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), a podacima se manipulira SQL upitima.

DODATAK A: Popis slika

75

8. DODATAK A: Popis slika Slika 1: Dijagram konteksta ....................................................................................................................25 Slika 2: Dijagram toka podataka.............................................................................................................27 Slika 3: Dekompozicija procesa narudžbe i prijema artikala.................................................................28 Slika 4: Dekompozicija procesa internog izdavanja i povrata artikala .................................................30 Slika 5: Dekompozicija procesa međuskladištenja artikala ...................................................................31 Slika 6: Model entiteti i veze....................................................................................................................32 Slika 7: Model entiteti i veze....................................................................................................................33 Slika 8 Model entiteti i veze .....................................................................................................................34 Slika 9: Relacijski model baze podataka .................................................................................................35 Slika 10: Relacijski model baze podataka ...............................................................................................36 Slika 11: Relacijski model baze podataka ...............................................................................................37 Slika 12: Relacijski model baze podataka ...............................................................................................38 Slika 13: Relacijski model baze podataka ...............................................................................................39 Slika 14: Relacijski model baze podataka ...............................................................................................40 Slika 15: Obrazac za registraciju korisnika............................................................................................41 Slika 16: Izbornik i traka s alatima .........................................................................................................42 Slika 17: Obrazac računa ........................................................................................................................45 Slika 18: Kartica teksta poslije stavki .....................................................................................................46 Slika 19: Kartica odgovornih osoba........................................................................................................47 Slika 20: Kartica ostalih troškova ...........................................................................................................47 Slika 21: Kartica deviznog računa ..........................................................................................................47 Slika 22: Kartica predračuna ..................................................................................................................48 Slika 23: Stavke skladišne primke............................................................................................................48 Slika 24: Stavke povratnice kupca...........................................................................................................49 Slika 25: Stavke revalorizacije nabavne cijene.......................................................................................50 Slika 26: Stavke narudžbe........................................................................................................................50 Slika 27: Stavke predračuna i računa .....................................................................................................50 Slika 28: Obrazac dnevnika dobavljača..................................................................................................54 Slika 29: Obrazac kartica kupaca ...........................................................................................................56 Slika 30: Obrazac kartica dobavljača.....................................................................................................57 Slika 31: Tablični prikaz artikala i usluga ..............................................................................................58 Slika 32: Pojedinačni prikaz artikla i usluge ..........................................................................................59 Slika 33: Tablični prikaz poslovnih partnera..........................................................................................60 Slika 34: Pojedinačni prikaz poslovnih partnera....................................................................................61 Slika 35: Tablični prikaz jedinica mjera .................................................................................................62 Slika 36: Ispis dokumenta ........................................................................................................................63 Slika 37: Primjer računa .........................................................................................................................64 Slika 38: Primjer deviznog računa..........................................................................................................65 Slika 39: Kartica ispisa cjenika...............................................................................................................66 Slika 40: Ispis cjenika ..............................................................................................................................67 Slika 41: Kartica ispisa stanja skladišta .................................................................................................68 Slika 42: Ispis stanja skladišta.................................................................................................................69 Slika 43: Ispis dnevnika ...........................................................................................................................70 Slika 44: Kalendar ...................................................................................................................................71 Slika 45: Pojedinačni prikaz korisnika programa ..................................................................................71 Slika 46: Otvaranje nove poslovne godine..............................................................................................72

DODATAK B: Padajući izbornici

76

9. DODATAK B: Padajući izbornici

DODATAK B: Padajući izbornici

77

Documents

Aplikacija nabave skladištenja i prodaje