PROCBDU@XAUDIT DB PROJ,I\ ALSISTEMULUI DECONTRO I, OFTCTAL

Cod: PS-01/01Edigia 2Revizia IEx. nr.01

Pagina I din 17

AUDIT DE PROFILAL srrEMuLuJ DE coNiniir, oFrcrAL

COD:pS_01/0I

LISTA DE CONTROL A EDTTIEI/REVIZIEI

D e. c.i e re a m o d- i fi c I ri i Data/Revizia

LISTA AVIZARI / APROBARI

Elaborat

l. Ela Malai2. Ghenadie Girla3. Afanasi Tarlev

$ef seruiciu auditde profil

Specialist principal

ialist princinal

Yerificat/Aizai-

Nume:OIeg Birladean Gheorghe GABERI

$ef Direcfie controlulcalitlfii qi sisteme de

calitate,Reprezentantul

managementului pecalitate

Director GeneralAgenfia Nafionallpentru Siguranta

Alimentelor

,^ lo'f t'3 .or, >o/,1Semnitura

.!

PROCEDURA- SPECIFTC

AUDIT DE PRO-FIL AL SISTEM]ULUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-O1i01

Revizia 1

Ex. nr.Ol

Pagina 2 din 17

LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE A DOCUMENTULUIEx.nr.

Comparti-ment

Nr.exemplarului

Responsabil-functie

Nume p.enum- Semnatu-ra,data primirii

Numele,semnaturaeliherar

D.ata retrag-rll

Numele,semnatura

gimit1

)

3

4

3

6

7

8

9

l0

1l

12

13

t4

15

t6

t7

FORMULAR Cod: LDR_8.4 Edilia 2112.2016

PROCEDURA-SPECIFITX

AUDIT DE PRO-FIL AL SISTEMIJLUI DECONTRO L OFICIAL

Cod: PS-0U01Edi[ia 2Revizia 1

Ex. nr.Ol

Pagina 3 din 17

CUPRINSUL

I Scop2

------:--

4J 44

45 5

6 5

5

Aprobarea prosram"l.,-i ur us conlrol oltctaldl 6

Orlla bazei legale 7

8

9u aclrunilor corective

-

-

Anexe la proc"d,,

10

ll8 11

9 I212

FORMULAR Cod: CD - 8.4 Edifia 2112.2016 Pag3l12

PROCEDURA SPE'TFICI

AUDIT DE PROFIL AL SISTEMI]LUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-01/O1

Edi[ia 2Revizia 1

Pagina 4 din i

Auditurile pot fi de sistem sau sector' Auditurile de sector pot fi efectuate in cadrur unui auditde sistem' Aceste audituri fac oliect.rt .r.r"i * li). i^pu4iale gi se desfdqoard intr-un modtransparent.

2 DOMBNIU DE APLICARB

tructurii auditului deactivit[1ilor de audi

eniul fitosanitar. sani

3 DEFINITII SI ABREVIERI3.1. Definitii

Audit - examinare metodicd 9i indepeldentd a. respectdrii modului de efectuare a controaleloroficiale pentru verificarea to,'ro,-itarii. cu legisluiiu 'p.iuind

-hrana pentru animale, produselealimentare gi cu normele de sdndtate gi bunalt are' a inimalelor, a.riirr*a sd stabileascd dacdactivitdlile gi rezultatele aferente .erfecta dispozi{iile siabilite 9i daca, ;;;rl; dispozi}ii sunt puse iningerea obiectivelor;amblul de politici, proceduri..sau cerinfe pe bazacdrora se compardin raport cu care se evalueazd activitirqile de audit;ierea activitdlilor gi a dispoziliilor n,,."ru* pentru efectuarea unui

multe audituri planificate pentruaudit si program multianual.

ea.zd un audit, asistali, dupd, caz,

luajlt - se infeleg e organizalja care este auditatd;Auditor - se inlelege persoana din cadrul ANSA Jare arecompetenla de a efectua un audit;Acliune corectivd - se inlelege acfiunea de eliminar. u.uur.r ,nei neco'fo.-iial detectate sau a alteisituafii nedorite;

iil:rx'"::;:r:;flh;i"!elege acfiunea de eliminare a unei potenliale neconformitali sau a altei

se inleleg are.ldyc-e echipei de audit cunogtirrle sau expertize specifice;

:i';" ri"o, amblul lanlului de froduclie care'".rf.i.ra" toate ,,etapele de

3.2.Abrevieri

$FA - Agenlia Nafionald pentru Siguranla Alimentelor.srsA - Subdiviziune Teritorialr pentru Siguranla Alimentelo rcionald,lmunicipald.SAP - Serviciu audit de profil.

PROCEDURA- S"ECIFI-

AUDIT DE PRO_FIL AL SISTEMULUI DECONTROL OFTCIAL

Cod: PS-01/01Edigia 2Revizia I

Ex. nr.01

Pagina 5 din 174. DOCUMENTE DE REFERINTA

' 50 din 28'0 3 '2013 cu privire la controalele oficiale pentru verificarea conformitdlii cu:H"f"lffia pentru animale $i ;;;d;ie atimenta;-;i;u'r"rmele de sdndtate si de

:lir#r"ttJire la stabilirea principi'or qi a cerinlelor generale ale

i,l_:il",:: .01.2013 privind organizarea ei funclionarea Agenfiei

mediu id pentru auditarea sistemelor de management al calitdlii qi/sau deo EN ISo 9000:2008 - Sisteme de management al calitalii. princip,ii fundamentale qi vocabularo EN ISo 17020:2013 - cerinfe pentru funcfionarea diferitelor tifuLri de organisme care efectueazdinspec!ii.

SA responsabild de elaborareaviziune ANSA responsabild dede:

control oficial din domenit tivitdtii de audit al sistemului destabilirea obiectivelor pentru siguranla alimentelor cutermenelor reale monito ivitdlilor, termenelor prevdzute,

b) Realizarea planului dresponsabilitar'e, resursere

"::,Xii: '#, ;::;'"il'rH

^rl:^,:li!;:Xoil1tl. inregistrarea;i urmdrirea mo desfbgurare ac) UiHf"iil'ffi

qi analiza pem a planurilor d opul identificdrii oportunitafilord) urmdrirea qi monitori zateaindeplinirii acfiunilor corective de cdtre subdiviziunile auditate.

Subdiviziunile teritoriale pentru alimentelor au rilitatea de a respec ta prezentaprocedurd atunci cdnd sunt uuditut" trebuie sd asi ;rt "ct

ip.i de audit la actelesolicitate' sd coopereze in vederea el lanului de acli :ctive gi sd implementeze acestemdsuri in conformitate cu planul propus.

6. PROCEDURAProcedura descrie cerinfele, responsabilitdtile gi. modalitilile de punere in aplicare qi de efectuare aauditului intern' prin care ANSA

^ig]g uting...u -oliectivele

definite in Legea nr. 50 din3i;?ir'3ti;

"!;f,titr 113 din 18.0s.2nrt Hotdrdiea cuu.-ulri nr. 51 din 16.01.2013 ;i standardul

Pentru a deveni un instrument eficace gi de incredere in evaluarea sistemului de control oficialauditul trebuie sd sebazeze pe urmdtoarele principii rel-atate in SM sR EN ISo 1g01 1:

. $t cOrect;

. confidenfialitate: securitat nfd gi judecat[ in audit;

' Independentd: bazd,pentruimparlialitatea auditului qi obiectiv itareaconcluziilor auditului;

PROCEDURASFECIFICX

AUDIT DE PROFIL AL SISTEMIJLUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-01/01

Ex. nr.01

Pagina 6 din tj' Abordare bazatd'pe dovezi:

f:?di.ralionala pentru a ajunLge la concluzii de audit fiab'e sireproductibile ?ntr-un proces sistematic de audit. v'Lru 4 4JurlBs ta aoncluzn de audit fiat- - ',-

mului de control oficial

o schimbdrile in legislafie;o schimbdrile de oreaniz;;:1'Jlffix."ifi"H#l domeniu fitosanitar qi sdn5t6lii animalelor;a fermelor, unitaflor din domeniul alimentar, d,ate statistice privind

o notificdrile prin RASFF;o evaluareariscurilor;o eficienla gi eficacitatea personalului;

' oportunitdfi de imbundtdfire a controalelor in teren sau a sistemelor de gestionare a riscurilor.

PROCEDURA- SP-CTFT

AUDIT DE PROFIL AL SISTEMTJLUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-01/01

Edi[ia 2Revizia 1

Ex. nr.O1

Pagina 7 din 17

chipei debazat pe

d.:

' domeniul auditului, subdiviziunile si procesele/activitdlile ce urmeazd,a fi auditate;. localia sau loca{iile unde va aveafoc auAitul;-- *'

. perioada

. criteriiler tipul aud. identificarea resurselor g dit' componenla echipei de audit, rolurile gi responsabilitdfile;' competenfele persoanei care conduce echipa ie auaitI aspecte legate de confiden[ialitate, securitatea informafiei, san,itate qi securitate.

Etapa 2. Aprobarea programelor qi a planurilor de controlToate programele de audii multianual. ;i-u*ute ale sistemelor de control oficial suntaprobate de cdtre Directorul General al AgenJiei Nuli#r" q:lt* Siguranla Alimentelor prin ordinintem' Dupd aprobare Programele anuale qimultianuut. ,. publicd pe pagina web al AN5A.

Etapa 3. Organizarea unui audit internDemararea oricdrui audit intern. are lor prin elaborarea orrJinului cu privire la formareaechipei de audit (Anexa ?' Prin acest ordin semnui d. Dir.rtorur General ANSA se stabile;te echipade auditori, data qi tematica auditului. La ordin ,. urr.".urd planul de audit.

ordinul se elaboreazd' cu 5-7 zile inainte de inceperea auditului. Structurile auditate sunt;l?'fnnn,';'l3illfi:ff;T:mf ilt';i; i"uiiui'iu,'rte care urmeazda n auditate ei data

Subdiviziunile teritoriale care urmeazda fi auditate sunt selectate conform unor criterii cum ar fi:o Numdrul de incdlcdri comise pe parcursul ultimului an.o Numdrul de operatori care r" una inrazasrsA de activitate;o Respectarea principiului rotafiei, prin care se asigurd ca toate subdiviziunile teritoriale suntauditate;o criteriul geografic, pentru a cuprinde in cadrul unui audit tematic subdiviziuni din regiunileNord, Centru qi Sud.

Etapa 4^' A.naliza gi cercetrri la nivel central ANSA. Colectarea bazeilegaleInainte de demararea analizei SAP elaborcazd.ui chestionar de p're-audit care este expediat(dupa caz) dfuec[iei corespunzdtoare de la nivel central ANSA s u subdiviziunii teritoriale. Acestaconline intrebdrile gi tematicile care urmeazd a fi discutate in cadrul auditului, precum gi lista dedocumente care vor fr analizate in cardul auditului. o d,t. din aceste documente se vor anexa ulteriorla Raportul de audit in calitate de evidenle.Subdiviziunea auditatd va primi spre analizd cu cel pufin 5 zile inaintea ef-ectudrii audituluiPlanul de audit in cazul auditului ptuttin"ui gi cu cel p"1i" i zi-inainte, irt cazulauditului inopinat.coordonatorul structurilor auditate poate f1'{e aggrd ruu pout. avea obiieclii fala de perioada stabiiit6,situalie in care acesta are obligalia sa aduca juslificdriurg'r.rn"n,u,e. odatd cu ordinul privind formareaechipei de audit structura auditatl va primi qi chestionurul o. pre_audit.

PROCEDURA--SPECIFTC

AUDIT DE PROFIL AL SISTEMULUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-01/Ot-

Edi[ia 2Revizia I

Ex. nr.01

Pagina S din17

eschidere in fiecare subdiviziune teritoriald.hipei de audit. Scopul gedinlei d. ;.;;;il;;"

". prezentarea membrilor echipei de audit;. prezentarea domeniului gi obiectivelor auditului;

privind cunoagterea politicii gi a obiectivelor,iecare persoand intervievatd va semna intr_un

lor/procedurilor/instrucfiunilor/figelor interne innlele contractuale;

i in practicd a documentelor gi face copii la

inregistrdrilor, inclusiv registrele qi dosareleerne.

f;:Hl#iir:A*:n'.".revizuirea documentelor, auditorii trebuie sd se asigure cd informafia

se regdseqte in documente;,form cu alte documente de referinfa precum

e qi in relafie cu alte documente),

AUDIT DE PROFIL AL SISTEMI/LUI DBCONTROL OFICIAL

Cod: PS-O1/01

Edi[ia 2Revizia I

Ex. nr.01

Pagina 9 din 17

i:JfrxJ,"J;*.ffi.?d.:::ji:'r;if"Til'3J.Tiff?T*:1"11?.1:,^ffi.*u' va n tratatd inerrrlift'l ?- ^,,-^ :-auditul ir, "rr.,-dul_,."."lffi#;:"""ffiffi:fl,;il::.ial cu privire la informaiiile care

"" ,"]"r".u r"

- Studiazd:"-i* imesistuar;:st"::$:'ltiltllTo,.,,r,unea teritorierld cu privire la acest operator- Studiazd date qi informalii despre operator, inclusiv din paginaL wet at operatorului

Subdiviziunile auditate :

' fiktiJo,3::::ll,".t}jffi1de

audit la documente, standarde, instrucfiuni, proceduri de controlo coopereazd cu auditorii in vederea realizdriiobiectivelor auditului.o propun

in. Implem co rmitdli in timpul efectudrii auditurilor.. inliturd id prevdzute (dupl caz).

esului auditateventualelor

ce urmeazd a

Etapa 6. Concluziile audituluiInaintea gedinlei de inc

concluziile auditului, p.rrt u u p.. lpentru a se pune de acord cuauditului au menirea sa contribuie rta urmdrile auditului. Concluziile

lii structurii auditate.

Concluziile auditului pot aborda aspecte cum sunt:o Gradul de conformitate cu criteriile de audit qi soliditatea r;istemului de control, inclusiveficacitatea sistemului de management ininJepii"i.." obiectivelor stabilite;o Punerea in aplicare intr-un mod eficient, menlinerea qi imbundtffirea sistemului de control;' ffikil:a robiectivelor auditului, acoperirea domeniului auditat, precum gi indeplinirea

concluziile auditului (puncte tari, oportunitdfi de imbundtdfire, observalii, neconformitdli), careau fost prezentate in cadrul g.ainpi de inchidere de c6tre $eful echipei de audit se includ ulterior inRaportul de audit.

$eful echipei de audit este responsabil de intocmirea RaportuluLi de audit (Anex( 4),precumgi de corectitudinea gi caracterul complet al acestuia. La intocmir.u ,uportuiui contribuie qi ceilallimembri ai echipei de audit' in Raportul de audit se consemn eazd, concluziile auditului efectuat si seinatnteazdrecomanddfiinbazaconstatdrilor depistate. nuponur de audit.r,. h;;;;;;;;:;"-'il",pentru Serviciul audit de profil gi pentru responiabilul procesului audital.

Raportul de audit include in sine urmdtoarele puncte/capitole:

AUDIT DE PROFIL AL SISTBMIJLUI DECONTROL OFICIAL

Cod: pS-OtZOt

Editia 2Revizia IEx. nr.01

ragina l0 din 17Titlul mrsrunii de audit;Sumarul executiv;Introducere;Vizitele efectuate gi observafiile descrise;Constatdri;Concluzie;Recomanddri;Anexe

analizd e,mem-brii echipei de audit gi transmis sprebenefic de audit sr: distribuie prin poqt".#onicd

i alte structuri teritoriaie).

te:

geful structurii cdtredespre implem drilord oferd date de hzele

in funcfle dee control oficialSAP poate organiza

care se organizeazd,l unul planificat,audit.

in urma efectudrii auditului de urmdrire sau in baza raportdrii despre eliminarea cauzelorneconformitalilor de cdtre auditat, sAP are .e.ponrabi litatea inchiderii 'acliunii corective prin

PROCEDURA SPECTFTCX

AUDIT DB PROFIL AL SISTEMIJLUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-O1/01

Editia 2Revizia 1

Ex. nr.0lPagina 1l din 17

cial destinatd din Tabelul de Monitor izarc aAcfiunilor corective. inPlanul de acliuni corective subd;iviziunea nu raporteazii cdtre SAp

::fl ffi *JT,ffi *:t:,iil1,.Ti,jili*,,i?Iil:i",ii#,.;"ff lX***::ilru;*.m,rut

"orrr,""tfrtJ,jf,|"'ilr"JJ;:te in formd de tabel gi este pdstrat in formert electronic de cdtre SAp. Tabelul

1. Constatarile depistate;2. Recomanddrile inaintate de catre echipa de audit:

iale/neesenliale);ate;rinse:

etrevenite/neprevenite).

Etapa 8. inregist rarea rezultatelorEvidentd rapoartelor de audit se efectueazd in Registrul rapoartelor de audit (Anexa 6t.Registrul rapoartelor de audit conline urmdtoarele rubrici:

1. Numdrul raportului de audit;2. Data finaljzarii raportului de audit;3 Tipul de audit (planificat/neplanificat);4. Tema auditului;5. Structura auditatd;6. Responsabil.

Rapoartele de audit sunt pdstrate in cadrul Serviciulu] aydit de profil 3 ani, dupd care searhiveazl gi se transmit in arhiva ANSA unde se pdstreazd.o perioadd cre 5 ani.

Dupd incheierea fiecdrui an SAP elaboreazdRaportul Anual de audit care este aprobat p6nd lasfbrqitul lunii Ianuarie a anului urmdtor' Raportul irrctude ,n sumar aI rezultatelor gi concluziilortuturor auditurilor efectuate in anul in cauzd,.Raportul anual cu centralizarea rczultatelor auditurilor inteme si analiza eficientei actiunilorcorective dispuse sunt utilizate in cadrul analizelor efectuate de manage-.ri ;;$;;;:t'ffi,::"..pentru imbundtdfirea continud a sistemului de control oficial. SAp utiilze azd, Raportul anual de auditpentru eventuale corectdri la Programul multianual de audit Ei la elaboru..u progru-ului anual de auditpentru anul urmdtor.

z. iNnTcTSTRARJ7 .1. Plan de audit7.2. Ordin cu privire la formarea echipei de audit7.3. Figa de audit7.4. Raport de audit7'5. Planul acliuni privind imprementarea recom anddrilor7.6. Registru rapoarte de audit

PROCEDUMAUDIT DE PRO-FIL AL SISTEMULUI DECONTRO L OFICIAL

Cod: PS-01/01

Pagina t2irrnn8. MODIF'ICARIAceasti procedur' se modificd conform procedurii controlul Documenteror.9. ANEXE

Anexa 1. planul de auditAnexa 2. Ordincu privire la formarea echipei de auditAnexa 3. Fiqa de auditAnexa r'. Raport de auditAnexa 5' Planul ac{iuni privind implementarea recomand'rilorAnexa 6. Registrulrapoartede audit

PROCEDTJRA- SFECIFTtx

AUDIT DE PRO-FIL AL SISTEMIULUI DECONTROL OFICIAL

Cod: PS-01/01Edilia 2

Revizia IEx. nr.0l

Pagina 13 din l7-

Anexa 1

Director *iJ.*""",elsemneturaNume prenume

Plan de auditNr._ din-/_ /

Denumirea auditului

Data d. in..p

Obiectivele auditului

Domeniul de auditat

Documente de..f..inta

Liderul echipei de audii

Numele auditorilor

Numele expertului tehnic

Structura auditului

Structuraauditata

Auditori/experli Persoaneimplicate

intocmit, A',vizat,

Anexa2

ORDIN

Din"NR.-

Cu privire la formareaechipei de audit

in scopul indeplinirii. "Programului privin d realizarea. activitdgii de audit a sistemului dei#"irtfiti:,T#i-ii";i:T' sl'itar vetirinar ei p.,'i* siguranla uri-",*r-, conrorm art.4 aI

ORDON:

L Se constituie echipa de audit cu urmdtoarea componenld:-qef echipd audit:-auditori:-experli tehnici:

2'Echipade audit va efectua auditul conform planului de audit nr....../........

3.controlul asupra executdrii prezentului ordin ir exercit personal.

Director GeneralNumele Prenumele

Anexa 3

FI$A DE AUDIT

Nr. _Tematica auditului:

constati"iln.o@

Concluzii:

Numele/Prenumele si semndtura personalului auditat :

1

2.3.

4.

PROCED@AUDIT DE PROFIL AL SISTEMIULUI DECONTRO L OFTCIAL

Cod: PS-O1/01

Revizia 1

Pagina t6-in t7

semntrtura

APROBAT,Director general ANSA

Anexa 4

Nume Prenume

RAPORT DE AUDIT

Nr._din_/-/

1. Titlul misiunii de audit2. Sumar executiv

3. Introducere

4. Yizitele efectuate gi observaliile auditului5. Constatdri

6. Concluzii

7. Recomanddri

8. Anexe

Auditorul Seful echipei de audit Responsabil stn ctwa

Intocmit,Avizat,

Nr. _dinAnexa 5

Nume Prenume

Anexa 6

APROBAT.$ef structurd auditati

PLANUL DE ACTIUNIprivind implementarea recomandririlor

Registru rapoarte de auditanul

Tematica auditului:

Confinutul masurilo, pf a"in"at"

Nr.raportuluide audit

Tema auditului Structura auditatE